PRESENTACIONES EFECTIVAS

Participante:

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MODULO I
TCNICAS PARA MEJORAR LAS PRESENTACIONES
Toda presentacin oral requiere de tcnicas que permitan el cumplimiento eficiente del objetivo de ella, para lo cual debemos considerar: La Planificacin de la Presentacin La Preparacin de la Presentacin La Prctica de la Presentacin La Presentacin Oral

1. LA PLANIFICACIN DE LAS PRESENTACIONES ORALES

Planificar significa pensar hoy lo que haremos maana, y en trminos de esta capacitacin, significa pensar hoy lo que presentaremos o hablaremos en una reunin, charla, etc. Para una correcta planificacin recomendamos: Tcnicas para la descripcin de la audiencia, incluyendo conocimientos, vivencias, necesidades y objetivos. Definicin del propsito de la exposicin oral, basada en los resultados que se esperan de la audiencia.

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1.1 Tcnicas para la descripcin de la audiencia, conocimientos, vivencias, necesidades y objetivos.

incluyendo

La audiencia se refiere a las personas a las que dirigimos nuestro mensaje, y recomendamos conocerlos con anticipacin, para ello sugerimos:
a) Los conocimientos que los participantes tengan del tema que usted va a exponer, por ejemplo: una modificacin a la Ley Laboral. b) Las vivencias dicen relacin a como le afecta, o le ha afectado el tema que usted va a exponer, con el ejemplo anterior, la modificacin a la Ley puede haber afectado negativamente la fuente laboral del participante o a alguien de su grupo familiar. c) Las necesidades dicen relacin con lo que el participante requiere, desea u opina del tema a exponer. d) Los objetivos se refieren al propsito que convoca a los participantes a escuchar su presentacin.

Taller
Describa la audiencia de su ltima reunin, presentacin, charla, o actividad masiva donde debi intervenir, considerando la tcnica para describir la audiencia expuesta en la hoja anterior: Conocimientos

Vivencias

Necesidades

Objetivos

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1.2 Definicin del propsito de la exposicin oral, basada en los resultados que se esperan de la audiencia.
El propsito de una exposicin debe estar basado en la necesidad de orador de: Informar Persuadir Motivar Vender Ensear Educar a) Informar: dice relacin con la entrega de datos, cifras, informes, noticias, cambios, etc. a la audiencia. Por ejemplo: el Jefe de un Departamento, reuni a su personal para dar a conocer la lista de trabajadores despedidos. Taller
Identifique informacin que usted podra dar a conocer a sus representados en una reunin:

b) Persuadir: se refiere a lograr convencer a la audiencia de nuestra posicin o de nuestro mensaje. Por ejemplo: el Presidente de un Sindicato que debe persuadir a sus compaeros que acepten los nuevos trminos de la negociacin colectiva. Taller
Identifique temas o posiciones donde usted ha tenido que persuadir a su audiencia en una reunin:

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c) Motivar: dice relacin con incentivar con energa a la audiencia, para que esta realice determinadas acciones. Por ejemplo: El jefe que motiva a sus compaeros a mejorar su rendimiento laboral, para obtener los bonos de produccin que ha ofrecido la empresa. Taller
Identifique las situaciones, o temas donde usted ha tenido que motivar a su audiencia:

d) Vender: se refiere a ofrecer un producto o servicio para que sea adquirido por la audiencia. Por ejemplo: un vendedor que realiza una presentacin de ventas de su nuevo producto a un grupo de posibles clientes. Taller
Identifique alguna situacin donde usted ha tenido que ofrecer algn producto o servicio donde su audiencia debe cancelarlo.

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e) Ensear: se refiere a entregar conocimientos, tcnicas, procesos, etc. para ser utilizados por la audiencia en su desempeo laboral. Por ejemplo: El dirigente sindical que explica la forma que utiliza la empresa para el clculo de las gratificaciones anuales. Taller
Identifique los temas que usted ha tenido que ensear a sus compaeros de trabajo en alguna oportunidad.

f) Educar: ser refiere a entregar valores a nuestra audiencia, para que los practiquen y desarrollen en su vida cotidiana. Por ejemplo: El dirigente que rene a sus compaeros de trabajo para exponer la importancia de la puntualidad en el inicio de la jornada laboral, y sus repercusiones en la productividad de la empresa. Taller
Identifique los temas donde usted ha tenido que educar a sus compaeros:

