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Secretaria de Estado del Despacho Presidencial

OFICINA NACIONAL DE DESARROLLO INTEGRAL DEL CONTROL INTERNO

SECRETARA DE ESTADO EN EL DESPACHO PRESIDENCIAL

OFICINA NACIONAL DE DESARROLLO INTEGRAL DE CONTROL INTERNO ONADICI

GUAS PARA LA ELABORACION DEL PLAN GENERAL Y DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Octubre de 2011

El establecimiento del Control Interno, ms que una obligacin, debe ser un estilo de vida de los servidores pblicos, en busca de la transparencia y rendicin de cuentas

PLAN GENERAL Y POA DE LA UAI

Acuerdo Ejecutivo No.002/2010

INTRODUCCIN ...................................................................................................................................1 1. 2. 3. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 6. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 7.9.1. 7.9.2. 7.10. 7.10.1. 7.10.2. PROPSITO DE LA GUA.........................................................................................................3 ALCANCE................................................................................................................................3 MARCO LEGAL Y NORMATIVO................................................................................................3 ASPECTOS GENERALES...........................................................................................................3 Elaboracin y Remisin.............................................................................................................3 Monitoreo e Informes de Avance...........................................................................................4 Reprogramacin de Actividades.............................................................................................5 PLAN GENERAL DE LA UAI......................................................................................................7 Metodologa.......................................................................................................................7 Informacin Bsica para el PG-UAI.........................................................................................8 Determinacin de las reas o Unidades Riesgosas...............................................................12 Objetivos Estratgicos de la UAI...........................................................................................13 Estrategia de la UAI..............................................................................................................14 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UAI..........................................................................16 CONTENIDO DEL POA-UAI.......................................................................................................17 Titulo .....................................................................................................................................17 Normatividad para la Elaboracin del POA-UAI.......................................................................17 Objetivo del POA-UAI.............................................................................................................18 Informacin Institucional........................................................................................................18 Personal Tcnico de la UAI................................................................................18 Objetivos de Gestin de la UAI...............................................................................................20 Actividades Programables.......................................................................................................21 Priorizacin de Actividades.....................................................................................................22 Clculo del Tiempo Disponible................................................................................................25 Das laborables en el ao...............................................................................................................25 Das efectivos para la UAI..............................................................................................................26 Estimacin de Tiempos...........................................................................................................27 Distribucin de tiempos entre las actividades...............................................................................28 Cronograma de actividades...........................................................................................................29

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7.11. 7.12. 7.12.1. 7.12.2. 7.13. 7.13.1. 7.13.2. 7.13.3. 7.13.4. 8.

Actividades a Realizar e Indicadores de Desempeo....................................................................31 Equipos de Trabajo......................................................................................................................33 Asignacin de actividades al personal tcnico....................................................................................34 Apoyo de especialistas.......................................................................................................................34 Costo de las Actividades Programadas.........................................................................................35 Sueldos del Personal de la UAI ...........................................................................................................36 Gastos de Pasajes y Viticos ...............................................................................................................37 Muebles y Equipo de Oficina ..............................................................................................................38 Costo total estimado de cada actividad..............................................................................................39 ANEXO.........................................................................................................................................39

PLAN GENERAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA...................................................................................1 A. B. C. C.1. C.2. C.3. D. D.1. D.2. E. E.1. E.2. F. F.1. F.2. F.3. OBJETIVO DEL PLAN GENERAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA ......................................2 NORMATIVIDAD ...........................................................................................................................2

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD .................................................................................................2 Objetivos estratgicos de la entidad ........................................................................................2 Resultados previstos en el POA de la entidad...........................................................................3 reas o Unidades y Procesos relacionados ..............................................................................3 RIESGOS IDENTIFICADOS .........................................................................................................4

Factores de Riesgo y Eventos ............................................................................................................4 Nivel de Riesgos.................................................................................................................................8 PROCESOS Y REAS O UNIDADES DE MAYOR RIESGO .....................................................................12 Cantidad de riesgos por Proceso y rea o Unidad ...........................................................................12 Jerarqua de Procesos y reas o Unidades segn cantidad de riesgos ............................................13 ESTRATEGIA DE LA UAI ....................................................................................................................14 Objetivos Estratgicos de la UAI ......................................................................................................15 Formulacin de la Estrategia de la UAI ............................................................................................15 Priorizacin de reas, Unidades y Procesos ....................................................................................16

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA......................................................17 G. H. OBJETIVO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UAI..............................................................18 NORMATIVIDAD PARA LA ELABORACIN DEL POA-UAI ..................................................................18

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I. J. K. L. M. N. N.1. N.2. O. O.1. O.2. P. Q. Q.1. Q.2. R. R.1. R.2. R.3. R.4.

INFORMACIN

INSTITUCIONAL

.............................................................................................18

PERSONAL TCNICO DE LA UAI ..............................................................................................19 OBJETIVOS DE GESTIN DE LA UAI ........................................................................................19 ACTIVIDADES PROGRAMABLES ..............................................................................................20

PRIORIZACIN DE ACTIVIDADES ............................................................................................25 CLCULO DEL TIEMPO DISPONIBLE........................................................................................31 Das Das Laborables Efectivos DE ......................................................................................................................31 .........................................................................................................................32 TIEMPOS ..................................................................................................32

ESTIMACIN

Distribucin de Tiempos entre las Actividades ..................................................................32 Cronograma de Actividades ...............................................................................................33

ACTIVIDADES A REALIZAR E INDICADORES DE DESEMPEO .............................................33 EQUIPOS DE TRABAJO ........................................................................................................36

Asignacin de Actividades al Personal Tcnico ..................................................................36 Apoyo de especialistas .......................................................................................................37

COSTO DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS ...................................................................37 Sueldos del Personal de la UAI ...........................................................................................37 Gastos de Pasajes y Viticos...............................................................................................38 Muebles y Equipo de Oficina................................................................................................39 Costo Total Estimado de las Actividades ......................................................................................39

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GUA PARA ELABORACIN DEL PLAN GENERAL Y DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UAI

INTRODUCCIN La Unidad de Auditora Interna (UAI) de cada entidad pblica constituye uno de los pilares en que se sustenta el Sistema Nacional del Control de los Recursos Pblicos (SINACORP). Dicha Unidad desarrolla su rol de control interno posterior mediante actividades de aseguramiento y asesoramiento contribuyendo al logro de los objetivos de la entidad en la cual se desempea. El criterio de costo-beneficio del control debe impulsar a la UAI a dirigir sus esfuerzos hacia los riesgos ms significativos que afecten los objetivos de la entidad. Complementando este enfoque, la UAI debe generar valor agregado y procurar el mejoramiento de las operaciones examinadas recomendando y asesorando para incrementar la efectividad del control interno. El rol significativo que cumple cada UAI requiere que sus actividades sean planificadas en forma consistente con la planificacin a corto y mediano plazo de la entidad. Por tal motivo, la planificacin de la UAI se extiende hasta el mediano plazo a travs del Plan General (PG-UAI) y en el corto plazo se traduce en el Programa Operativo Anual (POA-UAI). El PG-UAI determina el rumbo de la UAI para los prximos cuatro (4) aos y permite consolidar su funcin de control de controles visualizando las actividades relevantes (auditorias y evaluaciones) que se deben realizar sobre los procesos y las operaciones ms significativas y ms riesgosas que desarrollar dicha entidad. El POA-UAI debe ser un desprendimiento del PG-UAI y sus actividades estarn ordenadas segn las prioridades que surjan de los resultados sobre el anlisis de riesgos de acuerdo con lo establecido en el Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Pblicos (TSC-PRECI-06), emitido por el Tribunal Superior de Cuentas (TSC). Una planificacin adecuada permite al Jefe de la UAI tener mayor previsibilidad sobre las actividades que se deben desarrollar. Asimismo, las tareas inherentes a la planificacin facilita la toma de decisiones anticipadas sobre la cantidad y calidad de los recursos necesarios para el cumplimiento eficaz y eficiente de sus funciones. Sin perjuicio de los beneficios manifestados precedentemente, cabe destacar que el POA-UAI constituye una herramienta esencial para el TSC a efecto de coordinar y complementar las actividades procurando evitar duplicacin de esfuerzos entre el control externo y el control interno posterior.

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Por otra parte, el POA-UAI configura el parmetro de comparacin que se utilizar para el control del avance de las actividades y evaluar los niveles de eficacia, eficiencia y economa evidenciados en las actividades desarrolladas.

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1.

PROPSITO DE LA GUA

El propsito de esta Gua es determinar el contenido del Plan General (PG-UAI) y del Programa Operativo Anual (POA-UAI) estableciendo los criterios bsicos que se debe considerar el Jefe de la UAI para su elaboracin y remisin a los destinatarios correspondientes.

2.

ALCANCE

Esta Gua debe ser aplicada por todas las Unidades de Auditora Interna del Sector Pblico para la elaboracin del PG-UAI y del POA-UAI.

3.

MARCO LEGAL Y NORMATIVO

La presente Gua ha sido desarrollada considerando las siguientes leyes y normas: Ley Orgnica del Tribunal Superior de Cuentas. Reglamento a la Ley Orgnica del Tribunal Superior de Cuentas. Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Pblicos. Marco Rector de la Auditora Interna del Sector Pblico. Reglamento del Sistema Nacional de Control de los Recursos Pblicos - SINACORP Decreto Ejecutivo Nmero PCM-26-2007. Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna. 4. ASPECTOS GENERALES

El PG-UAI y el POA-UAI deben ser elaborados y remitidos dentro de los plazos establecidos en la presente Gua. Los productos de la planificacin (PG-UAI y POA-UAI) estn sujetos a monitoreo peridico. Particularmente, el monitoreo sobre el POA-UAI deber generar los correspondientes informes de avance. Cabe considerar que dicha planificacin es dinmica y durante el transcurso del tiempo pueden suceder acontecimientos o circunstancias que generan la necesidad de una reprogramacin de actividades.

4.1.

Elaboracin y Remisin

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El Jefe de la UAI es el responsable por la elaboracin, ejecucin y control del POA-UAI, como tambin, por la elaboracin y las revisiones peridicas del PG-UAI. Ambos documentos deben ser rubricados por dicho responsable. La UAI deber presentar oportunamente el POA-UAI a la Mxima Autoridad de la Entidad (MAE) para su consideracin y aprobacin. Dicha presentacin adquiere relevancia, entre otros aspectos, porque el POA-UAI habitualmente incluye compras de activos fijos, contratacin de especialistas, pasajes y viticos y otros gastos que deben ser aprobados internamente para garantizar preliminarmente la disponibilidad de los recursos necesarios. De acuerdo con el Artculo 48 de la Ley Orgnica del Tribunal Superior de Cuentas (TSC), una copia del POA-UAI debe ser enviada por las Unidades de Auditora Interna al TSC. Al respecto, el Jefe de la UAI remitir formalmente el POA-UAI al TSC antes del 30 de junio de cada ao para la revisin de su contenido, y tambin, para tareas de coordinacin considerando la complementariedad entre el control interno posterior y el control externo. En este sentido, el TSC podr formular los comentarios y las recomendaciones necesarias. Por otra parte, el PG-UAI debe ser explicado por el Jefe de la UAI y acordado con la MAE antes de ser remitido a la ONADICI para su revisin y aprobacin hasta el 30 de junio. La ONADICI podr observar el contenido de dicho Plan y solicitar las aclaraciones o la realizacin de los ajustes correspondientes. La remisin del PG-UAI a la ONADICI incluir una copia del POA-UAI aprobado por la Mxima Autoridad de la Entidad, con carcter informativo. Al respecto, la ONADICI podr realizar sobre el POA-UAI los comentarios y las recomendaciones que considere pertinentes.

4.2.

Monitoreo e Informes de Avance

El PG-UAI y el POA-UAI deben ser revisados peridicamente por el Jefe de la UAI (al menos cada seis meses) y si corresponde, se realizarn las actualizaciones o los ajustes necesarios por el conocimiento de eventos y/o riesgos no previstos o emergentes. Cuando dichos ajustes generen la necesidad de reprogramacin de actividades se deber considerar lo establecido en el punto 4.3. de esta Gua. Independientemente de la revisin mencionada precedentemente, los Jefes de las Unidades de Auditora Interna debern informar trimestralmente al TSC y a la ONADICI sobre la ejecucin de las actividades previstas en el POA. Al respecto, la ONADICI emitir una Gua para informar sobre la ejecucin del POA-UAI determinando las caractersticas, plazos para la remisin de los informes y el contenido de los mismos.

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4.3.

Reprogramacin de Actividades

La reprogramacin del POA se podr realizar siempre que existan causas vlidas debidamente justificadas que puedan generar impactos significativos sobre el desarrollo de las actividades programadas. A continuacin se menciona los hechos o situaciones que constituyen causas vlidas de reprogramacin de actividades: Alteraciones en la estructura organizativa de la UAI que modifiquen el nmero de auditores internos disponibles. Las bajas de los auditores incluidos en la programacin de la UAI sin reemplazo oportuno se traducen en una menor cantidad de das efectivos para el desarrollo de las actividades. Al respecto, el Jefe de la UAI debe procurar que las plazas o los puestos sean cubiertos con la celeridad necesaria para no perjudicar la ejecucin de las actividades programadas. Por otra parte, si existen altas de auditores que no fueron consideradas en la programacin original, habr mayor cantidad de das efectivos que deben tener asignacin a alguna actividad especfica. Incorporacin de nuevas auditorias como resultado de la revisin peridica del PG-UAI y del POA-UAI, por motivos originados en el conocimiento de nuevos riesgos o de eventos significativos ocurridos durante el perodo revisado.

El POA-UAI reprogramado reemplazar al que se present originalmente para la misma gestin. Dicha reprogramacin debe ser presentada nuevamente al TSC para su conocimiento. El Jefe de la UAI deber adjuntar a la reprogramacin una nota explicando las causas que sustentan los cambios y mencionar especficamente los cuadros del POA-UAI que se modificaron. Adicionalmente, manifestar la fecha en la cual se han originado los cambios que generaron la necesidad de una reprogramacin de actividades. El POA-UAI reprogramado con la nota explicativa debe ser remitido a la mxima autoridad de la entidad para su conocimiento y aprobacin.

Es conveniente que las reprogramaciones se originen en cambios significativos que puedan afectar considerablemente la eficacia, la eficiencia y la economa de las actividades de la UAI. De lo contrario, la UAI debera mitigar los impactos mediante la utilizacin de tiempos disponibles no programados o reduciendo los tiempos de las actividades programadas que an no se han iniciado.

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Las siguientes circunstancias que se manifiestan a continuacin no constituyen causas vlidas para una reprogramacin: Requerimientos de actividades no programadas cuando el tiempo previsto para este tipo de auditorias o evaluaciones haya sido totalmente consumido. El tiempo que se utilizar para actividades no programadas no debe superar el 20% del total de das efectivos (segn clculo en 7.9.2.). Si este porcentaje se agota y se reciben nuevas solicitudes de las autoridades de la entidad, como tambin, requerimientos especficos del TSC y la ONADICI, podra existir la posibilidad de programarlas para el ao prximo; de lo contrario, se deberan reducir los tiempos de actividades programadas o postergar alguna de ellas eligiendo entre aquellas de menor riesgo. Las actividades programadas y aprobadas no pueden ser eliminadas, la nica opcin es trasladarlas al ao prximo. Dichos traslados deben ser explicados adecuadamente en los informes de ejecucin correspondientes. Traslado a la prxima gestin de actividades programadas que estn en proceso o que no se han iniciado hasta el cierre de la gestin. Por diversos motivos podrn existir actividades programadas que no se han concluido en la gestin o que directamente no se han iniciado hasta el cierre de la misma. Estas actividades debern insumir tiempos no programados de la prxima gestin. No obstante, el incumplimiento de las actividades programadas podra afectar a los indicadores de eficacia, eficiencia y economa de la UAI por la gestin vigente. Asimismo, si las actividades que se trasladan para la prxima gestin fuesen no programadas, no generan reprogramacin alguna ni afectarn los indicadores mencionados precedentemente. Cambios en la naturaleza o el alcance de los trabajos programados. La existencia de acontecimientos no previstos o hechos nuevos durante la gestin pueden generar cambios que afecten la naturaleza de las actividades programadas o los perodos del alcance de las mismas. No obstante, dichos ajustes no constituyen causas vlidas para una reprogramacin de actividades aunque debern ser explicados adecuadamente en los informes de avance sobre la ejecucin del POA-UAI.

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5.

PLAN GENERAL DE LA UAI

La UAI elaborar un Plan General con una duracin de cuatro aos que incluir su estrategia para cubrir las reas o procesos administrativos y operativos ms riesgosos de la entidad estableciendo las prioridades que se utilizarn como base para determinar el enfoque estratgico de la UAI. El horizonte de cuatro aos no se modifica hasta su agotamiento. Una vez que se ha cumplido el perodo de cuatro aos se elaborar una nueva estrategia por otro perodo similar. Se pretende que en el perodo mencionado exista una cobertura ordenada e integral de todos los sectores y procesos crticos de la entidad. Es importante aclarar que la estrategia es dinmica y se ajustar cuando sea necesario, en funcin del conocimiento de hechos nuevos significativos que afecten el entorno interno y externoprevisto originalmente. Asimismo, se debe considerar que el POA-UAI es un desprendimiento del PG-UAI; por lo tanto, la planificacin de corto y mediano plazo constituye un proceso interactivo de afectacin recproca. No obstante, al menos una vez al ao y antes de elaborar el POA-UAI, se deber revisar el contenido del PG-UAI para confirmar su vigencia. Si existieran acontecimientos significativos no considerados oportunamente, se modificar el PG-UAI sin alterar el horizonte estratgico. Una copia de estos ajustes o actualizaciones ser remitida a la ONADICI antes del 30 de junio para su revisin y aprobacin.

