UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTA
HELADOS CALI, C.A.









ANLISIS DEL PROCESO CONTABLE DE LA EMPRESA HELADOS
CALI, C.A







Autor:
Yannilis Henrquez
C.I. 16.395.826
Sede: Av. Atlntico

















Puerto Ordaz, Octubre 2011



UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTA
HELADOS CALI, C.A.







ANLISIS DEL PROCESO CONTABLE DE LA EMPRESA HELADOS
CALI, C.A
Informe de Pasanta presentado como requisito para optar al ttulo de
Licenciada en Contadura Pblica







____________________ _________________
Simn Sanabria Yraida Linero
Tutor Acadmico Tutor Industrial







_______________________
Jurado




Puerto Ordaz, Octubre 2011
INDICE



PORTADA......i
NDICE.......ii
INTRODUCCIN.........4

Seccin D. DESARROLLO.
D.a. Identificacin de la Organizacin. Resea histrica.........6
Misin, Visin y Valores...............7
Unidad dnde se realiz la empresa...........7
D.b. Planteamiento del problema..................9
D.c. Objetivos Generales y especficos.......10
Descripcin Plan de Trabajo ........11
D.d. Logros del Plan Acordado ......21
D.e. Facilidades y Dificultades encontradas........22
D.f. Apreciacin conocimientos adquiridos........22

CONCLUSIONES............24
RECOMENDACIONES..........26
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS...........28
ANEXOS .........29











4

INTRODUCCIN


El mundo en que vivimos actualmente exige de quienes dirigen la
organizaciones todos los conocimientos administrativos y contables as como el uso y
aplicacin de tecnologa, pero sobre todo el manejo eficiente de informacin que le
permitan una correcta toma decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas
a largo plazo. Los procesos contables son un conjunto de fases o etapas sucesivas que
permiten transformar datos o registros contables en informes contables para dar
resultados financieros. Para obtener dicha informacin, es preciso inicialmente,
establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde
su obtencin hasta su presentacin en trminos de informacin acabada. La
contabilidad es uno de los principales sistemas de informacin que reflejan los datos
de la toma de decisiones de la junta directiva, as como un excelente banco de datos
para decidir el futuro de las empresas y que transforma la informacin en una
herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que
impactaran en la salud financiera de la organizacin.
Helados Cali, C.A como empresa de manufactura, cuenta con un personal
calificado, orientado a encaminar a la empresa a ser reconocida a nivel nacional por la
excelencia de sus productos. Para lograr ese objetivo, es necesario contar con el buen
funcionamiento de las maquinarias y equipos ya que esto influye en gran manera en
la calidad del helado. En su estructura organizativa Helados Cali, C.A cuenta con un
rea de contabilidad que juega un papel fundamental en el desarrollo y anlisis de la
informacin contable.
El presente informe comprende los aspectos relacionados con el proceso contable
manejado a travs del Sistema Saint versin 6.1.0 administrativo Enterprise 2010 con
mayor nfasis en el aspecto administrativo- contable, se sigue como estrategia
analizar las bondades y uso de cada uno de los mdulos de este sistema vanguardia en
5

lo que a software administrativo contable se refiere. Dicho informe se encuentra
estructurado en seis secciones principales, en la primera de ellas se identifica la
organizacin mencionando la resea histrica, misin, visin, valores, estructura
organizativa y detalle del departamento donde fue desarrollada la pasanta, en la
segunda se muestra una breve explicacin de los problemas observados dentro de la
empresa y de lo que el pasante necesita para darle solucin al mismo. En la tercera
seccin se sealan los objetivos de la pasanta y la descripcin de todas y cada una de
las actividades realizadas para alcanzarlos contempladas en el plan de trabajo del
pasante. La cuarta seccin est compuesta por la especificacin de los logros del plan
de trabajo antes mencionado, enfocados a la solucin de la problemtica existente en
la organizacin. Una quinta seccin donde se muestran las ventajas y desventajas
encontradas durante el desarrollo de la pasanta, La sexta seccin describe los
conocimientos tanto a nivel terico como practico adquiridos por el pasante durante
su estada en la empresa. Adicional a ello se presenta la parte final e importante como
lo son las conclusiones y recomendaciones, pues en ellas se detallan los resultados
obtenidos durante el proceso de pasanta as como las posibles soluciones para
mejorar el proceso contable, las cuales sern de mucha ayuda para la empresa con
miras a lograr un correcto y efectivo desenvolvimiento de las operaciones que se
vern reflejadas en los estados financieros al final de cada periodo.








