CLASSIFICAO E CODIFICAO DE MATERIAIS DE ESTOQUES

HOSPITALARES: ANLISE E PROPOSIO

Maehler*, A. E. Ca!!a"e#$ %r., P. &. ' Sa"($!, E.) *.
Administrador (UFPel), mestrando em Administrao (PGA/UFSM).
alissonadm@yahoo.com.r
! Administrador (U"#F$A), mestrando em Administrao (PGA/UFSM).
%a&lo.cass@ol.com.r
' Pro(essora do de%artamento de Administrao (UFPel).
eniale)@ol.com.r
+. INTRODUO
Pensar em almoxarifado hospitalar e sistemas de armazenagem sem pensar
em classificao e codificao de materiais sem dvida, uma abordagem
incompleta. Um bom sistema de classificao e codificao de materiais essencial
para um bom gerenciamento desse setor, e torna-se necessrio que esta codificao
seja profissional e atenda aos objetivos da administrao do hospital.
O presente artigo visa retratar um caso real de classificao e codificao
encontrado em um hospital de grande porte da regio sul do Rio Grande do Sul,
inadequado perante as necessidades, e apresentar um modelo que foi proposto
alta administrao da entidade. Dessa forma, objetiva-se apresentar solues aos
problemas encontrados, neste caso, muito comuns em organizaes hospitalares,
mesmo as de grande porte, que necessitam, tal como empresas, de uma gesto
profissional-empresarial para serem bem sucedidas (GONALVES & ACHE, 1999)
[5]. Os estoques, dessa forma, constituem-se de parcela importante dos ativos da
empresa (BORBA, 2001) [2], requerendo ateno cuidadosa dos gestores.
,. MATERIAL E M-TODOS
O presente trabalho baseia-se em um estudo de caso, ou seja, um
questionamento emprico que visa investigar um fenmeno contemporneo dentro
do seu contexto real de vida, quando os limites entre fenmeno e contexto no so
claramente evidentes, e nos quais mltiplas fontes de evidncia so usadas [11]. A
pesquisa deu-se em um almoxarifado geral de um hospital de grande porte, da
regio sul do estado do Rio Grande do Sul (resolveu-se omitir o nome e a cidade o
da instituio). A coleta e anlise dos dados deram-se no ms de junho de 2003.
A parte inicial da pesquisa consistiu em uma reviso bibliogrfica sobre o
tema em questo, com vista a levantar subsdios que embasassem a escolha do
mtodo de classificao e codificao a ser adotado [1] [7] [3]. Atravs da
compilao (reunio sistemtica de material contido em livros, revistas publicaes
avulsas entre outros), como descreve Lakatos e Marconi (2003) [6], obteve-se um
conhecimento mais adequado do problema encontrado e das possveis solues.
Aps a reviso bibliogrfica, buscaram-se dados sobre o sistema de
classificao e codificao adotado pelo departamento de materiais do hospital
pesquisado. Como instrumento de coleta de dados utilizou-se a anlise documental,
por ser esta "o exame de materiais de natureza diversa, que ainda no receberam
um tratamento analtico, ou que podem ser reexaminados, buscando-se novas e/ou
interpretaes complementares (GODOY, 1995, p.21) [4].
Em nosso caso, a pesquisa documental envolveu o relatrio de movimentao
de materiais do estoque, gerado por um sistema computadorizado de gesto
empresarial, utilizado pelo departamento de materiais do hospital. Este relatrio
descreve o consumo de materiais, em unidades, em ordem alfabtica, pelo
almoxarifado geral do Hospital. A partir deste relatrio, onde consta a nomenclatura
e cdigos exatos dos materiais de uso geral (ou seja, que no incluem remdios),
obteve-se os dados para anlise da codificao e classificao usados pelo
departamento de materiais do hospital.
O almoxarifado o reduto onde se encontram os "insumos materiais
necessrios ao processo produtivo, seja ele de bens ou servios A importncia
atribuda aos almoxarifados vem sendo sentida atualmente, tanto no que diz respeito
ao seu planejamento quanto na escolha de seu gestor e do pessoal auxiliar [8].
Os objetivos do almoxarifado, entre outros, so de ter o material certo, na
hora certa, na quantidade correta, no local certo e a custos econmicos. Equilibrar
estas variveis no , portanto uma tarefa fcil [9].
O almoxarifado hospitalar de nosso case um almoxarifado geral, abrigando
uma srie de produtos de classes diferentes, tais como material eltrico, hidrulico,
material de escritrio, de limpeza etc., o que faz com que a codificao tenha que
ser bem abrangente e possibilitar a incluso de novos itens com o passar do tempo.
3. RESULTADOS E DISCUSSO
..+ S/(0a12$ e"3$"(ra4a
O sistema de codificao dos materiais do almoxarifado do hospital
pesquisado bastante recente e surgiu junto com a implantao de sistemas
informatizados de gerenciamento de materiais. Analisando o sistema informatizando,
bem como a rotina do almoxarifado, percebe-se que a codificao dos materiais esta
assim definida atualmente: So 8 dgitos, assim expressos:
Q0a4r$ + - Classificao e codificao de materiais atual, tipo "Mista.
55.55.5555


