GLOSARIO DE TURISMO DE NEGOCIOS

Terminologa, Medidas y Capacidades de recintos para convenciones, congresos, exposiciones, ferias y viajes de incentivos

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Mxico, D.F. 01600. 56.51.11.50 www.redesonline.com

Estructura general
Agradecimientos... 2 Introduccin... 3 Terminologa.. 6 Trminos en espaol ..... 6 Trminos en idioma extranjero ...74 Abreviaturas, siglas y asociaciones. 123 Estructura gubernamental de apoyo y cadenas productivas.... 127 Convenciones.. 130 Congresos.... 131 Exposiciones.132 Ferias..133 Viajes de incentivos.....134 Medidas y capacidades....135 Medidas .135 o Equipos ...137 o Montajes..140 Capacidades ....143 Tablas de conversin ..145 Directorio de organismos y asociaciones relacionadas......... 148 Crditos, bibliografa y sitios web150

Agradecimientos

El presente glosario es el resultado de la colaboracin entre los diferentes actores del turismo de negocios en Mxico. A partir del planteamiento de la necesidad de hablar el mismo lenguaje, en un sector tradicionalmente disperso, la Secretara de Turismo se dio a la tarea de crear un instrumento para tal fin.

Este glosario no solamente permitir al profesional de este campo, y a quienes a l se quieren incorporar, homologar el lenguaje utilizado y establecer conceptos comunes a tan importante industria. Tambin ofrece un panorama de la forma en que se acta comercialmente dentro de cada segmento de este gran mercado y ofrece los instrumentos que permiten a los diferentes actores utilizar medidas y establecer capacidades de la misma manera.

Este primer esfuerzo ha contado con la invaluable cooperacin de las asociaciones de turismo de negocios en Mxico. Sin su aportacin, el trabajo de recopilacin hubiese sido ms difcil y quiz no tan exitoso. Nuestro agradecimiento a AMPROFEC, AMEREF, ANDOC, SITE y MPI, quienes han colaborado con este proyecto desde su concepcin. De igual forma la contribucin de Hoteles Mexicanos Unidos a este proyecto ha sido de gran utilidad para este trabajo.

Este trabajo es una muestra de los que todos juntos, especialistas, tcnicos y gobierno, podemos hacer para impulsar el desarrollo turstico del pas con herramientas tiles de trabajo en beneficio de Mxico.

Introduccin

El presente trabajo forma parte del esfuerzo que realiza la Secretara de Turismo para contribuir a la profesionalizacin del mercado de turismo de negocios en nuestro pas.

Este mercado incluye numerosos segmentos y productos relacionados con la organizacin de reuniones de negocios con diferentes propsitos y magnitudes, a saber: Convenciones Congresos Exposiciones Ferias Viajes de incentivos

El mercado de turismo de negocios es de gran importancia para Mxico. Solamente los segmentos de congresos y convenciones representaron el 2.5% del gasto turstico nacional en 2001, es decir, una derrama econmica directa de 1566 millones de dlares con un movimiento de personas de 1444,5001.

Si se considera que la posicin de Mxico en el mercado mundial de reuniones est lejos an de ser de las primeras (nmero 36 con el 0.5% de participacin)2, podemos darnos cuenta del enorme potencial que este mercado representa para nuestros destinos tursticos.

Secretara de Turismo, Estudio de viabilidad del segmento de congresos y convenciones, 2002. 2 The International Meetings Market, 1991-2000, publicado por ICCA The International Meetings Association, IACVB- International Association of Convention and Visitor Bureaus, Estados Unidos.

El turismo de negocios es uno de los mercados ms dinmicos del turismo y se caracteriza por una actividad constante, una exigencia creciente y una necesidad permanente de actualizacin y de mejora en la capacidad de respuesta de los prestadores de servicios, de las ciudades y de las comunidades que atienden a este pblico.

Por esas razones, el mercado de reuniones de negocios requiere de una permanente capacitacin y actualizacin de los profesionales que laboran en las empresas prestadoras de servicios y en las oficinas de apoyo a esta industria.

Conciente de lo anterior, la Secretara de Turismo lleva a cabo un plan de desarrollo para este segmento que permita mejorar la calidad del servicio a los organizadores de reuniones de negocios y a los asistentes a dichas reuniones.

El glosario de terminologa, medidas y capacidades que aqu se presenta, tiene como objetivo permitir a los diferentes actores de este mercado, actuales y futuros, el acceso a una definicin clara y objetiva de los tecnicismos utilizados ms comnmente por los organizadores de reuniones y por sus proveedores de servicios.

Este esfuerzo no ha sido desarrollado de manera aislada. Las diferentes asociaciones de profesionales en torno al mundo del turismo de negocios en Mxico, tanto nacionales como internacionales, han apoyado este proyecto desde su concepcin y es, gracias a ellas, que se ha podido hacer una recopilacin amplia y til de los trminos, medidas y capacidades ms utilizados en la industria de manera que se contemplan aqu todas las posibilidades de expresin de estos aspectos de tan compleja actividad. Nuestro agradecimiento a todos estos organismos que han apoyado la elaboracin de este glosario: AMPROFEC, AMEREF, SITE, MPI y ANDOC.

Este glosario consta de tres partes. En la primera se relacionan los trminos de uso ms frecuente por orden alfabtico en tres listados:

Trminos en espaol Trminos en idioma extranjero Abreviaturas, siglas y asociaciones

En el caso de los trminos en otro idioma con equivalentes en castellano, se hace la referencia correspondiente a la(s) palabra(s) relacionada(s) mediante el uso de la palabra ver entre parntesis. Esta referencia tambin se emplea para sinnimos en espaol. De esta manera, se cuenta con varios listados de referencia para facilitar al lector la localizacin de la palabra que le interesa.

En la segunda parte se hace una descripcin de las cadenas productivas de este mercado en la que se identifican las variantes entre los sub-segmentos de:

Convenciones Congresos Exposiciones Ferias Viajes de incentivo

Esto permite al lector tener un panorama de las estructuras de organizacin de las empresas prestadoras de servicios en cada segmento de mercado y conocer su dinmica.

En la tercera parte se establecen los patrones de definicin de medidas y capacidades en salones y recintos as como sus equivalencias. Se presenta tambin una tabla de equivalencias y una frmula de conversin entre las diferentes unidades de medida utilizadas en la industria para facilitar al lector el clculo de las capacidades de la manera que mejor le convenga.

Trminos en espaol

A
Acomodo. Forma de ordenar los asientos de un evento. Los planes de acomodo ms comunes son:

Auditorio. Las sillas se disponen todas juntas como en un teatro. Este puede ser rectangular o semicircular.

Banquete. Las sillas se disponen en torno a mesas redondas de 8,10 12 personas.

Escuela. Las sillas se acomodan en filas con tablones o medios tablones al frente para poder escribir. El estrado puede quedar al frente o al lado de las mesas.

Herradura. Los tablones se acomodan en forma de U, E o T con las sillas a los lados.

Acomodo libre. Evento en el que no existen lugares reservados para los invitados o participantes ni pre-asignacin alguna.

Acompaante. Persona que no participa en el programa tcnico, profesional o cientfico pero que viaja con el participante.

Acreditar. Hacer reconocer ante el comit organizador la calidad de participante, invitado especial, visitante o expositor en un evento de negocios.

Actas. Transcripcin escrita de los debates y discusiones durante un evento, puede presentarse en soporte de papel o electrnico.

Actividades sociales. Programa social (ver).

Acto de clausura. Ceremonia de clausura (ver).

Acto de inauguracin. Ceremonia de inauguracin (ver).

Adjudicacin. Proceso de asignacin de espacios a las empresas e instituciones expositoras en ferias y exposiciones.

Afiche. Cartel publicitario (ver).

Aforo. Capacidad de un espacio, auditorio o teatro expresada en nmero de personas.

Aformetro. Instrumento de clculo de aforo de un espacio.

Agencia de publicidad. Empresa que concibe, crea, planea, organiza y ejecuta campaas publicitarias a solicitud de los interesados,

responsabilizndose en ocasiones incluso de la administracin del presupuesto publicitario de esas entidades sociales o empresas clientes.

Agencia de viajes. Empresa que concibe, crea, planea, organiza y ejecuta programas de servicios de viajes para el organizador o el cliente en los que se incluye normalmente alojamiento, alimentacin, transporte de aproximacin y local as como excursiones en sitio y a los alrededores para el grupo de participantes en el evento a peticin del cliente.

Agencia de viajes especializada en viajes de incentivo. Agencia de viajes que proporciona los servicios de viaje correspondientes al premio de un programa de incentivo sin intervenir en la planeacin del dicho programa.

Agenda. Temas a discutir en una reunin.

Almuerzo de trabajo. Comida para pequeos grupos que discuten sobre un tema de la agenda del evento.

Alocucin. Participacin oral, discurso.

Alojamiento. Hospedaje.

Ambientacin. Adecuacin de locales y espacios, desde las perspectivas funcional y esttica, con el fin de garantizar las condiciones que favorezcan el intercambio y faciliten la comunicacin entre los participantes a eventos. La ambientacin incluye las actividades de sonorizacin, iluminacin, montaje, acomodo, diseo, decoracin, cdigo de vestuario y control de acceso, entre otras.

Amenidades. Suministros y objetos ofrecidos en cortesa por un hotel o proveedor, generalmente objetos de bao, bebidas alcohlicas, fruta, etc.

Anfitrin. Asociacin, organismo corporativo, entidad, ciudad o pas que acoge un evento para que se celebre bajo su jurisdiccin.

Animacin. Actividades encaminadas a proporcionar un clima y estilo al evento.

Animador. Persona que anima e infunde entusiasmo a un evento o acto.

Aniversario. Conmemoracin de una fecha importante en lo social, en lo empresarial o en lo institucional.

Antepecho. Rtulo (ver).

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Anuncio. Mensaje publicitario o comunicativo dirigido al pblico en forma oral, escrita o audiovisual.

Aplazamiento de sesin. Acto de posponer una reunin a un momento o fecha posterior o por tiempo indefinido.

rea de exposicin. Espacio efectivo en el que se distribuyen los stands de una exposicin. No se consideran en este espacio las reas de acceso ni de circulacin del recinto.

rea de reunin. Espacio efectivo de salones para reuniones, banquetes, exhibiciones, etc.

rea de servicios. Espacios de acceso, circulacin, estacionamiento, alimentacin, sanitarios, almacenamiento, carga y descarga que se localizan en torno al espacio de reunin y/o de exposicin.

rea muda. reas en saln o lugar de eventos donde el sonido no llega bien. Arranque rpido. Motivacin adicional que se ofrece al inicio de un programa de incentivos para generar actividad inmediata de los participantes.

Asamblea. Reunin de los miembros de una asociacin, organizacin, gremio, sociedad, corporacin u otra clase de grupo organizado para tratar o deliberar sobre un temas y/o temas determinados. Las conclusiones se someten a votacin, convirtindose en recomendacin de la asamblea. Slo las delegaciones oficiales tienen derecho a voto, lo que no impide que se acepten acreditaciones de observadores interesados en el tema pero que nicamente tienen status de oyentes.

Asamblea general. Reunin general y formal de un club, asociacin, organizacin o compaa a la cual asiste un mnimo de sus miembros con el 11

propsito de decidir sobre asuntos internos de orden legislativo, poltico o contable. Su frecuencia y lugar de celebracin se establecen por anticipado.

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Auditorio. Tiene varias acepciones: Asistentes a una reunin. Pblico. Edificio o teatro en el que se celebra una reunin. Plan de acomodo de asientos en un saln (ver).

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B
Banquete. Tiene dos acepciones:

Cena formal en la que se pronuncian discursos por parte de las autoridades presentes. Plan de acomodo de asientos en un saln (ver).

Banquetes. rea funcional o departamento del hotel que tiene a su cargo los espacios de reuniones.

Bar abierto. Bar de cortesa a los participantes de un evento, generalmente patrocinado por una empresa.

Base de datos. Archivo informtico que contiene los datos relativos a los participantes a un evento. Se estructura de tal forma que se puedan expresar todas las relaciones lgicas entre los registros y la informacin que ellos contienen. Resulta de gran utilidad para el proceso organizativo del evento.

Biblia de evento. Libro (o archivo computarizado) en donde se registran todas las reservaciones firmes o tentativas de espacio en hotel o lugar de eventos.

Bienvenida. Servicios y actividades organizadas en torno a la recepcin y familiarizacin de los participantes en un evento.

Bloqueo. Reservacin de determinado nmero de espacios en unidades de transportacin o alojamiento como reservacin tentativa previa a la definicin precisa del tamao del evento y de la elaboracin de la lista de participantes.

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Bloqueo completo. Reservacin del total de espacios de una unidad de transporte o alojamiento para uso de los participantes en un evento.

Boletn de informacin. Circular con indicaciones, ancdotas y datos interesantes del evento que se distribuye a los participantes mientras el evento dura.

Boletn de prensa. Comunicado escrito o digital a los medios de comunicacin con informacin relativa al evento.

Boleto. Contrato de pasaje areo o terrestre, individual o grupal.

Boleto de conductor. Boleto especial para el conductor responsable de un grupo o de parte de l. Se expide en condiciones especiales y est sujeto a reglamentaciones diferentes a las de los boletos ordinarios.

Boleto electrnico. Contrato de pasaje areo o terrestre, individual o grupal que no se expide por escrito y que nicamente figura en un sistema de reservaciones y trfico de la compaa area que lo respalda.

Brindis. Coctel (ver).

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Caballete. Identificador (ver).

Cabildeo. Labor de persuasin y convencimiento de un proyecto de evento que realiza un organizador o equipo de organizadores ante los potenciales compradores para decidir una sede o ante los organismos que influyen en el xito del mismo.

Cabina de control. Local donde se perciben y graban los sonidos provenientes de las salas donde se sesiona en un evento. Tambin de ah se emiten los sonidos correspondientes a las traducciones simultneas hacia el auditorio.

Campaa. Programa de acciones integradas de informacin, difusin, publicidad y comunicacin en general. Se estructura en funcin del evento y de la naturaleza del pblico objetivo.

Campaa por nivel. Programa de incentivo en donde existen varios niveles de premios dependiendo del desempeo.

Canal. Soporte fsico para la transmisin de mensajes. Va por la cual es sintonizado el idioma seleccionado.

Can. Proyector de archivos digitales.

Capacidad. Nmero de personas o stands que caben en un saln o recinto.

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Captacin. Se dice de las actividades vinculadas a la atraccin de un evento a determinada sede o espacio (captacin de sedes, captacin de eventos). Este esfuerzo se realiza de manera coordinada entre asociaciones, organizaciones y oficinas de convenciones de un pas o ciudad para lograr que un evento que rota en sede en cada edicin sea realizado en el pas aspirante. Requiere de un trabajo sistemtico de investigacin, presentacin, promocin y cabildeo.

Cargo por servicio. Cuotas adicionales al precio de los servicios que un organizador o proveedor de servicios cobran por la prestacin de un servicio determinado. Se utiliza comnmente por la facilitacin de productos y servicios cuya provisin no entra en un sistema de comisiones para el proveedor y, por lo tanto, no genera beneficio econmico directo. Las agencias de viajes y las DMCs son las empresas que suelen cobrar este tipo de cuotas por servicios ordinarios y extraordinarios.

