Específicos COVIAL Anterior

Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda
Procesos de Ejecucin de la Procesos de Ejecucin de la

Unidad Ejecutora de Conservacin Vial
Unidad Ejecutora de Conservacin Vial
Procesos Especficos Procesos Especficos
Proceso Estimaciones Proceso Estimaciones
Proceso: Estimaciones
Paso
Numero
1.1. Elabora solicitud de pago de la estimacion
1.2.
Traslada solicitud de pago con expediente a la
supervisora
2.1. Recibe expediente y revisa:
a) Si no esta correcto devuelve al Representante
Legal (paso 1)
b) Si esta correcto elaboraOficio de Recomendacion
de Pago
2.2.
Traslada Expediente a la Recepcin de Auditoria
Interna.
3.1.
Recibe el expedientede estimacion en Original y dos
copias.
4.1.
Registra generales de la Estimacion en el Sistema
Covial.
4.2.
Despus del registro son entregadas al Sub-
Coordinador de Auditoria para que efectue la entrega
a los Auditores.
45 minutos
5.1. El Auditor realiza la revision de la Estimacion
5.2.
S, la revision no tiene errores, firma el original y
remite con sus copias a la secretaria de Auditoria,
para el sello correspondiente
5.3.
De tener error, elabora pliego de reparos para su
correccin.
6.1.
El Contratista consulta por el estado de su(s)
estimacion(es), al ser informado que posee reparo,
debe recogerla(s)
6.2.
Le es entregado el expediente con tres copias del
reparo, de los cuales dos firma de enterado y los
entrega a la secretaria de auditori
6.3. Atiende los puntos del reparo y lo remite al
Departamento de Auditoria en el Horario establecid
1:30 minutos
2 Supervisor
3
1 hora
Auditoria Interna
Ministerio de Comuniaciones, Infraestructura y Vivienda
Unidad Ejecutora de Conservacion Vial
1:30 minutos Auditoria Interna
Responsable Tiempo
Representante Legal 1
Actividad
5
6
Auditoria Interna 4
Representante Legal
1 de 4
Paso
Numero
Responsable Tiempo Actividad
7.1.
Registra en el Sistema Covial el nuevo Estatus y es
trasladado al Auditor
7.2. Procede con los pasos 5.1., 5.2.,5.3
7.3.
de cumplirse con el punto 5.3., se realizan los pasos
6.1., 6.2. y 6.3.
8.1.
De ser correcta la estimacion la secretaria sella, el
original y copias, una de ellas la archiv
8.2. Remite el original y copia al Operador de Auditoria,
para elaboracion de conocimiento de env
8.3.
Traslada los expedientes aprobados al Auxiliar de
Area Tecnica.
9.1.
El Auxiliar recibe expedientesde estimacionconforme
conocimiento
9.2.
Efectua el ingreso de los expedientes al
Departamento Tecnico, en el Sistema COVIAL
9.3.
Remite los expedientes a los Supervisiores
Regionales para su revision tecnica
10.1. El Supervisor Regional recibe expedientes
10.2. Realiza revision tecnica
a) Si no esta correcto elabora pliego de reparo (ver
paso 10.3.)
b) Si esta correcto firma el expediente
10.3.
Traslada el expediente reparado al Auxiliar Tecnico
para que lo remita a los contratistas
11.1. Procede a corregir los puntos del reparo tecnic
11.2. Devuelve el expediente al Auxiliar de Area Tecnica.
12.1.
El Regional revisa nuevamenteel expediente, para su
aprobacion
12.2.
De ser correcto firma el expediente y lo traslada al
Sub-Director Tcnico para firma de Autorizado, quien
a la vez envia al Auxiliar Tecnico para su egreso del
Departamento
12.3.
El Auxiliar, elaboraconocimientode entrega y evacua
los expedientes a Financiero.
12
8
Area Tecnica
Auditoria Interna
Auditoria Interna 7
11 Representante Legal
Area Tecnica 9
Area Tecnica 10
2 de 4
Paso
Numero
13.1.
Da Ingreso a los expedientesen el Sistema COVIAL,
para su programacion de pago
13.2.
El Sub-Director Financiero, elabora Pre-Nomina de
Pago
13.3. Traslada Pre-Nomina a la Seccion de Presupuesto,
para verificar si existe espacio presupuestario
13.4.
Si no hay disponibilidad presupuestaria, registra,
genera reporte de la cuenta por pagar y archiva, en
espera de autorizacion de la transferencia
presupuestaria.
13.5.
De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo la
transferencia de fondos). Se presenta la Pre-Nomina
a Comite Tecnico para su aprobacion
14.1. Aprueba la Pre-Nomina sigue paso 15.1
14.2. De no aprobar la Pre-Nomina sigue paso 13.2
15.1. Emite la Nomina Oficia
15.2. Emite la(s) Orden(es) de Compra. S.I.G.E.S
15.3.
Adjunta la orden de compra en la estimacion y la
remite a Auditoria Interna para la visa respectiva.
16.1. Revisa la Orden de Compra
16.2.
De existir error repara la Orden y la remite al
Departmento Financiero para su correccin
16.3.
De estar correcto o subsanar el reparo, firma la
Orden de Compra y devuelve a Financiero.
19.1.
Envia copia de la nomina al Fideicomisopor mediode
correo electronico
19.2.
El Contador General certifica copias de las facturas
19.3. Se elabora oficio para el Banco, adjuntado la nomina
con las copias certificadas por el Contador General.
Area Financiera 15
Auditoria Interna 16
Area Financiera 13
Comite Tecnico 14
Pasa a firma del Sub-Director Financiero 17.1.
Direccion 18 18.1. Pasa a firma del Director
Area Financiera 17
Area Financiera 19
3 de 4
Paso
Numero
Fideicomiso 20 20.1.
Informado el Banco por medio del Oficio, procede a
acreditar.
21.1.
Se genera Liquidacion SIGES, segun nomina
acreditada.
21.2.
Se envia los expedientes a U.D.A.F. para su tramite.
22.1.
Recibe CUR con expediente, verifica aspectos
presupuestarios y requisitos legales
22.2.
Si no es correcto rechazay remite para su correccion
al Departamento Financiero
22.3. Si es correcto o ya ha sido corregido aprueba, y
devuelve los expedientes a Departamento Financie
Area Financiera 23 23.1.
El Encargado de Caja Fiscal, opera las estimaciones
en el periodo que corresponda
23.2.
Archiva los expedientes en la Caja Fiscal respectiva.
FIN DE PROCESO
C.I.V. U.D.A.F. 22
Area Financiera 21
4 de 4
1.1. Elabora solicitud de pago de la estimacion.
1.2. Traslada solicitud de pago con expediente a la supervisora
2.1. Recibe expediente y revisa:
a) Si no esta correcto devuelve al Representante Legal (paso 1)
b) Si esta correcto elabora Oficio de Recomendacion de Pago
2.2. Traslada Expediente a la Recepcin de Auditoria Interna.
3.1. Recibe el expediente de estimacion en Original y dos copias.
4.1. Registra generales de la Estimacion en el Sistema Covial.
4.2.
Despus del registro son entregadas al Sub-Coordinador de Auditoria
para que efectue la entrega a los Auditores.
5.1. El Auditor realiza la revision de la Estimacion.
5.2. S, la revision no tiene errores, firma el original y remite con sus copias
a la secretaria de Auditoria, para el sello correspondiente.
5.3. De tener error, elabora pliego de reparos para su correccin.
6.1.
El Contratista consulta por el estado de su(s) estimacion(es), al ser
informado que posee reparo, debe recogerla(s) .
6.2. Le es entregado el expediente con tres copias del reparo, de los cuales
dos firma de enterado y los entrega a la secretaria de auditoria
6.3.
Atiende los puntos del reparo y lo remite al Departamento de Auditoria
en el Horario establecido.
7.1.
Registra en el Sistema Covial el nuevo Estatus y es trasladado al
Auditor.
7.2. Procede con los pasos 5.1., 5.2.,5.3
7.3.
de cumplirse con el punto 5.3., se realizan los pasos 6.1., 6.2. y 6.3.
Representante Legal
Auditoria Interna
2 Supervisor
Auditoria Interna 4
Responsable
Representante Legal 1
Actividad
3
Auditoria Interna 5
6
Auditoria Interna
1 de 4
8.1.
De ser correcta la estimacion la secretaria sella, el original y copias,
una de ellas la archiva
8.2.
Remite el original y copia al Operador de Auditoria, para elaboracion de
conocimiento de envio
8.3.
Traslada los expedientes aprobados al Auxiliar de Area Tecnica.
9.1.
El Auxiliar recibe expedientes de estimacion conforme conocimiento.
9.2.
Efectua el ingreso de los expedientes al Departamento Tecnico, en el
Sistema COVIAL.
9.3.
Remite los expedientes a los Supervisiores Regionales para su revision
tecnica
10.1. El Supervisor Regional recibe expedientes.
10.2. Realiza revision tecnica
a) Si no esta correcto elabora pliego de reparo (ver paso 10.3.)
b) Si esta correcto firma el expediente
10.3.
Traslada el expediente reparado al Auxiliar Tecnico para que lo remita a
los contratistas.
11.1. Procede a corregir los puntos del reparo tecnico
11.2. Devuelve el expediente al Auxiliar de Area Tecnica.
12.1.
El Regional revisa nuevamente el expediente, para su aprobacion.
12.2.
De ser correcto firma el expediente y lo traslada al Sub-Director Tcnico
para firma de Autorizado, quien a la vez envia al Auxiliar Tecnico para su
egreso del Departamento.
12.3.
El Auxiliar, elabora conocimiento de entrega y evacua los expedientes a
Financiero.
13.1.
Da Ingreso a los expedientes en el Sistema COVIAL, para su
programacion de pago.
13.2. El Sub-Director Financiero, elabora Pre-Nomina de Pago
13.3.
Traslada Pre-Nomina a la Seccion de Presupuesto, para verificar si
existe espacio presupuestario.
13.4.
De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo la transferencia de
fondos). Se presenta la Pre-Nomina a Comite Tecnico para su
aprobacion.
13.5. De existir espacio presupuestario (o ya se efectuo la transferencia de
fondos). Se presenta la Pre-Nomina a Comite para su aprobacion.
Area Financiera 13
11 Representante Legal
Area Tecnica 9
Area Tecnica 10
12
8
Area Tecnica
Auditoria Interna
2 de 4
14.1. Aprueba la Pre-Nomina sigue paso 15.1.
14.2. De no aprobar la Pre-Nomina sigue paso 13.2.
15.1. Emite la Nomina Oficial
15.2. Emite la(s) Orden(es) de Compra. S.I.G.E.S.
15.3.
Adjunta la orden de compra en la estimacion y la remite a Auditoria
Interna para la visa respectiva.
16.1. Revisa la Orden de Compra.
16.2.
De existir error repara la Orden y la remite al Departmento Financiero
para su correccin.
16.3.
De estar correcto o subsanar el reparo, firma la Orden de Compra y
devuelve a Financiero.
19.1.
Envia copia de la nomina al Fideicomiso por medio de correo
electronico.
19.2. El Contador General certifica copias de las facturas.
19.3.
Se elabora oficio para el Banco, adjuntado la nomina con las copias
certificadas por el Contador General.
Fideicomiso 20 20.1. Informado el Banco por medio del Oficio, procede a acreditar.
21.1. Se genera Liquidacion SIGES, segun nomina acreditada.
21.2. Se envia los expedientes a U.D.A.F. para su tramite.
22.1.
Recibe CUR con expediente, verifica aspectos presupuestarios y
requisitos legales.
22.2.
Si no es correcto rechaza y remite para su correccion al Departamento
Financiero
22.3.
Si es correcto o ya ha sido corregido aprueba, y devuelve los
expedientes a Departamento Financiero
Area Financiera 23 23.1.
El Encargado de Caja Fiscal, opera las estimaciones en el periodo que
corresponda.
23.2. Archiva los expedientes en la Caja Fiscal respectiva.
C.I.V. U.D.A.F. 22
Area Financiera 19
Area Financiera 21
Pasa a firma del Sub-Director Financiero 17.1.
Direccion 18 18.1. Pasa a firma del Director
Area Financiera 17
Comite Tecnico 14
Area Financiera 15
FIN DE PROCESO
4 de 4
Procesos Comunes Procesos Comunes
Proceso Proceso Intra Intra- -Institucional Institucional
Aprueba El Ministerio de Finanzas Publicas Aprueba El Ministerio de Finanzas Publicas
Pgina 1 de 4
Ministerio De Comunicaciones, Infraestructura Y Vivienda
Unidad Ejecutora De Conservacin Vial

Proceso De Presupuesto Intra-Institucional
Aprueba El Ministerio De Finanzas Pblicas.

