CRYSTAL XCELSIUS

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Autores:

Jeimmy Paola Muoz

Director Unidad Informtica: Tutor Investigacin: Coordinadores: Henry Martnez Sarmiento Jorge Alberto Torres Alejandro Nieto Ramos Juan Felipe Reyes Rodrguez John Jairo Vargas Diego Alejandro Jimnez Vctor Hugo Ramos

Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Analista de Sistemas de Informacin:

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CRYSTAL XCELSIUS
Director Unidad Informtica: Tutor Investigacin: Henry Martnez Sarmiento Jorge AlbertoTorres

Auxiliares de Investigacin:
Camilo Alexandry Pea Talero Csar Leonardo Garibello Claudia Patricia Ospina Aldana Daniel Francisco Rojas Martn Diego Esteban Eslava Avendao Edward F. Yanquen Briez Francisco Gonzalez Buitrago Gloria Stella Barrera Ardila Ivn Albeiro Cabezas Martnez Javier Alejandro Ortiz Jeimmy Paola Muoz Juan Carlos Tarapuez Roa Juan David Paez Juan David Vega Baquero Lina Marcela Igua Torres Maria Paula Contreras Navarrete Sandra Milena Castellanos Pez

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informtica. Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la Universidad Nacional de Colombia.

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1. TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................... 3 RESUMEN.............................................................................................................. 6 ABSTRACT ............................................................................................................ 6 INTRODUCCIN .................................................................................................... 7 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................... 8
5.1. SAP CRYSTAL SOLUTIONS ....................................................................................................... 9

6. 7.

IMPORTANCIA DENTRO DE LA FCE.................................................................... 10 INFORMACIN TCNICA Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA............................ 12

7.1. 7.2. INFORMACIN TCNICA ........................................................................................................ 12 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ......................................................................................... 13

8.

INTERFAZ ........................................................................................................... 14
8.1. 8.1.1. 8.1.2. 8.1.3. 8.1.4. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. MEN O BANDA DE OPCIONES.............................................................................................. 16 FILE O ARCHIVO ...................................................................................................................... 16 EDITAR EDIT ........................................................................................................................ 18 VER VIEW ............................................................................................................................. 18 FORMATO FORMAT ............................................................................................................. 18 BARRA DE HERRAMIENTAS .................................................................................................. 19 COMPONENTES ....................................................................................................................... 20 LIENZO ..................................................................................................................................... 21 HOJA DE CLCULO .................................................................................................................. 21 PROPIEDADES ......................................................................................................................... 21

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8.7. BUSCADOR DE OBJETOS......................................................................................................... 21

9.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE MODELOS....................................... 22

9.1. 9.1.1. 9.1.2. 9.1.3. 9.2. 9.2.1. 9.2.2. MODELOS: EN EXCEL.............................................................................................................. 22 QU ES UN MODELO?............................................................................................................ 22 TIPOS DE MODELOS ............................................................................................................... 23 ELEMENTOS DE UN MODELO Y FASES PARA SU CONSTRUCCIN .................................... 23 REPRESENTACIN GRFICA DEL MODELO: EN CRYSTAL XCELSIUS ................................ 25 MODELO EN EXCEL................................................................................................................. 25 USO DE XCELSIUS ................................................................................................................... 26 SELECCIONAR Y CONFIGURAR UN CONTENEDOR ..................................................... 26 SELECCIONAR Y CONFIGURAR LOS GRFICOS .......................................................... 29 GRFICO CIRCULAR ................................................................................................. 30 GRFICO DE BARRAS ............................................................................................... 31 GRFICO DE COLUMNAS.......................................................................................... 32 GRFICO DE LNEAS................................................................................................. 32

9.2.2.1. 9.2.2.2. 9.2.2.2.1. 9.2.2.2.2. 9.2.2.2.3. 9.2.2.2.4. 9.3.

EJECUTAR LA PRESENTACIN .............................................................................................. 33

10.

APLICACIONES ................................................................................................ 33
10.1. 10.1.1. 10.1.2. 10.2. 10.2.1. 10.2.2. GRUPOS DE TRABAJO UIFCE .................................................................................................. 34 HOJA DE CLCULO: DATOS ............................................................................................... 35 COMPONENTES UTILIZADOS ............................................................................................ 36 CURSOS LIBRES UIFCE ........................................................................................................... 39 HOJA DE CLCULO: DATOS ............................................................................................... 40 COMPONENTES UTILIZADOS ............................................................................................ 41

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11. CONCLUSIONES ............................................................................................... 45

Bibliografa ............................................................................................................... 46

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2. RESUMEN

En este documento encontrar los resultados del primer acercamiento y de la exploracin documental existente acerca de SAP CRYSTAL SOLUTIONS y las aplicaciones que componen este paquete desarrollado por SAP, reconociendo que esta herramienta se origina dentro del marco conceptual de Business Intelligence (BI). Contiene una breve explicacin de: SAP Crystal Presentation Design: (antes conocido como xcelsius present), SAP Crystal Dashboard Design: (antes conocido como Xcelsius Engage), SAP Crystal Reports, SAP Crystal Interactive Analysis. As como informacin tcnica y requerimientos del sistema.

