Mi Nmina CFDI
2 Introduccin
Cada vez que cambie estos datos, Mis Facturas.net entender que usted quiere hacer una nueva nmina (conjunto de recibos de nmina). Antes de continuar, asegrese de haber cumplido con los Requisitos.
La ventaja de asociar los recibos de nmina con estos datos es que Mis Facturas.net puede determinar si un recibo de nmina fue generado para cierto empleado o no. Adems de que de forma automtica se genera un clculo del total de la nmina para los recibos generados. Entonces, primero hay que crear una nmina.
2. Ingrese la informacin que se solicita. Esta informacin le permitir consultar posteriormente el estatus de los recibos de nmina CFDI para sta nmina en particular. Campo Descripcin Registro patronal Registro patronal del empleador Fecha de pago Fecha en que se realiza el pago al empleado Fecha inicial del Fecha inicial del periodo periodo de pago Fecha final del Fecha final del periodo periodo de pago Obligatorio NO SI SI SI Valores posibles Hasta 20 letras para expresar el registro patronal Una fecha en formato da/mes/ao Una fecha en formato da/mes/ao Una fecha en formato da/mes/ao
Manual de usuario 19 Mi Nmina CFDI 3. Haga clic en el botn Siguiente para capturar la informacin de los empleados. Si hace clic en Cancelar, el proceso se suspender y no se generar ninguna nmina.
1. El periodo de identificacin de la nmina. Con esta informacin es posible consultar posteriormente un conjunto de recibos de nmina CFDI previamente generados. 2. Acciones para los empleados. En esta versin es posible Agregar y Editar la informacin de empleados en la nmina. 3. El listado de empleados. El listado muestra informacin relevante de cada empleado as como el Estado de generacin de su recibo de nmina CFDI. Recin agregado un nuevo empleado, el estado de su recibo de nmina ser PENDIENTE, pues hasta el momento no se ha generado ningn recibo de nmina. Tambin encontrar en este listado la opcin de Generar que nos permitir crear un nuevo recibo de nmina CFDI para este empleado. 4. El botn Anterior nos llevar al paso anterior de este proceso, es decir, a la pantalla para indicar los datos de identificacin de la nmina (ver Ilustracin 12. Datos de identificacin de la nmina). 2. Haga clic en el botn Agregar para dar de alta un nuevo empleado en la nmina y as poderle generar su recibo de nmina CFDI.
3. La informacin que se solicita es la siguiente: Campo Descripcin Obligatorio Nmero de El identificador del SI empleado empleado Nombre Nombre del empleado SI Email Email del empleado SI
Clave nica de Registro de Poblacin Clave IMSS, ISSSTE, etc. RFC del empleado Rgimen fiscal del empleado
SI NO SI SI
Mtodo de pago
SI
Valores posibles Un valor de entre 1 y 15 caracteres El nombre del empleado Direccin de correo electrnico para enviarle el recibo de nmina CFDI CURP a 18 caracteres sin espacios ni guiones. Clave IMSS, ISSSTE, etc., conforme se requiera. RFC de persona fsica a 13 caracteres. Cualquiera de los siguientes: Asimilados a salarios Sueldos y salarios Jubilados Pensionados Texto libre para expresar el
Manual de usuario 21 Mi Nmina CFDI Campo Descripcin cheque, tarjeta de dbito, depsito en cuenta, etc. CLABE Interbancaria del empleado para pagar la nmina Banco a donde se realiza el pago de nmina del empleado Departamento o rea al que pertenece el empleado Puesto asignado al empleado o actividad que realiza Tipo de contrato que tiene el empleado Tipo de jornada que cubre el empleado Obligatorio Valores posibles mtodo de pago.
NO
Cuenta CLABE a 18 dgitos sin espacios. Nombre del banco en donde se realiza el pago al empleado. Texto libre para expresar el departamento. Texto libre para expresar el puesto del empleado Puede ser: Base, Eventual, Confianza, Sindicalizado, a prueba, etc. Puede ser: Diurna, nocturna, mixta, por hora, reducida, continuada, partida, por turnos, etc. Cualquiera de los siguientes: Ninguno Clase I Clase II Clase III Clase IV Clase V
NO
Departamento
NO
Puesto
NO
Tipo de contrato
NO
Tipo de jornada
NO
Periodicidad de pago
Clave conforme a la Clase en que deben inscribirse los patrones, de acuerdo a las actividades que desempean sus trabajadores, segn lo previsto en el artculo 196 del Reglamento en Materia de Afiliacin Clasificacin de Empresas, Recaudacin y Fiscalizacin. Catlogo publicado en el portal del SAT en internet Forma en que se establece el pago del salario
SI
SI
Puede ser: diario, semanal, quincenal, catorcenal mensual, bimestral, unidad de obra, comisin, precio alzado, etc.
