EMENTA da matéria:
OS&M
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Conteúdo do Conteúdo do
Capítulo 1 (Seção A) Capitulo 1 (Seção B)
O Processo de Mudanç
Mudança
Introdução ao Estudo de Organização, Sistemas e Cronograma
Métodos A Luta Contra os Desperdí
Desperdícios
Denominações usuais de O S M Fundamentos de Organizaç
Organização
Colaboradores da Administraç
Administração
O S M é ... Funç
Fun ções Bá
Básicas da Organizaç
Organização
Objetivos básicos de O S M Funç
Funções Administrativas (Modernas)
Princí
Princípios Bá
Básicos de Organizaç
Organização
Perfil profissional
Raciocí
Raciocínio Cartesiano
O ambiente de trabalho Grupos Estruturais Básicos
Centralizaç
Centralização / Descentralizaç
Descentralização
Fatores para ação do órgão de O S M
Tipos de Autoridade
Posição estrutural
Departamentalizaç
Departamentalização
Patologias Organizacionais
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OSM é ... Objetivos Básicos
de OSM
Racionalização Administrativa e Operacional Racionalizar os processos administrativos e operacionais
Criatividade Processar a análise funcional/estrutural (“downsizing”)
Processo de Melhoria Contínua
Identificar os pontos críticos e falhos da empresa (soluções)
Luta contra os Desperdícios
Processar a sinergia interdepartamental
Simplificação do fluxo de trabalho
Aumento da produtividade Sensibilizar os ativos intelectuais para a importância dos clientes
Ferramenta de competitividade Estimular a criação de Círculos de Controle de Qualidade
Mudança de paradigmas Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISSO
Identificação dos problemas e busca soluções 9000/14000)
Estudos de ambiência / Estresse Minimizar os custos com a documentação
Treinamento de usuários / novas tecnologias Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos das comunicações
Planejamento Estratégico
Possibilitar a troca de experiências (“Benchmarking”)
Modernidade Organizacional e Sistêmica
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Fatores para Posição
Ação do Analista Estrutural do Órgão
SOLITAÇ
SOLITAÇÃO A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo
SOBREVIVÊNCIA CLIENTES possível da maior autoridade decisória da empresa.
PRESIDÊNCIA
EVOLUÇ
EVOLUÇÃO GLOBALIZAÇ
GLOBALIZAÇÃO ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING
TECNOLÓ
TECNOLÓGICA (Competitividade)
Cronograma Cronograma
DATA
LOGO da (Nome da empresa)
Conceito . Empresa
(Nome do Projeto)
(mês) (mês)
(Responsável - VOCÊ)
(mês) (mês) (mês)
ATIVIDADES
Cronograma é um gráfico que procura demonstrar o início e
4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Caracterização do Estágio / Atividades na
Empresa (Orientações Introdutórios)
o término das diversas fases de um processo operacional, dentro 2. Reciclagem (Revisão Bibliográfica)
Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e 6. Workshop (Data final para entrega do
Relatório)
Legenda: - Previsto - Realizado - Interrupções
uma diminuição de interrupções. Obs: 17 de Março - Data limite para entrega do Plano Workshop = data limite para entrega do Relatório Final
Importante: 4.2, 4.3 e 4.4 = Etapas do Plano de Estágio Estimativa de TEMPO para realização das atividades: FIXAS:
1 = 4 semanas, 3 = 2 semanas, 5 = 1 semana. VARIAVÉIS: demais atividades de acordo com a envergadura de cada projeto.
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Elaborar o Cronograma O Processo de
da Disciplina OSM Mudança
Conteúdo Programático 1ª Fase
Introdução ao Estudo de OSM
Fundamentos de Organização (Reciclagem) A Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)
Gráficos de Organização e Controle
Departamentalização
2ª Fase
Estruturas Organizacionais A Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá conseguir)
Patologia Organizacional
Análise Funcional / Estrutural 3ª Fase
Análise e Distribuição do Espaço Físico / “Ambiência”
Técnicas de Levantamento A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e iremos
Análise e Distribuição do Trabalho conseguir)
Formulários
Manuais
PERT / CPM
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A Luta contra os A Luta contra os
Desperdícios Desperdícios
Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer): Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do
excesso de reuniões; executor, por incompetência ou preguiça mental):
utilização “a vontade” dos veículos da empresa; excesso de burocracia;
ligações interurbanas sem controle; pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles;
má utilização de energia elétrica; demora no atendimento aos clientes;
“ em caso de erro a culpa é do outro setor; existência da “central de boatos” ;
altos índices de erros nas operações; “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores;
retorno de garantia; duplicidade de controles;
retardamento nas decisões; falta de profissionalismo;
conflitos pessoais; má programação dos itens de estoque;
Iluminação inadequada. Mau atendimento e uso indevido do telefone.
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Colaboradores da Colaboradores da
Administração Cientifica Administração Cientifica
Taylor Fayol
O homem treinado produz mais e com melhor Planejar
qualidade; Prever, antecipadamente uma ação
Organizar
Qualquer trabalho necessita de planejamento;
É proceder a divisão do trabalho
Co-participação entre o capital e trabalho – salários Comandar
melhores – aumento da produtividade; É o poder de dirigir e se fazer obedecer
Introduziu o controle, para evitar o desperdício Coordenar
operacional; Significa harmonizar esforços entre indivíduos e/ou unidades
administrativas e operacionais
Inseriu, também , a supervisão funcional.
Controlar
É avaliar os resultados de acordo com as metas estabelecidas
Colaboradores da Colaboradores da
Administração Cientifica Administração Cientifica
Mc-Gregor Maslow
Hierarquia das Necessidades Humanas
Teoria Y
O homem está permanentemente motivado para assumir
responsabilidades; tem iniciativa e não precisa ser comandado; Auto-Realização
está sempre preocupado com os problemas da empresa; gosta de Status
participar das decisões e dirige seus esforços para os objetivos da
organização, pois entende que o seu futuro dela depende. Sociais
Teoria X Segurança
Dentro do enfoque da Qualidade, sua contribuição, reside, Fisiológicas
somente na teoria Y.
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Funções Básicas da |Funções Administrativas
Organização Modernas
Segurança .
Preocupa-se com os bens patrimoniais QUAIS SÃO AS FUNÇÕES
ADMINISTRATIVAS?
