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INTRODUCCION Normalmente se tiende a confundir al concepto de LOGISTICA, con el de LAS COMPRAS de elementos necesarios e indispensables, para la operacin de una empresa de sector comercial, de servicios y principalmente de productora industrial. De todas maneras es conveniente, tener presente que debido probablemente al arte de comprar se remonta a tiempos bblicos, su terminologa ha estado sujeta a cambios a medida que sus fines y procedimientos han ido amplindose y hacindose ms cientficos. Para nadie ser un misterio que los inicios de la
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compra se limitaban a satisfacer las necesidades mnimas, pero esas necesidades a medida que ha evolucionado la civilizacin, han crecido y se ha requerido de tcnicas que permitan proyectarlas en cantidad y mejorar la calidad de los productos que satisfagan a la sociedad, ya sea para mayor comodidad, teniendo presente la economa en todo momento, como tambin, satisfacer necesidades de toda ndole. Los procedimientos de logstica no estn ajenos a estos avances cientficos y tecnolgicos, por eso se estima que la compra requiere de toda una infractuctura de apoyo para conseguir los logros con eficiencia y el dinamismo que impera en el mundo globalizado de hoy. Por qu en ocasiones hablamos de logstica y no de compras? Ya que como lo pondremos ver ms adelante, la adquisicin o la compra, formara parte importante de un sistema logstico. Esto radica en que, las necesidades de una empresa deben estar sujetos a un planeamiento, distribucin y control, para obtener un mayor beneficio en trminos econmicos-financieros, logrando un precio adecuado por los productos requeridos y un financiamiento oportuno, es por esto, que se requiere una coordinacin de los elementos antes mencionado y una centralizacin de la informacin en bien de una eficiente direccin.
1. CONCEPTO DE COMPRAS OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA CALIDAD ADECUADA, CON EL PRECIO JUSTO, EN EL TIEMPO INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO. Muchas empresas manejan este concepto cmo la accin de adquirir provisiones o materiales para la empresa (materias primas, componentes o artculos terminados. Tambin podemos decir que compras es comerciar, es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto; Es necesario comentar tambin que el proceso de compras no slo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa si no que tambin incluye el
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negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en trminos monetarios. Existen varios conceptos de compra; pero todos esencialmente, incluyen los mismos elementos bsicos, a continuacin se presentan algunos: a) La administracin de materiales concepta a la compra como uno o ms actos que se relacionan con la planeacin, la adquisicin y la utilizacin de los materiales en el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente encargado de los materiales. b) La palabra compras, describe un proceso que incluye lo siguiente: Surgimiento de una necesidad. Su ubicacin. Eleccin del proveedor. Servicio.
c) Comprar es una funcin elemental e importante para realizar actividades y promover el bienestar humano. d) Obtener bienes y servicios, es considerando los siguientes puntos: Justificacin de la necesidad y cantidad. Evaluacin de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega y tipos de financiamiento.
Los puntos anteriores son conjugados para lograr el objetivo de elegir en el mercado lo que ms convenga, as como intercambiar un bien por otro, con el fin de satisfacer necesidades adecuadamente, o adquiriendo artculos en que se considere: calidad, menor precio y en el mnimo tiempo. e) Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y despus de ello lograr sus objetivos eficientemente. Normalmente no se menciona la palabra servicio por estar implcita. 1.1 TIPOS DE COMPRAS: De bienes, mercancas y materiales: Son lo normal en la generalidad de las instituciones. De servicios: Son especiales, aun cuando determinadas organizaciones se dedican exclusivamente a ello. Anticipadas: Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano. Existen sus razones y sus riesgos para ello.
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De emergencia: Son aquellas que urgen y no se pueden realizar de manera normal, por lo que se deben controlar (el lmite , la revisin de pedidos, definiendo responsabilidades; y la autorizacin de quien va hacer el pedido) Especulativas: Es una variante de la compra anticipada, pero no siempre, considerando la tica y que su objeto e inters sea seguro y eficiente, precios bajos, o buscando beneficios. Corriendo riesgos.
1.2 PRINCIPALES PROBLEMAS DEL AREA DE COMPRAS Ya hemos sealado que las funciones del rea de Compras son complejas y que se interrelacionan con todas las areas de la organizacin empresarial. Por esta razn, hay una serie de problemas dentro de la empresa, y son las siguientes: Autoridad limitada: Toda compra origina un desembolso de dinero, y cualquier salida de efectivo debe ser autorizada. AI autorizar a un comprador a establecer una relacin comercial (compra), tambin se le limita, pues se le hace tcitamente responsable del dinero invertido. Si el producto adquirido resulta deficiente o caro, surge una pregunta: Quin es el responsable: el usuario o el comprador? Esta situacin origina que el comprador sea lento en su decisin o demasiado temeroso, pues trata de buscar un proveedor que ofrezca mejor calidad o mejor precio. Pierde, por ello, mucho tiempo en llamadas telefnicas y cartas a proveedores, as como en aguardar las contestaciones. De esa manera, se convierte en un comprador costoso e inseguro. EI exceso de lmites de autoridad, crea lentitud excesiva en el manejo de las compras; sin embargo, si ellos no existen, el problema puede ser mayor y ocasionar perdidas y dificultades en la produccin.
