Anda di halaman 1dari 400

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

JAKARTA 2012

Kata Pengantar
Segala puji kami sembahkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Buku Prosedur Layanan TI, SOP dan Regulasi e-Procurement Direktorat e-Procurement, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi

pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah. Kami menyadari bahwa Buku ini masih jauh untuk dikatakan sempurna, oleh karena itu kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun agar tercapainya tujuan dari Penyusunan Buku ini sangat kami nantikan.

Jakarta, Desember 2012

Tim Penyusun

ii

Daftar isi
Kata Pengantar.................................................................................................................................................................. Daftar Isi............................................................................................................................................................................... SOP Layanan Pengguna SPSE.................................................................................................................. 1. SOP Perubahan Email Penyedia............................................................................... 2. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin Agency ........................ 3. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Auditor........................................... 4. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Helpdesk... 5. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Verifikator... 6. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK.. 7. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Panitia Pokja ULP 8. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin PPE.. 9. SOP Perubahan NPWP Penyedia.... 10. SOP Perubahan Data Lelang.. 11. SOP Pemberian Informasi User ID Penyedia... 12. SOP Penggunaan Akses Intranet Internet di Bidding Room Bagi Pengguna... 13. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Kendala Sistem SPSE... 14. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Pemeliharaan Sistem SPSE.. 15. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS 16. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui E-Mail..... 17. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Telepon 18. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui TTS. 19. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui E-Mail 20. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE di LPSE... 21. SOP Pendampingan Upload di Bidding Room... 22. SOP Agregasi Data Penyedia. 23. SOP Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Dokumen Penawaran SOP Pedoman Bimbingan Teknis......................................................................................................................... 24. SOP Pelaksanaan Training Penggunaan LPSE............................................................................................ 25. SOP Sosialisasi e-Procurement......................................................................................................................... SOP Pedoman Pemeliharaan Kinerja dan Kapasitas SPSE.................................................................... 26. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktu SPSE...................................................................... 27. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Aplikasi SPSE............................................................................... 28. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE.................................................................... SOP Pedoman Pengamanan dan Pemeliharaan Infrastruktur SPSE................................................ 29. SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center....................................................................................... 30. SOP Pengelolaan Asset Informasi.................................................................................................................... 31. SOP Pengelolaan Software Pendukung......................................................................................................... 32. SOP Prosedur Perbaikan Secara Remote...................................................................................................... 33. Instruksi Kerja Monitoring Log Pada Server.............................................................................................. 34. Instruksi Kerja Pengelolaan Data Center...................................................................................................... 35. SOP Prosedur Monitoring dan Pemeliharaan Jaringan.......................................................................... SOP Pedoman Pengarsipan Dokumen Elektronik SPSE.......................................................................... 36. SOP Pengarsipan Dokumen.................. 37. SOP Pelaksanaan Backup Server...................................................................................................................... 38. Instruksi Kerja Backup and Recovery. SOP Pedoman Pengembangan Sistem e-Procurement........................................................................ 39. SOP Pedoman Pengembangan Aplikasi Pendukung e-Procurement oleh LPSE.................. 40. SOP Pedoman Implementasi Aplikasi SPSE............................................................................................... 41. SOP Pedoman Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE.............................................. 42. SOP Pedoman User Acceptance Test Terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE 43. SOP Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE iii ii iii 1 2 10 18 26 33 41 48 55 63 71 76 84 87 90 93 97 101 107 112 115 121 127 130 134 135 138 141 142 148 155 162 163 171 180 184 187 190 193 197 198 204 209 226 227 236 244 247 251

44. Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi E-procurement SOP Pedoman Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE 45. SOP Registrasi dan Verifikasi Penyedia Barang Jasa.. 46. SOP Registrasi PPK 47. SOP Registrasi Panitia Pengadaan. 48. SOP Registrasi Admin Agency K/L/D/I.. 49. SOP Registrasi Auditor/Pemeriksa/Penyidik 50. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency. 51. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency untuk LPSE Service Provider 52. SOP Registrasi Admin PPE.. 53. SOP Pengaktifan Kembali Akun Penyedia 54. SOP Penonaktifan Akun Penyedia.. 55. SOP Penonaktifan Akun PPK dan Panitia Pengadaan Pokja ULP SOP Penanganan Masalah SPSE 56. SOP Prosedur Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis 57. SOP Prosedur Uji Forensik. 58. SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE 59. SOP Penanganan Insiden Infrastruktur SPSE. 60. SOP Penanganan Insiden SPSE 61. Instruksi Kerja Error Handling E-procurement Lampiran Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE..

258 302 303 308 313 318 323 328 333 338 341 344 347 350 351 358 365 370 374 378 392

iv

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGGUNA SPSE

JAKARTA 2012

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA

DIREKTORAT e-PROCUREMENT DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

Nomor SOP

1/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Nomor Revisi

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Efektif Disahkan Oleh

2-Jan-13 Bima H. Wibisana

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA

Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Penyedia Barang/Jasa Verifikator Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti e-mail penyedia.

Peralatan/Perlengkapan : Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permintaan penggantian alamat e-mail penyedia barang/jasa. 1. 2. 3 4 Surat Permohonan Ganti E-mail Penyedia Surat Kuasa Pembawa Berkas Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Formulir Tanda Terima Berkas

Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1. 2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Dokumen

SOP PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan ganti e-mail Penyedia
Mulai

Front office

Pelaksana Helpdesk LPSE

Verifikator

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku , Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir 4. Berkas permohonan diatas dimasukan dalam map/amplop dan diberi sampul identitas perusahaan

Waktu N/A

Output Berkas Permohonan

Keterangan

Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. telah mengisi daftar tamu

N/A

isian data penyedia pada buku tamu Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu

5 menit

4 5

Nomor antrian Berkas permohonan


Ya

N/A 10 menit hasil pengecekan

Tidak

Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan email melalui email penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Menerima dan memeriksa berkas permohonan

Berkas permohonan lengkap

5 menit

permohonan Jangka waktu lamanya ditindakanjuti proses perubahan kepada verifikator email mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Berkas permohonan tidak lengkap

5 menit

permohonan tidak ditindaklanjuti

Berkas permohonan lengkap

5 menit

permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi

Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid ?

Berkas permohonan lengkap


Tidak Ya

15 menit

hasil verifikasi berkas permohonan

10

Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. Melakukan perubahan e-mail penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE

berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi

5 menit

permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti hasil perubahan email Tata cara perubahan email penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

11

10 menit

12

Memberitahu helpdesk bahwa permohonan perubahan alamat e-mail penyedia telah dilaksanakan Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

hasil perubahan email

5 menit

hasil perubahan email diterima oleh penyedia Arsip berkas permohonan

13

hasil perubahan email 10 menit hasil perubahan email


Selesai

14

Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat e-mail penyedia telah dilaksanakan

5 menit

perubahan alamat email diterima oleh penyedia

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan No : Lampiran : Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Perubahan alamat e-mail Tempat, Tanggal Kepada

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ()

Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat : : : , memberi kuasa kepada:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Materai Rp.6000,[nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terima dari Berkas Berupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

10

Nomor SOP

2/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Admin Agency Helpdesk LPSE Admin PPE Front Office

Peralatan/Perlengkapan :
1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID 2 SK Pengangkatan Admin Agency

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Admin Agency sehingga Admin Agency dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Admin Agency yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Definisi :
1. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

11

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui email lanjut ke nomor 4) Pelaksana Admin Agency
Mulai

Front Office

Helpdesk

Admin PPE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Reset Password atau pemberian informasi User ID 2. SK pengangkatan sebagai Admin Agency (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK pengangkatan sebagai Admin Agency)

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail Admin Agency yang bersangkutan(softco py)

Admin Agency melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui email maka helpdesk membuka email Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? telah mengisi daftar tamu

N/A

5 menit

isian data Admin Agencypada buku tamu Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu helpdesk membuka email pada hari yang sama dengan hari email tersebut masuk (hari dan jam kerja) hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE)

Berkas permohonan lengkap


Tidak Ya

N/A 5 Menit

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Admin Agency untuk melengkapi berkas permohonan

Berkas permohonan tidak lengkap

5 menit

Melengkapi kekurangan berkas permohonan

Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

N/A

Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE

Berkas permohonan lengkap

Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE

12

Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?
Tidak Ya

1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Admin Agency melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) Berkas permohonan benar/valid

15 menit

hasil pengecekan berkas permohonan

10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Admin Agency pada aplikasi SPSE

10 menit

hasil perubahan password/infor masi user id pemberitahuan permohonan ditolak pemberitahuan hasil perubahan password/infor masi user id Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

11 Memberitahu Admin Agency melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak

Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit


Selesai

12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin Agency melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Admin Agency

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit

13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

hasil perubahan password/informasi user id 10 menit hasil perubahan password/informasi user id 5 menit
Selesai

Arsip berkas permohonan

14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin Agency kepada Admin Agency

perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Admin Agency

13

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

14

Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan No : Lampiran : Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Perubahan alamat e-mail Tempat, Tanggal Kepada

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ()

15

Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat : : : , memberi kuasa kepada:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Materai Rp.6000,[nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

16

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terima dari Berkas Berupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

17

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

18

Nomor SOP

3/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR

Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Auditor Front Office Helpdesk Admin PPE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Auditor sehingga Auditor dapat melakukan login pada aplikasi SPSE 1. 2 Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID Surat Perintah Pemeriksaan

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Auditor yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

2.

Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Dokumen

Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa).

19

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui email lanjut ke nomor 4) Pelaksana Auditor
Mulai

Front Office

Helpdesk

Admin PPE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2. Surat Perintah Tugas Pemeriksaan (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli Surat Perintah Tugas Pemeriksaan)

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail auditor yang bersangkutan(softco py)

auditor melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE)

N/A

isian data auditorpada buku tamu Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu helpdesk membuka email pada hari yang sama dengan hari email tersebut masuk (hari dan jam kerja) hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesl memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui email maka helpdesk membuka email Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap?

telah mengisi daftar tamu

5 menit

Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE)

Berkas permohonan lengkap


Tidak Ya

N/A 5 Menit

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Auditor untuk melengkapi berkas permohonan

Berkas permohonan tidak lengkap

5 menit

Melengkapi kekurangan berkas permohonan

Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

N/A

Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE

Berkas permohonan lengkap

Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE

20

Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?
Tidak
Ya

1. Data pada berkas permohonan sesuai 15 menit dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Auditor melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) Berkas permohonan benar/valid 10 menit

hasil pengecekan berkas permohonan

10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Auditor pada aplikasi SPSE

hasil perubahan password/infor masi user id pemberitahuan permohonan ditolak pemberitahuan hasil perubahan password/infor masi user id Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

11 Memberitahu Auditor melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak

Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit


Selesai

12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Auditor melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Auditor

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit

13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Auditor kepada Auditor
Selesai

hasil perubahan password/informasi user id

10 menit

Arsip berkas permohonan perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Auditor

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit

21

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

22

Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan No : Lampiran : Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Perubahan alamat e-mail Tempat, Tanggal Kepada

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ()

23

Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat : : : , memberi kuasa kepada:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Materai Rp.6000,[nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

24

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terima dari Berkas Berupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

25

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

26

Nomor SOP

4/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK

Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Admin PPE Helpdesk LPSE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Helpdesk sehingga Helpdesk dapat melakukan login pada aplikasi SPSE 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Helpdesk yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Dokumen

27

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK Pelaksana No Aktivitas Helpdesk LPSE Admin PPE 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Mulai Password Dan Info User ID

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail helpdesk (softcopy)

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? Meminta Helpdesk untuk melengkapi berkas permohonan

Berkas permohonan
Tidak Ya

5 Menit

hasil pengecekan berkas pemberitahuan untuk melengkapi berkas

berkas permohonan tidak lengkap

5 Menit

4 5

Melengkapai kekurangan berkas permohonan Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?
Tidak Ya

pemberitahuan untuk melengkapi berkas 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Helpdesk melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan)

N/A 15 menit hasil pengecekan berkas

Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin PPE melakukan reset password atau mencari informasi user ID Helpdesk pada aplikasi SPSE Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin PPE Memberitahu Helpdesk bahwa permohonan ditolak Memberitahukan password baru atau informasi user ID Helpdesk kepada Helpdesk

hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid hasil reset password/informasi user id

15 menit

5 menit

Selesai

10 menit

hasil reset password/infor masi user id pemberitahuan permohonan di tolak pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh helpdesk

Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

Selesai

hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id

5 menit

Arsip berkas permohonan

28

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

29

Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan No : Lampiran : Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Perubahan alamat e-mail Tempat, Tanggal Kepada

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ()

30

Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat : : : , memberi kuasa kepada:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Materai Rp.6000,[nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

31

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terima dari Berkas Berupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

32

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

33

Nomor SOP

5/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Verifikator Front Office Helpdesk LPSE Admin PPE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID 2 Surat Keputusan/Surat Pengangkatan Verifikator

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Verifikator sehingga Verifikator dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Verifikator yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Definisi :
1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 3. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa).

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

34

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui email lanjut ke nomor 4) Pelaksana Verifikator
Mulai

Front Office

Helpdesk LPSE

Admin PPE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2. SK Pengangkatan sebagai Verifikator (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK Pengangkatan sebagai Verifikator )

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail Verifikator yang bersangkutan(softco py)

Verifikator melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui email maka helpdesk membuka email telah mengisi daftar tamu

N/A

isian data Verifikatorpada buku tamu Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu helpdesk membuka email pada hari yang sama dengan hari email tersebut masuk (hari dan jam kerja)

5 menit

Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE)

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap?

Berkas permohonan lengkap


Tidak Ya

N/A 5 Menit

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Verifikator untuk melengkapi berkas permohonan

Berkas permohonan tidak lengkap

5 menit

hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

Melengkapi kekurangan berkas permohonan

Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

N/A

35

Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE

Berkas permohonan lengkap

Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE

Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?

Tidak

Ya

1. Data pada berkas permohonan sesuai 15 menit dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Verifikator melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) Berkas permohonan benar/valid 10 menit

hasil pengecekan berkas permohonan

10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Verifikator pada aplikasi SPSE

hasil perubahan password/infor masi user id pemberitahuan permohonan ditolak pemberitahuan hasil perubahan password/infor masi user id Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

11 Memberitahu Verifikator melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak

Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit


Selesai

12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Verifikator melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Verifikator

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit

13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Verifikator kepada Verifikator
Selesai

hasil perubahan password/informasi user id

10 menit

Arsip berkas permohonan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Verifikator

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit

36

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

37

Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan No : Lampiran : Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Perubahan alamat e-mail Tempat, Tanggal Kepada

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ()

38

Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat : : : , memberi kuasa kepada:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Materai Rp.6000,[nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

Form Tanda Terima Berkas

39

TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terima dari Berkas Berupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

40

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

41

Nomor SOP

6/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK

Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 PPK Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan :
1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID PPK sehingga PPK dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan PPK yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Definisi :
1 Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK

Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Dokumen

42

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Info User ID Pelaksana PPK
Mulai

Admin Agency

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK)

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail PPK (softcopy)

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? Meminta PPK untuk melengkapi berkas permohonan Melengkapai kekurangan berkas permohonan Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?

Berkas permohonan
Tidak Ya

5 Menit

hasil pengecekan berkas pemberitahuan untuk melengkapi berkas

berkas permohonan tidak lengkap

5 Menit

4 5

pemberitahuan untuk melengkapi berkas 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada PPK melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan)

N/A 15 menit

Tidak

Ya

hasil pengecekan berkas

Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID PPK pada aplikasi SPSE Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu PPK bahwa permohonan ditolak Memberitahukan password baru atau informasi user ID PPK kepada PPK

hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid hasil reset password/informasi user id

15 menit

5 menit

Selesai

10 menit

hasil reset password/infor masi user id pemberitahuan permohonan di tolak pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh PPK

Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

Selesai

hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id

5 menit

Arsip berkas permohonan

43

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

44

Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan No : Lampiran : Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Perubahan alamat e-mail Tempat, Tanggal Kepada

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ()

45

Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat : : : , memberi kuasa kepada:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Materai Rp.6000,[nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

46

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terima dari Berkas Berupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

47

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

48

Nomor SOP

7/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP

Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Panitia Pengadaan/Pokja ULP Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP sehingga Panitia Pengadaan/Pokja ULP dapat melakukan login pada aplikasi SPSE 1. 2 Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK

Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Dokumen

49

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP Pelaksana Mutu Baku Panitia No Aktivitas Pengadaan/Pokja Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu ULP 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset 1. Surat Permohonan Reset Password dan N/A Mulai Password Dan Info User ID Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP) 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas Berkas permohonan 5 Menit Ya Tidak permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 3 Meminta Panitia Pengadaan/Pokja ULP untuk melengkapi berkas permohonan Melengkapai kekurangan berkas permohonan Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?
Tidak Ya

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail Panitia Pengadaan/Pokja ULP (softcopy)

hasil pengecekan berkas pemberitahuan untuk melengkapi berkas

berkas permohonan tidak lengkap

5 Menit

4 5

pemberitahuan untuk melengkapi berkas 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan)

N/A 15 menit

hasil pengecekan berkas

Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu Panitia Pengadaan/Pokja ULP bahwa permohonan ditolak Memberitahukan password baru atau informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP

hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid hasil reset password/informasi user id

15 menit

5 menit

Selesai

hasil reset password/infor masi user id pemberitahuan permohonan di tolak pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh Panitia Pengadaan/Pok ja ULP Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

10 menit

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

Selesai

hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id

5 menit

Arsip berkas permohonan

50

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

51

Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan No : Lampiran : Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Perubahan alamat e-mail Tempat, Tanggal Kepada

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ()

52

Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat : : : , memberi kuasa kepada:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Materai Rp.6000,[nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

53

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terima dari Berkas Berupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

54

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

55

Nomor SOP

8/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Admin PPE Helpdesk LPSE Program Manager Direktorat e-Procurement Front Office

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Admin PPE sehingga Admin PPE dapat melakukan login pada aplikasi SPSE 1. 2 Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID SK Pengangkatan Admin PPE

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Admin PPE yang terdaftar di SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Admin PPE

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definiisi :
1. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa).

2.

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

3. Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement Direktorat e-Procurement

56

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE Pelaksana No Aktivitas Admin PPE Front Office Helpdesk LPSE Program Manager Direktorat eProcurement Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A Output Keterangan

Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui email lanjut ke nomor 4)

Mulai

1. Surat Permohonan Reset Password atau pemberian informasi User ID 2. SK pengangkatan sebagai Admin PPE (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK pengangkatan sebagai Admin PPE)

Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail Admin PPE yang bersangkutan(softco py) isian data Admin PPE pada buku tamu Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu helpdesk membuka email pada hari yang sama dengan hari email tersebut masuk (hari dan jam kerja)

Admin PPE melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui email maka helpdesk membuka email telah mengisi daftar tamu

N/A

5 menit

Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE)

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap?

Berkas permohonan lengkap


Tidak Ya

N/A 5 Menit

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Admin PPE untuk melengkapi berkas permohonan

Berkas permohonan tidak lengkap

5 menit

hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

Melengkapi kekurangan berkas permohonan

Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

N/A

57

Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Program Manager Direktorat e-Procurement

Berkas permohonan lengkap

Permohonan ditindaklanjuti kepada Program Manager Direktorat eProcurement hasil pengecekan berkas permohonan

Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?

Tidak

Ya

1. Data pada berkas permohonan sesuai 15 menit dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Admin PPE melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) Berkas permohonan benar/valid 10 menit

10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Admin PPE pada aplikasi SPSE

hasil perubahan password/infor masi user id pemberitahuan permohonan ditolak pemberitahuan hasil perubahan password/infor masi user id Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

11 Memberitahu Admin PPE melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak

Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit


Selesai

12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin PPE melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Admin PPE

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit

13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin PPE kepada Admin PPE

hasil perubahan password/informasi user id 10 menit hasil perubahan password/informasi user id 5 menit
Selesai

Arsip berkas permohonan perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Admin PPE

58

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

59

Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID

Kop Surat perusahan No : Lampiran : Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Perubahan alamat e-mail Tempat, Tanggal Kepada

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai ()

60

Template Surat Kuasa

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Jabatan Alamat : : : , memberi kuasa kepada:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Materai Rp.6000,[nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

61

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terima dari Berkas Berupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

62

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

63

Nomor SOP

9/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 5 Penyedia Barang/Jasa Verifikator Helpdesk LPSE

Helpdesk LKPP
Front office

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti NPWP penyedia.

Peralatan/Perlengkapan : Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE, Peyedia yang terdaftar di SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permintaan penggantian NPWP penyedia Peringatan : barang/jasa. 1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. SOP Pengarsipan Dokumen 2 3 1. 1. 2. 3 4 Surat Permohonan Perubahan NPWP Penyedia Surat Kuasa Pembawa Berkas Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE Formulir Tanda Terima Berkas

Pencatatan dan Pendataan :

Defniisi :
1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

Keterkaitan :
1

64

SOP PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan perubahan NPWP Penyedia
Mulai

Front office

Pelaksana Helpdesk LPSE

Verifikator

Helpdesk LKPP

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Asli dan copy NPWP baru dan Copy NPWP Lama

Waktu N/A

Output Berkas Permohonan

Keterangan

2 3

Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian telah mengisi daftar tamu

N/A 5 menit

isian data penyedia pada buku tamu Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu

Nomor antrian

N/A

Melakukan pengecekan kelengkapan berkas.

Tidak

Berkas permohonan
Ya

10 menit

hasil pengecekan

Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan NPWP melalui email penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Menerima dan memeriksa berkas permohonan

Berkas permohonan lengkap

5 menit

permohonan ditindakanjuti kepada verifikator

Berkas permohonan tidak lengkap

5 menit

permohonan tidak ditindaklanjuti

Berkas permohonan lengkap

5 menit

permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi

65

Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid ?

Berkas permohonan lengkap


Tidak Ya

15 menit

hasil verifikasi berkas permohonan

10

Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. Melakukan perubahan NPWP penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE

berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi

5 menit

permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti hasil perubahan NPWP Tata cara perubahan NPWP penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

11

10 menit

Memberitahu helpdesk LPSE bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia telah dilaksanakan

hasil perubahan NPWP

5 menit

hasil perubahan NPWP diterima oleh penyedia

Helpdesk LPSE menerima pemberitahuan dari verifikator kemudian mengirimkan email kepada Helpdesk LKPP untuk melakukan perubahan NPWP secara Nasional dengan menginformasikan bahwa penyedia yang bersangkutan sudah diverifikasi ulang dan data telah sesuai helpdesk LKPP memproses perubahan NPWP secara nasional

pemberitahuan perubahan npwp dari verifikator

5 menit

email permohonan email berisi data npwp perubahan npwp lama dan npwp baru secara nasional beserta keterangan bahwa data tersebut telah sesuai

email permohonan dari helpdesk LPSE

N/A

hasil perubahan NPWP secara nasional

-Mengacu pada Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE - Helpdesk LKPP membuka email pada hari dan jam kerja email tersebut masuk.

helpdesk LKPP memberitahukan kepada verifikator bahwa NPWP telah dilakukan perubahan

hasil perubahan npwp secara nasional

5 menit

pemberitahuan perubahan NPWP

5 menit setelah dilakukan perubahan

12

Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia telah dilaksanakan Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas
Selesai

pemberitahuan perubahan NPWP

pemberitahuan perubahan NPWP diterima penyedia 5 menit

13

hasil perubahan NPWP 10 menit

Arsip berkas permohonan dan perubahan NPWP

66

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

67

Template Surat Permohonan Perubahan data NPWP

Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No : Lampiran :NPWP lama danbaruYth : Kepala LPSE .. Perihal : Perubahan data NPWP Kepada

Dengan hormat, yang bertandatangan dibawah ini Nama: Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : User ID : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan data NPWP No NPWP semula : No NPWP baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih

Hormat kami Pimpinan, Dicap dan bermaterai ()

68

Template Surat Kuasa

Kop Surat SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : : , memberi kuasa kepada:

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan perubahan data NPWPbeserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

[nama] [jabatan]

[nama] [jabatan]

69

Form TandaTerimaBerkas

TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terimadari BerkasBerupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

70

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN DATA LELANG

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

71

Nomor SOP

10/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

PERUBAHAN DATA LELANG

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Panitia Pengadaan Helpdesk LKPP Helpdesk LPSE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan data lelang, proses permohonan dan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut 1. 2 Surat Permohonan Perubahan Data Lelang Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang terdaftar di SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definiisi :
1 Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement

Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

72

SOP PERUBAHAN DATA LELANG No Aktivitas Panitia Pengadaan


Mulai

Pelaksana Helpdesk LPSE

Helpdesk LKPP

1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan data lelang kepada Helpdesk LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Surat Permohonan Perubahan Data Lelang yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat permohonan berkop, tanda tangan dan stample basah instansi) jika dikirimkan melalui email harus scan surat asli.

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui email/TTS (softcopy) Mengacu pada SOP eskalasi permasalahan melalui e-mail/TTS

2 Menerima permohonan dan menindaklanjuti permohonan ke LKPP melalui Helpdesk LKPP

5 Menit setelah surat diterima helpdesk LPSE N/A

3 Menerima dan menindaklanjuti eskalasi dari Helpdesk LPSE

Mengacu pada SOP eskalasi permasalahan melalui e-mail/TTS

4 Menerima hasil eskalasi dan menyampaikannya kepada Panitia Pengadaan 5 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas
Selesai

5 Menit 10 Menit Arsip berkas permohonan

73

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN DATA LELANG

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

74

Template Surat Permohonan Permintaan Perubahan Data Lelang

Kop Surat Instansi Tempat, Tanggal No Perihal : : Permohonan Permintaan Kepada Lampiran :Yth : Pimpinan LPSE .. Perubahan Data Lelang

Denganhormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : NIP : Jabatan : Ketua Panitia Pengadaan e-mail : No Telepon/HP : Bersama ini kami mengajukan permohonan permintaan perubahan data lelang sebagai berikut Nama Paket : Kode Lelang : No Data Lama Data Baru

Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih Hormat kami Pemohon,

()

75

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

76

Nomor SOP

11/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Penyedia Barang/Jasa Verifikator Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia dan pengelola LPSE untuk memberikan informasi ulang user id

Peralatan/Perlengkapan : Tujuan :
1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permintaan informasi ulang user id penyedia. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. SOP Pengarsipan Dokumen 2. 1. 2. 3 Surat Permohonan pemberian informasi user id Penyedia Surat Kuasa Pembawa Berkas Formulir Tanda Terima Berkas

Peringatan :
1. 2.

Pencatatan dan Pendataan :

Definiisi :
1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

Keterkaitan :
1

77

SOP PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan informasi user id Penyedia
Mulai

Front office

Pelaksana Helpdesk LPSE

Verifikator

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku , Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir

Waktu N/A

Output Berkas Permohonan

Keterangan

2 3

Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. telah mengisi daftar tamu

N/A 5 menit

isian data penyedia pada buku tamu Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu

4 5

Nomor antrian Berkas permohonan


Ya

N/A 10 menit hasil pengecekan berkas

Tidak

Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan email melalui email penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Menerima dan memeriksa berkas permohonan

Berkas permohonan lengkap

5 menit

permohonan ditindakanjuti kepada verifikator

Berkas permohonan tidak lengkap

5 menit

permohonan tidak ditindaklanjuti

Berkas permohonan lengkap

5 menit

permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi

78

Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid ?

