FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN (SEA)

ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR

ACADMICA: MARIA ESTHER ESTRADA MORALES

INTEGRANTES: LUIS ALFREDO GALINDO HERNANDEZ

NDICE
INTRODUCCION DESARROLLO CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR PANEL DEL ADMINISTRADOR DE CRDITO OBJETIVO DE CUENTAS POR COBRAR POLTICAS DE CRDITO RAZONES FINANCIERAS COSTO-BENEFICIO DE LAS CUENTAS POR COBRAR MANEJO DE LA COBRANZA MODELO PRCTICO DE CUENTAS POR COBRAR DEFICIENCIAS DE CUENTAS POR COBRAR COBRANZA EXTRAJUDICIAL COBRANZA JUDICIAL SALDO MXIMO DE CUENTAS POR COBRAR OTRAS CUENTAS POR COBRAR ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES CUENTAS INCOBRABLES VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPO FACTORIZACIN DE LA CARTERA ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR DE TERCEROS POSIBLES ALTERNATIVAS CONCLUSIN 3 4 4 5 5 5 7 7 8 9 13 14 15 15 16 17 18 19 19 22

INTRODUCCION A fin de conservar los clientes actuales y potenciales, la mayora de las empresas deben conceder crditos. La administracin de cuentas por cobrar tiene por objeto el mostrar las diferentes acciones a seguir para tomar la decisin sobre la conveniencia de otorgar crdito a los clientes, conocer las diferentes alternativas que se tiene para lograr el cobro de stas cuentas y cul es el costo financiero de cada una de ellas, para seleccionar la ms viable en cuanto a costo y tiempo, situacin que se reflejar en un mejor flujo de efectivo. Las empresas, para realizar sus operaciones y ganar un mercado, otorgan crdito a sus clientes, para lo cual realizan una investigacin y al final de ella elijan el monto de crdito que le ofrecer su cliente, el cul nicamente firmar la factura de venta para indicar que recibi la mercanca o servicio, y que acepta el crdito.

DESARROLLO Las cuentas por cobrar representan en una organizacin, el crdito que concede la empresa a sus clientes, sin ms garantas que la promesa de pago a un plazo determinado. El concepto de crdito corresponde a tener confianza, indicando que se tiene confianza en que el cliente liquidar su adeudo. Esta situacin se presenta en todas las empresas y el cambio obedece al tipo de producto que se comercializa, as como al capital de trabajo que tenga la empresa para sustentar el crdito otorgado. En forma adicional a otorgar crdito a los clientes, aparece el cobro de los intereses sobre el financiamiento o sobre los crditos morosos, generando un ingreso adicional para la empresa. Con el otorgamiento de crdito surge el riesgo de: a) Que el cobro de la cuentas se retrase, afectando el flujo de efectivo. b) Que las cuentas por cobrar se conviertan en cuentas incobrables, afectando el flujo de efectivo y los resultados del ejercicio en que esto ocurra. Con los conceptos anteriores, surgen las siguientes preguntas: Cunto invertir en cuentas por cobrar. Monto mximo de crdito por cliente. Plazo de crdito por cada cliente. Sistema de control y recuperacin de la cobranza.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata: corto plazo y a largo plazo. A corto plazo. Son aquellas cuya disponibilidad es inmediata, dentro de un plazo no mayor de un ao. A largo plazo. Su disponibilidad es a ms de un ao.

Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el balance general como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante. En el presente trabajo, nos ocuparemos de mencionar los aspectos relevantes de las cuentas por cobrar a corto plazo, que segn el boletn C-3 Normas de Informacin Financiera, pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos, los cules son:
4

a) A cargo de clientes y; b) A cargo de otros deudores. Clientes. Son todas aquellas personas que deben al negocio mercancas adquiridas a crdito y a quienes no se exige especial garanta documentada. Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar que posee la empresa y que proviene de la venta de los bienes y servicios que proporciona la entidad. Deudores Diversos. Estas son las que provienen de operaciones diferentes a las ventas y a los servicios que proporciona la entidad. ste trmino se refiere a los prstamos que hace la empresa ya sea a su personal o a otras terceras personas como accionistas, reclamaciones, venta de activos fijos, impuestos pagados en exceso, etc. PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CRDITO El objetivo bsico del administrador de crdito consiste en aumentar las ventas rentables y aumentar as el valor de la empresa al extender crdito a los clientes dignos. El administrador de crdito estar en condiciones de desempear un papel importante dentro de la organizacin tan solo cuando pueda obtener y analizar informacin financiera acerca de sus clientes y de sus industrias. OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compaa. Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumentos de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de crditos deje de ser rentable y atractivo en trminos de rendimiento sobre inversin. El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar la competencia. POLTICAS DE CRDITO Las polticas de crdito son un conjunto de decisiones que comprenden las normas de crdito de una empresa, los trminos de crdito, los mtodos empleados para cobrar las cuentas de crdito y los procedimientos para controlar el crdito. Es necesario contar con polticas de crdito para establecer los
5

