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Auditora financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos y Canad

Parte 1: Instrucciones

Por qu son necesarias las auditoras financieras Los fondos de la Iglesia son sagrados y se deben manejar con integridad y sabidura. Por medio de las auditoras se evala la forma en que se recaudan, se utilizan y se registran los fondos. Las auditoras permiten detectar y corregir problemas a tiempo. Las auditoras tambin brindan proteccin a los lderes de la Iglesia. Cundo efectuar auditoras Para comprobar que se acuse recibo de los fondos y que se gasten debidamente, las auditoras financieras se deben efectuar al menos dos veces al ao: - La auditora de mitad de ao en agosto (la cual abarca los meses de enero a junio de ese ao). Fecha de entrega del informe: 15 de septiembre. - La auditora de final de ao en febrero (la cual abarca los meses de julio a diciembre del ao anterior). Fecha de entrega del informe: 15 de marzo. El presidente de estaca tambin puede solicitar una auditora en otro momento, por ejemplo, despus de que se aparte a un nuevo obispo o cuando se descontine un barrio o una rama. Procedimiento de las auditoras de barrio o rama Nota: En estas instrucciones, los trminos estaca y presidente de estaca tambin se aplican a los distritos y presidentes de distrito. Asimismo, los trminos barrio y obispo tambin se aplican a las ramas y a los presidentes de rama. Presidencia de estaca Comit de auditoras de estaca Auditores de estaca

Consejerodirector del comit de auditoras

director del comit

Auditora de barrio

Auditor asistente de rea

Formularios de auditora completados

Obispo Secretario Auditor de estaca

1. El presidente de estaca organiza un comit de auditoras de estaca. Uno de sus consejeros acta como director del comit. Los secretarios de estaca y los secretarios financieros de estaca no deben servir en el comit de auditoras. 2. El comit de auditoras de estaca recomienda a poseedores del sacerdocio fidedignos de la estaca, quienes poseen una recomendacin vigente del templo, para servir como auditores de estaca. De ser posible, estos hermanos deben tener experiencia en contabilidad o auditoras. La presidencia de estaca y el sumo consejo aprueban a los auditores de estaca. 3. Uno de los auditores de estaca se rene con el obispo y el secretario financiero de barrio para llevar a cabo la auditora de barrio. El auditor de estaca llena y firma sus secciones del formulario de auditora. Despus el obispo llena y firma sus secciones. 4. El auditor de estaca devuelve el formulario al comit de auditoras de estaca para que lo revise y firme. El presidente de estaca revisa y firma el formulario. 5. Despus que se haya llenado y revisado el formulario, y que se hayan obtenido todas las firmas requeridas, el comit de auditoras de estaca enviar los resultados de la auditora al ayudante del auditor de rea.
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Parte 1: Instrucciones

Importante: Las excepciones detectadas durante las auditoras se deben corregir. Se deber impartir capacitacin segn se requiera. Formularios de auditora Este formulario de auditora consta de cuatro partes: Parte 1: Instrucciones Parte 2: Lista de verificacin de la auditora Completados por el auditor de estaca.

Revisado por todos los que participan en la auditora.

Parte 3: Plan de accin correctiva Si se encuentran excepciones de auditora mientras se llena la lista de verificacin de auditora, esta parte la debe llenar el: - Auditor de estaca - Obispo - director del comit de auditoras

Parte 4: Firmas del informe de auditora Firmado por: - Auditor de estaca - Obispo - director del comit de auditoras - Presidente de estaca