Carpeta. Documentos que se entregan a los participantes de un evento al momento del registro o con anterioridad. Tambin se denomina as al cmulo de documentos que se entregan a los prospectos para la captacin de un evento. Expediente.

Cartel. Anuncio publicitario de un evento.

Casa de incentivos. Empresa que ofrece todos los servicios para la planeacin y desarrollo de un programa de incentivos, as como de los viajes de incentivo que forman parte de dichos programas.

Catlogo de exposicin. Listado alfabtico de expositores, productos y casa matriz. Por lo general contiene un plano del recinto ferial y de la forma en que se dispone la exhibicin.

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Cena de gala. Evento social relevante realizado en cualquier tipo de evento, generalmente en horario nocturno, acompaado de discursos, actividades de animacin musical u otras de entretenimiento, despus de una comida formal.

Cena oficial. Toda cena que forma parte del programa oficial.

Centro a centro. Distancia entre el centro de las mesas o de las filas de sillas de un saln. Se utiliza para disear el montaje y establecer las medidas ptimas entre los equipos utilizados.

Centro de convenciones. Instalacin especialmente concebida para celebrar diferentes tipos de eventos de negocios. Debe contar con facilidades indispensables para recibir participantes, tanto nacionales como extranjeros, y respetar las normas internacionales vigentes en materia de construccin. Tambin debe ofrecer los servicios adecuados para la organizacin, la seguridad y la eficacia de los eventos que all se celebren. Para ello dispone de personal especializado con experiencia en los distintos servicios que ofrece.

Centro de exposiciones. Recinto ferial (ver).

Ceremonia de clausura. Clausura formal de un evento que requiere y sigue un guin especfico.

Ceremonia de inauguracin. Inauguracin oficial de un evento que requiere de un guin especfico.

Ceremonial. Conjunto de prcticas y reglas que se observan en actividades oficiales y que reflejan un alto grado de solemnidad y/o formalidad. Protocolo.

Certificado de participacin. Documento que se entrega personalmente a los participantes de un evento.

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Ciclo de conferencias. Serie de conferencias dictadas por profesores y especialistas en una determinada materia.

Circular. Mensaje enviado por escrito a todos los participantes de un evento.

Cliente final. Participante de un evento de negocios. Usuario final (ver).

Clima. Por sus caractersticas fsico-geogrficas, Mxico cuenta con diferentes tipos de clima, a saber:

1. Tropical de sabana 2. Tropical lluvioso 3. Subtropical con lluvias en verano 4. Lluvias todo el ao 5. Lluvias en verano 6. Mediterrneo 7. Lluvias escasa 8. Estepario 9. Desrtico 10. Alta montaa

Estas variantes resultan de la combinacin de las temperaturas dominantes y con la estacin de lluvias. Cada destino y ciudad del pas tiene variantes climticas especficas que se matizan tambin en funcin de la altitud sobre el nivel del mar.

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Coctel. Acto social de cordialidad y contactos donde se ofrecen alimentos ligeros y bebidas. La duracin de los cocteles es limitada y la asistencia controlada y seleccionada previamente. Generalmente se aprovecha para dirigir unas palabras o hacer una presentacin.

Cdigo de vestuario. Protocolo de vestuario que se establece para cada acto de la reunin de negocios. Puede ser formal, de etiqueta o casual. Este cdigo se informa a los participantes en cada invitacin y en el programa de actividades con la finalidad de que se logre el efecto de ambientacin deseada.

Coloquio. Reunin especializada que tiene el propsito de discutir sobre temas acadmicos o de investigacin. Se busca con ello apoyar reas de inters mutuo mediante el intercambio de ideas.

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Comit. Grupo de personas con una tarea dentro de la organizacin general de un evento o dentro de la ejecucin de una serie de actividades concretas que forman parte de la organizacin general. Pueden existir diferentes tipos de comits en la organizacin de eventos de negocios:

Comit cientfico Comit consultivo Comit de acompaantes Comit de hospitalidad Comit de logstica Comit de promocin Comit de seguridad Comit de transportacin Comit ejecutivo Comit organizador

Comunicacin libre. Resultado de la evaluacin de una investigacin o experiencia en un rea determinada. Puede presentarse de forma oral, escrita o audiovisual.

Conductor. Lder del grupo.

Conferencia. Tiene dos acepciones: como evento y como exposicin de ideas: Como evento: reunin con fines de discusin, investigativos y de consulta. Comparada con un congreso, la conferencia es por lo general ms reducida y de carcter ms selecto. Como exposicin de ideas. Disertacin educativa en la que el especialista se sita en un plano destacado y durante un tiempo habla sobre un tema escogido de antemano que domina ampliamente. Al final se realiza una sesin de preguntas y respuestas. 21

Conferencia de prensa. Reunin a la que se convoca a los medios de informacin con el objetivo de dar a conocer informacin relevante respecto al evento, su formato, su contenido, etc.

Conferencia magistral. Disertacin en sesin plenaria que establece los conceptos y bases de la discusin posterior en torno a un tema.

Conferenciante. Conferencista (ver).

Conferencista. Persona que dicta la conferencia.

Confirmacin. Verificacin del status de una solicitud de servicio.

Congresista. Participante en un congreso.

Congreso. Palabra que proviene de las races latinas cum (conjunto, unin, igualdad) y gradior-gressum (caminar). Se aplica a toda reunin que se realiza con el objeto de encontrar, entre todos los asistentes, caminos comunes de accin en lo que se refiere a un tema u objeto de discusin.

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Se define como congreso toda reunin profesional que tiene por objeto realizar una discusin y un intercambio profesional y/o acadmico en torno a un tema de inters. La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participacin voluntaria.

Dentro de esta categora pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de intercambio profesional y acadmico, an en el caso de que el patrocinio fuese hecho por una entidad privada o pblica.

Se considera el evento ms complicado desde un punto de vista organizativo. El congreso, adems de informar, intercambiar experiencias y alentar la toma de decisiones, expone tambin ideas fundamentales de nuevas investigaciones o descubrimientos.

El programa profesional de los congresos incluye la celebracin de simposios, mesas redondas, paneles, talleres, seminarios, coloquios, conferencias, presentacin de ponencias o temas libres, cursos y exposiciones asociadas.

Por su dimensin geogrfica, los congresos pueden ser: Local Regional Nacional Internacional Continental Mundial

La mayor parte de los congresos incluye exposiciones entre sus actividades pero suele restringir sus exhibiciones al pblico participante.

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Contratista. Agente responsable de proporcionar los stands y el esquema de montaje correspondiente.

Contrato de servicios. Acuerdo legal que garantiza el respaldo en el cumplimiento de los compromisos contrados en las negociaciones con proveedores y clientes.

Convencin. Palabra que proviene de las races latinas cum (conjunto, unin, igualdad) y venio-ventum (venir). Se aplica a toda reunin que se realiza en torno a un tema u objeto para la difusin y conocimiento del mismo entre todos los participantes.

Se define como convencin toda reunin gremial o empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un pblico personalizado y relacionado con el tema) y la participacin suele ser por invitacin.

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Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un programa tcnico en el que los participantes se familiarizan y entablan negociaciones respecto a un campo de negocio especfico.

En Mxico se utiliza frecuentemente el trmino convencin para denominar a los viajes de incentivo. No obstante esto es errneo ya que ya que ni los objetivos ni la forma de patrocinar y operar estos eventos, es la misma.

Algunas convenciones incluyen exposiciones en sus actividades pero suelen restringirlas al pblico participante.

Convencionista. Participante en una convencin.

Convocatoria. Acto de publicar el lugar y fecha de la reunin que se organiza para el conocimiento de los pblicos objetivo.

Coordinador de evento. Gerente de un lugar quien es responsable de todos los detalles operativos de un evento.

Coordinador de grupo. Coordinador de evento o lder de grupo que encabeza y conduce las actividades del mismo.

Correo electrnico. Direccin electrnica.

Cortesa. Espacio o producto que se otorga al organizador o al cliente como recompensa por la compra grupal y cuyo objetivo es facilitarles la operacin del evento.

Costo de contratacin de la sede. Precio que paga el organizador al propietario de las instalaciones. Se desglosa en dos aspectos: el costo en trminos numricos y el costo en trminos de las condiciones de contratacin.

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Costo de participacin. Presupuesto de gastos en que incurre el participante.

Costo por persona. Tiene dos acepciones: Cuota de inscripcin al evento. Utilidad fija establecida por participante que se aade al costo total del viaje de incentivo.

Crdito abierto. Licencia para realizar adquisiciones de bienes y servicios con cargo a una cuenta, generalmente maestra.

Cronograma. Calendario de actividades.

Cuenta maestra. Cuenta general, generalmente del organizador, en la que se realizan los cargos correspondientes al crdito abierto que se otorga a determinadas personas que intervienen en la organizacin.

Cuota de servicio. Cargo por servicio (ver).

Curso. Actividad docente impartida por un especialista que forma parte de los trabajos del congreso.

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D
Debate. Discusin de uno varios temas bajo la gua de un moderador.

Debate de expertos. Panel (ver).

Decoracin. Ambientacin (ver).

Delegacin. Representantes de un pas, organizacin o asociacin que asisten a un evento.

Delegado. Miembro de una delegacin (ver).

Desayuno. Existen diferentes tipos de desayuno:

Americano. Incluye jugo, fruta, huevo, cereal y caf. Servido en la mesa. Buffet. Incluye varios guisos y bebidas. El usuario se sirve solo. Continental. Incluye caf y pan con mermelada. Servido en la mesa.

Desayuno de trabajo. Desayuno que se convoca para, negociar o compartir con determinadas personalidades o grupos.

Desmontaje. Accin y tiempo requerido para retirar de un saln los materiales y el stand utilizados durante una exposicin.

Destino. Localidad anfitriona de un evento de negocios. Tambin se puede referir a alguna propiedad fuera de una ciudad.

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Diploma. Certificado de participacin (ver).

Discurso de apertura. Discurso formal pronunciado por una persona eminente al inicio de un evento para dar la bienvenida a los participantes y para dar por iniciados los trabajos.

Discurso de clausura. Discurso formal pronunciado por una persona eminente al inicio de un evento para dar a conocer los resultados ms relevantes.

Disertacin. Ponencia (ver).

Distancia. rea libre entre las filas de sillas de un auditorio.

Distintivo. Gafete (ver).

Distribucin de asientos. Plano o documento que muestra dnde deben sentarse las personas durante un evento. Se aplica particularmente a banquetes o a la mesa de la presidencia en una sala.

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E
Edecn. Personal profesional para atencin y apoyo en diversas reas de responsabilidad durante una reunin, tales como: registro, salas de conferencias, traslados, atencin a los VIPs.

Encuesta. Modalidad de entrevista que consiste en hacer pocas preguntas a muchas personas para reflejar el estado de opinin pblica. La redaccin de las interrogantes no debe inducir las respuestas y la muestra de personas interrogadas debe ser representativa.

Entrega de premios. Ocasin en la que una empresa o institucin otorga distinciones a los ganadores de un concurso. Despus de la ceremonia suele ofrecerse una cena, comida o coctel en la que se agasaja a los premiados y a los medios de comunicacin que cubren la premiacin.

Equipamiento de stands. Artculos que pueden ser alquilados para habilitar los stands de una exposicin. Los ms comunes son: Alfombras Estantes Iluminacin Macetas Mesas Sillas

Escuela. Plan de acomodo de asientos en un saln (ver).

Espacio. rea libre entre los costados de las sillas de un auditorio.

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Espacio de exhibicin. Superficie efectiva para colocacin de stands en una exposicin. No se integran en este concepto el rea de accesos, circulacin ni servicios complementarios.

Espacio equipado. Espacio que cuenta con todos los servicios e instalaciones necesarias para una exposicin: instalacin elctrica, rtulos, alfombras, iluminacin, etc.

Espacio vaco. Espacio que no cuenta con servicios o instalaciones.

Especificaciones de la reunin/del grupo. Descripcin total de los requerimientos de un grupo que sirve a los proveedores para cotizar sus servicios y contra la cual se compara desempeo.

Estanteras. Estantes (ver).

Estantes. Tablas delgadas de madera o metal que se fijan horizontalmente a la pared para exponer objetos y materiales comercializables.

Estructura de reglas. El criterio y los requerimientos especficos (incluyendo limitaciones) que rigen un programa de incentivos.

Etiqueta. Manera de aplicar las formalidades del ceremonial, tanto en lo oficial como en lo social. Manera de tratarse las personas a diferencia de los usos de confianza o familiaridad.

Evento. Trmino genrico que designa cualquier tipo de reunin o encuentro de corte cientfico, tcnico, cultural, deportivo, educativo, poltico, social, econmico, comercial, religioso, promocional o de otra ndole que facilite el intercambio de ideas o conocimientos y experiencias entre los participantes.

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Evento en parejas. Eventos en donde todos los participantes se presentan y organizan en parejas.

Experto. Especialista nombrado con anticipacin para conducir el curso de los debates en las sesiones de cualquier evento.

Exposicin. Tiene dos acepciones: Disertacin o conferencia. Evento que se organiza con un propsito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a un pblico objetivo. Las exposiciones pueden ser de varios tipos: o Industriales. Son aquellas muestras o exhibiciones, de carcter privado o semi-privado, que miembros de un sector empresarial, renen a los profesional o

comercial con el fin de mostrar adelantos tecnolgicos y estimular la venta de productos entre miembros de un sector profesional. Generalmente, la venta en estas exposiciones es al mayoreo y a base de pedidos. o Comerciales. Son aquellas muestras o exhibiciones, de carcter semi-privado o pblico, que renen a miembros de un sector comercial, empresarial, profesional o social con el fin de promover la venta de productos o servicios al pblico objetivo. A estas exposiciones, aun siendo profesionales, especializadas. se les suele denominar ferias

Expositor. Persona, empresa o institucin que muestra sus productos o servicios en una exposicin.

Extras. Gastos adicionales a los previstos en un presupuesto.

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F
Facilitador. Moderador (ver).

Familiarizacin. Viaje de familiarizacin (ver).

Fecha de cierre. Fecha designada y acordada para que el cliente efecte el depsito o proporcione la garanta del pago del espacio reservado en las empresas prestadoras de servicios tursticos o en los recintos. . Fecha del evento. Das, mes y ao en que se celebra el evento.

Fecha lmite. Fecha de cierre (ver).

Feria. Tiene dos acepciones:

Celebracin popular que incluye generalmente exhibiciones comerciales, actividades de entretenimiento y fiestas cvicas o religiosas. Exhibicin de productos o servicios que concurren en un rea especfica con el objetivo de promover los negocios.

Las ferias especializadas son muestras o exhibiciones pblicas que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economa.

Tambin se les denomina exposiciones comerciales y pueden tener dimensin regional, estatal o nacional. Una feria puede denominarse internacional si cuenta con al menos 5 empresas expositoras con domicilio fuera del pas.

Festival. Serie de representaciones consagradas a un arte o un artista y que incluyen diversos programas de actividades y que suelen durar varias jornadas.

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Fiesta tema. Fiesta dentro de un evento cuya ambientacin gira en torno a un tema: carnaval, mexicano, hawaiano, da de muertos, etc.

