Manual Nomina

SU EMPRESA S.A.
Manual de Usuario del Sistema de Nmina
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SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina
INDICE GENERAL
1 2 3 INTRODUCCION. ............................................................................................................................................ 7 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA. ................................................................................................. 8 VERSIONES DEL SISTEMA. ........................................................................................................................... 9 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.6.1 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 6.14 Versin 1.0 ................................................................................................................................................ 9 Versin 1.5 ................................................................................................................................................ 9 Versin 2.0 .............................................................................................................................................. 10 Hardware.................................................................................................................................................. 10 Software ................................................................................................................................................... 10 Tipos de Usuarios. ................................................................................................................................. 11 Operador Principal de RRHH ......................................................................................................... 11 Operador Auxiliar................................................................................................................................. 11 Operador de Consulta ...................................................................................................................... 11 Instalacin ............................................................................................................................................... 12 Puesta en Marcha................................................................................................................................... 12 Descripcin de la Ventana de Inicio de Sistema ............................................................................... 14 Descripcin de la barra de informacin ............................................................................................. 14 Barra de accesos directos de Men Principal .................................................................................... 15 Estructura de los Formularios ............................................................................................................. 16 Iconos de la barra de Herramientas .................................................................................................. 17 MEN PRINCIPAL (Generalidades) ................................................................................................. 18 Movimientos (Generalidades) ............................................................................................................. 18 Maestro de Empleados (Generalidades) ............................................................................................ 18 Generacin (Generalidades)................................................................................................................ 19 Consultas (Generalidades) ................................................................................................................... 19 Reportes (Generalidades) ..................................................................................................................... 19 Catlogos (Generalidades) ................................................................................................................... 20 Parmetros (Generalidades)................................................................................................................. 20
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REQUISITOS TECNICOS MINIMOS PARA EL SISTEMA. ..................................................................... 10
ROLES EN EL SISTEMA. ............................................................................................................................... 11
INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA ................................................................................................ 12
6.15 7 8
Ayuda (Generalidades)............................................................................................................................ 20
FILOSOFIA GENERAL .................................................................................................................................. 21 Parmetros de la nmina ............................................................................................................................... 22 8.1 Pestaa Generales ............................................................................................................................. 23 Nombre de la Empresa ....................................................................................................................... 23 Nombre formal de RRHH .................................................................................................................... 23 Factor Da Laboral ............................................................................................................................. 23 Factor Mes .......................................................................................................................................... 24 Factor Vacaciones y Aguinaldo ....................................................................................................... 24 INSS Laboral ...................................................................................................................................... 24 INSS Patronal ..................................................................................................................................... 24 Techo Salarial del INSS .................................................................................................................... 24 Inatec ................................................................................................................................................... 25 Perodo Procesndose .................................................................................................................. 25 Salario Mnimo .............................................................................................................................. 25 Retencin IR para Servicios Profesionales ................................................................................ 25 Ruta para cargar o crear archivos de trabajo ................................................................................... 26 IP Servidor de correos......................................................................................................................... 26 Dominio................................................................................................................................................ 26 Pestaa DEPRECIACIN, SOLVENTA & MOTOS ........................................................................ 27 DEPRECIACIN............................................................................................................................... 27 SOLVENTA y MOTOS ..................................................................................................................... 28 Pestaa Firmas .................................................................................................................................. 29 Impresin de los parmetros del sistema........................................................................................... 29 Reporte de Parmetros. ........................................................................................................................ 31 Contenido y operatividad de los Catlogos. ..................................................................................... 33 AUTENTICACION ........................................................................................................................... 33 reas de la Empresa. ........................................................................................................................ 36 Cargos de los Empleados. ................................................................................................................ 36 Planillas de la Nmina...................................................................................................................... 36 Tipos de Afectaciones. ...................................................................................................................... 36 Movimientos de Vacaciones. ........................................................................................................... 39 Bancos a Depositar. ........................................................................................................................... 39 Catlogo de IR. .................................................................................................................................. 39 Grupos. ............................................................................................................................................... 40 Datos Generales. .................................................................................................................................... 41 Objetivo: ......................................................................................................................................... 41
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8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7 8.1.8 8.1.9 8.1.10 8.1.11 8.1.12 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 8.3.1 8.3.2 8.4 8.5 8.6 9 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 9.1.5 9.1.6 9.1.7 9.1.8 9.1.9 10.1
Pestaa Informticos ........................................................................................................................ 26
Catlogos (DETALLES) ...................................................................................................................................... 32
10 Maestro de Empleados. .................................................................................................................................. 40 10.1.1
10.1.2 10.1.3 10.1.4 10.1.5 10.1.6 10.2 10.3 10.4
Precondiciones: ............................................................................................................................. 41 Formulario de Entrada de Datos Generales: ............................................................................. 42 rea de Edicin (Pestaa Datos Generales). .............................................................................. 43 Pestaa Empresa: .......................................................................................................................... 44 Pestaa Otros Datos: ................................................................................................................... 45
Eliminacin de un Empleado............................................................................................................... 46 Reactivando un Empleado. .................................................................................................................. 46 Reporte del Maestro de Empleado. ..................................................................................................... 47 Ficha personal impresa del Maestro de Empleado...................................................................... 48 Listado del Maestro de Empleado en formato Excel.................................................................... 49 Objetivo: ......................................................................................................................................... 50 Precondiciones: ............................................................................................................................. 50 Formulario de entrada de Fotografas ....................................................................................... 50 Reporte de Fotografas ................................................................................................................. 52 Objetivo: ......................................................................................................................................... 53 Precondiciones: ............................................................................................................................. 54 Formulario de Aplicacin del Salario Mnimo. ........................................................................ 54
10.4.1 10.4.2 10.5 10.5.1 10.5.2 10.5.3 10.5.4 11.1.1 11.1.2 11.1.3 12.1
Fotografa. ............................................................................................................................................... 50
11 Fijar Salarios Mnimos. ................................................................................................................................... 53
12 MOVIMIENTOS .............................................................................................................................................. 55 Afectaciones (Montos): ......................................................................................................................... 56 Objetivo: ......................................................................................................................................... 56 Precondiciones: ............................................................................................................................. 56 Reporte de Afectaciones. ............................................................................................................. 58 Objetivo: ......................................................................................................................................... 59 Precondiciones: ............................................................................................................................. 59 SUBSIDIOS ...................................................................................................................................... 60 Objetivo: ......................................................................................................................................... 62 Precondiciones: ............................................................................................................................. 62 Formulario de Movimientos de Vacaciones.................................................................................. 62 Reporte de Movimientos de Vacaciones....................................................................................... 64 Objetivo: ......................................................................................................................................... 64 Precondiciones: ............................................................................................................................. 64
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12.1.1 12.1.2 12.2 12.3 12.2.2 12.3.1 12.3.2 12.4 12.5 12.4.1 12.5.1 12.5.2 12.5.3 12.5.4 12.6 12.6.1 12.6.2
Formulario de Movimiento de Afectaciones: .................................................................................... 56 Control de Asistencias (Valores): ........................................................................................................ 59
Formulario de Control de Asistencia.................................................................................................. 59 Vacaciones. ............................................................................................................................................. 62
Deudas / Prstamos: ............................................................................................................................. 64
12.6.3 12.6.4 12.6.5 12.7 12.7.1 12.7.2 12.7.3 12.7.4 12.8 12.8.1 12.8.2 12.8.3 12.9 12.9.1 12.9.2 12.9.3 13.1
Formulario de Deudas/Prstamos: ............................................................................................... 65 Monto de la Deuda. ........................................................................................................................ 65 Reporte de Deudas/Prstamos. .................................................................................................. 67 Objetivo: ......................................................................................................................................... 68 Precondiciones: ............................................................................................................................. 68 Formulario de Embargo Alimenticio. ............................................................................................. 68 Reporte de Embargo Alimenticio. .............................................................................................. 69 Objetivo: ......................................................................................................................................... 69 Precondiciones: ............................................................................................................................. 69 Formulario de Deudas a Futuro..................................................................................................... 70 Objetivo: ......................................................................................................................................... 72 Precondiciones: ............................................................................................................................. 72 Formulario de Deudas en DOLARES.............................................................................................. 72
Embargos Alimenticios......................................................................................................................... 68
Deudas a Futuro. ................................................................................................................................... 69
Deudas EN DOLARES. ......................................................................................................................... 72
13 Generacin (Procesos de Generacin).......................................................................................................... 73 Planilla Ordinaria. ................................................................................................................................. 73 Objetivo: ......................................................................................................................................... 73 Precondiciones: ............................................................................................................................. 73 Ensayo de Planilla........................................................................................................................... 74 Planilla Definitiva. ........................................................................................................................... 76 13.1.1 13.1.2 13.2 13.2.1 13.2.2 13.3 13.4 13.5
Formulario de Generacin de Planilla Ordinaria. .................................................................................. 74
Reportes de cierre de Planillas............................................................................................................... 78 Transferencia de pago al (los) banco (s)................................................................................................ 79 Impresin de Colillas de Pago. ............................................................................................................... 80 Colillas Normales ............................................................................................................................ 81 Colillas Especficas ......................................................................................................................... 81 Partes de una Colilla....................................................................................................................... 83 Colillas Masivas Impresas.............................................................................................................. 83 Colillas Masivas x E-mail ................................................................................................................ 84
13.5.1 13.5.2 13.5.3 13.5.4 13.5.5 14.1
14 Reportes ............................................................................................................................................................ 86 Vacaciones............................................................................................................................................... 86 Estado de Cuenta x Empleado....................................................................................................... 86 Estado de Cuenta x rea ................................................................................................................ 88 14.1.1 14.1.2 14.2 14.3
Ayudas de Memoria................................................................................................................................. 89 Hojas de Clculo...................................................................................................................................... 90
15 GENERACION Declaracin INSS ...................................................................................................................... 91

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16 GENERACION Declaracin IR ........................................................................................................................... 92 17 Planilla de Aguinaldo ........................................................................................................................................ 93 18 Ingresos Anuales............................................................................................................................................... 96 19 Consultas........................................................................................................................................................... 98 19.1 19.2 Maestro de empleados ........................................................................................................................... 98 Empleados con e-mail...........................................................................................................................100
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1 INTRODUCCION.
Se ha desarrollado un nuevo y moderno sistema de gestin de nmina que permita a las Empresas optimizar sus recursos y tiempo en la elaboracin gil, oportuna y flexible de las nminas quincenales y todo un sin nmero de informes administrativos y gerenciales de gran utilidad. Considerando que la tecnologa que soporta este nuevo sistema involucra cambios sumamente sustanciales en los procedimientos de trabajo e involucra a ms actores en la lnea de grabacin de datos, se ha preparado este Manual como gua para la operacin del mismo. El presente sistema est concebido bajo la arquitectura CLIENTE-SERVIDOR para su funcionamiento, lo cual supone una computadora como servidor de archivos y una o ms computadoras conectadas en red como terminales de trabajo. Al final de la lectura y compresin del presente manual se podr tener conciencia de que ahora es cuando toda la informacin histrica que vaya generando el sistema estar disponible de forma sencilla y manipulable tanto a travs de reportes tradiciones (por pantalla o impresos) como de Hojas de clculo.
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2 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA.