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SECCION D


D.a. IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN


HELADOS CALI, C.A es una empresa que est en crecimiento a nivel nacional,
contando con una red de distribuidoras, que ofrece a sus consumidores los mejores helados
a un precio justo y de excelente calidad. El objetivo principal de Helados Cali, C.A. es
posicionar la marca, convirtiendo el helado en un buen hbito alimenticio y que siempre
est presente en las neveras de todas las familias venezolanas.
Inicia sus actividades en el ao 2001 con la elaboracin de helados fabricados de manera
artesanal, en San Flix, Estado Bolvar, Venezuela, bajo el nombre Helados Paisa, C.A.
como la idea de un negocio a fin de equilibrar una poca de crisis, y el resultado tuvo tan
buena acogida que a corto plazo la produccin cambio de ser artesanal a semi-industrial.
En Noviembre del 2005, se instala la fbrica de Helados en la ciudad de Puerto Ordaz, y
se sustituye el nombre por Helados Cali, C.A. que significa calidad certificada,
trabajando con la fabricacin y produccin de helados industriales, ofreciendo productos de
excelente calidad, cumpliendo con los altos estndares de manufactura. Desde esa fecha la
empresa se ha focalizado en fabricar productos de excelente calidad a precio competitivos.
Helados Cali, desarrolla sus propias frmulas de helados, para ello se realiza la mezcla
de la pureza de lo natural y lo industrial, con la precisin de la ciencia y la tecnologa.
Actualmente la empresa cuenta con un centro de distribucin en la ciudad de Maracay,
Estado Aragua a travs del cual se atiende la demanda del centro del pas..


D.a3. Misin


Consolidar a HELADOS CALI, C.A. como la empresa lder en produccin y
comercializacin de helados, dentro de los estndares de calidad que satisfagan las
expectativas de nuestros clientes, empleados y accionistas; creciendo en forma sostenida y
7

racional, con un equipo humano motivado, con slidos principios ticos y orientado al
servicio para as proyectar una imagen de solidez y responsabilidad.


D.a4. Visin


Convertir a HELADOS CALI, C.A. para el ao 2012 en una empresa reconocida a nivel
nacional a travs de la fabricacin y comercializacin de productos congelados que brinde
calidad, bienestar y precios justos a nuestros clientes y consumidores, buscando mantener la
rentabilidad y sostenibilidad que beneficie a nuestros accionistas, empleados y a la
comunidad en general.


D.a5. Valores


-.Servicio
-.Honestidad
-.Excelencia
-.Respeto
-.Responsabilidad
-.Compromiso Social


D.a6. Unidad donde se realiz la Pasanta


La empresa posee una estructura organizativa encabezada por la presidencia, cuenta con
una Gerencia General la cual tiene bajo su dependencia las Gerencias de Ventas, Recursos
Humanos, Planta, Produccin, Mantenimiento, Finanzas y Administracin. El trabajo de
pasanta se desarroll principalmente en el rea de contabilidad adscrita al Departamento de
8

Administracin. Est rea cuenta con un jefe de rea y un analista contable y tiene como
objetivo principal:
.-Realizar los procesos de contabilidad, control de activo fijo.
-.Declaraciones de impuesto y retenciones.
-.Mantener el sistema contable con informacin clara para generar los estados
financieros
-.Verificar los procesos de registro y garantizar que la informacin financiera
proveniente de los mdulos auxiliares correspondan en montos, conceptos y
distribucin de acuerdo a los principios contables y normativas internas.
-.Realizar seguimiento y control a las transacciones financieras que no se registran
durante el periodo correspondiente
-.Disponer y mantener informacin confiable y oportuna para la elaboracin de las
declaraciones de IVA, ISLR e ingresos brutos.
-.Mantener informacin actualizada sobre la carga fiscal y tributaria de la empresa y las
reformas de las leyes de contenido tributario
-.Propiciar el desarrollo de optimizacin y mejoras en las reas asignadas considerando
los recursos y lineamientos establecidos por la administracin de la empresa
















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D.b. Planteamiento del problema


En los ltimos tiempos la empresa HELADOS CALI, C.A. ha venido experimentado un
crecimiento vertiginoso en sus operaciones, originando as un desenvolvimiento ms que
acelerado de todas las dems actividades dentro de la organizacin, por lo cual se hace
necesario mejorar la planificacin de futuras implementaciones, la compatibilidad entre
sistemas y la organizacin del personal y de la empresa. En la Actualidad se han
automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se
presenta la informacin contable. Esta integracin se hace de forma global dentro de la
empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la produccin, los
inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen informacin contable necesaria no solo
para tomar decisiones importantes, sino tambin para la forma de operacin diaria de la
empresa.
Obviamente la calidad de las decisiones de cualquier empresa, pequea o grande, est en
funcin directa del tipo de informacin disponible; es por ello que la empresa HELADOS
CALI, C.A., demanda una completa organizacin de informacin y que la misma se
desarrolle normalmente y contar con un eficiente proceso contable que genere informacin
precisa, manejable y de fcil interpretacin, y que adems refleje la realidad de manera
coherente y fiable que sirva de soporte para la toma de decisiones.













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D.c. OBJETIVOS


D.c1. General:


Analizar el proceso contable y tributario que se lleva a cabo en la empresa HELADOS
CALI, C.A.


D.c2. Especficos:


1. Describir cada uno de los componentes y bondades que contiene el sistema Saint
6.1.0 administrativo y contable Enterprise 2010
2. Registrar transacciones en el Mdulo de Compras, y de Bancos del Sistema Saint
Enterprise 2010.
3. Realizar declaracin de Impuestos Nacionales
4. Revisar el Reajuste Por Inflacin.
5. Analizar las Cuentas que conforman los Estados Financieros de la empresa.
6. Realizar Inventario de Productos Terminados.
7. Elaborar las conciliaciones Bancarias.
8. Analizar las partidas contables que conforman los Estados Financieros (Balance
General y Estado de Resultados)










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D.c.3 PLAN DE ACTIVIDADES
(Ver Anexo N1)


