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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN (MECI CALIDAD) MANUAL DE POLTICA Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

VERSIN: 1.0 CDIGO: APGRFSFIMS01 FECHA ACTUALIZACIN: 31 de diciembre de 2009

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MANUAL DE POLTICA Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Fecha de Vigencia: 31 de diciembre de 2009

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CONTROL DE CAMBIOS Versin 1.0 Fecha y acto administrativo de aprobacin Resolucin 3731 de Dic. 31 de 2009 Cambio Documento nuevo Solicitante Luz Fany Vaca

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TABLA DE CONTENIDO

Pg. INTRODUCCIN 1. OBJETIVOS General Especfico 2. MARCO LEGAL 3. MARCO CONCEPTUAL 4. NATURALEZA JURDICA, FUNCIN SOCIAL Y ACTIVIDADES QUE DESARROLLA EL FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA 5. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PBLICA 6. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN CONTABLE 7. PROCESO CONTABLE 8. ESTADOS FINANCIEROS BSICOS 9. POLTICAS CONTABLES 10. PRACTICAS CONTABLES 11. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 12. INDICADORES FINANCIEROS 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA SALVAGUARDA DE EFECTIVO Y TTULOS 14. CONTROLES EXISTENTES ASOCIADOS AL PROCESO CONTABLE 15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 16. RESPONSABLES DE LA PREPARACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA 17. ENTREGA DE CARGO CONTADOR 18. INFORMES Y REPORTES 5 7 4 5

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PRESENTACION El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, es un establecimiento pblico del orden nacional sujeto a la aplicacin de los principios, normas tcnicas y procedimientos fijados en el Rgimen de la Contabilidad Pblica, responsable de realizar una gestin eficiente y efectiva, sujeta al control de los diferentes rganos de vigilancia y fiscalizacin y a la rendicin de cuentas por el manejo y uso de sus recursos. Conforme a lo anterior la informacin financiera debe presentar caractersticas cualitativas, al igual que ser oportuna, razonable, confiable, relevante y comprensible, con el fin de servir de instrumento para la toma de decisiones por parte de los usuarios internos y externos; relacionadas con el control y optimizacin de los recursos pblicos. Las caractersticas cualitativas de la informacin financiera, buscan la representacin razonable de la realidad econmica de la entidad, en la medida que incluye todas las transacciones, hechos y operaciones. Para lograr el objetivo es importante contar con instrumentos normativos que guen a los ejecutores de las actividades que participan en el proceso de registro, preparacin y consolidacin de informes financieros; dotarlos con el Manual de Polticas y Procedimientos contables con el objetivo de proporcionar a la entidad, los elementos necesarios que le permitan contabilizar sus operaciones con criterio unificado. Este manual se considera una herramienta que facilita la consistencia en la preparacin y presentacin de la informacin financiera, as como su interpretacin y comparacin para efectos de control y toma de decisiones; en cuanto contiene las polticas y prcticas contables adoptadas por la entidad tales como, las fechas de cierre o corte para la preparacin de informacin definitiva, mtodos de depreciacin aplicados, vidas tiles aplicables, periodos de amortizacin, mtodos de provisin, porcentajes de provisin, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicacin o exhibicin de informacin contable, perodos de actualizacin de valores, forma de conservar los libros y dems soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentacin de informacin a los entes de control y criterios de identificacin, clasificacin de las operaciones y entrega del cargo del Contador. Para el desarrollo del Manual de Polticas y Procedimientos contables se tom como base el Rgimen de Contabilidad Pblica y aplicacin y desarrollo de la Resolucin 357 del 23 Julio de 2.008, de la Contadura General de la Nacin. 1. OBJETIVO GENERAL Describir las diferentes formas de desarrollar las actividades contables del Fondo, as como la correspondiente asignacin de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que intervienen en el proceso contable y dems procesos en virtud de la caracterstica recursiva que tienen todos los sistemas.
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1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS Establecer procedimientos de Control Interno Contable para el registro y control de las operaciones. Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras realizadas por el fondo sean vinculadas al proceso contable Elaborar los estados contables con informacin financiera y presupuestal fidedigna Mantener actualizados los registros de los bienes, derechos y obligaciones a cargo del Fondo. Garantizar que la informacin financiera, econmica, social y ambiental del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia de Ferrocarriles Nacionales, registre y revele con sujecin a las normas sustantivas y procedimentales del Rgimen de Contabilidad Pblica. Lograr que los estados financieros, informes y reportes contables que se produzcan, sean de utilidad y satisfagan las necesidades de todos los usuarios tanto internos como externos. Servir de herramienta para la toma de decisiones por parte de la alta direccin y permitir ejercer el control interno y externo y el seguimiento a la gestin de la entidad. 1.3 ALCANCE: Aplica para el desarrollo de las actividades contables del Proceso Gestin de Recursos Financieros y la administracin de la informacin financiera entre los procesos de la entidad. 2. MARCO LEGAL El artculo 354 de la Constitucin Poltica le asigna al Contador General de la Nacin la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nacin y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, as como determinar las normas contables que deben regir en el pas conforme a la Ley De acuerdo con el literal f) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996 es funcin del Contador General de la Nacin Impartir instrucciones de carcter general sobre aspectos relacionados con la Contabilidad Pblica. De conformidad con el literal a) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996 corresponde a la Contadura General de la Nacin: Determinar las polticas, principios y normas sobre contabilidad que deben regir en el pas para todo el sector pblico. Los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica determinan el marco general sobre la obligatoriedad de disear y aplicar mtodos y procedimientos de Control Interno por parte de las entidades y organismos del sector pblico. El artculo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeacin y operacin de la respectiva Entidad. El literal k) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996 establece que el Contador General de la Nacin tiene la funcin de disear, implantar y establecer polticas de Control Interno, conforme con la ley.
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El literal r) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996 establece que la Contadura General de la Nacin tiene la funcin de Coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades sealadas en la Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables. La Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997 ratific las atribuciones constitucionales y legales del Contador General de la Nacin de expedir normas de carcter obligatorio y vinculante a todas las entidades del sector pblico, respecto del alcance de las facultades que en materia de Control Interno le corresponden al Contador General de la Nacin y que estn contenidas en el literal k) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996. El Consejo de Estado, en sus fallos, ha ratificado la competencia constitucional, legal y reglamentaria del Contador General de la Nacin para expedir normas preventivas y de obligatorio cumplimiento para los diferentes servidores pblicos con niveles de autoridad y responsabilidad frente al Sistema de Control Interno Contable. El artculo 7 del Decreto 1914 de 2003 seala que el representante legal y el mximo organismo colegiado de direccin, segn sea la entidad pblica que se trate, sern responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca informacin razonable y oportuna. El fundamento del Modelo Estndar de Control Interno adoptado mediante Decreto 1599 de 2005, es promover en los funcionarios pblicos el desarrollo de una cultura de Autocontrol. El Decreto 1537 de 2001 dispone la regulacin necesaria para establecer en el sector pblico una administracin por procesos y la obligatoriedad de administrar los riesgos. El Rgimen de Contabilidad Pblica, contiene la normatividad que deben aplicar las entidades contables pblicas, el cual esta integrado por el Plan General de Contabilidad Pblica, el Manual de Procedimientos (adoptado mediante Resolucin 356 de septiembre 5 de 2007) y la Doctrina Contable Pblica. La Resolucin 357 del 23 de Julio de 2.008, adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin.

3. MARCO CONCEPTUAL. El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, ha dado cumplimiento a la normatividad contable expedida por la Contadura General de la Nacin, aplicando ando el Rgimen de Contabilidad Pblica, as como los procedimientos establecidos en: Resoluciones, Cartas Circulares y dems normas concordantes. En desarrollo del artculo 354 de la Constitucin Poltica, y los literales b) y c) del articulo 3 y el literal s) del articulo 4 de la Ley 298 de 1996, que son de obligatoria aplicacin por parte de los entes pblicos y tienen el propsito de garantizar la razonabilidad y la consistencia de las cifras consignadas en los estados contables.
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Para garantizar la sostenibilidad y permanencia del Sistema Contable en la Institucin y con el propsito de que se produzca informacin razonable y oportuna; se elabora este Manual, donde se describen las diferentes formas de desarrollar las actividades contables del ente, as como la correspondiente asignacin de responsabilidades y compromisos de los funcionarios que las ejecutan directamente. 1. NATURALEZA JURDICA, FUNCION SOCIAL Y ACTIVIDADES QUE DESARROLLA EL FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA 2.3 NATURALEZA JURIDICA

El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, es un establecimiento pblico del orden nacional, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Proteccin Social. 4.2. MARCO LEGAL El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, fue creado mediante el decreto 1591 de julio 15 de 1989 y aprobado sus estatutos mediante decreto nmero 1435 de Julio 5.de 1990. Los Decretos 3968 y 3969 del 14 de octubre de 2008, fijan la nueva estructura y las funciones del personal de planta del Fondo. Mediante resolucin 2419 del 14 de noviembre de 2008 se distribuyeron los cargos en las diferentes dependencias y grupos internos de trabajo. 4.3. OBJETO SOCIAL El objeto del Fondo es la ejecucin de polticas en materia del pago de pensiones de jubilacin de cualquier naturaleza, de las dems prestaciones sociales y de las indemnizaciones y sentencias condenatorias laborales, ejecutoriadas o que se ejecutoren a cargo de la extinta empresa Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Por otra parte le corresponde organizar y administrar las prestaciones asistenciales a que tengan derecho los empleados, pensionados y familiares de pensionados de la extinta empresa Ferrocarriles Nacionales de Colombia. As mismo, con base en el artculo sexto del Decreto 1689 del 1997 fue ampliado el objeto social, al asignrsele la administracin y manejo de los servicios mdicos convencionales de los pensionados y familiares de la extinta empresa Puertos de Colombia. Igualmente de acuerdo con el convenio interadministrativo celebrado entre el Ministerio de la Proteccin Social y el Fondo este fija los derechos y obligaciones de las entidades delegantes y
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delegatarias para asumir el reconocimiento de pensiones, pago de mesadas pensionales, cuotas partes pensionales, auxilios funerarios y defensa judicial de la entidad promotora de Vacaciones y Recreacin Social-PROSOCIAL-, con los recursos que le son girados por parte del Ministerio. De igual manera de acuerdo al convenio interadministrativo celebrado entre el Fondo y el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico administra y paga las obligaciones pensionales del Hospital San Juan de Dios e Instituto Materno Infantil de la Fundacin San Juan de Dios, de conformidad con el convenio de concurrencia nmero 799 de 1998 suscrito entre el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el Distrito Capital, el Fondo Financiero Distrital de Salud y la liquidadora de las obligaciones de la extinta Fundacin San Juan de Dios. En la actualidad tambin es fideicomitente para el reconocimiento y administracin de la nmina de pensionados que se encontraban a cargo del extinto INCORA.

5. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PBLICA Los principios de la contabilidad pblica constituyen las pautas bsicas o macro- reglas del proceso para la generacin de informacin en funcin de los propsitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica y de los objetivos de la informacin contable pblica, sustentando el desarrollo de las normas tcnicas, el Manual de Procedimientos y la doctrina contable. Los principios de la Contabilidad Pblica son: Gestin continuada, Registro, Devengo o Causacin, Asociacin, Medicin, Prudencia, Periodo Contable, Revelacin, No Compensacin y hechos posteriores al cierre.

5.1. GESTION CONTINUADA. Se presume que la actividad de la entidad contable pblica se lleva a cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creacin. Si por circunstancias exgenas o endgenas se producen situaciones de transformacin o liquidacin de una entidad contable pblica, deben observarse las normas y procedimientos aplicables para tal efecto. 5.2. REGISTRO. Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales se deben contabilizarse de manera cronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que disponga la entidad contable pblica con base en la unidad de medida. 5.3. DEVENGO O CAUSACION.

