Gestiunea stocurilor

Exist preri diverse legate de existena i rolul stocurilor. Dac cel mai adesea sunt asociate stocurilor o serie de funcii precum precauia, specula, amortizor al fluctuaiilor dintre cerere i ofert sau dintre consum i producie etc., apar i concepii mai radicale, precum cea a unor specialiti japonezi (adepi ai stocului zero, asociat produciei just -intime), care consider c stocul reprezint rul absolut din funcionarea unei ntreprinderi, care are drept funcie esenial de a masca ineficacitatea acesteia.

Stocurile n ntreprinderile de comer

n esen, stocurile unei ntreprinderi de comer conin mrfuri (articole cumprate pentru a fi revndute n aceeai stare). De asemenea, stocurile unei astfel de ntreprinderi mai pot avea n vedere i materiale, furnituri, consumabile, dispozitive, ambalaje etc. n cazul unitilor comerciale care presteaz servicii stocurile cuprind bunurile necesare realizrii serviciului (furnituri, consumabile etc.) i funcionrii unitii. Gestiunea stocurilor ntreprinderilor de comer ia n considerare diferite noiuni de stoc, printre care se pot meniona ca mai importante urmtoarele: stoc iniial (SI): stocul la nceputul perioadei (an, lun, sptmn etc.); stoc final (SF): stocul la sfritul perioadei; stoc mediu: stocul care a stat n medie n ntreprindere n perioada considerat; stocul mediu = SI SF 2

stoc minim: este stocul care corespunde vnzrilor n timpul perioadelor de livrare;

- stoc de siguran sau stoc tampon: corespunde cantitii produselor pe care unitatea comercial decide s o stocheze n plus fa de stocul minim. Are ca funcie s permit s se fac fa unei eventuale ntrzieri a livrrii sau unor vnzri suplimentare neprevzute; stoc de alert (alarm): este nivelul de stoc la care se declaneaz comanda stoc de alert = stoc minim + stoc de siguran Aceste tipuri de stoc pot fi reliefate cu ajutorul figurii de mai jos:

Cantiti

Stoc iniial

Stoc de siguran

Stoc minim Stoc de alert Stoc final Timp Termen de aprovizionare

Fig. 1. Evidenierea principalelor tipuri de stoc

Pentru msurarea performanei n gestiunea stocurilor sunt utilizai o serie de indicatori dintre care cei mai reprezentativi sunt numrul de rotaii ale stocului mediu i viteza de circulaie a stocului mediu. Numrul de rotaii ale stocului mediu arat de cte ori se rennoiete stocul mediu ntro anumit perioad, pentru a realiza o anumit cifr de afaceri. Viteza de circulaie a stocului mediu msoar n zile perioada ct mrfurile stau sub form de stoc sau ct timp acoper stocul mediu vnzrile perioadei analizate. Avnd n vedere semnificaiile celor 2 indicatori obiectivele gestiunii stocurilor sunt de cretere a numrului de rotaii ale stocului mediu i implicit, de reducere a valorii indicatorului viteza de circulaie. n condiiile n care clienii doresc promptitudine n livrarea mrfurilor, pe fondul scurtrii generale a duratei ciclului de via al articolelor, gestiunea stocurilor se transform

