Conceptos Contables Bsicos: La Hoja de Balance

CONCEPTOS CONTABLES BASICOS: LA HOJA DE BALANCE.

La hoja de balance muestra la posicin financiera de una entidad contable a partir de un momento especfico en el tiempo1, en efecto, a veces se le llama "estado de situacin financiera". Es, por consiguiente, un informe de situacin, en vez de un informe de flujo. El Balance de Situacin, conocido tambin como Balance General, es un documento contable que indica la situacin financiera de un negocio en una fecha determinada. Podramos decir que es una fotografa de la empresa que nos muestra su situacin financiera en el momento en que fue tomada. Se dice que la situacin financiera de una empresa es la descripcin general de los recursos que un negocio posee y utiliza, indicando a la vez cules de estos recursos son propios y cules no. En otras palabras, para que un pequeo empresario sepa que parte del negocio es de su propiedad y a cuanto ascienden sus deudas o compromisos de pago con otras personas, en un da determinado, debe elaborar el Balance de Situacin de su negocio. LA IGUALDAD CONTABLE Todos los recursos fsicos y monetarios (bienes) que un negocio posee se llaman Activos. Sobre estos activos pueden tener derechos muchas personas, los que podemos dividir en dos grandes grupos: (1) los derechos de aquellas personas a las cuales el negocio les debe dinero y que se llaman Pasivos; y (2) los derechos de los propietarios o dueos de la empresa, que se conocen con el nombre de Capital o Patrimonio. En vista de que todos los activos de un negocio son un derecho de alguien, ya sea de propietarios o de acreedores, y debido a que los recursos totales no pueden superar la cantidad total de deudas y patrimonio entonces podemos decir que:

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

Este es el principio fundamental de la contabilidad y con base en este concepto es que debemos elaborar el Balance de Situacin, colocando todos los activos al lado izquierdo de la hoja en que elaboremos el balance, y todos los pasivos y el patrimonio al lado derecho. Esta forma de escribir la hoja de balance se llama formulario de cuentas porque se parece a los registros de las cuentas que hacen los contadores.

Tomado de: MANAGEMENT ACCOUNTIG Text and Cases por Robert N. Anthony y James S. Reece, Captulo 2, Quinta Edicin (c) 1975 por Richard D. Irwin, Inc. Homewood, Illinois, pp 23-46 y complementado con la nota fue escrita por Jos Alberto Navarro Rodrguez, incluye notas del editor. Se entiende implcitamente que una hoja de balance fechada "31 de diciembre" significa "al cierre de los negocios el 31 de Diciembre". A veces la hoja de balance idntica puede llevar fecha "1 de enero", desde el punto de vista contable, es el mismo momento del tiempo. Ordinariamente, la connotacin "cierre de los negocios" es la correcta por que la hoja de balance ordinariamente esta fechada al final del ao u otro perodo para el cual se preparan los informes contables.

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Una hoja de balance de una compaa hipottica puede verse en la ilustracin #1. Primero examinemos esta hoja de balance desde el punto de vista de los conceptos fundamentales de la contabilidad: Las cifras estn expresadas en dinero y reflejan nicamente aquellos asuntos que pueden medirse en cantidades monetarias. La entidad en cuestin es la Garden Corporation, y la hoja de Balance atae a esta entidad y no a cualquiera de las personas asociadas con la compaa. El estado financiero da por sentada la continuidad de la Garsden Corporation. Las cantidades del activo ah expresadas se rigen por el concepto del costo. El concepto de la partida doble es evidente por el hecho de que el activo colocado a un lado de esta hoja de balance equivale en total a las participaciones (pasivo y participacin de los accionistas) que aparecen al otro lado. Veamos ahora el formato general de la hoja de balance. El activo se coloca al lado izquierdo, y las participaciones al lado derecho. Una prctica alternativa consiste en poner el activo en la parte superior de la pgina y las participaciones bajo el activo. El primer formato se llama formulario de cuentas y el ltimo se llama formato de informe de una hoja de balance. En los Estados Unidos, cuando se usa el formato de cuentas, el activo siempre se coloca al lado izquierdo. En algunos otros pases, el activo se coloca al lado derecho y las participaciones al lado izquierdo. Ninguna de estas diferencias es verdaderamente importante.2 Un vistazo General La hoja de balance es fundamental en el sentido de que toda transaccin contable puede analizarse desde el punto de vista de su efecto en ella. Para poder comprender la informacin trasmitida por una hoja de balance, y entender como inciden los acontecimientos econmicos en la hoja de balance, es preciso que el lector comprenda en forma muy clara el significado de ambos lados. Pueden interpretarse en cualquiera de las dos maneras, que son correctas. Una de las maneras ya ha sido indicada. Las partidas colocadas al lado del activo son los recursos propiedad de la entidad a la fecha de la hoja de balance, y la cantidades expresadas para cada activo son registradas en forma consistente con los conceptos bsicos descritos anteriormente.