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Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del momento en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de stos. El reconocimiento se efectuar cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transaccin u operacin originada por el hecho incida en los resultados del periodo. 5.4. ASOCIACION. El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los resultados, la informacin relacionada a la cuanta y origen se revelar en las notas a los estados financieros. 5.5. MEDICION. Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en funcin de los eventos y transacciones que los originan empleando tcnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarn al costo histrico y sern objeto de actualizacin. 5.6. PRUDENCIA. Deben contabilizarse nicamente los ingresos realizados durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Con relacin a los gastos no solo deben contabilizarse en los que se incurre durante el periodo contable sino tambin los potenciales desde cuando se tenga conocimiento. 5.7. PERIODO CONTABLE. La entidad debe medir los resultados de sus operaciones financieras, econmicas sociales y ambientales y el patrimonio pblico bajo su control efectuando las operaciones contables de ajuste y cierre. El perodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante las autoridades competentes podrn solicitar estados contables intermedios, e informes y reportes contables. 5.8. REVELACIN. Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad; los resultados del desarrollo del objeto social y la informacin adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin cuantitativa y cualitativa de la realidad de la entidad, informacin sta que debe revelarse en las notas a los estados financieros. La informacin debe servir para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluaciones de acuerdo con

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sus necesidades y para informarse sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos de la entidad. 5.9. NO COMPENSACIONES. No se deben presentar partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del balance, o ingresos, gastos que integran el estado de actividad financiera, econmica social y ambiental. 5.10. HECHOS POSTERIORES AL CIERRE. La informacin entre la fecha de cierre y la de presentacin de los estados financieros que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, as como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacte en los estados financieros debe ser registrada en el periodo objeto de cierre o revelada por medio de los estados financieros. 6. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE Las caractersticas de la informacin contable diferenciarla de otra clase de informacin. son los atributos y restricciones que permiten

La informacin contable pblica est orientada a satisfacer las necesidades informativas de los usuarios, quienes requieren que se desarrolle observando las caractersticas cualitativas de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad. 6.1. CONFIABILIDAD. La informacin contable es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora a travs de un conjunto homogneo y transversal de principios, normas tcnicas y procedimientos que permitan conocer la gestin, el uso y control de los recursos. Las caractersticas cualitativas que garantizan la confiabilidad son: razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad. 6.1.1. Razonabilidad. La informacin es razonable cuando se refleja la situacin y actividad real de la entidad. La informacin debe representar con palabras y cantidades a la entidad y su evolucin, teniendo en cuenta los siguientes elementos: 6.1.1.1. Registro total de las operaciones: El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia debe realizar los registros contables de todas las operaciones econmicas que la afecten. Por lo anterior se deben establecer los controles necesarios. 6.1.1.2. Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones: En la entidad se registran las inversiones, cuentas por cobrar como multas, propiedades, planta y equipo, convenios y cuentas por pagar.

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6.1.1.3. Reconocimiento de cuentas valuativas: Los registros contables de depreciacin, amortizacin, provisin y valorizacin se realizan de acuerdo a lo establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica. 6.1.2. Objetividad. La informacin contable es objetiva cuando su elaboracin y presentacin se fundamenta en la identificacin y aplicacin de los principios, normas y procedimientos ajustados a la realidad de la entidad. 6.1.3. Verificabilidad. La informacin contable es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad, a travs de diferentes mecanismos de comprobacin.

6.2. RELEVANCIA. Consiste en seleccionar los elementos que permiten al usuario disponer oportunamente de la informacin contable, de acuerdo a sus objetivos y necesidades. La relevancia procura el equilibrio entre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad. 6.2.1. Oportunidad. Cualidad esencial que consiste en que la informacin llegue a manos del usuario en tiempos que le permita utilizarla en la toma de decisiones. Tener la informacin contable disponible para satisfacer las demandas de los usuarios en la medida que le permita evaluar la eficiencia y eficacia de dicha informacin. 6.2.2. Materialidad. La informacin presentada en informes, estados y reportes contables debe contener aspectos importantes de la entidad y por tanto informacin relevante y confiable para tomar decisiones. 6.2.3. Universalidad. Corresponde al reconocimiento de la totalidad de los hechos financieros, econmicos y sociales medidos en trminos cualitativos y cuantitativos. 6.3. COMPRENSIBILIDAD. La informacin contable es comprensible, si los usuarios se forman un juicio objetivo sobre su contenido, teniendo un conocimiento razonable sobre las actividades y resultados de la entidad, la informacin contable es comprensible si es racional y consistente. 6.3.1. Racionalidad. Es producto de un proceso racional y sistemtico que reconoce y revela las transacciones, hechos y operacin de la entidad, con base en un conjunto homogneo, comparable y transversal de principios, normas tcnicas y procedimientos. 6.3.2. Consistencia. La informacin contable es consistente cuando se elaboran con criterios coherentes y uniformes. 7. PROCESO CONTABLE

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Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelacin de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales que afectan la situacin, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujo de recursos. 7.1. ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE La estructura de los procesos financieros y contables tiene en cuenta las actividades propias de la gestin financiera y contable en orden cronolgico y secuencial as: 7.1.1. Identificacin Se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, econmica y social y se debe contabilizar, con el fin que todos los hechos sean de conocimiento del rea contable para su clasificacin y registro oportuno. 7.1.2. Clasificacin De acuerdo con las caractersticas de la operacin se determina, la ubicacin en el Catlogo General de Cuentas, de acuerdo con su naturaleza, evaluando que el hecho financiero, econmico o social cumpla con elementos propios a la cuenta en la cual se clasifica. 7.1.3. Registros y ajustes Se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los registros en los libros respectivos, se debe verificar la informacin producida durante las actividades precedentes del proceso contable la cual debe ser consistente y confiable, antes de la revelacin en los estados contables, para determinar las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones. 7.1.4. Elaboracin y presentacin de los estados contables y dems informes Corresponde al resultado del proceso contable expresado en el diseo y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben presentar una discriminacin bsica adicional para la interpretacin cualitativa y cuantitativa de los hechos realizados, para permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluacin para informar sobre el avance de planes, programas y proyectos. 7.1.5. Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin Corresponde a la lectura de los estados contables y dems informes complementarios con el fin de concluir sobre la situacin, resultado y tendencia de la entidad, desde las perspectivas financiera econmica y social con el fin de soportar las decisiones relativas a la administracin de recursos. Para el anlisis e interpretacin de la informacin se deben implementar indicadores tiles que revelen situaciones y tendencias.

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8. ESTADOS FINANCIEROS BSICOS De conformidad con el Rgimen de Contabilidad Pblica, los entes pblicos deben presentar los siguientes estados financieros bsicos: Balance General Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental Estado de cambios en el patrimonio Estado de flujos de efectivo

8.1. BALANCE GENERAL: Es un estado contable bsico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de los bienes, derechos y deberes y la situacin del patrimonio. Componentes del Balance General Los componentes del Balance general son: Activo Pasivo Patrimonio Para su elaboracin los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente. Activo corriente. Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo o que pueden realizarse o consumirse en un periodo menor a un ao, contado a partir de la fecha del balance general. Activo no corriente. Comprende los bienes y derechos que se adquieren con el fin de utilizarlos consumirlos o explotarlos y no la intencin de comercializarlo. Pasivo Corriente. Comprende las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad, exigibles en un periodo no mayor a un ao, contado a partir de la fecha del balance general. Pasivo No Corriente. Comprende las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad exigibles en un periodo mayor a un ao, contado a partir del balance general. Patrimonio. Cuentas representativas de los recursos asignados o aportados, las reservas y el supervit incluyendo las cesiones o derechos recibidos por los entes pblicos. 8.2. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL

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Es un estado bsico que revela el resultado de la actividad financiera, econmica social y ambiental de la entidad, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de la entidad, expresado en trminos monetarios durante un periodo determinado. 8.3. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Es un estado contable bsico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pblica de un periodo determinado a otro. 8.4. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Es un estado contable bsico que revela los fondos provistos y utilizados por la entidad en desarrollo de sus actividades operativas, de inversin y financiacin. Permite evaluar a partir del origen y aplicacin del efectivo en un periodo la capacidad de la entidad para obtener flujos futuros de efectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo. 8.5. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS BSICOS Forman parte integral de los Estados Contables y tienen por objeto revelar la informacin adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregacin de valores contables en trminos de precio y cantidades; as como aspectos que presentan dificultad para su medicin monetaria que pueden evidenciarse en trminos cuantitativos o cualitativos fsicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situacin de la entidad contable pblica . Las notas a los estados contables son de carcter general y especfico. 8.5.1. NOTAS DE CARCTER GENERAL: Se refieren a las caractersticas, polticas, prcticas contables de la entidad pblica, as como los aspectos que afectan o que pueden afectar la informacin contable, de modo que permiten revelar una visin global de la entidad contable pblica y el proceso contable. 8.5.2. NOTAS DE CARCTER ESPECFICO: Tienen relacin con las particularidades sobre el manejo de la informacin contable, estructura de acuerdo con el Catlogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas en los siguientes aspectos: Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Relativas a la evaluacin. Relativas a los recursos restringidos y relativas a las situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas

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9. POLTICAS CONTABLES Las polticas contables son principios especficos, bases, acuerdos, reglas y procedimientos, adoptados por la entidad en la elaboracin y presentacin de sus estados financieros. Al momento de contabilizar una transaccin deben considerarse las polticas contables que se han adoptado con la finalidad de mostrar informacin razonable, por ello la necesidad de revelar en las notas a los estados financieros el detalle de las polticas adoptadas por la entidad.

9.1. POLTICAS GENERALES Para la preparacin y presentacin de la informacin contable, el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia registrar y revelar los hechos econmicos con sujecin a las normas sustantivas y procedimentales del Rgimen de Contabilidad Pblica, el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad y adoptar polticas internas de acuerdo con el objeto social del Fondo, para garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca informacin razonable y oportuna para las entidades de control y facilite la toma de decisiones por parte de la Administracin.

Las reas que producen insumos para el proceso contable tales como: Gestin Asesora Jurdica, Gestin de Bienes Transferidos, Gestin compras-Contratacin, Gestin de Servicios Administrativos, Gestin de Talento Humano, Gestin de Cobro, Gestin Financiera, Gestin de Servicios de Salud y Gestin de Prestaciones Econmicas, debern informar a travs de los documentos soporte idneos, las operaciones que ataen a su actividad, para que sean incorporadas al proceso contable en tiempo real; en caso de incumplimiento el Director General aplicar las medidas pertinentes una vez informado del hecho por la Subdireccin Financiera Por otra parte, respecto a la informacin que debe suministrar la Oficina Asesora Jurdica referente a los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados sobre las cuentas bancarias su registro contable se har atendiendo lo establecido en el capitulo V del Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica debindose recibir en forma mensual y dentro de los cinco primeros das del siguiente mes el consolidado de la situacin y estado de los negocios, indicando la metodologa aplicada para la evaluacin del riesgo de los procesos. EL coordinador del GIT de Contabilidad, concertar con los funcionarios del rea, el cronograma para el registro, validacin, depuracin y conciliacin de las cuentas asignadas a cada uno.

A efectos de contar con el tiempo adecuado para preparar y presentar los Estados Financieros y dems informacin relacionada con el proceso de Gestin de Recursos Financieros, se fija como poltica para el cierre contable, presupuestal y de tesorera, el siguiente calendario:
9.1.1. CIERRE PRESUPUESTAL Y DE TESORERIA

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Se har en forma mensual a ms tardar el tercer da hbil del mes siguiente. Para el cierre de la vigencia fiscal se dar aplicacin a las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y los procedimientos internos establecidos para tal fin. 9.1.2. CIERRE CONTABLE Se har en forma mensual a ms tardar el da quince calendario del mes siguiente. Se fija el da 15 calendario del mes de enero de cada ao como fecha mxima para reconocer los bienes, derechos, obligaciones, ingresos y gastos que afectan la presentacin del cierre definitivo de la vigencia fiscal correspondiente. Se debe evitar la existencia de hechos financieros, econmicos y sociales que, afectando la situacin de la entidad, no estn incluidos en la contabilidad o, que estando incluidos, no cumplan con las normas del Plan General de Contabilidad Pblica El GIT de Control Interno y todos aquellos funcionarios a quienes directa o indirectamente les compete la funcin contable, tendrn la responsabilidad de evaluar continuamente la implementacin del control interno contable necesario para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica , social y ambiental, de tal manera que haga sostenible el proceso contable, promoviendo la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con este proceso. Los mecanismos para tal fin estarn contenidos en los manuales, circulares internas y dems instructivos, dependiendo de la especialidad de cada tema en particular.

9.2. PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES: Por cuanto la informacin contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimizacin de los recursos pblicos en procura de una gestin pblica eficiente y transparente, para cual se lo deber revelar con razonabilidad la informacin que conforma los estados contables, se fijan las siguientes polticas:

9.2.1 ACTIVO 9.2.1.1. Efectivo 9.2.1.1.1 Caja: Se recauda por caja nicamente los impuestos originados en transacciones de caja menor o avances, sobrantes de stos y cheques por concepto de devolucin de aportes por parte de otras EPS, valores que sern consignados a ms tardar el da hbil siguiente a su recaudo en la

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misma denominacin en que se recibieron, quedando totalmente prohibido efectuar cambios con el dinero recaudado o custodiar valores que no correspondan a la entidad. La entidad no recauda directamente recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Los deudores deben hacer el pago a travs de la Planilla integrada de liquidacin de Aportes PILA o directamente en la entidad financiera solo en los casos exceptuados por la norma que expide el Ministerio de la Proteccin Social identificada en el Normograma del Proceso.

