Universidade Tcnica de Lisboa

Faculdade de Motricidade Humana

Gesto e Organizao de Eventos Desportivos Estudo de caso - Jogos Desportivos de Viseu

Dissertao elaborada com vista obteno do Grau de Mestre em Gesto do Desporto

Orientador: Professor Doutor Rui Jorge Brtolo Lara Madeira Claudino

Jri: Presidente Professor Doutor Carlos Jorge Pinheiro Colao Vogais Professor Doutor Alcides Vieira Costa Professor Doutor Lus Miguel Faria Fernandes da Cunha Professor Rui Jorge Brtolo Lara Madeira Claudino

Rui Miguel Alves da Silva Fonseca Lisboa, 2013

Agradecimentos

A realizao deste estudo e a obteno do grau de mestre, constitui um marco importante na minha vida, e isto s foi possvel com o precioso apoio, disponibilidade e colaborao de vrias pessoas, pelo que no podia deixar de expressar os meus sinceros e profundos agradecimentos: minha famlia, em especial aos meus pais, por me terem ajudado e apoiado em tudo ao longo da minha vida, pela confiana, carinho e apoio incondicional que me concederam, at porque, sem eles nada disto seria possvel; minha namorada, que sempre foi compreensiva e tolerante com a minha sistemtica ausncia, fruto da vida, acadmica e profissional, mas que me tem ajudado em todos os momentos, no sendo esta ltima etapa do meu percurso acadmico excepo, mostrando sempre todo o seu interesse para que eu fosse cada vez melhor, ajudando-me em qualquer dificuldade ou dvida, e incentivando-me sempre para a importncia e utilidade que ter um grau superior; Ao Joo e Dlia, por me terem ajudado e apoiado durante todo este meu percurso, bem como dedicao que sempre demonstraram; Lusa e Liliane Amaral, pela demonstrao de uma grande amizade, bem como pelo apoio e dedicao demonstrados na ajuda que me facultaram para a concretizao de vrios objetivos; Ao Tcnico Superior de Desporto, da Cmara Municipal de Viseu, Cristiano Gonalves, que se submeteu e disponibilizou para responder entrevista que realizei para obteno de informaes importantes e to necessrias para a concluso deste trabalho; Ao professor Rui Claudino, orientador da presente dissertao, pela disponibilidade que mostrou e pela ajuda que deu na reviso do trabalho, e a todos os professores que ao longo da minha vida/formao me possibilitaram uma melhoria de conhecimentos;

Por fim, tambm quero agradecer a todos os meus amigos, e em especial Bruno Amaral, Joo Aires, Joo Viola e Lus Santos que de alguma forma me ajudaram a chegar at aqui. O meu muito e sincero obrigado!

Resumo

O desporto movimenta massas e a realizao de um evento desportivo um excelente meio de promoo e difuso desportiva. Este estudo pretende ser um contributo e um ponto de partida para a realizao de futuros Eventos Desportivos, excelentes meios de promoo e divulgao da prtica desportiva. Apresenta toda a dinmica necessria consecuo do evento, desde o planeamento do projeto sua implementao, bem como aos constrangimentos inerentes sua construo. Assim, o presente trabalho prope-se a: - Transmitir conhecimentos sobre a Organizao e Planeamento de Eventos Desportivos, tendo como palavras-chave as seguintes: Projeto, Evento Desportivo, Gesto de um Evento Desportivo e Qualidade. Estes conceitos so todos importantes e que a liderana de qualquer tipo de evento deve dominar para que o resultado final seja de excelncia; - Conhecer a histria dos Jogos Desportivos de Viseu; - Identificar quais os modelos/instrumentos necessrios para a realizao/organizao de um Evento Desportivo; - Utilizar o software MS Project, para facilitar a organizao e planeamento de um Evento; - Adaptar um modelo de planeamento de projetos para o presente Evento Desportivo, atravs da utilizao de um software de Gesto de Projetos; - Propor um modelo de planeamento de projetos no mbito desportivo.

PALAVRAS CHAVE: EVENTO DESPORTIVO; GESTO DE PROJETOS; GESTOR DESPORTIVO; QUALIDADE; ORGANIZAO; AVALIAO; SOFTWARE DE GESTO DE PROJETOS; MODELO DE PLANEAMENTO DE PROJETOS.

XIV Mestrado em Gesto do Desporto Autor: Rui Miguel Alves da Silva Fonseca Professor Orientador: Professor Rui Claudino

Abstract

The sport moves the masses and the realization of a sporting event is an excellent mean of promotion and dissemination. This study is intended as a contribution and a starting point for future sporting events, excellent means of promotion and dissemination of sport. Presents all the dynamic necessary for the achievement of the event, from planning the project to its implementation, as well as to the constraints inherent in its construction. This work proposes to: Transmitting knowledge about the organization and planning of Sporting Events, with the keyword as follows: Draft, Sporting Event, Event Management and Quality. These concepts are all important and that the leadership of any type of event that should dominate the final result is excellence; Knowing the history of the Viseu Sporting Games; Identify what procedures and techniques needed for performing / organizing a Sporting Event; Use the software MS Project, to facilitate the organization and planning of an event; Adapting a model of project management for this Event Sports; Propose a model of project management within sports.

KEYWORDS: SPORTS EVENT; PROJECT MANAGEMENT; SPORTS MANAGER; QUALITY; ORGANIZATION; EVALUATION; PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE; MODEL OF PROJECT MANAGEMENT.

XIV Master in Sports Management Author: Rui Miguel Alves da Silva Fonseca Supervising Teacher: Rui Claudino

ndice Geral

Agradecimentos ........................................................................................................................ 1 Resumo ..................................................................................................................................... 3 Abstract .................................................................................................................................... 4 ndice Geral .............................................................................................................................. 5 ndice de Figuras ...................................................................................................................... 6 ndice de Anexos ...................................................................................................................... 7 Lista de Abreviaturas ............................................................................................................... 8 Introduo................................................................................................................................. 9 1. Colocao do problema em estudo..................................................................................... 11 2. Reviso da Literatura ......................................................................................................... 13 2.1. Projeto .......................................................................................................................... 13 2.2. Evento Desportivo ....................................................................................................... 18 2.3. Gesto de um Evento Desportivo ................................................................................ 23 2.4. Qualidade ..................................................................................................................... 33 2.5. Histria e Descrio do Evento Desportivo Jogos Desportivos de Viseu ................ 38 3. Metodologia ....................................................................................................................... 41 4. Apresentao e Discusso dos Resultados ......................................................................... 47 5. Concluso ........................................................................................................................... 63 Bibliografia............................................................................................................................. 70 Anexos .................................................................................................................................... 72

ndice de Figuras

Figura 1 - Questes a responder para a estruturao de um projeto (adaptado do livro Mochila Pedaggica sobre Projetos 2000). ....15 Figura 2 - Modelo adaptado de um sistema de gesto de qualidade (Lopes, A., & Capricho, L. (2007). Manual de Gesto de Qualidade. Editora RH ..33 Figura 3 - Projects Gantt diagram (Software Microsoft Project 2010). ...44 Figura 4 - Diagrama de Gantt aplicado modalidade de Natao no software MS Project (Software Microsof Project 2010). ............................................44 Figura 5 - Modelo de Planeamento e Gesto de Projetos (Software Microsof Project 2010) ...48 Figura 6 - Planeamento dos Jogos Desportivos de Viseu (Software Microsof Project 2010) ...56 Figura 7 - Planeamento da Modalidade de Natao dos Jogos Desportivos de Viseu (Software Microsof Project 2010) ...58

ndice de Anexos

Anexo 1. Entrevista/Questionrio realizada ao responsvel pelo departamento do Desporto da Cmara Municipal de Viseu. 74 Anexo 2. Ficha de Inscrio JDV...76 Anexo 3. Regulamento Geral JDV 77 Anexo 4. Relatrio de Atividade JDV .. 79 Anexo 5. Resumo do Projeto - Natao. ... 82 Anexo 6. Recursos Humanos do Projeto - Natao. ..... 83 Anexo 7. Oramento - Natao. ... 84

Lista de Abreviaturas

ACM - Associaes e entidades Coordenadoras de Modalidade. AVFC - Acadmico de Viseu Futebol Clube. BTT - Bicicleta Todo o Terreno. CMV - Cmara Municipal de Viseu. DGD - Direo Geral de Desporto. ISO 9000 - International Organization for Standardization (Modelo de Gesto de Qualidade). JDV - Jogos Desportivos de Viseu. MP ou MS Project - Microsoft Project. SGQ - Sistema de Gesto de Qualidade.

Introduo

Este trabalho foi realizado no mbito da realizao da dissertao final, para a concluso do XIV Mestrado em Gesto do Desporto, com vista obteno do grau de mestre na rea da Gesto do Desporto, dirigido pelo professor Carlos Colao e com a colaborao do professor Rui Claudino. O presente trabalho consiste em realizar um estudo de caso na rea de organizao de eventos desportivos, tendo como base um projeto j existente, os Jogos Desportivos de Viseu. Os Jogos Desportivos de Viseu so um evento com grande sucesso municipal, no s por ter mobilizado nas ltimas edies um grande nmero de participantes, mas essencialmente pela forma como aposta na inovao, qualidade e satisfao. Este evento ao longo dos anos, tem motivado a prtica desportiva regular formal e informal de vrias centenas de pessoas do concelho de Viseu. Cada vez mais so o nmero de pessoas inscritas em ginsios, piscinas e at as que praticam informalmente jogging e caminhadas nas ruas, parques e avenidas da cidade. Atualmente, a organizao de um Evento Desportivo, ou as diversas metodologias so encaradas de uma forma sria e profissional. Se tentarmos competir com um Mundo onde tudo isso encarado de forma profissional e eficaz, e no competirmos de tal modo podemos correr o risco de fracassar, caso no seja utilizada a melhor metodologia. Assim, a realizao de um Evento Desportivo requer exigncia mxima, pois um evento organizado com qualidade e maior profissionalismo cada vez mais importante para que a organizao obtenha sucesso e serve tambm para "chamar" o maior nmero de participantes, patrocinadores, investidores e outros agentes impulsionadores, para eventos a realizar no futuro.

Este estudo est organizado em 5 captulos. No primeiro captulo, Colocao do problema em estudo, indicado o problema e subproblemas em estudo e respetivos objetivos especficos a estudar. Os objetivos/subproblemas vo orientar a definio das questes que vo ser colocadas numa entrevista a ser realizada ao responsvel pelo departamento de desporto da Cmara Municipal de Viseu. Estas so fundamentais para se poderem tirar concluses do estudo. No captulo da Reviso da Literatura, para alm de rever a temtica do evento desportivo, projeto e gesto de eventos desportivos, tambm abordada a importncia da qualidade na gesto de um evento desportivo, sendo estes conceitos importantes e aplicados ao nosso estudo; e por ltimo efetuada a descrio e respetiva histria dos Jogos Desportivos de Viseu. No terceiro captulo, Metodologia, apresentam-se todos os instrumentos utilizados para a realizao do estudo, bem como a explicao dos seus objetivos. No quarto captulo do trabalho, realizada a Apresentao e Discusso dos Resultados, realizada uma anlise do questionrio/entrevista, a caracterizao do evento, e a forma de como efetuada a sua gesto e planeamento. Para a concretizao desta anlise foi usado o software Microsoft Project. Por fim, apresentado o captulo das Concluses. Atravs de uma comparao da bibliografia utilizada e os resultados do questionrio/entrevista aplicado ao gestor dos Jogos Desportivos de Viseu, so apresentadas algumas limitaes da forma como executada a gesto e planeamento do evento e apresentadas tambm algumas propostas de melhoria para a elaborao do mesmo. Apresenta-se tambm uma proposta de um modelo simplificado para planeamento de projetos no mbito desportivo. Para finalizar o trabalho, faz-se referncia bibliografia utilizada, citando todas as referncias bibliogrficas de suporte dissertao.

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1. Colocao do problema em estudo

O problema em estudo consiste em realizar uma anlise sobre a Gesto e Organizao de Eventos Desportivos, analisar quais os modelos existentes e mais utilizados para a consecuo de um Evento Desportivo, utilizando tecnologias de suporte como um software de projetos. Partindo de uma realidade concreta - Jogos Desportivos de Viseu, aplicmos um modelo de gesto de projetos. Os subproblemas/objetivos que dizem respeito anlise que pretendemos realizar so: - Fazer um estudo/anlise do evento desportivo, Jogos Desportivos de Viseu; - Verificar quais os modelos que melhor se adequam para a realizao/organizao de um Evento Desportivo; - Efetuar/realizar o planeamento do evento desportivo; - Planear uma atividade/modalidade especfica; - Utilizar o instrumento/software MS Project, para atravs dele poder definir um modelo de planeamento do projeto, bem estruturado e que sirva de suporte sua concretizao; - Propor um modelo de planeamento de projetos de mbito desportivo para o projeto em estudo. Por outro lado, e para termos um conhecimento de como realizar uma organizao de um evento desportivo, bem como saber qual o tipo de modelo de planeamento utilizado, procedeu-se elaborao de um questionrio/entrevista, realizada ao responsvel pelo departamento de Desporto da Cmara Municipal de Viseu, e efetuou-se um estudo de caso sobre o evento em estudo. De referir ainda que vai ser atravs da anlise da reviso bibliogrfica e da entrevista realizada ao responsvel pelo departamento de desporto da CMV, que se verificar se o

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modelo utilizado no evento em estudo pode ser melhorado, ou por outro lado, acrescentado alguma inovao sua organizao. Assim, aps a apresentao do problema e subproblemas, onde abordado o que vai ser realizado ao longo do estudo, partimos para o captulo da reviso da literatura, para um melhor enquadramento e suporte terico do trabalho.