La mayora de las hojas de balance en este texto se dan en la forma de informe por la sencilla razn de que esto se ajusta mejor a la pgina impresa. La mayora de las hojas de balance mecanografiadas en papel corriente de 8 1/2 x 11 pulgadas en el formulario de informe se hacen por la misma razn. En los informes anuales publicados, el balance suele presentarse en forma de cuenta por cuanto esto constituye una exposicin atractiva de pgina doble.

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Las participaciones son los pasivos que representan los derechos de entes externos, es decir, las cantidades que la entidad debe a bancos, abastecedores, empleados y acreedores: y el capital de los propietarios es derecho de los dueos. El hecho es que los propietarios no tienen derecho en el mismo sentido en que lo tienen los acreedores. En el ejemplo de la Garden Corporation puede decirse con seguridad que los tenedores de bonos hipotecarios tienen derecho a $3 millones al 31 de Diciembre de 1974 -- es decir la Garden Corporation les debe $3 millones, ni ms ni menos. Sin embargo, la cantidad de $24,116,974 que aparece en participacin de los accionistas es ms difcil de interpretar como derecho. Si la compaa se liquidara al 31 de Diciembre de 1974, y si el activo se vendiera a su valor en libros, y si los acreedores recibieran los $12,119,089 que se les debe, los accionistas obtendran lo que queda, que sera $24,116,976. Sin embargo, estas condiciones no se ajustan a la realidad. Segn el concepto de continuidad de la empresa, la compaa no esta liquidndose, y segn el concepto del costo, el activo no aparece a su valores de liquidacin. El derecho de los accionistas podra en realidad valer considerablemente ms o considerablemente menos de $24,116,976. ILUSTRACION #1 GARSDEN CORPORATION Hoja de Balance al 31 de diciembre de 1974
A C T I V O Activo Circulante: Caja....................$3,448,891 Valores negociables (valor de mercado $248,420).............. 246,221 Cuentas por cobrar...... 5,943,588 Inventario..............12,623,412 Cargos diferidos ....... 388,960 Total Activo Circulante............ $22,651,072 Activo Fijo Terreno, edificios y equipos............... $26,945,848 Menos: depreciacin acumulada............ (13,534,069) 13,411,779 Otros activos: Inventarios......... "Goodwill".......... $ 110,000 63,214 PASIVO Y PARTICIPACION DE LOS ACCIONISTAS Pasivo Circulante: Cuentas por Pagar.......$ 6,601,442 Obligaciones tributarias emitidas................. 1,672,000 Gastos acumulados por pagar 640,407 Gastos prepagados e Ingreso diferido........... 205,240 Total Pasivo circulante $ 9,119,089 Otros Pasivos Participacin de los accionistas Acciones de capital... $15,000,000 Ganancias retenidas... 9,116,976 3,000,000

24,116,976

173,214

Total Activo........

$36,236,065

Total participaciones

$36,236,065

Debido a la dificultad de comprender el significado de la participacin de los accionistas en el enfoque descrito arriba, la otra manera de interpretar la hoja de balance ofrece considerable atractivo. Bajo este punto de vista, el lado derecho de la hoja de balance enumera las fuentes de las cuales el negocio ha obtenido el capital con el que actualmente opera, y el lado izquierdo muestra la forma en que el capital ha sido invertido en una fecha especificada. Al lado derecho, las varias partidas de pasivo describen la cantidad de capital que se obtuvo de los acreedores comerciales (cuentas por pagar), y de otras fuentes externas. La seccin de patrimonio muestra el capital suplido por los dueos.