El director del comit de auditoras de estaca enva los originales completados de las partes 2, 3 y 4 de los formularios de auditora al auditor asistente de rea antes del 15 de marzo en el caso de las auditoras de fin de ao, y antes del 15 de septiembre en el caso de las auditoras de mitad de ao. Las copias se guardan en la estaca por tres aos, adems del ao actual. Capacitacin sobre auditoras Para ver las instrucciones detalladas, consulte las lecciones (anteriormente conocidas como el curso de la Iglesia de Mantenimiento de Registros y Capacitacin de Auditora) que se encuentran en la seccin Mantenimiento de registros y soporte en tecnologa de LDS.org. El director o cualquier miembro del comit de auditoras de estaca puede comunicarse con el auditor asistente de rea si tiene alguna pregunta o si no se dispone de acceso a internet. El auditor asistente de rea puede proporcionar capacitacin. Presidente de estaca Antes que comiencen las auditoras de estaca y barrio: Organice el comit de auditoras con: - director del comit: Un consejero de la presidencia de estaca, quien por lo general no firma cheques ni lleva registros financieros de estaca. - Dos miembros del comit: miembros de la estaca que dominan las cuestiones financieras y que no son auditores de estaca ni mantienen registros financieros de estaca o de barrio. Asegrese de que se llamen a auditores de estaca. Despus que se terminen las auditoras de estaca y barrio: Revise con el comit de auditoras las excepciones de auditora detectadas y firme los informes de auditora. Asegurarse que los resultados de la auditora se enven al auditor auxiliar del rea a ms tardar el da 15 de marzo para las auditoras de fin de ao, o el 15 de septiembre para las semestrales. Revise con cada obispo los resultados de la auditora de barrio ms reciente en la siguiente entrevista del sacerdocio. En cualquier fecha durante el ao, informe inmediatamente de cualquier sospecha de uso indebido de los fondos al contralor de rea. Nota para los presidentes de misin El presidente de misin debe asegurarse que se audite a todos los distritos y ramas en su misin. Comit de auditoras de estaca Antes que comiencen las auditoras de estaca y barrio: Lea este documento en su totalidad para asegurarse de que comprende bien sus responsabilidades en el proceso de auditoras. Repase las lecciones El comit de auditoras de estaca y El auditor de estaca, las cuales se encuentran en la seccin Mantenimiento de registros y soporte en tecnologa de LDS.org. Recomienda auditores a la presidencia de estaca y el sumo consejo para su aprobacin. Los auditores deben ser poseedores del sacerdocio de la estaca que sean dignos de confianza y posean una recomendacin para el templo vigente. Si fuera posible, deben contar con experiencia contable o en auditoras. Renase con los auditores en enero y en julio antes de las auditoras de mitad de ao y proporcineles asignaciones, instrucciones y capacitacin. Asegrese de que los auditores de estaca repasen la leccin El auditor de estaca, la cual se encuentra en la seccin Mantenimiento
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de registros y soporte en tecnologa de LDS.org. Tambin podra ser til que los auditores de estaca repasaran la leccin El comit de auditoras de estaca y las lecciones para secretarios financieros. Despus que reciba del auditor de estaca un formulario completado de Auditora financiera de barrio o rama: Si se ha extraviado o malversado dinero, o si existe la sospecha de ello, notifquelo tan pronto como sea posible al contralor de rea para recibir instrucciones adicionales. Asegrese de que el auditor de la estaca haya llenado la seccin de comprobacin de las hojas de trabajo incluidas en la Parte 2: Lista de verificacin de auditora. Asegrese de que se haya marcado No en los puntos pertinentes de la lista de verificacin si en las hojas de trabajo aparece alguna respuesta negativa (No). Cercirese de que el auditor de estaca haya llenado la seccin que le corresponde de la Parte 3: Plan de accin correctiva para cada punto de la lista de verificacin de auditora en el que se haya marcado No. Asegrese de que el obispo haya llenado su seccin de la Parte 3: Plan de accin correctiva. Llene la seccin del director del comit de auditoras de la Parte 3: Plan de accin correctiva. Revise con el presidente de estaca y el secretario financiero de estaca la Parte 3: Plan de accin correctiva. Si se detecta alguna excepcin de auditora, asegrese de que se corrija en un plazo de 30 das tras la finalizacin de la auditora. Preste una atencin particular a las frases en negrita de la lista de verificacin de auditora. Estos son puntos de alto riesgo. Informar al auditor asistente de rea sobre todas las decisiones tomadas sobre las situaciones de alto riesgo de la auditora tomadas como excepciones. Asegrese que la Parte 4: Firmas del informe de auditora tenga todas las firmas requeridas. Conserve copias de todos los formularios de auditora por tres aos, adems del ao actual. Enve los resultados de la auditora (partes 2, 3 y 4) al ayudante del auditor de rea a ms tardar el da 15 de marzo en el caso de las auditoras de fin de ao y el 15 de septiembre para las de mediados de ao. Auditor de estaca Antes de la auditora: Lea este documento en su totalidad para asegurarse de que comprenda bien cmo llenar las partes 2, 3 y 4 de este formulario. Ante cualquier pregunta comunquese con un miembro del comit de auditoras de estaca. Repase la leccin El auditor de estaca, la cual se encuentra en la seccin Mantenimiento de registros y soporte en tecnologa de LDS.org. Tal vez desee repasar tambin la leccin El comit de auditoras de estaca y las lecciones para los secretarios financieros. Programe una reunin con el obispo y el secretario financiero. Pida al secretario financiero que tenga a la mano los siguientes documentos por los seis meses que sern auditados: - Estados financieros de unidad - Registros de donativos (vase Definiciones) - Registros de pago (vase Definiciones) - Informe de resumen del lote de diezmos y ofrendas(MLS) - Informe de detalle de gastos (MLS) - Informe de MLS de resumen de ingresos y gastos por subcategoras El obispo debe estar presente al comienzo de la auditora para llenar la Seccin de anlisis y Seccin de comprobacin: Revisar los pedidos del obispo de la Parte 2: Lista de verificacin de auditora. Debe estar presente de nuevo al final de la auditora para llenar la Parte 3: Plan de accin correctiva y para firmar la Parte 4: Firmas del informe de auditora. Durante la auditora: Analice con el obispo y el secretario financiero de barrio los puntos de Seccin de anlisis y Seccin de comprobacin: Revisar los pedidos del obispo de la Parte 2: Lista de verificacin de auditora. Marque en cada punto S, No o NA (no aplicable). Realice las verificaciones necesarias en las otras secciones de la Parte 2: Lista de verificacin de auditora. Marque S, No o NA en cada punto. Si se ha extraviado o malversado dinero, o si existe la sospecha de ello, notifquelo tan pronto como sea posible al director del comit de auditoras de estaca (un consejero en la presidencia de estaca). l o el presidente de estaca deben llamar al contralor de rea de la Iglesia tan pronto como sea posible. No investigue la posible prdida sin recibir instrucciones del contralor de rea. Si se responde con un No a algn punto de la parte 2, escriba una breve explicacin de la situacin que condujo a responder a ese punto con un No en la Parte 3: Plan de accin correctiva. Revise los resultados de la auditora con el obispo y el secretario financiero del barrio. Pida al obispo que llene la seccin que le corresponde de la Parte 3: Plan de accin correctiva para todos los puntos en los que se haya marcado No. Firme con su nombre e indique la fecha en la Parte 4: Firmas del informe de auditora. Haga que el obispo firme e indique la fecha en la Parte 4: Firmas del informe de auditora, para que certifique que est de acuerdo con los resultados de la auditora y que corregir las excepciones de auditora conforme al plan en el plazo de 30 das.