9.2.1.1.2 Bancos: La entidad contar con las cuentas corrientes bancarias que de acuerdo a las necesidades deban tenerse; su apertura y cancelacin se har con sujecin a las normas que rigen para las cuentas que manejan recursos de la nacin, propios y del sistema general de seguridad social, expedidas por el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de la Proteccin Social. Para el manejo del fondo fijo de caja menor se aperturarn cuentas corrientes en las ciudades sede de las oficinas del fondo que corresponda. 9.2.1.2. Inversiones El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia como establecimiento pblico del orden nacional debe dar cumplimiento a la normatividad vigente e invertir sus excedentes de liquidez originados con sus recursos propios en Ttulos de Tesorera TES Clase B del mercado primario, adquiridos directamente en la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Cuando proceda la inversin de recursos de salud, estas se sujetarn a las normas que expida la Superintendencia Nacional de Salud. En todo caso el manejo de las Inversiones se efectuar de acuerdo a la normatividad que rige la inversin de los recursos de las entidades estatales de orden nacional y territorial emitida por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y la Superintendencia Nacional de Salud, que deber mantenerse actualizada en el normograma del proceso, as como con estricta sujecin a los procedimientos establecidos por la entidad para la constitucin y cancelacin. Su actualizacin se realizar mensualmente de acuerdo con las disposiciones establecidas por la Contadura General de la Nacin, Procedimientos contables, captulo I, de Rgimen de Contabilidad Pblica. 9.2.1.3. Deudores Representan los derechos de cobro de la entidad originados en desarrollo de actividades relacionadas con su cometido estatal. 9.2.1.3.2. Avances y anticipos

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a. Avances a funcionarios para Viticos, gastos de viaje y adquisicin de bienes y servicios Los viticos se pagarn al beneficiario mximo con tres das hbiles de anticipacin con respecto a la fecha de inicio de la comisin. Los anticipos entregados a funcionarios o contratistas por viticos o gastos de viaje, sern legalizados dentro del trmino establecido en la normatividad vigente y de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal fin. En todo caso los documentos soporte de la legalizacin debern radicarse en Contabilidad a ms tardar el quinto da hbil contado a partir del da siguiente de terminada la comisin, fecha lmite para hacer el registro contable pertinente. De todas maneras, al cierre de cada vigencia fiscal todos los avances deben ser debidamente legalizados. Los empleados responsables de cajas menores y avances o anticipos que incurran en malos manejos se harn acreedores a las sanciones previstas en las normas. Las compras de artculos realizadas con cajas menores o avances estarn sujetas a las normas pertinentes de control fiscal de inventarios sobre bienes de consumo y devolutivos. Con las sumas entregadas por avances autorizadas. slo se podrn pagar las obligaciones previamente

b. Anticipos a Contratistas para adquisicin de bienes y servicios: El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento del costo en que ste debe incurrir para iniciar la ejecucin del objeto contractual, en otras palabras, es la financiacin por parte de la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestacin a ejecutar, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garanta consistente en una pliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como tambin que se amortice durante la ejecucin del contrato. En concordancia con las normas de contratacin estatal. 9.2.1.4. Propiedad, planta y equipo La propiedad planta y equipo representa los bienes tangibles con la caracterstica de permanentes, los cuales son adquiridos para el funcionamiento de la entidad, no para ser vendidos. Se deben registrar por su costo de adquisicin y ajustar de acuerdo al procedimiento contable fijado por la Contadura General de la Nacin Captulo correspondiente al reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las propiedad, planta y equipo. Con base en esta misma norma su vida til debe revisarse anualmente. El comprobante de Egreso del inventario o almacn se registra a valor costo promedio, cuando se le asigna a los funcionarios de la entidad por intermedio de la cuenta personal para el cumplimiento de sus labores.
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9.2.1.4.1. DEPRECIACION Y AMORTIZACION Depreciacin de propiedad planta y equipo: Atendiendo la naturaleza de nuestros activos los cuales son utilizados de manera regular y uniforme en cada periodo contable, la entidad aplica el mtodo de depreciacin por lnea recta. Suspensin de la depreciacin Cuando un activo depreciable sea reintegrado al Almacn, pero se tiene la intencin de seguir utilizndolo en un tiempo no superior a dos meses, se continuar deprecindolo sin tener en cuenta la interrupcin. Si el tiempo excede del periodo anterior, se suspender la depreciacin hasta cuando empiece a usarse nuevamente, con lo cual se reanudar su proceso de depreciacin. Vida til de la propiedad planta y equipo: para el clculo de la depreciacin y amortizacin es la siguiente:

AOS DE VIDA UTIL Edificaciones 50 Redes, lneas y cables areos y sus 25 accesorios 25 Redes, lneas y cables subterrneos y sus accesorios Plantas y ductos 15 Maquinaria y equipo 15 Equipo mdico y cientfico 10 Muebles, enseres y equipo de oficina. Equipo de comunicacin y accesorios Equipo de transporte, traccin y elevacin Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelera Equipo de computacin y accesorios 10 10 10 10 5

ACTIVOS DEPRECIABLES

La vida til debe revisarse anualmente, conforme al procedimiento contable.

9.2.1.4.1.1. Depreciacin de activos de menor cuanta

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Los activos que con base en su valor de adquisicin o incorporacin, pueden depreciarse en el mismo ao que se adquieren o incorporan, teniendo en cuenta los montos establecidos anualmente por la Contadura General de la Nacin se depreciarn en el momento de su activacin. 9.2.1.4.2. Actualizacin El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualizacin de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con propiedad planta y equipo expedido por la Contadura General de la Nacin y normas vigentes. Para tal efecto la entidad contratar de conformidad con las normas de contratacin pblica vigentes, los servicios de un Avaluador que cuente con la idoneidad y capacidad para realizarlos; as mismo pueden efectuarse avalos con funcionarios de la entidad en cuyo caso se crear el respectivo Comit, con su respectivo reglamento de funcionamiento o con el apoyo de otras entidades pblicas que colaboren en el proceso. El representante legal de la entidad ser quien designe el avaluador y/o los miembros del Comit. Para efectos de cumplir la norma se proceder as: La Coordinacin de Contabilidad remitir mensualmente a la Coordinacin de Gestin de Bienes, Compras y Servicios Administrativos, relacin de muebles totalmente depreciados a efectos de que se verifique las condiciones de utilizacin en que se encuentran y en caso de ser procedente gestionar su avalo. Al cierre de la vigencia la Coordinacin de Gestin de Bienes, Compras y Servicios Administrativos presentar al Avaluador o al Comit encargado, el detalle de los bienes muebles a los cuales considera se les debe revisar su vida til en razn a que sus expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, por adiciones, mejoras, avances tecnolgicos, polticas de mantenimiento y reparaciones, obsolescencia u otros factores.

9.2.1.4.3. Activos de menor cuanta: Se registraran directamente al gasto, los bienes que sean adquiridos por un valor inferior o igual a 0.5 salario mnimo legal vigente; conforme a los procedimientos contables establecidos por la Contadura General de la Nacin y Gua Procedimental Administrativa y Contable de los bienes de la entidad MA02GA-G1 o por la norma vigente. 9.2.1.4.4. Inventarios fsicos: Los inventarios se llevan personalizados y por dependencia. El GIT de Gestin de Bienes, Compras y Servicios Administrativos, realizar inventario fsico anual; adicionalmente realizar verificaciones peridicas. En todo caso el inventario debe ser conciliado mensualmente por parte de los procesos a fin de verificar su consistencia con los registros contables. 9.2.1.4.5. Baja de activos (obsoletos o inservibles): Apoyado en el Informe presentado por el GIT de Gestin de Bienes, Compras y Servicios Administrativos el Comit creado por la entidad, determinar los elementos que dar de baja teniendo en cuenta algunos de los siguientes aspectos: Bienes servibles no utilizables
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Bienes no tiles por obsolescencia Bienes no tiles por cambio o renovacin de equipos Bienes no tiles por cambios institucionales Bienes inservibles por dao total - parcial Bienes inservibles por deterioro histrico El responsable del Almacn elaborar una relacin detallada de los elementos inservibles, obsoletos o los elementos que no cumplan con las caractersticas necesarias para su uso, y mediante Acta el Comit encargado registrar la baja de los elementos, soporte con el cual se efectan los registros contables. As mismo se proceder de conformidad con lo establecido en los procedimientos de la entidad. 9.2.1.5. Bienes y servicios pagados por anticipado: Con el fin de ejercer un adecuado control a los seguros, el proceso contable debe conciliar mensualmente con el Proceso de gestin bienes con el fin de verificar que todas las plizas que posee la entidad se registran y amortizan en forma adecuada. 9.2.1.6. Cargos diferidos: Las adquisiciones de bienes de consumo se registran en diferidos, una vez suministrados para el consumo o uso se afectar directamente el gasto. 9.2.1.7. Bienes entregados a terceros Es el valor de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad entregados a terceros mediante contrato, para su uso administracin o explotacin que se deben restituir en condiciones establecidas en el contrato de comodato. El proceso de Gestin de bienes debe verificar que los bienes entregados en comodatos estn incorporados en nuestros registros contables. 9.2.1.8. Intangibles: Representa el valor de los costos de adquisicin, desarrollo o produccin del conjunto de bienes inmateriales que constituyen derechos, privilegios o ventajas de competencia para la entidad, de cuyo ejercicio o explotacin produzca beneficio econmico en varios periodos determinables. 9.2.1.9. Valorizacin 9.2.1.9.1. Propiedad, planta y equipo: Las valorizaciones corresponden a la diferencia entre el costo neto en libros y el valor de mercado para los bienes races o el valor actual en uso para planta y equipo, determinado por los avaluadores que contrate la entidad. Si el avalo tcnico resulta inferior al costo neto, la diferencia se contabiliza como menor valor de la valorizacin hasta agotarla, y cualquier exceso como provisin. 9.2.2. PASIVOS Para el registro de las cuentas por pagar se establece: aplicar, el principio de causacin contable que cargos

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Los hechos econmicos deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que stos ocurran, es decir en el periodo en que se reciba el bien y la afectacin contable se efecta conforme al procedimiento. 9.2.2.1. Obligaciones laborales: Corresponde a las obligaciones generadas con la relacin laboral, en virtud de las normas legales; as como las derivadas de la administracin del Sistema de Seguridad Social. 9.2.2.2. Pasivos estimados a. Provisin prestaciones sociales: Corresponde a las provisiones calculadas mensualmente en la liquidacin de la nmina mensual de los conceptos primas y bonificaciones, de cada uno de los funcionarios; saldo que al cierre de la vigencia, es trasladado a la cuenta 2505. b. Provisiones diversas: Corresponde a las estimaciones por servicios pblicos por los meses no facturados al cierre de la vigencia; as mismo se afectar esta cuenta durante el transcurso de la vigencia en aquellos casos en que el proveedor no presente la factura oportunamente, y sean gastos recurrentes.

9.2.2.3. Otros Pasivos 9.2.2.3.1. Ingresos recibidos por anticipado- Tasas: Representa los recaudos de la entidad en forma anticipada. Con los recaudos recibidos en forma anticipada se pueden presentar dos situaciones: 9.2.3. INGRESOS Para el reconocimiento de los ingresos, se aplica el principio de causacin contable que establece: los hechos econmicos deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que stos ocurran, es decir en el periodo en que se preste el servicio. a. Rendimientos financieros: En cuentas de ahorro el reconocimiento del ingreso se efecta mensualmente. b. Utilidad por valoracin de las inversiones de Ttulos TES clase B: El reconocimiento del ingreso se efecta mensualmente con la actualizacin del portafolio de inversiones. c. Utilidad en negociacin y venta de inversiones: Se reconoce el ingreso cuando en la venta o negociacin de los Ttulos TES, se genera un mayor valor. 9.2.4. GASTOS

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Toda erogacin debe documentarse mediante soportes de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. As mismo los hechos econmicos, deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran, es decir en el periodo que se reciba el bien o servicio. Toda erogacin debe estar autorizada por el ordenador del gasto o funcionario autorizado y ajustarse al presupuesto. La mayora de los pagos a proveedores y terceros se efectan a travs de medios electrnicos, con excepciones del pago de Impuestos y embargos que se efectan mediante cheque. 10. PRACTICAS CONTABLES 10.1. FORMA DE ELABORAR LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Las notas a los estados financieros es la informacin adicional de carcter general y especfico que complementa los estados financieros bsicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la informacin adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras econmicas, sociales y ambientales que sean materiales, la desagregacin de valores contables en trminos de precios y cantidades, as como aspectos que presentan dificultad para su medicin monetaria que puedan evidenciarse en trminos cualitativos o cuantitativos fsicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situacin de la entidad. La informacin que se revele en las notas a los Estados Financieros deber considerar la siguiente estructura en el orden que se expone a continuacin: 1. Notas de carcter general: Informa la naturaleza jurdica y objeto social de la entidad, polticas y prcticas contables, limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativo que afecta la razonabilidad de las cifras, efectos y cambios significativos en la informacin contable. 2. Notas de carcter especfico: Informa la particularidad o detalle de cada una de las cuentas de acuerdo al Catlogo General de Cuentas, de manera que permitan obtener informacin sobre los saldos y el tratamiento contable de la consistencia y razonabilidad de las cifras, limitaciones o deficiencias, tales como bienes, derechos y obligaciones no incorporados, hechos posteriores al cierre contable con efectos futuros importantes, saldos pendientes por conciliar, depurar o ajustar, as mismo en estas se deben describir las bases particulares de medicin adoptadas por la entidad para la cuantificacin de las operaciones, recursos restringidos.