1.-Descripcin de los principales componentes y bondades que contiene el sistema
Saint 6.1.0 Enterprise 2010


Es un sistema administrativo totalmente configurable a las necesidades de cualquier tipo
de empresa. Incluye el mdulo administrativo, mdulo de compras, mdulo de ventas y el
mdulo de bancos. Posee un manejo avanzado de inventarios, productos, servicios,
estadsticas y proyecciones, modificaciones en los formatos de facturas, emisin y
seguimiento de presupuestos, rdenes de compra y manejo de tesorera con diferentes
instrumentos financieros. A continuacin se describen los mdulos ms destacados:
Saint administrativo: El cul se adapta al tamao de cualquier empresa, ya que su base
de datos, men y mdulo de ventas son configurables, donde el usuario puede eliminar o
aadir las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa. Trabaja en
redes hasta noventa y nueve (99) estaciones de trabajo, controla ventas normales, con
financiamiento (clculo de inters ) y punto de venta ( venta de gran volumen ); manejo de
Mdulo de Compras desde la emisin de la orden de compra hasta recepcin de la misma;
control de inventario en unidades y unidades monetarias, control de servicios de compra y
venta, de servidores, (prestadores de servicio) de vendedores (comisiones, efectividad, etc.)
control bancario (Mdulo Bancos), saldos, conciliaciones, control I.V.A., es el nico
sistema en el mercado que permite el monitoreo de estaciones de trabajo (ver actuar y otras
estaciones de trabajo diferente a la que se opera), adaptado a las nuevas disposiciones
legales.
Saint contabilidad: El cual permite manejar cdigos de cuentas hasta veintids (22)
dgitos, estados financieros de ley, configurables y comparativos, ndices financieros
configurables, control de activos fijos (clculo de depreciacin), control de retenciones,
centro de costos, ajustes por inflacin integral, manejo de mltiples empresas con
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posibilidad de consolidarlas sin importar los catlogos de cuentas, estado de flujo de
efectivos, todo adaptado a las nuevas disposiciones legales.
Saint nomina: Sistema de nmina totalmente configurable que permite elaborar
nmina, calcula vacaciones, utilidades, liquidaciones, intereses sobre prestaciones,
mantiene histrico y acumulados de nmina para clculos, consultas, reportes, formas de
impresin configurables, gran cantidad de reportes ya configurados y adicionalmente un
generador de reportes que permiten realizar reportes a la necesidad del usuario, ahora para
Windows 95/98/NT/2000.


2.-Registro cuentas por pagar en mdulo de compras del sistema Saint.


El proceso contable inicia simultneamente en el mdulo ventas con la facturacin de
productos terminados, y en el mdulo de compras con el registro en de las cuentas por
pagar o los diferentes gastos que se originan en el funcionamiento diario de la empresa, el
cual se realiz siguiendo las siguientes pautas:
Una que vez recibido el expediente completo (cotizaciones, factura(s), requisicin,
formato de recepcin de mercanca) se revisa que el expediente tenga la firma de
autorizacin por parte de la gerencia general, si el expediente est conforme, ingresa al
Saint, en el mdulo de compras (Ver anexo N 2) y se comparan los datos de la Orden de
Compra con los del expediente, tomando en cuenta la condicin del proveedor, es decir, si
es (formal, ordinario o especial), generando as la cuenta por pagar en sistema (ver anexo
N 3 y 4) con sus respectivas retenciones (IVA, ISLR, LAE) (Ver anexo N 5, 6 y 7) y
entrega la Orden de Compra al Asistente Administrativo.
Para la emisin de los cheques o pagos se ingresa al Saint, modulo bancos (Ver anexo
N 8) compara los datos de la orden con los del sistema. Si existe algn error, devuelve la
Orden de Compra al analista contable para su correccin. Si todo est conforme, se procede
a abonar la cuenta por pagar en sistema, se coloca el cheque en la forma del Comprobante
de Egreso, se imprime el cheque y entrega el comprobante al Gerente de Administracin.
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3.-Declaracin de impuestos