procedimientos que se deben seguir cuando se valora el otorgamiento de un crdito y, con ello, aumentar la probabilidad de recuperarlo. La poltica de crdito se establece en funcin a los siguientes factores: El periodo de crdito: que se refiere a la longitud del plazo de tiempo que se confiere al comprador para realizar el pago de las deudas generadas por las adquisiciones realizadas a la empresa. Aqu se establecen los descuentos por pronto pago que se otorgan a los clientes cuando pagan antes del plazo original de crdito. Las normas de crdito: se refiere a la solidez y a la longitud crediticia que un cliente debe exhibir para aspirar a que se le conceda crdito. Entre los factores que se utilizan estn: la capacidad financiera mnima que debe tener los clientes de crdito para ser aceptados y el monto de crdito disponible para distintos tipos de clientes. La poltica de cobranza de la empresa, la cual se mide por la rigidez o elasticidad en el seguimiento de las cuentas de pago lento. Las empresas deben de realizar un estudio antes de ofrecer crdito a sus clientes, indicando que se tiene que estudiar las 5 C del crdito, que consisten en: 1) Conducta: Consiste en evaluar la calidad moral y su capacidad administrativa, considerando que se refiere al estudio cualitativo del prospecto del cliente, en relacin a cmo se ha comportado y que se espera que en esa forma contine comportndose. 2) Capacidad de pago histrica: en ste rengln se pretende delimitar cmo se ha comportado el prospecto de cliente para obtener los recursos y cubrir sus compromisos. En esencia, se revisa si los flujos de efectivo han provenido de sus operaciones propias normales, o si ha tenido que acudir a la obtencin de financiamientos de terceras personas o a la aportacin de los socios. 3) Capacidad de endeudamiento: Al revisar la informacin financiera, se puede observar si la empresa es slida financieramente, si la proporcin de sus activos y pasivos permitir incrementar la contratacin de deudas. 4) Capacidad de pago proyectada: al prospecto de cliente ser necesario solicitarle estados financieros proyectados (proforma), para analizarlos y determinar si con sus proyectos ser capaz de generar los flujos de efectivo para hacer frente a sus compromisos. 5) Condiciones macroeconmicas: En este aspecto ser necesario conocer cul es el comportamiento que se espera de la economa del pas, de la industria y del sector al que pertenece al prospecto de cliente, resultado los conceptos siguientes:
6

Riesgo pas. Actividad de la industria. Actividad del sector al que pertenece el prospecto del cliente. Posicionamiento del prospecto de cliente en el mercado.

La informacin y actividades que frecuentemente se utilizan para realizar la evaluacin de los solicitantes de crdito son principalmente los siguientes datos: a. b. c. d. e. f. g. Solicitar los estados financieros bsicos o principales. Inspeccin fsica de la persona. Solicitar historial de crdito. Referencias comerciales. Avales que pueda otorgar. Fijar el lmite mximo de inversin en Cuentas por cobrar. Establecimiento de condonaciones de crdito en forma clara.

RAZONES FINANCIERAS La tcnica que auxilia al administrador financiero para la toma de decisiones en cuanto al otorgamiento al crdito es el anlisis financiero, el cual se realiza con la aplicacin de las razones financieras, indicando que es la proporcin que guarda diversos rubros de los estados financieros. Forman parte de ellos: Estabilidad: consiste en determinar que parte de sus activos est financiada con capital ajeno y cul por los accionistas. Para tal efecto se puede utilizar las razones financieras siguientes: Estabilidad = activo / capital o Estabilidad = Activo / pasivo

El resultado indica que, por cada $1.00 de capital que aporta los accionistas, cunto tiene invertido en el activo total de la empresa, mostrando por diferencia los financiamientos obtenidos. Capacidad de pago: consiste en determinar la suficiencia o insuficiencia de los recursos de la empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo, y se puede calcular con base en lo siguiente: Capacidad de pago a corto plazo = Activo circulante / Pasivo a corto plazo sta razn nos indica que, por cada $1.00 de pasivo que ha contratado la empresa, cunto tiene invertido en el activo circulante para hacer frente a ello, y permitir conocer si se tiene capacidad para contratar pasivos adicionales. COSTOS-BENEFICIO DE CUENTAS POR COBRAR
7

Costos de investigacin y cobranza: se refiere a todas aquellas erogaciones necesarias, sin las cuales no se podra otorgar el crdito y su recuperacin, tales como sueldos a empleados, papelera, depreciacin, y todos los gastos necesarios para el control y recuperacin de la cobranza. Costo de capital: es aqul que la empresa eroga principalmente por intereses, descuentos, dividendos, etc., originados por los financiamientos que recibe, mientras recupera la cartera. Costo de morosidad: es aqul que se tiene por los retrasos en el pago por parte del cliente, adicionando los gastos por los trmites de recordatorios que se hace a los clientes, consistentes en telegramas, cartas, llamadas telefnicas, gastos de abogados, etc. Costos de incobrabilidad: se refiere a la suma de los tres anteriores, ms el costo de la mercanca de objeto de la venta, y que no se pudo recuperar. Los costos antes descritos representan los costos potenciales de otorgar crdito a los clientes, mismos que es necesario evaluar para estimar el impacto que tendrn las utilidades de la empresa en un momento dado. Beneficio. La empresa obtiene de su poltica de descuentos por cobrar beneficios que se deben comparar con los costos para determinar la conveniencia de una poltica determinada. Los beneficios consisten en el aumento de las ventas y las utilidades que se esperan de una poltica ms liberal.