5.1.

Metodologa

La metodologa para elaborar el PG-UAI debe permitir obtener un ordenamiento de los procesos y las reas o unidades de la entidad sobre la base de prioridades que consideran la valoracin de los riesgos que afectan el logro de los objetivos de la entidad. Al respecto, la UAI deber dirigir sus actividades programadas sobre los procesos ms riesgosos de la entidad. Los objetivos estratgicos que formula la entidad enmarcan y guan la gestin operativa hacia el cumplimiento de su misin. En este sentido, el principal insumo del PG-UAI est representado por los objetivos estratgicos de la entidad que constituyen una condicin necesaria para su elaboracin. Tambin ser relevante el conocimiento de las metas o resultados previstos por la entidad para las gestiones o aos comprendidos en el perodo estratgico del PG-UAI. La UAI deber obtener informacin para identificar las reas o unidades que coadyuvan con los resultados de sus procesos administrativos y operativos al logro de cada objetivo estratgico. Dichos procesos estn generalmente afectados por ciertos factores que agrupan a riesgos cuya materializacin pueden perjudicar e impedir el logro de objetivos.

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Cada uno de los factores de riesgos tiene algn evento aparejado cuya valoracin facilitar la determinacin de una escala de prioridades que constituye el enfoque estratgico a desarrollar por la UAI mediante la programacin de actividades de aseguramiento y asesoramiento. Los factores de riesgo, como tambin, los eventos relacionados y su importancia relativa constituyen informacin de la entidad que forma parte de su gestin de riesgos. Sin embargo, la inexistencia de una gestin de riesgos formal no es motivo suficiente que impida la identificacin de eventos y su importancia a efecto del PG-UAI.

5.2.

Informacin Bsica para el PG-UAI

La aplicacin de la metodologa para la elaboracin del PG-UAI requiere la obtencin de informacin relacionada con los objetivos estratgicos de la entidad que permita identificar la participacin de cada una de las reas o unidades organizacionales en el logro de los mismos. Cuanto ms avanzado y formalizado se encuentre el proceso de planificacin estratgica de la entidad y su gestin de riesgos ms fcil ser para la UAI obtener la informacin que se utilizar en la elaboracin de su Plan General. El Jefe de la UAI deber realizar todas las gestiones que sean necesarias ante la mxima autoridad de la entidad y el rea o unidad de planificacin para obtener la informacin y la colaboracin necesaria a efecto de poder identificar reas, unidades, procesos, factores de riesgo y eventos perjudiciales con relacin a la misin, los objetivos estratgicos de la entidad y los resultados previstos para la gestin segn el POA de la entidad. A continuacin se presenta un cuadro que permite la estimacin del nivel de riesgo de cada rea o unidad organizacional a efecto de posteriormente establecer una jerarquizacin que permita determinar la estrategia de la UAI:

OBJETIVOS FACTORES DE NIVEL DE ESTRATEGICOS REAS O PROCESOS RIESGOS RIESGO EVENTOS Y RESULTADOS UNIDADES RELACIONADOS Externos Internos PREVISTOS IR FO NR (a) (b) (c) (d) (e) (f)

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Referencias: (a) Los objetivos estratgicos constituyen los fines de ms alto nivel que estn alineados y apoyan la misin y visin de la entidad. Estos objetivos son establecidos por la entidad debiendo procurar que su enunciado sea especfico, medible, verificable y alcanzable en un tiempo determinado. Por otra parte, los resultados previstos en el POA de la entidad para la gestin que la UAI est programando deben ser consistentes con dichos objetivos estratgicos. Las reas o unidades administrativas y operativas son divisiones organizacionales que contribuyen directa o indirectamente con sus procesos al logro de los objetivos estratgicos como de los resultados previstos. Algunas estructuras organizacionales incluyen reas y dentro de stas a unidades, y otras solamente estn constituidas por unidades a las cuales se les asignan uno o varios objetivos y diversas funciones para su desempeo. Es necesario identificar las reas o unidades que estn relacionadas con cada objetivo estratgico. Las unidades de apoyo administrativo no necesariamente presentan uina clara vinculacin con algn objetivo estratgico o resultado esperado. Sin embargo, sus procesos en diversas ocasiones son crticos para el xito de los sectores operativos. Por ello, si la entidad no ha determinado objetivos estratgicos para las unidades de apoyo o no ha establecido algn resultado esperado con relacin a dichas unidades, se debera agregar uno o varios objetivos implcitos que permita mencionar los procesos relacionados e identificar los factores de riesgo y los eventos aparejados que pudieran afectar la gestin de la entidad. (c) Los procesos administrativos u operativos estn constituidos por un conjunto de operaciones secuenciales que se deben ejecutar para lograr los objetivos de las reas o unidades relacionadas. Es conveniente que dichos procesos se encuentren diseados formalmente por la entidad (por ej.: prestacin de servicios, recepcin de denuncias, compras, contrataciones, pagos, recaudaciones, etc.) Igualmente, aunque no estn diseados formalmente deben ser identificados para la elaboracin del PG-UAI y el POA-UAI. Los factores de riesgo son variables externas e internas que facilitan la identificacin de ventos. Los factores externos comprenden principalmente aspectos econmicos, polticos, sociales, ambientales, tecnolgicos y usuarios o clientes. Por otra parte, los factores internos generalmente se refieren a aspectos relacionados con el personal, los procesos, la tecnologa y la infraestructura, tal como se ejemplifica en el numeral (e). Los eventos son incidentes u ocurrencias, de fuentes internas o externas de la entidad que pueden o podran afectar positiva o negativamente la implementacin de la

(b)

(d)

(e)

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estrategia o el logro de objetivos. En otras palabras, el evento constituye la materializacin del riesgo. Particularmente, interesa la identificacin de los eventos negativos que se podran presentar. A continuacin se presentan algunos ejemplos de eventos agrupados por factor:

Factores Externos - Econmicos: Los eventos relacionados pueden incluir atrasos en las transferencias de fondos, no obtencin de financiamiento externo, recortes presupuestarios, modificaciones en el tipo de cambio, etc. - Condiciones ambientales: Los eventos relacionados pueden incluir incendios, inundaciones, deslizamientos, derrumbes, sismos, etc. Polticos: Los eventos relacionados pueden incluir cambios gubernamentales, cambios en las leyes, decretos y otras normas de regulacin, cambios en las agendas polticas, etc. Sociales: Los eventos relacionados pueden incluir cambios demogrficos por emigracin o inmigracin, nuevas demandas sociales, demandas insatisfechas, etc. Tecnolgicos: Los eventos relacionados pueden incluir exigencias para migrar antiguos sistemas a las nuevas tecnologas, escasez de insumos para el hardware existente en la entidad, fallos en telecomunicaciones, fallos en el suministro elctrico, etc. Usuarios: Los eventos relacionados pueden incluir reclamos por ineficacia en el servicio prestado o ineficiencia por demoras en los servicios, quejas por mala atencin, etc.

Factores Internos - Infraestructura: Los eventos relacionados pueden incluir reparaciones inesperadas, superpoblacin de instalaciones, equipos insuficientes para las demandas internas y/o externas, etc. - Personal: Los eventos relacionados pueden incluir incremento de accidentes, incremento de errores humanos, irregularidades por fraudes, retiro de personal experimentado, etc. - Procesos: Los eventos relacionados pueden incluir deficiencias en los productos y servicios, retrasos en la prestacin de servicios, retrasos en las contrataciones, etc. - Tecnologa : Los eventos relacionados pueden incluir problemas con el hardware, prdida de informacin procesada, prdida de confidencialidad de la informacin; errores en las salidas de la informacin procesada; etc.

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(f)

El nivel de riesgo se obtiene por la combinacin de los valores asignados a las variables de importancia relativa (IR) y frecuencia de ocurrencia (FO). La IR considera efectos cuantitativos y cualitativos de los riesgos sobre los objetivos relacionados. Seguidamente se presentan los valores asignables a la IR y la FO, y la matriz para establecer el nivel de riesgo:

IMPORTANCIA RELATIVA (IR) Valores 1 Definicin Poco significativo Descripcin La consecuencia de evento no afectar el logro del objetivo relacionado La consecuencia de evento afectar pero no impedir el logro del objetivo relacionado La consecuencia de evento impedir el logro del objetivo relacionado

Significativo

Muy Significativo

FRECUENCIA DE OCURRENCIA (FO) Nivel 1 2 3 Definicin Remoto Posible Probable Descripcin El evento es infrecuente o se presume que no podra ocurrir. El evento ocurre frecuentemente o se presume que posiblemente ocurrir. El evento ocurre muy frecuentemente o se presume que seguramente ocurrir.

FRECUEN CIA DE OCURRE NCIA (FO)

Nivel
NIVEL DE RIESGOS IR FO 1 2 3 Muy Bajo Bajo Medio Bajo Medio Alto Medio Alto Muy Alto 1 2 3

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5.3.

Determinacin de las reas o Unidades Riesgosas El nivel de riesgo obtenido por la combinacin de la importancia relativa de los eventos y su frecuencia de ocurrencia permitir determinar los procesos y las reas o unidades ms riesgosas de la entidad. En el siguiente cuadro se presenta un ejemplo de la agrupacin de la cantidad de riesgos por rea o unidad, clasificados segn la importancia de los mismos:

AREAS O UNIDADES (a) X1 X1 X2 X2 X2 X3 X4 X5 X5 Referencias: (a)

PROCESOS ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS (b) Y1 Y2 Y3 Y4 Y5 Y5 Y7 Y8 Y9

CANTIDAD DE RIEGOS MA 2 3 1 2 3 2 3 3 3 A 2 1 4 3 2 1 4 3 2 M (c) 1 3 2 1 3 3 3 2 2 2 3 3 4 3 2 3 4 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 B MB

Incluir las reas o unidades (X1 a X5) relacionadas con los objetivos estratgicos de la entidad sobre las cuales se han identificado eventos perjudiciales y se ha estimado su nivel de riesgo. Mencionar los procesos administrativos u operativos que se relacionan con cada una de las reas o unidades y que estn afectados por los eventos identificados. Sumar la cantidad de riesgos por cada calificacin para cada rea o unidad y proceso administrativo u operativo. Por ejemplo: para el rea X1 y el proceso administrativo Y1 se identificaron 2 eventos Muy Altos (MA), 2 eventos Altos (A), 1 evento Medio (M), 2 eventos Bajos (B) y 1 evento Muy Bajo (MB). La escala que califica el nivel de riesgo es la siguiente:

(b)

(c)

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NIVEL DE ESCALA CALIFICATIVA RIESGO 1 MB Muy Bajo 2 B Bajo 3 B Bajo 4 M Medio 5 M Medio 6 M Medio 7 A Alto 8 A Alto 9 MA Muy Alto

5.4.

Objetivos Estratgicos de la UAI

La UAI debe definir objetivos estratgicos que determinen la direccin de su accionar durante el perodo estratgico en el marco de su competencia. Dichos objetivos deberan estar alineados con la misin y los objetivos de mediano y largo plazo establecidos por la entidad. A continuacin se mencionan algunos ejemplos: - Contribuir al mejoramiento de los controles de las reas que presentan los riesgos ms altos de la entidad a travs de recomendaciones con valor agregado. - Fortalecer el proceso de gestin de riesgos de la entidad mediante evaluaciones peridicas procurando el mejoramiento continuo mediante tareas de asesoramiento y aseguramiento. - Procurar el perfeccionamiento de los manuales y reglamentos internos de la entidad con recomendaciones para la incorporacin formal de los controles necesarios. - Asesorar a la mxima autoridad de la entidad y a los responsables jerrquicos de las operaciones para incrementar el autocontrol y la autoevaluacin.

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5.5.

Estrategia de la UAI La estrategia de la UAI estar condicionada por el ordenamiento decreciente de las reas o unidades segn el nivel de riesgos asignado en funcin a los eventos identificados. Dicha estrategia deber indicar el enfoque de las actividades de la UAI hacia el cumplimiento de sus objetivos estratgicos. El desarrollo de una estrategia de auditora interna en funcin a riesgos procura garantizar razonablemente el perfeccionamiento de los controles sobre las reas o unidades y sus procesos con mayor nivel de riesgos. De esta manera, la UAI direccionar sus actividades de aseguramiento, asesoramiento y seguimiento para agregar valor y mejorar las operaciones que se desarrollan en las reas ms importantes en trminos de riesgo. A continuacin se presenta el resumen de los riesgos acumulados segn el cuadro 5.3., clasificado segn su calificacin (MA, A, M, B, MB) y totalizados por rea o unidad (X1, X2, X3, X4 y X5).

AREAS O UNIDADES

PROCESOS ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS

CANTIDAD DE RIESGOS MA A M B MB TOTAL

X1 X1 Total X1 X2 X2 X2 Total X2 X3 Total X3 X4 Total X4 X5 X5 Total X5

Y1 Y2 Y3 Y4 Y5 Y6 Y7 Y8 Y9

2 3 5 1 2 3 6 2 2 3 3 3 3 6

2 1 3 4 3 2 9 1 1 4 4 3 2 5

1 3 4 2 1 3 6 3 3 3 3 2 2 4

2 3 5 3 4 3 10 2 2 3 3 4 2 6

1 1 2 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 2

8 11 19 11 11 12 24 9 9 14 14 13 10 23

Considerando los datos del cuadro precedente, se formula el siguiente ejemplo de estrategia:

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La UAI realizar actividades de aseguramiento y asesoramiento sobre los procesos y las reas o unidades que se han priorizado segn la calificacin de sus riesgos en orden decreciente comenzando por los procesos con riesgos muy altos. Entre dos o ms procesos con igual cantidad de riesgos muy altos, se priorizar aquel con mayor cantidad de riesgos altos. Anualmente se deber examinar al menos el 25% de los procesos administrativos u operativos priorizados en funcin a la cantidad de riesgos agrupados segn su importancia (MA: muy altos, A: altos, M: medios, B: bajos y MB: muy bajos). A efectos de dicha cobertura se ha considerado principalmente los recursos disponibles por la UAI que influyen directamente en el alcance y la cantidad de actividades que se pueden desarrollar anualmente. No obstante, anualmente se realizar la auditora correspondiente a la informacin financiera preparada por la entidad. Por otra parte, se verificar continuamente la efectividad de los controles internos y peridicamente se efectuarn seguimientos a las recomendaciones que permitan comprobar la implantacin de las mejoras propuestas y aceptadas por la entidad. Las evaluaciones mencionadas precedentemente, sern realizados comenzando por las reas o unidades que incluyan los procesos ms riesgosos hasta llegar, en el ltimo ao del perodo estratgico, a la cobertura de todas las reas o unidades de la entidad. Mensualmente se realizarn seguimientos a las recomendaciones de los procesos ms riesgosos procurando verificar con mayor oportunidad la implementacin de las acciones comprometidas, y las recomendaciones relacionadas con otros procesos de menor riesgo tendrn un seguimiento en forma trimestral. Para complementar la estrategia de la UAI enunciada precedentemente, se presenta la siguiente distribucin de las reas riesgosas cubriendo todos los aos del perodo estratgico. Esta distribucin debe ser considerada en la elaboracin de los POA correspondientes:

AOS (a)

REAS O UNIDADES (b) X4 X5 X2

PROCESOS ADM U OPERATIVOS (c) Y7 Y8 Y5 Y2 Y4

X1 X2

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AOS 3 4

REAS O UNIDADES X2 X5 X3 X1

PROCESOS ADM U OPERATIVOS Y3 Y9 Y6 Y1

Referencias: (a) (b) (c) Mencionar correlativamente cada uno de los aos del perodo estratgico. Incluir la denominacin de las reas o unidades ms riesgosas de la entidad. Detallar los procesos administrativos u operativos que se han jerarquizado considerando su nivel de riesgos.

6.

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UAI

El Jefe de la UAI debe elaborar el POA-UAI a partir de un proceso participativo que procure generar un mayor compromiso de todos los integrantes de la UAI y, al mismo tiempo, fortalecer el espritu de grupo necesario para el desarrollo conjunto de las actividades que se programen. El POA-UAI constituye una herramienta esencial para guiar y controlar el desempeo de la unidad. Las actividades programadas se deben relacionar con el PG-UAI y considerar el contenido del POA de la entidad. Debe existir consistencia entre el PG-UAI y el POA-UAI para que exista previsibilidad con respecto a las actividades ms significativas que se deben desarrollar, como tambin, procurando que las actividades programadas coadyuven al cumplimiento de la estrategia del control interno posterior. Asimismo, el POA-UAI no debera incluir actividades programadas cuyo inicio sea anterior a las fechas de ejecucin previstas en el POA de la entidad. La cantidad de actividades a desarrollar depende del tiempo disponible y ste es directamente proporcional a la cantidad de auditores internos. Por ello, en primer lugar se calcular el 100% del tiempo disponible y luego se determinar el porcentaje del tiempo que ser utilizado para las actividades no programadas. Es conveniente que se utilice al menos, el 80% del tiempo total para la realizacin de actividades programadas.

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7.

CONTENIDO DEL POA-UAI

A continuacin se detalla la informacin mnima que debe ser incluida en POA-UAI. Algunos de los cuadros incluyen datos a manera de ejemplo. Cada UAI debe presentar la informacin especfica sobre las actividades que se realizarn considerando la estructura organizativa real a efecto de una programacin sobre bases objetivas en cuanto a la disponibilidad de recursos. Por tal motivo, es importante la aprobacin del POA-UAI por parte de la mxima autoridad de la entidad. Dicha aprobacin implica su conformidad con el contenido del POA-UAI incluyendo los costos relacionados con el personal, las compras de activos fijos y otros gastos significativos que son necesarios para el desarrollo normal de las actividades.

