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FRACASOS EN PROYECTOS DE SISTEMAS COMPLEJIDAD Y RIESGO FRACASOS EN LOS PROYECTOS DE SISTEMAS, COMPLEJIDAD Y RIESGO

En los ltimos aos se han incorporado a nuestro entorno numerosos avances tecnolgicos que han inundado hogares y oficinas. Son demasiadas aportaciones a la sociedad del bienestar para predecir un retroceso. En toda empresa, la preocupacin permanente por la mejora de la administracin, las finanzas y la produccin ha conducido a la rpida adopcin de sistemas automticos capaces de facilitar tareas mecnicas y rutinarias, evitar errores y mejorar el control de la cartera de clientes y con el incremento consiguiente de la calidad. FRACASOS

REAS DE PROBLEMAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Los problemas que ocasionan la falla total de los sistemas de informacin caen en diferentes categoras como se ilustra en la siguiente imagen.

DISEO El diseo real del sistema falla al no captar los requerimientos esenciales del negocio. La informacin puede no ser proporcionada lo suficientemente rpido para ser til; puede venir en un formato imposible de digerir y usar, o puede representar los elementos equivocados de datos. La manera en la cual usuarios no tcnicos de negocios deben interactuar con el sistema puede ser excesivamente complicada y descorazonadora. Un sistema de informacin ser juzgado como un fracaso si su diseo no es compatible con la estructura, cultura y metas de la institucin.

DATOS Los datos en el sistema tienen un alto grado de imprecisin o de inconsistencia. La informacin en ciertos campos puede ser errnea o ambigua: puede no ser fragmentada adecuadamente para fines de negocios. La informacin que se requiere para una funcin especfica de negocios puede ser inaccesible porque los datos estn incompletos.

COSTOS Algunos sistemas operan muy suavemente (es decir influyen poco en la organizacin), pero el costo para implementarlos y operarlos en su fase de produccin queda muy por encima del presupuesto. Estos gastos excesivos no pueden justificarse por el valor de negocios demostrado para la institucin de la informacin que proporcionan.

OPERACIONES El sistema no opera bien. La informacin no se proporciona de manera oportuna y eficiente porque las operaciones de computadora que manejan el procesamiento de la informacin se caen. Las operaciones que abortan con mucha frecuencia conducen a reproceso excesivos y programas con retrasos o no cumplidos para la entrega de la informacin.

Qu puede fallar? Se presupuestan tiempo y dinero insuficientes para las actividades de conversin, en especial conversin de datos No todas las personas que utilizarn el sistema estn involucradas hasta que da inicio la conversin La capacitacin se inicia solamente cuando el sistema est a punto de ser instalado El sistema entra en operacin antes de estar listo por recuperar costos y retrasos La documentacin tanto de sistema como de usuario es inadecuadas Las evaluaciones de desempeo no se realizan Las provisiones para el mantenimiento son inadecuadas.

PROBLEMAS

COORDINACIN: Desde una perspectiva ms global, debe saberse hacia donde se quiere llegar, qu elementos deben considerarse y qu papel cumplen las personas en el sistema. Por esto, una de las

primeras acciones a tomar es coordinar los sistemas de informacin que se van a implantar con los objetivos de la empresa. Se tiene que realizar un estudio de dos factores que entran a tallar: el negocio y los sistemas existentes.

IMPORTANCIA: Algunos ejecutivos generales y funcionales piensan que el desarrollo de sistemas es un tema tcnico que slo debe ser del inters de las personas tcnicas. Esto realmente no es as. La construccin apropiada de los sistemas resulta necesaria para su xito. Los ejecutivos funcionales deben participar en el proceso de desarrollo y deben entender todas las fases. Es necesario que participen tambin en las decisiones relativas a construir o a comprar y en las de la seleccin de software. Las metodologas de desarrollo inapropiadas pueden originar el fracaso del sistema.

CONSTRUCCIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN INTER-ORGANIZACIONALES E INTERNACIONALES: La construccin de sistemas que conectan a dos o ms organizaciones, o a una organizacin que opera en diferentes pases, puede resultar muy complicada. Se necesita un cuidadoso plan para tales sistemas, considerando diferentes requerimientos y culturas. Adems de la planeacin, el anlisis, el diseo y otras fases del desarrollo del sistema, se deben tomar en cuenta las necesidades de informacin de las diversas partes. Uno de los principales problemas con los sistemas internacionales es que lo que resulta tico o legal en un pas no lo es en otro.