Campo Lugar donde labora Fecha de inicio de relacin laboral Salario base de cotizacin
Descripcin Domicilio donde realiza sus actividades el empleado Fecha de inicio de la relacin laboral entre el empleador y el empleado Retribucin otorgada al empleado, que se integra por los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentacin, habitacin, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestacin que se entregue por su trabajo Salario diario integrado
Obligatorio SI
NO
Valores posibles Alguna de las direcciones de las sucursales registradas en Mis Facturas.net Una fecha en formato da/mes/ao
NO
NO
4. Cuando haya capturado la informacin requerida, haga clic en el botn Aceptar como se muestra en la Ilustracin 14. Formulario para agregar un nuevo empleado a la nmina. Si presiona Cancelar, se cerrar el formulario de captura y la informacin que haya capturado se perder. Repita estos pasos por cada uno de los empleados que necesite agregar a la nmina. Cuando haya concluido de agregar todos los trabajadores a su nmina, lea la siguiente seccin para generar el recibo de nmina a cada empleado.
Manual de usuario 23 Mi Nmina CFDI datos del empleado y est disponible para los empleados a los que no se les haya generado un recibo de nmina en el mismo periodo laboral y fecha de pago. Si cambia algunos de estos datos al momento de generar la nmina (ver Crear la nmina) se podr crear un nuevo recibo al empleado.
2. El sistema mostrar la pantalla Generacin de nmina de empleado con espacios para capturar la informacin del recibo de nmina del empleado. En la parte superior encontrar la informacin general del recibo de nmina: Campo Nmina del empleado Descripcin Nombre del empleado al que se le est elaborando el recibo de nmina El identificador del empleado RFC del empleado Fecha de inicio de la relacin laboral Nmero de semanas que el empleado ha mantenido relacin laboral con el empleador Das pagados avalados por el recibo de nmina Obligatorio SI SI SI SI Valores posibles El nombre del empleado capturado previamente.
Nmero de empleado RFC del empleado Fecha de inicio de relacin laboral Antigedad en semanas
Valor asignado al empleado RFC del empleado capturado previamente Informacin previamente capturada en los datos del empleado Un valor entero positivo
NO
SI
Ahora, hay que agregar informacin de percepciones y deducciones. 6.1.3.1 Agregar percepciones a un recibo de nmina CFDI En la seccin de percepciones, agregue tantos conceptos como necesite. Para hacerlo, siga estos pasos: 1. Haga clic en Agregar para agregar una percepcin al recibo de nmina.
2. Agregue la informacin que se solicita segn la siguiente tabla: Campo Descripcin Obligatorio Valores posibles
Manual de usuario 25 Mi Nmina CFDI Campo Tipo Descripcin Clasificacin de la percepcin conforme al catlogo publicado en el portal del SAT en internet Obligatorio SI Valores posibles Alguno de los siguientes: Sueldos, Salarios Rayas y Jornales; Gratificacin Anual (Aguinaldo); Participacin de los Trabajadores en las Utilidades PTU; Reembolso de Gastos Mdicos Dentales y Hospitalarios; Fondo de Ahorro; Caja de ahorro; Vales; Ayudas; Contribuciones a Cargo del Trabajador Pagadas por el Patrn; Premios por puntualidad; Prima de Seguro de vida; Seguro de Gastos Mdicos Mayores; Cuotas Sindicales Pagadas por el Patrn; Subsidios por incapacidad; Becas para trabajadores y/o hijos; Otros; Subsidio para el empleo; Fomento al primer empleo; Horas extra; Prima dominical; Prima vacacional; Prima por antigedad; Pagos por separacin; Seguro de retiro; Indemnizaciones; Reembolso por funeral; Cuotas de seguridad social pagadas por el patrn; Comisiones Puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres
Clave contable
Concepto
Clave de percepcin de nmina propia de la contabilidad de cada patrn Descripcin del concepto de percepcin Importe gravado de la percepcin Importe exento de la percepcin
SI
SI
Texto libre que describe el concepto de percepcin Un valor numrico Un valor numrico
SI SI
3. Cuando termine de capturar la informacin solicitada, haga clic en el botn Guardar para registrar la percepcin. El total de percepciones se calcula como la suma aritmtica de todos los conceptos percepciones que registre para el recibo de nmina. El importe de cada percepcin se calcula como la suma aritmtica de sus importes gravado y exento. Repita estos pasos para agregar cada una de las percepciones que contendr el recibo de nmina del empleado. En caso de querer agregar informacin de horas extras, es necesario seguir el siguiente procedimiento. 6.1.3.1.1 Agregar horas extra a las percepciones del empleado Las horas extra son un tipo adicional de percepciones que se agregan al recibo de nmina. Sin embargo, por la forma en que est definido por la autoridad, es necesario realizar pasos adicionales para agregar esta informacin. 1. Haga clic en el botn Horas extra de la seccin de Percepciones.