7.1.

Titulo

El titulo debe identificar a la entidad en la cual se desempea la UAI y el ao al que se refiera la presente programacin. Por ejemplo:

ENTIDAD: ______________________________ PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UAI AO ____________

7.2.

Normatividad para la Elaboracin del POA-UAI

Este punto constituye una declaracin sobre las leyes y normas que se han considerado para la elaboracin del POA-UAI. Principalmente la normatividad que se debe observar es la siguiente: Ley Orgnica del TSC. Reglamento a la Ley Orgnica del TSC. Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Pblicos. Marco Rector para la Auditora Interna del Sector Pblico. Gua de Organizacin y Funcionamiento de las Unidades de Auditora Interna. Gua para la Elaboracin del Plan General y del Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditora Interna.

No debe ser aplicada ninguna Ley adicional cuyo contenido sea contrario a lo manifestado en las

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normas precedentes. Al respecto, el Jefe de la UAI debe considerar que de acuerdo con el Artculo 4 de la Ley Orgnica del TSC Las disposiciones de esta Ley constituyen un rgimen especial que por su naturaleza, fines y competencias tiene preeminencia sobre cualquier otra ley general o especial que verse sobre la misma materia. 7.3. Objetivo del POA-UAI

El objetivo principal del POA-UAI es la determinacin de las actividades que se realizarn durante la gestin en consistencia con el PG-UAI, estimando las fechas de inicio y finalizacin de cada una de ellas a efectos de facilitar la asignacin de tareas a los auditores internos y el control posterior sobre su cumplimiento.

7.4.

Informacin Institucional

La informacin institucional actualizada facilita las tareas de control y coordinacin por parte del TSC y la ONADICI, tambin permite ubicar a la UAI dentro del contexto de la entidad en la cual se desempea. Dicho contexto comprende informacin sobre la magnitud del presupuesto institucional, la cantidad de recursos humanos que administra la entidad, la misin y los objetivos para la gestin que se est programando. Al respecto, es necesario que se incluyan tambin, los objetivos de la entidad para la gestin actual a efecto de identificar los cambios y el posible impacto sobre las actividades a programar por la UAI. Se requiere que el POA-UAI incluya la siguiente informacin: Organigrama de la entidad. Tipo de entidad (Administracin Central o Descentralizada). Antecedentes legales de creacin (Ley Orgnica y modificaciones u otras disposiciones legales). Misin de la entidad. Actividad Principal. Total del ltimo Presupuesto de Egresos aprobado para la entidad. Cantidad total y actual de Recursos Humanos de la entidad. Objetivos de Gestin de la entidad del ao en curso y del ao que se est programando.

7.5.

Personal Tcnico de la UAI

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Se incluir informacin sobre el personal tcnico de la UAI, independientemente que se trate de personal de planta o contratado por tiempo determinado. Al respecto, se considera como personal tcnico a los auditores internos de la UAI que participan en la planificacin, ejecucin o comunicacin de resultados de las actividades de auditora interna. . Esta informacin es necesaria para identificar a los auditores internos que desarrollarn las actividades incluidas en el POA-UAI y adems, permite conocer su experiencia y caractersticas de su contratacin.

Nombres Y Apellidos

Profesin

Perito Mercan -til y CP

Cargo

Aos de Experiencia en tareas de auditora Sector publico (d) Sector Privado

Fecha de incorpo -racin (e)

Contratacin Carcter permanente (f) Vto de la contratacin

N 1 2 3 4 5 6 7

(a)

(b)

(C)

Referencias: (a) Identificacin de cada uno de los auditores existentes al momento de la elaboracin del POA-UAI. (b) Identificar la formacin profesional de los auditores internos. Se mencionar si es estudiante universitario o el ttulo universitario obtenido por el auditor interno. Se debe mencionar tambin, si es Perito Mercantil y Contador Pblico (indicar SI o NO). Al respecto, la UAI debera tener archivos con copias de los ttulos profesionales de los auditores, fotocopias de documentos de identidad y otros datos personales; como tambin, documentacin actualizada que demuestre que los auditores internos estn debidamente colegiados en los colegios profesionales correspondientes. (c) Identificar el cargo de acuerdo con los trminos de su contratacin. Al respecto, se considera cargo a la categora jerrquica del auditor; por ejemplo, Jefes de Equipo. (d) Incluir los aos de experiencia en tareas de auditora desarrolladas en el Sector Pblico o Privado antes del ingreso a la entidad. Esta informacin debe estar respaldada al

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menos, con el Currculum Vitae de cada auditor y los certificados de trabajo correspondientes.

(e)

Incluir la fecha de ingreso a la UAI segn informacin proporcionada o cruzada fehacientemente con la Unidad de Recursos Humanos de la entidad. Para el personal de planta, la UAI debe tener en sus archivos copia del nombramiento del auditor. Cuando los auditores se contraten por perodos consecutivos, se informar la fecha de inicio del primer contrato. La UAI deber guardar copia de los contratos vigentes con los auditores internos. Identificar si la contratacin es con plazo indefinido o se refiere a un plazo a trmino o temporal; en este ltimo caso, se debe manifestar el vencimiento de la contratacin independientemente de la posibilidad de renovacin que pudiera existir. El Jefe de la UAI debe confirmar con el mximo ejecutivo de la entidad sobre la continuidad de los auditores internos que tengan contratos temporales al momento de la elaboracin del POA-UAI.

(f)

7.6.

Objetivos de Gestin de la UAI

Los objetivos de gestin de la UAI se deducen de los objetivos estratgicos y la estrategia contenida en el PG-UAI. Si bien la naturaleza de las actividades de auditora interna se puede repetir ao tras ao, los riesgos identificados generan la necesidad de examinar caractersticas particulares de procesos administrativos y operativos especficos sobre las cuales se debern focalizar las actividades de aseguramiento que se programen. La redaccin de cada objetivo de gestin de la UAI debe hacer referencia al menos, a la cantidad de informes, a la naturaleza del trabajo y al alcance del mismo. A manera de ejemplo, se mencionan los siguientes objetivos de gestin: Un informe de Auditora Financiera sobre la razonabilidad de los Estados Financieros preparados por la entidad al 31/12/xx. Cuatro informes de seguimiento a las recomendaciones correspondientes a los trimestres cerrados al: 31/03/xx; 30/06/xx; 30/09/xx y 31/12/xx. Un informe de Auditora de Gestin sobre las operaciones de compras por el perodo 01/07/xx 31/12/xx. Un informe de Auditora de Tecnologa de Informacin sobre los controles diseados y su funcionamiento para el sistema informtico de control de personal (entradas y salidas de la entidad) por el perodo 01/03/xx al 30/06/xx. Un informe de Auditora de Cumplimiento Legal sobre las contrataciones de consultores realizadas en el perodo 01/02/xx al 31/07/xx.

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Un informe de Auditora de Cumplimiento Legal sobre la contratacin para la adquisicin de licencias de software realizada durante el primer trimestre del ao xxxx.

Cabe aclarar que el proceso para la formulacin de los objetivos de gestin est sujeto a las posibilidades ciertas de la disponibilidad de recursos. Por esta razn, dicho proceso recibir la influencia de la estimacin de tiempos que condiciona la cantidad de informes que se puedan realizar Los objetivos de gestin de la UAI deben ser consistentes con la cantidad y la naturaleza de las auditorias y evaluaciones que se incluyan en el cronograma de actividades.

7.7.

Actividades Programables

En el PG-UAI se han determinado las reas o unidades ms riesgosas de la entidad que deben ser consideradas para la programacin anual de la UAI. A partir del conocimiento de las reas o unidades seleccionadas y de los procesos relacionados, se debern identificar las operaciones que en ellos se realizan. Las actividades de la UAI se aplicarn sobre las operaciones considerando los objetivos implcitos (operaciones, informacin y cumplimiento) cuyo logro est sujeto a la materializacin de los riesgos inherentes identificados. Los objetivos implcitos son los que la entidad procura lograr con su gestin de riesgos. En este sentido, para la elaboracin del PG-UAI se han identificado una serie de eventos que implican riesgos inherentes directamente vinculados con las reas o unidades de la entidad. No obstante, existen actividades preestablecidas que la UAI debe programar como el seguimiento de recomendaciones, la evaluacin peridica del control interno y la auditora sobre los estados financieros de la entidad. Por lo tanto, el POA-UAI estar integrado por actividades predefinidas y tambin por actividades sobre las reas, procesos y operaciones ms riesgosas de la entidad.

REAS O UNIDADES (a)

PROCESOS RELACIONADOS (b)

OPERACIONES (c)

OBJETIVOS IMPLCITOS EVENTOS Operacionales (d) Informacin (e) Cumplimiento (f) ACTIVIDADES

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Referencias: (a) (b) Incluir las reas o unidades que se han seleccionado en el PG-UAI. Mencionar los procesos administrativos u operativos relacionados con las reas o unidades ms riesgosas. Identificar las operaciones que integran los procesos administrativos u operativos. Mencionar los eventos que afectan a las operaciones identificadas. Dichos eventos han sido considerados en el PG-UAI. Marcar con X los objetivos implcitos que estn afectados por los riesgos de los eventos relacionados. Dichos objetivos se deben interpretar de la siguiente manera: Objetivos Operacionales; son los relativos a la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones de la entidad. Objetivos de Informacin, estn relacionados con la confiabilidad de la informacin financiera y operativa producida y suministrada por la entidad. Objetivos de Cumplimiento; se refieren al acatamiento o adhesin de las operaciones a las leyes, reglamentos y normas aplicables. (f) Incluir las actividades de aseguramiento que la UAI debe programar para mejorar y agregar valor sobre las operaciones identificadas de las reas o unidades ms riesgosas. Por ejemplo: Auditora Financiera, Auditora de Cumplimiento, Seguimiento de Recomendaciones, etc.

(c) (d)

(e)

7.8.

Priorizacin de Actividades

Las actividades que se programen se realizarn considerando las prioridades que surjan del nivel de riesgos. Al respecto, se deben identificar los riesgos inherentes y los controles relacionados con las operaciones de la entidad sobre las cuales se desarrollarn las actividades de auditora interna. La consideracin de los riesgos inherentes y los controles permitir concluir sobre la calificacin de los riesgos residuales que presentan las operaciones. Las calificaciones obtenidas condicionan a las prioridades, de este modo cuanto ms grave es la calificacin de riesgo residual de una operacin, mayor ser la prioridad de la actividad a programar.

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RIESGO INHERENTE OPERACIONES EVENTOS IR FO NR CALIF CONTROLES

RIESGO RESIDUALES Valor Calificacin PRIORIDADES

(a)

(b)

(c)

(d)

(e)

(f)

Referencias:
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(a)

Esta informacin surge del cuadro 7.7. en el que se han identificado las actividades a realizar.

(b)

Incluir los eventos incluidos en el cuadro 7.7. que han sido calificados como muy altos (MA) y altos (A). Estos eventos originan riesgos inaceptables que deben ser prioritariamente considerados en el POA-UAI. Transcribir la valoracin de riesgos que se ha incluido en el cuadro 5.3. y la calificacin correspondiente. Los controles son las acciones que ha tomado la administracin para mitigar el impacto de los riesgos inherentes. Dichos controles sern considerados como controles clave cuando ayudan a reducir un riesgo inaceptable a un nivel tolerable. El riesgo residual es el riesgo que existe despus de haber tomado alguna accin para reducir el impacto y la probabilidad de un evento adverso. Las acciones incluyen a los controles diseados en respuesta a los riesgos inherentes. La siguiente matriz muestra los valores del riesgo residual segn la existencia de controles clave y el nivel de los riesgos inherentes identificados:

(c)

(d)

(e)

RIESGO INHERENTE

CONTROLES

RIESGO RESIDUALES Valor Calificacin

PRIORIDADES

MA/Alto Alto Medio MB/Bajo

Bajo Alto Alto Bajo

Alto Bajo Bajo Bajo

Inaceptable Tolerable Aceptable No significativo

1 2 3 4

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Alto

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Los riesgos inaceptables son aquellos riesgos inherentes muy altos o altos para los cuales no existen controles clave diseados generando una alta exposicin al riesgo de las operaciones relacionadas. En estos casos, las operaciones de los procesos administrativos y operativos ms riesgosos requieren actividades de aseguramiento inmediatas. Los riesgos tolerables son aquellos riesgos inherentes altos para los cuales existen controles clave altos. Si bien existen controles, los riesgos inherentes siguen siendo altos y es necesario programar actividades de aseguramiento para verificar el funcionamiento de dichos controles; sin perjuicio de la programacin de actividades que corresponda conforme a los objetivos estratgicos afectados por los eventos identificados. Los riesgos aceptables son aquellos riesgos inherentes que no llegan a ser altos y que tienen controles clave diseados para mitigar sus posibles efectos. En estos casos, se programarn actividades de aseguramiento dentro del ao pero sin demasiada urgencia. Los riesgos insignificantes surgen cuando los riesgos inherentes han sido calificados como muy bajos o bajos y, no existen controles diseados. En estos casos, si bien no existen controles, la calificacin del riesgo inherente no amerita mayores esfuerzos de auditora. Por lo tanto, no es necesario programar actividades de aseguramiento. (f) Las prioridades estn relacionadas con la calificacin decreciente del riesgo residual. Es este sentido, se establecern las siguientes prioridades: Prioridad 1 = Riesgos residuales inaceptables, Prioridad 2 = Riesgos residuales tolerables, Prioridad 3 = Riesgos residuales aceptables, y Prioridad 4 = Riesgos residuales insignificantes. Cuando existen dos o ms procesos con igual resultado de sus calificaciones tendr prioridad aquel proceso sobre el cual se hayan identificado mayor cantidad de riesgos medios, y si persiste la paridad, se dar prioridad a aquel que tenga mayor cantidad de riesgos bajos, de manera tal, que siempre se priorice en funcin a la importancia de la calificacin de riesgos.

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7.9.

Clculo del Tiempo Disponible

El clculo del tiempo para las actividades de la UAI se realizar a partir de la identificacin de los das hbiles que se multiplicar por la cantidad de auditores para obtener los das totales de cada cargo. A estos totales se le deducen los das de licencias por diversos motivos programables, principalmente vacaciones y capacitacin, para conocer la cantidad total de das disponible que se aplicar a las actividades programadas y no programadas. 7.9.1. Das laborables en el ao

A continuacin se detalla el clculo de los das hbiles o laborables para el desarrollo de las actividades de la UAI (como ejemplo se ha tomado el calendario para el ao 2011):
E S M

MES

DIAS TOTALES (a) 31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31 365

SABADOS Y DOMINGOS (b) 9 8 8 9 8 8 10 8 8 10 8 8 102

FERIADOS (c) 1

DIAS HABILES (d) 21 20 23

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

3 1

18 22 22 21 23

1 3 1 10

21 18 22 22 253

REFERENCIAS: (a) (b) Los das totales son equivalentes a los das que tiene cada mes del calendario anual. El total de sbados y domingos para el ao 2011 se presenta neto de los feriados cuyas fechas coincidan con dichos das. Los feriados que se han considerado para el ao 2011 son los siguientes:

(c)

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FECHA 1 de Enero Semana Santa 14 de Abril 1 de Mayo 15 de Septiembre 3 de Octubre 12 de Octubre 21 de Octubre 25 de Diciembre

MOTIVO Da de Ao Nuevo Feriado mvil (jueves y viernes santo) Da de las Amricas Da del Trabajador Da de la Independencia Da del Soldado Da de la Raza Da de las Fuerzas Armadas Da de Navidad

(d)

Los das hbiles se obtienen deduciendo a los das totales de cada mes la cantidad de das sbados, domingos y feriados.

7.9.2.

Das efectivos para la UAI

El total de das efectivos aplicable por la UAI para desarrollar sus actividades se obtiene considerando a todos los auditores internos y las deducciones por licencias u otros motivos que se conocen al momento de la elaboracin del POA-UAI:
A U D I TO R

AUDITOR (a) Jefe de la UAI Sub - jefe Supervisor 3 Jefes de equipo 3 Auditores A 2 Auditores B 4 Auditores C TOTAL

DIAS HABILES (b) 253 253 253 253 253 253 253

TIEMPO TOTAL (c) 253 253 253 759 759 506 1012 3795

VACACIONES (d) 10 15 12 25 20 30 20 132

CAPACITACION

LABORES ADMINISTRATIVAS

DIAS EFECTIVOS

( e)
10 10 10 30 30 20 40 150

( f)
50 50

(g)
183 178 231 704 709 456 952

100

3413

REFERENCIAS:

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(a)

Los auditores se pueden incluir individualmente o agrupados por cargo. El cuadro precedente ejemplifica una agrupacin por cargo. La cantidad de das laborables o hbiles es el total de das del ao neto de sbados, domingos y feriados segn cuadro 7.9.1. El tiempo total es igual a los das laborables por la cantidad de auditores que dispone la UAI para cada cargo. Los das de vacaciones son los correspondientes a cada uno de los auditores que integran la UAI. La capacitacin mnima que deben recibir los auditores internos es de 80 horas equivalentes a 10 das laborables; no obstante, el clculo de dichos das se debe ajustar cuando las actividades de capacitacin se puedan realizar en das no laborables. Las labores administrativas se relacionan con las tareas para elaborar el PG-UAI, el POA-UAI y los informes de avance sobre dicho Programa. Asimismo, comprende tiempos estimados para la participacin en reuniones diversas, la atencin de consultas y el asesoramiento a las autoridades de la entidad. Estas tareas estn centralizadas en el Jefe de la UAI y el SubJefe, y se estima que hasta un 20% de los das laborables de cada uno de ellos es un tiempo razonable para el desarrollo de dichas actividades. Los das efectivos se obtienen deduciendo las licencias por vacaciones y la capacitacin al tiempo total de cada cargo. En el caso, del Jefe de la UAI y el Sub-Jefe se han deducido tambin, los tiempos atribuibles a labores administrativas mencionadas precedentemente.