Financeira
Gerenciamento de capitais ORGANIZAÇÃO
Técnica
PLANEJAMENTO
Capacidade de gerenciar o processo produtivo
Comercial
DIREÇÃO
Escoamento da produção
CONTROLE
Contábil
Função legal e de suporte para a tomada de decisões
Administrativa (Fayol) COMANDAR COORDENAR TREINAR
Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar
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Raciocínio Cartesiano Grupos Estruturais
(Preceitos de Descartes) Básicos
Princípio da Evidência
(DIREÇÃO)
Não aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for conhecido
como tal. DIRETORIA
Princípio da Análise EXECUTIVA
Fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem
necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão.
Princípio da Síntese
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
Pensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples até chegar DE DE DE
aos mais complexos. PRODUÇÃO DISTRIBUIÇÃO ADMINISTRAÇÃO
Princípio da Enumeração
Fazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de (FIM) (QUASE-FIM) (MEIO)
modo a certificar-se de que nada foi omitido.
- Centralização Deliberativa
Poder de Decisão
(Autoridade) { - Descentralização
Estabelece as políticas e diretrizes
Executiva
Fazer cumprir o que foi deliberado
Fiscal
Verificar, acompanhar e controlar os resultados
Consultiva
Área Geográfica
(Localização)
{ - Desconcentração
- Concentração
Oferecer aconselhamento, apresentar sugestões
Técnica
Orienta e fiscaliza as operações
Coordenadora
Articular e harmonizar os esforços das aéreas sob sua coordenação
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Departamentalização Departamentalização
Procedimentos
Procedimentos
Departamentalização Coordenação
É uma forma de fracionar a estrutura organizacional, Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.
objetivando agrupar atividades homogêneas que possuam uma
mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional. Enquadramento
Procedimentos Agrupamento das atividades de acordo com seu “grupo estrutural
básico” (direção, fim, meio e quase-fim).
Agregação
Colocar “especialistas” numa mesma unidade de trabalho
Processos
Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.
Controle
Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente
supervisionadas
Departamentalização Departamentalização
Critérios Critérios
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Patologias Patologias
Organizacionais Organizacionais
Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa ★ Coordenação Acumulativa
apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo Chefe
hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa.
★ Empresa Excessivamente Organizada
Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida; A B C D E F G H I J K L M
multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...)
☺ Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a
dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...) todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e
★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural diferentes problemas existentes na empresa ...)
Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e ☺ Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias,
irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...) segundo sua área de responsabilidade; aplicar a fórmula de Graicunas, na qual
☺ Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das se tenta estabelecer o número ideal de subordinados para cada chefia,
linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...) empregando a formula abaixo: ...)
Nt = N (2n/2 + N – 1)
Patologias Patologias
Organizacionais Organizacionais
★ Multicomando
.★ ★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade
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Patologias Patologias
Organizacionais Organizacionais
★ Conjugação de Atividades Divergentes
.★ ★ Excesso de Níveis Hierárquicos
Departamento de
Contabilidade Problemas (aumento do nível de ruído
nas comunicações; demora excessiva na
tomada de decisão, muitas vezes quando
Fiscalizado e chega ao interessado já “estourou” o
Auditor sob a prazo para a ação; alto custo com
mesma chefia Lançamentos Auditoria pessoal, em virtude do grande número
Contábeis Interna de chefias...)
☺ Soluções (processar a análise funcional /
Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão estrutural, “enxugar” a estrutura
prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas ...) aplicando o downsizing, eliminando as
unidades / chefias desnecessárias ...)
☺ Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da redepartamentalização
das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias específicas ...)
Patologias Patologias
Organizacionais Organizacionais
★ Insegurança Executiva ou “Trincheira de Assessores” .
★O Chefe do Chefe
Problemas (alerta contra a Presidente
incapacidade do executivo; demora Problemas (uma da chefias fica Departamento
nas decisões; conflito entre os órgãos ociosa; “briga” pelo poder; de Recursos
R. Públicas Jurídico
de linha e assessorias; indefinição das despesa desnecessária com uma Humanos
funções e ociosidade da maioria dos Marketing Imprensa das chefias ...)
assessores ...) ☺ Soluções (eliminar uma das duas
☺ Soluções (rever quais assessorias são Secretaria Auditoria chefias, após a verificação de qual Divisão de
realmente necessárias ao desempenho delas é a mais importante para os Serviços
da função; agrupar as assessorias com Consultor Gabinete objetivos da empresa ...) Sociais
objetivos comuns; eliminar as
assessorias desnecessárias...)
Comercial Operacional
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Patologias
Organizacionais
★ Outros Problemas de Natureza Diversa
Estrutura organizacional obsoleta e antiquada
Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes
Capítulo 2
Tolerância a incompetência
Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis
Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado
Ausência de agregação de valor na execução dos serviços
Uso inadequado da tecnologia da informação
Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias
Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros ...
Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros
Conteú
Conteúdo do Capí
Capítulo 2
A Qualidade na Estrutura Organizacional
A Qualidade na Estrutura Organizacional Acredita-se uma empresa terá uma estrutura organizacional
Gráficos de Organização e Controle de qualidade, se os seus processos estiverem mapeados com
objetividade, visando atender aos requisitos de seus clientes,
Cronograma (Unidade 1)
independente do modelo organizacional que estiver adotando.
Organograma
Presidente
Funcionograma CLIENTE
Fluxograma de Análise de Processos (Unidade 4)
Comercial Serviços Adm./Fin.
Modelos de Estruturas Organizacionais
Análise Funcional / Estrutural Vendas Faturam. Revisão Mecânica Financeiro Administr.
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Fatores a Considerar na Fatores a Considerar na
Concepção Estrutural Concepção Estrutural
Uma sólida sinergia interdepartamental; Privilegiar (em relação aos recursos e investimentos) as áreas que
Uma abertura ampla e incondicional, junto ao mantém contato direto com os clientes;
macrossistema de informações; Eliminar as atividades que não agregam valor para a empresa,
terceirizando-as;
Clientes
Sociedade Acionistas Utilizar o benchmarketing para a concepção de um modelo de
estrutura mais voltado para resultados do que para as funções;
Aplicar o downsizing enxugando-a, tornando-a mais simples,
Fornecedores Empresa Concorrentes
ágil e interativa, e ainda, diminuindo os níveis de comunicação,
facilitando a delegação de autoridade, ampliando os graus de
Bancos Sindicatos responsabilidade, processando a melhoria contínua e, finalmente,
Governo garantindo a qualidade.