Firmas autorizadas. Firmas de una o varias personas con la autoridad para cargar gastos a la cuenta maestra durante un evento o programa.

Folleto. Pieza de promocin o informacin de un evento.

Formulario. Documento de solicitud de inscripcin o espacio en un evento.

Foro. Reunin para la discusin de temas comunes y de inters pblico.

Franelgrafo. Mostrador de informacin sobre eventos, banquetes, reuniones, etc., generalmente en un lugar pblico de un hotel o centro de convenciones, para consulta de los participantes en una reunin.

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G
Gafete. Etiqueta utilizada por los participantes de una reunin que sirve como medio de fcil identificacin entre los asistentes a la reunin y como pase de acceso a diversos servicios y sesiones de trabajo. Se pueden distinguir por colores para indicar las diferentes categoras de participantes: comit organizador, ponente, invitado especial, acompaante, personal de apoyo, prensa y expositores.

Garanta. Nmero mnimo de personas que requiere un establecimiento para asegurar la reservacin de un espacio de reuniones ante un cliente. El cobro de los servicios se establece en funcin de ese mnimo.

Gastos extras. Extras (ver).

Gerente de Grupos y Convenciones. Ejecutivo que labora en un hotel y que se encarga de la operacin de un congreso, de una convencin o de un viaje de incentivo y sirve de coordinador general desde la planeacin y la operacin dentro del hotel con todos sus dems compaeros de trabajo.

Grabacin. Sistema que permite, a travs de equipos especializados, captar registros sonoros o visuales.

Grupo de discusin. Grupo en el que se debate algn tema.

Grupo de estudio. Grupo en el que se analiza un tema sin que se hagan propuestas sobre soluciones.

Gua. Tiene dos acepciones:

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Persona que encabeza un grupo y brinda informacin a los integrantes del mismo sobre los aspectos relevantes de un sitio visitado.

Publicacin que contiene la informacin necesaria para orientarse en un evento.

Gua del expositor. Libro o folleto de instrucciones e informacin para los expositores acerca del lugar de la exposicin y los servicios ofrecidos.

Gua informativa. Informacin til al participante de un evento, sobre el pas, la sede y otros datos de inters.

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H
Habitacin de hospitalidad. Suite de hospitalidad (ver).

Habitaciones

comunicadas.

Habitaciones

colindantes

con

puerta

de

comunicacin entre ellas.

Habitaciones vecinas. Habitaciones colindantes pero sin puertas de comunicacin.

Horario de apertura. Horario que marca el inicio en que queda abierta al pblico una exposicin o una sesin de un evento.

Hospedaje. Servicio que ofrecen hoteles y establecimientos especializados para crear las condiciones adecuadas de estancia por una noche o ms a los participantes de un evento.

Hospitalidad. Servicios de acogida, bienvenida, informacin y familiarizacin que se ofrecen a los visitantes forneos que participan en una reunin. Estos servicios son generalmente proporcionados por una DMC.

Hotel alterno. Hotel u hoteles que complementan la oferta de habitaciones para los participantes del hotel sede de un evento.

Hotel sede. Hotel en el que se desarrollan los eventos de una reunin de negocios durante el da de trabajo y que tambin aloja a la mayor parte de los participantes.

Husped. Persona que se aloja en un hotel.

36

I
Identidad. Aspecto esencial del plan de comunicacin del evento que constituye su sello distintivo. Se refleja en elementos visuales tales como logotipos, smbolos y materiales impresos as como en la presentacin, dinmica, relaciones con diferentes pblicos y en la calidad y contenido de los mensajes y servicios que lo distinguen de los dems.

Identificacin. Gafete (ver).

Identificador. Tarjeta que se coloca en la mesa y que porta el nombre de la persona que se ha de sentar en ese lugar.

Idioma oficial. Idioma (s) declarado (s) oficialmente para regir el trabajo de un evento.

Imagen. Abstraccin resultante del tipo de percepcin que tienen los pblicos del evento. La percepcin de la imagen puede ser congruente con la identidad del evento o totalmente opuesta a ella.

Importacin temporal. Status que otorga la autoridad hacendaria a las mercancas que sirven como muestra en las exposiciones celebradas en Mxico y que provienen del extranjero. Aquellas muestras o piezas de exhibicin que cuentan con este status deben regresar al pas de origen una vez terminada la exposicin para la que han sido introducidas al pas, salvo en el caso de las muestras comerciales cuyo valor unitario es inferior a 50 dlares. Los permisos de importacin temporal se tramitan mediante un pedimento en una agencia aduanal establecida. La mercanca con este status no requiere del pago de impuestos al momento de ingresar al pas.

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Imprevistos. Gastos no previstos en el presupuesto inicial del organizador que resultan de eventualidades.

Inauguracin. Ceremonia de inauguracin (ver).

Incentivo de ventas. Premio que se otorga en las empresas a los agentes de ventas por mejorar su desempeo, por sobrepasar una meta, por conseguir nuevos clientes, por reactivar cuentas o por vender productos especficos.

Incentivo. Motivador que pretende mejorar el desempeo por medio de ofrecer un premio. Viaje de incentivo (ver).

Incentivo para distribuidores. Programa de incentivo para estimular el desempeo de distribuidores o una red de distribuidores.

Industria de congresos. Modalidad del turismo de negocios que incorpora los congresos y las reuniones de menor tamao.

Industria de convenciones. Modalidad del turismo de negocios que incorpora las convenciones y las reuniones relacionadas.

Industria de exposiciones. Modalidad del turismo de negocios que incorpora las ferias y exhibiciones.

Industria de incentivos. Modalidad del turismo de negocios que incorpora los programas y viajes de incentivo.

Informe. Exposicin ordenada de datos y hechos en un estilo impersonal y objetivo que refleja el estado organizativo de un evento antes, durante o despus de su celebracin.

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Informe de conferencia. Resumen oficial de los eventos de una conferencia.

Informe final. Resumen final de un evento.

Informe resumido. Relato breve de una conferencia, debate o discusin.

Inscripcin. Registro de los participantes a un evento. Puede ser en dos formas: Anticipada (antes del inicio) En el sitio (una vez iniciado el evento)

Inspeccin. Viaje de inspeccin (ver).

Inspeccin del programa. Revisin detallada del programa con la inspeccin del lugar tanto antes de la contratacin como antes del evento.

Internet. Red de redes, conocida como web (telaraa). Es la red global ms grande del mundo y permite el enlace de millones de usuarios entre s y en cualquier parte del mundo. La mayor parte de las comunicaciones remotas se realizan a travs de esta red y constituye una herramienta de comunicacin fundamental en la industria del turismo de negocios.

Intrprete traductor. Persona que efecta el trabajo de interpretacin de un idioma a otro.

Invitado. Categora de participante en un evento que generalmente se otorga a personalidades afines al tema convocado.

39

Invitacin. Comunicacin enviada con el propsito de invitar a una persona a asistir a una actividad, que generalmente se hace por escrito y que especifica motivo, lugar, fecha y hora de celebracin.

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J
Jornada. Reunin de trabajo, de investigacin y de estudio, de un da de duracin, cuyo objetivo es analizar uno o ms temas que pueden o no ser objeto de discusin en congresos.

Junta. Reunin cuyo objetivo es desahogar una agenda de asuntos relativos a la organizacin y ejecucin de actividades vinculadas a la organizacin de un evento.

Junta de entrenamiento. Grupo pequeo con un lder o entrenador, que generalmente organiza ejercicios para ensear un conocimiento o una habilidad especficos.

Junta post grupo. Junta que se lleva a cabo despus de la salida del grupo para evaluar los resultados, el desarrollo de los eventos y revisar la cuenta maestra. Involucra al organizador as como a los empleados de operaciones del hotel o recinto.

Junta pre-convencin. Junta en la cual se rene el cliente con todos los departamentos involucrados dentro del hotel para revisar paso a paso y minuto a minuto el programa del evento.

Junta previa al grupo. Reunin en donde se juntan el cliente o planeador del evento con los departamentos operativos de un hotel o recinto para revisar el desarrollo de todo el programa de juntas y eventos del programa.

41

L
Lista de delegados. Relacin de los participantes de un evento.

Lista de expositores. Relacin de las personas fsicas o morales que cuentan con stands en una exposicin.

Lista de huspedes. Relacin de los huspedes de un hotel y la forma en que se han acomodado en las habitaciones.

Lista de invitados. Relacin de los invitados a un evento.

Lista de participantes. Relacin de todos los participantes de un evento.

Lista de pasajeros. Relacin de personas que viajan en cada unidad de transporte terrestre o areo.

Llegadas acumuladas. Situacin en la que una empresa enva mltiples grupos de partes diferentes de un pas o del mundo durante varios das y se concentran o encuentran con grupos que estn por salir.

42

M
Maestro de ceremonias. Persona que efecta las presentaciones, da la bienvenida y despide las sesiones plenarias en un evento.

Mampara. Pared mvil para adaptar y ambientar los espacios de acuerdo con las necesidades del evento.

Material de exposicin. Material a exhibir o ya exhibido por los diferentes expositores cuyo valor ha sido declarado al recinto y que generalmente est asegurado. Existen los siguientes tipos de materiales:

Material de consumo administrativo. Materiales de oficina que, con motivo de la administracin del evento, se requieren en la exhibicin. Tal es el caso de papelera, papel carbn, papel para fotocopiado, cintas adhesivas, carpetas, folders, lpices, borradores, tarjetas, etc.

Material de distribucin. Materiales que, con motivo de la reunin, se reparten gratuitamente a los participantes de un evento. Tal es el caso de gafetes, porta-gafetes, impresos del evento, carpetas, portafolios, blocks de notas, bolgrafos, recuerdos, diplomas, etc.

Equipo administrativo. Materiales de oficina que se utilizan durante el evento, mquinas de escribir, computadoras, impresoras, etc.

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Materiales de exhibicin. Displays, exhibidores, muestras y equipos que forman parte de la exhibicin de cada empresa participante.

Media pensin. Tiene dos acepciones: Contrato de alojamiento que incluye dos alimentos al da. Cobro de habitaciones en los casos en que los huspedes abandonan el hotel despus del check out a una tarifa menor que la contratada pero que cubre el uso de los cuartos hasta la salida del grupo.

Medio tabln. Pieza de montaje de un saln de forma rectangular que mide generalmente 2.44 por 0.45 m.

Memorando. Comunicacin breve para girar instrucciones o notificar datos por escrito.

Memorias. Documento que rene el informe de las conferencias, juntas y ponencias as como las conclusiones, de un evento en forma escrita o digital.

Mesa de hospitalidad. Espacio habilitado en el recinto u hotel para resolver peticiones, dudas y necesidades de los participantes en un evento.

Mesa de informacin. Espacio participantes de un evento.

habilitado para dar informacin a los

Mesa redonda. Reunin para actualizar conocimientos, conducida por un moderador que orienta la discusin para que sta se mantenga en torno al tema principal. Los participantes presentan sus puntos de vista en torno al tema en igualdad de condiciones y con lmite de tiempo para posteriormente realizar

44

un debate y responder las preguntas del pblico. En este tipo de reunin no se utilizan medios audiovisuales.

Meta fija. Un programa de incentivos en donde todos los participantes que alcanzan una meta fija ganaran el viaje.

Meta por categora. Situacin en la que los participantes de un incentivo se segmentan por categoras dependiendo de sus ventas o potencial de desempeo. En ese caso, los servicios pueden ser tambin diferenciados aunque simultneos.

Minuto a minuto. Programa detallado de cada actividad que realizar el grupo, junto o dividido, desde el inicio del evento hasta su terminacin.

Mocin. Propuesta formal que se discute y vota en una reunin.

Modelo de llegadas. Movimiento histrico o anticipado de las llegadas a un evento.

Moderador. Persona que introduce un tema en una discusin y controla su desarrollo dentro del grupo.

Moderador. Moderador (ver).

Mdulo. Stand.

Montador. Persona o empresa que se dedican a ensamblar, colocar y ambientar los stands en las exposiciones.

Montaje. Tiene dos acepciones:

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Tiempo requerido para adecuar un rea de evento y/o colocar los stands y la ambientacin. Forma de distribuir los asientos en un saln donde se sesiona. Existen diferentes alternativas: o Montaje tipo auditorio. Montaje de saln en donde se suceden filas de sillas sin ningn otro tipo de elemento. o Montaje tipo banquete. Montaje de saln en donde los asistentes se ubican en mesas redondas. o Montaje tipo conferencia o escuela. Montaje de saln en donde a cada fila de sillas le antecede una de mesas. o Montaje en U. Montaje de saln en que se forma un crculo con los tablones que queda abierto por un extremo. pequeas. o Montaje en coctel. Montaje de saln en el que se disponen mesas sin sillas y stas ltimas se colocan en filas alineadas con las paredes para permitir la circulacin libre de personas. Se utiliza para juntas y reuniones

Muestras. Material de exposicin (ver).

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O
Observador. Asistente a una asamblea que no tiene derecho a voz ni a voto.

Obstruccin. Elemento constructivos o de diseo de un saln que se constituyen en restricciones de capacidad, visibilidad, audicin o movilidad para un evento. Pueden ser columnas, vidrieras, telones, escalones, desniveles, etc.

Oferta. Empresas de servicios tursticos y no tursticos que fungen como proveedores de los organizadores de reuniones.

Oferta bsica. La oferta bsica de servicios tursticos para reuniones de negocios est conformada por los servicios de alojamiento, salones de reunin y restaurantes que, en general, proporcionan a los grupos de este tipo los recintos y los hoteles.

La oferta bsica es la de mayor peso relativo en trminos de inversin y empleo y es por ello que constituye la piedra angular del negocio de congresos y convenciones.

Oferta complementaria. La oferta complementaria de turismo de negocios incluye todos los servicios especializados y de apoyo para la celebracin de congresos y convenciones. Aun cuando no se considere bsica, de esta oferta de servicios depende en buena medida el desarrollo de la calidad y de la competitividad en el mercado. Algunos servicios tursticos de la oferta complementaria son:

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Transportacin area. Oferta de asientos de avin de los mercados potenciales a la plaza.

Transportacin terrestre. Se incluyen aqu los servicios de autobuses tursticos y taxis de cada plaza.

Agencias de viajes especializadas. Se consideran en esta categora de empresas las denominadas DMCs y algunas casas de incentivos. Estas agencias proporcionan directamente el servicio de planeacin,

organizacin y operacin integral de los eventos.

Casas de incentivos. Estas empresas -que pueden o no ser agencias de viajes constituidas- proporcionan la asesora para la planeacin y organizacin de las reuniones adems de algunos servicios de operacin en forma directa.

Agencias de viajes no especializadas. Proporcionan servicios de reservacin de espacios, emisin de boletos y asistencia tcnica a las casas de incentivos o a los meeting planners independientes. Algunas de ellas fungen tambin como organizadores independientes.

Operadores terrestres. Empresas que proporcionan servicios de traslado dentro de los destinos, excursiones locales, guas y otros servicios que no cuentan con una especializacin en grupos de negocios o incentivos como las DMCs.

Restaurantes extra-hoteleros. Incluye la oferta de restaurantes de cada plaza que no forman parte de los hoteles.