(b)

(c)

(d) (e)

(f)

(g)

7.10.

Estimacin de Tiempos

Se deben estimar los tiempos necesarios para cada una de las actividades identificadas en el cuadro 7.7. Dicha estimacin permitir determinar o ajustar la cantidad de actividades que realmente se pueden llevar a cabo durante la gestin. Adicionalmente, esta estimacin facilita una retroalimentacin sobre la cantidad de los objetivos de gestin que previamente se establecieron. Antes de estimar los tiempos individuales de cada actividad, es necesario establecer el porcentaje del tiempo que se utilizar para las actividades no programadas. Se considera razonable que dicho tiempo no supere el 20% del total de das efectivos, siendo el resto del tiempo aplicable para las actividades programadas.

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Las actividades no programadas son aquellas relacionadas con solicitudes de la mxima autoridad de la entidad, como tambin, requerimientos especficos del TSC o la ONADICI, u otras situaciones no previstas por la UAI que requieren una evaluacin especial de auditora interna. Cabe destacar que el tiempo que se le asigne a cada actividad (auditorias, evaluaciones, etc.) depende generalmente de la experiencia que tengan los auditores internos sobre actividades de la misma naturaleza, el nivel de riesgos existente, el volumen de documentacin a revisar, la complejidad de las operaciones y la realizacin de trabajos con anterioridad sobre los mismos procesos u operaciones. Todas las actividades de la UAI deben observar el principio de costo-beneficio siendo el tiempo asignado directamente proporcional al costo de dichas actividades. En este sentido, el Jefe de la UAI revisar si los costos de las actividades programadas son razonables, de lo contrario tendr la posibilidad de ajustar la cantidad de tiempo asignada preliminarmente.

7.10.1. Distribucin de tiempos entre las actividades

Luego de definir el porcentaje de actividades no programadas que se aplicar sobre el total de das efectivos, se debern asignar los tiempos estimados para cada una de las actividades programables que se identificaron en el cuadro 7.7. Dicha asignacin debe ser desarrollada por el Jefe y el Sub-Jefe de la UAI que deben aplicar su experiencia para determinar los tiempos adecuados considerando entre otros, los siguientes factores condicionantes: la naturaleza de la actividad programada, el conocimiento de las debilidades de control interno relacionadas con el objeto de la actividad, el nivel de riesgos inherentes de los procesos y operaciones que se relacionan con el objeto de la actividad, y las aptitudes y otras caractersticas de los auditores internos disponibles. La asignacin de tiempos debe ser analizada considerando la razonabilidad del costo que insumira cada una de las actividades programadas. Dicha razonabilidad depende del criterio profesional del Jefe de la UAI con respecto a los productos que se esperan lograr y el valor agregado que dichos productos podran generar para la entidad.

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ACTIVIDADES

DIAS EFECTIVOS (a)

Total das efectivos

3.413

Actividades Programadas Auditoria Financiera Auditorias de Gestin Auditorias de Cumplim. Auditorias de TI Evaluaciones del Control Interno Seguimiento a Recomendaciones Actividades no Programadas TOTALES

80%

2.73 570 590 360 280 510 420

20%

683 3.413

REFERENCIAS: (a) Al total de das efectivos cuyo clculo se realiz en el cuadro 7.9.2., se le aplican los porcentajes que se consideran necesarios para determinar el total asignable a actividades programadas y actividades no programadas (se ha considerado a manera de ejemplo un 20% como el tiempo necesario para cubrir los requerimientos o solicitudes de actividades no programadas). Posteriormente, se distribuyen los tiempos disponibles para la realizacin de cada actividad programable que se identificaron en el cuadro 7.7. La asignacin de tiempos debe considerar los factores condicionantes manifestados en los prrafos precedentes.

7.10.2. Cronograma de actividades El cronograma permite visualizar la distribucin en el tiempo de las actividades segn las prioridades asignadas y la disponibilidad de los auditores. Dicho cronograma requiere estimar las fechas de inicio y finalizacin de cada una de las actividades programadas procurando evitar sobrecargas de trabajo en determinados meses del ao. Existen actividades permanentes que se deben realizar durante todo el ao como la evaluacin del control interno y el seguimiento de recomendaciones. Tambin existirn actividades que se realizan en determinada poca del ao como la Auditora Financiera sobre la confiabilidad de los Estados Financieros preparados por la entidad.

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En cuanto a las fechas de inicio y finalizacin de las actividades, si bien son estimativas, constituyen compromisos asumidos por la UAI que posteriormente sern evaluados con respecto a su cumplimiento en trminos de eficacia, eficiencia y economa.

FECHAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS


No

MESES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

MES ES

DIAS EFECTIVOS (b) 570 570 140 590 140 140 120 360 120 120 280 510 420 2.730 80 200 510 420 2.730

Inicial (c) 03-ene 01-feb 01-may 01-ago 01-ene 01-abr 01-sep 01-mar 01-jun 02-ene 02-ene

Final

(a) Auditoria Financiera Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Cumplim. Auditorias de Cumplim. Auditorias de Cumplim. Auditorias de TI Auditorias de TI Eval Control Interno Seguimiento a Recom TOTALES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

31-mar 31-mar 30-jun 10-dic 28-feb 31-may 31-oct 30-abr 31-ago 20-dic 20-dic

FECHAS ACTIVIDADES

REFERENCIAS: (a) Las actividades programadas han sido establecidas en el cuadro 7.10.1. Dichas actividades se desagregan para poder asignarles individualmente las fechas de inicio y finalizacin. La cantidad das que se necesitan para las actividades programadas ha sido determinada en el cuadro 7.10.1. No obstante, en este cuadro se desagregan dichas actividades considerando las actividades programables determinadas en el cuadro 7.7. A efectos de dicha desagregacin, se deben tomar en cuenta los factores condicionantes mencionados en el punto 7.10.1. La determinacin de las fechas de inicio depende del ordenamiento de las actividades considerando las prioridades preestablecidas. Tambin se debe considerar la disponibilidad de la informacin auditable y el tiempo disponible de los auditores internos. Por otra parte, la fecha de finalizacin estar condicionada por la cantidad de auditores que se puede asignar a cada actividad.

(b)

(c)

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7.11.

Actividades a Realizar e Indicadores de Desempeo

Las actividades incluidas en el cronograma se deben detallar con datos adicionales que faciliten su administracin y control. En este sentido, se requiere incluir las actividades agrupadas por naturaleza, los objetivos que se pretenden lograr con cada actividad, el alcance temporal de las operaciones sujetas a examen o la identificacin especfica del objeto de la evaluacin, las fechas estimadas de inicio y finalizacin de cada actividad y los indicadores de eficacia, eficiencia y economa para el control sobre la ejecucin del POA-UAI.

ACTIVIDADES A REALIZAR OBJETIVOS DE CADA ACTIVIDAD (b) ALCANCE TEMPORAL DAS EFECTIVOS (d) 570 140 140 310 120 120 120 80 200 510 420 2.730 01-feb 01-may 01-ago 01-ene 01-abr 01-sep 01-mar 01-jun 02-ene 02-ene FECHAS ESTIMADAS INICIO ( e) 03-ene 31-mar 31-mar 30-jun 10-dic 28-feb 31-may 31-oct 31-abr 31-ago 20-dic 20-dic FINAL INDICADORES ESTNDARES EFICACIA EFICIENCIA (f) ECONOMA

NATURALEZA No . (a) 1 Auditora Financiera 2 Auditora de Gestin 3 4 5 6 7 8 9 Auditora de Gestin Auditora de Gestin Auditora de Cumplim. Auditora de Cumplim. Auditora de Cumplim. Auditoras de TI Auditoras de TI

( c)

10 Eval. Control Interno Seguimiento de 11 Recomendaciones TOTAL

REFERENCIAS: (a) (b) Las actividades programadas han sido establecidas en el punto 7.10.2. Se debe incluir el objetivo o los objetivos a cumplir mediante el desarrollo de la actividad programada. Por ejemplo: La confiabilidad de la informacin financiera. La eficacia y eficiencia de las operaciones del rea Tesorera. El cumplimiento de las leyes y normas vigentes relacionadas con las contrataciones.

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(c)

Definir el perodo que se examinar o la fecha de corte de las operaciones a evaluar o la identificacin especfica del objeto de la evaluacin. Por ejemplo: Las operaciones ejecutadas entre el 01/01/xx y el 30/06/xx. Los registros y los estados financieros al 31/12/xx. La contratacin de servicios de la Empresa xx segn contrato firmado el 20/02/xx.

(d) (e)

Los das efectivos han sido definidos en el punto 7.10.2. Las fechas de inicio y finalizacin fueron establecidas en el cuadro 7.10.2. Cabe aclarar que existen actividades como el seguimiento de las recomendaciones que se desarrollan constantemente desde el mes de enero hasta una fecha cercana de fin de ao. Los indicadores de desempeo establecen el nivel estndar que ser posteriormente comparado con los valores reales a efectos de concluir sobre cada actividad programada en trminos de eficacia, eficiencia y economa. Al respecto, la ONADICI emitir una Gua para informar la ejecucin del POA-UAI. El indicador del nivel de eficacia debe considerar el logro de los objetivos de acuerdo con la referencia (b) en el tiempo establecido para cada actividad en la referencia (e), entonces una actividad ser evaluada como eficaz, si se verifica que se lograron los objetivos de la actividad en el tiempo previsto. Por otra parte, la medicin de la eficiencia permitir determinar el nivel de desempeo de los recursos asignados para el logro de los objetivos propuestos. En este caso, el indicador incluir en el numerador a los objetivos programados que se mencionan en la referencia (b) y en el denominador a los recursos estimados (das efectivos) e incluidos en la referencia (d). En cuanto a la economa, su medicin permitir determinar si el costo real insumido es mayor, igual o menor que el costo previsto y estimado en el POA-UAI. A efectos de dicha medicin, el indicador deber considerar como costo a los sueldos del personal asignado a dicha actividad - cuadro 7.13.4, referencia (b) - ms el gasto de pasajes y viticos cuadro 7.13.4, referencia (c), cuando corresponda. A continuacin se presenta un resumen de los indicadores mencionados precedentemente (los valores reales sern obtenidos durante el desarrollo de la gestin):

(f)

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INDICADOR

MEDICIN Logro de objetivos previstos en el plazo estimado

ESTNDAR Objetivos a cumplir en el tiempo establecido Objetivos a cumplir ----------------------Cantidad de das efectivos para desarrollar la actividad

REAL

EFICACIA

Objetivos logrados en el tiempo insumido

Relacin de los EFICIENCIA resultados u objetivos previstos y los recursos necesarios para su obtencin

Objetivos logrados ----------------------Cantidad de das insumidos

ECONOMA

Costo de los recursos utilizados

Costo de los recursos asignados a la actividad

Costo de los recursos utilizados durante el desarrollo de la actividad.

7.12.

Equipos de Trabajo

Las actividades programadas se deben asignar a los integrantes de la UAI que presenten las aptitudes necesarias. Dicha asignacin permitir tomar decisiones sobre la suficiencia del personal y el ajuste de los tiempos estimados para cada actividad o la modificacin de la cantidad de actividades que se pretende desarrollar. Los tiempos asignados en el cuadro 7.10.1. deben ser consistentes con el cuadro 7.9.2. que determina la cantidad de das efectivos por cada cargo existente en la UAI (un cargo puede estar compuesto por varios puestos y cada puesto es equivalente a una plaza o a un auditor con contratos sucesivos por tiempo determinado). El Jefe de la UAI deber identificar las actividades programadas sobre las cuales existe la necesidad del apoyo de especialistas observando los aspectos mencionados en el punto 7.12.2. Adicionalmente, el Jefe de la UAI deber manifestar a la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad que sin el apoyo de los especialistas necesarios no se podrn desarrollar dichas actividades.

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7.12.1. Asignacin de actividades al personal tcnico

DAS CTIVIDADES JEFE DE UAI


N 1 2 3 4 5 6 7 8 9

SUBJEFE

SUPERVISOR (b)

JEFES DE AUDITORES EQUIPO AUXILIARES

TOTAL (c)

(a) Auditora Financiera Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Cumplimiento Auditorias de Cumplimiento Auditorias de Cumplimiento Auditorias de TI Auditorias de TI 18 12 12 21 10 10 10 5 14 17 17 146 37 183 18 12 12 21 10 10 10 5 14 15 15 142 36 178

21 14 14 28 13 14 14 6 19 21 21 185 46 231

63 43 43 85 40 39 39 19 66 63 63 563 141 704

450 59 59 155 47 47 47 45 87 394 304 1.694 423 2.117

570 140 140 310 120 120 120 80 200 510 420 2.730 683 3.413

10 Evaluacin Control Interno 11 Seguimiento de Recomendac

ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS TOTALES

REFERENCIAS: (a) (b) Incluir todas las actividades programadas manifestadas en el cuadro del punto 7.10.2. Asignar a los auditores los tiempos necesarios para cada actividad. Se debe considerar que el tiempo total es un dato previamente obtenido en el cuadro 7.10.2. Asimismo, el tiempo total disponible de cada auditor se ha calculado en el cuadro 7.9.2. Obtener el total de das para cada actividad por sumatoria de las asignaciones a cada auditor interno.

(c)

7.12.2. Apoyo de especialistas

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El apoyo de especialistas se refiere a la asistencia de profesionales calificados que se necesitan para cumplir adecuadamente con objetivos especficos de las actividades programadas sobre los cuales la UAI no cuenta con personal que tenga dichas aptitudes. Precisamente se deben manifestar separadamente para que la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad pueda tomar conocimiento y aprobar las tareas necesarias para su incorporacin. Al respecto, el Jefe de la UAI puede manifestar las siguientes alternativas que existen a efecto de facilitar las decisiones correspondientes: a) Incorporar al especialista con plaza para la UAI, si las necesidades lo justifican. b) Contratar al especialista por un perodo determinado y para uno o diversos trabajos especficos. c) Realizar un convenio de colaboracin tcnica con otras instituciones del sector pblico o privado que puedan facilitar a los especialistas necesarios. d) Solicitar apoyo de otras unidades tcnicas de la misma institucin para facilitar a los profesionales necesarios. En estos casos, se debe considerar la independencia de criterio que debe tener el profesional respecto del sistema o las operaciones a examinar. Cabe aclarar que los especialistas slo deben ser tomados en cuenta para la distribucin de tiempos si existiera el compromiso de la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad para su incorporacin (alternativa a) o contratacin (alternativa b). En estos casos, el tiempo disponible del especialista ser considerado desde la fecha probable de contratacin o incorporacin. Cuando la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad decida el apoyo de especialistas entre las alternativas c) o d), el Jefe de la UAI deber incluir expresamente en el POA-UA dicha decisin. No obstante, la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad deber instruir a las reas o unidades correspondientes para iniciar oportunamente las gestiones necesarias.

7.13.

Costo de las Actividades Programadas

El POA-UAI incluir datos de su presupuesto aunque la presentacin de este ltimo debe cumplir con las formalidades y las normas particulares que regulan su elaboracin. La totalidad de los gastos y compras necesarias para la UAI formarn parte del anteproyecto de presupuesto de la entidad. Los datos presupuestarios que se incluirn en el POA-UAI son los siguientes: Sueldos del Personal de la UAI (cuadro 7.13.1.) Gastos de Pasajes y Viticos (cuadro 7.13.2.) Muebles y Equipo de Oficina (cuadro 7.13.3.)

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La informacin sobre los sueldos y los gastos de pasajes y viticos es necesaria para determinar el costo de cada una de las actividades programadas. Con dicha informacin se podr evaluar posteriormente el nivel de economa logrado por la UAI. Los muebles y el equipo de oficina constituyen activos fijos de la entidad que estarn bajo la responsabilidad de la UAI. No forman parte del costo de las auditorias pero es importante que se incluya en el POA-UAI para obtener la aprobacin por parte de la mxima autoridad respecto de las necesidades de dichos activos para el desarrollo normal de las actividades. Los gastos relacionados con Materiales y Suministros como papelera y tiles de escritorio generalmente no son significativos y su imputacin a las actividades de la UAI no sera conveniente en trminos de costo-beneficio. Por lo tanto, no es necesario adjuntar al POA-UAI esta informacin porque no se considera para la medicin de los niveles de economa de las actividades programadas.

7.13.1. Sueldos del Personal de la UAI El costo del personal es el costo variable ms significativo para la UAI y forma parte del indicador de economa de cada actividad. En este cuadro se incluir a todos los auditores individualizando su puesto y remuneracin mensual, anual o total y diaria considerando los das hbiles correspondientes. Esta informacin debe ser consistente con los datos incluidos en el anteproyecto del Presupuesto de Egresos para la prxima gestin en el grupo de Servicios Personales (Personal Permanente y Personal No Permanente).

NOMBRES Y APELLIDOS N 1 2 3 4 (a)

PUESTO (b)

DAS EFECTIVOS (c)

REMUNERACIN MENSUAL (d) ANUAL (e) x DA (f)

TOTAL

REFERENCIAS: (a) (b) (c) Corresponde Incluir a todos los auditores mencionados en el cuadro del punto 7.5. Mencionar el puesto de cada uno de los auditores de la UAI. Los das efectivos son los que surgen del cuadro del punto 7.9.2.