EL MANEJO DE LA COBRANZA En toda empresa se requiere tener un control sobre la cobranza, el cual podr ser: a. Archivo por las facturas por cada uno de los clientes, que servirn de referencia sobre el nmero de operaciones que el cliente ha realizado, copia de la documentacin referente a la lnea de crdito autorizada, cartas, recordatorios o trmites legales. b. Archivo por fecha de vencimiento, que permitir conocer cuales facturas se vencen en determinada fecha. c. Control de las facturas entregadas al cobrador, para hacer su revisin y verificar el efectivo que logr cobrar. d. Control en el rea contable, de la cuenta del cliente. En funcin a los controles anteriores y dependiendo del nmero de clientes, ser necesario que se contrate mayor nmero de cobradores o de abogados, en su caso, y al final de cada mes se debe solicitar al encargado del rea que rinda un
8

reporte al rea de finanzas, mostrando las actividades realizadas en el periodo y cul es el valor de: I. II. III. IV. V. VI. VII. Cuentas cobradas Cuentas pendientes. Cuentas con atraso mayor a 30 das Cuentas con atraso mayor a 60 das Cuentas con atraso mayor a 90 das Cuentas en poder del abogado Estimacin de cuentas que se convertirn en incobrables.

MODELOS PRCTICOS DE COBRANZA Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios, se van a tomar las tres polticas de cuentas por cobrar ms comunes; es decir. Venta al contado, Neto a 30 das y 2/10, neto a 30 das, para analizarlas a fin de ejemplificar cmo puede proceder el director de finanzas. La poltica de ventas al contado implica el pago inmediato; El neto a 30 das concede al cliente 30 das como mximo para pagar y; El 2/10, neto a 30 tambin a 30 das, si paga dentro de los 10 das que siguen a la venta podr deducir el 2% del importe. Ese 2% es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los 10 primeros das.

Venta al contado. Si la poltica de la empresa es vender al contado, no otorga crdito comercial; no habr costo de cobranza ni de capital, puesto que no se ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco habr costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el costo total de la poltica de ventas al contado es de cero. No habiendo costos que comprar, hay que examinar los beneficios (utilidades) que se derivan de la poltica. Las utilidades se pueden calcular en esta forma: TP = S (M) C (M) A Donde: TP: Utilidades totales que se derivan de sta poltica S: Precio de venta por unidad C: Costo de artculos vendidos por unidad M: Nmero de unidades vendidas al contado A: Costos de cuentas por cobrar Si se supone que S: $12; C: $10; M: 100 unidades; A: 0 (Puesto que no se otorg crdito), se tiene:
9

TP = $12(100) - $10(100) 0 = $200 Siguiendo esta poltica, la utilidad de la empresa es de $200. La cuestin es determinar si las otras polticas podrn ser ms rentables. Neto a 30 das. Si la empresa concede crdito a 30 das, incurre de inmediato en dos clases de costos: 1. El de capital necesario para financiar las cuentas por cobrar durante 30 das. 2. Los de cobranza, como facturacin, franqueo, contabilidad y sueldos de administracin de crditos. Los costos de capital aumentan mientras ms tiempo permanezca sin cobrar la cuenta, porque la empresa debe pagar intereses por cada da transcurrido. Los costos anuales adicionales se pueden comparar con las utilidades anuales adicionales, para determinar si la adopcin del neto a 30 es ms rentable que continuar con la poltica de ventas al contado. Si el nmero de unidades vendidas aumenta de 100 (M) con la poltica de ventas al contado a 300 (N) con la poltica de neto a 30 das, el ingreso total habr aumentado a S(N)=$12(300)=$3,600. El costo total de artculos vendidos habr aumentado a C(N)=$110(300)=$3,000. Los costos de cuentas por cobrar seran: AR = [C(N)] K +|CC(N) Dnde: K = El costo de capital de los recursos que se utilizan para financiar cuentas por cobrar. (N)= El valor de las cuentas por cobrar financiadas (costo de los artculos vendidos). CC= Los costos de cobranza por unidad. CC(N)= Los costos de cobranza por unidad. [C(N)] k= Los costos totales de capital. La ecuacin dice simplemente que los costos totales de cuentas por cobrar de la poltica de neto a 30 das es la suma de los costos de capital ms los de cobranza. Los costos totales de capital se obtienen multiplicando el costo de capital (K) por el valor de las cuentas por cobrar que se tienen que financiar, C(N). Los costos totales de cobranza se calculan multiplicando los costos por unidad (CC) por el nmero de unidades vendidas (N). La utilidad total proveniente de la poltica del neto a 30 das es el ingreso total generado menos el costo total de artculos vendidos y menos los costos totales de cuentas por cobrar, o sea:
10

TP = S(N) - C (n)N- [C (N)] K - CC (N) Suponiendo un precio de venta (S) de $ 12, un costo por unidad (C) de $ 10, un costo de capital (k) del 10 por ciento y costos de cobranza de $ .25 por unidad, las utilidades totales (TP) del neto a 30 das se pueden calcular de este modo: TP,n30 = $ 3,600 - $ 3,000 - [3,000] .10 - .25 (300) Como la utilidad total que se obtiene de la poltica del neto a 30 das es de $ 225, contra $ 200 que se obtienen de las ventas al contado, la empresa adoptar la poltica del neto a 30 das. 2/10, neto a 30 das. En este caso el cliente puede hacer una de dos cosas: Comprar los artculos y no aprovechar el descuento comprar los artculos y aprovechar el descuento por pronto pago.