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Definição da Missão e Trabalho de Organização
do Negócio da Empresa Informações Básicas e Subsidiárias
Antes de iniciar qualquer trabalho de organização ou de Objetivos econômicos, financeiros, sociais e políticos de empreendimento;
reorganização de uma empresa, é indispensável que se defina em Mercado consumidor, local e global, e potencial dos concorrentes;
primeiro plano a sua missão e o seu negócio. Capacidade de investimentos e recursos disponíveis;
Missão Disponibilidade local de mão-de-obra qualificada e possibilidade de
É a expressão que define e justifica a razão de ser de uma treinamento;
organização. Subsídios do governo municipal e estadual, incentivos fiscais e protecionismo
do governo federal para os produtos a serem fabricados;
Ex.: “Promover o ensino e a geração de conhecimento, formando
o profissional compromissado com uma sociedade justa.” Facilidades aduaneiras e meios de transporte para o escoamento da produção;
Infra-estrutura física da cidade para construção da empresa e saneamento
Negócio
básico para os seus funcionários;
É a síntese de uma proposta que uma empresa deseja oferecer Localização geográfica em relação a seus fornecedores / consumidores;
aos seus clientes.
Poder de mobilidade da classe sindical.
Ex.: Ensino, pesquisa e extensão.
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Gráficos de Organização e Controle Organogramas
Organogramas Tipos
Organogramas Organogramas
Tipos Tipos
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Organogramas Organogramas
Tipos Tipos
Organogramas Organogramas
Tipos Técnicas para Construção
Clássico (Vertical ou Retangular) Representação dos órgãos
É o tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor 1. Assessores – ligados à linha
entendimento da representação orgânica de uma empresa. Demonstra os
órgãos de decisão, de assessoria, operacionais e o posicionamento hierárquico. 2. Assistentes – ligados ao órgão
2
Decisão Superior
Diretoria Diretoria Assessoria
1 (da pessoa)
Assessoria
Assessoria
(do órgão)
Decisão Intermediária Decisão Intermediária
Operacionais Operacionais
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Organogramas Organogramas
Técnicas para Construção Técnicas para Construção
Linhas Tracejadas ● Os níveis superiores devem ● Para melhorar a estética usar a
Para os órgãos que não existem formalmente ou deseja destacá-los, ser, discretamente, maiores forma intercalada na elaboração
objetivando um estudo isolado. que seus subordinados do organograma clássico
Diretoria
Manutenção
Departamento
Divisão
Seção
Setor
Organogramas Organogramas
Técnicas para Construção Técnicas para Construção
Representação das Linhas Representação dos Tipos de Autoridade
Órgãos de decisão – representada por linhas verticais
Órgãos de assessoria – representada por linhas horizontais Autoridade Colorido Preto / Branco
Deliberativa
Executiva
Fiscal
Consultiva
Técnica
Coordenadora
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Organogramas Organogramas
Técnicas para Construção Técnicas para Construção
Nível dos Órgãos Nomenclatura dos Órgãos
1º nível – órgãos deliberativos Os órgãos que estiverem no mesmo nível hierárquico devem possuir a mesma
Deliberativos nomenclatura.
2º nível – órgãos executivos
3º nível – órgãos técnicos
Executivos
4º nível – órgãos operacionais
Técnicos Técnicos
O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de Possibilitar um conhecimento mais íntimo da organização;
um organograma, respeitando suas características estruturais, Fornecer detalhes do órgão em estudo;
tornando claras as atividades que o justificam, possibilitando Tornar evidentes as funções que justificam os órgãos (missão).
conhecer a interdependência das partes componentes do
organismo.
Conhecido, também como organograma funcional, o
funcionograma procura das uma idéia geral da missão de cada
órgão da empresa.
Os funcionogramas devem ser incluídos no Manual de
Organização.
É por intermédio do funcionograma que se criam condições de
iniciar o processo de análise funcional.
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Modelos de Estruturas Organizacionais Modelos de Estruturas Organizacionais
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Estruturas Clássicas Estruturas Clássicas
Linear-Funcional Comissional ou Colegiada
Linear-Funcional (staff, assessoria, estado-maior, ou hierárquico-consultivo) Comissional ou Colegiada
Possui como característica básica a manutenção da unidade de comando, sem Este tipo possui um “pool” de diretores ou membros que deliberam sobre os
tirar o poder de decisão dos órgãos de linha. Possui a mesma estrutura das assuntos mais relevantes da empresa, ou algum assunto bem específico.
formas anteriormente apresentadas, adicionando-se um órgão de asessoria, Usualmente sã denominados de conselhos, comitês, juntas, comissões
cujo objetivo é, entre outros: pesquisar, estudar, processar análises e fornecer colegiados, etc.
aconselhamentos.
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Estruturas Modernas Estruturas Modernas
Matricial Por Projetos
. Por Projetos
Normalmente é um tipo de estrutura que não se aplica na empresa como um
todo, e os recurso humanos são contratados, geralmente, por tempo
determinado, coincidente com o prazo de conclusão de cada projeto. Este tipo
de estrutura funciona com um Banco de Recursos, onde estão cadastrados
diversos profissionais que são convocados em conformidade com a
necessidade de cada projeto.
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Estruturas Pós-Modernas Estruturas Pós-Modernas
Integrada Integrada
Integrada .
Propõe que a hierarquia tão comum nas organizações seja substituída
por uma rede de comunicações, ou seja, por uma rede de relacionamen-
to.
Este modelo exige uma grande integração entre as partes envolvidas,
porém sem desrespeitar a interdependência requerida entre os diversos
negócios da empresa, em relação aos seus colaboradores, clientes,
parceiros e, inclusive na relação com outras empresas, através do c-
business, que define as práticas e as tecnologias necessárias para as
empresas trabalharem em projetos comuns, compartilhando
informações remotamente distribuídas.
A operacionalização da Estrutura Integrada deverão estar Sistemas / softwares “inteligentes” da TI e das comunicações
apoiados na utilização dos diversos recursos das comunicações eletrônicas, mais usuais e comuns, utilizadas por organizações de
eletrônicas e das Tecnologias da Informação – TI, todo o mundo, especialmente, por “empresas virtuais”:
notadamente nos sistemas integrados de gestão empresarial e ERP (Sistema de Gestão Empresarial)
Business Intelligence (Data warehouse, OLAP, Data mining)
nas ferramentas de apoio à decisão, os quais procuram otimizar
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Análise Funcional / Estrutural Análise Funcional / Estrutural
O processo de análise funcional / estrutural, na prática, se desenvolvem .Ferramentas para processar a Análise Funcional / Estrutural:
simultaneamente, sendo quase impossível separá-los Organograma – possibilitará verificar quais são as unidades
componentes da estrutura organizacional e seu posicionamento
hierárquico;
Funcionograma – tem o objetivo de verificar se as atribuições de
cada unidade são harmônicas com o negócio e a missão da
empresa;
Tipos de Autoridade – avaliar o nível de relacionamento entre as
diversas unidades organizacionais;
Questionário para Levantamento de Dados – permitirá analisar
outras informações colhidas durante a fase de levantamento, bem
como, outros documentos descritivos anexados a ele.