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(d) (e)

Incluir la remuneracin mensual individual sin deducciones. La remuneracin anual debe incluir el clculo del aguinaldo (dcimo tercer mes) y del dcimo cuarto mes en concepto de compensacin social. La remuneracin proporcional diaria es el resultado de dividir a la remuneracin anual por los das efectivos.

(f)

7.13.2. Gastos de Pasajes y Viticos El total de pasajes y viticos por cada actividad forma parte de su costo e integra el indicador de economa que se utilizar para medir el nivel de desempeo logrado. Esta informacin debe ser consistente con los datos incluidos en el anteproyecto del Presupuesto de Egresos para la prxima gestin en el grupo de Servicios No Personales (Pasajes y Viticos).

PASAJES ACTIVIDADES PROGRAMADAS PUESTOS CIUDAD CANTIDAD DE VIAJES (d) VALOR UNITARIO ( e) TOTAL (f) DAS DE ESTADA (g)

VITICOS VALOR UNITARIO (h) TOTAL (I)

(a)

(b)

( c)

TOTALES OTALES

REFERENCIAS: (a) Incluir las actividades programadas mencionadas en el cuadro 7.10.2., que requieran pasajes y viticos para su realizacin. Mencionar los puestos que utilizarn los pasajes y viticos para los cuales se solicita presupuesto. Identificar la ciudad en la que se desarrollar la actividad. Mencionar la cantidad de viajes que se realizarn desde el inicio hasta la finalizacin de la actividad.

(b)

(c) (d)

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(e)

El valor individual de cada pasaje debe ser el valor referencial establecido por la entidad para la ciudad y el puesto correspondiente. Calcular el monto de pasajes por cada puesto. Mencionar los das de estada para solicitar los viticos necesarios. El valor unitario del vitico debe ser el valor referencial establecido por la entidad para la ciudad y el puesto correspondiente. Calcular el monto de viticos para cada puesto.

(f) (g) (h)

(i)

7.13.3. Muebles y Equipo de Oficina Las necesidades de mobiliario y equipo de oficina se deben poner en conocimiento de la mxima autoridad de la entidad procurando su aprobacin. Si bien estos activos no forman parte del costo de la auditora, son necesarios para facilitar el desempeo del personal de la UAI; razn por la cual, deben ser considerados en el POA-UAI. Esta informacin debe ser consistente con los datos incluidos en el anteproyecto del Presupuesto de Egresos para la prxima gestin en el grupo de Bienes Capitalizables (Maquinaria y Equipo).

MUEBLES Y EQUIPO DE OFICINA DESCRIPCIN (a) CANTIDAD REQUERIDA (b) UNIDAD DE MEDIDA COSTO UNITARIO ( c) COSTO TOTAL

TOTALES

REFERENCIAS: (a) Incluir todos los activos que se necesitan para equipar la UAI o reponer aquellos existentes pero que por su deterioro, no estn en condiciones normales de utilizacin. Mencionar la cantidad requerida de cada activo y su unidad de medida. Estimar el costo unitario considerando los precios de compra referenciales que existan en la entidad y calcular el costo total.

(b) (c)

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7.13.4. Costo total estimado de cada actividad El costo estimado de cada actividad estar constituido por la sumatoria del costo del personal asignado y, cuando corresponda, los pasajes y viticos que se necesitan para el traslado de los auditores internos. Dicho costo se utilizar en la medicin de la economa evidenciada al finalizar cada actividad.

ACTIVIDADES PROGRAMADAS
(a) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Auditora Financiera Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Cumplim. Auditorias de Cumplim. Auditorias de Cumplim. Auditorias de TI Auditorias de TI Eval Control Interno Seguimiento a Recomendaciones

COSTO DEL PERSONAL


(b)

GASTOS DE GASTOS DE PASAJES VIATICOS


(c)

COSTO TOTAL
(d)

TOTALES

REFERENCIAS: (a) Incluir todas las actividades programadas manifestadas en el cuadro del punto 7.10.2. (b) Calcular el costo del personal para cada actividad considerando la distribucin de actividades segn el cuadro 7.12.1. y el costo diario que surge del cuadro 7.13.1. (c) Transcribir los gastos de pasajes y viticos imputables a cada actividad que han sido calculados en el cuadro del punto 7.13.2. Obtener el costo total estimado de cada actividad mediante la sumatoria del costo del personal y los gastos de pasajes y viticos. ANEXO

(d)

8.

A continuacin se presenta un modelo de presentacin para el PG-UAI y el POA-UAI:

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ANEXO

PLAN GENERAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

Nombre de la Entidad:

PLAN GENERAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

Perodo 2011-2014

Jefe de la Unidad de Auditora Interna:

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A.

OBJETIVO DEL PLAN GENERAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

El Plan General de la Unidad de Auditora Interna (PG-UAI) tiene como objetivo establecer la estrategia de dicha Unidad para desarrollar su funcin de manera integral y sistemtica con una cobertura de todas las reas o procesos administrativos y operativos en un perodo de cuatro aos a partir de prioridades segn el resultado de la evaluacin de los riesgos que afectan a la entidad.

B.

NORMATIVIDAD

La elaboracin del PG-UAI ha considerado las siguientes leyes y normas aplicables: Ley Orgnica del TSC. Reglamento a la Ley Orgnica del TSC. Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Pblicos. Marco Rector para la Auditora Interna del Sector Pblico. Gua de Organizacin y Funcionamiento de las Unidades de Auditora Interna. Gua para la Elaboracin del Plan General y del Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditora Interna.

C.

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

Los antecedentes necesarios para el PG-UAI estn constituidos por los objetivos estratgicos de la entidad, los resultados previstos en el POA; y la identificacin de los procesos relacionados con las reas o unidades cuyo desempeo contribuye al logro de dichos objetivos en el mediano plazo.

C.1.

Objetivos estratgicos de la entidad

Los siguientes enunciados constituyen ejemplos de objetivos estratgicos: Perfeccionar los mtodos de atencin al pblico para mejorar la calidad del servicio y la eficiencia operativa. Desarrollar el rea Operativa B con Recursos Humanos experimentados y metodologas de trabajo compatibles con las Normas Internacionales vigentes. Fortalecer los procesos para minimizar las prdidas de bienes de uso y activos consumibles.

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Consolidar la infraestructura necesaria para el desarrollo de una administracin eficaz y eficiente.

C.2.

Resultados previstos en el POA de la entidad

Los resultados previstos en el POA de la entidad deben constituir metas a cumplir para contribuir al logro de la estrategia. Dicho resultados deben ser consistentes con los objetivos estratgicos de la entidad y sern considerados para la determinacin de la naturaleza, el alcance y la oportunidad de las actividades que se programen. En este punto del PG-UAI se transcribirn los principales resultados o metas que ha programado la entidad para el ao siguiente.

C.3. reas o Unidades y Procesos relacionados


Esta informacin presenta un ejemplo de la relacin que podra existir entre los objetivos estratgicos de la entidad y las reas o Unidades administrativos u operativas con los procesos que en ellas se realizan. No obstante, se debe considerar lo comentado en el punto 5.2. de esta Gua.

OBJETIVOS ESTRATGICOS Y RESULTADOS PREVISTOS X1 X1 Perfeccionar los mtodos de atencin al pblico para mejorar la calidad del servicio y la eficiencia operativa. X7 X8 X8 X8 X5 Desarrollar el rea Operativa B con Recursos Humanos X2 X7

REAS O UNIDADES Atencin al Pblico Atencin al Pblico Recursos Humanos rea Operativa A rea Operativa A rea Operativa A Planificacin y Control de Gestin Compras y Contrataciones Recursos Humanos Y1 Y2 Y13 Y15 Y16 Y17 Y8 Y3 Y12

PROCESOS RELACIONADOS Recepcin de Denuncias y Reclamos de usuarios Respuestas por Denuncias y Reclamos de los usuarios Contratacin de Personal con Plazo Determinado Autorizacin de Operaciones Registro y Archivo de la documentacin generada Ejecucin de Operaciones Formulacin del POA y del Presupuesto de la Entidad Contratacin de Consultoras Reclutamiento y Seleccin del Personal

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OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y RESULTADOS PREVISTOS


Experimentados y metodologas de trabajo compatibles con las normas internacionales vigentes Fortalecer los procesos para minimizar las prdidas de los bienes de uso y activos consumibles X9 X9 X9 X10 X4 X3 X6 X3 X4 Consolidar la estructura necesaria para el desarrollo de una administracin eficaz y eficiente X5 X6 X7

AREAS O UNIDADES

PROCESOS RELACIONADOS

Area Operativa B Area Operativa B Area Operativa B Area Operativa C Tesoreria Activos Fijos Almacenes Tesoreria Activos Fijos Planificacion y Control de gestion Almacenes Recursos Humanos

Y18 Y19 Y20 Y21 Y7 Y5 Y11 Y4 Y6 Y9 Y10 Y14

Autorizacion de operaciones Registro y Archivo de la documentacin Ejecucion de Operaciones Emision de Informes periodicos Emision de rdenes de Pago Conservacion y Custodia de Activos Fijos Proteccion fisica y control de inventarios Altas y Bajas de Activos Fijos Programacion Financiera Seguimiento del POA y del Presupuesto de la Entidad Ingreso y consumo de Almacenes Retiro o Baja del personal

D.

RIESGOS IDENTIFICADOS

La identificacin de riesgos requiere determinar los factores externos e internos cuyos eventos pueden o podran afectar o impedir el logro de objetivos. Para dicha identificacin se debe considerar lo comentado en el punto 5.2. de esta Gua.

D.1 Factores de Riesgo y Eventos

Los eventos identificados constituyen riesgos que se deben evaluar para determinar su nivel y proporcionar informacin esencial para establecer la jerarqua de reas o Unidades y Procesos ms riesgosos. A manera de ejemplo solo se han considerado algunas reas o Unidades y sus Procesos relacionados. rea o Unidad Proceso : Atencin al Pblico (X1)

: Recepcin de Denuncias y Reclamos de Usuarios (Y1)

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FACTORES DE RIESGO Externos Internos

EVENTOS 1) Prestacin de Servicios en forma inoportuna. 2) Quejas de los usuarios por atencin deficiente.

Usuarios Tecnolgicos

Personal Tecnologa Procesos

3) Errores en la distribucin interna de las denuncias y reclamos. 4) Registros adulterados sobre las Denuncias registradas. 5) Prdida de datos ingresados relacionados con las Denuncias. 6) Retiro del personal experimentado. 7) Demanda excesiva de servicios. 8) Ingreso de datos parciales de las denuncias y reclamos recibidos.

rea o Unidad Proceso

: Atencin al Pblico (X1)

: Respuestas por Denuncias y Reclamos de los Usuarios (Y2)


EVENTOS 1) Respuestas inoportunas. 2) Quejas de los usuarios por falta de respuestas. 3) Errores en el envo al destinatario de las respuestas elaboradas.

FACTORES DE RIESGO Externos Internos

Usuarios Tecnolgicos

Personal Tecnologa Procesos

4) Registro errneo de las respuestas por denuncias y reclamos. 5) Prdida de datos ingresados y relacionados con las Respuestas elaboradas. 6) Retiro del personal experimentado en atencin al pblico. 7) Incremento en el nmero promedio de Denuncias y Reclamos de los usuarios. 8) Ingreso de datos parciales de las respuestas realizadas. 9) Modificaciones no autorizadas de la informacin registrada sobre Respuestas elaboradas. 10) Respuestas incorrectas sobre los reclamos recibidos.

rea o Unidad Proceso

: rea Operativa A (X8)

: Registro y Archivo de la documentacin generada (Y16)

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FACTORES DE RIESGO Externos Internos

EVENTOS 1) Incorporacin de personal sin el perfil necesario. 2) Cambios en las polticas de atencin al pblico. 3) Retiro de personal experimentado en el desarrollo de las operaciones.

Econmicos Polticos

Personal Procesos

4) Registro errneo de la documentacin generada por el rea Operativa A. 5) Prdida de informacin fsica relacionada con las operaciones realizadas. 6) Cambios en las regulaciones operativas por el rgano Rector. 7) Demoras en el registro de las operaciones. 8) Adulteracin de la documentacin interna generada. 9) Extraccin de documentacin fsica de los archivos sin que exista registro del funcionario solicitante ni del rea a que pertenece.

rea o Unidad Proceso

: Compras y Contrataciones (X2)

: Contrataciones de Consultoras (Y3)


EVENTOS 1) Recortes presupuestarios que afectan la contratacin de consultoras. 2) Cambios en las normas locales aplicables. 3) Personal del rea de Compras y Contrataciones involucrado en Investigaciones por fraudes en las operaciones del sector.

FACTORES DE RIESGO Externos Internos

Econmicos Polticos

Personal Procesos Tecnologa

4) Prdida de confidencialidad sobre las ofertas que realizan los contratistas. 5) Adulteracin de la informacin ingresada al sistema de registro de las Compras y Contrataciones. 6) Retiro del personal experimentado en Compras y Contrataciones. 7) Contrataciones realizadas mediante procesos incompletos o con etapas incumplidas. 8) Influencia sindical sobre los miembros de las comisiones de adjudicacin. 9) Errores en la aplicacin del procedimiento para evaluar las propuestas de los contratistas. 10) Contrataciones inoportunas o con retrasos significativos.

rea o Unidad

: Recursos Humanos (X7)

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Proceso

: Reclutamiento y Seleccin del Personal (Y12)


EVENTOS 1) Reiteracin de errores en el procedimiento de seleccin del personal. 2) Documentacin adulterada sobre la formacin profesional y los antecedentes laborales de los postulantes. 3) Errores en el registro de la informacin personal presentada por cada postulante.

FACTORES DE RIESGO Externos Internos

Polticos

Procesos

4) Prdida de informacin relacionada con los antecedentes personales y profesionales de los postulantes. 5) Filtracin de informacin a los postulantes sobre las evaluaciones a realizar para confirmar sus aptitudes y conocimientos. 6) Influencia poltica o sindical sobre los miembros de las comisiones de seleccin. 7) Contrataciones inoportunas o con retrasos significativos. 8) Cambios negativos sobre las perspectivas salariales relacionadas con las bsquedas de personal. 9) Demanda de personal insatisfecha por el nivel de conocimientos solicitados.

Tecnolgicos

Personal

rea o Unidad Proceso

: Activos Fijos (X3)

: Conservacin y Custodia de Activos Fijos (Y5)


EVENTOS 1) Roturas de los activos fijos por mal uso por parte de los funcionarios. 2) Mantenimiento inoportuno de los activos fijos. 3) Prdida de informacin sobre la asignacin de los activos fijos al personal de la entidad.

FACTORES DE RIESGO Externos Internos

Condiciones Ambientales

Infraestructura Procesos

4) Incumplimiento sobre las polticas sobre el alcance del mantenimiento de los activos fijos. 5) Uso particular de los activos fijos de la entidad. 6) Retiro del personal experimentado en el control de los activos fijos. 7) Hurtos de activos fijos nuevos an no asignados al personal de la entidad. 8) Robos de activos fijos asignados al personal de las oficinas del interior del pas. 9) Escasez de repuestos para el mantenimiento del instrumental tcnico.

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rea o Unidad Proceso

: Planificacin y Control de Gestin (X5)

: Seguimiento del POA y del Presupuesto de la Entidad (Y9)

FACTORES DE RIESGO Externos Internos

EVENTOS 1) Realizacin de modificaciones presupuestarias sin efectuar los ajustes correspondientes al POA de la entidad. 2) Cambios en el procedimiento de seguimiento sin ajustar el software correspondiente. 3) Errores en la carga de datos sobre el cumplimiento de las operaciones en el perodo correspondiente.

Tecnolgicos

Procesos

4) Cambios en el personal clave responsable de las tareas de seguimiento del POA y del Presupuesto. 5) Errores en la proposicin de ajustes sobre los desvos detectados.

Personal Tecnologa

6) Prdida de la informacin acumulada en el sistema de seguimiento del POA. 7) Informacin errnea sobre el avance del POA de cada una de las reas administrativas y operativas de la entidad. 8) Errores de criterio en la consideracin de los porcentajes de avance sobre las operaciones realizadas. 9) Escasez de los insumos necesarios para el mantenimiento y las reparaciones del hardware utilizado para las actividades de Planificacin y Control de Gestin. 10) Cambios no autorizados sobre las prioridades para la ejecucin del POA.

D.2.

Nivel de Riesgos

El cuadro siguiente presenta una valoracin del riesgo inherente y su calificacin correspondiente considerando lo comentado en el punto 5.3. de esta Gua. A manera de ejemplo solo se han incluye la informacin de algunas reas o Unidades, los procesos relacionados y los eventos identificados junto con la valoracin del riesgo inherente correspondiente.

