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Evidencia Computacin: Mi crosoft Office e internet

Mdulo 1, 2 Word y Excel bsico y PowerPoint y Excel

10 de Febrero del 2014 Celsa Nerio Celis 2542222 Daniel Armando Soto Garca 2720842

ndice
Introduccin ............................................................................................................. 4 Word ........................................................................................................................ 4 PowerPoint .............................................................................................................. 4 Excel ....................................................................................................................... 5 Descripcin de las herramientas ms utilizadas en Word. ....................................... 6 1. Encabezado y pie de pgina................................................................................ 6 2. Tabla de contenido .............................................................................................. 6 3. Saltos .................................................................................................................. 7 4. Estilos .................................................................................................................. 7 5. Tablas.................................................................................................................. 8 6. Marca de agua .................................................................................................... 8 7. Macro .................................................................................................................. 9 8. Portada ................................................................................................................ 9 9. Correspondencia ............................................................................................... 10 10. Hipervnculo .................................................................................................... 10 Descripcin de las herramientas ms utilizadas en PowerPoint ............................ 11 1. .......................................................................................................... Tema (fondo) .............................................................................................................................. 11 2. ............................................................................................... Insertar una imagen .............................................................................................................................. 11 3. ..........................................................................................................Hipervnculos .............................................................................................................................. 12 4. ........................................................................................................... Animaciones .............................................................................................................................. 13

5. ........................................................................................................... Transiciones .............................................................................................................................. 13 6. .................................................................................................................... Sonido .............................................................................................................................. 14 7. ...................................................................................................... Botn de accin .............................................................................................................................. 14 8. ........................................................................................................... Encabezado .............................................................................................................................. 15 9. .......................................................................................................... Pie de pgina .............................................................................................................................. 16 10. ............................................................................................ Patrn de diapositiva .............................................................................................................................. 16 Descripcin de las herramientas ms utilizadas en Excel. .................................... 17 1. ...................................................................................................................... Suma .............................................................................................................................. 17 2. ........................................................................................................................ Max .............................................................................................................................. 18 3. ......................................................................................................................... Min .............................................................................................................................. 18 4. ...................................................................................................................... Count .............................................................................................................................. 19 5. ............................................................................................................................. If .............................................................................................................................. 20 6. .................................................................................................................. Graficas .............................................................................................................................. 21 7. ..................................................................................................................... Macro .............................................................................................................................. 22 8. .................................................................................................................. Ordenar .............................................................................................................................. 22 9. ................................................................................ Cambiar rengln por columna .............................................................................................................................. 23 10. ..................................................... Tabla dinmica o cambiar nombre de pestaa .............................................................................................................................. 24 Resultados obtenidos ............................................................................................ 24 Conclusiones. ........................................................................................................ 25

Introduccin
Word
Es una herramienta del paquete de office que permite crear documentos de todos tipos. Se pueden crear textos con una buena apariencia a trav s de fotograf as o ilustraciones multicolores como imgenes o como fondo, y agregar figuras co mo mapas y tablas. Adems no hay que olvidar que Word es un procesador de tex tos, es decir, que su principal funcin es ayudar al usuario a crear documentos de aspecto profesional, por ejemplo: sin errores ortogrficos (cuenta con una herramie nta de autocorreccin), con diferentes estilos y formatos de letra dependiendo el ti po de documento que se est creando, y por si fuera poco ofrece opciones que res

ultan bastante tiles en el mbito laboral, como lo es por ejemplo la opcin de asig nar una contrasea a los documentos, as como la opcin de agregar hipervnculos que conecten el documento con algn otro o bien con un sitio web que sirva como referencia.

PowerPoint
Microsoft PowerPoint es software (que forma parte del paquete de office) qu e permite la creacin de presentaciones las cuales se utilizan principalmente para dar a conocer un informe o una propuesta, estas por lo general son expuestas a tr avs de proyectores, aunque tambin pueden visualizarse sin problemas en el mon itor de la computadora. PowerPoint permite crear pantallas que incorporan de form a efectiva texto, fotos, ilustraciones, tablas, grficos, sonidos o pelculas, as como tambin permite pasar de una diapositiva (pantalla) a otra con acciones tan simple s como hacer un clic con el ratn o presionar una tecla. Tambin permite animar lo s elementos utilizados en la diapositiva, esto quiere decir que puede que existan di apositivas en blanco a las cuales los elementos se les vayan a adiendo segn sea requerido por quien creo la presentacin, por ltimo es importante mencionar que tambin existe la opcin de imprimir el material en papel.