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Deje una copia de las partes 2 y 3 al obispo y al secretario financiero de barrio. Despus de la auditora: Entregue los originales de las partes 2, 3 y 4 al director del comit de auditoras de estaca. Importante: Recuerde que debe mantener estrictamente confidencial toda la informacin de las auditoras. Secretario financiero de barrio Antes de la auditora: Rena todos los documentos financieros del semestre a auditar: - Estados financieros de unidad - Registros de donativos (vase Definiciones) - Registros de pago (vase Definiciones) - Informe de resumen del lote de diezmos y ofrendas(MLS) - Informe de detalle de gastos (MLS) - Informe de MLS de resumen de ingresos y gastos por subcategoras Durante la auditora: Estar presente durante la auditora para ayudar al auditor de estaca. Despus de la auditora: En un plazo de 30 das tras terminar la auditora, lleve a cabo todas las acciones correctivas de la Parte 3: Plan de accin correctiva segn se lo asigne el obispo. Obispo Durante la auditora: Est presente al comienzo de la auditora para llenar la Seccin de anlisis y Seccin de comprobacin: Revisar los pedidos del obispo de la Parte 2: Lista de verificacin de auditora. Revise los resultados de la auditora con el auditor de estaca. Llene la seccin que le corresponde de la Parte 3: Plan de accin correctiva para todos los puntos en los que se haya marcado No. Firmar la Parte 4: Firmas del informe de auditora. Despus de la auditora: Asegrese de que cualquier excepcin de auditora se corrija y que su correccin se comunique al director del comit de auditoras de estaca en un plazo de 30 das tras terminar la auditora. Secretario financiero de estaca Antes de la auditora: Lea este documento en su totalidad para asegurarse de que comprende bien sus responsabilidades en el proceso de auditoras. Ante cualquier pregunta comunquese con un miembro del comit de auditoras de estaca. Coordine que los secretarios de los barrios y ramas sean capacitados en registros, normas y procedimientos financieros. Despus que se hayan devuelto los formularios de auditora: Renase con el comit de auditoras para revisar cualquier excepcin de auditora registrada en la Parte 3: Plan de accin correctiva. Asegrese de que los secretarios financieros de barrio reciban capacitacin sobre cmo evitar y corregir las excepciones encontradas durante la auditora. Definiciones Acciones correctivas (nicamente para las unidades que utilizan CUBS): Las acciones correctivas figuran en el Estado financiero de unidad, justo despus de la seccin Resumen. Barrio: Este trmino tambin se refiere a las ramas. Cargos automticos: Fondos retirados automticamente de la cuenta bancaria de la unidad para pagos a entidades de la Iglesia o a proveedores seleccionados, como los Servicios de distribucin de la Iglesia. Los gastos que se cubren mediante un cargo automtico se incluyen en el Estado financiero mensual de unidad. Los cargos automticos deben ser revisados y aprobados por el lder de la unidad (obispo o presidente de estaca). Para la mayora de estos cargos, la unidad recibe un IROP (vase Definiciones) por MLS. Categora Otros (nicamente para las unidades que utilizan CUBS): La cuenta financiera identificada en MLS y en el estado financiero de la unidad como Otros. Incluye los fondos donados para actividades autorizadas financiadas por los miembros. Se hace un seguimiento de los fondos por subcategora, en funcin del propsito por el que se donaron (vase Subcategoras de Otros en Definiciones). Comit de auditoras: El comit de auditoras est compuesto por un director y otros dos integrantes entendidos en asuntos de finanzas. Su deber es asegurarse de que se efecten las auditoras correctamente y que se enven a tiempo, as como cerciorarse de que se resuelvan las excepciones de auditora detectadas. El director siempre es un consejero de la presidencia de estaca, quien por lo general