Cd. do material (4 dgitos, sem relao entre cd. e material codificado).
Tipo de material (eltrico, hidrulico, escritrio etc.)
Setor do material (almoxarifado, farmcia etc.)
Fonte: pesquisa dos autores (2003).
Este sistema chama-se Princpio Simblico, pois h relao entre os grupos e
o material que representam. O primeiro grupo composto por dezenas exatas, como
10, 20,30 etc. O almoxarifado geral, que nosso foco neste estudo, representado
pelo nmero 10. O segundo grupo formado por unidades, de 01 a 11, assim
representado (no caso, materiais de almoxarifado):
10.6+.XXXX = mat. de expediente
10.6,.XXXX = mat. eltrico
10.6..XXXX = mat. hidrulico
10.67.XXXX = mat. limpeza
10.68.XXXX = mat. manuteno
10.69.XXXX = mats. diversos (mat. consumo)
10.6:.XXXX = sem estoque
10.6;.XXXX = mat. desativado
10.+6.XXXX = mat. usado
10.++.XXXX = mat. plano de sade do hospital
O terceiro grupo composto por 4 dgitos, que vo de 4000 a 9999 (os quatro
mil primeiros nmeros so da farmcia). Este ltimo grupo no possui relao entre
o cdigo aplicado e o material codificado. Este sistema um sistema de Princpio
Arbitrrio, caracterizado pela expresso acima [10]. medida que novos materiais
foram sendo incorporados ao sistema eles vo sendo codificados, em seqncia,
atravs de forma numrica, independente de qualquer anlise quanto suas
caractersticas. um sistema simples, de custo reduzido e que no necessita de
pessoal especializado na sua implantao. No entanto, ele no permite
agrupamento de materiais de caractersticas semelhantes, dificulta o planejamento
de rotinas dos rgos de compras, almoxarifado e no estabelece relaes entre o
cdigo aplicado e o material codificado. Como se pode perceber, a codificao atual
mista, sendo simblico decimal nas 4 primeiras casas (onde cada grupo
representa uma classe, usando nmeros), e arbitrrio nos 4 ltimos dgitos, o que
gera um sistema confuso e inadequado.
.., S/(0a12$ Pr$<$!(a
Tendo em vista a grande variedade de materiais em estoque, e com inteno
de adotar um mtodo mais moderno e usado de codificao, props-se a adoo do
Princpio Simblico em todo cdigo, com vista principalmente a agrupar com
cdigos semelhantes, materiais com caractersticas comuns e devido perspectiva
futura de se implantar o sistema de cdigo de barras, onde a codificao ter que
ser toda numrica facilitando a codificao de uma grande quantidade de itens.
Observou-se pela bibliografia que a maioria dos sistemas de codificao
atuais possui de 6 a 7 dgitos, e o incio se d na classificao geral do material, no
caso comeando na diviso entre, por exemplo, matria-prima, materiais de
escritrio, material de limpeza etc., e no no tipo de local de armazenamento, como
atualmente o hospital adota (10 para almoxarifado, 20 para farmcia....). Porm,
para se aproveitar o sistema existente, prope-se apenas a mudana nos 4 ltimos
dgitos do cdigo, que passaria a ser subdividida tambm, da seguinte forma:
Q0a4r$ , - Classificao de materiais proposta, Sistema Americano.
Classificador (materiais de escritrio)
Diferenciador de estocagem (almoxarifado)
Diferenciador de estocagem (almoxarifado)
+6.67.66.66


Caracterizador (rgua de madeira, 30 cm)
ndividualizador (rgua)
Fonte: Estudo dos autores (2003).
Este um sistema americano (Federal S&%%ly *lassi(ication), e permite uma
grande variedade de itens e a incluso posterior de novos, sem maiores problemas.
muito usado atualmente e possibilitar ao setor de materiais poucas mudanas e
poucos custos em sua implantao, haja visto que apenas uma adequao do
sistema existente.
7. CONCLUS=ES
Diante da situao encontrada, da classificao e codificao de materiais do
estoque do almoxarifado geral de um grande hospital, no que tange sua
inadequao e incapacidade de registrar novas categorias de materiais que foram
surgindo, sugeriu-se uma nova metodologia. A codificao atual mista, sendo
simblico decimal nas 4 primeiras casas (onde cada grupo representa uma classe,
usando nmeros), e arbitrrio nos 4 ltimos dgitos, o que gera um sistema confuso
e inadequado s necessidades do hospital.
Para substitui o sistema vigente, optou-se por adotar o sistema simblico em
todos os materiais, um sistema americano (Federal S&%%ly *lassi(ication), que
permite uso em uma vasta quantidade e variedade de materiais, usando apenas
algarismos, passvel de automatizao. Embora apresente maior custo no incio, em
virtude da mudana e implementao, o sistema mais indicado, como consta na
bibliografia consultada. Alm disso, a longo prazo poder oferecer ganhos de custo
instituio.
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