Excel
Es un programa informtico desarrollado y distribuido por Microsoft Corporat ion. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gra cias a sus funciones, desarrolladas especficamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de clculo. Lo que convierte a Excel en la aplicacin de hojas de clculo por excelencia es la capacidad para crear tablas y grficos dinmicos de forma si

mple y organizada, asimismo la integracin de diversas funciones tanto aritmticas como lgicas, gracias a estas funciones podemos sumar, restar, obtener promedi os de un determinado rango de celdas segn sea necesario. Asimismo si los datos no son exclusivamente matemticos Excel nos brinda las herramientas para organ izarlos de tal forma que la informacin sea mostrada de la mejor manera posible, p or ejemplo: por orden alfabtico.

Descripcin de las herramientas ms utilizadas en Word.


1. Encabezado y pie de pgina
Es el texto que se coloca tanto en la parte superior (encabezado) o bi en en la inferior (pie de pgina) que muestra informacin relevante acerca d el documento sobre el cual se trabaja, por ejemplo: podemos incluir el autor del mismo, o el tema principal a tratar como parte del encabezado, mientra s que en la parte inferior podemos colocar el nmero de pgina o la fecha. Esta opcin la podemos encontrar en la ficha de insertar encabezado o pi e de pgina segn sea el caso.

2. Tabla de contenido
Una tabla de contenido es una lista ordenada de los t tulos que enco ntramos en un documento dado y se genera para poder conocer la p gina d onde est ubicada (n de pgina... tal como un ndice) se puede encontrar e n la ficha de referencias-tabla de contenido.

3. Saltos
Se utilizan comnmente para separar en un documento distintos form atos o bien para dar un mejor sentido de organizacin, por ejemplo si tenem os una parte del documento que requerimos sea representada en dos o m s columnas y necesitamos retomar el formato normal (sin divisin de ningn tipo) es muy til insertar un salto entre ambas partes, esta opcin se encue ntra en la ficha de insertar salto de pgina.

4. Estilos
Son caractersticas del formato nombre de fuente, tamao, alineacin , color, prrafo y espaciado que se guardan para facilitar su reutilizacin pos teriormente. Se encuentra en la ficha de Inicio - estilos.

5. Tablas
Una Tabla en Word es un recuadro rectangular formado por dos o m s celdas, a las cuales es posible insertar texto, otras tablas, imgenes, etc. Las tablas permiten darle un formato determinado a un documento, as com o organizar informacin segn las necesidades del usuario. Se encuentra e n la pestaa Insertar Tablas Tabla

6. Marca de agua
Aparecen debajo del texto de un documento. Se puede agregar marc as de agua de texto, o bien una marca de agua en forma de imagen seg n sea requerido, son comnmente utilizadas en el mbito laboral y estudiantil para agregar las palabras "Confidencial" o Borrador, puede colocar cualq uier otra palabra aunque Word ofrece ciertas palabras por defecto. Esta opc in la encontramos en la pestaa Diseo Marca de Agua

7. Macro
Permiten automatizar aquellas tareas que se realizan m ltiples veces . Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de Word q ue se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda realizarse

automticamente. Son muy tiles cuando el usuario requiere llevar a cabo u na tarea en repetidas ocasiones lo cual por lo general se traduce en una pr dida de tiempo si no se utilizaran los macros. sta til funcin la encontramo s en la pestaa Vista - macros- grabar macro.

8. Portada
Word ofrece una galera de portadas ya prediseadas a las cuales so lo es necesario substituir los elementos claves (ttulo, subtitulo, fecha, etcte ra) con la informacin del usuario. Son un elemento importante en los docu mentos ya que forman parte de la presentacin del mismo, siempre es impo rtante colocarlos un diseo acorde al tipo de documento. Se encuentra en la ficha de insertar-portada-seleccionas la deseada.

9. Correspondencia
Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma cart a a cada uno de los contactos que el usuario posea personalizando de tal m odo que no sea necesario realizar manualmente diferentes versiones de la

misma, esto por medio de unas plantillas que nicamente sustituyen los dat os personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos enviar la c arta o invitacin, esta opcin se encuentra en la pestaa Correspondencia Iniciar combinacin de correspondencia.

