Costos en la Gestin Empresarial

Los costos en una empresa es vital para el xito de la misma, sobre todo si sta es pequea. Cualquier tipo de gasto y cualquier cuanta que ste implique puede tener un fuerte impacto en los resultados finales del negocio si se toma en cuenta la acumulacin de stos en el tiempo. No debe olvidarse que, en trminos sencillos las utilidades de una empresa, pequea, mediana o grande, estn dadas por la diferencia de sus Ingresos Totales, menos sus Costos y Gastos.

La experiencia ha demostrado que no es sino hasta el fin de un ciclo contable y posterior a la liquidacin o cierre contable que se logra evidenciar el comportamiento de los ingresos y los gastos en la empresa. La multiplicidad de las actividades operativas limitan la capacidad del dueo de la empresa o de sus administradores para mantener una confrontacin continua de los ingresos y los gastos. Por lo anterior, una revisin continua de los gastos y una confrontacin con los ingresos es altamente saludable para un buen flujo de caja del negocio. No debe olvidarse que, por lo general los ingresos son tratados como tales an y cuando el efectivo no ha ingresado a la empresa. En este punto es necesario acotar que, desde el punto de vista contable, un ingreso lo es an y cuando ste quede respaldado en una cuenta por cobrar.

Por el contrario, generalmente y a diferencia de los eventos que generan ingresos, los gastos suelen pagarse de contado, originando una salida de caja, afectando el flujo de efectivo y poniendo as en peligro a la empresa desde el punto de vista financiero.

Algunas actividades que pueden ser aplicadas para el control de los gastos, son:

1) Comparar precios. Con el advenimiento de los servicios tecnolgicos y las plataformas que poseen nuestros proveedores, esta es una actividad que no

tendr fuerte impacto en la economa de la empresa. Esto permitir comprar al mejor precio los bienes y servicios que impliquen gastos. Lo anterior debiera ser practicado para todos los rubros que componen los gastos de la empresa.

2) Aprovechar los descuentos. Esta actividad puede ser solventada durante el proceso de comparacin de precios. Es comn que nuestros proveedores en sus facturas proformas nos suministren informacin sobre las diferentes condiciones de sus propuestas y lo harn gustosos, en procura de materializar una venta. Una de las razones que motivan excelentes descuentos son las compras de grandes cantidades. Sin embargo, en ese sentido hago las siguientes observaciones:

a) An y cuando podramos estar ahorrando algn dinero en la compra de una gran cantidad de algn producto, esto podra traernos algn problema de flujo de caja que, al final de cuentas contrarreste el beneficio del descuento ya que podra obligar a la empresa a recurrir a prstamos para solventar gastos como sueldos o quizs pago a proveedores, por los cules tendramos que pagar intereses que en nada contribuyan al bienestar de la empresa. Por lo tanto, antes de hacer una inversin que ser diferida en el tiempo como gasto, se debe considerar si eso no nos va a limitar en el pago inmediato de otros compromisos.

b) Cuando la empresa es de una estructura en la que intervienen varios actores, de los cuales algunos son ajenos a la empresa, como administradores, proveedores, jefes financieros, podran darse negociaciones "por debajo de la mesa", y no beneficiar en nada al negocio los descuentos ofrecidos por los vendedores. Esto puede ser paliado de diferentes maneras: Un buen sistema de control interno, una adecuada concienciacin a los empleados y / o, tomando control por parte del dueo de la empresa de las negociaciones que en las existan estas circunstancias.

c) Finalmente, uno de los grandes problemas que he visto al realizar las auditoras es la existencia de material o productos obsoletos que con el tiempo ya no tienen ninguna funcionalidad. Por ejemplo tintas para impresora, ya porque son de modelos de impresoras que no circulan o porque se han secado; tambin se da con el papel que por la humedad se torna inutilizable; repuestos oxidados, etc. En consecuencia las personas a cargo de las compras deben mantener un adecuado protocolo para que la intencin de aprovechar descuentos por compra de grandes cantidades, no resulte ruinosa para la empresa. Un cuidado que debe tenerse es considerar la capacidad de almacenamiento que se tiene, para no tener que almacenar productos que por su naturaleza sean incompatibles y unos puedan daar los otros.