ASPECTOS TICOS Y LEGALES: El desarrollo de sistemas a travs de organizaciones y pases podra presentar problemas en cualquier fase del desarrollo. Existe una especial dificultad con los productos relacionados con Internet, donde la legislacin contina evolucionando.

PARTICIPACIN DEL USUARIO: Los usuarios directos e indirectos de un sistema, probablemente sern los individuos que conocen ms acerca de los requerimientos y de cules alternativas sern las ms efectivas. As mismo, los usuarios resultan los ms afectados por un nuevo sistema de informacin. Los analistas y diseadores de estos mismos, por otro lado, es probable que sean los individuos que ms saben acerca de los aspectos tcnicos y de la administracin de datos, as como los que cuentan con ms experiencia para llegar a las soluciones viables de los sistemas. Se vuelve crucial la combinacin adecuada del involucramiento del usuario y de la pericia de los desarrolladores de los sistemas de informacin.

MTODOS TRADICIONALES VERSUS LA ELABORACIN DE PROTOTIPOS: El mtodo de desarrollo tradicional acenta el desarrollo rgido y detallado con puntos de decisin establecidos; la elaboracin de prototipos destaca el desarrollo flexible basado en el uso real de sistemas parcialmente funcionales. La experiencia ha demostrado que el mtodo tradicional puede ser mejor en situaciones de bajo riesgo, entornos estables y de tecnologa simple; la elaboracin de prototipos con frecuencia resulta ms conveniente en las condiciones opuestas.

La flexibilidad es particularmente importante a la estrategia del sistema porque la organizacin est interesada (al mayor grado posible) en la implementacin a la medida de la empresa para poder aprovechar y crear ventajas competitivas.

USO DE HERRAMIENTAS POR PARTE DE LOS DESARROLLADORES: Las herramientas tcnicas y de desarrollo pueden asegurar que los creadores consideren todos los factores necesarios y estandaricen el desarrollo, la documentacin y las pruebas. Al forzar su uso, en cambio, tal vez se restrinja innecesariamente la innovacin, la eficiencia en el desarrollo y la productividad personal.

PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTO: Los sistemas de informacin e construyen fundamentalmente para que la gente los use. Sin embargo, sta puede reaccionar ante los nuevos sistemas de maneras inesperadas, haciendo intiles incluso a los que mejor se han diseado tcnicamente. Los cambios que surgen con los sistemas de informacin necesitan manejarse con eficacia. Es de especial inters el aspecto de motivacin de los programadores para que aumenten su productividad aprendiendo nuevas herramientas y reutilizando los mdulos preprogramados.

DESARROLLO PERPETUO: Los sistemas de informacin se disean para satisfacer las necesidades organizacionales. Cuando no las cumplen exactamente o estas necesidades cambian, los sistemas tienden a volver a desarrollarse. Disear y construir un sistema puede constituir un gran gasto, aunque el desarrollo perpetuo para mantener la utilidad de un sistema suele resultar un gasto mucho mayor.

PERSONALIZACIN: Muchos proyectos han fracasado porque sus contenidos no se adecuan a las demandas de los usuarios. Esto no es fcil, ya que a veces la palabra personalizacin es casi tan genrica como los propios portales. Es preciso tener claro por qu se quiere personalizar, quienes son los usuarios potenciales y qu se sabe acerca de ellos.

AGREGACIN DE CONTENIDOS: Entendida como simplificacin, es decir, la reduccin de puntos de acceso que tiene que utilizar el usuario para interactuar con la organizacin. Cuantos ms contenidos agregados haya, ms fcil le resultar a usuario acceder a la informacin y servicios.

PRESENTACIN/NAVEGACIN: La interfaz de usuario va cobrando cada vez ms importancia. Una de las caractersticas de la nueva Internet es que el diseo y la facilidad de navegacin pasan a un primer plano, a diferencia del pasado reciente, en que tales aspectos se han tenido poco en cuenta.

GESTIN DE CATEGORAS Y CLASIFICACIN: Generalmente los portales disponen de un directorio de categoras por el que se puede navegar hasta dar con la informacin deseada. Existen tcnicas que permiten realizar esta categorizacin de forma automtica.

BUSINESS INTELLIGENCE: Existen diferentes productos y soluciones que permiten integrar y estructurar los datos para obtener informes sobre las peticiones de informacin. Hay que evaluar la forma en la que el usuario va a acceder a datos y ajustar la respuesta a esas necesidades (datos pre-empaquetados, informes predefinidos o informes personalizados).

COLABORACIN: Los conceptos de espacios para trabajo en grupo y comunidades estn surgiendo con fuerza en los portales, como un medio para facilitar la comparticin de recursos y fuentes de informacin entre personas implicadas en un mismo proyecto.