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Espacios especiales de reunin. Se consideran aqu los atractivos tursticos adaptados para la recepcin y atencin de grupos como es el caso de edificios histricos, museos, parques, barcos, etc.

Oficina de convenciones y visitantes. Las oficinas de convenciones y visitantes se denominan indistintamente OCVs u OVCs ya que cada plaza determina su denominacin especfica. En general, las oficinas son el instrumento para ejercer la aplicacin del impuesto del 2% al hospedaje que recaba cada gobierno estatal. En algunos casos, las oficinas forman parte de los gobiernos locales y otras son organismos no gubernamentales o privados. Las oficinas pueden tener ingresos adicionales por membresa de giros no gravados con este impuesto. El objetivo principal de las oficinas es la promocin del destino en los mercados de inters para la ciudad. Existen registradas en el pas oficinas de este tipo en las siguientes ciudades:

Acapulco Cancn Chihuahua Ciudad Jurez Guadalajara Guanajuato Huatulco Irapuato Len Mrida Mexicali Mxico Monterrey Puerto Vallarta Taxco 49

Tijuana Torren Veracruz Villahermosa

Oficina de prensa. Espacio destinado al uso de los periodistas que cubren un evento. Debe contar con equipo de cmputo, acceso a internet, comunicacin telefnica, fax, copiadora y todo aquello que requieren los medios de comunicacin para elaborar sus comunicados.

Opcin de compra del incentivo. Programa en el que los ganadores de un viaje de incentivo pueden comprar ciertos segmentos o todo un viaje adicional para sus familiares o amigos.

Operador terrestre. Compaa que ofrece transportacin local, tanto autobuses, como autos y trenes, etc. Puede especializarse en grupos, en incentivos o en pasajeros VIP.

Orador. Persona que hace uso de la palabra en un debate o conferencia.

Orden de evento. Instrucciones detalladas sobre un evento para ser repartidas internamente.

Orden del da. Temas a discutir en una reunin. Agenda (ver).

Organismo no gubernamental. ONG (ver).

Organizador. Tiene varias acepciones:

Persona involucrada en alguna de las tareas de organizacin de un evento.

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Miembro del comit organizador. Organizador profesional de reuniones (tambin llamado meeting planner).

Existen diferentes tipos de organizadores de reuniones:

Organizador corporativo. Personas fsicas que trabajan para una empresa privada y realizan reuniones de ventas, presentaciones de productos, asambleas de accionistas, retiros ejecutivos, asambleas anuales y participaciones de empresas en ferias y exhibiciones comerciales as como viajes de incentivo.

Su posicin en las organizaciones es variable y puede ser dentro de las reas de mercadotecnia, ventas, recursos humanos, relaciones pblicas, comunicacin o capacitacin.

La segmentacin que ms frecuentemente se aplica a estos organizadores es por rama de actividad empresarial. Los principales sub-segmentos son:

Comercio Construccin Deportes Educacin Entretenimiento Ganadera Hospitalidad Industria farmacutica y mdica Seguros y Fianzas Tecnologa Textil

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Organizador de asociacin. Persona que trabaja para organizaciones no lucrativas de carcter gremial, profesional o de grupos de afinidad, que celebran reuniones locales, nacionales o internacionales.

Organizador in-house. Empleado de corporativos empresariales o de asociaciones gremiales que organiza sus eventos en forma directa.

Organizador independiente. Persona fsica o moral que ofrece sus servicios de consultora en la organizacin de eventos a terceras personas. Quienes forman parte de este grupo suelen ser profesionales independientes, agencias de viajes o agencias organizadoras de eventos que proveen de servicios de consultora a organizadores corporativos, a asociaciones y a otras personas que representan otros grupos de afinidad.

Estos organizadores forman una demanda de tipo industrial ya que actan en el mercado de manera similar a los mayoristas y cuentan con una cartera de clientes que incluye empresas, asociaciones y grupos. Su labor de consultora va desde la seleccin de destino hasta la operacin final del proyecto.

A diferencia de los anteriores organizadores, su ndice de repeticin de destinos es ms alto ya que celebran mayor nmero de eventos por ao para diferentes clientes.

En el caso de Mxico existe un nmero indeterminado de organizadores de eventos circunstanciales o sin registro que no son tomados en cuenta en el estudio.

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Organizador de congresos o convenciones/organizador profesional de congresos. Es la persona que presta sus servicios especializados parcial o totalmente en los procesos de gestin que demanda la organizacin y ejecucin de un evento de negocios.

53

P
Pancarta. Cartel (ver).

Pnel. Tiene varias acepciones: Letrero Reunin de discusin Unidad constructiva

Pnel de discusin. Reunin para debatir puntos de vista de varios expertos sobre un tema en cuestin sin participacin del pblico.

Pnel de informacin. Letrero que se proporciona por el recinto u hotel para indicar los lugares y horarios de las sesiones de un evento.

Pnel modular. Unidad constructiva de tamao estandarizado que se emplea para formar paredes o marcos en espacios de exhibicin.

Pao. Tela gruesa y resistente para cubrir los tablones de un montaje de mesas en un saln.

Paquete. Excursin turstica.

Pared de aire. Mamparas o paneles movibles para dividir un espacio en reas ms pequeas, generalmente resistente al ruido o anti-ruido.

Participante. Toda persona registrada en un evento, independientemente de su calidad como invitado, delegado, organizador, etc.

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Pase. Boleto gratuito otorgado por las compaas areas a los organizadores para efectuar viajes de inspeccin o para personal de apoyo.

Patrocinio. Apoyo econmico a un evento por parte de empresas privadas, instituciones pblicas u organismos no gubernamentales, generalmente a cambio de visibilidad en los materiales o en las reuniones con la finalidad de conseguir una buena imagen del patrocinador.

Pedimento aduanal. Solicitud de permiso para importacin de mercancas, ya sea sta definitiva o temporal. Se acompaa de una relacin de los materiales administrativos, de distribucin, de exhibicin y equipos administrativos que se utilizarn en la exposicin.

Pensin completa. Modalidad de alojamiento que incluye tres alimentos al da.

Piso de exposicin. rea efectiva de exposicin de un recinto que puede ponerse a la venta. No incluye reas de circulacin ni de carga, descarga, almacenaje o servicios complementarios.

Pizarrn de anuncios. Tablero en que se coloca la informacin del da para los participantes de un evento y que puede ser tambin electrnico.

Plan americano. Modalidad de alojamiento con alimentos que puede ser de dos maneras: Plan americano completo. Pensin completa. Plan americano modificado. Media pensin.

Plan continental. Modalidad de alojamiento con desayuno continental incluido.

Plan de acomodo. Forma de disponer los asientos de un saln en funcin de las necesidades de la reunin. Acomodo (ver).

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Plan europeo. Modalidad de alojamiento sin alimentos incluidos.

Plano. Mapa que muestra la disposicin de stands en una exposicin, de asientos en una sala y de personas en una mesa.

Plano de piso de exposicin. Plano (ver).

Plenaria. Sesin a la que asisten todos los participantes de un evento.

Pleno. Sesin plenaria.

Podio. Mueble integrado por atril, micrfono y lmpara para su uso en conferencias por una sola persona de pie.

Ponencia. Discurso elaborado a solicitud especfica sobre un tema que puede o no ser sometido a discusin.

Ponente. Persona que realiza un discurso o expone un tema en un evento..

Post-tour. Viaje de visita turstica posterior al evento.

Pre-asignacin de asientos. Tiene dos acepciones:

Asignacin de asientos en avin para un grupo previa a la documentacin. Asignacin de asientos en un evento a los comensales o participantes.

Pre-asignacin

de

mesas.

Colocacin

de

etiquetas

caballetes

identificadores que indican a los invitados o participantes donde deben sentarse.

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Pre-tour. Viaje de visita turstica anterior al evento.

Preparatoria. Reunin en la que se definen aspectos relevantes del contenido de un congreso y que se celebra con meses de anticipacin al evento.

Pre-registro. Registro tanto en hotel como en avin ya preparado con lugar asignado antes de la llegada del grupo.

Presentador. Maestro de ceremonias (ver).

Presidencia. Conjunto de personas que presiden una reunin, una sesin de conferencias o una ceremonia.

Presidente. Ttulo que se otorga a la mxima figura que preside el comit organizador de un evento. Este ttulo puede ser honorario y se da a la persona en seal de reconocimiento y estimacin.

Presidium. Mesa en la que se sientan quienes presiden la reunin: el presidente del evento, los invitados, los VIP y los miembros del comit organizador.

Primera opcin. Reservacin para un hotel o lugar de evento que significa que tendr primero el derecho de rechazar el espacio o usarlo.

Programa. Descripcin detallada de todas y cada una de las actividades organizadas en el tiempo y el espacio previsto durante la ejecucin de un evento. Se entrega al participante como gua para la seleccin y conjugacin de sus intereses profesionales y sociales en correspondencia con la tipologa y alcance del evento de que se trate.

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Programa abierto. Programa de incentivo abierto a todos los posibles ganadores sin limitacin de nmero.

Programa cerrado. Programa de incentivo en el que solamente se permite un nmero limitado de participantes.

Programa de incentivo. Herramienta de la alta gerencia para motivar a un grupo de personas a llegar a una meta superior, fuera de lo comn, con el fin de entregarles un reconocimiento o premio que suele culminar con un viaje (ver incentivo, viaje de incentivo).

Programa de trabajo. Programa presentado en forma de esquema para facilitar la ubicacin del programa de actividades en el tiempo y el espacio.

Programa para acompaantes. Descripcin de las actividades previstas para los acompaantes de los participantes de un evento.

Programa

post

congreso.

Excursiones

tursticas

previstas

para

los

participantes que as lo desean una vez que el evento ha concluido.

Programa social. Descripcin de las actividades de socializacin previstas como parte del evento.

Programa tcnico. Descripcin de las actividades acadmicas, de discusin o de debate e informacin previstas en el evento.

Programa tentativo. Propuesta inicial de actividades, temas, sesiones y personas que deber confirmarse con el transcurso del tiempo.

Promocin. Actividades de difusin y persuasin dirigidas al pblico objetivo del evento.

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Promocionales. Materiales que se proporcionan en un evento para reforzar la presencia de la marca que se desea promover.

Propuesta. Plan presentado a un comprador potencial para su consideracin o aceptacin.

Prospecto de exposicin. Folleto promocional con informacin para posibles expositores y otras personas interesadas acerca de las condiciones, puntos tcnicos, costos del espacio para exposicin y plano de la exposicin.

Protocolo. Conjunto de normas o reglas legales o tradicionales que deben ser observadas, las cuales reglamentan determinados momentos, oficiales o no, de la vida sociopoltica. El protocolo permite arreglar y ordenar las reglas del ceremonial al evento.

Proveedor. Empresa o persona que presta sus servicios al organizador profesional en alguno de los componentes del evento.

Puntos. El uso de sistema de puntaje comn para evaluar metas y alcances dentro de un programa de incentivos.

59

R
Recepcin. Tiene dos acepciones: Espacio del hotel donde se registran los huspedes. Servicio de acogida a los participantes de un evento en las terminales de acceso a la plaza

Receso. Pausa en las sesiones de trabajo de un evento.

Recinto. Lugar en donde se celebran las reuniones de negocios, las ferias y las exposiciones.

Recinto ferial. Edificio especializado en la celebracin de ferias y exposiciones con facilidades adicionales para celebrar reuniones de negocios relativas al evento ferial o a la exposicin.

Registro remoto. Registro que se efecta en un lugar diferente al secretariado o al rea de registro, generalmente por medios electrnicos o de comunicacin.

Relator. Persona (s) que elabora (n) el informe de una conferencia, debate o evento.

Relatora. Trabajo de elaboracin de informes de conferencias o eventos (ver Informe).

Reservacin. Bloqueo individual o grupal de espacios en unidades de transporte o alojamiento. Las reservaciones pueden tener diferentes status, a saber:

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Solicitada. Requerida por el usuario pero sin confirmar por el proveedor de servicios. Confirmada. Aceptada por el proveedor de servicios. Garantizada. Protegida mediante depsito o garanta bancaria para evitar la cancelacin.

Resumen. Informe (ver).

Resumen de discusin. Informe (ver).

Reunin. Junta, sesin, evento.

Reunin de negocios. Se dice de los congresos, las convenciones, los incentivos, las ferias y exposiciones as como de todas las reuniones dependientes de estos encuentros: simposio, debate, panel, junta de trabajo, etc. En ingls se conoce con el genrico Meeting.

Reunin internacional. Reunin donde asisten participantes de dos o ms pases extranjeros al pas sede. Existen criterios diferentes para catalogar una reunin como internacional.

Revisin del programa. Inspeccin del programa (ver).

Ritmo de llegadas. Modelo de llegadas (ver).

Rompehielos. Tcnica o actividad que tiene por objetivo crear un ambiente relajado y propicio para el acercamiento de los participantes en una reunin. Suele llevarse a cabo al iniciar un evento.

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Rtulo. Cartel que identifica al expositor en una exhibicin o que indica el propsito de una oficina de servicios en un rea especfica de circulacin del espacio en que se celebra un evento.

Rueda de prensa. Conferencia de prensa (ver).

62

S
Sala de consejo. Saln montado en permanencia con una mesa fija y generalmente con sillones grandes. Se conoce tambin como sala VIP o sala de hospitalidad.

Sala de hospitalidad. Sala de consejo (ver).

Sala ejecutiva. Sala de consejo (ver).

Sala polivalente. Espacio habilitado para poder ofrecer mltiples funciones en un evento.

Sala VIP. Sala de consejo (ver).

Secretariado. Oficina organizadora de la inscripcin, confirmacin y logstica del evento.

Sede. Lugar habilitado para celebrar eventos y que debe reunir un conjunto de requisitos que faciliten las condiciones ptimas para su xito. Se utiliza tambin para designar la ciudad en que se celebra el evento.

Seminario. Reunin o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades y campos de especializacin que comparten un inters comn y se renen con propsito de aprendizaje o entrenamiento. El programa apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Tiene tres fases: exposicin, discusin y conclusin.

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Sealador. Utensilio luminoso que permite destacar los datos que el orador desea en una presentacin con materiales audiovisuales

Sealizacin. Piezas de informacin que se colocan en las reas de circulacin y permiten identificar a los participantes la ruta a seguir para poder acceder a sus sesiones.

Servicios de apoyo. Oferta complementaria (ver).

Servicios terrestres. Denominacin genrica para todos los servicios tursticos y no tursticos que requiere un organizador de reuniones en la plaza o destino en que se celebrar el evento. Se incluyen aqu el hospedaje, la transportacin local, los traslados, las excursiones, los alimentos, los banquetes, los guas de turistas, los recintos y todos los servicios complementarios ligados

directamente a la operacin del evento.

Sesin de trabajo. Tiene dos acepciones: Grupo pequeo dentro de una junta mayor en donde se discuten temas especficos. Espacio de tiempo para el desarrollo de los debates, intercambios y discursos.

Sesin extraordinaria. Sesin adicional a las previstas en el programa.

Sesin libre. Informes presentados sobre una determinada temtica, los cuales, aunque estrechamente relacionados con el tema de la discusin, no se refieren estrictamente al asunto que se discute por lo que generalmente son tratados en una sesin aparte.