Canales inadecuados y variedad de los pedidos: Diariamente un comprador puede procesar muchos pedidos, tratar con diversas personas y solicitar diferentes cantidades de un bien o material, que a veces desconoce.
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Los detalles administrativos son en ocasiones tediosos y largos, ya que las autorizaciones o visaciones impiden su fluidez. Generalmente los pedidos de los usuarios Ilegan por canales inadecuados o simplemente, estos no existen. Es comn que tengan el sello de "urgente" y que la mayor parte est con especificaciones incompletas y cantidades diferentes a las unidades de venta del proveedor. Todo ello impide que el comprador se dedique a la parte tcnica de su funcin y emplee mucho tiempo consultando al usuario si la muestra enviada es conforme o si aceptarla una variacin en la cantidad o el tiempo de entrega de la mercadera.
Ambigedad de las funciones: Es comn pensar que "La mitad de los ingresos del comprador la constituye la comisin". EI elemento de compras debe ser asequible para sus proveedores pero no en exceso; de la misma forma, debe cautelar los Intereses de su empresa, pero impedir que esto lo ciegue a toda propuesta diferente que le haga el proveedor. A menudo, el comprador es el rbitro entre los tcnicos del proveedor y de la Empresa y, como en todo caso de arbitraje, el perdedor en la pugna resulta ser el, por lo que debe emplear mucho tacto para limpiar asperezas. Las funciones del rea de compras son mltiples y complejas, razn por la cual se generan muchos problemas, producidos por las limitaciones y ambigedad de sus funciones y la variedad de pedidos y canales inadecuados. Sera pues importante que se elija a una persona idnea, capaz de atender y resolver adecuadamente estos problemas. 1.3 COMO ESTABLECER POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Considerando los problemas descritos en el punto precedente, debemos afirmar que su solucin depender, exclusivamente, de la claridad con que sea establecida la poltica de abastecimiento por parte de la Alta Direccin. Esta poltica consiste en la definicin de los lmites a los que se puede llegar para el cumplimiento de los objetivos de la Empresa. La principal necesidad de la existencia de polticas, proviene del individuo que labora en la empresa, el cual ante una toma de decisiones, se preguntar qu debe hacer. Si tiene la certeza de que a travs de su decisin se ha de favorecer,
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reforzar o mantener los objetivos fijados, entonces estamos en presencia de una entidad con reglas claras Y." aun, que ha hecho de estas reglas una forma de vida para sus trabajadores. Si no esas (pueden afirmarse que los objetivos no han sido claros o simplemente no existen.) Peters y Waterman, en su ensayo "In Search of excellence, seala que "La predominancia y Coherencia de la cultura se han revelado como cualidad esencial de las compaas excelentes. Adems, cuanto ms slido es esta cultura y ms se dirija al mercado, menos necesarios son los manuales de poltica, los organigramas o los procedimientos y reglas detallados. En estas compaas, todos los empleados saben lo que deben hacer en la mayora de las situaciones, porque disponen de valores y guas muy claros...". Ante todo, confianza. EI gerente de Logstica y el jefe de Compras deben tener la seguridad de que sus decisiones no sern cuestionadas permanentemente; esto es, que tendrn responsabilidad y autoridad suficientes para cumplir con el plan de adquisiciones coordinando con la Alta Direccin. De esa manera podrn delegar funciones en sus agentes de compras, y ellos desempearn las labores confiando en sus propias capacidades. Se debe impulsar la iniciativa propia, ya que las acciones que permiten ahorro e innovacin solo son posibles cuando el individuo tiene libertad para ensayar. Debe fomentarse la simplificacin, tratar de que los detalles administrativos ocupe el menor tiempo posible y que los mtodos de control sean sencillos y eficaces. Se debe enriquecer la relacin comercial, pues si el comprador recibe confianza de sus superiores y ejercita su iniciativa, se le deben brindar los recursos para que, sin menoscabo de los fines empresariales, induzca a pensar al proveedor que l tambin es parte de la empresa. Por tanto, deber mejorar la calidad de sus servicios, ajustar sus precios y respetar los tiempos de entrega.
1.4 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VEAMOS EN DETALLE CADA UNO DE ESTOS PASOS: 1. Requerimiento de compra.- Toda adquisicin debe iniciarse con un documento mediante el cual el usuario comunica a Compras o abastecimiento su necesidad; despus de haberla definido, puede tener dos orgenes: EI almacn o control de inventarios cuando se trata de artculos de stock. Cualquier dependencia para los artculos que se solicitan por primera vez, o para las necesidades de un programa o proyecto especifico.