Berkas permohonan lengkap


Tidak Ya

15 menit

hasil verifikasi berkas permohonan

10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. 11 Melakukan pengecekan user id penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE

berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi

5 menit

permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti hasil pengecekan user id

10 menit

12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan informasi user id penyedia telah dilaksanakan 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

hasil pengecekan user id

5 menit

informasi user id

informasi user id 10 menit informasi user id


Selesai

Arsip berkas permohonan

14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat e-mail penyedia telah dilaksanakan

5 menit

informasi user id diterima oleh penyedia

79

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

80

Template Surat Permohonan Informasi User ID Penyedia

Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No : Lampiran :Yth : Kepala LPSE .. Perihal : Permohonan Informasi User ID Kepada

Dengan hormat, yang bertandatangan di bawah ini Nama: Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan Informasi User ID Kami sebagai Penyedia yang telah terdaptar di aplikasi SPSE. Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih

Hormat kami Pimpinan, dicapdanbermateraiRp.6000,()

81

Template Surat Kuasa

Kop Surat SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP : : : : , memberi kuasa kepada:

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan Informasi User ID beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

[nama] [jabatan]

[nama] [jabatan]

82

Form TandaTerimaBerkas

TANDA TERIMA BERKAS Tanggal Telah kami terimadari BerkasBerupa : :

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama Jabatan

Nama Instansi/ Jabatan

83

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

84

Nomor SOP

12/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses penggunaan akses intranet/internet di bidding room LPSE sehingga pengguna SPSE dapat melakukan proses e-procurement dengan lancar

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan pengguna SPSE dalam menggunakan akses intranet/internet di bidding room LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1. Kartu Identitas Pengguna

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definiisi :
1. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

85

SOP PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM No 1 Aktivitas Mendatangi lokasi bidding room yang disediakan oleh LPSE Pengguna SPSE
Mulai

Pelaksana Front office

Helpdesk LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan

Waktu N/A

Output

Keterangan

2 3

Melapor ke front office dan mengisi buku tamu Menawarkan fasilitas bidding room (akses intranet/internet, tempat untuk laptop, komputer desktop, hot spot) dan memberikan nomor antrian jika fasilitas terpakai semua Memilih fasilitas bidding room yang tersedia dan mengisi daftar penggunaan fasilitas bidding room Menggunakan fasilitas bidding room untuk melakukan proses e-procurement Dalam menggunakan fasilitas bidding room pengguna SPSE memerlukan bantuan Helpdesk Meminta Helpdesk untuk melakukan pendampingan Mendampingi Pengguna SPSE dalam menyelesaikan permasalahan/kendala yang sedang dihadapi Setelah selesai menggunakan fasilitas bidding room melapor kembali ke front office isian data pengguna SPSE pada buku tamu

5 menit 5 menit

isian data pengguna Meninggalkan KTP / SPSE pada buku Tanda pengenal asli tamu nomor antrian

Nomor antrian

5 menit

Nomor antrian

N/A

fasilitas bidding room dapat digunakan

disesuaikan dengan kebutuhan

Tidak

Ya

Mengalami kendala dalam menggunakan bidding room Mengalami kendala dalam menggunakan bidding room Mengalami kendala dalam menggunakan bidding room selesai menggunakan bidding room

N/A

7 8

5 menit N/A

pendampingan oleh helpdesk pendampingan oleh sesuai dengan helpdesk kebutuhan laporan selesai menggunakan bidding room ke front office catatan penggunaan bidding room bidding room dapat digunakan dengan baik

5 menit

10 Mencatat waktu kapan pengguna SPSE selesai/meninggalkan fasilitas bidding room 11 Mengembalikan kartu identitas Pengguna SPSE

laporan selesai menggunakan bidding room 5 menit ke front office catatan penggunaan bidding room 5 menit

Selesai

86

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

87

Nomor SOP

13/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Administrator Sistem LPSE Helpdesk LPSE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya kendala pada sistem SPSE melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE atau Admin Sistem, Admin PPE dalam mengumumkan terjadinya kendala dalam system SPSE melalui website

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :

2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE

88

SOP PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE Pelaksana No Aktivitas Administrator Helpdesk Sistem LPSE 1 Mengetahui/mendapat informasi adanya kendala Mulai pada sistem SPSE yang menyebabkan aplikasi SPSE tidak dapat diakses/down 2 Membuat pengumuman melalui running text ,berita di halaman web LPSE, portal resmi K/L/D/I, papan pengumuman dan media lain yang terkait

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A Output Keterangan

Pengumumaan berisi informasi mengenai : 15 Menit Jenis kendala yang dialami Waktu mulai terjadinya kendala dan kapan waktu sistem kembali jalan/up (jika bisa dipastikan) Kemungkinan adanya pemunduran jadwal paket lelang oleh Panitia Mencantumkan kontak helpdesk untuk informasi lebih lanjut Terjadinya kendala pada sistem SPSE 5 menit

pengumuman adanya kendala pada sistem SPSE

Memberitahukan pengumuman tersebut kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia pengadaan

kendala pada sistem SPSE terinformasikan kepada helpdesk dan panitia saran kepada panitia untuk memundurkan jadwal pengumuman sistem sudah normal 5 menit setelah sistem normal

Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman tersebut kepada panitia pengadaan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang (jika diperlukan) melalui e-mail atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon Apabila sistem telah kembali berjalan/up , Admin Sistem menginformasikan kepada pengguna SPSE melalui halaman web LPSE resmi K/L/D/I, dan dapat ditambahkan pada media lain yang terkait serta kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia Pengadaan Helpdesk LPSE meneruskan informasi tersebut melalui e-mail atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon kepada panitia pengadaan dan menyarankan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang sesuai dengan lamanya terjadi kendala pada sistem.

informasi terjadinya kendala pada sistem SPSE

15 menit

kendala pada sistem sudah diperbaiki

5 menit

kendala pada sistem sudah diperbaiki


Selesai

15 menit

panitia terinformasikan bahwa sistem sudah normal kembali

89

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

90

Nomor SOP

14/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Administrator Sistem LPSE Helpdesk LPSE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya pemeliharaan pada sistem SPSE melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE (Admin Sistem dan Helpdesk) dalam mengumumkan terjadinya pemeliharaan system SPSE melalui website

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definiisi :
1. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :

91

SOP PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE Pelaksana No Aktivitas Administrator Sistem Helpdesk LPSE LPSE 1 Mengetahui adanya jadwal pemeliharaan pada Mulai sistem SPSE atau mendapat yang menyebabkan aplikasi SPSE tidak dapat diakses untuk sementara 2 Menampilkan pengumuman mengenai waktu pemeliharaan dan lamanya melalui Running text dan Pengumuman pada aplikasi SPSE minimal tiga (3) hari sebelum waktu pelaksanaannya Memberitahukan pengumuman tersebut kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia pengadaan

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A Output Keterangan

adanya pemeliharaan sistem pada SPSE

N/A

pengumuman waktu pemeliharaan sistem terinformasikan nya helpdesk mengenai adanya pemeliharaan sistem terinformasikan nya panitia pengadaan mengenai adanya pemeliharaan sistem dan saran untuk menyesuaikan jadwal

pengumuman dilakukan 5 hari kerja sebelum dilakukan pemeliharaan sistem

adanya pemeliharaan sistem pada SPSE

30 menit

Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman tersebut kepada panitia pengadaan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang (jika diperlukan) melalui e-mail atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon

informasi pemeliharaan sistem


Selesai

30 menit

92

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

93

Nomor SOP

15/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS

Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Pengguna SPSE

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai aplikasi TTS oleh Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk LKPP Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP dalam mengeskalasikan permasalahan

Peralatan/Perlengkapan :
1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan :

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1 2 Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE untuk menyampaikan permasalahan.

3. 4

94

SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS No 1 Aktivitas Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE yang tidak dapat ditangani olehnya kepada helpdesk LKPP melalui aplikasi TTS Menerima dan mempelajari permasalahan yang disampaikan Helpdesk LPSE. Memutuskan apakah permasalahan dapat ditangani oleh LPSE dan merupakan kewenangan LPSE Pengguna SPSE Pelaksana Helpdesk LPSE
Mulai

Helpdesk LKPP

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Permasalahan tidak dapat 5 menit ditangani oleh helpdesk LPSE

Output eskalasi permasalahan

Keterangan 5 menit setelah helpdesk mengetahui tidak dapat menangani permasalahan

eskalasi permasalahan

15 menit

mengetahui pokok permasalahan putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP tindak lanjut penganan masalah berdasarkan kewenangan

Ya

Tidak

mengetahui pokok permasalahan yang dieskalasikan

5 menit

- apabila "ya", helpdesk LKPP membalas tiket permasalahan denganmemberikan informasi bahwa permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE dengan menyertakan panduan tata cara penyelesaiannya. dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" - Apabila "tidak" maka helpdesk LKPP melanjutkan mempelajari permasalahan dan dapat meminta data tambahan apabila informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari helpdesk LPSE - Apabila memerlukan data tambahan maka lanjut ke nomor 6 sampai dengan 11 - Apabila tidak memerlukan data tambahan maka lanjut ke nomor 11 apabila memerlukan data tambahan maka helpdesk LKPP mengirimkan permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila diperlukan) kepada helpdesk LPSE Helpdesk LPSE menerima balasan tiket permasalahan berisi permintaan data tambahan dari Helpdesk LKPP kemudian menyampaikan permintaan tersebut kepada pengguna SPSE

putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP


Selesai

60 menit

Ya

Tidak

permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP

N/A

permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP

15 menit

permintaa data tambahan kepada Helpdesk LPSE

permintaan data tambahan

10 Menit

permintaa data tambahan kepada Pengguna

10 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk.

Pengguna SPSE mengirimkan data tambahan yang diminta kepada helpdesk LPSE

Permintaan data tambahan

N/A

95

Helpdesk LPSE menerima data tambahan dan meneruskannya (data tambahan) kepada Helpdesk LKPP

Permintaan data tambahan

5 menit

data tambahan

5 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk.

10

11

12

Helpdesk LKPP menerima balasan tiket permasalahan berisi data tambahan dari Helpdesk LPSE Melanjutkan penanganan penyelesaian permasalahan dan jika diperlukan dapat berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LKPP jika diperlukan Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah berhasil diselesaikan

Permintaan data tambahan

N/A

data tambahan

N/A

Mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Ya

Tidak

Apabila dalam 2 hari kerja permasalahan belum dapat diselesaikan maka Helpdesk LKPP wajib memberitahukan status penanganan masalah kepada Helpdesk LPSE melalui aplikasi TTS Permasalahan dapat diselesaikan

N/A

13

jika "ya" helpdesk LKPP Membalas tiket yang berisi informasi bahwa permasalahan telah diselesaikan dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari kerja sampai masalah dapat ditangani melalui aplikasi TTS

5 menit

Selesai

permasalahan Closed

5 menit setelah permasalahan diselesaikan

14

permasalahan tidak dapat diselesaikan

N/A

perkembanagan penanganan masalah

96

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

97

Nomor SOP

16/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Pengguna SPSE

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai e-mail oleh Helpdesk LPSE untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk LKPP

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE dan Helpdesk LKPP dalam proses eskalasi permasalahan

Peralatan/Perlengkapan :
1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1 2 Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :

98

SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL No 1 Aktivitas Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE yang tidak dapat ditangani olehnya kepada helpdesk LKPP melalui e-mail Menerima dan mempelajari permasalahan yang disampaikan Helpdesk LPSE. Memutuskan apakah permasalahan dapat ditangani dan merupakan kewenangan LPSE Pengguna SPSE Pelaksana Helpdesk LPSE
Mulai

Helpdesk LKPP

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Permasalahan tidak dapat 5 menit ditangani oleh helpdesk LPSE eskalasi permasalahan 15 menit

Output eskalasi permasalahan mengetahui pokok permasalahan putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP

Keterangan 5 menit setelah helpdesk mengetahui tidak dapat menangani permasalahan

Ya

Tidak

mengetahui pokok permasalahan yang dieskalasikan

5 menit

Membalas e-mail dengan mengisi informasi agar permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE dan menyertakan panduan tata cara penyelesaiannya

putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP


Selesai

60 menit tindak lanjut penganan masalah berdasarkan kewenangan

Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari helpdesk LPSE Membalas e-mail berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila diperlukan) kepada helpdesk LPSE Menerima balasan e-mail berisi permintaan data tambahan dari Helpdesk LKPP kemudian menyampaikan permintaan tersebut kepada pengguna SPSE

Ya

Tidak

permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP permintaan data tambahan

N/A

15 menit

permintaan data tambahan kepada Helpdesk LPSE permintaa data tambahan kepada Pengguna 10 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk.

10 Menit

8 9

Menerima dan membalas e-mail berisi data tambahan yang diminta kepada helpdesk LPSE Menerima dan meneruskan e-mail dari Pengguna SPSE berisi data tambahan kepada Helpdesk LKPP

Permintaan data tambahan Permintaan data tambahan

N/A 5 menit data tambahan 5 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk. data tambahan

10

Menerima e-mail berisi data tambahan dari Helpdesk LPSE

Permintaan data tambahan

N/A

99

11 Melanjutkan penanganan penyelesaian permasalahan dengan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LKPP jika diperlukan

N/A

12 Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah berhasil diselesaikan

Ya

Tidak

Apabila dalam 2 hari kerja N/A permasalahan belum dapat diselesaikan maka Helpdesk LKPP wajib memberitahukan status penanganan masalah kepada Helpdesk LPSE melalui e-mail Permasalahan dapat diselesaikan 5 menit

Berdasarkan pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

- Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

13 Membalas e-mail kepada helpdesk LPSE berisi informasi bahwa permasalahan telah diselesaikan untuk diteruskan kepada Pengguna SPSE 14 Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari kerja sampai masalah dapat ditangani melalui aplikasi TTS

Selesai

permasalahan selesai perkembangan penanganan masalah

5 menit setelah permasalahan diselesaikan

permasalahan tidak dapat diselesaikan

N/A

100

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

101

Nomor SOP

17/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON

Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Pengguna SPSE Helpdesk LPSE

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui telepon

Peralatan/Perlengkapan : Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui telepon 1 2 3 Formulir Konsultasi Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Rekap Penangannan Permaslahan Melalui Telepon

Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Berkas

102

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON Pelaksana No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE 1 Menghubungi helpdesk LPSE melalui telepon Mulai untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait eProcurement 2 3 Menerima telepon dengan ramah dan sopan, mengucapkan salam Menanyakan identitas pengguna dan permasalahan yang ingin disampaikan sambil menggali infromasi lebih lengkap dan rinci terkait permasalahan Memberikan informasi identitas pengguna dan pertanyaan atas permasalahan yang ingin diajukan oleh helpdesk LPSE secara lengkap dan rinci Apakah helpdesk LPSE dapat menjawab atau memberikan solusi dari permasalahan yang disampaikan Apabila "ya" maka helpdesk memberikan penjelasan/ solusi untuk menyelesaikan permasalahan terebut Mengarsipkan lembar konsultasi dengan mengacu pada SOP Pengarsipan Berkas Apabila tidak, helpdesk meminta waktu untuk menemukan solusinya, memberikan nomor formulir konsultasi dan no tiket untuk memudahkan pelacakan penanganan permasalahan dan jika memungkinkan mengalihkan penanganan permasalahan melalui email/TTS
Ya
Tidak

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A

Output

Keterangan

10 detik Semua informasi yang didapat dicatat pada Formulir Konsultasi 2 menit isian data penyedia pada formulir konsultasi pemberian informasi dari pengguna Sesuai kebutuhan

permintaan informasi dari helpdesk kepada pengguna

N/A

N/A

Sesuai kebutuhan

Pertanyaan pengguna
Tidak

7 8

Selesai

jawaban/solusi pada formulir konsultasi Permasalahan tidak dapat diberikan solusi

jawaban/solusi sesuai kebutuhan dituangkan dalam formulir konsultasi 10 Menit arsip berkas 10 Menit solusi diberikan dengan mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE waktu 10 menit adalah waktu untuk membuat dan memberikan nomor formulir konsultasi serta memberitahukan untuk mengirimkan permasalahan tersebut melalui email/TTS

N/A

Selesai

103

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

104

Formulir Konsultasi FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE Hari/Tanggal Konsultasi Waktu A. IDENTITAS PENGGUNA SPSE a. Nama b. Nama Instansi/Perusahaan c. Alamat d. Nomor Telepon/HP B PERMASALAHAN : : : : : :

C.

JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN

Pemberi Penjelasan (...........................................)

105

Rekap Penangannan Permasalahan Melalui Telepon REKAP PENANGANNAN PERMASLAHAN MELALUI TELEPON
1 No 2 Tgl 3 Alamat E-mail 4 Nama 5 Isi Pesan 6 Kategori 7 DirektoratTujuan 8 Tgljawaban 9 Isi Jawaban 10 Petugas

Keterangan : 1 = No Urut Pencatatan 2 = Tanggal Telepon 3 = Alamat Email 4 = Nama Pengirim sebutkan juga instansinya (kalau ada) 5 = Isi Telepon 6 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi 7 = Sebutkan Direktorat Tujuan 8 = Tgl Penerimaan Form Jawaban 9 = Isi Jawaban 10 = Nama Penginput Rekap Telepon

106

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

107

Nomor SOP

18/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Pengguna SPSE Helpdesk LPSE

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola LSPE dalam menyelesaikan permasalahan melalui aplikasi TTS

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui aplikasi TTS

Peralatan/Perlengkapan :
1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1 2 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE untuk menyampaikan permasalahan

Keterkaitan :
1 SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi TTS

108

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS Pelaksana No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE 1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui aplikasi Mulai Trouble Ticketing System (TTS) untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait eProcurement 2 Menerima tiket permasalahan dari pengguna SPSE, mempelajari dan menetukan prioritas

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Tata cara pengisian TTS sesuai N/A dengan (user guide) petunjuk pengguna aplikasi TTS penentuan prioritas masalah berdasarkan Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 5 Menit

Output

Keterangan

hasil penentuan 5 Menit adalah waktu prioritas untuk mennetukan penanganan prioritas permasalahan permasalahan

Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari Pengguna SPSE Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas tiket berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya kepada pengguna SPSE melalui telepon Menerima tiket dan membalasnya dengan menyertakan data tambahan yang diminta Helpdesk LPSE

N/A
Ya Tidak

Data dan informasi yang disampaikan masih kurang

5 menit

pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE

pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE

N/A

Menerima balasan tiket berisi data tambahan dari pengguna SPSE Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian permasalahan dan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh Helpdesk LPSE

pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE Permasalahan yang disampaikan sudah memiliki cukup data dan informasi untuk dilakukan analisa hasil analisa permasalahan
Ya Tidak

N/A

1 hari

Data tambahan dari pengguna SPSE hasil analisa permasalahan

N/A

Solusi / jawaban/hasil penyelesaian masalah

Lamanya penyelesaian masalah mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah SPSE

Apabila dapat diselesaikan, helpdesk Membalas tiket berisi pemberitahuan bahwa permasalahan telah diselesaikan dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" Apabila tidak dapat diselesaikan maka helpdesk LPSE Mengeskalasikan permasalahan kepada helpdesk LKPP dengan mengklik tombol ESCALATE dan membalas tiket permasalahan yang memberitahukan bahwa permasalahan sedang ditangani helpdesk LKPP serta dimohon untuk menunggu balasan tiket selanjutnya

Permasalahan dapat diselesaikan


Selesai

10 menit

pemberitahuan 10 Menit setelah permasalahan permasalahan berhasil selsai kepada diselesaikan pengguna eskalasi permasalahan Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi TTS

10

permasalahan tidak dapat diselesaikan oleh helpdesk LPSE

5 menit

Selesai

109

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

110

Rekap penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui TTS

REKAPITULASI PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TTS


1 No 2 No TTS Nama 3 4 Permasalahan 5 Solusi 6 Tglditerima 7 Tglselesai 8 Keterangan

Keterangan : 1 = No Urut Pencatatan 2 = No tiket 3 = Nama instansi/perusahaan 4 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi 5 = Jawaban solusi dari permasalahan 6 = Tanggal e-mail diterima 7 = Tanggal selesai permasalahan 8 = Keterangan

111

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

112

Nomor SOP

19/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Pengguna SPSE Helpdesk LPSE

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola SPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui e-mail

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui e-mail

Peralatan/Perlengkapan :
1 Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah SPSE

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1 Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.

Keterkaitan :
1 SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi e-mail

113

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL Pelaksana No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE 1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui e-mail Mulai untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait eProcurement 2 Menerima e-mail dari pengguna SPSE, mempelajari dan menetukan prioritas

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A

Output

Keterangan

penentuan prioritas masalah berdasarkan Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

5 Menit

hasil penentuan 5 Menit adalah waktu prioritas untuk mennetukan penanganan prioritas permasalahan permasalahan

Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari Pengguna SPSE Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas e-mail berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya kepada pengguna SPSE melalui telepon Menerima e-mail dan membalasnya dengan menyertakan data tambahan yang diminta Helpdesk LPSE Menerima balasan e-mail berisi data tambahan dari pengguna SPSE Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian permasalahan dan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh Helpdesk LPSE

N/A
Ya Tidak

Data dan informasi yang disampaikan masih kurang

5 menit

pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE

pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE Permasalahan yang disampaikan sudah memiliki cukup data dan informasi untuk dilakukan analisa hasil analisa permasalahan
Ya Tidak

N/A

N/A

Data tambahan dari pengguna SPSE hasil analisa permasalahan Solusi / jawaban/hasil penyelesaian masalah pemberitahuan permasalahan selsai kepada pengguna eskalasi permasalahan Lamanya penyelesaian masalah mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah 10 Menit setelah permasalahan berhasil diselesaikan Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui e-mail

1 hari

N/A

Apabila dapat diselesaikan, helpdesk LPSE membalas e-mail berisi pemberitahuan bahwa permasalahan telah diselesaikan Mengeskalasikan permasalahan kepada helpdesk LKPP dengan meneruskan e-mail tersebut dan membalas e-mail kepada pengguna SPSE yang memberitahukan bahwa permasalahan sedang ditangani helpdesk LKPP serta dimohon untuk menunggu balasan e-mail selanjutnya

Permasalahan dapat diselesaikan


Selesai

10 menit

10

Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui e-mail


Selesai

5 menit

114

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

115

Nomor SOP

20/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan dengan datang langsung ke LPSE

Tujuan :
Menjamin terselesaikannya permasalahan pengguna SPSE dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik melalui LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1. Formulir Konsultasi 2 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

116

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE Pelaksana No 1 Aktivitas Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu Pengguna SPSE
Mulai

Mutu Baku Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A Output Isian data pengguna SPSE pada buku tamu Keterangan Tugas Front Office dapat dilaksanakan oleh Help Desk, Security, atau Resepsionis

Front office

2 3

Memberikan formulir konsultasi kepada pengguna SPSE Mengisi formulir konsultasi dan memberikan kembali formulir konsultasi yang telah diisi dengan lengkap kepada front office Menerima dan memeriksa formulir konsultasi dari pengguna SPSE. Apakah formulir konsultasi telah diisi dengan lengkap ? Jika "Ya" Front Office memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penguna SPSE untuk menunggu panggilan menghadap helpdesk diruang tunggu Jika "tidak" Front Office meminta pengguna SPSE untuk melengkapi isian Formulir Konsultasi Helpdesk menerima formulir konsultasi dari front office LPSE
Tidak Ya

formulir konsultasi formulir konsultasi

5 menit 5 menit Isian Formulir Konsultasi Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap Nomor antrian

Isian Formulir Konsultasi

5 menit

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap

5 menit

Isian Formulir Konsultasi belum lengkap

5 menit

meminta melengkapi formulir konsultasi ditindaklanjuti kepada helpdesk

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap

5 menit

117

Memanggil pengguna SPSE sesuai nomor antrian

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap dan N/A Nomor Antrian

Jika pengguna SPSE telah dipanggil sebanyak 3 kali namun pengguna SPSE tidak merespon maka Helpdesk akan memanggil nomor antrian berikutnya. Pengguna yang dilewat akan dipanggil kembali pada giliran berikutnya

Melakukan analisis permasalahan dengan menggali informasi sedalam-dalamnya dari pengguna SPSE . Apakah solsui permasalahan dapat ditemukan ?

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap


Tidak Ya

30 menit

informasi tambahan terkait masalah

sesuai dengan kebutuhan (berdasarkan Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE)

10

Apabila "Ya" Memberikan jawaban/solusi atas permasalahan yang disampaikan dalam bentuk tertulis dalam Formulir Konsultasi Mengeskalasikan permasalahan kepada Helpdesk LKPP melalui e-mail/TTS.

Formulir konsultasi ditandatangani/diparaf 10 menit oleh petugas Helpdesk yang memberikan jawaban/solusi Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS/e-Mail 5 menit

jawaban/solusi sesuai dengan atas permasalahan kebutuhan

11

Tiket/e-mail permasalahan pengguna SPSE yang dieskalasikan Arsip Formulir Konsultasi

12

Memberikan salinan Formulir Konsultasi kepada pengguna SPSE dan mengarsipkan lembar Formulir Konsultasi asli dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

formulir konsultasi yang telah diisi oleh helpdesk


Selesai

10 Menit

118

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

119

Formulir Konsultasi FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE Hari/Tanggal Konsultasi Waktu A. IDENTITAS PENGGUNA SPSE a. Nama b. Nama Instansi/Perusahaan c. Alamat d. Nomor Telepon/HP B PERMASALAHAN : : : : : :

C.

JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN

Pemberi Penjelasan (...........................................)

120

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

121

Nomor SOP

21/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Penyedia Barang/Jasa Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pemdampingan upload dokumen lelang dan pelaksanan pendampingan kepada Penyedia pada Bidding Room

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan penyedia yang terdaftar di SPSE dalam proses pemberian pendampingan dari Helpdesk untuk proses upload dokumen lelang di biding room LPSE

Peralatan/Perlengkapan :

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :

122

SOP PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM No 1 2 Aktivitas Mendatangi lokasi bidding room yang disediakan oleh LPSE Melapor ke front office dan mengisi buku tamu Pengguna SPSE
Mulai

Pelaksana Front office

Helpdesk LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan

Waktu

Output

Keterangan

5 menit

isian data pengguna SPSE pada buku tamu

Menanyakan kepada Penyedia apakah sudah mengikuti pelatihan aplikasi SPSE ? Menyarankan kepada Penyedia untuk mengikuti pelatihan penggunaan SPSE terlebih dahulu Memberikan nomor antrian untuk mendapat pendampingan dari helpdesk Memanggil Penyedia untuk mendapat pendampingan sesuai nomor antrian

Tidak

Ya

Helpdesk hanya memberikan arahan dalam 5 menit proses upload kepada penyedia yang telah mendapatkan pelatihan aplikasi SPSE 5 menit

Selesai

5 6

5 menit Telah memiliki nomor antrian dan membutuhkan pendampingan 5 menit

Nomor antrian pendampingan oleh helpdesk LPSE

Menanyakan kepada penyedia apakah telah mengisi data kualifikasi dan upload dokumen pendukungnya Memberikan penjelasan dalam mengisi data kualifikasi dan upload dokumen pendukungnya

Tidak

Ya

5 menit

10 menit

123

Mengisi data kualifikasi dan mengupload dokumen pendukungnya dengan didampingi oleh helpdesk LPSE. Apakah pengisian data dan upload dokumen berhasil ?
Ya
Tidak

15 menit

10 Menangani permasalahan untuk diselesaikan dengan meminta bantuan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan. Apakah permasalahan dapat diselesaikan ? 11 Mengeskalasikan permasalahan kepada Helpdesk LKPP melalui e-mail/TTS. Proses pendampingan selesai, penyedia akan segera dihubungi jika permasalahan yang dieskalasikan telah diselesaikan 12 Memberikan penjelasan dan petunjuk dalam mengenkripsi file dokumen penawaran menggunakan aplikasi enkripsi yang disediakan SPSE 13 Melakukan enkripsi file dokumen penawaran dan upload dokumen penawaran didampingi oleh helpdesk LPSE. Apakah proses enkripsi dan upload dokumen penawaran berhasil ? 14 Proses pendampingan upload dokumen selesai. Penyedia dapat meninggalkan bidding room dengan terlebih dulu melapor kembali ke front office
Ya
Tidak

15 menit
Ya
Tidak

Selesai

Permasalahan yang dieskalasikan dikonfirmasikan melalui telepon kepada helpdesk LKPP

5 menit

eskalasi permasalahan

Mengacu pada SOP eskalasi melalui email atau eskalasi melalui TTS

15 menit

15 menit

5 menit
Selesai

124

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

125

Formulir Konsultasi FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE Hari/Tanggal Konsultasi Waktu A. IDENTITAS PENGGUNA SPSE a. Nama b. Nama Instansi/Perusahaan c. Alamat d. Nomor Telepon/HP B PERMASALAHAN : : : : : :

C.

JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN

Pemberi Penjelasan (...........................................)

126

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

AGGREGASI DATA PENYEDIA

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

127

Nomor SOP

22/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

AGGREGASI DATA PENYEDIA

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Penyedia Barang/Jasa LPSE LKPP

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penyedia pada sistem ADP untuk melakukan aktivasi aggregasi data sebagai sebuah single sign on SPSE

Tujuan :
Menjamin Penyedia dapat melakukan Login pada sistem SPSE sebagai sebuah mekanisme Single Sign On SPSE di seluruh LPSE yang terintegrasi

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :

Keterkaitan :
1 2 SOP penanganan permasalahan melalui email, TTS atau datang langsung SOP Eskalasi penanganan permasalahan melalui email atau TTS

128

SOP AGGREGASI DATA PENYEDIA No 1 2 Aktivitas Melakukan login pada SPSE. Apakah pengguna telah melakukan aktivasi ? Pelaksana Penyedia
Mulai

LKPP

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan sudah memiliki user id dan password SPSE

Waktu N/A N/A

Output

Keterangan

Jika sudah melakukan aktivasi penyedia dan terdaftar di 1 LPSE maka penyedia dapat melakukan login pada semua SPSE yang terintegrasi dengan akun penyedia tersebut. Jika sudah aktivasi tapi terdaftar di lebih 1 LPSE maka penyedia harus melakukan login dengan akun atau UserID Default untuk masuk pada SPSE secara roaming Jika penyedia belum aktivasi maka berikutnya muncul halaman aktivasi dilanjutkan kepada proses aktivasi akun penyedia pada SPSE dan ikuti langkah-langkahnya Jika Penyedia belum aktivasi dan tidak muncul halaman aktivasi setelah itu muncul halaman non aktif maka Akun lokal di non aktifkan dan diganti dengan akun yang tampil pada halaman akun non aktif. Selanjutnya melakukan proses aktivasi akun penyedia SPSE Jika halaman akun non aktif tidak muncul tetapi yang muncul adalah notifikasi dari admin maka penyedia harus menghubungi LPSE atau LKPP untuk menyelesaikan masalahnya sesuai dengan notifikasi yang muncul

sudah aktivasi

N/A

belum aktivasi

N/A

belum aktivasi

N/A

belum aktivasi dan mengalami kendala untuk aktivasi

N/A

Mengacu pada SOP penanganan masalah melalui email, datang langsung atau melalui TTS dan SOP Eskalasi penanganan masalah melalui email atau TTS

LKPP akan menyelesaikan masalahnya sehingga admin dapat melakukan login secara terintegrasi

penyedia tidak dapat aktivasi


Selesai

N/A

Mengacu pada SOP penanganan masalah melalui email, datang langsung atau melalui TTS dan SOP Eskalasi penanganan masalah melalui email atau TTS aktivasi user penyedia

Penyedia dapat Login Lokal Maupun Roaming di Semua LPSE Ter-Aggregasi

sudah aktivasi
Selesai

N/A

129

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

130

Nomor SOP

23/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan jadwal lelang untuk batas akhir upload dokumen pernawaran dan awal pembukaan penawaran mulai dari proses permohonan sampai dengan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut 1. 2 3 Surat Permohonan Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Penawaran Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan

Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

131

s
SOP PERUBAHAN JADWAL LELANG TAHAPAN BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN PENAWARAN Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan 1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan Surat Permohonan Perubahan Jadwal Lelang Mulai data lelang kepada Helpdesk LPSE yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat permohonan berkop, tanda tangan dan stample basah instansi), jadwal lama dan baru dengan disertakan dengan alasan dan pernyataan bahwa segala akibat yang timbul dari perubahan jadwal ini seluruhnya tanggung jawab panitia pengadaan/Pokja ULP. (jika dikirimkan melalui email harus scan surat asli) 2 Menerima permohonan Waktu N/A Output Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui email/TTS (softcopy)

N/A

Melakukan pengecekan apakah perubahan tersebut tidak melanggar peraturan perundangundangan yang berlaku? Jia ierlukan dapat meminta rekomendasi dari LKPP Jika melanggar maka helpdesk memberitahukan kepada panitia perubahan tidak dapat dilakukan Jika tidak melanggar maka helpdesk dapat melakukan perubahan jadwal tersebut.
Selesai

N/A
Ya

Tidak

Surat permohonan perubahan jadwal permohonan tidak sesuai dengan aturan yang berlaku permohonan sesuai dengan aturan yang berlaku

15 Menit

hasil pengecekan melanggra/tida knya permohonan permohonan ditolak

Mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

N/A

permohonan di tindaklanjuti Helpdesk memberitahukan kepada panitia pengadaan/Pokja ULP bahwa jadwal sudah dilakukan perubahan Panitia/Pokja ULP menerima pemberitahuan perubahan jadwal dari helpdesk LPSE LPSE melakukan arsip dokumen
Selesai

Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

hasil perubahan

10 Menit

pemberitahuan 10 Menit setelah perubahan dilakukan perubaha

7 8

pemberitahuan perubahan

N/A 10 Menit Arsip berkas permohonan

132

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

133

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN BIMBINGAN TEKNIS

JAKARTA 2012

134

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PELAKASANAAN TRAINING PENGGUNA LPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

135

Nomor SOP

24/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Kepala SPSE Unit Layanan dan Dukungan LPSE Training

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses penyusunan program training, persiapan, mengundang peserta dan pelaksanaan training peggunaan SPSE.