10. Hipervnculo
Es un enlace que permite al usuario conectar un documento con otro documento diferente, una pgina web, inclusive con otra parte dentro del mi smo documento, son extremadamente tiles a la hora de utilizar referencias , de igual forma si la fuente fue un sitio web es posible realizar el enlace utili zando esta gran herramienta. Para insertar un hipervnculo solo basta ir a la

pestaa Insertar Vnculos Hipervnculo. PowerPoint

Descripcin de las herramientas ms utilizadas en PowerPoint


1. Tema (fondo)
` Los temas son presentaciones con aspecto de diseo profesio

nal. Los temas, colores, fuentes y efectos no solamente funcionan en PowerPoint, tambin se pueden en Excel, Word y Outlook, lo que pe rmite aplicar un aspecto coherente a las presentaciones. De igual for ma son fundamentales a la hora de crear una presentacin ya que de pendiendo de lo que se busque transmitir se deber elegir un tema/fo ndo apropiado. Se encuentra en la pestaa Diseo Temas.

2. Insertar una imagen


Esta funcin nos permite agregar imgenes a nuestra presentacin si se desea, es muy comn utilizarla ya que como sabemos las presentacione s deben mostrar solo elementos clave, muchas veces es ms sencillo trans mitir tales a travs de una imagen, si bien existen varias formas de insertarl as a nuestra presentacin, aqu mostraremos el proceso ms formal o comp leto, es importante mencionar que se pueden insertar tanto im genes que s e tienen guardadas en el equipo como capturas de pantallas de lo que se ti

ene abierto actualmente ( en versiones m s nuevas de PowerPoint nicame nte). Para insertar una imagen basta ir a la pestaa Insertar -imagen prediseada y elegir entre una lista de imgenes predefinidas O bien Insertar Imgenes. O Insertar Imgenes Captura.

3. Hipervnculos
Al igual que en Word es posible insertar hipervnculos que nos permit an establecer una conexin entre dos diapositivas de una misma presentaci n o bien conectar con otro documento, programa, o p gina web segn sea requerido. Se puede insertar de distintas formas como a travs de imgenes, o texto o i nclusive grficos. La forma ms fcil de insertarlos es en la pestaa Insertar Vnculos Hipervnculo.

4. Animaciones
Es la funcin que permite animar texto, imgenes, formas, cuadros, g rficos SmartArt y otros objetos en una presentacin de PowerPoint para da rles efectos visuales cuando estos aparecen en la presentacin, tambin exi sten los efectos de nfasis que como su nombre lo dice sirven para resaltar algo en una presentacin, as como efectos de salida por si no queremos sa turar nuestras diapositivas con demasiados elementos. Tambin se puede c ontrolar como operan estas, si lo hacen cuando el usuario hace clic o bien p or intervalos de tiempo. Para insertarlas solo basta ir a la pesta a de Anima ciones Animacin

5. Transiciones
Son las animaciones que marcan el tiempo de una diapositiva a otra dur ante la presentacin. De igual forma cuentan con intervalos que pueden ser configurados por el usuario. Se encuentra en la pesta a Transiciones Tra nsicin a esta diapositiva.

6. Sonido
Esta opcin nos permite aadir sonidos diversos para reproducirlos en la presentacin y de esta forma enfatizar lo que quiz el texto o las imgenes no nos permiten hacer, existen diferentes sonidos predeterminados como p or ejemplo: aplauso, brisa, bomba, cmara, campana etc. Aunque claro est que el usuario puede utilizar sonidos externos (incluso pistas musicales, o bien sonidos creados a partir del uso de un micrfono o diadema) que se en centren en el equipo. Para insertarlos hay que ir a la pesta a Insertar Multi media Audio.

7. Botn de accin
Son botones con formas predefinidas que pueden insertarse en una pre sentacin, contienen formas como flechas, home/inicio, audio, entre otros s mbolos los cuales pueden utilizarse como hipervnculos, que nos pueden lle var a cualquier diapositiva del documento o bien a algn sitio web u otro doc umento. Asimismo se pueden utilizar para ejecutar macros, reproducir un s onido predeterminado o inclusive ejecutar un programa externo. Es importa nte mencionar que el usuario puede definir si desea que la accin se lleve a

cabo cuando se hace clic en el botn de accin o si solo basta con pasar el cursor por encima del mismo.

