1.

TIPOS DE ALMACN

El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar segn:

A.

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando a! sectores del almacn situados en otros lugares. En cuanto a la conformaci"n interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se ace ms dif#cil, especialmente si tal local resulta mu! grande ! contiene columnas o estanter#as que dificultan la $isibilidad.

B.

Organizacin: %esde el punto de $ista del mo$imiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fi&o, semi'fi&o, m"$iles) mas o menos ele$ado ! almacenes sin mecanizaci"n.

C. D.

Movimiento e Materia! E! Tec"o

(quellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de protecci"n ! para los cuales no a! duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo. Los que pueden estar a la intemperie con la condici"n de que la estancia sea durante corto tiempo, ! ba&o particulares sistemas de protecci"n. Los que tienen que ser puestos a cubierto (! aqu# se distinguen an en condiciones de conser$aci"n.) A. Seg#n !a$ O%eracione$

)ara el e&ercicio racional del almacena&e, e*isten en general, locales para las siguientes e*igencias:

+ecepci"n de los materiales, los cuales pueden ser a su $ez distribuidos en locales de llegada ! estancia e$entual ( a $eces incluso ba&o la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepci"n donde tienen lugar las operaciones de desembala&e ! control (numrico ! de control) Espera de las mercanc#as, antes de la conformidad de la $erificaci"n. %esembala&e de los productos, a! casos en que es con$eniente destinar locales separados a tal e*igencia. (lmacenamiento propiamente dic o.

A.

Ti%o e Materia!

La mercanc#a que resguarda, custodia, controla ! abastece un almacn puede ser la siguiente:

A!mac&n e Materia Prima ' Parte$ Com%onente$:

Este almacn tiene como funci"n principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producci"n.

A!mac&n e Materia$ A()i!iare$:

Los materiales au*iliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para en$asarlo o empacarlo. )odemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, en$ases, etc.

A!mac&n e Pro (cto$ en Proce$o:

Si los materiales en proceso o art#culos semi'terminados son guardados ba&o custodia ! control, intencionalmente pre$istos por la programaci"n, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.

A!mac&n e Pro (cto$ Termina o$:

El almacn de productos terminados presta ser$icio al departamento de $entas guardando ! controlando las e*istencias asta el momento de despac ar los productos a los clientes.

A!mac&n e *erramienta$:

,n almacn de erramientas ! equipo, ba&o la custodia de un encargado especializado para el control de esas erramientas, equipo ! tiles que se prestan a los distintos departamentos ! operarios de producci"n o de mantenimiento. -abe mencionar: brocas, mac uelos, piezas de esmeril, etc.

A!mac&n e Materia!e$ e De$%er icio:

Los productos partes o materiales rec azados por el departamento de control ! calidad ! que no tienen sal$amento o reparaci"n, deben tener un control separado. este queda por lo general, ba&o el cuidado del departamento mismo.

A!mac&n e Materia!e$ O+$o!eto$:

Los materiales obsoletos son los que an sido descontinuados en la programaci"n de la producci"n por falta de $entas, por deterioro, por descomposici"n o por aberse $encido el plazo de caducidad. La raz"n de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

A!mac&n e Devo!(cione$:

(qu# llegan las de$oluciones de los clientes, en el se separan ! clasifican los productos para reproceso, desperdicio !/o entrada a almacn. CONT,OL DE IN-ENTA,IOS 0. Se denominan e*istencias o in$entarios a la $ariedad de materiales que se utilizan en la empresa ! que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, $endidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su traba&o sin que se $ean afectados por la falta de continuidad en la fabricaci"n o por la demora en la entrega por parte del pro$eedor.

Los in$entarios $ar#an en raz"n de su consumo o la $enta de cada articulo que los componen, lo que da lugar al mo$imiento de las e*istencias por ingresos de nue$as cantidades ! salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotaci"n de los materiales ! la generaci"n de utilidades en funci"n de dic a rotaci"n. El mo$imiento que se produce en los almacenes, de cada articulo en e*istencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo ! la frecuencia de consumo, as# como el lapso en que se renue$a, es decir la demora que se produce desde que se re$isa la e*istencia para emitir la requisici"n, asta que los materiales estn disponibles en el almacn para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores. .. INT,OD/CCI0N -ada empresa debe analizar sus e*istencias en relaci"n a su $ariedad ! cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las caracter#sticas que cada articulo o grupo de art#culos presenta, de manera de facilitar el control. 1ambin estar al tanto de su mo$imiento o detenci"n, ! lograr reno$aciones adecuadas en relaci"n a la necesidad que se tenga de cada articulo, as# como $ariedades que se pueden reducirse. 2.

1. AN1LISIS DE IN-ENTA,IOS CONT,OL DE IN-ENTA,IOS

El control de los art#culos es a tra$s del Sistema. 1231 plus ( 3er (ne*o 0). Los formatos que utiliza para controlar el almacn son: +eporte de 4rdenes en 1ransito.

)arte de +ecepci"n. 4rden de )edido. 4rden de 3enta. 3aloraci"n del 5n$entario (saldos). 3er (ne*os 6 7 2.