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En cualquiera de los dos casos, en el documento se sealara la descripcin del artculo (caractersticas y especificaciones), cantidad solicitada y fecha en que debe ingresar al almacn. Tambin pueden incluirse otros datos complementarios como el consumo promedio, existencias actuales y datos del proveedor. 2. Cantidad y oportunidad.- En este caso, la situacin vara segn su procedencia: Originado en cualquier dependencia: el requerimiento es enviado a la seccin de Planeamiento, donde se comprueba si el artculo existe en almacn, y se determina en qu cantidad y cul es su consumo. Si el artculo es solicitado por primera vez, debe contar con el visto bueno de la jefatura de Compras. Con los datos obtenidos, se comprueba si la cantidad pedida es correcta, y el tiempo de entrega, adecuado. Originado en control de inventarios: Las solicitudes de este tipo estn orientadas a mantener los stocks necesarios para la produccin, en funcin de una orden de la jefatura (por ejemplo, existencias para tres meses de consumo). En forma similar al caso anterior, se establecen los consumos y las cantidades en stock y se verifica la cantidad solicitada y la oportunidad.
3. Estudiar las especificaciones y caractersticas del producto.- EI artculo solicitado debe tener especificaciones completas, proporcionadas por el departamento usuario. Puede darse el caso de que en el mercado existan diversas alternativas para una necesidad. Puede ser que dentro del mercado local no se encuentre determinado producto. En estas circunstancias, se solicitan muestras al extranjero, o se acepta uno nacional, de caractersticas similares. Deber chequearse, as mismo, que lo solicitado se halle dentro del plan de adquisiciones o dentro de la asignacin presupuestaria del departamento usuario. 4. Obtener cotizaciones y seleccionar al proveedor.- La cotizacin debe ser un documento que permita establecer informacin clara. Los datos que deben solicitarse al proveedor son: unidad mnima de venta, descripcin del artculo, punto de entrega, precios, condiciones de pago, plazo de entrega, condiciones adicionales que necesitase el producto (embalaje, seguridad, fletes, etc.). Luego, la solicitud de cotizacin se enva a cuantos proveedores se crea necesario. Es responsabilidad del Jefe de Compras sealar el nmero mnimo cotizaciones necesarias para hacer una compra. Sobre este numero cotizaciones, y atendiendo factores como cumplimiento en la atencin de pedidos, servicios adicionales que presta, comportamiento de la calidad de artculos que se proporciona, se seleccionara al proveedor.
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5. Confeccionar y emitir la orden de compra.- Seleccionado el proveedor, se procede a confeccionar la orden de compra. Este documento tiene "validz legal" y acta como un contrato que compromete al proveedor a entregar los bienes o servicios especificados en el documento, en las fechas determinadas y en las cantidades indicadas; y al comprador; a nombre de la empresa, a pagar el precio estipulado. Debido a la condicin legal de este documento, fijar los datos es una tarea que debe hacerse con cuidado. La informacin bsica es la siguiente: razones sociales, fecha de expedicin, numero de orden, cantidad, unidad de despacho, descripcin del artculo, instrucciones sobre la entrega, condiciones de pago, precios, clausulas adicionales y firmas autorizadas. La orden de compra debe tener la suficiente cantidad de copias para los departamentos involucrados en su gestin (Almacn, Contabilidad, Archivos, Finanzas). EI original, evidentemente, es para el proveedor. 6. Seguimiento de la orden de compra.- Esta operacin consiste en no perder contacto con el proveedor, y asegurar que el tiempo de entrega sea el indicado, comprobando continuamente cmo van los progresos en la entrega. Los sistemas utilizados para el seguimiento de una compra, pueden ser muy diversos, pero dependern fundamentalmente de la capacidad negociadora del comprador. 7. Recepcin de la mercadera.- Cuando el proveedor entrega el producto solicitado, se recibe en Almacn, el cual informa de la lIegada de la mercadera y establece un primer control, correspondiente a la cantidad, a la calidad y verifica que el artculo adquirido presente las caractersticas y especificaciones de la orden de compra. Si ambas condiciones se cumplen, el producto ingresa a Almacn; en caso contrario, se devuelve al proveedor o se le solicita la cantidad faltante, labor que absorbe tambin el comprador. Esto origina un nuevo ciclo de seguimiento y recepcin. 8. Conformidad con el producto.- Cuando se han verificado las expectativas de cantidad y calidad, el proveedor solo espera la cancelacin de su factura. Si los precios acordados figuran en ella, el comprador visara la factura y Contabilidad la registrar y remitir luego a Tesorera para el pago correspondiente. En este momento el procedimiento de compra ha terminado y toda la documentacin concerniente a l se archivara. 1.5 MTODOS DE COMPRAS Los mtodos de compra dependern de las situaciones que se presenten en el tiempo de efectuar la adquisicin, es decir, de las cantidades y tiempo de entrega. Se pueden definir cuatro tipos de compra, segn el mtodo que se utilice:
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a) Ajustadas a las necesidades.- En general, son las compras realizadas para producir a pedido especfico de un cliente. Cubre situaciones urgentes y generalmente no se mantiene stock de productos definido. Se necesita de proveedores confiables y honestos para que no especulen sobre la urgencia de la compra. b) De pedido continuo.- Son las compras que define la seccin de Planeamiento. Basndose en los consumos promedios y en las existencias en almacn, son solicitadas de acuerdo al Plan de Produccin. c) Segn situacin del mercado.- Por medio de este mtodo se realizan compras tratando de aprovechar las fluctuaciones de los precios en el mercado. Se caracterizan por estudiar constantemente las tendencias del mercado y de acuerdo a esta tendencia, se establece la cantidad por adquirir (si la demanda as alta, se adquieren cantidades para necesidad inmediata, si la oferta es alta, se compran mayores cantidades). d) Especulativas.- Este mtodo de compra es asumido por la Alta Direccin e implica un mayor riesgo que el normal, pues generalmente se adquieren grandes cantidades con la idea de ganar dinero revendiendo los excedentes en el mercado, o asegurar un alto stock. No se toma en cuenta el Plan de Produccin, pues Su objetivo es la utilidad. Inmovilizan gran cantidad de efectivo y requieren mucho espacio de almacenaje. 1.6 FORMAS DE COMPRAS Las formas de comprar tambin son parte de la Poltica de Compras, que puede dividir: a) Compras por contrato.- Se estipula un contrato con el proveedor, segn el cual, por un precio determinado, se entregaran los artculos solicitados de acuerdo a un cronograma. Con esta forma, escalonando entregas, se aprovechan mejores precios. no se inflan los stocks y se asegura el abastecimiento continuo. b) Compras en partidas agrupadas.- En este caso, se trata de artculos de menor consumo. Estos artculos tienen un costo de tramitacin mayor que el precio del bien mismo y se adquieren en una sola operacin. Con esta forma se logran economas importantes, se despierta el inters del proveedor (quien puede hasta mejorar sus precios) y los costos de tramitacin disminuyen. c) Compras con arreglo al plan de produccin.- En realidad, adquirir artculos bajo esta forma significa lo mismo que utilizar el mtodo de compras de pedido continuo. Permite un mayor acercamiento a los proveedores, como tambin mantener controlado el nivel de existencias y reducir los costos de adquisicin.
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1.7 NORMAS DE COMPRAS Las normas tcnicas para la compra ya han sido determinadas desde el inicio del presente libro y estn basadas en la calidad, la cantidad, el precio y la entrega oportuna de los artculos. Estas normas indican lo siguiente: a) La calidad debe ser definida a travs de especificaciones claras para el proveedor y proporcionadas por el usuario, sobre las caractersticas fsicas y qumicas del producto. No debe depender del precio, porque, los mejores productos no son siempre los ms caros. Se requiere adems que sea la ms conveniente. b) La cantidad se basa en el nivel adecuado de existencias. Lo solicitado debe controlarse en razn del consumo usual. La cantidad no debe ser influida por el precio, ni por exigencias del proveedor, quien usualmente vende "unidades mnimas de despacho" o establece descuentos por mayor cantidad adquirida. c) EI tiempo ms indicado para comprar depende de un adecuado control de stocks. Deben tenerse en cuenta factores tales como las caractersticas y especificaciones del producto, la distancia desde las plantas del proveedor hasta los almacenes, el tipo de transporte y la cantidad solicitada. d) EI precio ms conveniente debe buscarse en razn de los tres factores ya tratados. EI mejor precio no es el ms barato, sino el que nos asegura calidad, cantidad y oportunidad de entrega. EI precio de venta de un producto no es solamente su valor, sino tambin los servicios que puede prestar su proveedor y todos los otros factores que estn incluidos: fletes, embalajes, costos de aduanaje, etc. 1.8 COMO SELECCIONAR PROVEEDORES Existe una frase que se conoce como regla de Hierro de la Auditora: Si hago las cosas bien, nunca lo notaras; si las hago mal, siempre me lo recordaras. Cuando hay un reclamo del cliente, lo ms probable es que el origen del problema se encuentre en los insumos que lo constituyen, y se seale como culpable a algn representante de compras. Este, si no est seguro de haber seguido exactamente las indicaciones del usuario, culpara a su proveedor de haberle vendido productos de deficiente calidad. Los reclamos en muchas empresas, originan un continuo lamento por las
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perdidas, y una encarnizada persecucin de los posibles culpables. Ambos procederes son errados, y deben evitarse con la aplicacin de criterios razonables. Para definir estos criterios, el comprador debe ser un RELACIONADOR PBLICO MUY HBIL Y MANTENER UNA INTEGRIDAD MORAL A TODA PRUEBA. Una manera de lograrlo, es la siguiente: a) Una venta no termina con la facturacin.- Un proveedor muy apurado por cobrar, no es muy confiable. Para realizar una compra a completa satisfaccin es importante cumplir las normas; sin embargo, no suele ocurrir as, y alguna dificultad podra entrabar la relacin comercial en alguno de sus objetivos: calidad, cantidad o tiempo. b) Mantener las buenas relaciones.- La solucin armnica de una diferencia puede acercarnos a un proveedor y as podemos equilibrar nuestra posicin frente a un reclamo. c) Defender los intereses de la empresa antes que los propios.- Esta frase podra sonar un poco a clis, pero es totalmente cierta. Mantener este principio nos evita problemas de conciencia. No existe realmente un cdigo universal de tica, Y la gente acostumbra a reemplazarlo con reglas especficas. Cuando estas reglas no existen, hacemos lo que nos parece mejor. Una compra es un desembolso de dinero y si se cumplen los objetivos de calidad, cantidad, entrega oportuna y precio adecuado, nada nos impide recibir un "obsequio" del proveedor. Este caso no figura en el Manual de Compras. 2. Objetivos generales y especficos de un departamento de compras - Los objetivos generales de un departamento de compras son: Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto. Desarrollar y administrar las compras. Establecer proveedores bien evaluados.