3. ABSTRACT
This document provides the results of the first approach and scan existing documentary about CRYSTAL SOLUTIONS SAP and applications of this package developed by SAP Company, reconnizing that this tool comes from within the conceptual framework for Business Intelligence (BI). Contains a brief explanation: SAP Crystal Presentation Design (formerly known as Xcelsius Present), SAP Crystal Dashboard Design: (formerly known as Xcelsius Engage), SAP Crystal Reports, Crystal SAP Interactive Analysis. And technical information and system requirements.

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4. INTRODUCCIN

Crystal xcelsius es una herramienta de gran utilidad para los cargos directivos y gerenciales y en las reas de control, donde es necesario llevar a cabo un seguimiento detallado de los indicadores claves, de los objetivos estratgicos de una organizacin, que permita la toma de decisiones con informacin ms completa y de mejor calidad. En este documento se presenta una descripcin de la interfaz, que servir como base para la ptima utilizacin de esta herramienta. As se observaran las distintas herramientas

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5. MARCO CONCEPTUAL
El auge del paradigma del conocimiento y los continuos avances en ciencia, tecnologa e informtica, han trado enormes beneficios para las sociedades y en especial para aquellas que han centrado su desarrollo impulsando y dao aplicacin de estas reas. Dentro de los campos de aplicabilidad, es decir, los campos en los cuales han sido implementados dichos avances y que ha arrojado excelentes resultados, est el entorno empresarial o el mundo de los negocios. En el mundo empresarial, un hecho que es aceptado por una gran mayora, es que el activo (si se lo puede categorizar de esta manera) ms valioso que posee una empresa ya no es el capital si no el conocimiento generado dentro de ella a travs de sus dinmicas internas y de su relacin con el entorno, sin decir que los dems activos no sean importantes. Es tal la importancia que el conocimiento tiene dentro de las organizaciones que se ha desarrollado una rama de la gestin y que avanza en esta va es la denominada Gestin del Conocimiento que es el conjunto de actividades realizadas con el fin de buscar, utilizar, procesar, compartir y desarrollar conocimiento en una organizacin y en los individuos que en ella trabajan, encaminados a la mejor consecucin de sus objetivos y a Aprender (Torres Soler, 2009). Entonces, es as como los conceptos de datos, informacin y conocimiento, manejados desde mucho tiempo atrs pero sin ser conscientes de ello, empiezan a ser incorporados en el lxico de las actividades empresariales. Para obtener informacin que realmente sirva a la toma de decisiones dentro de las organizaciones, se ha desarrollado: Business Intelligence (BI) que se puede definir como el conjunto de metodologas, aplicaciones y tecnologas que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e informacin desestructurada (interna y externa a la compaa) en informacin estructurada, para su explotacin directa o para su anlisis y conversin en conocimiento, dando as soporte a la toma de decisiones sobre el negocio (SINNEXUS). Es decir que con esta nueva ayoda informtica es posible obtener en informacin, del tratamnieto de los datos disponibles en la organizacin y fuera de ella. Hacer uso de la inteligencia empresarial, implica reconocer que el conocimiento juega un rol estrategico en la busqueda de ventajas competitivas para la organizacin. Dentro del mercado de aplicaciones basadas en el concepto de BI podemos encontrar excelentes alternativas que estan en la capacidad de responder a las necesidades de cada organizacin, una de estas opciones las ofrece SAP una de las empresas lideres en el mercado de software de aplicaciones empresariales, que ayuda a las compaias UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 8

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de todos los tamaos y sectores a alcanzar un mejor desempeo y especificamente para lo que compete a este trabajo encontramos SAP CRYSTAL SOLUTIONS.

5.1.SAP CRYSTAL SOLUTIONS

SAP CRYSTAL SOLUTIONS: esta familia integrada, asequible e intuitiva de ofertas para los informes, los cuadros de mando, la presentacin y los anlisis especficos permite que los usuarios de empresas de cualquier tamao descubran y compartan la visin para una ptima toma de decisiones. Gracias a una visin que abarca todos los aspectos de la empresa, puede supervisar el rendimiento, identificar las oportunidades de crecimiento y transformar el funcionamiento de la empresa (SAP). SAP reconoce que el acceso y uso de estas soluciones debe responder al perfil de quien los usa, y en este sentido, las aplicaciones de SAP pueden ser empleadas tanto por empresarios (sin conocimiento tcnicos en programacin) como por desarrolladores y usuarios de las tecnologas de la Informacin (con conocimietnos ms tcnicos y especializados). Este paquete de soluciones esta integrado por: SAP Crystal Dashboard Design: (antes conocido como Xcelsius Engage) permite crear cuadros de mandos empresariales y presentaciones de datos de hojas de clculo y bases de datos corporativas, adems de poder compartirlas en tiempo real mediante SAP Crystal Reports, Microsoft Office, Adobe PDF y la Web. Xcelsius Engage proporciona a los usuarios finales acceso a datos de la empresa actualizados al minuto en una interfaz sencilla y procesable. SAP maneja dos ediciones: personal y para departamentos. SAP Crystal Reports: A. Viewer: Crystal Reports Viewer 2008 es un visor de archivos RPT independiente y gratuito que permite abrir, ver y explorar informes interactivos directamente desde el escritorio B. Server: permite abrir, ver y compartir informes y cuadros de mando e interactuar con ellos a travs de Internet de forma segura. Puede hacer que los usuarios de su empresa tengan acceso a los informes y cuadros de mando con grficos interactivos y escenarios hipotticos, lo que les capacitar para tomar mejores decisiones. SAP Crystal Interactive Analysis: es una herramienta sencilla pero potente que ofrece funciones de consulta y anlisis especficos en un entorno de UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 9