ntr-un factor de competitivitate. n acest sens, gestiunea stocurilor acoper 3 aspecte complementare: gestiunea micrilor fizice ( urmrirea fluxului de produse de la intrarea n stoc pn la ieire); analiza costurilor legate de stocuri; gestiunea economic a stocurilor, care const n optimizarea gestiunii pentru diminuarea costurilor. Micrile fizice sunt materializate printr-o serie de activiti precum recepia mrfurilor, intrarea mrfurilor n stoc, ntocmirea fiei stocului i a graficului privind aceste micri. Recepia mrfurilor comandate reprezint o operaiune cu implicaii pentru to ate prile implicate n micarea fizic a mrfurilor. Transportatorul este rspunztor pentru avariile i lipsurile produse din vina lui, cu condiia ca ele s fie constatate la sosirea mrfurilor la destinaie. Furnizorul este rspunztor de calitatea i cantitatea produselor livrate prin raport cu comanda. Pentru destinatar, recepia este operaiunea n urma creia devine proprietar asupra mrfurilor (dac nu refuz marfa sau nu manifest rezerve fa de marfa livrat) i care, n general, declaneaz autorizarea plii acestora. n situaia n care se constatat avarii sau lipsuri la recepie, conform practicii comerciale, destinatarul mrfurilor trebuie: s formuleze rezerve scrise, precise i motivate pe documentele de livrare, la locul de livrare i n prezena transportatorului (trebuie evitate formulele care nu au nici un fel de acoperire juridic de tipul cu rezerva verificrii ulterioare sau sub rezerva dezambalrii); s confirme aceste rezerve prin scrisoare recomandat cu precizarea deficienelor constatate la recepie n urmtoarele 3 zile lucrtoare de dup livrare. Dup recepia mrfurilor se procedeaz la intrarea lor n stoc. Urmrirea micrilor stocurilor trebuie s fie riguroas cu scopul de a evita suprastocarea sau rupturile de stoc. Pentru aceasta sunt utilizate 2 instrumente, respectiv fia stocului i graficul micrilor de stoc. Aceste documente furnizeaz informaii referitoare la un articol, de la comanda ctre furnizor, pn la vnzarea ctre clieni. Fia stocului permite cunoaterea n orice moment a numrului de articole disponibile. n fi sunt menionate intrrile pe baza documentelor de livrare care nsoesc marfa recepionat, ieirile din stoc (evideniate la rndul lor pe documente, precum bonul de ieire), precum i stocul existent rezultat n urma micrilor fizice (intrri i ieiri). Totodat se stabilete i valoarea produselor ieite, ca i a celor rmase n stoc pe baza unor metode prezentate mai departe n text, ca n exemplul de mai jos:

Tabel 1. Fia stocului referinei XYZ1256

Fia stocului Referina: XYZ1256 stoc minim: 150 Unitate: cutie cu 2 pachete stoc maxim: 500 Valoarea ieirilor: stabilit prin cost unitar mediu ponderat dup fiecare intrare Situaia stocului la 24 noiembrie n cantitate: 450 n valoare: 2629,40 uniti monetare u.m. Micrile stocului Data Nr. bon Intrri Ieiri Stocuri Cantitate Cost Cost Cantitate Cost Cost Cantitate Cost Cost unitar total unitar total unitar total 01 nov. Report 100 5,74 574 100 5,74 574 05 nov. Intr.48 400 5,81 2324 500 5,80 2898 12 nov. Ie.75 350 5,80 2028,6 150 5,80 869,4 24 nov. Intr.49 300 5,87 1760 450 5,84 2629,4

Graficul cu micrile fizice cuprinde informaii la furnizor i la fiecare articol. Informaiile despre furnizor se refer la: - sediul social; - denumirea articolelor; - frecvena lansrii comenzilor; - ziua obinuit pentru lansarea comenzilor; - termenul de livrare (numrul de zile care separ comanda de livrarea sa). Informaiile despre articol sunt: - stoc existent cantitatea de mrfuri disponibil n raion i n depozit; - cantitate numrul de articole comandate exprimat n uniti de vnzare; - livrare cantitatea real de mrfuri livrate; - vnzri exprimate n volum de mrfuri vndute. Cnd unitatea comercial folosete un program de gestiune integrat (PGI), codul produsului este nregistrat n momentul trecerii pe la casa de marcat, sistemul informatic identific toate fiierele legate de codul produsului (stoc, vnzare, denumirea produsului, pre etc.) i le actualizeaz automat. Astfel, unitatea comercial cunoate n timp real situaia vnzrilor sale, n volum i n valoare, precum i stocul rmas. Costurile legate de stocuri pot fi sintetizate n costul de pstrare a stocului (mrfurilor stocate) i costul de lansare a comenzilor. Costul de pstrare a stocului cuprinde ansamblul costurilor care rezult din pstrarea unui articol n stoc. Este un cost variabil, care evolueaz proporional cu nivelul stocului. Costurile care constituie costul de pstrare pot fi clasificate n 3 mari grupe: costul de imobilizare a capitalului: stocul conine articole care au fost cumprate i eventual, pltite i care nu sunt nc vndute. Deci, banii implicai n operaiunea de cumprare a mrfurilor stocate sunt neproductivi. Ei ar fi putut fi plasai sau mprumutai cu obinerea unui ctig. Prin imobilizare determin cheltuieli financiare. costul depozitrii: dac se cumpr cantiti mari, trebuie stocate mai multe produse, deci s aib o mai mare suprafa de stocare (de construit sau nchiriat, ntreinut i asigurat),