Para la declaracin de Impuestos se verifica la fecha que corresponda en el calendario
fiscal y el impuesto que se debe declarar, es decir, si se trata de la Declaracin del IVA, las
Retenciones de IVA, ISLR o Impuestos Municipales, para luego realizar los siguientes
pasos:
Declaracin de IVA: se exportan los libros emitidos en sistema Saint Administrativo el
periodo que se va declarar y se somete a una revisin exhaustiva para detectar cualquier
anomala en los registros que hayan sido cargados. Igualmente se verifica la facturacin de
las ventas y se coteja con el archivo fsico, se imprimen los libros definitivos de compra y
ventas (Ver anexo N 9) para la carpeta de archivos, seguidamente se emite la hoja resumen
de la declaracin mensual de IVA para finalmente cargarlo en el portal del (Servicio
Nacional de Integracin Tributaria (SENIAT), una vez declarada se imprimen las planillas
(FORMA-30) (ver anexo N 10) y los compromisos de pago donde se refleja el monto a
pagar para la emisin del cheque de gerencia Cuando el monto es declarado se saca una
copia al comprobante de pago sellado por el banco, la cual servir como soporte para el
registro del pago del impuesto y del cheque de gerencia (ver anexo N 11) y el original se
archiva junto a los libros de Compra y Venta en una carpeta lomo ancho debidamente
identificada, seguidamente se imprime el recibo de pago con 5 copias, se inserta papel
carbn entre ellas, se recorta segn exigencias del ente regulador SENIAT. Se escribe el
monto a cancelar, la ciudad donde se realiza el pago y lo firma la contadora, finalmente se
entrega el formato, y el recibo de pago con sus respectivas copias a la gerente de
administracin para realizar el pago.
Declaracin Retenciones ISLR: El procedimiento implementado para declarar los
impuestos comienza con la solicitud del reporte de retenciones de impuesto sobre la renta a
la contadora y la carpeta de comprobantes de retenciones de ISLR a la analista de
administracin para verificar el correlativo de los comprobantes y si faltase alguno(s), se
solicita a la analista administrativa. Seguidamente el analista de Recursos Humanos
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proporciona la relacin de ingresos impreso y en formato digital, se copia el formato de
retenciones de ISLR en un archivo nuevo (Ver anexo N 12) y se le asigna el nombre de
acuerdo al mes que se declara, posteriormente se transcriben en el formato los datos
requeridos por el SENIAT (mes y ao a declarar, Rif del proveedor, numero de factura,
numero de control, base de retencin, cdigo de retencin, aforo), se copian los datos de los
empleados (RIF ingreso acumulado del mes a declarar, % retenido en nmina)se le entrega
a la contadora para que verifique los datos reflejados en el archivo con los comprobantes de
retencin y luego el formato con el registro contable, si arroja errores se corrigen y se
realiza nuevamente la conversin del archivo a formato a XML, luego el archivo definitivo
se imprime y se entrega para su aprobacin a la gerente administrativa quien verifica el
monto a declarar y se regresa el archivo a contabilidad para la declaracin en el portal del
SENIAT, para ello se ingresa con el usuario y clave de la empresa y se realiza la
declaracin, se imprime el recibo de pago con 5 copias, se inserta papel carbn entre ellas,
se recorta segn exigencias del ente regulador. Se escribe el monto a cancelar, la ciudad
donde se realiza el pago y lo firma la contadora, finalmente se entrega el formato, y el
recibo de pago con sus respectivas copias a la gerente de administracin para realizar el
pago.
Declaracin Retenciones IVA: se solicita la carpeta de retenciones aplicadas en el mes y
se exporta el reporte de retenciones de IVA que emite el sistema y se cotejan con los
comprobantes de la carpeta, se verifica que no exista alguna inconsistencia en la
informacin como errores en sumatorias, facturas anuladas o detalles en la emisin de los
comprobantes al momento de ser cargados, posteriormente se carga la informacin en un
archivo en Excel de acuerdo a los requerimientos exigidos por el SENIAT (Ver Anexo N
13), este se convierte en formato Texto /delimitados por tabulaciones y se realiza la prueba
inicial por el portal y comprobar que se encuentre libre de errores, si estos no existen
entonces se entrega a la gerente de administracin para su aprobacin y luego se devuelve
al contador para que proceda a declarar la retenciones del periodo correspondiente, para
ello se ingresa al portal www.seniat.gov.ve con el usuario y clave asignado a la empresa.
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En el men contribuyente seleccionamos la opcin RETENCIONES DE IVA ubicada en
la pestaa Procesos Tributarios, cargamos el archivo con el formato requerido y de acuerdo
a las instrucciones se enteran las retenciones del periodo, una vez declaradas se imprime el
recibo de pago con 5 copias, se inserta papel carbn entre ellas, se recorta segn exigencias
del ente regulador. Se escribe el monto a cancelar, la ciudad donde se realiza el pago y lo
firma la contadora, finalmente se entrega el formato, y el recibo de pago con sus respectivas
copias a la gerente de administracin para realizar el pago.


4.-Revisin de Reajuste Regular Por Inflacin aos anteriores


Tomando en cuenta que las consecuencias del proceso inflacionario afectan la estructura
financiera de la empresa, por cuanto la contabilidad se basa en costos histricos y en
trminos de unidades monetarias constante que produce el aumentar de los precios y los
valores se distorsionan, es necesario un ajuste que modifique su valor en sintona con la
realidad. Sobre la base de estas implicaciones se realiza el ajuste por inflacin en trminos
fiscales, el cual se divide en dos facetas; Ajuste inicial por inflacin y ajuste regulares o
continuos. Estos ajustes por inflacin con fines fiscales pueden afectar las partidas
determinadas del balance general o ms ampliamente sobre la integralidad de las mismas.
Es por ello que durante la pasanta se procedi a revisar exhaustivamente el ajuste inicial
por inflacin y los reajustes fiscales de aos anteriores para la declaracin definitiva de
ISLR de los aos anteriores, pues el sistema contable an no posee la configuracin
adecuada para emitir esta importante informacin fiscal, y la misma debe ser elaborada
manualmente. Puntualizando detalles como:
La determinacin de las partidas y las exclusiones fiscales histricas y si estas fueron
registradas en la hoja de trabajo y se registraron los asientos correspondientes. Y si el
patrimonio neto fiscal inicial fue determinado para aplicarle el reajuste regular a dicho
patrimonio, as como a los aumentos y disminuciones ocurridos en el periodo gravable.
16