Es como si la empresa tuviera dos grupos distintos de clientes. Uno de esos grupos no aprovecha el descuento: estos clientes sern iguales a los que estn sujetos a la poltica del neto a 30 das. Sin embargo, la adopcin del descuento del 2 por ciento por pronto pago atraer ms clientes y aumentar las ventas previstas. Hay que examinar la utilidad de la poltica de 2/10 neto a 30 das y compararla con la de las otras polticas que se pueden adoptar. El ingreso adicional generado por la oferta del descuento de 2 por ciento se calcula de este modo: Ingreso adicional = (1 - d) S (N) Dnde: S= Precio de venta por unidad. d = El descuento de 2 por ciento. N= El nmero de unidades adicionales que el departamento de mercadotecnia espera vender ofreciendo el descuento de 2 por ciento. El costo adicional de artculos vendidos sera = C (N) En donde C = el costo unitario de artculos vendidos, como antes N= el nmero de unidades adicionales que el departamento de mercadotecnia espera vender ofreciendo el descuento de 2 porciento. Los costos adicionales de cuentas por cobrar (AR) en que incurre la empresa debido al descuento de 2 por ciento seran: Costos adicionales (AR) = [C (N) k/3] + CC (N) En donde el costo de capital (k) se divide entre 3 para reflejar el hecho de que, como el pago se recibe en el dcimo da, la empresa slo tendr que financiar esa cuenta durante 1/3 del tiempo que transcurrira si el cobro se hiciera el trigsimo da sin el descuento.
11

Si se supone que el nmero de unidades adicionales (N) vendidas debido al descuento de 2 por ciento es de 500 y se conservan las cifras supuestas en el ejemplo anterior, la utilidad total (TP) provenientes de la poltica del 2/10 neto a 30 se calcular en la siguiente ecuacin. TP 2/10, n/30 = TP n/30 + (1-d) S (N) - C (N) - [C (N)] k - CC (N) Dnde: TP n/30 = la utilidad total del neto a 30 Ejemplo TP 2/10, n/30 = $225+.98 (12) (500)- 0(500)- 10(500)].033-.25 (500) = 815 Es evidente que la poltica del 2/10 neto a 30 das se preferira a la venta al contado y al neto a 30 das, puesto que maximiza las utilidades de la empresa. Morosidad e incumplimiento. Hasta ahora se ha considerado el efecto que producen las tres polticas ms comunes de cuentas por cobrar en las utilidades de la empresa sin tomar en cuenta los costos de morosidad e incumplimiento. En los casos del neto a 30 das y 2/10 neto a 30 das habr algunos clientes que demorarn su pago y otros que no lo efectuarn, aumentando los costos totales de cuentas por cobrar. Despus de transcurrido el periodo de crdito permitido de 30 das, la cuenta no cobrada se considera morosa y la empresa incurre en costos adicionales, por el envo de recordatorios y por otras medidas encaminadas a inducir al cliente a pagar. Tambin contina pagando intereses e incurre en costos de oportunidad por los recursos que se utilizan para financiar la cuenta. Despus de 90 das se considera que toda cuenta no cobrada dejar de pagar, cancelndose la venta como un gasto o prdida. Por lo tanto, con las polticas de neto a 30 das y 2/10 neto a 30 das el director de finanzas tiene que deducir los costos de morosidad e incumplimiento que se prevean, a fin de determinar las utilidades totales. Los costos de morosidad (DC) son aquellos gastos asociados con la parte de las ventas totales que permanecen sin cobrar despus de 30 das, obligando a la empresa a gastar una cantidad adicional por cada cuenta (D) en un neto a 30 das se pueden expresar en la forma siguiente: DC = D (N + N) (Pd) Dnde: DC = Costos totales de morosidad. N = Unidades adicionales vendidas los clientes debido al descuento de 2%. N = Nmero de unidades vendidas a los clientes del neto a 30 das.