care antreneaz cheltuieli de paz, nclzire sau climatizare, o valoare mai mare a asigurrilor pentru mrfurile stocate etc. costul de depreciere a stocului: cu ct stocul este mai mare, cu att este mai mare riscul de a avea produse nevandabile (demodate, perimate etc.). Costul de pstrare a stocului este proporional cu valoarea stocului care a stat n medie n ntreprindere, adic cu stocul mediu i cu durata de pstrare a acestui stoc. Rata de pstrare este o rat (calculat n interiorul ntreprinderii) care se aplic stocului mediu pentru a permite optimizarea uoar a gestiunii stocurilor. Costul de pstrare a stocului = rata de pstrare x stoc mediu Costul de lansare a comenzilor este o sum fix din comand. El se calculeaz dup analiza cheltuielilor de ansamblu a serviciilor din ntreprindere implicate n aceast activitate i cuprinde: cheltuieli de personal (serviciul aprovizionare, recepie, contabilitate etc.). Este mai uor de controlat o livrare sau o factur important dect multe comenzi mici; cheltuieli de comunicare i de coresponden; cheltuieli forfetare de livrate. Costul de lansare este proporional cu numrul comenzilor lansate anual: Costul de lansare = costul de lansare a unei comenzi x nr. de comenzi anuale Gestiunea economic a stocurilor const n esen, n: reducerea costurilor de lansare a comenzilor, diminund numrul de comenzi ale unui produs ntr-o perioad de timp; limitarea costului de pstrare a stocului, printr-o rotaie rapid, crescnd numrul de comenzi, ceea ce diminueaz stocul mediu. Din cele de mai sus rezult c a deine un stoc nseamn un cost. De asemenea, stocul nu face dect s se deplaseze cheltuielile de la lansarea comenzii la pstrarea stocului i invers, n situaia n care se privilegiaz una dintre cele dou componente ale gestiunii stocurilor. Ca atare, obiectivul gestiunii economice a stocurilor este de a minimiza costul total al stocrii, care este suma costului de pstrare a stocului i a costului de lansare a comenzilor, determinnd numrul optim de comenzi i cantitatea optim care trebuie comandat. n acest sens, modelul lui Wilson permite calcularea numrului de comenzi pentru care costul total al aprovizionrii este cel mai sczut. Acest numr optim N de comenzi este definit prin formula:

C*r n care, 2*L r = rata de pstrare a stocului; L = costul de lansare a comenzii; C = valoarea consumului anual (determinat prin nmulirea cantitii anuale vndute cu costul unitar de achiziie). Lotul economic (n valoare) se determin astfel: C Q= , unde Q este valoarea lotului economic, n timp ce cantitatea acestuia este N calculat dup relaia:
N=

cantitate anuala vndut . N Modelul lui Wilson are dou limite: cererea este cunoscut i regulat i cantitile comandate sunt constante. Pentru a obine cea mai bun soluie trebuie s se in cont de preul de achiziie al produselor deoarece condiiile comerciale (remize, condiii franco etc.) variaz n funcie de cantitile cumprate.

Q=

Costuri

Costul total al stocrii

800
Cost de lansare

600 400
Cost de posesie

200 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Fig. 2 Costul total al stocrii

Nr. de comenzi

ntruct o ntreprindere de comer are n stocuri un numr foarte mare de mrfuri este dificil s se acorde o atenie egal tuturor. Ca atare, adesea se utilizeaz gestiunea prin excepie a stocurilor, cu scopul de a privilegia articolele importante n ceea ce privete contribuia lor la cifra de afaceri a unitii comerciale. ntre metodele de gestiune a stocurilor prin excepie se regsesc Legea Pareto i metoda ABC. Legea Pareto (sau legea 20/80) arat c ntr-un mare numr de cazuri aproximativ 20 % din articolele stocate genereaz circa 80 % din cifra de afaceri. Metoda ABC continu legea lui Pareto, distingnd 3 grupe (clase) de articole, care n numeroase lucrri au urmtoarea configuraie (fr ca aceasta s fie o regul): - clasa A: 10 % din referine contribuie cu 60 % din cifra de afaceri; - clasa B: 40 % din referine contribuie cu 30 % din cifra de afaceri; - clasa C: 50 % din referine contribuie cu 10 % din cifra de afaceri.