Si se elabor la hoja de trabajo para las partidas no monetarias provenientes del ejercicio
actual. Y verificar que se hayan realizados los asientos fiscales respectivos para determinar
los saldos de cada una de las cuentas afectadas. Principalmente la cuenta Reajuste por
Inflacin cuyo saldo debi haber sido trasladado a la declaracin de Impuesto Sobre La
Renta y cancelada por el traspaso a la cuenta Actualizacin de Patrimonio. Asimismo
verificar la elaboracin del Balance General Fiscal Actualizado y posteriormente la
declaracin definitiva de renta (FORMA DPJ-26).
Una vez finalizada la revisin se encontr que no las hojas de trabajo con las tablas y los
clculos definitivos plasmados en la declaracin de renta no existan y algunos presentaban
errores, el balance fiscal nunca fue impreso y existan inconsistencia en el ajuste por
inflacin de los activos fijos pues estos no coincidan con la declaracin ni con el balance
general histrico. Por tanto se procedi a la realizacin e impresin de las cdulas de
trabajo segn el formato que exige la Ley de ISLR como soporte del Reajuste regular por
Inflacin en la declaracin definitiva de Renta a partir del periodo 2006 hasta el 2009, y de
esta manera, aplicando los procedimientos establecidos por el colegio de contadores
referente a esta parte de la contabilidad, dejar asentado los ajustes fiscales con los
respectivos soportes, y preparar la carpeta contentiva de todos los ajustes regulares por
inflacin de los periodos anteriores, entre ellos se encuentran:
-.Las tablas de depreciacin de activo fijo reflejando el monto del ejercicio actual y el
acumulado.
-.Las cdulas de Activo No depreciable como mejoras a la propiedad arrendada,
terreno, etc.
-.Las cdulas fiscales de trabajo del Activo fijo (Maquinaria y equipos, Mobiliario y
Equipos de Laboratorio, Vehculos Equipos menores y Edificio. Las cdulas de los
Inventarios, cargos diferidos y todas aquellas partidas contables que deban ser
ajustadas por inflacin. (Ver anexo N 14)
-.Se elabor el balance fiscal actualizado basado en la informacin del balance histrico
del ao correspondiente, donde se muestran los saldos histrico del balance del ao
17

actual, los ajustes realizados en el ao anterior y los realizados en el ao actual de
acuerdo a las cdulas de trabajo, cuyos saldos se verifican en sus respectivas cuentas de
mayor, y finalmente los saldos ajustados al periodo actual. (Ver Anexo N 15)
-.Con los saldos ajustados de todas las cuentas se elabor el libro de control fiscal, en el
cual se reflejan los montos ajustados por inflacin que se obtuvieron de las cdulas de
trabajo, para finalmente montar el balance general fiscal reexpresado (Ver Anexo N
16)
-.Toda esta informacin fue impresa y archivada en la carpeta de Ajuste Por Inflacin
de la empresa, lista para ser presentadas ante cualquier fiscalizacin o auditoria en la
que sean requeridas.


5.-Anlisis de cuentas


El anlisis de cuentas es un factor importante al momento de presentar los estados
financieros pues cuando se realiza la integracin de las transacciones realizadas en los
dems mdulos del SAINT (Nmina, Compras, Banco, Ventas) el comprobante
generalmente presenta errores u omisin de informacin, por lo cual es necesario analizar
todas aquellas cuentas que presenten irregularidades en los estados financieros siendo las
ms comunes las cuentas de impuestos, anticipos y cuentas por pagar a proveedores y la
cuenta por pagar empleados, y una vez detectado la falla se procede a realizar el ajuste
correspondiente de la misma. Para ello se imprimen todos aquellos documentos pertinentes
para el anlisis entre ellos los principales documentos emitidos por el sistema como el libro
mayor analtico, el reporte de transacciones de cuentas por terceros, los comprobantes de
contabilidad, y cualquier otro reporte que arroje el sistema (ver anexo N 17 y 18) y que sea
de utilidad durante la revisin, tambin se ubican otras fuentes de informacin en el archivo
fsico organizado por la administracin en el cual reposan todos aquellos expedientes que
soportan todas las operaciones realizadas y registradas en la empresa, en base a los
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resultados arrojados durante la revisin completa de la cuenta se registra el ajuste o
correccin en sistema segn sea el caso.


6.-Realizacin de Inventario Productos Terminados


Un dato importante y vital para el cierre mensual de la contabilidad es el monto del
inventario final del mes para obtener el costo de la mercanca vendida reflejado en los
estados financieros presentados a la alta gerencia, por ello cada final de mes la
administracin programa la jornada de Inventario en los principales almacenes de la
empresa (Materia prima y Productos Terminados), designando un equipo para tal fin. El
cual se encargar de realizar un conteo fsico y exhaustivo de toda la mercanca y productos
existentes en los respectivos almacenes, durante la pasanta se logr inventariar los
productos terminados almacenados en la CAVA III de las instalaciones de la empresa.
El proceso se inicia cuando desde el modulo administrativo de Saint en el men
reportes-inventario-movimientos en unidades (ver anexo N 19 y 20) se imprime un listado
de todos los productos con sus respectivos cdigos que son fabricados en el proceso de
produccin (ver anexo N 21), con el formato en mano y todo el equipo de proteccin
exigidos por la seguridad industrial el encargado se dirige a la cava y guiados por los
supervisores de turno se procede al conteo minucioso de los productos, los resultados son
anotados en el formato del sistema el cual es entregado a contabilidad para que sean
comparados con las cifras arrojadas en el sistema y posteriormente calcular el costo de
venta de la mercanca vendida.


