Capacitacion - Organización Documental

ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y APLICACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
Colombia diversa + Cultura para todos
PROCESO DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL
NORMATIVIDAD
Constitucin Poltica de Colombia Artculos: 8,15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 74, 94, 95, 112, 313, Sobre conservacin y salvaguarda del patrimonio cultural, derecho a la informacin y acceso a los documentos pblicos, derecho de peticin, derecho a la intimidad y al buen nombre. Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nacin. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica en Colombia.
NORMATIVIDAD
Acuerdo 056 de 2000 Acceso a los documentos pblicos Acuerdo No. 060 de 2001 Pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas Ley 734 DE 2002 Cdigo Disciplinario nico Conductas sancionables a servidores pblicos en los archivos
NORMATIVIDAD
Acuerdo 038 (Septiembre 20 de 2002) Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000,sobre la responsabilidad especial de los funcionarios pblicos. Acuerdo 39 de 2002. Regula procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental.
Acuerdo 042 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas.
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
ORGANIZACIN
Clasificacin Establecimiento de categoras o grupos que reflejan estructura jerrquica de un fondo
Ordenacin
Establecer secuencias cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin.
Descripcin
Elaboracin de instrumentos de informacin para facilitar el conocimiento y la consulta
QUE ES LA CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
(Fuente: Reglamento General de Archivos)
Labor
intelectual mediante en la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin, subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad.
(Fuente: Acuerdo 027 de 2006)
COMO PROCESO ARCHIVSTICO
Identificacin Agrupacin documentos
Con caractersticas comunes Organigrama
Partiendo de la estructura orgnico-funcional
Trmites administrativos
Funciones
La clasificacin refleja la estructura de cada entidad

Agrupaciones Documentales
Fondo Documental Secciones Documentales Subsecciones Documentales
Estructura Orgnica
Entidad
Dependencias de Mayor Jerarqua Grupos de trabajo
IDENTIFICACIN DOCUMENTAL
Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
FONDO: MINISTERIO DE CULTURA
SECCIN:
Subseccin:
SECRETARA GENERAL Y JURDICA

Oficina Jurdica
Subseccin:
Subseccin:
Divisin de Contratacin
Divisin Legal Minera
CMO CLASIFICAR
IDENTIFICAR
PROCEDENCIA ESTRUCTURA FUNCIONES
IDENTIFICAR
IDENTIFICAR
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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
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EN EL PROCESO DE CLASIFICACIN
Nos permite identificar los creadores de los documentos Productores Institucionales (Fondos Documentales) Totalidad de documentos producidos por una institucin Productores Administrativos (Secciones y Subsecciones) Dependencias, unidades administrativas, divisiones o secciones
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Atendiendo a la estructura orgnica podrn establecerse las siguientes agrupaciones documentales: FONDO SECCIN SUBSECCIN
FONDO DOCUMENTAL Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades. SECCIN DOCUMENTAL Documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango. SUBSECCIN DOCUMENTAL Documentacin producida por grupos de trabajo
ESTRUCTURA ORGANICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

COMIT DE DIRECCIN
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIN GENERAL
NIVEL No. CARGOS DIRECTIVO 2 ASESOR 1 EJECUTIVO 6 PROFESIONA L 32 TCNICO 27 ASISTENCIAL 29 TOTAL CARGOS 97
COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS UNIDAD DE CONTROL INTERNO COMIT DE ARCHIVOS OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVSTICO
COMIT DE CONTROL INTERNO
SECRETARA GENERAL GRUPO DE

JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES
ASUNTOS JURDICOS Y CONTRATACIN
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GRUPO DE SISTEMAS GRUPO DE DIVULGACIN Y MEDIOS
DIVISIN DE REPROGRAFA DIVISIN DE PROGRAMAS DIVISIN ADMINISTRATIVA DIVISIN DE SERVICIOS DIVISIN DE CLASIFICACIN Y AUTOMATIZACION ESPECIALES Y FINANCIERA Y DESCRIPCIN AL PBLICO
GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLTICA ARCHIVSTICA GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA Y GESTIN DE PROYECTOS GRUPO DE MICROFILMACIN Y DIGITALIZACIN GRUPO DE CAPACITACIN Y ASESORA DEL SNA GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS DEL SECTOR PBLICO GRUPO DE TALENTO HUMANO GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERA
GRUPO DE CONTABILIDAD
FUENTE: REORGANIZACIN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN EL AGN RESOLUCIN No. 297 DE NOVIEMBRE 19 DE 2009. RESOLUCIN No. 021 DE ENERO 27 DE 2010. ELABORADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVSTICO Fecha: 03-02-10
GRUPO DE SERVICIOS GENERALES
Atendiendo al desarrollo de las funciones se establecern: SERIES SUBSERIES UNIDADES DOCUMENTALES (simples / complejas)
SERIES DOCUMENTALES Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. UNIDAD DOCUMENTAL Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
UNIDAD DOCUMENTAL Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente
UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES
ACTAS Actas de Juntas de Adquisiciones y Licitaciones Acta Comunicaciones
UNIDADES DOCUMENTALES COMPLEJAS