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autoservicio para los profesionales empresariales expertos en datos.

6. IMPORTANCIA DENTRO DE LA FCE

Segn la anterior descripcin, la aplicacin que corresponde a este trabajo es Crystal Dashboard Design adquirida por SAP desde el ao 2010. Se resalta que su uso es pertinente dentro de la Facultad de Ciencias Econmicas FCE puesto que los estudiantes de Administracin de Empresas, Contadura Pblica y Economa continuamente realizan tratamiento de datos mediante la hoja de clculo de Excel as esta herramienta se convertira en un complemento para la presentacin de la informacin obtenida a la vez que muestra un gran potencial en el desarrollo de competencias laborares de los estudiantes, especialmente para los de Administracin de Empresas y Contadura Pblica, ya que su principal campo de accin son las empresas. El uso de esta novedosa y prctica herramienta, como se ver en este documento, permitir no slo controlar y mostrar informacin de las diferentes reas de una organizacin, sino que adems para el caso de un estudiante que an no est inmerso en el ambiente empresarial, puede permitirle comprender de una mejor manera la lgica de las dinmicas dentro de una organizacin, haciendo uso de los what if escenarios proporcionados en este paquete de soluciones de SAP. En este sentido los estudiantes contarn con una herramienta que facilita el diseo de modelos financieros, contables o de produccin, entre otros, con los cuales pueden experimentar ya que tiene a su disposicin el manejo de las distintas variables de un modelo. Adems La UIFCE ha hecho un gran esfuerzo por capacitar a los estudiantes en el manejo de diferentes herramientas informticas que le permitan desempearse hbilmente en la vida acadmica y profesional, una de ellas ha sido Excel, y como muestra de lo anterior se tienen los cursos de Excel presenciales y virtuales que se dictando y que han tenido (y tienen) gran demanda por parte de los estudiantes. Lo anterior se convierte en un punto a favor de la implementacin de esta aplicacin, dado que Xcelsius trabaja de la mano de Excel, lo cual permitira secar provecho de la familiaridad y el conocimiento que se tiene de esta ltima. Por otro lado SAP CRISTAL XCELSIUS SOLUTIONS, brinda herramientas que complementan el diseo de modelos o escenarios, como por ejemplo Crystal Presentation Design, Crystal Reports y Crystal Interactive Analysis, las cuales permitiran que los estudiantes no se queden en el diseo y anlisis de los modelos, sino que adems sean capaces de presentarlos de una manera atractiva y sofisticada, y UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 10

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de elaborar reportes con informacin que realmente sea estratgica dentro de una organizacin.

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7. INFORMACIN TCNICA Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

7.1.INFORMACIN TCNICA
VERSIN Crystal Dashboard 2008 EDICIONES Xcelsius Engage FUENTE DE LOS DATOS Microsoft Excel 2003/2007, bases de datos compatibles con XML, servicios Web basados en SOAP, Flash variables (tambin proporciona conectividad a orgenes de datos compatibles con OLEDB y ODBC, Adobe LiveCycle Data Services y Microsoft Reporting Services). Xcelsius Present se Microsoft Excel XP/2003/2007 distribuye en una nica edicin Oracle, Microsoft, IBM, SAP business Objects, Escritorio LICENCIA licencia por nombre de usuario y acceso simultneo

Design

Crystal Presentation 2008 Design:

licencia por usuario con nombre licencia por usuario con nombre

Crystal Interactive 1.0 Analysis

Microsoft SQL Server, MY SQL

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7.2.REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

PROCESADOR Crystal Presentation Design: procesador de 1,0 GHz MEMORIA 1GB RAM recomendado DISCO SISTEMAS OPERATIVOS

350 MB de espacio Microsoft Windows XP/Vista disponible en el disco con Microsoft Office duro 2003/XP/2007

Crystal Dashboard procesador de 1,0 GHz Design (paquete y personal) Crystal Interactive procesador Pentium 4 de 2,0 GHz Analysis

se recomienda 1GB de 350 MB de espacio Microsoft Windows XP, RAM disponible en el disco Server 2003, Vista Microsoft duro Office: Office XP, Office 2003 u Office 2007. 2 GB RAM 1 GB de espacio en Microsoft Windows XP, disco duro Server 2003/2008, Vista

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8. INTERFAZ

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Cinta de opciones Barra de herramientas

Componentes para los modelos

Lienzo

Buscador de objetos

Hoja de clculo

Propiedade s del lienzo

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CRYSTAL XCELSIUS 8.1.MEN O BANDA DE OPCIONES

La banda de opciones est compuesta por siete pestaas descritas a continuacin:

8.1.1. FILE O ARCHIVO

Contiene adems de las operaciones bsicas como nuevo, abrir, guardar y salir, las siguientes opciones: Template o plantillas (ctrl + T) Diseadas para ahorrar tiempo en la construccin del modelo, as es posible usar una plantilla predefinida para construir su modelo o tomarla como base para iniciar y luego hacerle modificaciones.