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2. Reviso da Literatura

Ao longo da dissertao, abordaremos diferentes conceitos relacionados com a Organizao de Eventos na rea do Desporto, por isso, este captulo exclusivamente dedicado a uma introduo terica a alguns dos conceitos que so importantes para o desenvolvimento do nosso estudo. Explicaremos ento, com a ajuda de opinies e conhecimentos de diversos autores conhecedores de algumas das temticas, os seguintes conceitos: Projeto, como instrumento a seguir para iniciar a organizao de um evento; Evento Desportivo, para explicar como se desenrola uma determinada organizao de um evento; Gesto de um evento desportivo, como recurso para a melhoria da organizao de um evento; Qualidade, como caracterstica procurada pelos intervenientes; Por ltimo ser apresentada uma breve descrio da histria dos Jogos Desportivos de Viseu.

2.1. Projeto

Para a concretizao e estruturao de um Evento Desportivo necessrio o desenvolvimento de um projeto que defina claramente o seu incio e trminus, sendo tambm importante que estejam bem delimitadas as atividades e as tarefas a inclurem em cada uma das fases, bem como quem deve estar envolvido. Para definir um projeto necessrio que se realizem as seguintes etapas: atribuio de um ttulo; determinao dos objetivos; estabelecer as datas de incio e fim do projeto; determinao do responsvel; descrio do projeto; e por fim os comentrios das principais questes e problemas do projeto.

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De acordo com uma linguagem comum e na literatura mais divulgada o termo projeto, de uma maneira geral, pode significar uma ideia que se deseja desenvolver ou uma mera inteno de realizar qualquer coisa no futuro. Num sentido mais estrito, um projeto, uma unidade organizacional que tm por misso atingir um determinado objetivo e uma ideia que deve ser planeada para obter sucesso. Das inmeras definies de projeto encontradas, a mais simplificada foi a de Pires (1995), que afirma que um projeto uma combinao de tarefas e de recursos coordenados entre si, no espao e no tempo, com vista obteno de um determinado objetivo. Segundo Poit (2006) projeto o instrumento pelo qual ns transformamos ideias em aes, o passo que antecede ao agir humano, um documento que tem como objetivo explicitar a nossa ideia. Para Knutson & Bitz (1991), um projeto um conjunto de princpios, mtodos, ferramentas e tcnicas, para a efetiva gesto de um trabalho orientado para determinados objetivos no contexto de um especfico ambiente organizacional. J para Magano (1998), um projeto um conjunto de atividades e tarefas especficas no repetitivas, sequencialmente independentes, com determinados objetivos a atingir sob certas especificaes. Hoje em dia quem tm a responsabilidade de coordenar uma equipa de projeto com vista produo de determinado resultado, depara-se com um conjunto de questes que so importantes serem realizadas para uma melhor rentabilizao do trabalho da prpria equipa. Segundo Pires (2007, p.299) deve-se ter uma resposta concreta para as seguintes questes: O qu? - Qual o projeto a realizar?, O que que necessrio fazer (objetivos tcnicos)?; Como? Qual o ambiente e a complexidade do trabalho a realizar?, Qual o sistema de planeamento a utilizar?, Quanto custa o projeto e quais so os recursos disponveis?; Quando? Quais o incio e fim da ao?, Quanto tempo necessrio para que o projeto produza os efeitos desejados?; Onde? Onde que o projeto se vai realizar?; Por quem? - Quem so os responsveis?, Quem toma decises?; Com quem?/Para quem? Com quem e para quem que o projeto vai ser realizado?, Quem so os destinatrios?; Para qu? - Quais so os objetivos que se pretendem atingir?.
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Segundo Abrignani, Gomes e De Vilder (2000), as questes a responder sobre a estruturao de um projeto, antes do seu lanamento, so as seguintes:

Figura 1. Questes a responder para a estruturao de um projeto.

Ainda segundo Pires (1995), para desenvolver um projeto necessrio proceder a um conjunto de operaes que podem ser organizadas por fases. Geralmente a gesto de um projeto envolve trs fases de desenvolvimento: Planeamento do projeto - onde se desenvolvem todas as operaes necessrias ao seu esclarecimento, bem como maneira como vai ser desenvolvido; Gesto da evoluo do projeto e das mudanas - onde devem ser considerados os diversos sistemas de controlo, para que, em cada momento, seja sempre possvel saber em que fase de execuo que cada tarefa do projeto se encontra; Comunicao da informao - onde devem ser considerados os aspetos que dizem respeito circulao da informao que deve ser do conhecimento, e por isso disponibilizada a todos aqueles que nele participam, atravs da divulgao de diversos tipos de relatrios.
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A questo central de um projeto tem a ver com a gesto de um determinado conjunto de tarefas, com restries no domnio do tempo e dos recursos disponveis. Ainda segundo Pires (1995), o planeamento de um projeto significa colocar numa dada lgica temporal e relacional, um conjunto de tarefas, afetar-lhes recursos humanos, materiais e financeiros, de forma a serem executadas, com a maior eficincia e eficcia possveis. O planeamento e programao de um projeto realiza-se de acordo com um determinado nmero de ideias/instrumentos. Existe um conjunto de conceitos chaves para a elaborao de um projeto e que necessitam de ser conhecidos, sendo necessrio serem resolvidas as seguintes etapas: definir o projeto; determinar as tarefas necessrias; modelar o projeto; afetar os recursos; ajustar as condies ideais; aprovar e divulgar; executar; e estabelecer sistemas de controlo. atravs da realizao de um bom projeto que se torna um evento num grande produto. Atravs destas duas caractersticas, o diretor do projeto ter muito mais facilidade de conseguir bons patrocinadores. O projeto serve especialmente para se conseguir o apoio dos rgos superiores, como por exemplo, das instalaes dos clubes, para conseguir novas parcerias e principalmente para convencer os patrocinadores a investir na nossa ideia. Para a gesto da evoluo do projeto necessrio acompanhar e registar as mudanas que vo ocorrendo ao longo do tempo e para isso podem ser utilizados pelo gestor do projeto, quadros de controlo de execuo de tarefas e de controlo de custos, para melhor avaliar o momento em que se encontra o projeto e consequente melhora ou manuteno do que est feito at ao momento. Por outro lado, a comunicao e a elaborao de relatrios tambm um aspeto importante para a constante evoluo do projeto, pois atravs de reunies ou relatrios peridicos, que podem ser apresentadas novas ideias e retiradas informaes entre aqueles que esto a participar no projeto, bem como de tudo o que se vai passando ao longo do tempo.

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Na execuo de um projeto existem vrios intervenientes, sendo o principal o gestor do projeto, o qual deve possuir boa capacidade de comunicao; competncia na rea tcnica especfica e de gesto; e capacidade de adaptao e poder de iniciativa. Para alm do gestor do projeto existem outros intervenientes que so considerados principais para que o projeto obtenha sucesso; o cliente ir ser a pessoa que ir utilizar o produto ou servio; a equipa de trabalho, pessoas ou organizaes envolvidas na execuo; o fornecedor, que disponibiliza os recursos necessrios para o projeto; o patrocinador, que troca recursos por contrapartidas ao nvel da visibilidade e notoriedade. Os diversos intervenientes num projeto, tm geralmente objetivos muito diferentes e at mesmo, em alguns casos, contrrios. Em princpio os problemas devem ser resolvidos permanentemente a favor do cliente mas nem sempre isso acontece. A este tipo de situaes corresponde uma das atividades mais difceis da gesto de projetos, ou seja, uma das situaes a que o gestor do projeto tem que saber contornar facilmente para que o sucesso seja sempre conseguido.

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2.2. Evento Desportivo

Um evento uma ao desenvolvida por um profissional mediante pesquisa, planeamento, organizao, liderana, controlo e implementao de um projeto, visando atingir o seu pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados (adaptado Matias, 2001). Segundo Poit (2006), um evento surge da capacidade do Homem criar, nasce como uma ideia, muitas vezes simples, e vai ganhando contornos, podendo chegar a atingir propores internacionais. Um evento pode ser definido como um acontecimento que tem um ou mais objetivos a serem atingidos. Tem uma determinada data de realizao e um momento estabelecido para comear e um tempo para terminar, bem como um local previamente definido. Tambm podemos definir evento, como sendo um acontecimento, ocorrncia, sucesso, um caso que cause impacto e seja razo para notcia (Caetano; Christiani; Rasquilha, 2005). Na Organizao de um Evento Desportivo deve-se numa primeira fase apresentar uma candidatura a essa organizao e posteriormente incutir aos responsveis do projeto uma gesto do evento com todas as ferramentas indispensveis para que se consiga ultrapassar a mediania de apenas se organizar mais um evento. O objetivo de ser cada vez melhor tentar ficar na histria atravs de uma organizao nica. Embora os eventos possam variar, a maioria deles segue as mesmas etapas fundamentais de organizao. Para que um evento seja bem sucedido deve seguir os seguintes passos: 1 passo - fazer as perguntas iniciais sobre o evento. 2 passo - esclarecer e estabelecer os objetivos e as metas do evento. 3 passo - desenvolver um estudo de viabilidade e avaliar os seus resultados 4 passo - estabelecer metodologias de planeamento e implementao e elaborar um cronograma.

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5 passo - garantir um financiamento e quaisquer aprovaes necessrias. 6 passo - fazer o lanamento pblico do evento. 7 passo - estabelecer estruturas operacionais e contratar o pessoal necessrio. 8 passo - desenvolver todo o pr-planeamento e estabelecer sistemas de controlo adequados. 9 passo - desenvolver a preparao anterior ao evento, por meio de uma fora de trabalho eficaz e treinada e de um bom sistema de comunicao. 10 passo - divulgar o evento. 11 passo - fazer uma ltima verificao detalhada e abrangente de todos os preparativos. 12 passo - realizar o evento de acordo com o plano e com a sua estratgia de contingncia. 13 passo - analisar e avaliar o evento aps o encerramento e finalizar a contabilidade. 14 passo - preparar um relatrio detalhado para o pessoal encarregado, para uma futura utilizao. O organizador de um evento antes de por em prtica a sua "ideia real" necessita de o idealizar, definindo: a data; o local; a durao; a designao; o tipo; o oramento; os parceiros; os apoios; as concorrncias e os principais ricos (clima, atrasos, segurana, acidentes, etc). Para melhor percebermos o que realmente um evento desportivo vamos continuar a citar algumas definies segundo alguns autores conceituados. Para Giacaglia (2006), o evento um acontecimento que tem como caracterstica principal proporcionar uma ocasio extraordinria de encontro de pessoas, com uma finalidade especfica, a qual constitui o principal tema do evento e justifica a sua realizao.

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Segundo Correia (2001) e Poit (2006) eventos so acontecimentos previamente delineados, com objetivos bem definidos, onde as experincias marcadamente subjetivas, de difcil mensurao, constituem como massa crtica os praticantes (...). Poit (2006) diz-nos tambm que, um acontecimento previamente planeado, com objetivos claramente definidos. A sua realizao deve obedecer a um cronograma e um dos seus alvos a interao entre os seus participantes (...) e entidades. Ainda segundo Poit (2006), um conjunto de aes profissionais previamente planeadas, que segue uma sequncia lgica de princpios e conceitos administrativos, com o objetivo de alcanar resultados que possam ser qualificados e quantificados junto ao pblico-alvo. J para Blanc (1999), os eventos desportivos so todas as organizaes humanas que tm como foco principal presentear servios de uma forma ideal. Atualmente existem vrios tipos de eventos, tais como, mega eventos (Jogos Olmpicos, Campeonatos do Mundo, etc), grandes eventos (Meia Maratona de Lisboa ou um jogo da Taa de Portugal de Futebol) e pequenos ou micro eventos (desporto escolar, uma prova regional de BTT ou os Jogos Desportivos de Viseu). Quanto tipologia, e segundo Poit (2006), os eventos podem ser classificados de acordo com os seguintes critrios: Por categoria: Institucional ou promocional. Por rea de interesse: desportivo, cultural, social, empresarial, educacional, turstico, etc. Por tipo: Congressos, convenes, palestras, feiras, conferncias, teleconferncias, leiles, etc. Num evento desportivo importa realar que existem vrias sub-divises entre as quais Poit (2006) reala as seguintes: Campeonato: meio competitivo onde os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma durao relativamente longa. Recomendvel quando existe disponibilidade de tempo e recursos;

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 Torneio: competio de carcter eliminatrio, realizado num curto espao de tempo. Normalmente neste gnero de competio, dificilmente ocorre confronto entre todos os participantes. Recomendvel quando se tem pouco tempo e um nmero elevado de participantes; Jogos Olmpicos: competio que engloba vrias modalidades desportivas e despende de vrios dias na realizao de diversas categorias; Taa ou copa: com a excepo da Copa do Mundo de Futebol e de alguns eventos tradicionais, usual usar-se o nome Taa ou Copa juntamente com o nome oficial do torneio para se poder prestar alguma homenagem ou promover o patrocinador; Festival: evento desportivo participativo e informal que visa a integrao, promoo da modalidade, e particularmente motivar os participantes e familiares. Circuito desportivo: atividade desportiva recreativa que encerra diversas estaes e/ou objetivos a serem atingidos; Desafios: competies, normalmente individuais, que tem os processos de escala como referncia. De acordo com Pedro (2005), um grande evento desportivo um acontecimento de impacto mundial que atrai a ateno de milhes de pessoas e as maiores empresas do mundo, bem como patrocinadores. J os pequenos eventos provocam um impacto muito mais restrito, mas atraem tambm patrocinadores, cujo objetivo no divulgar a sua marca a nvel mundial, mas sim atrair novos clientes, reforar a relao com os atuais e muitas vezes desenvolver laos onde se podem inserir. Os eventos so essencialmente experincias subjetivas, de difcil mensurao, onde os praticantes e os espectadores so parte integrante do acontecimento (Correia, 2001). O sucesso ou insucesso de um evento desportivo pode-se medir pelo seu impacto social. Um evento desportivo tem de se constituir como um acontecimento social despertando a ateno das pessoas, das entidades pblicas e privadas, etc. Segundo Watt (2007), num evento fundamental que os objetivos sejam estabelecidos, acordados e compreendidos por todos os envolvidos. Todas as pessoas devem estabelecer compromissos com a concretizao desses alvos, o que nos ir levar a um foco determinado, um esforo coordenado e uma unidade de propsitos.

