Puerto Ass Putumayo, agosto 23 de agosto de 2013 DIRIGIDO A: Seores Consejo de Administracin La Elegancia, S.A. Ciudad.

Estimados Seores: De acuerdo con nuestro plan de actividades de auditora interna, hemos llevado a cabo nuestra revisin del control interno y operaciones contables en las reas de Cuentas por Cobrar Clientes, Ventas e Inventarios, por el periodo del 01 de enero al 23 de agosto de 2013. La auditora comprendi entrevistas con personal administrativo y personal de operacin en cada una de las reas auditadas. Se evalu documentos seleccionados, archivos, reportes, sistemas, procedimientos y polticas que juzgamos apropiadas. Despus de analizar la informacin desarrollamos recomendaciones para mejorarlas. Posteriormente se discutieron los resultados y recomendaciones con el personal administrativo del rea evaluada. Prrafo de antecedentes: El rea de Cuentas por cobrar - Clientes se encarga de otorgar crditos a los clientes y no tiene personal o seccin asignada especfica para su cobranza. El rea de ventas se relaciona con inventarios y la facturacin, existiendo muchas deficiencias en la facturacin. Resumen de aspectos principales: Presentacin de hallazgos de auditora y recomendaciones: (aspectos individuales) Los hallazgos, resultados y recomendaciones importantes que se incluyen en este informe, consideramos que al ponerse en prctica, segn nuestro criterio, traern mejoras al sistema de control interno y salvaguarda de los activos de la empresa. El departamento de Auditora Interna desea expresar su agradecimiento por la cooperacin recibida durante la revisin por parte del personal y funcionarios de La empresa. y ponernos a sus rdenes en cualquier duda que se presente. Atentamente, JESSIKA FERNANDA LOPEZ Auditora Interna

DISTRIBUCION:

Jaime Emilio Doren Salazar Vicepresidente General Jos Alejandro Crdova Mazariegos Vicepresidente de Finanzas Mara Maritza Arriaga Galicia Vicepresidente de Compras Jaime Humberto Lpez Patzn Vicepresidente de Produccin Sulmy Yessenia Rivas Dimateo Vicepresidente de Mercadeo Hariel Francisco Sunn Chitay Gerente General Edgar Geovanny Alonzo Antn Gerente Administrativo.

HALLAZGOS POR DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Otorgamiento de nuevos crditos: 1. Hallazgo. Observamos que muchas veces el otorgamiento de nuevos crditos se hace por recomendacin de otros clientes. Criterio: Para otorgar un nuevo crdito se debe investigar el historial de crditos del cliente en sitios confiables. Causa: El departamento de Crditos no tiene establecida una poltica de autorizacin de nuevos crditos, lo cual hace vulnerable a la empresa a Cuentas incobrables. Efecto: La falta de este control, ocasiona prdidas para la empresa debido a que corre riesgos de que el cliente no cancele sus deudas por desconocer su historial crediticio. Conclusin: La empresa otorga nuevos crditos sin conocer a sus clientes. Recomendaciones: Establecer polticas y procedimientos para el otorgamiento de nuevos crditos implementando un estudio econmico de solvencia moral a todos los clientes antes de otorgarle el crdito, mediante acciones como:

* Contratar los servicios de una empresa que brinde la informacin necesaria de las personas como lo es el record crediticio. Este procedimiento tiene como finalidad proveer un control sobre los crditos otorgados.

Emisin de numerosas notas de crdito:

2. Hallazgo: Determinamos en nuestra revisin que mensualmente se emiten numerosas notas de crdito, principalmente por anulacin total de facturas y/o devoluciones de ventas del mes anterior Criterio: Debe existir un mejor control sobre la facturacin realizada dentro de cada mes. Causa: Estados financieros no correctos, afectando as la toma de decisiones. Efecto: La informacin presentada de meses anteriores es errnea, ya que afecta el saldo de ventas as como no se refleja el dato correcto de los inventarios. Conclusin: La empresa no posee un control sobre la facturacin

Recomendacin: * Debe capacitarse al personal encargado de la facturacin. Esto con el propsito de evitar de la mejor manera la anulacin de las facturas. * Las notas de crdito por devoluciones de mercaderas deben estar amparadas por informes de recepcin en que conste que la mercanca se recibi en buen estado. Este procedimiento permite un control ms eficaz sobre los abonos hechos a las cuentas de clientes y la entrada de mercadera a la bodega.

3. Agilizacin de cobros: Hallazgo: Determinamos que la empresa no tiene una persona o seccin asignada especficamente para la agilizacin de cobros. Criterio: Debe existir un departamento y/o persona en la empresa especficamente dedicado a los cobros Causa: La empresa no tiene personal especfico dedicado a los cobros. Efecto: La falta de este control, ocasiona prdidas para la empresa debido a que corre riesgos de no cobrar oportunamente sus cuentas por cobrar. Conclusin: La empresa no lleva un control sobre sus cuentas por cobrar. Recomendaciones: * Crear un departamento en la empresa dedicado especficamente al manejo y revisin de cuentas por cobrar. * Las cuentas por cobrar deberan indicar los datos completos del deudor donde estn establecidos los das de cobro, estos datos debern revisarse peridicamente para determinar que sean correctos. La informacin anterior es necesaria para la agilizacin de los cobros. 4. Control sobre la facturacin: Hallazgo: Hemos observado que no existen buenas medidas de control sobre la facturacin. Criterio: Debe mejorarse el rea de facturacin capacitando al personal de esta seccin. Causa: Al no facturarse correctamente no tenemos datos verdicos sobre los inventarios e ingresos de la empresa. Efecto: la falta de este control, ocasiona prdidas para la empresa debido a que corre el riesgo de

no facturar productos, creando as perdidas de dinero e inventarios para la empresa. Conclusin: La empresa no lleva un control sobre la facturacin. Recomendaciones: Seleccin adecuada de personal, as como asignar tareas especficas al rea de facturacin, para el efecto se necesita tener un detalle de las actividades a realizar para evitar cualquier tipo de inconveniente reduciendo as como la supervisin constante del cumplimiento de dichas actividades.

Gracias.