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Conteúdo do
Capítulo 3
25
Análise e Distribuição do Espaço Físico Análise e Distribuição do Espaço Físico
Fatores Ambientais (Cores) Fatores Ambientais (Cores)
26
Análise e Distribuição do Espaço Físico Análise e Distribuição do Espaço Físico
Fatores Ambientais (Iluminação) Fatores Ambientais (Poluição Sonora)
Análise e Distribuição do Espaço Físico
Fatores Ambientais (Aeração, Temperatura e Limpeza)
Análise e Distribuição do Trabalho
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Análise e Distribuição do Trabalho Análise e Distribuição do Trabalho
28
Análise e Distribuição do Trabalho Análise e Distribuição do Trabalho
Fases do processo de análise Fases do processo de análise
Elaboração do QDT (Quadro de Distribuição do Trabalho) .
O QDT é a síntese da divisão do trabalho de uma unidade organizacional.
Neste quadro (próximo Slide) serão consolidadas todas as atividades, todas as
tarefas, seus responsáveis, os respectivos cargos e o número de horas
consumido para cada uma delas.
Análise do QDT
Requer um senso crítico e acurado do analista para perceber e diagnosticar as
falhas existentes na unidade em estudo.
Análise do tempo (das atividades e das tarefas
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Análise e Distribuição do Espaço Físico Análise e Distribuição do Espaço Físico
Princípios
Planta Baixa
Distribuição do espaço físico entre as unidades da empresa Estudo da disposição física do ambiente
As unidades que possuem grande contato com os clientes externos devem ficar Um instrumento que vai auxiliar o analista nesta tarefa é o fluxolocalgrama,
posicionadas em locais de fácil acesso e as unidades internas devem ser que é um gráfico que demonstra a seqüência das operações de um processo em
posicionadas uma próximas às outras de acordo com os processos que um determinado ambiente de trabalho.
desenvolvem.
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Formulários Formulários
Tipos
Formulários Formulários
Princípios Análise
Princípios para elaboração de formulários Análise de Formulários
Antes de elaborar um formulário, deve-se verificar qual a sua contribuição Para processar a análise deve-se fazer as seguintes perguntas:
para o fluxo do trabalho. Qual é o seu objetivo?
Analisar a possibilidade de incluir novas informações, as desejadas, em Por que de cada campo?
outros formulários já existentes. Todas as vias são necessárias?
Concebê-los de forma a facilitar a vida de que vai utilizá-los; com campos Existem formulários semelhantes ou com dados de mesma natureza?
bem definidos, com espaço suficiente para o seu preenchimento e, sempre
que possível incluir a resposta que se deseja. Os campos estão dispostos dentro de uma ordem lógica e racional?
Deve possuir somente os campos necessários, aqueles, realmente, Possui muitas informações? Existe um detalhamento excessivo?
relevantes e que serão preenchidos. As respostas as estas perguntas darão condições de:
Atentar para sua utilização (grande número de usuários / uso específico) ELIMINÁ-LOS, se supérfluos ou obsoletos;
(cliente interno ou externo). COMBINÁ-LOS, se semelhantes ou possuírem objetivos comuns;
Não confeccionar o formulário de forma definitiva antes de testá-lo. REORGANIZÁ-LOS, se incompletos ou malfeitos;
SIMPLIFICÁ-LOS, se complicados ou excessivamente detalhados.
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Formulários Formulários
Tipos de papéis Padrão Internacional ISO
Um dos maiores desperdícios na elaboração
Apergaminhado ou sulfite - é o tipo de papel mais utilizado na de um formulário é o não-emprego da
confecção de formulários, sendo empregado na confecção de padronização internacional das medidas
formulários contínuos. métricas da DIN – Deutsche Industrie
Offset – utilizado na confecção de formulários impressos somente pelo Normen (alemã), que também é utilizada
sistema offset. pela ISO e regulamentada pela ABNT.
Flor-post – quando um formulário possuir mais de uma via este é o
papel ideal para confecção das demais vias.
Kraft – papel de grande resistência, bastante utilizado para confecção
de envelopes e capa de bloco de formulários.
Bufon – é a segunda linha dos papéis apergaminhados, de custo
inferior, utilizados para a confecção dos formulários internos.
Jornal – papel de baixo custo, uso interno (papel rascunho).
Formulários
Elaboração
Título – é a identificação do formulário, deve ser colocado na parte superior e
no centro da folha, de forma destacada e suficientemente descritiva, mas
breve, para a sua imediata identificação.
Logotipo / logomarca – é a representação visual de uma marca, formada
graficamente por meio de letras e/ou símbolos que identificam a empresa. Capítulo 4
Normalmente é colocado no canto superior esquerdo.
Margeamento – é o espaço destinado ao arquivamento do formulário.
Disposição dos campos – os campos devem estar dispostos numa ordem
lógica e racional, para que os assuntos sejam agrupados de forma homogênea.
Adequação do preenchimento – deve-se prever espaços adequados para o
seu preenchimento, manuscrito, à máquina ou equipamento eletrônico.
Codificação – destinado a caracterizar cada formulário individualmente.
Padronização – por razões funcionais, econômicas, estéticas, de visualização
gráfica, os formulários de uma empresa deverão ser padronizados.
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Conteúdo do Capítulo 4 Técnicas de Levantamento
Técnicas de Levantamento
Pesquisa Institucional e Revisão Bibliográfica
Técnicas de Levantamento
Observação Direta
A Pesquisa Institucional e/ou Revisão Bibliográfica Das técnicas de levantamento existentes, talvez a
deve ser a primeira técnica empregada em um
levantamento, pois oferece suporte às demais,
possibilitando um entendimento mais direcionado ao
Observação Direta seja a mais eficiente, pois possibilita
verificar “in loco” as atividades que estão sendo
desenvolvidas, permitindo, assim, coletar as informações de
acordo com o desenrolar das operações e/ou execução dos
assunto a ser tratado.
processos.