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Os objetivos devem ser SMART, ou seja, inteligentes: Especficos do evento em questo (Specific). Mensurveis, em termos estatsticos (Measurable). Acordados, ou viveis, para todos os envolvidos (Agreed ou Achievable). Realistas, ou relevantes, em relao aos recursos disponveis (Realistic ou Relevant). Bem programados em relao ao cronograma do evento (Timed). Alm disso, os objetivos devem ser simples e claros, evitando confuso, incompreenses ou transmisso de mensagens incorretas. Por ltimo, e para dar seguimento ao que vamos mencionar no prximo subcaptulo sobre gesto e planeamento de um evento, de referir que para a coordenao, elaborao e gesto de um evento desportivo necessrio um conjunto de aes meticulosamente delineadas para que o seu produto final faa corresponder s expectativas esperadas. Um evento deve conter os seguintes departamentos: Finanas; Marketing; Questes legais; e Operaes. O departamento de Finanas deve conter pessoas competentes na rea de Economia, responsveis pela contabilidade da organizao do evento e pelo controlo oramental. No setor do Marketing, tem que haver pessoas responsveis pela promoo do evento e outras responsveis por arranjar patrocinadores. No que diz respeito s Questes legais necessrio que existam autorizaes, ou seja, legislao de utilizao de espaos pblicos, seguros, legislao relativa ao seguro desportivo, os contractos existentes de pessoas, servios e patrocinadores e um estatuto de mecenato (DL n 74/99 de 16 Maro, onde se define o regime dos incentivos fiscais no mbito do mecenato social, ambiental, cultural, cientfico ou tecnolgico e desportivo). J no departamento das Operaes necessrio ter um departamento de recursos humanos, para o recrutamento, atribuio de tarefas, formao e superviso; outro para a

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gesto das atividades; e outra para a logstica, material desportivo, informtico, administrativo e manuteno.

2.3. Gesto de um Evento Desportivo

Na gesto de um evento desportivo, seja ele um evento de pequena ou grande dimenso, necessrio planear antecipadamente e cuidadosamente todos os passos a serem dados para a sua realizao. O sucesso final do evento vai depender exclusivamente das decises e medidas que forem tomadas anteriormente sua realizao. necessrio que todo o planeamento do evento esteja bem definido e para alm disso muito importante tambm estar prevenido com solues de recurso para provveis falhas que possam existir ao longo da sua realizao, para que na sua fase final de execuo nada possa falhar. O planeamento antecipado fundamental para o sucesso de um evento desportivo. A chave do seu sucesso ou insucesso depende exclusivamente das medidas e decises que forem tomadas anteriormente. Segundo Watt (2004), as principais funes de gesto, de forma a controlar e liderar uma organizao so: organizao, planeamento, motivao, comunicao, criao, controlo e soluo dos problemas. Em termos de organizao de eventos, o planeamento o fator principal para a obteno de sucesso. O planeamento cuidadoso absolutamente vital para a realizao de um evento de qualidade, pois nada acontece ou surge por acaso, mas sim atravs de um produto mediante um planeamento e reflexes eficazes. Planear o processo de estabelecer metas e decidir sobre a melhor estratgia para conquist-las. Para um evento devem ser produzidos trs tipos de planos:

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1. Os planos estratgicos - orientam a organizao no sentido dos seus objetivos gerais, tendo em conta as principais influncias: poltica, ambiental, econmica, etc. 2. Os planos especficos - so projetados para conquistar determinados objetivos, como estimativas oramentais, gesto de recursos e planos de divulgao. 3. Os planos administrativos organizacionais e estruturais - explicam como os objetivos devem ser conquistados. O valor do planeamento est em reduzir a incerteza, concentrar a ateno nas metas, gerar unidade de propsitos, produzir uma operao eficiente e garantir que se estabeleam sistemas adequados de controlo. Segundo Watt (2004), as etapas do planeamento de eventos so as seguintes: 1. Elaborar a viso e as metas do evento. 2. Formular uma poltica, adotar a viso e anlise das suas consequncias. 3. Realizar um estudo de viabilidade e tomar decises fundamentais. 4. Estabelecer os objetivos SMART. 5. Identificar os recursos financeiros. 6. Identificar as tarefas a serem realizadas. 7. Definir a estrutura organizacional. 8. Selecionar o pessoal. 9. Escolher a estrutura de comunicao apropriada. 10. Elaborar um oramento. 11. Fazer planos detalhados e definir o calendrio.

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12. Planear as reunies necessrias e escolher os sistemas de controlo. 13. Planear a implementao do evento, apresentao, preparao, encerramento e fecho de contas. 14. Finalizar a contabilidade, avaliando se as metas e os objetivos foram atingidos, e registar quaisquer modificaes a serem consideradas na organizao de eventos futuros. Ao organizarmos um evento imprescindvel que tenhamos bem claro que este tem que ter uma administrao para que este decorra de uma forma ordenada e na direo dos objetivos traados. Qualquer evento, por mais pequeno que seja, deve conter sempre uma administrao. Tendo em conta o evento desportivo, e tambm segundo Poit (2006) devemos ter como referncia as cinco variveis bsicas da Teoria Geral da Administrao: as Tarefas (cumprimento dos objetivos), as Estruturas (infra-estrutura do evento, estrutura organizacional, etc), as Relaes Pessoais (contacto com o pblico alvo, trabalho em equipa, contactos externos, etc), o Ambiente (clima do evento, espao utilizado, etc) e a Tecnologia (equipamentos utilizados, processos e procedimentos utilizados). A administrao uma atividade complexa que precede a outras funes bsicas, como o planeamento, organizao, direo e controlo. Todo e qualquer que seja o evento deve ter como base um planeamento, atravs deste os responsveis pela sua organizao definem os objetivos e metas, coordenam os meios e os recursos disponveis e definem as responsabilidades. Por outras palavras, planear determinar os objetivos a serem atingidos e organizar os meios para os alcanar. Segundo Poit (2006), no planeamento de um evento deve-se utilizar a seguinte diviso: Pesquisa: verificao, anlise e avaliao das condies e possibilidades em geral; Programao: elaborao do planeamento, sendo o seu contedo determinado em funo das informaes conseguidas na pesquisa; Execuo: cumprimento do planeamento e do programa passo a passo; Avaliao: atividade permanente, deve ser feita antes, durante e aps o evento.

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A organizao do evento tambm um ponto-chave para o sucesso do mesmo. onde feita a coordenao e definio dos mtodos de trabalho de forma a atingir os objetivos propostos e estruturao dos recursos disponveis. Segundo Poit (2006), na organizao de um evento devem ser executadas todas as providncias preparatrias necessrias para assim assegurar as melhores condies para a sua realizao, sem problemas administrativos, disciplinares e estruturais. Segundo Abrignani, Gomes e De Vilder (2000), em Mochila Pedaggica sobre Projectos, existem vrios tipos de modelos, uns so mais detalhados e complexos do que outros, e a terminologia tambm pode ser diferente, mas no final, eles tm todos a mesma estrutura e cada um inclui as seguintes fases: 1. Gnese do projeto e definio: Definio e antecedentes, meio; Organizao, metas da organizao; Pblico-alvo; Perceo anlise, avaliao da situao, metas sociais; Gestao do projeto, gnese e aval da ideia; Desenvolvimento, seleo, definio de metas e objetivos; Formulao de objetivos prticos e mensurveis, formulao de atividades, avaliao de recursos, formulao de aes, planeamento; Plano de avaliao.

2. Implementao: Dar incio, implementao;

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 Planeamento, distribuio de tarefas, agir; Gesto, monitorizao, regulao, ajustamento; Gesto de recursos.

3. Avaliao: Anlise - avaliao; Avaliao dos resultados; Capitalizao - avaliao; Relatrios; Perspetivas de desenvolvimento.

Para a realizao de um Evento Desportivo necessrio que exista sempre um projeto bem estruturado para que sirva de suporte sua concretizao e que defina claramente todas as etapas at ao seu trminus. Uma forma simples e frequentemente utilizada de imaginar o projeto dividi-lo em trs momentos principais: definio, implementao e avaliao. A definio inclui todo o planeamento inicial e o trabalho de preparao, desde a anlise de necessidades, definio de objetivos e identificao das atividades e dos recursos necessrios. Este todo o trabalho invisvel que levado a cabo antes do projeto comear. nesta fase que o projeto ganha desenvolvimento e onde o seu destino decidido. O trabalho nesta fase deve incluir: Anlise das necessidades da realidade social; Anlise das capacidades e interesses da organizao ou dos promotores;
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 Pr-definio de metas e de objetivos concretos; Identificao das atividades possveis/provveis; Necessidade de avaliao; Cronograma do projeto; Recursos potenciais; Pessoas responsveis pelo projeto; Parceiros; Elaborao do esboo do projeto; Possveis candidaturas a financiamentos. A fase de implementao acaba, por vezes, por se sobrepor fase de definio, pois muitas tarefas que pertencem j ao projeto acontecem enquanto o trabalho de definio ainda est em curso. A fase de implementao deve considerar: As atividades e a maneira como se inter relacionam; A gesto dos recursos: humanos, financeiros e tcnicos; A estratgia de comunicao e de relaes pblicas; O processo de avaliao, feedback e os regulamentos; Contabilidade e arquivo de registos; As formas como as pessoas so envolvidas, em particular os jovens e a comunidade circundante em geral. Por fim, a avaliao, faz parte do plano do projeto e normalmente tem lugar no seu final, embora tambm consideremos a necessidade das avaliaes intermdias. De facto, o projeto no termina com o fim das atividades; tal como uma parte da definio invisvel aos
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olhos do pblico, tambm o normalmente a fase de avaliao e as diferentes tarefas que a compem: Processos de avaliao: por exemplo, verificar o que alcanmos e o que no conseguimos alcanar; O impacto na comunidade e na organizao; As medidas de acompanhamento que devem ser consideradas; Agradecimentos e Festejos com as pessoas envolvidas; Elaborao da documentao; Envio dos relatrios financeiros e fecho de contas. A diviso do projeto atravs das trs etapas descrevidas anteriormente tem as suas vantagens mas tambm tem algumas desvantagens. Uma das vantagens de considerar a gesto de projetos dividida nestas trs fases que tida em conta a durao total do projeto, incluindo a avaliao. Como sabemos, a grande dificuldade de muitos projetos no est em levar a cabo as atividades, mas sim em concluir as diferentes tarefas enumeradas no ponto da avaliao. A desvantagem que as fases so quase artificiais: a sobreposio acontece com muita facilidade. De facto, cada fase influencia e influenciada de tal forma que por vezes difcil distinguir onde comea uma e acaba outra. Ainda assim, ningum consegue passar por um projeto sem planeamento, implementao e avaliao. As linhas divisrias entre as diferentes fases no so absolutas, podendo, na prtica, variar entre as diferentes fases, dependendo do tipo de projeto, do contexto, do pblico-alvo, etc. A gesto de um projeto significa conduzi-lo desde a ideia inicial at ao seu trminus, adaptando-o realidade, gerindo recursos e pessoas atravs das vrias fases do projeto.