El Sistema de Nminas Quincenales desarrollado por Zeus Systems permite grabar los datos personales y laborales de todos sus empleados as como todos los movimientos (ingresos extraordinarios, deudas inmediatas, deudas futuras, deducciones de ley, deducciones corrientes y control de vacaciones) involucrados en el quehacer de una nmina. Posee adems una parametrizacin explcita de valores que intervienen directamente en los clculos de ingresos y deducciones, dinamizando con esto la aplicacin de cambios en la legislacin laboral sin necesidad de que se someta el Sistema a modificaciones en su cdigo. Naturalmente se ha concebido la operacin de este sistema en una forma DISTRIBUIDA y Multiusuario, es decir, varias personas designadas pueden ir agregando valores en la lnea de los movimientos a procesar, en distintos momentos o concurrentemente para agilizar la grabacin y cierre de cada planilla quincenal SIN NECESIDAD DE DEPENDER O RECARGAR A UNA SOLA PERSONA en esta delicada labor. Para este fin dispone de un catlogo de operadores del sistema en el que se definen los operadores y las opciones del sistema a que tendrn derecho a ejecutar. Posee una interfase de usuario sumamente comprensible para que las tareas de mantenimiento de catlogos, emisin de informes, conversin de informacin y generacin de planillas sean giles e independientes del conocimiento exclusivo de una sola persona. Los reportes no solamente se emiten en formato para impresora sino tambin en formato de hojas de clculo Excel para mayor comodidad de contadores y personal administrativo. Las fechas de cierre de planilla las decide la empresa, lo nico que deben saber es que el Sistema siempre se comporta en base a unidades de movimientos correspondientes a la 1ra o 2da quincena. Si la empresa decide pagar los 5 y los 20 de cada mes, las unidades de quincena en el sistema se entienden as: Fecha de Cierre / Pago 5 20 Quincena del Sistema 1 2
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3 VERSIONES DEL SISTEMA.

3.1 Versin 1.0
1. Manejo de dos tipos de planilla: Empleados 8. Constancias Salariales automatizadas. Permanentes y Temporales. 9. Planillas Acumuladas Quincenales, 2. Generacin de Ensayos de Cierre para Mensuales y Anuales perpetuas. administrar las deducciones hechas a empleados con Salario Neto negativo. 10. Generacin dinmica de Vacaciones y Aguinaldo a la fecha, para efectos de 3. Manejo autnomo de REVESION de Cierre liquidacin. de Planilla. 11. Reportes mensuales de Indemnizaciones 4. Generacin de archivo para Depsito de acumuladas segn el Ministerio del pagos en diversas cuentas de banco. Trabajo. 5. Colillas de Pago Impresas o en documento 12. Reportes de vacaciones simples o PDF para envo de correo electrnico. contabilizadas para el aprovisionamiento mensual o anual. 6. Reportes y Generacin de archivos para la declaracin en lnea de las deducciones de 13. Manejo de fotografa de los empleados. Ley IR e INSS. 14. Manejo eficiente de de catlogos y 7. Manejo de Deducciones automticas por parmetros relevantes en los clculos. Deudas o Prstamos a empleados.
3.2
Versin 1.5
por Servicios 3. Manejo de Deudas cuya aplicacin est programada a futuro.
1. Manejo de empleados Profesionales.
2. Control de Salario Mnimo para ser fijado 4. Nueva clasificacin de empleados en masivamente a empleados catalogados en GRUPOS para todos los Reportes, Planillas esa categora. de pago y Colillas.
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3.3
Versin 2.0
1. Automatizacin de prstamos SOLVENTA y 4. Contabilizacin de vacaciones en base al MOTOS. Salario Bsico ms el promedio de Comisiones de los ltimos seis meses. 2. Automatizacin del pago de DEPRECIACION. 5. Clculo de Aguinaldo en base al Salario Bsico ms la comisin ms alta de los 3. Manejo de SUBSIDIOS Normales y ltimos seis meses. maternales. 6. Reporte de ingresos al INSS con facilidad de concatenacin de columnas en la hoja de clculo que genera.
4 REQUISITOS TECNICOS MINIMOS PARA EL SISTEMA.

4.1 Hardware.
Computadora Personal con procesador Pentium 3 mayor como estacin de trabajo Computadora personal con arquitectura semejante o viable para trabajar como servidor de archivos. 4 Gb de RAM como mnimo. 10 Gb de espacio libre en disco duro. Estacin de trabajo con resolucin de pantalla 1024 x 768. Mouse, Teclado, Tarjeta de red de 100 Mbps. Conexin directa o remota a Impresora Lser.
4.2
Software
Sistema Operativo Microsoft Windows XP/W7. Microsoft SQL-Server 2005 instalado en un servidor de archivos. Creacin de ODBC local (en la PC) llamado LocalNomina que apunte a la base de datos Nomina en el servidor de archivos. Microsoft Office 2003 superior. Acrobat Reader para crear o leer archivos PDF.
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5 ROLES EN EL SISTEMA.
5.1 Tipos de Usuarios.
Actualmente se han identificado 4 tipos de usuario segn el protagonismo que tienen a la hora de ingresar o generar informacin que alimenta toda la lnea de los movimientos. Aunque tambin desde el comienzo del proyecto se sugiri que para cada tipo de responsabilidad dentro del sistema se nombraran un usuario Propietario y un usuario Suplente. 5.1.1
Operador Principal de RRHH
El Usuario Operador principal de RRHH es el que fija los Parmetros del Sistema, ingresa a Nuevos Empleados, graba Deducciones varias, Deudas, Prstamos, da mantenimiento a ciertos catlogos y Genera los Cierres de planilla.
5.1.2
Operador Auxiliar
Este Usuario es el que graba todo lo concerniente a la Asistencia de cada empleado (llegadas tarde, horas extras, salidas antes de tiempo) as como sus movimientos de Vacaciones.
5.1.3
Operador de Consulta
Este usuario tiene derecho a ver todos los informes y planillas histricas as como puede estar encargado de emitir las Constancias Salariales.
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6 INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA

6.1 Instalacin
Tanto la instalacin del sistema como su mantenimiento (modificaciones, adiciones, registro de usuarios, etc.) estn cargo del personal del rea de Desarrollo de la Gerencia de Tecnologa de Informacin, para lo cual el rea propietaria del sistema deber presentar sus solicitudes ya sea por escrito o va correo electrnico, segn sea la urgencia del caso. La instalacin se hace a travs de un paquete de instalacin y el usuario debe saber que lo que est ejecutando es un acceso directo hacia la aplicacin, la cual est fsicamente localizada en el servidor de archivos y no en su PC. Si hubiere un modificacin por correccin o mejora en el sistema, ser notificado para ejecutar una actualizacin del mismo. El icono identificador del sistema en el escritorio es:
6.2
Puesta en Marcha
El sistema de Nomina se ejecuta dando doble clic sobre su icono en el escritorio. Para racionar los recursos de su PC, el sistema de Nmina ha sido diseado para que slo pueda estar en memoria una vez, es decir que si el usuario no recuerda que ya est ejecutndolo, aunque quiera volver a ejecutarlo el sistema operativo no lo har porque ya est cargado en memoria.
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Al ejecutar la aplicacin, esta se muestra de la siguiente forma:
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6.3
Descripcin de la Ventana de Inicio de Sistema
Existen 3 razones por las que un usuario no se conectar: Nombre de Usuario incorrecto Contrasea incorrecta El servidor est cado
6.4
Descripcin de la barra de informacin