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam pelaksanaan training peggunaan SPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1. Form Laporan Training 2 Kuesioner

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan :

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :

136

SOP PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE No 1 Aktivitas Menyusun rencana pelaksanaan training penggunaan SPSE bagi Pengguna SPSE Kepala LPSE Pelaksana Unit Layanan dan Dukungan LPSE Mutu Baku Trainer Persyaratan/Perlengkapan Rencana pelaksanaan meliputi:
Mulai

Waktu N/A

Output

Keterangan

a. Jadwal pelaksanaan training b. Penentuan peserta training c. Sarana dan prasarana training d. Materi training e. Penentuan trainer f. Anggaran

Melakukan persiapan pelaksanaan training

Persiapan yang dilakukkan meliputi : a. Memastikan kehadiran peserta maksimal 7 hari kerja sebelum pelaksanaan training dengan meminta lembar konfirmasi kehadiran b. Memastikan ketersedian sarana dan prasarana pelakasanaan training maksimal 7 hari kerja sebelum pelaksanaan training antara lain tempat, akses internet, konsumsi dan lain-lain c. Mempersiapkan materi training maksimal 2 hari kerja sebelum pelaksanaan training d. Memastikan ketersediaan trainer maksimal 5 hari kerja sebelum pelaksanaan training

N/A

Melaksanaan training penggunaan SPSE

Pelaksanaan training meliputi:

N/A

Kuesioner

15 menit setelah

a. Trainer memberikan materi sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh LKPP b. Trainer menyediakan waktu tanya jawab minimal 15 menit untuk setiap sesi dan mencatat identitas peserta (nama peserta dan asal instansi/perusahaan). Jika pertanyaan tidak dapat dijawab maka trainer menampung jawaban tersebut untuk dikonsultasikan kepada pihak yang berkompeten dan akan dijawab setelah kegiatan training selesai dengan meminta alamat e-mail dan nomor handphone peserta c. Trainer memberikan kuesioner sebagai bahan evaluasi pelaksanaan training pada hari terakhir kegiatan training 4 Menyusun laporan pelaksanaan training sesuai dengan form terlampir 1 jam
Selesai

Menyesuaikan jadwal training pada masingmasing LPSE

15 menit setelah sesi terakhir berakhir Form Laporan Training 1 Jam setelah pelaksanaan training berakhir

137

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

SOSIALISASI e-PROCUREMENT

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

138

Nomor SOP

25/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) SOSIALISASI e-PROCUREMENT

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Pimpinan K/L/D/I Direktur Direktorat e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Pejabat atauStaf

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Meliputi proses sosialisasi layanan LKPP dilingkungan internal dan eksternal

Pencatatan dan Pendataan : Tujuan :


Memastikan pelaksanaan sosialisasi layanan LKPP/LPSE di lingkungan internal dan eksternal LKPP/LPSE dapat dilaksanakan dengan efektif dan tepat sasaran

Definiisi : Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan :

139

SOP SOSIALISASI E-PROCUREMENT Pelaksana No Aktivitas Pimpinan K/L/D/I Direktur Direktorat eProcurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Pejabat atauStaf Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan

Mengirimkan surat permohonan sosialisasi eprocurement ditujukan kepada Direktur eProcurement Menerima dan mendisposisi surat kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Menunjuk pejabat atau staf untuk melaksanakan sosialisasi Memerintahkan staf untuk menyiapkan kebutuhan administrasi dan pembiayaan Staf memberikan laporan kesiapan administrasi dan pembiayaan kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Pejabat atau staf yang ditunjuk melaksanakan sosialisasi sesuai surat penugasan yang diterima. Pejabat atau staf yang telah melaksanakan sosialisasi membuat dan memberikan laporan hasil sosialisasi kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE sesuai dengan form terlampir

Mulai

1 hari kerja

1 hari kerja

maksimal 3 hari sebelum pelaksanaan

6 7

Selesai

1 hari kerja setelah pelaksanaan sosialisasi

140

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PEMELIHARAAN KINERJA DAN KAPASITAS SPSE

JAKARTA 2012

141

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

142

Nomor SOP

26/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Administrator Sistem LPSE ITO LKPP

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 Formulir Permintaan Perubahan. Lampiran Pengisian Formulir Permintaan Perubahan.

Penjelasan Singkat :
SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE. Ruangan lingkup pengawasan dan evaluasi Infrastruktur SPSE adalah dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras SPSE.

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
1. 2. 3 Menjamin tingkat ketersediaan infrastruktur pendukung Aplikasi SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan. Mencegah terjadinya gangguan dukungan terhadap aplikasi SPSE. Memastikan dilakukannya lesson learned dari kinerja Infrastruktur SPSE.

Definisi :
1 Perubahan Minor Infrastruktur adalah perubahan yang tidak mempengaruhi fitur fisik dalam infrastruktur tetapi hanya merubah setting atau konfigurasinya saja. Perubahan Major Infrastruktur adalah perubahan yang mempengaruhi Fitur Fisik dalam infrastruktur, perubahan ini bisa dalam bentuk upgrade atau penggantian perangkat infrastruktur SPSE. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2

Keterkaitan :

143

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE No 1 Aktivitas


Memastikan Sistem Monitoring perangkat keras dan jaringan komunikasi data dalam keadaan aktif a. Secara periodik setiap hari, administrator memantau kinerja dari perangkat komputasi dan perangkat jaringan komunikasi data. b. Pemantauan dilakuan secara khusus pada beban kerja komputasi dan lalu lintas data.

Pelaksana Administrator Sistem LPSE


Mulai

Mutu Baku ITO LKPP Persyaratan/Perlengkapan


Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki

Waktu
15 menit N/A

Output
Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada masalah Memastikan server aplikasi masih memberi data kepada server monitoring

Keterangan

N/A 30 menit

Selain secara harian, administrator pada Data Center SPSE melakukan pemantuan beban komputasi dan perangkat jaringan komunikasi data pada saat tahapan pelaksanaan suatu kegiatan e-procurement yang memerlukan proses komputasi , upload dan download pada intensitas tinggi

Memastikan kapasitas cpu,memory dan jaringan sesuai dengan beban kerja < 85% kinerja kapsitas maksimal Memastikan resource server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan

Pada aktivitas pemantauan tersebut adminstrator memastikan setiap proses upload dan download yang dilakukan oleh pengguna dapat dilakukan dan diterima oleh sistem SPSE secara lengkap dan utuh Jika pada saat pemantauan tersebut atau sesudahnya, ada laporan keluhan yang masuk maka adminstrator harus melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi pada perangkat keras dan jaringan komunikasi data

Dilakukan test kapasitas harddisk, kualitas koneksi, dan beban aplikasi LPSE

30 menit

Memastikan kinerja resource server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan

Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki dan akses ke server

30 menit

Memastikan kinerja resource server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan

Hasil identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi pada perangkat komputasi dan jaringan komunikasi data di analisis dan dikonsultasikan dengan technical support internal ataupun LKPP jika diperlukan Bersama ITO LKPP, administrator menentukan perubahan konfigurasi yang diperlukan pada perangkat.

Melakukan kontak ke helpdesk lalu helpdesk akan meneruskan ke tim ITO untuk segera ditindaklanjuti

1 jam

Permasalahan dijelaskan secara jelas agar solusi yang diambil segera dapat dilakukan

1-3 jam

Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan

1. Formulir Permintaan Perubahan Jika perubahan minor perangkat yang diperlukan maka technical support akan melakukan perubahan tersebut dan jika perubahan major yang diperlukan maka akan proses pengadaan baik berupa upgrade atau penggantian. Proses pengajuan perubahan harus dilakukan melalui formulir permintaan perubahan
Major Minor 2. Lampiran Pengisian FormulirMinor Permintaan

45 menit

Perubahan

Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan

Pada setiap kegiatan pemantauan, administrator wajib melakukan dokumentasi begitu juga layanan penyelesaian keluhan yang masuk dan ditangani. Dokumentasi ini akan diperlukan dalam melakukan manajemen kapasitas infrastruktur

Laporan aktifitas administrator

1 - 3 jam

Selesai

Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE adalah terjaminnya tingkat ketersediaan dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras Aplikasi SPSE.

144

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

145

LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian 1. 2. 3. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan 4. 5. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.

146

FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Hari/Tanggal Waktu Jenis Perubahan Perubahan Aplikasi : : Prioritas Perubahan Perubahan Kritis (berdampakpadainfrastrukturdanharussegeradiselesaikan) Perubahan Infrastruktur Perubahan Layanan Perubahan Mayor (adaimplikasikeoperasional TIK) Perubahan Minor (tidakberpengaruhlangsungterhadapinfrastruktur)

A.

URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi)

DASAR ANALISA PERMASALAHAN

C.

URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN

d.

PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN Catatan: Pengusul Pimpinan Disetujui Tidakdisetujui

(...........................................)

(...........................................)

147

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

148

Nomor SOP

27/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Administrator Sistem LPSE ITO LKPP Kepala LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 Laporan Kinerja Aplikasi SPSE. Formulir Permintaan Perubahan.

Penjelasan Singkat :
SOP Monitoring dan Evaluasi Aplikasi SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE. Ruang lingkup pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE adalah dukungan teknis ( database , perangkat) dan fungsionalnya.

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
1. 2. 3 Menjamin tingkat ketersediaan Aplikasi SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan. Mencegah terjadinya gangguan terhadap aplikasi SPSE. Memastikan dilakukannya lesson learned dari penggunaan Aplikasi SPSE.

Definisi :
1 2 Perubahan Minor adalah perubahan yang tidak mempengaruhi proses bisnis utama yang didukung oleh aplikasi SPSE danyang bersifat melengkapi fitur atau modul saja. Perubahan Major adalah perubahan mempengaruhi proses bisnis utama yang didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat mengganti, atau mengupgrade dari versi sebelumnya. Teknis dan Fungsional aplikasi adalah suatu bentruk kelengkapan teknis dari aplikasi berupa database , perangkat keras dan insfrastruktur lainnya yang mendukung operasional aplikasi SPSE, sedangkan fungsional adalah bagian dari proses bisnis yang tercakup dalam aplikasi SPSE. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 4 3

Keterkaitan :

149

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE No


1

Aktivitas
Memastikan Sistem Application Monitoring dan Database Server Log dalam keadaan aktif a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja dari Aplikasi dan Database Server berdasarkan Sistem Monitoring dan Log b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan terdiri dari Kemunculan Jenis Error yang paling sering muncul pada Database dan Aplikasi. Waktu Transaksi Query yang paling sering digunakan. Kegagalan transaksi data dan proses yang terekam oleh sistem Application Monitoring . Melakukan analisa terhadap kinerja Aplikasi khususnya penentuan kebutuhan perubahan konfigurasi database atau aplikasi yang diperlukan. Secara setiap bulan rutin juga merangkum dokumentasi penyelesaian masalah/layanan kepada pengguna, yang terkait dengan : a. Teknis upload dan download Data. b. c. Penggunaan Aplikasi SPSE. Keluhan lainnya terkait aplikasi SPSE.

Pelaksana Administrator LPSE


Mulai

Mutu Baku Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan


Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

ITO LKPP

Waktu
1 jam

Output
Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada masalah Memastikan sistem monitoring berjalan sempurna Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

Keterangan

sistem monitoring aplikasi dan aktifitas database Sistem monitoring serta akses ke server

3 jam

3 jam

Sistem monitoring serta akses ke server

1 jam

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

2 jam

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

Rangkuman yang telah dilakukan dilanjutkan dengan melakukan analisa perubahan yang diperlukan terhadap konfigurasi dan/atau Fitur Aplikasi SPSE

Sistem monitoring serta akses ke server

1 jam

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

Hasil analisa perubahan dipaparkan dalam dokumen permintaan perubahan, jika perubahan bersifat minor atau terkait konfigurasi maka pelaksanaan dapat ditangani sendiri di internal LPSE, tetapi jika perubahan bersifat major maka hal tersebut harus dikonsultasikan dengan Technical Support LKPP

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE


Minor Selesai

1 jam

Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan

Mayor

Jika dari hasil konsultasi diperlukan bantuan teknis dari LKPP maka LPSE mengajukan permohonan bantuan teknis kepada LKPP tetapi jika hasil konsultasi diperlukan bantuan pihak ketiga/vendor maka technical support mengajukan usulan kegiatan kepada kepala LPSE

Tidak

N/A
Selesai

Ya Selesai

Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Evaluasi aplikasi SPSE adalah terjaminnya tingkat ketersediaan layanan Aplikasi SPSE dari sisi dari sisi teknis maupun fungsional

150

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

151

LAMPIRAN LAMPIRAN 1. 1. 2. 3. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Aplikasi Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan Aplikasi, maka penjelasan yang diperlukan adalah fitur, alur secara umum dan konfigurasi lingkungan aplikasi serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan 4. 5. 2. a. b. i. ii. iv. v. c. d. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan. Form Kinerja Aplikasi Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang dilakukan Uraian Kondisi Terkini: adalah isian parameter-parameter berikut ini Ukuran Database : Jumlah Pengguna : Bandwidth Upstream: Bandwidth Downstream: Uraian Error yang sering muncul adalah pesan kesalahan pada saat penggunaan SPSE yag paling sering terjadi . Uraian Lesson Learned dan Analisisnya adalah penjelasan dan rangkuman dari keluhan, masukan, kritik dan usulan yang diberikan oleh pengguna dan diakhiri analisis yang dilakukan terhadap penjelasan sebelumnya dalam Lesson Learned.

iii. Jumlah Transaksi Database :

152

FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Hari/Tanggal Konsultasi Waktu : :

Perubahan Aplikasi Perubahan Infrastruktur Perubahan Layanan

Perubahan Kritis Perubahan Mayor Perubahan Minor

A.

URAIAN KONDISI TERKINI

DASAR ANALISA PERMASALAHAN

C.

URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN

Pengusul D. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN Catatan: Pengusul (...........................................) Disetujui Tidakdisetujui

Pimpinan

Pimpinan (...........................................)

153

LAPORAN KINERJA APLIKASI SPSE Hari/Tanggal Waktu : :

INSIDENTAL RUTIN BULANAN RUTIN SEMESTERAN

A.

URAIAN KONDISI TERKINI Ukuran Database : Jumlah Pengguna : Jumlah Transaksi Database : 4. Bandwidth Upstream: 5. Bandwidth Downstream: URAIAN ERROR YANG PALING SERING MUNCUL 1. 2. 3.

C.

URAIAN LESSON LEARNED DAN ANALISISNYA

Administrator

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

154

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

155

Nomor SOP

28/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Administrator Sistem LPSE ITO LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 3 Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE LampiranKinerja Infrastruktur SPSE Formulir Permintaan Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur

Penjelasan Singkat :
SOP Monitoring dan Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkahlangkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah Storage , Lalu lintas Data dan Beban Komputasi . Ketiga komponen ini merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan yang tinggi.

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
1. 2. 3 Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan. Mencegah terjadinya kelebihan kemampuan terhadap kapasitas maksimum layanan SPSE. Memastikan perencanaan kapasitas sesuai dengan tingkat kebutuhan kapasitas yang terus berkembang. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 4

Definisi :
1 2 3 Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah perangkat keras seperti server ataupun personal komputer Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringan internet Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Peringatan :
1. 2.

Keterkaitan :
5

156

MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE Pelaksana No


1

Mutu Baku Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan


1. Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE 2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

Aktivitas
Memastikan sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall dan bekerja dengan baik a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan. b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan administrator terdiri dari : Grafik perkembangan kapasitas storage. oleh

Administrator Sistem LPSE


Mulai

ITO LKPP

Waktu
15 menit N/A -

Output

Keterangan
Detil pelaksanaan aktifitas 1 dan 2 merujuk pada pedoman pengelolaan infrastruktur LPSE

N/A

Grafik beban kerja prosesor dan memory dari perangkat server. Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan. 2 Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan, Administrator melakukan analisa kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta penggantian/upgrade perangkat server . Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa a. Tingkat kekritisan kapasitas storage. b. Tingkat kekritisan beban lalu lintas data. c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi. 3 Membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam pelaksanaanya jika diperlukan dapat meminta rekomendasi dan dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut 2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE 3 jam Memastikan kinerja resource server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan

N/A

Detil pelaksanaan aktifitas 1 dan 2 merujuk pada pedoman pengelolaan infrastruktur LPSE

Menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut kepada pimpinan LPSE setempat

Formulir Permintaan Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

3 jam

Kepala LPSE memproses usulan tersebut : a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses pengadaan b. Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan atas usulan tersebut c. Administrator melakukan perbaikan dan analisa ulang seperti pada langkah 2
Ya Tidak

4 jam

Selesai

157

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

158

LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian 1. 2. 3. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan 4. 5. 2. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.

Form Kinerja Infrastruktur a. b. c. Jenis Infrastruktur: pilih salah satu jenis infrastruktur yang dilaporkan Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang dilakukan Uraian Kondisi Terkini: adalah penjelasan terkait parameter-parameter dan nilainya masing-masing sesuai dengan jenis infrastruktur yang sedang dilaporkan. Misalnya Storage, maka dalam Uraian kondisi terkini dijelaskan, Ukuran Volume Total, Ukuran Volume Terpakai, Ukuran Volume Kosong dan seterusnya. d. e. Tabel dan Grafik Kinerja adalah uraian kondisi jenis infrastruktur yang dilaporkan dalam bentuk tabular dan grafis. Analisis Kinerja adalah uraian analisis unjuk kerja dari jenis infrastruktur yang dilaporkan. Analisis ini dapat mempergunakan data pada kegiatan pelaporan sebelumnya sebagai bahan perbandingan perubahan kinerja baik itu menurun atau meningkat.

159

FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Hari/Tanggal Waktu Jenis Perubahan Perubahan Aplikasi Perubahan Infrastruktur Perubahan Layanan : : Prioritas Perubahan Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan) Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK) Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur)

A.

URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi)

DASAR ANALISA PERMASALAHAN

C.

URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN

d.

PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN Disetujui Tidakdisetujui Catatan:

Pengusul

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

160

LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR Hari/Tanggal Konsultasi Waktu Jenis Infrastruktur STORAGE LALULINTAS DATA BEBAN KOMPUTASI : : Periode Laporan INSIDENTAL RUTIN BULANAN RUTIN SEMESTERAN

A.

URAIAN KONDISI TERKINI

TABEL DAN GRAFIK KINERJA

C.

ANALISIS KINERJA

Administrator

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

161

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR SPSE

JAKARTA 2012

162

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

163

Nomor SOP

29/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Administrator sistem LPSE Kepala LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center . Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center .

Penjelasan Singkat :
Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LKPP & LPSE untuk mengelola data center secara terpusat baik perangkatnya sewa atau pun milik sendiri. Prosedur ini diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap data center ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi. Prosedur ini mencakup beberapa topik yang tidak terbatas hanya pada: keselamatan, keamanan, permintaan ruangan, perbaikan perangkat, instalasi dan un-install perangkat keras, kabel, daya, terkait kebersihan dan perangkat lainnya di dalam data center .

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
1 2 Menjamin data center yang reliabel , aman dan terlindungi sebagai fasilitas vital. Mengelola data center secara terpusat agar penanganan lebih terkoordinasi.

Definisi :
1 2 Data center adalah fasilitas vital yang didalamnya terdapat perangkat penyimpanan, komputasi dan komunikasi yang mengendalikan proses TIK di lingkungan LPSE Perangkat adalah alat, media atau peralatan yang terkait dengan pengelolaan teknis TIK di dalam data center Lingkungan adalah alat, media atau peralatan pendukung operasional perangkat didalam data center mendapat jaminan pasokan udara, listrik dan kebersihan. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 3

Keterkaitan :

164

MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER No Aktivitas Pelaksana Administrator Kepala LPSE Sistem SPSE
Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu


15 menit

Output
Catatan aktifitas di dalam data center

Keterangan

Prosedur Kegiatan Monitoring


1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan di dalam data center mencatatkan kegiatannya dalam logbook

Administrator Sistem LPSE memastikan operasional perangkat keras, penyimpanan dan jaringan berjalan dengan baik serta lingkungan di dalam center sesuai standar A. Secara periodik setiap satu bulan sekali, Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan atas lingkungan dan perangkat data center yang mencakup : Perangkat tetap berada pada rack sesuai dengan penempatannnya. Pintu Rack selalu terkunci. Tidak ada barang-barang diluar perangkat data center. Ruangan dan Lantai dalam keadaan bersih. Kondisi raised floor sesuai pada tempatnya. Suhu udara dalam ruang data center antara 17 C 24

1. Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center 2. Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center

1 jam

Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan

1 jam

Ventilasi udara dibawah raised floor , dan rack perangkat berjalan dengan baik. APAR dalam kondisi siap pakai Pengkabelan baik untuk data ataupun listrik sesuai pada tempatnya Panel listrik terlindungi dan terkunci B. Rangkuman kondisi lingkungan data center dicatatkan pada laporan bulanan kondisi lingkungan dan perangkat data center Kondisi perangkat Pendingin Udara. Kondisi raised Floor dan lingkungan lainnya. Kondisi rack dan perangkat di dalamnya. 1. Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center 1 jam Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan

Kondisi perangkat pendukung seperti APAR dalam kondisi siap pakai Laporan tersebut disampaikan kepada kepala LPSE untuk didokumentasikan
Selesai

2 jam

Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center adalah untuk menjamin pengelolaan Data Center yang terpusat dan handal

165

No

Aktivitas

Pelaksana Administrator Kepala LPSE Sistem LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan

Prosedur Kegiatan Pemeliharaan


1 Administrator Sistem LPSE menyampaikan Formulir permohonan kunjungan dari luar (vendor pemeliharaan AC, Perangkat dan lingkungan data Center atau pihak lainnya) kepada Kepala LPSE untuk tujuan pemeliharaan, perbaikan dan/atau modifikasi pada lingkungan atau perangkat data center Kepala LPSE memproses permohonan tersebut dan menugaskan Administrator Sistem LPSE untuk mendampingi kegiatan yang dilakukan di dalam data center Selama kegiatan dan sesudahnya Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan Data Center sesuai standar yang ditetapkan Sesudah Kegiatan selesai dilakukan Administrator Sistem LPSE dan Tamu Pengunjung Data Center membuat berita acara kegiatan selama di dalam data center Berita acara tersebut di rekam dan didokumentasikan pada sistem Helpdesk
Mulai

Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center

1 jam

Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan

Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center

N/A

Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center adalah untuk menjamin pengelolaan Data Center yang terpusat dan handal

N/A

1 jam

45 menit

Selesai

166

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

167

LAMPIRAN LAMPIRAN 1. a. b. c. d. e. f. 2. a. b. c. Form Permohonan Kunjungan & Kegiatan Di Data Center, petunjuk pengisian: Tujuan Kunjugan dan Kegiatan : berisi uraian tujuan dari apa yang akan dilakukan di dalam Data Center dijelaskan secara singkat dan jelas. Jenis Kegiatan dipilih salah satu yang sesuai dengan tujuan kunjungan. Prioritas Kegiatan dipilih salah satu dari pendefinisian sifat tujuan kunjungan. Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan diurakan secara rinci kegiatan selama di dalam Data Center. Ruang Lingkup kegiatan adalah cakupan kegiatan yang akan dilaksanakan terhadap lingkungan dan/atau perangkat apa saja. Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan adalah uraian pengaruh dan juga hasil nyata kegiatan berupa keluaran yang terukur atau nampak secara fisik. Laporan Kondisi Perangkat & Lingkungan Data Center Perangkat dan Lingkungan Data Center ini adalah pilihan yang harus ditandai dan pilihan yang ada bisa ditandai semua atau sebagian ataupun hanya satu tergantung dari laporan kegiatan yang telah dilakukan. Kondisi umum adalah penjelasan secara umum terkait perangkat dan lingkungan yang menonjol untuk dijelaskan. Tabel Pengamatan Perangkat dan Lingkungan adalah tabel presentasi kondisi perangkat dan lingkungannya sesuai dengan parameternya masing-masing, misalnya terdiri dari kolom nama perangkat/lingkungan, standar parameter yang diharuskan, kondisi/status dari perangkat terkait standar parameter. d. Kesimpulan dan Rekomendasi adalah uraian penutup yang merupakan rangkuman umum perangkat dan lingkungan data center serta usulan yang harus ditindaklanjuti.

168

FORM PERMOHONAN KUNJUNGAN & KEGIATAN DI DATA CENTER Hari/Tanggal Waktu Nama Pemohon Asal Institusi/Dept/Bagian Tujuan Kunjungan & Kegiatan : : : :

Jenis Kegiatan Perubahan/Modifikasi Perangkat Perubahan/Modifikasi Lingkungan Pemeliharaan Umum

Prioritas Kegiatan Kegiatan Kritis Kegiatan Minor Kegiatan Mayor

A.

Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan

Ruang Lingkup Kegiatan

C.

Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan

Pengusul

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

169

LAPORAN KONDISI PERANGKAT & LINGKUNGAN DATA CENTER Hari/Tanggal Konsultasi Waktu Perangkat dan Lingkungan Data Center STORAGE SERVER PERANGKAT JARINGAN RAISED FLOOR PENDINGIN UDARA VENTILASI DAN LAINNYA : :

A.

URAIAN KONDISI UMUM

TABEL PENGAMATAN PERANGKAT DAN LINGKUNGAN

C.

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Administrator

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

170

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGELOLAAN ASSET INFORMASI

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

171

Nomor SOP

30/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGELOLAAN ASSET INFORMASI

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 5 Administrator Sistem LPSE Kepala LPSE Helpdesk LPSE Pengguna SPSE Vendor

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 Laporan Inventory Asset Informasi. Formulir Dukungan Layanan Asset Informasi.

Penjelasan Singkat :
Dokumen ini menetapkan prosedur untuk pengelolaan asset informasi seperti komputer desktop , laptop dan tablet dan lain-lainnya. Pengelolaan meliputi pemeliharaan, penggunaan dan mutasi perangkat dan penggantian atau penghapusan perangkat.

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
1 2 Menjamin asset informasi terlindungi dan digunakan secara semestinya. Mengelola asset informasi untuk mendukung kegiatan di LPSE.