10.2. CONCILIACIONES:

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a. Bancarias: Sern responsables de elaborar mensualmente dentro del trmino previsto en el Manual de Procedimientos, las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes o de ahorros de la entidad; cada uno de los funcionarios o contratistas que tengan a su cargo dicho funcin u objeto contractual, en el rea Contable y ser revisada y avalada por el Coordinador del GIT de Contabilidad. La depuracin se har en las fechas previstas en los procedimientos y est bajo la responsabilidad del Coordinador del GIT de Tesorera.

b. Recprocas: Para conciliar los derechos y obligaciones entre entidades del estado, se elaborar en la fecha en que se presente la transaccin, una verificacin de saldos y se comunicar a cada una de las entidades del Estado. Para el caso de las compensaciones con el FOSYGA, se debe efectuar el cruce con la base de datos que maneja el grupo de afiliaciones y lo registrado en la contabilidad. c. Conciliacin saldos almacn y contabilidad: Para verificar la consistencia de los saldos registrados en contabilidad y almacn, se efectuar una conciliacin de saldos mensual, dejando documento soporte que evidencie esta conciliacin. d. Conciliacin entre reas asociadas al proceso contable: Mensualmente se debe realizar una conciliacin con todas las reas que reportan informacin a contabilidad a ms tardar el da (10) diez del mes siguiente.

10.3. PRESENTACION DE INFORMES 10.3.1. Entidades de control a.Contadura General de la Nacin: De conformidad con las normas vigentes, en desarrollo de uno de los elementos de la implementacin del MECI, en cuanto al normograma se refiere y que para el caso las expedidas por la Contadura General de la Nacin, los entes pblicos deben presentar los estados financieros bsicos en las siguientes fechas: FECHA DE CORTE 31 de marzo 30 de junio 30 de septiembre 31 de diciembre FECHA LIMITE DE PRESENTACIN 30 de abril 31 de julio 31 de octubre 15 de febrero del ao siguiente del periodo Contable

a. Informe Cmara de Representantes

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Informacin para fenecimiento de la cuenta general del presupuesto y del tesoro, de cada vigencia que incluye entre otros: Estados financieros consolidados al 31 de diciembre de la vigencia anterior, informacin presupuestal consolidada al 31 de diciembre de la vigencia anterior, informe consolidado de contratacin de la vigencia anterior, informe ejecutivo anual de evaluacin del sistema de control interno al 31 de diciembre de la vigencia anterior, informe de evaluacin del control interno contable al 31 de diciembre de la vigencia anterior, informacin sobre planes de mejoramiento, informe de demandas interpuestas en contra de la entidad y demandas interpuestas por la entidad en contra de terceros consolidada al 31 de diciembre de la vigencia anterior. Esta informacin se reporta en el mes de marzo a solicitud de la Cmara de Representantes y se cuenta con cinco (5) das hbiles para entregar la informacin. 10.3.2. Alta Direccin La informacin contable debidamente analizada ser presentada a la Direccin General y a la Secretaria General. 10.4. FECHAS DE PUBLICACIN O EXHIBICIN DE LA INFORMACIN CONTABLE Trimestralmente se actualizar la informacin de los estados financieros en la pgina web de la entidad y en lugar visible de sus instalaciones. 10.5. ARQUEOS a. Cajas Menores: Se elaborarn arqueos peridicos y sorpresivos, por funcionarios designados por la Subdireccin Financiera y Control Interno diferentes de quienes manejan los fondos, con el fin de garantizar que las operaciones estn debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo fsico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas Resoluciones de constitucin. b. Caja General- Tesorera: Se elaborarn arqueos peridicos y sorpresivos, por funcionarios designados por la Subdireccin Financiera y Control Interno diferentes de quienes manejan los fondos, con el fin de garantizar que las operaciones estn debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, constatando los valores, ttulos valores, chequeras y verificando las medidas de seguridad. 10.6. LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD Sern los establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica, as: 10.6.1. CLASIFICACIN DE LOS LIBROS
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Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares. 10.6.1.1. Libros principales: el Diario y el Mayor.

10.6.1.1.1. Libro Diario: Presenta los movimientos dbito y crdito de cuentas, el registro cronolgico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de contabilidad. 10.6.1.1.2. Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera nominativa segn la estructura del Catlogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos dbito y crdito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes. 10.6.1.2. Libros auxiliares: Los libros auxiliares contienen el registro detallado de todas transacciones y operaciones del ente pblico por cuenta y por terceros; con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soportes. 10.6.2. Forma de conservar los libros: De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pblica, numeral 353, el trmino de conservacin de los soportes comprobantes y libros de contabilidad es de un periodo de diez (10) aos, contados a partir del 31 de diciembre del periodo contable al cual corresponda el soporte, comprobante y libro de contabilidad, sin perjuicio de las normas especficas de conservacin documental que sealen las autoridades competentes. Los Libros Oficiales se aperturan mediante acta que suscribir el Director General y el Secretario General, y sern impresos en formas continuas, bajo la custodia del Coordinador del GIT de Contabilidad de la entidad y conforme a la Tabla de Retencin Documental. Se deben mantener por dos (2) aos en el archivo de gestin y finalizado este periodo se deben remitir al Grupo de Gestin Documental Administracin Documental para su custodia. De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pblica, numeral 2.9.2.4, la conservacin de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse en papel o cualquier otro medio tcnico, magntico o electrnico, que garantice su reproduccin exacta. Los libros oficiales debern ser impresos dentro de los siete das hbiles siguientes a la fecha lmite de presentacin de los Estados financieros a la Contadura General de la Nacin.

10.7.

COPIA DE SEGURIDAD

El rea de Sistemas realizar semanalmente copia de seguridad de la informacin financiera y su conservacin se har de tal forma que garantice la reproduccin exacta en caso de ser necesaria. La custodia estar cargo de la Oficina de Planeacin y sistemas conforme a las tablas de retencin documental.
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10.8. TIPOS DE COMPROBANTES UTILIZADOS Se han diseado comprobantes o documentos; de acuerdo a la particularidad de la entidad, teniendo en cuenta los requisitos mnimos requeridos por las normas contables y presupuestales. Estos comprobantes son la fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente; en los cuales se indica: Fecha, origen, descripcin, cuanta de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran y autorizan y cuentan con una numeracin consecutiva. Tipos de comprobantes: a. De tipo Contable. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 11 12 13 14 15 16 17 25 26 27 28 99 HM SI INGRESOS EGRESOS NOMINA PENSIONADOS NOMINA ACTIVOS PRIMERA QUINCENA NOMINA ACTIVOS SEGUNDA QUINCENA ORDEN DE PAGO LEGALIZACIONES PROVISIONES DIFERIDOS INGRESOS ALMACEN EGRESOS DEL ALMACEN VARIOS PRESUPUESTO DEPRECIACION AJUSTES ASUNTOS VARIOS COMPENSACION AVALUO TECNICO PREDIOS INMUEBLES - CAMBIO SITUACION JURIDICA VALORACION TES ARRENDAMIENTOS CIERRE DE FIN DE AO HOMOLOGACION 2007 SALDOS INICIALES JUNIO/2000

Como quiera que estos comprobantes son los que actualmente se utilizan en el sistema financiero del fondo, una vez implementado el SIIF- Nacin, debern ser ajustados.

b. De tipo presupuestal

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Certificado de disponibilidad presupuestal Registro presupuestal Liberacin saldo de disponibilidad presupuestal Liberacin saldo de registro presupuestal Liquidacin de viticos 11. PROCEDIMIENTOS CONTABLES 11.1. ACTIVOS 11.1.1. Efectivo 11.1.1.1 Cajas menores: Estas sern constituidas de conformidad a lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y con fundamento en la normatividad que esa entidad expida para cada vigencia y la reglamentacin establecida en la Resolucin 2691 de diciembre de 2006 emitida por el Fondo. Estas operaran en las diferentes dependencias que de acuerdo a las necesidades del Fondo se requieran, mediante Resolucin interna suscrita por el representante legal, para atender gastos que tengan el carcter de urgente y definidos en el Presupuesto General de la Nacin. Las Cajas Menores estarn amparadas con la respectiva pliza de seguro, con el fin de amparar posibles riesgos en su manejo.

REGISTRO CONTABLE DE CONSTITUCION CUENTA DEBITO 110502 Caja menor xxxxx 111005 Cuenta Corriente Recursos propios CREDITO xxxxx

REEMBOLSO Y LEGALIZACION Los reembolsos se harn en, en forma mensual cuando se haya consumido ms de un 70% del monto asignado a la respectiva caja menor, con los siguientes requisitos: Que los pagos estn agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relacin anexa y que correspondan a los autorizados en la resolucin de constitucin. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los proveedores de los elementos o bienes adquiridos o de quienes de quienes recibieron los

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recursos para los gastos, con identificacin del nombre o razn social y el nmero del documento de identidad o NIT, objeto y cuanta. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se est legalizando. Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor segn el caso. Que se haya expedido la Resolucin de reconocimiento del gasto teniendo en cuenta lo dispuesto en el artculo 110 del Estatuto Orgnico del Presupuesto.

REGISTRO REEMBOLSO CAJA MENOR CUENTA DEBITO 5111 o 5211 Cuentas de gastos xxxxx 243605 Retencin en la fuente Servicios 243608 Retencin en la fuente Compras 24259005 Reintegros a tesorera caja menor REGISTRO CONTABLE REEMBOLSO: CREDITO xxxxx xxxxx xxxxx

CUENTA

DEBITO

CREDITO

24259005 Reintegros a tesorera caja xxxxx menor 111005 Cuenta corriente Recursos propios

xxxxx

11.1.1.2. BANCOS Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. El Fondo de Pasivo Social de F.C.N., posee cuentas Corrientes y de ahorro en las cuales se encuentra las de compensacin.

CUENTA DEBITO 1110 05/06 Cuenta Corriente o de Ahorros Xxxxxx SEGN LA CUENTA Esta cuenta se debita con los siguientes casos: 1- El valor de los depsitos efectuados mediante consignaciones o traslados diferentes conceptos.

CREDITO xxxxx

bancarios por

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2- El valor de las notas crdito expedidas por las entidades financieras por diferentes conceptos. 3- El valor de los cheques girados que se anulen por no haber sido retirados de la entidad contable pblica o que, habiendo sido retirados, no hayan sido cobrados en el tiempo fijado por las normas vigentes. Y se acredita con: 1- El valor retirado o trasladado y de cheques girados a diferentes beneficiarios por diferentes conceptos, como giro de notas crdito, giro de la Compensacin.

11.1.2 Inversiones administracin de liquidez en Ttulos de deuda: Corresponde al valor de los recursos colocados por El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, en Ttulos de deuda pblica (TES). Las inversiones de administracin de liquidez se reconocen por su costo histrico y en forma individual. 11.1.2.1. Constitucin de Ttulos de Tesorera TES: La aplicacin de este procedimiento es de Tesorera.

REGISTRO CONTABLE CUENTA DEBITO 120309 Ttulos de Tesorera Xxxxxx 1110 05/06 Cuenta Corriente o de Ahorros CREDITO xxxxx

11.1.2.2. Redencin o Venta de Ttulos de Tesorera - TES: Al igual que el procedimiento anterior, este realizado por Tesorera.