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De acordo com os estudos de Ferrand (1995) e Parente (1999) citado por Almeida (2001), a organizao de um evento desportivo est dividida em quatro fases de gesto, estando organizadas cronologicamente desde a ideia inicial at ao final do mesmo. As quatro fases da gesto do evento esto bem definidas e divididas da seguinte maneira: os estudos preliminares, a concepo, a atividade, e a avaliao. A fase inicial da construo do evento, os Estudos Preliminares, ou seja, a fase de criao de um evento, a altura onde a ideia nasce e feita a elaborao do relatrio do projeto. numa fase inicial que a pessoa ou organizao, que idealizou o evento tem de dar a conhecer e mostrar que possvel e exequvel a sua realizao, numa determinada regio, aos rgos com poder de deciso. nesta fase que deve ser elaborado um relatrio de exequibilidade do evento, para que ao longo do evento e at num futuro evento a realizar, se possa trabalhar em bases de apoio consistentes e bem definidas, ou seja, deve proceder-se anlise de todas as condies necessrias para o desenrolar do evento desportivo. As etapas que devem ser realizadas na anlise referida anteriormente so as seguintes: fazer o levantamento das infra-estruturas existentes para a realizao do evento, das condies financeiras que tero de ser disponibilizadas, do envolvimento social e da sua projeo futura. A segunda fase de gesto do evento a Conceo, nesta fase que aps a anlise dos resultados obtidos da primeira fase se decide avanar para a realizao do evento. A pessoa ou organizao vai ter que elaborar o dossier de candidatura e formalizar a sua inteno de organizar o evento, perante as entidades competentes. Segundo Monteiro (2001) existem manuais de candidatura elaborados pelos organismos internacionais, mas no caso das Federaes Nacionais so as mesmas que elaboram o guia para a elaborao da candidatura s suas congneres regionais ou distritais. Os manuais comeam por enunciar as diferentes etapas do processo de candidatura e contm explicaes, recomendaes, regras e obrigaes que devem ser cumpridas pela entidade que se pretende candidatar. No nosso estudo a viabilidade de qualquer candidatura passa pelo apoio expresso da autarquia. Aps a aprovao da candidatura passamos terceira fase, Atividade, que se caracteriza pelo incio de um conjunto de procedimentos e infraestruturas que tero de ser executados

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para que o evento se realize. Os procedimentos a utilizar so os seguintes: organizado um dossier de realizao que deve conter a descrio de todas as etapas e tarefas a executar e por quem, sendo assim definido de uma forma bem clara a Estrutura da Organizao, ou seja, as pessoas que ficaro responsveis por cada departamento ou rea de interveno, e quais as funes a desempenhar nesse cargo. Nesta fase realiza-se tambm o plano de recrutamento e formao dos recursos humanos necessrios, quer sejam profissionais ou voluntrios. A ltima fase da gesto do evento a Avaliao, nesta fase onde se desenrola o evento desportivo e em que avaliado todo o processo anterior, ou seja, onde se deteta o que correu bem ou menos bem durante a sua realizao, ou seja, onde as virtudes e fragilidades da gesto do evento so verificadas. nesta fase que todo o trabalho desenvolvido desde o seu nascimento at sua concretizao ser avaliado, por especialistas e intervenientes no evento desportivo. de referir ainda e segundo Poit (2006), que para que um evento tenha sucesso necessrio que existam certos aspetos bsicos, tais como, possuir recursos financeiros necessrios; fixao dos objetivos atingir; a natureza da atividade a desenvolver para posteriormente definir quais os tipos de infraestruturas necessrias; recursos humanos necessrios; materiais e instalaes de qualidade; calendarizao das atividades bem definida; nmero de inscritos; divulgao do evento; locais disponveis para a sua realizao; e avaliao constante. Por outro lado, podem existir fatores que afetem negativamente a organizao e desenvolvimento do evento, ou seja, a existncia de infraestruturas inadequadas; incompetncia da parte de quem gere a organizao bem como dos auxiliares; falta de material especfico; falta de recursos financeiros; regulamento pouco esclarecedor para os participantes; no cumprimento dos horrios; desinteresse por parte da populao em participar; o prprio clima e a segurana. Segundo Cesca (2008), a organizao de eventos trabalhosa e exige grande responsabilidade. Acontece "ao vivo", e qualquer falha comprometer o conceito/imagem da organizao para a qual realizado e do seu organizador. Para ter os objetivos completamente atingidos, fundamental que seja feito um criterioso planeamento, que

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envolve as seguintes etapas: os objetivos, o pblico, as estratgias, os recursos, a implementao, os factores condicionantes, o acompanhamento e controlo, a avaliao e o oramento. Na primeira etapa, objetivos, estes devem ser considerados como gerais e especficos. o que determina o que se pretende com o evento, de forma ampla e especfica. Logo a seguir, deve-se tambm ter em conta o pblico, a quem se destina o evento. A terceira etapa, onde so definidas as estratgias, consiste em tudo o que serve de atrao/interesse do evento para o pblico. H tambm que ter em conta, os recursos, todos os fatores humanos, materiais e fsicos que sero utilizados ao longo do evento. Aps a aprovao do projeto ser feita a sua divulgao e na quinta etapa, atravs da implementao, que feita a descrio dos procedimentos, desde a aprovao do projeto at o seu trmino. Outra etapa, a dos fatores condicionantes, so fatos, decises e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para a sua realizao. A sexta etapa, acompanhamento e controlo, onde se realiza a determinao de quem far a coordenao de todo o processo da organizao do evento e de como ela ser feita. Para alm disso, tambm necessrio ser realizada uma avaliao, feita aps o trmino do evento em forma de relatrio para posteriormente ser entregue a quem solicitou a organizao. Na oitava e ltima etapa, onde feito de uma forma detalhada o oramento previsto. dele que viro os recursos financeiros necessrios para o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso seja necessrio patrocnio, apoio ou permuta, dever ser dividido em contas para serem negociadas com os interesses.

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Uma boa gesto muito importante para o sucesso da organizao de eventos locais ou internacionais e a implementao eficaz de princpios e prticas slidas de gesto organizacional e individual fundamental. Num Evento Desportivo sempre necessrio que o seu planeamento seja pensado de maneira cuidada e precisa e para isso, necessrio que exista sempre um projeto bem estruturado.

2.4. Qualidade

Neste captulo vamos falar sobre alguns conceitos de qualidade, bem como da sua importncia na gesto de eventos e da norma ISO 9000:2000. A gesto de qualidade constitui um modelo de excelncia, onde as boas prticas permitem identificar, prevenir e controlar os riscos, em todas as fases de desenvolvimento do evento, para alm de tambm facilitar a obteno de resultados positivos para que se possa atingir os graus de satisfao de todos os grupos de interesse.

Figura 2. Modelo adaptado de um sistema de gesto de qualidade.

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A gesto de eventos atravs da qualidade um mtodo que deve ser utilizado em qualquer tipo de evento, pois o objetivo principal da gesto da qualidade o de melhorar os sistemas e processos de modo a que a melhoria contnua da qualidade possa ser conseguida. De um modo geral, o conceito de qualidade, um termo que define de forma abstrata o nvel de utilidade, esperado ou adquirido, em relao a uma pessoa ou coisa, ou seja, o grau de satisfao das necessidades do consumidor em funo dos atributos do servio consumido. Uma organizao/evento desportivo para poder sobreviver e vingar no mercado competitivo que existe hoje em dia necessita de se preocupar constantemente com a sua prpria qualidade. Neste sentido, Pires (2000) identifica cinco grandes princpios na cultura de uma organizao caracterizada pela Qualidade Total: Empenhamento da gesto de topo; Objetivos de satisfao do cliente; Processo contnuo de melhorias; Qualidade entendida como um problema de todos; Gesto dos resultados econmicos da qualidade. Ainda segundo Pires (2000), os benefcios de uma cultura de Qualidade Total numa organizao so: A satisfao dos clientes; A melhoria contnua; A eliminao do desperdcio; A satisfao dos clientes internos; A comunicao efetiva; As atitudes positivas.

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Segundo Poit (2006), a qualidade total, hoje em dia um diferencial em tudo o que se faz e, desta maneira, deve ser encarada como um dos objetivos dos organizadores de qualquer evento. Poit (2006) salienta ainda que uma referncia, a ser considerada para verificar os atributos de um evento que organizado, comparar a organizao geral com os padres atuais de um evento com qualidade. Neste sentido, os padres atuais de um evento com qualidade devem atender aos seguintes requisitos: Cumprir com excelncia os objetivos propostos; Ter o planeamento como baliza para todas as aes; Proporcionar prazer e satisfao aos envolvidos; Propiciar orgulho aos integrantes da organizao; Possibilitar a comunicao rpida e eficiente entre todos os sectores; Fazer logo primeira de forma correta; Alcanar sempre a qualidade total e o erro zero; Gerir cada fase adequadamente; Ter um plano de marketing eficiente e eficaz; Ter recursos humanos de qualidade; Utilizar um trabalho sistemtico e integrado; Dar nfase ao relacionamento, parceria e fidelizao; Adaptar as ideias globais s caractersticas regionais e do evento; Ter na tecnologia, uma grande aliada; Ter a tica como slida referncia. Ainda segundo Pires (2000), a qualidade total a cultura que uma organizao tem, no seu todo, cujo produtos ou servios satisfaam as necessidades e expectativas dos clientes. Atravs das normas ISO QUALITY MANAGMENT podemos seguir um exemplo de qualidade e das melhores prticas a utilizar num evento desportivo. A International Organization for Standardization (ISO), uma organizao que designa um grupo de normas tcnicas que estabelecem um modelo de gesto da qualidade para os vrios tipos e dimenses de organizaes.

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Para conduzir e atuar com sucesso numa organizao/evento, necessrio dirigi-la e control-la de maneira transparente e sistemtica. O sucesso pode resultar da implementao e manuteno de um sistema de gesto da qualidade. Um SGQ (Sistema de Gesto de qualidade), pode e deve ser utilizado pelas diversas organizaes com vista melhoria do seu desempenho. Os princpios de gesto de qualidade esto descritos na norma NP EN ISO 9000: a) Focalizao no cliente: As organizaes dependem dos seus clientes e, consequentemente, convm que compreendam as suas necessidades, atuais e futuras, satisfaam os seus requisitos e se esforcem por exceder as suas expectativas. b) Liderana: Os lderes estabelecem a finalidade e a orientao da organizao. Convm que criem e mantenham o ambiente interno que permita o pleno desenvolvimento das pessoas para se atingirem os objetivos da organizao". c) Envolvimento das pessoas: As pessoas, em todos os nveis, so a essncia de uma organizao e o seu pleno envolvimento permite que as suas aptides sejam utilizadas em benefcio da organizao. d) Abordagem por processos: Um resultado desejado atingido de forma mais eficiente quando as atividades e os recursos associados so geridos como um processo. e) Abordagem da gesto como um sistema: Identificar, compreender e gerir os processos inter-relacionados como um sistema, contribui para que a organizao atinja os seus objetivos com eficcia e eficincia. f) Melhoria contnua: Convm que a melhoria contnua do desempenho global de uma organizao seja um objetivo permanente dessa organizao. g) Abordagem tomada de decises baseada em factos: As decises eficazes so baseadas na anlise de dados e de informaes. h) Relaes mutuamente benficas com fornecedores: Uma organizao e os seus fornecedores so interdependentes e uma relao de benefcio mtuo potencia a aptido de ambas as partes para criar valor.
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A utilizao desta norma, para alm de poder ser utilizada exclusivamente por fatores de competitividade, pode por outro lado, tambm trazer benefcios para a organizao em termos de utilizao das melhores prticas e isso pode-se tornar vantajoso na medida em que pode aumentar a satisfao do cliente. O objetivo principal da Gesto da Qualidade o de melhorar os sistemas e processos de modo a que a melhoria contnua da qualidade possa ser atingida.

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2.5. Histria e Descrio do Evento Desportivo Jogos Desportivos de Viseu

Os Jogos Desportivos de Viseu tiveram a sua primeira edio no ano de 1992 e tm vindo, ao longo destes vinte anos de existncia, a assumir-se como uma das maiores manifestaes desportivas da regio Centro, quer pelo nmero e diversidade das modalidades praticadas, quer pelo nmero crescente de praticantes. Os Jogos Desportivos so um dos projetos municipais desportivos que a Cmara Municipal de Viseu promove e realiza em conjunto com outras entidades anualmente na cidade. O objetivo inicial e principal dos JDV passava por dinamizar o movimento associativo do concelho e criar uma ocupao dos tempos livres s crianas e jovens, no perodo de frias letivas. Apenas era permitida a participao de jovens entre os 7 e os 17 anos, em quatro modalidades desportivas (atletismo, andebol, basquetebol e futebol). A partir do ano de 2007, os Jogos Desportivos de Viseu, deram um grande passo, permitindo nas vrias atividades a participao de todos os escales etrios, no existindo a partir desta data um limite mximo de idade para participao. Por este motivo, os objetivos deste projeto foram redefinidos, continuando a ter o mesmo pressuposto do inicial, apenas diferindo na sensibilizao de toda a populao para a prtica regular de atividade fsica, independentemente da modalidade, oferecendo uma escolha variada de opes. Para a consecuo deste projeto, os responsveis pela organizao dos Jogos Desportivos de Viseu redefiniram os objetivos principais, que passaram a ser os seguintes: Apoiar o associativismo com o objetivo de criar melhor prtica no concelho, oferecendo formao adequada aos dirigentes desportivos, principalmente na criao de projetos desportivos;

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 Promover a atividade fsica como veculo essencial vida saudvel e consequente acrscimo da qualidade de vida; Motivar os viseenses para hbitos de vida ativa atravs da prtica desportiva, principalmente nos adultos, contribuindo para o decrscimo do sedentarismo. Contribuir para o fortalecimento do associativismo desportivo fomentando a formao e o aparecimento de novas modalidades desportivas no sector federado; Elevar a taxa de participao desportiva formal e informal no Concelho de Viseu; Promover momentos de formao aos participantes e dirigentes associativos, no sentido de melhorar e aumentar os conhecimentos dos mesmos. O incio deste projeto foi da responsabilidade do vereador do pelouro do desporto, naquela data, Doutor Amrico Nunes, que em coordenao com as Associaes Distritais das Modalidades referidas e a extinta DGD (Direo Geral de Desporto), reuniram parte das associaes culturais, recreativas e desportivas do concelho, no sentido de propiciar aos jovens das vrias localidades, uma prtica desportiva orientada. Com a realizao deste projeto municipal, a autarquia de Viseu pretende possibilitar a participao nas mais variadas modalidades a milhares de jovens e adultos, promovendo assim a dinamizao do movimento associativo local, ocupao de tempos livres e promoo da sade, atravs da atividade fsica dos seus muncipes. Nas ltimas edies, foram registados mais de trs mil participantes, que ao longo de aproximadamente dois meses, tm a possibilidade de praticar vinte e oito

atividades/modalidades distintas e usufruir de inmeras instalaes desportivas em todo o concelho. As instalaes/espaos utilizadas/os para a realizao das atividades dos JDV, so essencialmente instalaes desportivas municipais: Campo de Futebol de 7; Campo Jos Alves Madeira (relvado natural); Estdio Municipal (pista de atletismo e relvado); Pavilho Desportivo do Fontelo; Pavilho Desportivo Viriato; Campos de Desportos de Praia; Campos de Tnis do Fontelo; e Complexo Municipal de Piscinas. As instalaes privadas utilizadas so: Golfe Montebelo; Jorkyball Viseu e, quando necessrio recorre-se ao aluguer de pavilhes desportivos.