Sesin ordinaria. Sesin prevista en el programa de actividades.

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Sesin plenaria. Sesin a la que asisten todos los participantes de un evento.

Sesin preparatoria. Preparatoria (ver).

Sesiones simultneas. Sesiones que se celebran en diferentes salones al mismo tiempo y que pretenden agotar la discusin o anlisis de temas especficos planteados en las plenarias. Se llevan a cabo mediante la divisin del pleno del evento en pequeos grupos de trabajo.

Simposio. Reunin de expertos de un determinado campo para la actualizacin de conocimientos. En l se presentan y discuten trabajos sobre un tema desde diferentes pticas y perfiles. El pblico puede participar con preguntas.

Sobregaranta. Exceso de materiales, comida o productos.

Stand. Espacio de exhibicin en una feria o exposicin que consta de una superficie determinada de piso de exposicin y mamparas que lo separan de otros stands adems de un rtulo de identificacin.

Stand equipado. Espacio de exposicin que cuenta con todas las instalaciones necesarias: elctrica, iluminacin, rtulos, alfombras, mobiliario, etc.

Stand modular. Stand construido con componentes intercambiables y desarmables.

Stand prefabricado. Stand de una pieza que se desdobla para el montaje.

Stand vaco. Espacio de exhibicin que no cuenta con servicios, mismo que deben ser alquilados a un costo adicional.

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Suite de hospitalidad. Saln dentro de una zona del hotel (puede ser una habitacin o zona de salones) que se usa para convivencias pequeas o centro de informacin para los participantes de un grupo.

Superestructura. Organismos pblicos y privados que intervienen en la promocin de destinos en Mxico. Entre los privados figuran principalmente las asociaciones gremiales nacionales y extranjeras en tanto que los pblicos se refieren a los gobiernos locales y a las oficinas de convenciones y visitantes que hay en el pas.

Suspensin de la sesin. Interrupcin temporal de la sesin de un evento debido a razones no programadas.

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T
Tablero de informacin. Panel de informacin (ver).

Tabln. Pieza de montaje de un saln de forma rectangular que mide generalmente 2.44 por 0.75 m.

Taller. Reunin de un limitado nmero de personas para el intercambio y transferencia de conocimientos o experiencias y tecnologa en temas especficos y su aplicacin prctica.

Tarifa bruta. Tarifa publicada (ver).

Tarifa rack. Tarifa publicada (ver).

Tarifa pblica. Tarifa publicada (ver).

Tarifa publicada. Precio para un producto o servicio que incluye una comisin establecida.

Tarifa grupal. Tarifa de descuento aplicable a un mnimo de personas o unidades de servicio.

Tarifa grupal anticipada. Pre program rate (ver).

Tarifa individual. Tarifa aplicable a individuos fuera de grupo.

Tarifa neta. Precio de un producto o servicio reducido y sin comisin alguna ni impuestos.

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Tarifa post grupo. Post program rate (ver).

Tarifas promedio. ndice tarifario que resulta de promediar, en forma ponderada, las tarifas disponibles y sus aplicaciones sobre un producto o servicio determinado.

Teatro fijo. Saln con sillas fijas, generalmente en forma de un teatro. Teleconferencia. Interconexin de seales de video y audio empleando canales digitales desde diferentes sitios para que los usuarios puedan verse y hablar entre s como si estuvieran en un mismo saln de conferencias.

Temporada. Se llama as a la estacionalidad de la demanda en los diferentes destinos tursticos. La afluencia de personas vara en funcin bsicamente de los perodos vacacionales y de la estacin del ao. Por lo tanto, difiere de un destino a otro y de un mercado a otro. En Mxico se identifican las siguientes temporadas:

Alta. Suele coincidir con los perodos vacacionales de diciembre, Semana Santa y verano, especialmente en los centros de playa. Baja. Suele darse en los meses de enero, febrero, mayo y septiembre, inmediatamente despus de los perodos vacacionales. Media. Generalmente comprende los meses de marzo, junio, octubre y noviembre, inmediatamente antes de los perodos vacacionales.

Aun cuando estos parmetros indican lo que generalmente sucede en el pas, cada ciudad tiene una estacionalidad diferente.

En lo que respecta a la temporada por segmentos, sta depende de las peculiaridades de cada mercado:

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Ferias y exposiciones. Las reuniones internacionales de este tipo suelen llevarse a cabo en los meses de otoo en los pases desarrollados. Viajes de incentivo. Estos viajes suelen llevarse a cabo en las temporadas de mejor clima del destino y en los primeros 6 meses del ao siguiente al del programa de incentivos.

Congresos y convenciones. Suelen repartirse a lo largo del ao aunque evitan las temporadas vacacionales fuertes por lo que tienen mayor incidencia en primavera y otoo.

Tiempo de cambio. Tiempo requerido para desmontar un saln y adaptarlo y ambientarlo para otro evento.

Todo incluido. Concepto de alojamiento en el que se incluyen todos los alimentos y las bebidas al husped. En algunos casos, las actividades dentro y a cargo del hotel tambin estn comprendidas dentro del precio, as como los impuestos y las propinas.

Tour de acompaantes. Programa especial, educativo o social, para quienes acompaan a los ganadores del viaje de incentivo.

Traduccin consecutiva. Se realiza en forma oral y resumida en los momentos en que el orador hace una pausa para ello.

Traduccin indirecta. Traduccin oral en la que el intrprete no traduce directamente del idioma original sino que interpreta la traduccin hecha por un colega a un tercer idioma.

69

Traduccin simultnea. Proceso de traducir de un idioma a otro mientras el conferencista habla, empleando generalmente algn tipo de instalacin para la transmisin de voz.

Traduccin susurrada. Proceso de interpretar, en forma simultnea y en voz baja, a un participante o dos, junto a los que se sienta el traductor.

Traslado. Transportacin terrestre dentro de la plaza que acoge el evento y de la sede a los hoteles, eventos sociales y terminales.

Tribuna libre. Reunin en la que un nmero limitado de participantes intercambian libremente sus ideas sin participacin del auditorio.

Turismo de negocios. Conjunto de corrientes tursticas cuyo motivo de viaje est vinculado con la realizacin de actividades laborales y profesionales. Este mercado, en su variante grupal, incluye numerosos segmentos y productos relacionados con la organizacin de reuniones de negocios con diferentes propsitos y magnitudes, a saber:

Convenciones Congresos Exposiciones Ferias Viajes de incentivos

TV cable. Televisin por cable.

70

Usuario final. Empresa o corporacin que ser el consumidor final del servicio que otorga el organizador de eventos y que decide el contenido del programa. Tambin aplica para los invitados (incentivo) o los participantes (expositores, congresistas, convencionistas).

Utilidad incremental. Utilidades adicionales a las esperadas sin la implementacin de un programa de incentivos.

71

V
Venta incremental. Ventas resultantes de la implementacin de un programa de incentivo.

Vestbulo. Lugar junto al saln de un evento que sirve para la reunin y espera de los participantes.

Viaje de familiarizacin. Viaje de visita a un lugar para conocerlo en forma general: sus instalaciones, sus atractivos, sus actividades, sus servicios. Permite al organizador darse una idea de las posibilidades de un destino para la recepcin de grupos y reuniones. Generalmente es patrocinado por los proveedores (hoteles, lneas areas, etc.) en conjunto con autoridades tursticas locales (OCVs) y se dirige tanto a organizadores de reuniones como a para compradores potenciales, agentes de viajes o miembros de la prensa para que puedan conocer y evaluar los servicios de un destino

Viaje de incentivo. El viaje de incentivo es una estrategia moderna gerencial utilizada para lograr metas empresariales fuera de lo comn al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje, una vez lograda la parte que les corresponde de estas metas fuera de lo comn. El viaje de incentivo es un premio que alcanzan las personas que demuestran un mejor desempeo en su trabajo.

En Mxico se utiliza errneamente el trmino convencin para denominar a los viajes de incentivota que ni los objetivos, ni la forma de patrocinar estos eventos, ni la forma de operarlos, es la misma.

72

Viaje de inspeccin. Viaje que realiza un organizador de congresos, convenciones o incentivos con el objetivo especfico de analizar con ojo crtico y a profundidad las instalaciones, sus atractivos, sus actividades, o sus servicios.

Viaje post congreso/post convencin. Excursin que se realiza con fines tursticos despus de terminado el evento.

Viaje pre congreso/pre convencin. Excursin que se realiza con fines tursticos antes de iniciar el evento.

Vicepresidente. Persona elegida para asistir al presidente en el control y administracin de un comit organizador o una sesin de conferencia.

Visitante profesional. Visitante especializado que asiste a una exposicin y que representa una determinada profesin u oficio que son de inters para los expositores.

73

Trminos en idioma extranjero

A
Abstract. Informe de conferencia (ver).

Accesibility. Accesibilidad.

Accomodations. Alojamiento, hospedaje. Se usa para describir el tipo y caractersticas de las habitaciones ms que del hotel.

Accompanying person. Acompaante (ver).

Accompanying persons program. Programa de acompaantes.

Accredit. Acreditar la calidad de participante, invitado especial, visitante o expositor en un evento de negocios.

Accreditation. Proceso de hacer reconocer en el registro, y ante el comit organizador, la calidad de participacin que tiene cada persona en el evento.

Add. Anuncio publicitario del evento.

Adjacent rooms. Habitaciones adyacentes o colindantes sin puertas de comunicacin.

Adjoining rooms. Habitaciones colindantes con puerta de comunicacin entre ellas.

Adjournement of the meeting. Aplazamiento de una reunin (ver).

74

Advanced program. Programa provisional (ver).

Advanced registration. Pre-inscripcin (ver).

Advanced check-in. Pre-registro (ver).

Advertising campaign. Campaa de publicidad (ver).

Advertising committee. Comit de promocin y publicidad o comit de comunicacin (ver).

Advertising poster. Cartel publicitario.

Advisory committee. Comit asesor (ver).

Aide du camp. Edecn (ver).

Air fare. Tarifa area (ver).

Air wall. Pared de aire (ver).

Aisle. Pasillo entre stands.

All inclusive. Todo incluido (ver).

All space held/hold. Bloqueo completo (ver).

Allocation. Adjudicacin (ver).

Allotment. Bloqueo de habitaciones.

75

Amenities. Amenidades (ver).

American plan. Plan americano (ver).

Anniversary. Aniversario (ver).

Arrangements committee. Comit organizador (ver).

Arrival. Llegada.

Arrival pattern. Modelo de llegadas; ritmo de llegadas (ver).

Assembly. Asamblea (ver).

Assembly diagram. Plano de montaje de la asamblea (ver).

Assignment. Adjudicacin (ver).

Associate exhibition. Exposicin asociada (ver).

Attendance list. Lista de asistencia (ver).

Attendee. Participante (ver).

Attracting of events. Captacin de sede (ver).

Attracting of sites. Captacin de evento (ver).

Auspices. Patrocinio (ver).

76

Authorized signatures. Firmas autorizadas (ver).

Auxiliary services. Servicios auxiliaries (ver).

Award. Premio, reconocimiento.

77

B
Baby sitter. Niera.

Baby sitting. Servicio de cuidado de nios que se ofrece en los hoteles durante los eventos.

Back of the house. reas de servicio del recinto o del hotel.

Back projection. rea de proyeccin desde atrs de una pantalla y superficie de un saln que ocupa el equipo.

Back to back. Se emplea esta expresin cuando una empresa enva varios grupos de ganadores en forma subsecuente de manera tal que un grupo llega al destino el da de la salida del grupo anterior lo que permite el uso continuo de las habitaciones.

Back up. Espacio de reemplazo (ver).

Badge. Gafete (ver).

Badge carrier. Porta-gafete.

Ball room. Saln de eventos apropiado para cenas de gala y bailes.

Banquet. Banquete.

Bare booth. Stand o espacios vacos.

78

Bare stand. Stand vaco.

Bell-boy. Botones.

Board room. Sala ejecutiva o sala de consejo (ver).

Book of abstracts. Libro de resmenes (ver).

Booth. Stand o puesto de una exposicin.

Booth area. rea de stands.

Box lunch. Comida preparada, generalmente sndwich con otra comida porttil, para ser llevada fuera del hotel.

Brainstorming. Lluvia de ideas.

Breakfast meeting. Desayuno de trabajo.

Break out sessions. Sesiones simultneas (ver).

Breakdown. Desmontaje de una exposicin (ver).

Breakdown. Corte tarifario en transportacin area que permite conocer la forma de clculo de la tarifa total y determinar las posibilidades de cambio de ruta que la reglamentacin establece.

Briefing. Reunin informativa (ver).

Budget. Presupuesto.

79

Buffet. Comida preparada servida sobre una mesa donde los comensales se sirven por s mismos.

Build up. Llegadas acumuladas (ver).

Business center. Centro de negocios (ver).

Business meeting. Reunin de negocios (ver).

Business party. Fiesta empresarial (ver).

Buy in. Opcin de compra del incentivo (ver).

Buzz group. Debate (ver).

80

C
Cabin. Cabina de control (ver).

Cable TV. Televisin por cable.

Campaign. Campaa.

Carriage committee. Comit de transportacin (ver).

Cash bar. Barra de bebidas en la cual cada persona paga all mismo lo que ordena.

Category goal. Meta por categora (ver).

Catering services. Servicio de alimentos y bebidas. Este servicio puede ser parte del servicio del hotel o del recinto utilizado para el evento o ser una empresa externa.

Certified Association Executive. De acuerdo a la ASAE (American Society of Association Executives) es el individuo que conoce todos los medios necesarios para manejar una asociacin profesionalmente.

Certified Incentive and Travel Executive. Ejecutivo certificado por SITE (ver).

Chairman/chairwoman. Presidente o coordinador general de un evento.

81

Charter. Unidad de transporte de fletamento cuyo recorrido y operacin quedan sujetas a las necesidades especficas del organizador.

Check list. Lista de eventos, tareas y/o materiales por verificar.

Check out. Entrega de habitaciones de un hotel. Se realiza a una hora preestablecida por el hotel.

Check in. Tiene varias acepciones:

Entrada de huspedes a un hotel. Se realiza de acuerdo a la disponibilidad de habitaciones en el momento de la llegada. Documentacin de pasajeros en un vuelo. Registro de exhibidores o participantes en un evento.

Chip card. Tarjeta de crdito o dbito con una unidad de lectura electrnica.

City. Ciudad, sede.

City tour. Excursin de orientacin en la ciudad con una duracin de medio da.

Close-ended incentive. Programa cerrado (ver).

Close end program. Programa cerrado (ver).

Closing address. Discurso de clausura (ver).

Closing ceremony. Ceremonia de clausura (ver).

Closing date for registration. Fecha lmite de inscripcin (ver).

82

Closing meeting. Ceremonia de clausura (ver).

Closing session. Ceremonia de clausura (ver).

Closing speech. Discurso de clausura (ver).

Cocktail. Coctel (ver).

Co-exhibitor. Co-expositor (ver).

Coffee break. Receso en las sesiones de trabajo en el que se sirve caf, refrescos y galletas o bocadillos ligeros.

Colloquium. Coloquio.