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Si el negocio es una sociedad annima, los propietarios son los accionistas y su contribucin consta de dos partes principales: el capital suplido directamente (acciones de capital) y el capital que los accionistas proporcionan al permitir que las ganancias permanezcan en el negocio. (ganancias retenidas) El capital obtenido de varias ha sido invertido conforme al mejor criterio de la gerencia en cuanto a la mezcla o combinacin ptima de activos para el negocio. Cierta fraccin se invierte en edificios, otra fraccin en inventario, otra fraccin en caja, etc. El lado del activo en la hoja de balance, por consiguiente, muestra el resultado de estos juicios hechos por la gerencia a la fecha de la hoja de balance. Debemos recalcar que estos dos puntos de vista de la hoja de balance son correctos. En ciertas circunstancias, la primera es ms fcil de entender, y en otras, la ltimas es ms fcil. Observemos, a propsito, que las cantidades en la Ilustracin 1 han sido redondeadas a dlares. En muchos estados publicados se eliminan los centavos. En los informes preparados para fines internos, las cantidades pueden ser redondeadas todava ms, a miles de dlares, y en las grandes compaas a millones de dlares, a fin de poner de relieve las cifras importantes. Categoras de Cuentas. Si bien cada activo o participacin individual -- cada edificio, cada pieza de equipo, cada prstamo bancario, etc. -- tericamente podra colocarse separadamente en la hoja de balance, resulta ms prctico y ms informativo resumir y agrupar las partidas relacionadas en categoras o clasificaciones de cuentas. No hay un modelo fijo en cuanto al nmero de tales categoras o la cantidad de detalle reportado: antes bien, el formato se rige por la opinin del contador en cuanto a la manera ms informativa de presentar los hechos significativos respecto a la situacin del negocio. Como en cualquier sistema de clasificacin, las categoras se definen de tal manera que (1) las partidas individuales incluidas en una categora se asemejan entre s en algn aspecto esencial o significativo, y (2) las partidas en una categora son esencialmente diferentes de las que aparecen en todas las dems categoras. Si bien las partidas incluidas en una categora son semejantes entre s, no son idnticas. EJEMPLO: La categora llamada "Caja" generalmente incluye dinero depositado en los bancos de ahorro as como dinero depositado en cuentas corrientes. Estos dos tipos de dinero son similares en el sentido de que ambos estn en una forma sumamente lquida, pero no son idnticos porque ciertas restricciones para retirar los fondos de los bancos de ahorro no se aplican a las cuentas corrientes. Si un contador pensase que esa diferencia es lo suficientemente importante para ser reportada, mostrara categoras separadas, una para caja en cuentas corrientes y otra para caja en cuentas de ahorro. Esto, sin embargo, incrementara la cantidad de detalles en la hoja de balance. La hoja de balance en la ilustracin #1 da una cantidad mnima de detalles. Los trminos empleados en esta hoja de balance son comunes, y a continuacin se les describe brevemente. Esas descripciones son definiciones preliminares, aproximadamente correctas, de los trminos de la hoja de balance. En otros captulos se dan descripciones ms detalladas. Activo Ahora ahondaremos en la breve definicin del "activo" dada en la seccin anterior con la siguiente explicacin ms exacta: Los activos son recursos econmicos propiedad3 de una entidad cuyo costo al momento de la adquisicin puede medirse objetivamente. Los tres puntos claves de esa definicin son los siguientes: (1) Un activo debe ser un recurso econmico: (2) el recurso deber ser propio: y (3) su valor al momento de la adquisicin debe ser medido
3

Esta definicin no es tan apropiada puesto que un activo no necesariamente tiene que cumplir con el requisito de ser propiedad de la empresa. (Nota del Editor)