RESPONSABLE PASO
No.
ACTIVIDD TIEMPO
ESTIMADO
Jefe
Departamento
Financiero

1 C-1 TRANSFERENCIA
Recepcin
1.1 Recibe los documentos de solicitud de
transferencia de los diferentes frentes
de trabajo.
1.1.1 Solicitud Original escrita y por medio
magntico (funcionamiento o
inversin)
1.1.2 Estampa el sello de Recibido y Fecha
del Departamento de Presupuesto y
lo
traslada al Jefe de Departamento.

0.05
Encargado de
Presupuesto

2 Integracin de Solicitudes
2.1 Recibe documentos de solicitud de
Transferencia y verifica:
a) Si se transfieren asignaciones de un
programa o categora equivalente a otro,
o entre proyectos de inversin de un
mismo o diferente programa y/o su
programa (Art. 32 numeral 2, literal c)
Decreto 101-97).

2.2 Elabora integracin de todas las
solicitudes planteadas, en dos formatos
distintos.
2.2.1 En hoja electrnica integra
numricamente las solicitudes
acumuladas, agregando el nmero
de partida, rengln y su monto.
2.2.2 En hoja de texto por rengln de
gasto integra las justificaciones para
todos los crditos y dbitos por
categoras programticas y objeto
del gasto, as como la programacin
de metas fsicas a alcanzar con los
16:00
Horas.
Pgina 2 de 4
recursos asignados.
2.3 Imprime las integraciones
2.4 Traslada al Encargado de Presupuesto
(funcionamiento o inversin),

Encargado de
Presupuesto
3 Anlisis
3.1 Recibe y verifica la disponibilidad de las
integraciones en su respectiva cuenta
corriente.

Si hay saldo:
3.2 Hace la reserva correspondiente (paso
3.3)

Si no hay saldo
3.3 Devuelve las integraciones al
encargado de Presupuesto.
02.00
Horas.
Encargado de
Presupuesto

4 Registro en SICOIN WEB
4.1 Recibe las integraciones visadas por el
Analista de presupuesto
(funcionamiento e inversin)

Si Hay Saldo
4.2 Ingresa y registra cada rengln con su
monto respectivo en el SICOIN WEB. Si
la modificacin incluye la creacin de
nuevos renglones (excepto grupo 0, 911
y 914) stos deben crearse en el
sistema antes de continuar con el
proceso. (Para crear nuevas categoras
programticas as como los renglones
del grupo 0, 911 y 914 debe solicitarse
la aprobacin de la DTP.)
4.3 Imprime y firma el reporte o CUR-CO2
de solicitud de modificacin
presupuestaria, generado por el
sistema.
4.4 Elabora, firma y adjunta el oficio de
solicitud de aprobacin de UDAF.
4.5 Traslada a la Secretaria del
Departamento de Presupuesto. (Paso
5).
Si no hay saldo

4.6 Se comunica con los interesados para
03:00
Horas
Pgina 3 de 4
que realicen las correcciones.
a) Personalmente
4.7 Devuelve los documentos de solicitud a
los interesados (repite pasos 1 y 2).

Encargado de
Presupuesto

5 Autorizacin Interna

5.1 Recibe el Expediente
5.2 Gestiona firmas que correspondan.
5.3 Saca fotocopia del expediente y los
enva (original y fotocopia) a la UDAF.

00.30
Unidad de
Administracin
Financiera
-UDAF-
6 Anlisis de solicitud
6.1 Recibe expediente
6.2 Traslada al Analista.

00:15
Unidad de
Administracin
Financiera
-Analista-
7 Recibe expediente:
7.1 Verifica disponibilidad presupuestaria,
cumplimiento de normativa aplicable etc.
Si esta correcto
7.2 Consolida solicitudes de unidades
ejecutoras
7.3 Elabora oficio de solicitud para la firma
de la mxima autoridad de la Institucin
o dependencia y adjunta CO2.
7.4 Remite comprobante de modificacin a
mxima autoridad.
Si no esta correcto
7.5 Rechaza a unidad ejecutora.

Mxima
Autoridad del
Ministerio
-CIV-
8 Firma de documentacin de
modificacin
8.1 Recibe comprobante con justificacin y
oficio de solicitud.
Si esta de acuerdo
8.2 firma la documentacin y la traslada a
UDAF.
Si no esta de acuerdo
8.3 Rechaza la documentacin y la
traslada a UDAF.

Unidad de
Administracin
Financiera
UDAF-

9 Traslado a Ministerio Finanzas Pblicas.
9.1 Recibe documento
Si esta firmado
9.2 Marca en el sistema el comprobante
como solicitado.
9.3 Presenta al Ministerio de Finanzas

Pgina 4 de 4
Pblicas, oficio de solicitud de
transferencia, la justificacin y el CO2
de modificacin.
Si no esta firmado
9.4 marca en el sistema como error y
rechaza a entidad interesada.
Encargado de
Presupuesto

10 10.1 Verifica en el SICOIN WEB, y
espera la aprobacin o in probacin

Si la DTP aprueba
10.2 Recibe copia del Acuerdo Ministerial
que aprueba la transferencia de
asignacin presupuestaria.
10.3 Verifica la aprobacin en el
sistema.
10.4 Imprime y entrega varios
ejemplares de la aprobacin:

10.4.1 a la secretaria del departamento para
archiva.
10.4.2 Al analista para que habilite los
crditos
10.4.3 Al interesado.

Si la DTP anula.
10.5 Espera nota de anulacin.
10.6 Archiva notificacin.

80:00
Horas

01:35
FIN DEL PROCESO.

Proceso Proceso Intra Intra- -Institucional Institucional
Aprueba El Ministerio Aprueba El Ministerio

MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL COVIAL-

PROCESO DE PRESUPUESTO INTRA-INSTITUCIONAL
APRUEBA CADA MINISTERIO
RESPONSABLE
PASO
No.
ACTIVIDD
TIEMPO
ESTIMADO
Jefe
Departamento
Financiero
1 C-2 TRANSFERENCIA
Recepcin
transferencia de los diferentes frentes
de trabajo.
1.1.1 Solicitud Original escrita y por medio
magntico (funcionamiento o
inversin)
1.1.2 Estampa el sello de Recibido y Fecha
del Departamento de Presupuesto y
lo traslada al encargado de
Presupuesto.

Encargado de
Presupuesto
2 Integracin de Solicitudes
2.1 Recibe documentos de solicitud de
Transferencia y verifica:
b) -Si se transfieren asignaciones de
Subprogramas de un mismo
programa o actividades especficas
de un mismo programa o
subprograma.
-Entre grupos no controlados del
programa o categora equivalente
-Entre renglones no controlados del
mismo grupo de gasto del programa,
o categora equivalente,
subprograma o proyecto. (Art. 32
numeral 3, literal a) b) y c) Decreto
101-97).
2.2 Elabora integracin de todas las
solicitudes planteadas, en dos formatos
distintos.
2.2.1 En hoja electrnica integra
numricamente las solicitudes
acumuladas, agregando el nmero
de partida, rengln y su monto.
2.2.2 En hoja de texto por rengln de
gasto integra las justificaciones para
todos los crditos y dbitos por

categoras programticas y objeto
del gasto, as como la programacin
de metas fsicas a alcanzar con los
recursos asignados.
2.3 Imprime las integraciones
2.4 Traslada al Encargado de Presupuso
(funcionamiento o inversin),

Encargado de
Presupuesto
3 Anlisis
integraciones en su respectiva cuenta
corriente.

Si hay saldo:
3.2 Hace la reserva correspondiente (paso
3.3)

Si no hay saldo
3.3 Devuelve las integraciones al
encargado de Presupuesto.

Encargado de
Presupuesto

4 Registro en SICOIN WEB
4.1 Recibe las integraciones visadas por el
Encargado de presupuesto
(funcionamiento e inversin)

Si Hay Saldo
4.2 Ingresa y registra cada rengln con su
monto respectivo en el SICOIN WEB. Si
la modificacin incluye la creacin de
nuevos renglones (excepto grupo 0, 911
y 914) stos deben crearse en el
sistema.
4.3 Imprime y firma el reporte o CUR-CO2
de solicitud de modificacin
presupuestaria, generado por el
sistema.
4.4 Traslada el CUR para firma del
Coordinador de la Divisin Financiera.
4.5 Elabora, firma y adjunta el oficio de
4.6 Traslada a la Secretaria del
Departamento de Presupuesto. (Paso
5).
Si no hay saldo

4.7 Se comunica con los interesados para
que realicen las correcciones.
a) Personalmente

4.8 Devuelve los documentos de solicitud a
los interesados (repite pasos 1 y 2).

Encargado de
Presupuesto

5 Autorizacin Interna

5.1 Recibe el Expediente
5.2 Gestiona firmas que correspondan.
5.3 Saca fotocopia del expediente y los
enva (original y fotocopia) a la UDAF.

Unidad de
Administracin
Financiera
UDAF-

6 Anlisis de solicitud
6.1 Recibe expediente
6.2 Lo traslada al analiza

Unidad de
Administracin
Financiera
Analista
7
7.1 Recibe el expediente.
7.2 Verifica disponibilidad presupuestaria,
cumplimiento de normativa aplicable
etc.
Si esta correcto
7.3 Consolida solicitudes presentadas a
nivel de unidades ejecutoras, cuando
proceda.
7.4 Marca el comprobante CO2 como
solicitado.
7.5 Procede a elaborar el dictamen y
proyecto de resolucin.
7.6 Remite comprobante conjuntamente con
la justificacin de asignacin de
recursos y el proyecto de resolucin
para consideracin y firma de la
autoridad Superior.
Si no esta correcto
7.7 Rechaza a unidad ejecutora.

Mxima
Autoridad del
Ministerio
-CIV-
8 Firma de documentacin de
modificacin
8.1 Recibe comprobante de modificacin
presupuestaria con justificacin y
proyecto de resolucin.
Si esta de acuerdo
8.2 firma la documentacin y la traslada a
UDAF.
Si no esta de acuerdo
8.3 rechaza la documentacin y la traslada
a UDAF.

Unidad de
Administracin
Financiera
analista
9 Si fue aprobado
9.1 Recibe comprobante de modificacin
presupuestaria y la resolucin firmada
por la autoridad Superior, e informa a

la unidad ejecutora y a la DTP sobre la
modificacin presupuestaria.
9.2 Aprueba el sistema el comprobante
ingresando el nmero de documento de
respaldo y fecha de aprobacin.
Si no fue aprobado
9.3 rechaza, marcando en el sistema con
error el comprobante elaborado.
Encargado de
Presupuesto

10 Verifica en el SICOIN WEB.

Si fue aprobada
10.1 Imprime y entrega varios ejemplares
de la aprobacin:

10.1.1 a la secretaria del departamento
para archiva.
10.1.2 Al analista para que habilite los
crditos
10.1.2 Al interesado.

Si no fue aprobado
10.2 Espera nota de anulacin.
10.3 Archiva notificacin.

FIN DEL PROCESO.

