Guia ADH

GUIA DE CAPACITAO AUTORIZAO DO DOCUMENTO HBIL - ADH
- OUTUBRO 2012 -
MATERIAL PARA CAPACITAO INTERNA DO FIPLAN
MDULO: AUTORIZAO DO DOCUMENTO HBIL - ADH INSTRUTORA: ELVIRA CNDIDA CERDEIRA SILVA COLABORADORES DO MATERIAL: MARIA ISABEL BARRETO MARTINEZ E PATRCIA DA CRUZ BARBOSA
PROCEDIMENTOS PARA A AUTORIZAO DO DOCUMENTO HBIL ADH
- SUMRIO
1. INTRODUO .......................................................................................................................... 4 2. PROCEDIMENTOS ................................................................................................................... 7 2.1. INCLUIR ADH ........................................................................................................................... 7 2.2. CONSULTAR ADH ................................................................................................................. 43 2.3. ESTORNAR ADH ................................................................................................................... 50
1. INTRODUO A Autorizao do Documento Hbil ADH uma funcionalidade gerada pelo FIPLAN que, a partir de um documento atestado: ajusta o valor do Reconhecimento do Passivo por Competncia RPC; registra a grande maioria das incorporaes patrimoniais, exceo de obra; reconhece o passivo financeiro, se associado a um empenho; compromete o resultado do supervit financeiro. O Reconhecimento do Passivo por Competncia - RPC tem por finalidade proceder ao registro dos fatos contbeis em observncia ao Princpio da Competncia no reconhecimento dos elementos Ativo, Passivo, Patrimnio Lquido e Despesa. As variaes patrimoniais diminutivas so contabilizadas pelo RPC e a incorporao da maioria dos bens mveis, exceo de obras, se dar por meio da ADH. Assim, para tudo que envolver incorporao de bens, exceo de obras, no ser necessrio fazer o RPC, apenas a ADH. Caso a ADH possua o nmero do empenho, este sensibilizar tambm algumas contas de controle oramentrio. A funcionalidade ADH executada aps o Registro de Documento Hbil RDH e realizada pela Unidade Gestora Executora UG Executora.
1.1. PR-CONDIO:
Para executar a funcionalidade Autorizao do Documento Hbil ADH necessria a Incluso do Registro de Documento Hbil - RDH e o Desmembramento do Registro do Documento Hbil, se for o caso, no FIPLAN.
Fique Atento!
Entre o Incluir e o Autorizar, em algumas situaes, ser necessrio o Reconhecimento do Passivo por Competncia (RPC).
1.2. OPERAES DA FUNCIONALIDADE ADH
No FIPLAN as operaes da funcionalidade Autorizao do Documento Hbil - ADH so:
INCLUIR
AUTORIZAO DE DOCUMENTO HBIL - ADH
CONSULTAR
ESTORNAR
1.3. FLUXO DO PROCESSA ADH O fluxo do processo descreve as etapas da Autorizao do Documento Hbil - ADH para um ou mais Registros de Documento Hbil RDH.
2. PROCEDIMENTOS 2.1. INCLUIR ADH No Fiplan, selecionar o caminho: DOCUMENTOS \ OUTROS DOCUMENTOS \ AUTORIZAO DO DOCUMENTO HBIL - ADH \ INCLUIR.
O sistema exibir a tela para Autorizar Documentos Hbeis - ADH:
A tela de incluso da ADH contm os seguintes campos: Exerccio: definido pelo sistema como o exerccio logado pelo usurio. Unidade Oramentria: definido pelo sistema como a unidade oramentria logada pelo usurio. Unidade Gestora: campo obrigatrio. Informar o cdigo da Unidade Gestora UG ou selecionar uma UG por meio da opo pesquisar. ATENO: - S possvel a incluso de ADH para UG executoras, ou seja, diferentes de 0000 (UG Centralizadora); - A UG deve estar autorizada para o usurio, estar ativa e ser vlida. Caso o usurio selecione a Unidade Gestora UG por meio da opo pesquisar, o sistema apresentar a tela a seguir:
A depender do filtro escolhido, o sistema apresentar:
O usurio dever selecionar a Unidade Gestora e clicar na opo SELECIONAR.
Aps informar a Unidade Gestora - UG, por digitao ou por pesquisa, o sistema apresentar preenchidos os campos abaixo:
CNPJ igual ao da UO: apresentado pelo sistema com Sim, caso a UG informada tenha CNPJ igual ao associado UO, no permitindo alterao. Caso contrrio ser apresentado pelo sistema com No, no permitindo alterao. Caso este indicativo aparea como No, significa que a Unidade Gestora possui CNPJ prprio (apenas em casos excepcionais a UG ter CNPJ prprio). CNPJ da Unidade Gestora: apresentado pelo sistema, sendo o CNPJ da UG ou igual ao CNPJ associado UO.
