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CURSO: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PRACTICA N2
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE CEDELCA S.A E.S.P
La Constitucin Colombiana y la Ley 87 de 1993 obligan a todas las entidades que manejan recursos pblicos, contar con un Sistema de Control Interno con fin de optimizar su funcionamiento. Cedelca ha acatado dichas disposiciones y mediante directiva de gerencia 09 de septiembre 16 de 2004 reglamenta la composicin y operacin del Control Interno. La oficina de control interno y gestin en octubre 27 de 2004 presenta informe ejecutivo de definicin y seguimiento al mapa de riesgos. El sistema de control interno de la entidad sigue presentando debilidades en su desarrollo, falta an establecer un ambiente de control, crear condiciones propicias y adecuadas, fomentar un entorno que estimule la cultura del autocontrol en las actividades cotidianas de los funcionarios. Debemos recordar que son las todos los miembros de una organizacin, los responsables directos de que el sistema funcione y es a ellos que se debe dirigir una continua accin orientada a inculcar su acogimiento como estilo de vida en su labor dentro de la empresa. Del plan de accin 2004- 2005 se informa que la actualizacin y definicin del mapa de riesgos a avanzado en un 70%, igualmente mediante directiva de gerencia nmero 08 de septiembre 16 de 2004 se reglamentan los elementos y dems componentes del SCI y se crean y reglamentan los subsistemas del Control Interno de Cedelca S.A E.S.P. El 14 de enero de 2005 mediante acta 01 el Comit de Control Interno hace un anlisis a las directivas 08 y 09 concluyendo: Se debe Analizar y discutir el plan de mejoramiento a presentar a la Contralora General de la Repblica, el Mapa de Riesgos de la entidad, y el Plan de accin especifico 2005 de la Oficina de Control Interno. Para tener un concepto claro del funcionamiento del control interno, es necesario acudir a los funcionarios y operarios que deben poner en prctica la implementacin y puesta en marcha del sistema para confirmar la aplicacin de todos los esfuerzos que se vienen realizando al interior de la empresa, segn consta en los informes que se han venido presentando desde la coordinacin del control interno. La implementacin y seguimiento al control interno debe responder a un porcentaje de avance segn encuesta referencial en lo concerniente al ambiente de control, administracin del riesgo, operacionalizacin de los elementos y documentacin como un todo, en beneficio del mejoramiento de la empresa y esta encuesta referencial tiene identificados criterios especficos para calificar el avance del control interno en las diferentes entidades, es as como para la administracin del riesgo, se tiene en cuenta la valoracin del riego, el manejo del riesgo y el monitoreo. Con respecto a la valoracin del riesgo Si existe inters por parte de alta direccin y se ha iniciado el proceso en la identificacin, manejo y monitoreo de los riesgos detectados pero an falta compromiso, se est en proceso de implementacin y falta considerar otras reas. Se han desarrollado parcialmente actividades con la participacin de los funcionarios para la identificacin de los factores de riesgos, tanto internos como externos en la mayora de las reas, se tienen 17 matrices pero an faltan algunas dependencias para completar el mapa ALUMNO: CHRISTOPHER STEPHEH CHVEZ ESPINOZA / 2007120084 CICLO: 2014 - 0

CURSO: AUDITORIA ADMINISTRATIVA general de riesgos de la empresa, para determinar el impacto potencial sobre los objetivos organizacionales y la probabilidad de ocurrencia de los mismos. Se cuenta con registros histricos y/o estadsticos que permiten hacer proyecciones para determinar la probabilidad o posible ocurrencia de riesgos, documentos que no estn debidamente organizados ni archivados, principalmente en el rea tcnica operativa. Existen herramientas o mecanismos que permiten determinar el impacto de los diferentes riesgos; debe mejorarse su documentacin de tal manera que facilite su consulta. No estn identificados los controles que permitan mitigar los riesgos, existen acciones de mejoramiento. Histricamente o por costumbre se contrastan las acciones que estn operando con el fin de establecer su pertinencia y validez, pero no estn actualizadas o documentadas.

En cuanto al criterio de evaluacin


La alta direccin evala y considera de manera concertada las posibles acciones a ser tomadas en razn al costo beneficio que representan los riesgos. Cada dependencia, entiende sus riesgos y su importancia, fija los mecanismos para evitarlos y aplica respuestas adecuadas para cada uno de ellos; an falta su documentacin en algunas de ellas. Los funcionarios de la entidad tienen la capacidad de responder efectivamente ante la eventual ocurrencia de un riesgo pero con apuros no hay un plan. No existen planes de contingencia en la entidad, se determinan acciones. Se estn implementando las acciones y actividades establecidas pero el plan de manejo de riesgos no est completo. Respecto al monitoreo de los riesgos Se han determinado responsables o grupos de trabajo en cada dependencia y en control interno para verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones para el manejo de riesgos. Se han definido indicadores generales para la evaluacin y verificacin de manejo de riesgo, Se realizan revisiones peridicas selectivas de acuerdo al riesgo pero no hay un plan organizado y definido. La Oficina de Control Interno, como parte de su labor de acompaamiento y asesora ha venido contribuyendo a la implementacin de las acciones definidas para el manejo del riesgo, sin embargo aun falta documentar todos los elementos y generar los procesos de evaluacin.