PROCEDIMIENTOS ENCARGADO DE PRESUPUESTO ANALISTAS DE PRESUPUESTO COORDINADOR DIVISION
FINANCIERA
DIRECTO Y/O SUBDIRECTOR UDAF DEL MINISTERIO
1 RECEPCIN
El Jefe del Departamento Financiero, recibe documentos de solicitud
de transferencia, de los diferentes frentes de trabajo, por escrito y
medio magntico, estampa sello de recibido, fecha y lo traslada al
encargado de presupuesto
2
INTEGRACIN DE SOLICITUDES
Recibe solicitud de transferencias, integra solicitudes en los
formularios siguientes: a) en hoja electrnica integra numricamente
las solicitudes acumuladas, agregando el nmero de partida, rengln y
su monto. b) en hoja de texto por rengln de gasto integra las
justificaciones para los crditos y dbitos. Imprime y traslada al
analista de presupuesto.
3 ANLISIS
Recibe, verifica disponibilidad de la integracin en la cuenta corriente.
Si hay saldo, Hace la reserva correspondiente en registro auxiliar y
devuelve al encargado de Presupuesto.
Si no hay saldo, devuelve las integraciones al Jefe del Departamento
presupuestario.
4 REGISTRA EN SICOIN WEB
Si hay Saldo: recibe las integraciones visadas por el analista.
Ingresa y registra cada rengln con su monto respectivo en SICOIN
WEB. Imprime, firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud de
modificacin presupuestaria, elabora, firma y adjunta el oficio de
solicitud de aprobacin de UDAF y traslada el CUR para firmas
respectivas.
Si no hay saldo: recibe integraciones visadas por analista. Se
comunica con los interesados para correcciones y devuelve los
documentos (paso 1)
Secretaria Presupuesto tramita firmas correspondientes del Jefe
Financiero y Director.
MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL-
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA
1
2
si
3
4
si a
a
5
2
b/c
FINANCIERA
5 AUTORIZACIN INTERNA
Recibe documento revisa. Si est correcto firma y traslada a
autoridades Superiores para autorizacin. Si no est correcto
devuelve a presupuesto para correcciones.
6 TRASLADO EXPEDIENTE A UDAF
Recibe expediente con firmas. Entrega a mensajero para que lo
traslade a UDAF, archiva copia con sello de recibido.
7 TRASLADO A DTP.
Recibe expediente, revisa, y si est correcto traslada
a DTP del Ministerio de Finanzas Pblicas, para su
aprobacin.
8 APROBACIN O IMPROBACIN
Realiza llamadas telefnicas a UDAF, dando seguimiento . Verifica en
SICOIN WEB.
1
si
no
5
si
no
6
7
si
no
b
c
d
d
8
3
FINANCIERA
Si la DTP aprueba, Imprime, entrega varios ejemplares: a)
secretaria del Departamento para archivo. b) al Analista para que
habilite los crditos. c) Al interesado.
Si la DTP no aprueba. Espera nota de anulacin. y ordena
secretaria archivo de nota.

FIN DEL PROCESO
si
2
no
a
b
c
FIN PROCESO
INTERE-
SADO
Proceso para Transferencias Proceso para Transferencias
RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD
TIEMPO
ESTIMADO
C- TRANSFERENCIAS
1 Recepcin:
Jefe Departamento
Financiero
transferencia de los diferentes frentes de trabajo.
a) Solicitud Original
b) Solicitud Corregida
1.2 Verifica que sta solicitud este por escrito y
en disquete.
1.3 Si cumple con el paso anterior estampa el
sello de Recibido y Fecha del Departamento
de Presupuesto y lo traslada: a) Solicitud Original
- Transferencia de Funcionamiento
(paso 2)
- Transferencia de Inversin (pasos
2.1 y 2.4)
b) Solicitud Corregida (paso 1.2)
Integracin de Solicitudes
Encargado de Presupuesto
Transferencia.
2.2 Elabora integracin de todas las solicitudes
planteadas, en dos formatos distintos:
2.2.1 En hoja electrnica: integra
numricamente las solicitudes acumuladas,
agregando el nmero de partida, rengln y su
monto.
2.2.2 En Word: por rengln de gasto integra las
justificaciones para todos los crditos y dbitos.
2.3 Imprime las integraciones.
2.4 Traslada al Analista de Presupuesto.
Anlisis
integraciones en su respectiva cuenta corriente.
Si hay saldo:
3.2 Hace la reserva correspondiente ( paso 3.3)
Si no hay saldo: (paso 3.3)
3.3 Devuelve las integraciones al Jefe del
Departamento de Presupuesto.
Encargado de Presupuesto 3
2
Ministerio De Comunicaciones, Infraestructura Y Vivenda
Unidad Ejecutora De Conservacion Vial Covial-
Procedimiento Para Transferencias
Pag. 1 de 3
TIEMPO
ESTIMADO
Registro en SICOIN-WEB
Si hay saldo:
4.1.1 Recibe las integraciones visadas por el
Analista de Presupuesto.
4.1.2 Ingresa y registra cada rengln con su
monto respectivo en el SICOIN-WEB.
4.1.3 Imprime y firma el Reporte o CUR-CO2 de
solicitud de modificacin presupuestaria,
generado por el sistema.
4.1.4 Traslada el CUR para firma del
Coordinador de la Divisin Financiera.
4.1.5 Elabora, firma y adjunta el oficio de
4.1.6 Traslada a la Secretara de la Coordinacin
Financiera.
NO hay saldo:
4.2.1 Recibe las integraciones visadas por el
Encargado de presupusto
4.2.2 Se comunica con los interesados para que
realicen las correcciones.
a) Personalmente
4.2.3 Devuelve los documentos de solicitud a los
interesados (se repiten pasos de 1 al 2).
Autorizacin Interna
5.2 Gestiona la firma del Sub-director
Administrativo Financiero.
5.3 Saca fotocopia del expediente y los enva
(original y fotocopia) a la UDAF, con el
mensajero de la Divisin.
Traslado de expediente
Mensajero
6.1 Recibe y presenta los expedientes a la
recepcin de la UDAF, para sello de "Recibido" y
"Fecha".
6.2 Devuelve copia del expediente al
Departamento de Presupuesto, con el sello de
recibido respectivo.
7.1 Recibe el expediente e informa al Jefe del
Departamento de Presupuesto.
7.2 Archiva la copia del oficio recibido.
5
6
Secretaria del
Departamento Financiero
7
Encargado de Presupusto
Pag. 2 de 3
TIEMPO
ESTIMADO
Aprobacin de solicitud.
8.1 Realiza llamadas telefnicas a la UDAF, en
forma peridica.
8.2 Verifica en el sistema.
Si la UDAF aprueba:
8.3 Emprime y entrega varios ejemplares de la
aprobacin:
a) a la secretaria del departamento para
archivar.
b) al analista para que habilite los crditos.
c) al interesado.
Si la UDAF anula:
8.4 Espera Nota de Anulacin.
Secretaria 9
9.1 Recibe y archiva aprobacin o anulacin de
la Transferencia.
FIN DEL PROCESO
Pag. 3 de 3
FINANCIERA
1 RECEPCIN
El Jefe del Departamento Financiero, recibe documentos de solicitud
de transferencia, de los diferentes frentes de trabajo, por escrito y
medio magntico, estampa sello de recibido, fecha y lo traslada al
encargado de presupuesto
2
INTEGRACIN DE SOLICITUDES
Recibe solicitud de transferencias, integra solicitudes en los
formularios siguientes: a) en hoja electrnica integra numricamente
las solicitudes acumuladas, agregando el nmero de partida, rengln y
su monto. b) en hoja de texto por rengln de gasto integra las
justificaciones para los crditos y dbitos. Imprime y traslada al
analista de presupuesto.
3 ANLISIS
Recibe, verifica disponibilidad de la integracin en la cuenta corriente.
Si hay saldo, Hace la reserva correspondiente en registro auxiliar y
devuelve al encargado de Presupuesto.
Si no hay saldo, devuelve las integraciones al Jefe del Departamento
presupuestario.
4 REGISTRA EN SICOIN WEB
Si hay Saldo: recibe las integraciones visadas por el analista.
Ingresa y registra cada rengln con su monto respectivo en SICOIN
WEB. Imprime, firma el reporte o CUR-CO2 de solicitud de
modificacin presupuestaria, elabora, firma y adjunta el oficio de
solicitud de aprobacin de UDAF y traslada el CUR para firmas
respectivas.
Si no hay saldo: recibe integraciones visadas por analista. Se
comunica con los interesados para correcciones y devuelve los
documentos (paso 1)
Secretaria Presupuesto tramita firmas correspondientes del Jefe
Financiero y Director.
1
2
si
3
4
si a
a
5
2
b/c
FINANCIERA
5 AUTORIZACIN INTERNA
Recibe documento revisa. Si est correcto firma y traslada a
autoridades Superiores para autorizacin. Si no est correcto
devuelve a presupuesto para correcciones.
6 TRASLADO EXPEDIENTE A UDAF
Recibe expediente con firmas. Entrega a mensajero para que lo
traslade a UDAF, archiva copia con sello de recibido.
7 TRASLADO A DTP.
Recibe expediente, revisa, y si est correcto traslada
a DTP del Ministerio de Finanzas Pblicas, para su
aprobacin.
Realiza llamadas telefnicas a UDAF, dando seguimiento . Verifica en
SICOIN WEB.
1
si
no
5
si
no
6
7
si
no
b
c
d
d
8
3
FINANCIERA
Si la DTP aprueba, Imprime, entrega varios ejemplares: a)
secretaria del Departamento para archivo. b) al Analista para que
habilite los crditos. c) Al interesado.
Si la DTP no aprueba. Espera nota de anulacin. y ordena
secretaria archivo de nota.