3) Negociacin. Otro aspecto importante en el control y reduccin de los gastos de la empresa es la negociacin. Hay que tener en cuenta que el propsito de todo proveedor es, a fin de cuentas, vender. Por lo que, una buena gestin a la hora de negociar y adecuadas tcnicas obtenidas por la experiencia pueden ser altamente beneficiosas. Pero no tema negociar, podra tener mucho que ganar y nada que perder.

No obstante que la negociacin en procura de mejores precios es importante, no deben olvidarse otros aspectos de gran importancia en las relaciones comerciales que no deberan perderse, por el hecho de no conseguir, en agln caso particular, mejores precios que con otros proveedores.

Si bien, stos no constituyen los nicos aspectos a tener en cuenta para el control de los gastos en la empresa ya que la lista es muy grande, si considero que es un buen inicio en el control de los gastos de nuestro negocio.

Inventarios en la Gestin Empresarial

La existencia de inventarios implica incurrir en una serie de costes, por lo que el objetivo de la gestin de inventarios ser la minimizacin de dichos costes. Por tanto, es necesario plantearse las siguientes preguntas para cada artculo inventariado:

1. Con que frecuencia debe ser determinado el estado del inventario del articulo? 2. Cundo debe lanzarse una orden de pedido de dicho artculo? 3. Qu cantidad del articulo debe pedirse en cada una de estas rdenes de pedido?

Para conseguir una gestin de aprovisionamiento ptima es muy importante fijar qu quiere determinar este sistema de gestin, qu pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks ptimo, en qu momento y con qu sistema de gestin y planificacin.

Para estudiar los elementos que caracterizan la administracin de los inventarios hay que considerar los siguientes indicadores:

1) Stock mximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacn, en relacin con los abundantes costes de almacn que se debe soportar. En general a las empresas les interesa mantener grandes inventarios cuando: o Los costes de almacenamiento son bajos. o Los costes de pedido son altos. o Se obtienen importantes descuentos por volumen de pedido (rappels). o Se espera un crecimiento de la demanda del producto vendido o fabricado. o Se esperan fuertes subidas de los precios de los materiales.

2) Stock mnimo o de seguridad. La cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacn bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto. En general a las empresas les interesa, mantener bajos niveles de inventarios cuando: o Los costes de mantenimiento o de almacenamiento son elevados. o Los costes de pedido son bajos. o La demanda de los productos vendidos o fabricados por la empresa es estable (disminuye el riesgo de ruptura de stocks). o Los proveedores son de confianza (no existen dificultades de reaprovisionamiento). o No existen ventajas importantes. o Se espera que bajen los precios.

3) Punto de pedido. Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacn. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar por debajo del stock de seguridad.

La gestin de inventarios debe determinar cul es el stock mximo, el stock de seguridad y el punto de pedido para establecer el momento y la cantidad de pedido que va a realizar la empresa. Lo que se pretende es aproximarse lo mximo posible al nivel de stock ptimo, que es aquel en que los costes de gestin son mnimos

Contabilidad del control de inventarios

Inventario : Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el nimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas contables podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial): El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.

Compras: En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra: se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.

Gastos de compras: Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.

Devoluciones en ventas: la cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

Mercancas en trnsito: En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, an no han sido recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar esta cuenta:

Mercancas en consignacin: no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en consignacin, sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

Inventario (final): El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.