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objetivamente. Un activo es un recurso econmico si proporciona beneficios futuros a la entidad. Los recursos proporcionan beneficios futuros en cualquiera de las siguientes tres condiciones: (1) son dinero o pueden ser convertidos en dinero: (2) son bienes que se destinan a la venta: o (3) que se espera puedan ser usados en actividades futuras de la entidad. EJEMPLO: La Garsden Corporation es una compaa de fabricacin. La caja que tiene depositada en los bancos es un activo por que es dinero que puede ser usado para adquirir otro recursos. Los bienes que ha fabricado y que todava tiene a mano son activos porque se destinan a la venta. El equipo y otras instalaciones de fabricacin que posee son activos porque se espera que sern usados para producir bienes adicionales. Las cantidades que los clientes deben a la compaa son activos, en la medida en que los clientes tiene probabilidades de pagar sus facturas. Una pliza de seguros es un activo por cuanto el seguro proporciona una proteccin valiosa contra prdidas causadas por desgracias futuras. La mercadera que debido a dao u obsolescencia, no puede venderse no es un activo, aun cuando sea propiedad del negocio. La propiedad es un concepto legal que ha de distinguirse de la posesin o control. El concepto contable se parece a, pero no es exactamente igual que, el concepto legal. Por lo tanto, cuando una empresa compra un automvil a plazos, el negocio no posee el automvil en el sentido legal hasta que haya enterado el ultimo abono: no obstante, se considera que el automvil es substancialmente propiedad del negocio y se le muestra como activo. Pero la posesin o control, sin una propiedad substancial, no bastan para calificar la partida como activo. EJEMPLO: Una pieza arrendada de equipo ordinariamente no es un activo del arrendatario aun cuando este en su posesin y tenga control completo sobre su uso. (Una excepcin que se aplica a ciertos tipos de arrendamiento se discuten en el captulo 7). Los bienes en consignacin son activos del consignador que es su dueo, no del consignatario que tiene posesin de los mismos. La prueba del valor objetivo de adquisicin generalmente es muy clara, pero en algunos casos es difcil de aplicar. Si el recurso fue comprado en efectivo o mediante promesa de pagar en efectivo, entonces es un activo. Si el recurso fue fabricado por la empresa, entonces se pago dinero por los costos de fabricacin, y se trata de un activo o emitiendo acciones, entonces es un activo, aunque talvez haya problema en medir su cantidad por la dificultad de valorar el artculo intercambiado o las acciones. Ordinariamente, la solucin de este problema consiste en determinar lo que habra constado el activo si se hubiese pago en efectivo por el mismo; pero cuando no es posible encontrar evidencia de esta cantidad, se hace el mejor estimado posible de cualquier informacin de que se disponga. Por una parte, como ya sealamos anteriormente, una reputacin valiosa o una organizacin eficiente no es un activo si esto se produce gradualmente a travs del tiempo, en vez de ser adquirido a un costo especficamente medible. EJEMPLO: Tanto "Shick" como "Gillete" son marcas de fbrica valiosos. No obstante, la hoja de balance del 28 de Febrero de 1973 de la Schick Electric. Inc. que la hoja de balance del 31 de diciembre de 1973 de la Gillete Company arroja $53,090,000 para "Goodwill", marcas de fbrica y patentes". Los activos se registran a su costo total, no el "capital" de la compaa que hay en los mismos. EJEMPLO: Si un negocio compra un terreno por $100,000, paga $30,000 en efectivo, y suscribe una hipoteca de $70,000, el activo se registra a $100,000, no a $30,000.
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En la mayora de las hojas de balance comerciales, el activo aparece en orden decreciente de su liquidez; es decir, en orden de la prontitud con que se espera podr convertirse en efectivo. En algunas hojas de balance, especialmente las de los servicios pblicos, el orden es a la inversa, y los activos menos lquidos aparecen primero. Generalmente los activos se agrupan por categoras. El activo circulante siempre se reporta en una categora separada. Todo el activo no circulante puede agruparse junto, o pueden usarse varias agrupaciones, tales como "activos", como puede verse en la hoja de balance de la Garsden Corporation.

Nota del Editor: Aunque el concepto vertido aqu es correcto, -para contadores-, es importante brindar una definicin interpretativa o gerencial, realmente lo que nos interesa al leer un Balance General es saber que el concepto de propiedad no esta reflejado en este lado del balance, lo que interesa es saber que el Activo es: el conjunto de recursos que han sido puestos a la disposicin de la gerencia independientemente de quien sea su propietario para cumplir con los objetivos para los cuales fue creada la organizacin. Esta definicin administrativa pondr de manifiesto la intencin del curso, que el estudiante se forme una idea rpida y concisa de lo que la gerencia tiene o tuvo como recursos para generar ganancias o ciertos resultados (si su intencin no es el lucro). Por tanto desde el punto de vista de gestin, podemos afirmar que mientras ms recursos estn disponibles para la gerencia, podramos y deberamos esperar mayores o mejores resultados o de lo contrario la gerencia estara siendo ineficiente, ya que con mayores recursos se esperan mayores resultados. PASOS A SEGUIR PARA ELABORAR UN BALANCE GENERAL
I) Registro de los Activos El primer paso sera proceder a registrar cada uno de los activos que posee la compaa con su valor actual. Para ello se deben clasificar los activos en dos grupos: circulantes y fijos. a) Activos Circulantes