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Com as devidas adaptaes, todos os anos os JDV tm permitido, quase sem restries, a oportunidade de participao e realizao de atividade fsica a todos os muncipes, individualmente ou enquadrados nas suas coletividades, em mais de vinte e oito modalidades, com atividades de formao, simples participao ou competio. Na edio de 2011 dos Jogos Desportivos de Viseu foram introduzidas trs novas modalidades (Orientao em BTT e o Andebol e o Futebol de praia) procurando assim a autarquia de Viseu a rentabilizao das instalaes que foram construdas no Complexo Desportivo do Fontelo e aumentar a oferta de desportos, incluindo assim os desportos de praia. Atualmente, as modalidades existentes nos JDV so as seguintes: Andebol, Andebol de praia, Atletismo, Basquetebol 3x3, Boccia, BTT, Desporto Aventura, Futebol de praia, Futebol de sete, Futsal, Ginstica, Goalball, Golfe, Hidroginstica/atividades aquticas, Hquei em patins, Jogos tradicionais, Jorkyball, Judo, Karat, Natao, OriBTT, Orientao, Peddy paper, Rugby, Tnis de mesa, Tnis, Voleibol e Voleibol de praia.

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3. Metodologia

Sendo o propsito deste estudo analisar quais os modelos existentes, bem como a forma de utilizao dos mesmos na realizao/organizao de um Evento Desportivo, decidiu-se efetuar pesquisas de literatura especfica sobre os seguintes temas: Projeto; Evento Desportivo; Gesto de um Evento Desportivo e Qualidade. Para uma excelente organizao de um evento desportivo, considera-se que estes so conceitos bsicos a que o gestor deve dar especial importncia, servindo tambm para melhorar o seu conhecimento na rea de eventos desportivos e para a elaborao de questes especficas adequadas para a obteno de informao relevante. Aps este estudo, entende-se que a melhor forma de o concretizar realizar uma anlise de um evento desportivo j existente, e da a deciso de fazer um estudo de caso sobre os Jogos Desportivos de Viseu. Com o objetivo de adquirir o mximo de informao possvel em relao organizao do evento desportivo em estudo, em primeiro lugar procedeu-se elaborao de um questionrio/entrevista, que posteriormente foi aplicado a uma pessoa responsvel pelo departamento de desporto da Cmara Municipal de Viseu. Para uma correta elaborao do questionrio, adotou-se como base, os objetivos principais de suporte do trabalho, pois pretendia-se realizar um conjunto de perguntas concretas e obter uma maior informao possvel. Constitudo por vinte e nove perguntas, relacionadas com a organizao do evento desportivo e as estratgias utilizadas por parte dos responsveis do evento, as respostas obtidas do questionrio deram a informao suficiente para poder compreender como que o Evento em estudo funciona, e acima de tudo, como que o modelo utilizado se constitui como um instrumento de vital importncia para a realizao/organizao do mesmo.

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Em segundo lugar, e aps uma anlise atenta s respostas obtidas atravs da entrevista, realizou-se um estudo de caso sobre o evento em estudo, onde conseguimos compreender, explorar e descrever todas as etapas realizadas no planeamento do projeto. Como j referido em captulos anteriores, para a realizao de um evento necessrio passar por algumas etapas/fases fundamentais, de forma a facilitar a sua organizao e o seu prprio planeamento. Assim, e em terceiro lugar, utilizou-se um software de projetos, por ser um instrumento que auxilia ao planeamento, organizao, liderana e controlo, ou seja, concretizao de todo um evento. Na atualidade existem diversas formas de obter ajuda para planear com preciso um Evento Desportivo entre as quais o meio informtico, onde existe uma vastssima gama de programas/instrumentos, entre os quais o software de gesto de projetos, Microsoft Project. O Microsoft Project vai servir de apoio, para uma melhor explicao do processo de realizao do planeamento do projeto dos Jogos Desportivos de Viseu, o qual vamos adaptar a um modelo de planeamento de projetos que foi descrito no captulo da reviso bibliogrfica, para um melhor entendimento de todo o processo. Este software vai ser um instrumento que vamos utilizar ao longo do estudo como forma de inovao na organizao em gesto de eventos desportivos. Em quarto e ltimo lugar, no captulo da apresentao e discusso dos resultados, aps a aplicao do modelo de planeamento do evento dos Jogos Desportivos de Viseu, no software de projetos, ainda se particularizou uma aplicao exlusivamente para uma modalidade especfica, a Natao. Por fim, e como forma de concluir o estudo, decidiu-se fazer uma proposta de um modelo simplificado de planeamento para gesto de projetos.

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Figura 3. Projects Gantt diagram JDV.

Figura 4. Projects Gantt diagram Modalidade de Natao.

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As figuras que se apresentaram anteriormente, designam-se como Grfico ou Diagrama de Gantt. Este Grfico ou Diagrama uma forma de aplicao de dois planeamentos de projetos, ou seja, uma inovao de tecnologia que pode ser usada para ilustrar o avano das diferentes etapas de um projeto. A partir deste grfico podem ser visualizadas as subtarefas de cada tarefa de desenvolvimento do projeto dos Jogos Desportivos de Viseu e da modalidade de Natao, bem como do tempo utilizado para cumprir cada uma delas. Atravs dessa visualizao pode-se analisar cada tarefa pormenorizadamente e verificar se esto a ser cumpridas, bem como no tempo predefinido. Para que exista um apoio na realizao das tarefas do projeto, a utilizao de programas/softwares informticos so fundamentais para o sucesso da consecuo de um Evento Desportivo. Este software foi criado essencialmente para quem trabalha para cumprir prazos e resultados, e fornece a melhor soluo para planear, gerir e comunicar as informaes do projeto, resultando numa maior produtividade e efetividade. Ainda, constitui uma excelente ferramenta de ajuda a planear, acompanhar e gerir os diversos recursos envolvidos num projeto. O MS Project fornece aos utilizadores ferramentas slidas de planeamento de projetos com grande poder e flexibilidade, para que se possa planear o projeto da forma mais eficiente e efetiva possvel, para alm de se tornar um instrumento produtivo por permitir uma ligao direta com os restantes programas do Microsoft Office. Com este programa possvel criar rapidamente planos de projeto, usando modelos, o que auxilia bastante na economizao do tempo. tambm possvel controlar as finanas e oramentos de uma maneira facilitada, e tambm ajudar a organizar melhor o trabalho individual e da equipa, de forma a garantir que os projetos sejam entregues dentro do prazo.

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Ao longo dos projetos existem vrias tarefas e subtarefas que so dependentes umas das outras, ou seja, s se iniciam quando a anterior estiver terminada e por isso existem ligaes de tarefas ou subtarefas, link tasks, entre delas, essas ligaes devem-se ao facto de cada uma delas depender da realizao da anterior, excetuando, por vezes em algumas subtarefas, que se realizam ao mesmo tempo da anterior. Atravs do Diagrama de Gantt tambm podemos ter acesso ao grfico de recursos, que nos pode fornecer dados sobre recursos materiais, humanos e financeiros. Na maioria dos projetos, e no nosso caso muito vantajoso mostrar os recursos existentes, tanto humanos como materiais, para assim poder permitir considerar as necessidades e dar uma ideia do seu custo global. Este instrumento/funcionalidade tambm nos permite obter os dados gerais do projeto atravs de relatrios visuais, que atravs da utilizao do Microsoft Excel e do Visio produz grficos de qualidade e diagramas que nos transmitem informaes baseadas nos dados colocados no Project. Especificamente, obtemos os dados do projeto, usando os modos de tabelas e grficos dinmicos no Excel e os modos de diagramas dinmicos no Visio, a fim criar o relatrio do projeto. O Project disponibiliza-nos ainda vrios tipos de relatrios, tais como, a descrio geral do projeto; as atividades utilizadas; os custos; as atribuies das tarefas; as cargas de trabalho; entre outros. Na descrio geral do projeto, podemos fornecer uma viso geral do mesmo, ou seja, um resumo de todo o projeto, com datas, durao, trabalho, custos, e o estado das tarefas e recursos, bem como de todas as tarefas gerais do projeto (tarefas de nvel superior), e dos dias teis de atividades. No relatrio de atividades, fornecemos as informaes sobre o estado das tarefas do projeto, ou seja, onde so promenorizadas todas as subtarefas utizadas para que o evento possa decorrer. Neste tipo de relatrio ainda podemos definir quando que se iniciam as tarefas/subtarefas, quais esto em curso ou no, e as tarefas que j foram concluidas, ou seja, podemos organizar de uma maneira estruturada e eficaz o nosso projeto.

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A descrio dos custos fornecem-nos informaes sobre o progresso do projeto em termos de custos, podendo ser feita a comparao dos custos reais com os custos oramentados ao nvel do projeto, da tarefa e recurso. As atribuies das tarefas fornecem-nos informao sobre a afetao de recursos s tarefas, ou seja, quem faz o qu, e quando. E por ltimo o relatrio de cargas de trabalho, do-nos informaes sobre o esforo necessrio para executar as tarefas e os recursos. Esta funcionalidade permite-nos ainda um acesso a um conjunto de relatrios que podem ser personalizados. A partir desta opo podem tambm ser criados novos relatrios, consoante as necessidades e formas de organizao do gestor do projeto. Assim, e aps a reflexo sobre todo o procedimento metedolgico e uma explicao de todas as funcionalidade do software MS Project, passamos, no captulo seguinte, apresentao do(s) modelo(s) utilizado(s)/adaptado(s), nos Jogos Desportivos de Viseu e na modalidade de Natao.

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4. Apresentao e Discusso dos Resultados

Aps a anlise da entrevista realizada ao responsvel pelo departamento de desporto da Cmara Municipal de Viseu, apresenta-se o enquadramento organizacional e a forma como feita a gesto do evento em estudo. Os Jogos Desportivos de Viseu um projeto com duas dcadas, e por si s, um sucesso municipal que tem crescido de ano para ano. Existem vrios processos pelos quais a construo do evento tem que passar, para que tenha sucesso. Cada evento, por si s, tem as suas caractersticas principais que fazem parte da sua construo. O processo de planeamento e organizao dos Jogos Desportivos de Viseu construdo com base na colaborao das Associaes e entidades Coordenadoras de Modalidade ACM, que atravs do now-how natural e para o qual esto vocacionados, permitem a sua organizao e realizao de atividades de carcter formativo e competitivo. Relativamente ao tempo que necessitam para preparar todo o evento, ou seja, organizao/planeamento, constatei que a preparao dos JDV, era imediatamente no final de cada edio, sendo de forma mais efetiva, o seu comeo no ms de Janeiro, com a elaborao de um esboo/proposta que apresentada administrao da Cmara Municipal de Viseu e posteriormente numa reunio de Comisso Organizadora. Existem vrios tipos de modelos de planeamento e gesto de projetos, j referidos anteriormente na reviso bibliogrfica, entre os quais se pretende destacar neste trabalho, o modelo apresentado pela Mochila Pedaggica sobre Projetos, o qual foi

adaptado/concretizado atravs de um software de projetos, Microsoft Project, pois considera-se um modelo simplificado e de fcil adaptao a um evento desportivo, bem como bastante objetivo em todas as tarefas e subtarefas definidas.

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Figura 5. Modelo de planeamento e gesto de projetos.