CONTRATOS Contratos de Prestacin de Servicios Comunicaciones Constancia de consulta de precios en el SICE Ofertas y/o cotizaciones Estudio de Mercado Concepto Tcnico Estudios de conveniencia y oportunidad Certificado de disponibilidad presupuestal Acta de Junta de Licitaciones y Adquisiciones OTROS
En la clasificacin las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupacin documental.
Hay funciones Comunes: Aquellas genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias (jurdica, personal, presupusto).
Especficas: Desarrollan la misin de la entidad, hacindola diferente a cualquier otra.
PASOS METODOLGICOS PARA LA CLASIFICACIN

IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES Actos Administrativos de Creacin Reestructuraciones Organigramas Recopilacin de informacin de origen y evolucin (fecha de creacin, fecha de supresin, disposiciones de modificacin de estructura, organismos que heredan competencias).
FONDOS DOCUMENTALES
Fondos Abiertos Fondos Cerrados Fondos Acumulados
Documentacin de entidades administrativamente vigentes
Documentacin de entidades suprimidas
Documentacin reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningn criterio archivstico de organizacin y conservacin
Cada fondo documental debe clasificarse separadamente.
ESTRUCTURA ORGNICA (Secciones y Subsecciones) Organigramas Creacin y supresin de dependencias Manuales de Funciones Manuales de procedimientos Reglamentos internos
SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS Funciones Actividades desarrolladas
Oficina productora (Procedencia) Serie
OFICINA JURDICA
CONTRATOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO CONTRATOS DE INTERVENTORA Y CONSULTORA CONTRATOS DE OBRA CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS
Subserie
ORDENACIN
Comienza donde termina la clasificacin, es decir se aplica a las series documentales La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado.
ORDEN ORIGINAL
Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales. o En la clasificacin aplica a partir del conocimiento de procedimientos administrativos. o Se logra con el conocimiento de las funciones y trmites administrativos
CUANDO SE PIERDE EL ORDEN ORIGINAL

Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.
Ausencia de manuales de procedimientos. Desconocimiento del trmite para la disposicin fsica de los documentos, pues es el trmite o gestin es el que indica (y obliga) el orden debido. Interrupcin de los trmites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trmite est en curso o en que momento se encuentra.
CUANDO SE PIERDE EL ORDEN ORIGINAL

Agrupacin por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).
Incorrectos procesos de produccin y distribucin documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisin de copias)
Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos. Colombia diversa + Cultura para todos
SISTEMAS DE ORDENACION
ON OM AS TIC
ES
SI M PL
OS
OS O MIC OS ONI TOP GRAFIC GEO
OS TIC BE FA AL
CRONOLOGICOS
NU M ER IC OS
TE MA T I COS
MIXTOS
ALFANUMERICOS
SISTEMAS DE ORDENACION NUMRICO

Ordinal
Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios pblicos.
EJEMPLO
ENERGIA Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 0464306-4

Cronolgico
Este sistema de ordenacin consiste en colocar un documento detrs del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el da.
Consecutivo de Correspondencia
2002, 02, 28 2002, 03, 01 2002, 03, 02 2002, 03, 03
Ordinal Cronolgico Actas, Resoluciones, Ordenanzas, Decretos 0001 2002, 01, 31 0002 2002, 01, 31 0003 2002, 02, 02 0004 2002, 03, 04
SISTEMAS DE ORDENACIN ALFABTICOS
Onomstico
La ordenacin alfabtica-onomstica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clnicas, los Expedientes Acadmicos de Alumnos.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo: ACOSTA LOPEZ, Andrs CASCANTE PEREZ, Jos CHAPARRO MEJIA, Mara ECHEVERRI ARANGO, Pedro LOPEZ GOMEZ, Javier

Toponmico (o alfabtico-geogrfico)
Se ordena la serie documental alfabticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenacin puede basarse en el pas, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.
Serie asistencia tcnica