Revisão Bibliográfica – Consiste em pesquisar a
literatura pertinente (livros, revistas especializadas, Para execução desta técnica, basta simplesmente que o
legislação, artigos, etc). analista observe as atividades de cada funcionário,
registrando o que está sendo realizado (forma de execução,
Pesquisa Institucional – consiste basicamente em
tempo de duração, dificuldades, procedimentos gerais, etc).
identificar, na empresa, trabalhos que já foram
desenvolvidos sobre o assuntos (estatuto social, Contudo, por ocasião da analise, o profissional deve estar
regimentos, normas, regulamentos, manuais, instruções ciente que é natural ao ser humano aumentar o seu
normativas, relatórios, etc). desempenho e a sua produtividade quando esta sendo
observado.
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Técnicas de Levantamento Técnicas de Levantamento
Questionário Entrevista
O emprego do Questionário se justifica quando se deseja coletar A Entrevista é uma das técnicas mais
dados de pessoas fisicamente distantes ou que constituem um comuns no levantamento de dados, visando
grupo numeroso de pessoas a serem inquiridas. a resolução dos problemas organizacionais.
Para facilitar a sua elaboração deve-se, inicialmente, elaborar Consiste em um diálogo planejado com o
um esquema que possa congregar títulos de assunto de mesma fim de obter informações de quem executa
natureza. as atividades, por meio de uma
Ex.: área de Suprimentos comunicação verbal e direta, com o
Política de compras objetivo de coletar subsídios para uma
Remanejamento de material posterior análise.
Seleção de fornecedores
Critérios de pagamento
a) Preparar-se com respeito ao assunto, para que a) Após cumprimentar o entrevistado, dar uma idéia geral sobre o assunto
a ser abordado e esclarecer sobre o tipo de informação desejada;
se possa dialogar e entender a terminologia e as
b) Deixar o entrevistado à vontade dentro de um clima de cordialidade e
explicações técnicas dos usuários; confiança;
b) Selecionar as pessoas que serão entrevistadas, c) Utilizar um vocabulário simples e de fácil compreensão para o
ou seja aquelas que efetivamente tenham entrevistado, evitando o uso de termos técnicos e sofisticados;
condições de dar as informações desejadas; d) Deve-se ser observado que no momento da entrevista não é ocasião
c) marcar hora e local e preferencialmente no oportuna para criticar e muito menos para corrigir suas falhas, mas sim de
colher informações consistentes para uma posterior análise;
“habitat” natural do entrevistado, para que ele se e) Concluída a entrevista, deve-se solicitar ao entrevistado que faça alguns
sinta mais à vontade. comentários sobre o assunto em questão, tipo: críticas, elogios e,
principalmente sugestões.
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FAP - Fluxo de Análise de Processos FAP - Fluxo de Análise de Processos
Conceito / Objetivos Exemplo
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FAP - Fluxo de Análise de Processos FAP - Fluxo de Análise de Processos
Simbologia Eventual Regras Básicas
TÍTULO SÍMBOLO REPRESENTA 1. Entrada/Saída: todos os símbolos devem possuir entrada(s) e saída(s), exceto
os de término de fluxo (item 2), que possuem somente entradas, os conectores
– fluxo e página – possuem entrada e saída conforme o caso, e os de
Volumes em geral Materiais, peças, e outros tipos de volumes informações adicionais que possuem somente saídas.
que fazem parte de um processo
3. Conjunto de Documentos: (A) deverão ser representados pela sobreposição da 1. Setores Envolvidos: criar uma coluna para cada setor envolvido no
simbologia de documento, ou (B) no caso de representar um grupo de processo.
documentos em que não há a necessidade de identificá-los. 2. Definir quais processos serão fluxogramados (atendimento ao cliente,
serviço de cadastro, admissão de pessoal, programação de vendas, etc).
3. Identificar as unidades envolvidas (internas/externas): departamentos,
(A) (B) divisões, seções, fornecedores, clientes, etc.
4. Iniciar o levantamento propriamente dito, posicionando-o com a
4. Nome do documento / número de vias: escrever o nome do documento na dinâmica do fluxo (utilizando a simbologia do FAP) e identificando os
primeira vez que o documento aparecer no processo, e depois basta documentos envolvidos (recibos, formulários, relatórios, listagens, etc).
simplesmente colocar a sua sigla. Durante o levantamento, deve-se anotar tudo o que julgar relevante para
o seu desenvolvimento, como: falhas, incoerências, idéias de melhoria, ou
seja, os pontos positivos e principalmente os negativos
Solicitação de
Contratação de
Pessoal (SCP)
SCP 5. Após o levantamento passar o FAP a “limpo” e em seguida conferir os
dados fluxogramados com os usuários e as respectivas.
36
FAP - Fluxo de Análise de Processos FAP - Fluxo de Análise de Processos
Exemplo Análise dos Dados (preceitos de Descartes)
O quê? (O que se faz e qual o seu objetivo) Quem? (Questiona-se a extensão e a exatidão do grau de
Quais são as etapas deste processo? delegação de autoridade e responsabilidade das pessoas as
O que se faz em cada etapa? envolvidas no processo)
Estas etapas estão completas em uma ordem lógica e seqüencial? Quem faz esta etapa?
Por quê? ou Para quê? (Questiona-se a validade de cada etapa Quem está executando é a pessoa mais indicada para tal?
do processo) Existe alguém mais capacitado para realizá-la?
É indispensável esta etapa? É mais conveniente que outro execute esta etapa?
Irá, realmente, influenciar no resultado final do processo? Quem poderá executá-la melhor?
Constitui uma necessidade absoluta? Onde? (Verifica-se o local de execução de cada etapa)
Em que local deve ser realizado esta etapa?
Seria mais facilmente executada em outro local?
37
FAP - Fluxo de Análise de Processos FAP - Fluxo de Análise de Processos
Análise (Perguntas Básicas) Análise (Exemplo)
Em uma breve análise pode-se
Quando? (Questiona-se a seqüência do processo) questionar:
Quando se deve ser realizar esta etapa? # - (1) Realmente são necessárias 4
As etapas estão sendo desenvolvidas no momento adequado? vias da RM?
Seria conveniente alterar a seqüência de desenvolvimento? # - (2) Há providências com relação
à reposição de estoques?
Como? (Verifica-se a metodologia utilizada no desenvolvimento # (3) Arquiva-se as 4 vias, com que
do processo) objetivo?
# (4) O material recebido confere
Como executar cada etapa?
com o solicitado?
Pode esta etapa ser dividida em outras? # (5) Foi dado “baixa” nos itens de
Há possibilidade de agrupamento de diversas etapas? estoque que saíram do
almoxarifado?