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no firma cheques ni lleva registros financieros de estaca. No se debe pedir a los miembros del comit de auditoras que acten como auditores de estaca. CUBS (Sistema bancario para unidades de la Iglesia): El programa informtico que utilizan las Oficinas Generales de la Iglesia para registrar los donativos, depsitos y desembolsos de las unidades. Genera varios informes para las unidades locales, entre ellos el Estado financiero mensual de unidad. Cuentas bancarias: La nica cuenta corriente autorizada es la cuenta corriente de la unidad. No hay ms cuentas bancarias autorizadas. Depsito bancario las 24 horas: Bancos o instalaciones bancarias que permiten que se efecten depsitos a toda hora, incluso los domingos. Documentos de respaldo: Los documentos que respaldan las transacciones financieras, por ejemplo: facturas originales, recibos originales, estados de cuenta bancaria, informes de pago de MLS y registros de pago (vase Definiciones). Estaca: El trmino tambin se refiere a los distritos y misiones. Excepcin de auditora: Cualquier punto en el que se haya marcado No en la Parte 2: Lista de verificacin de auditora. Toda excepcin de auditora se registra en la Parte 3: Plan de accin correctiva. Familiares inmediatos del obispo: Los integrantes de la familia inmediata del obispo son sus padres, sus hermanos y hermanas con sus respectivos cnyuges, sus hijos con sus respectivos cnyuges, su esposa y dems familiares similares de su esposa (parientes polticos), vivan o no vivan en la casa del obispo. Cualquier familiar directo o poltico que viva en la casa del obispo se le considera integrante de la familia inmediata. Fondo operativo en efectivo (fuera de EE. UU. y Canad nicamente): Dinero que reserva la unidad para pagar gastos, reembolsos y ayuda de ofrendas de ayuno. Las unidades que utilicen este mtodo deben contar con la aprobacin de la oficina administrativa asignada. Formulario de aprobacin de pagos (fuera de EE. UU. y Canad nicamente): Un formulario utilizado para autorizar pagos o transferencias de fondos a los benficiarios. Formulario de solicitud de pago: Formulario que utilizan los miembros para solicitar un reembolso o un adelanto. Este formulario debe firmarlo el miembro que solicita los fondos, as como el lder que aprueba el pago. Informe de declaracin de diezmos: Un informe detallado que se enva a las Oficinas Generales de la Iglesia por medio del sistema MLS o, en el caso de las unidades que no utilizan MLS, un informe detallado que se enva a la oficina administrativa asignada. Este informe enumera los donantes y los importes donados durante un ao determinado. IROP (Registro interno de adquisiciones) Una factura generada por la Iglesia que se paga mediante cargo automtico (vase Definiciones). Artculos de la lista del IROP (Registro interno de adquisiciones) comprados a entidades de la Iglesia o a proveedores seleccionados, como los Servicios de distribucin de la Iglesia. Las unidades reciben todos los IROP por MLS. LURBS (Sistema de recepcin, informe y administracin bancaria de la unidad local) (slo fuera de los EE. UU. y Canad): El programa informtico que utilizan las oficinas administrativas asignadas para registrar los donativos, depsitos y desembolsos de las unidades. El sistema genera varios informes para las unidades de la Iglesia, entre ellos un informe financiero mensual. MLS (Servicios para Miembros y Lderes): El programa informtico usado por los lderes de barrio y estaca para registrar los donativos, otros fondos recibidos y los pagos efectuados en el barrio o la estaca. MLS est diseado para facilitar el mantenimiento de registros de la Iglesia y hacerlo ms eficiente. NA (no se aplica): La pregunta no es relevante o no se aplica a su barrio. Obispo: Este trmino tambin se aplica a los presidentes de rama. Oficina administrativa asignada (fuera de EE. UU. y Canad nicamente): La oficina administrativa de la Iglesia que presta servicio a una estaca, un distrito o una misin en concreto. Periodos de auditora: Auditora de mitad de ao: del 1 de enero al 30 de junio (auditora en agosto; fecha de entrega del informe: 15 de septiembre). Auditora de fin de ao: del 1 de julio al 31 de diciembre (auditora en febrero; fecha de entrega del informe: 15 de marzo) Persona asignada a verificar que se efecte la accin correctiva: Esta persona debe ser independiente de la unidad sometida a la auditora y tpicamente es un miembro del comit de Auditoras, miembro de la presidencia de estaca, miembro del sumo consejo, auditor de estaca o el secretario financiero de estaca. Por adelantado: El dinero en efectivo que se le da a un miembro de la Iglesia para la compra de materiales o servicios para una actividad de la Iglesia, a diferencia de un reembolso, que se da despus de que el miembro haya pagado los materiales o servicios. Preguntas en negrita: Las preguntas de la Parte 2: Lista de verificacin de la auditora aparecen escritas en negrita cuando se refieren a asuntos considerados de alto riesgo. Presidente de estaca: Este trmino tambin se refiere a los presidentes de distrito y de misin. Registros de los donativos: Los documentos usados en el proceso de ingreso de donativos que indican los montos donados por los miembros, registrados en el sistema MLS, y depositados en el banco. La documentacin de los donativos incluyen los Informes de lote de

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Parte 1: Instrucciones

MLS de diezmo y ofrendas, papeletas de donativos de miembros, Informes de depsito de MLS, y papeletas de depsitos bancarios. Registros de pagos: Los documentos de pago, como talones o matrices de cheques (la parte superior del documento de cheque que se conserva en el barrio), formularios de aprobacin de pagos, formularios de solicitud de pagos, cuentas pagadas, facturas originales, recibos originales y los informes de gastos de MLS. Secretario financiero de barrio: El secretario de barrio o el secretario auxiliar de barrio asignado a las finanzas. Secretario financiero de estaca: El secretario de estaca o el secretario auxiliar de estaca asignado a las finanzas. Subcategoras de Otros (nicamente para las unidades que utilizan CUBS): Subcuentas de la categora Otros (vase Definiciones). Cada subcategora indica el propsito especfico para el que se donaron y deben utilizarse los fondos. Las subcategoras creadas por la unidad figuran en MLS como Otros: Actividades autorizadas financiadas por miembros. Le sigue a esta etiqueta el propsito especfico, por ejemplo, Otros: Actividad autorizada financiada por miembros: Campamento de Mujeres Jvenes. Unidad o unidad de la Iglesia: El barrio, rama, estaca o distrito que se va a auditar.

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Nmero de la unidad__________________ Parte 2: Lista de verificacin de la auditora