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Plantillas disponibles 1. Finanzas (Finance): utilizadas para representar grficamente informacin financiera de dos tipos - Balance (balance sheet) - Estado de resultados (income statement) 2. Gobierno (goverment) - Tendencia de ventas de vivienda 3. Recursos humanos (HR) - Compensacin (compensation) - Terminacin (termination) 4. Diseo (layout): - Plantilla 1: grafico de barras - Plantilla 2: circula o torta - Plantilla 3: grafico de barras apiladas - Plantilla 4: grafico de barras apiladas en columnas y lnea grafico - Plantilla 5: grafico circular y grafico combinado - Plantilla 6: - Plantilla 7: grafico de reas apiladas - Plantilla 8: 5. Finanzas personales (personal finance) 6. Ventas (sales) - Cadena de suministro (supply chain) UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 17

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US sales map

Exportar (export): exportar el modelo a formatos especficos

8.1.2. EDITAR EDIT

Contiene herramientas bsicas que permiten deshacer, cortar, copiar, pegar, eliminar, y seleccionar todo.

8.1.3. VER VIEW

Podemos usar este men para mostrar el cuadro de propiedades del lienzo, el de componentes, el buscador de objetos, para mostrar una cuadricula, diferentes vistas de la interfaz, modificar la barra de herramientas, entre otros.

8.1.4. FORMATO FORMAT

Como su nombre lo indica permite darle formato a la hoja de trabajo, es posible modificar el color y el estilo. Cuando e tienen objetos en la hoja los podemos ordenar y distribuir de diferentes maneras dichos objetos.

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CRYSTAL XCELSIUS 8.2.BARRA DE HERRAMIENTAS

Existen cuatro barras de herramientas: Barra estndar: contiene la opciones para realizar las tareas bsicas de cualquier programa, las tareas generales: Barra exportar: permite exportar el modelo elaborado a otros formatos especficos Barra de formato: Barra de temas

Tomado de user guie SAP Business Solution

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8.3.COMPONENTES
Esta lista se abre instantneamente al iniciar Crystal Xcelsius, me permite seleccionar, agrupar y ordenar los componentes que van a ser incluidos en el modelo. Trae las siguientes opciones: Favoritos: permite hacer una seleccin de componentes ms usados Grficos: representaciones visuales Contenedores: agrupan y muestran otros componentes Selectores: permite a los usuarios ejecutar el modelo, hacindolo interactivo y dinmico Valor individual: relacionar el modelo con un valor nico para una celda la cual podr ser modificada por el usuario y por tanto cambiara el modelo Texto: permite crear etiquetas Mapas: representaciones geogrficas, permite mostrar datos de una regin Conectividad web Material grfico y fondos Otros: componentes que complementan un modelos como calendarios y botones Es posible visualizar dichos componentes por categoras, en forma de lista y en forma de rbol. Para ubicar un componente en la hoja de trabajo simplemente arrstrelo o haga doble clic en el objeto deseado. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 20

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8.4.LIENZO
Hoja de trabajo o lienzo: espacio en el cual se ubicarn y manipularn todos y cada uno de los componentes u objetos que se desee agregar al modelo, por lo tanto almacenar la representacin visual del modelo. Esta hoja de trabajo puede ser configurada segn los requerimientos del usuario, para tal fin es posible modificar caractersticas del fondo como el tipo (solido, cuadricula, imagen o ninguno), tamao y el color.

8.5.HOJA DE CLCULO
Como su nombre lo indica es la hoja de clculo de Excel en la cual se debe hacer representacin lgica o simblica del modelo

8.6.PROPIEDADES
Este cuadro permite cambiar el tipo y el color de la hoja de trabajo cuando est vaca. Cuando tiene objetos permite configurar las propiedades de cada componente.

8.7.BUSCADOR DE OBJETOS
El buscador de objetos permite ver de manera esquemtica todos los objetos o componentes que se estn empleando en el modelo.

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9. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE MODELOS

Una vez hecha la exploracin y el reconocimiento de la interfaz de Xcelsius, es posible iniciar con la construccin de los modelos aprovechando las virtudes del conjunto de herramientas que posee este aplicativo. En este documento encontrar una gua prctica y sencilla para la elaboracin de un modelo en cristal Xcelsius; el paso a paso contiene ejemplos ilustrativos que facilitar entender la lgica de su operacin.

