ESTUDIO ORGANIZACIONAL

CARLOS ALFREDO TAMI RIVEROS JOS FERNANDO CELIS ORTIZ JHON CARLOS FLOREZ GUTIERREZ

1110563 1110562 1110558

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL CUCUTA 2013

ESTUDIO ORGANIZACIONAL

CARLOS ALFREDO TAMI RIVEROS JOSE FERNANDO CELIS ORTIZ JHON CARLOS FLOREZ GUTIERREZ

1110563 1110562 1110558

Presentado a: Lic. Jess Manuel Caicedo

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL CUCUTA 2013

INTRODUCCIN

En el municipio de Villa de Rosario (Norte de Santander) se ha incrementado el desarrollo de microempresas, apoyadas por el municipio y la Gobernacin del Departamento, entre los sectores que se destacan encontramos muebles, artesanas, confecciones, calzado y productos derivados de la arcilla. Como la situacin con Venezuela se encuentra estancada por problemas polticos, es importante viabilizar la idea a nivel regional y nacional, existen minas de arcilla expansiva, carbn y mano de obra calificada, experta y especializada en la fabricacin de tejas y dems derivados de la arcilla. El estudio de viabilidad para la fabricacin y comercializacin de tejas tipo S en el municipio de Villa del Rosario (Norte de Santander), consiste en planear su ejecucin en trminos de actividades, tiempos, personal, recursos y objetivos de cada una de las etapas: investigacin de mercado, para identificar las caractersticas del mercado, comportamiento y el perfil del cliente y analizar la competencia actual; realizar el estudio tcnico, administrativo y financiero. Finalmente evaluar econmica, social y ambientalmente considerando los recursos necesarios para la empresa.

Este proceso de estudiar una oportunidad de negocio, es lo que llamamos en forma genrica la evaluacin del negocio, el estudio de viabilidad consiste en establecer si el objeto que se pretende genera utilidad. Es importante porque es un mecanismo de proyectar el negocio en el futuro, de prever dificultades y de identificar posibles soluciones a las coyunturas que se pudiesen presentar. El emprendimiento de una empresa del sector alfarero, con el producto teja artesanal tipo S es una oportunidad de negocios, por ser un producto derivado de la arcilla, la cual es reconocida por su gran calidad y buena imagen de sus productos a nivel regional, nacional e internacional.

El objetivo del estudio de viabilidad adems evala realmente el potencial del mismo, determina las variables crticas, reduce riesgos del proyecto y toma decisiones con mayor solidez informativa. Aplicar conceptos de mercadeo y especialmente de investigacin de mercados, de finanzas, economa, aspectos organizacionales y de produccin con el fin de evaluar la demanda y viabilidad de la fabricacin y comercializacin de tejas tipo S en el municipio de Villa de Rosario (Norte de Santander), aprovechando el potencial y caracterizacin de las arcillas se pretende producir teja tipo artesanal con aleta, con altos niveles de calidad dirigida a satisfacer la demanda del sector de la construccin a travs de la comercializacin a nivel regional, nacional e internacional.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Realizar un estudio de viabilidad para la fabricacin y comercializacin de tejas tipo S en el municipio de Villa del Rosario (Norte de Santander).

OBJETIVOS ESPECFICOS Establecer la estructura organizacional de la empresa de tejas tipo S del municipio de Villa del Rosario. Determinar e identificar la cantidad y el perfil de la operacin que ser necesaria para la organizacin. Identificar y describir todas aquellas responsabilidades de cada cargo de la estructura organizacional.

1. ANALISIS ORGANIZACIONAL Todas las actividades que se realizan dentro de una empresa requieren de una estructura organizacional para sincronizar y armonizar los esfuerzos hacia el logro de los objetivos y poder resolver los problemas que suceden en el desarrollo de la actividad empresarial. Adems es necesario separar las tareas para realizar las funciones con precisin, eficiencia y de esta manera lograr el mejor desempeo de sus colaboradores. De tal forma que la empresa de tejas, requiere de una organizacin administrativa que muestre los niveles jerrquicos, las interrelaciones, comunicacin, las obligaciones y autoridad existente dentro de ella.

1.1 CONSTITUCION DE LA EMPRESA La empresa de tejas tipo S del municipio de Villa del Rosario, se constituir como persona natural, que es aquella que est en capacidad de contraer obligaciones y ejercer sus derechos. El objeto social es la fabricacin y venta de productos artesanales de arcilla, como tejas en general, y la lnea de materiales de construccin elaborados a mano, como pisos, ladrillos y accesorios. Cumplir con la legislacin vigente en todo lo relacionado con planeacin municipal, normas ambientales especialmente en la contaminacin emanada de los hornos, cumpliendo todo lo establecido por el cdigo de comercio, cdigo sustantivo del trabajo y proteccin social, registros y asuntos tributarios.

1.2. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA El organigrama como tcnica de organizacin representa esquemticamente la estructura de la empresa, donde se observa que los cargos unidos mediante lneas verticales sealan las relaciones de autoridad y responsabilidad. Es un instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin. Los siguientes son los criterios para preparar el organigrama para la empresa de tejas con aleta: Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud. Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la estructura en forma clara y comprensible. Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclaturas, lneas, figuras y composicin para facilitar su comprensin. Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que debe prepararse complementando tanto criterios tcnicos, como de servicio, en funcin de su objeto.

Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados.

Organigrama empresa tejas tipo S

1.3 RECURSO HUMANO Concretada la estructura organizacional para la empresa de tejas tipo S, es posible determinar el nmero y perfil de los operarios que debern ser contratados por la organizacin. Para la vinculacin del talento humano a la empresa, se deber tener en cuenta un proceso de reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin del personal al interior de la empresa, donde se elegirn a los candidatos que renan los requisitos exigidos en cada puesto de trabajo, para su desempeo en el mismo sea eficiente y eficaz. Efectivamente en una estructura organizacional correctamente diseada todo puesto de trabajo responde a una necesidad de la organizacin, por consiguiente ha de esperarse un aporte de dicho puesto para con la organizacin; adems debe superar ciertos criterios de productividad y calidad. Los puestos de trabajo estn diseados a partir de tareas, obligaciones y ocupaciones que han de ser desempeadas mediante los procedimientos

instaurados por la organizacin, los cuales han de responder a criterios de eficacia y eficiencia. Finalmente sealar que en el desempeo de estas actividades estn presentes una serie de factores mediticos: la persona que ocupa el puesto de trabajo (conocimientos, habilidades, potencial, entre otros), los medios necesarios para ejecutar las actividades (tecnologa usada, equipos, herramientas disponibles), las condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, entre otras.) y ambientales (lugar fsico, iluminacin, ruido y ventilacin.)

Cuadro de personal requerido

1.4 MANUAL DE FUNCIONES

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Los objetivos bsicos de un manual son: Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos Niveles jerarquicos. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.

 Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Por su contenido los manuales se pueden clasificar como: de polticas, departamentales, de procedimientos, de funciones, de organizacin, de contenido mltiple y de tcnicas. Un manual debe ser redactado en un lenguaje sencillo de tal manera que sea comprensible a toda la organizacin y adems contener: ndice, objetivos, nombre del rea o seccin, fecha de elaboracin o modificacin, nombre de quienes participaron en su elaboracin, instrucciones y grficos. Manual de funciones: contiene la descripcin de los responsables de cada cargo, requisitos mnimos de educacin y experiencia, personal a cargo y lmites de competencia y responsabilidad. A continuacin se describen las funciones propuestas para cada uno de los cargos:

Descripcin del cargo de administrador 1. IDENTIFICACIN DEL CARGO: ADMINISTRADOR 2. NATURALEZA DEL CARGO. Es el representante legal de la empresa. Velar por el desarrollo y cumplimiento de las estrategias administrativas y financieras. 3. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Realizar el proceso administrativo de forma general en las labores cotidianas de la empresa. 2. Representar a la empresa ante cualquier autoridad u organismo segn las circunstancias. 3. Realizar gestin comercial con el fin de lograr la consecucin de clientes para la empresa. 4. Celebrar toda clase de actos o contratos. Control y fijacin de precios del producto. 5. Visitar las obras y elaborar las cotizaciones para cada uno de los trabajos. 6. Nombrar y remover de acuerdo a las normas y leyes al personal de la empresa. 7. Dar instrucciones a los oficiales sobre que tipo de trabajo especfico se va a realizar. 8. Solicitar cotizaciones de materiales, herramientas y suministros requeridos. 9. Atender las inquietudes y dar las soluciones a los inconvenientes y eventualidades de los clientes. 10. Organizar reuniones peridicas con el personal. 11. Respetar, poner en prctica y supervisar el cumplimiento de las normas de seguridad y salud ocupacional. 12. Mantener una base de datos de clientes actualizada, monitorear el servicio al cliente.

13. Constituir y mantener actualizado el listado de proveedores actuales y potenciales.

Descripcin del cargo de secretaria 1. IDENTIFICACIN DEL CARGO: SECRETARIA 2. NATURALEZA DEL CARGO. Realizar diversas funciones de apoyo administrativo a empleados y administrativos 3. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Atender personal y telefnicamente al pblico y empleados de la empresa. 2. Redactar y transcribir cartas, memorandos, cotizaciones, facturas, referencias comerciales y dems documentos de acuerdo a las instrucciones del jefe inmediato. 3. Clasificar y archivar los documentos y correspondencias que llegan a la empresa. 4. Recibir y entregar la correspondencia, documentos llegados; contestar y enviar la originada por la misma.

5. Organizar y mantener actualizado el archivo manual o computarizado, manejar material y documentos confidenciales. 6. Organizar facturas de compra y digitarlas. 7. Programar pagos a proveedores y terceros; efectuar sus respectivos egresos. 8. Velar por la informacin contable al da. 9. Asistir a reuniones para tomar nota, preparar actas e informes. 10. Colaborar permanentemente en la realizacin del trabajo de la administracin. 11. Todas las dems inherentes al cargo.