En la categora de activos circulantes se incluyen los activos de mayor liquidez, o sea aquellos bienes que pueden ser vendidos o convertidos a dinero en efectivo con relativa facilidad. A continuacin procedamos a preparar el listado de los activos circulantes de la empresa, en el orden vertical en que los deberemos registrar siempre en la hoja de balance, y que es comenzando con los activos ms lquidos y terminando con los que tienen menor liquidez. a.1) Caja y Bancos: El saldo de esta cuenta sera la cantidad total de dinero en efectivo que se tiene en la caja chica sumada con el saldo de las cuentas que posee la empresa en los bancos locales. 6

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a.2)

Cuentas por Cobrar: Aqu debemos hacer un listado de todas las personas o empresas a las que le hemos vendido al crdito Junto con las cantidades que le deben al negocio y la fecha en que se realiz la venta, para luego sumar todas estas deudas y as obtener el saldo de Cuentas por Cobrar. Este listado debe hacerse comenzando con las deudas ms antiguas y terminando con las ms recientes, para poder controlar aquellas que ya tengan vencido el plazo del crdito y proceder a cobrarlas.

a - 3)

Inventarios: Podemos tener hasta cuatro tipos de Inventarios en la empresa, que seran: materias primas, productos en proceso, productos terminados y suministros varios.

Ahora procedemos a sumar los saldos de caja y bancos, cuentas por cobrar, Inventarios y gastos pagados por adelantado, que ya hemos registrado, para obtener el total del Activo Circulante, el cual anotamos debajo de los otros valores. Entonces, debemos hacer una inspeccin fsica de todos los inventarios, a fin de preparar un listado de los artculos en inventario, las cantidades existentes de cada uno y su valor correspondiente, sumando al final todo el listado para determinen el saldo total en inventario.
El valor a que debemos registrar estos artculos en Inventario, es al costo de compra o adquisicin, ya sea que en la actualidad hayan subido o bajado de precio. Los artculos obsoletos, daados, en mal estado o inservibles, deben eliminarse del listado de inventarios, ya que no servirn para nada ni pueden venderse. a.4) Gastos pagados por adelantado:

Aqu debemos registrar aquellos gastos que ya pagamos pero que no estn vencidos, tales como seguros del edificio y seguros de las maquinarias o vehculos, los cuales hemos pagado por uno o ms aos, y que todava estn vigentes. Otros ejemplos serian licencias o matriculas del negocio, alquiler de la casa y algn impuesto que hayamos pagado por adelantado.
En todos los gastos pagados por adelantado debe registrarse solamente la parte proporcional que est vigente. Por ejemplo, un seguro por un ao que nos cost US$ 1,000 y slo han transcurrido seis meses desde la fecha de inicio tendra todava vigentes seis meses de proteccin, por lo tanto se registra por un valor actual de US$ 500 en el Balance. b) Activos Fijos En la categora de activos fijos se incluyen aquellos bienes considerados como menos lquidos o sea que es muy difcil venderlos o liquidarlos.4

Aquellos bienes que han sido adquiridos con el propsito de utilizarlos y no de venderlos. (N del Editor)

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A continuacin procedamos a preparar el listado de los activos fijos, en el orden vertical en que los deberemos registrar siempre en la hoja de balance, comenzando con los bienes menos lquidos y terminando con los ms lquidos dentro de esta categora. b-1) Terrenos: Registrar el costo de adquisicin o valor de compra de todos los terrenos que posee la empresa. Edificios: Registrar el costo de adquisicin o valor de compra de todos los edificios que posee la empresa. Maquinarias y Equipos: Aqu debemos hacer un listado de todas las maquinarias y equipos que posee la empresa junto con el costo de adquisicin o valor de compra de cada uno, sumando al final los valores de todo el listado para determinar el monto total a registrar. Equipos de Oficina, Herramientas y Mobiliario: En estas tres categoras diferentes de activos fijos, tambin debemos hacer un listado de todos los bienes que posee la empresa, poniendo a la par el valor de compra o costo de adquisicin cuando se compr el activo5. Depreciacin Acumulada: En los listados anteriores de todos los edificios, maquinarias, equipos y mobiliario, debemos abrir dos nuevas columnas para anotar la fecha en que se compr cada activo y la depreciacin acumulada de cada uno. La depreciacin es la expresin contable del desgaste fsico que sufren las mquinas al operarlas en el negocio, lo mismo ocurre con el uso del mobiliario de la empresa. Para calcular la depreciacin acumulada de todos los activos fijos, a excepcin de los terrenos que no se deprecian porque no se desgastan fsicamente, debemos suponer las siguientes vidas tiles para ellos: edificios, 20 aos; maquinarias y equipos, 10 aos; vehculos, herramientas, equipos de oficina y mobiliario, 5 aos. Entonces, el valor de compra o costo de adquisicin de cada activo fijo, lo dividimos entre su vida til estimada para obtener la depreciacin anual. Por ejemplo, si el edificio en que opera la empresa cost US$250,000 cuando se compr hace 5 aos, entonces la depreciaci6n anual seria: $12,500, (obtenida de 250,000 20). Como el edificio se compr hace 5 aos, entonces la depreciacin acumulada a la fecha seria de: US$ 12,500 x 5 = US$ 62,500. De esta manera estimamos la depreciacin anual y luego la depreciacin acumulada para cada uno de los activos fijos del negocio, y luego sumamos todas estas cifras para obtener el total de la depreciacin acumulada para toda la
5