Una vez ingresadas las credenciales el sistema dispone todas las opciones de men a las que el usuario tiene derecho. Note cmo ahora se despliega una barra de mensajes en la parte inferior de la pantalla de trabajo.
Usuario: Es el usuario que est conectado. Internamente el sistema maneja un cdigo (el nmero del empleado) que se graba en cada transaccin (alta, baja o cambio) que se hace sobre los datos. Servidor: Es el servidor al que se conect el usuario actual. Fecha: La fecha actual del sistema. Hora: La hora actual del sistema con la ventaja de que es una hora dinmica, se est actualizando segundo a segundo. Planilla en Proceso: Mes y Quincena que se est procesando. Conforme se cierran las planillas, el sistema automticamente fija estos valores.
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6.5
Barra de accesos directos de Men Principal

a las
Situada bajo las opciones del Men principal son accesos mediante los cuales se acceden
operaciones ms comunes de Afectaciones, Deudas, Datos Generales del empleado, Generacin/Ensayo Planilla, Reportes de Cierre, Colillas Masivas Impresas, Colillas por Email, Colillas Individuales, Hojas de Clculo y Salir del Formulario.
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6.6
Estructura de los Formularios
Todo formulario est compuesto de cuatro reas o componentes principales: Barra de Herramientas (Botones o Iconos): Permite realizar una o varias tareas especficas. Para ejecutarlas basta con hacer clic en el botn especfico. Pasando el puntero del ratn sobre cada cono muestra una descripcin rpida de la utilidad que tiene. rea de Navegacin y Bsqueda de datos: Permite buscar de forma secuencial o directa (tecleando cada letra de un nombre) un tem especfico dentro de un catlogo o lista de datos. rea de Edicin de datos: Permite ingresar o modifica los datos especficos que se grabaran en la base de datos, o bien desplegar datos resultantes, segn sea el caso. Selector de registros Inactivos del Catlogo: Al marcar/desmarcar este elemento el catlogo se refresca y se muestran slo los registros Activos o Desactivos del catlogo.
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6.6.1
Iconos de la barra de Herramientas
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6.7
MEN PRINCIPAL (Generalidades)
El men principal del sistema de nmina fue diseado tomando en cuenta la frecuencia de uso de los procedimientos involucrados; de tal manera que las opciones ubicadas ms a la izquierda del mismo son las que se sabe se usan con ms frecuencia.
A continuacin una descripcin general de cada opcin en este nivel:
6.8
Movimientos (Generalidades)
Contiene los procedimientos principales que tratan con los MOVIMIENTOS que afectan los Ingresos de los empleados para cada quincena. Acceso: Operador Principal y auxiliar de la nmina.
6.9
Maestro de Empleados (Generalidades)

Contiene los procedimientos que tratan con de los empleados. Acceso: Operador Principal de la nomina. el registro de todos los datos personales y laborales
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6.10
Generacin (Generalidades)
Contiene los procedimientos que se ejecutan cuando se ha finalizado la grabacin de movimientos de la quincena o para generacin de informes externos mensuales. Acceso: Operador Principal de la nomina.
6.11
Consultas (Generalidades)
Acceso: Operador Principal, Auxiliar y de Consulta de la nomina.
6.12
Reportes (Generalidades)
Contiene los diversos reportes de cierres de planillas, imprimir las colillas de pago y generar mucha de la informacin de los reportes a formato Excel de forma verstil para la manipulacin de cifras y datos anexos con miras a disear informes propios de cada rea. Acceso: Operador Principal, Auxiliar y de Consulta de la nomina.
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6.13
Catlogos (Generalidades)
Altas y Cambios a los catlogos que rigen la codificacin de la informacin de todos los datos. Acceso: Operador Principal.
6.14
Parmetros (Generalidades)
Es el formulario de entrada de datos de inicio del sistema debido a que aqu se indican datos crticos que determinan el comportamiento del sistema en todos los procedimientos.
6.15
Ayuda (Generalidades)
Activa el formulario de Ayuda (este mismo documento) y la informacin tcnica del Sistema de Nmina.
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7 FILOSOFIA GENERAL
El sistema de Nmina se rige por el siguiente flujo lgico de procedimientos:
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Como puede apreciarse en el flujo, el fijar los Parmetros del sistema es una de las primeras tareas que debe hacerse, luego los Catlogos, continuando con el Maestro de empleados y finalizando con los Movimientos quincenales
Comenzaremos pues la exposicin de los mdulos del sistema en ese orden.
8 Parmetros de la nmina
El formulario de Parmetros generales es un catlogo especial que debera ser el primer formulario a llenar en el sistema, dado que a travs de l se indica el comportamiento que el Sistema tendr para muchos clculos y procedimientos aritmticos.
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8.1
Pestaa Generales
Recoge los factores crticos de clculo para todos procedimientos que calculan resultados
8.1.1
Nombre de la Empresa
Nombre que aparecer en el encabezado de las impresiones de informes del Sistema.
8.1.2 8.1.3
Nombre formal de RRHH

Nombre formal con la empresa denota a la oficina de Recursos Humanos.
Factor Da Laboral
Es el factor entero que indica el nmero horas laborales. Por medio de este factor se calcula el salario por hora del empleado. Clave para calcular el pago de horas extras. Por defecto se graba 8.
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8.1.4
Factor Mes
Es el factor decimal por medio del cual se calcula el salario diario del empleado. Por defecto se graba 30.4167.
8.1.5
Factor Vacaciones y Aguinaldo

Es el factor decimal por medio del cual se calcula el nmero de das que cada trabajador gana por da laborado. Por defecto se graba 0.0833. Si el trabajador lleva laborados 30 das, el nmero de das ganados es 30*0.0833 = 2.499 los cuales se redondean siempre a 2.5 por mes (1.25 por quincena).
8.1.6
INSS Laboral
Es el factor decimal que indica el porcentaje de retencin que se aplica al ingreso bruto quincenal de los empleados.
Normalmente se deduce el 6.25% del Ingreso Bruto mensual como retencin del INSS cuando ese Ingreso es menor al Techo Salarial del INSS (actualmente en 37,518 crdobas). Este monto es llamado TECHO DEL INSS y es fijado tambin en los parmetros del sistema. Cuando un empleado excede sus Ingresos Brutos de ese TECHO su deduccin ser siempre el 6.25% de ese Techo de manera constante independiente de sus ingresos. Se entiende que normalmente en la planilla quincenal se trabaja con un techo de 37,518 2 = 18,759 el cual sera el techo para los ingresos brutos de una quincena. 8.1.7
INSS Patronal
Es el factor decimal que indica el porcentaje que la empresa paga por cada empleado que tienen retencin INSS conforme a su ingreso bruto quincenal. Actualmente est en 16.
8.1.8
Techo Salarial del INSS

Es el Monto Mximo por el cual se deducen el porcentaje de 6.25% de los Ingresos Brutos Mensuales de un empleado. Actualmente es 37,518 cordobas. Cuando el Ingreso Bruto es mayor que ese Techo, la deduccin INSS ser siempre constante: Monto_Maximo x 0.0625 = 2,344.88 mensual (1,172.44 quincenal) Cuando el Ingreso Bruto es menor a ese Techo, la deduccin es el Ingreso Bruto del empleado x 0.0625.
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8.1.9
Inatec
Es el factor entero por medio del cual se calcula el 2% de los ingresos brutos de cada empleado y que es reportado al INATEC. Por defecto se graba 2.
8.1.10
Perodo Procesndose
Muestra o fija el MES y la QUINCENA en proceso. Solamente cuando el sistema se va a iniciar por primera vez se fijan estos valores, en lo adelante NO DEBEN AJUSTARSE por cuanto el sistema mismo va fijando el Mes y la Quincena procesndose en base a los cierres quincenales.
8.1.11
Salario Mnimo
Es el valor semestral del Salario Mnimo de Ley. til para cuando se dan Altas de empleado y se marca al empleado con Salario Mnimo, el sistema automticamente pondr este monto como Salario del empleado y no permitir modificarlo. Se marcan entonces a los empleados que devengarn el Salario Mnimo en el MAESTRO DE EMPLEADOS. El Sistema entonces: a.-) Automticamente pone el monto del Salario Mnimo. b.-) Enllava el dato para que no se ponga otro monto. Cuando haya un cambio en la ley del Salario Mnimo el sistema permite actualizar masivamente el monto del salario para todos los empleados que previamente han sido marcados en esa categora. Esto se har en dos pasos: 1.- Se debe cambiar el valor en los parmetros del sistema. 2.- Se ejecuta el mdulo de FIJAR SALARIOS MINIMOS en el Men principal del Sistema.
8.1.12
Retencin IR para Servicios Profesionales

Es el porcentaje de deduccin de IR para los empleados que estn en la nmina de Servicios Profesionales. Actualmente est en 10%.
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8.2
Pestaa Informticos
8.2.1
Ruta para cargar o crear archivos de trabajo