Descripcin del cargo de contador 1. IDENTIFICACIN DEL CARGO: CONTADOR 2. NATURALEZA DEL CARGO. Planificar, coordinar y supervisar las actividades contables y tributarias de la empresa. 3. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Abrir, llevar y cerrar los libros de contabilidad sujetos a las normas legales. 2. Preparar informes peridicos sobre movimientos contables y conciliacin de las cuentas. 3. Cuadrar peridicamente los libros auxiliares con el libro mayor. 4. Elaborar el balance general y estados financieros y presentar cuadros de informacin contable. 5. Analizar las cuentas del Balance y presentar informes al a administracin. 6. Asesorar en materia tributaria y contable. Cumplir con los compromisos tributarios. 7. Presentar las declaraciones de IVA y de renta. 8. Asegurar la confiabilidad de la informacin. Analizar la facturacin. 9. Colaborar con el administrador en la organizacin de la contabilidad general y de costos. 10. Las dems que por naturaleza del cargo debe asumir.

Descripcin del cargo de jefe de planta operativa

1. IDENTIFICACIN DEL CARGO: JEFE DE PLANTA OPERATIVA 2. NATURALEZA DEL CARGO. Evaluar la capacidad el personal operativo, solucionar los inconvenientes que se presenten en las diferentes reas de trabajo durante la produccin. 3. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Verificacin de entrada y salida de trabajadores. 2. Llevar el registro de produccin diaria de tejas tipo S artesanales de arcilla. 3. Llevar el registro de la produccin general. 4. Asignar los sitios donde se deben colocar las tejas en arcilla de cada trabajador. 5. Entregar al grupo de cargue de los hornos, el material que debe ser quemado debidamente contado. 6. Recibir al grupo de descargue de los hornos, el material quemado y llevar el registro de los productos buenos, de segunda y crudos. 7. Coordinar con el grupo de pileros para la asignacin de pilas a cada alfarero segn producto. 8. Manejo de inventarios, producto terminado y en proceso. 9. Desarrollo y supervisin del proceso productivo de la teja.

Descripcin del cargo de operador de molienda

1. IDENTIFICACIN DEL CARGO: OPERADOR DE MOLIENDA 2. NATURALEZA DEL CARGO. Preparar la arcilla para la fabricacin de las tejas. 3. FUNCIONES DEL CARGO 1. Cargue de la arcilla en carretas, desde la volqueta a patios y pilas.

2. Picar la arcilla y asolearla. 3. Pasar la arcilla al molino elctrico. 4. Cernir la arcilla. 5. Preparar las pilas con agua adecuadamente. 6. Llenar las pilas con la arcilla molida y revisada. 7. Masajear la arcilla con los pies, hasta lograr una masa homognea. 8. Descargar la pila de arcilla. 9. Controlar la utilizacin de la pila de arcilla, verificando la calidad de la misma.

Descripcin del cargo de alfareros

1. IDENTIFICACIN DEL CARGO: ALFAREROS 2. NATURALEZA DEL CARGO. Organizar la produccin y corte de teja, preparacin de la arcilla en pilas, secado de la teja, control de la calidad en todas las actividades que se lleven a cabo para el producto crudo. 3. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Cumplir diariamente con la cuota de produccin de teja tipo S en metros cuadrados. 2. Controlar la asoleada del producto que recoge de la enramada, pasarlo al patio para el tiempo de sol necesario y que la seleccione para no incluir averiados. 3. Realizar el respectivo control de calidad durante la elaboracin de la teja tipoS. 4. Control de calidad durante el secado de la teja en el sol. 5. Control de calidad durante la asoleada de la teja. 6. Controlar de que no se cargue el producto averiado. 7. Controlar el almacenamiento del producto en el sitio adecuado y correspondiente. 8. Controlar el barro que manejan los pileros u operadores de molienda. 9. Responder por los trabajos realizados en el patio. 10. Controlar las piletas de desage y piso. 11. Controlar el mantenimiento de enramadas, patio y piletas. 12. Empacar el producto para su respectivo embalaje en plstico termo encogible

Descripcin del cargo de operador de cargue y quema 1. IDENTIFICACIN DEL CARGO: OPERADOR DE CARGUE Y QUEMA 2. NATURALEZA DEL CARGO. Velar por el cargue, quema y descargue del horno y controlar todos los procedimientos que se requieren para la quema de la teja tipo S. 3. FUNCIONES DEL CARGO. 1. Coordinar con el administrador para que este les asigne el tipo de teja que se va cargar el horno. 2. Realizar el cargue del horno en compaa de los dems trabajadores. 3. Vigilar la distribucin y colocacin del producto dentro del horno. 4. Realizar la limpieza de las boquillas y cernidores del horno antes de iniciar la quema. 5. Darle el caldeo (temperatura adecuada) al horno segn el tiempo necesario. 6. Realizar la quema hasta que este en el punto final. 7. Informar al administrador sobre la calidad del carbn y materias primas que se utilicen durante la quema. 8. Realizar los respectivos controles durante la quema para dar un buen terminado al producto. 9. Hacer el descargue del horno despus de la quema. 10. Seleccionar la teja buena, de segunda y el crudo, reciclable, cortes, entre otras. 11. Empacar el producto para su respectivo embalaje en plstico termo encogible.