AREAS O UNIDADES

PROCESOS RELACIONADOS
Recepcin de denuncias y Reclamos de usuarios

EVENTOS IR
1) Prestacin de servicios en forma inoportuna 2) Quejas de los usuarios por atencion deficiente 3 3

RIESGO INHERENTE FO
3 3

NR
9 9

CALIF
MA MA

Atencion al Publico

Y1

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RIESGO INHERENTE AREAS O UNIDADES PROCESOS RELACIONADOS EVENTOS IR FO NR CALIF

3) Errores en la distribucin interna de las denuncias y reclamos. 4) Registro adulterado sobre las Denuncias registradas. 5)Perdida de datos ingresados con las Denuncias. 6) Retiro del personal experimentado. 7) Demanda excesiva de servicios. 8) Ingresos de datos parciales de las denuncias y reclamos recibidos. 1) Respuestas inoportunas. 2) Quejas de los usuarios por falta de respuestas. 3) Errores en el envi al destinatario de las respuestas elaboradas. 4) Registro errneo de las respuestas por denuncias y reclamos. 5) Perdida de datos ingresados y relacionados con las respuestas elaboradas. 6) Retiro del personal experimentado en atencin al pblico. 7) Incremento en el nmero promedio de denuncias y Reclamos de los usuarios. 8) Ingresos de datos parciales de las respuestas realizadas. 9) Modificaciones no autorizadas de la informacin registrada sobre Respuestas elaboradas. 10) Respuestas incorrectas sobre los reclamos recibidos. 1) Incorporacin de personal sin el perfil necesario. 2) Cambio en las polticas de atencin al pblico. X8 rea Operativa A Y16 Registro y Archivo de la documentacin general. 3) Retiro de personal experimentado en el desarrollo de las operaciones. 4) Registro errneo de la documentacin generada por el rea Operativa A. 5) Perdida de informacin fsica relacionada con las operaciones realizadas.

3 3 2 2 2 1 3 3 3 3

2 2 2 2 1 1 3 3 3 2

6 6 4 4 2 1 9 9 9 6

A A M M B MB MA MA MA A

X1

Atencin al Publico

Y2

Respuestas por Denuncias y Reclamos de los usuarios

2 2 2

2 2 2

4 4 4

M M M

2 3 3 3 3

2 3 3 3 2

4 9 9 9 6

M MA MA MA A

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AREAS O UNIDADES

PROCESOS RELACIONADOS

EVENTOS IR

RIESGO INHERENTE FO NR CALIF

6) Cambios en las regulaciones operativas por el rgano Rector. 7) Demoras en el registro de las operaciones. 8) Adulteracin de la documentacin interna generada. 9) Extraccin de documentacin fsica de los archivos sin que exista registro del funcionario solicitante ni del rea a que pertenece. 1) Recortes presupuestario que afecta la contratacin de consultoras. 2) Cambios en las normas locales aplicables. 3) Personal del rea de compras y contrataciones involucrado en Investigaciones por fraudes en las operaciones del sector. 4) Perdida de confidencialidad sobre las ofertas que realizan los contratistas. 5) Adulteracin de la informacin ingresada al sistema de registro de las Compras y Contrataciones. 6) Retiro del personal experimentado en Compras y Contrataciones. 7) Contrataciones realizadas mediante procesos incompletos o con etapas incumplidas. 8) Influencia sindical sobre los miembros de las comisiones de adjudicacin. 9) Errores en la aplicacin del procedimiento para evaluar las propuestas de los contratistas. 10) Contrataciones inoportunas o con retrasos significativos. 1) Reiteracin de errores en el procedimiento de seleccin del personal. X7 Recursos Humanos Y12 Reclutamiento y seleccin del Personal 2) Documentacin adulterada sobre la formacin profesional y los antecedentes laborales de los postulantes. 3) Errores en el registro de la informacin personal presentada por cada postulante.

2 2 2

2 2 1

4 4 2

M M MB

MB

3 3

3 3

9 9

MA MA

MA

3 3 3

3 2 2

9 6 6

MA A A

X2

Compra y Contrataciones

Y3

Contratacin de Consultoras

2 2 2

3 2 2

6 4 4

A M M

2 3

1 3

2 9

MA MA

MA

MA

10

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AREAS O UNIDADES

PROCESOS RELACIONADOS

EVENTOS IR 4) Prdida de informacin relacionada con los antecedentes personales y profesionales de los postulantes. 5) Filtracin de informacin a los postulantes sobre las evaluaciones a realizar para confirmar sus aptitudes y conocimientos. 6) Influencia poltica o sindical sobre los miembros de las comisiones de seleccin. 7) Contrataciones inoportunas o con retrasos significativos. 8) Cambios negativos sobre las perspectivas salariales relacionadas con las bsquedas de personal. 9) Demanda de personal insatisfecha por el nivel de conocimientos solicitados. 1) Roturas de los activos fijos por mal uso por partes de los funcionarios. 2) Mantenimiento inoportuno de los activos fijos. 3) perdida de informacin sobre la asignacin de los activos fijos al personal de la entidad. 4) Incumplimiento sobre las polticas sobre el alcance del mantenimiento de los activos fijos. 5) Uso particular de los activos fijos de la entidad. 6) Retiro del personal experimentado en el control de los activos fijos. 7) Hurtos de activos fijos nuevos aun no asignados al personal de la entidad. 8) Robos de activos fijos asignados al personal de las oficinas del interior del pas. 9) Escases de repuestos para el mantenimiento del instrumental tcnico. 1) Realizacin de modificaciones presupuestarias sin efectuar las ajustes correspondientes al POA de la entidad
3

RIESGO INHERENTE FO
2

NR
6

CALIF A

2 2

2 2

4 4

M M

B MA MA

3 3

3 3

9 9

MA

X3

Activos Fijos

Y5

Conservacin y Custodia de Activos Fijos

3 2

2 2

6 4

A M M

MB

MA

X5

Planificacin y Control de Gestin

Y9

Seguimiento del POA del Presupuesto de la 2) Cambios en el procedimiento de Entidad seguimiento sin ajustar el software correspondiente.

MA

11

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AREAS O UNIDADES

PROCESOS RELACIONADOS

EVENTOS
3) Errores en la carga de datos sobre el cumplimiento de las operaciones en el periodo correspondiente. 4) Cambios en el personal clave responsable de las tareas de seguimiento del POA y del presupuesto. 5) Errores en la proposicin de ajustes sobre los desvos detectados. 6) Prdida de la informacin acumulada en el sistema de seguimiento del POA. 7) Informacin errnea sobre el avance del POA de cada una de las reas administrativas y operativas de la entidad. 8) Errores de criterio en la consideracin de los porcentajes de avance sobre las operaciones realizadas. 9) Escasez de los insumos necesarios para el mantenimiento y las reparaciones del hardware utilizado para las actividades de Planificacin y control de Gestin. 10) Cambios no autorizados sobre las prioridades para la ejecucin del POA.

RIESGO INHERENTE IR FO NR CALIF

MA

3 3

2 2

6 6

A A

2 2

2 1

4 2

M B

E.

PROCESOS Y REAS O UNIDADES DE MAYOR RIESGO

A continuacin se presenta un resumen de la informacin en forma de cuadro que incluye la cantidad de riesgos y su calificacin a efectos de facilitar la identificacin de los procesos y las reas o Unidades de mayor riesgo para la entidad.

E.1.

Cantidad de riesgos por Proceso y rea o Unidad

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 5.3 de esta Gua.

12

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AREAS O UNIDADES

PROCESOS ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS


Y1 Y2 Y3 Y4 Y5 Y6 Y7 Y8 Y9 Y10 Y11 Y12 Y13 Y14 Y15 Y16 Y17 Y18 Y19 Y20 Y21 Recepcion de Denuncias Reclamos de usuarios. Recepcion de Denuncias Reclamos de usuarios. Contrataciones de Consultoria. Alta y Baja de Activos Fijos Conservacion y Custodia de Activos Fijo. Programacion Financiera. Emisin de rdenes de Pago. Formulacin del POA y del Presupuesto de la Entidad. Seguimiento del POA y del Presupuesto de la Entidad. Ingresos y Consumos de Almacenes. Proteccion fisica y control de inventario. Reclutamiento y Selecciones del Personal. Contratacin de Personal con Plazo Determinado. Retiro o Baja del Personal. Autorizacion de Operaciones. Registro o Baja del Personal. Autorizacion de Operaciones. Autorizacion de Operaciones. Registro y Archivo de la Documentacion. Ejecucin de Operacin. Emision de Informes periodicos.

CANTIDAD DE RIESGOS MA A
2 2 3 1 2 1 1 2 3 2 1 2 0 3 1 2 0 1 2 2 1

M
2 5 2 2 2 2 0 3 3 2 0 3 3 2 1 2 0 1 2 1 2

B
1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

MB
1 0 0 0 1 1 1 1 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 1 1 1

X1 X1 X2 X3 X3 X4 X4 X5 X5 X6 X6 X7 X7 X7 X8 X8 X8 X9 X9 X9 X10

Atencion al publico Atencion al publico Compras y Contrataciones Activos Fijos Activos Fijos Tesoreria Tesoreria Planificacion y Control de Gestiones Planificacion y Control de Gestiones Almacenes Almacenes Recursos Humanos Recursos Humanos Recursos Humanos Area Operativa A Area Operativa A Area Operativa A Area Operativa B Area Operativa B Area Operativa B Area Operativa C

2 3 4 1 3 2 1 1 3 2 1 3 1 1 1 3 1 2 1 1 1

E.2.

Jerarqua de Procesos y reas o Unidades segn cantidad de riesgos

El cuadro siguiente totaliza la cantidad de riesgos presentada en el cuadro D.1. precedente y ordena de mayor a menor dichas cantidad constituyen una jerarqua de Procesos y reas o Unidades riesgosas.

13

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AREAS O UNIDADES
Compras y Contrataciones Planificacion y Control de Gestion Atencion al Publico Recursos humanos Area Operativa A activos Fijos Atencion al Publico Almacenes Tesoreria Area Operativa B Recursos humanos Planificacion y Control de Gestion Area Operativa B Area Operativa B Area Operativa C activos Fijos Area Operativa A Almacenes Tesoreria Recursos humanos Area Operativa A Y3 Y9 Y2 Y12 Y16 Y5 Y1 Y10 Y6 Y18 Y14 Y8 Y19 Y20 Y21 Y4 Y15 Y11 Y7 Y13 Y17

PROCESOS ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS


Contratacion de Consultorias Seguimiento del POA y del Presupuesto de la entidad Respuestas por Denuncias y Reclamos de los usuarios Reclutamiento y Seleccin del personal Registro y Archivo de la documentacion generada Conservacion y Custodia de Activos Fijos Recepcion de Denuncias y Reclamos de usuarios Ingresos y Consumos de Almacenes Programacion Financiera Autorizacion de Operaciones Retiro o Baja del Personal Formulacin del POA y del Presupuesto de la Entidad Registro y Archivo de la documentacion Ejecucion de Operaciones Emision de Informes periodicos Altas y Bajas de Activos Fijos Autorizacion de Operaciones Proteccion fisica y control de inventarios Emision de Ordenes de Pago Contratacion de Personal con Plazo Determinado Ejecucion de Operaciones

CANTIDAD DE RIESGOS MA
4 3 3 3 3 3 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

A M B
3 3 2 2 2 2 2 2 1 1 3 2 2 2 1 1 1 1 1 0 0 2 3 5 3 2 2 2 2 2 1 2 3 2 1 2 2 1 0 0 3 0 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

MB
0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 1 0 0

Total
10 10 10 9 9 9 8 8 7 6 8 8 7 6 6 5 4 4 4 5 2

X2 X5 X1 X7 X8 X3 X1 X6 X4 X9 X7 X5 X9 X9 X10 X3 X8 X6 X4 X7 X8

ESOS ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS

F.

ESTRATEGIA DE LA UAI

La estrategia de la UAI debe cubrir todas las reas o Unidades ms riesgosas de la entidad y sus procesos ordenados por prioridades segn su nivel de riesgos considerado lo comentado en el punto 5.5. de esta Gua.

14

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F.1.

Objetivos Estratgicos de la UAI

Los siguientes enunciados constituyen ejemplos de objetivos estratgicos:

Contribuir al mejoramiento de los controles de las reas que presentan los riesgos ms altos de la
entidad a travs de recomendaciones con valor agregado.

Fortalecer el proceso de gestin de riesgos de la entidad mediante evaluaciones peridicas


procurando el mejoramiento continuo mediante tareas de asesoramiento y aseguramiento.

Procurar el perfeccionamiento de los manuales y reglamentos internos de la entidad con


recomendaciones para la incorporacin formal de los controles necesarios.

Asesorar a la mxima autoridad de la entidad y a los responsables jerrquicos de las operaciones para
incrementar el autocontrol y la autoevaluacin.

F.2.

Formulacin de la Estrategia de la UAI

La siguiente formulacin de estrategia para la UAI es un ejemplo que podr ser considerado con los ajustes que se consideren pertinentes segn las circunstancias:

La UAI realizar actividades de aseguramiento y asesoramiento sobre las reas o unidades priorizadas segn la calificacin de sus riesgos en orden decreciente comenzando por las reascon riesgos muy altos. Entre dos o ms reas o unidades con igual cantidad de riesgos muy altos, se priorizar al rea con mayor cantidad de riesgos altos. Anualmente se deber examinar al menos el 25% de los procedimientos administrativos u operativos que presentan riesgos sobre las reas o unidades priorizadas. Al mismo tiempo, se verificar continuamente la efectividad de los controles internos y peridicamente se efectuarn seguimientos a las recomendaciones que permitan comprobarla implantacin de las mejoras propuestas y aceptadas por la entidad. Las evaluaciones mencionadas precedentemente, sern realizados comenzando por las reas o unidades ms riesgosas hasta llegar, en el ltimo ao del perodo estratgico, a las reas o unidades con bajo nivel de riesgo. Mensualmente se realizarn seguimientos a las recomendaciones de las reas ms riesgosas procurando verificar con mayor oportunidad la implementacin de las acciones comprometidas, y las recomendaciones relacionadas con otras reas de menor riesgo tendrn un seguimiento en forma trimestral.

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F.3 Priorizacin de reas, Unidades y Procesos Para esta informacin se debe considerar lo comentado en el punto 5.5 de esta Gua y los resultados obtenidos segn el cuadro D.2. precedente:

AO

AREAS O UNIDADES

PROCESOS ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS

X2 X1 1 X7 X8 X3 X5 X6 X4 2 X9 X7 X5 X9 3 X10 X3 X8 X6 4 X4 X7 X8

Compras y Contrataciones Atencion al Publico Recursos Humanos Area Operativa A Activos Fijos Planificacion y Control de Gestion Almacenes Tesoreria Area Operativa B Recursos Humanos Planificacion y Control de Gestion Area Operativa B Area Operativa C Activos Fijos Area Operativa A Almacenes Tesoreria Recursos Humanos Area Operativa A

Y3 Y1 Y2 Y12 Y16 Y5 Y9 Y10 Y6 Y18 Y14 Y8 Y19 Y20 Y21 Y4 Y15 Y11 Y7 Y13 Y17

Contratacion de Consultorias Recepcion de Denuncias y Reclamos de usuarios Respuestas por Denuncias y Reclamos de los usuarios Reclutamiento y Seleccin del Personal Registro y Archivo de la documentacion generada Conservacion y Custodia de Activos Fijos Seguimiento del POA y del Presupuesto de la Entidad Ingresos y Consumos de Almacenes Programacion Financiera Autorizacion de Operaciones Retiro o Baja del Personal Formulacin del POA y del Presupuesto de la Entidad Registro y Archivo de la documentacion Ejecucion de Operaciones Emision de Informes periodicos Altas y Bajas de Activos Fijos Autorizacion de Operaciones Proteccion fisica y control de inventarios Emisin de rdenes de Pago Contratacin de Personal con Plazo Determinado Ejecucion de Operaciones

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PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

Nombre de la Entidad:

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

Ao 2011

Jefe de la Unidad de Auditora Interna:

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G.

OBJETIVO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA UAI

El objetivo principal del POA-UAI es la determinacin de las actividades que se realizarn durante la gestin en consistencia con el PG-UAI, estimando las fechas de inicio y finalizacin de cada una de ellas a efectos de facilitar la asignacin de tareas a los auditores internos y el control posterior sobre su cumplimiento.

H.

NORMATIVIDAD PARA LA ELABORACIN DEL POA-UAI

La elaboracin del POA-UAI ha considerado las siguientes leyes y normas aplicables: Ley Orgnica del TSC. Reglamento a la Ley Orgnica del TSC. Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Pblicos. Marco Rector para la Auditora Interna del Sector Pblico. Gua de Organizacin y Funcionamiento de las Unidades de Auditora Interna. Gua para la Elaboracin del Plan General y del Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditora Interna.

I.

INFORMACIN INSTITUCIONAL

El POA-UAI debe incluir la siguiente informacin: Organigrama de la entidad. Tipo de entidad (Administracin Central o Descentralizada). Antecedentes legales de creacin (Ley Orgnica y modificaciones u otras disposiciones legales). Misin de la entidad. Actividad Principal. Total del ltimo Presupuesto de Egresos aprobado para la entidad. Cantidad total y actual de Recursos Humanos de la entidad. Objetivos de Gestin de la entidad del ao en curso y del ao que se est programando.

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J.

PERSONAL TCNICO DE LA UAI

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.5. de esta Gua:

Nombre y Apellidos

Perito Profesin Mercantil y CP Perito Puesto

Aos de experiencia en auditoria Sector Sector Pblico Privado 8 4 5 5 5 6 4 4 3 4 4 1 1 1 1 2 1 2 0 2 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0

Fecha de incorporacin Fecha de incorpo02/02/2008 racin 10/10/2009 22/04/2009 15/06/2009 16/08/2009 19/01/2007 24/10/2009 08/03/2009 04/04/2010 01/06/2006 29/11/2006 09/06/2010 03/03/2010 19/05/2010 12/04/2010

Contratacin

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Jorge Surez Carlos Lpez Luis Gonzlez Daniel Fimus Julia Paids Carla Noris Ins Garca Mauro Rosales Alfredo Mirs

Profesin Puesto Lic en Contad Mercantil No Jefe de UAI y Si CP Lic en Adm SubJefe Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Perito Merc Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Supervisor Jefe de Eq Jefe de Eq Jefe de Eq Aud Aux A Aud Aux A Aud Aux A Aud Aux B Aud Aux B Aud Aux C Aud Aux C Aud Aux C Aud Aux C

Carcter Vto de la Permanente Contratacin Si Si Si Si

Si
Si No Si Si No Si Si Si Si No 30/06/2011 30/06/2011 30/06/2011

10 Norma Martn 11 Juan Valdz 12 Andrs Llanos 13 Iris Canudas 14 Solange Ruiz 15 Gabriel Valle

K.

