ENFOQUE SISTMICO Y DE SISTEMA

VARIEDADES ARCORIS

PRESENTADO POR:

Junior Lpez moreno Alberto Antonio Montao

UNIVERSIDAD DE NARIO

Facultad de ingeniera

IV SEMESTRE

SAN ANDRS DE TUMACO 19 DE DICIEMBRE DEL 2013

ENFOQUE SISTMICO Y DE SISTEMA

VARIEDADES ARCORIS

PRESENTADO A: Jose maria muoz

PRESENTADO POR: Junior Lpez Alberto Antonio Montao

UNIVERSIDAD DE NARIO

Facultad de ingeniera

IV SEMESTRE

SAN ANDRS DE TUMACO 19 DE DICIEMBRE DEL 2013

TABLA DE CONTENIDO

1.

ENFOQUE SISTEMICO

1.1 COMPONENTE CONCEPTUAL 1.2 COMPONETE PROCESAL: PROCESOS 1.3 COMPONENTE ESTRUCTURAL (ORGANIGRAMA) 1.4 CARGOS DE LA EMPRESA. 2. ENFOQUE DE SISTEMA

2.1 OBJETIVO DEL SISTEMA 2.2 RELACIONES DEL SISTEMA

1.1 COMPONENTE CONCEPTUAL

VARIEDADES ARCOIRIS fue creada para prestar el mayor servicio de compra y venta de productos de chacharera, heladera, papelera en general, en Tumaco y zonas aledaas y adems adicionalmente presta el servicio de internet a los habitantes del puerto de Tumaco. Como podemos constatar en el registro ante la cmara de comercio. VARIEDADES ARCOIRIS tiene una misin, visin y unos objetivos bien claros como nos comunic su propietaria la SRA MARTHA MORENO CAICEDO.

MISION DE LA EMPRESA La misin de la empresa es prestar un servicio de muy alta calidad para satisfacer las necesidades de abastecimiento de papelera, artculos de oficina y tiles escolares y adems brindarles especialmente a los estudiantes un servicio de internet de muy buena calidad y econmico satisfaciendo as las necesidades de la comunidad.

VISION DE LA EMPRESA La visin se basa en ser una empresa con prestigio reconocido, con buena estructura administrativa y comercial, de modo que nos haga ms eficiente y confiable, para disfrutar la preferencia de los clientes y proveedores y en unin hacer rentable el negocio para un beneficio de la empresa y de la comunidad en general, para lograr tener presencia a lo largo y ancho del puerto de Tumaco, y a mediano plazo tener presencia en el mercadonacional.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA Mejorar permanentemente generando un ambientelaboral y un desarrollo organizacional. Hacer el cumplimiento de su misin su visin las cuales son de vital importancia para la empresa.

1.2 COMPONENTE PROCESAL: PROCESOS

En VARIEDADES ARCOIRIS podemos constatar unos procesos que permiten el funcionamiento de la empresa y queremos darle un orden a estos procesos y hablar un poco de que se tratan. Adems queremos dejar en claro que cada uno de estos procesos son muy importantes y nuestro informe ser presentado a alguien diferente al dueo puede ser al contador, a alguien interesado en comprar la empresa. A un administrador nuevo etc.

ADMINISTRACIN

Recolectar informacin del estado de la empresa. Toma de decisin dependiendo si el estado es bueno o malo. Si es bueno, mantener el equipo de trabajo y aumentar el ritmo. Si es malo proponer nuevas estrategias para mejorar y aplicando correctivos. Buscar nuevos clientes para que siga aumentando las ventas. Buscar nuevos proveedores y mejores precios. Fin del proceso.

COMPRAS:

Primero se toma la informacin proveniente del administrador quien da a conocer nuevos proveedores y ofertas. Luego aqu se mira cul de esos proveedores es ms favorable para la empresa. Despus comienzan los contactos con los proveedores para tratar de llegar a un precio justo para los dos (empresa y proveedores). Estando claro el precio se procede a la compra ya autorizado por el administrador quien una vez conoce el precio, gira la mitad del total del costo de la mercanca, el transporte lo paga la empresa en este caso VARIEDADES ARCORIS. Fin del proceso.

VENTAS

Una vez hecho el pedido y el Bodeguista los halla despachado, comienza el proceso de ventas. Mirar los pedidos al por mayor. Estos con el fin de satisfacer primero a los compradores mayoristas y comienzan los despachos a estos compradores. Una vez de haber despachado a los compradores mayoristas, comienza la venta en el negocio, aunque no se quiere decir que cuando se despacha a los mayoristas durante ese proceso no se vende a los clientes que compran al menudeo. Fin del proceso.

CARTERAS (CRDITOS, DEUDAS).

Esta parte de los procesos est conectada por decirlo as con ventas y compras, ya que recibe informe de estos dos procesos. Una vez recolectada la informacin empezando por compra, se tiene un balance del total de deudas que tiene la empresa y as no tener sobre costo por posibles vencimientos de facturas que debe la empresa. Luego del informe del proceso de compras tambin ocurre lo mismo con ventas, se tiene un balance de todo lo que le deben a la empresa para mantener un tope que segn nos cuenta la administradora que tiene la empresa. Una vez teniendo los balances bien claros se hace un informe para presentarle al contador. Fin del proceso.

