TALLER 2

ANGIE CAROLINA SANCHEZ MEDINA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GESTIN DOCUMENTAL II ARMENIA 2014

TALLER 2

ANGIE CAROLINA SANCHEZ MEDINA

Docente LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica.

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA GESTIN DOCUMENTAL II GESTION DOCUMENTAL 2014

TABLA DE CONTENIDO

Contenido
INTRODUCCIN .............................................................................................................................. 4 OBJETIVOS ....................................................................................................................................... 5 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 5 OBJETIVOS ESPECFICOS .............................................................................................................. 5 DESARROLLO ....................................................................................................................................... 6 I. II. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas? ............................. 6 Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una organizacin? ...... 7

III. Explique en forma escrita y mediante imgenes o fotografas, cada uno de los procesos de la Gestin Documental con su definicin, normatividad y actividades. ......................................... 7 IV. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestin Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. 14 V. VI. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012. ................................ 16 Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. ...................................... 20

VII. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico) ......................................................................................................... 21 VIII. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.... 22

IX. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013 .......................................................................................................................... 23 CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 35 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS .......................................................................................... 36

INTRODUCCIN

La ley 594 del 2000 denominada Ley General de los Archivos busca la normalizacin de los procesos de gestin documental en las entidades publicas y aquellas privadas que por la capacidad de sus funciones presten algn servicio que deba ser evaluado de manera legal par ello esta ley tiene una serie de herramientas bsicas en cada proceso que nace desde la creacin del documento hasta su disposicin final.

Como futuros profesionales de ciencias de la informacin debemos no solo estar enfocados al rea de bibliotecologa si no debemos tener claro los conceptos bases sobre archivstica, en esta ocasin trataremos el tema del ciclo vital de los documentos y daremos una revisada a la normatividad que la regula. Veremos un marco terico bsico para comprender las tres edades o etapas que tienen los documentos que a diario manipulamos en nuestros lugares de labores diarias, estas etapas son decisivos en la ubicacin del archivo de trmite, central e histrico, as como los valores que tienen los documentos en cada fase, valores primarios tanto en el archivo de gestin, archivo de central y los valores secundarios en el archivo histrico para poder determinar su baja o conservacin permanente en el archivo. En esta ocasin veremos el anlisis de dos software en dos diferentes entidades sin embargo tambin encontramos que existen inconvenientes similares en los dos software a pezar de que sus formas de aplicacin son diferentes.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Adquirir conocimientos bsicos para conocer a la perfeccin el ciclo vital de los
documentos y conceptualizar sobre las fases de un programa de gestin documental por medio de la normatividad y actividades que en este suceden.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Conocer que es el ciclo vital de los documentos y sus etapas Tener claridad en los conceptos de un plan de gestin documental Conocer la normatividad que regula los procesos de gestin documental

DESARROLLO

I.

Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas?

Son las etapas por las que debe atravesar un documento desde su realizacin hasta su disposicin final, en las cuales se hace un determinado proceso de pendiendo de cada una de ellas. Primera fase encontramos el Archivo de Gestin o tambin llamado Archivo Activo, en el cual los documentos se encuentran vigentes y en trmite. En la segunda el Archivo Central o Semiactivo, en esta etapa los documentos ya han terminado con su propsito pero se tiene en esta etapa por un tiempo de precaucin. Tercera etapa tenemos el Archivo histrico e inactivo, donde reposaran los documentos que cuentan con un valor secundario y que son de gran importancia para la ciencia, historia, cultura etc.

II.

Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una organizacin?

La unidad de correspondencia es el lugar donde se recepcionan los documentos recibidos y enviados de una entidad y es primordial en toda organizacin ya que gracias a esta rea se lleva un debido orden y control a la informacin.

III.

Explique en forma escrita y mediante imgenes o fotografas, cada uno de los procesos de la Gestin Documental con su definicin, normatividad y actividades.

PRODUCCIN DOCUMENTAL DEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

ACTIVIDADES La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de

operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica

ACTIVIDADES Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. ACTIVIDADES La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos.

TRMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos administrativos, objeto dichos de trmites documentos

integran sus respectivas series documentales.

ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIN:Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos. ACTIVIDADES El conjunto de acciones

encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos

archivsticos de: clasificacin ordenacin documental. y descripcin

CONSULTA DE DOCUMENTOS: DEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. ACTIVIDADES: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin

contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS DEFINICIN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. ACTIVIDADES: En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas.