Marque la casilla para indicar si la respuesta a la pregunta es S, No o No Aplicable (NA). Para cualquier punto en el que marque No, escriba el nmero correspondiente de dicho punto en la primera columna de la Parte 3: Plan de accin correctiva. Seccin de anlisis El auditor llena esta seccin mientras se rene con el obispo y el secretario financiero de barrio y analizan los puntos 110. Srvase contestar todas las preguntas. Nota: Mientras el obispo est presente para participar en esta seccin de la auditora, el auditor debe obtener la siguiente informacin necesaria para la Seccin de comprobacin: Revisar los pedidos del obispo y Seccin de comprobacin: Revisar los pagos: 1. Pregunte al obispo si l o alguno de los integrantes de su familia inmediata (vase Definiciones) recibieron ayuda de las ofrendas de ayuno, como la ayuda que se solicita mediante los pedidos de los formularios de Pedido del obispo de artculos, durante los seis meses del periodo de auditora. 2. Si la respuesta es afirmativa, obtenga una lista de nombres de los que recibieron ayuda. Al llevar a cabo la comprobacin en estas secciones de la auditora, usted verificar los pedidos de ayuda de bienestar del obispo, as como los pagos de ayuda de las ofrendas de ayuno, correspondientes a las personas nombradas en la lista. S No NA 1. Se asign a un secretario para que se encargara de las finanzas y llevara todos los registros financieros durante el perodo de seis meses de la auditora? Debe haber al menos un secretario llamado y asignado a mantener los registros financieros constantemente durante el periodo que se audita. No debe llevar los registros financieros un miembro del obispado. 2. Se asignan adecuadamente y se utilizan con seguridad los nombres de usuario y contraseas de MLS? Marque No si a algn usuario de MLS: No se le ha asignado su propio nombre de usuario. Ha revelado su nombre de usuario o contrasea a otra persona. 3. Est protegida la computadora del barrio de accesos a Internet no autorizados y perjudiciales, segn las normas de la Iglesia? Abra el navegador de Internet desde la computadora del barrio, escriba http://filter.lds.org en la barra de direcciones y espere a que responda el sistema. Marque S si la pantalla muestra una marca de verificacin, Marque No si la pantalla muestra la imagen de una cruz, . .

La imagen de la cruz, , indica la advertencia de que la computadora no est protegida de accesos a Internet no autorizados y perjudiciales, y por lo tanto no cumple con las normas de la Iglesia. Para corregir esto, el obispo deber comunicarse con la persona encargada de administrar las computadoras de la Iglesia en la estaca (normalmente el especialista de estaca en tecnologa o el secretario de estaca) y pedirle que habilite el filtro de acceso a Internet requerido. 4. Son siempre un miembro del obispado y el secretario financiero de barrio, o bien dos miembros del obispado quienes abren los sobres de donativos, cuentan el dinero, registran y transmiten los importes ? Vase Secretario financiero de barrio en Definiciones. Ambos deben ver cuando se abre cada sobre y deben contar el dinero juntos. Tambin deben ingresar y transmitir juntos las cantidades a MLS. Ninguno de los dos debe quedarse solo con los donativos durante este proceso. 5. En caso de que haya buzones de depsito las 24 horas o el banco est abierto los domingos, se manejan los depsitos de acuerdo con las normas de la Iglesia? Si no se lleva a cabo cualquiera de las siguientes tareas, marque No: Los fondos se depositan el mismo da en que se reciben y se verifican. Los fondos no los lleva al banco un miembro del obispado junto con otro poseedor del sacerdocio de Melquisedec. 6. En caso de que no haya buzones de depsito las 24 horas y que el banco est cerrado los domingos, se manejan los depsitos de acuerdo con las normas de la Iglesia? Si no se lleva a cabo cualquiera de las siguientes tareas, marque No: Los fondos se guardan en un lugar seguro hasta que se depositan. Los fondos se depositan el primer da hbil despus de abrirlos y comprobarlos, a menos que la oficina administrativa asignada autorice otro procedimiento. Antes de procesar los donativos el domingo siguiente, un miembro del obispado y el secretario financiero de barrio cotejan el recibo de depsito de la semana anterior, validado por el banco, con los registros de depsito de la semana anterior, para corroborar que se deposit la cantidad correcta. 7. Slo para la auditora anual: Ha seguido el barrio todas las instrucciones de las Oficinas Generales de la Iglesia con respecto al ajuste de diezmos?
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Si no se llev a cabo cualquiera de las siguientes tareas, marque No: Las declaraciones de diezmos y otras ofrendas se entregaron a los miembros de la Iglesia antes del ajuste de diezmos. Se llev a cabo el ajuste de diezmos. Si la ley lo requiere, se entregaron a los miembros de la Iglesia las declaraciones de donativos para fines tributarios despus de fin de ao. Se entreg una copia del Informe de declaracin de diezmos al presidente de estaca. El Informe de declaracin de diezmos se envi a las Oficinas Generales de la Iglesia mediante MLS. El informe se envi de forma manual a la oficina administrativa asignada (en unidades que no usan MLS). 8. Se ha aclarado toda discrepancia entre los registros de los donativos de los miembros y los registros de donativos de la unidad a satisfaccin de ambas partes? Marque NA si no hubo ninguna discrepancia. Marque S si haba discrepancias pero ya se resolvieron. Marque No si existen discrepancias sin resolver entre el total indicado por los registros de donativos de un miembro y el total indicado por los registros de donativos de la unidad de dicho miembro. Entonces haga una fotocopia de la copia del miembro de la(s) papeleta(s) de los donativos en los que existan diferencias. Notifquelo al director del comit de auditoras de estaca lo ms pronto posible. Entrguele las copias de las papeletas de donativos y los datos de contacto de los miembros de la Iglesia a quienes conciernan las discrepancias. 9. Siempre firman los documentos de pago (tales como cheques y formularios de aprobacin de pagos) dos personas autorizadas? 10. Las dos personas que firman los cheques o formularios de aprobacin de pagos examinan todos los documentos de respaldo para asegurarse de que estn completos, antes de firmar los cheques o los formularios de aprobacin de pagos? Vase Formulario de aprobacin de pago en Definiciones. Si ambas personas no revisan todos los documentos de respaldo antes de firmar los cheques, marque No. Seccin de comprobacin: Revisar los pedidos del obispo Esta seccin se aplica slo a las unidades que tienen acceso a un almacn del obispo. Si la unidad no tiene acceso a un almacn del obispo, debe marcarse NA en el punto 11. El auditor llena esta seccin analizando los documentos pertinentes. S No NA 11. Si la unidad tiene acceso a un almacn del obispo, se revisaron todos los pedidos del obispo enviados, y se investig y resolvi cualquier discrepancia importante que hubiera surgido, y todo pedido para el obispo o los integrantes de su familia inmediata fue autorizado previamente por escrito por el presidente de estaca? En uno de los seis meses que se estn auditando, compare el Informe de ayuda proporcionada al barrio, enviado desde la oficina administrativa asignada, con las copias de barrio de los pedidos del obispo. Verifique que: Todos los pedidos estn aprobados debidamente por el obispo. Todos los pedidos se hayan realizado segn lo aprobado por el obispo. Toda discrepancia importante se haya investigado y resuelto. Todo pedido para el obispo o los integrantes de su familia inmediata (vase Definiciones) fue aprobado previamente por escrito por el presidente de estaca. Utilice la lista que obtuvo del obispo en la Seccin de anlisis para localizar los pedidos para el obispo o cualquiera de los integrantes de su familia inmediata. Marque No si corresponde cualquiera de las siguientes afirmaciones: No todos los pedidos fueron debidamente aprobados por el obispo. No se han investigado ni resuelto las discrepancias significativas. El presidente de estaca no aprob previamente por escrito algn pedido hecho para el obispo o su familia inmediata.