FIN DEL PROCESO
si
2
no
a
b
c
FIN PROCESO
INTERE-
SADO
Proceso de Presupuesto Proceso de Presupuesto
RESPONSABLE
PASO
No.
ACTIVIDAD
TIEMPO
ESTIMADO
A-FORMULACION
Anteproyecto de Presupuesto
1.1 Recibe:
a) De UDAF Techo Presupuestario
b) De la Direccin Tcnica del Presupuesto los
Formularios DTP 1 al DTP 19.
1.2 Convoca a reunin:
a) Sub Director Administrativo Financiero
- Jefe Departamento de Infraestructura y Tecnologia
b) Jefe Departamento Financiero
- Encargado de Presupuesto
1.3 Traslada los Formularios:
a) Departamento de Infraestructura y Tecnologia
b) Departamento de Presupuesto
Directrices para Anteproyecto
2.1 Ordena al Encargado de Presupuesto informar los
lineamientos del anteproyecto
Convocatoria
3.1 Convoca a reunin:
a) Jefe Departamento Financiero
b) Jefe Departamento Infraestructura y Tecnologia
c) Jefe Departamento de Planeacin
3.2 Informa los lineamientos del Anteproyecto.
3.3 Asignar montos mximos a presupuestar.
3.4 Distribuye formularios DTP a las Unidades Ejecutoras.
Recepcin de Anteproyectos
4.1 Recibe los anteproyectos:
a) En CDs
b) En formularios DTP
4.2 Estampa sello de Recibido y "Fecha", anota hora de
recepcin y firma.
4.3 Traslada los formularios al Encargado de Presupuesto
UNIDAD
EJECUTORA DE
CONSERVACION
VIAL -COVIAL-
1
Sub Direccin
Administrativa y
Financiera
2
Encargado de
Presupuesto
3
Secretaria del
Departamento
Financiero
4
PROCESO DE PRESUPUESTO
Pag. 1 de 5
RESPONSABLE
PASO
No.
ACTIVIDAD
TIEMPO
ESTIMADO
Revisin de Anteproyectos
5.1 Recibe CDs y formularios DTP.
5.2 Revisa que los formularios contengan:
a) Orientaciones estratgicas
b) Descripcin de programas
c) Descripcin de actividades
d) Metas
e) Indicadores de Desempeo
f) Que las solicitudes estn llenas y no sobrepasen el
Techo presupuestario.
Si estn correctos
5.3 Distribuye los formularios DPT a los Analistas de
gasto y conjuntamente ingresan datos (pasa al 6)
Si NO estn correctos
5.4 Elabora, impreme, firma y adjunta a formularios una
Nota u Oficio de Reparo.
5.4.1 Traslada a la secretaria. (pasa al 8)
Consolidacin de Anteproyectos
6.1 Consolidan los anteproyectos presentados.
6.2 Ingresan al SICOIN-WEB
6.3 Registran a nivel de Programas Ejecutores:
a) Cantidades y Montos
a.1 Programas
a.1.1 Sub-programas
a.1.1.1 Proyectos
a.1.1.1.1 Actividades u Obras
a.1.1.1.1.1 Renglones
b) Informacin contenida en Formularios
Resultado de la Consolidacin
7.1 Imprime anteproyecto de presupuesto consolidado.
7.2 Presenta a las Autoridades Superiores su contenido
para anlisis. (pasa al 9)
Ajustes y Correcciones
8.1 Recibe formularios reparados.
8.2 Entrega anteproyectos a Programas Ejecutores, para
correcciones (repite paso 4)
Anlisis y Autorizacin de Anteproyecto
9.1 Reciben, analizan e informan el resultado del
anteproyecto consolidado
Si Autoridad Superior esta de acuerdo (paso 10.2-10.4)
Si Autoridad Superior NO esta de acuerdo (paso 10.5-
10.6)
Encargado de
Presupuesto
5
Secretaria 8
Jefe del
Departamento
Financiero y
Encargado de
Presupuesto
6
Encargado de
Presupuesto
7
Autoridades
Superiores
9
Pag. 2 de 5
RESPONSABLE
PASO
No.
ACTIVIDAD
TIEMPO
ESTIMADO
Traslado de Anteproyecto a UDAF
10.1 Recibe anteproyecto analizado
Si Autoridad Superior est de acuerdo:
10.2 Elabora, imprime y firma oficio de solicitud de
aprobacin.
10.3 Gestiona firmas del Sub Director Administrativo y
Financiero y de Autoridad Superior correspondiente.
10.4 Adjunta y envia el anteproyecto y oficio con
mensajero a la UDAF.
Si Autoridad Superior NO esta de acuerdo:
10.5 Ingresa al SICOIN-WEB, corrige e imprime.
10.6 Se presenta nuevamente a las Autoridades
Superiores (se repite paso 9 y 10)
Entrega de Anteproyecto a UDAF
11.1 Recibe y presenta el expediente a la secretara de la
UDAF del CIV.
11.2 Devuelve copia con sello de recibido el expediente al
Departamento de programacin Presupuestaria.
B- REVISION DE DISPONIBILIDAD
Recepcin de Documentos
14.1 Recibe, estampa sello de "Recibido" y "Fecha",
anota la hora de recepcin y firma.
a) Pedidos
14.2 Traslada a los Analistas de Presupuesto:
a) Funcionamiento (Pedidos)
b) Inversin
Comprometido:
15.1 Reciben documentos del pedido.
15.2 Verifica que llene los requisitos necesarios:
a) Firmas completas de autorizacin.
b) Que este impreso el nmero de partida, con el rengln
a afectar.
c) El nmero de pedido asignado por el Departamento de
Compras.
d) Nombre del Proveedor.
e) El monto a que asciende el pedido.
15.3 Verifica en cada cuenta corriente la disponibilidad de
saldos.
15.4 Si hay Saldo y llena los Requisitos:
15.4.1 Hace el Comprometido en Registro Auxiliar.
15.4.2 Estampa Sello de "Presupuesto" en el pedido,
firma y lo entrega a la secretaria.
15.5 Si NO hay Saldo o NO llena los Requisitos:
15.5.1 Solicita a la secretaria el nmero de Boleta de
Rechazo correspondiente.
15.5.2 Elabora, firma y adjunta al pedido a la boleta de
rechazo.
15.5.3 Entrega el pedido rechazado a la secretaria.
10
13.1 Recibe la Notificacin de Aprobacin por parte de la
UDAF.
13.2 Informa a las Unidades ejecutoras.
15
12.1 Recibe, informa al encargado de Presupuesto y
archiva expediente
Secretaria del
Departamento de
Presupuesto
14
Encargado de
Presupesto
Encargado de
Presupuesto
13
Encargado de
Presupuesto
Mensajero 11
Secretaria del
Departamento
Financiero
12
Pag. 3 de 5
RESPONSABLE
PASO
No.
ACTIVIDAD
TIEMPO
ESTIMADO
16.1 Recibe el pedido.(15.4 15.5)
16.2 Devuelve el pedido al Departamento de Compras:
a) Para que continue el proceso de un Pedido (paso
15.4). b) Para que el Departamento
de Compras informe a la unidad ejecutora que debe
solicitar una transferencia.
C- TRANSFERENCIAS
Recepcin:
17.1 Recibe los documentos de solicitud de transferencia
de los diferentes frentes de trabajo.
a) Solicitud Original
b) Solicitud Corregida
17.2 Verifica que sta solicitud este por escrito y en
disquete.
17.3 Si cumple con el paso anterior estampa el sello de
Recibido y Fecha del Departamento de Presupuesto y
lo traslada: a) Solicitud Original
- Transferencia de Funcionamiento (paso 18)
- Transferencia de Inversin (pasos 18.1 y
18.4)
b) Solicitud Corregida (paso 2)
Integracin de Solicitudes
Transferencia.
18.2 Elabora integracin de todas las solicitudes
planteadas, en dos formatos distintos:
18.2.1 En hoja electrnica: integra numricamente las
solicitudes acumuladas, agregando el nmero de partida,
rengln y su monto.
18.2.2 En Word: por rengln de gasto integra las
justificaciones para todos los crditos y dbitos.
18.3 Imprime las integraciones.
18.4 Traslada al Analista de Presupuesto.
Anlisis
integraciones en su respectiva cuenta corriente.
Si hay saldo:
19.2 Hace la reserva correspondiente ( paso 19.3)
Si no hay saldo: (paso 19.3)
19.3 Devuelve las integraciones al Jefe del Departamento
de Presupuesto.
Secretaria del
Departamento de
Presupuesto
16
17
Analistas de
Gastos
19
Encargado de
Presupuesto
18
Secretaria del
Departamento de
Financiero
Pag. 4 de 5
RESPONSABLE
PASO
No.
ACTIVIDAD
TIEMPO
ESTIMADO
Registro en SICOIN-WEB
Si hay saldo:
20.1.1 Recibe las integraciones visadas por el Encargado
de Presupuesto.
20.1.2 Ingresa y registra cada rengln con su monto
respectivo en el SICOIN-WEB.
20.1.3 Imprime y firma el Reporte o CUR-CO2 de solicitud
de modificacin presupuestaria, generado por el sistema.
20.1.4 Traslada el CUR para firma del Sub Director
Administrativo Financiero.
20.1.5 Elabora, firma y adjunta el oficio de solicitud de
aprobacin de UDAF .
20.1.6 Traslada a la Secretara de la Coordinacin
Financiera.
NO hay saldo:
20.2.1 Recibe las integraciones visadas por el Analista de
Gastos de Funcionamiento.
20.2.2 Se comunica con los interesados para que realicen
las correcciones.
a) Personalmente
20.2.3 Devuelve los documentos de solicitud a los
interesados (se repiten pasos de 17 al 18).
Autorizacin Interna
21.2 Gestiona la firma del Coordinadora de la Divisin
Financiera y del Sub-director Administrativo.
21.3 Saca fotocopia del expediente y los envia (original y
fotocopia) a la UDAF, con el mensajero de la Divisin.
Traslado de expediente
22.1 Recibe y presenta los expedientes a la recepcin de
la UDAF, para sello de "Recibido" y "Fecha".
22.2 Devuelve copia del expediente al Departamento de
Financiero, con el sello de recibido respectivo.
23.2 Archiva la copia del oficio recibido.
Aprobacin de solicitud.
24.1 Realiza llamadas telefnicas a la UDAF, en forma
peridica.
24.2 Verifica en el sistema.
Si la UDAF aprueba:
24.3 Emprime y entrega varios ejemplares de la
aprobacin:
a) a la secretaria del departamento para archivar.
b) al analista para que habilite los crditos.
c) al interesado.
Si la UDAF anula:
24.4 Espera Nota de Anulacin.
Secretaria 25
25.1 Recibe y archiva aprobacin o anulacin de la
Transferencia.
FIN DEL PROCESO
Secretaria del
Departamento de
Financiero
23
Jefe del
Departamento
24
23.1 Recibe el expediente e informa al Encargado de
Presupuesto.
Mensajero
21
Secretara
Coordinacin
Financiera
22
20
Encargado de
Presupuesto
Pag. 5 de 5
Proceso Caja Fiscal Proceso Caja Fiscal

UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL -COVIAL

PROCESO: CAJA FISCAL
1

RESPONSABLE PASO No. ACTIVIDAD TIEMPO

Encargado de
Caja Fiscal
1
INGRESOS:
1.1 Verifica en el Sistema BANRURAL
VIRTUAL el acreditamiento
efectuado a las cuentas bancarias,
realizado por la Tesorera Nacional y
lo imprime.
1.2Ordena al Auxiliar de Caja la
elaboracin
del formulario 63A 2.

Auxiliar de Caja 2
2.1 Elabora el formulario 63A 2 y lo
devuelve al Encargado de Caja
Fiscal para
firma.

Encargado de
Caja Fiscal
3
3.1 Recibe formulario y revisa, si no esta
correcto
lo devuelve.
3.2 Si esta correcto lo traslada a la UDAF
del
MCIV. Para dejar constancia de los
acreditamientos.

UDAF-MCIV 4
4.1 Recibe forma 63A 2 y copia del
acreditamiento al banco, lo revisa y
si esta bien firma, sella y traslada la
copia al Encargado de Caja Fiscal.

Encargado de
Caja Fiscal
5
5.1 Recibe copia de forma 63 A 2,
firmada y sellada.
5.2 Traslada al Oficial de caja, para su
registro contable en libros de cuentas
corrientes .

Auxiliar de Caja 6
6.1 Registra en los libros de cuentas
corrientes
respectivos ( por cuenta y
financiamiento)
6.2Traslada la copia del 63 A 2 y libros
de cuentas corrientes al Encargado de
Caja Fiscal para su revisin .


2
Encargado de
Caja Fiscal
7
7.1 Recibe copia del 63 A 2, Suma,
cuadra y los confronta contra los
registros realizados en los libros de
los ingresos efectuados durante el
mes.
7.2 Registra en el programa*, para su
Posterior impresin en el formulario
de ingresos, egresos y saldo (200-
A-3), por cuenta y financiamiento.
7.3 Archiva las copias de los 63 A 2, en
espera de efectuar el cierre de la
Caja fiscal respectiva.
(* Programa computarizado para
Caja Fiscal)

Encargado de
Caja Fiscal
8
EGRESOS:
8.1 Solicita a los Auxiliares, los
documentos de abono que integran
la caja fiscal.

Auxiliares de:
Fondo Rotativo
(Caja Chica,
Viticos)
Planillas
Otras
Remuneracion
es
Estimaciones

9
9.1 Entregan documentos de abono que
fueron pagados durante el mes:
FR03 = Caja Chica, Viticos
Planillas Ordinarias y Adicionales
Tiempo Extraordinario
Otras Remuneraciones
Descuentos Judiciales
Estimaciones

Encargado de
Caja Fiscal
10
10.1 Recibe y revisa los documentos, los
cuales corresponden a los pagos
realizados durante el mes.
10.2 Si no estn correctos, los devuelve
para que sean completados o
corregidos y se quedan como
documentos de abono para el mes
siguiente.
10.3 Si estn correctos, elabora el listado
de los documentos que servirn de
respaldo al saldo de la Caja Fiscal.
10.4 Registra en Programa* de caja fiscal
los documentos pagados que
figuran en listado.


3
10.5 Numera o folia los documentos que
integran la caja fiscal en forma
correlativa, con forme al nmero que
les corresponde en la caja fiscal.

Encargado de
Caja Fiscal
10
10.6 Solicita al oficial de caja, los saldos
de las
cuentas bancarias, para elaborar el
cierre
o cuadre mensual de la caja.

Auxiliar de Caja 11
11.1 Elabora las conciliaciones de las
diferentes cuentas que integran la
Caja Fiscal, para determinar los
saldos.
Enva al Encargado de Caja Fiscal
los saldos de todas las cuentas
bancarias, por medio de oficio.

Encargado de
Caja Fiscal
12
12.1 Recibe los saldos y los confronta
con los libros de cuentas
corrientes.
12.2 Elabora arqueo de caja para
verificar que el saldo de caja fiscal
cuadre con los documentos de
abono y el saldo en bancos.
12.3 Realiza las siguientes pruebas:
Saldo Inicial + Ingresos del mes
= Suma total de los Ingresos.
Total egresos del mes + saldo final
= Suma total de Ingresos.
(Saldo Inicial + Suma total de los
Ingresos del mes ) Egresos del
mes
= saldo Final Saldo para el
siguiente mes.

Encargado de
Almacn de
Suministros.
13
13.1 Envan oficio con copias de los
formularios de constancias de
ingreso al almacn 1-H utilizados
durante el mes, para su registro en
caja fiscal,

Encargado de
Caja Fiscal
14
14.1 Recibe y revisa la informacin.
14.2 Registra en caja fiscal los
Formularios utilizados y deja


4
constancia del saldo para
el mes siguiente. (previo a realizar
el corte de formas respectivo, ver
anexo) 14.3 Elabora la Caja fiscal
en original y dos copias ( Forma
200A-3 ), la firma y la traslada al
Sub Director Administrativo
Financiero para Visto Bueno.
Sub Director
Administrativo
Financiero
15
15.1 Revisa la Caja Fiscal (( Forma
200A-3 ),
15.2 Si no esta correcta la informacin la
devuelve al Encargado de Caja
Fiscal, para su correccin.
15.3 Si todo esta bien procede a firmar la
caja fiscal y la traslada al Encargado
de Caja Fiscal , para que contine
con el tramite respectivo.