12

Pd = Porcentaje de las ventas totales no pagadas dentro de los 30 das. D = Costo adicional promedio debido a la morosidad. Si el 3% de las ventas totales no se pagan en 30 das (Pd = 3%), los costos totales por morosidad, aplicando las ventas del ejemplo anterior y un costo promedio de $5, seran: DC = $ 5(300 + 500) (.03) = $ 120 Dicho de otro modo, las utilidades totales siguiendo la poltica del 2/10 neto a 30 das se deben reducir en $ 120. Se puede esperar ese costo adicional debido a la morosidad en los pagos. Con la poltica del neto a 30 das los costos de morosidad seran de $ 45, puesto que se venden nicamente 300 unidades. Los costos de incumplimiento (FC) que surgen cuando la empresa renuncia a cobrar la cuenta y cargo a gastos todo el costo de los artculos vendidos. El costo de artculos vendidos que habr que cancelar se puede expresar en esta forma: FC = C (N+N) (Pf) Dnde: FC = Costos totales de incumplimiento. C = Costo de artculos vendidos, por unidad. N = Nmero de unidades vendidas los clientes de neto 30 das. N = Nmero de unidades vendidas bajo la poltica del 2/10. Pf = Porcentaje no cobrado de las ventas. Por ejemplo, si el porcentaje no cobrado de las ventas (Pf) fuera del 5%, en el ejemplo los costos totales de incumplimiento seran: FC = $ 10 (800) (5%) = $ 40. Con la poltica de neto a 30 das el costo de incumplimiento sera de $ 15, puesto que la empresa vende nicamente 300 unidades (N). Por lo tanto habr que deducir costos de incumplimiento por la suma de $ 40 de la poltica de 2/10 neto a 30 das y $ 15 de la poltica neto a 30 das, para encontrar las utilidades totales de cada una. Es obvio que la poltica ms atractiva para la empresa es la de 2/10 neto a 30 das porque maximiza las utilidades cuando se emplea la poltica de cuentas por cobrar como medio competitivo. Como director de finanzas, el lector estar dispuesto a financiar al departamento de mercadotecnia si elige esta poltica pero, recomendar un estudio adicional en el caso de que ese departamento quiera establecer una poltica diferente.

13

La toma de decisiones, depende de la probabilidad de utilidades o prdidas en cuanto al otorgamiento de crdito y la capacidad que tenga la empresa para afrontarlos. PRINCIPALES DEFICIENCIAS En el manejo de las cuentas por cobrar existen dos problemas bsicos, que son: Sobreinversin en cuentas por cobrar. Cuando no existe una vigilancia al respecto, los encargados de ventas se dedican a ofertar la mercadotecnia o servicios ofreciendo crditos. sta situacin ocasionar que el capital de trabajo de la empresa se vea reducido por haber canalizado dichas inversiones al otorgamiento de crdito a los clientes, lo que limitar el poder hacer frente a los otros compromisos de la empresa, tales como seran comprar mercanca, pagar salarios, etc. Entonces, la empresa se ver obligada a contratar fuentes de financiamiento con terceras personas. PRESENCIA DE CUENTAS INCOBRABLES. Cundo el nmero y monto de las cuentas por cobrar aumenta, se hace presente el riesgo de recibir cuentas incobrables y, con ello, la afectacin a los flujos de efectivo y a la rentabilidad de la empresa COBRANZA EXTRAJUDICIAL Consiste en utilizar los diferentes mecanismos para lograr que el cliente cubra el importe de su adeudo. ELEMENTOS DE COBRANZA EXTRAJUDICIAL CHEQUES POSFECHADOS. Corresponde a los cheques que expide el cliente con una fecha posterior a la actual. sta mecnica permite convencer al cliente para que nos facilite el cheque, el cul cobraremos en fechas posteriores. La desventaja es que al llegar a la fecha para su cobro, el cliente no tenga efectivo en la cuenta de cheques y no se pueda cobrar el documento. La ventaja es que si se puede cobrar el documento, al enviarlo al abogado, ste tendr elementos para gestionar, mediante un juicio mercantil o penal, el cobro de dicho documento. COBRO DE INTERES MORATORIO. Esta poltica es recomendable, pero surtir efectos para los clientes que reciban crdito posterior a la implantacin de sta poltica, ya que para los clientes anteriores no funciona este procedimiento. RECEPCIN DE PAGARES. Se debe implantar la poltica indicando que todo cliente que reciba crdito en sus operaciones, tiene que amparar el monto de crdito con un pagar. En relacin a los clientes anteriores, se debe tratar de gestionar que su adeudo lo respalden con un pagar, esto tendra la ventaja de lograr que cuando el cliente se niegue a liquidar su adeudo, al enviarle la
14