Identifique los temas que usted considera debera educar a sus compaeros:

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2. LA PREPARACIN DE PRESENTACIONES ORALES

Para una correcta preparacin de una presentacin podemos sugerir: Establecer una actitud mental positiva Preparar un comienzo que capte la atencin Utilizar evidencia y elementos visuales Desarrollar puentes y transiciones entre puntos clave Preparar un final memorable

2.1

Establecer una actitud mental positiva

Esta sugerencia se orienta a nuestra actitud frente al tema que deseamos exponer, an cuando parece obvia, en ocasiones nuestro mensaje adolece de esta actitud mental positiva, ya sea por nuestro estado de nimo, o por el tema a exponer, que puede no resultarnos agradable. Por estas razones aconsejamos: Valorar el mensaje Imaginar el xito Imaginar al respuesta de la audiencia Automotivarse a) Valorar el mensaje: se refiere a identificar la importancia que tiene para nuestra audiencia lo que deseamos exponer, pensando que puede reportar beneficios a ellos y a sus compaeros. Por ejemplo: la importancia de aceptar la propuesta de la empresa sobre incentivos basados en la productividad individual. Taller
Identifique la importancia que tuvo para la audiencia, su ltima exposicin:

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b) Imaginar el xito: se refiere a proyectar un resultado positivo de su exposicin, especialmente donde usted quede satisfecho por su gestin. Por ejemplo: el dirigente que expone ante los ejecutivos de la empresa una propuesta de mejoras salariales, debe imaginar lo contentos que estarn sus compaeros si consigue estos beneficios, y el reconocimiento que esto le significar. Taller
Identifique un tema para exponer a sus compaeros, e imagine el xito que podra obtener:

c) Imaginar la respuesta de la audiencia: se refiere a pensar en una reaccin positiva de la audiencia que escuchar su exposicin, demostrada con aplausos, apretones de manos, felicitaciones, etc. Por ejemplo: el dirigente que negocia colectivamente los beneficios para el prximo ao, piensa en los aplausos que recibir de sus compaeros cuando logre el xito. Taller
Identifique la respuesta de su audiencia cuando informe los resultados positivos de su gestin sobre mejoras salariales.

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d) Automotivarse: se refiere a darnos energa para enfrentar adecuadamente a la audiencia, a travs de nuestros propios consejos y experiencias. Por ejemplo: el dirigente que recuerda los xitos obtenidos en negociaciones anteriores.

Taller
Identifique hechos, circunstancias, situaciones, etc. que ayudan a su automotivacin:

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2.2

Preparar un comienzo que capte la atencin

El inicio de una presentacin debe captar la atencin de la audiencia, con el propsito de mantenerla interesada y evitar distracciones que la perjudiquen; para esto sugerimos: a) Usar una pregunta relacionada con la necesidad de la audiencia

c) Relatar un incidente importante

Taller
Identifique un comienzo que capte la atencin para una presentacin donde deba exponer la propuesta de la empresa de incentivar la productividad individual a travs de Bonos de Produccin por trabajador; utilizando las sugerencias anteriores:

a)

b)

c)

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b) Hacer elogios sinceros

2.3

La utilizacin de evidencia y elementos visuales

En muchas de sus presentaciones, usted puede apoyarse en evidencias o elementos visuales que mejoren la comprensin de los que le escuchan, colaborando adems con el aumento de su credibilidad. Los elementos que usted puede utilizar pueden ser:

a) Estadsticas: hacen referencia a datos ordenados y presentados para ser interpretados por el expositor. Taller
Ejemplifique el uso de estadsticas en alguna presentacin que pudiera realizar

b) Analogas: se refiere al uso de comparaciones que permiten facilitar en entendimiento de lo que exponemos, en ocasiones usamos nuestras experiencias pasadas, o de personas que conocemos. Taller
Ejemplifique el uso de estadsticas en alguna presentacin que pudiera realizar

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Estadsticas Analogas Demostraciones Testimonios Incidentes Documentos

c) Demostraciones: son la exposicin de hechos o situaciones que colaboran con la credibilidad del tema expuesto, y donde aclara un tema sin dejar dudas. Taller
Ejemplifique el uso de demostraciones en alguna presentacin que pudiera realizar

d) Testimonios: que son historias reales que exponemos a la audiencia como forma de mejorar la comprensin del tema expuesto, podemos solicitar a otras personas que nos entreguen su testimonio frente a la audiencia. Taller
Ejemplifique el uso de testimonios en alguna presentacin que pudiera realizar