Para aadir un botn de accin basta ir a la pestaa Insertar Ilustraciones Formas Botn de accin

8. Encabezado
Es el texto que se coloca tanto en la parte superior que muestra informa cin relevante acerca del documento sobre el cual se trabaja, por ejemplo: p odemos incluir el autor del mismo, o el tema principal a tratar, es importante mencionar que en una diapositiva solo se puede elegir entre colocar el pie de pgina o el encabezado ya que no se puede tener ambos.

Para aadirlo basta ir a la pestaa Insertar Texto Encabezado y pie d e pgina.

9. Pie de pgina
Es texto que se coloca en la parte inferior de nuestra diapositiva que mu estra por ejemplo el tipo de documento o el numero de diapositiva, a diferen cia de un documento de Word en PowerPoint no es posible colocarlo en co njunto con el Encabezado dada la naturaleza del tipo de documento la herra mienta solo nos permite colocar uno u otro. Para insertarlo basta ir a la pes taa Insertar Texto Encabezado y pie de pgina.

10.

Patrn de diapositiva

Se refieren a esos elementos que podemos agregar a nuestra presentac in que hacen que tenga un diseo nico. En estos patrones PowerPoint no s ofrece la oportunidad de generar un estilo para nuestra presentaci n al cu al podemos agregar sonidos, movimientos as como ajustar el estilo de letra al texto que deseamos. Estos patrones podemos definirlos para toda la pre sentacin en general o para una sola diapositiva. Para aadirlos solo tenem

os que buscar en la pestaa Vista Vistas Patrn y elegir la que creemos c onveniente.

Excel Descripcin de las herramientas ms utilizadas en Excel.

1. Suma
Es una de las funciones ms comunes dada la naturaleza matemtica de la mis ma, es muy til cuando se desean obtener cifras totales de una tabla o bien si se desea conocer el resultado de sumar todos los elementos de una columna o fila p redeterminada. Su sintaxis es de lo ms simple (solo consiste en colocar el rango que se busca sumar) y para insertarla basta dirigirnos a la pesta a Frmulas Bibl ioteca de Funciones Matemticas y trigonomtricas - Suma

2. Max
Esta funcin estadstica tambin es una de las ms utilizadas en Excel, es i mportante dada la gran utilidad que brinda al usuario, su funci n consiste en de volver el valor ms grande/mximo de una lista predefinida de valores, cuyo ran go es delimitado por el usuario, es muy til cuando por ejemplo se tiene una ta bla con una gran cantidad de nmeros y se desea obtener cual fue el mayor pa ra utilizarlo como punto de referencia o nicamente con fines informativos. Para insertar esta funcin basta dirigirnos a la pestaa Frmulas Mas Fun ciones Estadsticas - Max

3. Min
Otra funcin estadstica y muy utilizada, bsicamente esta funcin realiza lo opuesto a la funcin previa, es decir que esta devolver al usuario el valor mni mo/menor de una lista predeterminada por el rango que sea asignado a la funci n. Es de igual forma bastante til para fines de comparacin o bien para cuand o se busca establecer una comparacin entre lo que se busca y lo obtenido un a vez que se llev a cabo el registro de la informacin, por ejemplo ventas. Par a insertar la funcin basta dirigirnos a la pestaa Frmulas Mas Funciones Estadsticas Min.

4. Count
Funcin estadstica que permite al usuario contabilizar el nmero de celdas que contienen nmeros as como tambin cuenta los nmeros dentro de la lista de arg umentos. Es bastante til si se desea filtrar solo cierto de tipo de celdas dentro de una columna o un rango especifico.

Para insertar esta funcin solo basta dirigirnos a la pestaa Frmulas Mas Fu n c i o n e s E s t a d s t i c a s C o n t a r

5. If
Funcin lgica que permite al usuario utilizar una celda para analizar el cont enido de un determinado rango de las mismas y devolver cierta informacin de pendiendo si las celdas en cuestin cumplen con las condiciones previstas (pru ebas lgicas) o bien si no las cumplen cambiar el mensaje o informaci n dada. Son muy tiles cuando se busca identificar cuando la informacin contenida en una celda que forma parte de cierto rango cumple o no con ciertas condiciones, por ejemplo si en una hoja de clculo colocamos las ventas del mes de cierto d epartamento, podemos colocar esta frmula para que nos permita mostrar que vendedor no alcanzo el mnimo de ventas requerido por medio de una prueba l gica de comparacin.