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Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artculos, mejora de servicios de adquisicin y distribucin. - Los objetivos especficos de un departamento de compras son: Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin. Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. Localizar nuevos materiales y productos.
Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y calidad adecuada de los artculos. Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa. Desarrollar ptimos procedimientos y controles.
Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de compras, que estar equilibrado con los buenos resultados obtenidos. Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organizacin.
Mantener comunicacin dinmica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cules sern los programas de produccin para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades. Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, produccin, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios. Estar al da de los avances existentes en mtodos y tcnicas de compras.
Obtener la aprobacin de control de calidad sobre nuevos artculos o artculos que requieran un proveedor nuevo. Para este propsito se debern obtener muestras de los proveedores potenciales.
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Vigilar que el personal del rea cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. Puntualizar normas de conducta moral. Obtener utilidades para la empresa.
3. LA IMPORTANCIA DE COMPRAS. La importancia de la Administracin de Compras est ntimamente ligada a las necesidades de las empresas de hacer una buena utilizacin de sus recursos, es decir, la eficiencia en sus operaciones. El departamento de Compras es una de las unidades que puede ayudar a alcanzar los objetivos econmicos de la organizacin. Eso se logra a travs de obtener ahorros, buena calidad de materiales o servicios, compras Justo a Tiempo, buenos precios, buenos proveedores, etc. La importancia de las compras afecta a la rentabilidad y calidad de la mayora de organizaciones, aunque no en las mismas proporciones. No hay organizacin que no requiera de algn producto o servicio para realizar sus actividades y que estn dirigidos a la satisfaccin de las necesidades del cliente. Proveer un flujo sin interrumpir de materiales y servicios al sistema de operacin Mantener la inversin en inventarios al mnimo Maximizar la calidad Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros estandarizar Comprar materiales al ms bajo costo total de adquiran Fomentar las relaciones internacionales
Los procesos de compras deben enfocarse en la parte econmica en la cual busque optimizar los costos de los pedidos, almacenaje y las cantidades de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo de las compras. El objetivo que se persigue al determinar
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el plan econmico es resolver los dos cuestionamientos ms importantes. Cunto Pedir? y Cundo Pedir? La Extensin del control de las compras y proveedores debe ser apropiado al impacto de los artculos o servicios comprados, en la calidad de los productos de la empresa, y al riesgo de falla en cumplir los requisitos de entrega. Una Empresa y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor, considerando las necesidades o requisitos que exigen los clientes para desarrollar una estrategia y planificacin del producto o servicio que demanden. La ISO 9001:2008 afecta a todas las compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad. El siguiente esquema ilustra de forma genrica los principales procesos que intervienen en la compra, ya sea de productos o servicios. El proceso EVALUACIN DE PROVEEDORES no se ejecuta en todas las organizaciones, pero ya adelantamos que es un requisito de la Norma, as que debemos incorporarlo al proceso. Los crculos en rojo del esquema denotan dnde hay requisitos, que resumidos en pocas palabras solicitan lo siguiente:
Antes de comprar se deben determinar con rigor los requisitos de los productos a comprar. Es muy frecuente que las personas o departamentos que determinan las necesidades de compra no sean los que comunican los requisitos del producto al proveedor, por esta razn es muy importante que se especifique con exactitud lo que se quiere.
Se debe seleccionar a los proveedores en funcin de su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organizacin, de ah que el proceso SELECCIONAR PROVEEDOR Y COMPRAR reciba informacin del proceso EVALUACIN DE PROVEEDORES. La comunicacin de los requisitos al proveedor seleccionado debe ser clara y precisa, diseando un mtodo que asegure una transmisin completa y eficaz de los mismos.