Definisi :
1

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Asset informasi adalah perangkat yang digunakan dalam pengelolaan TIK yang merupakan perangkat akhir yang digunakan oleh pengguna seperti Komputer Desktop, laptop dan tablet . Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

2 3

Keterkaitan :

172

PENGELOLAAN ASSET INFORMASI

No

Aktivitas

Pelaksana Administrator Sistem Kepala LPSE LPSE


Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan


Network tools

Waktu
1 hari

Output
dokumen asset

Keterangan

Prosedur Kegiatan Pemeliharaan Rutin Asset Informasi 1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan pemeliharaan rutin terhadap asset informasi secara rutin 1 bulan sekali dan jika diperlukan melayani perbaikan ringan terhadap perangkat keras atau perangkat lunak

Administrator Sistem LPSE membuat laporan kegiatan pemeliharaan dan melakukan pembaharuan status dan konfigurasi asset informasi pada sistem Helpdesk

Laporan Kegiatan Pemasaran

1 hari

dokumen asset

Laporan disampaikan kepada Kepala LPSE untuk didokumentasikan

dokumen asset

1 hari

dokumen asset

Selesai

173

No

Aktivitas

Pelaksana Administrator LPSE Kepala LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu


surat pemohonan perbaikan 1 jam

Output
jadwal perbaikan

Keterangan

Prosedur Perbaikan Ringan Asset Informasi 1 Administrator Sistem LPSE menerima permintaan perbaikan ringan yang menyangkut perangkat keras atau lunak

Mulai

Administrator Sistem LPSE melakukan identifikasi permasalahan berdasarkan diagnosa awal Administrator Sistem LPSE melakukan perbaikan kecil pada perangkat keras atau perangkat lunak jika diperlukan. Apabila ditemukan permasalahan yang tidak bisa diselesaikan maka dilakukan eskalasi pada prosedur penanganan masalah atau penanganan insiden Jika setelah selesai melakukan perbaikan kecil maka Administrator Sistem LPSE merekam kegiatannya dalam berita acara dukungan layanan asset informasi dan pengguna melakukan pengesahan pada berita acara tersebut Jika masalah tersebut dieskalasi maka Administrator Sistem LPSE mencatatkan rekomendasi yang diperlukan pada berita acara tersebut dan memperbaharui status layanan menjadi di eskalasi ke prosedur berikutnya Eskalasi tersebut dicatatkan dalam berita acara dukungan layanan asset informasi dan disetujui serta disahkan oleh pengguna

2 jam

hasil analisa permasalahan hasil perbaikan

2 hari

2 jam

Berita Acara

1 hari

analisa permasalahan dan rekomendasi permasalahan selesai

1 hari
Selesai

174

No

Aktivitas

Pelaksana Pengguna SPSE Helpdesk LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu


logbook layanan asset informasi 30 menit

Output
daftar pengunjung daftar pengunjung hadir

Keterangan

Prosedur Penggunaan Asset Informasi Oleh Pengunjung/Tamu di Bidding Room 1 Pengguna yang merupakan pengunjung/tamu mengisi Mulai logbook penggunaan komputer sebagai Asset Informasi di Bidding Room lingkungan LPSE 2 Petugas mencatatkan dan merekam logbook dalam sistem Helpdesk serta menyiapkan akun sementara serta no komputer yang bisa digunakan Pengguna mengakses dan menggunakan komputer yang telah ditunjukan oleh petugas. Pengguna tidak disarankan menyimpan file yang berisi informasi penting di dalam media penyimpanan lokal Pengguna melakukan logoff , setelah menggunakan komputer sebagai Asset Informasi di lingkugan LPSE
Selesai

logbook layanan asset informasi

30 menit

hadir

Komputer bidding room

1 hari

komputer bidding room dapat digunakan

Komputer bidding room

N/A

Log out

No

Aktivitas

Pelaksana Administrator LPSE


Mulai

Vendor

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu


Formulir Informasi Dukungan Layanan Asset N/A

Output

Keterangan

Prosedur Mutasi Perangkat Untuk Perbaikan 1 Pemohon mutasi perangkat mengajukan mutasi perangkat pada Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di LPSE

Administrator Sistem LPSE merekam permohonan dan melakukan update atas item konfigurasi tersebut menjadi tidak aktif atau sedang dalam perbaikan Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di LPSE mencatatkan informasi mutasi dalam sebuah formulir mutasi perangkat untuk perbaikan Formulir diotorisasi oleh Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Pihak yang berwenang di LPSE sebagai bukti pemeliharaan perangkat Pemohon mutasi perangkat menghubungi vendor untuk melakukan perawatan

Formulir Informasi

Dukungan

Layanan

Asset

1 jam

status perangkat tidak aktif

Formulir Informasi

Dukungan

Layanan

Asset

1 jam

formulir perangkat perbaikan

mutasi daftar permasalahan untuk dituangkan pada formulir mutasi perangkat untuk perbaikan

formulir perbaikan

mutasi

perangkat

untuk

1 hari

persetujuan formulir mutasi perangkat untuk perbaikan proses mutasi pihak vendor di

persetujuan formulir mutasi perangkat untuk perbaikan

N/A

Perangkat yang sudah kembali dari vendor akan direkam dan diperbaharui statusnya menjadi aktif kembali dan mencatatkan tanggal kembali perangkat tersebut dalam formulir mutasi perangkat untuk perbaikan
Selesai

proses mutasi telah diselesaikan

1 hari

mengaktifkan perangkat yang telah dimutasi

175

No

Aktivitas

Pelaksana Administrator LPSE


Mulai

Vendor

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu


surat pemberitahuan 1 hari

Output

Keterangan

Prosedur Penarikan dan Penghapusan Perangkat 1 Administrator Sistem LPSE melakukan pemberitahuan penarikan dan penghapusan komputer kepada pengguna

Pengguna diminta untuk melakukan backup jika mampu dan meminta bantuan Administrator Sistem LPSE jika diperlukan

2 hari

backup data selesai

Jika mampu melakukan backup secara mandiri, pengguna harus melakukan penghapusan data pada perangkat yang akan ditarik

2 hari

data terhapus

Jika tidak, Administrator Sistem LPSE akan memberikan bantuan teknis proses backup pada pengguna

2 hari

backup data

Setelah backup selesai dilakukan pemohon menandatangani berita acara penarikan perangkat

1 jam

Berita Penarikan

Acara

Administrator Sistem LPSE akan melakukan update pada item konfigurasi yang ditarik dengan cara menonaktifkan perangkat tersebut atau dihapus jika dimungkinkan
Selesai

Berita Acara Penarikan

2 hari

menonaktifkan perangkat lama

176

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGELOLAAN ASSET INFORMASI

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

177

LAMPIRAN LAMPIRAN FORM DUKUNGAN LAYANAN ASSET INFORMASI Hari/Tanggal Waktu Nama Pengguna Jenis Layanan (pilih salah satu) Perbaikan/Troubleshooting Instalasi/Upgrade Konsultasi Lainnya, sebutkan : : : Produk Layanan (pilih salah satu) Perangkat Keras Perangkat Lunak Jaringan Lainnya, sebutkan

A.

URAIAN KELUHAN

LANGKAH DUKUNGAN

C.

CATATAN-CATATAN

d.

STATUS PENYELESAIAN DUKUNGAN SELESAI PERLU DIESKALASI DITUNDA Catatan:

Personil IT

Pengguna

(...........................................)

(...........................................)

178

LAPORAN INVENTORY ASSET INFORMASI Hari/Tanggal Periode Laporan Nama Penyusun : : :

A.

Rangkuman Asset Informasi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Komputer Server Komputer Desktop Komputer Laptop Printer Fungsi Tunggal Printer Multi Fungsi Perangkat Lunak Komersial BerLisensi Perangkat Lunak Berbasis OpenSource Switch Access Point Router Scanner Lainnya, sebutkan satu persatu : ...... unit : ..... unit : ...... unit : ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet : ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet : ...... paket : ....... paket : ....... unit : ....... unit : ...... unit : ...... unit : ....... unit

Daftar Asset Informasi Normal Beroperasi (terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli)

C.

Daftar Asset Informasi Bermasalah(terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli)

d.

Rencana Kebutuhan (sebutkan satu persatu disertai jumlah unit yang diusulkan dan harga pasaran)

Personil IT

Pengguna

(...........................................)

(...........................................)

179

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

180

Nomor SOP

31/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 ITO (LKPP) Administrator Sistem LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 Formulir Konsultasi Jawaban atau Tanggapan

Penjelasan Singkat :
Meliputi pengelolaan lisensi software pada PC / notebook personil unit kerja serta lisensi software yang terdapat di server LKPP/LPSE.

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Mengatur pengelolaan lisensi di LKPP/LPSE agar dapat berjalan secara efektif.

Definisi :
1

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2

IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan :

181

PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG No Aktivitas Pelaksana ITO LKPP Kepala LPSE ULP Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan
Formulir pengajuan instalasi
Mulai

Waktu
1 jam

Output
Formulir pengajuan instalasi

Keterangan

Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Berlisensi


1 Pemohon mengajukan permohonan lisensi software berupa CD dan serial number kepada ITO / Administrator Sistem LPSE

Personil ITO / Administrator Sistem LPSE mengecek ketersediaan lisensi software yang dibutuhkan oleh pemohon Memastikan kesersediaan lisensi

Formulir pengajuan instalasi

1 jam

pencarian ketersediaan lisensi informasi ketersediaan lisensi instalasi dokumentasi dan

1 jam

Apabila lisensi software tersedia, maka ITO / Administrator Sistem LPSE melaksanakan instalasi dan didokumentasikan dalam Berita Acara Instalasi

ketersediaan lisensi

1 hari

Apabila lisensi belum tersedia, maka ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan verifikasi kebutuhan software untuk personil pemohon Personil ITO / Administrator Sistem LPSE memastikan apakah pengadaan bisa diajukan atau tidak

lisensi tidak tersedia

2 hari

hasil verifikasi kebutuhan lisensi software hasil konfirmasi pengadaan

2 hari

Apabila pengadaan lisensi dapat diajukan, maka ITO / Administrator Sistem LPSE membuat rencana anggaran pengadaan sesuai dengan Prosedur Pengadaan Barang / Jasa Personil ITO / Administrator Sistem LPSE mengajukan permohonan pengadaan software beserta lisensinya kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE

konfirmasi pengadaan disetujui

5 hari

rencana anggaran pengadaan

2 hari

permohonan pengadaan

Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE memutuskan apakah menyetujui pengadaan software dan lisensinya atau tidak. Jika tidak menyetujui, maka alur proses selesai Apabila Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE menyetujui permohonan pengadaan, maka Pejabat Pengadaan / ULP melaksanakan pengadaan software dan lisensi sesuai kebutuhan Pejabat Pengadaan / ULP memberitahukan ITO / Administrator Sistem LPSE untuk pelaksanaan instalasi

Tidak

2 hari
Ya

persetujuan permohonan pengadaan lisensi

Selesai

10

persetujuan pengadaan

N/A

proses pengadaan

11

lisensi software yang diperlukan sudah tersedia

1 hari

Proses instalasi

12

ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan update database asset register untuk aset perangkat lunak
Selesai

software terinstalasi

2 jam

update database asset register

182

Pelaksana No Aktivitas Administrator Sistem LPSE Kabid Pemeliharaan Kepala LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan


Form Instalasi Software

Waktu
1 jam

Output
permintaan instalasi software

Keterangan

Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Tidak Berlisensi


1 Personil mengajukan pelaksanaan instalasi ke Administrator Sistem LPSE dengan menggunakan form instalasi software
Mulai

Administrator Sistem LPSE melakukan pengecekan kesesuaian software yang diajukan dengan Standard Operating Environment (SOE) untuk software di Unit LPSE

permintaan instalasi software

2 jam

Analisa software yang akan diinstall

Apabila software yang diajukan terdapat dalam SOE LPSE, maka Administrator Sistem LPSE dapat melakukan instalasi langsung di PC/Notebook personil. Dan apabila tidak terdapat dalam SOE LPSE, maka Administrator Sistem LPSE meminta persetujuan Kepala Bagian/Bidang Pemeliharaan untuk melakukan instalasi

1 hari

proses software

instalasi

Tidak ya

Sub Bagian/Bidang Pemeliharaan Sistem meminta persetujuan Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE untuk melakukan instalasi software yang tidak terdapat di dalam SOE LPSE

Software tidak ada pada SOE

2 jam

pengajuan instalasi software yang tidak ada pada SOE

Apabila Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE menyetujui, maka proses penginstalan dapat dilakukan. Dan apabila tidak disetujui, maka proses selesai Administrator Sistem LPSE melakukan penginstalan software apabila terdapat dalam SOE LKPP/LPSE atau telah disetujui oleh KepalaBagian/Bidang Pemeliharaan
Selesai

Tidak ya
Selesai

pengajuan instalasi software yang tidak ada pada SOE

2 jam

keputusan persetujuan

Persetujuan instalasi software

1 hari

software terinstal

183

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

184

Nomor SOP

32/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-12 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Administrator Sistem LPSE Dit E-Proc/Pihak Yang Diberikan Kewenangan

Peralatan/Perlengkapan :
1 Form Laporan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote.

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan perbaikan secara remote yang dilakukan personil dari luar ruang kerja LKPP/LPSE melalui jaringan internet .

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan untuk mencapai dan memelihara sistem perlindungan yang tepat terhadap aset sistem informasi LKPP/LPSE selama pelaksanaan perbaikan secara remote .

Definisi :
1

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Akses Remote adalahAkses terhadap aset teknologi informasi yang dilakukan dari lokasi yang terpisah (jarak jauh) dengan menggunakan fasilitas jaringan internet/ekstranet .

Komputer host / server adalah Komputer tempat data maupun aplikasi yang hendak diakses secara Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :

185

PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE No


A. 1

Aktivitas
Ketentuan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote Untuk memastikan keamanan proses perbaikan, hal hal berikut harus diperhatikan pada workstation ( PC / Notebook ) yang digunakan untuk melakukan perbaikan secara remote , yaitu a. Diusahakan menggunakan PC/Notebook milik Personil LKPP/LPSE. b. Perbaikan secara Remote yang diizinkan hanya dari jaringan kantor LPSE dan LKPP atau Alamat IP yang diijinkan. c. Akses remote tidak diijinkan untuk menggunakan akun root secara langsung. d. Memiliki kemampuan teknis untuk mendukung pelaksanaan akses secara remote . e. Terhubung ke internet melalui jaringan yang stabil dan aman ( workstation tidak berada di tempat umum atau diakses oleh publik / umum dan menggunakan jaringan yang terlindungi dengan baik) . Sebagai dokumentasi, rincian pelaksanaan perbaikan secara remote berikut harus didokumentasikan : a. Lokasi perbaikan b. Jaringan yang digunakan c. Waktu pelaksanaan perbaikan (tanggal, waktu mulai akses, waktu selesai) d. Analisa gangguan dan perbaikannya

Pelaksana Administrator Dit E-Proc Sistem LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu


N/A

Output

Keterangan

B. 1

Prosedur Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan menerima laporan terjadinya gangguan yang bersifat urgent untuk segera ditangani Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan menyiapkan workstation ( PC /Notebook ) yang sesuai untuk melakukan perbaikan secara remote sesuai dengan bagian A nomor 2 di atas Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan mengakses computer host /server melalui internet untuk memperbaiki sistem yang mengalami gangguan Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan melakukan perbaikan awal untuk menutup gangguan sehingga sistem dapat berjalan kembali Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan melakukan perbaikan lanjutan dengan mencari akar penyebab gangguan dan memperbaikinya untuk mencegah gangguan terulang lagi. Perbaikan lanjutan ini dilakukan melalui jaringan intranet LKPP/LPSE Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan mencatatkan pelaksanaan perbaikan secara remote dalam Logbook

Laporan terjadinya gangguan


Mulai

1 jam

informasi gangguan

1 jam

Perangkat digunakan

siap

N/A

proses perbaikan

Form Laporan Secara Remote

Pelaksanaan

Perbaikan

N/A

penyelesaian masalah Analisa masalah dan perbaikan

N/A

1 jam
Selesai

Dokumentasi

186

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

187

Nomor SOP

1/IK/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Administrator Sistem LPSE ITO LKPP

Peralatan/Perlengkapan :

Penjelasan Singkat :
1 2 Instruksi kerja ini menjelaskan tahapan monitoring security log pada : Server , yang meliputi: server aplikasi, database , dan backup . Perangkat jaringan melalui server security .

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memonitor log pada server dan jaringan untuk memastikan keamanan server dan jaringan.

Definisi :
1

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :

188

INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER

No
1

Aktivitas
Administrator Sistem LPSE mengaktifkan log pada OS server serta mengaturnya untuk dapat menyimpan log sekurangkurangnya selama 90 hari. Jika kapasitas penyimpanan server tidak memadai dapat dipindahkan ke media backup lain. Detail log yang diaktifkan berpedoman pada Pedoman Pengelolaan Infrastruktur Administrator Sistem LPSE melakukan analisis terhadap log tersebut setiap 3 bulan sekali atau pada saat diperlukan

Pelaksana Administrator Sistem LPSE


Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan


Akses ke server

Waktu
45 menit

Output
memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik

Keterangan

Akses ke server atau software pemroses log sistem

1 jam

memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik

Administrator Sistem LPSE melakukan analisa jumlah failure audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login serta penyebab failure audit tersebut

Akses ke server atau software pemroses log sistem

3 jam

Administrator Sistem LPSE melaporkan hasil analisa jumlah failure audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login serta penyebab failure audit tersebut a. Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kasubdit Pengelolaan dan Pembinaan LPSE b. Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kepala LPSE Administrator Sistem LPSE melaksanakan tindaklanjut apabila diperlukan

Akses ke server atau software pemroses log sistem

3 jam

Akses ke server atau software pemroses log sistem

N/A

memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik

Selesai

189

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

190

Nomor SOP

2/IK/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 ITO (LKPP) atau Administrator Sistem LPSE

Peralatan/Perlengkapan :

Penjelasan Singkat :
Instruksi Kerja ini mengatur penempatan fisik server di ruang server LKPP/LPSE serta pengelolaan Data Center LKPP/LPSE beserta sarana pendukungnya

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai petunjuk dalam pengelolaan Data Center agar tercapai pengamanan yang memadai.

Definisi :
1

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :

191

INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER

Mutu Baku No
1

Aktivitas
Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan dan perangkat di dalam ruang server . Aspek yang perlu diperhatikan sebagai berikut : Jumlah server. Jenis server. Kapasitas ruang. Kapasitas daya listrik dan sumber cadangannnya. Kapasitas daya UPS. Jadwal Instalasi Server. Kapasitas pendingin ruangan (AC). Kapasitas jaringan data. Kerapian dan Kebersihan Lingkungan Ruang Server Tata letak Perangkat Keteraturan dan pelabelan kabel dan Listrik Raised Floor/Lantai yang ditinggikan CCTV, APAR dan Smoke Detector

Administrator Sistem LPSE


Mulai

Persyaratan/Perlengkapan
Akses Data Center

Waktu
4 jam

Output
Memastikan data center sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan

Keterangan

Sensor Suhu di ruang Data Center dan di dalam Rak Perangkat. Administrator Sistem LPSE memastikan akses fisik kedalam ruang server dibatasi hanya untuk personil yang berwenang, dengan cara : Menerapkan pembatas fisik yang memadai. Menerapkan Logbook Aktivitas Data Center Menerapkan sistem single point of access (hanya ada satu pintu) pada data center Menerapkan Pengelolaan kunci Data Center dilakukan oleh Administrator Sistem LPSE yang bertanggungjawab atas Data Center .

N/A

Memastikan data center sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan

Administrator Sistem LPSE memastikan sarana pendeteksi kebakaran ( smoke detector ) dan CCTV bekerja dengan baik

N/A

Memastikan data center sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan Memastikan data center sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan

Administrator Sistem LPSE melaksanakan pemeliharaan APAR sekali dalam 1 tahun untuk memastikan Tersedia dalam jumlah mencukupi, Dalam kondisi siap digunakan, Dimonitor dan dipelihara dengan baik. Masa kadaluarsa belum habis Panduan Penggunaan melekat pada APAR

N/A

192

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

193

Nomor SOP

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

33/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Administrator Sistem LPSE Kepala LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan

Penjelasan Singkat :
Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LPSE untuk monitoring dan pemeliharaan jaringan. Prosedur ini diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap jaringan ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi.

Pencatatan dan Pendataan :


1 Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan

Tujuan :
1 2 Menjamin jaringan dapat dimonitoring secara realibel Menjamin kapasitas jaringan tidak melebihi batas yang ditentukan

Definisi :
1

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :

194

PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN Pelaksana No


1

Mutu Baku Kepala LPSE Persyaratan/ Perlengkapan


Akses ke system monitoring dan akses ke server

Aktivitas
Memastikan bahwa sistem monitoring jaringan telah terpasang dengan baik

Administrator Sistem LPSE


Mulai

Waktu
15 menit

Output
Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada masalah Log sistem

Keterangan

Secara periodik atau pada saat dibutuhkan, Admin Sistem SPSE mengambil riwayat atau log yang terkait dengan lalu lintas jaringan komunikasi data dari perangkat jaringan dan server

Akses ke system monitoring dan akses ke server

1 jam

Berdasarkan log tersebut, Admin Sistem SPSE menganalisa aktivitas/status port, service dan alert yang terekam dalam log.

Akses ke system monitoring dan akses ke server

3 jam

Analisa aktifitas

Melakukan klasifikasi hasil analisa terhadap port, service atau alert yang harus segera ditindaklanjuti.

Analisa aktifitas

3 jam

Analisa aktifitas

Dari hasil klasifikasi tersebut apakah ada potensi insiden keamanan informasi maka langkah lanjutan dengan melakukan eskalasi pada Prosedur Penanganan Insiden Kemanan Informasi, jika tidak lanjut ke langkah selanjutnya

Analisa aktifitas

3 Jam

Analisa aktifitas

Melakukan analisa pada konfigurasi dan kapasitas jaringan berdasarkan aktivitas/status service dan port

Analisa aktifitas

4 Jam

Analisa aktifitas

195

Dari hasil analisa pada konfigurasi dan kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE melakukan perencanaan perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan jika diperlukan. Jika tidak maka lanjut ke langkah selanjutnya

Form hasil analisis pada konfigurasi dan kapasistas jaringan

3 jam

hasil analisa pada konfigurasi dan kapasistas jaringan

Jika diperlukan perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE melakukan konsultasi/validasi atas rencana tersebut untuk dilaksanakan kepada Kepala LPSE

hasil analisa pada konfigurasi dan kapasistas jaringan

2jam

Rencana Perbaikan

Jika rencana tersebut dapat divalidasi untuk dilanjutkan maka Admin Sistem SPSE menyusun rencana kerja perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan

Rencana Perbaikan

1 jam

Rencana Perbaikan

10

Melaksanakan rencana kerja tersebut dengan terlebih dahulu melakukan backup yang diperlukan dan membuat dokumentasi pelaksanaan pekerjaan

Rencana Perbaikan

2 jam

Rencana Perbaikan

11

Setelah selesai makaAdmin Sistem SPSE membuat laporan pekerjaan monitoring dan pemeliharaan jaringan untuk dilaporkan/dikonsultasikan atau menjadi bahan pembelajaran di masa mendatang

Rencana Perbaikan

3 jam

Laporan Akhir

Selesai

196

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGARSIPAN DOKUMEN ELEKTRONIK SPSE

JAKARTA 2012

197

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGARSIPAN DOKUMEN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

198

Nomor SOP

34/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGARSIPAN DOKUMEN

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 Staff LPSE/Pengguna SPSE

Peralatan/Perlengkapan :

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses penentuan lokasi/kategori dokumen, digitalisasi dokumen dan penyimpanan dokumen dalam satu folder.

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses pengarsipan dokumen dapat dilaksanakan.

Definisi : Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan :

199

PENGARSIPAN DOKUMEN No
1

Aktivitas
Menentukan lokasi folder dari dokumen yang akan diarsipkan sesuai kategori (penamaan folder) yang telah ditetapkan. Jika folder yang dimaksud belum tersedia maka dibuat baru

Pengguna SPSE
Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu


3 jam

Output
lokasi file/folder backup

Keterangan

Prosedur Pengarsipan Dokumen

Membuat folder baru pada dilokasi yang telah ditentukan sebelumnya untuk dokumen yang akan diarsipkan dengan nama folder sesuai ketentuan

3 jam

file/folder backup

Dokumen yang akan diarsipkan sudah berbentuk file komputer ? Apabila Ya, maka : Melanjutkan keproses berikutnya Apabila Tidak, maka : Melakukan konversi dokumen ke dalam file komputer, meliputi : Men-scan semua dokumen yang masih berbentuk kertas Memindahkan semua isi percakapan (kirim/balas) dan waktunya yang dilakukan melalui e-mail/TTS kedalam sebuah file komputer Simpan dengan nama file sesuai ketentuan pada lokasi folder yang telah dibuat sebelumnya. Memasukan semua file yang terkait kedalam folder baru yang telah dibuat sebelumnya
Tidak

1 hari

file/folder backup

Ya

1 hari

file/folder backup

Selesai

200

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGARSIPAN DOKUMEN

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

201

Daftar Informasi Rahasia: Informasi yang ada di LKPP/LPSE digolongkan menjadi empat bagian, yaitu : 1. Informasi Sangat Rahasia (Strictly Confidential), adalah informasi yang sangat khusus dan terbatasuntuk pejabat tertentu yang mengandung kerahasiaan negara. 2. Informas iRahasia (Confidential), adalah informasi yang secara khusus terbatas untuk jabatan structural padaLKPP/LPSE . 3. Informasi Terbatas, adalah informasi yang dibatasi untuk pegawai pada tingkat level manajemen tertentu atau pegawai yang ditunjuk untuk menangani informasi tersebut. Hanya pengguna yang diberi kewenangan yang mendapatkan akses terhadap asset informasi tersebut. 4. Umum :adalah informasi yang dapat dirilis di luar Organisasi.

202

Daftar informasi rahasia dan terbatas yang ada di LKPP/LPSE adalah :

No 1

NamaInformasi Dokumen Administrasi rekanan Data Aktivasi

Format Hardcopy

Klasifikasi Rahasia

Perlakuan diberi label "Rahasia" pada ordner diberi label "Rahasia" pada tiap halaman diberi label "Rahasia" pada ordner diberi label "Rahasia" pada halaman judul Diberi label Rahasia pada tiap halaman Password

Softcopy

Rahasia

Dokumen Pending Administrasi Laporan Pengelolaan SPSE

Hardcopy

Rahasia

Hardcopy

Rahasia

Data User ID dan password

Softcopy

Rahasia

Data Password, IP, dan Security Server Database Production SPSE

Softcopy

Terbatas

Softcopy

Terbatas

Password

Database Back-Up SPSE

Softcopy

Terbatas

password

203

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PELAKSANAAN BACKUP-SERVER

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

204

Nomor SOP

35/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAKSANAAN BACK-UP SERVER

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 ITO Administrator Sistem LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 3 4 5 Log Pelaksanaan Backup Laporan Analisa Kegagalan Backup Form Permintaan Restore Berita Acara Pelaksanaan Restore Daftar Backup Database dan Aplikasi

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses backup, uji coba hasil backup, dan pelaksanaan restore database dan aplikasi.

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses backup dan restore dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien

Definisi :
1

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Back Up Server adalah kegiatan menggandakan file/database agar data tetap tersedia ketika terjadi kegagalan hardware / bencana. Back up dapat juga diartikan sebagai pembuatan salinan untuk data-data penting pada media penyimpanan yang berbeda untuk tujuan keamanan. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :

205

PELAKSANAAN BACKUP SERVER No Aktivitas Pelaksana Administrator Kepala LPSE Sistem LPSE
Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu


3 jam

Output
hasil backup

Keterangan

Pelaksanaan Backup Server


1 Metode backup yang dilakukan adalah Incremental dengan jangka waktu harian untuk database dan data upload. ITO / Administrator Sistem LPSE memastikan penggunaan media backup yang sesuai dengan urutannya

Untuk mencegah risiko kegagalan, setiap adanya perubahan di sistem (database, konfigurasi ataupun aplikasi), ITO / Administrator Sistem LPSE harus terlebih dahulu melakukan backup perubahan tersebut ITO / Administrator Sistem LPSE mendokumentasikan pelaksanaan backup dan hasilnya dalam Log Pelaksanaan Backup

Daftar Backup Database dan aplikasi

3 jam

backup data

Log Pelaksanaan Backup

3 jam

dokumentasi pelaksanaan backup

Untuk memastikan kehandalan sistem back-up dan restore, dilakukan pengujian restore hasil back-up sedikitnya 1 (satu) kali dalam tiga bulan secara random sampling yang dilaporkan kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE Setiap kegagalan proses back-up harus dilaporkan kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE untuk ditentukan tindak lanjut pencegahan kegagalan di masa mendatang ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan analisa efektivititas proses backup sekurang kurangnya 1 bulan sekali yang dituangkan dalam notulen rapat. Analisa dilakukan berdasarkan: a. Jenis kegagalan backup b. c. d. Jumlah kegagalan backup Tren terjadinya kegagalan backup Tindaklanjut yang dilakukan

Form Permintaan Restore

1 hari

hasil restore backup

pengujian hasil

Laporan Analisa Kegagalan Backup

1 hari

laporan kegagagalan analisa

dan

Laporan Analisa Kegagalan Backup

2 hari

laporan pengujian backup

Pelaksanaan Restore dapat dilakukan jika ada permintaan dari ITD (LKPP )/ pergantian perangkat keras Server

Form Permintaan Restore

1 hari

hasil restore

Proses restore database dan aplikasi didokumentasikan oleh ITO / Administrator Sistem LPSE dalam bentuk beritaa cara pelaksanaan restore yang ditandatanganioleh unit unit terkait (pemohon, pelaksana, dan pimpinannya)
Selesai

Berita Acara Pelaksanaan Restore

1 hari

dokumentasi restore

206

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PELAKSANAAN BACKUP-SERVER

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

207

Daftar Informasi Yang Harus Di Back Up:

Daftar informasi yang harus di back up di LKPP/LPSE adalah : No 2 3 5 NamaInformasi Dokumentasi Aset Laporan Kegiatan Layanan Laporan Pengelolaan SPSE Format Softcopy Softcopy Hardcopy/ Softcopy Hardcopy/ Softcopy Hardcopy/ Sofcopy Softcopy Softcopy Softcopy Softcopy Softcopy Softcopy Softcopy Softcopy Softcopy Softcopy Bentuk File Back Up Softcopy Softcopy Softcopy

Laporan Kegiatan Infrastruktur

Laporan Kegiatan Hukum dan Verifikasi Data Password, IP, dan Security Server Database Production SPSE Database Back-Up SPSE Database Aplikasi Helpdesk SPSE Production Dokumen yang dianggap penting oleh personil untuk di back up

8 9 10 12

14

Softcopy/ Hardcopy

Softcopy

208

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

INSTRUKSI KERJA BACKUP DAN RECOVERY

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

209

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


INSTRUKSI KERJA (IK)

Nomor IK TanggalPembuatan Tanggal Revisi TanggalEfektif DisahkanOleh

3/IK/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

INSTRUKSI KERJA BACKUP AND RECOVERY

Dasar Hukum :
1. 2. 3. 4. 5. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1. 2. ITO (Information Technology Operation) LPSE (Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik)

Tujuan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Membackup data yang akan dipindahkan dan Membantu proses migrasi server.