documentacin al abogado, ste tendr elementos para promover un juicio mercantil, ya que si slo tuviera factura firmada, no sera fcil promover el juicio. AUMENTAR EL NUMERO DE COBRADORES. Esto permitir tener una vigilancia mejor y visitar a los clientes oportunamente para realizar el cobro, ya que es comn que los clientes fijan un da y un horario a la semana para realizar los pagos a sus proveedores, y si no se presenta el proveedor, lo turnara para la siguiente semana y, si a la segunda semana no asiste el proveedor, proceder a cancelar el cheque. UTILIZAR LOS SERVICIOS DE AGENCIAS ESPECIALIZADAS. En el mercado existen agencias dedicadas a las funciones de cobranza, las cuales, mediante una comisin, realizan las gestiones para lograr el cobro sin llegar a utilizar los servicios de abogados que gestionen un juicio mercantil. Este sistema es til ya que el cliente no tiene informacin de si es una agencia de cobranza o un abogado el que est realizando la gestin de cobro, y trata de liberar su adeudo oportunamente. De las diferentes estrategias para lograr que el cliente cubra sus adeudos, cada alternativa tiene un costo financiero y, al tomar la decisin, se tendr que optar por la ms econmica o la que reduzca el plazo para obtener el efectivo. COBRANZA JUDICIAL En este procedimiento, las cuentas no recuperadas se envan al abogado para que inicie las gestiones judiciales y logre su recuperacin. Este procedimiento tiene la ventaja de poder recuperar el efectivo del crdito otorgado, pero la desventaja es, primero, el tiempo que lleva realizar el juicio mercantil y, en segundo lugar, considerar que al gestionar el trmite judicial ser muy difcil que el cliente contine realizando operaciones con la empresa. Se recomienda que una cuenta no se ponga en manos de un abogado o agencia, si no se han agotado otras medidas y el acreedor est preparado para romper las relaciones comerciales con el deudor. Al realizar la cobranza por ste medio, la empresa tendr que estar consciente de que el cobro podr recibirse en efectivo o bienes. Y si sucede esto ltimo, se tiene que proceder a convertirlos en efectivo y se estar presente a recibir prdidas adicionales por diferencias contra el precio de mercado de dicho bienes. SALDO MXIMO DE LAS CUENTAS POR COBRAR CONDICIONES COMERCIALES OFRECIDAS Y CONDICIONES REALIES:

15

Se debe distinguir entre las condiciones comerciales ofrecidas y las condiciones reales, esto es, lo que los clientes hacen en la prctica. Para la presupuestacin de saldos interesan ante todo, esas condiciones reales que los clientes imponen. La decisin de ofrecer crdito es de ndole gerencial. Las empresas grandes utilizan gerentes de crdito que juegan un papel muy importante en fijar las condiciones comerciales y en verificarlas, a fin de ver si las condiciones reales de ajustan a lo planeado, o si son ms favorables. Sin embargo, casi siempre se encuentra alguna diferencia. PORCENTAJE DE CUENTAS POR COBRAR EN RELACION CON LAS VENTAS Existen varias maneras de evaluar las condiciones reales del crdito en determinada empresa. Una de ella es examinar la cantidad de cuentas por cobrar en relacin con las ventas a crdito, una de ellas es la utilizacin de las razones financieras, dentro de las que aparecen: (Cuentas por Cobrar / Ventas a crdito) (100) = % de Cuentas por cobrar en relacin con ventas. PERIODO DE COBRANZA Este porcentaje en s mismo, no proporciona mucha informacin, pero es posible considerarlo en funcin del ao; un 10% del ao es: 360 das (% de cuentas por cobrar en relacin con ventas / 100) = No de das de periodo de cobranza. sta cifra indica que los clientes se toman # das para pagar. Para efectos de pronsticos es mejor trabajar con el perodo real de cobranza que con el periodo ofrecido en las condiciones comerciales. En la prctica es raro que la tasa de cobranza sea igual a la ofrecida en las condiciones comerciales. Si no existen datos confiables sobre cuentas por cobrar y ventas, es ms seguro suponer que el periodo real de cobranza ser mayor que el planeado. De manera que si se conceden 30 das para el pago, el pronstico del saldo a existir como cantidad mxima puede fijarse incluyendo en margen de seguridad, el cual se puede determinar tomando en consideracin la experiencia de aos anteriores o una estimacin aleatoria. sta variacin puede tener su origen en que durante el periodo de crdito aparecen uno o varios domingos, das festivos, problemas reales del cliente, etc., situacin que de no tomarse en consideracin, ocasionara problema en el flujo de efectivo. OTRAS CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
16

Corresponde a los prstamos o pagos por cuenta de los empleados y funcionarios. En este particular se debe contar con la poltica de realizar prstamos a los empleados hasta por el equivalente a tres meses de sueldo, y efectuar los descuentos en la nmina cada semana o quincena, segn sea el caso. Si algn empleado tuviera un saldo en su cargo, al momento de liquidarlo por separacin de sus labores se debe efectuar el descuento del importe que recibir el empleado. EMPRESAS FILIALES Estas empresas son compaas que tienen socios en comn o en las que una empresa es accionista de la otra. En ambos casos, se realizan operaciones de compra venta y aun de prstamos de efectivo entre ellas; al estar registradas en el rubro de cuentas por cobrar es necesario tratar de que su recuperacin sea en forma oportuna para evitar que dichos saldos puedan tener repercusiones de tipo fiscal. IMPUESTOS PENDIENTES DE RECUPERAR Los saldos pueden provenir de partidas que, con base en las declaraciones de impuestos, representan impuestos pagados en exceso y cuya recuperacin ser necesario gestionar, bien sea en forma histrica o actualizada, segn sea el caso. Estos impuestos podrn corresponder a Impuesto Sobre la Renta, Impuesto al Activo o Impuesto al Valor Agregado, principalmente. Sobre el particular, el administrador financiero debe tener en cuenta que si solicita la devolucin, no puede ejercer el trmite de compensacin, por lo que es necesario que se cuide el llenado de las formas fiscales y los trmites correspondientes, para evitar que la autoridad no realice la devolucin de stas partidas. ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES Es una cuenta complementaria de activo, su presentacin es en el balance general, en el activo circulante, disminuyendo el saldo de clientes. Su saldo indica el importe que la empresa espera recibir como quebrantos de sus cuentas clientes Cmo se realiza su incremento? La forma ms tcnica de llegar a determinar el incremento mensual es la siguiente: a) Obtener una relacin comparativa por mes y por ao, de las afectaciones en importe que ha tenido la empresa por cancelacin de cuentas incobrables.