Commercial exposition. Exposicin comercial (ver).

Committee. Comit (ver).

Committee for companions. Comit de acompaantes (ver).

Committee for ladies. Comit de acompaantes (ver).

Committee of honour. Comit organizador (ver).

Committee on the verification of credentials. Comit de seguridad (ver).

Committee room. Sala de reuniones (ver).

Communtity. Comunidad, sede.

83

Companion. Acompaante (ver).

Companion tour. Excursin para acompaantes.

Complimentary. En cortesa, gratuito. Concierge. Servicio de asistencia en los hoteles de gran clase que resuelve problemas relativos a necesidades de los huspedes fuera del hotel como es el caso de entretenimiento, servicios mdicos, farmacia, informacin turstica, confirmaciones, reservaciones de restaurantes, etc. Este servicio es un apoyo muy importante para los organizadores de reuniones de negocios.

Concurrent sessions. Sesiones simultneas (ver).

Conference. Conferencia (ver).

Conference administrator. Presidente o coordinador general de un evento (ver).

Conference center. Centro de convenciones (ver).

Conference cycle. Ciclo de conferencias (ver).

Conference handbook. Gua informativa del evento (ver).

Conference kit. Carpeta (ver).

Conference pack. Carpeta (ver).

Conference report. Informe de conferencia (ver).

84

Conference style. Montaje estilo conferencia (ver).

Congress. Congreso (ver).

Congress center. Centro de congresos (ver).

Congress industry. Industria de los congresos.

Congress kit. Carpeta (ver).

Congress offer. Oferta a congresos (ver).

Congress site. Sede (ver).

Congress subject. Tema del congreso (ver).

Congress trip. Viaje de congreso (ver).

Congress venue. Sede, instalacin (ver).

Consecutive interpretation/interpreting. Traduccin consecutiva (ver).

Consultative committee. Comit consultivo (ver).

Continental breakfast. Desayuno continental.

Continental congress. Congreso continental (ver).

Continental plan. Plan continental (ver).

Contributed paper. Ponencia (ver).

85

Contribution. Ponencia (ver).

Convention. Convencin (ver).

Convention bureau representative. Oficina de convenciones y visitantes (OCV).

Convention center. Centro de convenciones (ver).

Convention manager. Organizador profesional de congresos de asociaciones.

Convention official. Organizador responsable de la convencin.

Convention services manager. Coordinador de evento (ver).

Conversational cycle. Sesin de trabajo (ver).

Coordination committee. Comit organizador (ver).

Course. Curso (ver).

Credentials committee. Comit de acreditacin (ver).

Credit card. Tarjeta de crdito.

Cut off date. Fecha de cierre (ver).

86

D
Database. Base de datos (ver).

Date of the congress. Fecha del congreso.

Dead areas. reas mudas (ver).

Deadline. Fecha lmite.

Dealer incentive. Incentivo para distribuidores (ver).

Debit card. Tarjeta de dbito.

Decoration. Ambientacin (ver).

Delegate. Delegado (ver).

Delegate list. Lista de delegados.

Delegation. Delegacin.

Demographics. Perfil de los participantes. Destination. Destino (ver).

Destination management company. Empresa local que ofrece itinerarios creativos y un manejo ejemplar de logstica operativa con un conocimiento amplio de los viajes de incentivos. Suelen ser especialistas en el conocimiento de la plaza y proporcionan servicios y productos tanto tursticos como no 87

tursticos. Se distinguen de los operadores locales por su especializacin y por proporcionar todo tipo de solucin a los problemas de un evento ms all de lo netamente turstico.

Dine around. Uso de varios restaurantes en un destino para dividir un grupo grande en varios ms pequeos, generalmente con todos los arreglos hechos para que las cuentas sean cubiertas por el organizador.

Dinner. Cena (ver).

Disciplines. Segmentos de la Industria de los viajes de incentivos, a saber:

Agencias de viajes Asesores en incentivos Casas de canje para incentivos Casas de comercializacin de incentivos con servicios completos Casas de incentivo con servicios completos Destination management companies Ejecutivos corporativos Hoteles o representantes de hoteles Oficinas de visitantes y organizaciones oficiales de turismo Operadores terrestres Organizaciones y empresas de apoyo (banquetes, parques especializados, restaurantes, etc.) Prensa especializada en incentivos Transportadores (lneas areas, autobuses, trenes,

arrendadoras de autos, servicios de limusina)

Discussant. Orador en un debate o mesa de trabajo.

88

Discussion. Debate (ver).

Discussion group. Grupo de debate (ver).

Discussion leader. Moderador (ver).

Display material. Material de exhibicin, muestras.

Dress code. Cdigo de vestuario (ver).

89

E
Electronic mail. Correo electrnico.

E-mail. Correo electrnico.

End user. Usuario final (ver).

Entertainment program. Programa de actividades recreativas (ver).

Entourage. Ambientacin (ver).

Environment. Ambientacin (ver).

Escort. Acompaante, anfitrin.

Escorted tour. Excursin con acompaamiento de gua o conductor de grupo.

Estimated cost of participant. Costo de participacin (ver).

E-ticket. Boleto electrnico (ver).

Etiquette. Etiqueta (ver).

European plan. Plan europeo. Rgimen de alojamiento sin alimentos incluidos.

Event. Evento (ver).

90

Events coordinator. Coordinador de evento (ver).

Executive committee. Comit ejecutivo (ver).

Executive floor. Piso ejecutivo (ver).

Executive room. Habitacin ejecutiva (ver).

Executive secretary. Secretario (a) ejecutivo (a) (ver).

Exhibit directory. Catlogo de la exposicin (ver).

Exhibit hall. Sala o saln de exposicin (ver).

Exhibit prospectus. Folleto promocional de la exposicin. Prospecto (ver).

Exhibition catalogue. Catlogo de la exposicin (ver).

Exhibition center. Recinto ferial (ver).

Exhibition manager. Organizador de la exposicin (ver).

Exhibition organizer. Organizador de la exposicin (ver).

Exhibition plan. Plano de la exposicin (ver).

Exhibitor. Expositor (ver).

Exhibitors manual. Gua para el expositor (ver).

Expert. Experto (ver).

91

Exposition. Exposicin comercial o cultural.

Extraordinary session. Sesin extra-ordinaria (ver).

92

F
Fair. Feria (ver).

Fair catalogue. Catlogo de la exposicin (ver).

Fam/ fam trip. Viaje de familiarizacin (ver).

Fascia. Rtulo (ver).

Fascia board. Rtulo (ver).

Fast start. Arranque rpido (ver).

Fee per head. Costo por persona (ver).

Film projector. Proyector de pelculas (ver).

Final programme. Programa definitivo (ver).

Final report. Informe final (ver).

Finance committee. Comit de finanzas (ver).

First circular. Convocatoria (ver).

First option. Primera opcin (ver).

Fitter. Montador (ver).

93

Fixed goal. Meta fija (ver).

Fixed theatre. Teatro fijo (ver).

Floor speaker. Participante en un debate o mesa de trabajo.

Floor plan. Plano de piso de exposicin (ver).

Forum. Foro (ver).

Foyer. Vestbulo (ver).

Free communications session. Sesin libre (ver).

Free paper. Comunicacin libre (ver).

Free papers session. Sesin libre (ver).

Free sitting. Acomodo libre (ver).

Front strip. Rtulo (ver).

Full american plan. Plan Americano complete (ver).

Full fare. Tarifa completa sin descuentos.

Fully equipped booth/stand. Stand equipado (ver).

Function board. Franelgrafo (ver).

94

Function book. Biblia de evento (ver).

Function room. Saln de reuniones).

Function sheet. Orden de evento (ver).

Function space. Salones o espacios.

95

G
Gala dinner. Cena de gala (ver).

General assembly. Asamblea general (ver).

Gross rate. Tarifa bruta (ver).

Ground operator. Operador terrestre (ver).

Ground services. Servicios terrestres (ver).

Guest. Husped, invitado (ver).

Guest speech. Conferencia magistral (ver).

Guests programme. Programa de invitados.

Guide. Gua (ver).

96

H
Hall. Saln (ver).

Hard objectives. Objetivos cuantificables; metas.

Header. Rtulo (ver).

High season. Temporada alta (ver).

Honorary chairman. Presidente honorario (ver)

Honorary president. Presidente honorario (ver).

Hospitality room. Suite de hospitalidad (ver)

Hospitality suite. Suite o habitacin de hospitalidad (ver).

Host. Anfitrin (ver).

Host country. Pas anfitrin (ver anfitrin)

Host committee. Comit de hospitalidad

Hosted Bar. Bar abierto (ver). Hostess. Anfitriona. Edecn. Sobrecargo.

Housing. Alojamiento.

97

I
Ice breaker. Rompehielos (ver).

Image. Imagen (ver).

In house. Se dice del organizador que trabaja para un corporativo empresarial o una asociacin. Organizador (ver).

Inaugural address. Discurso inaugural, discurso de apertura (ver).

Inaugural ceremony. Ceremonia de inauguracin (ver).

Incentive fulfillment house. Agencia de viajes especializada en viajes de incentivo (ver).

Incentive house. Casa de incentivos (ver).

Incentive planner. Organizador de reuniones especializado en programas y viajes de incentivos.

Incentive program. Programa de incentivo (ver).

Incentive travel. Viaje de incentivo (ver).

Incentive travel fulfillment house. Incentive fulfillment house (ver).

Incidentals. Extras (ver).

98

Incremental profits. Utilidad incremental (ver).

Incremental sales. Ventas incrementales (ver).

Industrial exposition. Exposicin para la industria (ver Exposicin).

Information board. Panel de informacin (ver).

Information desk. Mesa de informacin (ver).

Information kit. Carpeta de informacin (ver).

Informative poster. Cartel (ver).

Initial announcement. Convocatoria (ver).

International congress. Congreso internacional (ver).

International meeting. Reunin internacional (ver).

Internet access. Conexiones disponibles a la red de internet en centros de negocios, salones de prensa, reas de exposicin y habitaciones.

Interpretation. Traduccin (ver).

Interpretation in relay. Traduccin indirecta (ver).

Interpretation service. Servicio de traduccin.

Interpreting. Traduccin oral de un idioma a otro.

99

Interruption of the meeting. Suspensin de la sesin (ver).

Invitation. Invitacin (ver).

Invited paper. Ponencia (ver).

Invited speaker. Ponente (ver).

Invoice. Factura.

100

K
Keynote address. Discurso inaugural. Conferencia magistral (ver).

Keynote speaker. Conferencista principal.

Keynote speech. Discurso inaugural. Conferencia magistral (ver).

Kick off. Lanzamiento.

Kit. Carpeta (ver)

Knock-down stand. Stand prefabricado (ver).

101

L
Lap top. Computadora porttil.

Late check out. Salida de un husped en hora posterior a la hora preestablecida por el hotel en sus procedimientos.

Late registration. Registro o inscripcin de ltima hora a un evento, una vez que la fecha lmite ha pasado pero el evento an no comienza.

Lecturer. Disertante, conferencista.

List of delegates. Lista o relacin de delegados (ver).

Lobby. Vestibulo de un recinto, saln u hotel.

Lobbying. Cabildeo (ver).

Local committee. Comit local.

Local congress. Congreso local.

Location. Lugar donde se realiza el evento. Puede referirse a una zona urbana, a un centro turstico, a edificios en el campo o las montaas o cruceros.

Logistics committee. Comit de logstica.

Low season. Temporada baja (ver).

Lunch meeting. Almuerzo de trabajo (ver).

102

M
Mail. Correo.

Mailing. Envos por correo de acuerdo a una lista de destinatarios.

Mailing list. Lista de destinatarios de correo.

Master account. Cuenta maestra (ver).

Media. Medios de comunicacin.

Meeting. Evento de comunicacin que puede ser desde una pequea junta de trabajo hasta una gran reunin para compartir informacin o ideas. Este concepto engloba todas las reuniones y eventos de negocios.

Meeting planner. Organizador de eventos de comunicacin en cualquiera de sus modalidades. Organizador de reuniones (ver).

Meeting room. Saln de juntas. Espacios para reuniones de todo tipo en recintos y hoteles.

Meeting specifications. Especificaciones de la junta o del grupo (ver).

Memoranda. Plural de memorandum.

Memorandum. Memorando.

Modified American Plan. Plan americano modificado (ver).

103

Modular exhibit. Stand modular (ver).

Modular panel. Panel modular (ver).

Motion. Mocin (ver).

Multipurpose hall. Sala polivalente (ver).

104

N
Name badge. Gafete (ver).

Name tag. Gafete (ver).

National congress. Congreso nacional (ver).

Net rate. Tarifa neta (ver).

Networking. Oportunidad de conocer otras personas para el intercambio de informacin o ideas, en el medio turstico, de oportunidades de negocios

No show. Reservacin confirmada a la cual el husped no llega a presentarse.

Non equipped stand. Stand vaco (ver).

Non sales incentive. Programa de incentivos dirigido a aquellas personas que no laboran en el rea de ventas.

Notice board. Pizarrn de anuncios (ver).

105

O
Observer. Observador (ver).

Official dinner. Cena oficial (ver).

Official program. Programa oficial (ver).

Official language. Idioma oficial (ver).

Oficial opening. Ceremonia de apertura (ver).

On-site registration. Inscripcin en sitio (ver).

Open bar. Bar abierto (ver).

Open-ended incentive. Programa abierto (ver).

Open exposition. Exposicin abierta (ver).

Opening address. Discurso inaugural (ver).

Opening ceremony. Ceremonia de apertura (ver).

Opening hours. Horario de apertura de la exposicin o feria.

Opening session. Ceremonia de apertura (ver).

Order of sitting. Distribucin de asientos (ver).

106

Organizer. Organizador (ver).

Organizing committee. Comit organizador (ver).

Organizing secretariat. Secretariado (ver).

Overage. Sobregaranta (ver).

107

P
Package tour. Paquete, excursin.

Panel. Pnel (ver).

Panel discussion. Panel de discusin (ver).

Panel meeting. Panel de discusin (ver).

Paper. Ponencia (ver).

Paper review board. Comit de ponencias (ver).

Paper selection committee. Comit de ponencias (ver).

Parallel session. Sesiones simultneas (ver).

Participant. Participante (Ver).

Participation certificate. Certificado de participacin (ver).

Patronage. Patrocinio (ver).

Pending registration. Registro provisional e incompleto por no haberse recibido el pago completo o los formularios en orden.

Perceived value. Valor percibido por los ganadores de un viaje de incentivo y que debe ser mayor que el valor o costo real del evento.

108

Person speaking. Orador.

Place card. Identificador (ver).

Plenary. Plenaria (ver).

Plenary session. Sesin plenaria (ver).

Podium. Podio (ver).

Points. Puntos (ver).

Post program meeting. Junta post grupo (ver).

Post program rate. Extensin de una tarifa grupal a los participantes despus de la salida del grupo.

Poster. Cartel (ver).

Pre-con. Junta pre-convencin (ver).

Pre-convention meeting. Junta pre-convencin (ver).

Pre function space. Vestbulo (ver).

Pre program meeting. Junta previa al grupo (ver).

Pre program rate. Tarifa grupal que se ofrece a los participantes o individuos que llegan antes de la llegada programada del grupo.

