CAPITULO VII

7. MTODOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

La evaluacin del control interno, as como el relevamiento de la informacin para la
planificacin de la auditora, se podrn hacer a travs de diagramas de flujo,
descripciones narrativas y cuestionarios especiales, segn las circunstancias, o se
aplicar una combinacin de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar
la evaluacin.

En ciertas oportunidades la realizacin de un diagrama puede llegar a ser ms til que la
descripcin narrativa de determina operacin, en otras y segn sea el componente, la
existencia de cuestionarios especiales puede ayudar de manera ms efectiva que el
anlisis a travs de alguna otra fuente de documentacin.

Al analizar la documentacin de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la
organizacin que puedan llegar a suplir la descripcin de los sistemas realizados por el
auditor. Depender de cada una de las situaciones que se presenten el elegir uno u otro
mtodo de documentacin y especialmente identificar aquellas oportunidades en donde,
utilizando el material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentacin
necesaria para evidenciar la evaluacin del sistema de informacin, contabilidad y
control.
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7.1. CUESTIONARIOS

El objetivo de formular estos programas guas de procedimientos bsicos de auditora
financiera, gestin, etc., deben ser realizados de acuerdo a condiciones particulares de
cada empresa y segn las circunstancias, es el de indicar los pasos de las pruebas de
cumplimiento, cuya extensin y alcance depende de la confianza en el sistema de
Control Interno.

1
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Financiera Pgina 129


Estos cuestionarios permiten realizar el trabajo de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas, para evaluar el Control Interno y para:

Establecer un plan a seguir con el mnimo de dificultades.
Facilitar a los asistentes su labor y promover su eficiencia y desarrollo
profesional.
Determinar la extensin de los procedimientos aplicables en las circunstancias.
Indicar a los supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no
aplicables o pendientes de efectuar.
Servir de gua para la planeacin de futuras auditoras.
Ayudar a controlar el trabajo efectuado por los asistentes.
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En conclusin un cuestionario consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o
responder el auditor. Cuando se finaliza una instruccin, deben escribirse las iniciales en
el espacio al lado de la misma. Si se trata de una pregunta, la respuesta (que suele ser
normalmente si o no o no aplicable) se anota al lado de la pregunta.

El cuestionario hace preguntas especficas y normalmente una respuesta negativa
sealar la existencia de una deficiencia en el sistema. Este mismo cuestionario puede
utilizarse durante varios aos codificando las respuestas de forma que se pueda
identificar el ao al que corresponden; esto permitir al auditor detectar cualquier
cambio en el sistema de control interno de la empresa.
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7.1.1. VENTAJAS

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ESTUPIAN, Gaitn Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Ecoe
Ediciones Ca. Ltda. 2da. Edicin Pgina 187

3
REEVE, Jhon, CASHIN, James A., NETWIRT, Pal D, LEVY, Jhon F. CATCHIN James. Manual de
Auditoria 1 Centrun Madrid. 1988 Pginas 287 288.


Gua para evaluar y determinar reas crticas.
Disminucin de costos.
Facilita administracin del trabajo sistematizando los exmenes.
Pronta deteccin de deficiencias.
Entrenamiento de persona inexperto.
Siempre busca una respuesta.
Permite preelaborar y estandarizar su utilizacin


7.1.2. DESVENTAJAS

No prev naturaleza de las operaciones.
Limita inclusin de otras preguntas.
No permite una visin de conjunto.
Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias
Que lo tome como fin y no como medio
Iniciativa puede limitarse
Podra su aplicacin originar malestar en la entidad.
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7.2. DESCRIPCIONES NARRATIVAS

Es la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las caractersticas
del sistema de control interno para las distintas reas clasificadas por actividades,
departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que
intervienen en el sistema.

Normalmente, este mtodo es utilizado conjuntamente con el de grficos, con el
propsito de entender este ltimo en mejor forma, ya que los solos grficos muchas
veces no se entienden, haciendo indispensable su interpretacin de manera descriptiva.

4
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestin. Pgina 60

En la primera auditora que realiza el auditor, dentro de los papeles de trabajo
permanentes o de carcter histrico para resumir y entender el control interno
existente utiliza primariamente estos dos mtodos y ya cuando requiere evaluar de
manera ms extensa utiliza el mtodo de cuestionarios.
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7.2.1. VENTAJAS

Aplicacin en pequeas entidades
Facilidad en su uso
Deja abierta la iniciativa del auditor
Descripcin en funcin de observacin directa.


7.2.2. DESVENTAJAS

No todas las personas expresan sus ideas por escrito en forma clara, concisa y
sinttica.
Auditor con experiencia evala.
Limitado a empresas grandes.
No permite visin en conjunto
Difcil detectar reas crticas por comparacin.
Eventual uso de palabras incorrectas origina resultados inadecuados.
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7.3. DIAGRAMAS DE FLUJO

5
ESTUPIAN, Gaitn Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Ecoe
Ediciones Ca. Ltda. 2da. Edicin Pgina 217
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CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestin. Pgina 60


Los diagramas de flujo son la representacin grfica de la secuencia de las operaciones
de un determinado sistema. Esa secuencia grfica en el orden cronolgico que se
produce en cada operacin.