b.2)

b-3)

b.4)

b.5)

Ms todos los gastos de instalacin, arreglo y otros incurridos en hacer funcionar el bien o para extenderle su vida til. (Nota del Editor)

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empresa, que ser la cifra que registraremos en la hoja de balance, pero encerrada entre parntesis para indicar que es una cifra negativa que se resta del valor de los activos fijos, para obtener el total de ellos. Luego, se suman el total de activos circulantes y de activos fijos para obtener los Activos Totales . II) Registro de los pasivos Los pasivos son todas las obligaciones pendientes de pago que tiene la empresa, y podemos clasificarlos en dos grupos: pasivos a corto plazo o circulantes y pasivos a largo plazo. Los pasivos a corto PLAZO (pasivos circulantes) son aquellas deudas que se vencen en el plazo de un ao o menos, o sea que el negocio las debe pagar a ms tardar dentro de un ao. En cambio, los Pasivos a largo plazo son las obligaciones contradas que se vencen a ms de un ao plazo, o sea que puede ser dentro de dos, tres, cinco o hasta veinte aos plazo. Ejemplos de pasivos circulantes seran: Proveedores Cuentas por Pagar Documentos por Pagar a corto Plazo Salarios y prestaciones por pagar Impuestos por pagar Gastos acumulados por pagar Adelantos recibidos de Los clientes Prstamos por pagar a corto plazo

Entonces, para elaborar el pasivo a corto plazo de nuestro negocio, debemos recordar las obligaciones o deudas que tiene la empresa en cada uno de los rubros antes mencionados, sumarlos dentro de cada tipo y registrarlos en el orden vertical antes detallado. Luego, sumamos todas las lneas y obtenemos el total del pasivo circulante. Ejemplos de pasivos a largo plazo serian: Documentos por Pagar a largo plazo Prstamos por Pagar a largo plazo Hipotecas por Pagar Bonos hipotecarios a pagarse Pensemos o revisemos cuales son las obligaciones a largo plazo que tiene el negocio, y vayamos registrando cada una conforme la lista anterior. Al final sumemos todas las deudas y as obtenemos el total del pasivo a largo plazo.

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III)

Registro del Patrimonio El patrimonio es la participacin de 1os propietarios en el negocio y esta definida por los siguientes aspectos del negocio: Capital Social o aporte de Capital Inicial Utilidades Acumuladas de periodos anteriores Utilidades Retenidas del periodo actual Donaciones Utilidades por Revalorizacin de los Activos

El capital social es el capital inicial que aportaron los propietarios o socios al fundar la empresa. Este capital inicial nunca debe cambiar en el balance, siempre ser el mismo a travs de los aos. En las operaciones de cada ao el negocio va obteniendo utilidades o ganancias del perodo. Estas utilidades pueden ser retiradas por los propietarios en la forma de dividendos pagados a ellos o pueden quedar retenidas en el negocio y se van acumulando ao con ao para capitalizar la empresa, o sea para incrementar el capital invertido en la misma. Tambin el negocio puede recibir alguna donacin o tener una ganancia al decretar el Gobierno una revalorizacin de los activos debido a la perdida de poder adquisitivo de la moneda nacional en que estn registrados los activos de todas las empresas del pas. De esta manera, entonces, deberemos registrar cada una de estas partidas en la hoja de balance, en el orden detallado anteriormente, y luego sumar todas las lneas para obtener el Patrimonio total. Recordando la igualdad contable, deberemos sumar el pasivo total con el patrimonio total y poner esta cantidad al final de la columna derecha de la hoja de balance. Esta suma debe ser exactamente igual al Activo Total.

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