17

b) Determinar por tipo de cliente (mayorista, medio mayorista o minorista) cuantos clientes y qu volumen representan las cuentas incobrables. c) Determinar cul es la proporcin de las cuentas incobrables en importe contra el importe de las ventas a crdito realizadas en ese periodo. d) Determinar el nmero de clientes que se convirtieron en incobrables contra el nmero de clientes a los que se les realiz la venta durante el periodo. e) Conociendo los datos anteriores, se tienen elementos para poder determinar con que importe se afectarn los resultados mensuales de la empresa. Importe de cuentas incobrables / Importe de cuentas a crdito = Por cada $1.00 de ventas a crdito, cunto representa el quebranto por cuentas incobrables o qu porcentaje representan las cuentas incobrables de las ventas realizadas a crdito. Como parte de los reportes con los que debe contar el encargado del rea de crdito y cobranza, la cual tiene la responsabilidad de aceptar o rechazar las lneas de crdito para los clientes, existe el reporte de antigedad de saldos. Este reporte tiene el objetivo de presentar informacin de las cuentas de clientes pendientes de cobro al cierre del ejercicio, indicando adems, cules saldos tienen una antigedad de 30, 60 90 o ms das. Con la informacin antes descrita, el responsable del rea tendr que analizar lo siguiente: Saldo a cargo del cliente: sta informacin le permitir verificar contra el lmite de crdito autorizado y comprobar si no se han respetado los limites; en caso contrario, comentarlo de inmediato con el cliente y en forma escrita, suspender futuras ventas hasta que se nivele con los lmites autorizados. Al determinar los saldos con vencimiento de 30, 60, 90 o ms das, se tomar la decisin de: 1. Acudir con el cliente y continuar con el procedimiento descrito en puntos anteriores, hasta llegar a utilizar los servicios de un abogado. 2. Determinar si el error proviene de la organizacin implantada en la empresa, situacin que obligar a modificar los controles establecidos o la contratacin de investigadores de crdito, cobradores, etc. 3. Comparar esta informacin contra los estimados que se proyectaron en el presupuesto general de la empresa y determinar las desviaciones al respecto. CUENTAS INCOBRABLES

18

Corresponden a las cuentas que no se podrn cobrar a los clientes por diferentes razones. Estos importes se tienen que cancelar de los registros contables, situacin en la que tiene que estudiarse cul es el impacto fiscal, ya que la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico autoriza la deduccin de cuentas por cobrar como incobrables hasta por un importe de $ 5,000.00 y cuando el valor de la cuenta sobrepase ste importe, se tendr que contar con la sentencia judicial, segn el contenido de la ley del ISR, en el artculo 31 fraccin XVI, y con ellos la afectacin a los resultados del ejercicio se realizar en la fecha en que se tenga la sentencia judicial. Cuando las empresas no estn de acuerdo en que sus resultados se estn viendo afectados con valores diferentes cada mes por concepto de las perdidas por cuentas incobrables, se tiene que acudir al procedimiento de contar con el incremento a la Estimacin para Cuentas Incobrables. ESTIMACIN PARA CUENTAS INCOBRABLES VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPO El concepto de inters surge del reconocimiento del valor del dinero a travs del tiempo. El capital, siendo un recurso escaso, tiene como todo factor de produccin, un valor o costo. El concepto de valor o costo es relativo y representa simplemente una medida destinada a evaluar la prioridad de un recurso dentro del esfuerzo econmico. El inters es, pues, el costo de capital, y ste costo vara de acuerdo con la importancia del dinero, como recurso productivo, en cada situacin. El inters puede definirse como la suma pagada por el uso de dinero prestado o, ms simplemente, como el retorno obtenido de una inversin productiva. Aunque una inversin sea financiada por fondos internos y sin recurrir a crdito externo, es necesario reconocer que el capital o inversin tiene un costo de utilizacin, ya que alguna utilidad podra percibirse de l, de destinarlo a otros fines, en este caso el costo del capital es un costo de oportunidad. TASA DE INTERES La tasa de inters es, por definicin, la diferencia entre la suma que el deudor paga al final del periodo y la suma que percibe en prstamo, denominada principal, dividida por el principal. La tasa de inters se expresa usualmente como porcentaje y se refiere a un periodo de tiempo como el ao, el semestre, el trimestre o el mes. TIPOS DE INTERESES