Aqu se indica la ruta (en la PC del operador principal del sistema o en el servidor de archivos) desde donde el Sistema: a.-) Tomar los archivos de imgenes (foto de los empleados) para luego incluirlos en la tabla del Maestro de Empleados. b.-) Crear las colillas de pago en formato PDF para los empleados a los que se les enva colilla por e-mail.
8.2.2
IP Servidor de correos
Es la direccin IP REAL del servidor de correos hacia donde se envan las colillas por e-mail y correos de notificacin del sistema. Este es un valor tcnico que debe ser indicado por el administrador de la red.
8.2.3
Dominio
Es el dominio que se anexara a las direcciones de correo automticamente. Ejemplo, si se pone: resuelva.com.ni, cuando se fije el correo de un empleado en el Maestro de Empleado, el sistema pondr la letra del primer nombre del empleado seguido de su apellido finalizando con una arroba y el nombre del dominio de la empresa: ljarquin@resuelva.com.ni
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8.3
Pestaa DEPRECIACIN, SOLVENTA & MOTOS
8.3.1
DEPRECIACIN
Se identifican dos tipos de DEPRECIACIN: para motocicletas y para Bicicletas, con un monto independiente que se fija una sola vez para que el Sistema sepa cunto aplicar en cada quincena como INGRESO AUTOMTICO que no aplica para deduccin INSS o IR y que se aplica para todos aquellos empleados que pertenecen al grupo de Moto y Bicicleta respectivamente. Cuando este concepto deje de pagarse simplemente deber grabarse como CERO. Aqu mismo se graba LA QUINCENA en que se debe aplicar dicho monto (para cada cargo). Recuerde que estos ingresos se aplicar siempre a todo el que tenga dicho cargo, si acaso hubiere alguna excepcin para algn motorizado o bicicleta al que no se le va a pagar cuando le corresponda, se ha creado un movimiento de DEDUCCION llamado DEPRECIACION ANULADA (M) el cual debe ser grabado manualmente para el
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empleado en la quincena que corresponda para que el sistema descuente el monto que automticamente ya le incluy. Aunque en la Colilla de Pago aparezcan reflejados ambos movimientos. Finalmente, el movimiento DEPRECIACIN puede ser pagado a cualquier empleado adicional si se graba como un movimiento de tipo REEMBOLSO NO APLICABLE en cualquier quincena en la seccin de Movimientos->Afectaciones->Ingresos.
8.3.2
SOLVENTA y MOTOS
Este es un tipo de DEUDA EN DOLARES que es grabado en un formulario aparte, en la seccin de Movimientos que se explicar ms adelante. Aqu slo se fijan las quincenas en que se deducir automticamente la deuda que se grabe eventualmente para un empleado en esta categora. Aunque las deudas son en dlares, la deduccin en planilla se har en crdodas y por ello note que aqu es donde se debe grabar quicenalmente Tasa de Cambio con la que se cordobizarn las cuotas a deducir en la quincena que toque dicha deduccin.
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8.4
Pestaa Firmas
Los nombres que se graban aqu son las firmas que aparecen como elaboradores y autorizadores de documentos.
8.5
Impresin de los parmetros del sistema.
Al concluir la grabacin de todos los parmetros o en cualquier momento es conveniente imprimir este o cualquier catlogo. El icono (presente en todos los formularios) activar dicha impresin. La filosofa es sencilla, todo reporte siempre es visualizado en pantalla tal y como ser impreso en la impresora y para este fin, el formulario en que se presenta todo reporte tiene una barra de herramientas que es til para manipular la impresin que se est viendo.
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El formulario de pre-vista (preview del Reporte) de reportes muestra cuatro botones muy tiles para manipular el reporte que se nos presenta.
Si se enva el informe a la impresora se muestra una ventana de dilogo que le permitir configurar la impresora a donde se va enviar el informe.
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8.6
Reporte de Parmetros.
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9 Catlogos (DETALLES)
El Men de catlogos dispone el acceso al mantenimiento de 8 catlogos, sumamente necesarios para el inicio de puesta en marcha del sistema con datos reales para el Maestro de Empleado y los otros mdulos/procesos de grabacin de Movimientos de la nmina as como reportes y clculos.
En trminos generales la filosofa de mantenimiento de catlogos es que se pueden agregar o modificar tems pero no se eliminan sino que slo se desactivan. Dado que se guardan datos histricos en los movimientos y las planillas no es conveniente eliminar tems por la informacin quedara desvinculada. Otro hecho es que no se graban cdigos sino que el sistema asigna nmeros consecutivos automticos, por lo que el encargado de cada catlogo solamente ingresa la descripcin del item, a menos que sea un catlogo en el que intervienen ms de dos valores. El sistema sin embargo comprueba que no se repitan las descripciones.
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Todos los formularios en los catlogos tienen la misma interfase para agregar o modificar los datos, por lo que la hay que recordar la configuracin y operatividad de la barra de acciones que ya se ha descrito anteriormente.
9.1
9.1.1
Contenido y operatividad de los Catlogos.