REGISTRO CONTABLE UTILIDAD EN LA REDENCION O VENTA DEL TITULO DE TESORERIA TES CUENTA DEBITO 120309 Ttulos de Tesorera 1110 05/06 Cuenta corriente o de ahorros xxxxx 480586 Utilidad por valoracin de las inversiones con fines de poltica en ttulos de deuda CREDITO xxxxx xxxxx

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11.1.2.3. Actualizacin de Inversiones (Ttulos de Tesorera - TES): Al ser responsabilidad de Tesorera, esta remitir la informacin contabilidad y Presupuesto, para el registro contable correspondiente. La causacin del ingreso se origina a partir de la adquisicin del ttulo por parte de la Tesorera del Fondo. Una vez informado de la compra del ttulo proceda actualizar mensualmente los rendimientos a precios de mercado de acuerdo con el decreto 1525 de mayo del 2008 del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y de acuerdo con las disposiciones establecidas por la Contadura General de la Nacin en el Manual de procedimientos sobre la materia. REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO 120309 Inversiones Administracin de Xxxxx Liquidez 480586 Utilidad por valoracin de las inversiones de administracin

CREDITO

xxxxx

11.1.2.4. Pago de Cupones de los Ttulos de Tesorera TES: Tesorera recibe y registra el valor de los cupones que representan los rendimientos de los Ttulos de Tesorera (TES). REGISTRO CONTABLE CUENTA DEBITO 120309 Inversiones Administracin de Liquidez 111005/06 Depsitos Instituciones xxxxx Financieras Cuenta corriente o cuenta de ahorro 11.1.3. Deudores 11.1.3.1. Bienes Comercializados: Corresponde al valor de los derechos a favor El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, originados por la comercializacin de los bienes recibidos para tal fin y en cumplimiento de parte del objeto Institucional, con sujecin a la normatividad vigente en el proceso de enajenacin. REGISTRO CONTABLE CUENTA 140606 Bienes Comercializados 421032/90 Repuestos DEBITO xxxxx CREDITO xxxxx CREDITO xxxxx

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11.1.3.2. Transferencias por cobrar Representa el valor de los derechos adquiridos por el fondo, para el desarrollo de sus funciones por concepto de los recursos establecidos que se reciben sin contraprestacin. REGISTRO CONTABLE, CAUSACION CUENTA 141314 Otras transferencias 4428 XX (Segn concepto) DEBITO xxxxx CREDITO xxxxx

REGISTRO CONTABLE, INGRESO CUENTA 141314 Otras transferencias 111005 Cuenta Corriente 1111006 Cuenta de ahorros DEBITO xxxxx xxxxx CREDITO xxxxx

11.1.3.3. Viticos: Representa los valores entregados por El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia en forma anticipada, a funcionarios y/o contratistas para viticos y gastos de viaje, de este procedimiento es de aplicacin de Tesorera, Contabilidad y Presupuesto. La liquidacin de los viticos y gastos de viaje se harn con base en el decreto que anualmente expida el Gobierno Nacional para los empleados pblicos.

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO 142011xx Avance para viticos y gastos xxxxx de viaje 111005/06 Cuenta Corriente o de ahorro

CREDITO

xxxxx

11.1.3.3.1. Legalizacin de anticipo de viticos y gastos de viaje: El funcionario debe entregar el tiquete de transporte con el respetivo pasabordo y copia del informe de actividades presentado ante el jefe inmediato. REGISTRO CONTABLE

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CUENTA DEBITO 511119 Viticos gastos de viaje xxxxx 521117 Viticos y Gastos de Viaje xxxxx (Contratistas) 142011 Avance para viticos y gastos de viaje

CREDITO

xxxxx

11.1.3.4. Recursos entregados en administracin: Representa el valor de los recursos entregados por El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, para que sean administrados por terceros mediante convenios. REGISTRO CONTABLE CUENTA 142401 Encargos Fiduciarios 1110 Cuenta Corriente o de Ahorro DEBITO xxxxx CREDITO xxxxx

11.1.3.5. DEPSITOS ENTREGADOS EN GARANTA Representa el valor de los recursos entregados por la entidad contable pblica, con carcter transitorio, para garantizar el cumplimiento de contratos que as lo establezcan. Adems registra los depsitos que se deriven de procesos judiciales. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1105- Caja y 1110Depsitos en Instituciones Financieras.

CUENTA 142503 Depsitos Judiciales 111005/06 Cuenta Corriente o de ahorro 11.1.3.6. OTROS DEUDORES

DEBITO xxxxx

CREDITO xxxxx

Representa el valor de los derechos de la entidad contable pblica por concepto de operaciones diferentes a las enunciadas anteriormente como son: ARRENDAMIENTOS Son los bienes inmuebles y muebles que la entidad tiene en arrendamiento con diferentes arrendatarios.

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CUOTAS PARTES PENSIONALES

En desarrollo del objeto social es receptora de las cuotas partes de pensiones que reconoce el derecho cierto de cobro. CUENTA 147008 Cuotas partes Pensionales 480803-Cuotas Partes de Pensiones DEBITO xxxxx CREDITO xxxxx

RECURSOS DE ACREEDORES REINTEGRADOS A TESORERIAS Representa los reintegros provisionalmente devueltos al Tesoro Nacional

CUENTA 147046 Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesoreras 111005/06 Cuenta Corriente o de ahorro

DEBITO xxxxx

CREDITO

xxxxx

PAGO POR CUENTA DE TERCEROS Constituye cuentas por cobrar por diferentes concepto como Incapacidades de la nomina de personal y pagos de dems entre otros.

OTROS INTERESES

Representa el valor de intereses por la mora en el pago se causan en la cuentas deudoras atendiendo el principio de prudencia.

CUENTA 147083 Otros Intereses 480504 Intereses y Rendimientos Deudores

DEBITO xxxxx de

CREDITO xxxxx

PROVISION PARA DEUDORES

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Representa el valor estimado de las contingencias de prdida generadas como resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el anlisis general o individual de las cuentas que integran el grupo de deudores.

CUENTA 1480 Provisin para Deudores 5304 Provisin para Deudores

DEBITO

CREDITO Xxxx

xxxxx

11.1.3.7. INVENTARIOS En esta denominacin se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles, muebles e inmuebles, adquiridos o los transferidos por la extinta empresa de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, con la intencin de que sean comercializados, o suministrarlos mediante contratos, convenios o actos administrativos que as lo dispongan.

CUENTA 1510 Inventarios 140606 Bienes Comercializados 1920 Bienes entregados a Terceros

DEBITO xxxxx

CREDITO xxxx xxxx

11.1.3.8 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Corresponde al valor de los bienes tangibles de propiedad el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, que se utilizan en la prestacin del servicio, incluye tambin los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestacin de otras entidades. La entidad afecta las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo con los bienes devolutivos que se encuentran en uso por funcionarios y contratistas. El interventor de cada contrato, remite la factura del proveedor, junto con CDP, registro presupuestal contrato u orden de compra, comprobante de ingreso del almacn y certificacin del interventor de cumplimiento. Registro contable de causacin documento 06.

CUENTA 191001 transito

DEBITO Materiales y suministros- Pedidos en Xxxxxx

CREDITO

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240101 243608 243625 243628

Bienes y servicios Retencin en la fuente Compras Impuesto a las Ventas IVA Retencin de Industria y Comercio

xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

Registro cuando el almacn ingresa los elementos al inventario Documento 11.

CUENTA 163503 Muebles, enseres y equipo de oficina 163504 Equipos de Comunicacin y computacin 163505 Equipos de transporte, traccin y elevacin 163507 Redes, Lneas y Cables 163511 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera 163590 Otros bienes muebles en bodega 191001 Materiales y suministros- Elementos de Consumo 191001 Materiales y suministros- Pedidos en transito

DEBITO xxxxxx xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx

CREDITO

xxxxxx

Registro del egreso de almacn de los elementos de consumo y devolutivos, mediante documento 12.

Cuando los elementos son entregados por el Almacn para su uso o consumo, se efecta la salida del Almacn el comprobante de egreso de almacn, especifica las cuentas contables que afecta, fecha, descripcin del elemento, valor, firmado por quien lo recibe. Reg3istro de las salidas del almacn documento 12

CUENTA DEBITO CREDITO 163503 Muebles, enseres y equipo de oficina xxxxxx 163504 Equipos de Comunicacin y computacin xxxxxx 163505 Equipos de transporte, traccin y xxxxxx elevacin 163507 Redes, Lneas y Cables xxxxxx 163511 Equipos de comedor, cocina, despensa y xxxxxx hotelera 191001 Elementos de Consumo xxxxxx 511114 Materiales y Suministros xxxxxx 163590 Otros bienes muebles en bodega xxxxxx xxxxxx
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165501 Equipo de construccin 165008 Lneas y cables de transmisin 166501 Muebles y enseres 166502 Equipo y Mquina de oficina 167001 Equipo de Comunicacin 167002 Equipo de Computacin 167502 Equipo de transporte terrestre DEPRECIACION

xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

Representa el valor acumulado por el reconocimiento de la prdida de capacidad Operacional de la propiedad, planta y equipo por el uso u otros factores normales, teniendo en cuenta su vida til estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras.

CUENTA DEBITO 168501 Edificaciones 168503 Redes lneas y cables 168504 Maquinaria y equipo 168506 Muebles enseres y equipo de oficina 168507 Equipo de comunicacin y computacin 168508 Equipo de transporte, traccin y elevacin 168509 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera 327003 Depreciacin de propiedades Planta y Xxxxxxx equipo

CREDITO xxxxxx xxxxxx xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx

RETIRO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se retiran de los activos, documento soporte para realizar la afectacin contable, es el Acta de baja, denuncios y fallos judiciales.

REGISTRO CONTABLE

CUENTA DEBITO 163503 Muebles, Enseres y equipo de oficna 163504 Equipo de Comunicacin y computacin

CREDITO xxxx xxxx

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163507 Redes, Lineas y Cables 163590 Otros bienes muebles en Bodega 166501 Mebles Enseres 166502 Equipo y Maquinaria de Oficina 166590 Otros Muebles Enseres y Equipo de Oficina 167001 Equipo de Comunicacin 167002 Equipo de Computacin 168501 Edificaciones 168503 Redes lneas y cables 168504 Maquinaria y equipo 168506 Muebles enseres y equipo de oficina 168507 Equipo de comunicacin y computacin 168508 Equipo de transporte, traccin y elevacin 168509 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera 580802 Perdida en baja de Activos 1640 Edificaciones 165501 Equipo de construccin 165008 Lneas y cables de transmisin 166501 Muebles y enseres 166502 Equipo y Mquina de oficina 167001 Equipo de Comunicacin 167002 Equipo de Computacin 167502 Equipo de transporte terrestre xxxxx xxxxx xxxxx xxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

Simultneamente se lleva el control de los bienes inservibles o destruidos se registra en cuentas de Orden Deudoras- activos retirados. Registro contable CUENTA DEBITO 831510 Propiedades , planta y equipo xxxxxx 891506 Activos totalmente depreciados o amortizados CREDITO Xxxxx

11.1.3.9 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL

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Representa el valor de los activos destinados por la entidad contable pblica empleadora, en desarrollo de las disposiciones legales vigentes, para la atencin de sus obligaciones pensinales.

CUENTA 190101 Efectivo 190102 Recursos entregados en administracin

DEBITO xxxxxx xxxxxx

CREDITO

190104 Cargos fiduciarios xxxxxx 190105 Propiedad Planta y Equipo xxxxxx Se acreditan las mismas cuentas con el pago del pasivo pensional xxxxxx

11.1.3.9 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad entregados a terceros mediante contrato, para su uso, administracin o explotacin que debern restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos.

CUENTA 192005 Bienes Muebles en Comodato 192006 Bienes Inmuebles en Comodato 190105 Propiedad Planta y Equipo

DEBITO

CREDITO xxxxxx xxxxxx

Xxxxx

11.1.3.9.1. Amortizacin de los recursos entregados a terceros: Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales registradas sobre los bienes entregados a terceros, como consecuencia de la prdida de capacidad operacional que se produce en la utilizacin de los bienes por parte de terceros, con base en el valor en libros de los bienes y los aos de vida til estimados. Registro de la amortizacin bienes en comodato

CUENTA 192505 Bienes Muebles en comodato

DEBITO

CREDITO xxxxxx

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192505 Bienes Inmuebles en comodato 534405 Bienes Muebles en comodato 534406 Bienes Inmuebles en comodato

xxxxxx xxxxxx xxxxxx

11.1.3.10 INTANGIBLES Representa el valor de los costos de adquisicin o desarrollo del conjunto de bienes inmateriales, o sin apariencia fsica, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilizacin o explotacin pueden obtenerse beneficios econmicos futuros o un potencial de servicios. Registro de activos intangibles.

CUENTA 197005 Derechos 197007 Licencias 197008 Software 1635 Bienes devolutivos

DEBITO xxxxxx xxxxxx xxxxxx

CREDITO

xxxxxx

AMORTIZACION ACUMULADA DE INTAGIBLES Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales registradas sobre el valor de adquisicin o desarrollo de los intangibles. Los intangibles deben ser objeto de amortizacin durante el lapso que corresponda a la recuperacin de la inversin en que se incurri, el perodo en que se obtendrn los beneficios econmicos esperados por efectos de su explotacin, o la duracin del amparo legal o contractual de los derechos otorgados. Los intangibles formados no son objeto de amortizacin. Registro de Amortizacin Intangibles.