En la elaboracin de diagramas de flujos, es importante establecer los cdigos de las
distintas figuras que formarn parte de la narracin grfica de las operaciones.

Para la elaboracin de los flujogramas se deben observar los siguientes aspectos:
Los procedimientos deben describirse secuencialmente a travs del sistema
Describir los documentos que tengan incidencia contable
Demostrar como se llevan los archivos y como se preparan los informes con
incidencia contable
Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organizacin
Identificar el puesto y quin efecta el procedimiento
Para identificar los controles principales, el auditor recoger toda la informacin
pertinente relacionada con las transacciones, como la documentacin y formatos.

Los flujogramas permiten al auditor:

Simplificar la tarea de identificar el proceso
Orientar la secuencia de las actividades con criterio lgico, pues sigue el curso
normal de las operaciones.
Unificar la exposicin con la utilizacin de smbolos convencionales con las
consiguientes ventajas para el usuario.
Visualizar la ausencia o duplicacin de controles, autorizaciones, registros,
archivos.
Facilitar la supervisin a base de las caractersticas de claridad, simplicidad,
ordenamiento lgico de la secuencia.
Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estn
debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama est de acuerdo con el
funcionamiento real.
Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar
el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.
Demostrar a las autoridades las razones que fundamentan nuestras observaciones
y sugerencias, para mejorar los sistemas o procedimientos.


SIMBOLOGIA EN LOS FLUJOGRAMAS

Para utilizar uniformemente esta tcnica, es necesario conocer la siguiente simbologa:

SIMBOLO DENOMINACION

Operacin: representa toda accin de elaboracin,
modificacin o incorporacin de informacin.

Control: representa la accin de verificacin.

Inicio: en el crculo se indica el nmero que identifi-
ca cada subprograma. En el interior del smbolo se
indicar el nombre del sistema o subsistema. Se lo
graficar solo al inicio de la flujogramacin de un
sistema o subsistema.
Registro: contiene entrada y salida de operaciones,
Son libros auxiliares o principales.
Conector Interno: relaciona dos partes del flujo-
grama entre subsistemas. Sirve para referenciar
Informacin que ingresa y sale del flujograma.
Cuando ingresa se grafica al margen izquierdo y
cuando sale se debe mencionar el lugar donde con-
tinua el grfico en el mismo flujograma.

Frecuencia de Tiempo: representa una condicin
de tiempo para la ejecucin de las operaciones en
das, meses, aos. Se grafica al lado izquierdo de la
operacin. Dentro del smbolo debe precisarse el
tiempo.

Lnea de Referencia: representa la circulacin de
la informacin hacia otro nivel. Se utiliza para rela-
cionar documentos con el registro.

Conector Externo: representa la relacin de una
Informacin de un proceso entre subsistemas o sis-
temas. En la parte superior se indica el sistema.
Finalizacin: se utiliza para indicar la conclusin
del Flujograma del sistema.
Demora: representa una detencin transitoria.
Archivo Transitorio: representa el almacenamiento
de informacin bajo diversas situaciones. (T) Tem-
poral, (P) Permanente, o (X) destruccin. Las letras
deben escribirse dentro del smbolo.

Alternativa o Decisin: en el trmite puede originar
distintos cursos de accin o de decisin. Debe escri-
birse la numeracin correlativa como si fuera una
operacin ms.
Documento: representa un elemento portador de la
Informacin, originado o recibido en el sistema.
Debe graficarse el nmero de copias del documento
e identificar su nombre.
Traslado de lnea de flujo: representa el desplaza-
miento terico de la informacin, indica el sentido
de circulacin.
Conector de Pgina: enlaza una parte del proceso
con otra en una pgina diferente.
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CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestin. Pginas 129 130 -
131- 132 - 133

7.3.1. VENTAJAS

Evala siguiendo una secuencia lgica y ordenada
Observacin del circuito en conjunto.
Identifica existencia o ausencia de controles
Localiza desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo.
Permite detectar hechos, controles y debilidades
Facilita formulacin de recomendaciones a la gerencia.


7.3.2. DESVENTAJAS

Necesita de conocimientos slidos de control interno
Requiere entrenamiento en la utilizacin y simbologa de los diagramas de flujo.
Limitado el uso a personal inexperto.
Por su diseo especfico, resulta un mtodo ms costoso.
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7.4. MATRICES

El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localizacin de
debilidades de control interno. Para su elaboracin, debe llevarse a cabo de los
siguientes procedimientos previos:
Completar un cuestionario segregado por reas bsicas, indicando el nombre de
los funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempean.
Evaluacin colateral del control interno.


7.5. COMBINACIN DE MTODOS

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CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestin. Pgina 60


Ninguno de los mtodos por si solos, permiten la evaluacin eficiente de la estructura de
control interno, pues se requiere la aplicacin combinada de mtodos. Ejemplo: el
descriptivo con cuestionarios, los flujogramas con cuestionarios, etc.
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CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestin. Pgina 60