NORMATIVIDAD Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las entidades del Estado. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas" Circular No. 13 de 1999. Produccin documental: uso de tintas de escritura Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisicin de herramientas tecnolgicas de Gestin Documental. Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Artculo 24 de la Ley 594 de 2000 Acuerdo No. 048 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el Artculo 59 del captulo 7 Conservacin de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre conservacin preventiva, conservacin y restauracin Acuerdo No. 056 (05 de julio de 2000). Por el cual se desarrolla el artculo 45, Requisitos para la Consulta del captulo V, ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.

IV.

Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestin Documental y realice las respectivas observaciones al respecto.

Este Decreto es un avance para el pas en lo referente a la gestin documental, y permitir a las entidades pblicas que hacen parte del SistemaNacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acordecon las necesidades del pas, a partir de los cambios en aspectos normativos,tecnolgicos y de poltica pblica, que han impactado los procesos de gestin documental del Estado.

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades pblicas, en laadecuada gestin de los documentos pblicos, fsicos y electrnicos y en laobligacin de elaborar el Programa de Gestin Documental y la normalizacinde los Procesos Tcnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda loslineamientos para la Gestin Documental Electrnica en las Entidades elEstado.

La consideracin de cualquier tipo documental, incluyendo informacin en la nube, como documento de archivo, es decir, sujeto a control archivstico. La neutralidad tecnolgica impuesta a las Administraciones. Parece que termin la poca en la que se recomendaban ciertas marcas a las organizaciones, algo claramente contrario a los intereses del propio Estado. La obligatoriedad del Programa de Gestin Documental para todas las administraciones, que ya impuesto desde la Ley 594 en 2000, pero que hasta la fecha ha surtido poco efecto.

 Posibilidad de uso del soporte electrnico como evidencia para el archivo, algo que ya estaba regulado, pero que en los ltimos decretos del Gobierno se expone cada vez con mayor claridad y concrecin.

COMPARACIN DEL DECRETO 2609 DE 2012

Antes del decreto 2609/2012 Despus del decreto 2609/2012
PLANEACIN:Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, PRODUCCIN: Recepcin o generacin de documentos en legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin documental. RECEPCIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control de una Institucin que debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica PRODUCCIN: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso, formato y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados esperados. GESTIN Y TRMITE: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculacin a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la resolucin de los asuntos. ORGANIZACIN: Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

DISTRIBUCIN: Actividad del proceso de Gestin Documental, cuyo fin radica en garantizar que los documentos lleguen a su destinatario

TRMITE: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa

TRANSFERENCIA:Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases ORGANIZACIN:Proceso archivstico que consiste en el de archivo, verificando la estructura, la validacin del desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, formato de generacin, la migracin, refreshing, emulacin o ordenar y signar los documentos de una entidad. conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de preservacin y los metadatos descriptivos.

CONSULTA: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

DISPOSICIN DE DOCUMENTOS:Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental.

CONSERVACIN:Conjunto de medidas tomadas para PRESERVACIN A LARGO PLAZO:Conjunto de acciones garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser y estndares aplicados a los documentos durante su preventiva o de intervencin directa. gestin para garantizar su preservacin en el tiempo, Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los independientemente de su medio y forma de registro o documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los almacenamiento. atmosfricos. VALORACIN: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin temporal o definitiva).

DISPOSICIN FINAL: Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.

V.

Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.

EL SITEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

CAPITULO 1

Gestin de

Documentos
CAPITULO 2

Programa de Gestin Documental

Art.10. OBLIGATORIEDAD DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL: todas las entidades del Estado deben implementarlo el cual puede ser de Corto -Mediano Largo plazo Art 11. APROBACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL: Este debe ser aprobado por el Comit Administrativo- Comit Interno Archivo entidades de orden territorial. Art.12. PUBLICACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL: Debe ser publicado en la pgina Web de la entidad luego de 30 das de aprobado Art.13. ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL: Estos obedecen a los establecidos por el Archivo General de la Nacin y los que a su vez se consideren para anexar segn el AGN. Artu.14. PLAN DE CAPACITACIN: los planes de capacitacin para los PGD deben estar implementados en las entidades pblicas o privadas que cumplan funciones pblicas

CAPITULO 3

El Sistema de Gestin Documental

Art.16. GENERALIDADES :Organizar-Establecer-Ejecutar-Garantizar-MantenerPermitir y Facilitar- Preservar Art17. CARACTERISTICAS DE UN PGD: Conformidad-InteroperabilidadSeguridad-Meta descripcin-Adicin de Contenidos-Diseo y FuncionamientoGestin Distribuida-Disponibilidad y Acceso-Neutralidad Tecnolgica. Art.18. PRESERVACIN se debe DE DOCUMENTOS la EN AMBIENTES integridad,

ELECTRNICOS:

garantizar

autenticidad,

confidencialidad y la conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo

Art.20. INTEGRIDAD DE LA INFORMACIN EN LOS SISTEMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS.