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Seccin de comprobacin: Revisar los depsitos El auditor llena esta seccin analizando los documentos pertinentes. S No NA 12. En el caso de los donativos semanales, concuerdan los datos de las papeletas de los miembros, los del Informe de lote de diezmos y ofrendas, los del justificante de depsito bancario y los del Estado financiero de la unidad? El secretario financiero de barrio debe proporcionar todos los comprobantes de depsitos y los estados financieros de unidad del periodo de la auditora. Seleccione un depsito de la seccin Resumen de ingresos del Estado financiero de unidad, o del Informe de resumen del lote de diezmos y ofrendas, para cada uno de los seis meses que se auditan; despus llene la siguiente hoja de trabajo. En el caso de las auditoras en papel, si escribe No en cualquier casilla de la hoja de trabajo, marque No en el punto 12 de la lista de verificacin. Importe del depsito seleccionado tal como aparece en el Informe de resumen de lote de diezmos y ofrendas

Fecha del depsito seleccionado, tal como aparece en el Informe de resumen de lote de diezmos y ofrendas (da, mes, ao) 1 2 3 4 5 6

Los nombres, las categoras y los importes de las papeletas de donativos de esa fecha coinciden con los nombres, las categoras y los importes del Informe de lote de diezmos y ofrendas? (S o No)

El total de la copia de la papeleta de depsito coincide con el total del estado financiero mensual de la unidad y con el total del Informe de lote de diezmos y ofrendas? (S o No)

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Nmero de la unidad__________________ Parte 2: Lista de verificacin de la auditora

Seccin de comprobacin: Revisar los fondos operativos en efectivo Esta seccin slo se aplica si el barrio reserva un fondo operativo en efectivo (vase Definiciones). Si el barrio no tiene un fondo operativo en efectivo, se debe marcar NA en los puntos 1315. Para tener un fondo operativo en efectivo se debe contar con la aprobacin de la oficina administrativa asignada. El auditor de estaca debe (1) pedir al secretario financiero de barrio que le facilite la documentacin relacionada con el fondo operativo en efectivo y (2) contestar los puntos 1315 despus de revisar dichos documentos. S No NA 13. En el balance mensual de los fondos operativos en efectivo lo hacen dos personas autorizadas? Cada mes, dos miembros del obispado o el secretario financiero de barrio y un miembro del obispado deben contar los fondos operativos en efectivo y comparar el balance con el Estado financiero de unidad correspondiente. Luego deben firmar los documentos de los fondos operativos en efectivo para indicar que se han contado los fondos y que todo el efectivo est justificado. Si los documentos de los fondos operativos en efectivo no estn firmados para indicar que se han contado y que todo el efectivo est justificado, marque No. 14. Hasta la fecha, los fondos operativos en efectivo concuerdan con el Estado financiero de unidad ms reciente? Compruebe que la cantidad en efectivo que se tiene, ms todo recibo de gastos en efectivo sin registrar, sean iguales a los fondos operativos en efectivo indicados en el Informe financiero de unidad ms reciente. Marque No si: Las cantidades no concuerdan. Faltan o sobran fondos. 15. Los fondos operativos en efectivo se mantienen aparte de los fondos personales? Marque No si los fondos operativos en efectivo de la Iglesia: Se han mezclado alguna vez con fondos personales. Se han tomado prestados o utilizado alguna vez para fines personales.