Atravs das diversas tarefas definidas pelo modelo mencionado anteriormente, utilizou-se o software MS Project, adaptando-as em trs tarefas principais, tendo cada uma as vrias subtarefas correspondentes e sua respetiva durao. De seguida ser feita uma breve explicao referente s tarefas a realizar: A primeira tarefa, definio do projeto, inclui todo o planeamento inicial e o trabalho de preparao, desde a anlise de necessidades, definio de objetivos e identificao das atividades e dos recursos necessrios. Resumidamente este todo o trabalho invisvel que levado a cabo antes do projeto comear, nesta fase que o projeto ganha forma e onde o seu destino decidido. A definio do projeto deve incluir todas as subtarefas, enumeradas na figura 5, tais como organizao e metas da organizao; pblico-alvo; anlise, avaliao da situao e metas sociais; gestao do projeto e gnese e aval da ideia; desenvolvimento, seleo, definio de

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metas e objetivos; e formulao de objetivos prticos e mensurveis, formulao de atividades, avaliao de recursos, formulao de aes e planeamento. A segunda fase, implementao, acaba, por vezes, por se sobrepor fase de definio, pois muitas tarefas que pertencem j ao projeto acontecem enquanto o trabalho de definio ainda est em curso, tambm onde se d o incio do evento. Considerando todas essas subtarefas como, planeamento, distribuir tarefas e agir; gesto, monotorizao, regulao e ajustamento; e gesto de recursos, todas elas enumeradas anteriormente, na figura 5. A terceira e ltima fase, a avaliao, faz parte do plano do projeto e normalmente tem lugar no seu final, embora seja importante a necessidade de serem feitas avaliaes intermdias. De facto, o projeto no termina com o fim das atividades; tal como uma parte da definio invisvel aos olhos do pblico, tambm o normalmente a fase de avaliao e as diferentes subtarefas que a compem, tais como, avaliao dos resultados; capitalizao; relatrios; e as perspetivas de desenvolvimento, tal como mencionado anteriormente na figura 5. As diversas tarefas de um projeto podem ser divididas de acordo com os objetivos temporais definidos por cada gestor. Nesta aplicao que foi efetuada, procedeu-se diviso do trabalho/organizao para um projeto de um pequeno ou micro Evento Desportivo. Nos Jogos Desportivos de Viseu, a Comisso Organizadora composta, para alm dos representantes da Cmara Municipal de Viseu, pelas Associaes Distritais de Andebol, Atletismo, Basquetebol, Futebol, Karat, Tnis de Mesa, Associao Acadmica de Viseu, Judo Clube de Viseu, Hquei Clube de Viseu, Acadmico de Viseu Futebol Clube Seco de Natao, Associao de Paralisia Cerebral de Viseu (APCV), Clube de Orientao de Viseu, Associao de Gumires, Futebol Clube de Ranhados, Dnamo Clube da Estao, Associao de Santiago, Associao de Educao Fsica de Viseu, Arena Radical Jorkyball Viseu, Golfe Montebelo, CARDES Barbeita e Rugby Clube de Viseu, cabendo a presidncia Autarquia. s Associaes de cada modalidade, clubes e instituies acima referidas, cabe a misso da organizao tcnica, elaborao de calendrios, marcao de provas, julgamento de reclamaes, aplicao de sanes disciplinares e designao dos juzes (rbitros).

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Os recursos humanos envolvidos nas atividades dos JDV, fazem tambm parte da responsabilidade das ACM, existindo um tcnico superior da autarquia, que acompanha e supervisiona as mesmas. Durante a realizao deste evento desportivo, os recursos humanos existentes so essencialmente tcnicos e juzes/rbitros das vrias modalidades, para alm dos funcionrios municipais responsveis pela manuteno das instalaes desportivas onde as atividades so realizadas. O recrutamento dos profissionais das modalidades existentes na organizao deste evento, bem como a sua posterior diviso de trabalho so tambm da inteira responsabilidade das ACM. A organizao de um evento desportivo desta dimenso apenas possvel com a colaborao das ACM, sem as quais no seria vivel a organizao de um calendrio de atividades to extenso e diversificado. Quando nos referimos organizao de um evento, a este esto sempre associadas organizaes pblicas e privadas que ajudam sua realizao, bem como sua promoo. Atravs da anlise do questionrio ainda nos apercebemos que a Cmara Municipal de Viseu no possui uma carta desportiva. A carta desportiva um instrumento de planeamento e disposio dos equipamentos desportivos ou instalaes desportivas e dos espaos urbanos ou rurais que permitam prtica desportiva "informal". A lei determina a sua elaborao por parte de cada municpio, para que possa ter o conhecimento dos diversos fatores de desenvolvimento desportivo, tendo em vista o conhecimento da situao desportiva, nomeadamente, instalaes desportivas; espaos naturais de recreio e desporto; associativismo desportivo; hbitos desportivos; condio fsica das pessoas; e enquadramento humano, incluindo a identificao da participao em funo do gnero. Um dos maiores motores desta organizao desportiva a entrega e dedicao do movimento associativo local, sem este apoio seria impossvel atingir tais patamares de

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participao e adeso, sendo tambm este um elemento motivador para a autarquia se empenhar na melhoria contnua e consecuo do evento. O sucesso que o evento tem obtido ao longo dos anos tambm se deve ao tipo de promoo/divulgao das atividades que sero realizadas durante o mesmo. Todo esse processo realizado por parte do departamento de desporto da Cmara Municipal de Viseu e tambm com a ajuda das Associaes de cada modalidade, clubes e instituies. Todo o processo de promoo/divulgao do evento iniciado com uma apresentao pblica aos muncipes, escolas e comunicao social. A restante promoo/divulgao das atividades feita, atravs de flyeres, mupis e cartazes, junto do movimento associativo e escolas do concelho de Viseu. O portal da autarquia tambm utilizado como forma de divulgar e disponibilizar informao e formulrios. ainda enviada informao atravs da newsletter municipal "Viseu EM Forma", de forma a semanalmente atualizar a informao das vrias atividades. Num projeto desta dimenso essencial que exista uma lder, pois os lderes estabelecem a finalidade e a orientao da organizao. A sua funo crucial para criar e manter o ambiente interno da organizao do evento e estimular o pleno envolvimento das pessoas ligadas construo do projeto a se atingirem todos os objetivos. A liderana do projeto Jogos Desportivos de Viseu feita inteiramente pela Cmara Municipal de Viseu, atravs do vereador do Desporto e Juventude e consequentemente pela restante diviso de Desporto. Para poder custear a organizao de um evento desportivo necessrio que existam apoios, parcerias e patrocinadores para poder ajudar consecuo e suporte econmico do projeto. Por outro lado, as parcerias e os patrocinadores so um edital para a divulgao do evento, bem como um "pequeno alicerce" do prprio evento. Perante esta interveno dos patrocinadores, o evento passa a no ser o nico que ganha com essa cooperao, pois quem realiza o apoio e parceria, tambm tem a oportunidade de se poder difundir. No caso do projeto dos JDV, os apoios so totalmente custeados pela autarquia, tendo apenas como colaboradores as Associaes/Entidades Coordenadoras de cada Modalidade.
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Sendo este um projeto totalmente gerido pela autarquia, tanto os recursos financeiros, como materiais e equipamentos so suportados inteiramente pelo oramento municipal. A gesto e controlo oramental e financeiro do evento realizado com a apresentao do oramento global no incio de cada ano, que antecede os Jogos Desportivos, juntamente com o restante plano anual de atividades e oramento, aprovado pela administrao e, a partir da so elaboradas todas as despesas e feita a gesto e controlo financeiro do evento desportivo. O que marca os Jogos Desportivos de Viseu essencialmente a mobilizao conseguida do movimento associativo que, na sua maioria centra a sua atividade desportiva na poca do ano em que realizado estes tipos de projetos e particularmente neste evento. A mobilizao das pessoas a ttulo individual tambm um dos propsitos, sem esta iniciativa em bastantes casos, a sua prtica e experincia desportiva seria muito limitada. Os muncipes ao inscrever-se neste evento desportivo tm a garantia de serem integrados e acompanhados por tcnicos e dirigentes de qualidade e com competncia necessria, bem como um elevado grau de experincia na organizao e planeamento de cada modalidade. A organizao dos Jogos Desportivos para alm da vertente competitiva implcita na organizao dos jogos e competies deste evento, tambm permite aos participantes a aquisio de experincias e contacto com modalidades e instalaes, s quais no tm acesso no seu quotidiano, pelas mais variadas razes (financeiras, localizao geogrfica, entre outras). Para os mais jovens, esta situao ainda mais evidente, pois permite-lhes conhecer, motivar-se e at avaliar a sua apetncia, para desportos e atividades menos populares. As Associaes/Entidades Coordenadoras de Modalidade - ACM, so entidades que desenvolvem ao longo do ano, de forma federada ou no, as modalidades que organizam no mbito dos Jogos Desportivos de Viseu, e por isso, esto bem preparadas no que diz respeito ao carcter organizativo e tcnico. A organizao desportiva para poder avaliar os nveis de satisfao da populao face ao projeto que desenvolvido ao longo das ltimas duas dcadas, realiza vrios questionrios e entrevistas s coletividades, escolas, bem como aos participantes. De acordo com essas informaes recolhidas junto das coletividades/escolas, bem com dos participantes, atravs
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dos vrios inquritos de satisfao aplicados, verifica-se um crescente grau de satisfao, quer no que respeita o servio disponibilizado, quer ao nvel das atividades oferecidas. Atravs dessa anlise verifica-se que os objetivos propostos pela organizao dos JDV so totalmente atingidos e o nvel de satisfao elevado, quer ao nvel das atividades, quer da qualidade do servio prestado. Aps a sua elaborao, o projeto discutido e definitivamente aprovado entre todos. Toda a organizao dos Jogos Desportivos da responsabilidade da autarquia, com a colaborao de uma Comisso Organizadora que composta pelas Associaes Coordenadoras de Modalidade. O documento em causa, define claramente a poltica de interveno, vocao, misso e objetivos gerais do programa. A dinmica deste evento tem sido para a autarquia uma fonte de motivao, apenas possvel com a cooperao fundamental do movimento associativo do concelho, que ao longo dos anos tem contribudo para aumentar os nveis de participao nos Jogos Desportivos, ao nvel de praticantes, tcnicos ou dirigentes. Os processos chave e processos de suporte que gerem e melhoram as estratgias e resultados que contribuem para o sucesso deste evento prendem-se com a experincia adquirida ao longo dos anos e com a proximidade entre a autarquia, bem como do elemento gestor do projeto (tcnico superior de desporto), com o movimento associativo envolvido, comisso organizadora e participantes individuais. A cada ano que passa, na rea da melhoria contnua do evento, a comisso organizadora segue determinados critrios de qualidade, inovao e gesto da mudana. Uma das novidades deste projeto nos ltimos anos, foi a realizao de uma Conferncia/Ao de Formao para dirigentes desportivos, que assinala o incio dos Jogos Desportivos. Nestas aes, a comisso organizativa tem tido a preocupao de convidar pessoas e instituies com interveno ou curriculum relevante a nvel nacional, no fenmeno desportivo.

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A cada ano que passa, a organizao do evento desportivo tm tido a preocupao de melhorar os processos de inscrio, bem como a qualidade das atividades e competies disponibilizadas. Um projeto com vinte anos tem uma srie de rotinas criadas, particularmente do movimento associativo e dos participantes. A comisso organizadora tem tido a inteno de melhorar a qualidade do servio prestado, nomeadamente na forma de atendimento e apoio ao processo de inscries, informatizando toda a informao e motivando as coletividades a utilizar as ferramentas informticas nos processos. Do ponto de vista financeiro, tem havido tambm um esforo na reorganizao das despesas, no sentido de diminuir o impacto do evento, sem retirar ou diminuir a qualidade deste. O sucesso deste projeto est ligado diretamente ao histrico dos JDV, que ter em 2012 a sua 21 edio e pela oferta diversificada de modalidades que proporciona s coletividades e jovens das localidades mais afastadas do centro urbano do concelho. de referir ainda, que ao longo destas duas dcadas verificou-se um crescimento nos Jogos Desportivos de Viseu, facto que se deve dinmica promovida pela autarquia nos vrios projetos de atividade fsica e desporto ao longo do ano. Resumidamente, o planeamento utilizado pelo responsvel tcnico de desporto, nos Jogos Desportivos de Viseu o seguinte: Numa primeira fase, elaborado o projeto do evento, definindo-se todos os objetivos gerais e especficos, definindo o pblico-alvo, estabelecendo-se assim quais as modalidades a integrar no evento, escales etrios abrangidos em cada uma, as regras genricas de funcionamento e participao. Em suma, a definio do que ir ser o documento orientador do regulamento geral. Esta programao inicial estruturada da seguinte forma: - Recursos materiais, logsticos e infra-estruturas necessrias para a prtica; - Elaborao do plano de comunicao (suportes e estratgia de aco); - Calendarizao;

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a) Definio dos timings de atuao para a comunicao; b) Definio da calendarizao geral do evento; c) Definio da calendarizao especfica de cada modalidade. - Recursos financeiros; a) Avaliar as despesas diretas e indiretas; b) Definir oramento. Depois de todos estes elementos reunidos, feita uma apresentao pblica ao Associativismo Local e Comunicao Social, com vista a promover e divulgar toda a programao e calendarizao do evento. A partir dessa data, feita a implementao do projeto que se sobrepe fase de definio do projeto sendo ainda feitos alguns ajustamentos do planeamento e distribuio de tarefas. onde iniciado o processo de inscries dos participantes e atividades prticas de dezasseis a vinte e cinco de Abril, que poder ser atravs de uma coletividade, escola, junta de freguesia ou outra, desde que sediadas no concelho de Viseu ou a ttulo individual ou grupo/equipa, devendo tambm respeitar cada participante, a condio de natural ou residente no concelho de Viseu. As atividades prticas so organizadas e geridas por cada Associao Coordenadora de Modalidade - ACM e acompanhadas no local por um tcnico da autarquia, como forma de recolher dados sobre o funcionamento e desenvolvimento das mesmas e decorrem durante trs meses aproximadamente, sendo o seu perodo de atividade entre vinte e oito de Abril a quatorze de Julho. Concludas todas as competies e atividades, cada ACM elabora um relatrio de atividade que remetido autarquia, servindo como elemento de avaliao das atividades. Ainda, e tambm como mecanismo de avaliao, entregue/enviado a cada coletividade e participante individual, um questionrio, com vista a recolher opinies sobre toda a mecnica do evento, desde a estratgia de comunicao, modelo de organizao e acompanhamento das atividades e sugestes para futuras edies.