CAPITULO 4

La Gestin de los Documentos Electrnico s de Archivo

Art.22ASPECTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR PARA LA ADECUADA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS: Autenticidad-IntegridadInalterabilidad-Fiabilidad-Disponibilidad y Conservacin, garantizando el valor durante su ciclo de vida.

Art.23.CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRNICO: Contenido estable, Forma documental fija, Vinculo archivstico, Equivalente funcional Art.27. FIABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS: Garantizar que el documento representacin completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carcter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades.

Art.29. REQUISITOS DE PRESERVACIN

Y CONSERVACION DE LOS

DOCUMENTOS ELECTRNICOS: se deben tener en cuenta los siguientes parmetros de conservacin: Se pueden conservar los documentos de archivo simultneamente en formato anlogo y digital de acuerdo a criterios jurdicos, restaurar y mantener la accesibilidad de copias, la conservacin de los documentos electrnicos de archivo deben considerar la preservacin en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoracin, vulnerabilidad y disponibilidad, Proteger la informacin y los datos

personales de conformidad con lo sealado en la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012. Art.30. METADATOS MNIMOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO: de Contenido, Estructura, Contexto. Art.31. USO DE MECANISMOS DE PROTECCION Y AUTENTICIDAD DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS: Los sistemas de gestin de documentos

electrnicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de proteccin como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrnicas y cualquier otro procedimiento informtico que se creen en el futuro. Art. 32. NEUTRALIDAD TECNOLGICA: Se deben usar o utilizar estndares abiertos que no dependan de una tecnologa en particular. CAPITULO 5

Articulacin con Otros Organismos y Entidades del Estado

Art.35. RESPONSABILIDAD DE OTRAS ENTIDADES PBLICAS EN EL DESARROLLO DE LAS NORMAS SOBRE LA GESTIN DE DOCUMENTOS: para las Superintendencias y Ministerios con sus respectivos sectores es responsabilidad de establecer normas para la formulacin, implementacin y evaluacin del Programa de Gestin Documental .

Art.37. INSPECCIN Y VIGILANCIA : el Archivo General de la Nacin realizar inspecciones sobre la implementacin y funcionamiento de los programas de gestin documental, en medio de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, as como lo vean conserniente.

VI.

Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.

La circular 002 de 2012 trata sobre las herramientas tecnolgicas de gestin documental en ella nos indican que teniendo la importancia que tiene el querer modernizar los sistemas en las diferentes entidades y que teniendo en cuenta los sistemas que existen como por ejemplo el Orfe y otros, el AGN prosigue a realiza un tipo de recomendaciones entre ellas dice que se debe tener en cuenta como mnimo, los lineamientos consignados en la circular 004 de COINFO de 2010, que establece los estndares en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos, conjunto con la gua de lineamientos para la gestin de archivos electrnicos en la administracin pblica. Por otra parte las entidades pblicas que quieran gestionar el SGDEA, deben atender las recomendaciones que haga el AGN, en desarrollo de sus atribuciones legales, todo lo anterior con el fin de preservar en el tiempo los documentos digitales producidos o recibidos por las diferentes entidades del estado.

VII.

Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico)

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:

ARCHIVO DE GESTIN:(1-5 aos)comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras y otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realizara para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados Los documentos resguardados en la unidad de archivo de trmite y en la unidad de archivo de concentracin, tienen valores primarios que se determinan como sigue:

Valor administrativo: es el que se relaciona con el trmite, asunto o tema por el cual se emiti el documento, corresponde a un procedimiento administrativo. Valor jurdico: valor que tienen los documentos que se refieren a los derechos u obligaciones legales o jurdicas, y le confiere calidad de testimonio ante la ley. Valor contable: valor de los documentos que sirven de explicacin, justificacin y comprobacin de las operaciones contables y financieras.