Encargado de
Caja Fiscal
16
16.1 Recibe el documento de Caja fiscal
(Original
y dos copias) y lo distribuye de la
siguiente
manera:
Original se archiva para
integrarlo al libro de Caja Fiscal
de la Dependencia.
Duplicado se enva a la Direccin
de Talonarios de la Contralora
General de Cuentas para su
control y registro.
Triplicado se archiva junto con los
documentos que integran la Caja
Fiscal,
Para la glosa respectiva por parte
de Contralora General de
Cuentas.

FINALIZA EL PROCESO
OBSERVACIN: Al finalizar el perodo (ao) se enva a empastar el libro que
contiene los folios originales de la forma 200A-3.

Proceso de Compras Proceso de Compras
RESPONSABLE: No. PASO ACTIVIDAD TIEMPO
ESTIMADO
ENCARGADO DE COMPRAS RECEPCIN DEL PEDIDO-ORDEN.
Recibe de las diferentes oficinas de la Unidad Ejecutora de Conservacin Vial.
ENCARGADO DE COMPRAS Revisa pedidos
2.1 Revisa que lleve los sellos del frente
interesado, Divisin Administrativa de
la institucin, firma del Encargado de
Almacn.
2.2 Verifica que lleve el sello NO HAY EN EXISTENCIA del Almacn.
gado de Presupuesto, el Visto Bueno
del Sub-Director Administrativo-Financiero o en su efecto el del Jefe del

Departamento Financiero.
2.3 Revisa la partida presupuestaria, estampa nmero correlativo de
compras y recibe.
2.4 Devuelve copia al interesado
2.5 Saca fotocopia del pedido y la archiva
REVISA Y CLASIFICA PEDIDO
ENCARGADO DE COMPRAS Recibe original del pedido y clasifica el proceso de compra:
3.1 Compra Directa
3.2 Evento de Cotizacin
3.3 Licitacin
3.4 Analiza los Pedidos y si aplica:
a ) COMPRAS DIRECTAS: Menores de
Q. 30,000.00
b) COMPRAS MAYORES DE
Q. 30,000.00
COMPRA DIRECTA
ENCARGADO DE COMPRAS
Recibe original de pedidos, si algn pedido es de papelera, tiles de oficina o
productos de limpieza se contempla dentro de Contrato Abierto; si no es as
selecciona proveedores
4.1 Consulta Contrato Abierto
4.2 Selecciona proveedores
4.3 Solicita cotizaciones va telefnica.
4.4 Enva pedido va fax
4.5 Hace entrega de copia del pedidoal proveedor que lo solicite.
Si la compra es menor de Q. 5,000.00 requiere de una cotizacin y si es
mayor de Q.5,000.00, tres cotizaciones. Si la compra est entre los Q.
25,000.00 y Q. 30,000.00:
4.6 Solicita Visto Bueno del Director de Covial.
(SI APLICA).
1
Ministerio de Comunicaciones Infraestructura y Vivienda
Procedimiento de Compras y Contrataciones de Bienes y/o Servicios
2
4
3
Pag. 1 de 5
ESTIMADO
Recepcin de Cotizaciones:
ENCARGADO DE COMPRAS 5.1 Recibe ofertas de proveedores
5.2 Escoge al proveedor
5.3 Llena hoja de seleccin de proveedor
5.4 Firma y sella.
A la Hoja de Seleccin de Proveedor o Sumaria de ofertas adjunta:
ENCARGADO DE COMPRAS 6.1 Pedido original y las cotizaciones correspondientes.
6.2 Traslada el expedientea la Sub-Direccin Administrativa-Financiera para
su aprobacin.
ENCARGADO DE COMPRAS SOLICITUD DEL BIEN
8.1 Notifica al proveedor para que entregue el producto al Almacn de
suministros.
9.1 RAZONA FACTURA
ENCARGADO DE COMPRAS Especificando claramente en que se va a utilizar el bien o servicio.
9.2 Solicita la firma del Guardalmacn
9.3 Solicita la firma del Sub-Director --
Administrativo-Financiero
9.4 Recibe del Guardalmacn Constancia de Ingreso al Almacn forma 1-H
PREPARA DOCUMENTO DE PAGO
ENCARGADO DE COMPRAS Recibe Factura con las firmas correspondientes.
10.1 Integra los expedientes incluyendo
la constancia de ingreso al Alma-
cn.
10.2 .Elabora Orden de Compra
10.3 Recopila firmas de Revisin de . Auditora Interna, Sub-
Director
Administrativo-Financiero y Di-
Rector General de Covial.
10.4 Traslada expediente a Caja y Pagadura.
6
5
8
9
10
Pag. 2 de 5
ESTIMADO
ENCARGADO DE COMPRAS SOLICITUD DE PAGO DE COMPRA
DIRECTA:
Recibe expedientes visados
a) menor de Q. 10,000.00
11.1 Archiva una copia
11.2 Traslada original a Seccin de
Caja y Pagadura.
b) Mayores de Q.10,000.00
11.3 Traslada a Financiero
Si tiene reparo:
11.4 Corrge y devuelve para inicio.
ENCARGADO DE
COMPRAS.
RGIMEN DE COTIZACIN O LICITACIN
Recibe Pedidos:
a) Para evento de cotizacin 12..1
b) Para Licitacin paso 12.4
12.1 Verifica:
Si el evento es pblico paso 12..3
Si el evento es restringido. 12.2
12.2 Verifica que lleve adjunto
trminos de referencia, lista
corta de participantes.
12.3 Llena formulario de invitacin a
cotizar Paso 12.4
12.4 Verifica que toda la documentacin
c) Para la licitacin (Art. 18 Ley de Contrataciones del Estado) est
aprobada por la autoridad administrativa Superior de la dependencia.
ENCARGADO DE COMPRAS PUBLICAC IN EVENTO
13.1 Recibe el Formulario de Coti-
zacin original y copias
13.2 Revisa
13.3 Si est correcto lo solicitado.
ENCARGADO DE COMPRAS 14 14.1 Publica en GUATECOMPRAS
de acuerdo con Artculo No. 8, Resolucin
100 Normas para uso del Sistema Guatecompras. Paso 14.2
Si el evento es restringido publica lista corta.
Si es licitacin.
14.2 Publica convocatoria a licitar dos veces En diario oficial y en otro de
mayor circulacin y en Sistema de GUATECOMPRAS.
14.3 Entrega Bases de licitacin a quien solicita. Si es lista corta nicamente
a participantes. Paso 16.
ENTREGA DE INVITACIONES
15.1 Entrega formularios a interesados a participar no menos de 3, si el
monto es menor de Q.300,000.00 no menos de 5, si el monto es mayor de
Q.300,000.00.
13
11
12
Pag. 3 de 5
ESTIMADO
ENCARGADO DE COMPRAS 15 Si es restringido
15.2 Entrega formularios de acuerdo a lista Corta. 8 das
15.3 Verifica firma y sello de recibido de interesados.
INTERESADO A
PARTICIPAR
16 ENTREGA DE INVITACIONES Y BASES
Recibe invitacin a cotizar o licitar y tienen el tiempo establecido en bases,
para preparar y presentar la oferta en sobre cerrado a la Junta.
PREPARA EXPEDIENTE PARA LA JUNTA.
Espera tiempo para apertura.
17.1 Prepara expediente para la Junta
Receptora, calificadora y adjudi-
Cadora de ofertas. (Pedido y/o
Ofertas, trminos de referencia
formulario de invitacin,
firma de recibo por interesados, -
publicaciones y anexos de Guate-
compras.
17.2 Elabora oficio para comisin
17.3 Adjunta expediente
17.4 Entrega expedientea Junta, para apertura, calificacin y adjudicacin
de ofertas.
ENCARGADO DE COMPRAS PUBLICACIN DE OFERENTES PARTICIPANTES. 24 horas.
Recibe de Secretaria de Junta, lista de oferentes, para hacer publicacin en
GUATECOMPRAS, a ms tardar 24 horas
despus del vencimiento de plazo para presentar ofertas.
18.1 Publica.
SECRETARIA DEL
DIRECTOR
TRASLADO EXPEDIENTE A SUPERIORIDAD
Recibe expediente de adjudicacin y traslada al Director de Covial.
DIRECTOR GENERAL APRUEBA O IMPRUEBA
Recibe acta de adjudicacin y expediente,
Revisa y:
20.1 Si est conforme firma de aprobada la adjudicacin para proceder a
efectuar
la compra respectiva.
20.2 Emite resolucin, traslada expediente al Encargado de Compras con
copia
a Comisin. Paso No. 21
20.3 Si no est conforme rechaza el acta de Adjudicacin para que sea
revisado el Proceso por la Junta.
18
ENCARGADO DE COMPRAS 17
19
20
Pag. 4 de 5
ESTIMADO
ENCARGADO DE
COMPRAS
PUBLICACIN
Recibe Expediente con resolucin razonada de la de la adjudicacin.
21.1 Publica en Sistema de Guatecompras,
La adjudicacin, (antes de notificacin Por escrito al adjudicatorio)
21.2 Espera tres das para que la oferta quede en firme.
REQUERIMIENTO DEL PRODUCTO AL PROVEEDOR.
Cuando se trate de mercancas, obras, bienes o servicios que sean adquiridos
en el Mercado local o entrega inmediata, podr omitirse la celebracin del
contrato escrito, Siempre, que el monto de la negociacin no Exceda de Q.
100,000.00, hacindose constar en acta todos los pormenores de la
Negociacin, agregando las constancias del
caso al expediente respectivo.
22.1 Solicita el producto al Proveedor
Paso 8.
Publica Orden de compra en Guatecompras, previo a ser entregada al
Proveedor.
22.2 Si la compra es mayor de
Q..100,000.00 traslada expediente ala Asesora Jurdica para elaborar el
Contrato Administrativo correspondientey espera que el Ministerio apruebe el
Contrato y notifique por escrito al proveedor, el Acuerdo Ministerial.
ENCARGADO DE COMPRAS 23 RECIBE COPIA DEL ACUERDO MINISTERIAL
23.1 Pblica el Contrato administrativo y requiere el producto al proveedor
Paso 8.
F I N D E L P R O C E S O
21
ENCARGADO DE
COMPRAS
22
Pag. 5 de 5
Proceso de Almacn y Suministros Proceso de Almacn y Suministros
Seccion: Almacn
Proceso: Ingreso de Bienes y Suministros
Paso
Numero
1.1. Presenta con el (los) bien(es) o suministro(s)
requeridos, segun pedido, dado en el departamento
de compras.
2.1.
Verifica que el (los) bien(es) o suministro(s),
coincida(n)
con lo especificado en la orden de compra
2.2. De no ser correcto, no es recibido
2.3.
S es correcto se informa al Proveedor, para que
efectu la entrega
3.1. Entrega el producto al Encarcado de Almac
4.1. Cuenta la Cantidad de Bienes o Suministro
4.2. Revisa el estado en que es entregado el(los) bien(es)
y/o suministro(s), en la medida de lo posible
4.3. de no ser correcto, no es recibido
4.4. De ser correcto se efectu su ingreso
Encargado de Almacn 5 5.1.
Efectua el ingreso de lo recibido en Formulario 1-H de
la C.G.C.
6.1.
Registra el(los) bien(es) y/o suministro(s) en el libro de
cuenta corriente (Kardex
6.2.
Envia al Encargado de Inventarios la Forma 1-H, para
que verifique y coloque los sellos de inventariableo no
segn sea el caso
7.1.
Si es inventarible, procede a hacer registro, luego
remite al encargado de almacn la asignacion del No.
de Inventario, devuleve al formulario 1H con la
indicacion respectiva
7.2. Si no es inventariable, remite al encargado de almac
8.1. Almacna el Bien o Suministro 8 Encargado de Almacn
FIN DE PROCESO
1
Actividad
2 Encargado de Almacn
7 Encargado de Inventario
3
Encargado de Almacn 4
Prooveedor
Responsable Tiempo
Proveedor
Seccion: Almacn
Proceso: Recepcion de Bienes y Suministros
Paso
Numero
1.1. Presenta con el (los) bien(es) o suministro(s)
requeridos, segun pedido, dado en el departamento
de compras.
2.1. Verifica que el (los) bien(es) o suministro(s), coincida(n)
con lo especificado en la orden de compra.
2.2. De no ser correcto, no es recibido
2.3.
S es correcto se informa al Proveedor, para que efectu la entrega
3.1. Entrega el producto al Encarcado de Almacn
4.1. Cuenta la Cantidad de Bienes o Suministros
4.2.
Revisa el estado en que es entregado el(los) bien(es) y/o suministro(s),
en la medida de lo posible.
4.3. de no ser correcto, no es recibido
4.4. De ser correcto se efectu su ingreso
5 5.1. Efectua el ingreso de lo recibido en Formulario 1-H de la C.G.C.
6.1.
Registra el(los) bien(es) y/o suministro(s) en el libro de cuenta corriente
(Kardex)
6.2. Envia al Encargado de Inventarios la Forma 1-H, para que verifique y
coloque los sellos de inventariable o no segn sea el caso.
7.1.
Si es inventarible, procede a hacer registro, luego remite al encargado de
almacn la asignacion del No. de Inventario, devuleve al formulario 1H
con la indicacion respectiva
7.2.
Si no es inventariable, remite al encargado de almacn
6
7
1
Actividad
2
3
4
8.1. Almacna el Bien o Suministro 8
FIN DE PROCESO
Seccion: Almacn
Proceso: Despacho de Suministros
Paso
Numero
1.1.
Presenta Forumulario de Solicitud de Bienes y/o
Suministros
2.1.
Verifica los datos y firmas respectivas, consignados
en el formulario de solicitud
3.1.
De no haber existencia de lo solicitado, coloca sello
indicando lo mismo.
3.2.
Es devuelta la solicitud al interesado para su tramite,
en Compras.
4.1. De haber existencia es entregado el suministro
Encargado de Almacn 5 5.1. Se opera la solicitud y archiva
Encargado de Almacn
FIN DE PROCESO
Responsable Tiempo
Depto. Interesado 1
Actividad
2
Seccion: Almacn
Proceso: Despacho de Suministros
Paso
Numero
1.1. Presenta Forumulario de Solicitud de Bienes y/o Suministros
2.1.
Verifica los datos y firmas respectivas, consignados en el formulario
de solicitud
3.1.
De no haber existencia de lo solicitado, coloca sello indicando lo
mismo.
3.2.
Es devuelta la solicitud al interesado para su tramite, en Compras.
4.1. De haber existencia es entregado el suministro
Encargado de Almacn 5 5.1. Opera la solicitud y archiva
4
FIN DE PROCESO
Responsable
Depto. Interesado 1
Actividad
Encargado de Almacn
Seccion: Almacn
Proceso: Control y Despacho de Combustible
Paso
Numero
1.1.
Presenta solicitud de combustible, en el cual indica
el Kilometraje a recorrer, firma del superior
inmediato, cantidad de combustible expresada en
dinero
2.1.
Verifica que la solicitud contega las firmas
respectivas, kilomatreje y monto aproximado de
combustible
3.1.
Recalcula el monto de combustible en base a un
precio Promedio, y tipo de motor
4.1.
Verifica la lectura del hodometro para verficar el
dato consigando en la solicitud
Encargado de Almacn 5 5.1.
De no existir la cantidad solicitada en cupones, se
remite al Sub-Director Administrativo Financiero
para que extienda un vale en concepto de
Combustible.
6.1.
De existir la cantidad solicitada en cupones, se
entrega al solicitnate
7.1.
Anota en libro de cuenta corriente, la cantidad dada
y el solicitante firma de enterado
7.2.
Cuando el solicitante regresa de la comision, se
verifica el recorrido del vehiculo
Encargado de Almacn
FIN DE PROCESO
Responsable Tiempo
Solicitante 1
Actividad
2
Seccion: Almacn
Proceso: Despacho de Combustible
Paso
Numero
1.1.
Presenta solicitud de combustible, en el cual indica el
Kilometraje a recorrer, firma del superior inmediato, cantidad de
combustible expresada en dinero
2.1.
Verifica que la solicitud contega las firmas respectivas,
kilomatreje y monto aproximado de combustible
3.1.
Recalcula el monto de combustible en base a un precio
Promedio, y tipo de motor
4.1.
Verifica la lectura del hodometro para verficar el dato
consigando en la solicitud.
5 5.1.
De no existir la cantidad solicitada en cupones, se remite al
Sub-Director Administrativo Financiero para que extienda un
vale en concepto de Combustible.
6.1.
De existir la cantidad solicitada en cupones, se entrega al
solicitnate.
7.1.
Anota en libro de cuenta corriente, la cantidad dada y el
solicitante firma de enterado
7.2.
Cuando el solicitante regresa de la comision, se verifica el
recorrido del vehiculo.
FIN DE PROCESO
1
Actividad
2
3
4
6
7
Proceso de Inventarios Proceso de Inventarios

MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y
VIVIENDA
UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL
PROCESO DE INVENTARIOS
Pgina 1 de 12

RESPONSABILIDAD
No. DE
PASOS
ACTIVIDAD
TIEMPO
ESTIMADO
Encargado de
Inventarios
1
RECEPCION DE
INFORMACION
Recibe de las diferentes
oficinas de la Unidad:
1.1 Constancias de ingreso a
Almacn y al Inventario.
(ALMACEN)
1.2 Reporte semanal de
movimiento de ingresos y
egresos de almacn.
(ALMACEN)
1.3 Ordenes de Movimiento de
bienes Fungibles, Fijo o
Vehculos.

Encargado de
Inventarios
2
REGISTRO Y CONTROL
Anota en cuadro de Control de
reportes, lo recibido
diariamente y toma en cuenta
lo siguiente:
2.1 Verifica que el contenido
este relacionado con el
Inventario.
2.2 Da ingreso al cuadro de
control, anotando el registro,
fecha, y procedencia, asunto,
etc.

Encargado de
Inventarios
3
MARGINA EXPEDIENTES
Recibe los documentos para su
anlisis, revisin, firma.
Si es constancia de Ingreso a
almacn y a inventario
3.1 Verifica: si el bien es
inventariable que lleve anotado
el nmero de registro de
inventario. 3.2

Si no tiene nmero el

VIVIENDA
Pgina 2 de 12
encargado de Inventarios le
asigna su respectivo Nmero.

3.2 Firma, estampa sello
INCLUIDO EN INVENTARIO
archiva copia y traslada a el
Guardalmacn por medio de
conocimiento.

3.3 Si el bien no es
inventariable, firma y estampa
sello de BIEN NO
INTARIABLE traslada al
Guardalmacn por medio de
conocimiento.
Encargado de
Inventarios
4
SI ES REPORTE SEMANAL
DE MOVIMIENTO INGRESO
Y EGRESOS DE ALMACEN.
4.1 Revisa cuadro y verifica
que se hayan reportado todas
las constancias de ingreso al
almacn.

4.2 Si no esta completa la
documentacin se le devuelve
a Guardalmacn. Por medio de
Conocimiento.
4.3 En Caso de bienes
Inventariables, el encargado de
Inventarios realiza el ingreso a
registros contables.
(SICOIN WEB) PASO 9.

Encargado de
Inventarios
5
Si son rdenes de
Movimiento de Vehculos y
Traslados.

5.1 Verifica si la orden de
movimiento se refiere a un
ingreso nuevo o si es
movimiento Interno.

VIVIENDA
Pgina 3 de 12
Si es ingreso Nuevo

5.2 Revisa y Verifica que lleve
adjunta el acta de recepcin,
consulta archivo de
Constancias de Ingreso a
almacn y realiza el ingreso al
registro contable.
(SICOIN WEB) PASO 9.
Encargado de
Inventarios
6
Sin son Actas por
Donaciones.

6.1 Verifica que lleven adjunto,
la factura, que se le haya
asignado numero de registro
de inventario y le da ingreso a
registros contables (SICOIN
WEB) PASO 9.

Encargado de
Inventarios
7
Si es solicitud de nmero de
Registro Contable.
7.1 Recibe oficio, Verifica que
lleve adjunta copia de la factura
de compra y que describa la
forma de compra (Orden de
compra, caja chica, donacin
etc.)
7.2 Asigna el nmero
correspondiente de acuerdo a
la nomenclatura interna.

Encargado de
Inventarios
8
Recibe oficio de solicitud de
Numero de Inventario.
8.1 Anota en el registro de
control interno y asigna el
nmero de inventario
correspondiente.
8.2 Si el nmero es solicitado
por el almacn se
constituye al marcaje del
bien.

Encargado de 9 Recibe reporte de ingreso y

VIVIENDA
Pgina 4 de 12
Inventarios egreso Semanal del almacn.
9.1 Si el bien es de nuevo
ingreso, digita informacin, e
ingresa datos en el sistema
SICOIN WEB.
9.2 Si es movimiento interno,
se digita la informacin,
efectuando el movimiento de
cargo y descargo, en el rea
involucrada.
Encargado de
Inventarios
10
BAJA DE INVENTARIO
Por destruccin o
incineracin

En caso de bienes inservibles
que no sea posible su
reparacin,

10.1 Suscribe Acta
describiendo el estado fsico en
que se encuentran los bienes,
separado:

a) material no Ferrroso
b) material Ferreoso.

10.2 Por medio de oficio
solicita a las autoridades
superiores de la institucin la
autorizacin para continuar con
el trmite de baja.
10.3 Adjunta al oficio,
certificacin del acta y
certificacin del ingreso al
inventario de la institucin de
los bienes detallados en el
acta.
10.4 Traslada el expediente a
las autoridades superiores de
la institucin. PASO 11.1 Y
11.2

VIVIENDA
Pgina 5 de 12
Autoridad Superior
de la Institucin
11
Si es material no Ferroso.
11.1 Recibe solicitud del frente
de trabajo y por medio del
Ministerio de Ramo solicita se
curse lo actuado a la Direccin
de Bienes del Estado y
Licitaciones del Ministerio de
Finanzas Publica, para que
designe un delegado y solicite
la intervencin de un auditor de
la Contralora General de
Cuentas para que se proceda a
la verificacin, y ordene la
destruccin o incineracin
de los bienes. Suscribindose
el acta respectiva.

Si es material Ferroso.

11.2 Recibe solicitud del frente
de trabajo y por medio del
Ministerio del Ramo solicita se
curse lo actuado a la Direccin
Licitaciones Publicas, para que
designe un delegado y solicite
la intervencin de un Auditor de
la Contralora General de
Cuentas para que procedan a
la Verificacin estado fsico de
los bienes y hacer entrega de
los objetos, a la Direccin de
Bienes del Estado y
Finanzas Publicas, (Para
proceder de acuerdo al
Decreto Numero 103-97 del
Congreso de la Republica de
Guatemala)

Delegado y Auditor
Contralor
12
Si no es material Ferroso
12.1 Verifica el estado fsico de

VIVIENDA
Pgina 6 de 12
los bienes a depurar.
12.2 Ordena la destruccin o
incineracin de los bienes.
12.3 Suscribe Acta dejando
constancia de lo actuado.
12.4 Remite copia certificada
del acta a la dependencia
interesada y Direccin de
Bienes del Estado.
12.5 Por medio de oficio,
solicita al Contralor General de
Cuentas, autorice la baja de los
objetos que ya no deben seguir
figurando en el inventario,
debido a su destruccin o
incineracin.
Si es material ferroso
( Subasta)

12.6 Verifica el Estado Fsico
de los Bienes.
12.7 Mediante acta hace
entrega de los bienes del
Estado y Licitaciones del
Ministerio de Finanzas Publica
( Para proceder de acuerdo al
Decreto Numero 103-97 del
congreso de la Republica de
Guatemala)
12.8 Se suscribe acta dejando
constancia de lo actuado.
Autoridad Superior
de la Unidad
13
13.1 Recibe Resolucin de
baja de la Contralora General
de Cuentas, a travs de la
Direccin de Bienes del
Estado.
13.2 Ordena al Encargado de
Inventarios de la Unidad,
asentar las operaciones
contables de baja del
Inventario.

VIVIENDA
Pgina 7 de 12
Encargado de
Inventarios
14
Por perdida, faltante o
extravi
En caso que se determine un
faltante, al verificar fsicamente
el inventario, por entrega de
puesto.
14.1 Suscribe acata
circunstanciada, con la
participacin del servidor que
tenga cargado el bien,
haciendo constar de lo relativo
al caso y el requerimiento de
pago o reposicin del bien, en
el ultimo caso, el bien deber
ser idnticas caractersticas o
de mejor calidad que del
original.

Si el servidor responsable
repone o paga el bien:

14.2 Se suscribe Acta.
14.3 Por medio de oficio se
adjunta certificacin del acta y
de ingreso al inventario, se
remite expediente a travs de
las autoridades superiores de
la institucin, a la Contralora
General de Cuentas, para que
ordene ala baja que
corresponda. Y paso 13

Si el servidor no repone o
paga el bien.

14.3 Por medio de oficio,
adjuntando acta y certificacin
de ingreso al inventario, deber
cursarse el expediente a las
autoridades superiores de la
Institucin para inicio del

VIVIENDA
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proceso Econmico Coactivo.