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Com todos estes elementos reunidos e realizada a anlise financeira final, elaborado um relatrio final de avaliao do evento que apresentado administrao da autarquia, relatrio este, que apresenta resultados e a anlise dos inquritos aplicados, concluses em relao aos objetivos definidos, se foram atingidos ou no e, sugestes de aperfeioamento ou alteraes para futuras edies. Para finalizar este captulo e clarificar o que anteriormente foi enunciado, de referir que os JDV no se baseiam em nenhum modelo concreto de planeamento e gesto de projetos, sendo organizados tambm em vrias etapas, com um planeamento e calendarizao bem definidos. De seguida, e como forma de apresentar o que foi descrito nos cinco ltimos pargrafos, passamos apresentar a forma como elaborado o planeamento do projeto dos JDV, com a sua aplicao no programa Microsoft Project.

Figura 6. Planeamento Jogos Desportivos de Viseu.

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A diviso do projeto foi feita atravs de trs fases/tarefas principais: definio do projeto; implementao e avaliao. Esta diviso visa facilitar a organizao de todo o processo, bem como economizar o tempo necessrio sua preparao. Inicialmente elaborado o projeto do evento, ou seja, feita a definio do projeto. Nesta fase/tarefa so definidos todos os objetivos gerais e especficos para a presente edio, define-se o pblico-alvo, estabelecem-se as modalidades a integrar no evento, escales etrios abrangidos em cada uma, as regras genricas de funcionamento e participao. tambm feita a gesto dos vrios recursos (humanos, financeiros e tcnicos), entre outros, definidos na figura 6. Em suma, a definio do que ir ser o documento orientador do regulamento geral do projeto/evento. Esta fase decorre no incio do ms de Janeiro at meados do ms de Maro. Na segunda fase feita a implementao do projeto, havendo alguma interligao com a fase anterior, como demonstrado na figura atravs dos link tasks. Durante a sua extensa realizao, apenas aprimorado o planeamento do projeto, feito a distribuio das tarefas pelos responsveis tcnicos e efetuadas as inscries dos participantes. Por fim, dado o incio realizao do evento, ou seja, s competies ou atividades definidas anteriormente. Esta fase decorre desde o final do ms de Maro at meados do ms de Julho. Na terceira e ltima fase, a avaliao, est dividida por duas etapas, a primeira iniciada a partir do ms de Maio, o processo de avaliaes intermdias das modalidades do projeto. nesta fase que elaborado um relatrio de atividades, que posteriormente remetido autarquia, servindo como elemento de avaliao. tambm realizado um questionrio para os diversos participantes, com vista a recolher opinies sobre toda a mecnica do evento, desde a estratgia de comunicao, modelo de organizao e acompanhamento das atividades, bem como de sugestes para futuras edies. A segunda decorre a partir de meados do ms de Julho, o projeto no termina com o trminus das atividades, mas sim com um posterior relatrio. Aps reunidas todas estas informaes realizado um balano final e elaborado um relatrio final de avaliao do evento que posteriormente apresentado administrao da autarquia. Este relatrio apresenta os resultados e a anlise dos inquritos aplicados, concluses em relao aos
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objetivos definidos (aspetos positivos ou negativos) e sugestes de aperfeioamento ou alteraes para futuras edies. Por ltimo e baseando-nos no projeto dos JDV decidimos especificar-nos numa nica modalidade, a de Natao, para a qual foi definida um modelo de gesto e planeamento. A sua aplicao, tambm ser realizada com ajuda do software Microsoft Project.

Figura 7. Planeamento da Modalidade de Natao JDV.

No projeto da modalidade de Natao dos Jogos Desportivos de Viseu, so contempladas trs atividades: natao para crianas, hidroginstica e um torneio para o clube da cidade, Acadmico de Viseu Futebol Clube. Em cada modalidade, para a organizao do projeto cada clube ou associao coopera com o diretor tcnico de desporto da CMV para a organizao das atividades destinadas a cada um.

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A diviso do projeto foi feita do mesmo modo que a anterior, diferindo apenas no nmero de horas despendido, ou seja, atravs de trs fases/tarefas principais: definio do projeto; implementao e avaliao. Numa primeira fase/tarefa, que decorre do incio do ms de Janeiro at meados do ms de Maro, realizada a definio do projeto, onde so definidas as estratgias de organizao do evento, isto , a definio de metas de organizao; so definidos os objetivos gerais e especficos para a modalidade; o pblico-alvo, ou seja, a quem se destina o evento; estabelecem-se as modalidades (mariposa, costas, bruos e crawl) a integrar/provas e distncias, bem como, os escales etrios abrangidos em cada uma; so definidas as regras genricas de funcionamento e participao de acordo com o regulamento especfico da modalidade. tambm ainda realizada a avaliao dos vrios recursos existentes (materiais, logsticos, infraestruturas e humanos), tais como, esparguetes, luvas para natao, material de aprendizagem, objetos flutuantes, pool bouys, pranchas, etc, bem como, um tanque de 15 metros e duas piscinas de 25 metros. Os recursos humanos necessrios para o desenvolvimento da atividade so os seguintes: - no renumerados, uma pessoa responsvel pelas inscries, que ser o responsvel pela modalidade de natao do AVFC; oito rbitros e um juz de partida, que sero pais de atletas/treinadores e/ou simpatizantes do clube; - renumerados, um professor de hidroginstica e dois professores de natao para crianas. efetuada a calendarizao do torneio, tendo em conta, que as modalidades de hidroginstica e natao para crianas tem a durao de dois meses e meio, sendo realizadas em dois horrios aos sbados, e o torneio de natao realizado em dois turnos (manh/tarde) a um domingo. executada a gesto dos recursos financeiros, tendo em conta que os apoios financeiros so custeados/fornecidos pela Cmara Municipal de Viseu s modalidades, no nosso caso Natao. O valor determinado em funo do nmero de atletas/participantes e dos dias de atividades. Na modalidade de natao tem havido uma participao de cerca de 650 pessoas
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em doze dias, e o apoio financeiro varia entre os 2000 e os 2500 euros. O apoio financeiro fornecido pela CMV tem como objetivo remunerar os professores de natao para crianas e hidroginstica e tambm ajudar o Acadmico Viseu Futebol Clube, nas deslocaes de competies, entre outras. Aps ter definido todas as subtarefas referidas anteriormente realizado a elaborao do projeto e posta em prtica a ideia. Na segunda fase concretizada a implementao do projeto, havendo alguma interligao com a fase anterior como demonstrado atravs dos link tasks na figura 7. nesta tarefa onde se inicia o evento, sendo antes apenas aprimorado o planeamento do projeto, feita a distribuio das tarefas pelos responsveis tcnicos, ultimado a gesto dos recursos humanos necessrios e efetuadas as inscries dos participantes. Durante a realizao do evento so efetuadas avaliaes intermdias das aulas de hidroginstica e natao para crianas, bem como dos resultados obtidos no torneio de natao, para assim facilitar na elaborao da anlise/relatrio final. Esta fase decorre desde o final do ms de Maro at meados do ms de Julho. Aps o trminus do evento, realizada a terceira fase, a tarefa de avaliao, onde elaborado um relatrio de atividades/resultados, que posteriormente remetido autarquia, servindo como elemento de avaliao, onde feito uma anlise geral do evento. Este relatrio fundamental para a autarquia, no sentido de perceber o impacto, nas atividades e torneio, das opes tomadas, bem como para assinalar os aspetos menos positivos do projeto, com o objetivo de, anualmente criar um projeto melhor. tambm realizado um questionrio para os diversos participantes, com vista a recolher opinies sobre toda a mecnica do evento, desde a estratgia de comunicao, modelo de organizao e acompanhamento das atividades, bem como de sugestes para futuras edies. Por fim, realizado uma anlise financeira do evento e elaborado um relatrio de avaliao final do mesmo que posteriormente apresentado administrao da autarquia. Este relatrio apresenta todos os resultados obtidos ao longo do evento e a anlise dos inquritos aplicados, concluses em relao aos objetivos definidos (aspetos positivos ou negativos) e sugestes de aperfeioamento ou alteraes para futuras edies.
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De referir que atravs do software Microsoft Project podemos ainda obter diversas informaes importantes atravs dos diversos relatrios que nos ajudam a visualizar o desenvolvimento do evento. No nosso projeto de planeamento da modalidade de Natao, vamos ainda dar a conhecer alguns desses relatrios para assim podermos observar mais algumas das funcionalidades do software utilizado ao longo da dissertao e perceber para que servem cada um dos vrios relatrios. O MS Project disponibiliza-nos vrios tipos de relatrios, tais como, a descrio geral do projeto; as atividades utilizadas; os custos; as atribuies das tarefas; as cargas de trabalho; entre outros. Na descrio geral do projeto, podemos fornecer uma viso geral do mesmo, ou seja, um resumo de todo o projeto, com datas, durao do projeto, horas de trabalho, custos, e o estado das tarefas e recursos, bem como de todas as tarefas gerais do projeto (tarefas de nvel superior), e dos dias teis de atividades, como se pode verificar atravs do anexo 2. No relatrio de atividades, fornecemos as informaes sobre o estado das tarefas do projeto, ou seja, onde so promenorizadas todas as subtarefas utizadas para que o evento possa decorrer. Neste tipo de relatrio definimos ainda quando que se iniciam as tarefas/subtarefas, quais esto em curso ou no, e as tarefas que j foram concluidas, ou seja, podemos organizar de uma maneira estruturada e eficaz o nosso projeto. A descrio dos custos fornecem-nos informaes sobre o apoio financeiro que a Cmara Municipal de Viseu forneceu ao clube, mostra-nos o valor atribuido para que o coordenador da modalidade possa custear todo o projeto, e a renumerao que efetuada aos recursos humanos, como podemos ver atravs do anexo 4. Nas atribuies das tarefas verificamos qual a funo dos recursos humanos, bem como as horas efetivas de trabalho, a coordenadora da modalidade fica responsvel pelas inscries e por todos os processos administrativos, os professores de hidroginstica e natao para crianas ficam responsveis por leccionar as aulas e os

pais/treinadores/simpatizantes ficam incumbidos de ajudar na arbitragem do torneio de Natao, como podemos averiguar no anexo 3.
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E por ltimo o relatrio de cargas de trabalho, d-nos informaes sobre o esforo necessrio para executar as tarefas e os recursos, ou seja, o nmero de horas de trabalho dos recursos humanos do evento. Podemos verificar, que o nmero de horas de trabalho da coordenadora de modalidade de quarenta horas, os professores de hidroginstica e natao para crianas lecionam trinta horas, e os pais/treinadores/simpatizantes disponibilizam de duas horas para o torneio do clube, AVFC. Para finalizar este captulo, queremos ainda referir que a utilizao de softwares para apoio na realizao do planeamento de projetos, atualmente, para alm de ser uma inovao que deve ser implementada para a ajuda na gesto de projetos, proporciona ao gestor desportivo um melhor desenvolvimento e eficiente construo de um projeto, da a escolha ter recado no instrumento MS Project.

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5. Concluso

Atravs da realizao deste estudo, e aps uma anlise atenta a todas as questes realizadas ao responsvel pelo departamento de desporto da Cmara Municipal de Viseu, constatou-se que a diferenciao e a sofisticao so as estratgias que tm levado a organizao deste evento a obter sucesso. O sucesso dos Jogos Desportivos de Viseu construiu-se atravs da aposta da organizao do evento num plano em constante evoluo e melhoria, isto , oferecendo uma diversidade de modalidades s coletividades e jovens das localidades mais afastadas do centro urbano do concelho e sempre de acordo com as necessidades que cada cliente procura. Uma constante inovao torna-se ento essencial, para que o projeto possa assim poder continuar a crescer ano aps ano, tanto na sua organizao/planeamento, como no nmero de participantes, bem como no crescente nmero de modalidades a proporcionar aos muncipes. Aps uma anlise pormenorizada do estudo de caso que realizamos ao evento, notamos que existem alguns aspetos que deveriam ser melhorados, para que este possa ter ainda mais sucesso e a sua organizao possa ser mais particularizada e aperfeioada. Por outro lado, tambm existem aspetos que so de relevar ao longo da realizao deste evento. No planeamento do projeto dos Jogos Desportivos, verificou-se que a sua organizao, no se baseia em nenhum modelo concreto sobre gesto de projetos, mas sim numa metodologia prpria e adotada pelos seus responsveis. De forma a chegarmos ao processo de como so realizados os JDV, realizamos um estudo de caso sobre o evento desportivo, isto , foi executada uma anlise profunda ao evento desportivo, para assim podermos ter um conhecimento prtico/terico, do modo de como se realizam todas as etapas/fases do mesmo. Com base nesse estudo, conclumos que o modelo de planeamento dos JDV vai ao encontro de alguns modelos referidos na reviso bibliogrfica, como por exemplo, o Modelo de Abrignani (2000), referido na Mochila Pedaggica sobre Projetos, e o Modelo de Cesca