Perlengkapan :

Penjelasan Singkat :

Output Pelaksanaan Kegiatan :

210

Backup dan Recovery adalah salah satu aktivitas ITO yang memfasilitasi backup dan recovery data LPSE. Aktivitas ini dilakukan melalui empat prosedur yaitu backup dan recovery HDD external, server via SSH/remote, server via NFS, storage dedicated. Prosedur backup dan recovery dilakukan dengan full backup (database) dan incremental backup (datafile upload/download).

1. 2.

Membackup data yang akan dipindahkan. Membantu proses migrasi server.

Teknik Penyajian :
Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Backup and Recoveryadalah sebagai berikut : 1. 2. Bagan Arus Tabular

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Pelaksana.

Keterkaitan :

Definisi :
1. 2. 3. 4. 5. HDD: Hard Disk Drive NFS: Network File System SDM: Sumber Daya Masyarakat SSH: Secure Shell PIC: People In Charge

211

Instruksi Kerja :
1. Backup and Recovery
ITO

(II) E-Proc error handling

(III) Training admin

(I) Instalasi eProcurement

(V) Backup & Recovery

(IV) Logistic IT

Kebutuhan Infrastruktur

Skenario

Media/ Storage

SDM

Cycle data

Infrastruktur

(5.1) HDD external

Server Lain

Teknisi

PIC

(5.3) NFS

(5.2) via Remote

Gambar 1. Struktur Backup & Recovery

212

Tabel 1. Prosedur dan Aktifitas Backup & Recovery Prosedur Aktivitas

Jangka waktu

B&R HDD External

1. 2.

Full backup (database) Incremental (datafile upload/download) Full backup (database) Incremental (datafile upload/download) Full backup (database) Incremental (datafile upload/download) Full backup (database) Incremental (datafile upload/download)

B&R Server via SSH (remote)

1. 2. 1. 2.

B&R Server via NFS

B&R Storage dedicated

1. 2.

2.1 Backup & recovery 2.1.1 a. b. c. B&R HDD Eksternal Membackup database LPSE ke HDD external. Memindahkan database ke HDD external yang tersedia. Konfirmasi database yang sudah dipindahkan Ruang Lingkup

Definisi HDD External: Hard Disk Drive external LPSE: Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik

213

Prosedur Backup & Recovery HDD external


B&R HDD External
LPSE ITO

START

Request backup database HDD External

Penerimaan request backup database

Koneksikan HDD External

Error

Mounting HDD External

Konfigurasi settingan crontab

Pemeriksaan backup database

Konfirmasi selesai backup database

Finish

Complete

214

Proses backup & recovery melalui HDD External 1. 2. Koneksikan HD eksternal terlebih dahulu. Mounting HD eksternal tersebut dan buat direktori untuk backupnya, tahapannya: # fdisk -l (lihat settingan konfigurasi harddisk, misal kita menggunakan harddisk dengan file system NTFS atau FAT32, akan ada keterangan di System(file system) NTFS atau FAT32, lihat tampilan Device Bootnya, contoh tampilannya seperti di bawah ini:

Device Boot

Start

End 1 9727 9727

Blocks Id System 9727 78124032 83 Linux 38914 234444801 5 Extended 38914 234444769+ 86 NTFS volume set

/dev/sda1 * /dev/sda2 /dev/sda5

keterangan : Dari tampilan di atas, diketahui Drive dengan File System NTFS volume set tampilan Device Bootnya /dev/sda5.

# mkdir /mnt/backup (membuat direktori backup untuk tempat drive ntfsnya) # mount -t ntfs-3g /dev/sda5 /mnt/backup (mount drive ntfs, menyesuaikan dengan device boot dari harddisk eksternalnya)

command : mount -t (file system dari hd eks, mis ntfs=ntfs-3g atau fat32=vfat) (disesuaikan dengan device boot hd ekst) (direktori dalam server yang akan dimount hd ekst) # cd /mnt/backup (masuk ke dalam direktori backup drivenya)

215

# mkdir database (membuat direktori untuk backup database) # mkdir file_prod (membuat direktori untuk backup file upload user/ attachment) # mdkir -p /home/backup (membuat direktori backup pada /home sebagai tempat dari hasil backup databasenya).

3.

konfigurasi settingan crontab untuk membuat penjadwalan secara otomatis untuk copy data-data yang dibutuhkan, backup database maupun data file upload user/ attachment. # crontab -e (untuk melakukan pengeditan pada crontab) akan terbuka jendela seperti di bawah ini, lalu tambahkan beberapa command. COMMAND 1 (backup database epns)

0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump Fc f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m%Y'`.backupepns_prod ' (command untuk dump/backup database epns_prod)

Keterangan: 5 angka paling depan yaitu 0(menit) 0(jam) *(hari) *(bulan) *(tahun) 0 0 * * * artinya, command untuk backup database tersebut dijalankan pada pukul 12.00, tanda * disini mengartikan semua, jadi command backupdatabase ini dijalankan pada pukul 12.00 pada semua hari(setiap hari), pada semua bulan(setiap bulan) serta pada semua tahun(setiap tahun).

216

Command untuk melakukan backup database :

su postgres -c 'pg_dump Fc f (nama file backupnya serta dimana ditempatkan file backupnya(nama database)'

contoh: su postgres -c 'pg_dump Fc f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backupepns_prod '

COMMAND 2 (backup database secman)

0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump Fc f /home/backup/secman_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backup secman_prod ' (command untuk dump/backup database secman_prod)

Keterangan: seperti penjelasan pada command sebelumnya, yang berbeda hanya nama databasenya saja COMMAND 3 (database file upload ke hard disk external)

217

0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di harddisk eksternal : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod

COMMAND 4 (backup database dari hard disk system ke hard disk external)

0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /mnt/backup/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke harddisk eksternal)

Keterangan:

218

0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di harddisk eksternal : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal). 2.2 B&R Server via SSH/remote Ruang Lingkup a. b. Backup database dari satu server ke server lain. Mengubah akses SSH menjadi tanpa password.

Definisi SSH: Secure Shell

219

Prosedur Backup & Recovery Server via SSH/Remote


B&R Server via SSH/Remote
LPSE ITO

START

Request backup & recovery via SSH/ Remote

Penerimaan request backup & Recovery via SSH/ Remote

Koneksikan server utama dengan server lain

Mounting Server External

Error

Konfigurasi settingan crontab

Pemeriksaan backup & recovery via SSH/Remote

Konfirmasi selesai backup & recovery via SSH/Remote

Finish

Complete

220

COMMAND SSH tanpa password ssh-keygen ssh-copy-id i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 (portal yang dituju)

Keterangan ssh-keygen: command ini berfungsi untuk ssh-copy-id i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 command ini untuk menambahkan rsa id yang akan meremote ke server tujuan. COMMAND (backup database server ke server) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /10.1.25.77/backup/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke server tujuan)

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di server : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server) COMMAND (backup file upload dari server ke server lainnnya) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)

221

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server lainnya: rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server lainnya) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod

2.3 B&R Server via NFS Ruang Lingkup a. b. c. Membuat server nfs yang bisa diakses oleh client dan server utama. Backup database ke server NFS. Membuat server untuk klien.

Definisi NFS: Network File System

222

Prosedur backup & recovery via NFS

223

B&R Server via NFS


LPSE ITO

START

Request backup & recovery via NFS

Penerimaan request backup & Recovery via NFS

Koneksikan server utama ke server NFS

Error

Koneksikan server client ke server NFS

Konfigurasi settingan crontab

Pemeriksaan backup & recovery via NFS

Konfirmasi selesai backup & recovery via NFS

Finish

Complete

224

COMMAND (create server) # apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server File /etc/exports # exportfs a # /etc/init.d/nfs-common restart

Keterangan: # apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server, command ini untuk install paket yang akan di butuhkan. File /etc/exports, command ini untuk share server yang sudah dibuat. Contoh: /home/ 192.168.0.100 (rw, no_root_squash) # exportfs a, command ini berfungsi untuk mengaktifkan file system nfs tersebut. COMMAND (create client side) $ sudo apt-get install nfs-common File /etc/fstab # mount t nfs 192.168.0.103:/home /mnt

Keterangan: $ sudo apt-get install nfs-common, command ini untuk install paket yang dibutuhkan olehserver client. File /etc/fstab, command ini digunakan untuk mengaktifkan file system dari segi client # mount t nfs 192.168.0.103:/home /mnt, command ini digunakan untuk COMMAND (backup database server ke nfs) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /192.168.0.100/mnt/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke nfs)

225

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di server nfs : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs) COMMAND (backup file upload dari client server ke nfs) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/mnt/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari client server ke nfs)

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server nfs: rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/backup/file_prod

226

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT

JAKARTA 2012

227

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

228

Nomor SOP

36/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DIREKTORAT e-PROCUREMENT

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 5 ITD ( IT Development ) Kasi Pengembangan e-Procurement Kasubdit Pengembangan e-Procurement

Direktur e-Procurement
LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 3 Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

Laporan Pengembangan Aplikasi

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang terkait dalam pengembangan aplikasi pendukung e-Procurement yang dilakukan oleh LPSE. diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu Apabila harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-Procurement.

Pencatatan dan Pendataan : 1 Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi


2 Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

Tujuan :
1. 2. Sebagai standar dan kontrol untuk LPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan pengembangan aplikasi Pendukung e-Procurement. Menjamin terlaksananya kegiatan dan pemrosesan pengembangan aplikasi pendukung eProcurement yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1. IT Development yang selanjutnya disebut ITD adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Strategi Pengembangan Sistem E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan EProcurement Direktorat e-Procurement LKPP.

Peringatan :
1. 2.

Keterkaitan :

229

PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG e-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE Mutu Baku No Aktivitas LPSE ITD Kasi Kasubdit Direktur ePengembangan Pengembangan Procurement e-Procurement e-Procurement Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan

PENGEMBANGAN APLIKASI e-PROCUREMENT 1 LPSE menjabarkan rencana pengembangan aplikasi dalam Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi.

Mulai

N/A

Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

LPSE membuat Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi dan mengajukan permohonan pengembangan kepada Direktur e-Procurement.

1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

N/A

1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

Formulir isian beserta daftar rencana pengembangan aplikasi sudah ditandatangani oleh LPSE

Direktur e-Procurement menyampaikan permohonan tersebut kepada Kasubdit Pengembangan e-Procurement.

1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3. Lembar Disposisi

1 hari

1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Lembar disposisi 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

Kasubdit Pengembangan e-Procurement akan menyampaikan kembali kepada Kasi Pengembangan e-Procurement.

1 hari

kasubdi memberikan arahan kepada Kasie terkait pengembangan aplikasi

Kasi Pengembangan e-Procurement akan meminta ITD untuk mempelajari Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi tersebut. Tata cara pengembangan aplikasi pendukung LPSE berpedoman pada Pedoman Pengembangan Aplikasi Pendukung LPSE.

1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi

1 hari

N/A

230

ITD akan membuat rekomendasi dan menyampaikannya kepada Kasi Pengembangan eProcurement.

1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3. Formulir rekomendasi 1. Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Hasil laporan dan Rekomendasi 1. Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Hasil laporan dan Rekomendasi
Ya

3 hari

Hasil laporan dan Rekomendasi

Kasi Pengembangan e-Procurement akan menyampaikan rekomendasi dari ITD kepada Kasubdit Pengembangan e-Procurement.

1 hari

Kasubdit Pengembangan e-Procurement akan menyampaikan rekomendasi ini kepada Direktur eProcurement. Jika rekomendasi yang disampaikan adalah rekomendasi persetujuan maka Direktur eProcurement akan mengeluarkan Keputusan Pengembangan Aplikasi. Jika "Tidak" maka Direktur e-Procurement akan mengeluarkan rekomendasi dan LPSE tidak dapat melanjutkan proses pengembangan aplikasi.

1 hari

Selesai
Tidak

1. Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Hasil laporan dan Rekomendasi 1. Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Hasil laporan dan Rekomendasi

Apabila disetujui, LPSE melakukan pengembangan dan mencatat detail progress pelaksanaan pengembangan aplikasi sesuai dengan jadwal dan rencana kerja yang telah ditentukan.

N/A

N/A

Dokumen rencana pelaksanaan pengembangan

10 LPSE membuat Laporan Pengembangan Aplikasi dan menyampaikannya kepada Direktur eProcurement.

Laporan Pengembangan Aplikasi

N/A

Laporan penyelesaian pelaksanaan pengembangan aplikasi

231

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

232

DESKRIPSI RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI e-PROCUREMENT

Nama Aplikasi Release (Versi aplikasi) Penanggung Jawa bPengembangan Pihak Pengembang

: : :

......................................................... .........................................................

Anggota Tim (Jika pengembangan aplikasi dilakukan secara internal) : ........................................................................

.........................................................

........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................

Internal / Konsultan

Estimasi Waktu Pengembangan

......................................................... DeskripsiAplikasi

Rencana Arsitektur Aplikasi (Arsitektur mencakup rencana aplikasi pendukung dan keterkaitannya dengan SPSE)

233

Data yang diperlukan dari SPSE

Daftar Pengguna Aplikasi yang dikembangkan

Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE)

Tanggal Nama

: :

................................ ................................

234

DAFTAR RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI


Nama Aplikasi Release (versi aplikasi) Penanggung Jawab Pengembangan Jadwal Pengembangan : : : ......................................................... ......................................................... .........................................................

No

Tahapan

PIC

Bulan

Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE) Tanggal Nama : : ................................ ................................

235

LAPORAN PENGEMBANGAN APLIKASI


Nama Aplikasi Release (Versiaplikasi) Penanggung Jawab Pengembangan : : : ................................................. ................................................. ................................................. Tujuan Pengembangan Tanggal:

Deskripsi Aplikasi

Tanggal Testing Jenis Testing

: : Uraian Testing

Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE)

Ketua Tim Review Aplikasi (TRA)

Tanggal Nama

: :

................................ ................................

Tanggal Nama

: :

.................................... ....................................

236

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

237

Nomor SOP

37/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 PM (Program Manager) TRA (Tim Review Aplikasi) ITO (IT Operation) Kepala LPSE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang terkait dalam proses implementasi aplikasi SPSE yang dilakukan oleh Dit e-Proc. Apabila diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-Procurement. 1 2 3 4 Memo Daftar Rencana Install atau Upgrade Aplikasi Berita Acara Install atau Upgrade Aplikasi Checklist Kelengkapan LPSE

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
1. 2. Sebagai standar dan kontrol untuk Direktorat e-Procurement dalam melakukan proses implementasi aplikasi e-Procurement. Menjamin terlaksananya kegiatan proses implementasi e-Procurement yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2 Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi e-Procurement

Definisi :
1 IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

Peringatan :
1. 2.

Keterkaitan :
1

Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement Direktorat e-Procurement LKPP

238

IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE No Aktivitas PM Pelaksana TRA ITO


Mulai

Kepala LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu a). Checklist Kelengkapan LPSE b). Form Rencana Instalasi 1 jam

Output Data server LPSE

Keterangan

INSTALASI APLIKASI e-PROCUREMENT 1 ITO menerima Form Rencana Instalasi dan Checklist Kelengkapan LPSE dari bagian PM (Program Manager) 2 ITO membuat tanda terima. 3 ITO melakukan instalasi aplikasi.

30 Menit tanda terima Proses instalasi secara detil mengacu pada Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi e-Procurement.
Tidak
Ya

1 hari

4 Proses instalasi berjalan dengan baik ? 5 Membuat Berita Acara Instalasi Aplikasi dan menyampaikan ke bagian PM, satu salinan Berita Acara disimpan untuk arsip. 6 ITO mengisi Laporan Install atau Update Aplikasi. 7 PM menerima laporan bahwa instalasi telah selesai dari ITO. 8 PM mengkonfirmasikan kepada Kepala LPSE bahwa instalasi telah selesai.
Selesai

Berita Acara Install atau Update Aplikasi

N/A 1 jam Laporan Install

1 jam 1 jam 1 jam

Laporan Install atau Update

239

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

240

DAFTAR RENCANA INSTALL/UPDATE APLIKASI Nomor: ...................................... No LPSE IP Address Release New Release Range Tgl Update Keterangan

*) Sebelum melakukan update pastikan tidak bentrok dengan jadwal Lelang. Range Tgl Update adalah range waktu pelaksanaan Update, misal 10 - 12 Oktober 2012. Program Manager (PM) Tanggal Nama : : ................................ ................................

241

BERITA (INSTALL / UPDATE) APLIKASI Telah kami lakukan (install/Update) aplikasi release .................untuk LPSE berikut:...... No LPSE IP Address Tgl Pelaksanaan Update Keterangan

IT OPERATION (ITO) Tanggal Nama : : ................................ ................................

242

LAPORAN (INSTALL/UPDATE) APLIKASI Bulan: ...................................... No LPSE IP Address Release Awal Release Akhir T g l I n s t a l l Tgl Update Akhir Keterangan

*) Release Awal = Release aplikasi Pertama kali diinstall Release Akhir = Release aplikasi pada saat laporan ini dibuat Tgl Install = Tgl instalasi aplikasi pertama kali Tgl Update = Tgl update terakhir IT OPERATION (ITO) Tanggal Nama : : ................................ ................................

243

Perihal Instansi Alamat PIC Telepon Email

: : : : : :

KelengkapanPersyaratanPembentukan LPSE ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................. .............................................................................................


Ada Spesifikasi NG Good NG

Informasi: Checklist ini sebagai dasar Program Manager (PM) untuk meminta memberikan password aplikasi LPSE ke instansi terkait

No Infrastruktur
1 Komputer

Uraian

Good

Keterangan

Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya 2 Server Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya 3 Jaringan Internet Sebutkan bandwidth dan providernya 4 OS Server Sebutkan nama OS-nya

Ruangan
1 Ruang Bidding Sebutkan kapasitas ruangnya 2 Ruang Server

Ruang Training Sebutkan kapasitas ruangnya

Ruang Helpdesk

Ruang Admin

Regulasi/Peraturan
1 Tentang Pembentukan Tim Sebutkan no registrasinya 2 Tentang Implementasi e-Procurement Sebutkan no registrasinya 3 Tentang Organisasi Unit LPSE Sebutkan no registrasinya

Training of Trainer
1 2 Penguasaan aplikasi LPSE TOT dilaksanakan pada Tanggal JumlahPeserta Dengan ini saya menyatakan bahwa: Instansi diatas sudah memenuhi persyaratan Instansi diatas belum memenuhi persyaratan Tempat

TandaTangan IT Operation Program Manager

Catatan

Tanggal:

Tanggal:

244

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTUKTUR IT LPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

245

Nomor SOP

38/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT LPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Administrator Sistem LPSE Vendor Pelaksana Kegiatan ITO

Kepala LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 Dokumen Rencana Transisi

Penjelasan Singkat :
SOP Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE berisi langkah-langkah pendampingan yang harus dilakukan pada saat kegiatan pembangunan infrastruktur. Kegiatan pembangunan infrastruktur mempunyai ruang lingkup: instalasi perangkat keras server, jaringan, data storage dan juga perangkat pelindung keamanan.

Pencatatan dan Pendataan :


1 Dokumen Rencana Transisi

Tujuan :
1. 2. Menjamin proses pembangunan dilaksanakan sesuai dengan kerangka acuan kerja. Membantu pelaksana dalam menetapkan pekerjaan sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah disepakati. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1 2 Infrastruktur IT adalah sarana dan prasarana operasional IT yang tidak termasuk di dalamnya perangkat lunak. Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh internal LPSE yang ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan tersebut. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Peringatan :
1. 2.

Keterkaitan :
4

246

PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT LPSE No 1 Aktivitas Administrator Sistem berkoordinasi dengan ITO dalam melakukan identifikasi kebutuhan pelaksanaan kegiatan. Administrator Sistem LPSE
Mulai

PELAKSANA Vendor ITO Pelaksana

Mutu Baku Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A Output Lampiran rencana kebutuhan infrastruktur LPSE Keterangan Kegiatan pendampingan dimulai ketika Kick Off proyek sudah dilaksanakan dan pihak LPSE menunjuk salah satu staf-nya untuk melakukan pendampingan pembangunan infrastruktur IT.

Administrator Sistem mempersiapkan keperluan pelaksanaan proyek dan memastikan bahwa kebutuhan tersebut tidak mengganggu operasional LPSE. Administrator Sistem melakukan monitoring dan pengendalian pelaksanaan kegiatan secara rutin dengan melakukan workshop. Keluaran dari kegiatan monitoring dan pengendalian pelaksanaan kegiatan dilaporkan kepada ITO dan pimpinan LPSE. Pada akhir pekerjaan Administrator Sistem memastikan vendor pelaksana sudah mempunyai rencana transisi yang telah disepakati bersama dan disetujui oleh pimpinan LPSE. Administrator Sistem memastikan setiap tahap transisi dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disahkan termasuk di dalamnya pengujian infrastruktur sesuai dengan skenario pengujian yang dibuat. Pada masa akhir transisi, Administrator Sistem dan vendor pelaksana melakukan review atas semua pekerjaan dan dokumentasi yang disiapkan oleh vendor pelaksana. Hasil review diproses oleh Kepala LPSE. Apakah hasilnya disetujui ?
Ya
Tidak

N/A

1 hari

1 jam

Rencana Transisi

1 jam

2 jam

2 jam

N/A

9 10

Vendor pelaksana melakukan serah terima operasional infrastruktur IT kepada LPSE Administrator Sistem melakukan konfirmasi dan meminta perbaikan pada vendor pelaksana sampai disetujui oleh Kepala LPSE.

1 jam
Selesai

N/A

Selesainya Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE

247

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

USER ACCEPTENCE TEST (UAT) TERHADAP HASIL PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT LPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

248

Nomor SOP

39/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Administrator Sistem LPSE Pihak Ketiga Kepala LPSE

Peralatan/Perlengkapan :
1 Dokumen UAT

Penjelasan Singkat :
SOP User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur SPSE berisi langkah-langkah Perencanaan, penetapan, pelaksanaan dan pengesahan User Acceptance Test pada hasil pembangunan Infrastruktur SPSE.

Tujuan :
1. Menjamin terlaksananya kegiatan User Acceptance Test untuk memastikan hasil pembangunan infrastruktur dapat diterima.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi : Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 1 Infrastruktur TIK adalah sarana dan prasarana operasional TIK yang tidak temasuk didalamnya perangkat lunak, User Acceptance Test (UAT) adalah sebuah dokumen panduan pelaksanaan pengujian atas sebuah pekerjaan yang dilakukan, Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh Internal LPSE ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan tersebut. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :

3 4

249

User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE PELAKSANA No Aktivitas ADMINISTRATOR Vendor SISTEM LPSE Pelaksana 1 Pada tahapan akhir sebuah kegiatan pembangunan Mulai infrastruktur Administrator Sistem meminta Pihak Ketiga menyusun rancangan User Acceptance Test dengan ruang lingkupnya. 2 Administrator Sistem harus memastikan bahwa metode test yang akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan infrastruktur. Metode test harus mempunyai ruang lingkup volume, recovery, stress dan performance testing.

Mutu Baku Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A Output Rancangan UAT Keterangan

Volume testing yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa infrastruktur dapat beroperasi sesuai dengan kapasitas dan jangka waktu yang telah ditentukan. Stress Testing yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa infrastruktur dapat beroperasi pada beban maksimum dan bahkan berlebih dengan toleransi sekitar 25% dari beban maksimum yang didefinisikan. Recovery Testing yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses backup dan restore infrastruktur berjalan dengan baik dan sesuai dengan skenario yang didefiinisikan. Performance Testing yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa kriteria performance dari infrastruktur terpenuhi, misalnya kriteria waktu respon.

N/A

Lampiran kapasitas

Administrator Sistem melakukan review atas dokumen UAT yang diajukan oleh Pihak Ketiga. Jika diperlukan perbaikan maka dokumen UAT dikembalikan kepada Pihak Ketiga sampai disepakati. Administrator Sistem memastikan bahwa Pihak Ketiga telah melaksanakan pengujian internal dan memastikan hasilnya telah diserahkan kepada LPSE.

3 jam

Dokumen UAT

1 jam

Hasil pengujian Interal

Administrator Sistem menyusun tim pemeriksa dan penguji untuk melaksanakan kegiatan UAT.

2 jam

Tim pemeriksa dan penguji UAT

250

Administrator Sistem memastikan bahwa tim pemeriksaan dan penguji telah menyelesaikan UAT dan menyerahkan hasilnya.

1 jam

Hasil UAT

Administrator Sistem berkoordinasi dengan Kepala LPSE untuk melakukan pengesahan hasil UAT Apakah Kepala LPSE menyetujui pengesahan ?

N/A

Pengesahan UAT

Tidak Ya

N/A

9 10

Jika disetujui maka vendor harus melaksanakan kegiatan tahap berikutnya Jika tidak disetujui vendor diberitahu dan harus menindaklanjuti rekomendasi hasil UAT.

Selesai

N/A N/A Rekomendasi UAT

251

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

252

Nomor SOP

40/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Administrator Sistem LPSE Helpdesk LKPP Pimpinan LPSE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


SOP Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkahlangkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah Storage, Lalulintas Data, memori server dan beban komputasi. Ketiga komponen ini merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan yang tinggi. 1 2 3 4 Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

Formulir Permintaan Perubahan


Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE.

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
1. Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE dari sisi storage, lalu lintas data dan beban kerja komputasi.

Definisi : Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2 1 Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah perangkat keras seperti server ataupun personal komputer, Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringa internet, Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :

3 4 5

253

PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE PELAKSANA ADMINISTRATOR SISTEM LPSE Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE 1 Administrator Sistem LPSE pada setiap Data Center memastikan Mulai sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall dan bekerja dengan baik a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan. b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh administrator terdiri dari: o Grafik perkembangan kapasitas storage o Grafik beban kerja prosesor dari server o Grafik penggunaan memori dari server o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan, No Aktivitas Helpdesk LKPP Pimpinan LPSE Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE Waktu 1 jam Output Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE Keterangan

Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

1 jam

Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

Administrator Sistem LPSE melakukan analisa kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta penggantian/upgrade perangkat server. Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa pada . a. Tingkat kekritisan kapasitas storage b. Tingkat kekritisan beban lalu lintas data c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi d. Tingkat kekritisan kapasitas memori server 3 Administrator Sistem LPSE membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan untuk Adminstrator Sistem LPSE dalam pelaksanaanya mendapatkan rekomendasi dan dukungan dari Direktorat e-Proc atas perencanaan tersebut. Administrator Sistem LPSE menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut kepada Kepala LPSE setempat. Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

2 jam

Lampiran penggunaan storage, memori, processor & bandwidth

1 jam

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

Formulir Permintaan Perubahan

1 jam

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

Kepala LPSE memproses usulan tersebut:

Tidak Ya
a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses pengadaan. b. Jika tidak disetujui Administrator Sistem LPSE mendapatkan catatan atas usulan tersebut. c. Administrator Sistem LPSE / ITO melakukan perbaikan dan analisa ulang seperti pada langkah 2.
Selesai

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

1 jam

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

N/A N/A 1 jam

254

PELAKSANA No Aktivitas ADMINISTRATOR SISTEM LPSE Helpdesk LKPP Pimpinan LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan

Prosedur Perencanaan dan Monitoring Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE 1 Administrator sistem pada setiap Data Center LPSE memastikan sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall dan dengan baik. a. bekerja Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja yang perangkat keras dan perangkat b. Rangkuman didokumentasikan oleh jaringan. administrator terdiri dari: o Grafik perkembangan kapasitas storage o Grafik beban kerja dan memory dari perangkat server
Mulai

Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE

1 jam

Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE

o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan 2 Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan, Administrator sistem melakukan analisa kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta penggantian/upgrade perangkat server. Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa pada a. Tingkat kekritisan kapasitas storage b. Tingkat kekritisan beban lalu lintas data Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE 1 jam Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi

Administrator sistem membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam pelaksanaanya jikadiperlukandapatmeminta rekomendasi dan dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut. Administrator sistem menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut kepada pimpinan LPSE setempat. Pimpinan LPSE memproses usulan tersebut: a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses pengadaan b. Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan atas usulan tersebut c. Administrator melakukan perbaikan dan analisa ulang seperti pada langkah 2

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

1 jam

Formulir Permintaan Perubahan

1 jam

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

Tidak Ya

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

N/A N/A N/A

Selesai

1 jam

255

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

256

FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Hari/Tanggal Waktu Jenis Perubahan Perubahan Aplikasi Perubahan Infrastruktur Perubahan Layanan : : Prioritas Perubahan Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan) Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK) Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur)

A.

URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi)

DASAR ANALISA PERMASALAHAN

C.

URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN

d.

PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN Disetujui Tidakdisetujui Catatan:

Pengusul

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

257

LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR Hari/Tanggal Konsultasi Waktu Jenis Infrastruktur STORAGE LALULINTAS DATA BEBAN KOMPUTASI MEMORI SERVER : : Periode Laporan INSIDENTAL RUTIN BULANAN RUTIN SEMESTERAN

A.

URAIAN KONDISI TERKINI

TABEL DAN GRAFIK KINERJA

C.

ANALISIS KINERJA

Administrator

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

258

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

INSTRUKSI KERJA INSTALASI E-PROCUREMENT

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

259

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


INSTRUKSI KERJA (IK) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Nomor IK TanggalPembuatan Tanggal Revisi TanggalEfektif DisahkanOleh

4/IK/LPSE/D.2/2012 30-Nov-2012 2-Jan-2013 Bima H. Wibisana

INTRUKSI KERJA INSTALASI E-PROCUREMENT

Dasar Hukum :
1. 2. 3. 4. 5. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1. 2. 3. 4. 5. 6. ITO (Information Technology Operation) PM (Program Manager ) Customer (calon SPSE) Dispatcher ITO ITO Head ITO Staff

Tujuan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Instalasi e-Procurement untuk customer (calon LPSE) dan Memudahkan proses lelang di daerah customer (calon LPSE)

Perlengkapan :
1. 2. 3. Form Instalasi Ticketing CRM (Create) Ticketing CRM (assign back)

Penjelasan Singkat :
E-Procurement bertujuan untuk merubah proses lelang yang selama ini dijalankan secara manual menjadi secara otomatis(elektronik). Aplikasi yang

Output Pelaksanaan Kegiatan :


Terselesaikannya Instalasi e-Procurement untuk customer (calon LPSE) sesuai dengan

260

digunakan untuk e-Procurement disebut SPSE.Servis instalasi e-Procurement di implementasikan melalui beberapa tahap prosedur, Prosedur itu terdiri dari Pre-Instalasi, Proses Instalasi dan Post-Instalasi.Prosedur ini harus dilakukan sesuai urutannya masing-masing.Pertama kita harus melaksanakan PreInstalasi.Setelah itu kita melaksanakan Proses Instalasi.Terakhir kita melaksanakan Post-Instalasi.Instalasi e-procurement akan dibuat berdasarkan form instalasi yang sudah terisi oleh customer (calon LPSE). Ada 3 peran utama yang saling berhubungan dalam Instalasi e-Procurement.Mereka adalah Program Manager (PM), calon LPSE (Customer) dan Information Technology operation (ITO).Sebagian besar ITO berperan dalam instalasi e-Procurement.

standar dan Memudahkan proses lelang di daerah customer (calon LPSE)

Teknik Penyajian :
Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Instalasi e-Procurement adalah sebagai berikut : 1. 2. Bagan Arus Tabular

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Pelaksana.

Keterkaitan
Prosedur Implementasi Aplikasi e-Procurement

Definisi :
1. 2. LPSE: Layanan Pengadaan Secara Elektronik SPSE: Sistem Pengadaan Secara Elektronik

261

Instruksi Kerja :
1.1 Aktivitas instalasi e-procurement
Aktivitas Instalasi E-Procurement
Customer PM ITO

START

Request

Konfirmasi 1. Infrastruktur 2. Cara install

Visit

Pengisian form instalasi

Remote

PM

CRM

Menugaskan Staff

Check Infrastruktur

Check

Konfirmasi Selesai

CRM

Proses Instalasi

Finalisasi

CRM

Finish

262

1.2 Pre-instalasi SPSE 1.2.1 Request Install Ruang Lingkup a. b. c. d. e. f. Pengisian form Instalasi melibatkan dua (2) Instansi internal di LKPP, yaitu Information Technology Operation (ITO) dan Project Manager (PM). Pertama PM akan mengisi form instalasi sesuai dengan informasi yang diberikan oleh customer (calon LPSE). Informasi tersebut terdiri dari infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan oleh customer. Request tersebut akan disetujui dan diteruskan oleh PIC PM ke dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket. Jika dispatcher ITO menyetujui CRM ticket tersebut, maka CRM ticket akan masuk sebagai request di departemen ITO. Penerimaan request oleh ITO head dari dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket. Penugasan ITO staff ditentukan oleh ITO head. Staff yang ditunjuk akan menjadi penanggung jawab dalam penginstalan untuk customer.

Definisi

Program Manager (PM): Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP. Information Technology Operation (ITO): Departemen khusus yang menangani masalah IT di LKPP. CRM ticket:Form elektronik yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas instalasi e-Procurement. PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer. Dispatcher ITO: Orang yang memberikan tugas instalasi ke staff ITO yang sudah ditunjuk oleh ITO head.

263

Prosedur request instal aplikasi SPSE


Request Install Aplikasi SPSE
PM Dispatcher ITO ITO Head ITO Staff

Mulai

Pengisian form instalasi

Form instalasi disetujui oleh PIC PM

Pemindahan informasi form install ticketing CRM

CRM

Ticketing CRM disetujui oleh dispatcher ITO

Ticketing CRM masuk sebagai request di ITO

CRM

Pemilihan staff & penugasan instalasi oleh ITO head

CRM

Penerimaan tugas dari ITO head

Selesai

264

1.3 Instalasi SPSE Instalasi Aplikasi SPSE di system operasi Debian Keterangan: Untuk semua tanda #, $, postgres=#, epns_latihan=#, secman_latihan=# tidak perlu diketikan. Untuk perintah yang wajib hurufnya diketik tebal.

1.3.1

Check user infrastruktur

Ruang Lingkup a. b. c. d. e. Dalam check user infrastruktur ada dua (2) instansi yang terlibat dalam pelaksanaan aktivitas ini yaitu Program Manager (PM) dan Information Technology Operation (ITO). Pengecekan infrastruktur dilaksanakan berdasarkan form instalasi CRM. Secara tidak langsung ITO memberikan service kepada customer berupa pengecekan infrastruktur. Proses pengecekan infrastruktur sendiri terbagi menjadi 5 aktivitas: Check IP, Check user port, Check remote, Check koneksi internet user dan Check Operating System (OS). ITO tidak bisa menghubungi customer secara langsung apabila ada masalah atau kekurangan pada infrastruktur user. ITO harus meminta request update informasi kepada PM, yang diberi istilah call. PIC PM akan menghubungi langsung customer untuk meminta informasi yang dibutuhkan ITO terkait pengecekan infrastruktur.

Definisi Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-Procurement. Form instalasi: Form instal yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas instalasi e-Procurement.

265

PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer PIC ITO: Orang yang mengerjakan instalasi e-Procurement untuk customer Prosedur checking user infrastruktur
Checking user infrastructure
PM ITO Uraian

Mulai

Not done Call

Check user IP address

# Traceroute IP (port SSH)

done

Not done Call Check user port # nmap IP

done

Call

Not done

Check remote

# Test SSH

done

Not done Call

Check koneksi internet

# Check outgoing post (80.25)

done

Not done Call

Check operating system (OS)

# Update repository

done

Selesai

266

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam check users infrastructure 1. 2. 3. 4. Traceroute Command: traceroute IP nmap IP Command: nmap -p 22 IP test SSH Command: ssh user@IP p22 Test outgoing post (80.25) Command: TopTraceroute inaproc TopTraceroute mail pengadaan 5. Add Repositori # nano /etc/apt/sources.list Setelah file sources.list terbuka, ketikan url dibawah ini: debhttp://kambing .vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free deb-srchttp://kambing.vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free debhttp://etc.inittab.org/~agi/debian/libapache-mod-security2/old./

6.

Lakukan updating, setiap selesai melakukan add repository, masukan command: # apt-get update

1.3.2

Proses Instalasi SPSE Ruang Lingkup a. b. Di proses instalasi hanya ada 1 instansi yang terlibat, yaitu ITO. Pengerjaan proses instalasi dilakukan oleh PIC ITO.

267

c. d.

PIC ITO sepenuhnya bertanggung jawab atas proses instalasi. Proses instalasi disesuaikan dengan infrastruktur customer yang terdapat di form instalasi.

Definisi PIC ITO: Orang yang melakukan instalasi e-Procurement untuk customer Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-Procurement.

Prosedur instalasi
Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian
ITO
Penyelesaian error aplikasi SPSE sesuai dengan feedback request (terhubung dengan prosedur check aplikasi)

Mulai

Create header application

Create customer ID

Install database menggunakan postgresql

Install webserver menggunakan apache

Install java dan tomcat

268

Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian


ITO

Install aplikasi SPSE

Konfigurasi

Konfirmasi penyelesaian error (terhubung dengan check aplikasi)

Selesai

269

1.

Framework

Operating System

Apache

Java Tomcat

SPSE application

Postgresql

Gambar Framework SPSE

270

Production

Latihan

Gambar Detail Framework SPSE

271

Gambar workflow SPSE

272

1.

Working Directory komponen SPSE Web Service SPSE File Konfigurasi : /etc/apache2/site-available/default /etc/apache2/apache2.conf /etc/apache2/working.properties

Command Binary /usr/sbin/apache2ctl /usr/sbin/apache2 Script /etc/init.d/apache2

273

Log system /var/log/apache2/access.log /var/log/apache2/error.log /var/log/apache2/audit_apache.log /var/log/apache2/mod_jk.log /var/log/apache2/modsec_debug.log

2.

Java Container SPSE File Konfigurasi /usr/local/src/apache-tomcat-production/conf/server.xml /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml

274

Command Binari /usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh /usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh /usr/local/src/jdk1.6.0/bin/java

Log sistem /usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out /usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/epns.log

3.

Database File Konfigurasi /etc/postgresql/8.3/main/postgresql.conf /etc/postgresql/8.3/main/pg_hba.conf

275

Command Binari /usr/lib/postgresql/8.3/bin/* Script binary /etc/init.d/postgresql

Log sistem /var/log/postgresql/postgresql-8.3-main.log

4.

Mail server File konfigurasi Terdapat di database Command binari Log system

5.

File Configuration untuk Upload Download Terdapat di file konfigurasi database

2.

Software yang dibutuhkan Install via Console: Install aplikasi yang dibutuhkan, diantaranya;

276

a. b. c.

Aplikasi apache : apache2 apache2-threaded-dev build-essential libapache2-mod-evasive libapache2-mod-security2 libapache2-mod-jk Database : postgresql Complementary : unzip rsync postfix

Perintah untuk melakukan instalasi aplikasi tersebut: #apt-get install apache2 apache2 threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-modevasive libapache2-mod-security2 rsync

#apt-get install apache2 apache2 threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-modevasive libapache2-mod-security2 rsync postfix

Copy Source: Copy semua data yang dibutuhkan untuk proses instalasi SPSE di /home, diantaranya; jdk 1.6.0 zip untuk java apache-tomcat-latihan apache-tomcat-production

277

3. Versi

epns-web-3.2.5.zip (atau disesuaikan dengan nama zip file aplikasinya) untuk source SPSE SQL (atau disesuaikan dengan nama folder tempat file .sql) untuk instal SQL SPSE application.properties untuk konfig connect DB & App SPSE apache2 (configurasi apache), tomcat-connectors-1.2.25-src (atau yang lebih baru lagi)

WebService apache Versi 2.* Java Container Tomcat versi 6.0.* Database Postgresql 8.* (Recommended 8.4)

4.

Langkah-langkah penginstalan: 1. 2. 3. Membuat header aplikasi untuk customer (calon LPSE) Membuat customer ID dan mendaftarkannya di database ITO untuk mempermudah ITO mengontrol customer ID. Penginstalan database menggunakan posgresql

Keterangan : versi aplikasi posgresql harus lebih dari 8.3

Perintah konfigurasi postgresql: # su postgres (masuk ke user postgres) $ psql(masuk ke psql)

278

postgres=# create user epns password epns; (membuat user epns dan passwordnya) postgres=# create user secman password secman; (membuat user secman dan passwordnya) postgres=# \q (keluar dari psql, dan kembali ke user postgres)

$ createdb-U postgres O epns epns_latihan (membuat database epns_latihan) $ createdb-U postgres O epns secman_latihan (membuat database secman_latihan) $ psql(masuk ke psql)

postgres=# \c epns_latihan (masuk ke dalam database epns_latihan) epns_latihan=#\cd/home/SQL_323/Master/latihan (untuk membuka direktori file sql yang akan diimport) epns_latihan=#\i ./1_epns_master_latihan_220.sql (untuk mengimport database pertama) epns_latihan=#\i ./2_sql_upgrade_lengkap.sql (untuk mengimport database kedua) epns_latihan=#\i ./3_update_230.sql (untuk mengimport database ketiga) epns_latihan=#\i ./4_patch_230.sql (untuk mengimport database keempat) epns_latihan=#\i ./5_metode_konsultansi.sql (untuk mengimport database kelima) epns_latihan=#\i ./6_update-230r3.sql(untuk mengimport database keenam) epns_latihan=#\i ./7_update-epns35.sql(untuk mengimport database ketujuh) epns_latihan=#\i ./8_update-3.1.sql(untuk mengimport database kedelapan)

279

epns_latihan=#\i ./9_Lelang_Konstruksi.sql(untuk mengimport database kesembilan) epns_latihan=#\i ./10_update-to-3.2.1.sql(untuk mengimport database kesepuluh) epns_latihan=#\i ./11_update-to-3.2.3.sql(untuk mengimport database kesebelas) epns_latihan=#\i ./12_tahapan-perpres54.sql(untuk mengimport database keduabelas) epns_latihan=#\i ./13_update_324.sql(untuk mengimport database ketigabelas) epns_latihan=#\c secman_latihan (masuk ke dalam database secman_latihan) secman_latihan=#\cd SECMAN (masuk ke direktori secman) secman_latihan=#\i ./1_secman_master_latihan_220.sql (untuk mengimport database pertama) secman_latihan=#\i ./2_update_230_secman_lat.sql (untuk mengimport database kedua)

Konfigurasi Postgresql a) b) c) d) ITO harus memastikan bahwa instalasi servis DB sudah selesai. Database dibuat menjadi 2 bentuk yaitu 2 folder ( epns dan secman) dan 4 folder (epns_prod & epns_latihan), (secman_prod & secman_latihan). Set user untuk masing-masing database (epns-prod and epns-training). Beberapa hal yang harus diperhatikan : i. ii. File pg_hba.conf di file konfigurasi postgresql. File postgresql.conf di file konfigurasi postgresql.

Konfigurasi postgresql selesai.

280

4.

Penginstalan webserver menggunakan apache

Keterangan : apache harus dilengkapi dengan modul JK, security, deflate dan evasive. Perintah konfigurasi apache2 (debian dan keturunannya)/httpd(redhat/centos dan keturunannya): # cd/home (masuk ke direktori home) # cp -r apache2 /etc (copy folder apache2 (konfigurasi apache) debian di /etc) # cd /etc/apache2 (masuk ke direktori apache2) # vim /etc/apache2/sites-available/default

a) b)

Proses instalasi apache harus dipastikan sudah selesai terlebih dahulu. Membuat folder akses untuk handler static page Alias /latihan /home/appserv/epns-lat-325/latihan Alias /eproc /home/appserv/epns-prod-325/eproc

c)

Membuat folder akses untuk file upload/download Alias /file_latihan /home/file/file_latihan Alias /file_prod /home/file_prod

281

d)

Membuat folder source code SPSE agar tidak bisa diakses dari luar. <DirectoryMatch /home/appserv/epns-prod-325/eproc/WEB-INF> AllowOverride None Order deny,allow deny from all </DirectoryMatch> <DirectoryMatch /home/appserv/epns-lat-325/latihan/WEB-INF> AllowOverride None Order deny,allow deny from all </DirectoryMatch>

282

e)

Konfigurasi untuk koneksi antara apache (webserver) dan tomcat (aplikasi webserver) JkWorkersFile /etc/apache2/workers.properties JkLogFile /var/log/apache2/mod_jk.log

JkLogLevel debug JkLogStampFormat "[%a %b %d %H:%M:%S %Y] " JkMount /latihan* worker1

JkMount /eproc* worker2

f)

Konfigurasi untuk modul deflate (pertukaran data antara server dan client dimuat dalam bentuk .zip agar lebih ringan.) LoadModule deflate_module /usr/lib/apache2/modules/mod_deflate.so SetOutputFilter DEFLATE DeflateBufferSize 65536 DeflateCompressionLevel 9 DeflateFilterNote Input instream DeflateFilterNote Output outstream DeflateFilterNote Ratio ratio DeflateMemLevel 9

283

DeflateWindowSize 15 BrowserMatch ^Mozilla/4\.0[678] no-gzip BrowserMatch "Windows 98" gzip-only-text/html BrowserMatch "MSIE [45]" gzip-only-text/html BrowserMatch \bMSI[E] !no-gzip !gzip-only-text/html SetEnvIfNoCase Request_URI \.(?:gif|jpeg|jpe|jpg|png|ico|t?gz|zip|rar|pdf|doc|xls|dat)$ no-gzip dont-vary LogFormat '"%r" %{outstream}n/%{instream}n (%{ratio}n%%)' deflate CustomLog /var/log/apache2/deflate_log deflate

g)

Konfigurasi client ID. Bertujuan agar setiap client mempunyai ID yang berbeda. <IfModule mod_headers.c> Header append Vary User-Agent env=!dont-vary </IfModule>

284

h)

Konfigurasi untuk host (identitas host server) <VirtualHost *:80> LogLevel warn CustomLog /var/log/apache2/access.log combined RedirectMatch ^/$ /eproc/app RedirectMatch ^/latihan$ /latihan/app AddOutputFilterByType DEFLATE text/html text/plain text/xml text/css application/x-javascript application/x-httpd-php SetInputFilter DEFLATE SetOutputFilter DEFLATE </VirtualHost>

285

i)

Konfigurasi untuk modul evasive (Bertujuan untuk mengurangi flooding request/DOS/brute force attack.) <IfModule mod_evasive20.c> DOSHashTableSize 6194 DOSPageCount DOSSiteCount DOSPageInterval DOSSiteInterval 25 80 1 1

DOSBlockingPeriod 10 </IfModule>

j)

Konfigurasi untuk modul security webserver (Membuat aplikasi server firewall) SecAuditEngine RelevantOnly SecRequestBodyAccess On SecResponseBodyAccess On SecAuditLogParts ABCFHZ SecAuditLog /var/log/apache2/audit_apache.log SecDebugLog /var/log/apache2/modsec_debug.log

286

SecDebugLogLevel 3 SecDefaultAction log,auditlog,deny,status:403,phase:2,t:none SecRuleEngine On SecServerSignature "Netscape-Enterprise/6.0 PHP5.2.0 mod_asp/3.4.5" SecRule ARGS "\.\./" SecRule ARGS "<[[:space:]]*script" SecRule REQUEST_BODY "(document\.cookie|Set-Cookie|SessionID=)" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*meta*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*style*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*script*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*iframe*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*object*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*img*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*applet*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*form*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_HEADERS:User-Agent "Nikto" "log,deny,status:403,msg:'Nikto Scanners Identified'"

287

SecRule HTTP_HOST "\x25" SecRule HTTP_HOST "^$" "log,allow,msg:'no http host'" SecRule HTTP_USER_AGENT "^$" "log,allow,msg:'No user agent'" SecRule REQUEST_BODY "/^(etc|bin|sbin|tmp|var|opt|dev|kernel|exe)$/" SecRule ARGS "delete[[:space:]]+from" SecRule ARGS "insert[[:space:]]+into" SecRule ARGS "select.+from" SecRule ARGS "\<\!--\#" #SecRule ARGS "((=))[^\n]*(<)[^\n]+(>)" SecRule REQUEST_BODY "(\'|\")" SecRule REQUEST_BODY "!^[\x20-\x7f]+$" SecRule REQUEST_URI "^/(bin|cgi|cgi(\.cgi|-91[45]|-sys|-local|s|-win|-exe|-home|perl)|(mp|web)cgi|(ht|ows-)bin|scripts|fcgi-bin)/" SecRule REQUEST_BODY "/bin/ps" SecRule ARGS "wget\x20" SecRule ARGS "uname\x20-a" SecRule REQUEST_BODY "/nessus_is_probing_you_"

288

SecRule REQUEST_URI "^OR 1=1--*" SecRequestBodyLimit 800000000 SecResponseBodyLimit 800000000 <LocationMatch /cgi-bin/> SecRule REQUEST_URI "!(script1\.cgi|script2\.cgi|custom_email\.pl|form\.cgi\.exe)" </LocationMatch>

k)

Additional apache configuration in file workers.properties ps=/ worker.list=worker1 worker2 worker3 worker.worker1.port=8009 worker.worker1.host=localhost worker.worker1.type=ajp13 worker.worker1.lbfactor=1 worker.worker2.port=7009 worker.worker2.host=localhost

289

worker.worker2.type=ajp13 worker.worker2.lbfactor=1

l) 5.

Konfigurasi apache selesai. Penginstalan java dan tomcat

Keterangan : versi aplikasi java harus lebih dari versi 1.6.0 versi aplikasi tomcat harus lebih dari versi 6.0.19 # vim /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml (untuk mengedit file server.xml) Pada context path, sesuaikan isian docBase dengan gambar dibawah ini:

290

Konfigurasi Tomcat a) b) ITO harus memastikan instalasi tomcat sudah selesai. Konfigurasi untuk koneksi apache ke tomcat/aplication container <!-- Define an AJP 1.3 Connector on port 8009 --> <Connector port="8009" protocol="AJP/1.3" redirectPort="8443" maxThreads="800" />

c)

Konfigurasi untuk letak source (Diletakkan di antara konfigurasi <Host></Host>)

291

<Context

path="/latihan"

docBase="/home/appserv/epns-lat-325/latihan"

reloadable="false" ></Context>

d) 6.

Konfigurasi tomcat selesai. Instal aplikasi SPSE

Perintah konfigurasi aplikasi SPSE:

# cd /home (masuk ke direktori home) # mkdir p appserv/epns-lat-325/latihan (untuk membuat direktori appserv/epns-prod-325/eproc) # cd appserv/epns-lat-325/latihan (masuk ke direktori appserv/epns-lat-325/latihan) # unzip /home/epns-web-3.2.5.zip (melakukan unzip file aplikasi SPSE) # cp /home/application.properties WEB-INF/classes/ (copy file application.properties ke dalam folder WEB-INF/classes) # nano WEB-INF/classes/application.properties (membuka file application.properties untuk melakukan konfigurasi file tersebut). Database dari isi file tersebut dirubah untuk menyesuaikan dengan nama database yang akan kita buat, misalny, database yang akan kita buat adalah epns_latihan dan secman_latihan, maka konfigurasi pada:

secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_prod menjadi secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_latihan (secman_prod diganti sesuai dengan database yang kita buat, dalam hal ini secman_latihan)

292

jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_prod menjadi jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_latihan (epns_proddiganti menyesuaikan dengan database yang kita buat, dalam hal ini epns_latihan) 7. Test konfigurasi 1. Restart service # /etc/init.d/apache2restart(untuk restart service apache2) # /etc/init.d/postgresql restart(untuk restart service postgresql)

2.

Check running aplikasi # /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh run (melakukan start-up java secara debug)

Selanjutnya, buka browser, lalu ketikan pada address di browser yang anda pakai: localhost/latihan(jika anda melakukan pengistalan di dalam computer tersebut)

192.168.1.23 (ip-address)/latihan (jika anda melakukan penginstalan di dalam computer yang berbeda) Jika sudah berhasil, untuk keluar dari menu debug catalina ketik Ctrl+C

293

3.

Perintah aplikasi agar tetap running selama server on : # /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh

4.

Perintah aplikasi agar up saat direstart sekalipun : # vim/rtc/rc.local (membuka file rc.local) Setelah terbuka filenya, tambahkan dua command dibawah ini setelah exit 0

/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh

5.

Install aplikasi selesai

8.

Install snmp 1. Perintah install snmp apt-get install snmp snmpd

294

2.

Konfigurasi snmp

3.

Restart snmp etc/init.d/snmpd restart

295

9.

Test hasil instalasi Check login Check email Check upload

1.4 Post-Instalasi SPSE 1.4.1 Konfirmasi hasil instalasi SPSE Ruang lingkup a. b. c. d. Konfirmasi hasil instalasi SPSE berfungsi sebagai pernyataan bahwa proses instalasi e-Procurement telah selesai melalui CRM. Konfirmasi hasil instalasi SPSE melibatkan dua departemen yaitu ITO dan PM. Konfirmasi instalasi SPSEdilaksanakan setelah penginstalan SPSE sudah selesai. PM akan menggunakan hasil konfirmasi instalasi SPSE dari ITO untuk pemberitahuan kepada customer bahwa penginstalan SPSE telah selesai.

Definisi ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP PM:Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.

296

Prosedur konfirmasi hasil instalasi SPSE


Konfirmasi Selesai Penginstalan SPSE
ITO PM

Mulai

Pastikan instalasi aplikasi SPSE selesai

Pemberitahuan selesai penginstalan ke PM (Assign back ticketing CRM)

CRM

Pemberitahuan selesai penginstalan dari PIC ITO

Konfirmasi penginstalan selesai

Pemberitahuan selesai penginstalan ke customer

Selesai

297

1.4.2

Check hasil instalasi SPSE Ruang lingkup a. b. c. d. e. f. g. h. Check hasil instalasi SPSE dilakukan oleh customer. Informasi/feedback antara customer, PM, dan ITO dilakukan secara elektronik melalui CRM. Setelah pemberitahuan dari PM customer akanmencoba aplikasi SPSE. Apabila aplikasi SPSE tidak berjalan dengan baik atau error maka customer akan menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback). Error yang sudah diterima oleh PM akan dilanjutkan ke ITO sebagai permintaan perbaikan. Jika instalasi SPSE berjalan dengan baik maka customer akan menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback). Feedback yang diterima akan digunakan oleh PM untuk melakukan finalisasi SPSE. PM akan mengirim informasi tersebut ke ITO dan digunakan untuk pencatatan buku sebagai tanda bukti bahwa instalasi SPSE sudah selesai dan terlaksana. Jika ITO tidak menerima feedback lebih dari 2 hari maka instalasi SPSE dianggap selesai. Definisi ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP PM: Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP. Feedback: Informasi kembali dari customer.

298

Prosedur Check SPSE


Check Aplikasi SPSE
Customer PM ITO

Mulai

Pemeriksaan aplikasi SPSE oleh customer

Pemeriksaan aplikasi SPSE selesai

Konfirmasi penyelesaian error ke customer

Peyelesaian error aplikasi SPSE (terhubung dengan proses instalasi SPSE)

Feedback report dari customer

Error

Penerimaan error aplikasi SPSE

Konfirmasi penyelesaian error (terhubung dengan proses instalasi SPSE)

Complete Finalisasi

> 2 hari

Install aplikasi SPSE dianggap selesai

< 2 hari

Pencatatan buku (bukti instalasi aplikasi SPSE selesai)

Penginstalan eprocurement selesai (ticketing CRM closed)

Selesai

299

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

INSTRUKSI KERJA INSTALASI APLIKASI E-PROCUREMENT

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

300

1.

Lampiran-lampiran Form instalasi BERITA (INSTALL ) APLIKASI

Telah kami lakukan (install) aplikasi release .................untuk Customer berikut:...... Nama No Customer Aplikasi Tgl Pelaksanaan Instalasi Keterangan

IT OPERATION (ITO) Tanggal Nama : : ................................ ................................ Tanggal Nama : :

Program Manager (PM) ................................ ................................

301

Ticketing CRM (Create)

Ticketing CRM (assign back)

302

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENGGUNA SPSE

JAKARTA 2012

303

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

304

Nomor SOP

41/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Penyedia Barang/Jasa Verifikator Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses tata cara regristrasi dan verifikasi calon penyedia barang/jasa seperti: mendownload formulir, mengisi formulir, melakukan verifikasi dokumen dan menyetujui atau menolak registrasi penyedia barang/jasa

Peralatan/Perlengkapan :
1. 2. Formulir Data Penyedia Formulir Keikutsertaan

Tujuan :
1. 2 Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses registrasi dan verifikasi calon penyedia barang/jasa (vendor) untuk mendapatkan akun SPSE Menentukan kelayakan (eligibility) penyedia barang/jasa melalui mekanisme kontrol atas registrasi calon penyedia barang/jasa Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. SOP Pengarsipan Dokumen

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. 2.

Definiisi :
1 2 3 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Keterkaitan :
1

305

SOP REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Melakukan registrasi oline pada website LPSE/aplikasi SPSE Penyedia
Mulai

Pelaksana Front office Helpdesk LPSE

Verifikator

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Wajib menggunakan e-mail perusahaan (tidak boleh e-mail pribadi) 2. Tata cara registrasi pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

Waktu N/A

Output

Keterangan

Mengunduh (download) formulir data penyedia dan formulir keikutsertaan yang tersedia pada aplikasi SPSE.

N/A

Blanko Formulir Data Penyedia dan Blanko Formulir Keikutsertaan Formulir data penyedia yang sudah terisi Fromulir keikutsertaan yang sudah terisi Surat Penunjukan Admin Blanko tersedia/menyatu dengan formulir keikutsertaan

Mengisi formulir data penyedia

N/A

Mengisi formulir keikutsertaan

Dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.

N/A

Membuat Surat Penunjukan Admin

1. Dibuat diatas kertas berkop perusahaan N/A ditandatangani pimpinan perusahaan dan admin yang ditunjuk, dicap serta bermaterai. 2. Apabila Adminnya adalah pimpinan perusahaan itu sendiri maka membuat surat pernyataan bahwa dirinya sebagai admin

Membuat Surat Kuasa untuk verifikasi

1. Pimpinan perusahaan dapat menguasakan kepada pihak manapun untuk melakukan proses verifikasi di LPSE. 2. Surat kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan dan ditandatangani pimpinan perusahaan serta penerima kuasa, dicap dan bermaterai. 3. Apabila pimpinan perusahaan yang melakukan verifikasi maka tidak perlu membuat surat kuasa.