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Seccin de comprobacin: Revisar los pagos El auditor completa esta seccin analizando los documentos pertinentes. Instrucciones para los puntos 1619: 1. Seleccione como mnimo 18 transacciones de pago procedentes del Informe de detalle de gastos de MLS, correspondientes al periodo de la auditora. Seleccione pagos de cada uno de los seis meses que se estn auditando, entre ellos los adelantos de pagos, ayuda de ofrendas de ayuno, cargos automticos (vase Definiciones), algunos pagos grandes o poco comunes, as como otros gastos. Puede seleccionar otros pagos segn sea necesario para determinar si estn debidamente respaldados y aprobados. Si los pagos de ayuda de las ofrendas de ayuno son excesivos en importe o en nmero, puede seleccionar ms pagos de ofrendas de ayuno, prestando una atencin especial a pagos cuantiosos o inusuales. 2. Utilice la lista que obtuvo del obispo en la Seccin de anlisis para seleccionar todos los pagos de ofrendas de ayuno al obispo o a los integrantes de su familia inmediata. 3. Pida al secretario financiero de barrio que le ayude a buscar todos los documentos de respaldo de cada uno de los pagos seleccionados, como formularios de solicitud de pago, talones o matrices de cheques, formularios de aprobacin de pagos, facturas y recibos originales. 4. Complete la siguiente hoja de trabajo con informacin de cada pago seleccionado. (Utilice ejemplares adicionales de la hoja de trabajo si es preciso.) Al repasar los documentos, escriba S, No, o NA en las columnas de la hoja de trabajo correspondientes a los puntos 1619 de la lista de verificacin. Encontrar ms informacin sobre cada uno de los puntos de la lista de verificacin en la pgina siguiente a la hoja de trabajo. 5. Si alguna de las casillas de una columna de un punto de la hoja de trabajo estuviera marcada con un No, marque No en la lista de verificacin siguiente a la hoja. Punto 19: Fue autorizada previamente por escrito por el presidente de estaca la ayuda de las ofrendas de ayuno para el obispo o para integrantes de su familia?

La finalidad del pago (en los pagos procedentes de fondos de ofrendas de ayuno, Fecha Nmero de incluya el nombre de la (da, mes, cheque o Persona o entidad a la persona que recibi la ao) comprobante que se dirigi el pago ayuda) 1 2 3 4 5 6 Contina en la pgina siguiente

Monto pagado

Punto 17: El pago va acompaado de documentos de Punto 18: respaldo Se volvieron a Punto 16: adecuados que depositar los El obispo aprob concuerdan con los fondos que no se el pago? detalles de MLS? gastaron?

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Continuacin de la pgina anterior Punto 19: Fue autorizada previamente por escrito por el presidente de estaca la ayuda de las ofrendas de ayuno para el obispo o para integrantes de su familia?

La finalidad del pago (en los pagos procedentes de fondos de ofrendas de ayuno, Fecha Nmero de incluya el nombre de la (da, mes, cheque o Persona o entidad a la persona que recibi la ao) comprobante que se dirigi el pago ayuda) 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Monto pagado

Punto 17: El pago va acompaado de documentos de Punto 18: respaldo Se volvieron a Punto 16: adecuados que depositar los El obispo aprob concuerdan con los fondos que no se el pago? detalles de MLS? gastaron?

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S No NA 16. Aprob el obispo todos los pagos? Mire los registros de pagos. Asegrese de que el obispo haya aprobado los pagos firmando al menos en uno de los siguientes documentos: factura original, cuenta original, recibo original o formulario de solicitud de pago. La firma del obispo en el Informe de pagos de MLS es prueba aceptable de su aprobacin. El obispo puede aprobar los cargos automticos firmando una copia impresa del IROP. La firma del obispo en el Estado financiero de unidad, junto con su confirmacin verbal al auditor de que autoriz el cargo automtico, tambin es prueba aceptable de su aprobacin. Marque No si alguno de los pagos comprobados no cont con la aprobacin del obispo. 17. Cuenta cada pago con documentos de respaldo adecuados, y concuerdan los documentos de respaldo con los datos registrados en MLS? Cada pago y cada pago por adelantado debe contar con recibos o facturas originales. La debida aprobacin de los cargos automticos, segn se describe en las instrucciones para el punto 16, se considera una documentacin adecuada. El formulario de solicitud de pago por s solo no constituye una documentacin apropiada. Si un recibo o una factura original se hubiera perdido, la documentacin que los reemplace debe incluir una explicacin escrita que indique el propsito del pago, una descripcin de lo que se compr o pag, la fecha del pago, el nombre de la persona a quien se ayud (si es un pago con fondos de ofrendas de ayuno), y la aprobacin correspondiente. Este tipo de documentacin debe ser una rara excepcin a la regla. Marque No en este punto si varias transacciones se han documentado de esta forma. Cuando sea posible, los pagos con fondos procedentes de las ofrendas de ayuno deben efectuarse directamente a quien proporciona los artculos y los servicios en vez de a los beneficiarios de la ayuda o a otras personas. Los beneficiarios de ofrendas de ayuno deben entregar recibos para demostrar cmo gastaron los fondos que se les hayan entregado directamente. Los detalles que figuran en la factura, el recibo y el taln o matriz de cheques o formulario de solicitud de pago, como la fecha, el importe, el propsito y la persona o entidad que recibe el pago, deben concordar con el Informe de detalle de gastos. Si alguno de los pagos comprobados no cuenta con documentacin adecuada, o si la documentacin no concuerda con el Informe de detalle de gastos, marque No. 18. La documentacin de los pagos por adelantado indica que el dinero que no se gast se ha depositado otra vez en la cuenta bancaria del barrio? Si el importe total del pago por adelantado es mayor que la suma de los recibos o facturas adjuntos, el dinero excedente debi haberse devuelto y depositado nuevamente en la cuenta bancaria del barrio. Si no se devolvi el dinero que no se gast ni se volvi a depositar, marque No. 19. Fue autorizado previamente por escrito por el presidente de estaca cada pago procedente de ofrendas de ayuno para el obispo o los integrantes de su familia inmediata? Revise los documentos de respaldo de los pagos con fondos procedentes de las ofrendas de ayuno para el obispo y los integrantes de su familia inmediata. Si alguna de estas personas recibi ayuda de las ofrendas de ayuno sin la aprobacin previa por escrito del presidente de estaca, marque No en este punto. Seccin de comprobacin: Revisar los estados financieros de la unidad El auditor llena esta seccin repasando los estados financieros del barrio correspondientes al periodo de la auditora. S No NA 20. Repasaron y firmaron con prontitud el obispo y el secretario financiero de barrio el Estado financiero de unidad de cada mes? 21. Se han cumplido todas las acciones correctivas con ms de seis meses de antigedad? Vase Acciones correctivas en Definiciones. Revise las acciones correctivas que aparecen en el Estado financiero de unidad. Si existe alguna accin correctiva pendiente con ms de seis meses de antigedad, marque No y antela en la explicacin de esa excepcin de auditora (en el caso de las auditoras en papel, indquela en la Parte 3: Plan de accin correctiva).