INTEGRACIN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO/FLUJOS DE TRABAJO: El usuario del portal debe ser visto como alguien que participa de alguna manera en los procesos de negocio de la compaa. Por ello es preciso que la interaccin usuario/web est integrada con los sistemas de negocio.

CAPACIDADES DE ADMINISTRACIN CENTRALIZADA: La capacidad de administrar de forma centralizada los recursos de la empresa es una caracterstica clave del portal corporativo. La administracin debe estar basada en navegador.

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA: Un sistema de ERP est basado en tecnologa avanzada. En la mayora de las empresas, el movimiento al nuevo sistema requiere remplazar la infraestructura existente. Esta actividad incrementa en un grado considerable el riesgo del proyecto, ya que envuelve una importante inyeccin de capital adicional, habilidades de especializacin y en algunos casos la posibilidad de para el negocio temporalmente para la implementacin. Por eso esta posibilidad debe ser considerada en el comienzo mismo del proyecto.

INTENSIDAD DE LA RELACION CON EL PROVEEDOR DEL SISTEMA: Lo cual puede variar dependiendo del tamao del sistema que se est implementando. Pero de cualquier manera, dada la importancia que tiene para la empresa la exitosa implementacin del sistema, la relacin con el diseador del paquete se vuelve muy intensa. El xito del proyecto es altamente dependiente de que esta sea una buena relacin. Otro factor que sale a relucir durante la implementacin es el grado de experiencia del proveedor con empresas similares. Tener un alto grado de dependencia con un proveedor de software puede incrementar el riesgo; un factor importante entonces se vuelve que tratemos con una empresa financieramente estable.

XITO DE UN SISTEMA

MEDIDA DEL XITO DEL SISTEMA

Cmo se puede saber si un sistema tiene xito o no?. Se han desarrollado diferentes criterios, pero las siguientes medidas de xito de un sistema y que se consideran como las ms importantes son las siguientes:

1. Nivel elevado de uso del sistema, medidos por usuarios entrevistados con cuestionarios o parmetros de seguimiento como el volumen de operaciones en lnea.

2. Satisfaccin de los usuarios con el sistema, medida mediante cuestionarios o entrevistas.

3. Actitudes favorables de los usuarios hacia los SI y el personal de los SI.

4. Objetivos alcanzados, el grado al que el sistema cumple con las metas establecidas.

5. Recuperacin financiera para la institucin, ya sea mediante la reduccin de costos o al incrementar las ventas de las utilidades.

CAUSAS DEL XITO Y FRACASO EN LA IMPLANTACIN Se ha encontrado que el resultado de la implantacin puede quedar determinado por los siguientes factores: El papel de los usuarios en el proceso de implantacin. El grado de apoyo directivo para el esfuerzo de la implantacin. El nivel de riesgo y complejidad del proyecto de implantacin. La calidad del proceso de implantacin.

Los investigadores han identificado tres dimensiones claves que influyen sobre el nivel de riesgo:

1. Dimensiones del proyecto: mientras ms grande sea un proyecto, mayor ser el riesgo.

2. Estructura del proyecto: Algunos proyectos son mucho ms estructurados que otros, sus requerimientos son claros y directos de manera que los resultados y los procesos pueden definirse fcilmente. Tales proyectos operan a un riesgo mucho menor que aquellos cuyos requerimientos no estn ms que relativamente definidos, son fludos y constantemente cambiantes.

3. La experiencia con la tecnologa: El riesgo del proyecto crecer si el equipo del proyecto y el personal de sistemas de informacin carecen de conocimientos tcnicos.

COMPLEJIDAD DE LOS SISTEMAS El ms simple de los sistemas incluye una aplicacin que pueda ser operada independientemente de las otras aplicaciones organizacionales o que tenga una interfase altamente amigable para el usuario. Un sistema de alta complejidad incluye muchas aplicaciones que estn internamente enlazadas y a su vez enlazadas con otros sistemas en la organizacin. Usualmente la dificultad de esos sistemas es mantener la integridad de esos enlaces. Un sistema de ERP es uno de los sistemas ms complejos en la actualidad dentro de la categora de sistemas de informacin, incluye una amplia gama de aplicaciones que dan servicio a

diferentes procesos organizacionales. El grado de diferenciacin entre estas aplicaciones es alto y el grado de dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es diferente. Complejidad lleva consigo el alto riesgo. Debido a esto, una de las tareas ms importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema, para poder hacer que toda la implementacin gire en torno a estos lmites previamente definidos.