Existem outras maneiras de executá-la?
# (6) A 3 vias são arquivadas com
que objetivo?
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Normalização Normas Gerais
Benefícios Órgão Normalizador
Qualitativamente, a normalização permite: melhorar a A International Organization for Standardization –
qualidade dos produtos e serviços; utilizar adequadamente ISO, é, na realidade, uma federação internacional de
os recursos humanos, materiais, financeiros e organismos nacionais de normalização, cujos
tecnológicos; padronizar a produção; uniformizar a membros vêm de órgãos normalizadores de mais de
130 países, inclusive do Brasil (ABNT – Associação
prestação de serviços; facilitar o desenvolvimento de
Brasileira de Normas Técnicas).
pessoal; registrar o conhecimento tecnológico;
O objetivo básico da ISO é o de promover a
racionalizar e otimizar os processos. Facilitar a
normalização internacional, de tal forma a facilitar o
contratação e venda de tecnologia; evitar acidentes, etc. intercâmbio, a transferência de tecnologia e a
Quantitativamente, a normalização facilita: reduzir os padronização das unidades métricas para o comércio
desperdícios; padronizar componentes; diminuir o globalizado, mediante o estabelecimento de um
consumo de materiais; padronizar os equipamentos; conjunto único de medidas para a garantia da
aumentar a produtividade; controlar os processos; cumprir qualidade, as quais possibilitam às pessoas em todo o
os objetivos e as metas, entre outras. mundo reconhecerem estes padrões e principalmente
os respeitarem.
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ISO 9000 ISO 14000
Caminhos para Certificação “Selo Verde”
A ISO “verde” é um conjunto de normas
técnicas direcionadas para a gestão
ambiental. Esta série possui como objetivo
básico certificar as empresas e/ou produtos
que estejam de acordo com a legislação
ambiental e que não degradem o meio
ambiente.
De forma simplificada a ISO 14000 pode
ser classificada em seis áreas: sistemas de
gestão ambiental; auditorias ambientais;
rotulagem ambiental “selo verde”;
avaliação do desempenho ambiental;
análise do ciclo de vida do produto e
padronização do vocabulário da gestão
ambiental.
Conceitos como responsabilidade social, empresa cidadã, balanço Em nosso país, o Instituto Ethos de Empresas e Responsabilidade
social, entre outros, têm incomodado empresas que desejam continuar Social foi fundado em 1998 com o objetivo de “ajudar as empresas a
sobrevivendo no mercado mundial. compreender e incorporar o conceito de responsabilidade social no
Social Accountability - SA 8000 cotidiano de sua gestão”, sendo hoje centro nacional de referência no
âmbito da gestão social.
É uma norma internacional extremamente moderna, que tem como objetivos
básicos aprimorar o bem-estar e as “condições globais de trabalho” (tratamen- Em junho de 2000 o Instituto apresentou alguns indicadores divididos
to leal, ambiente adequado, remuneração justa, etc), no ambiente corporativo, em sete grandes temas: Valores e Transferência, Público interno, Meio
e avaliar a cadeia produtiva sob a ótica da responsabilidade social. Ambiente, Fornecedores, Consumidores, Comunidade, Governo e
Sociedade.
Accountability 1000 – AA 1000
As empresas interessadas em avaliar seu grau de responsabilidade
É uma norma voltada para implantação, aperfeiçoamento da gestão ético- social podem associar-se ao Instituto, que possui um questionário com
profissional e da distinção do balanço social. Possui como objetivo básico
os indicadores (acima mencionados). Utilizando este instrumento a
assegurar a qualidade da responsabilidade social, cidadania, relato e auditoria,
que contemplam a avaliação do desempenho ético e social das empresas. empresa pode avançar pelos caminhos da responsabilidade social.
40
Sistemas de Gestão de Segurança OHSAS 18.001
e Saúde Ocupacional Objetivos Básicos
A saúde e segurança dos colaboradores vêm preocupando Minimizar e controlar os riscos ocupacionais.
empresas em todo o mundo, pois os consumidores têm Implementar, manter e melhorar continuamente o
pressionado por atividades mais humanitárias e que levem em sistema de gestão da segurança e saúde no trabalho –
SST.
consideração as necessidades profissionais do ser humano.
Estabelecer um sistema de gestão da SST, para
Occupational Health and Safety Assessment Series – OHSAS eliminar ou minimizar riscos aos trabalhadores.
18.001 – surgiu com o aperfeiçoamento da BS 8800 (oriunda do Assegurar conformidade com a política de SST.
órgão normalizador britânico British Standards Institution). A Demonstrar tal conformidade aos clientes e ao
OHSAS 18.001é uma norma que estabelece as especifica-ções público, em geral.
para certificação de Sistemas de Gestão de Segurança e Higiene Buscar a certificação.
no Trabalho. Realizar auto-avaliação e emitir autodeclaração de
conformidade.
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MANUAIS Manual de Política da
Manual de Gestão da Qualidade Qualidade
Usamos o vocábulo Manual de Gestão da Qualidade num sentido genérico Este manual tem por objetivo fundamental firmar os
para designar a coletânea de todos os documentos e atividades relativas ao compromissos da empresa com a garantia da qualidade
gerenciamento da qualidade de uma organização.
perante seus clientes, ou seja, demonstrar suas
Macroestrutura do Sistema de Gerenciamento da Qualidade
verdadeiras intenções e as diretrizes globais da empresa,
⇨ Nível 1 – Estratégico – deve evidenciar “o que” a empresa faz, caracteri-
zando o planejamento global, os sistemas da qualidade e as políticas estraté-
relativas à qualidade.
gicas. Estes elementos deverão ser consolidados no Manual da Política da Estrutura básica de um Manual da Política da
Qualidade. Qualidade
⇨ Nível 2 – Tático – descreve “como” as ações serão desenvolvidas, estabe- Apresentação: pequeno histórico da criação da empresa,
lece os procedimentos, detalhando quem faz o que nas atividades das unidades data de criação e registros legais.
organizacionais e nos processos operacionais. Estas ações deverão ser apre-
sentadas através do Manual de Procedimentos da Qualidade. Política da Qualidade: registrar os compromissos da
⇨ Nível 3- Operacional – demonstra detalhadamente “como” fazer cada tare- organização com seus clientes, sua missão, o seu
fa. Tais orientações deverão ser disponibilizadas através das Instruções de negócio, seus objetivos e suas ações em benefício da
Trabalho (POP – Procedimento Operacional Padrão). coletividade.