AUTENTICACION Esta es una opcin que tiene un submen asociado.
Registra Usuarios, Perfiles y Opciones del Sistema. Estos catlogos especiales registran las credenciales que autorizan a Operadores para correr el Sistema en modalidades de operacin Principal, Auxiliar, de Consulta u otro tipo que el propietario del Sistema defina para diversos usuarios. *Aunque el Men de Autenticacin est dispuesto en orden de USUARIOS del Sistema hasta Menus (de arriba hacia abajo), cuando se comienza la operacin del sistema EN CERO, se debe iniciar en el orden inverso, de abajo hacia arriba (desde Menus hasta USUARIOS del Sistema).
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9.1.1.1 MENU (ELEMENTOS DEL MEN - OPCIONES DEL SISTEMA)
Aqu se agrega cada opcin de todo el Sistema presentado en el Men Principal, similar a lo que ya est definido por el desarrollador del Sistema. A medida que el sistema pueda crecer y se agreguen nuevas opciones, estas debern registrarse en este catlogo para que cuando se definan perfiles y usuarios pueda indicarse su acceso. 9.1.1.2 PERFILES DEL SISTEMA Los perfiles son Tipos de Usuarios. Los Usuarios estn asociados a Perfiles y las Opciones del Sistema estn asociadas a los Perfiles.
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9.1.1.3 PERFILES Y MENUS Aqu se asocian los perfiles ya creados a las opciones del Sistema, tambin creadas anteriormente.
9.1.1.4 USUARIOS DEL SISTEMA
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En este catlogo se definen ya los usuarios que operarn el sistema. Asociado al usuario que se registre se debe escoger el PERFIL que tendr dicho usuario para la operacin del sistema. Es estrictamente necesario que todo usuario del sistema tenga registrado UN CORREO ELECTRNICO VALIDO, sobre todo si ser el operador encargado de enviar colillas a travs de correo electrnico. Aqu tambin se definen las credenciales de USUARIO y CLAVE (Contrasea) con que entrar al Sistema. Note que al definir la contrasea, este texto no se visualiza. Se asume que es confidencial y que slo el usuario definido debe conocer. Si se le olvidara, tendr que pedir al usuario ADMINISTRADOR que le defina otra porque no es recuperable. 9.1.2 9.1.3 9.1.4 reas de la Empresa. Registra las reas en que se divide la empresa. Cargos de los Empleados. Registra los cargos posibles que un empleado puede desempear. Planillas de la Nmina
Registra los tipos de planilla a la que pertenecen eventualmente los empleados y cobra relevancia por cuanto dependiendo del Tipo de Planilla as el sistema aplica formas diferentes de deduccin del IR y de acumulacin de beneficios (vacaciones, aguinaldo). Se pueden agregar ms tipos para efecto de agrupar a empleados sin embargo el tipo de planilla LABORAL le indica al sistema que son empleados con beneficios laborales y sus ingresos y deducciones de ley estn ya definidos internamente. Por esta razn NO DEBE ELIMNARSE. Cualquier otra planilla que se agregue ser tomada como planilla por Servicios Profesionales.
9.1.5
Tipos de Afectaciones. Registra los tipos de afectaciones que existen y dependiendo del formulario de Movimientos que se escoja, el Sistema sabr cules tems mostrar.
9.1.5.1 Ingresos y Deducciones de Ley.
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*Los Ingresos y Deducciones de Ley son tipos QUE NO DEBEN SER DESACTIVADOS. Estn disponibles slo por si el nombre cambiara pero sus cdigos son relevantes para los procedimientos y clculos internos del sistema.
9.1.5.2 Ingresos posibles del Empleado.
Aqu se pueden AADIR ms tipos de INGRESOS que la empresa quiera detallar. Cualquier Ingreso que se agregue ser grabado y procesado como MONTO a AADIR al Salario Bsico del empleado; como por ejemplo COMISIONES y HONORARIOS. Los tipos de ingresos DIAS normalmente se graban como das y el sistema luego hace operaciones con el salario del empleado para obtener el monto involucrado. HORAS EXTRAS son ingresos que se grabarn en HORAS y el sistema tambin har operaciones con el salario del empleado para obtener el monto involucrado. En el formulario designado, el sistema mostrar los tipos apropiados y el usuario ser informado de lo que debe introducir.
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9.1.5.3 Deducciones posibles del Empleado.
Aqu se pueden AADIR ms tipos de DEDUCCIONES que la empresa quiera detallar. Cualquier Deduccin que se agregue ser grabada y procesada como MONTO a DEDUCIR del Ingreso Bruto quincenal del empleado. De las deducciones que ya estn definidas, la inicial en parntesis indica si la deduccin se grabar en Das, Horas o Montos en los formularios donde aparezca.
9.1.5.4 Reembolsos.
Los reembolsos son INGRESOS al salario bsico. Reembolsos Gravables son ingresos a los que se les aplica retencin Inss e IR y Ley de Alimentos. Reembolsos No Gravables son ingresos que no son sujetos a ninguna retencin. Normalmente se usan para devolucin de alguna retencin mal aplicada en la quincena pasada o para algn bono o reconocimiento especial del que se sabe que la Ley permite no aplicar ninguna deduccin de ley, como Depreciacin o Viticos.
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9.1.6
Movimientos de Vacaciones. Registra los tipos de movimiento que afectan la Acumulacin o Deduccin de das de vacaciones de cada empleado.
9.1.7
Bancos a Depositar. Registra los distintos Bancos donde la empresa deposita el pago de sus empleados. Cada nombre de banco debe llevar asociado un nmero de cuenta que es la cuenta de la empresa en dicho banco.
9.1.8
Catlogo de IR. Registra la tabla oficial de clculos del IR anual publicada por la Direccin General de Ingresos. Su utilizacin cobra relevancia al momento de hacer los clculos de cierre de cada planilla quincenal. Los valores grabados all determinan los montos de retencin de IR para cada empleado. Este catlogo es especial porque tiene 5 valores asociados.
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9.1.9
Grupos. Registra los distintos grupos en que Su_Empresa quiere sub dividir a los empleados.
10 Maestro de Empleados.
El Maestro de Empleados es el gran catlogo de empleados necesario para la puesta en marcha del engranaje de mantenimiento y produccin de la nmina. En el mantenimiento de este gran catlogo tambin interactan la mayora de los Catlogos descritos anteriormente. Los datos que conforman el Maestro de Empleados se distinguen en 3 puntos claves: El Nmero. La Fotografa. Los Datos personales y laborales. En el Men Principal, la opcin Maestro de Empleados que se refiere a la Fotografa lleva a un formulario exclusivo para capturar, en un momento posterior de un Alta, la fotografa del empleado.
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10.1
Datos Generales.
Objetivo: Registrar en la nmina a nuevos empleados o modificar los datos de los ya existentes con el objetivo de que en el prximo cierre quincenal de la nmina pueda involucrarse los datos de clculo y agrupacin que involucran a este Maestro. Precondiciones: El empleado debera tener nmero de cdula. El empleado debera tener una cuenta de dbito en el banco de la empresa. Se debe saber a qu tipo de planilla se enviar dicha Alta.
10.1.1
10.1.2
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10.1.3
Formulario de Entrada de Datos Generales:
A travs de este formulario se da de ALTA o se realizan Modificaciones a los datos de un empleado. A partir de este formulario, todos los formularios de movimientos presentan la fotografa del empleado (si se grab).
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El marcador de FILTRO hace que en el listado de empleados se muestren los empleados Activos o Desactivos.
Hay una relacin directa entre este filtro y el botn ANULAR EMPLEADO de la barra de herramientas. Si el filtro est desmarcado se muestra el botn, listo para anular un empleado.
Cuando el filtro est marcado se oculta el botn de anular y se activa el botn de RESTAURAR EMPLEADO.
10.1.4
rea de Edicin (Pestaa Datos Generales).
En esta seccin se captan los datos personales del empleado y se hace a travs de la escritura directa y a travs de combos de escogencia mltiple.
*VALIDACIONES: El primer nombre y el primer apellido son obligatorios. Siempre se validar que NO HAYA UN EMPLEADO REPETIDO EN SUS NOMBRES y APELLIDOS. Dado que el personal puede ser de diferente nacionalidad, el Nmero de Cdula no est restringido al formato nacional, por lo que queda a responsabilidad del operador.
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La fecha de nacimiento no tiene verificacin, por lo tanto queda a responsabilidad del operador fijarla. Pestaa Empresa:
10.1.5
En esta seccin se captan los datos laborales de Ubicacin y Planilla a la que pertenece el empleado y datos referentes al Salario.
*VALIDACIONES: La Fecha de Ingreso es un dato crucial para calcular Vacaciones, Aguinaldo, Antigedad y modalidad de clculo del IR, por lo tanto se debe tener cuidado en fijarla como corresponde cuando se da de Alta. ->Esta Fecha de Ingreso debera de cambiar cuando un empleado pasa de cualquier planilla a la planilla LABORAL por lo mencionado anteriormente.
Esta Fecha de Ingreso tambin es CLAVE para el clculo del IR. Los empleados que comienzan a laborar despus de la primera quincena del ao fiscal o en cualquier mes posterior al 15 de enero (o despus del cierre de la 1ra quincena del ao) son tomados como empleados con modalidad PERIODO INCOMPLETO Y SU CALCULO DE IR SER DIRECTO MULTIPLICANDO POR DOCE SUS INGRESOS Y APLICANDO LA TABLA DIRECTAMENTE (COMO QUE ESE SALARIO LO HAN DEVENGADO DESDE EL COMIENZO DEL AO FISCAL). A este tipo de empleados NO SE LES TOMA EN CUENTA SUS ACUMULADOS, sino que siempre se multiplica por doce sus ingresos (desventaja para el empleado). Esto es as porque en trmnos normales las empresas no tienen registro de los ingresos anteriores del empleado en otra empresa y su deber es retener el supuesto del salario
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anual en lo que a ellas corresponde, orientando al empleado para que al final del perodo fiscal, haga los trmites correspondientes ante la DGI para ser objeto de devoluciones si acaso se le hubiere retenido de ms en ese perodo fiscal.
Si la Planilla es de SERVICIOS el salario PUEDE SER CERO. Si la Planilla es LABORAL el salario DEBE SER MAYOR QUE CERO. Si se marcar [_] Salario_Mnimo, el sistema pondr automticamente el monto de salario mnimo grabado en el catlogo de Parmetros del Sistema Y NO PERMITIR MODIFICARLO. El Salario slo se puede modificar si NO ES Salario Mnimo.
10.1.6 Pestaa Otros Datos: En esta seccin se capta el correo electrnico del empleado as como tambin cualquier informacin de apoyo que se considere conveniente para documentar la contratacin o situacin del empleado editando.
*El Saldo de Vacaciones slo puede ser ingresado EN EL MOMENTO DEL ALTA. En cualquier otro momento este dato estar enllavado. *A TOMAR EN CUENTA El Sistema de Nmina automticamente suma a las vacaciones de los empleados (en planilla LABORAL) 1.25 das por cada quincena laborada. La fecha de ingreso de un empleado normalmente es anterior a la fecha en que se da de Alta en el sistema y a la fecha de Cierre de quincena, as que la operadora de nmina o el responsable de los controles administrativos debe conocer la fecha exacta y saber cuntos das de labor en la quincena tiene el nuevo empleado PARA SABER CUNTOS DIAS PUEDE O NO GRABAR EN ESTE MOMENTO.
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Si un empleado comenz a laborar el da 1 o el da 16 de un mes, el valor de Saldo de Vacaciones en el proceso de Alta debera ser CERO para que el sistema le sume 1.25 das al momento de cerrar la planilla, como corresponde. Si la fecha de ingreso es diferente a esos das, se deben contar los das laborados (hasta el cierre de la quincena que se est procesando ) y calcular CUNTOS DAS DE VACACIONES HA ACUMULADO mediante la siguiente frmula: DIAS DE VACACIONES = DIAS_LABORADOS X 0.0833 Redondeando la cifra a dos decimales se grabarn luego en el formulario de MOVIMIENTO DE VACACIONES (que se explicar ms adelante).
10.2
Eliminacin de un Empleado.
Al activar el botn de Eliminacin de registro en el formulario de Datos Generales lo que ocurre es que se desactiva el registro. Los datos del empleado siempre se conservan, slo que ahora tienen una marca de Desactivo lo cual har que ya no aparezca en el listado de empleados activos.
Al presionar el botn el sistema enviar una ALERTA pidiendo confirmacin para la accin, si todava procedes te pedir fijar la fecha en que dej de laborar el empleado; fijas la fecha real de Baja, cierras la ventana y luego la Baja se finaliza.
Al completar la Baja notars que el nombre desaparece de la lista de empleados Activos.
10.3
Reactivando un Empleado.
Para reactivar un empleado se necesita tener marcado el Filtro de Desactivos para que aparezcan los empleados de Baja y se active el cono de REACTIVAR en la barra de herramientas.
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Al seleccionar un empleado desactivo, se presiona el icono para Re-activarlo. El sistema enviar una alerta de confirmacin y luego de confirmarlo el empleado estar Reactivado y desaparecer del listado.
El sistema enva una alerta de aviso que involucra una vez ms la importancia de la Fecha de Ingreso por lo que queda a cargo del operador ir a fijarla correctamente.
10.4
Reporte del Maestro de Empleado.
Hay dos formas de obtener informacin del Maestro de Empleados.
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Al presionar el cono de la impresora el sistema enva un preview de la ficha del empleado para enviarla a la impresora si se desea y adjuntar dicho documento al expediente fsico del empleado. 10.4.1
Ficha personal impresa del Maestro de Empleado.
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10.4.2
Listado del Maestro de Empleado en formato Excel.
Si se presiona el icono de Excel el sistema enva un selector de filtros para escoger el tipo de LISTADO DE EMPLEADOS QUE SE DESEA ENVIAR A EXCEL.
Cualquiera de las modalidades que se escoja tendr el siguiente formato:
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10.5
Fotografa.
10.5.1
Objetivo: Registrar en la nmina la imagen (fotografa) del empleado en un momento posterior al Alta . Precondiciones: Tener la imagen del empleado en un archivo de formato JPG . de tamao discreto (50-100kb). El empleado debe estar Activo. En el formulario de Parmetros del Sistema ya debe haber sido grabada la ruta en disco donde el sistema buscar por defecto el archivo JPG.
10.5.2
10.5.3
Formulario de entrada de Fotografas
Siempre que se active este formulario, aparecern por defecto todos los empleados que no tienen an su fotografa dentro del sistema. De esta forma es ms fcil determinar el universo de los casos a los que se necesita completar este dato. No obstante es posible invertir la seleccin y visualizar slo los empleados que tienen ya su fotografa para situaciones en que se desee cambiar la fotografa de un empleado. Este formulario tiene dos reas de navegacin y bsqueda que sirven para ubicar un empleado. A travs del nombre o a travs del nmero del empleado.