CUENTA 197507 Amortizacin Licencias 197508 Amortizacin Software 320801 Capital Fiscal

DEBITO

CREDITO xxxxx xxxx

xxxxxxx

11.1.3.11 VALORIZACION DE TERRENOS

INVERSIONES EN SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA Y

Representa el valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos determinado como resultado de la actualizacin, de acuerdo a las normas tcnicas.

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CUENTA 199934 Inversiones de economa mixta 199952 Terrenos 199962 Edificaciones 199965 Redes, Lneas y cables 199966 Maquinaria y equipo 199968 Muebles y enseres y equipo de oficina 199969 Equipo de comunicacin y computacin 199970 Equipo de transporte, traccin y elevacin 199971 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera 324034 Inversiones de economa mixta 324052 Terrenos 324062 Edificaciones 324065 Redes, Lneas y cables 324066 Maquinaria y equipo 324067 Equipo medico y cientfico 324068 Muebles y enseres y equipo de oficina 324069 Equipo de comunicacin y computacin 324070 Equipo de transporte, traccin y elevacin 324071 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera

DEBITO xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx

CREDITO

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

11.1.3.11.1 Desvalorizacin- Provisin para proteccin de Propiedades, Planta y Equipo. Representa el menor valor de las propiedades, planta y equipo, resultante de comparar el exceso del valor en libros de los bienes sobre su valor de realizacin o costo de reposicin. REGISTRO CONTABLE CUENTA 199952 Terrenos 199962 Edificaciones 199965 Redes, Lneas y cables DEBITO CREDITO Xxxxx Xxxxx Xxxxx

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199966 Maquinaria y equipo 199968 Muebles y enseres y equipo de oficina 199969 Equipo de comunicacin y computacin 199970 Equipo de transporte, traccin y elevacin 199971 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera 324052 Terrenos 324062 Edificaciones 324065 Redes, Lneas y cables 324066 Maquinaria y equipo 324067 Equipo medico y cientfico 324068 Muebles y enseres y equipo de oficina 324069 Equipo de comunicacin y computacin 324070 Equipo de transporte, traccin y elevacin 324071 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera

Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

11.1.4. Bienes y servicios pagados por anticipado: Corresponde al valor de los pagos anticipados por concepto de adquisicin de bienes y servicios que se recibirn de terceros, deben reconocerse por su costo histrico y no son susceptibles de actualizacin. Mensualmente se realiza la amortizacin de los seguros, impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones. La Secretaria General solicita un anticipo para la compra de combustibles, remite a Contabilidad y Presupuesto, un informe mensual del valor que consume la entidad, informacin con la que se realiza la amortizacin mensual de esta cuenta. REGISTRO CONTABLE CUENTA 190501 Seguros 190505 Impresos publicaciones, suscripciones y afiliaciones 190514 Bienes y servicios (Combustible) 2436 Retencin en la fuente 242510 Seguros 240101 Bienes y servicios DEBITO xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx CREDITO

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El procedimiento del pago inicia en contabilidad y Presupuesto y termina en la Tesorera, conforme a lo establecido en el procedimiento. REGISTRO CONTABLE DEL PAGO CUENTA 242510 Seguros 240101 Bienes y servicios 1110 Cuentas de ahorro o corriente DEBITO xxxxx xxxxx CREDITO

xxxxx

REGISTRO CONTABLE AMORTIZACION MENSUAL CUENTA 190501 Seguros 190505 Impresos publicaciones, suscripciones y afiliaciones 190514 Bienes y servicios 511121 Impresos publicaciones, suscripciones y afiliaciones 511125 Seguros generales 511146 Combustibles y lubricantes DEBITO CREDITO xxxxx xxxxx xxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

11.1.6. Cargos diferidos: Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisicin de bienes o servicios que proveern beneficios econmicos futuros. Los cargos diferidos deben amortizarse durante los periodos en los cuales se espera percibir los beneficios de costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperacin, los periodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos. Todos los bienes de consumo deben contar con ingreso a almacn; al momento de ser entregados para el consumo, se registran directamente al gasto. El supervisor de cada contrato de bienes; remitir la factura del proveedor con los documentos soportes para la causacin por contabilidad y Presupuesto, el funcionario de contabilidad revisar el comprobante de ingreso de Almacn, verificando la cuenta que afect fsicamente en el documento de ingreso de almacn y procede a realizar el registro contable de Casacin. REGISTRO CONTABLE CUENTA DEBITO CREDITO

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191001 Materiales y suministros 191004 Dotacin a trabajadores 191021 Elementos de aseo cafetera 2436 Retenciones (compras, servicios, retencin iva y retencin ica) 240101 Bienes y servicios

xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxx xxxxx

11.1.6.1 Amortizacin de cargos diferidos: Se registra con los egresos de Almacn y el proceso de amortizacin se ejecuta en el correspondiente mdulo mensualmente. CUENTA 191001 Materiales y suministros 191004 Dotacin a trabajadores 191021 Elementos de aseo cafetera 511114 Materiales y suministros 510131 Dotacin y suministro trabajadores 511155 Elementos de aseo y cafetera 11.2 PASIVOS 11.2.1. Cuentas por pagar: Representa el valor de las obligaciones autorizadas por va general, contradas por la entidad por concepto de adquisicin de bienes o servicios de proveedores nacionales. Este procedimiento es de aplicacin de Contabilidad y Presupuesto. DEBITO CREDITO Xxxxx Xxxxx Xxxxx xxxxx a xxxxx xxxxx

REGISTRO CONTABLE a. OTRAS CAUSACIONES

CUENTA 511113 Vigilancia y seguridad 511115 Mantenimiento 511117 Servicios pblicos 511118 Arrendamientos 511122 Fotocopias 511123 Comunicaciones y transporte 511125 Seguros generales 511146 Combustibles y lubricantes 511149 Servicios de aseo cafetera y

DEBITO Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

CREDITO

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restaurante 511165 Intangibles 511190 Otros gastos generales 512001 Predial unificado 512002 Cuota de Fiscalizacin 512006 Valorizacin 512007 Multas 512008 Sanciones 512009 Industria y Comercio 512010 Tasas 512022 Impuesto sobre vehculos automotores 512017 Intereses de mora 512024 Gravamen a los movimientos financieros 512026 Contribuciones 2436 Retencin en la fuente (servicios, arrendamientos, reteica, Impuesto de timbre (de acuerdo a la cuanta del contrato) 240101 Bienes y servicios 2425 Cuentas por pagar

xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

xxxxxx Xxxxxx

REGISTRO CONTABLE DEL PAGO Procedimiento aplicado por Tesorera. CUENTA DEBITO 240101 Bienes y servicios xxxxx (Funcionamiento) 2425 Acreedores xxxxx 1110 Cuenta corriente o de ahorro CREDITO

Xxxxxx

11.2.2 Nmina: Representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado de la relacin laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho adquirido con la normatividad vigente. NOMINA DE PENSIONADOS F.C.N.

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En cumplimiento al objeto social de la entidad en administrar las prestaciones asistenciales a que tengan derecho los empleados, pensionados y familiares de pensionados de la extinta empresa Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Registro de la nomina de F.C.N. CUENTA DEBITO 272003 Calculo actuarial de pensiones xxxx actuales 242522 Cooperativas 242524 Embargos Judiciales 242518 Aportes a Pensiones 242519 Aportes a Salud 242520 Cajas de Compensacin 251001 Pensiones de Jubilacin Registro Cuotas Partes Pensinales por cobrar Nmina de F.C.N. CREDITO

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

CUENTA 147008 Cuotas partes Pensinales 480803 Cuotas partes Pensinales NOMINA PROSOCIAL

DEBITO xxxx

CREDITO xxxx

Igualmente con el convenio interadministrativo celebrado entre el Ministerio de la Proteccin Social y el Fondo este fija los derechos y obligaciones de las entidades delegantes y delegatarias para asumir el reconocimiento de pensiones, pago de mesadas pensinales, cuotas partes pensinales, PROSOCIAL. Registro de la nomina de Prosocial. CUENTA 245301 Administracin 242522 Cooperativas 242524 Embargos Judiciales 242518 Aportes a Pensiones 242519 Aportes a Salud 245301 Administracin DEBITO xxxx CREDITO xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

NOMINA SAN JUAN DE DIOS

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Convenio interadministrativo celebrado entre el Fondo y el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico administra y paga los recursos que constituyen el monto de la concurrencia a cargo de la Nacin en el giro de las obligaciones pensionales del Hospital San Juan de Dios e Instituto Materno Infantil de la Fundacin San Juan de Dios, de conformidad con el convenio de concurrencia nmero 799 de 1998 suscrito entre el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el Distrito Capital, el Fondo Financiero Distrital de Salud y la liquidadora de las obligaciones de la extinta Fundacin San Juan de Dios. Registro nmina de San Juan de Dios. CUENTA 245301 Administracin 242522 Cooperativas 242524 Embargos Judiciales 242518 Aportes a Pensiones 242519 Aportes a Salud 245301 Administracin Este procedimiento es de aplicacin por Tesorera. CUENTA 251001 Pensiones de Jubilacin 245301 Administracin 2425 Acreedores 242601 Bonos pensionales 1110 Cuentas corriente o de ahorros DEBITO xxxxx xxxxx xxxxx Xxxxx CREDITO DEBITO xxxx CREDITO xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxxx

NOMINA DE PERSONAL Este procedimiento inicia en Talento Humano, con la liquidacin de la nmina mensual. Una vez el proceso de liquidacin de nmina, genera todos los informes, Talento Humano, remite quincenalmente a las Coordinaciones de Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, Tesorera y subdireccin Financiera, en medio magntico, fsico y va interface, los siguientes informes para revisin y registros contables y presupuestales correspondientes: Resumen de pagos y deducciones unidad salud y pensiones Novedades de la nomina. Transferencias: cuadro Consolidado de Transferencias y descuentos. Provisin de Prestaciones Sociales REGISTROS CONTABLES POR UNIDAD

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CUENTA 510101 Sueldos del personal /Diferencia de sueldos 510123 Auxilio de transporte 510160 Auxilio de Alimentacin 510103 Horas extras y festivos 510110 Prima tcnica Quincenal 250506 Prima de Servicios 250507 Prima de Navidad 250512 Bonificacin de Servicios Prestados 510156 Bonificacin de Coordinacin 250504 Vacaciones 250505 Prima de Vacaciones 510118 Bonificacin de recreacin 510203 Indemnizacin por vacaciones 243601 Retencin en la Fuente 242518 Aportes en Seguridad Social en Pensiones 242519 Aportes en Seguridad Social en salud 242533 Aportes a Fondos de Solidaridad 242535 Libranzas 242524 Embargos 242590 Otros Acreedores 250501 Neto Registro provisin de prestaciones sociales. CUENTA 510113 Prima de Vacaciones 271506 Prima de Vacaciones 510114 Prima de Navidad 271509 Prima de Navidad 510150 Bonificacin de Servicios 271507 Bonificacin de Servicios 510117 Vacaciones 271503 Vacaciones 510152 Prima de Servicios 271504 Prima de Servicios

DEBITO xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx

CREDITO

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

DEBITO xxxxx Xxxxx

CREDITO xxxxx xxxxx

Xxxxx xxxxx Xxxx xxxxx Xxxx xxxxx

Registro a portes Patronal


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CUENTA 510124 Cesantas 250502 Cesantas 510305 ERP 242532 ERP 510402 SENA 242520 SENA/CAJAS COMP./ICBF 510302 CAJAS DE COMPENSACION 510401 ICBF 510303 EPS 241519 EPS 510306 Pensin sector publico 510306 Pensin sector privado 242518 Pensiones

DEBITO xxxxx Xxxxx

CREDITO xxxxx xxxxx

Xxxxx xxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx xxxxx Xxxx Xxxx xxxxx

Este procedimiento es de aplicacin por Tesorera. CUENTA 2505 Salarios y prestaciones 2425 Acreedores 1110 Cuentas corriente o de ahorros DEBITO xxxxx xxxxx CREDITO

xxxxx

11.3.1 Litigios y demandas: Representa el valor de los procesos judiciales que cursan en contra del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, los cuales deben reconocerse por el valor de las pretensiones identificando su origen: Civil, penal, administrativa, fiscal, entre otras; la contabilidad realiza el registro de acuerdo al informe remitido por la Oficina Asesora Jurdica, informacin que debe actualizarse peridicamente.

REGISTRO CONTABLE

CUENTAS 912002 Laborales 912004 Administrativos 990505 Litigios y demandas

DEBITO

CREDITO xxxxxx xxxxxx

xxxxxx

Se cancelan las cuentas anteriores de acuerdo con los fallos proferidos en las diferentes instancias ya se absolutorios o condenatorios.

