CONTROLE DE DOCUMENTOS ISO 9001

Os documentos oficiais do sistema de gesto da qualidade devem ser identificados e adequadamente controlados para que se mantenham confiveis.

Sistema de gesto da Qualidade e sua documentao.

Um sistema de gesto da qualidade, por mais simples que seja, deve possuir diversos documentos. Os documentos possuem uma importante tarefa no sistema como um todo, so eles quem mantm os padres definidos e estabelecem a regularidade com que os processos so executados. Imagine que uma empresa tenha um processo altamente efica . !m um determinado momento, os funcion"rios desse setor, fa em um #bolo$ e ganham uma fortuna na loteria. % empresa simplesmente perderia todo o conhecimento acumulado durante anos. Obviamente, o cliente deseja ter mais confian&a no seu fornecedor. !le no quer que a qualidade de uma empresa dependa de determinadas circunstancias. 'ara evitar esse tipo de problema, recomend"vel que os pontos mais importantes do sistema de gesto da qualidade permane&am registrados em documentos, que podem ser por palavras, imagens ou sons em papel ou eletronicamente arma enados. % I(O )**+,-**. bem clara quanto a tratativa dada a documentos e registros. !mbora registros seja um tipo de documento, essa norma trata registros separadamente no item 4.2.4. Controle de registros da qualidade. 'ara que se possa atender aos requisitos de controle de documentos definidos pela I(O )**+,-**., primeiramente, devemos identificar os documentos. 'ara isso, veja o item 4.2.1. Generalidades Requisitos de documentao . Um documento deve ser escrito descrevendo os controles necess"rios para garantir a confiabilidade dos documentos. /ais controles devem conter,

Um processo para aprovao0

%ntes de o documento ser colocado em uso, o mesmo deve ser aprovado. % aprova&o deve ser feita por algum com responsabilidade e autoridade para tal. 'arater conhecimento, consulte o '( *+ 1ontrole de documentos. 2uando em papel, normalmente, a aprova&o de documentos novos e de revises feita por assinatura de pr3prio punho e carimbo. 2uando eletr4nico, deve ser feito de uma maneira segura, por intermdio de senha de acesso.

Um

processo

para anlise

crtica, atualizao e reaprovao0 Uma ve que o documento foi escrito e publicado, devemos definir um processo que garanta que o mesmo permanece atuali ado. 'ara isso, prudente que o documento tenha uma data de validade, dessa forma, passado esse per5odo, o

mesmo deve ser analisado e caso haja necessidade, dever" ser revisado e novamente submetido a aprova&o. Outra sugesto providenciar uma nova an"lise e aprova&o sempre que o gestor do processo mude, demonstrando assim, o comprometimento dele com os documentos.

Um processo para controlar as revis es0

6aramente um documento escrito e se mantm inalterado. 1ada altera&o deve ser devidamente identificada no documento, para isso, todo documento deve possuir um campo chamado reviso. % cada reviso, esse n7mero deve ser incrementado. Uma op&o usar a data da 7ltima verso, embora eu no recomende, pois, quem pega um documento cuja reviso a data, no sabe por quantas revises ele j" passou. %lm disso, prudente que haja, em cada documento, uma tabela indicando o que foi alterado. %ssim, quem receber uma nova verso, no precisa ler e comparar o documento inteiro para saber o que foi alterado.

1O8/6O9! :! 6!;I(<!( 6ev. 8= :ata :escri&o da>s? %ltera&o>es?

@igura + Um procedimento que garanta que a 7ltima verso do documento esteja disponvel no local de uso0 :e nada adianta ter um documento atuali ado se quem realmente deveria utili ar o documento no tiver acesso a ela. 2uando em papel, uma pr"tica comum que cada documento tenha uma lista de distribui&o. 8o momento da emisso de uma nova reviso, o respons"vel deve ir a cada local que tenha uma c3pia do documento, recolher o anterior e substituir pelo novo. (e a c3pia antiga no for encontrada, uma noAconformidade deve ser aberta, pois, a qualquer momento ela poder" aparecer e causar divergBncias no sistema. 2uando disponibili ado

eletronicamente, a situa&o fica mais f"cil, pois existir" um 7nico lugar para o documento, a rede, e sempre que consultado, ele estar" na 7ltima verso. %s c3pias devem ser controladas de maneira que as c3pias no controladas no tenham valor. 2uando em papel, se usa carimbar #c3pia controlada$, assim, se copiado, o documento tem que ter o

carimbo. 2uando eletr4nico, podeAse acrescentar um coment"rio di endo que no tem valor se for impresso. @igura :I(/6ICUIDEO :! 1F'I%( :ata :epartamentoG (etor 6espons"vel :ata de CaixaG (ubstitui&o

/abela -

Um procedimento para manter os documentos legveis e identi!icveis.

2uando eletr4nico essa preocupa&o no existe, porm, quando em papel, dependendo do caso, deve haver uma rotina que garanta as substitui&es das c3pias danificadas.

Um procedimento para controlar documentos de origem e"terna0

Os documentos de origem externa possuem um agravante, nem sempre quem o emitiu vai avisar quando houver uma reviso. ;amos supor que a empresa compre uma norma tcnica. 1omo ela saber" se a norma foi substitu5da os alteradaH Um processo deve ser estabelecido para que, periodicamente, algum, consulte o emissor para verificar a situa&o do documento de origem externa. Outro agravante com respeito a confidencialidade. Iuitas ve es, o documento confidencial e, portanto, deve ser tratado como tal.

Um procedimento para evitar o uso de documentos que no este#am em vigor0

2uando um documento for cancelado ou revisado, a empresa deve garantir que todas as c3pias sejam destru5das ou identificadas como tal. 2uando em papel, comum encontrarmos um carimbo grande com a inscri&o #1ancelado$ ou #Obsoleto$, evitando com isso o uso indevido. ;eja o que a I(O )**+,-**. nos tem a di er, Os documentos requeridos pelo sistema de gesto da qualidade devem ser controlados. 6egistros so um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em J.-.J.

Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessrios para, a? b? c? aprovar documentos quanto a sua adequa&o, antes da sua emisso0 analisar criticamente e atualizar, quando necess"rio, e reaprovar documentos0 assegurar que altera es e a situao da reviso atual dos documentos se#am

identi!icadas0 d? assegurar que as vers es pertinentes de documentos aplic"veis estejam

dispon5veis noslocais de uso0 e? assegurar que os documentos permane&am legveis e prontamente

identi!icveis0 f? assegurar que documentos de origem e"terna sejam identi!icados e que

sua distri$uio se#a controlada, e g? evitar o uso no intencional de documentos o$soletos, e

aplicar identi!icao adequada nos caso em que forem retidos por qualquer prop3sito.