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La organizacin debe asegurarse de que los productos comprados cumplen los requisitos solicitados. Para ello, indica la Norma que deben llevarse a cabo las actividades de inspeccin que sean apropiadas. Estas actividades debern ser ms rigurosas cuanta mayor repercusin tenga el producto comprado para la calidad, y depender tambin de la competencia demostrada por el proveedor (histrico de entregas del proveedor). La intensidad de los controles aplicados durante la inspeccin puede variar desde un simple control administrativo de entrada (verificacin de cantidades y tipo de producto), hasta la realizacin de controles de verificacin de especificaciones in situ o la toma de muestras para analizar en un laboratorio.
Se deben llevar a cabo actividades de evaluacin continua (evaluacin inicial y re-evaluaciones) con los proveedores. En el esquema se ha significado que la informacin para evaluar a los proveedores proviene de los procesos de inspeccin, pero tambin puede provenir de cualquier otro proceso del que se obtenga informacin sobre el proveedor y sus productos. Ms adelante abordamos con ms detalle este proceso. Lo que el proceso de compra busca es el desempeo aceptable de un comprador, ya que si sucede lo contrario, le significar ms costos fuera de proporcin comparada a la magnitud de la compra original, afectando las relaciones interdepartamentales dentro de su empresa.
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5. PRINCIPIO BASICOS DE COMPRA Ya hemos dicho que el comprador debe buscar siempre, utilizar los recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la empresa , y para ello deber observar con toda atencin los siguientes principios: a) Las prcticas en el mundo de las compras debern sujetarse a las necesidades particulares de la empresa, sea sta comercial, industrial o de servicios.
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b) Las compras debern hacerse basndose en un examen minucioso de las caractersticas de las mercancas y los servicios ofrecidos por los proveedores. c) El acuerdo de lo que se haya de comprar y cul sea el momento de hacerlo, lo toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado, as como del estado de la oferta y la demanda. d) Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios postventa. e) El comprador ha de ser capaz de pronosticar la evolucin futura del mercado. Todo eso que se ha detallado, se puede resumir en 3 elementos fundamentales: 1. Fijar claramente lo que la empresa necesita. 2. Localizar a los proveedores que tienen los materiales que necesita, dentro o fuera del pas. 3. Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago as como servicios de postventa. Las compras deben de ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten tomas decisiones respecto a su eleccin. Existen cuatro aspectos bsicos, correctos y tradicionales, que se consideran en la compra y por ende en los abastecimientos, los cuales son los siguientes: calidad, cantidad, precio y oportunidad de entrega. Calidad: Este lineamiento no solo trata de decir, si un artculo posee buena o mala calidad, no, es algo ms profundo, ya que se deben considerar todas las caractersticas en un material, artculo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigencia de se desean. Precio: Es el costo de los artculos, los materiales o los servicios, ya que es base para determinar la posibilidad de la adquisicin. El departamento de logstica es el responsable de conseguir los precios mnimos, con la calidad deseada, sin descuidar el servicio, ni lo referente al financiamiento. Oportunidad de Entrega:
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Determinar las cantidades y tiempo de entrega de los productos solicitados.- Es necesario establecer las cantidades que se requieren para la produccin y la oportunidad en que la mercadera debe llegar a los almacenes para garantizar la continuidad del proceso productivo. Establecer un plan de adquisiciones.- Decidir cunto se va a comprar y cuando debe hacerse. Est mejor ejemplificado en el plan anual de adquisiciones, a cuya confeccin concurren Planificacin y Control de Produccin, Finanzas y Control de Existencias. La definicin de un cronograma que muestre las cantidades por comprar para la satisfaccin de las necesidades de la empresa, sujeto a las variaciones financieras que existan, ser trabajo de la seccin de Planificacin de Compras.
Para organizar el rea de Compras, es necesario determinar tres secciones, cada una de las cuales posee un conjunto de funciones y responsabilidades: Seccin Operaciones de Compra; Seccin Planeamiento de Compras; y Seccin de Archivos y Documentacin. Estas secciones estarn bajo la responsabilidad de la Jefatura de Compras, la que se encargara de coordinarlas y dirigirlas en todo lo que suponga su quehacer. FACTORES QUE INCIDEN EN LA COMPRA TRADICIONALES: Precio Calidad Fecha de pago
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COSTOS EN REPARACION COSTOS DE ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO EN PROVEDORES CONSIGNACION CUESTION ANBIENTAL ALTERNATIVAS INTERNACIONALES
CARGOS DE COMPRA
DIRECTOR / RESPONSABLE DE COMPRAS: Define la poltica de compras de la compaa en trminos de cantidad, Calidad y precio, fija los objetivos econmicos anuales junto a la Direccin General y pone en marcha esta poltica.
COMPRADOR INDUSTRIAL: Establece un panel de proveedores, los cuales selecciona en base a criterios de costes, calidad y duracin.
ASISTENTE DE COMPRAS: Responden a los compradores mayores mantenindose al corriente de los inventarios y de las tendencias actuales
COMPRADOR DE PROYECTOS: El Comprador de Proyectos representa todo el equipo proyecto cerca de un panel de abastecedores complementarios.