FACTURACIN, MANEJO DE LA CARTERA (ENTRADA Y SALIDA).

Una vez estn los productos en el muestrario, facturacin entra a poner precios que ya ha sido aprobados por el administrador. Cuando empiezan las ventas ya sean al por mayor o al menudo entra el manejo de la caja quien es de total confianza del administrador, porque todo el dinero de las ventas tienen que pasar por las manos de esta persona.

Luego una vez terminada la jornada la persona encargada de la caja y facturacin hace un conteo o un balance del producido de las ventas. Esto se hace diariamente y cuando se completa la semana llega el administrador para recibir este dinero. Fin del proceso.

CONTABILIDAD E INVENTARIO.

La empresa no consta con un contador en propiedad, este proceso inicia con las personas encargadas de recibir los informes provenientes de ventas, compras, bodega y facturacin. Luego esta persona mediante un inventario verifica que este informe este bien. Luego ya pasado un mes entra el contador pblico a recibir este informe y luego de unos das da este informe al administrador quien no nos dio mayor informacin por ser de carcter reservado. Fin del proceso.

MENSAJERA Y DOMICILIO.

Primero el mensajero en horas de la maana se presenta ante la administradora quien le da instrucciones. Luego pasa a ventas quien le entrega los pedidos para despachar en la zona urbana. Luego el mensajero en horas de la tarde alista un carro de propiedad de la empresa y recibe los pedido que van a hacer entregados a la zona rural. Una vez terminado las entregas, va otras vez donde la administradora y le entrega informe de su recorrido. Fin del proceso

VIGILANCIA.

Una vez terminada la jornada ms tardar a las 9:00 pm, entra el vigilante en accin. Verifica que todo est bien cerrado total mente y cierra la puerta principal. A las 6:00 am del otro da abre a las muchachas trabajadoras del aseo y a las 6:30 am le entrega las llaves a la administradora.

Fin del proceso.

ASEO.

En horas muy de la maana ante que lleguen los trabajadores, el vigilante abre una puerta trasera para que puedan entrar las tres trabajadoras encargadas del aseo y dejar limpio todo. Una de las seora Comienzan a asear la oficina de la administradora Y las otras limpian lo de mas como la zona de ventas, rea administrativa, la zona contable etc. Una vez llegue el personal y la administradora encuentran todo limpio. Fin del proceso.

MANEJO DE LA SALA DE INTERNET.

Al igual que los otros trabajadores, esta persona llega en la maana, abre una puerta que se para a la papelera con la sala de internet. Hace limpieza al sitio, verifica la electricidad que no vaya a estar ni muy alta ni muy baja a pesar que tiene todos los computadores con su respectivo estabilizador. Luego se inician a encender los computadores, les hace una limpieza con un programa llamado ccleaner y verifica que todos estn el buen estado. Luego si empiezan a llegar los clientes. Recordemos que esta sala a pesar de ser del mismo dueo es un proceso aparte. El dinero recolectado lo maneja durante 15 y 20 das el encargado de la sala. Una vez terminado la jornada, el cierre de las sala es primero que el negocio. Fin del proceso.

BODEGUISTA

Cuando llega la mercanca a Tumaco, entra el Bodeguista en accin, recibiendo la mercanca. Luego comienza a contar producto por producto, unidad por unidad. Un proceso estresante pero necesario. Una vez contado se firma el recibido de satisfaccin y afirmando que todos los productos estn completos. Comienza la logstica para poder ordenar los productos bien para su posterior cruce con la mercanca que est en la bodega.

Una vez listo el anterior proceso se recibe las rdenes de pedidos entregados por ventas y comienzan los despachos. Fin del proceso.

1.3 COMPONETE ESTRUCTURAL Aqu tenemos la estructura gerarjica de la empresa.

ORGANIGRMA

GERENTE

SECRETARIA

AREA ADMINISTRATIVA

AREA FINANCIERA

PERSONAL Y NOMINA

SERVICIO GENERAL

BODEGA

CAJA Y FACTURA

MENSAJERIA Y DOMICILIO

CARTERA

ASEO

CONTABILIDAD

CARGO DE LA EMPRESA

PERSONAL ENCARGADO DE LAS VENTAS: Sus funcin es la de atender, brindar, promocionar un buen servicio a los clientes de tal manera que las personas se vallan con una gran satisfaccin y tengan la posibilidad de volver.

CONTABILIDAD:Este cargo tiene como funcin recolectar informacin contable que adquiere el personal diariamente, hacer un respectivo anlisis y luego brindarle un informe a la propietaria acerca del balance y estado de la empresa. Y Costo de los impuestos: Desempea este cargo el SR GILBERTO RAMIREZ CORTEZ, un hombre muy reconocido en Tumaco por su manera muy eficiente de trabajar.