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Manual de Procedimentos e Manual de Procedimentos e
da Qualidade - MPQ da Qualidade - MPQ
Conteúdo Básico do MPQ: Exemplo:
Finalidade – deve informar de maneira clara os objetivos da Norma
Procedimental – NP.
Âmbito de Aplicação – designar de maneira precisa os setores envolvidos
pela NP.
Fundamentação Legal – citar as Leis, Resoluções, Atos do presiden-te,
entre outros, que digam respeito ao assunto da NP.
Conceitos Básicos – definir os termos específicos empregados na NP.
Normas – estabelecer as regras orientadoras e disciplinadoras da NP.
Procedimentos Gerais – estabelecer os procedimentos, passo a passo, das
unidades e/ou pessoas que executam o processo (é a descrição escrita do
fluxograma).
Considerações – registrar os fatos não aplicáveis nos itens anteriores.
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Manual de Formulários Manual de Formulários
Instrução de Preenchimento
É a coletânea dos formulários utilizados O ideal é que o formulário seja auto-explicativos. Não sendo
pela empresa, regulamentando-os mediante possível esta opção, elaborar uma instrução com os seguintes
a apresentação das características físicas, a tópicos:
instrução de preenchimento, o órgão Finalidade – informar os objetivos do formulário.
responsável pelo seu controle e a
Emitente – relacionar qual(is) unidade(s) emite(m) o formulário.
quantidade/periodicidade para sua
Todos os formulários contidos no manual devem Número de vias/destino – indicar o nº de vias e a quem elas se destinam.
possuir especificações próprias, pois quando Modo de preenchimento – relacionar todos os campos do formulário e na
necessitar confeccionar um formulário, teremos frente de cada um explicar como ele deverá ser preenchido.
em um só local todas informações a respeito
dele.
Conteúdo do Capítulo 5
Ferramentas da Qualidade
Brainstorming / Brainswriting
GUT – Método para Priorização de Problemas
Capítulo 5 Diagrama de Causa e Efeito
Gráfico de Pareto
Histograma
Gráfico de Controle
Ciclo PDCA de Controle de Processos
PERT / CPM (Tempo)
Planejamento Estratégico
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Ferramentas da Qualidade Brainstorming
Brainstorming
Fases para condução de uma sessão
1º Escolha do Coordenador
Poderá ser uma pessoa (interna ou externa) indicada pela direção da
empresa ou escolhido pelos membros do grupo entre seus próprios
componentes.
Brainstorming – é um termo de origem britânica Funções do Coordenador:
que pode ser traduzido como tempestade de Esclarecer sobre o tema e os objetivos da sessão;
idéias, no qual consiste em reunir um grupo de Conduzir as atividades, fazendo que o grupo se sinta à vontade;
funcionários com o propósito de “gerar” idéias e Estimular a imaginação e a criatividade dos participantes a exporem os
emitir opiniões acerca dos diversos assuntos problemas vivenciados na empresa e as possíveis soluções;
Orienta os participantes no sentido de que não poderá haver críticas
vivenciados na empresa.
das idéias apresentadas durante a sessão;
Ser o moderador e controlar o tempo de exposição de cada indivíduo.
45
Brainswriting Brainswriting
Fases para condução de uma sessão Fases para condução de uma sessão
Após todos anotarem suas opiniões, solicita-se aos presentes que
Basicamente as mesmas fases do brainstorming, acrescentando:
passem suas folhas para o colega ao lado, orientando para que a
Esclarecimentos iniciais, distribuição do material (lápis, folha de folha recebida seja analisada, podendo ser ampliada e
papel, etc). Solicitar a todos que escrevam de forma legível, façam enriquecida, sem, contudo, ser criticada. Processem rodadas até
silêncio e escrevam os problemas e/ou solução conforme o caso. que a folha retorne a origem.
É uma ferramenta que consiste, basicamente, em separar e priorizar os Para facilitar os cálculos e definir as prioridades, deve-se utilizar o
problemas para fins de análise e posterior resolução. Sua base é fundamentada Quadro de Prioridades - QP, onde cada participante analisa e avalia
no tripé:
cada fator, atribuindo-lhes notas 1, 3 ou 5, relacionadas ao problema
“G” – Gravidade – avaliar as conseqüências negativas que podem trazer
para os clientes; levantado.
“U” – Urgência – avaliar o tempo necessário ou disponível para corrigir
os problemas levantados;
“T” – Tendência – avaliar o comportamento evolutivo (irá melhorar ou
piorar) da situação.
Para cada um dos fatores acima deve ser atribuída uma nota de acordo com a
relevância de cada problema levantado. (1 = baixo; 3 = médio e 5 = alto). Em
seguida multiplicam-se os três fatores por eles próprios (G X U X T = OP),
onde o OP é o resultado que estabelece a Ordem de Prioridade para O QP acima demonstra que os problemas deverão ser resolvidos na
resolução dos problemas apresentados. seguinte ordem: 2, 1, 4, 3 e finalmente o problema 5.
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Ferramentas da Qualidade Diagrama de Causa e Efeito – DCE
Diagrama de Causa e Efeito - DCE Roteiro para Elaboração
O DCE também conhecido como “Espinha de Peixe” é uma técnica japonesa Defina o problema (anomalia ou efeito) a ser analisado.
que possui múltiplas funções, sendo utilizada para levantar e identificar as Levante as causas prováveis que possam estar contribuindo para gerar o
causas dos diversos problemas existentes nos processos, além de fornecer problema.
subsídios para analisá-los. Para tanto é necessário aplicar, em conjunto o Elabore o diagrama (Ex. processo ensino-aprendizagem).
“método dos porquês”.
Normalmente os elementos mais utilizados como causas podem ser
visualizados abaixo:
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Ferramentas da Qualidade Gráfico de Pareto
Gráfico de Pareto Análise
É um método que parte da premissa de que existe um nº reduzido de causas, Monte o Gráfico de Pareto a partir do Mapa de Ocorrências.
da ordem de 20%, que provoca 80% dos problemas que afetam os processos;
se corrigidos a tempo, praticamente eliminam-se os problemas existentes.
Roteiro para Aplicação
Defina o processo a ser analisado (ex. entrega de mercadorias) e inicie o
levantamento dos problemas que o afetam.
Prepare o Mapa de Ocorrências, colocando os problemas em ordem
decrescente de acordo com o número de ocorrências.
Analise cada problema, iniciando-se pelo “A”, “B”, nesta seqüência até
“outros”, perguntando: o que?, onde?, quando?, quem?, como? E por que?