9.1.MODELOS: EN EXCEL
Teniendo en cuenta que el propsito fundamental de esta aplicacin es permitir la manipulacin y presentacin de informacin de manera rpida y sofisticada (sobre la base de un modelo), es necesario enfatizar en el hecho de que la construccin del modelo en la hoja de clculo es la fase ms importante y determinante en todo el proceso, y esto es as por que como en todo modelo, de la calidad de los datos de entrada van a depender los resultados finalmente obtenidos. Se recomienda que antes de hacer uso de Xcelsius, se disee el modelo en una hoja de clculo de Excel.

9.1.1. QU ES UN MODELO?
Las ciencias econmicas tuvieron su origen en el estudio del hombre, ms especficamente en su ambiente econmico, (como asigna los recursos de que dispone, la forma de hacer transacciones o intercambios y sus correspondientes sistemas de precios, las actividades econmicas a las cuales se dedica y muchos otros aspectos que no son objeto de este documento), por lo cual las ciencias econmicas han sido ubicadas dentro de las ciencias sociales, dado que su objeto de estudio es el comportamiento del hombre en un entorno particular. Sin embargo con los diferentes avances en este campo, las ciencias econmicas han tomado distintos elementos de ciencias exactas como las matemticas, la estadstica, la fsica, entre otras, con el fin de construir modelos que permitan abstraer y manipular algunas de las variables que tienen impacto en el sistema econmico real, y as facilitar su comprensin. Dadas las ventajas que tiene el trabajar con representaciones de la realidad, este mtodo ha sido ampliamente empleado las escuelas de Ciencias Econmicas. Por tanto es pertinente hablar mencionar algunos conceptos importantes para la elaboracin de modelos simples. Un modelo es una representacin de un objeto, sistema o idea, de forma diferente al de la entidad misma. El propsito de los modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un sistema. Un modelo de un objeto puede ser una rplica exacta de ste o una abstraccin de las UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 22

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propiedades dominantes del objeto (Angarita).

9.1.2. TIPOS DE MODELOS

Como un modelo es bsicamente una abstraccin de la realidad, se tienen tres tipos de modelos (Gutirrez Carmona, 2008) Modelos fsicos: la representacin se realiza mediante materiales, ejm: una maqueta de un edificio, que sin ser un objeto es la representa de lo que ser. Modelos anlogos: la realidad se representa en un medio diferente a travs de las relaciones entre sus componentes. Modelos simblicos: cuando la realidad es abstracta y se representa a travs de variables que se relacionan matemticamente, haciendo posible la cuantificacin de los posibles resultados. Ejm el Balance General de una compaa. Este tipo de modelos permite hacer simulaciones antes de tomar decisiones, por tal motivo ser es el que se adapta a la construccin de modelos en EXCEL.

9.1.3. ELEMENTOS DE UN MODELO Y FASES PARA SU CONSTRUCCIN

Es necesario definir una metodologa con la cual se llegue a un modelo tan prximo a la realidad como sea posible. En este sentido lo ms conveniente es identificar la realidad que se pretende dimensionar y desglosarla en componentes o subsistemas, definir cul va a ser el objetivo del modelo, cules sern las entradas (variables, parmetros, polticas, supuestos), el proceso (las relaciones entre los componentes o subsistemas), y las salidas esperadas del modelo.

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Etapas para la creacin de un modelo

INICIO

Conocer la situacin y los antecedentes el modelo.

Establecer el objetivo del modelo

Definir las entradas y las salidas del modelo

Elegir la herramienta adecuada para el modelo

Elaborar el modelo con ayuda de la herramienta seleccionada, se establecen las relaciones.

Probar el modelo

Analizar las salidas

Se toma como base El libro modelos financieros con Excel y se adapta a las necesidades de este documento. Pg. 30

Exponer las salidas del modelo

FIN

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Pgina 1

CRYSTAL XCELSIUS 9.2.REPRESENTACIN GRFICA DEL MODELO: EN CRYSTAL XCELSIUS

9.2.1. MODELO EN EXCEL

Con base en la constriccin del modelo realizada en seccin anterior, se procede a realizar su representacin grfica en Crystal Xcelsius. Para llevar a buen trmino esta fase es necesario seleccionar las herramientas que van a ser empleadas para mostrar los resultados de manera que permita su anlisis. Para desarrollar el paso a paso se va a tomar como referencia un ejemplo contenido en la gua de ejemplos para el usuario de Crystal Xcelsius, al cual se le han hecho unas modificaciones de forma.
Ejemplo: TAB SET 1

En este ejemplo se presentan los ingresos en millones por producto y por continente se una multinacional, se emplea un grfico diferente para mostar la informacin de cada continente, esto permitir mostra la configuracin de los principales grficos que crystal xcelsius tiene disponible y ademas la configuracion de uno de los contenedores: TAB SET. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 25