Tabel 2. Exemplu de aplicare a metodei ABC Articol Cantitate Pre Cifra de (referin) - buc.unitar afaceri - u.m. fr TVA - u.m. 1 7481 61,25 458211,25 2 4550 13,15 59832,50 3 11400 4,89 55746,0 4 32540 2,10 68334,0 5 15450 2,84 43878,0 6 3450 10,65 36742,5 7 459 22,54 10345,86 8 2500 4,71 11775,0 9 750 9,68 7260,0 10 350 10,1 3535,0 11 1250 2,42 3025,0 Total 758685,11

Cifra de afaceri cumulat - u.m. 458211,25 518043,75 573789,75 642123,75 686001,75 722744,25 733090,11 744865,11 752125,11 755660,11 758685,11

Pondere Pondere Clase cifr de cumulat afaceri referine -%-%60,40 9,09 A 68,28 18,18 B 75,63 27,27 84,64 36,36 90,42 45,45 95,26 54,55 96,63 63,64 C 98,18 72,73 99,14 81,82 99,60 90,90 100,00 100,00

n exemplul de mai sus am simplificat lucrurile prin faptul c referinele au fost deja aranjate n ordine descresctoare dup cifra de afaceri. Dac nu ar fi fost aa atunci articolele ar fi trebuit ordonate descresctor dup cifra de afaceri, dup care se realizeaz cumularea cifrelor de afaceri. Prin cele dou metode eforturile pentru realizarea unei gestiuni stricte a stocurilor sunt orientate cu prioritate ctre acele 20 % din articole care contribuie cu circa 80 % la cifra de afaceri (Legea Pareto) i respectiv, ctre articolele din grupa A, dup care ctre cele din grupa B (metoda ABC). Conform legislaiei contabile orice agent economic este obligat s realizeze cel puin o dat pe an inventarul asupra stocurilor pentru a cunoate volumul i valoarea acestora. Dup inventarierea fizic a stocurilor acestea trebuie evaluate. Fiecare articol trebuie s fie evaluat la costul su de intrare, adic la costul complet al cheltuielilor angajate pentru aducerea lui la locul unde a fost numrat. Stabilirea valorii stocurilor ntmpin o serie de dificulti, determinate fie de caracterul fungibil al unor produse (neindividualizate sau uor substituibile), fie de faptul c produsele sunt cumprate la date i preuri diferite. n stabilirea valorii stocurilor se folosesc 2 metode (autorizate de legislaia contabil): costul unitar mediu ponderat (CUMP); primul intrat primul ieit (metoda epuizrii stocului).FIFO n unitile comerciale, stocurile cuprind cu precdere mrfuri, ale cror valori sunt stabilite la costul de achiziie: Vnzri de mrfuri Rabaturi, remize i risturne obinute + Cheltuieli accesorii de achiziie (drepturi vamale, cheltuieli de transport, asigurri etc.) =

Cost de achiziie a mrfurilor Cnd articolele stocate sunt identificabile cu precizie, fie printr-un numr de serie individual sau un numr de lot, fie pentru c sunt unice, costul de achiziie se calculeaz simplu: Suma net a facturii pentru mrfurile cumprate + Cheltuieli accesorii de achiziie (drepturi vamale, cheltuieli de transport, asigurri etc.) = Cost de achiziie Cnd exist i o activitate de producie, produsele care intr n acest proces (cele care sunt transformate de ctre unitatea comercial) au valoarea stabilit la costul lor de producie, determinat astfel: Costul de achiziie a materiilor consumate + Cheltuieli directe de producie + Cheltuieli indirecte de producie = Costul de producie Prin metoda costului unitar mediu ponderat articolele din stoc au valoarea stabilit la acelai cost. Se calculeaz media diferitelor costuri de intrare ponderat cu cantitile corespunztoare: valoarea stocului initial valoarea achizitiilor CUMP = cantitatea stocului initial cantitatea achizitiilor Calculul se poate efectua dup fiecare intrare, ceea ce implic s dispui de informaia necesar, fie la sfritul perioadei. Dup metoda primul intrat primul ieit articolele ies n ordinea n care au intrat. Ieirile au valorile stabilite la costurile corespondente, ca i stocul final. Cele dou metode dau rezultate sensibil diferite. n perioade de inflaie, metoda primul intrat primul ieit stabilete valoarea ieirilor la costul cel mai sczut i stocul la costul cel mai ridicat, rezultnd din aceasta o cretere a rezultatului. n cazul n care preul scade, efectul este invers. ntreprinderile pot opta pentru metoda care li se pare pertinent, cu condiia de a nu o schimba de la o perioad la alta n acelai exerciiu financiar (principiul permanenei metodelor). Dac exist motive serioase pentru a aprecia c valoarea de revnzare a stocului risc s fie inferioar valorii sale (articole mbtrnite, scderea preurilor concurenilor etc.) se pot constitui provizioane pentru risc (provizioane pentru depreciere). Constituirea provizioanelor reprezint o cheltuial, care face s scad rezultatul exploatrii.