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e) Incidentes: se refiere al relato de hechos acontecidos, que tienen relevancia con el tema expuesto y que colaboran a un mejor entendimiento. Taller
Ejemplifique el uso de incidentes en alguna presentacin que pudiera realizar

f) Documentos: dice relacin a la presentacin de pruebas escritas que acompaan nuestra exposicin, y que ayudan a generar credibilidad frente a los temas que pueden causar desconfianza o dudas a los asistentes. Taller
Ejemplifique el uso de estadsticas en alguna presentacin que pudiera realizar

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2.4

Desarrollar transiciones o puentes entre puntos clave

Las transiciones o puentes entre los puntos clave se refieren a relacionar los temas generales de una exposicin al tema relevante de la exposicin, con el propsito de lograr que la audiencia recuerde el tema relevante. Por ejemplo: al usar el testimonio de un trabajador que fue beneficiado por el Seguro de cesanta en su antigua trabajo, el expositor recuerda que el motivo de la exposicin es ofrecer la propuesta de la empresa de contratar este seguro para todos los trabajadores.

2.5

Preparar un final memorable

Un final memorable dice relacin con lograr sensibilizar a la audiencia con nuestras ltimas palabras, para ello podemos sugerir.
a) Recordar a la audiencia que tras ellos existe una familia b) Indicar que nuestro nico objetivo es contribuir con el logro de la felicidad personal de los asistentes. c) Sugerir que el xito laboral y personal esta en las manos de cada uno de los participantes.

Taller
Identifique algn final memorable que recuerda haber utilizado en una exposicin.

Proponga un final memorable para su prxima presentacin

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3. LA PRCTICA DE LAS PRESENTACIONES ORALES

En esta capacitacin recomendamos practicar toda presentacin oral, ya sea simulando una presentacin real o bien solo imaginarla, sin descuidar todos los elementos que contiene la presentacin. Sugerimos adems recordar:

Al practicar su presentacin le sugerimos: a) b) c) d) e) f) Apertura impactante Puntos clave claros Flujo lgico Evidencias crebles Final memorable Identificacin de los elementos de distraccin g) Logro de resultados

Taller
Prepare una presentacin para el grupo de participantes de esta capacitacin y describa brevemente que usara en las sugerencias anteriores:

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Mtodos de Prctica de las Presentaciones Antes de desarrollarla con la audiencia

4. LA PRESENTACIN ORAL
Una correcta presentacin oral requiere considerar tres aspectos que describimos y desarrollamos a continuacin: Adoptar la actitud de un profesional dando presentaciones Centrarse en lo fundamental del tema a exponer Utilizar los consejos tiles que mejorar la presentacin

4.1 Adoptar la actitud de un profesional dando presentaciones

Para lograr esta actitud le sugerimos pensar en:
a) Privilegio: es decir el privilegio de estar ante un grupo de personas que nos van a escuchar, que representamos, y que han puesto su confianza en nosotros. Recordemos que hemos sido elegidos por ellos. b) Responsabilidad: de cumplir con las expectativas que nuestra audiencia tiene con nuestra gestin, adems de la responsabilidad social que significa contribuir con el futuro de nuestros compaeros de trabajo. c) Oportunidad: de demostrar que hemos realizado nuestra labor eficientemente, poniendo nuestro empeo y mayor esfuerzo en la gestin que desarrollamos.

Taller
Seale de las actitudes anteriores, la que ms lo identifica y explique brevemente el porqu:

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4.2 Como centrarse en lo fundamental

Para centrarse en lo fundamental de la exposicin la sugerimos: a) Dominar su tiempo b) Tener una actitud positiva hacia la charla

Taller
Indique que hara usted para cumplir con las sugerencias anteriores:

a)

b)

c)

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c) Proyectar a la audiencia el valor del mensaje

4.3 Consejos tiles para la preparacin de una presentacin

Los consejos tiles que podemos entregar en esta capacitacin son: a) Mejorar su confianza y eficacia ponindose en una situacin favorable para usted. Por qu esta calificado para dar esta charla Por qu esta interesado en el tema Por que desea compartir la informacin con la audiencia Taller
Identifique un tema que deba exponer en un futuro prximo y conteste las apreciaciones anteriores:

b) Revisar los elementos visuales para mejorar: La claridad La relevancia La atraccin visual y legibilidad La calidad El impacto

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