CRYSTAL XCELSIUS 9.2.2. USO DE XCELSIUS

9.2.2.1. SELECCIONAR Y CONFIGURAR UN CONTENEDOR

Como su nombre lo indica su funcin es contener los elementos del modelo cuando este es dinmico y a veces complejo (en modelos sencillos no es necesario seleccionar contenedor, con el lienzo es suficiente). Para configurar el contenedor, seleccinelo y automticamente aparecer el cuadro de propiedades1 del contenedor en la parte derecha (cada componente tiene su propio cuadro de propiedades), como mnimo cada componente trae las propiedades generales, de comportamiento y apariencia: GENERAL: para establecer la configuracin bsica de los componentes, como ttulos, etiquetas y la ubicacin de los datos de origen y de destino. En el caso de TAB SET, se establece la posicin de las pestaas (centro, izquierda o derecha). BEHAVIOR: para establecer la forma en que el componente funcionar dentro del modelo. Por ejemplo, establezca los lmites, la interactividad y la visibilidad. APPEARANCE: para dar formato al aspecto de los componentes, incluidos el tamao de la fuente, las ubicaciones del ttulo, los colores de la leyenda, etc.

SAP USER GUIDE

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Existen dos vistas ms pero slo aparecern para determinados grficos y selectores: DRILL DOWN (profundizar): Use este men para que los grficos acten como selectores, de modo que al hacer clic en un elemento de grfico se inserte informacin ms detallada en la hoja de clculo incrustada para que otro componente la pueda usar a fin de crear un comportamiento de profundizacin ALERTS: para configurar notificaciones relacionadas con los datos. Puede activar alertas, y establecer el nmero de colores y los lmites de destino. CONFIGURACIN DEL CONTENEDOR: TAB SET En este caso como el objetivo es mostrar un grfico diferente por cada continente el contenedor ms adecuado es TAB SET o conjunto de pestaas. Para seleccionar un contenedor vaya a COMPONENTES -- CONTENEDORES Como ya se haba dicho para llevar un componente al lienzo simplemente se arrastra hasta este.

Para agregar pestaas ubquese en el contenedor TAB SET, en la parte superior aparecer dos signo + y - los cuales agregan o eliminan pestaas

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GENERAL: permite ubicar las pestaas a la derecha, centro o izquierda del contenedor. BEHAVIOR: est compuesto por dos pestaas. La primera llamada comn tiene dos secciones: tem seleccionado: indica cual tem se va a mostrar cuando se inicie el modelo. En este caso el tem 1 es la primer pestaa Australia y pacfico. Visibilidad dinmica: esta opcin es til cuando el modelo tiene bastante informacin y por tanto bastantes componentes para mostrar, entonces la visibilidad dinmica permite controlar cuando mostrar un componente de acuerdo al contenido de una celda, es decir cuando el estado y la clave coinciden entonces el componente se har visible. En este caso no se requiere hacer uso de esta herramienta. La segunda pestaa es animaciones y efectos, aqu es posible darle un efecto de entrada a un componente cuando se muestre el modelo. Efectos disponibles: desvanecer, limpiar derecha y derecha abajo. APARIENCIA: configure aqu el tipo de fuente, tamao, color alineacin del texto. Adems el color de fondo y de las etiquetas.

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CRYSTAL XCELSIUS 9.2.2.2. SELECCIONAR Y CONFIGURAR LOS GRFICOS

En la vista de componentes, en la opcin de CHARTS, aparecern todos los grficos disponibles Ver configuracin de los grficos en el archivo:

ingresos_producto_pas_tabset.xlf
Los grficos utilizados en este ejemplo son: Grfico circular Grfico de lneas Grfico columnas Grfico barras

Cada grfico se ubicar en una nueva pestaan del contenedor y junto con l se agregar una subcapa de lienzo. La configuracin de los grficos es muy importante puesto que es aqu donde se relacionan los datos del modelo de la hoja de clculo con los componentes grficos. Dado que el objetivo es relacionar los datos del modelo con los grficos disponibles en xcelsius nicamente se describirn las propiedades GENERALES y las de COMPORTAMIENTO pues la relacin depende de estas propiedades, las dems son nicamente de forma. MODELO EN EXCEL

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CRYSTAL XCELSIUS 9.2.2.2.1. GRFICO CIRCULAR

Propiedades Generales Ttulos: existen dos formas de darle nombre al grfico: escribir directamente el nombre o seleccionar la celda de la hoja de clculo que contiene el nombre de grfico. En este caso el titulo fue seleccionado de la hoja de clculo y el subttulo millones fue escrito directamente. Datos: en esta seccin se relacionan los datos de la hoja de clculo con el grfico, es necesario especificar si los datos se encuentran en filas o columnas. o Valores: datos de Australia y el Pacfico que va a contener el grfico o Etiquetas: en este caso corresponden a las celdas C3 G3 que contienen el nombre de los productos. Para este grfico no es necesario configurar las opciones de profundizacin ni de comportamiento.