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PROCESO DE COMPRA Dentro de las acciones especficas tenemos: 1. Recepcionar las requisiciones de compras, 2. Analizar las posibles fuentes de abastecimientos (proveedores) en la adquisicin de los materiales. 3. Analizar las cotizaciones de los proveedores. 4. Emitir o confeccionar y remitir la orden de compra, como resultado del paso anterior. 5. Realizar el seguimiento del pedido, depende del material y el tiempo que se requiere. 6. Registrar la informacin.
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SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTOS 1. Cuando inicia por primera vez la actividad 2. Al comprar un producto nuevo 3. Cuando no est satisfecho con los proveedores 4. Para ampliar la cartera de proveedores: para evitar desabastecimiento o retrasos de entrega 5. Para responder a la publicidad recibida
FACTORES QUE INFLUYEN LA COMPRA A FABRICANTE O A MAYORISTAS O A AMBOS: 1. El tipo de producto 2. Cantidad solicitada por pedido 3. La ubicacin de la tienda, lejos del fabricante, cerca del minorista 4. Servicios del proveedor: transporte, instalacin, entrega rpida
EVALUACION DE OFERTAS Pasos a seguir para evaluar y comparar la informacin: 1. Preseleccionar las ofertas, eliminando las que no se ajustan a nuestras condiciones. 2. Completar una ficha para cada proveedor 3. Elaborar un cuadro comparativo de ofertas
Los factores del producto y el proveedor estn relacionados con: Las caractersticas tcnicas y las facilidades de uso La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente La confianza y entendimiento entre el comprador y el vendedor
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SELECCIN DE PROVEEDORES FICHERO DE PROVEEDORES CONDICIONES: 1. Que contenga todos los datos necesarios 2. Que las fichas estn ordenadas o clasificadas, bajo un sistema de fcil localizacin. 3. Que exista un duplicado en un lugar seguro.
1. Identificacin del proveedor: razn social, cdigo, direccin, telfono, fax, e-mail, web. 2. Artculos que fabrica o vende: modelos, tallas, colores, unidad de ventas, lote, etc. 3. Condiciones comerciales: precios, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, gastos, etc. Observaciones: resultado de las pruebas a las muestras o a los informes recibidos.
CLASIFICACION DE FICHAS: 1. El orden alfabtico: apellido o razn social 2. Orden numrico alfanumrico 3. Sistema mixto: por provincias, ciudades, distritos y despus se aplica el orden numrico segn el asignado a cada proveedor
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HOMOLOGACION DE PROVEEDORES La homologacin de proveedores es el proceso por el cual una empresa define aquellos proveedores que estn cualificados para suministrarle productos o servicios.
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EVALUACION DE PROVEEDORES
Una vez homologado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. Calidad de los suministros Fiabilidad del plazo de los suministros Flexibilidad del proveedor Fiabilidad de la informacin Competitividad
Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos Una posible ponderacin sera la siguiente Calidad suministros Fiabilidad suministros Flexibilidad proveedor Flexibilidad informacin Competitividad 50% 20% 20% 5% 5%
El siguiente paso es definir el sistema de evaluacin a utilizar para cada uno de los criterios: puntuacin de 0 a 10; puntuacin de 0 a 5; valoracin A, B, C. En el caso de calidad de los suministros, si se ha elegido un sistema de puntuacin de 0 a 5 habr que definir en qu casos se pone un 5, un 4, etc. Una posible escala de valoracin sera la siguiente: Puntuacin 5. Cuando no se ha detectado ningn incumplimiento de especificaciones en el perodo evaluado.
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Puntuacin 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas. Puntuacin 3. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el 3% y el 5% de las cantidades suministradas. Puntuacin 2. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el 6% y el 10% de las cantidades suministradas. Puntuacin 1. Cuando los incumplimientos de especificaciones estn entre el 11% y el 20% de las cantidades suministradas. Puntuacin 0. Cuando los incumplimientos de especificaciones superan el 20% de las cantidades suministradas. Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente: Proveedores con puntuacin proveedores homologados. 0. Inmediatamente dejan de ser
Proveedores con puntuacin 1 2. Se notifica al proveedor que en un plazo de un mes deber entregar a la empresa un plan escrito y programado de acciones para corregir sus incumplimientos. Proveedores con puntuacin 3 4. Se notifican al proveedor los incumplimientos que ha tenido, y se solicita un plan para corregirlos. CALIDAD CONCRETADA DE PROVEEDORES Con aquellos proveedores que mejor puntuacin hayan obtenido en el proceso de evaluacin, la empresa puede realizar acuerdos de calidad concertada. Estos acuerdos suponen para la empresa un menor coste en los controles de recepcin.
OUTSOURCING: Subcontratacin de servicios externos, para aadir mas fortalezas al propio potencial de la empresa. JAT o JUSTO A TIEMPO: Tcnica que evita los excesos, desperdicios y seguridades.