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Al presionar el botn de nueva fotografa, el sistema entiende que se introducir una fotografa y a continuacin despliega el siguiente cuadro de dilogo de Windows para buscar el archivo JPG:
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Una vez seleccionado el archivo, este se cargar en el rea de fotografa:
Y slo hasta ahora se activa el botn de SALVAR, el cual se debe presionar para que la foto sea incluida en la base de datos. 10.5.4
Reporte de Fotografas
El reporte que produce este formulario es un listado de los empleados que no tienen an fotografa ingresada y luce as:
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11 Fijar Salarios Mnimos.
11.1.1
Objetivo: Fijar masivamente el monto del Salario Mnimo como Salario de todos los empleados que han sido marcados para ganar dicha tarifa.
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11.1.2
Precondiciones: Asegurarse que en los Parmetros del Sistema est fijado el monto del Salario Mnimo correcto. Tener marcados a empleados en esta categora.
11.1.3
Formulario de Aplicacin del Salario Mnimo.
El formulario se explica por s mismo. Al final de la aplicacin emite un listado con los empleados que fueron afectados por esta accin.
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12 MOVIMIENTOS
El Men de Movimientos dispone el acceso a la grabacin quincenal de todos los movimientos que afectan el salario del empleado y que al final determinan el Salario Neto de la planilla. Se afecta a 4 Tablas: Movimientos Quincenales (Otros Ingresos/Deducciones simples) Control de Asistencia Movimientos en Vacaciones Deudas o Prstamos Ley de Alimentos Deudas a Futuro
En trminos generales la filosofa de la grabacin de movimientos es que varios usuarios podran grabar concurrentemente y en distintos momentos los movimientos ANTES DEL CIERRE DE LA PLANILLA. Recordando que en cada cierre de planilla el sistema automticamente fija la quincena, el mes o el ao que le corresponde al siguiente perodo, los operadores de movimientos al grabar un movimientos deben saber qu esperar; deben estar concientes de que ese movimiento afectar al salario/vacaciones del empleado en EL PERIODO QUE EL SISTEMA HA FIJADO PARA LA PLANILLA ACTUAL.
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12.1
Afectaciones (Montos):
Objetivo: Registrar los movimientos que tratan con los Ingresos adicionales/Reembolsos o Deducciones al salario del empleado. Precondiciones:
Aplica slo para empleados Activos y de cualquier planilla.
12.1.1
12.1.2
12.2
Formulario de Movimiento de Afectaciones:
Una vez seleccionado el empleado, se pueden agregar n movimientos como se necesite. El ingreso de un nuevo movimiento se hace a travs del botn en la Barra de herramientas Exclusiva de NUEVO_REGISTRO y los combos de seleccin de Tipo y Afectacin se activarn para que el operador los fije. A continuacin se procede a fijar el Monto del Ingreo o la Deduccin en la nica celda de captacin. La operacin siempre debe finalizar con el salvado del registro dando clic en el cono para salvar: monto. o simplemente presionando la tecla ENTER al digitar el
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Luego de que el operador guarde la informacin podr ver cmo se actualiza el rea de visualizacin con los movimientos que se van agregando. Esta rea de visualizacin se convierte a la vez en un rea de desplazamiento que le permite al operador revisar cada movimiento para modificarlo o eventualmente borrarlo* si lo desea. * Todos los movimientos (Quincenales, Deudas o Prstamos, de Vacaciones o Ley de Alimentos) son sujetos de eliminacin fsica. Al eliminarlos, dejan de existir para ese empleado. 12.2.1.1 Tipos y Afectaciones: De acuerdo al TIPO de movimiento escogido, las opciones en la lista de AFECTACION se despliegan relativas al Tipo que se seleccion.
Los movimientos pueden ser:
Todo dato que se grabe como INGRESOS GRAVABLES sern MONTOS que se SUMARN al Salario Bsico del empleado y son sujetos a deduccin de INSS e IR.
Todo dato que se grabe como DEDUCCIONES sern MONTOS que se RESTARN de los ingresos del empleado.
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Todo dato que se grabe como REEMBOLSOS GRAVABLES sern MONTOS que se SUMARN al salario bsico del empleado y son sujetos a deduccin de INSS e IR. Bsicamente tienen la misma naturaleza que los INGRESOS slo que la empresa podra querer reflejarlos como reembolso de algo que no se incluy o se dedujo mal en alguna quincena pasada.
Todo dato que se grabe como REEMBOLSOS NO-GRAVABLES sern MONTOS que se SUMARN al salario bsico del empleado PERO NO SERN SUJETOS A RETENCIN DE INSS ni de IR.
12.2.2
Reporte de Afectaciones.
A medida que se vayan grabando los movimientos o cuando se haya terminado de grabar a todos los empleados se puede hacer un preview del reporte que produce este formulario, el cual es un listado de los movimientos grabados para todos los empleados y luce as:
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12.3
Control de Asistencias (Valores):
12.3.1
Objetivo: Registrar como INGRESOS: Horas Extras, Das Feriados y Das de Asueto. Registrar como DEDUCCIONES: HORAS: Llegadas Tardes, Permisos a cuenta de Salario y Salidas antes de Tiempo. DIAS: Ausencia Injustificada. Precondiciones:
El empleado debe estar Activo y tener salario Salario Bsico mayor a cero por cuanto el Monto a deducir se obtiene al dividir el salario bsico en horas o das para multiplicarlo por el valor (Horas o Das) grabados.
12.3.2
12.4
Formulario de Control de Asistencia.
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El comportamiento de este formulario es similar al formulario de Afectaciones, por cuanto se escoge el Tipo de Afectacin (INGRESOS, DEDUCCION) y luego su Afectacin (Horas Extras, Llegadas Tardes, Inasistencias, etc.) especfica. Primero se escoge el tipo del movimiento y luego se procede a ingresar el valor del tiempo.
Las Horas Extras que se graben luego se multiplican por dos y as el monto de las horas trabajadas es el doble de las normales. Las AUSENCIAS INJUSTIFICADAS, se graban en cantidad de das, pero en la deduccin se agrega un da ms que es el SEPTIMO DIA. As entonces si alguien falta injustificadamente 1 da, se deducen dos. 12.4.1
SUBSIDIOS
El sistema maneja dos tipos de Subsistidos: NORMALES y por MATERNIDAD o NATALES. *REGLAS:
1.- NO SE PERMITEN GRABAR MS DE 15 DIAS DE SUBSIDIO (NORMAL O NATAL) EN CADA QUINCENA. 2.- NO SE PERMITE GRABAR SUBSIDIO NATAL A EMPLEADOS CON SEXO MASCULINO.
La filosofa de de los subsidios es la siguiente: SUBSIDIOS NORMALES: Por ahora Su_Empresa no tiene la capacidad de pagar el 40% del salario que le corresponde como empleador, as que los das de subsidio normales se deducen a los 15 das laborales al empleado.
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Ej. Si un empleado tiene un salario mensual de C$ 4,760 (156.4929 diarios) Ha presentado subsidio por 10 das. Entonces su salario quincenal ser de 15 10 = 5 das solamente -> 5 x 156.4929 = 782.46 Desde el Ensayo de Planilla su colilla reflejara lo siguiente:
SUBSIDIOS NATALES: En estos casos, Su_Empresa como empleador slo debe pagar el 40% del salario diario a la empleada. Se procede de forma similar a la deduccin de das a pagar explicada anteriormente SLO QUE AHORA S SE CALCULA EL VALOR DEL 40% DE LOS DIAS DE SUBSIDIO PARA PONERLOS COMO REEMBOLSOS NO GRAVABLES (dado que no aplican para retencin INSS ni IR) Ej. Si una empleada tiene un salario mensual de C$ 4,760 (156.4929 diarios) Ha presentado 15 das de Subsidio NATAL; 15 15 = 0. No tendr das laborados en la quincena, pero s el 40% del valor de su salario diario multiplicado por 15 y puesto como Reembolso No Gravable.
156.4929 x 40% = 62.59716 salario diario x 15 = 938.96
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12.4.1.1 Reporte de Control de Asistencia. El reporte que produce este formulario es un listado de las deudas grabadas por empleado y luce as:
12.5
Vacaciones.
12.5.1 Objetivo: Registrar los movimientos quincenales de permisos a cuenta de vacaciones o vacaciones descansadas de los empleados. 12.5.2 Precondiciones: El empleado debe estar Activo y pertenecer a la planilla LABORAL. 12.5.3 Formulario de Movimientos de Vacaciones Este formulario brinda la misma forma de operar de los formularios que graban movimientos, slo que aqu se refiere a movimientos exclusivos de vacaciones los cuales se detallan aqu.
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De estos movimientos los nicos que cuentan para afectar los das acumulados de vacaciones son:
PERMISOS CTA. DE VACACIONES VAC. POR DECRETO VACACIONES DESCANSADAS
Los dems tipos de movimientos se utilizan slo para documentar la inasistencia justificada del empleado. Una vez seleccionado el empleado, se pueden agregar n movimientos como se necesite. El ingreso de un nuevo movimiento se hace a travs del botn de nuevo registro en la barra de herramientas exclusiva. El Combo de seleccin del Movimiento se activar para comenzar la edicin. A continuacin se procede a fijar el Valor (das). La operacin siempre debe finalizar con el salvado del registro. Cualquier Alta o modificacin debe concluir con un clic sobre el botn de Salvar . Si se navega hacia a otro tem sin haber salvado, el cambio no tendr efecto. Luego de que el operador guarde la informacin podr ver cmo se actualiza el rea de visualizacin con los movimientos que se van agregando.
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12.5.4
Reporte de Movimientos de Vacaciones.
El reporte que produce este formulario es un listado de los movimientos grabados para todos los empleados involucrados y luce as:
12.6
Deudas / Prstamos:
12.6.1
Objetivo: Registrar las Deudas, Prstamos o Embargos (No Ley de Alimentos) a plazo que el empleado haya adquirido. Precondiciones: El empleado debe estar Activo y ser de la planilla LABORAL.
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12.6.2
12.6.3
Formulario de Deudas/Prstamos:
* Las reas de navegacin y bsqueda siguen siendo las mismas en todos los formularios. * Las barras de herramientas exclusivas para agregar movimientos son las mismas en todos los formularios. * Las reas de Visualizacin/Navegacin de movimientos son las mismas en todos los formularios. Normalmente aqu se graban deudas que sern canceladas en una o ms cuotas. Cuando se graba una nueva deuda tambin se graba en cuntas quincenas (continuas) se dividir la deuda. El sistema entonces calcula el monto quincenal que ser retenido automticamente en cada cierre de quincena sin intervencin del operador de nmina. La deuda ir disminuyendo hasta quedar en cero. 12.6.4
Monto de la Deuda.
Esta seccin muestra el rea de configuracin de pago a seguir , es dispuesta de la siguiente forma:
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Todas las deudas son en crdobas. En cada cierre de planilla el sistema aplicar la deduccin y calcular el Saldo que quedar despus de aplicarla. Si quedara un saldo mayor que cero, automticamente se crear un movimiento para aplicarse en la prxima quincena.
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12.6.5
Reporte de Deudas/Prstamos.
El reporte que produce este formulario es un listado de las deudas grabadas para los empleados y luce as:
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12.7
Embargos Alimenticios.
12.7.1
Objetivo: Registrar los embargos de Ley de Alimentos ordenados por sentencia judicial para un empleado especfico. Precondiciones: El empleado debe estar Activo.
12.7.2
12.7.3
Formulario de Embargo Alimenticio.
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12.7.4 Reporte de Embargo Alimenticio. El reporte que produce este formulario es un listado de los empleados con embargo alimenticio y luce as:
12.8
Deudas a Futuro.
12.8.1
Objetivo: Registrar Deudas que se aplicarn en una quincena posterior a la quincena actual procesndose. Precondiciones: El empleado debe estar Activo y ser de la planilla LABORAL.
12.8.2
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12.8.3
Formulario de Deudas a Futuro.
Se graban DEUDAS anlogamente a las DEUDAS normales slo que se establece un perodo en que esa deuda comenzar a hacerse efectiva (APLICAR A PARTIR DE ) Se fija un AO, un MES y una QUINCENA en que esa deuda comenzar a ser vigente. El sistema validar que sea un perodo POSTERIOR A LA QUINCENA QUE SE EST PROCESANDO. Tambin valida que no se graben dos deudas iguales AUNQUE SEAN DE PERIODOS DISTINTOS. Es la misma validacin como que fuera una deuda normal.
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*VALIDACION CRITICA. El Sistema no puede tener el control de que cuando se comience a aplicar la DEUDA DE FUTURO NO HAYA UNA DEUDA NORMAL DEL MISMO EMPLEADO QUE COINCIDA EN EL TIPO. Ejemplo: ADELANDO DE SALARIO Si se est aplicando esa deuda en la quincena que se cierra y hubiere una Deuda de Futuro que se inserta como normal para esa quincena y para ese empleado, HABR UN CONFLICTO DE DEDUCCION REPETIDA y el Sistema lo informar y no permitir el cierre de nmina hasta que se elimine o se modifique el perodo de aplicacin de la Deuda de Futuro. Al correr el Ensayo de Nmina SE TOMARAN EN CUENTA LAS DEUDAS PROGRAMADAS POR SI HUBIERE ALGUNA QUE YA LE TOQUE EN ESA QUINCENA PERO AN NO SE TRANSFIERE COMO DEUDA VIGENTE. Slo hasta que se hace el cierre definitivo de la planilla LA DEUDA SE TRANSFIERE COMO DEUDA VIGENTE y se elimina de la tabla de deudas programadas. *NOTA ADICIONAL SOBRE DEUDAS A PLAZO. La naturaleza de una Deuda a Plazo es: Dado un MONTO, se indica el plazo en que se deducir y el sistema calcula los montos quincenales a aplicar en cada cierre. En cada quincena automticamente se calcula el saldo de la deuda y si es mayor a cero se transfiere la siguiente deduccin quincenal a aplicar. Si un empleado es DADO DE BAJA o puesto con SALARIO CERO teniendo DEUDA pendiente, el sistema elimina dicha deuda para que no siga calculando prximas aplicaciones (porque ya no hay empleado que la pague ). As que el operador de nmina DEBE SABER CUNTO ADEUDA UN EMPLEADO ANTES DE DARLE DE BAJA para incluirla en los montos de liquidacin. ->El reporte de DEUDAS APLICADAS en la quincena es til para saber cunto es el saldo de los empleados con deudas pendientes.
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12.9
Deudas EN DOLARES.
12.9.1 12.9.2
Objetivo: Registrar las Deudas referentes a SOLVENTA y MOTOS. Precondiciones: 1.- El empleado debe estar Activo y ser de la planilla LABORAL. 2.- En los Parmetros del Sistema deben estar fijadas las quincenas y la Tasa de Cambio para aplicar estas deudas.
12.9.3
Formulario de Deudas en DOLARES.