Ilustracin 18. Habilitar la ventana emergente para agregar horas extra al recibo de nmina
2. Se abrir una ventana emergente para que pueda capturar la informacin de las horas extra. Haga clic en el botn Agregar para agregar horas extra al recibo de nmina.
4. Llene la informacin del formulario segn la siguiente tabla. Campo Descripcin Obligatorio Valores posibles Nmero de das Nmero de das en que SI Un valor entero positivo el trabajador realiz horas extra en el
Descripcin periodo Tipo de pago de las horas extra Nmero de horas extra trabajadas en el periodo Importe gravado de la percepcin Importe exento de la percepcin
Obligatorio SI SI
SI SI
5. Una vez concluida la captura de informacin, haga clic en el botn Guardar para hacer efectivos los cambios.
6. Repita los pasos del 1 al 5 para agregar ms datos de horas extra. Si ha concluido de agregar la informacin, haga clic en el botn Aceptar de la ventana emergente. Tambin puede presionar el botn Cancelar para no modificar la informacin de horas extra en el recibo de nmina.
Ilustracin 22. Agregando horas extra como una percepcin del recibo de nmina
7. Los registros agregados de horas extra se incorporarn al listado de percepciones en espera de que complete la informacin de Clave contable. Utilice las directrices marcadas por la Tabla 3. Informacin requerida para agregar una percepcin para completar la informacin.
8. Cuando est completa la informacin haga clic en Guardar para incorporar la informacin de horas extra.
Una vez concluya de agregar las percepciones (entre ellas las horas extra) puede continuar agregando las deducciones. 6.1.3.2 Agregar deducciones a un recibo de nmina CFDI En la seccin de deducciones, agregue tantos conceptos como necesite. Para hacerlo, siga estos pasos: 1. Haga clic en Agregar para agregar un una deduccin al recibo de nmina.
2. Agregue la informacin que se solicita segn la siguiente tabla: Campo Descripcin Obligatorio Valores posibles Tipo Clasificacin de la SI Alguno de los siguientes: deduccin conforme al Seguridad social; ISR; catlogo publicado en Aportaciones a retiro, el portal del SAT en cesanta en edad avanzada y internet vejez; Otros; Aportaciones a Fondo de vivienda; Descuento por incapacidad; Pensin alimenticia; Renta; Prstamos provenientes del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores; Pago por crdito de vivienda; Pago de abonos INFONACOT; Anticipo de salarios; Pagos hechos con exceso al trabajador; Errores;
Manual de usuario 31 Mi Nmina CFDI Campo Descripcin Obligatorio Valores posibles Prdidas; Averas; Adquisicin de artculos producidos por la empresa o establecimiento; Cuotas para la constitucin y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro; Cuotas sindicales; Ausencia (Ausentismo); Cuotas obrero patronales Puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres
Clave contable
Clave de deduccin de nmina propia de la contabilidad de cada patrn Descripcin del concepto de deduccin Importe gravado de la deduccin Importe exento de la deduccin
SI
SI SI SI
Texto libre que describe el concepto de deduccin Un valor numrico Un valor numrico
3. Cuando termine de capturar la informacin solicitada, haga clic en el botn Guardar para registrar la deduccin. El total de deducciones se calcula como la suma aritmtica de todos los conceptos deducciones que registre para el recibo de nmina. El importe de cada deduccin se calcula como la suma aritmtica de sus importes gravado y exento. Repita estos pasos para agregar cada una de las deducciones que contendr el recibo de nmina del empleado. En caso de querer agregar informacin de incapacidades, es necesario seguir el siguiente procedimiento. 6.1.3.2.1 Agregar incapacidades a las deducciones del empleado Las incapacidades son un tipo adicional de deducciones que se agregan al recibo de nmina. Sin embargo, por la forma en que est definido por la autoridad, es necesario realizar pasos adicionales para agregar esta informacin. 1. Haga clic en el botn Incapacidades de la seccin de Deducciones.
Ilustracin 25. Habilitar la ventana emergente para agregar incapacidades al recibo de nmina
2. Se abrir una ventana emergente para que pueda capturar la informacin de las incapacidades. Haga clic en el botn Agregar para agregar una incapacidad al recibo de nmina.