Categoras funcionales de los inventarios

Cada inventario en concreto tiene una funcin determinada por lo que pueden establecerse las siguientes categoras funcionales de los inventarios:

Inventarios de ciclo: Muchas veces no tiene sentido producir o comprar materiales al mismo ritmo en que son solicitados, ya que resulta ms econmico lanzar una

orden de compra o de produccin de volumen superior a las necesidades del momento, lo que dar lugar a este tipo de stocks. Normalmente no tiene ningn sentido producir o comprar artculos a medida que vayan siendo demandados. En estos casos se lanza una orden de pedido de un tamao superior a las necesidades del momento, dando lugar a un inventario que es consumido a lo largo del tiempo. Este inventario recibe el nombre de inventario o stock de ciclo, ya que se presenta peridicamente dando lugar a una pauta de comportamiento cclica. Es el inventario que se constituye para minimizar la suma de los costes de emisin de pedidos y de almacenaje de un artculo.

Inventario continuo o perpetuo: La mercanca que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este mtodo de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artculos en existencia, es decir, los cargos o crditos, o ms bien, las compras y las ventas de inventarios se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

Inventario peridico: Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeas y medianas y tiene dos caractersticas:

a) para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo fsico del mismo y luego darle valores. b) para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operacin que se est realizando.

Inventario fsico: Es, en cada momento, la cantidad de articulo realmente o fsicamente existente en inventario.

Inventario neto: Es el inventario fsico menos la demanda insatisfecha diferida, con lo que esta cantidad puede ser negativa.

Inventario disponible : Es el resultado de sumar el inventario fsico y la cantidad pedida del artculo no recibida y de restar a esa cantidad la demanda insatisfecha diferida, es decir los pedidos de clientes retrasados o pendientes de suministro.

Stocks de seguridad: Suponen una garanta frente a posibles aumentos repentinos de la demanda. Son inventarios que se constituyen como proteccin frente a la incertidumbre de nuestro conocimiento de la demanda futura y del plazo de entrega del pedido, ya que en muchas ocasiones la demanda de un determinado articulo durante el tiempo que tarda en llegar un pedido no se conoce exactamente, a veces porque ni siquiera se sabe con precisin cual es dicho plazo de entrega. Debido a esto, la demanda durante el plazo de entrega puede ser superior a la estimada, en cuyo caso el stock de seguridad, que se constituye precisamente para estas situaciones, actuara como un colchn, absorbiendo esta demanda en exceso sobre la prevista y evitando la aparicin de roturas de inventario no deseadas

Inventarios estacionales: Son inventarios que se constituyen para hacer frente a una determinada demanda que se concentra en un periodo de tiempo limitado. Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo largo del ao, aumentando mucho en determinados meses y disminuyendo en otros (juguetes, helados, refrescos, etc.). As, es lgico que la produccin sea mayor que la demanda en determinados perodos, por lo que se generar un stock de carcter estacional. Se trata de inventarios que tienen por objeto hacer frente a un aumento esperado de las ventas. Pueden constituirse tambin para situaciones tales como huelgas, guerras y otras que tienen como consecuencia que por un determinado periodo de tiempo no sea posible abastecer el artculo en cuestin. La estacionalidad son variaciones al alza o a la baja que se presentan de forma recurrente ao tras ao en la pauta de demanda de un artculo determinado.

Inventarios en trnsito: Su funcin es actuar cmo reserva a fin de mantener el flujo continuo de materiales entre las distintas fases del proceso productivo. Se

trata de las acumulaciones de materiales que se producen en el sistema logstico como consecuencia del avance del flujo de material. Incluyen artculos circulando entre las diferentes fases de los `procesos de aprovisionamiento, produccin y distribucin, as como material transportndose desde el almacn central a los regionales.

Inventario de anticipacin: Cuando se prevea realizar una promocin especial y limitada en el tiempo del artculo en cuestin ser preciso constituir un inventario de anticipacin, lo cual tambin puede ser necesario cuando se vaya a proceder a un lanzamiento de un nuevo producto.