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BENCHMARKING: Tcnica usada por las empresas para identificar, comparar y aprender para mantenerse como la mejor en su clase. CLASIFICACIN DE COMPRAS I. Por la forma de efectuarlas: II. Centralizados Descentralizados
Por el tipo de material que se adquiere: Materia prima Insumos Repuestos y accesorios Partes componentes
MTODOS PARA COMPRAS Actualmente, las organizaciones adoptan cualquiera de los siguientes mtodos para llevar a cabo sus compras. Segn los factores que intervienen: o Compra ajustada a las necesidades. o Compras para el futuro especficos. o Compras segn la situacin del mercado. o Compras especulativas. Segn la forma de comprar. o Compras sobre contratos. o Compras en partidas agrupadas. Compras con arreglo de acuerdo a un programa EVALUACIN DEL DERTAMENTO DE COMPRAS La evaluacin en el departamento de compra se debe llevar acabo para alcanzar los siguientes objetivos:
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1. Para comprobar la eficiencia del departamento. 2. Para controlar el alcance de los objetivos del departamento. 3. Para medir el trabajo realizado. 4. Para mejorar los procedimientos realizados. Para la evaluacin tener en cuenta que existen 3 mtodos: i. ii. iii. Cualitativo. Cuantitativos. Costo neto final de compra.
INDICE DE MEDICION Se necesitan los siguientes datos Cantidad de ordenes de compra anuales Volumen total de compra Consumos anuales Existencias Ventas anuales Personal de la empresa y del departamento de compras. Cantidad de entrevistas a proveedores Cantidad de requisiciones recepcionadas Gastos anuales del departamento Ahorros anuales obtenidos EVALUACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Variacin:
Donde: Vtc: Volumen total de compra Cta: Consumo total anual
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% anual de ahorro:
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Costo de adquisicin:
COSTO NETO FINAL DE COMPRA Permite conocer la eficiencia del departamento de compras y consiste en el deseo de establecer el costo final. Economas probadas Gastos ocasionados por errores en las compras Gastos de funcionamiento de la dependencia Gastos de almacenaje y comprobacin de existencias en almacn
NUEVO PERFIL DEL COMPRADOR 1. Amplio conocimiento de lo que es y de lo que hace su empresa 2. Versatilidad y flexibilidad para los cambios 3. Manejo de sistemas modernos de informacin y comunicacin 4. Mucha creatividad e imaginacin 5. Apto para todo.
EJEMPLO APLICATIVO
La demanda semanal de un producto tiene la distribucin que se muestra en la tabla N1. Cuando se formula un pedido para reabastecer el inventario, hay una
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demora de entrega, la cual es una variable aleatoria que se muestra en la tabla N2. TABLA 1 Cantidad demandada 0 1 2 Probabilidad TABLA 2 N de semanas desde el pedido hasta la entrega 2 3 4 Probabilidad
Considerando la cantidad ptima de pedido de Q = 15 unidades, el punto de pedido R = 5 unidades (es decir realizar el pedido cuando el inventario final es de 5 unidades) y el inventario inicial de 10 unidades; realice una simulacin de 20 corridas. Adems considere 5 semanas para el proceso de estabilizacin. Realice la prueba de las rachas para sus nmeros aleatorios. Analice sus resultados y cules son las conclusiones que obtiene
solucin:
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Cantidad demandada 0 1 2 3
Intervalo
N Aleatorio
Ds
12 20 15 18 35 24 82 91 73 48 14
+ + + +
1 1 1 1 1 1 3 3 2 1 1
+ + + -
93 81 9 31 16 10 28 35
3 3
+ -
0 1 1
+ +
1 1 1
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Probabilidad Probabilidad Intervalo Acumulada 0.20 0.20 [0 19] 0.60 0.80 [20 79] 0.20 1.00 [80 99]
N Aleatorio 13 17 28 31 53
tds 2 2 3 3 3
PRUEBA DE RACHAS
R 1 (2n 1) 3
ZC
1 (16n 29) 90
= 0.05
Reemplazando tenemos
t
Zt= Z0.025 Z0.025 = 1.96
0.05 0.025 2
0.025
-Z
Zt
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Inventario Inicial = 10 Da 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 1 1 1 1 1 3 3 2 1 1 3 3 0 1 1 1 1 1 1 Ds
Q= 15 Inventario 10 9 8 7 6 5 4 1 13 11 10 9 6 3 3 2 15 14 13 12 10
INTERPRETACIN
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Mi punto de pedido y la cantidad que se pide para reponer el stock estn bien establecidos, ya que como se observa en la tabla no hay ninguna demanda no satisfecha. COMCLUCIONES En las condiciones actuales en que vivimos los empresarios, todos y cada uno de nosotros debemos considerar las compras como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Las empresas que se precien de ser modernas deben considerar en su estructura organizacional como mnimo un Departamento de Compras. RECOMENDACIONES No pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre de alternativas Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posicin Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio Utilice la persuasin, no la jactancia
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