4. Llene la informacin del formulario segn la siguiente tabla. Campo Descripcin Obligatorio Valores posibles Das de Nmero de das que el SI Un valor numrico positivo incapacidad trabajador se incapacit en el periodo Tipo incapacidad Razn de la SI Puede ser: Riesgo de Trabajo; incapacidad: Catlogo Enfermedad en general; publicado en el portal Maternidad del SAT en internet Descuento Monto del descuento SI Un valor numrico positivo por la incapacidad
Tabla 6. Informacin que hay que capturar para incapacidades
5. Una vez concluida la captura de informacin, haga clic en el botn Guardar para hacer efectivos los cambios.
6. Repita los pasos del 1 al 5 para agregar ms datos de incapacidades. Si ha concluido de agregar la informacin, haga clic en el botn Aceptar de la ventana emergente. Tambin puede presionar el botn Cancelar para no modificar la informacin de incapacidades en el recibo de nmina.
Ilustracin 29. Agregando horas extra como una percepcin del recibo de nmina
7. Los registros agregados de incapacidades se incorporarn al listado de deducciones en espera de que complete la informacin. Utilice las directrices marcadas por la
Manual de usuario 35 Mi Nmina CFDI Tabla 5. Informacin requerida para agregar una deduccin para completar la informacin.
8. Cuando est completa la informacin haga clic en Guardar para incorporar la informacin de la incapacidad. Una vez concluya de agregar las deducciones (entre ellas las incapacidades) puede revisar la informacin y emitir el recibo de nmina. 6.1.3.3 Validando la informacin y emitiendo el recibo de nmina CFDI Al final del formulario para generar el recibo de nmina del empleado, se mostrar el total de percepciones y deducciones registradas as como la diferencia aritmtica de percepciones y deducciones mostradas como el Total a pagar.
Si est de acuerdo con la informacin, haga clic en Aceptar. Esto generar el recibo de nmina CFDI y cerrar el formulario mostrando el listado de empleados. Para el empleado al que se le haya generado el recibo de nmina, notar que su Estado ha cambiado a GENERADO y que la opcin de Generar recibo de nmina ha desaparecido.
Tambin al final del listado de empleados ver un Total de la nmina indicando la suma acumulada por los recibos de nmina que vaya generando.
2. Ingrese la informacin que se solicita (ver Tabla 1. Informacin para crear o consultar una nmina en Mis Facturas.net). La informacin que capture en los campos Fecha de pago, Fecha inicial del periodo y Fecha final del periodo tiene que coincidir con una nmina previamente generada. Si no es as, Mis Facturas.net entender que lo que usted quiere hacer es crear una nueva nmina como se describe en Crear una nmina.
Manual de usuario 39 Mi Nmina CFDI 3. Haga clic en el botn Siguiente para listar la informacin de los empleados y los recibos de nmina que se hayan generado.
4. Para volver al listado de los CFDI emitidos, haga clic en Finalizar. Una vez que localice la nmina que desea consultar, puede realizar operaciones sobre los recibos de nmina tales como la descarga de PDF y XML, lea Operaciones sobre recibos de nmina para mayor informacin. Tambin puede administrar la informacin de sus empleados, para tales actividades lea Administrando empleados.
Ilustracin 35. Listado de CFDI emitidos, incluyendo los recibos de nmina CFDI
2. Aparecer un listado con todos los CFDI emitidos (incluyendo los recibos de nmina CFDI). 3. Utilizando el campo de bsqueda, escriba el folio fiscal o el nombre del empleado para localizar el recibo de nmina de su inters. Tambin puede escribir Recibo de nmina para que se listen todos los recibos de nmina que ha generado hasta el momento. Presione <ENTER> para aplicar la bsqueda. Puede volver a mostrar todos de sus CFDI emitidos borrando lo que contenga el campo de bsqueda y presionando nuevamente <ENTER>.
4. Haga doble clic sobre el registro de su inters para ver una vista previa del comprobante.
Para realizar ms operaciones sobre su recibo de nmina, lea Operaciones sobre recibos de nmina.
Ilustracin 38. Descarga del PDF de un recibo de nmina desde el listado de CFDI emitidos
Tambin puede descargar el XML del recibo de nmina. Haga clic con el botn derecho de mouse sobre el registro de su inters y seleccione la opcin Descargar XML.
Ilustracin 39. Descarga del XML de un recibo de nmina desde la interfaz de recibos de nmina
8 Administrando empleados
Los empleados slo se pueden consultar desde la interfaz para emitir recibos de nmina y en este momento no es posible dar de baja los empleados.
3. Tambin puede editar los datos del empleado haciendo doble clic sobre el registro de inters. 4. Mostrar el formulario para editar la informacin del empleado.
44 Administrando empleados
5. Haga los ajustes que necesite basados en la Tabla 2. Informacin de los empleados 6. Haga clic en Aceptar para que los cambios tomen efecto. A partir de este momento, los nuevos recibos de nmina emitidos para el empleado, contendrn los nuevos valores del empleado.