109

Preliminary announcement. Convocatoria (ver).

Preliminary program. Programa tentativo.

Pre-registration. Pre-registro (ver).

Preparatory session. Preparatoria (ver).

Presidency. Presidencia (ver).

President. Presidente (ver).

Presidium. Presidium (ver).

Presiding table. Presidium (ver).

Press conference. Conferencia de prensa.

Press office. Oficina de prensa (ver).

Press room. Oficina de prensa (ver).

Previous register. Pre-registro (ver).

Professional conference organizer. Organizador profesional de congresos.

Professional visitor. Visitante profesional (ver).

Program/programme. Programa (ver).

Promotion. Promocin (ver).

110

Promotion campaign. Campaa promocional (ver).

Promotional committee. Comit de promocin (ver).

Promotional poster. Cartel (ver).

Property. Hotel, recinto.

Proposal. Propuesta (ver).

Protocol. Protocolo (ver).

Provisional program. Programa tentativo (ver).

Provisional registration. Registro provisional (ver).

PTA. Prepaid ticket advine. Boleto prepagado en una plaza diferente a la de expedicin del mismo y a favor de un tercero. Se utiliza frecuentemente para los invitados.

111

Q
Qualifiers kit. Carpeta de informacin para los evaluadores de un destino para viaje de incentivo. Incluye informacin del destino, del clima, de la ropa adecuada y de aduanas, as como nmeros telefnicos, informacin sobre pasaportes y visas, rutas y boletos de avin, agenda del programa del viaje y otros datos necesarios para la evaluacin de la plaza.

Qurum. Nmero mnimo de personas que deben estar presentes para que una asamblea o reunin puedan llevarse a efecto.

112

R
Rap session. Sesin informal que carece de un orden del da pre-establecido.

Rapporteur. Relator (ver).

Receipt. Recibo.

Reception desk. Recepcin del hotel.

Recording. Grabacin (ver)

Regional congress. Congreso regional (ver).

Registration. Registro. Inscripcin (ver).

Registration desk. rea de registro de un recinto o saln.

Regulations. Reglamento.

Relay interpreting. Traduccin indirecta (ver).

Remote check-in. Registro remoto.

Report. Reporte. Informe (ver).

Reservation. Reservacin (ver).

Rooming list. Lista de huspedes (ver).

113

Round robin. Evento en parejas (ver).

Round table. Mesa redonda (ver).

Rump session. Sesin aadida al final del programa del da para acomodar un grupo extra de comunicaciones o una conferencia plenaria adicional.

Run of the house. Modalidad de asignacin de habitacin en que se asigna la primera habitacin disponible del inventario a los huspedes segn se presentan en la recepcin.

114

S
Sales incentive. Incentivo de ventas (ver).

Schedule. Horario.

Scientific committee. Comit cientfico (ver).

Scientific program. Programa cientfico.

Seat hiring cost. Costo de contratacin de la sede (ver).

Seating order. Distribucin de asientos (ver).

Seating plan. Plan de acomodo de los comensales en un banquete o de los participante sen una sesin.

Seating arrangement. Distribucin de asientos (ver).

Security committee. Comit de seguridad (ver).

Self liquidating. Capacidad de un programa de incentivos para ser autofinanciable.

Service charge. Cuota por servicio, cargo por servicio (ver).

Set up. Montaje (ver).

Shelves. Estantes (ver).

115

Shelving. Estantera (ver).

Shipping. Envo de documentos o materiales.

Shoulder season. Temporada media (ver).

Signature on file. Firma en expediente. Forma parte de las firmas autorizadas (ver).

Signs. Sealizacin (ver).

Simposium. Simposio (ver).

Simultaneous interpretation. Traduccin simultnea (ver).

Site. Sede (ver).

Site inspection trip. Viaje de inspeccin (ver).

Slogan. Lema publicitario de un evento o destino.

Social program. Programa social (ver).

Soft objectives. Objetivos intangibles o no cuantificables.

Space assignment. Adjudicacin (ver).

Space reservation form. Formulario (ver).

Speaker. Orador (ver).

116

Speech. Discurso.

Sponsor. Patrocinador (ver).

Sponsorship. Patrocinio (ver).

Stand. Stand.

Stand area. rea efectiva de exposicin en la que se pueden colocar stands.

Stand contractor. Contratista (ver).

Standing committee. Comit organizador (ver).

Standing mailer. Envo de actualizacin (ver).

Study group. Grupo de studio (ver).

Subcommittee. Subcomit.

Summary of discussions. Informe, resumen (ver).

Supplier. Proveedor (ver).

Survey. Encuesta (ver).

Suspension of the meeting. Suspensin de la sesin (ver).

Symposium. Simposio (ver).

117

T
Table top. Tipo de exhibicin ligera, en la cual los vendedores u oferentes estn detrs de un tabln o mesa.

Teaser. Correo directo diseado para estimular los participantes en un incentivo dndoles informacin sobre el viaje o programa de incentivo.

Teleconference. Teleconferencia (ver).

Telemeeting. Teleconferencia (ver).

Tent card. Caballete; identificador (ver).

Theme party. Fiesta tema (ver).

Tierd campaign. Campaa por categoras o niveles (ver).

Toast. Brindis (ver).

Tour. Recorridos de orientacin que se llevan a cabo antes, durante y despus del evento con fines tursticos.

Trade day. Da de exposicin reservado a los visitantes profesionales.

Trade show. Exposicin, feria.

Trade visitor. Visitante profesional (ver).

118

Transfer. Traslado (ver).

Translation service. Servicio de traduccin.

Transportation committee. Comit de transportacin (ver).

Travel fulfillment house. Empresa que se encarga de brindar los servicios completos, pero exclusivamente, del viaje.

Turn over. Tiempo de cambio (ver).

119

V
Venue. Sede (ver).

Venue services. Servicios disponibles en la sede (ciudad o recinto).

Vernissage. Inauguracin de una muestra o acto cultural en paralelo al evento principal. Se suele acompaar de un coctel, conferencia de prensa y un pequeo discurso.

Very important person. VIP (ver).

Vice-chairman. Vice-presidente (ver).

120

W
Walk through. Inspeccin o revisin de programa (ver).

Weather. Clima (ver)

Welcome address. Discurso de bienvenida.

Welcome party. Recepcin de bienvenida.

Welcome reception. Recepcin de bienvenida.

Welcome speech. Discurso de bienvenida.

Whispered interpretation. Traduccin susurrada (ver).

Work group. Grupo de trabajo (ver).

Work programme. Programa de trabajo (ver).

Work schedule. Horario de trabajo.

Working breakfast. Desayuno de trabajo, almuerzo de trabajo (ver).

Working lunch. Almuerzo de trabajo (ver).

Working party. Grupo de trabajo (ver).

Working session. Sesin de trabajo (ver).

121

Workshop. Tiene dos acepciones: Junta de entrenamiento, taller (ver). Exposicin, trade day (ver).

En ambos casos, el workshop tiene por objetivo mostrar a los participantes de un evento la oferta comercial relativa al tema de la reunin. Estas reuniones son a puerta cerrada y no tienen fines de venta sino promocionales y de encuentro entre clientes y proveedores potenciales.

World congress. Congreso mundial (ver).

World wide web. Internet (ver).

122

Abreviaturas, siglas y asociaciones

AMEREF. Asociacin Mexicana de Recintos Feriales, A. C. Asociacin que agrupa a recintos feriales especialmente dedicados a esta actividad. Tiene por objetivo impulsar, promover y desarrollar los recintos de ferias, exposiciones, convenciones y todo tipo de eventos colectivos en el pas.

AMPROFEC. Asociacin Mexicana de Profesionales de Ferias, Exposiciones y Congresos, A. C. Es un organismo que agrupa a las empresas de la industria de ferias especializadas, exposiciones, congresos y convenciones. Su objetivo es disear estrategias para generar y difundir informacin que contribuya a fortalecer las relaciones de negocios entre los actores de la industria.

ANDOC. Asociacin Nacional de Oficinas de Convenciones y Organismos Similares, A. C. Asociacin que agrupa a las OCVs, fideicomisos y organismos de promocin turstica del pas. Promueve la capacitacin, el intercambio y la realizacin de proyectos conjuntos encaminados a estimular el turismo de negocios dentro y hacia Mxico.

AP. American plan; plan americano (ver).

ASAE. American Society of Association Executives.

BUS. Autobs.

CAE. Certified Association Executive (ver).

CAR. Automvil.

123

CEO. Chief executive officer. Funcionario de ms alto rango en una organizacin. CITE. Certified Incentive & Travel Executive (ver).

CM. Convention Manager (ver).

Comp. Abreviatura de complimentary (ver). CP. Continental plan (ver).

DBL. Habitacin doble.

DMC. Destination Management Company (ver).

EP. European plan. Plan europeo (ver).

ETA. Estimated time of arrival. Hora estimada de llegada.

ETD. Estimated time of departure. Hora estimada de salida.

Expo. Exposicin (ver).

Fam. Viaje de familiarizacin (ver).

FAP. Full american plan. Pensin completa. Plan americano completo (ver).

FLT. Vuelo.

Ft. Pies.

GMT. Greenwich Meridian Time. Hora del meridiano de Greenwich. 124

HTL. Hotel.

IACVB. Internacional Association of Convention and Visitors Bureaus.

IAPCO. International Association of Profesional Congress Organizers.

ICCA. Internacional Congress and Convention Association. Asociacin que agrupa a organizadores y proveedores de servicios para reuniones. Fue fundada en 1963 y cuenta con 650 miembros en 80 pases.

ID. Identificacin

MAP. Modified american plan. Plan Americano modificado (ver).

Memo. Memorndum

MICE. Meetings, Incentives, Congresses and Exhibitons. Industria (ver).

MPI. Meeting Professionals International. Asociacin que agrupa a los organizadores de eventos en todo el mundo. Cuenta con 19,200 miembros en 68 pases. El captulo para Mxico existe desde 2001. MPI tambin agrupa asociaciones profesionales que realizan reuniones internacionales.

OCC. Organizador de Congresos o Convenciones (ver).

OCV. Oficina de convenciones y visitantes (ver).

ONG. Organizacin no gubernamental. Las asociaciones gremiales y profesionales pertenecen a este concepto.

125

OPC. Organizador profesional de congresos (ver).

OPE. Organizador profesional de exposiciones.

OVC. Oficina de visitantes y convenciones (ver Oficina de Convenciones y Visitantes)

PC. Personal computer. Computadora personal.

PCO. Professional congress organizer. Organizador profesional de congresos (ver).

SITE. Society of Incentive Travel Executives. Asociacin que agrupa a los especialistas en el tema de los programas y viajes de incentivos. Tiene 2,000 socios en 87 pases. El captulo Mxico cuenta de alrededor de 64 miembros activos. Tiene por objetivo compartir educacin, negocios y oportunidades de desarrollar productos y servicios

SGL. Habitacin sencilla.

Sq. Ft. Pies cuadrados.

STE. Suite.

UIA. Unin Internacional de Asociaciones. Es la confederacin internacional de las asociaciones nacionales relativas a congresos y convenciones. Elabora y publica estadsticas relativas al mercado internacional de este segmento.

VIP. Persona importante que merece atencin especial durante el evento.

WWW. World wide web. Internet (ver).

126

Estructura gubernamental de apoyo y cadenas productivas

En esta parte se hace una descripcin de la estructura gubernamental de apoyo a la promocin y desarrollo del turismo de negocios en Mxico as como una descripcin de las diferentes cadenas productivas de este mercado en la que se identifican las variantes entre los sub-segmentos de:

Convenciones Congresos Exposiciones Ferias Incentivos

En trminos generales, la estructura de apoyo a los actores de estos segmentos de mercado es la siguiente:

127

La Secretara de Turismo, a travs de la Direccin de Desarrollo de Turismo de Negocios, promueve el enlace y la colaboracin entre los diferentes actores del mbito gubernamental federal y estatal con el propsito de crear las sinergias necesarias que permitan el trabajo en equipo en el campo de la promocin y la resolucin de problemas operativos de los eventos.

Es as que las OCVs, de mbito local, pueden acceder a apoyos federales para la captacin de eventos para sus plazas y, una vez logrado esto, pueden promoverlos. Gran parte de esta labor la realiza el Consejo de Promocin Turstica de Mxico mediante los canales previstos para ello.

En cuanto a las cadenas productivas y de comercializacin, stas se estructuran generalmente de la siguiente forma:

Estructura de la cadena productiva del turismo de negocios

Los clientes recurren a los diferentes organizadores que existen, dependiendo de su especialidad, o tratan ellos mismos de organizar la reunin de que se trate. La eleccin de organizadores especializados depende en gran medida de la complejidad y del tamao de la reunin por llevar a cabo.

128

En la prestacin del servicio intervienen numerosos proveedores, algunos de los cuales son del sector del turismo pero muchos de ellos no. Los proveedores tursticos son, por lo general:

Agencias de viajes Transportistas areos y terrestres Trasladistas y operadores de excursiones locales Hoteles y restaurantes Guas de turistas DMCs

En el caso de los proveedores no tursticos, la lista es ms amplia:

Banquetes y eventos especiales Grupos musicales Agencias de promociones y edecanes Diseo Imagen Audio y video Iluminacin de eventos Intrpretes traductores Tecnologa de comunicacin Alquiler y venta de stands Decoracin Mudanzas

Los organizadores suelen resolver los problemas de abastecimiento de servicios para las reuniones mediante contratacin o subcontratacin de estos proveedores.

129

1. Convenciones.

En el caso de las convenciones, los asesores principales de los organizadores in-house, son los meeting planners y las oficinas de convenciones y visitantes. Aunque de diferente carcter, comercial uno y oficial el otro, ambos ayudan al organizador corporativo a informarse, conocer el destino y ponerse en contacto con los componentes de la oferta turstica local.

El organizador tiene tambin la opcin de ponerse en contacto directo con el prestador final de servicios si as lo desea.

130

2. Congresos

En lo que respecta a los congresos, la cadena productiva est estructurada de forma similar aunque los actores son entidades con especializaciones diferentes.

En este caso, el organizador profesional de congresos asesora comercialmente a los organizadores in-house de cmaras y asociaciones y se encarga de contratar todos los servicios necesarios para la celebracin del evento.

Desde luego, como en el caso anterior, el organizador in-house tiene la opcin de negociar directamente con el prestador final de servicios. Sin embargo, dada la complejidad de este tipo de eventos, no suele suceder con frecuencia. Las OCV fungen como facilitadotes del proceso entre los distintos agentes comerciales.

131

3. Exposiciones

En el caso de las exposiciones, el organizador profesional de exposiciones, despus de hacer una negociacin con el recinto ferial, convoca a los participantes por ambas partes: oferta y demanda.

De esta manera, los compradores y vendedores especializados se convierten en asistentes y expositores respectivamente y confluyen en el recinto durante el evento.

En este caso, la contratacin de servicios de la oferta turstica local corre por cuenta de cada uno de los participantes.

132

4. Ferias

El caso de las ferias es similar al de las exposiciones en lo que estructuracin de la cadena productiva se refiere. La diferencia radica en que la entidad que convoca es, por lo general, una asociacin o una cmara empresarial.

