Escola Secundria Jernimo Emiliano de Andrade de Angra do Herosmo

PROFIJ Curso de Tcnico Administrativo Ano Lectivo 2013/2014

Ficheiros de Armazm e Contas Correntes

Arquivo

Catarina Silva, Nicole Bettencourt e Jssica Gonalves Angra do Herosmo, Outubro de 2013

ndice:
1. A definio do Arquivos ........................................................................................................ 3 2. Tipos de Arquivo ................................................................................................................... 3 2.1. Pblicos .......................................................................................................................... 3 2.2. Inativo ............................................................................................................................. 3 2.3. Ativo ............................................................................................................................... 3 2.4. Morto ............................................................................................................................. 3 2.5. Institucionais .................................................................................................................. 4 2.6. Passivo .......................................................................................................................... 4 2.7. Comerciais ..................................................................................................................... 4 3. Quanto a Natureza ................................................................................................................ 4 3.1. Especiais ........................................................................................................................ 4 3.2. Especializados ............................................................................................................... 4 4. Quanto a Abrangncia........................................................................................................... 5 5. Funes do Arquivo ............................................................................................................... 5 6. Sistema de Arquivo ................................................................................................................ 6 7. Concluso ................................................................................................................................7

Introduo:

Este trabalho foi proposto na disciplina de Ficheiros de Armazm e Contas Correntes pela Formadora Hermnia Martins com inteno de nos dar a conhecer tudo acerca de um Arquivo, o qual vamos definir. Vamos falar tambm sobre os seus vrios tipos e as suas fases. O nosso objectivo neste trabalho ser aprender a conhecer e a estudar melhor o arquivo. A nossa pesquisa baseou-se nos nossos conhecimentos de uma disciplina chamada Arquivo Organizao e Manuteno, dada no nosso 1ano de curso, como tambm em alguma pesquisa na internet e informao dada pela nossa formadora.

Desenvolvimento:

1. A definio de Arquivo:
um conjunto de documentos que so reunidos por acumulao ao longo das actividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Tambm Conjunto de documentos independente da data ou suporte material, acumulados num processo natural, automtico e orgnico, por uma pessoa ou instituio, pblica ou privada, no exerccio das suas actividades para servir de prova, testemunho ou informao para quem os produziu ou como fonte histrica.

2. Tipos de Arquivos:
2.1 Pblicos: So produzidos por entidades
pblicas ou por pessoas colectivas de utilidade pblica administrativa. Os arquivos pblicos distinguem-se em arquivos de mbito nacional, regional e municipal.

2.2 Inativo: guarda documentos e papis que oferecem menor frequncia de uso, consulta ou referncia.

2.3 Ativo: mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta e

referncia constante e atuais, ou que se encontram em fase de concluso.

2.4 Morto: armazena documentos de frequncia de uso, consulta ou

referncia quase nulas, mas mesmo assim so significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo.

 2.5 Institucionais: tem sob sua guarda os documentos administrativos e funcionais, produzidos e recebidos e acumulados em decorrncia das atividades-meio e atividades fim da instituio. 2.6 Passivo: Usa uma tela para manter um registro eletrnico dos arquivos antigos da
sua unidade. Ou seja, arquivos em papel referentes aos anos em que sua unidade ainda no era informatizada. Normalmente tais arquivos so organizados em gavetas e pastas, sendo cada pasta referente a um aluno. A tela de registro de arquivo passivo obedece s regras gerais das Telas de Atualizao em Lista-Detalhe. Siga a referncia para obter maiores informaes.

2.7 Comerciais: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. (lei n. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.

3. Quanto Natureza:
3.1

Especiais:

So

aqueles

que

requerem

tratamento

especial

de armazenamento, independente de sua forma. Certas variveis precisam ser controladas, pois caso contrrio, podem deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, umidade etc.). 3.2 Especializados: So aqueles que tratam de um assunto especfico, independente
da forma fsica, comercial e industrial.

 4. Quanto abrangncia

4.1 Arquivo Sectorial: So aqueles que cumprem funo de arquivo corrente e, por esta razo, devem ser guardados prximos aos rgos operacionais e por isso costumam ser descentralizados. 4.2 Arquivo Geral: So aqueles que recebem os documentos de diversos rgos de uma mesma organizao fsica.

5. Funes de Arquivo:
Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; Avaliar e seleccionar os documentos, tendo em vista sua preservao ou eliminao; Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos rgos da empresa; Arquivar os documentos, visando a recuperao da informao; Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; Executar as funes especficas conforme a organizao e administrao da instituio.

 6. Sistema de Arquivo Para que um arquivo responda s solicitaes que lhe so continuamente dirigidas necessrio o recurso a sistemas classificativose aos chamados suportes materiais, como sejam: as estantes, armrios, ficheiros e classificadores que mantm a documentao devidamente ordenada e arrumada.

6.1 Sistema Horizontal: O sistema horizontal constitudo, geralmente, por armrios ou estantes com divises, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Esta forma de ordenar no muito utilizada para os documentos administrativos, sobre tudo dossiers, processos e pastas, porque dificulta a leitura das lombadas, a sua manipulao, intercalao e integrao dos elementos consultados ou novos elementos. A sua utilizao est especialmente indicada para a conservao de mapas e material cartogrfico de grandes dimenses. 6.2 Sistema Vertical: O sistema vertical aquele que, como o prprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns atrs dos outros, ou ao lado uns dos outros. 6.3 Sistema Rotativo: O sistema rotativo aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar. Este sistema utilizado em servios com exigncias consultivas de rapidez e avultado nmero de documentao.

7. Concluso:
Este trabalho foi pedido pela formadora Hermnia Martins no mbito da disciplina Ficheiros de Armazm e Contas Correntes, com o objetivo de estudarmos os arquivos. Com este trabalho conclumos que com os vrios tipos de arquivo h uma forma de organizar os documentos em diferentes maneiras. Como j foi referido ao longo do trabalho estamos a tentar saber como funciona um arquivo, suas funes e tipos. Ao decorrer do mesmo, as nossas expectativas foram bem sucedidas e adquirimos novos conhecimentos sobre o tema desenvolvido.

Bibliografia:

http://tecnicoemsecretariado.blogspot.pt/2010/06/tipos-de-arquivo.html http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo http://fontesgerais.blogspot.pt/2011/03/grupo-ionara-isadora-rubia-arquivo.html