Evidentemente, en la mayora de las ocasiones un mismo artculo presentara simultneamente situaciones de inventario que corresponden a varias de las citadas categoras funcionales. El estudio del flujo de los materiales que se presenta en una empresa permitir detectar las situaciones de inventario que en ella tengan lugar. Con lo que se podr incluir cada una de estas situaciones de inventario en una de las categoras funcionales que hemos citado, desarrollndose para cada una de ellas las tcnicas que permitan afrontar la gestin de cada artculo individual mantenido en inventario.

Adjuntamos seguidamente, una representacin power point , donde se representan para cada tipo de inventario de ciclo, stock de seguridad, estacional o en trnsito las funciones que realizan, con sus ventajas y modelos de situaciones de inventario.

Factores relevantes en la gestin de inventarios

Seguidamente identificaremos las variables o factores relevantes que explican el comportamiento y evolucin de las diversas situaciones de inventario. Es decir : la demanda, los costes y los plazos.

DEMANDA.-El comportamiento de la demanda de un artculo est condicionado por la demanda de dicho artculo, influyendo sus caractersticas de manera decisiva en la importancia relativa de los distintos tipos de inventarios. As tendremos que el stock de seguridad de un artculo ser mayor o menor dependiendo del grado de variabilidad de la demanda, y que, por otra parte, la existencia de estacionalidades en las ventas dar lugar a la aparicin de inventarios estacionales. A mencionar las caractersticas ms importantes de la demanda de un artculo:

Continua o Discreta La unidad de medida de la demanda puede variar segn el entorno y la presentacin del artculo concreto (unidades, docenas,centenas, litros, kilogramos, toneladas mtricas, cargas completas de un camin, etc.

Homognea o heterognea La demanda es homognea si su valor es constante en el tiempo

El tamao y la frecuencia de los pedidos: Son muy importantes ya que la misma cantidad total vendida como consecuencia de un gran nmero de pedidos de pequeo tamao exige, en condiciones normales, inventarios menores que si lo fuera como consecuencia de pocas ordenes de pedido de gran tamao.

Uniformidad de la demanda: Pueden existir fluctuaciones estacionales conocidas , bien por ser provocadas como en el caso de una promocin especial de un artculo determinado, bien fuera de control de la empresa por cambio no inducido en los gustos de los consumidores que da lugar a un incremento repentino de las ventas del artculo en cuestin.

Determinista o probabilstica Hay casos en que la demanda futura se supone perfectamente conocida; otras veces se supone que los valores de la demanda son aleatorios.

Independencia o dependencia de la demanda: Se dice que la demanda de un artculo es independiente cuando dicho artculo no es parte o componente de otro ms prximo al producto terminado, cuya demanda determina la del primero. En el caso contrario se tratara de una demanda dependiente. Es importante esta distincin, porque los mtodos a usar en la gestin de stocks de un producto variarn completamente segn ste se halle sujeto a demanda dependiente o independiente. La demanda de componentes depender de la demanda de productos finales, mientras que la de estos ltimos se considerar independiente

Demanda Independiente: Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las decisiones de los clientes no son controlables por la empresa (aunque s pueden ser influidas). Tambin se clasificara como demanda independiente la correspondiente a piezas de recambio. Cuando la demanda es independiente se aplican mtodos estadsticos de previsin de esta demanda, generalmente basados en modelos que suponen una demanda continua

Demanda Dependiente : Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, por ejemplo an si se pronostica una demanda de 100 coches para el mes prximo (demanda independiente) la Direccin puede determinar fabricar 120 este mes, para lo que se precisaran 120 carburadores , 120 volantes, 600 ruedas,. ,etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de la decisin tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches.

Diferida o Perdida: Si no se satisface la demanda (ruptura de stocks), a veces ser posible diferir la entrega. La demanda insatisfecha por falta de existencias en el almacn al producirse una rotura de stocks, puede ser o bien diferida para ser

atendida en un momento posterior en que la situacin del inventario lo permita, o bien puede perderse definitivamente por contraorden del cliente.

