SUGESTO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS PLANEJAMENTO - Comercializao de Eventos (prospeco de negcios no mercado convencional ou em projetos inditos); - Contrato de Prestao

de Servios de Organizao (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remunerao claras); - Estudos Mercadolgicos (propostas para a temtica, sugestes de data e local, perfil dos participantes, potencial de realizao e objetivos e metas); - Calendrio de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira) - Previso Oramentria (receitas, despesas, resultado); - Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais); - Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminrio, simpsio ou outro nome); - Iniciativas integradas (exposio paralela, visitas tcnicas, workshops, tutoriais e cursos); - Esboo do Programa (cientfico, acadmico, tcnico, social, turstico) - Cronograma de Atividades (tarefas e providncias, responsveis e prazos); - Relacionamento "cliente e organizador" - Comisses de Suporte (organizadora, executiva, tcnica e outras); - Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnolgico, rgos governamentais, associaes, sindicatos, autarquias); - Programao Visual (logomarca oficial, impressos em geral); - Patrocnios, subvenes e permutas (iniciativa privada, fornecedores da rea, publicaes especializadas, rgos pblicos); ORGANIZAO - Programa Tcnico e Cientfico (chamadas de trabalhos, comisses especficas, critrios de seleo de palestras, normas de publicao de textos, planilhas de dias e horrios e formatao final); - Meios e Formas de Divulgao (folhetos e impressos, assessoria de divulgao, internet, telemarketing, plano de mdia - convencionais e alternativas); - Automao de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administrao, credenciamento e outros); - Cadastros Afins (estruturao e atualizao); - Aspectos Jurdicos (marcas e patentes, contratos e acordos); - Locais de Inscries (secretaria executiva, secretarias regionais); - Gerenciamento e Administrao (servios de terceiros, propostas e oramentos, contratos em geral, previso oramentria); - Textos e Correspondncias (padronizao, objetividade, apresentao grfica, prazos para respostas); - Patrocnios, Subvenes e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, reunies e acompanhamento, formalizao de contratos, contrapartidas); - Local do Evento (ordem de servios e suporte e logstica); - Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimnia, fotgrafo, seguranas, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratao, treinamento, encargos sociais e trabalhistas); - Material dos Participantes (crach e pasta de trabalho, bloco de anotaes, caneta e formulrio para perguntas, programa oficial, lembranas e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horria, manual de orientao); - Iniciativas Integradas (estruturao, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgao, inscries, suporte e logstica); - Material de Secretaria (Consumo, permanente, mquinas e equipamentos microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rdios para intercomunicao); - Conferencistas (Manual de orientao, formulrios padronizados para currculo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localizao, inscrio-cortesia);

- Servios de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agncia de turismo oficial); - Sesses Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmaes, cerimonial); - Suporte e Logstica (slide-desk, sinalizao, decorao, servio mdico, fotografia, filmagem, servios pblicos - policiamento, trnsito, linha de nibus extra); - Exposio Paralela; - planta-baixa do local; - montadora oficial dos estandes; - registro no Ministrio da Indstria e Comrcio; - folheto promocional especfico; - regulamento geral e manual do expositor; - coquetel de lanamento; - comercializao de estandes; - equipe de vendas; - projetos de energia eltrica; - taxas da Prefeitura Municipal; - avaliao do Corpo de Bombeiros; - seguro de responsabilidade civil dos visitantes; - oficializao do evento na Secretaria da Receita Federal para importao temporria de equipamentos e produtos; - cronograma de montagem, realizao e desmontagem; - esquema de visitao (divulgao e convites, telemarketing); - servios de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentao, carga e descarga de materiais, segurana, limpeza, salas para reunies de negcios, estacionamento privativo ou cartes de desconto, depsito de mercadorias); - atendimento a visitantes (credenciamento especfico, balco de informaes, catlogo oficial, pontos multimdia, guarda-volumes); - aspectos genricos (sinalizao, decorao e jardinagem, central de recados, visitas de inspeo de fiscais); - superviso e acompanhamento integral. REALIZAO - Entrega de Material (crachs, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientao, apostilas ou anais); - Controle e Superviso das Atividades e Horrios e Acompanhamento dos Servios de Terceiros, do Centro de Convenes e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditrios); - Assessoria aos Membros das Comisses - Confeco e Distribuio (listagem dos inscritos, certificados, formulrios de avaliao); PS-EVENTO - Elaborao de Relatrios; - Prestao de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, rgos financiadores); - Cartas de Agradecimento