ARCHIVO CENTRAL:(15-30 aos)En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general Los documentos que son transferidos a este archivo se conocen como documentos semiactivos de valores primarios

ARCHIVO HISTORICO:(30 aos-perpetuidad) A partir de este momento, la documentacin seleccionada por su valor informativo, histrico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisin a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histrico de las naciones y, por ende, de la humanidad. El archivo histrico maneja documentacin de valores secundarios como Documentos culturales Documentos histricos Documentos cientficos

VIII.

Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

IX.

Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013

ACUERDO 03 MARZO 15 DE 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamente el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones La seleccin de documentos requiere del apoyo en tcnicas precisas, acordes con la naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos en las entidades pblicas y privadas con funcin pblica, garantizando el acceso de los ciudadanos a los documentos cuya conservacin se haya definido.

Se hace necesario conformar la instancia que facilite le evaluacin de las Tablas de Retencin y Valoracin Documental aprobadas por el Comit Interno de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo de cada entidad, segn el caso, y de los procesos de trasferencia documental, con miras a salvaguardar el patrimonio documental del pas El Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin es la instancia responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas y propender por su conservacin permanente Estn son algunas de las funciones del Comit Evaluador de Documentos: Servir de rgano asesor del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la preparacin de los lineamientos sobre seleccin y eliminacin de estos Sugerir el rgimen de acceso y transferencias de los documentos de valor secundario, con base en las tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental aprobadas por cada organismo, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Asesorar al Director General del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado en los asuntos relativos a la evaluacin de las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental aprobadas por las entidades pblicas en los diferentes niveles territoriales y ramas del poder pblico. Pronunciarse cuando as lo considere sobre las listas de documentos para eliminar, publicadas por las entidades pblicas del orden nacional, departamental, distrital y municipal. Presentar al Consejo Directivo y al Director General informes peridicos de sus actividades.

El comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin se reunir ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud del Director General. ACUERDO 04 MARZO 15 DE 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental Que las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de ValoracinDocumental de las entidades del orden nacional, de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autnomas y de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, de los municipios, distritos y departamentos, fueron concebidas en el marco normativo colombiano como instrumentos archivsticos a travs de cuya implementacin se busca garantizar la proteccin de la informacin publica y del patrimonio documental. Este acuerdo cuenta con 6 ttulos y cada uno de ellos tiene ciertas disposiciones.

TITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1. mbito de Aplicacin. Las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de retencin documental y sus tablas de valoracin documental de conformidad con lo

establecido en el presente acuerdo y dems normas que expida el Archivo General de la Nacin. Artculo 2 Alcance.Las tablas de retencin documental se deben elaborar y aplicar tanto para la organizacin y disposicin de documentos fsicos como electrnicos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 2609 de 2012. Las Tablas de Valoracin Documental se deben elaborar y aplicar para la organizacin de Fondos Acumulados. Artculo 3 Equipo Interdisciplinario para su elaboracin.Las TRD y las TVD debern ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivstica, historia, derecho, administracin pblica, ingeniera industrial, entre otras. Artculo 4 Cuadros de Clasificacin Documental. La elaboracin de las TRD y TVD deber llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificacin documental, siguiendo la estructura orgnico-funcional de cada entidad.

TITULO II ELABORACION Y APROBACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL Artculo 5 Elaboracin. Las TRD y las TVD debern elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el instructivo para la elaboracin de las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental, aprobado por el Archivo General de la Nacin. Pargrafo. El Archivo General de la Nacin, podr complementar el instructivo de que trata el presente artculo, a travs de guidas e instrumentos que faciliten su

aplicacin, de acuerdo con la evolucin de la funcin archivstica del Estado y la doctrina archivstica. Artculo 6 Criterios para la Elaboracin.En el proceso de elaboracin de las tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental se debern tener en cuenta los siguientes criterios: Idoneidad: Elaboracin por un equipo interdisciplinario idneo altamente calificado Anlisis contextual: Evaluacinde documentos en donde se debe considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legar) y el contexto institucional e histrico. Trazabilidad y control: Las entidades de que trata el artculo primero del presente acuerdo, debern conservar de manera permanente todos los soportes e informacin que sirvieron de base para la elaboracin de las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental.

TITULO III PUBLICACION Y PRESENTACION Artculo 9 Publicacin. Las Tablas de Retencin Documental (TRD) y las Tablas de Valoracin Documental (TVD)debern publicarse en la respectiva pgina Web de las entidades pblicas y mantenerse en dichos sitios Web permanentemente.