15
En caso de sustraccin de
bienes muebles, Vehculos. (
Robo )

15.1 Suscribe Acta en la cual
se hace constar lo sucedido.
15.2 Con copia certificada del
acta, presenta la denuncia ante
la autoridad policaca mas
cercana al robo o en un tribunal
competente.
15.3 Certificacin de la fase en
que se encuentre el proceso
judicial.
15.4 Certificacin de ingreso al
Inventario de la Institucin
15.5 Remitir el expediente a la
autoridad Superior de la
Institucin, para que esta a
travs del Ministerio del Ramo,
curse el expediente a la
Contralora General de
Cuentas, para la continuacin
y terminacin del trmite de
baja.

Autoridad Superior
de la Institucin
16
Traslado a otra dependencia
16.1 Solicita a la Autoridad
Superior del Ministerio, y
Certificacin de ingreso al
inventario solicita a la Direccin
Finanzas Publicas. (Para que
emita la resolucin
respectiva, para el cargo del
bien en la dependencia que
lo recibe y descargo de la
que entrega.)
Al recibir resolucin, nombra
comisin para hacer entrega

VIVIENDA
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del bien.
Comisin
Nombrada
17
17.1 Recibe nombramiento
17.2 Suscribe acta de entrega
y recepcin del bien.
17.3 Cursa el expediente al
Encargado de Inventarios para
el descargo del bien en el
inventario de la Unidad.

Encargado de
Inventarios
18
Desastres Naturales

En relacin a incendios,
Terremotos, inundaciones,
desaparicin de bienes, Etc.
18.1 Suscribe acta en la cual
hace constar lo acontecido,
detallando en forma
pormenorizada los bienes
afectados.
18.2 Con Certificacin del acta,
presenta denuncia ante
autoridades policacas mas
cercanas o ante un tribunal
competente.
18.3 Mediante oficio
(adjuntando certificacin de
acta de registro de ingreso al
inventario), solicita a la
autoridad Superior de la
Institucin curse el expediente
a la Contralora General de
Cuentas, para continuacin y
conclusin del tramite de baja
de lo afectado por el desastre.
Paso No. 13

19
Casos no Previstos en la Ley
19.1 Se Suscribir acta en la
cual hace constar los

VIVIENDA
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pormenores del caso.
19.2 Adjunta certificaciones de
acta y de ingreso al inventario.
19.3 Traslada a las autoridades
Superiores de la Unidad, para
que por medio del Ministerio se
curse el expediente a la
Contralora General de
Cuentas, para que resuelva el
caso.

Encargado de
Inventarios
20

Depuracin de Bienes No
Inventariables ( FUNGIBLE)

Por destruccin o
incineracin

En el caso de bienes
inservibles que no sea posible
su reparacin.
20.1 Suscribe Acta
describiendo el estado fsico en
que se encuentran los bienes,
separando:
a) Material no Ferroso
b) Material Ferroso.
20.2 Por medio de oficio
solicita a las autoridades
superiores de la Institucin la
autorizacin para continuar con
el trmite de baja.
20.3 Adjunta al oficio,
certificacin del Acta y
certificacin del ingreso al
inventario de la Unidad de los
bienes detallados en el acta
suscrita.

VIVIENDA
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20.4 Traslada el expediente a
las
Autoridades superiores de la
Unidad.
Autoridad Superior
de la Institucin
21
21.1 Recibe solicitud de
depuracin de bienes no
inventarales.
21.2 Traslada a la Unidad de
Auditoria Interna.

21.1 Recibe expediente de
solicitud de depuracin de
bienes no inventariable.
21.2 Recibe expediente de
solicitud de depuracin de
bienes no inventariables.

Si no es material ferroso.

22.3 Suscribe acta
correspondiente, para el
registro de baja del bien en los
registros auxiliares de
inventarable.

Si es material ferroso.

22.2 Verifica estado fsico de
los bienes y ordena la
destruccin de los mismos.

22.3 Suscribe acta
correspondiente, para el
registro de baja del bien en los
registros auxiliares de
inventario.

Si es material Ferroso

22.4 Verifica estado fsico de
los bienes.

VIVIENDA
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22.5 Suscribe el acta
Circunstancial.
22.6 Con copia certificada del
acta, traslada expediente a la
autoridad superior de la Unidad
para que la Contralora General
de Cuentas emita la resolucin
y conjuntamente con un
Delegado del Departamento de
adjudicacin y legalizacin de
bienes del Estado, procedan a
recibir el material ferroso y
mediante resolucin lo entrega
a la comisin encargada de la
venta o permuta de material
ferrosos. ( Decreto Numero
103-97 del Congreso de la
Republica de Guatemala)
PASO No. 13

Encargado de
Inventarios
23
Al 31 de diciembre de cada
ao, elabora cuadros FIN- 1 y
FIN- 2, el cual remite a mas
tardar el 31 de enero de cada
ao, a la Direccin de
Contabilidad del Estado y
bienes del Estado y
Licitaciones, del Ministerio de
Finanzas Publicas.