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CRYSTAL XCELSIUS 9.2.2.2.2. GRFICO DE BARRAS

Propiedades Generales Ttulos: Para este grfico el titulo fue seleccionado de la hoja de clculo y el subttulo millones fue escrito directamente. Adems es posible ponerle las etiquetas a los ejes e incluso hacer uso de un segundo eje. Datos: si se tiene una nica serie que ser mostrada en una nica barra use la opcin rango. Por el contrario si desea comparar diferentes conjuntos de valores use la opcin por series que permite mostrar una barra por cada conjunto de datos. Para este caso se emplea por series dado que se quieren comparar los ingresos de todos los productos en un mismo grfico. o Nombre: nombre de la serie, en este caso se tom la celda A7 Asia. o Valores (eje X): en este caso corresponden a las celdas C7 G7 que contienen los datos de los diferentes productos. o Graficar serie en UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 31

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o Etiquetas (eje Y): Etiquetas: en este caso corresponden a las celdas C3 G3 que contienen el nombre de los productos. Para este grfico no es necesario configurar las opciones de profundizacin ni de comportamiento.

9.2.2.2.3. GRFICO DE COLUMNAS

Este grafico tiene la misma configuracin del anterior, la nica diferencia es que los ejes cambian.

9.2.2.2.4. GRFICO DE LNEAS

Este grafico tiene la misma configuracin de los grficos de barras y de columnas, la nica diferencia es que los ejes cambian.

Los grficos de barras, columnas y de lneas tienen la posibilidad de usarlas propiedades de alertas, con el fin de llamar la atencin cuando algn valor ha alcanzado (o est por debajo) un lmite preestablecido.

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CRYSTAL XCELSIUS 9.3.EJECUTAR LA PRESENTACIN

Una vez articulado el modelo de la hoja de clculo con los grficos, se procede a ejecutar o correr la presentacin haciendo clic en PREVIEW

10. APLICACIONES
Esta seccin tiene como objetivo mostrar la aplicabilidad de Xcelsius en las organizaciones y siendo la UIFCE una organizacin en s misma, se realizarn las pruebas con alguna informacin de sus grupos de trabajo. Lo que a su vez permitir explorar diferentes componentes que no fueron utilizados anteriormente.

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CRYSTAL XCELSIUS 10.1. GRUPOS DE TRABAJO UIFCE

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Mejor Gestin, Capacitacin y Tecnologas de la Informacin son algunos de los grupos de trabajo que conforman la UIFCE; los Monitores encargados de cada grupo deben realizar mensualmente un reporte de las actividades que se realizaron. Actualmente esa labor se realiza utilizando un formato en Excel. Entonces lo que se pretende crear con Xcelsius es un formato que permita de manera grfica y con un entorno ms agradable realizar la labor anteriormente descrita. Se aclara las representaciones para los diferentes grupos tienen los mismos componentes as que se trabaja nicamente con uno de ellos el grupo de capacitaciones.

10.1.1. HOJA DE CLCULO: DATOS

Hoja de clculo 1

Como se explico anteriormente el primer paso consiste en seleccionar el contenedor de todos los objetos en este caso se utilizara el TAB SET, y posteriormente se ubican los dems objetos dentro de l.

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10.1.2. COMPONENTES UTILIZADOS

Componentes utilizados 1

Como se puede observar el formato est compuesto por un gran nmero de objetos los cuales en conjunto permiten llegar al modelo deseado. Dado el gran nmero de componentes se proceder a explicar los ms importantes, estos son: Horizontal Slider o horizontal Gauge 2 Label Local Scenario Button 2 deslizador

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Deslizador horizontal: Con este objeto es posible modificar una variable, con el fin de generar cambios en otro objeto, componente de entrada. En este caso la barra deslizante se usa para mostrar el avance para cada actividad del grupo. Este modelo contiene dos tipos de deslizantes uno para los Monitores Master y otro para el Coordinador, de la valoracin de este ltimo se obtendr la calificacin del monitor para ese mes. Propiedades generales. Titulo y datos: Se enlaza con la informacin contenida en la hoja de clculo, como se observa en la imagen. Escala: es recomendable fija un mximo y un mnimo. Propiedades de comportamiento Se establece que la escara se mueva en rango de 10 en 10. Gauge 2 Este Objeto pues funcionar como variable de entrada o como variable de salida. En este ejemplo funciona como variable de salida pues est relacionado a una celda que contiene un formula que se modifica con los cambios hechos con los deslizantes. Indica cmo est el grupo en general, pues esta enlazado a una celda que contiene el promedio de avance de todas las tareas. Tiene adems configurado el sistema de alertas, con el fin de que indique si el avance del grupo es bueno aceptable o malo, para hacer esto posible se debe crear los rango para que el estado sea considerado como bueno, aceptable o malo. A continuacin se pueden observar las anteriores configuraciones: UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 37

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Label Estos se pueden usar para colocar ttulo o para capturar datos. En caso de ser un ttulo este se puede escribir de manera directa u obtenerse de alguna celda de la hoja de clculo. Por el contrario si funciona como un input de texto en las propiedades generales de debe elegir la opcin enter text. Local Scenario Button 2 Este botn, no est ligado alguna celda, su funcin es guardar los escenarios que se definan cuando se est haciendo uso del formato. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 38

CRYSTAL XCELSIUS 10.2. CURSOS LIBRES UIFCE

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Ofrecer cursos la comunidad universitaria de la Facultad de Ciencias Econmicas es una de las principales actividades de la UIFCE, por tal motivo es necesario presentar informes de cada ciclo con los cursos dictados y un consolidado del semestre. As esto se configura en un perfecto caso de aplicacin de Xcelsius.