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11.3.1.1 Provisin para contingencias (Litigios y demandas Representa el valor estimado, justificable y cuya medicin monetaria sea confiable, de obligaciones a cargo de la entidad contable pblica, ante la probable ocurrencia de eventos que afecten su situacin financiera. Tal estimacin deber adelantarse mediante procedimientos de reconocido valor tcnico, y no ser aplicable a las obligaciones contingentes que cuenten con contragarantas, o sobre las cuales exista la opcin de emprender procesos ejecutivos de recuperacin. Dichos eventos se debern reconocer en las respectivas cuentas de orden hasta tanto sean considerados como eventuales o remotos. REGISTRO CONTABLE CUENTA 271005 Litigios y demandas 531401 Litigios y demandas DEBITO Xxxx CREDITO Xxxxx

Se cancelan las cuentas ya se con los fallos favorables o condenatorios Registro fallo condenatorio. CUENTA 246002 Sentencias 271005 Litigios y demandas Pago de las Sentencias CUENTA 246002 Sentencias 111005 Bancos DEBITO xxxxx CREDITO DEBITO Xxxx CREDITO Xxxxx

xxxxxx

11.4.1 BONOS PENSIONALES Representa el valor amortizado de las cuotas partes de bonos pensinales emitidos a nombre de las personas que se trasladaron al Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad, de acuerdo con las normas de seguridad social vigentes. Esta cuenta deber utilizarse por las entidades que acten como aseguradoras y por las que asumen directamente la obligacin por este concepto.

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CUENTA 262501 Bonos Pensionales 510313 Art Cuotas Partes Bonos

DEBITO xxxx

CREDITO xxxx

PROVISIN PARA BONOS PENSIONALES Representa el valor amortizado del clculo actuarial por concepto de las liquidaciones provisionales de las cuotas partes de los bonos pensionares que debe asumir cada una de las entidades contribuyentes al valor de los mismos. Registro Bono Pensional

CUENTA DEBITO 272101 Liquidacin prov. Cuotas partes xxxx Bonos 272102 Liquidacin prov. Cuotas partes Bonos

CREDITO xxxx

Registro Amortizacin Bono Pensional Provisional

CUENTA DEBITO 510212 Amortizacin Bono Provisional xxxx 272102 Liquidacin prov. Cuotas partes Bonos Reconocimiento Pasivo Real 262501 Bonos Pensionales 272101 Liquidacin prov. Cuotas partes xxxxx Bonos

CREDITO xxxx

xxxx

11.5.1. Clculo Actuarial Representa el valor amortizado del clculo actuarial por concepto de pensiones que corresponde a la diferencia entre el clculo actuarial reconocido como pasivo estimado, conforme a las disposiciones legales vigentes, y el valor pendiente de amortizar.

CONSTITUCION Y AUMENTO DEL CLCULO ACTUARIAL CUENTA DEBITO CREDITO

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272004 Pensiones actuales por amortizar (db) 272003 Clculo actuarial de pensiones actuales 272006 Futuras pensiones por amortizar (db) 272005 Clculo actuarial de futuras pensiones 272008 Cuotas partes de pensiones por amortizar (db) 272007 Clculo actuarial de cuotas partes de pensiones DISMINUCIONES DEL CALCULO ACTUARIAL CUENTA 272003 Clculo actuarial de pensiones actuales 272004 Pensiones actuales por amortizar (db) 272005 Clculo actuarial de futuras pensiones 272006 Futuras pensiones por amortizar (db) 272007 Clculo actuarial de cuotas partes de pensiones 272008 Cuotas partes de pensiones por amortizar (db)

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

DEBITO xxxxx xxxxx

CREDITO xxxxx xxxxx

xxxxx xxxxx

DIMINUCIONES CUANDO EL CALCULO ACTUARIAL HA SIDO AMORTIZADO EN SU TOTALIDAD CUENTA 272003 Clculo actuarial de pensiones actuales 272005 Clculo actuarial de futuras pensiones 272007 Clculo actuarial de cuotas partes de pensiones 481008 Recuperaciones CAUSACION DE LA AMORTIZACION DEL CALCULO ACTUARIAL CUENTA 510209 Amortizacin clculo actuarial pensiones actuales 7 Costos de produccion - contribuciones imputadas 272004 Pensiones actuales por amortizar (db) 510210 Amortizacin clculo actuarial de futuras pensiones 520310 Amortizacin clculo actuarial de futuras pensiones 7 Costos de produccion - contribuciones imputadas xxxxx 272006 Futuras pensiones por amortizar (db) 510211 Amortizacin clculo actuarial de cuotas partes de pensiones DEBITO xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx CREDITO DEBITO xxxxx xxxxx xxxxx CREDITO

xxxxx

xxxxx

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7 Costos de produccion - contribuciones imputadas 272008 Cuotas partes de pensiones por amortizar (db) CONSTITUCION DEL PASIVO REAL CUENTA 272003 Clculo actuarial de pensiones actuales 251001 Pensiones de jubilacin patronales 251002 Retroactivos y reintegros pensionales 251003 Indemnizacin sustitutiva 251004 Auxilio funerario 251005 Mesadas pensionales no reclamadas 251090 Otras prestaciones econmicas 272007 Clculo actuarial de cuotas partes de pensiones 251006 Cuotas partes de pensiones PAGO DEL PASIVO REAL CUENTA 251001 Pensiones de jubilacin patronales 251002 Retroactivos y reintegros pensionales 251003 Indemnizacin sustitutiva 251004 Auxilio funerario 251005 Mesadas pensionales no reclamadas 251090 Otras prestaciones econmicas 190101 Efectivo 190102 Recursos entregados en administracin 190104 Encargos fiduciaries 251006 Cuotas partes de pensiones 190101 Efectivo 190102 Recursos entregados en administracin 190104 Encargos fiduciaries

xxxxx xxxxx

DEBITO xxxxx

CREDITO xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx xxxxx

DEBITO xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

CREDITO

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

11.2.4. Recursos recibidos del Sistema de seguridad en Salud. Representa el valor de los recursos provenientes a las cotizaciones al Sistema de seguridad social en salud, que sern objeto de compensacin entre las empresas promotoras de salud EPS y el Fondo de solidaridad y garanta en salud Fosiga

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REGISTRO CONTABLE PARA EL PROCESO DE COMPENSACION 11.2.4.1 Valor compensacin registros glosados. Corresponde al valor del recaudo correspondiente a la subcuenta de compensacin de los afiliados glosados, como resultado de la validacin del proceso de compensacin. CUENTA DEBITO CREDITO 247501001 Cotizaciones Recaudo 12% xxxxx 247501002 UPC Adicional Recaudada xxxxx 247501007 Giro Directo Por Glosas Por xxxxx Pagar

11.2.4.2 Valor de Solidaridad. Corresponde al monto a aplicar a los ingresos y/o salario base de cotizacin y el recaudo de la UPC, adicionales el porcentaje establecido por ley para solidaridad, correspondiente a las cotizaciones del 7.5 de la gua del proceso de giro y compensacin respectiva.

CUENTA 247503 Supervit por compensacin 247502 Solidaridad

DEBITO xxxxx

CREDITO xxxxx

11.2.4.3 Valor de promocin y Prevencin. Se registra en esta cuenta el valor de promocin y prevencin de la cotizacin del 8.3% y 8.2% CUENTA DEBITO CREDITO 247503 Supervit por compensacin xxxxx 247504 Promocin y prevencin xxxxx 431190 Otros ingresos por la xxxxx administracin del sistema de seguridad social en salud

11.2.4.4 Provisin para incapacidades. incapacidades por enfermedad general

Corresponde

al valor autorizado para el pago de

CUENTA 247503 Supervit por compensacin 247505 Incapacidades

DEBITO xxxxx

CREDITO xxxxx

11.2.4.5 Valor a Reconocer Por unidad de Pago por Capitacion. Es el valor que reconoce el Sistema a las Entidades obligadas a compensar (EOC), por concepto de unidades de pago por capitacin diaria, vigente en el mes por el cual se compensa segn estructura de costos, grupo etreo

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y zona definida por el Consejo Nacional de Seguridad los afiliados compensados.

Social en Salud, para garantizar la salud de

CUENTA DEBITO CREDITO 247503 Superavit Por Compensacin xxxxx 431101 Unidad de pago por capitacin xxxxx rgimen contributivo UPC

11.2.4.6 Valor Total de las Cotizaciones. Corresponde a las cotizaciones recaudadas en bancos y descontadas en las autoliquidaciones por concepto de incapacidad por enfermedad general y licencias de maternidad previamente registradas y causadas. Recaudo Cotizantes CUENTA DEBITO CREDITO 247501001 Cotizaciones Recaudo 12% xxxxx 247503001 Superavit por compensacin xxxxx Recaudo 12%

Recaudo Adicionales CUENTA DEBITO CREDITO 247501002 UPC Adicional Recaudada xxxxx 247503002 Superavit por compensacinxxxxx UPC Adicional

Intereses de Mora (Recaudo) CUENTA DEBITO CREDITO 111006031 Recaudo Cotizaciones Salud xxxxx Fosyga 247501003 Intereses de Mora y Sanciones xxxxx Intereses de Mora (Giro) CUENTA DEBITO CREDITO 111006031 Recaudo Cotizaciones Salud xxxxx Fosyga 247501003 Intereses de Mora y Sanciones xxxxx Rendimientos Cotizaciones (Recaudo)
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CUENTA DEBITO CREDITO 111006031 Recaudo Cotizaciones Salud xxxxx Fosyga 247501005 Rendimiento Cotizaciones xxxxx

Rendimientos Cotizaciones (Traslado a Subcuentas de Compensacin) CUENTA 247501005 Rendimiento Cotizaciones 247503001 Superavit por compensacin 247504 Promocion y Prevencion 247502001 Solidaridad Recaudo 12% Rendimientos Cotizaciones (Giro) CUENTA DEBITO CREDITO 111006031 Recaudo Cotizaciones Salud xxxxx Fosyga 247503001 Supervit por compensacin xxxxx 247504 Promocin y Prevencin xxxxx 247502001 Solidaridad Recaudo 12% xxxxx DEBITO xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx CREDITO

11.2.4.6 Giro de los saldos no compensados. En el caso en que las Entidades Obligadas a Compensar informen sobre el giro de saldos no compensados en la gua del proceso de giro y compensacin, y una vez el administrador fiduciario de los recursos del FOSYGA diligencie el mdulo de confirmacin de consignaciones efectuadas - saldos no compensados, confirmando el recaudo efectivo del valor de estos recursos, deber registrar el valor en las cuentas por pagar Fosyga cotizaciones a compensar y la cuenta por pagar al Fosyga saldo no compensado por pagar, registrando un auxiliar por cada uno de los conceptos descritos en la gua, como corte de saldos no compensados, debiendo cancelar esta cuenta una vez se giren los recursos de las cuentas de recaudo de las cotizaciones. Saldos No Compensados ( Constitucin) CUENTA DEBITO CREDITO 247501001 Cotizaciones Recaudo 12% Xxxxx 247501002 UPC Adicional Recaudada Xxxxx 247501009 Saldos No compensados por xxxxx Pagar

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Saldos No Compensados (Traslado a las Subcuentas de Compensacin) CUENTA DEBITO CREDITO 247501009 Saldos No compensados por xxxxx Pagar 247503001 Supervit por compensacin Xxxxx 247504 Promocin y Prevencin Xxxxx 247502001 Solidaridad Recaudo 12% Xxxxx Saldos No Compensados (Giro) CUENTA DEBITO CREDITO 111006031 Recaudo Cotizaciones Salud Xxxxx Fosyga 247503001 Supervit por compensacin xxxxx 247504 Promocin y Prevencin xxxxx 247502001 Solidaridad Recaudo 12% xxxxx El giro de los saldos no compensados se debe hacer el da fijado por el Consorcio o por el Ministerio de la Proteccin.

11.2.4.6 Solicitud de reintegro de recursos. En el caso en el que las Entidades Promotoras de Salud Obligadas a Compensar soliciten el reintegro de recursos que no corresponden a cotizaciones o UPC adicionales y que fueron girados previamente como saldos no compensados, y una vez el administrador fiduciario de los recursos del FOSYGA diligencie el mdulo: valores a reintegrar por parte del Fosyga a las entidades promotoras de salud obligadas a compensar, e informe sobre el giro de los valores a reintegrar, el cual deber hacerse efectivo una vez estas entidades acepten la gua resultado del proceso, registrarn un dbito al banco a las cuentas propias o comerciales y un crdito a la cuenta que corresponda de los recursos identificados por la entidad.