Observa-se que resolvidos os problemas “A” e “B”, praticamente resolve-se o
problema maior – Entrega de Mercadorias.
O Histograma é um gráfico composto por abscissas (eixo x) e Elaborar a tabela dos dados levantados (percentual em relação ao
ordenadas (eixo y), onde são colocadas barras ou retângulos contíguos número de clientes de cada filial).
que representam a distribuição da variação dos dados que ocorrem
dentro de um processo, cujo objetivo é apresentar uma situação para
fins de análise e posterior solução.
Roteiro para elaboração
Definir o processo a ser analisado (levantar os dados)
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Histograma Histograma
Roteiro para elaboração Roteiro para elaboração
Montar o histograma, onde as escalas devem crescer da esquerda para direita Tomar as medidas preventivas cabíveis e elaborar novo levantamento (adotar
(eixo “x”) e de baixo para cima (eixo “y”). os mesmos procedimentos descritos anteriormente) e verificar os novos
resultados.
São Paulo (8), Campinas (4), Santos (2), Uberaba (6), Uberlândia (11,2) e
Goiânia (14).
O Gráfico de Controle é uma ferramenta utilizada para verificar Montar o gráfico. Ele permitirá visualizr o percentual de refugo de
se um processo está dentro dos limites estatísticos de controle peças e observar o que está estável e sob controle.
estabelecidos para ele, permitindo, assim, fazer os ajustes No exemplo abaixo pode-se observar que na quinta semana (ponto
necessários. “E”) alguma “coisa” saiu errada, as quais deverão ser verificadas e
corrigidas.
Roteiro para elaboração
Definir o processo a ser controlado (ex. controle semanal de
peças refugadas)
Estabelecer (por meio de cálculos estatísticos) o Limite
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Ferramentas da Qualidade Ferramentas da Qualidade
Ciclo PDCA de Controle de Processos Ciclo PDCA de Controle de Processos
O Ciclo PDCA (QC Story ou Método de Resumo para
Solução de Problemas) é um método gerencial utilização do
utilizado tanto na manutenção dos padrões PDCA
como na melhoria dos padrões.
O método apresenta duas grandes vantagens:
possibilita a solução de problemas de maneira A P
científica / efetiva e permite que cada pessoa
da organização se capacite para resolver os
problemas específicos de sua responsabilidade.
C D
O PDCA constitui-se em uma peça
fundamental para o controle da qualidade e
deve ser dominado por todas as pessoas da
empresa.
PERT / CPM
Ferramentas da Qualidade (Tempo)
Ciclo PDCA de Controle de Processos
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PERT / CPM PERT / CPM
Origem Campo de Aplicação
O CPM – Critical Path Method, foi elaborado entre 1956 e 1958 pela O PERT / CPM, pode ser aplicado em tudo que se possa imaginar que tenha
Dupont Company, que desenvolvia projetos de produtos químicos. Para uma origem e um término previamente fixado. Desde a fabricação de um
cumprirem os seus objetivos deveriam executar os projetos com o máximo de alfinete até a elaboração de um projeto para colocar um satélite em órbita.
precisão em relação ao fator tempo.
O PERT – Program (Project) Evaluation and Review Technique, foi
elaborado por volta de 1957 por uma equipe de Projetos Especiais da
Marinha dos EUA quando necessitava desenvolver um projeto muito
complexo, construir um foguete, o qual requeria um sólido planejamento e um
rígido controle, considerando a grandeza dos projeto.
O projeto contava com 200 empreiteiras, 9000 subempreiteiras e
deveriam ser construídas em torno de 70.000 peças.
Com a aplicação da técnica, foi possível reduzir de 5 para apenas 3 anos
o tempo para execução do projeto do submarino atômico que conduziria o
míssil “Polaris”.
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Planejamento Estratégico Planejamento Estratégico
Informações Preliminares
O Planejamento Estratégico consiste num esforço concentrado de Competência para elaboração – corpo diretivo da empresa (de todos
todo o corpo diretivo da empresa, com base na missão e no negócio os níveis hierárquicos), que conhecem melhor do que ninguém a sua
da empresa, por ele próprio definido, em levantar, analisar e propor realidade e os problemas do dia-a-dia.
soluções, mediante a elaboração de um Plano de Ação, objetivando Coordenação – uma pessoa de fora da empresa (imparcialidade), com
garantir a qualidade desejada por seus clientes. grande experiência neste tipo de trabalho.
Local / tempo – se possível escolher um local fora da empresa (evitar
interrupções e possibilitar maior concentração no desenvolvimento do
trabalho). O tempo deve ser, pelo ao menos durante 3 dias (de acordo
com o grau de complexidade da empresa).
1º Definir e aprovar o Negócio 2º Analisar o Ambiente Interno e Ambiente Interno – é o momento de diagnosticar a saúde da empresa,
e a Missão da empresa o Ambiente Externo de identificar as forças restritivas e impulsoras internas, ou seja,
aquelas que estão dificultando e/ou auxiliando o desenvolvimento dos
Etapa (inicial) fundamental
processos na busca dos objetivos estabelecidos.
para elaboração do planejamento
Fraquezas – consiste em analisar os fatores que estão afetando o
estratégico, onde todo o trabalho
desempenho da empresa. Nesta fase devem ser verificados: os
deverá ser desenvolvido com sistemas de informação, os recursos humanos, materiais,
base na missão e no negócio da financeiros e tecnológicos, os controles internos, a filosofia e a
empresa. cultura, a estrutura organizacional e a física, o estilo gerencial, a
qualidade dos produtos e serviços, etc.
Forças – consiste em verificar o que a empresa possui de “bom”,
quais são os seus pontos fortes e que se destacam no mercado e,
dentro dos itens relacionados acima como fraquezas, e buscar todos
os fatores positivos relacionados.
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Planejamento Estratégico Planejamento Estratégico
Etapas para elaborar o Planejamento Etapas para elaborar o Planejamento
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Planejamento Estratégico Bibliografia:
Etapas para elaborar o Planejamento
5º Acompanhamento e Avaliação
O plano não deve ter fim, deve ser constantemente revisado e
permanentemente acompanhado.
No caso de desvios e necessidades de ajustes em virtude de
oscilações do meio ambiente, as estratégias deverão ser corrigidas o
mais brevemente possível.
Outro providência importante é o de seguir o cronograma, de modo
que os os objetivos e as metas sejam atingidas de acordo com o
preconizado no Plano de Ação.
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