10.2.1. HOJA DE CLCULO: DATOS

Para este modelo el contenedor utilizado es un PANEL CONTAINER y dentro de l se ubicaran los dems objetos como se muestra en el siguiente esquema

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CRYSTAL XCELSIUS 10.2.2. COMPONENTES UTILIZADOS

Componentes utilizados 2

Como se puede observar el formato est compuesto por un gran nmero de objetos los cuales en conjunto permiten llegar al modelo deseado. Dado el gran nmero de componentes se proceder a explicar los ms importantes, estos son: List builder Stacked Bar Chart Check Box Line chart

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List builder o generador de listas

Se utilizar para agregar una lista de datos a otro componente, en este caso se agregaran los datos a un grfico de barras apiladas. Propiedades Generales Ttulos: se escriben directamente o se toman de alguna celda en la hoja de clculo. Es necesario de igual manera nombrar los botones add, remove y update. Etiquetas: nombres de los datos que se quieren ubicar en la parte izquierda del generador de listas. En este caso corresponden al rengo de celdas B2 D2. Datos: 1. 2. 3. 4. Dar nombre a la serie, si se quiere. Mostrar de qu forma se van a insertar los datos. Elegir fuente de los datos. Para este caso corresponde al rango B2 D14. Destino: para este y otros objetos el destino son las celdas en las cuales se van a ubicar los datos de van a ser extrados de la fuente de datos. El tamao de la nueva ubicacin debe ser igual al tamao de la fuente de datos. En este caso corresponde a las celdas con color caf de la hoja de clculo y para este caso en especifico el rango de celdas destino es B16 D28.

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Stacked Bar Chart

Como es posible observar en la imagen del modelo, este grfico contiene tres series de datos para cada curso: estudiantes inscritos, estudiantes admitidos, y estudiantes certificados, para cada grupo de datos corresponde una serie con su propia configuracin. Ttulos: Se escriben directamente o se toman de una celda de la hoja de clculo. Datos: como NO es un rango nico, se elige la opcin por series. Como este grfico debe estar relacionado al generador de listas, los datos se van a obtener de las celdas de destino definidas anteriormente. Nombre: corresponde a la celda B16 que es la celda de destino para el titulo del los datos de estudiantes inscritos. Valores: celdas de destino que contendrn de los estudiantes inscritos. Etiquetas eje Y: son las celdas que contienen los nombres de los cursos, son las celdas de UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 43

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fuente de datos, NO celdas de destino. Se repite el anterior proceso con los datos de admitidos y certificados. Check Box Permite activar componente. o desactivar algn

En este caso se utilizar para mostrar u ocultar el grafico de lneas que contiene el consolidado del curso. Se debe enlazar a una celda destino en la hoja de clculo en este caso corresponde a la celda M27.

Line chart Propiedades generales Los ttulos se configuran de la misma manera que los dems grficos. Como se necesita mostrar los resultados del semestre de los estudiantes inscritos, admitidos y certificados por los cursos, es necesario ingresar los datos por series. Nombre: el nombre de la serie, en este caso M2 que corresponde a la etiqueta de inscritos. Valores: los datos de los estudiantes inscritos que se graficarn en el eje Y. Rango M3 M14. Graficar serie en: se elige el eje sobre el cual se van a graficar los datos. Etiquetas: las etiquetas para el eje X. (Para cada serie se repiten los pasos UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 44

anteriores).

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Comportamiento: visibilidad dinmica Para que este grafico nicamente sea visible cuando se activa check box, es necesario configura la propiedades de comportamiento. Como se ve en la imagen de la izquierda.

11. CONCLUSIONES
Es posible observar que la interfaz de Crystal Xcelsius es muy prctica y por tanto brinda al usuario herramientas fciles de usar, esto permite que esta aplicacin est al alcance de todos. Se evidencia que lo ms importante es elaborar correctamente el modelo en la hoja de clculo de Excel para lo cual se hace imprescindible realizar las relaciones pertinentes para que el modelo muestre grficamente los cambios requeridos. Esta aplicacin est dirigida a profesionales con cargos ejecutivos que tengan la necesidad que generar y exponer informes de alguna actividad sobre la base de datos, en este sentido Xcelsius se configura como una excelente herramienta para este perfil de profesionales y con consiguiente para estudiantes que estn esta va. Aunque Xcelsuis es una herramienta muy practica, es una solucin para la pequea y mediana empresa o para alguna parte de la organizacin, no permite articular datos de diferentes reas de manera eficiente. Xcelsuis aprovechar el acervo de conocimientos que tienen los estudiantes que han tomado los cursos de EXCEL ofrecidos por la UIFCE. As se podrn obtener modelos de excelente calidad con una presentacin muy profesional.

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Bibliografa
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