No. PROCEDIMIENTO
JEFE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
DIVISIN
FINANCIERA
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
LA INSTITUCIN
MINISTERIO DEL
RAMO
COMISION AUDITORIA INTERNA
1
TRASLADO DE BIENES A OTRAS DEPENDENCIAS, EN
DESUSO VENTA O PERMUTA.
a) Traslado a otras dependencias, bienes en buen estado, b)
Desuso. c) Permuta d) Desastres Naturales:
1.1 Jefe de la entidad interesada suscribe acta pormenorizada.
1.2 Elabora certificacin de ingreso al inventario. 1.3 Elabora,
imprime y firma oficio de solicitud y adjunta certificacin de
acta y certificacin de ingreso al inventario. 1.4 Traslada al
Financiero para su conocimiento.
2 CONOCIMIENTO FINANCIERO
2.1 Recibe el expediente 2.2 Cursa el expediente a Autoridad
Superior, solicitando se traslade el mismo al Ministerio del
Ramo.
3 SOLICITUD DE AUTORIZACIN
3.1 Recibe Expediente 3.2 Verifica. Si es
conveniente. 3.3 solicita a Autoridad Superior del Ministerio
autorizacin para el traslado del bien a otra institucin,
desuso o permuta de bienes (Art. 1 Literal a) Acuerdo
Gubernativo 1056-92) Si no es
conveniente 3.4 Rechaza. (paso 2)
4 AUTORIZACIN MINISTERIO DEL RAMO
4.1 Recibe Expediente de Solicitud. 4.2 Analiza. Si es
conveniente. 4.3 Autoriza. 4.4 traslada Autoridad interesada
Si no es conveniente 4.5 Rechaza (paso 3)
DISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJOS POR BIENES NO UTILIZADOS, DESUSO VENTA O PERMUTA III
1
2
3
4
si
no
2
2
PAG.
2
si
no
1
1
PROCEDIMIENTO
JEFE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
DIVISIN
FINANCIERA
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
LA INSTITUCIN
MINISTERIO DEL
RAMO
5 AUTORIZACIN MINISTERIO DEL RAMO
5.1 Recibe expediente con autorizacin del Ministerio. 5.2
Verifica:
a) Si es traslado a otra dependencia.
b) Bienes en desuso.
c) Permuta. En cualquiera de los casos:
5.3 Nombra una comisin para hacer entrega de los bienes.
6 ACTUACIN DE LA COMISIN
6.1 Recibe el Expediente y analiza:
a) SI ES TRASLADO A OTRA DEPENDENCIA: 6.2
prepara la entrega y se comunica con inventarios de la otra
dependencia . 6.3 suscribe acta de recepcin y entrega. 6.4
Adjunta al expediente constancia de ingreso al inventario. 6.5
Cursa el expediente a la Superioridad para solicitar resolucin
de Bienes del Estado.
7 INFORMA A SUPERIORIDAD
7.1 Recibe Expediente 7.2 Cursa al Ministerio del Ramo para
solicitar resolucin de baja a la Direccin de Bienes del Estado
y Licitaciones del M. F.P.
8 SOLIITUD DE RESOLUCIN DE BAJA
8.1 Recibe expediente de solicitud. 8.2 Emite solicitud de
resolucin respectiva a Direccin de Bienes del Estado y
Licitaciones del M. F. P. 8.3 Traslada el expediente. Espera
resolucin y al tenerla la enva a entidad interesada.
DISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJOS POR BIENES NO UTILIZADOS, DESUSO O PERMUTA III
5
PAG.
1
6 a)
7
8
c/d
PAG.3
5
PROCEDIMIENTO
JEFE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
DIVISIN
FINANCIERA
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
LA INSTITUCIN
MINISTERIO DEL
RAMO
9 RECEPCIN DE RESOLUCIN DE BAJA
9.1 Recibe resolucin de baja 9.2 traslada a Coordinador
Financiero para que ordene operar la baja de inventarios.
10 ORDEN DE BAJA DE REGISTROS CONTABLES
10.1 Recibe resolucin. 10.2 Traslada a jefe de inventarios
para que opere la baja en registros.
11 BAJA DE REGISTROS CONTABLES
11.1 Recibe 11.2 traslada al auxiliar de inventarios para que
opere la baja en el libro SICOIN WEB. 11.3 Remite informe
sobre las bajas realizadas a la Direccin de Contabilidad del
Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio
de finanzas Pblicas.
12 BAJA DE LIBROS.
12.1 Recibe resolucin 12.2 Ingresa al Sistema y rebaja de
los registros , los bienes detallados, conforme al valor
registrado en libros. 12.3 Archiva documentos.
13
b) SI SON BIENES EN DESUSO 13.1 Verifica estado fsico
de los bienes, Prepara la entrega 13.2 Suscribe Acta de
entrega y recepcin. 13.3 Solicita a la Direccin de Bienes del
Estado y Licitaciones del M.F.P. proceda al traslado ,
destruccin o baja correspondiente. 13.4 Cursa el expediente
a la superioridad (PASO del 7 al 12)
13 b)
PAG.4
PAG. 2
9
10
11
12
PROCEDIMIENTO
JEFE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
DIVISIN
FINANCIERA
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
LA INSTITUCIN
MINISTERIO DEL
RAMO
14
c) VENTA O PERMUTA: 14.1 Recibe expediente 14.2
Verifica estado fsico de los bienes 14.3 Suscribe Acta donde
conste los bienes en desuso que se deseen permutar. prepara
documentos: 14.4 Solicita autorizacin del Ministerio de
Finanzas Pblicas. 14.5 Adjunta acta suscrita con motivo de la
transaccin 14.6 Adjunta Certificacin de ingreso al inventario.
14.7 Adjunta certificacin de ingreso de la cantidad percibida
Cta. Gobierno de la Repblica Fondo Comn. Si la Institucin
tiene fondos privativos, adjuntar certificacin de ingresos. 14.8
Traslada expediente a autoridades superiores para solicitar
resolucin a la Direccin de Bienes del Estado, (PASO del 7 y
12)
15
d) DESASTRES NATURALES: En caso de incendios,
terremotos, inundaciones, desapariciones de bienes etc. 15.1
Suscsribe Acta en la cual hace constar lo acontesido. 15.2
Presenta denuncia ante autoridades policiacas ms cercana,
ratifica ante el Ministerio Pblico. 15.3 mediante oficio,
adjuntando certificacin de acta y registro de ingreso al
inventario y traslada a Jefatura Financiera para que tome nota
y lo traslade a Superioridad.
16 16.1 Recibe expediente 16.2 Toma nota y cursa a las
Autoridades Superiores, para que se traslade al Ministerio del
Ramo solicitando se curse a la CGC. (Paso 8.)
17
e) CASOS NO PREVISTOS EN LA LEY: 17.1 Suscribe Acta
en la cual hace constar pormenores del caso. 17.2 Adjunta
certificacin de ingreso al inventario. 17.3 Traslada a la
Jefatura Financiera, para que lo curse a la Superioridad para
que por su medio el Ministerio solicite a la Contralora General
de Cuentas resuelva el caso.
FIN DEL PROCESO
NOTA: LOS TIEMPOS ESTIMADOS ESTARN EN FUNCIN DE CADA UNIDAD EJECUTORA.
14 c)
PAG.3
15 d)
5
6
6
No. PROCEDIMIENTO JEFE INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
DIVISIN
FINANCIERA
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE LA
INSTITUCIN
MINISTERIO CIV COMISIN
1
BAJAS DE INVENTARIOS
1. Por destruccin e incineracin
2. Por prdida, faltante o extravo.
3. Sustraccin de bienes muebles, vehculos y robo
POR DESTRUCCIN O INCINERACIN. En el caso que los bienes inservibles
que no sea posible su reparacin: 1.1 Jefe interesado, suscribe acta describiendo
el estado fsico en que se encuentran los bienes: separando a) MATERIAL NO
FERROSO b) MATERIAL FERROSO (piezas metlicas, mateiales y desechos de
hierro, acero, bronce, aluminio y otros). 1.2 Elabora oficio de solicitud de baja 1.3
Adjunta al oficio certificacin del acta y del ingreso al inventario de los bienes
detallados. 1.4 Traslada expediente a la autoridad inmediata superior. (Lo anterior
debe hacerse dentro de los 90 das al inicio del ejercicio fiscal.)
2
Conocimiento de la Jefatura Financiera
2.1 Recibe expedientes 2.2 Providencia a las
Autoridades Superiores de la Institucin, para autorizacin y solicitud ante el
Ministerio del Ramo. (paso 3 a y b)
3.1 Recibe expediente de solicitud 3.2 Traslada solicitud al Miniserio del Ramo,
para que se curse a Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de
Finanzas Pblicas, para que designe un delegado y solicite la intervencin de un
Auditor de la Contralora General de Cuentas para que con el auxiliar de inventarios
de la Institucin y por medio de acta procedan a la verificacin de los bienes, a) Si
es material no ferroso: ordenan la destruccin e incineracin de los bienes,
b) si es material ferroso: por medio de acta entregan los mismos a la
Direccin de Bienes del Estado, para inicio del proceso de venta o permuta. En
ambos casos se entrega copia del acta para solicitar la resolucin de baja y se
espera la misma.
DISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJO II
1
2
3
no ferroso
ferroso
PAG.2
2
1
1
1
2,3
No. PROCEDIMIENTO
JEFE INVENTARIOS AUXILIAR DE
INVENTARIOS
DIVISIN FINANCIERA DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE LA
INSTITUCIN
4
RESOLUCIN PARA BAJA DE REGISTROS
4.1 Direccin, recibe resolucin de baja de la Contralora General de Cuentas.
4.2 Traslada a Inventarios para asentar operaciones contables.
5 BAJA DE REGISTROS CONTABLES
5.1 Recibe. 5.2 Adjunta a la resolucin acta suscrita por la entidad. 5.3 Traslada
al auxiliar de inventarios para que opere la baja en el libro (SICOIN WEB). 5.4
Remite informe sobre las bajas realizadas a la Direccin de Contabilidad del Estado
y Bienes del Estado y Licitaciones ambas del Ministerio de Finanzas Pblicas.
6 BAJA EN LIBROS
6.1 Recibe documentos. 6.2 Ingresa al sistema y rebaja de los registros, los
bienes detallados, conforme al valor registrado en libros. 6.3 Archiva documentos.
7 POR PERDIDA, FALTANTE O EXTRAVO
En caso que se determine un faltante, al verificar fsicamente el inventario, por
entrega de puesto 7.1 Suscribe acta circunstanciada, con participacin del servidor
que tenga a su cargo el bien, requiriendole el pago o reposicin del mismo. Si el
servidor paga o repone el bien: 7.2 Suscribe acta. 7.3 Elabora oficio y adjunta
acta, certificacin de ingreso al inventario. 7.4 Traslada expediente a Divisin
Financiera para trmite correspondiente. Si el servidor no repone ni paga el bien
7.5 Suscribe acta, 7.6 Elabora oficio y adjunta acta y cursa a la Divisin Financiera,
para inicio de Proceso Econmico Coactivo.
8
CONOCIMIENTO AUTORIDAD SUPERIOR
Recibe expediente. 8.1 Traslada a Autoridad Superior de la Institucin.
DISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJO II
PAG.1
5
6
7
8
PAG.3
2
PROCEDIMIENTO
JEFE INVENTARIOS AUXILIAR DE
INVENTARIOS
DIVISIN FINANCIERA DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE LA
INSTITUCIN
9
SOLIITUD DE RESOLUCIN
Recibe expediente: Si es por pago o reposicin del bien 9.1 Lo cursa al Ministerio
para que ste lo traslade a la Contralora General de Cuentas. Si no se recuper el
bien, 9.2 Lo cursa a la Asesora Jurdica para lo que proceda. Espera resolucin y
( Paso 4,5 y 6)
10
SUSTRACCIN DE BIENES MUEBLES, VEHCULOS (ROBO)
10.1 Suscribe Acta en la cual se hace constar lo sucedido. 10.2 Presenta denuncia
ante autoridad policiaca mas cercana y ratifica en el Ministerio Pblico.10.3 Solicita
al Ministerio Pblico certificacin de la fase en que se encuentra el proceso judicial.
10.4 Emite certificacin del ingreso al inventario de la Institucin. 10.5 Elabora
oficio adjuntando certificacin de acta, denuncia, certificacin de constancia
ingreso al inventario y remite el expediente a Divisin Financiera.
11 CONOCIMIENTO AUTORIDADES SUPERIORES
Recibe expediente. 11.1 Traslada a Autoridad Superior de la Institucin.
12 SOLICITUD DE RESOLUCIN
Recibe expediente. 12.1 Traslada al Ministerio del Ramo, para que se curse el
expediente a la Contralora General de Cuentas, para la continuacin y fenecimiento
del trmite de baja. Espera Resolucin y (paso 4, 5 y 6)
FIN DEL PROCESO
NOTA: LOS TIEMPOS ESTIMADOS ESTARN EN FUNCIN DE CADA UNIDAD EJECUTORA
DISMINUCIONES O BAJAS DE INVENTARIOS FIJO
PAG.2
9
10
11
12
3
No. PROCEDIMIENTO JEFE DE INVENTARIOS DIVISIN FINANCIERA
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE LA
INSTITUCIN
UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA
1
POR DESTRUCCIN O INCINERACIN. En el caso que los bienes inservibles que no sea
posible su reparacin: 1.1 Jefe interesado, suscribe Acta describiendo el estado fsico en que se
encuentran los bienes: separando a) MATERIAL NO FERROSO b) MATERIAL FERROSO
(piezas metlicas, mateiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros). 1.2 elabora
oficio de solicitud de baja 1.3 adjunta al oficio certificacin del acta y del ingreso al inventario de
los bienes detallados. 1.4 Traslada expediente a la autoridad inmediata superior.
2
CONOCIMIENTO JEFATURA FINANCIERA
2.1 Recibe expedientes
2.2 Traslada a Autoridades Superiores de la Institucin.
3.1 Recibe expediente de solicitud
3.2 Traslada solicitud a Unidad de Auditoria Interna.
4
VERIFICACIN AUDITORIA INTERNA
4.1 Recibe expediente. a) Si es material no ferroso: 4.2 Verifica estado fsico de los bienes. y
ordenan la destruccin e incineracin de los mismos, 4.3. Suscribe acta para el registro de baja en
los registros auxiliares. b) si es material ferroso: 4.4 Verifica el estado fsico de los bienes. 4.5
Suscribe acta circunstanciada. 4.6. Con copia certificada del acta traslada a Autoridad Superior
para que la Contralora emita resolucin y conjuntamente con un delegado del Departamento de
Adjudicacin y Legalizacin de Bienes del Estado, procedan a recibir el material ferroso y mediante
resolucin lo entrega a la comisin encargada de la venta o permuta de material ferroso.
FIN DEL PROCESO
BAJAS DE BIENES NO INVENTARIABLES (FUNGIBLES)
1
2
3
ferroso
no ferroso
4
No. PROCEDIMIENTO
RECEPCIONISTA
INVENTARIOS
JEFE DE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
FRENTE
INTERESADO
COORD.
FINANCIERO
DIRECTOR
GENERAL
COMISIN
AUDITORIA
INTERNA
1 RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Recibe de las diferentes oficinas de la Planta Central o Departamentos: a)
Constancias de Ingreso a almacn y a inventario y solicitud de nmero de registro
b) Reporte diario de movimiento de ingresos y egresos de almacn (Paso 3) c)
Ingresos nuevos y traslados de valores d) Oficios, actas por donaciones, etc.
Solicitudes de baja de bienes del Estado (paso 9). f) Resoluciones de baja de
bienes del Estado. (paso 7)
2 REGISTRO Y CONTROL
Anota en cuadro de control de reportes, tomando en cuenta lo siguiente: 2.1 El
contenido y que este foliado. 2.2 Ingresa al cuadro de control anotando nmero,
fecha, procedencia asunto, etc. 2.3 Traslada a Jefe de inventarios.
3 MARGINA EXPEDIENTES
Recibe documento para anlisis, revisin, firma o traslado al encargado:
a) Recibe constancia de ingreso a almacn y a inventario y solicitud nmero
de registro 3.1 Clasifica. Si el bien es inventariable, firma y coloca sello de sello
INVENTARIABLE". verifica los requisitos, procede a consignar nmero y ordena
auxiliar consigne nmero de acuerdo a nomenclatura interna 3.2 Si el bien no es
inventariable, firma, estampa sello de "NO INVENTARIABLE", traslada a al
almacn por medio de recepcionista.
4
Recibe Oficio Marginado
4.1 Anota registro de control interno y asigna nmero de inventario, devuelve
constancias de ingreso al almacn por medio de la recepcionista. 4.2 Procede a
marcar el bien con el nmero de inventario asignado.
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE INVENTARIOS I
1
2
3-a
si
no
4
Proceso
almacn
3-a
2
1
1
1
2,3,4,5
2
PAG.
2
PROCEDIMIENTO
RECEPCIONISTA
INVENTARIOS
JEFE DE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
FRENTE
INTERESADO
COORD.
FINANCIERO
DIRECTOR
GENERAL
COMISIN AUDITORIA
INTERNA
5
b) Si es reporte diario de movimieno de ingresos y egresos de almacn.
5.1 Revisa cuadro y verifica que se hayan reportado todas las constancias de
ingreso a almacn y a inventario y los envos correspondientes. (Paso 5.3.) 5.2 Si
no est completa la documentacin devuelve a recepcionista. 5.3 En caso de
bienes inventariabes, traslada al auxiliar de inventario, para ingreso a registros
contables -SICOIN WEB- (Paso 8)
6
c) Ingresos Nuevos (entidades con frente de trabajo) y traslados de valores
6.1 Si es ingreso nuevo, revisa y verifica que lleve adjunta el acta de recepcin,
consulta archivo interno de constancias de ingreso al almacn y traslada al
encargado frente de trabajo de registro en SICOIN WEB.
6.2 Si es movimiento o traslado de valores interno
margina y traslada al auxiliar de inventarios, para operar el movimiento en los
registros contables (SICOIN WEB) de los frentes involucrados en el cambio. Paso
8.
7 d) DONACIONES
d) Si son actas por donaciones.
7.1 Verifica que lleven adjunto la factura, si no existe factura, le da un valor
estimado que, que se le haya asignado nmero de registro de inventario y traslada
al auxiliar de inventarios, para ingreso a registros contables. (SICOIN WEB) Paso
9.
7.2 En un plazo de 10 das, despus del ingreso al inventario, traslada certificacin
de las aportaciones o donaciones en especie a la Direccin de Contabilidad del
Estado. NOTA: Bienes muebles adquiridos por Proyectos Financiados con
recursos externos y que segn los convenios, los mismos pasarn a formar parte del
inventario de bienes del Estado, se registrarn como informacin estadstica y hasta
finalizar el proyecto se trasladarn como parte del inventario.
5-b
si
no
5.3
paso 8
si
paso 8
nuevo
interno
8-e)
SI
NO
PAG. 1
1
Proceso
almacn
Paso 9
2
3
4
2
PAG. 3
PROCEDIMIENTO
RECEPCIONISTA
INVENTARIOS
JEFE DE
INVENTARIOS
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
FRENTE
INTERESADO
COORD.
FINANCIERO
DIRECTOR
GENERAL
COMISIN AUDITORIA
INTERNA
8 e) REGISTRO CONTABLE
Recibe expedientes marginados del Jefe de Inventarios: 8.1 Digita informacin e
ingresa datos en el SICOIN WEB. 8.2 Registra detalladamente y con los mismos
datos que figuran en el inventario, el o los bienes, en la tarjeta de responsabilidad de
cada funcionario o empleado pblico.
FIN DEL PROCESO.
NOTA: LOS TIEMPOS ESTIMADOS ESTAN EN FUNCIN DE CADA UNIDAD EJECUTORA
8
FIN
5
PAG. 2

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