OBJETIVOS DE GESTIN DE LA UAI

Esta informacin ha sido comentada en el punto 7.9.1. de esta Gua. Dichos objetivos o metas para el ao que se est programando deben estar cuantificados considerando el cronograma de actividades correspondiente. Algunos ejemplos de objetivos o metas para la UAI son los siguientes:

Un informe de Auditora Financiera sobre la razonabilidad de los Estados Financieros preparados por la entidad al 31/12/xx. Cuatro informes de seguimiento a las recomendaciones correspondientes a los trimestres cerrados al: 31/03/xx; 30/06/xx; 30/09/xx y 31/12/xx.

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Un informe de Auditora de Gestin sobre las operaciones de compras por el perodo 01/07/xx 31/12/xx. Un informe de Auditora de Tecnologa de Informacin sobre los controles diseados y su funcionamiento para el sistema informtico de control de personal (entradas y salidas de la entidad) por el perodo 01/03/xx al 30/06/xx. Un informe de Auditora de Cumplimiento Legal sobre las contrataciones de consultores realizadas en el perodo 01/02/xx al 31/07/xx. Un informe de Auditora de Cumplimiento Legal sobre la contratacin para la adquisicin de licencias de software realizada durante el primer trimestre del ao xxxx.

L.

ACTIVIDADES PROGRAMABLES

La informacin sobre las actividades programables ha sido comentada en el punto 7.7. de esta Gua. No obstante, cabe destacar que existen actividades predefinidas que se deben desarrollar recurrentemente todos los aos como la auditora de los estados financieros, la evaluacin del proceso del control interno y el seguimiento de las recomendaciones. rea o Unidad Proceso : Atencin al Pblico (X1)

: Recepcin de Denuncias y Reclamos de los Usuarios (Y1)


OBJETIVOS IMPLCITOS

OPERACIONES

EVENTOS

ACTIVIDADES

Operacionales

Informacin

Cumplimiento

1) Prestacin de Servicios en forma inoportuna. a) Ingreso de las Denuncias y los Reclamos en las aplicaciones informticas relacionadas con el Proceso de Atencin al Pblico. b) Derivacin interna de las Denuncias y los Reclamos recibidos. 2) Quejas de los usuarios por atencin deficiente. 3) Errores en la distribucin interna de las denuncias y reclamos. 4) Registros adulterados sobre las Denuncias registradas. 5) Prdida de datos ingresados relacionados con las Denuncias. 6) Retiro del personal experimentado. 7) Demanda excesiva de servicios. 8) Ingreso de datos parciales de las denuncias y reclamos recibidos. X X Auditorias de TI

rea o Unidad

: Atencin al Pblico (X1)


20

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Proceso

: Respuestas por Denuncias y Reclamos de los Usuarios (Y2)


OBJETIVOS IMPLCITOS ___________________

OPERACIONES

EVENTOS

ACTIVIDADES

Operacionales

Informacin

Cumplimiento

1) Respuestas inoportunas. 2) Quejas de los usuarios por falta de respuestas. a) Anlisis de los motivos de las denuncias y reclamos recibidos. b) Elaboracin de respuestas. c) Gestin interna para dar solucin a los reclamos. d) Registro de respuestas por Denuncias y Reclamos en el sistema de Gestin. 3) Errores en el envo al destinatario de las respuestas elaboradas. 4) Registro errneo de las respuestas por denuncias y reclamos. 5) Prdida de datos ingresados y relacionados con las Respuestas elaboradas. 6) Retiro del personal experimentado en atencin al pblico. 7) Incremento en el nmero promedio de Denuncias y Reclamos de los usuarios. 8) Ingreso de datos parciales de las respuestas realizadas. 9) Modificaciones no autorizadas de la informacin registrada sobre Respuestas elaboradas. 10) Respuestas incorrectas sobre los reclamos recibidos. X X Auditorias

de TI

rea o Unidad Proceso

: Compras y Contrataciones (X2)

: Contratacin de Consultoras (Y3)


OBJETIVOS IMPLCITOS

OPERACIONES

EVENTOS Operacionales Informacin Cumplimiento

ACTIVIDADES

a) Elaboracin de trminos de referencia. b) Evaluacin de propuestas. c) Elaboracin de contratos. d) Evaluacin del cumplimiento contractual.

1) Recortes presupuestarios que afectan la Contratacin de consultoras. 2) Cambios en las normas locales aplicables. 3) Personal del rea de Compras y Contrataciones involucrado en Investigaciones por fraudes en las operaciones del sector. 4) Prdida de confidencialidad sobre las ofertas que realizan los contratistas. 5) Adulteracin de la informacin ingresada al sistema de registro de las Compras y Contrataciones. X X Auditorias de Cumplim.

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OBJETOS IMPLICITOS OPERACIONES EVENTOS 6) Registro del personal experimentado en compras y contrataciones. 7) contrataciones realizadas mediante procesos incompletos o con etapas incumplidas. 8) Influencia sindical sobre los miembros de las comisiones de adjudicacin. 9) Errores en la aplicacin del procedimiento para evaluar las propuestas de los contratistas. 10) Contratistas inoportunas o con retrasos significativos. Operacional es Informaci on Cumplimien ACTIVIDADE to S

rea o Unidad Proceso

: Activos Fijos (X3)

: Conservacin y Custodia de Activos Fijos (Y5)


OBJETIVOS IMPLCITOS

OPERACIONES

EVENTOS

ACTIVIDADES

Operacionales

Informacin

Cumplimiento

1) Roturas de los activos fijos por mal uso por parte de los funcionarios. a) Salvaguarda de Activos Fijos. b) Inspeccin peridica del estado de conservacin. c) Registro y saneamiento del derecho propietario. d) Mantenimiento, Reparacin y Mejoras. 2) Mantenimiento inoportuno de los activos fijos. 3) Prdida de informacin sobre la asignacin de los activos fijos al personal de la entidad. 4) Incumplimiento sobre las polticas sobre el alcance del mantenimiento de los activos fijos. 5) Uso particular de los activos fijos de la entidad. 6) Retiro del personal experimentado en el control de los activos fijos. 7) Hurtos de activos fijos nuevos an no asignados al personal de la entidad. 8) Robos de activos fijos asignados al personal de las oficinas del interior del pas. 9) Escasez de repuestos para el mantenimiento del instrumental tcnico. X X Auditorias de Cumplim.

rea o Unidad Proceso

: Planificacin y Control de Gestin (X5)

: Seguimiento del POA y del Presupuesto de la Entidad (Y9)


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OBJETIVOS IMPLCITOS OPERACIONES EVENTOS Operacionales Informacin Cumplimiento

ACTIVIDADES

1) Realizacin de modificaciones presupuestarias sin efectuar los ajustes correspondientes al POA de la entidad. 2) Cambios en el procedimiento de seguimiento sin ajustar el software correspondiente. a) Obtencin de informacin sobre el avance del POA y el PTO. b) Evaluacin de Resultados alcanzados. c) Proposicin de medidas correctivas. d) Ajustes a la Programacin Operativa Anual. 3) Errores en la carga de datos sobre el cumplimiento de las operaciones en el perodo correspondiente. 4) Cambios en el personal clave responsable de las tareas de seguimiento del POA y del Presupuesto. 5) Errores en la proposicin de ajustes sobre los desvos detectados. 6) Prdida de la informacin acumulada en el sistema de seguimiento del POA. 7) Informacin errnea sobre el avance del POA de cada una de las reas administrativas y operativas de la entidad. 8) Errores de criterio en la consideracin de los porcentajes de avance sobre las operaciones realizadas. 9) Escasez de los insumos necesarios para el mantenimiento y las reparaciones del hardware utilizado para las actividades de Planificacin y Control de Gestin. 10) Cambios no autorizados sobre las prioridades para la ejecucin del POA. X X de TI Auditorias de Gestin

Auditorias

rea o Unidad Proceso

: Recursos Humanos (X7)

: Reclutamiento y Seleccin del Personal Y12)


OBJETIVOS IMPLCITOS

OPERACIONES

EVENTOS

ACTIVIDADES

Operacionales

Informacin

Cumplimiento

a) Elaboracin de trminos de referencia. b) Evaluacin de postulantes. c) Elaboracin y plazos

1) Reiteracin de errores en el procedimiento de Seleccin del personal. 2) Documentacin adulterada sobre la formacin profesional y los antecedentes laborales de los postulantes. X X

Auditorias Cumplim.

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OBJETOS IMPLICITOS OPERACIONES EVENTOS 3) Errores en el registro de la informacin personal presentada por cada postulante. 4) Perdida de informacin relacionada con los antecedentes personales y profesionales de los postulantes. 5) Filtrados de informacin a los postulantes sobre las evaluaciones a realizar para confirmar sus aptitudes y conocimientos. d) 6) Influencia poltica o sindical sobre lo miembros de las comisiones de seleccin. 7) Contrataciones inoportunas o con retrasos significativos. 8) Cambios negativos sobre las perspectivas salariales relacionadas con las bsquedas de personal. 9) Demanda de personal insatisfecha por el nivel de conocimientos solicitados. Operacionale Informaci s on Cumplimiento ACTIVIDADES

rea o Unidad Proceso

: rea Operativa A (X8)

: Registro y Archivo de la documentacin generada (Y16)

OBJETIVOS IMPLCITOS OPERACIONES EVENTOS Operacionales Informacin Cumplimiento

ACTIVIDADES

1) Incorporacin de personal sin el perfil necesario. a) Ingreso de la informacin operativa. b) Validacin de la informacin ingresada. c) Archivo de la documentacin registrada. 2) Cambios en las polticas de atencin al pblico. 3) Retiro de personal experimentado en el desarrollo de las operaciones. 4) Registro errneo de la documentacin generada por el rea Operativa A. 5) Prdida de informacin fsica relacionada con las operaciones realizadas. 6) Cambios en las regulaciones operativas por el rgano Rector. 7) Demoras en el registro de las operaciones. X X

Auditorias de Gestin

24

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OBJETOS IMPLICITOS OPERACIONES EVENTOS Operacionales Informacin Cumplimiento ACTIVIDADES

8) Adulterada de la documentacin interna generada. 9) Extraccin de documentacin fsica de los archivos sin que existan registros del funcionario solicitante ni del rea q que pertenece.

rea o Unidad Proceso

: Todas las reas o Unidades relacionadas

: Los procesos correspondientes a las reas o Unidades relacionadas

Las actividades programables para las operaciones que se mencionan a continuacin, son obligatorias para todos los aos independientemente de su nivel de riesgos de los procesos y las reas o Unidades correspondientes.
OBJETIVOS IMPLCITOS OPERACIONES Operacionales Informacin Cumplimiento ACTIVIDADES

a) Ingreso de datos. b) Validacin del registro. c) Generacin de reportes. d) Anlisis peridico y ajustes. Operaciones de los procesos administrativos y operativos de la entidad.

Auditora Financiera

Eval Control Interno

a) Identificacin de Recomendaciones vencidas segn Planes de Accin. b) Obtencin de informacin sobre el nivel de implantacin. c) Confirmacin de la informacin obtenida. X X X Seguimiento a Recomendaciones

M.

PRIORIZACIN DE ACTIVIDADES

Para la priorizacin de actividades se debe considerar lo comentado en el punto 7.8. de esta Gua.

25

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rea o Unidad Proceso

: Atencin al Pblico (X1)

: Recepcin de Denuncias y Reclamos de los Usuarios (Y1) RIESGO INHERENTE IR FO NR CALIF RIESGO RESIDUAL Valor Calificacin

OPERACIONES

EVENTOS

CONTROLES

PRIORIDADES

1)Prestacin de a) Ingresos de las Servicios en forma Denuncias y los inoportuna Reclamos en las 2)Quejas de los aplicaciones Usuarios por informticas atencin deficiente relacionadas con 3)Errores en la el Proceso de distribucin interna Atencin al de denuncias y Publico reclamos b) Derivacin 4)Registros interna de las adulterados sobre Denuncias y los las Denuncias Reclamos registradas recibidos

3 3

3 3

9 9

MA MA ALTO BAJO TOLERABLE 7

Total

6 30

rArea o Unidad Proceso

: Compras y Contrataciones (X2)

: Contratacin de Consultoras (Y3) EVENTOS


1) Recortes presupuestarios que afectan la contratacin de consultoras. 2) Cambios en las normas locales aplicables. 3) Personal del rea de Compras y Contrataciones involucrado en Investigaciones por fraudes en las operaciones del sector. 4) Prdida de confidencialidad sobre las ofertas que realizan los contratistas. 5) Adulteracin de la informacin ingresada al sistema de registro de las Compras y Contrataciones. 6) Retiro del personal experimentado en RIESGO INHERENTE IR FO NR CALIF CONTRO- RIESGO RESIDUAL PRIORILES Valor Calificacin DADES

OPERACIONES

3 3

3 3

9 9

MA MA

a) Elaboracin de trminos de referencia. b) Evaluacin de propuestas. c) Elaboracin de contratos. d) Evaluacin del cumplimiento contractual.

MA

BAJO

ALTO

INACEPTABLE

MA

3 2

2 3

6 6

A A

26

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Acuerdo Ejecutivo No.002/2010

OPERACIONES

EVENTOS
Compras y Contrataciones. 7) Contrataciones realizadas mediante procesos incompletos o con etapas incumplidas. Total

RIESGO INHERENTE IR FO

CONTRO- RIESGO RESIDUAL PRIORILES NR CALIF Valor Calificacin DADES

6 54

rea o Unidad Proceso

: Activos Fijos (X3)

: Conservacin y Custodia de Activos Fijos (Y5)


RIESGO INHERENTE RIESGO RESIDUAL CONTROLES IR FO NR 1) Rotura de los activos fijos por mal uso por parte de los funcionarios CALIF Valor
Calificacin

OPERACIONES

EVENTOS

PRIORIDADES

MA

a) Salvaguarda de los Activos Fijos b) Inspeccin peridica del estado de conservacin c) Registro y saneamiento del derecho propietario d) Mantenimiento Reparacin y Mejoras

2) Mantenimiento inoportuno de los activos fijos 3) Perdida de informacin sobre la asignacin de los activos fijos 4) Incumplimiento sobre las polticas sobre el alcance del mantenimiento de los activos fijos 5) Uso particular de los activos fijos de la entidad Total

MA

BAJO 3 3 9 A

ALTO INACEPTABLE

6o.

6 39

rea o Unidad Proceso

: Planificacin y Control de Gestin (X5)

: Seguimiento del POA y del Presupuesto de la Entidad (Y9)

27

PLAN GENERAL Y POA DE LA UAI

Acuerdo Ejecutivo No.002/2010

RIESGO INHERENTE OPERACIONES EVENTOS


1) Realizacin de modificaciones presupuestarias sin efectuar los ajustes correspondientes al POA de la entidad 2) Cambios en el procedimiento de seguimiento sin ajustar el software correspondiente

RIESGO RESIDUAL CONTROLES Valor


Calificacin

IR FO NR

CALIF

PRIORIDADES

MA

MA

a) Obtencin de informacin sobre el avance del POA y el PTO. b) Evaluacin de resultados alcanzados c) Proposicin de mediadas correctivas d) Ajustes a la Programacin Operativo Anual

3) Errores en la carga de datos sobre el cumplimiento de las operaciones en el periodo correspondiente 4) Cambios en el personal clave responsable de las tareas de seguimiento del POA y del Presupuesto 5) Errores en la proposicin de ajustes sobre los desvos detectados 6) Perdida de la informacin acumulada en el sistema de seguimiento del POA 7) Informacin erronea sobre el avance del POA de cada una de las reas administrativas y operativas de la entidad

A BAJO ALTO INACEPTABLE 3o.

6 54

Total

rea o Unidad Proceso

: Recursos Humanos (X7)

: Reclutamiento y Seleccin del Personal Y12)

OPERACIONES a) Elaboracin de trminos de referencia

EVENTOS 1) Reiteracin de errores en el procedimiento de seleccin del personal

RIESGO INHERENTE IR FO NR CALIF

CONTROLES

RIESGO RESIDUAL Valor


Calificacin

PRIORIDADES

BAJO 3 3 9 IR MA FO NR CALIF

ALTO INACEPTABLE

4o.

28

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OPERACIONES b) Evaluacin de propuestas c) Elaboracin y plazos de los contratos d) Recontrataciones del personal

EVENTOS
2) Documentacion adulterada sobre la formacion profesional y los antecedentes de los postulantes 3) Errores en el registro de la informacion personal presentada por cada postulante 4) Perdida de informacion relacionada con los antecedentes personales y profesionales de los postulantes 5) Filtracion de informacion a los postulantes sobre las evaluaciones a realizar para confirmar sus aptitudes y conocimientos 6) Influencia politica o sindical sobre los miembros de las comisiones de seleccion

RIESGO INHERENTE IR FO NR CALIF

CONTROLES

RIESGO RESIDUAL Valor


Calificacion

PRIORIDADES

MA

6 45

Total

rea o Unidad: Operativa A (X8) Proceso : Registro y Archivo de la documentacin generada (Y16)

RIESGO INHERENTE OPERACIONES a) Ingreso de la informacion operativa b) Validacin de la informacion ingresada c) Archivo de la documentacin registrada EVENTOS 1) Incorporacin de personal sin el perfil necesario 2) Cambios en las polticas de atencin al publico 3) Retiro de personal experimentado en el desarrollo de las operaciones IR FO NR CALIF CONTROLES

RIESGO RESIDUAL Valor Calificacion PRIORIDADES

MA BAJO ALTO INACEPTABLE 5o.