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(2008). Com tudo isto queremos dizer que este modelo no se distancia muito dos modelos cuja eficcia/ineficcia j foi testada ou posta em prtica. Embora o planeamento dos Jogos Desportivos, no esteja delineado em tarefas/subtarefas de acordo com os modelos referidos, verifica-se que est organizado em vrias etapas comuns aos vrios modelos apresentados e tem um planeamento e calendarizao bem definidos. Desse modo, decidimos criar uma adaptao do modelo dos JDV ao modelo de Abrignani (2000), fazendo a sua descrio/apresentao num software de projetos Microsoft Project. Neste estudo de salientar a forma de como so realizadas as tarefas de avaliao, bem como dos relatrios do evento. No nosso entender tambm concordamos que devem ser feitas/os ao longo do evento, e medida que o evento se vai desenrolando ao realizar as avaliaes intermdias ou at mesmo semanais vai facilitar o trabalho final de relatrios e anlise/balano financeiro. Por outro lado, e como aspeto a melhorar, gostaramos de referir que o perodo de inscries, poderia ser mais alargado e em algumas atividades realizado durante o evento, para assim se poder dar oportunidade e tempo aos participantes de poder ter sempre um grande leque de escolha e assim poder experimentar e escolher as modalidades, preferidas ou desejadas, medida que o evento se vai realizando. Aps uma pesquisa exaustiva e atravs das questes colocadas ao responsvel de desporto, constatou-se que a Cmara Municipal de Viseu no possui carta desportiva. Constatamos aqui outro aspeto menos positivo, e pensamos que a CMV deveria possuir uma carta desportiva, pois para alm de ser um instrumento obrigatrio de constar numa autarquia, vem facilitar no planeamento, bem como na organizao da disposio dos equipamentos desportivos e dos espaos urbanos ou rurais que permitam a prtica desportiva informal. No que diz respeito coordenao e gesto do evento desportivo, verificamos que a organizao dos JDV apesar de conter pessoas responsveis pelas finanas, marketing, questes legais e operacionais, no possua uma clara subdiviso em departamentos de cada
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uma das referidas reas, como seria o ideal num evento desta dimenso e que est de acordo com a bibliografia estudada. Por exemplo, no departamento de marketing, colocaramos pessoas exclusivamente vocacionadas para a aquisio de patrocnios. Num evento desportivo de grande ou pequena dimenso, a existncia de patrocinadores essencial, no s pelo apoio financeiro que os patrocnios fornecem organizao, mas tambm como forma de promoo do evento, bem como o prprio patrocnio poder atrair novos clientes e reforar a relao com os atuais. de realar a parceria que o evento estabeleceu com as ACM - Associaes/Entidades Coordenadoras de Modalidade, que para alm de apoiar cada modalidade presente no projeto, tambm responsvel por gerir os recursos humanos do evento, bem como fornecer material desportivo para a realizao das competies. Outro aspeto que se pretende realar e que diz respeito parte legal dos JDV, que todos os intervenientes esto cobertos por um seguro de provas desportivas, regulamentado pelo Decreto-Lei 10/2009 de 21 de Janeiro. De referir ainda, que a organizao quando questionada sobre as suas principais estratgias para enfrentar a nova fase, revelou que no final de cada edio cada ACM elabora um relatrio de atividades onde prope alteraes e apresenta sugestes para as edies seguintes, que so posteriormente analisadas em reunio de Comisso Organizadora. So ainda elaborados questionrios s coletividades e participantes no sentido de perceber os aspetos a melhorar e medir os nveis de satisfao. Por outro lado, e no podemos deixar de referir este aspeto muito importante para consecuo de Eventos, existem instrumentos que nos facilitam a organizao e o prprio planeamento de eventos, e em jeito de concluso/opinio, atualmente para que possa existir algum rigor e acompanhamento adequado, devemos induzir aos nossos gestores a utilizao de softwares, como por exemplo, o Microsoft Project. Os softwares, como o caso do MS Project, fazem parte da inovao tecnolgica moderna e podem/devem ser postos em prtica de forma a ajudar na reorganizao do evento desportivo, para que assim possa tambm existir uma inovao da maneira como so realizados todos os processos de organizao e planeamento de projetos. Este instrumento
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sendo inovador ao ponto de ajudar a desenvolver todo o processo, vem ainda facilitar e ajudar toda a programao do prprio evento desportivo. Por todas essas razes e constataes a que chegamos, ao longo do trabalho, utilizmos este software de projetos para apresentar de uma forma mais organizada um dos modelos de planeamento apresentado no captulo da reviso bibliogrfica, tendo tambm adaptado a este modelo o prprio modelo de planeamento dos Jogos Desportivos de Viseu. Com este instrumento, tivmos uma melhor percepo de todo o processo e verificmos que todas as tarefas e subtarefas utilizadas ao longo das trs fases definidas para o projeto do evento, so importantes serem realizadas, pois fazem parte de um processo que ir ajudar a gerir e acompanhar o Evento Desportivo, isto , toda a sua organizao. Aps essas aplicaes, decidimos realizar o mesmo processo para uma modalidade especfica dos JDV, a Natao, de forma a podermos ser ainda mais especficos e direcionados, ou seja, a planear uma nica modalidade do evento desportivo. Tendo como ponto de partida, os dados fornecidos sobre a modalidade, tanto pelo diretor tcnico superior de desporto da Cmara Municipal de Viseu como pela coordenadora do Acadmico de Viseu Futebol Clube - Natao, aplicmos diretamente o modelo de gesto de projetos, no software, e mais uma vez verificmos que o MS Project um instrumento bastante til e capaz de nos ajudar a uma melhor gesto do tempo, custos e recursos necessrios para o evento. Atravs deste processo, conclumos que se cada modalidade for planeada/organizada individualmente pelo responsvel da mesma e acompanhada sempre pelo o gestor do evento desportivo, podemos lucrar uma melhor organizao e planeamento de cada uma, bem como, o projeto ser bastante mais eficaz. Para a realizao do evento desportivo sempre necessrio que exista um projeto bem estruturado, isto , que sirva de suporte sua concretizao e facilite a

organizao/planeamento, e neste sentido a utilizao de um software como o Microsoft Project um suporte valioso.

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O MS Project permite-nos gerir e organizar um evento desportivo de uma maneira eficiente e, tambm um instrumento que nos permite de uma forma exigente e competente, acompanhar o planeamento de um projeto vocacionado para o mesmo fim. No nosso estudo, a sua utilizao permitiu-nos uma melhor organizao de todo o processo e facilitou-nos tambm a tarefa de dar a conhecer ao leitor de uma maneira mais simplificada e organizada o modelo do prprio evento em estudo, Jogos Desportivos de Viseu. No captulo anterior, e no que vai ao encontro do planeamento e organizao de um projeto no software, verificmos que as vrias tarefas/subtarefas dos modelos propostos podem muitas vezes sobrepor-se umas s outras, e este aspeto devido a por vezes terem que ser feitas ao mesmo tempo, ou at mesmo por uma questo de ordem de trabalhos. De seguida, e como forma de terminar o presente estudo, passamos a descrever as doze etapas que consideramos que devem fazer parte de qualquer modelo de planeamento de projetos no mbito desportivo, sendo tambm uma forma de proposta de um modelo que pode ser utilizado para o mesmo fim. Este foi idealizado/realizado, com base em toda a bibliografia investigada sobre gesto e organizao de eventos desportivos, bem como tambm na metodologia do prprio planeamento dos JDV.

Modelo de planeamento de projetos para Eventos Desportivos

1.

Elaborar um relatrio do projeto, definindo-o claramente (exequibilidade e as metas do evento);

2. 3. 4.

Definir o pblico-alvo e estabelecer os objetivos gerais e especficos/objetivos SMART; Estabelecer as atividades a integrar, bem como os respetivos escales etrios; Fazer o levantamento dos recursos materiais, logsticos e infraestruturas existentes de acordo com o que se pretende realizar durante o evento, das condies financeiras que tero de ser disponibilizadas, do envolvimento social e da sua projeo futura;

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5.

Formular uma poltica, a qual deve estar prevenida com solues de recurso/estratgias de ao, para provveis falhas que possam existir;

6. 7.

Realizar um estudo de viabilidade e tomar decises fundamentais; Elaborar um dossier de realizao que deve identificar as tarefas a serem realizadas; plano de recrutamento (selecionar os profissionais); a estrutura organizacional; um oramento; a calendarizao geral e especfica do evento; as reunies necessrias e os sistemas de controlo, etc;

8. 9.

Escolher a estrutura de comunicao apropriada; Planear a implementao do evento, apresentao pblica (promover o evento e dar a conhecer a sua calendarizao), preparao, e recursos financeiros;

10. Implementao do projeto fazer alguns ajustamentos do planeamento e ultimar a distribuio das tarefas; 11. Realizao do evento desportivo e ao mesmo tempo da sua realizao, ir fazendo as respetivas avaliaes intermdias para o relatrio final; 12. Avaliao do projeto concludas todas as atividades, avaliar se as metas e os objetivos foram atingidos, realizar um questionrio para os participantes, elaborar o relatrio final com a anlise financeira, e registar quaisquer modificaes a serem consideradas para o aperfeioamento na organizao de eventos futuros. Resumidamente, estas doze etapas fazem parte de um modelo simplificado de gesto de projetos para eventos de mbito desportivo, que podem servir como modelo tipo a seguir, por gestores ou futuros gestores de eventos, tendo assim um instrumento para poder aplicar num evento a idealizar/realizar. Aps a realizao deste estudo, conclumos tambm que para a realizao de qualquer evento essencial efetuar/realizar o planeamento de todo o seu projeto, ou seja, necessrio planear antecipadamente e cuidadosamente todos os passos/tarefas a serem dados/as para a sua realizao, pois o seu sucesso final vai depender exclusivamente das decises e medidas que forem tomadas anteriormente e para isso necessrio termos sempre um modelo como referncia.

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Outro aspeto bastante importante e a que o gestor deve ter sempre em conta, estar sempre prevenido com solues de recurso, para provveis falhas que possam existir ao longo da sua realizao. Para finalizar, gostaramos de referir que este estudo permitiu adquirir um conhecimento mais profundo sobre as caractersticas que devem presidir num evento desportivo de qualidade, e ainda conhecer uma realidade concreta. Proporcionou ainda um melhor entendimento sobre a gesto de projetos para eventos de mbito desportivo, bem como o conhecimento de alguns dos modelos de planeamento de projetos existentes, o que nos ir ajudar a adotar a melhor metodologia de planeamento de projetos numa futura implementao. Num futuro prximo, pensamos que esta aprendizagem poder beneficiar a nossa prtica profissional como gestores responsveis por uma dada organizao ou membros de um evento desportivo.

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Bibliografia

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Anexos

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Anexo 1. Entrevista/Questionrio

1. Como surgiu a ideia deste tipo de evento desportivo na cidade de Viseu? E como foi feita a sua candidatura? 2. Quais os objetivos dos JDV? 3. Qual o impacto que tem os JDV? 4. Quais os espaos utilizados para a realizao deste evento desportivo? 5. Que tipo de promoo realizada, por parte do departamento de desporto da Cmara de Viseu? 6. Quantas so as organizaes pblicas e privadas ligadas a este evento desportivo? 7. Quais as garantias de qualidade e segurana que os participantes podem esperar? 8. Qual a principal imagem de marca do Evento? 9. Quais as principais caractersticas que fazem parte do processo de construo do evento? 10. O que que os cidados ganham em deslocarem-se aos locais onde vo ser realizadas as diversas atividades, para alm da oportunidade de fazer exerccio fsico? 11. Qual a faixa etria mais assdua ao evento? 12. Que tipo de recursos humanos tem a organizao do evento? 13. O que vos torna leais no evento face ao comportamento das pessoas que vos visitam? E qual o grau de satisfao? 14. Quais os aspetos que so o motor do evento? 15. Como e por quem feita a liderana do projeto? 16. Quais os apoios e parcerias que tem para o vosso evento? E onde os procuram? E patrocinadores? 17. Quais so os factores crticos de sucesso? 18. Como considerado quanto ao tipo de evento (mega, grande, pequeno ou micro) os JDV?

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19. Como se organiza um evento desta dimenso? 20. Utilizam algum tipo de estratgia com vista melhoria contnua dos servios prestados ano aps ano? 21.Qual a vossa estratgia e tipo de planeamento para a consecuo deste evento? 22. Que tipo de pessoas pode colaborar na organizao do evento, como fazem o seu recrutamento e posterior diviso de trabalho? 23. Como gerem os recursos de que necessitam e a que recorrem para que o projeto "tenha pernas para andar"? (recursos financeiros, materiais, equipamentos, etc etc). 24. Quais os processos chave e processos de suporte que gerem e melhoram as estratgias e resultados que contribuem para o sucesso do evento? 25. Quais os resultados obtidos a nvel no financeiro (misso e objetivos), das pessoas que trabalham/colaboram (se esto contentes com o trabalho que executam) e dos participantes no evento (qualidade do servio prestado)? 26. Como fazem a gesto e o controlo oramental e financeiro do evento? 27. A cada ano que passa, na rea da melhoria contnua do evento quais os critrios de qualidade, inovao e gesto da mudana que utilizam? 28. Qual o tipo de modelo de planeamento e gesto do projeto que seguem para a realizao do vosso Evento Desportivo ou quais as etapas que utilizam e seguem para planear o projeto? 29. A Cmara Municipal de Viseu possui Carta Desportiva?

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Anexo 2. Ficha de Inscrio JDV

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Anexo 3. Regulamento Geral JDV

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Anexo 4. Relatrio de Atividade JDV

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Anexo 5. Resumo do Projeto - Natao

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Anexo 6. Recursos Humanos do Projeto - Natao

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Anexo 7. Oramento - Natao

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