Respecto al Sistema de Control Interno propiamente


Que Cedelca no cuenta con un manual de control Interno conocido por todos sus funcionarios, se est en proceso de elaboracin (borradores) y este se conoce solo a nivel directivo. Se tiene el reglamento del sistema de control interno, se han creado los subsistemas de control interno, el plan de gestin y el plan estratgico de la empresa. Cedelca tiene un manual de funciones, para todos y cada uno de los cargos pero se encuentra desactualizado; con el proceso de reestructuracin administrativa debe redisearse. Cedelca dispone de algunos manuales de procesos, para cada dependencia y rea, pero se encuentran desactualizados,

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CURSO: AUDITORIA ADMINISTRATIVA los mismos no obedecen a un plan formalizado. Se debe redimensionar con la reestructuracin. No posee manuales de procedimientos actualizados por cargo y por las actividades que all se desarrollan, su acotacin y aplacamiento es parcial, no obedece a unos planes formalizados y conocidos por todos sus funcionarios. Existe manual de requisitos mnimos para cada cargo de planta de la empresa que maneja recursos humanos, no se ha implementado para trabajadores temporales pero est considerado en el proyecto de reestructuracin. No hay programas de capacitacin para sus funcionarios en los temas de ambiente de Control y Administracin de Riesgos. La oficina de planeacin ha capacitado al personal para el proceso de reestructuracin sobre la administracin del cambio. La mayora del personal de la empresa est comprometido en el mejoramiento de sus procesos. Los funcionarios de la entidad tienen la capacidad de responder efectivamente ante la eventual ocurrencia de un riesgo pero con improvisaciones debido a la ausencia de un plan establecido. Se estn implementando las acciones y actividades establecidas para el plan de manejo de riesgos.

Recomendaciones
Del anlisis de los riesgos y del control interno en general, adelantado por la Auditora, y teniendo en cuenta las recomendaciones no atendidas del ao anterior, se sugiere: Aprovechar la reestructuracin de la empresa para documentar y socializar en todos los niveles sus procesos y procedimientos. Suministrar la logstica necesaria a los funcionarios de la oficina de control interno, para un ptimo cumplimiento de sus funciones. Es necesario establecer un ambiente de control, crear condiciones propicias y adecuadas, es decir fomentar un entorno que estimule la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Aprovechar la reestructuracin administrativa de la cual va ha ser objeto la empresa para ajustar y documentar los manuales de procesos y procedimientos. Elaborar la totalidad de las matrices de riesgos con el fin de terminar de conformar el mapa de riesgos global de la entidad. Que la oficina de control interno incremente su presencia en las diferentes oficinas de la empresa, su accin asesora y de apoyo seguramente fortalecer la implementacin de una cultura de autocontrol entre los funcionarios. Disear e implementar medidas de control y supervisin primordialmente en los procesos claves de la empresa. Disear e implementar un programa de rotacin de personal de toda la empresa y en todos los niveles. Disear e implementar un programa de estmulos, incentivos y sanciones, concertados con los funcionarios. Disear y adoptar programas de capacitacin en todos los niveles

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PREGUNTAS: 1.- En qu se diferencia el componente ambiente de control del componente Evaluacin de riesgos?

De acuerdo, a la lectura, componente ambiente de control, es crear condiciones propicias y adecuadas, fomentar un entorno que estimule la cultura del autocontrol en las actividades cotidianas de los funcionarios. Es decir, establecer normas internas que regulen la implantacin, funcionamiento y evaluacin del control interno. Mientras que el componente evaluacin de riego se encarga de que la alta direccin evala y considera de manera concertada las posibles acciones a ser tomadas en razn al costo beneficio que representan los riesgos.

2.- Qu etapas se tienen que cumplir para la implementacin de un sistema de control interno?

Reestructuracin
socializar.

de

la

empresa

para

documentar

Suministrar la logstica necesaria a los funcionarios Establecer un ambiente de control.


Crear condiciones propicias y adecuadas. Entorno que estimule la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. e implementar medidas de supervisin en procesos de la empresa. control y

Disear

Disear y adoptar programas de capacitacin en todos los niveles.

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3.- Elabora un cuadro sinptico que presente los componentes de la estructura del control interno relacionado con el caso Codelca. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura (tambin sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes: COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Ambiente de Control Interno


Evaluacin del Riesgo

Actividades de Control gerencial Sistema de informacin y comunicacin


Actividades de Monitoreo

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