Reintegro de Recursos ( Recaudo) CUENTA DEBITO CREDITO 111006031 Recaudo Cotizaciones Salud xxxxx Fosyga 141115002 Cuentas por cobrar al Fosyga xxxxx

Reintegro de Recursos (Constitucin Cuenta por Cobrar al Fosyga) CUENTA 141115002 Cuentas por cobrar al Fosyga DEBITO xxxxx CREDITO

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242590003 Otros Acrredores- Aportantes 242590004 Otros Acrredores- Pos Adicional

xxxxx xxxxx

Reintegro de Recursos (Giro) CUENTA DEBITO CREDITO 111006031 Recaudo Cotizaciones Salud xxxxx Fosyga 242590003 Otros Acrredores- Aportantes xxxxx 242590004 Otros Acrredores- Pos Adicional xxxxx

11.2.6. Ingresos recibidos por anticipado: Representa el valor de los dineros recibidos de manera anticipada por El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia en desarrollo de sus funciones, los cuales afectan los periodos en los que se efectu la prestacin del servicio. El procedimiento es aplicado por el Grupo de Tesorera. REGISTRO CONTABLE CUENTA DEBITO 111005 Cuenta Corriente xxxxx 291007 Ventas (se identifica cada tercero) CREDITO xxxxx

11.2.6.1 Amortizacin de ingresos recibidos por anticipado: Corresponde al valor de ingresos recibidos el cual afecta el ingreso en el periodo en el que se realice la contraprestacin del servicio. Este procedimiento es aplicado por contabilidad y Presupuesto. REGISTRO CONTABLE CUENTA DEBITO 291007 Ventas (existen subcuentas que xxxxx identifican cada operacin) 421032 Repuestos Equipos Frreos y Otros 421090 Otras ventas de bienes comercializados 431101 Unidad de pago capitacin Rgimen Contributivo UPC 431102 Unidad de pago por capitacin adicional Rgimen C UPC CREDITO

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

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431104 Copagos Rgimen Contributivo 431105 Cuotas de Inscripcin y Afiliacin Rgimen C 431109 Prestacin de servicios a personas fuera del sistema 431112 Recobro de enfermedades alto costo 431190 Otros Ingresos por administracin de Rgimen de Seguridad 439090 Otros servicios

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

11.2.7 Recaudos a favor de terceros representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables pblicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a estas en los plazos y condiciones convenidos. Registro contable CUENTA 111005 Cuenta Corriente 290505 Cobro Cartera de terceros 290590 Otros recaudos a favor de terceros Registro contable para el reintegro CUENTA 111005 Cuenta Corriente 290505 Cobro Cartera de terceros 290590 Otros recaudos a favor de terceros DEBITO xxxxx CREDITO xxxxx xxxxx

DEBITO xxxxx xxxxx

CREDITO xxxxx

11.3. CUENTAS DE ORDEN Las cuentas de orden deudora y acreedora representan la estimacin de hechos o circunstancias que puedan afectar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad, as como el valor de bienes, derechos y obligaciones que requieren ser controlados. Los hechos que puedan afectar la situacin financiera de la entidad deben reconocerse por el valor estimado determinado mediante metodologas de reconocido valor tcnico, lo cual es susceptible de actualizarse peridicamente. El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia registra el valor de los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados; los cuales han sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso. REGISTRO CONTABLE

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CUENTAS 831510 Propiedades, planta y equipo 891506 Activos retirados

DEBITO xxxxx

CREDITO xxxxx

11.3.1 Responsabilidades: Representa el valor de los faltantes de fondos o bienes y dems actos relacionados, con el detrimento del patrimonio pblico, que amerita el inicio de procesos contra funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes pblicos. El proceso termina con el fallo de la autoridad competente, indicando la responsabilidad o no de los involucrados.

REGISTRO CONTABLE

CUENTAS 836101 Internas 891521 Responsabilidades en proceso

DEBITO xxxxx

CREDITO xxxxx

11.3.2 Otras cuentas deudoras de control. Representa el valor de las operaciones por conceptos no especificados en las cuentas de orden deudoras, tales como recursos embargados. CUENTAS DEBITO 839006 Recursos embargados xxxxx 891590 Otras cuentas deudoras de control CREDITO xxxxx

11.4.

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Representan los hechos o circunstancias, compromisos o contratos, que se relacionan con posibles obligaciones y que pueden afectar la estructura financiera de la entidad. 11.5. CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERA Estas cuentas constituyen la revelacin contable de las diferentes etapas del proceso presupuestal en sus componentes de ingresos y gastos y permiten conocer en cualquier momento el resultado de la ejecucin, con el objeto de apoyar los procesos de seguimiento, evaluacin y control de la gestin y toma de decisiones. Las cuentas de Presupuesto y Tesorera se reconocen por los valores establecidos en las etapas del proceso presupuestal, originadas en leyes, acuerdos y documentos externos e internos exigidos en el proceso. El reconocimiento de estas cuentas debe realizarse y controlarse, garantizando que toda la informacin sea incorporada al sistema contable del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles
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Nacionales de Colombia, teniendo en cuenta las fechas de corte para la presentacin de informes ante los diferentes entes de control. 11.5.1 Cuentas de presupuesto de gasto: Para efectos contables se considera gasto presupuestal toda transaccin que implica su aplicacin financiera o uso de fondos. El presupuesto de gastos se reconocer por el valor en que se afecten las apropiaciones incorporadas en el presupuesto aprobado, de conformidad con lo establecido en las normas mediante las cuales se expide, liquida y ejecuta el presupuesto. La ejecucin de las cuentas de presupuesto de gasto debe reconocerse en las diferentes etapas del proceso presupuestal, con base en los documentos internos y externos que correspondan, atendiendo los requisitos legales y teniendo en cuenta si se trata de operaciones de ejecucin de apropiaciones con pagos en efectivo o sin flujo de efectivo. Las cuentas de presupuesto de gastos se revelan identificando los diferentes conceptos de gasto en gastos de funcionamiento y gastos de inversin. Los gastos de inversin se revelan por rea o sector econmico, por tipo y subtipo de gasto o accin especfica y por la actividad desarrollada, que corresponde al Plan Operativo Anual de Inversiones, debe identificarse el recurso que lo financia. Las cuentas de presupuesto de gasto corresponden a las etapas de aprobacin, registro presupuestal o compromiso, constitucin de la obligacin y pago con o sin flujo de efectivo. La modificacin al presupuesto de gastos debe incorporarse a las respectivas cuentas de gastos aprobados. Las reservas presupuestales y las cuentas por pagar se constituyen de conformidad con el estatuto orgnico del presupuesto pblico.

11.6. CERTIFICADOS DE RETENCIONES Es responsabilidad de Contabilidad, generar y entregar los certificados de retenciones realizadas por los diferentes conceptos: servicios, compras, honorarios, etc., durante un periodo determinado de acuerdo con las normas tributarias legales vigentes. TIPO DE CERTIFICADO Retencin en la Fuente a titulo de impuesto de renta (Retefuente en los diferentes conceptos) Retencin en la Fuente del impuesto al valor agregado (Reteiva) Retencin en la Fuente de ICA (Reteica) Impuesto de Timbre PERIODICIDAD Anual en la fecha de solicitud Bimestral Bimestral, semestral o anual. De acuerdo a la ciudad donde fue hecha la retencin. Cada vez que se firme un contrato, por un monto superior segn lo establecido por la ley

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Lo anterior, teniendo en cuenta que la Entidad por su calidad y objetivos no presenta declaracin de renta sin embargo deber presentar el informe de pagos a terceros. Por otra parte, los certificados de Ingresos y Retenciones, por salarios sern generados Talento Humano, con la informacin del software de nmina y firmados por Tesorera. por

Los certificados por los dems conceptos sern generados en Contabilidad y Presupuesto, con la informacin del software contable y firmados por Tesorera. Adems, todo certificado debe ser entregado al titular del mismo o a un tercero debidamente autorizado. 12. INDICADORES FINANCIEROS APLICADOS EN LA ENTIDAD Indicador financiero corresponde al resultado de establecer la relacin numrica entre dos cifras o cuentas diferentes del balance general y/o Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental. Los indicadores financieros se deben aplicar de acuerdo a la clase de negocio y con el objetivo para el cual se elabora el anlisis, sealan los puntos fuertes y dbiles de la entidad e indican probabilidades o tendencias. En tal sentido la entidad aplicar indicadores de liquidez e indicadores de flujos de efectivo. INDICADORES DE LIQUIDEZ Estas razones financieras tienen como objeto establecer el grado de liquidez del ente econmico y por ende su capacidad de generar efectivo para atender en forma oportuna el pago de las obligaciones contradas. Activo Corriente ----------------------Pasivo Corriente

RAZON CORRIENTE (veces)

Esta razn indica cual es la capacidad de la entidad para hacer frente a sus deudas a corto plazo, comprometiendo sus activos corrientes. Por cada peso de deuda corriente cuanto se tiene de respaldo en activo corriente. CAPITAL DE TRABAJO ($) = Activo Corriente Menos Pasivo Corriente

Este indicador representa el margen de seguridad con el que cuenta la entidad para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Mide la liquidez necesaria para que la entidad atienda los gastos del normal funcionamiento.
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INDICADORES DE FLUJOS DE EFECTIVO Este indicador seala los volmenes de dinero generados durante un periodo, con el propsito que sean comparados contra el total de pasivos corrientes para reflejar las disponibilidades con que se atendern las obligaciones de corto y largo plazo. Activo Total ----------------------Pasivo Total

SOLIDEZ

Capacidad de la entidad a corto y largo plazo para demostrar su consistencia financiera. OTROS INDICADORES PARA MEDIR LA GESTION Estos se encuentran en los anexos del presente manual 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA SALVAGUARDA EFECTIVO Y TITULOS VALORES TESORERIA Acceso de carcter restringido Sistema de alarma Cerraduras: La Tesorera debe contar con dos cerraduras de seguridad. Caja Fuerte. La Tesorera debe contar con una caja fuerte para guardar ttulos valores, efectivo y dems documentos de relevancia para la tesorera o que por su condicin representen derechos para la entidad. El cajero tendr caja fuerte independiente. La clave de la caja fuerte ser nica y exclusivamente de conocimiento del Tesorero, en caso de disfrute de vacaciones, licencia no remunerada, licencia de maternidad o paternidad, permiso remunerado, traslado o renuncia del tesorero, deber elaborarse un acta donde conste la entrega al funcionario que lo va a reemplazar. El funcionario que realice en reemplazo debe solicitar cambio inmediato de clave de la caja fuerte. Al regreso del funcionario de cualquier situacin administrativa mencionada deber seguirse el procedimiento descrito para la entrega y cambio de clave. Se prohbe que el funcionario responsable firme cheques en blanco, as mismo no deben realizar cambio de cheques a empleados y/o pagos en efectivo, ni efectuar prstamos. Los pagos se efectuarn por medios electrnicos, solo en casos excepcionales previstos en el Manual de Procedimientos se girar cheque de gerencia. Los pagos deben ser girados al primer beneficiario, salvo en el caso de apoderado. Las sentencias judiciales se pagan por depsitos judiciales.

14. CONTROLES EXISTENTES ASOCIADOS AL PROCESO CONTABLE

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14.1.

Oficina de Control Interno

La oficina de control interno se encuentra definida en la Ley 87 de 93, como uno de los componentes del Sistema de Control, del nivel directivo, encargada de medir la eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando a la Alta Direccin en la continuidad del proceso administrativo, la evaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. 15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS El proceso contable y financiero de la entidad est interrelacionado con los dems procesos que se llevan a cabo con el fin de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos especficos y organizacionales. Todas las reas de la entidad tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las caractersticas requeridas para que la informacin sea canalizada y procesada adecuadamente.

16. RESPONSABLES DE LA PREPARACIN DE LA INFORMACION CONTABLE Son responsables de la preparacin de la informacin contable en primer lugar todos los funcionarios que conforman el rea de contabilidad que tienen la responsabilidad de registrar, validar y analizar diariamente todos los hechos econmicos generados por la entidad en desarrollo de su cometido estatal, quienes respondern por los registros efectuados y la razonabilidad de las cifras. El responsable de la preparacin y firma de los estados financieros, es el Coordinador del Grupo Interno de Contabilidad. El Subdirector Financiero es responsable del seguimiento para la oportuna presentacin de los Estados Financieros y firma de los mismos.

17. ENTREGA DE CARGO DE CONTADOR En el caso de proceder a cambiar rotar el Coordinador del GIT de Contabilidad, este deber producir el informe de empalme de la gestin realizada el cul incluir los ltimos estados financieros entre otros: el ltimo balance general y de actividad financiera, econmica, social y ambiental producidos con corte a la fecha de finalizacin de su actuacin as como la ltima fecha de incorporacin de las operaciones en los libros oficiales; relacin de los ltimos informes exigidos y rendidos a los entes gubernamentales de vigilancia y control as como de los dems informes y reportes que se consideren necesario presentar en las circunstancias.

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18. INFORMES Y REPORTES El Fondo de acuerdo con las funciones asignadas por la constitucin y la ley debe presentar a los diferentes entes de control informacin oportuna y confiable, de acuerdo a las fechas de entrega contempladas en la matriz de informacin primaria y secundaria ESDESOPSFO11.

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