7.-Elaboracin de Conciliaciones Bancarias


Las conciliaciones bancarias son realizadas mensualmente. Para ello se imprimen los
documentos del banco que se vaya a conciliar (Estado de cuenta bancario y el libro mayor
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analtico que emite el sistema) se realiza las comparaciones de las transacciones efectuadas
en el mes y se ubican las diferencias existentes y se plasman en el formato respectivo el
cual servir de soporte contable para los ajusten registrados en sistema.
Se procede a revisar de forma detallada los movimientos de las cuentas, para asegurar
que en lo posible no hayan quedado transacciones pendientes por registrar, una vez que se
hace el cierre administrativo del mes, se imprimen los mayores analticos y extractos
bancarios para hacer las conciliaciones por cada banco para cruzar la informacin entre las
cuentas y verificar las diferencia que existentes en los registros, cuando estas son
localizadas se ubican las copias de los soportes de las transacciones en el caso que no hayan
quedado reflejadas en Saint contabilidad y cualquier otro soporte necesario que facilite el
ajuste por contabilidad.
Una vez incorporado los ajustes por contabilidad al sistema, se procede a limpiar las
conciliaciones, imprimiendo nuevamente los mayores analticos donde se reflejan los
asientos de ajustes por conciliacin, finalmente se emite la hoja de conciliacin por cada
banco despus de ajustes para finalmente ser archivada en su carpeta.


8-.Registro de Cuentas Por Cobrar en Sistema Saint


Este procedimiento tiene como objetivo bajar o acreditar las cuentas por cobrar a
clientes del sistema administrativo y que las mismas queden asentadas en la contabilidad en
el momento de la integracin. Para ello se imprime de forma diaria los movimientos
bancarios, se revisa si existen notas de dbito por cheques devueltos. Y en el caso que
existan se informa al Gerente Administrativo para actualizar la disponibilidad bancaria y
notificar al cliente el inconveniente con el pago y que este haga la reposicin del cheque
devuelto. Luego se procede a registrar el dbito de la cuenta correspondiente, es decir a
cargar el pago en el sistema a travs del mdulo de bancos, en el men principal (Ver anexo
N 22) se selecciona la opcin cuentas por cobrar y presionando la tecla F1 se ubica al
cliente afectado, se selecciona la factura que se va a abonar y se ingresan los datos bsicos
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como el banco donde se registrara el abono, la descripcin, (ver anexo N 23 y
seguidamente se ingresa el cdigo de la cuenta, se selecciona el tercero afectado, se ingresa
el monto a registrar y se imprime el documento soporte del registro de la cuenta por cobrar
(Ver anexo N 24)
Seguidamente se cotejan los movimientos bancarios con lo abonado por el cliente, segn
lo cargado en bancos y se concilia con el estado de cuenta de cada cliente, verificando as
los saldos en Saint Administrativo, Bancos y Contabilidad, asegurando que no existan
fallas de integracin.
Finalmente se archiva en carpetas las conciliaciones de cuentas clientes del mes.


9.-Anlisis de Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados)


El objetivo fundamental de dicha actividad radica en el anlisis del comportamiento del
proceso contable realizado, y en detectar las desviaciones y sus causas, as como descubrir
las correcciones ms inmediatas para que sean utilizadas en el posterior mejoramiento de la
gestin de contable. Para ello se imprimieron los estados financieros principales (Balance
General y Estado de Resultados) (Ver anexo N 25 al 30) y se evaluaron todas las partidas
contables y fueron comparadas con la informacin registrada durante el periodo a evaluar, y
aquellas en las que se observaron inconsistencias, se analizaron con ms profundidad. Se
imprime desde el sistema Saint Enterprise modulo Contabilidad el libro mayor analtico
para revisar las transacciones del periodo, y compararlas con los archivos.
Durante este proceso se encontraron anomalas relevantes al momento de integrar la
informacin desde los diferentes mdulos que afectan los registros contables (Compras,
Banco, Ventas), las cuales distorsionan las cifras de las estados financieros, detalles como
cuentas con saldos muy elevados y que necesitan ser reclasificadas por errores en las
cuentas o terceros, inconsistencia en los comprobantes que originan un descuadre en los
mismos. Omisin de informacin como cheques, compras y otros. Cada una de estas
inconsistencias fueron estudiadas y corregidas inmediatamente para la presentacin de la
21

informacin lo ms limpia posible reflejando la realidad de la situacin financiera de la
empresa.


D.d. Logros del Plan Acordado


Como metodologa de estudio se emple, para la realizacin, desarrollo y presentacin
de este trabajo, las normas expuestas APA (American Psicological Asociation), siendo
estas las de mayor aceptacin mundial sobre la materia, adems de estar en sintona con la
normativa que al respecto ha emanado la Universidad Nacional Experimental de Guayana
para la realizacin y presentacin de informe tcnico final de pasanta. Para la consecucin
de los resultados se estableci un plan de actividades desarrollado en un periodo de 16
semanas, las cuales fueron distribuidas y enfocadas a detectar los problemas y satisfacer las
necesidades del proceso contable de la empresa Helados Cali, C.A. Durante este periodo de
pasanta se logr ampliar y/o profundizar el conocimiento, enfoque y criterio contable para
generar una informacin ms eficaz y eficiente dando respuesta a la solucin del problema
planteado y ubicar los obstculos presentados en el ciclo contable permitiendo
posteriormente concluir en el resultado del anlisis y establecer las recomendaciones
pertinentes que terminaran en mejoras importantes para esta empresa que se encuentra en
pleno crecimiento constante y acelerado.