19

El inters puede ser simple o compuesto. Esto depende de si el inters acumulado al comienzo de un periodo es considerado para el clculo del inters al final del mismo periodo. Inters simple. En ste tipo de inters, la cantidad de inters por periodo es calculado con base en el principal que se posee al comienzo del periodo, y no se tiene en cuenta el posible inters acumulado al comienzo del mismo. Inters compuesto. Bajo ste esquema, la cantidad de inters por periodo se computa con base en el principal ms cualquier suma de inters acumulada al principio del periodo. FACTORIZACIN DE LA CARTERA La factorizacin de las cuentas por cobrar corresponde a utilizar los servicios de las empresas de factoraje financiero, las cuales corresponden a empresas ubicadas como Organismos Auxiliares del Crdito. Segn fuentes de financiamiento, de Carlos Herrera Avendao, se indica lo siguiente: contrato mediante el cual una empresa de factoraje financiero, adquiere de sus clientes derechos de crdito derivados de la proveedura de bienes y/o servicios amparado por el artculo 45-A de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crdito. En sta operacin el cliente recibe de inmediato el 80 o 90 por ciento del valor de la cartera y la diferencia la recibir hasta la fecha en que la empresa de factoraje recupere los derechos de crdito correspondientes al valor de los documentos recibidos. En sta operacin se pueden asemejar a los financiamientos bancarios denominados Descuento de Documentos, con la observacin siguiente: a. Pagars. b. Letras de cambio. Las empresas de Factoraje Financiero reciben: a. b. c. d. e. Pagars. Letras de cambio. Facturas. Contra recibos. Contratos o promesas de venta

Como se observa, las empresas de factoraje son ms verstiles, le permiten a las empresas ofrecer otros tipos de documentos y no nicamente los reconocidos en la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito (Pagar o Letra de Cambio), el
20

contrato de factoraje financiero se ampara en el contenido de los artculos 289 y 290 del Cdigo de Comercio, Capitulo III. La mecnica consiste en que la empresa, despus de vender a crdito a sus clientes, tiene en su poder facturas u otros documentos firmados por el cliente, que tendra que seleccionar para poder operarlos con las empresas de factoraje: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tramitar el contrato con la empresa de factoraje. Entregar sus estados financieros. Conocer el importe que le aceptar en documentos. Aceptar el cargo financiero. Cul es el monto de efectivo que entregar al inicio de la operacin. Cul es el monto que mantendr la empresa de factoraje en calidad de depsito. 7. Cul es el tipo de contrato que se firma. En los contratos de factoraje financiero existen las siguientes variantes: Con recurso. Con recurso anticipado. Con recurso vencido. Sin recurso. Puro. A Proveedores. Cien. Nuevo estilo. Con cobranza delgada. Internacional (exportacin Importacin)

A continuacin se explicarn tres de las principales variantes de los contratos: FACTORAJE CON RECURSO El cedente se obliga solidariamente con el deudor, a responder del pago puntual y oportuno de los derechos de crdito transmitido al factor. Lo anterior quiere decir que el factor tiene el derecho de cobrarle al cedente el importe de los documentos cuyo cobro no haya podido lograr. FACTORAJE SIN RECURSO Tambin conocido como factoraje puro, en esta modalidad, el cedente no queda obligado con el factor a resarcir las cuentas que no pueda recuperar en la cobranza, esta operacin corresponde realmente a una venta de la cartera. FACTORAJE INTERNACIONAL
21

Para evitar correr riesgos que se presentan tanto en las ventas de exportacin como en las compras de importacin, referente a la cobranza o el incumplimiento de los contratos de compra, se debe aprovechar a la empresa de factoraje que realice operaciones en el extranjero. Se trata de evitar riesgos de no lograr que el cliente radicado en el extranjero realice el pago del adeudo, si esto sucediera, obligara a la empresa a iniciar un juicio en el extranjero para lograr el cobro de la mercanca, actividad que generara gastos adicionales. COSTO DEL CONTRATO DE FACTORAJE FINANCIERO El costo financiero de la operacin de factoraje, debe incluir los siguientes elementos: a. Honorarios por apertura. b. Valor de descuento. c. Comisin por custodia, administracin y cobranza. VENTAJAS DE OBTENER UN CONTRATO DE FACTORAJE FINANCIERO a. Ofrece liquidez para el cedente. b. Se obtiene el financiamiento, utilizando sus propios recursos, sin realizar un incremento adicional de pasivos. c. El cedente no se obliga a mantener ninguna cantidad por concepto de reciprocidad durante la vigencia del contrato, permitiendo que no se mantengan activos inmovilizados DESVENTAJAS DE UN CONTRATO DE FACTORAJE FINANCIERO a. Representa un costo financiero elevado. b. La empresa de factoraje selecciona los documentos que aceptar para integrarlos en los contratos, existiendo partidas que no tomar en consideracin. c. El factor normalmente acepta documentos nicamente con vencimientos mximo a 180 das. ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR POR TERCEROS Cuando una empresa desea reducir los gastos administrativos, de investigacin y de cobranza, podr utilizar los servicios de terceras personas. No obstante que se tendr que pagar comisiones a estas personas, se reduce la carga fija por los sueldos y prestaciones sociales que tiene que cubrir a los empleados que en forma interna realizarn los servicios de investigacin, control y cobranza.

22

Una ventaja adicional que se tiene al manejar la cobranza con terceras personas, es que los clientes no saben si se trata de una agencia de cobranza o de un abogado, razn por la cual tratar de cubrir sus adeudos oportunamente.

23