TITULO IV EVALUACION Y CONVALIDACION

Artculo 11 Evaluacin tcnica y solitud de ajustes. Los comits evaluador de documentos del archivo general de la nacin y los consejo departamentales o distritales de archivos, de acuerdo con su competencia y jurisdiccin tendrn un plazo mximo de noventa (90) das contados a partir de su recepcin para evaluar las TRD y las TVD aprobadas por las instancias sealadas en el presente Acuerdo, con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivsticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente Artculo 12 Obligatoriedad para la realizacin de ajustes. Los ajustes y modificacin solicitados por el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin o de los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos, son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad respectiva. Si la entidad no realiza los ajustes o modificaciones en el tiempo establecido, podr ser sujetode las sanciones de que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000.

TITULO V IMPLEMENTACION Y ACTUALIZACION Articulo 13 Implementacin.Una vez aprobadas y convalidadas o cumplido el plazo de que trata el artculo 11 del presente Acuerdo, las entidades debern proceder a su implementacin; si no se ha cumplido este procero, la entidad podr ser sujeto de las sanciones de que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000. Articulo 14 Actualizacin. Las tablas de retencin documental debern actualizarse en los siguientes casos: Cuando existan cambios en la estructura orgnica de la entidad Cuando existan cambios en las funciones

Cuando la entidad sufra procesos de supresin, fusin, escisin o liquidacin Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del pas Cuando se transformen tipos documentales fsicos en electrnicos Cuando se generan nuevas series y tipos documentales Cuando se hagan cambios en los criterios de valoracin, soportes documentales y procedimientos que afecten la produccin de documentos

Pargrafo 1 La actualizacin de las tablas de retencin documental tambin debe surtir el proceso de aprobacin por las instancias correspondientes, le evaluacin y convalidacin por el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin o Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y dems procesos sealados en el presente Acuerdo para su implementacin. Articulo 15 Eliminacin de Documentos. La eliminacin de documentos de archivo, tanto fsicos como electrnicos, deber estar basada en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental, y deber ser aprobada por el correspondiente Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo segn el caso. TITULO VI DISPOSICIONE FINALES Articulo 16 Inspeccin y vigilancia. El archivo General de la Nacin, cuando as lo considere, podr revisar las TRD o TVD en cualquier momento, aun despus de aprobadas por el Comit Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, cuando a su juicios existan errores que puedan afectar el patrimonio documental del pas, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizara inspeccin sobre su plan de implementacin.

Articulo 18 Uso de tecnologas de informacin. Las entidades pblicas debern implementar mecanismos tecnolgicos que permitan la automatizacin de la elaboracin, consulta y actualizacin de sus tablas de retencin documental.

ACUERDO 05 DE MARZO 15 DE 2013 Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones CAPITULO I GENERALIDADES Articulo 1 mbito de aplicacin. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital, municipal, de las entidades territoriales indgenas, y dems entidades territoriales que se creen por Ley, as como las entidades privadas que cumplen funciones pblicas; y dems organismos regulados por la Ley 594 de 2000 Articulo 2 Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los trminos tcnicos incluidos en el presente acuerdo sern las establecidas en el Reglamento General de Archivos y dems normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la Nacin. Articulo 3 Organizacin de documentos de archivo. Las entidades del Estado estn en la obligacin de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin. De igual forma debern implementar procesos de organizacin para toda la documentacin que apoye la gestin administrativa.

CAPITULO II CLASIFICACION DOCUMENTAL Articulo 5 Clasificacin documental. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificacin documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificacin de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, seccin, subseccin, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple Articulo 6 Clasificacin documental en los archivos de gestin. Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificacin Documental y la Tabla de Retencin Documental, deben velar por la clasificacin de los documentos que conforman los archivos de gestin, mediante la identificacin de los tipos documentales producidos en el desarrollo de la gestin administrativa, la agrupacin de los mismos expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y dems requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nacin. Articulo 7 Clasificacin documental en el archivo central.Todas las entidades del Estado estn en la obligacin de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestin de la entidad. Articulo 8 Clasificacin documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo Histrico. La clasificacin de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo histrico institucional debe responder a la estructura en

fondos documentales compuesto de manera jerrquica, respecto de la estructura orgnico-funcional de la entidad respectiva, y que est representada de forma que refleje las secciones, subsecciones, series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicacin de la tabla de retencin o tabla de valoracin documental segn se trate de archivos de gestin o fondos acumulados. Pargrafo 1 Los Archivos Generales Territoriales y los archivos histricos institucionales estn compuestos por los fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas o vinculadas en el correspondiente nivel territorial, as como los fondos documentales de valor histrico entregados en custodia o donacin por particulares.