D.e. Facilidades y Dificultades encontradas


En general durante el desarrollo de la pasanta fue satisfactorio en cuanto a la
disposicin y cooperacin de los responsables de cada departamento, durante el periodo de
duracin del anlisis contable - administrativo, lo que permiti realizar la revisin y control
de una forma ms efectiva.
22

Sin embargo, se observaron ciertas dificultades que en momentos retardaban la
consecucin de objetivos puntuales del plan de actividades establecido, producto del
crecimiento vertiginoso que ha venido experimentando la organizacin reflejado en la
implementacin, y en algunos casos, la creacin de normas y procedimientos o
modificaciones en las ya existentes con el fin de lograr la mayor eficacia y eficiencia en la
operaciones diarias de la organizacin.
Estos contratiempos se tradujeron en constantes retrasos involuntarios en la entrega de
informacin por parte de los otros departamentos involucrados directamente en el proceso
contable que afect considerablemente la digitalizacin de la informacin, pues adems de
llegar tarde en ocasiones la misma llegaba incompleta.


D.f. Conocimientos adquiridos durante el proceso de pasanta.


La oportunidad obtenida en Helados Cali, permiti comprender la importancia de lo que
representa para la empresa un efectivo proceso contable, pues es el puente que garantiza la
unin de la actual posicin con su futura pervivencia. Contribuy a la determinacin de la
funcin y ubicacin de cada uno de los elementos del proceso administrativo-contable, los
componentes de la estructura organizativa y conocer en cada momento, las necesidades del
mercado que harn crecer a la institucin en forma equilibrada, comprobando as, que es
este el camino ms idneo para afianzar slidamente sobre sus bases presentes una
organizacin, al tiempo que se proyecta segura hacia un porvenir sin sobresaltos.
En materia prctica permiti conocer el funcionamiento tcnico de los diferentes
sistemas contables en este caso la operacin, desenvolvimiento y ventajas as como sus
desventajas del Saint Enterprise 6.1.0 versin 2011, definir el alcance la informacin que
este puede procesar y la veracidad de la misma revisando el margen de error que este arroja
y al mismo tiempo determinar hasta que nivel afecta el proceso contable administrativo.
Se logr conocer el manejo de los aspectos: contable, fiscal y financiero del ajuste por
inflacin. El impacto del efecto inflacionario en los costos operativos de la empresa
23

tomando en cuenta que en nuestro pas la contabilidad se ha basado en estados financieros
expresados en costos histricos y en termino de unidades monetarias que se consideran
constantes, y es evidente que cuando los precios aumentan en forma general, los valores se
distorsionan y los estados financieros no proporcionan informacin adecuada para la
gestin empresarial, razn por la cual se hace necesario ajustarlas; sin embargo, este no es
la nica accin que deban acometer las empresas frente el proceso inflacionario, pues se
deben establecer y ejecutar estrategias gerenciales que minimicen el efecto y fortalezca su
posicin financiera y competitiva.






























24

CONCLUSIONES


Actualmente se puede afirmar que con el transcurrir del tiempo, los avances
tecnolgicos han contribuido en el desarrollo de los procesos de contar y registrar datos
financieros a travs de numerosos sistemas, los cuales son tiles y se adaptan a las
exigencias empresariales. Los sistemas contables permiten llevar un control de las
actividades financieras y cumplen un rol muy importante al producir datos indispensables
para el desarrollo del sistema econmico empresarial, esta informacin es mostrada por los
estados financieros cuya caractersticas fundamentales son la utilidad y confiabilidad de los
datos que muestran. Tomando en cuenta estos conceptos y los hallazgos obtenidos durante
el proceso de pasanta se concluye lo siguiente:
La empresa cuenta con un sistema de informacin que requiere de una
configuracin acorde con sus necesidades y que en ocasiones resulta problemtico a
la hora de obtener los datos relevantes para la elaboracin de los estados financieros
y la emisin de informacin para los respectivos anlisis contables en determinados
departamentos de la empresa.
El anlisis de las cuentas que conforman los estados financieros necesitan una
revisin ms profunda e inmediata, sin embargo, el nmero de personas asignadas
en esta rea resulta insuficiente tomando en cuenta el volumen de informacin que
se genera en la empresa la cual debe ser procesada, registrada y analizada en un
corto periodo de tiempo y solo se cuenta con la asistente contable y la contadora.
No existe un control interno permanente en la empresa que sirva de apoyo al rea
contable en la verificacin de la informacin mensual emitida por el sistema
contable y que los estados financieros presenten la situacin real de la empresa.
En la empresa no se implementan los manuales de funciones, perfil de cargos,
manuales de procesos industriales y contables, lo cual representa una dificultad a la
hora de pedir cuentas de los procesos, pues varios departamentos afectan
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activamente el sistema contable y por ende los registros tienen una alta probabilidad
de presentar errores los cuales deben ser ajustados al final de mes, lo que se traduce
en ms trabajo para los encargados del rea.
No existe un control un proceso efectivos del inventario tanto de materia prima
como de productos terminados que permitan controlar las entradas y salidas de
mercanca por lo cual se ve afectado el clculo del costo de venta para los estados
financieros mensual