E*iste un formato interno en los palets de ma!or $encimiento (margarinas), como control personal del &efe de almacn, tipo 8arde*, que proporciona los siguientes datos:

2ombre del articulo -"digo del art#culo -"digo de $encimiento 9ec a de ingreso ! de salida -antidad de salidas e ingresos 1ransportista que entrega la mercader#a Saldos

La informaci"n que presenta no es actualizada !a que se realiza ocasionalmente cuando llega el producto ! solo es para los productos de rpido $encimiento. Este tipo de control interno es para detectar reclamos o que&as del cliente.( 3er (ne*o 4)

2o e*iste un lugar f#sico que se dedique al control de in$entarios, todos los controles los ace el &efe de almacn, descuidando en ocasiones el control de las e*istencias por estar pendiente de $entas. Se realizan in$entarios diarios ! mensuales.

5n$entarios diarios: (l finalizar el d#a el sistema emite un reporte de saldos, aciendo una comparaci"n con las unidades f#sicas reales ! los despac os realizados en el d#a, $erificando cantidades. 5n$entarios mensuales: Se realizan al termino del mes cuando el almacn a terminado de recibir todos los art#culos. 1. CLASI3ICACION DE E4ISTENCIAS

El almacn regional traba&a con productos terminados destinados al consumo de la poblaci"n, por tanto los clasifica segn:

Segn su uso ! mo$imiento Segn el proceso producti$o Segn su obtenci"n

Segn su uso ! mo$imiento El in$entario normal o acti$o. son materiales de uso cierto ! constante que deben e*istir permanentemente en los almacenes ! cu!a reno$aci"n se regula en funci"n del consumo ! el tiempo de demora en contar con ellos. El sistema los clasifica como (0 E*isten productos con ofertas promociones que por su condici"n especial necesitan ser controlados, el sistema los clasifica como (: ;a! tambin in$entarios obsoleto, formado por materiales declarados fuera de uso, que no tienen mo$imiento o posibilidades de consumo, por aberse de&ado de utilizar en la empresa. Su permanencia en los almacenes causan gastos ! perdidas a la empresa por los espacios que ocupan. El sistema los clasifica como 20 Seg#n e! %roce$o %ro (ctivo Son productos que pro$ienen de planta, en general son los art#culos que salen de la l#nea de producci"n. es decir son los productos que fabrica la empresa. Seg#n $( o+tencin Son art#culos adquiridas en el e*tran&ero ! productos nacionales por subcontrataci"n. Los pa#ses de donde se importa son: (rgentina, - ile, Ecuador. 1.

PLANEAMIENTO 5 CONT,OL DE IN-ENTA,IOS

El sistema que cuenta la empresa clasifica los art#culos por m"dulos ! grupos, esto es segn tipo de productos. (s# mismo el sistema clasifica los productos por $alor, segn el costo de producci"n. 2o utiliza la clasificaci"n (<-. E*iste una cuota determinada por los consumos mensuales, la cual se renue$a cada $ez. Los planes de la empresa son de tratar de cumplir la cuota de cada producto. )or tanto se llena el almacn asta completar la cuota . Se recibe la cantidad de art#culos que segn los planes de $entas se demandan. La reposici"n se realiza dentro de las primeras dos semanas asta cumplir la cuota.

-on el consumo mensual se calcula la cuota pero no se mide ni$eles de m*imos ! m#nimos de los art#culos, el punto de pedido, la cantidad a pedir, el numero de en$#os. ;a! planes de crecimiento de $entas, considerando que nunca se cumplir con la demanda. )or lo cual se recibe la cantidad pedida independiente que si almacn dispone del producto, incrementndose la cuota para el siguiente mes. La cantidad pedida ( en$i" de la cuota) se podr#a considerar constante con peque=as diferencias por la $ariaci"n del consumo. ,n adecuado plan con los pro$eedores de transporte ! buenas relaciones asegura tener los me&ores costos de transporte. ,n plan de mantenimiento ! me&ora de las instalaciones permite reducir los accidentes, me&orar la eficiencia, a tra$s del reporte de los operarios en el que acer de sus operaciones. La gran di$ersificaci"n de productos as# como la comercializaci"n de productos con oferta por temporadas, ace mas costoso el control. 2o se consideran los costos de almacenamiento ! mantenimiento. > lo mas importante el costo por faltantes. ;a! art#culos que $ar#an de temporada ! se de&an de producir. ? tambin productos que cambian en su presentaci"n o composici"n. @ue originan rezagos en algunos productos pero que no rotan en el almacn. La frecuencia de faltantes es alta, especialmente con los productos de $encimiento rpido. La frecuencia de rotaci"n no se conoce. )ero por la e*periencia la salida de productos es la cuotas de cada producto. ( 3er (ne*o )) 1. P,OCEDIMIENTOS

A. IN-ENTA,IO MENS/AL:

)ara realizar el in$entario el sistema emite un documento llamado control de etiquetas. -ontiene el c"digo del producto, nombre del producto ! su ubicaci"n.( 3er (ne*o @). Es en forma manual ! se realiza a fin de mes. Se empieza en el modulo 0 ! se cuenta la pila e*istente en la palet o pari uela. El responsable de lle$ar a cabo el in$entario es el &efe del almacn con el administrador del almacn. Se elige un d#a de poco mo$imiento ! disponibilidad de tiempo. (mbos realizan un conteo de los productos (l final del in$entario se cote&an las cantidades registradas en la etiquetas, con las encontradas f#sicamente. %espus se digita las cantidades encontradas al sistema. emitiendo luego las diferencias. ! en caso err"neo se $uel$e a realizar el conteo del in$entario.