MA

MA

29

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OPERACIONES

EVENTOS
4) Registro errneo de la documentacin generada por el rea Operativa A. 5) Prdida de informacin fsica relacionada con las operaciones realizadas. Total

RIESGO INHERENTE IR FO

CONTRO- RIESGO RESIDUAL PRIORILES NR CALIF Valor Calificacin DADES

6 39

rea o Unidad : rea Operativa A (X8) Proceso : Registro y Archivo de la documentacin generada (Y16) EVENTOS
1) Realizacin de modificaciones presupuestarias sin efectuar los ajustes correspondientes al POA de la entidad. 2) Cambios en el procedimiento de seguimiento sin ajustar el software correspondiente. 3) Errores en la carga de datos sobre el cumplimiento de las operaciones en el perodo correspondiente. 4) Cambios en el personal clave responsable de las tareas de seguimiento del POA y del Presupuesto. 5) Errores en la proposicin de ajustes sobre los desvos detectados. 6) Prdida de la Informacin acumulada en el sistema de seguimiento del POA. RIESGO INHERENTE IR FO NR CONTRO- RIESGO RESIDUAL LES Valor Calificacin CALIF PRIORIDADES

OPERACIONES

MA

a) Obtencin de informacin sobre el avance del POA y el PTO. b) Evaluacin de Resultados alcanzados. c) Proposicin de medidas correctivas. d) Ajustes a la Programacin Operativa Anual.

MA

BAJO 3 3 9 MA

ALTO

INACEPTABLE

MA

30

PLAN GENERAL Y POA DE LA UAI

Acuerdo Ejecutivo No.002/2010

_____ ____________

OPERACIONES

EVENTOS
7) Informacin errnea sobre el avance del POA de cada una de las reas administrativas y operativas de la entidad. Total

RIESGO INHERENTE IR FO

CONTRO- RIESGO RESIDUAL PRIORILES NR CALIF Valor Calificacin DADES

6 54

N.

CLCULO DEL TIEMPO DISPONIBLE

El clculo del tiempo disponible parte de los das totales para establecer los das hbiles y posteriormente determinar los das efectivos que se podrn utilizar para el desarrollo de las actividades programadas y no programadas considerando lo establecido en el punto 7.9. de esta Gua.

N.1.

Das Laborables

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.9.1. de esta Gua: 2011


SABADOS Y DOMINGOS 9 8 8 9 8 8 10 8 8 10 8 8 102 1 10 1 3 3 1 FERIADOS 1 DIAS HABILES 21 20 23 18 22 22 21 23 21 18 22 22 253

MES

DIAS TOTALES 31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31 365

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTALES

31

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N.2.

Das Efectivos

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.9.2. de esta Gua:


Das HBILES 253 253 253 253 253 253 253 TIEMPO TOTAL 253 253 253 759 759 506 1.012 3.795 VACACIONES 10 15 12 25 20 30 20 132 CAPACITACIN 10 10 10 30 30 20 40 150 100 LABORES ADM 50 50 DAS EFECTIVOS 183 178 231 704 709 456 952 3.413

AUDITORES Jefe de UAI Sub-Jefe Supervisor 3 Jefes de equipo 3 Auditores A 2 Auditores B 4 Auditores C TOTALES

O.

ESTIMACIN DE TIEMPOS

La estimacin de tiempos de cada actividad debe considerar los aspectos mencionados en el punto 7.10. de esta Gua.

O.1.

Distribucin de Tiempos entre las Actividades

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.10.1. de esta Gua:


ACTIVIDADES Total das efectivos Actividades Programadas Auditora Financiera Auditoras de Gestin Auditoras de Cumplimiento Auditorias de TI Evaluaciones del Control Interno Seguimientos a Recomendaciones Actividades no Programadas TOTALES 20% 100% 80% % DAS EFECTIVOS 3.413 2.730 570 590 360 280

510
420 683 3.413

32

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O.2.

Cronograma de Actividades
Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.10.2. de esta Gua:

FECHAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS DIAS EFECTIVOS Inicial Final ENE FEB MAR ABR MAY

MESES JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Audiroria Financiera Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Cumplim. Auditorias de Cumplim. Auditorias de Cumplim. Auditorias de TI Auditorias de TI Eval Control Interno Seguimiento a Recom

570

570 140

03-ene 01-feb 01-may 01-ago 01-ene 01-abr 01-sep 01-mar 01-jun 02-ene 02-ene

31-mar 31-mar 30-jun 10-dic 28-feb 31-may 31-oct 30-abr 31-ago 20-dic 20-dic

590

140 140 120

360

120 120 80 200

280 510 420

510 420

TOTALES

2.730

2.730

P.

ACTIVIDADES A REALIZAR E INDICADORES DE DESEMPEO

Esta informacin constituye un resumen de las actividades a desarrollar considerando el cronograma presentado en punto precedente y la naturaleza de las actividades identificadas en el punto 7.7. Actividades Programables. Los indicadores estndar facilitan el control y el seguimiento sobre el desempeo de la UAI.

33

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ACTIVIDADES A REALIZAR
NATURALEZA OBJETIVOS DE CADA ACTIVIDAD OBJETIVOS DE CADA ACTIVIDAD ALCANCE TEMPORAL ALCANCE TEMPORAL DIAS EFECTIVOS FECHAS ESTIMADAS INDICADORES ESTNDAR

NATURALEZA REA: CONTABILIDAD

DIAS INICIO FINAL EFECTIVOS

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMIA LPS

PROCESO: REGISTRO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS a) Determinar el nivel de confiabilidad de la informacin financiera de la entidad. Auditora Financiera b) Verificar el cumplimiento legal y normativo de las operaciones realizadas por la entidad. Logro de los Objetivos de objetivos de la actividad 03-ene 31-mar la actividad ----------------en el tiempo 570 das establecido efectivos (31.03.2010)

Al 31.12.2010

570

721.812

REA: PLANIFICACIN Y CONTROL DE GESTIN PROCESO: SEGUIMIENTO DEL POA Y DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD Establecer la eficacia logrado sobre la ejecucin del POA de la entidad. Logro de los Objetivos de objetivos de la actividad 01-feb 31-mar la actividad ----------------en el tiempo 140 das establecido efectivos (31.03.2010)

Auditorias de Gestin

Al 31.12.2010

140

209.792

REA: REA OPERATIVA A PROCESO: REGISTRO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN GENERADA Determinar el nivel de eficiencia y economicidad del proceso de archivo del rea Operativa A. Perodo 01.04.2010 31.03.2011 Logro de los Objetivos de objetivos de la actividad 140 01-may 30-jun la actividad ----------------en el tiempo 140 das establecido efectivos (30.06.2010)

Auditorias de Gestin

220.144

REA: PLANIFICACIN Y CONTROL DE GESTIN PROCESO: SEGUIMIENTO DEL POA Y DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD Determinar el nivel eficacia, eficiencia y economicidad de la gestin actual de la entidad. Perodo 01.01.2011 30.06.2011 Logro de los Objetivos de objetivos de la actividad 01-ago 10-dic la actividad ----------------en el tiempo 310 das establecido efectivos (10.12.2010)

Auditorias de Gestin

310

449.530

REA: COMPRAS Y CONTRATACIONES PROCESO: CONTRATACIN DE CONSULTORAS 5 Auditoras de Cumplimiento Verificar el cumplimiento legal de las consultoras contratadas. Perodo 01.01.2010 31.12.2010 120 Logro de los Objetivos de 01-ene 28-feb objetivos de la actividad la actividad ----------------en el tiempo 120 das 183.541

34

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ACTIVIDADES A REALIZAR
NATURALEZA OBJETIVOS DE CADA ACTIVIDAD ALCANCE TEMPORAL FECHAS DIAS ESTIMADAS EFECTIVOS INICIO FINAL INDICADORES ESTNDAR EFICACIA establecido (28.02.2010) REA: RECURSOS HUMANOS PROCESO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DEL PERSONAL Verificar el cumplimiento legal de las contrataciones de personal. Perodo 01.01.2010 31.03.2011 Logro de los Opinar sobre objetivos de la 01-abr 31-may la actividad razonabilidad en el tiempo ----------------establecido 120 das (31.05.2010) efectivos EFICIENCIA efectivos ECONOMI A LPS

6 Auditoras de Cumplimiento.

120

184.259

REA: ACTIVOS FIJOS PROCESO: CONSERVACIN Y CUSTODIA Verificar el cumplimiento legal y normativo relacionado con la Conservacin y Custodia de las existencias de Activos Fijos. Perodo 01.07.2010 30.06.2011 Logro de los Objetivos de objetivos de la actividad 01-sep 31-oct la actividad ----------------en el tiempo 120 das establecido efectivos (31.10.2010)

7 Auditoras de Cumplimiento

120

187.438

REA: ATENCIN AL PBLICO PROCESOS: RECEPCIN DE DENUNCIAS Y RECLAMOS DE LOS USUARIOS, Y RESPUESTAS POR DENUNCIAS Y RECLAMOS Establecer la efectividad de los controles informticos incluidos en las aplicaciones informticas utilizadas para las operaciones de Atencin al Pblico. Logro de los Objetivos de objetivos de la actividad 01-mar 30-abr la actividad ----------------en el tiempo 80 das establecido efectivos (30.04.2010)

8 Auditorias de TI

Al 28.02.2011

80

111.250

REA: PLANIFICACIN Y CONTROL DE GESTIN PROCESO: SEGUIMIENTO DEL POA Y DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD a) Verificar la Confiabilidad, Integridad y Disponibilidad de la Informacin generada por el sistema informtico para el control de gestin de la entidad. b) Establecer la efectividad de las actividades de control diseadas para la aplicacin objeto de la auditora.

Logro de los Al 31.05.2011 200

Objetivos de 299.740

9 Auditorias de TI

01-jun 31-ago objetivos de la actividad la actividad ----------------en el tiempo 200 das establecido efectivos (31.08.2010)

35

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ACTIVIDADES A REALIZAR
NATURALEZA OBJETIVOS DE CADA ACTIVIDAD ALCANCE TEMPORAL FECHAS DIAS ESTIMADAS EFECTIVOS INICIO FINAL INDICADORES ESTNDAR EFICACIA EFICIENCIA ECONOMI A LPS

REA: TODAS LAS REAS O UNIDADES PROCESO: CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL Informes sobre la efectividad del proceso de CI al cierre de cada trimestre (31.03 30.06 - 30.09 - 20.12)

10 Evaluacin de Control Interno

Evaluar la efectividad del proceso de control interno para cada uno de sus cinco componentes.

Logro de los 510 02-ene 20-dic

Opinar sobre 627.420

objetivos de la la actividad razonabilidad en el tiempo ----------------establecido 510 das (20.12.2010) efectivos

REA: TODAS LAS REAS O UNIDADES CON PLANES DE ACCIN PROCESO: IMPLANTACIN DE RECOMENDACIONES Recomendaciones vencidas al cierre de cada trimestre del ao 2011 (31.03 30.06 - 30.09 - 20.12)

Establecer el nivel de 11 Seguimiento a Recomendaciones cumplimiento de la implantacin de las recomendaciones de auditora interna y externa.

420

Logro de los Objetivos de objetivos de la actividad 02-ene 20-dic la actividad ----------------en el tiempo 420 das establecido efectivos (20.12.2010)

524.175

TOTAL

2.730

3.719.100

Q.

EQUIPOS DE TRABAJO

Los equipos de trabajo pueden estar preestablecidos; no obstante, existe la posibilidad de armar equipos de trabajo al momento de instruir el inicio de una actividad determinada. Para realizar la asignacin de tiempos se debe considerar lo establecido en el punto 7.12. de esta Gua:

Q.1.

Asignacin de Actividades al Personal Tcnico

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.12.1. de esta Gua:

36

PLAN GENERAL Y POA DE LA UAI

Acuerdo Ejecutivo No.002/2010

DIAS ACTIVIDADEDS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Auditoria Financiera Auditorias de Gestion Auditorias de Gestion Auditorias de Gestion Auditorias de cumplimiento Auditorias de cumplimiento Auditorias de cumplimiento Auditorias de TI Auditorias de TI Evaluacion del Control Interno Seguimiento a Recomendaciones ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS TOTALES
JEFE DE UAI SUBJEFE SUPERVISOR JEFE DE EQUIPO AUDITORES AUXILIARES TOTAL

18 12 12 21 10 10 10 5 14 17 17 146 37 183

18 12 12 21 10 10 10 5 14 17 17 142 36 178

21 14 14 28 13 14 14 6 19 21 21 185 46 231

63 43 43 85 40 39 39 19 66 63 63 563 141 704

450 59 59 155 47 47 47 45 87 394 304 1.694 423 2.117

570 140 140 310 120 120 120 80 200 510 420 2.730 683 3.413

Q.2.

Apoyo de Especialistas

Se deber manifestar la decisin de la mxima autoridad de la entidad para materializar el apoyo de especialistas necesario considerando las alternativas establecidas en el punto 7.12.2. de esta Gua. Adicionalmente, se debe identificar la actividad programada que se desarrollar con el apoyo de especialistas.

R.

COSTO DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS

El costo de las actividades programadas se utilizar como parmetro para evaluar la economicidad de las actividades desarrolladas. No obstante, la determinacin de dicho costo debe ser considerado por el Jefe de la UAI para analizar la razonabilidad de los recursos asignados a cada actividad.

R.1.

Sueldos del Personal de la UAI

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.13.1. de esta Gua:

37

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NOMBRES Y APELLIDOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Jorge Surez Carlos Lpez Luis Gonzlez Daniel Fimus Julia Paids Carla Noris Ins Garca Mauro Rosales Alfredo Mirs

PUESTO Jefe de UAI Sub Jefe Supervisor Jefe de Eq Jefe de Eq Jefe de Eq Aud Aux A Aud Aux A Aud Aux A Aud Aux B Aud Aux B Aud Aux C Aud Aux C Aud Aux C Aud Aux C TOTAL

DAS EFECTIVOS MENSUAL 183 178 231 238 238 228 238 238 233 228 228 238 238 238 238 35.000 30.000 28.000 25.000 25.000 25.000 22.000 22.000 22.000 18.000 18.000 15.000 15.000 15.000 15.000

REMUNERACIN ANUAL 490.000 420.000 392.000 350.000 350.000 350.000 308.000 308.000 308.000 252.000 252.000 210.000 210.000 210.000 210.000 4.620.000 x DA EFECTIVO 2.678 2.360 1.697 1.471 1.471 1.535 1.294 1.294 1.322 1.105 1.105 882 882 882 882

10 Norma Martn 11 Juan Valds 12 Andrs Llanos 13 Iris Canudas 14 Solange Ruiz 15 Gabriel Valle

R.2.

Gastos de Pasajes y Viticos

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.13.2. de esta Gua:


PASAJES PUESTOS Jefe de Equipo Aud Aux A CIUDAD San Pedro Sula La Ceiba San Pedro Sula La Ceiba Jefe de Equipo Aud Aux A San Pedro Sula San Pedro Sula CANTIDAD DE VIAJES 2 2 2 2 2 2 VALOR UNITARIO 750 600 750 600 750 750 TOTAL 1.500 1.200 1.500 1.200 5.400 Aud de Gestin 1.500 1.500 3.000 Aud de Cumplim Jefe de quipo Aud Aux A San Pedro Sula San Pedro Sula 2 2 750 750 1.500 1.500 3.000 TOTALES 11.400 5 5 400 250 5 5 400 250 DAS DE ESTADA 5 3 5 3 VITICOS VALOR UNITARIO 400 400 250 250 TOTAL 2.000 1.200 1.250 750 5.200 2.000 1.250 3.250 2.000 1.250 3.250 11.700

ACTIVIDADES PROGRAMADAS Aud Financiera

38

PLAN GENERAL Y POA DE LA UAI

Acuerdo Ejecutivo No.002/2010

R.3.

Muebles y Equipo de Oficina

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.13.3. de esta Gua:

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA


DESCRIPCION CANTIDAD REQUERIDA 2 3 2 2 1 UNIDAD DE MEDIDA Un. Un. Un. Un. Un. COSTO UNITARIO LPS 3,000.00 10,000.00 7,000.00 20,000.00 10,000.00 COSTO TOTAL LPS 6,000.00 30,000.00 14,000.00 40,000.00 10,000.00

Escritorios Archivos vert, metlicos con seguridad Gabinete universal con tres divisiones Computadoras ( Desk tops) Impresora Laser

TOTALES

100,000.00

R.4

Costo Total Estimado de las Actividades

Esta informacin ha sido comentada en el cuadro 7.13.4. de esta Gua:

ACTIVIDADES PROGRAMADAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Auditoria Financiera Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Gestin Auditorias de Cumplim. Auditorias de Cumplim. Auditorias de Cumplim. Auditorias de TI Auditorias de TI Eval. Control Interno Seguimiento a Recomendaciones TOTALES

COSTO DEL PERSONAL LPS 711.212 209.792 220.144 443.280 183.541 184.259 181.188 111.250 299.740 627.420 524.175 3.696.000

GASTOS DE PASAJES LPS 5.400

GASTOS DE VIATICOS LPS 5.200

COSTO TOTAL LPS 721.812 209.792 220.144 449.530 183.541 184.259

3.000

3.250

3.000

3.250

187.438 111.250 299.740 627.420 524.175

11.400

11.700

3.719.100

39