26

RECOMENDACIONES


La calidad en los procesos de informacin y ms los de carcter contable, juega un papel
muy importante en la competitividad de las empresas, ya que muchas de las decisiones
tomadas en la misma son con base a los resultados o productos de esos procesos, por lo
tanto con el fin de que la empresa HELADOS CALI, C.A participe ms eficientemente en
todas sus actividades se hacen las siguientes recomendaciones:
La empresa debe crear sistema de informacin con una configuracin adecuada a
sus necesidades y lo suficientemente efectivo de manera que la informacin
pueda fluir adecuadamente dentro de la organizacin a todos los niveles
jerrquicos y no se convierta en un elemento ineficiente.
Implementar un sistema de control interno permanente, con personal fijo que
realice las revisiones permanentemente con el propsito de verificar cada mes la
informacin, solicitar los registros a tiempo y en el perodo correspondiente,
correcciones, ajustes, y de esta manera poder garantizar que los estados
financieros mensualmente revelen la situacin real de la empresa.
Continuar con el proceso de implementacin de manuales de funciones, perfil de
cargos, manuales de procesos industriales y contables, etc. establecer polticas y
procedimientos claros que permitan evaluar los procesos.
Determinar con claridad la Parametrizacin del sistema contable con
responsabilidad y autoridad sobre los diferentes mdulos y permisos para crear,
corregir y consultar informacin. Se recomienda determinar una responsabilidad
absolutamente administrativa para consultar, transferir, pagar nmina, etc. por el
Portal Virtual de Bancos.
Establecer un riguroso control de inventarios para los artculos y productos que
se manejan en los almacenes tanto de materia prima como en el de productos
terminados a fin de controlar eficazmente la entrada y salida de productos,
adems de organizar el espacio fsico a travs de la correcta distribucin de las
27

existencias de manera que haya ms espacio y orden a la hora de realizar los
inventarios para el cierre administrativo mensual, garantizando la obtencin de
las cifras que se compraran con la informacin contable.




































28

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS


Catacora, F. (1998). Contabilidad. "La base para las decisiones gerenciales".
Editorial Mc Graw Hill. Colombia
Gmez, F. (1990). Contabilidad I (Teora). Registrados los Derechos de Autor.
Caracas Venezuela
Redondo, A. (1992). Curso Prctico de Contabilidad General y Superior. Centro
Contable Venezolano, Caracas, Venezuela, 3ra edicin.




























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ANEXO N 01



























Plan de Actividades desarrollado durante la pasanta











30

ANEXOS N 2



























Mdulo de Compras. Saint Administrativo











31

ANEXO N 03



























Mdulo de Compras. Saint Administrativo. Cargo Cuentas por Pagar












32

ANEXO N 4



































Comprobante de Cuenta por pagar en sistema saint.




33

ANEXO N 5

















































Comprobante Retencin I.V.A emitido por sistema Saint






34

ANEXO N 6














































Comprobante Retencin I.S.L.R








35

ANEXO N 7







































Comprobante Retencin .L.A.E emitido por sistema saint












36

ANEXO N 8






































Mdulo Bancos Saint administrativo













37

ANEXO N 9
























Libro de Compras emitido por sistema Saint



























Libro de Ventas emitido por sistema Saint
38

ANEXO N 10

























































Forma 30 Declaracin de I.V.A
39

ANEXO N 11








































Registro Cheque de Gerencia en Saint Bancos












40

ANEXO N 12










































Archivo Retenciones I.S.L.R










41

ANEXO N 13



































Archivo TXT Retenciones I.V.A















42

ANEXO N 14



































Cdula Activo Fijo. Reajuste Regular por Inflacin
















43

ANEXO N 15

























































Balance fiscal Actualizado
44

ANEXO N 16















































Balance fiscal reexpresado







45

ANEXO N 17







































Anlisis de Cuenta. Mdulo Saint Contabilidad












46

ANEXO N 18







































Anlisis de Cuenta. Reporte Mayor analtico Saint Contabilidad



















47

ANEXO N 19

































Reporte Inventario Productos Terminados. Saint Mdulo Administrativo












48

ANEXO N 20
























Reporte Inventario Productos Terminados. Saint Mdulo Administrativo















49

ANEXO N 21




























Formato listado Productos Terminados. Saint Mdulo Administrativo










50

ANEXO N 22





















































Saint Administrativo. Mdulo Bancos. Opcin Cuentas Por Cobrar


51

ANEXO N 23





































Saint Administrativo. Mdulo Bancos. Opcin Cuentas Por Cobrar














52

ANEXO N 24






































Saint Administrativo. Mdulo Bancos. Registro Cuentas Por Cobrar













53

ANEXO N 25
















































Estados Financieros. Balance General
54

ANEXO N 26
























































Estados Financieros. Balance General

55

ANEXO N 27




















































Estados Financieros. Balance General




56

ANEXO N 28






















































Estados Financieros. Estado de Resultados


57

ANEXO N 29






















































Estados Financieros. Estado de Resultados


58

ANEXO N 30
























































Estados Financieros. Estado de Resultados