Para insertar esta funcin solo basta dirigirnos a la pestaa Frmulas Bibli oteca de funciones - Lgicas Si

6. Graficas
Los grficos hacen visibles los datos. Con un grfico puede transform ar datos de hojas de clculo para mostrar comparativas, patrones y tend encias. Se pueden crear graficas dinmicas a partir de tablas creadas pr eviamente en Excel, estas son tiles ya que se actualizan al momento d e modificar la tabla, de ah el nombre que reciben. Para insertar una grfica solo basta dirigirnos a la pestaa Insertar Grficos y seleccionar el tipo de diseo que nos interesa.

7. Macro
Al igual que en Word y Excel consisten en un conjunto de instrucciones progra madas en la hoja de clculo electrnica Excel, las cuales automatizan las operacio nes esto con el nico objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar c lculos com plejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error. Para ins ertarlos basta dirigirse a la pestaa Vista Macros

8. Ordenar
Se sabe que parte fundamental del anlisis consiste en organizar la i nformacin de tal forma que cualquier persona que la observe pueda enten derla, y eso es precisamente para lo que nos sirve esta opcin de Excel, por medio de la misma podemos reordenar los datos en una columna o fila, y l o que es mejor es que no se limita a valores num ricos, sino que tambin es posible reorganizar por orden alfabtico, por colores o incluso por iconos. Para llevar a cabo tal funcin solo basta dirigirse a la pestaa Inicio Modificar Ordenar y filtrar.

9. Cambiar rengln por columna


Esta opcin es til cuando requerimos reorganizar la informacin contenida en una tabla, para ser ms especfico se desea convertir una fila en una columna o vi ceversa, la nica opcin para llevarse a cabo consiste en copiar el rango de que se desea convertir ya sea a travs del comando Ctrl + C o bien clic derecho con el rat n y la opcin copiar (es importante mencionar que forzosamente se tiene que utili zar el comando copiar y no el de cortar, de otra forma no es posible hacer la conve rsin). Acto seguido se elegir el destino donde se requiere pegar la informacin, cl ic derecho en el ratn Pegado especial Transponer. Esto tambin se puede llev ar a cabo en la pestaa Inicio Portapapeles - Transponer

10.

Tabla dinmica o cambiar nombre de pestaa


cambiar nombre a la pestaa en excel sirve para nombrar en que estamos trabajando en cada hoja por ejemplo sueldos , empleados etc. y asi diferenciar cada hoja en excel.

Resultados obtenidos
Hemos aprendido a utilizar cada herramienta que nos ofrece el paquete de microsoft office ya que son muy importantes a la hora de realizar cualquier tipo de trabajo

Conclusiones.
A lo largo de este documento ha sido posible identificar las principales funci ones y herramientas de los programas ms reconocidos dentro del paquete de Offi ce. Es importante conocer cules son estas funciones debido a que hoy en d a la mayor parte de nuestras actividades diarias tanto en el mbito laboral como en el a cadmico involucran el uso de tales herramientas, desde realizar un ensayo en esc olar en Word, hasta elaborar un reporte bsico en Excel para esos inconvenientes que se tienen en el trabajo, sin olvidar claro esta esa presentacin en clase que re quera el uso de PowerPoint. Es fundamental tener un conocimiento m s completo de que uso le podemos dar a este paquete de software. Al final del d a hay que en tender que son herramientas para facilitarnos el trabajo y de paso mejorar nuestra productividad. Es muy importante tambin mencionar, que el conocer ms a detalle las tare as que podemos llevar a cabo con el uso correcto de las mismas no solo impacta en la calidad de nuestro trabajo, sino que de igual forma afecta el tiempo que nos t oma llevarlo a cabo, despus de todo si sabemos qu hace cada opcin que se no s presenta, donde la podemos encontrar y que obtendremos de la misma, es m s

probable que identifiquemos correctamente que funciones y herramientas utilizar d ependiendo del tipo de documento que deseemos crear.