Amazonas Arauca Boyac Cauca Cesar Guajira
Temtico
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido
Estadsticas Informes Informes a organismos de control Informes de gestin Informes estadsticos Ordenes de Pago
SISTEMAS DE ORDENACIN MIXTOS Alfanumrico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabtico y numrico cronolgico. En este sistema de ordenacin, los datos que se cruzan no sern separables, siempre estarn asociados.
Contratos de Prestacin de servicios (Ao y nombre)

2000 MARTINEZ DURAN, Jorge 2001 MONROY LOPEZ, Susana 2002 TORRES GODOY, Guillermo
Historias Clnicas y Expedientes Acadmicos de Alumnos (No. Cdula y Nombre)

12423345 ALVARADO PREZ, Norberto 24125767 GMEZ LPEZ, Juan 24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario
PASOS METODOLGICOS PARA LA ORDENACIN DE UNA SERIE CON UN. DOC. SIMPLE
Anlisis de las caractersticas formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie documental. Seleccin del sistema de ordenacin: numrico simple o numrico-cronolgico que convenga de acuerdo con las caractersticas de la serie. Aplicacin del sistema de ordenacin acordado.
PASOS METODOLGICOS PARA LA ORDENACIN DE UNA SERIE CON UN. DOC. SIMPLE Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservacin.
Foliacin de los documentos en cada unidad de conservacin. Identificacin de cada una unidades de conservacin de las
Serie con Unidades Documentales Simples Resoluciones

Resolucin 03/1999
Resolucin 02/1999
Resolucin 01/1999
Se ordenan por un sistema numrico cronolgico Al revisar la unidad de conservacin el primer documento debe registrar la fecha ms antigua y el ltimo la fecha ms reciente. Ejemplos: Decretos, Ordenanzas, Circulares, etc.
Foliacin de 1 a n)
Anlisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trmite o proceso ya sea administrativo o tcnico.
Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trmite. Seleccin del sistema de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la serie. Aplicacin del sistema de ordenacin de la serie.
Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservacin de acuerdo con el sistema de ordenacin seleccionado.
Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservacin. Foliacin de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes. Identificacin de las diferentes unidades de conservacin.
Serie con Unidades Documentales Complejas Investigaciones Disciplinarias
I. D I. D I. D n I v e s ti g a c i n D s ic p in i la ri a
F a o l P ru e b a s D e s c a rg o s In d a g a c o i n e s D e n u n c a i In v e s ti g a c i n Ds ic p in i la ri a
O rd e n (fo a i l c i n O rd e n a c i n c o n s e c u v i t a n u m ri c ao a fa l b ti c as e g nc ri e t ri o e s ta b e l c d i oColombia diversa + Cultura para todos
SUBSERIES DOCUMENTALES
conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto.
Serie: ACTAS Subseries: Actas Comit de Personal Actas de Comit de Capacitacin Actas Comit de Bienestar
FOLIACIN
Debe tenerse en cuenta que antes de foliar: Analizar si los documentos responden al trmite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental.
Si existe duplicidad (documentos repetidos), si adems de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo Si estn correctamente ordenados. retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie.
FOLIACIN
Ordenar cronolgicamente (primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que registre la fecha ms reciente). Tener cuidado de no repetir nmeros o de omitirlos. Si existe otra foliacin, sta se anular con una lnea diagonal (/). Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliacin.
FOLIACIN
Expedientes contenidos en ms de una unidad de conservacin: Ejemplo: Si est contenido en dos unidades de conservacin y el ltimo folio de la primera termin en 200, la segunda carpeta iniciar con el folio 201. Las respectivas unidades de conservacin se controlan tambin consecutivamente, es decir, la carpeta que contiene los folios 1 a 200 ser la No. 1 y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante ser la No. 2.
FOLIACIN
Expedientes Cuando tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse consecutivamente respecto de los dems documentos que lo integran. Cuando los anexos sean planos, mapas, fotografas, impresos (peridicos, revistas), etc, deben foliarse consecutivamente y separarse de la unidad de conservacin, dejando un testigo en el lugar de origen, (fondo, seccin, subseccin, serie documental, unidad de conservacin y folio al que corresponde)
FOLIACIN
Expedientes Cuando los anexos sean en soportes diferentes como discos, cintas de audio y de video, negativos de fotografas, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicacin de destino.
APLICACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Qu es una Tabla de Retencin Documental?
IMPORTANCIA DE LAS TRD Para la administracin: Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracin:
Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
Importancia desde el punto de vista archivstico:

Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental
Importancia desde el punto de vista archivstico: Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo

a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin
Repblica de Colombia Archivo General de La Nacin
Formato de Tabla de Retencin Documental

Entidad Productora:...........Hoja.....de..... Oficina productora:.............................
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
CONVENCIONES: CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:............................ Jefe de Archivo Fecha:...............................................

Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: MINISTERIO DE CULTURA Oficina productora: SECRETARA GENERAL
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
100.01 ACTAS 2 20 X 100.01.01 Actas de Comit Directivo 100.02 ACUERDOS 2 20 X
APLICACIN DE LAS TRD

DIFUSIN
ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIN
INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIN NORMAS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Apertura de Expedientes
SUBSERIES
Contraloria
100.01.01Informes a Entidades del Estado.
100. 01 INFORMES
TIPOS DOCUMENTALES
SERIE: INFORMES
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Noviembre 18 Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 2 3 4 5
Enero 22
Bogot, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0
OFICINA DE GRUPO DE TALENTO HUMANO 211.01 HISTORIAS 211.01.01 Historia Laboral Juan Alimaa.
Fechas: 1991_______ a ____2008_______ Inicial Final Folios: ___150_______
Ordenacin de Expedientes
Hirtoria Laboral Tamayo Lina
Hirtoria Laboral Quijano Matha
Historia Laboral Camargo Sergio
01
Historia Laboral Becerra Patricia
Historia Laboral Alimaa Juan
02
75
Transferencias Documentales al Archivo Central
Transferencias Documentales al Archivo Central
Oficinas Productoras TRD Cronograma de Transferencias Inventario Documental TRD
Archivo Central
Elaboracin Cronograma de Transferencias Espacios en el Archivo Central Suministro de unidades de conservacin (carpetas, cajas)
Verificacin inventario documental
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Repblica de Colombia Archivo General de La Nacin FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Entidad Remitente: Entidad Productora: Unidad Administrativa: Oficina Productora: Objeto: ____________________________ Hoja N_____de_____ ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA ___________________________ ____________________________ ____________________________
FECHAS UNIDAD DE CONSERVACION EXTREMAS
AO
MES
DIA
NT
NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS

FRECUENCIA DE SOPORTE CONSULTA
N de Orden CODIGO
NOMBRE DE LA SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS
N DE Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro/N FOLIOS
NOTAS
Elaborado por:______________________________ Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________
Entregado por__________________________ Cargo:________________________________ Firma:________________________________ Lugar:_________________Fecha__________
Recibido por:__________________________ Cargo:_______________________________ Firma________________________________ Lugar:____________________Fecha______
Disposicin Final de los Documentos

Conservacin Total Eliminacin de Documentos
Microfilmacin o Digitalizacin
Seleccin Documental
GRACIAS POR SU ATENCIN !
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN

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QUE ES LA CLASIFICACIN DOCUMENTAL

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COMO PROCESO ARCHIVSTICO

Identificacin Agrupacin documentos

Con caractersticas comunes Organigrama

Partiendo de la estructura orgnico-funcional

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La clasificacin refleja la estructura de cada entidad

Dependencias de Mayor Jerarqua Grupos de trabajo

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SECRETARA GENERAL Y JURDICA

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PROCEDENCIA ESTRUCTURA FUNCIONES

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ESTRUCTURA ORGANICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

COMIT DE CONTROL INTERNO

SECRETARA GENERAL GRUPO DE

ASUNTOS JURDICOS Y CONTRATACIN

GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GRUPO DE SISTEMAS GRUPO DE DIVULGACIN Y MEDIOS

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

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UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES

ACTAS Actas de Juntas de Adquisiciones y Licitaciones Acta Comunicaciones

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UNIDADES DOCUMENTALES COMPLEJAS

Especficas: Desarrollan la misin de la entidad, hacindola diferente a cualquier otra.

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PASOS METODOLGICOS PARA LA CLASIFICACIN

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Documentacin de entidades suprimidas

Cada fondo documental debe clasificarse separadamente.

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PASOS METODOLGICOS PARA LA CLASIFICACIN

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PASOS METODOLGICOS PARA LA CLASIFICACIN

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS Funciones Actividades desarrolladas

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Oficina productora (Procedencia) Serie

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CUANDO SE PIERDE EL ORDEN ORIGINAL

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CUANDO SE PIERDE EL ORDEN ORIGINAL

SISTEMAS DE ORDENACION NUMRICO

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SISTEMAS DE ORDENACION NUMRICO

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SISTEMAS DE ORDENACION NUMRICO

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Entregado por__ Cargo: Firma: Lugar:_Fecha__

Recibido por:__________ Cargo:_ Firma____ Lugar:Fecha