El sistema de la distribucin fsica: Cuanto mayor sea el nmero de etapas o fases del sistema de la distribucin fsica, har que se incrementen los inventarios totales. As tendremos que un sistema basado en atender a los clientes desde un almacn de fbrica requerir menor inventario total que otro sistema de distribucin basado en diversos almacenes regionales, aunque puede suceder que el servicio al cliente sea peor en este caso.

La calidad de las previsiones: El conocimiento de la demanda futura es fundamental para gestionar con eficacia los inventarios, por lo que es absolutamente necesario efectuar previsiones, Las mismas pueden ser fciles de prever si se trata de pedidos recibidos de mercados cautivos, sujetos normalmente a contratos estipulados con programaciones cerradas de antemano con lo que se conoce con precisin la demanda anual del articulo involucrado. No obstante, en la mayora de los casos, la demanda no se conoce con exactitud, lo cual origina la necesidad de disponer de un stock de seguridad bien calculado.

Distribucin en planta en la Gestin Empresarial

Es el proceso de ordenacin fsica de los elementos industriales de modo que constituyan un sistema productivo capaz de alcanzar los objetivos fijados de la forma ms adecuada y eficiente posible. Esta ordenacin ya practicada o en proyecto, incluye tanto los espacios necesarios para el movimiento del material, almacenamiento, trabajadores indirectos y todas las otras actividades o servicios, como el equipo de trabajo y el personal de taller.

Su objetivo principal es encontrar la relacin ptima entre el costo del manejo de materiales y el espacio de almacenamiento. Los aspectos fundamentales a considerar son: La utilizacin del espacio cbico. Los equipos y mtodos de almacenamiento. La proteccin de los artculos y la localizacin de los mismos.

Objetivos de la Distribucin en Planta

Los objetivos bsicos que ha de conseguir una buena distribucin en planta son:

a)

Unidad: alcanzar la integracin de todos los elementos o factores implicados

en la unidad productiva, para que se funcione como una unidad de objetivos. b) Circulacin mnima: procurar que los recorridos efectuados por los

materiales y hombres, de operacin a operacin y entre departamentos sean ptimos lo cual requiere economa de movimientos, de equipos, de espacio. c) Seguridad: garantizar la seguridad, satisfaccin y comodidad del personal,

consiguindose as una disminucin en el ndice de accidentes y una mejora en el ambiente de trabajo. d) Flexibilidad: la distribucin en planta necesitar, con mayor o menor

frecuencia adaptarse a los cambios en las circunstancias bajo las que se realizan las operaciones, las que hace aconsejable la adopcin de distribuciones flexibles.

Principios de la Distribucin en Planta.

1. Principio de la integracin de conjunto: La mejor distribucin esa la que integra a los hombres, los materiales, la maquinaria, las actividades auxiliares, as como cualquier otro factor de modo que resulte el compromiso mejor entre todas estas partes.

2. Principio de la mnima distancia recorrida: A igualdad de condiciones, es siempre mejor la distribucin que permite que la distancia a recorrer entre operaciones sea la mas corta.

3. Principio de la circulacin o flujo de materiales: En igualdad de condiciones, es mejor aquella distribucin que ordene las reas de trabajo de modo que cada operacin o proceso este en el mismo orden o secuencia en que se transforman, tratan o montan los materiales.

4. Principio del espacio cbico: La economa se obtiene utilizando de un modo efectivo todo el espacio disponible, tanto en vertical como en horizontal.

5. Principio de la satisfaccin y de la seguridad: A igualdad de condiciones ser siempre ms efectiva, la distribucin que haga el trabajo ms satisfactorio y seguro para los trabajadores.

6. Principio de la flexibilidad: A igualdad de condiciones, siempre ser mas efectiva la distribucin que pueda ser ajustada o reordenada con menos costo o inconvenientes.