GERENTE: tiene como funcin la administracin de los recursos de la empresa, tener liderazgo en los empleados, adems en VARIEDADES ARCOIRIS el gerente es la misma propietaria y quien est encargada directamente con todo lo que consista en compras, adems la SRA MARTHA MORENO CAICEDO propietaria de la empresa es licenciada en ciencias naturales y docente del liceo nacional Max seidel en administracin tiene varios cursos en contabilidad y finanzas adquiridos en el Sena.

SECRETARIA:tiene como funcin el manejo de la informacin que va dirigida al gerente y la informacin que necesita conocer. Redactar cartas o documentos, y el manejo de tiempo dela gerente(a)

MENSAJERA Y DOMICILIO:tiene como funcin entregardocumentos, facturas, cuentas de cobro y entregar dominio en la zona urbana y rural de Tumaco.

BODEGUISTA:tiene como funcin recibir las encomiendas provenientes de pasto y Caliy manejar un orden, realizar inventarios de lo que llega y lo que sale de la empresa.

CAJA Y FACTURACIN:tiene como funcin colocar precios de los productos que estn en el muestrario y recolectar el dinero del producido diario, manejar la caja menor de la empresa y brindarles a los clientes las facturas necesarias de compras. Este cargo lo desempea la sr. SOCORRO CAICEDO HURTADO. Quien tiene un pregrado como economista, graduada de la universidad cooperativa REMINGTON.

CARTERAS:este cargo tiene como funcin la recuperacin de activos en mora e informarle a gerente sobre las facturas vencidas de los crditos que se les hace a la empresa por motivos de compras de productos y artculos.

2. ENFOQUE DE SISTEMA

2.1 objetivo del sistema En este caso tomando el rea administrativa como el sistema podemos constatar que su objetivo Como lo dice su nombre es administrar o manejar de la mejor forma los recursos de la empresa. El rea administrativa tiene como objetivo principal llevar a cabo la planificacin estratgica de la empresa (definir misin, visin, polticas, analizar la situacin de la empresa y establecer objetivos, estrategias y tcnicas para conseguir las metas)

PERSONAL Y

MENSAJERIA Y DOMICILIO

NOMIA

ASEO

BODEGA

En la oficina de personal y nomina existe una persona encargada del manejo y control del personal y cuyo objetivo es controlar el horario de entada y salida, adems verifica que todos los obreros permanezcan en su sitio de trabajo y cumplan con su labor para los cuales fueron contratados. Lo anterior mencionado nos indica o nos da a entender la relacin que hay entre: Personal y nomina === Mensajera y domicilio. Personal y nomina === Aseo. Personal y nomina === Bodega.

Ya que dicho inspector llamndolo as: elabora un informe individual de mensajera, aseo y bodega. Informe que contiene ,horas, das, meses laborados por cada uno de los empleados, y que entregado a la oficina de personal y nomina para que dicha oficina efectu los pagos a los obreros,

Bodega === mensajera y domicilio: Bodega tiene un pedido proveniente de ventas, dicho pedido se le da a conocer a mensajera y domicilio quienes van hasta bodega y recogen el pedido para su posterior entrega, vale destacar que todo estos documentos de pedidos tienen que ser verificados por los de mensajera y domicilio para evitar inconvenientes y a la hora de retirar la mercanca tienen que firmar y colocar la huella en el recibido.

NOTA. PARA HACER EL ENFOQUE DE SISTEMA TOMAMOS EL CONSEPTO QUE USTED NOS DIO Y AGARRAMOS EL AREA ADMINISTRATIVA PARA ASERLO, PERO NOS TOPAMOS CON UN INCONBENIENTE YA QUE EN LA RAMA ADMINISTRATIVA HAY UNA

DEPENDENCIA QUE SE LLAMA SERVICIO GENERAL Y DE ALLI SE DESPRENDIA, ASEO Y MENSAGERIA Y DOMICILIO ASI QUE AL TOMAR SERVICIO GENERAL TOCARIA DEJAR POR FUERA CREIAMOS LOS DEMAS ASI QUE PREFERIMOS TOMAR MENSAGERIA Y ASEO

ENTREVISTA PARA EL GERENTE

1.- Seor, qu tiene de diferencia esta empresa a otras?

2.- A nosotros como clientes, esta empresa que nos ofrece?

3.- Esta empresa qu planes tiene para un futuro inmediato?

4.- Esos planes son basados en algn comportamiento son necesarios?

5.- Hblenos de su equipo de trabajo y de su roll como jefe de ellos?

6.- Usted est abierto al dialogo con todos sus colaboradores?

7.- Que estrategias utiliza para conocer a la competencia?

8.- Seor, usted cree que la competencia es necesaria en los negocios?

9.- Cuales son los planes que tiene para nosotros irnos con la idea de que su empresa crecer?

10.- Seor, nos permite estar al pendiente de lo que nos acaba de mencionar? 11- utiliza usted algn tipo de sistema de informacin para el manejo de la empresa?