B. ,ENO-ACI0N DE E4ISTENCIAS

)ara reno$ar las e*istencias no se compran los productos, e*iste una cuota que se en$#a del almacn central. La cuota es la cantidad que ser demandada en un mes. )ero en ocasiones se en$#a un A?B mas de acuerdo a la demanda ist"rica. La reno$aci"n de la cuota completa o solo una parte, porque el producto no se dispone o porque an priorizado otros almacenes. El control de las e*istencias para reno$aci"n se encargan en el almacn central en Lima, a tra$s del sistema que controla la demanda del producto ( El almacn regional no emite un pedido de reno$aci"n).

El &efe de almacn solo $erifica la cantidad de productos que faltan para completar la cuota. )or tal moti$o se procura contar siempre, de acuerdo a la e*periencia ! al conocimiento del mercado, con :?B del ob&eti$o mensual e$itando rotura de stoc8s. Este porcenta&e de seguridad, en ocasiones falla porque no se en$#a la cuota porque el programa de producci"n a paralizado, o porque se en$#a a otro almacn.

C. ,OTACI0N DE E4ISTENCIAS 0. La mercader#a se encuentra ubicada de acuerdo al orden de llegada ! a los c"digos de productos. C. La mercader#a se encuentra identificada en los m"dulos ! en los palets !/o estantes de acuerdo a la e*periencia en el mane&o de almacn. D. La salida de los productos terminados se realiza de acuerdo al formato interno para los de ma!or $encimiento ! la siguiente secuencia:

)rimero el producto con fec a de $encimiento mas cercana a la fec a actual. Luego se prosigue con las identificadas con la siguiente fec a asta agotarlas. %el mismo modo se debe proceder para los productos con menor $encimiento. -oncluido este ciclo ,se identificarn nue$amente con el formato interno las rumas con las fec as de $encimiento. 0. El encargado de los E"dulos del almacn es el responsable de efectuar una ubicaci"n e identificaci"n de los productos recin ingresados para una adecuada rotaci"n. C. El (dministrador del almacn debe $erificar peri"dicamente que se aplique adecuadamente la rotaci"n de los productos para asegurar el cumplimiento del sistema de +otaci"n basada en el Etodo 9594.

1.

(lmacenar productos o materiales obliga al personal a conocer en cualquier momento el lugar donde se encuentra cada uno de lo art#culos sin tener para ello, que recurrir a la memoria o a recordar donde se puso cada articulo cuando ingres". Sin embargo se recurre a la memoria especialmente de los productos peque=os ! con ma!or $ariedad recordando donde se puso cada articulo cuando ingresa al almacn. En el capitulo de almacenes di&imos, que esta distribuido en m"dulos ! en l e*isten pari uelas o palets que constitu!en una unidad de carga de un determinado peso o tama=o donde se colocan de una manera especial sobre su base.

.. 2.

/BICACION DE LA E4ITENCIAS CODI6O DE /BICACI0N

La codificaci"n es indispensable para la buena administraci"n de un almacn de materiales as# como de productos terminados listos para la $enta. 1odo articulo debe tener un nombre ! un numero que sir$e de identificaci"n en todos las reas. E*isten dos codificaciones:

El c"digo del producto que lo tienen todos los productos ! El c"digo de producci"n que poseen las margarinas, detergentes, aceites. es decir los de $encimiento rpido

El c"digo del producto sir$e para identificar a los productos ! el c"digo de producci"n o $encimiento sir$e. para realizar la rotaci"n de la mercader#a ! e$itar su deterioro. 3er $ida til de productos terminados (ne*o +.

1odas las operaciones en el sistema de informaci"n se realizan por el c"digo del producto. )or esto algunos productos, debido a su $ariedad, llegan con el c"digo en sus empaques, especialmente si son importados para e$itar confusiones en el almacenamiento ! en la entrega al cliente. El c"digo de $encimiento esta formada de la siguiente manera AA MM DDT o VENCE: AA MM DD - T %onde: ((: Fltimos d#gitos del a=o de fabricaci"n o $encimiento EE: %#gitos del mes de fabricaci"n o $encimiento %%: %#gitos del d#a de fabricaci"n o $encimiento 1: 1urno de producci"n El c"digo del producto esta formada por dos campos el primero tendr las D primeras letras del nombre del producto. el segundo un nmero progresi$o de : cifras, de la siguiente manera: %(2 ?GH:C Eargarina La %anesa C: * A? I+ %4+ AJH: Eargarita %orina clsica D? * CA? I+ -5L A0C: (ceite -ii * 0C Litros <otella