CAPITULO III ORDENACION DOCUMENTAL

Articulo 9 Ordenacin documental: Las entidades pblicas deben desarrollar procesos de ordenacin documental, garantizando la adecuada disposicin y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental.

CAPITULO IV DESCRIPCION DOCUMENTAL

Articulo 11 Obligatoriedad de la descripcin documental. Las entidades del Estado debern desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar diferentes instrumentos de descripcin que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusin de la informacin y consulta por el ciudadano as como la investigacin a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperacin de la memoria, as como en la formacin y consolidacin de la identidad cultural. Articulo 13 Archivo histricos en poder de entidades privadas. El Archivo General de la Nacin podr establecer convenios o acuerdos de cooperacin con Academias de Historia, entidades acadmicas o cientficas de carcter privado que conserven y administren archivos histricos de titularidad pblica, archivos privados de inters pblico o declarados como bienes cultural a travs de la Red Nacional de Archivos, de manera que sus fondos documentales se pongan a disposicin de toda la ciudadana. Articulo 17 Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o archivos histricos institucionales. Las entidades que por jurisdiccin o competencia transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos histricos institucionales, deben publicar en sus respectivas pginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadana y de otra parte definir responsabilidades en relacin con la conservacin y servicio de los mismos. Articulo 19 Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripcin documental. Para el desarrollo de proyectos de descripcin. Identificacin de la unidad de descripcin (fondo, seccin, subseccin, serie, subserie o agrupacin documental a describir) Verificacin del estado general de organizacin y conservacin documental

Definicin del plan de trabajo a seguir sobre la documentacin previamente identificada. CAPITULO V

SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

Articulo 20 Utilizacin de medio tecnolgicos en la descripcin archivstica. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripcin documental mediante la implementacin de medios tecnolgicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualizacin de los instrumentos de descripcin a travs de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nacin. Pargrafo. Cuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes, diferentes al original se debe referenciar su ubicacin fsica, de tal manera que se facilite su recuperacin y consulta. Articulo 22 Transferencia de informacin. Los sistemas empleados debern permitir la transferencia de informacin al sistema del Archivo General de la Nacin y los archivos generales territoriales, en concordancia con dispuesto en los Decretos 2578 de 2012 y 2609 de 2012 CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES

Articulo 23 Obligatoriedad de la descripcin documental en el desarrollo de contratos de organizacin, custodia o administracin documental. Cuando las entidades pblicas contraten con empresas privadas servicios de organizacin,

digitalizacin, microfilmacin, custodia o administracin de sus documentos, independientemente de la modalidad o tipo de contrato, debern exigir a las empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripcin archivsticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando consignada dicha obligacin en las clausulas del contrato que suscriban. CONCLUSIONES Es sumamente importante como profesionales en ciencias de la informacin, estudiar, leer, analizar y seguir investigando sobre el Programa de Gestin Documental (PGD) y sobre el Ciclo Vital del Documento, ya que estas normas establecidas sern nuestra herramienta constante de consulta, para llevar un archivo, unidad de correspondencia, unidad de informacin, de la mejor manera posible y sobre todo cumpliendo con los requisito que emana la Ley General de Archivos En el desarrollo de este trabajo aprendimos la importancia de conocer la implementar un buen programa de gestin documental teniendo unas buenas bases sobre los aspectos que lo conforman Como futuros profesionales en Ciencia de la Informacin, Bibliotecologa y Archivstica, estaremos en la capacidad y responsabilidad de distinguir las etapas del ciclovital de los documentos para desarrollar a cabalidad un programa de gestin documental.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Archivo General de la Nacin Recuperado el 23 de agosto de 2013, de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1057 www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=6336#

Revista Gestin Documental

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Google Imgenes Recuperado el 24 de agosto de 2013, de http://www.google.com.co/imghp?hl=es&tab=wi

Camaleo Recuperado el 26 de agosto de 2013, de http://es.calameo.com/books/002174759fa63b88ce684

Blog Organizacin de Documentos Recuperado el 02 de septiembre de 2013, de http://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/principios-deorganizacionde-un.html