Note la similitud de este formulario con el formulario de DEUDAS NORMALES. Por tanto la operatividad es igual a aquel formulario, slo que aqu el control de deudas a aplicar en cada quincena que corresponda se llevar en DOLARES y en CORDOBAS para hacer la deduccin al empleado.
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13 Generacin (Procesos de Generacin).

El men de Generacin dispone el acceso a la generacin de procsos quincenales, mensuales o anuales segn sea el caso.
13.1
Planilla Ordinaria. Esta opcin est habilitada slo para el usuario Administrador.
13.1.1
Objetivo: Generar la planilla quincenal de pago de la empresa, correspondiente a la quincena actual, con una modalidad alternativa de Ensayo (para verificar que no haya empleados con salario neto negativo). Precondiciones: Que haya Empleados Activos en el Maestro de Empleados. Que el catlogo de IR est completo. Que los Factores de Clculo que afectan al Salario Neto estn debidamente registrados en los parmetros de la nomina.
13.1.2
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13.2
Formulario de Generacin de Planilla Ordinaria.
13.2.1 Ensayo de Planilla. Usualmente siempre se est haciendo una generacin en modalidad Ensayo antes del cierre definitivo de la planilla; puesto que a la par de hacer clculos preliminares este ensayo emite un reporte de verificacin. Al momento de dar clic en el botn de generar aparecen unas ventanas de visualizacin transitoria que informan al operador qu clculos se estn efectuando. El orden de los clculos es el siguiente: DAS A PAGAR (Normalmente 15 HORAS EXTRAS, LLEGADAS TARDES, AUSENCIAS. MOVIMIENTOS Varios (INGRESOS y DEDUCCIONES) INSS Laboral y Patronal. Impuesto sobre la Renta DEUDAS
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Al finalizar el lote de clculos el sistema enva el resultado a una hoja de clculo semejante a esta:
*Esta Hoja as como el reporte para imprimir estan ordenados por Salario Neto a recibir, de menor a mayor. Esto ayudar a la operadora de nmina a ver inmediatamente qu empleados estn sobregirados y as saber qu deudas o deducciones varias quitar para que la planilla pueda cerrarse. Recuerde que mientras haya empleados con Salario Neto menor a cero no se cierra la planilla. La modalidad de reporte impreso luce as:
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Como puede apreciarse el reporte es sumamente til pues detalla ya las Deducciones a que ser sujeto cada empleado y, lo ms importante para el operador el Salario Neto.
El operador puede imprimir slo esta pgina y determinar cul de los movimientos (detallados en cuadro de Deducciones) puede tener una rebaja para que pueda obtener el salario neto mayor que cero.
En esto consiste el Ensayo de cierre: Verificar Salarios netos y modificar deducciones.