N/A

Surat Kuasa Untuk Verifikasi

Blanko tersedia/menyatu dengan formulir keikutsertaan

Mempersiapkan berkas permohonan

1. Formulir data penyedia, Formulir keikutsertaan dan Dokumen perusahaan asli serta copy nya (softcopy/hardcopy) terdiri dari 1.KTP pemilik/ direktur/ pengurus; 2. NPWP; 3. SIUP/ SIUJK/ SBU/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir. Untuk Perseorangan dan Koperasi persyaratan menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku 2. Berkas permohonan dimasukan kedalam amplop/map bersampul identitas perusahaan

N/A

Berkas Permohonan

Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu

N/A

306

Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu

5 menit

Nomor antrian

10 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian 11 Menanyakan kepada penyedia apakah sudah melakukan registrasi online, 12 Melakukan aktivitas No.1 di bidding room mengacu pada SOP penggunaan akses intranet/internet di Bidding Room bagi pengguna SPSE 13 Menerima berkas permohonan dan memeriksa apakah penyedia masuk daftar hitam/black list yang tercantum pada portal inaproc 14 Memberitahu penyedia permohonan ditolak dan mengembalikan berkasnya serta memberitahu verifikator untuk memasukan ID penyedia tersebut kedalam daftar hitam pada aplikasi SPSE 15 Memeriksa apakah berkas permohonan lengkap dengan mengisi formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan 16 Membertahu penyedia untuk melengkapi berkas sesuai yang tercantum di formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan

N/A

5 menit
belum Ya

N/A

mengacu pada SOP penggunaan akses intranet/internet di Bidding Room bagi pengguna SPSE

5 menit
Ya Tidak

5 menit
Selesai

Ya

5 menit

Tidak

Formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan

5 menit

307

17

Menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator

5 menit

Tanda terima berkas

18

Menerima berkas permohonan dan memeriksa apakah penyedia sudah terdaftar di LPSE lain
Ya

Tidak

5 menit

19

Memberitahu penyedia agar penyedia tersebut menggunakan user id yang sudah terdaftar 5 menit Menerima pemberitahuan dari verifikator melalui helpdesk untuk login pada aplikasi SPSE menggunakan user ID yang sudah terdaftar Melakukan verifikasi dan validitas berkas permohonan. Apakah berkas sesuai/lolos verifikasi ? Menyetujui permohonan dengan mengklik tombol " SETUJU" pada aplikasi SPSE Mencantumkan kekurangan pada amplop/map berkas permohonan, menyerahkannya kepada penyedia melalui helpdesk untuk dilengkapi dan kembali dilakukan verifikasi 5 menit Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas N/A Berkas asli dan copy harus sesuai, dokumen 10 menit masih berlaku dan data antar dokumen sesuai dan konsisten
Ya

20

21

Tidak

hasil verifikasi permohonan disetujui

22 23

hasil verifikasi

5 menit

24

Selesai

10 Menit Arsip Berkas

308

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI PPK

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

309

Nomor SOP

42/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI PPK

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 PPK Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses permohonan akun PPK, verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga PPK dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun PPK 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi PPK dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definiisi :
1. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 2. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

310

SOP REGISTRASI PPK No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Admin Agency PPK
Mulai

Pelaksana Admin Agency

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Formulir permohonan pembuatan akun PPK 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara langsung (hardcopy) atau melalui e-mail (softcopy)

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? Meminta PPK untuk melengkapi/memperbaiki berkas permohonan Melengkapi kekurangan berkas permohonan

Tidak
Ya

Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin Agency mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

10 menit

5 menit N/A

Membuat Akun PPK pada aplikasi SPSE

1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun PPK 2. Aktivasi akun dilakukan jika PPK telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

15 menit

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) PPK yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

5 menit

e-mail informasi akun PPK Arsip berkas permohonan

10 Menit
Selesai

311

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI PPK

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

312

Permohonan Pembuatan Akun PPK

Data Instansi NamaInstansi Alamat KodePos Telepon Fax Kontak Person

Data PPK (sesuai SK pengangkatan) Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon E-mail Pangkat Golongan Jabatan No SK MasaBerlaku SK Tanggal Pemohon Tandatangan

313

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI PANITIA PENGADAAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

314

Nomor SOP

43/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI PANITIA PENGADAAN

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Panitia Pengadaan Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses permohonan akun Panitia Pengadaan, verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga Panitia Pengadaan dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia Pengadaan 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan Panitia Pengadaan

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Panitia Pengadaan dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

315

SOP REGISTRASI PANITIA PENGADAAN No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Admin Agency Pelaksana Panitia Admin Agency Pengadaan
Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Formulir permohonan pembuatan akun Panitia Pengadaan 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan Panitia Pengadaan (jika disampaikan langsung membawa asli dan copy, jika disampaikan melalui email SK asli di scan) Waktu N/A Output Keterangan Berkas dapat disampaikan secara langsung (hardcopy) atau melalui e-mail (softcopy)

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? Meminta Panitia Pengadaan untuk melengkapi/memperbaiki berkas permohonan Melengkapai kekurangan berkas permohonan

Tidak Ya

Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin Agency mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

10 menit

5 menit N/A

Membuat Akun Panitia Pengadaan pada aplikasi SPSE

1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Panitia Pengadaan 2. Aktivasi akun dilakukan jika Panitia Pengadaan telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

15 menit

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) Panitia Pengadaan yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

5 menit

e-mail informasi akun Panitia Pengadaan Arsip berkas permohonan

10 Menit
Selesai

316

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI PANITIA PENGADAAN

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

317

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia

Data Instansi Nama Instansi Alamat Kode Pos Telepon Fax Kontak Person Data Panitia Pengadaan (sesuai SK Pengangkatan) No 1 2 3 4 5 Data Kepanitian Nama Kepanitian Tahun Tanggal Nama NIP User Password ID sementara Instansi Alamat Kantor Telp E-Mail Pangkat Golongan Jabatan Pengangkatan Sebagai Ketua Panitia Sekretaris Anggota Anggota Anggota Pemohon Tanda tangan No SK Masa Berlaku SK

318

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

319

Nomor SOP

44/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Pimpinan Instansi Admin Agency K/L/D/I Admin PPE Kepala LPSE Admin Agency K/L/D/I

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses permohonan akun admin agency K/L/D/I., verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga admin agency dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency 2 Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Admin Agency

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Pimpinan Instansi Admin Agency dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Kepala LPSE Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1 Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa)

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

320

SOP REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I Pelaksana No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Kepala LPSE Pimpinan Instansi Admin Agency
Mulai

Mutu Baku Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan 1. Formulir permohonan pembuatan akun Admin Agency 2. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Admin Agency 3. Surat Permohonan Kepada Pimpinan LPSE Waktu N/A Output Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy) Surat Jawaban Permohonan Pembuatan Akun

Admin Agency

Kepala LPSE

Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk ditindaklanjuti Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? Meminta Admin Agency untuk melengkapi berkas permohonan Melengkapai kekurangan berkas permohonan Membuat Akun Admin Agency pada aplikasi SPSE. 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Admin Agency 2. Aktivasi akun dilakukan jika Admin Agency telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE
Tidak Ya

N/A

Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin PPE mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 Menit

4 5 6

5 Menit N/A 15 menit

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) Admin Agency yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE

1. Akun diberikan melalui e-mail milik masing-masing personil (Admin Agency) yang terdaftar pada aplikasi SPSE

10 menit

e-mail informasi akun Admin Agency

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

Selesai

2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password hasil pembuatan akun Admin Agency 10 Menit

Arsip berkas permohonan

321

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

322

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency

Data Instansi dan Penanggung Jawab Nama Instansi Alamat Propinsi Kab/Kota Telepon Fax Website Nama Penangung Jawab NIP

Data Admin Agency (sesuai SK Pengangkatan) Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon E-mail Pangkat Golongan Jabatan No SK Tanggal Pemohon Tandatangan

323

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

324

Nomor SOP

45/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriksa/Penyidik Auditor/Pemeriksa/Penyidik Kepala LPSE Admin PPE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga Auditor/Pemeriksa/Penyidik dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut 1. 2. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik Surat Perintah Pemeriksaan

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriksa/Penyidik dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE

Definiisi :
1 Auditor/Pemeriksa/Penyidik adalah pihak yang ditunjuk dari lembaga yang memerintahkannya dan ditugaskan untuk memeriksa proses pengadaan sejak awal disusun hingga selesai dilaksanakan

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. SOP Pengarsipan Dokumen

Keterkaitan :
1

Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa).

325

SOP REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Kepala LPSE Pelaksana Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriks Auditor/Pemeriks Kepala LPSE a/Penyidik a/Penyidik
Mulai

Mutu Baku Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Pembuatan Akun 2. Formulir permohonan pembuatan akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik 3. Surat Perintah Pemeriksaan Waktu N/A Output Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy) Surat Jawaban Permohonan Pembuatan Akun

Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk ditindaklanjuti Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? Meminta Auditor/Pemeriksa/Penyidik untuk melengkapi berkas permohonan Melengkapai kekurangan berkas permohonan Membuat Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik pada aplikasi SPSE. 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik 2. Aktivasi akun dilakukan jika Auditor/Pemeriksa/Penyidik telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE
Tidak Ya

N/A

Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin PPE mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 Menit

4 5 6

5 Menit N/A 15 menit

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) Auditor/Pemeriksa/Penyidik yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE

1. Akun diberikan melalui e-mail milik masing-masing personil (Auditor/Pemeriksa/Penyidik) yang terdaftar pada aplikasi SPSE 2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

10 menit

e-mail informasi akun Auditor/Pemeri ksa/Penyidik

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

Selesai

Hasil pembuatan akun

10 Menit

Arsip berkas permohonan

326

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

327

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik (untuk 1 orang) Data Instansi Nama Instansi Alamat Kode Pos Telepon Fax Kontak Person

Data Auditor/Pemeriksa/Penyidik (sesuai Surat Perintah Pemeriksaan) Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon E-mail** Pangkat Golongan Jabatan No SK Akhirmasa audit Instansi yang diaudit NamaPaket yang diaudit 1. 2. n.. Tanggal Pemohon Tandatangan

328

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

329

Nomor SOP

46/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Kepala LPSE Admin PPE

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mencakup proses perintah pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada Admin PPE, pembuatan akun oleh Admin PPE dan penyampaian akun yang telah dibuat kepada masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE) 1. 2. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE SK Pembuatan Akun

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukan perintah pembuatan akun registrasi verifikator/ helpdesk/admin agency LPSE kepada Admin PPE.

Definiisi : Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. SOP Pengarsipan Dokumen 1. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa).

Keterkaitan :
1

330

SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE Pelaksana No Aktivitas Kepala Admin PPE LPSE 1 Mengeluarkan SK Pembuatan Akun Mulai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE, dilengkapi Formulir Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Memerintahkan Admin PPE untuk membuat akun (User id dan password) Sesuai SK dan Formulir Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE 2 Membuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE pada aplikasi SPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 3 hari Output SK Pembuatan Akun Verifikator/Helpde sk/Admin Agency LPSE Keterangan

N/A

1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE 60 menit saat pembuatan berdasarkan pada data yang tercantum dalam Formulir Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE 2. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

Akun Verifikator/Helpde sk/Admin Agency LPSE pada aplikasi SPSE

Menginformasikan melalui e-mail akun ( user id dan password ) yang telah dibuat kepada Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE dengan tembusan kepada Kepala LPSE

1. Akun diberikan melalui e-mail milik 30 menit masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE) yang terdaftar pada aplikasi SPSE 2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

e-mail informasi akun Verifikator/Helpde sk/Admin Agency LPSE

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

Mulai

hasil pembuatan akun

10 menit Arsip Berkas

331

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

332

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE

Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan) No 1 2 3 4 Tanggal Pemohon Tandatangan Nama NIP User ID E-Mail Pengangkatan Sebagai Admin Agency Verifikator Helpdesk Trainer No SK

333

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

334

Nomor SOP

47/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Kepala LPSE Service Provider Kepala LPSE Sistem Provider Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider Admin PPE LPSE Sistem Provider

Peralatan/Perlengkapan :
1.

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dan pembuatan akun oleh Admin PPE LPSE Sistem Provider sehingga Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut 2.

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider

Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE Service Provider Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE Service Provider dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE Sistem Provider

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definiisi :
1 Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK LPSE Service Provider adalah LPSE yang menginduk pada LPSE terdekat dan tidak memiliki fungsi pengelolaan server yang telah terinstalasi SPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

3 4

335

SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER Pelaksana Mutu Baku Verifikator/Helpdes No Aktivitas Kepala LPSE Kepala LPSE Sistem Admin PPE k/Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Service Provider Provider Sistem Provider Service Provider 1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan 1. Surat Permohonan Pembuatan Akun Mulai akun (user id, password) kepada Kepala LPSE 2. Formulir permohonan pembuatan akun Sistem Provider Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider 3. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE Service Provider 2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE Sistem Provider untuk ditindaklanjuti 3 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? Meminta Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider untuk melengkapi berkas permohonan Melengkapai kekurangan berkas permohonan Membuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider pada aplikasi SPSE. 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider 2. Aktivasi akun dilakukan jika Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE
Tidak

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy)

N/A

Surat Jawaban Permohonan Pembuatan Akun

Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya


Ya

5 Menit

Admin PPE Sistem Provider mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 Menit

5 6

N/A 15 menit

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE Sistem Provider

1. Akun diberikan melalui e-mail milik 10 menit masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider) yang terdaftar pada aplikasi SPSE 2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password
Selesai

e-mail informasi akun Verifikator/Hel pdesk/Admin Agency Service Provider

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

Hasi pembuatan akun

10 Menit

Arsip berkas permohonan

336

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

337

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Service Provider

Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan) No 1 2 3 Tanggal Pemohon Tanda tangan Nama NIP User ID E-Mail Pengangkat an Sebagai Admin Agency Verifikator Helpdesk No SK

338

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

REGISTRASI ADMIN PPE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

339

Nomor SOP

48/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI ADMIN PPE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Kepala LPSE Program Manager Direktorat e-Procurement LKPP

Peralatan/Perlengkapan : 1 Surat Keputsan/SK pembentukan dan penunjukan personil LPSE Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada PM Direktorat e-Procurement LKPP dan pembuatan akun oleh PM Direktorat eProcurement LKPP 2 4 Data Profile LPSE KTP Admin PPE

3 Data Personil Admin PPE Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukanpermohonan pembuatan akun Admin PPE kepada PM Direktorat e-Procurement LKPP

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1. Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement Direktorat e-Procurement LKPP

Keterkaitan :

340

SOP REGISTRASI ADMIN PPE No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Program Manager Direktorat e-Procurement LKPP Pelaksana PM Direktorat Kepala e-Procurement LPSE LKPP
Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Keputsan/SK pembentukan dan penunjukan personil LPSE 2. Data Profile LPSE 3. Data Personil Admin PPE 4. KTP Admin PPE Waktu N/A Output Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy)

Menerima dan melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas. Apakah berkas lengkap ?

berkas permohonan
Tidak Ya

10 Menit

hasil pemeriksaan berkas

3 4 5

Meminta kelengkapan berkas kepada Kepala LPSE Melengkapai kekurangan berkas permohonan Membuat Akun Admin PPE pada aplikasi SPSE Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

5 Menit N/A 30 menit

Menginformasikan melalui e-mail akun ( user id dan password ) admin PPE yang telah dibuat kepada Kepala LPSE

Dalam e-mail diinformasikan untuk segera 10 menit melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

e-mail informasi akun Admin PPE

Memberitahukan user id dan password kepada Admin PPE

hasil pembuatan akun

5 Menit

informasi akun sampai kepada LPSE Arsip Dokumen

Pengarsipan Dokumen

Selesai

hasil pembuatan akun 10 Menit

341

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

342

Nomor SOP

49/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Kepala LPSE Verifikator

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk pengaktifkan kembali akun penyedia

Tujuan :
Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengaktifkan kembali akun penyedia

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definisi :
1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

Keterkaitan :
1 SOP Pengarsipan Dokumen

343

SOP PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA No 1 Aktivitas Menerima permohonan pengaktifan kembali akun (user ID dan Password) dari penyedia barang/jasa disertai bukti pendukung penyelesaian pelanggaran yang terjadi Pelaksana Kepala LPSE Verifikator
Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 1. Surat Permohonan Pengaktifan kembali N/A akun 2. Dokumen pendukung penyelesaian pelanggaran

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy)

Mendisposisi kepada verifikator untuk melakukan klarfikasi kebenaran bukti pendukung yang disampaikan Melakukan klarifikasi kebenaran bukti pendukung kepada pihak terkait Melaporkan hasil klarifikasi serta usulan tindak lanjut kepada kepala LPSE Menerima laporan hasil klarifikasi dari verifikator dan mengambil keputusan apakah akun penyedia barang/jasa akan diaktifkan kembali atau tidak Mengrimkan surat pemberitahuan penolakan permohonan kepada penyedia barang/jasa Memerintahkan Verifikator untuk mengaktifkan kembali akun penyedia Mengaktifkan kembali akun penyedia barang/jasa melalui aplikasi SPSE

surat disposisi

3 hari kerja

3 4

surat disposisi

1 hari 1 hari kerja setelah verifikasi N/A

hasil klarifikasi

Tidak

Ya

6 7 8

Selesai

1 hari kerja Instruksi Kepala LPSE Tata cara pengaktifan kembali akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 10 menit Akun penyedia aktif kembali

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

berkas permohonan dan proses pengaktifan 10 Menit akun 10 Menit 1 hari kerja

Arsip berkas

10 Melaporkan bahwa akun penyedia telah diaktifkan kembali kepada Kepala LPSE 11 Mengrimkan surat pemberitahuan bahwa akun telah diaktifkan kembali kepada penyedia barang/jasa
Selesai

344

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENONAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

345

Nomor SOP

50/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 Kepala LPSE Helpdesk LKPP

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk penonaktifan akun penyedia

Tujuan :
Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun penyedia

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definiisi :
1. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.

Keterkaitan :
1. SOP Pengarsipan

2. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

346

SOP PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA No 1 Aktivitas Menerima pengaduan atau informasi bahwa penyedia melakukan pelanggaran terhadap Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan SPSE, melakukan pemalsuan dokumen registrasi dan verifikasi penyedia barang/jasa atau telah ditetapkan dalam daftar hitam oleh PA/KPA Mempelajari pengaduan, dan melakukan klarifikasi kepada pihak terkait atas pengaduan atau informasi yang diterima, apakah akun penyedia tersebut dapat dinonaktifkan /tidak? -Jika tidak dapat dinonaktifkan lanjut ke nomor 4
Tidak Ya

Pelaksana Kepala LPSE Helpdesk LKPP


Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 1. Surat Pengaduan N/A 2. Dokumen pendukung terjadinya pelanggaran Surat Pengaduan 3 hari kerja

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy)

hasil analisa dan klarifikasi N/A

-Jika dapat di nonaktifkan lanjut ke nomor 5 4 Mengrimkan jawaban atas surat pengaduan bahwa pengaduan atau informasi yang disampaikan tidak benar/tidak dapat dijadikan dasar penonaktifan akun Menerbitakan surat pernyataan telah terjadinya pelanggaran terhadap Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan SPSE, melakukan pemalsuan dokumen registrasi dan verifikasi penyedia barang/jasa atau telah ditetapkan dalam daftar hitam oleh PA/KPA Mengirimkan surat usulan penonaktifan dengan melampirakan surat pernyataan dan bukti-bukti pendukung terjadinya pelanggaran oleh penyedia barang/jasa kepada Helpdesk LKPP Menerima surat usulan dan melakukan klarifikasi kepada LPSE yang mengusulkan. Apakah surat usulan yang disampaikan benar ? Menonaktifkan akun penyedia barang/jasa tersebut Memberitahukan penonaktifan kepada penyedia barang/jasa dan LPSE tempat penyedia barang/jasa tersebut terdaftar Melakukan pengarsipan
Selesai

Selesai

hasil analisa dan klarifikasi

1 hari kerja Jawaban Surat Pengaduan

hasil analisa dan klarifikasi

1 hari kerja Surat Pernyataan telah terjadinya pelanggaran

Surat Pernyataan telah terjadinya pelanggaran

1 hari kerja

Tidak

Ya

Surat permohonan/usulan dan Pernyataan telah terjadinya pelanggaran dari LPSE

2 hari kerja hasil analisa dan klarifikasi

Selesai

Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

10 menit

akun penyedia non aktif

1 hari kerja

10

berkas pengaduan dan proses penonaktifan akun

10 Menit

Arsip berkas

347

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN / POKJA ULP

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

348

Nomor SOP

51/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 PA/KPA Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk penonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP

Tujuan :
Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP

Pencatatan dan Pendataan :

Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Definiisi :
1 Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Keterkaitan :

349

SOP PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP Pelaksana No Aktivitas PA/KPA Admin Agency 1 Mengirimkan berkas permohonan penonaktifan Mulai akun kepada Admin Agency

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 1. Surat Permohonan Penonaktifan Akun N/A 2. Surat Keputusan/SK dari PA/KPA tentang pemberhentian atau perubahan PPK dan/atau Panitia Pengadaan/Pokja ULP

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy)

2 3

Menerima berkas permohonan dari PA/KPA Melakukan analisa dan klarifikasi kepada PA/KPA apakah benar mengajukan permohonan

Berkas permohonan Berkas permohonan


Tidak Ya

N/A 3 hari kerja hasil analisa dan klarifikasi

Selesai

Menonaktifkan akun pada aplikasi SPSE

Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

10 menit

akun non aktif

Mengrimkan pemberitahuan kepada PPK dan/atau Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang dinonaktifkan serta tembusan kepada Kepala LPSE Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas berkas permohonan dan proses non aktif
Selesai

1 hari kerja

10 Menit

arsip berkas

350

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN MASALAH SPSE

JAKARTA 2012

351

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

352

Nomor SOP

52/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 ITO

Helpdesk LKPP
Vendor/Pihak Ketiga

Peralatan/Perlengkapan :
1 2 Lembar Perubahan Dokumen Daftar Revisi

Penjelasan Singkat :
Mencakup tindakan pemulihan keadaan aplikasi SPSE akibat kendala teknis apapun yang terjadi.

Pencatatan dan Pendataan : Tujuan :


Untuk memastikan aplikasi SPSE selalu terkendali dan dapat segera dipulihkan pada saat terjadi kendala teknis.

Definisi :
1.

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP Bagian Infrastruktur LPSE adalah personil yang memiliki tugas dan kewenangan pada infrastruktur LPSE

2.

Keterkaitan :
3.

353

Mutu Baku No Aktivitas Bagian Infrastruktur LPSE Administrator LPSE/Technical Support ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan

Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis 1.1 Access ke Ruang Data Center
Mulai

10 menit

a.

Orang yang masuk ruang data center diharuskan mengunakan ID Card ( Secure Access ). Pembersihan ruang data center petugas yang sudah ditetapkan.

10 menit

b.

1 jam

Selesai

Pemulihan Kendala Teknis Akibat Daya Listrik Terputus 2.1 Listrik sering down/mati
Mulai

a.

b.

Administrator/Technical Support menyediakan power listrik backup (second power backup yaitu Genset), disamping power utamanya yaitu PLN Administrator/Technical Support memeriksa second power backup yaitu Genset tidak berfungsi untuk menyediakan cadangan listrik
Selesai

N/A

power listrik backup hasil pemeriksaan second power backup

30 menit

Pemulihan Kendala Teknis Akibat Akses Internet Terputus 3.1 a. Akses internet sering down/bottleneck ITO LKPP menghubungi Technical Support Penyedia Jasa Internet ITO LKPP segera memindahkan koneksi internet ke akses Link internet backup, jika tersedia
Mulai

30 menit

b.

15 menit

c.

ITO LKPP melakukan pengecekan Server Collocation, jika tersedia


Selesai

30 menit

koneksi internet ke akses Link internet backup hasil pengecekan Server Collocation

354

Mutu Baku No Aktivitas Bagian Infrastruktur LPSE Administrator LPSE/Technical Support ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan

Pemulihan Kendala Teknis Akibat Server Tidak berfungsi 4.1 a. Server down/mati
Mulai

ITO LKPP melakukan pemeriksaan power server, power distribution unit rack system dan power UPS ITO LKPP melakukan pemeriksaan temperatur server dengan mengecek Led Fan Processor di panel front ITO LKPP melakukan pemeriksaan terhadap virus yang menyerang server yang mengakibatkan server selalu restart sendiri ITO LKPP melakukan pemeriksaan power supply server

15 menit

b.

15 menit

c.

30 menit

d.

15 menit

hasil pemeriksaan power server, hasil pemeriksaan temperatur hasil pemeriksaan terhadap virus hasil pemeriksaan power supply hasil pemeriksaan sistem secara keseluruhan

e.

Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan pemeriksaan atau pengecekan system secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang telah dilakukan

1 jam

Selesai

4.2 a.

Server Over Heat ITO LKPP mematikan server terlebih dahulu

Mulai

5 menit

b.

c.

ITO LKPP melepaskan kabel power server dari power supply dan mendiamkannya sampai kondisi server dingin kembali ITO LKPP melakukan pengecekan suhu Air Conditioner (AC) apakah kondisi pendinginan masih bagus
Selesai

1 jam

5 menit

hasil pemeriksaan suhu

4.3

Server SPSE tidak dapat diakses dari internet/intranet


Mulai

a.

Setelah menerima keluhan, ITO LKPP untuk melakukan tes akses ke SPSE Jika berhasil, maka ITO LKPP akan memberitahukan ke client bahwa seharusnya tidak ada masalah dan memberi masukan perbaikan di tempat client Jika tidak berhasil, maka ITO LKPP akan memberitahukan ke Kepala Sub Direktorat e-Procurement tentang adanya masalah Berkomunikasi dengan Technical Support penyedia akses internet tentang adanya masalah untuk ditindaklanjuti

5 menit

b.

30 menit

c.

30 menit

d.

15 menit

e.

Kemudian dilakukan pengecekan sistem secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan
Selesai

1 jam

hasil pengecekan

355

Mutu Baku No Aktivitas Bagian Infrastruktur LPSE Administrator LPSE/Technical Support ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan

4.4

Power Distribution Unit (PDU) mati/down


Mulai

a.

Melakukan identifikasi masalah yang dilakukan oleh ITO LKPP untuk mengecek kondisi PDU Rack System ITO LKPP melakukan pemeriksaan kabel Output dari UPS dan kabel input di PDU Rack System Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan pemeriksaan atau pengecekan PDU secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang telah dilakukan

15 menit

b.

10 menit

hasil identifikasi masalah hasil pemeriksaan kabel Output hasil pengecekan keseluruhan

c.

1 jam

Selesai

4.5

TFT 17 Monitor, Mouse, dan Keyboard mati atau tidak bisa tampil di layar LCD TFT a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Kabel power TFT 17 apakah sudah dalam kondisi terhubung dengan sumber listrik ITO LKPP melakukan pemeriksaan Koneksi kabel VGA, mouse , dan keyboard ke Server yang ditujukan Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan sistem secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan

Mulai

5 menit

b.

5 menit

hasil pemeriksaan Kabel power hasil pemeriksaan Koneksi kabel hasil pemeriksaan keseluruhan

c.

5 menit

Selesai

4.6 a.

Unit Power Supply (UPS) mati atau Battery Rusak


Mulai

ITO LKPP melakukan pemeriksaan Kabel power dari sumber Listrik Jika masalah tidak temukan, dilakukan pemeriksaan di control front panel UPS tentang pengisian battery Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan UPS secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan Insiden dieskalasikan pada Vendor untuk penyelesaian

10 menit

b.

10 menit

c.

15 menit

hasil pemeriksaan Kabel power hasil pemeriksaan di control front hasil pengecekan UPS secara

d.

N/A

Selesai

eskalasi

356

Mutu Baku No
4.7 a. b. c.

Aktivitas
Operating System Server Hang atau Error ITO LKPP melakukan pemeriksaan operating sistem server dengan melakukan reboot Server ITO LKPP melakukan Repair operating system dengan menggunakan CD Source Operating System yang sama Jika masalah tidak bisa diatasi, ITO LKPP melakukan booting dengan Live CD untuk melakukan backup data di server ke media backup ITO LKPP berkoordinasi dengan Dit e-Proc

Bagian Infrastruktur LPSE

Administrator LPSE/Technical Support

ITO LKPP
Mulai

Vendor

Helpdesk LKPP

Persyaratan/Perlengkapan

Waktu

Output

Keterangan

15 menit 1 jam 2 jam

backup data di server ke media backup

d.

30 menit

e.

ITO LKPP melakukan penginstallan ulang operating system server dan ITO LKPP melakukan penginstallan aplikasi SPSE dan software-software pendukungnya ITO LKPP melakukan restore data

2 jam

f.

1 jam

Selesai

restore data

Pemulihan kendala teknis akibat Aplikasi error/bugs


Mulai

a.

ITO LKPP melakukan print screen pada halaman aplikasi SPSE yang error ITO LKPP mengirimkan hasil print screen disertai kronologi permasalahan ke helpdesk-lpse@lkpp.go.id Menghubungi Call Center Helpdesk LKPP untuk konfirmasi mengenai permasalahan yang telah dikirimkan
Selesai

10 menit

print screen aplikasi error

b. c.