La convocatoria tambin es diferente ya que se hace del conocimiento del pblico en general y se invita a todos los vendedores relacionados al tema de la feria. De esta manera, es posible contar entre los expositores con giros y especialidades afines y complementarias, adems de los especializados.

La negociacin y contratacin de servicios propios de la oferta turstica local queda a cargo de los participantes mismos.

133

5. Incentivos.

Los programas de incentivo requieren la asesora de una casa de incentivos que, en forma directa, o a travs de un incentive planner, organiza los viajes que forman parte de dichos programas.

En este caso, los asesores locales son las OCV y las DMC, siendo a travs de esta ltima que se contratan los servicios de la oferta turstica local especializada.

Como en todos los casos anteriores, los organizadores in-house tienen la opcin de contratar directamente los servicios necesarios en forma directa o a travs de los diferentes asesores comerciales que intervienen en el proceso. El papel de las OCV es, como siempre, de informacin, facilitacin y enlace exclusivamente.

134

Medidas y capacidades

Cuando se habla de medidas y capacidades en turismo de negocios, la referencia inmediata se hace a salones de reunin y exposicin en hoteles y recintos feriales.

Si bien la superficie es importante, existen muchas otras medidas que deben considerarse en el momento de promover y planear una reunin, como es el caso de pesos, lquidos o capacidades.

En este apartado se enlistan algunas de las formas ms comunes de medir y determinar las capacidades de los espacios destinados a reuniones de negocios. Si bien cada espacio tiene caractersticas especiales, el propsito de esta seccin es permitir a quien la consulte, calcular adecuadamente las capacidades de los espacios que pretende ocupar mediante frmulas y conversiones tiles.

El conocimiento de las medidas exactas de un espacio permitir al organizador de reuniones determinar las capacidades mximas, mnimas y ptimas de cada espacio y, de esa manera, seleccionar el ms conveniente y generar mejores resultados.

1. Medidas

En casi todo el mundo se utiliza el sistema mtrico decimal para determinar las medidas y superficies de los espacios. Mxico no es la excepcin. Sin embargo, la vecindad con Estados Unidos, y el hecho de que sea nuestro principal mercado receptivo en este segmento, obliga al promotor de reuniones

135

de negocios mexicano a presentar la informacin para estos clientes potenciales en el sistema ingls, que es el que ellos utilizan.

La medida para superficie que utilizan ellos es el pie cuadrado (sq. ft.) mientras que en Mxico se utilizan los metros cuadrados (m2). En trminos generales, la equivalencia es la siguiente:

Ahora bien, las frmulas para convertir metros cuadrados en pies cuadrados y viceversa son las siguientes:

Si bien la medicin de superficie de espacio de reunin se hace con el objetivo final de determinar las capacidades de los lugares por utilizarse, dicha capacidad depende primordialmente del tipo de disposicin del espacio (ferias y exposiciones) o del acomodo que se desea utilizar (congresos, convenciones e incentivos).

136

Equipos. Por lo tanto, es necesario conocer las dimensiones de los utensilios ms comunes para montaje y disposicin de los espacios, a saber:

Mesas de proyeccin Mesas rectangulares (tablones) Mesas redondas Plataformas para estrados Sillas Stands

Mesas de proyeccin. Las medidas estndar en los Estados Unidos para este tipo de mueble son:

La elevacin sobre el piso es la que determina la calidad de la proyeccin de imgenes en las pantallas y permite la adecuada operacin del equipo. En cuanto al ancho y largo, stos dependen del nmero de aparatos que se utilicen.

Mesas rectangulares (tablones). Las mesas rectangulares se montan con tablones de la misma forma. Los tablones se utilizan prcticamente en todo montaje. Existen dos tipos: los llamados tablones completos y los medios 137

tablones, que son ms angostos que los primeros pero tienen la misma longitud. El montaje de un saln con uno u otro de los mencionados tablones determina en buena medida la capacidad definitiva del espacio.

Las medidas estndar de los tablones son las siguientes:

Tabln completo

Medio tabln

Los tablones ms comnmente utilizados en Mxico, en los dos anchos mencionados, son los largos3. En los Estados Unidos se recomienda el uso del estndar y los denominados largos y cortos se ocupan para ajustar los montajes de acuerdo con las necesidades4.

3 4

Aformetro, Destinos y Convenciones, Mundo Editorial, 2001. Convention Liaison Committee, manual de check lists, Hoteles Mexicanos Unidos.

138

Mesas redondas. Las mesas de forma circular son las ms utilizadas para banquetes. Si bien todas tienen la misma altura (75 centmetros), existen diferentes medidas para acomodar los diferentes tamaos de grupo. Tambin existen mitades y cuartos de mesa redonda para diferentes propsitos.

Mesas redondas

Las medidas ms comunes de las mesas redondas en Mxico son 1.60 y 1.80 metros5. Estas diferentes circunferencias permiten acomodar 8 10 personas respectivamente de manera cmoda.

Plataformas para estrados. Existen plataformas de diferentes dimensiones y stas deben construirse en funcin de la necesidad especfica y de los reglamentos de seguridad del recinto o de la localidad. Las dimensiones ms comunes son:

Altura: 15, 20, 25 y 30 centmetros (6, 8, 12 y 16 pulgadas) Grosor: 1.20 y 1.80 metros (4 y 6 pies) Longitud: 1.20, 1.80 y 2.40 metros (4, 6 y 8 pies)

Sillas.

La mayor parte de las sillas para salones de reuniones tienen las

siguientes medidas:
5

Aformetro, Destinos y Convenciones, Mundo Editorial, 2001.

139

Sillas

Por su altura reducida, este tipo de silla no es apropiado para banquetes. Existen tambin sillas con brazos pero tampoco son muy comunes.

Stands. Los stands tienden a ser estndar en su medida bsica. La medida puede variar de tal modo que, dependiendo del recinto, se puede otorgar ms o menos espacio a cada uno. Las medidas estndar son modulares6:

Mdulo pequeo Mdulo grande

2.5 x 3 metros 3 x 3 metros

Existen, desde luego, otros formatos pero responden ms a especificaciones de diseo del recinto que a los estndares generales.

Montajes En cuanto a los pasillos y reas circulacin, sus dimensiones dependern del tamao y montaje de los salones. Algunos parmetros son los siguientes:

Auditorio. La distancia entre el estrado y la primera fila del auditorio debe ser de, al menos, 1.80 metros en disposiciones convencionales. Si el

Aformetro, Destinos y Convenciones, Mundo Editorial, 2001.

140

auditorio es semicircular, la distancia aumenta a 3.5 metros entre el estrado y las sillas que se encuentran al borde del pasillo central.

El espacio mnimo entre sillas debe ser de 5 centmetros mientras que la distancia entre las filas no debe ser menor de 85 centmetros de centro a centro. Si las sillas tienen paleta para escribir, el espacio y la distancia aumentan a 7.5 y a 90 centmetros de centro a centro respectivamente.

La disposicin de pasillos debe tomar en cuenta el reglamento de seguridad del recinto y las normas de proteccin civil de la ciudad. En los salones con ms de 400 personas, el pasillo central debe medir, como mnimo, 1.80 metros. Los auditorios ms pequeos pueden reducir el pasillo a un mnimo de 1.20 metros. Para los pasillos traseros o transversales se consideran generalmente entre 1.50 y 1.80 metros. Los pasillos laterales suelen medir entre 1.20 y 1.50 metros.

Herradura. Este montaje requiere la utilizacin de tablones o medios tablones. En general, el espacio de mesa requerido por asistente es de 60 centmetros. En los casos en que se realizan montajes tipo E, la distancia entre los respaldos de las sillas debe ser al menos de 1.20 metros para permitir la entrada y salida en forma cmoda.

Escuela. Para este montaje se utilizan generalmente medios tablones. La distancia entre ellos (centro a centro) debe ser al menos de 1.05 metros. Si se ocupan tablones completos, la distancia debe aumentar a un mnimo de 1.40 metros centro a centro. El espacio ptimo de mesa por persona es de 60 centmetros.

En los casos de montaje perpendicular en escuela, se requiere un poco ms de espacio de mesa por participante (aproximadamente 75 centmetros). La distancia entre el estrado y las mesas debe ser de 1.80

141

metros. En virtud de que se utilizan tablones completos para este montaje, las filas de tablones deben tener una distancia mnima de 2.10 metros de centro a centro. Esta medida considera 75 centmetros de espacio de mesa, 85 centmetros de sillas y 50 centmetros de rea libre entre los respaldos. Los pasillos laterales, uno a cada lado del saln, deben ser de 1.80 metros de ancho en tanto que para el pasillo transversal 1.20 metros son suficientes.

Banquete. La distancia entre mesas redondas para banquetes debe ser de 2.8 metros de centro a centro en mesas de 1.60 (8 personas). En el caso de mesas ms grandes hay que aadir a esta medida el diferencial de dimetro de la mesa. Si se sigue esta sugerencia, el respaldo de la silla ms cercana de otra mesa queda a 90 centmetros del borde de la mesa.

En las orillas del saln, la distancia entre las sillas y las paredes debe ser al menos de 60 centmetros para permitir el paso de los meseros.

En el caso de montar mesa de honor, el espacio de mesa para cada persona debe ser de 60 centmetros.

Exposicin. El rea de pasillo que se calcula generalmente para un evento de exposicin es del 45% de la superficie total del recinto. Los pasillos principales deben tener al menos 3 metros de ancho y los dems 2.5 metros de ancho para permitir la circulacin cmoda de las personas. El nmero de personas esperadas determina el ancho de los pasillos.

Presidium. El espacio ptimo entre las personas que se sientan en una mesa de este tipo es de 60 centmetros (centro a centro de silla). Esta

142

medida, que equivale a 24 pulgadas, es ideal tambin para mesas de juntas.

2. Capacidades

En el caso de los congresos, las convenciones y los viajes de incentivo, la forma ms usual de medir la capacidad de los espacios de reuniones es por nmero de personas en funcin de la disposicin de sillas y mesas de los salones.

Es as que existen diferentes capacidades dependiendo del criterio de disposicin del lugar. Los clculos ms comunes son los siguientes7:

Auditorio Banquete (mesa de 8 personas) Banquete (mesa de 10 personas) Coctel Escuela (medio tabln) Escuela (tabln completo)

0.85 m por persona 1.45 m por persona 1.20 m por persona 0.90 m por persona 1.42 m por persona 1.20 m por persona

En el caso de las ferias y exposiciones, la capacidad se mide en nmero de stands. En trminos generales, se estima que alrededor del 50% de un espacio de exposicin es piso de exhibicin real en tanto que el resto de la superficie se destina a montar las reas de circulacin y de servicios generales8.

El rea real del saln que utiliza un stand (espacio propio ms reas complementarias) es, en promedio, el siguiente9:

7 8

dem. Esta cifra resulta de promediar las estimaciones de los diferentes especialistas consultados. 9 Aformetro, op. cit.

143

Mdulo pequeo Mdulo grande

16 m de superficie total de saln por mdulo 19.7 m de superficie total de saln por mdulo

Un instrumento muy til para determinar capacidades mximas es el aformetro10, una regla de clculo para estimar espacios y capacidades, que establece el nmero de personas o stands que caben en un espacio en funcin de su superficie.

Instrumento creado, patrocinado y difundido por las siguientes empresas: Destinos y Convenciones, Directorio de Convenciones, Fiesta Americana y Fiesta Inn Hoteles, 2001.

10

144

3. Tablas de conversin

Superficie

Longitud

145

Volumen

Peso

146

Temperatura

147

Directorio de organismos y asociaciones relacionadas

Secretara de Turismo de Mxico Direccin de Turismo de Negocios Mariano Escobedo726 1er. piso casa Col. Anzures, C.P. 11590 Mxico DF Tel (55) 2581 6928 / 2581-6300, ext. 6308 Fax (55) 2581-6300, ext. 6303 tnegocios@att.net.mx Consejo de Promocin Turstica de Mxico Mariano Escobedo 550 6 piso Col. Anzures, C.P. 11590 Mxico, DF Tel (55) 2581 0900 Fax (55) 2581 0900 echaillo@promotur.com.mx Asociacin Mexicana de Recintos Feriales (AMEREF) Av. Mariano Otero 1499, C.P. 44550 Guadalajara, Jal Tel (33) 3343 3000 Fax (33) 3343 3030 presidencia@ameref.com.mx www.ameref.com.mx Asociacin Mexicana de Profesionales de Ferias, Exposiciones y Congresos (AMPROFEC) Benjamn Franklin 166 PH 4 Col. Escandn, C.P. 11800 Mxico, DF Tel (55) 5273 1103 Fax (55) 5273 1103 direccion@amprofec.org.mx www.amprofec.org.mx Asociacin Nacional de Oficinas de Convenciones y Organismos Similares (ANDOC) Av. Vallarta 4095, 1er. Piso, Cmara de Comercio Fracc. Camino Real, C.P. 45040 Guadalajara, Jal Tel (33) 3122-8711 Fax (33) 3122-7544 Internacional Congress and Convention Association (ICCA) Campos Elseos 100 Bis Col. Polanco, C.P. 11580Mxico, DF Tel (55) 5255-2266 Fax (55) 5531-8716

148

Meeting Professionals International (MPI) Reforma No. 1 Col. Tabacalera, C.P. 06030Mxico, DF Tel (55) 5520 7403 Fax (55) 5520 7427 mrpericasjr@hotmail.com www.mpiweb.org Society of Incentive Travel Executives (SITE) Ro Tber 100 4 piso Col. Cuautmoc, C.P. 06500Mxico, DF Tel (55) 5148 2250 Fax (55) 5148 2251 meetingsmexico@meetingsmexico.com

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Crditos La realizacin de este glosario ha sido posible gracias a la colaboracin de las asociaciones del mercado de turismo de negocios. Salvo excepciones, las definiciones, los procesos y las medidas descritas en el texto reflejan su punto de vista y son el resultado de aportaciones formales e informales.

Bibliografa

ACOE; Asociacin Cubana de Organizadores de Eventos e Incentivos y Afines; Glosario de Trminos para Eventos y Afines; Colectivo de Autores, Cuba, 2000.

AMPROFEC; Piso de exhibicin; Mxico, 2002.

CONVENTION LIAISON COMMITEE; Manual de Check Lists para Eventos; Hoteles Mexicanos Unidos, Estados Unidos.

DESTINOS Y CONVENCIONES, Aformetro, Mundo Editorial, 2001.

IACVB; The International Meetings Market; Estados Unidos, 2001.

Meeting Place Mexico 2003; Newsletter, Mxico, 2002.

MPI/CPTM; Meetings in Mexico; Mxico, 2001.

SECRETARIA DE TURISMO DE MEXICO; Importancia actual del Turismo de Negocios; Direccin de Turismo de Negocios; documento de trabajo, Mxico, 2002.

SECRETARIA DE TURISMO DE MEXICO; Estudio de Viabilidad del segmento de Congresos y Convenciones; Centro de Estudios Superiores en Turismo, Mxico, 2002. 150

Sitios web

www.ameref.com.mx

www.amprofec.org.mx

www.avantel.net/-arbolag/convierte.html

www.meetingsmexico.com

www.mpiweb.org

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