Puede notarse cmo aparecen deducciones que se grabaron expresamente en los Movimientos y en las Deudas, pero tambin aparecen deducciones de Ley (IR e InssLaboral) que por defecto el sistema calcula.
13.2.2
Planilla Definitiva.
Si el operador considera que el ensayo ya tiene los salarios netos apropiados (mayores a cero) puede proceder a general el cierre de Planilla definitivo. Pero an en este momento el sistema siempre verificar que no haya empleados con salarios netos negativos. Si los hubiere informar quines son y no proceder con el cierre hasta que la anomala se corrija. Al hacer el cierre el sistema procede de la misma forma anterior mostrando ventanas transitorias de informacin del procedimiento de clculo que se est ejecutando en la serie de clculos.
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Cuando se ha verificado que los salarios netos estn correctos el sistema procede a: 1.-Advertir que los datos generados se grabarn permanentemente en los histricos y pedir una confirmacin expresa de que si se desea hacer el cierre. Si el usuario aborta, no ocurre nada y el sistema retorna el control al men principal. Si el usuario confirma la operacin de cierre contina con el paso 2 siguiente. 2.-Realizar un respaldo de la informacin, con la intencin de poder tener un mecanismo seguro de restaurar los datos a un estado ANTES DEL CIERRE. Este respaldo es sumamente importante para situaciones atpicas en que por alguna omisin (de cobro normalmente) se desea deshacer un cierre para grabar nuevos movimientos y volver a cerrar la planilla. 3.-Grabar definitivamente los clculos en el histrico de planillas quincenales, a partir de los cuales se imprimirn o enviarn las colillas de pago. Es importante que el Operador sepa que los histricos de las planillas son almacenados en histricos Quincenales e histricos Mensuales, sabiendo que los histricos Mensuales se derivan de dos quincenas completas de un mes. Finalizados todos estos procedimientos el sistema informar CIERRE DE PLANILLA EXITOSO y automticamente pondr los valores de la siguiente quincena (AO, MES y QUINCENA) como valores actuales para poder comenzar el ciclo de grabacin de movimientos para la nueva quincena.
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13.3
Reportes de cierre de Planillas.
Una vez cerrada la planilla quincenal es momento de generar reportes o salidas necesarias para hacer efectivo el pago de los empleados. Si se necesitan tener soportes impresos para firmas o resguardo documental, la opcin REPORTES->Cierres de Planilla es la indicada.
Perodo del que mostrarn los datos en el reporte. Aqu slo hay que escoger el reporte y el perodo y presionar el botn de Imprimir para obtener por pantalla el reporte y luego decidir si lo enva a la impresora.
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13.4
Transferencia de pago al (los) banco (s).
Ya sea que los empleados tengan cuentas de planilla en un banco, cuya cuenta est ya grabada en el sistema, o se paguen va CHEQUE, esta opcin de reportes (con modalidad hoja de clculo) es la necesaria para enviar el lote de pagos al banco o al rea encargada de elaborar los cheques.
Como puede ver hay otros informes que pueden ser enviados a formato de hoja de clculo, pero el que nos interesa por ahora son las planillas de pago. Precisamente la primera opcin. Al dar clic en GENERAR se abrir otra pantalla de seleccin que nos permite elegir el banco al que queremos generar la lista de Salarios Netos a ser pagados.
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Habiendo seleccionado el BAC, al dar clic sobre el botn de GENERAR se abrir el Excel con la lista de empleados en este formato:
13.5
Impresin de Colillas de Pago.
Normalmente, cuando ya el rea encargada de tramitar las transferencias o elaborar los cheques se ha asegurado de que los pagos estn listos para ser cobrados, SE PROCEDE A IMPRIMIR O ENVIAR LAS COLILLAS DE PAGO. Esto se hace siempre desde la opcin REPORTES-COLILLAS.
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13.5.1
Colillas Normales
Son las colillas de pago quincenal que el empleado debe recibir como producto del cierre de la planilla. Las colillas pueden ser IMPRESAS en papel o ENVIADAS POR E-MAIL. Para colillas impresas se ha establecido la poltica de que, aunque hay una forma de imprimir en impresora la colilla de cualquier empleado, cuando se hace la impresin Masiva de colillas por rea, slo se imprimen las colillas de aquellos empleados que NO TIENE CORREO ELECTRNICO grabado en el Maestro de Empleados.
13.5.2
Colillas Especficas
Esta modalidad permite al usuario buscar al empleado (por nmero o nombre), seleccionar el perodo de la colilla y luego obtener la colilla del empleado. En este punto el operador puede mandar a la impresora la colilla que est viendo o, si est seguro que el empleado tiene correo electrnico, enviarle la colilla por correo dando clic a un botn accesible en la pantalla de impresin.
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Este formulario le permite escoger tanto el nombre del empleado como su nmero para ubicarlo.
Note tambin el cuadro Colilla en el cual puede seleccionar perodos anteriores de los cuales se pueden reimprimir sus datos.
El nico botn disponible aqu es el de IMPRIMIR, por ello al momento de presionarlo le enviar a lapantalla la colilla del empleado que tenga seleccionado, mostrando el siguiente formato:
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13.5.3
Partes de una Colilla.
Esta colilla corresponde a alguien NO PERMANENTE, por eso su Salario Mensual es CERO y no acumula vacaciones.
13.5.4
Colillas Masivas Impresas
Esta modalidad permite imprimir TODAS las colillas de los empleados de la empresa (sin correo electrnico) imprimindolas agrupadas por REAS o bien seleccionar UN REA ESPECFICA e imprimir las colillas que le pertenecen.
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Note que la impresin es en papel tamao carta (apaisada) y se imprimen 3 colillas juntas; el operador luego debe cortarlas individualmente, engraparlas y enviarlas a su correspondiente jefe de reas o como acostumbren repartirlas. 13.5.5
Colillas Masivas x E-mail
Esta modalidad permite enviar automticamente todas las colillas a los empleados que tienen registrado un correo electrnico en el Maestro de Empleados. El Sistema mostrar una ventana dinmica donde va mostrando el nmero de empleado al que se le est generando su colilla. El envo de la colilla tiene el siguiente protocolo de sistema:
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1.- Se agrupa la lista de empleados con correo electrnico 2.- Para cada uno de ellos se arma su colilla del ltimo perodo cerrado. 3.-Se crea un archivo PDF y se almacena en la carpeta C:\Colillas donde se crea a su vez una carpeta por Mes y Ao (tomando las tres primeras letras del mes en curso seguido de un guin bajo y luego el nmero del ao ). Para el mes de diciembre del ao 2013 la carpeta quedara nombrada as (C:\Colillas\Dic_2013 ) y all se almacenarn todos los archivos generados de todos los empleados en esa quincena. 4.-Se crea un archivo PDF con la configuracin:
Nmero de Empleado+Guin bajo+Nmero de la Quincena (1 2) Actual+Ao
+la letra Q+Mes
En la primera quincena de Diciembre para un empleado cuyo nmero es 153 su archivo PDF sera: 153_1QDiciembre2013.Pdf
La creacin previa de un archivo PDF en una carpeta especfica facilita el poder re-enviar por correo una colilla especfica. Simplemente se activa el Outlook o el software de correos y se adjunta dicho archivo.
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14 Reportes
El men de Reportes dispone el acceso a la impresin interactiva (en cualquier momento) de los reportes histricos y actuales de la nmina. Ya se han explicados los relacionados al Cierre de Planilla y Colillas de pago.
14.1
Vacaciones
Contiene 3 reportes: Listado General x reas. Estado de Cuenta x Empleado. Estado de Cuenta x rea.
14.1.1
Estado de Cuenta x Empleado
Este reporte presenta un detalle cronolgico de cmo los movimientos grabados o calculados quincenalmente afectan el saldo inicial de vacaciones para obtener el saldo actual de la ltima quincena cerrada. Es una especie de KARDEX DE VACACIONES. El formulario para fijar los parmetros iniciales se presenta de la siguiente forma:
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La salida de este reporte es:
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14.1.2
Estado de Cuenta x rea
La salida de este reporte es exactamente igual a la anterior excepto que en los parmetros en lugar de escoger a un empleado en particular, se escoge UN REA ESPECFICA
o bien se puede imprimir el reporte de TODA LA EMPRESA (empleados en planilla LABORAL).
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14.2
Ayudas de Memoria
Estos dos reportes son listados de los empleados con datos laborales y personales agrupados por rea y sumarizados en sus salarios para documentacin financiera o administrativa. Su salida es para impresora o para las conversiones que se puedan hacer desde la ventana de previsualizacin. Listado por Areas:
Listado por Nombres:
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14.3
Hojas de Clculo
Aunque los formularios de pre-visualizacin tienen la utilidad de convertir el reporte a un formato de Excel, esta conversin se hacer sin ningn control de las celdas donde caer la informacin y se hace sumamente intil a la hora en que se quisiera manipular las cifras del reporte. Por esta razn se cre esta seccin de reportes en que se envan algunos reportes a formato especfico y controlado de hoja de clculo. Los datos tomados de esta forma s son de mucha utilidad para la manipulacin de cifras y ordenamiento de datos.
Perodo histrico o actual
Al momento de dar clic en el botn General, el sistema invoca al Excel y los datos son vaciados en la hoja de clculo creada. De all en adelante el usuario debe saber que debe proceder conforme la operatividad de Excel para guardar la hoja producida.
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15 GENERACION Declaracin INSS
Este es un informe MENSUAL sobre los ingresos brutos y las retenciones Inss Laboral y Patronal que la empresa ha hecho a travs del sistema.
Consiste en seleccionar el mes que se desea reportar y generarlo a travs de una hoja Excel.
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16 GENERACION Declaracin IR
Este es un informe MENSUAL sobre los ingresos brutos y las retenciones IR que la empresa ha hecho a travs del sistema. Consiste tambin en seleccionar el mes que se desea reportar, cargar los datos de la planilla mensual.
revisar, agregar y finalmente generarlo a travs de una hoja Excel.
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Hoja de Excel
17 Planilla de Aguinaldo
Este es un procedimiento ANUAL y aplica para todos los empleados en PLANILLA LABORAL. Actualmente el procedimiento es simple, es proporcional a la cantidad de das laborados en el ao y en base al Salario Bsico ms la comisin mxima en los ltimos seis meses.
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La modalidad A la fecha le indica al sistema que haga un clculo de aguinaldo proporcional al tiempo transcurrido desde el 1 de diciembre del ao anterior a la fecha en que se ejecuta el procedimiento (Util para liquidaciones). Finalizado el clculo, el sistema enva el siguiente reporte:
Imprime a los empleados agrupados por rea con su fecha de ingreso, das de aguinaldo acumulados, Salario Mensual y su Aguinaldo Bruto. El informe da acumulados por rea y un acumulado total al final de reporte. La modalidad Definitiva le indica al sistema que haga el clculo asumiendo que ya es 1 de diciembre, til para aprovisionar o calcular los montos que se pagarn por el aguinaldo al final de ao.
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Cuando se genera en la modalidad Definitiva, no se emite reporte inmediato porque el reporte de Aguinaldo completo se encuentra en el grupo de Reportes de Cierre de RRHH . La ruta en el Men Principal del sistema para llegar hasta el reporte de aguinaldo completo se muestra en el siguiente grfico:
El reporte luce as:
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Este es el momento en que ya se pueden activar LAS COLILLAS DE AGUINALDO.
La forma de operar la emisin de estas colillas es anloga a la forma en que se emiten las colillas de pago quincenal.
18 Ingresos Anuales
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Este informe es til para cualquier mes o al final de un perodo fiscal. Bsicamente muestra los ingresos brutos (menos el INSS retenido) para los empleados en planilla LABORAL sujetos a retencion de IR. Se ha concebido por si necesitaran estos datos para la liquidacin de un empleado del que se necesitan consultar su actividad salarial en el ao fiscal.
Al generar el informe enva los datos a una hoja de clculo que luce as.
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19 Consultas
Las consultas comprenden slo dos modalidades rpidas que muestran informacin general de de los empleados como el Maestro de Empleados y los Empleados con correo electrnico.
19.1
Maestro de empleados
En esta modalidad es posible emitir constancias salariales automticas presionando el botn Constancia Salarial. Lista slo para firma de la encargada de RRHH (previamente registrada en los Parmetros del Sistema) La constancia se enva a Word y luce as:
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19.2
Empleados con e-mail
Simplemente es una consulta visual de los empleados que tienen registrado en el sistema un correo electrnico.
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SU EMPRESA S.A.

Manual de Usuario del Sistema de Nmina

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

REQUISITOS TECNICOS MINIMOS PARA EL SISTEMA. ..................................................................... 10

ROLES EN EL SISTEMA. ............................................................................................................................... 11

INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA ................................................................................................ 12

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Pestaa Informticos ........................................................................................................................ 26

Catlogos (DETALLES) ...................................................................................................................................... 32

10 Maestro de Empleados. .................................................................................................................................. 40 10.1.1

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10.1.2 10.1.3 10.1.4 10.1.5 10.1.6 10.2 10.3 10.4

11 Fijar Salarios Mnimos. ................................................................................................................................... 53

Formulario de Movimiento de Afectaciones: .................................................................................... 56 Control de Asistencias (Valores): ........................................................................................................ 59

Formulario de Control de Asistencia.................................................................................................. 59 Vacaciones. ............................................................................................................................................. 62

Deudas / Prstamos: ............................................................................................................................. 64

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

Deudas a Futuro. ................................................................................................................................... 69

Deudas EN DOLARES. ......................................................................................................................... 72

Formulario de Generacin de Planilla Ordinaria. .................................................................................. 74

13.5.1 13.5.2 13.5.3 13.5.4 13.5.5 14.1

15 GENERACION Declaracin INSS ...................................................................................................................... 91

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

2 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA.

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

3 VERSIONES DEL SISTEMA.

1. Manejo de empleados Profesionales.

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

4 REQUISITOS TECNICOS MINIMOS PARA EL SISTEMA.

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

Operador Principal de RRHH

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

6 INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

Al ejecutar la aplicacin, esta se muestra de la siguiente forma:

SU EMPRESA S.A. Manual de Usuario del Sistema de Nmina

Descripcin de la Ventana de Inicio de Sistema

Descripcin de la barra de informacin

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Barra de accesos directos de Men Principal

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Estructura de los Formularios

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Iconos de la barra de Herramientas

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MEN PRINCIPAL (Generalidades)

A continuacin una descripcin general de cada opcin en este nivel:

Maestro de Empleados (Generalidades)

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Acceso: Operador Principal, Auxiliar y de Consulta de la nomina.

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Nombre formal de RRHH

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Factor Vacaciones y Aguinaldo

Techo Salarial del INSS

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Retencin IR para Servicios Profesionales

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Ruta para cargar o crear archivos de trabajo