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Seccin de comprobacin: Anlisis y conciliacin de la categora Otros Llene la siguiente hoja de trabajo. Utilice MLS y el Estado financiero de unidad para recabar la informacin necesaria.(Consulte las definiciones de la categora Otros y de las subcategoras de Otros en Definiciones.) Anlisis de fondos de la categora Otros (del Informe de MLS de Conciliacin de la categora Otros del Estado financiero resumen de ingresos y gastos por subcategoras) de unidad con el total de la categora Otros de MLS (a partir del 30 de junio o al 31 de diciembre) (a partir del 30 de junio o al 31 de diciembre) Subcategoras de Otros Indique cada subcategora y su cantidad abajo (para las Monto auditoras en papel, en vez de esto puede 2. Saldo final de la categora Otros de la adjuntar el Resumen de ingresos y gastos por seccin Resumen del Estado financiero de subcategora). unidad. Si el saldo es cero, escriba cero.

3. Total final de las subcategoras de Otros (la lnea 1 de la izquierda).

4. Diferencia (lnea 2 menos lnea 3).

1. Total final de las subcategoras Otros. S No NA 22. Tienen subcategoras los fondos en la categora Otros de MLS? Si no est indicado el propsito de cualquier importe del Informe de MLS de resumen de ingresos y gastos por subcategoras, aparte de los ingresos por intereses, marque No. 23. Equivale el total de las subcategoras de Otros de MLS (lnea 1 de la hoja de trabajo de la categora Otros) al saldo final de la categora Otros del Estado financiero de unidad (lnea 2 de la hoja de trabajo)? Si la lnea 4 de la hoja de trabajo no es igual a cero, marque No. 24. Los fondos de transferencia de la categora Otros se emplean con el fin para el cual se recaudaron dentro de un perodo razonable?

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Parte 3: Plan de accin correctiva

Nombre del barrio o rama

Nmero de la unidad

Si el espacio a continuacin es insuficiente, adjunte copias adicionales de esta hoja de trabajo. Complete esta hoja de trabajo por cada excepcin de auditora (los puntos de la lista de verificacin marcados con unNo) en la Parte 2: Lista de verificacin de la auditora. El presidente de estaca, el comit de auditoras y el secretario financiero de estaca se renen para revisar las acciones correctivas propuestas por el obispo y hacer los ajustes pertinentes. El director del comit de auditoras completa las ltimas dos columnas de esta hoja de trabajo. Se deben corregir todas las excepciones de auditora en un plazo de 30 das. A completar por el director del comit de auditoras Nombre de la persona asignada a verificar que se ha llevado a cabo la accin correctiva

A completar por el auditor Punto de la lista de verificacin marcado con un No

A completar por el obispo

Explicacin de la excepcin de auditora

Lo que se har para corregir la excepcin de auditora (accin correctiva)

Quin va a hacerlo

Fecha en que se corregir esta excepcin

Fecha de terminacin de esta indagacin

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Parte 4: Firmas del informe de auditora

Nombre del barrio o rama

Nmero de la unidad

Nombre de la estaca, el distrito o la misin

Nmero de la unidad

Semestral Anual Ao: _______________ Todas las firmas son obligatorias, aun cuando no haya excepciones de auditora. Una vez que se haya terminado, srvase enviar las partes 2, 3 y 4 al auditor auxiliar del rea. Auditor He llenado la Parte 2: Lista de verificacin de auditora. He anotado todas las excepciones de auditora en las dos primeras columnas de la Parte 3: Plan de accin correctiva. He revisado las excepciones de auditora con el obispo y el secretario financiero de barrio. Les he ayudado a esbozar el plan de accin correctiva pertinente. Nombre (letra de molde)

Firma

Fecha

Nmero telefnico durante el da (con cdigo de rea) Obispo o presidente de rama

Direccin de correo electrnico

Entiendo toda posible excepcin de auditora. He llenado la Parte 3: Plan de accin correctiva y me asegurar de que toda excepcin de auditora se corrija en un plazo de 30 das. Nombre (letra de molde)

Firma

Fecha

Nmero telefnico durante el da (con cdigo de rea) director del comit de auditoras

Direccin de correo electrnico

He revisado el plan de accin correctiva de la unidad. He escrito en la Parte 3: Plan de accin correctiva el nombre de la persona asignada para verificar el cumplimiento de cada accin correctiva. Har un seguimiento para asegurarme de que estas asignaciones se lleven a cabo puntualmente y comunicar los resultados al ayudante del auditor de rea. Nombre (letra de molde)

Firma

Fecha

Nmero telefnico durante el da (con cdigo de rea) Presidente de estaca, de distrito o de misin

Direccin de correo electrnico

He revisado el plan de accin correctiva de la unidad y entiendo toda posible excepcin de auditora. Me asegurar de que las acciones correctivas se lleven a efecto y se informe de ello al ayudante del auditor de rea. Nombre (letra de molde)

Firma

Fecha

Nmero telefnico durante el da (con cdigo de rea)

Direccin de correo electrnico

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