5 menit 30 menit

357

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

UJI FORENSIK

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

358

Nomor SOP

53/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) UJI FORENSIK

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP

Peralatan/Perlengkapan :
1 Berita Acara Uji Forensik

Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh panitia pengadaan untuk melakukan uji forensik terhadap dokumen penawaran.

Tujuan :
1 2 3 Menjamin terselesaikannya permasalahan terkait dengan Pembukaan File Penawaran (.rhs) oleh Panitia Menjamin didapatkannya kepastian status dokumen penawaran yang gagal di dekripsi oleh panitia Menjamin terlaksananya kegiatan pengadaan barang/jasa secara elektronik yang dilaksanakan melalui LPSE, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengadaan barang/jasa Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

Peringatan :
1. 2.

2.

Keterkaitan :
3.

359

UJI FORENSIK No

Aktivitas Panitia Pengadaan

Pelaksana Helpdesk LPSE

Helpdesk LKPP

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan

Keterangan Waktu Output

Uji Forensik 1 Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan


satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi /tidak berhasil dibuka.

Mulai

N/A File penawaran tidak dapat di buka/didekripsi/didownload

Panitia pengadaan mengisi dan menyampaikan Berita Acara Uji Forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) kepada LPSE (Format BA Uji Forensik terlampir).

N/A File penawaran tidak dapat di buka/didekripsi/didownload

LPSE menerima file penawaran yang tidak dapat didekripsi beserta kunci private yang dicantumkan pada BA Uji forensik dan mencoba untuk mendekripsi file penawaran tersebut :

File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik

a. LPSE mencoba men-dekripsi file penawaran pada 2 (dua) komputer di bidding room, 2 (dua) komputer yang berbeda di bidding room dan 3 (tiga) laptop yang berbeda dengan laptop di bidding room .

File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik


berhasil i Gagal

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

b. Jika bisa didekripsi LPSE memberitahukan kepada panitia pangadaan untuk melakukan dekripsi ulang bila perlu dilakukan di LPSE :

File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik 1 hari hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE Pemberitahuan file penawaran dapat didekripsi

Panitia pengadaan menerima surat pemberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka.

Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE.

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

360

c.

Jika gagal didekripsi LPSE :

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE


1. Mengundang panitia untuk datang ke LPSE membuat berita acara pembukaan file penawaran (.rhs) yang disaksikan oleh LPSE :

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE 1 hari hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran dan surat keterangan bahwa file penawaran tidak dapat dibuka

LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan untuk datang ke LPSE untuk membuka file penawaran (.rhs) disaksikan oleh LPSE.

Membuat Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran (.rhs).

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

2. LPSE dapat menyampaikan permohonan dan Berita Acara Uji Forensik kepada LKPP untuk dilakukan Uji Forensik dan meminta Panitia pengadaan memundurkan waktu evaluasi penawaran sampai dengan keluarnya surat dari LKPP.

Helpdesk LKPP menerima Permohonan dan BA Uji Forensik dari Helpdesk LPSE

1 hari

1 (hari) adalah 1 (satu) hari sejak di terimanya file penawaran yang tidak dapat dibuka dari panitia

LKPP mencoba melakukan pembukaan file penawaran(.rhs) yang diterima dari LPSE

Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran yang tidak dapat dibuka/didekripsi 1 hari
berhasil Gagal

a.

Apabila bisa didekripsi maka:

1 (hari) adalah 1 (satu) hari sejak di terimanya file penawaran yang tidak dapat dibuka dari panitia

361

Helpdesk LKPP memberitahukan kepada LPSE untuk mendekripsi kembali file penawaran (.rhs) yang tidak bisa didekripsi tersebut,

Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran yang tidak dapat dibuka/didekripsi pemberitahuan hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP bahwa file .rhs dapat didekripsi .

1 hari

LPSE memberitahukan kepada panitia pengadaan bahwa file .rhs dapat dibuka.

pemberitahuan hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

file penawaran dapat didekripsi oleh panitia

Panitia mencoba kembali untuk melakukan dekripsi file .rhs .

pemberitahuan hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE


b. namun apabila penawaran (.rhs) tidak berhasil didekripsi LKPP:

N/A file penawaran dapat didekripsi oleh panitia

Helpdesk LKPP menyampaikan BA uji forensik dan file penawaran (.rhs) yang diterima dari LPSE kepada Lembaga Sandi Negara untuk dilakukan Uji Forensik.

1 hari hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

Helpdesk lKPP Menerima hasil analisa forensik dari Lembaga Sandi Negara.

1 hari hasil uji forensik dari Lembaga Sandi Negara


Helpdesk LKPP memproses surat keterangan hasil uji forensik

1 hari Hasil uji forensi dari Lembaga Sandi Negara


Helpdesk LPSE menyampaikan surat keterangan dari LKPP atas hasil uji forensik
Selesai

Surat Keterangan dari 1 hari sejak diterimanya LKPP hasil uji forensik

1 hari Surat Keterangan dari LKPP Surat Keterngan dari LKPP diterima LPSE 1 hari sejak diterimanya hasil uji forensik

362

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

UJI FORENSIK

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

363

LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA Tanggal Telah kami terima dari Berupa : : :

1. a. b. c. d. e. f. g. h.

Pengirim (Asal File) Id Lelang Nama Lelang Jenis Penawaran Nama File Ukuran Hash Key File pada Server Private Key Keterangan

: : : : : : : : :

Yang Menerima,

Mengetahui,

Yang Menyerahkan,

Nama Bagian

Nama Bagian

Nama Bagian

364

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN INSIDEN KEMANAN INFORMASI SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

365

Nomor SOP

54/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H.Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Administrator sistem LPSE Kepala LPSE ITO TUS

Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat :


Manajemen Insiden Keamanan Informasi SPSE meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, mengancam, membocorkan dan merusak informasi SPSE. Insiden keamanan informasi ini tidak dapat ditangani oleh technical support LPSE sendirian dan jika dalam organisasi LPSE/LKPP sudah ada fungsi Koordinator Staff Keamanan Informasi tetapi jika belum ada fungsi ini maka Kepala LPSE akan bertindak sebagai Staff Keamanan Informasi yang memberikan arahan manajerial dan technical support sebagai pelaksana teknis Ruang lingkup Insiden Kemanan Informasi terdiridari 2 bagian yaitu disebabkan oleh program jahat ( Worm, Virus, Backdoor dan sejenisnya) dan aktivitas peretas. Aktivitas peretas yang harus ditangani adalah percobaan pemaksaan akses pada sistem, akses oleh pengguna yang tidak diotorisasi, penghapusan peretas dari sistem 1 2 Formulir Eskalasi Insiden Logbook Sistem

Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan :
SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE disusun dengan tujuan untuk mencegah atau meminimalkan kerugian yang ditimbulkan dari insiden ini dan jika sudah menggangu layanan SPSE maka SOP ini juga bertujuan mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan

Definisi :
1 Insiden Keamanan Informasi SPSE adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur dan sistem TIK di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan bisnis utama LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical Support di Level 1

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan :

2.

Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP Administrator Sistem LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Administrasi Sistem Elektronik pada LPSE

366

PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI SPSE Pelaksana Administrator LPSE Kepala LPSE Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Program Jahat 1 Melakukan isolasi sistem melalui pemutusan Mulai koneksi keluar No Aktivitas TUS Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 10 menit Output Disconnect Keterangan

Mencatat kejadian dalam Logbook Insiden Keamanan Informasi Memberitahu pihak berwenang atau Kepala LPSE untuk mendapatkan pengarahan manajerial dan teknis

Log book Sistem

10 menit

1 jam

Memerintahkan Administrator sistem LPSE untuk menginformasikan penghentian sementara Sistem SPSE untuk memberikan kesempatan perbaikan Menangani insiden Keamanan Informasi dan berkonsultasi pada Support level 2 (TUS) melakukan identifikasi Insiden dan melakukan backup log sistem dan status sistem informasi

1 jam

1 jam

Menangani insiden Keamanan Informasi melakukan pembersihan sistem dari program jahat dengan menghentikan sementara sistem yang berjalan

3 jam

Jika pembersihan sistem selesai dilakukan dilanjutkan dengan melakukan patch yang diperlukan dan melakukan imunisasi pada sistem oleh tool /program untuk penangkal program jahat Jika sudah selesai tahapan tersebut, maka Administrator sistem LPSE melakukan tindak lanjut mengembalikan sistem berjalan seperti biasa Menangani insiden Keamanan Informasi mendokumentasikan penanganan Insiden tersebut untuk keperluan pelaporan atau referensi
Selesai

2 jam

1 jam

1 jam

367

Mutu Baku Support (TUS Persyaratan/Perlengkapan Waktu pada LKPP) Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas Yang Memaksa Akses Pada Sistem 1 Mengidentifikasi masalah dengan cara mencari Log book Sistem 3 jam Mulai sumber serangan berdasarkan file sistem log dan koneksi jaringan aktif No Aktivitas Administrator LPSE Kepala LPSE 2 Melakukan pemberitahuan kepada personal dengan tanggung jawab lebih tinggi untuk mendapatkan otorisasi langkah selanjutnya Jika sumber serangan diketahui maka dilakukan penutupan akses masuk yang dilakukan peretas pada sistem yang diakses 1 jam

Pelaksana

Output

Keterangan

1 jam

Jika sumber serangan tidak diketahui maka sistem yang diretas dinonaktikan terlebih dahulu untuk sementara dan menghubungi Support level 2 (TUS) atau Support Level 3 (ITO atau ID SIRTII) untuk mendapatkan dukungan/bantuan informasi tentang serangan ini Setelah penyelidikan dilakukan maka buat laporan pendek berkenaan dengan insiden dan langkah yang harus diambil dan sebarkan informasi kepada pihak yang berkepentingan lainnya

2 jam

1 jam

Selesai

368

Pelaksana Mutu Baku Administrator LPSE Kepala LPSE Support (TUS Persyaratan/Perlengkapan Waktu LKPP) Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas/Pengguna Yangpada Tidak Diotorisasi Telah Masuk Ke Sistem 1 Jika diidentifikasi adanya aktivitas pada sistem 5 menit Mulai yang tidak diotorisasi, Administrator sistem LPSE sistem harus mengambil langkah darurat untuk menghubungi pihak yang terkait kurang dari 5 menit setelah kejadian diketahui 2 Pihak yang terkait akan memutuskan untuk 15 menit membiarkan aktifitas tersebut berlanjut dulu atau harus segera dihentikan 3 Langkah yang diambil tersebut akan diberitahukan 30 menit kepada staf yang lebih tinggi dalam waktu kurang dari 30 menit dan melakukan eskalasi pada level manajement (kepala LPSE/LKPP) serta Support level 2 (TUS ) atau Support Level 3 (ITO ) No Aktivitas
Selesai

Output

Keterangan

369

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

370

Nomor SOP

55/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Helpdesk/Administrator sistem LPSE Kepala LPSE Support (TUS pada LKPP) Technical Support

Peralatan/Perlengkapan : Pencatatan dan Pendataan :

Definisi :
1 Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur seperti perangkat komputer, penyimpanan dan jaringan yang ada di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical Support di Level 1

Penjelasan Singkat :
Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk .

2 Dampak Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang terpengaruh.
Ada tiga kelas dampak : 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi dalam spesifikasi SLA. 1 - Tinggi Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi. Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan : 3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka. 2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.

Tujuan :
SOP Penanganan Insiden Infrastruktur disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan. 'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 5 4

1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung pelaporan standar. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna pada LPSE.

Keterkaitan :

6 7

371

PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE Pelaksana No 1 2 Aktivitas Pengguna SPSE melaporkan insiden kepada Helpdesk LPSE Helpdesk LPSE melakukan pencatatan insiden Helpdesk / Administrator sistem LPSE
Mulai

Mutu Baku Technical Support Persyaratan/Perlengkapan Waktu 15 menit 15 menit catatan terjadinya insiden prioritas tindak lanjut insiden Output Keterangan

Kepala LPSE

Helpdesk LKPP

Helpdesk LPSE bersama administrator sistem LPSE melakukan pengelompokan dan prioritas tindak lanjut insiden Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1 (tinggi) maka Administrator Sistem LPSE melaporkan kejadian ini kepada Kepala LPSE dan menunggu arahan kebijakan prosedur yang harus ditempuh Jika insiden ini tersebut mendapat prioritas 2 (menengah) maka Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kepala LPSE untuk mendapatkan arahan kebijakan dan prosedur yang harus ditempuh. Dalam pelaksanaannya jika pimpinan yang harus dihubungi tidak bisa dikontak maka harus melakukan kontak dengan pimpinan/perwakilan yang mempunyai otoritas berikutnya sesuai dengan struktur organisasi Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (Helpdesk LKPP) akan diminta untuk melakukan diagnosa awal. Hasil diagnosa direkam dan mendapatkan persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai prioritasnya Support level 2 (Helpdesk LKPP) akan melakukan review atas diagnosa terhadap repository insiden yang ada untuk menyusun tindak lanjut berikutnya Apakah rancangan tindak lanjut melibatkan tecnical support level 3 (vendor) ? Jika rancangan tindak lanjut melibatkan tecnical support level 3 (vendor), Technical Support level 3 akan diminta untuk melakukan pemulihan layanan TIK kembali normal Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan technical support level 3 (vendor) maka Support level 2 ((Helpdesk LKPP) akan menyusun langkah teknis pemulihan layanan dengan mempertimbangkan saran/rekomendasi dari pimpinan dan technical support level 3 Selama Penyelesaian insiden technical support terlibat secara aktif untuk melakukan dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut dilakukan pihak ketiga diluar LPSE prioritas tindak lanjut insiden

15 menit

30 menit

arahan kepala LPSE (arahan kebijakan prosedur ) arahan kepala LPSE/arahan pimpinan yang berwenang (arahan kebijakan prosedur )

prioritas tindak lanjut insiden

30 menit

insiden Pada prioritas 1 dan 2

30 menit

hasil diagnosa

hasil diagnosa

30 menit

hasil review atas hasil diagnosa

1 jam

10

1 jam

11

1 jam

dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal

372

12

Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3 (rendah) maka administratror sistem LPSE harus merancang langkah-langkah normalisasi layanan TIK dengan berkonsultasi dengan Pimpinan diatasnya dan technical support level 2 Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam dalam insiden repository pada sistem Helpdesk

1 jam

13

1 jam

dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut pada sistem helpdesk

14

Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada pimpinan sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditentukan sesuai dengan prioritasnya

30 menit
Selesai

373

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PENANGANAN INSIDEN SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

374

Nomor SOP

56/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DIREKTORAT e-PROCUREMENT

Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

PENANGANAN INSIDEN SPSE

Dasar Hukum :
1 2 3 4 5 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1 2 3 4 Helpdesk/Administrator sistem LPSE Kepala LPSE Support (TUS pada LKPP) Technical Support

Peralatan/Perlengkapan : Pencatatan dan Pendataan : Definisi :


1 Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur seperti perangkat komputer, penyimpanan dan jaringan yang ada di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical Level 1 Dampak di Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang 2 Support terpengaruh. Ada tiga kelas dampak : 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi dalam spesifikasi SLA. 1 - Tinggi Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi. Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan : 4 3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka. 2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.

Penjelasan Singkat :
Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk dan jika insiden tidak dapat diselesaikan dieskalasi ke staff di LKPP 3

Tujuan :
SOP Penanganan Insiden SPSE disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan. 'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung pelaporan standar Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Keterkaitan :
6

375

PENANGANAN INSIDEN SPSE Pelaksana No


1 2

Mutu Baku TUS ITO Persyaratan/Perlengkapan Waktu


15 menit 15 menit

Aktivitas
Helpdesk LKPP menerima permasalahan yang dieskalasikan oleh LPSE Helpdesk melakukan pencatatan permasalahan pada aplikasi CRM Helpdek dan Administrator menentukan prioritas penanganan insiden Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1 (tinggi) atau 2 (menengah) maka Administrator Sistem LPSE (Support Level 1) melaporkan kejadian ini kepada kepala LPSE dan menunggu arahan kebijakan prosedur yang harus ditempuh Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 ( TUS ) akan diminta untuk melakukan diagnosa awal. Hasil diagnosa direkam dan mendapatkan persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai prioritasnya Support level 2 ( TUS ) akan melakukan review atas diagnosa terhadap repository insiden yang ada untuk menyusun tindak lanjut berikutnya

Helpdesk / Administrator LPSE


Mulai

Kepala LPSE

Output
Muncul permasalahan Catatan pada CRM

Keterangan

15 menit

20 menit

Prioritas permasalahan diketahui

30 menit

30 menit

Apakah tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO) ?

15 menit

Jika rancangan tindak lanjut melibatkan support level 3 ( ITO ), Technical akan diminta untuk melakukan pemulihan layanan TIK kembali normal. Technical Support dari LKPP jika dimungkin akan didatangkan ke LPSE dan jika tidak memungkinkan maka dilakukan proses remote control dengan terhadap server LPSE. Perbaikan dilakukan secara remote . Pihak Technical Support LKPP setelah selesai perbaikan melakukan dokumentasi teknis yang dikirimkan kepada pihak LPSE yang bersangkutan Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan support level 3 ( ITO ) maka Support level 2 ( TUS) akan menyusun langkah teknis pemulihan layanan dengan mempertimbangkan saran/rekomendasi dari pimpinan dan support level 3 ( ITO ) Selama Penyelesaian insiden Administrtor Sistem LPSE terlibat secara aktif untuk melakukan dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut dilakukan pihak ketiga diluar LPSE

2 jam

2 jam

10

2 jam

376

11

Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3 (rendah) maka Administrator Sistem LPSE harus merancang langkah-langkah normalisasi layanan TIK dengan berkonsultasi dengan Pimpinan diatasnya dan Support level 2 (TUS) serta support level 3 ( ITO ) Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam dalam insiden repository dalam sistem Helpdesk Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada pimpinan sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditentukan sesuai dengan prioritasnya

2 jam

hasil konsultasi

12

1 jam

dokumen tasi penyelesaian insiden

13

1 jam
Selesai

377

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

ERROR HANDLING E-PROCUREMENT

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Ikak G. Patriastomo) Direktur e-Procurement

(Selamet Budiharto) Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE

(Bima H. Wibisana) Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi

378

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)


INSTRUKSI KERJA (IK) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Nomor IK Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

5/IK/LPSE/D.2/2012 30-Nov-2012 2-Jan-2013 Bima H. Wibisana

ERROR HANDLING E-PROCUREMENT

Dasar Hukum :
1. 2. 3. 4. 5. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

Kualifikasi Pelaksana :
1. 2. 3. Departemen IT Operation (ITO) Training and User Support (TUS) Customer

Tujuan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memberikan solusi tentang penanggulangan error di aplikasi SPSE dan Menyelesaikan masalah error di aplikasi SPSE

Perlengkapan :

Penjelasan Singkat :

Output Pelaksanaan Kegiatan :

379

Errorhandlinge-Procurement berbeda dengan penanganan error yang dilakukan di instalasi e-Procurement. Penanganan error di instalasi e-Procurement berlangsung selama proses instalasi aplikasi SPSE masih berjalan dan belum selesai. Errorhandlinge-Procurement adalah suatu kegiatan maintenance yang diberikan oleh ITO kepada LPSE, terhadap error/masalah aplikasi SPSE yang digunakan oleh LPSE. Errorhandling terbagi menjadi 3 prosedur check system user, network, danservice/aplikasi. Setiap prosedur terdiri dari aktivitas-aktivitas yang mendukung penyelesaian proses errorhandling. Aktivitas-aktivitas tersebut dilakukan sesuai permintaan/request dari LPSE. Request tersebut akan di kirim melalui CRM oleh TUS.

1. 2.

Memberikan solusi tentang penanggulangan error di aplikasi SPSE. Menyelesaikan masalah error di aplikasi SPSE.

Teknik Penyajian :
Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Error headling e-Procurementadalah sebagai berikut : 1. 2. Bagan Arus Tabular

Peringatan :
1. 2. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Pelaksana.

Keterkaitan :

Definisi :

380

Instruksi Kerja :
2. Prosedur errorhandling
Error Handling
Customer TUS ITO Uraian

Mulai

Request pemeriksaan error oleh customer

Penerimaan request error oleh TUS

CRM

Penerimaan request error oleh dispatcher ITO

Pemeriksaan system user

# Check OS : - Memory - CPU Load - HDD Space - Kernel

Error

Pemeriksaan network

# Check Internal #Check External

Pemeriksaan service/aplikasi

# Check Apache # Check Java # Check PostgreSQL #Check Tomcat

Pemeriksaan perbaikan error oleh customer

Konfirmasi selesai penanganan error ke LPSE

CRM

Konfirmasi selesai penanganan error ke TUS

Konfirmasi selesai perbaikan error

Complete
Penerimaan feedback dari customer (perbaikan error selesai) Konfirmasi feedback dari customer Selesai

381

Keterangan perintah errorhandling a) 1. Kalimat-kalimat yang di pertebal adalah command/perintah dalam melaksanakan pengecekan errorhandling. Kalimat-kalimat pada gambar yang di dalam kotak merah adalah poin-poin yang harus diperhatikan dalam pengecekan error. Check memory

Check system user

Free( Check kapasitas memori yang tidak terpakai/free memory, seperti gambar di bawah ini)

Apabila memory yang terpakai >90% maka kapasitas memory harus ditambah. Cara mengatasi memory>90%, i. ii. Free cache echo3 > /proc/sys/vm/drop_caches Restart service apache,tomcat, dan database Apache /etc/init.d/apache2 restart Tomcat ps aux \ grep tomcat Kill -9 <#Process ID#> Database /etc/init.d/postgresql restart iii. 2. Upgrade Memory to minimal 8 MB Checking HDD space

df h ( Check kapasitas HDD yang tidak terpakai/free, seperti gambar dibawah ini)

382

Apabila kapasitas HDD >90% maka kapasitas HDD harus ditambah. Cara mengurangi Harddisk penuh: i. ii. iii. 3. Delete File log Backup File ke hardware HDD lain Tambahkan HDD

Check kernel

uname a ( Check kernel version) pemeriksaan versi kernel bisa dimonitor dari Operating System.

383

4.

Check CPU Load

top(Check effesiensi dari penggunaan resource computer, seperti gambar dibawah ini)

384

Vmstat

b)

Check network connection

Tujuan aktivitas ini adalah untuk memeriksa status dari port-port pada di table bawah ini.Pastikan port-port pada table dibawah ini aktif. IN 80 (TCP) OUT 80 (TCP) 161 (UDP) 25 (TCP)

1.

Inbound/Outbound

385

Untuk pemeriksaan inbound dan outboundconnection bisa dilakukan dengan 3 cara, yaitu: PingIP public traceroute IP public-port (port yang akan diperiksa) nmap -IP public (khusus untuk pemeriksaan port 80) hasilnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini

c)

Check service/aplikasi Langkah-langkahcheck service/aplikasi dibagi menjadi 3, yaitu: 1. 2. 3. Pemeriksaan proses service/aplikasi Restart Lihat log service/aplikasi

386

Pemeriksaan Apache 1. Pemeriksaan proses aplikasi bisa dilakukan melalui 2 command: netstat plnt(melihat proses aplikasi secara menyeluruh, seperti pada gambar dibawah ini)

ps -aux| grep apache2 (hanya melihat proses aplikasi yang dituju)

Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error.

387

Handling : i. ii. iii. iv. 2. Command restart apache /etc/init.d/apache2 restart Check log /var/log/apache2/error.log /usr/sbin/apache2ctl e debug Cek Konfiguration

Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan ( error) yaitu: Restart aplikasi usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/shutdown.sh usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh

Pelacakan error via error.log dan mod_jk.log Handling Restart aplikasi Kill -9 <#Process ID#> /usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh run Cek di log /usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out

3.

Command untuk pelacakan error via error.log dan mod_jk.log tail f /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/logs/mod_jk.log

Pemeriksaan Java dan Tomcat 1. Pemeriksaan proses aplikasi bisa dilakukan melalui 2 command: netstat plnt (melihat proses aplikasi secara menyeluruh)

388

ps -aux| grep javaatautomcat(hanya melihat proses aplikasi yang dituju)

Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error.

389

2.

Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan (error) yaitu: Restart aplikasi usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/shutdown.sh usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh

3.

Pelacakan error via catalina.log Command untuk pelacakan error via catalina.log, seperti pada gambar di bawah ini. tail n 15 f /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/logs/catalina.out

Pemeriksaan postgresql

390

1.

Pemeriksaan proses aplikasi bisa dilakukan melalui 2 command: netstat plnt (melihat proses aplikasi secara menyeluruh)

ps -aux| grep postgresql (hanya melihat proses aplikasi yang dituju) Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error. 2. Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan ( error) yaitu: Restart aplikasi etc/init.d/postgresql restart

3.

Pelacakan error via .log Command untuk pelacakan error via .log tail f/var/log/postgresql/postgresql-8.4-main.log

391

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

LAMPIRAN

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

392

TAHAPAN PROSES LELANG

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12 Pengumuman Lelang Pendaftaran lelang Pemberian Penjelasan Pemasukan penawaran Pembukaan penawaran Evaluasi penawaran Evaluasi kualifikasi Pembuktian kualifikasi Penetapan pemenang Pengumuman pemenang Masa sanggah SPPBJ

Tahapan

393

TABEL PRIORITAS PENYELESAIAN PERMASALAHAN SPSE


No 1 2 3 4 Permasalahan permintaan perubahan data karena panitia salah input data penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE Error aplikasi panita tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, tidak dapat evaluasi, dll) Error aplikasi pengelola LPSE (verifikator, admin agency dll) tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, tidak dapat input data, dll) Error aplikasi penyedia tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, dll) Penawaran tidak dapat di buka (uji forensik) Error mail server Jaringan LPSE Jaringan Inaproc, ADP Terjadi Pada Tahapan Lelang 1,6,7,9,10 4 2,3,4 3 1,3,5,6,7,9,10 6 Semua 10 10 4 25 10 3 19 Emergency Change 1 2 1 Mayor Change 5 1 21 Minor Change Dampak Fungsional Reputasi LPSE Kemampuan Pemulihan Prioritas Change Management Emergency Change

5 6 7 8 9

2,3,4 3 5,6,7,8,9,10 Semua Semua 10 Semua 10 10 9 11 10 8 13 5 10 10 10 10 5 6 7 5 8 14

Minor Change Minor Change Mayor Change Mayor Change Mayor Change

Penjelasan: 1. Dampak dari insiden/masalah dapat diukur pada tiga faktor yaitu: dampak Fungsional, Dampak Informasi/Reputasi dan Kemampuan Pemulihan Insiden. Pemberian bobot dampak dimulai dari angka 1 sampai 10, dengan penjelasan sebagai berikut: a. Dampak Fungsional: Terendah angka 1 untuk satu fungsi dan maksimum 10 untuk semua fungsi terganggu. b. Dampak Informasi/Reputasi: Terendah angka 1 untuk reputasi internal dan maksimum 10 untuk Reputasi Nasional LPSE c. Kemampuan pemulihan dilihat dari seberapa sering masalah ini tejadi dan bisa diselesaikan: Terendah angka 1 untuk palingk sering terjadi dan angka 10 untuk pertama kali terjadi.

394

2. Dampak Fungsional diukur pada tahapan lelang yang kena dampak yang terdiri dari 12 tahapan dengan fungsi yang terlibat sesuai dengan penanggung jawabnya. Misalnya masalah Penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE terjadi pada tahapan lelang ke 2 4. Secara kuantitatif fungsi yang terpengaruh ada 3 tahapan. 3. Dampak Informai/Reputasi terkait dengan pelaku pada kegiatan lelang yaitu penyedia, panitia dan pengelola SPSE. Jika terdampak pada penyedia saja maka reputasi yang terganggu adalah internal penyedia saja, tetapi untuk panitia akan berpengaruh pada kredibilitas yang cukup menggangu sehingga disini diberikan nilai 5 tetapi jika yang terkena dampak adalah pengelola maka dapat dikatakan reputasi akan rusak sehingga diberikan angka 10. 4. Nilai prioritas dihitung dengan formula Dampak Fungsional dan Informasi akan dapat diselesaikan dengan kemampuan pemulihan atau dengan rumus matematikanya adalah: a. Jika f = dampak fungsional, r = dampak informasi/reputasi dan k = kemampuan pemulihan maka, p= prioritas adalah b. P = (f * r)/k c. Semakin besar nilai p maka semakin tinggi prioritas masalah tersebut untuk diselesaikan d. Tindak lanjut yang harus dilakukan diberikan 3 level yaitu Minor, Mayor dan Emergency Change. e. Minor Change jika nilai prioritas kurang dari 10 (penyelesaian maksimal 3 (tiga) hari kerja) f. Mayor Change jika nilai prioritas antara 10 20 (penyelesaian maksimal 2 (dua) hari kerja) g. Emergency Change jika nilai prioritas diatas lebih dari 20. (penyelesaian maksimal 1 (satu) hari kerja) 5. Khusus untuk masalah jaringan dan email, dampak fungsional nilainya harus disesuaikan dengan pada saat tahapan lelang yang terkena dampak sehingga nilainya tidak maksimum 10 tetapi seperti yang masalah lainnya. Nilai 10 pada contoh perhitungan diatas diasumsikan jika terjadi pada awal kegiatan lelang yang dapat berpotensi meyebabkan lelang menjadi gagal dilaksanakan (Worst Case Scenario).

395

Helpdesk LKPP Gedung SME Tower Lt. 17 Jalan Gatot Subrot Kav.94, Jakarta Selatan 12780 Call Center: 021-71673000 Fax: 021-79181153 Email: helpdesk-lpse@lkpp.go.id

396