A execuo da funcionalidade ADH realizada em 2 etapas: Na 1. etapa, aps o usurio informar o nmero da UG para a qual ele quer autorizar o(s) RDH(s), ser necessrio informar qual(is) RDH(s) sero autorizados, por meio de informao do Nmero do RDH (digitao/pesquisa), ou a partir de critrios de busca; Na 2. etapa, aps o levantamento do(s) RDH(s) e antes da autorizao do(s) mesmo(s), o usurio dever proceder ao detalhamento da ADH. Descrio da 1. etapa do procedimento de Autorizao do Documento Hbil Busca do RDH: Caso o usurio saiba o nmero do RDH que ele quer autorizar, bastar inform-lo no campo Nmero do RDH, ou pesquis-lo por meio da opo pesquisar, conforme tela a seguir:
O sistema apresentar a tela a seguir:
A pesquisa ao Nmero do RDH possui os filtros conforme apresentados a seguir:
Exerccio Cdigo da UO Nome da UO Nome da UG Nmero da ADH Nmero do RDH Nmero do RPC Tipo de despesa Tipo de Instrumento Chave de Acesso Cdigo de Segurana Nmero da Nota Fiscal Eletrnica Nmero da Nota Fiscal Nmero do Documento Tipo do RDH Nome do Credor Cdigo do Credor CPF do Credor CNPJ do Credor
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A depender dos filtros selecionados, o sistema exibir a tela a seguir:
O usurio dever selecionar o RDH que deseja proceder ao Detalhamento da Autorizao do Documento Hbil ADH. Outra forma de busca do RDH contempla a utilizao de algum(ns) campo(s) como critrio(s). O usurio poder informar um ou mais campos na tela Autorizar Documentos Hbeis - ADH, conforme segue:
Podero ser informados os campos: Data Incio: campo obrigatrio. Preenchido pelo sistema com a data atual, podendo ser alterado. Data Fim: campo obrigatrio. Preenchido pelo sistema com a data atual, podendo ser alterador. ATENO: o Caso o usurio informe ambas as datas, o sistema buscar para exibio todos os RDH gerados no perodo solicitado para a UG logada pelo usurio; o Caso o usurio informe s a Data Fim, o sistema buscar para exibio todos os RDH gerados desde o incio do exerccio at a data fim informada para a UG logada pelo usurio. Credor: campo opcional. Neste campo pode ser informado o Cdigo do Credor, por digitao ou pesquisa. Caso o usurio selecione a opo pesquisar, o sistema apresentar a tela a seguir:
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A pesquisa ao credor possui os filtros conforme apresentado na imagem a seguir:
ATENO: importante que o usurio escolha pelos menos um filtro, para que no sejam trazidos todos os credores do FIPLAN, que giram em torno de 80.000. Depois de informados os filtros, o usurio deve clicar no boto CONSULTAR. O sistema apresentar todos os credores encontrados cuja Situao seja igual a Ativo.
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O usurio dever selecionar o Credor e clicar no boto SELECIONAR. O sistema ento exibir o Cdigo, o Nome do Credor e CNPJ na tela Autorizar Documentos Hbeis - ADH:
Tipo do Documento: selecionar um dos tipos de documento apresentados na lista: NF-Eletrnica de Mercadoria NF-Eletrnica de Servio / Salvador NF-Fatura / Concessionria NF-No Eletrnica / NF-Eletrnica no Integrada (na imagem acima no est com este literal, mas ser alterado) Cupom Fiscal Processo Administrativo Recibo GPS - Guia de Previdncia Social FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Servio Juros da Dvida
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A depender dos campos informados para busca do(s) RDH(s), o sistema apresentar a tela a seguir, caso tenha sido encontrado apenas um RDH:
Ou o sistema apresentar a tela a seguir, caso tenham sido encontrados vrios RDH:
ATENO: Por meio do cone selecionar o usurio poder selecionar um ou diversos RDH`s para serem detalhados. Caso queira saber o detalhe de cada RDH, selecionar o nmero do Registro do Documento Hbil - RDH, e clicar no boto DETALHES, ou teclar no boto AVANAR, para incluso do(s) RDH(s).
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Descrio dos campos: Exerccio: o sistema apresenta o exerccio logado. Unidade Oramentria: o sistema apresenta a UO logada, no permitindo alterao. Unidade Gestora: o sistema apresenta a UG informada pelo usurio, no permitindo alterao. Data Incio: o sistema apresenta a Data Incio, caso a mesma tenha sido informada pelo usurio como critrio de pesquisa do RDH, no permitindo alterao. Data Fim: o sistema apresenta a Data Fim informada pelo usurio como critrio de pesquisa do RDH, no permitindo alterao. Credor: o sistema apresenta o Credor, caso o mesmo tenha sido informado pelo usurio como critrio de pesquisa do RDH. CNPJ do Credor: o sistema apresenta o CNPJ do Credor, caso o mesmo tenha sido informado pelo usurio como critrio de pesquisa do RDH. Tipo do documento: o sistema apresenta o Tipo do documento, caso o mesmo tenha sido informado pelo usurio como critrio de pesquisa do RDH. Nmero do RDH: o sistema apresenta o Nmero do RDH, caso o mesmo tenha sido informado pelo usurio como critrio de pesquisa do RDH. Relao de RDHs para Autorizao: o sistema apresenta a Relao de RDHs selecionados para Autorizao, conforme critrio(s) de pesquisa informado(s).
Caso o usurio clique no boto DETALHES, o sistema apresentar uma tela com os detalhes do RDH para visualizao:
Aps visualizar os detalhes do RDH, o usurio dever clicar no boto VOLTAR. O sistema ento apresentar novamente a tela Autorizar Documentos Hbeis - ADH.
Nesta tela, o usurio dever selecionar o(s) RDH(s) que queira autorizar e clicar no boto AVANAR.
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O usurio dever selecionar o RDH cuja autorizao ser detalhada. O usurio dever clicar na opo DETALHES, a fim de proceder ao detalhamento da Autorizao do Documento Hbil, que deseja autorizar. Caso o usurio no queria mais detalhar o RDH, dever selecionar o RDH e clicar no boto Remover.
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Aps clicar no boto DETALHES, o sistema apresentar a tela seguir, porm, a depender da situao do RDH alguns campos j viro preenchidos:
A partir desta tela, o usurio executar a 2. etapa do procedimento de Autorizao do Documento Hbil - ADH. Descrio da 2. etapa do procedimento de Autorizao do Documento Hbil - ADH Detalhar Autorizao do Documento Hbil - ADH: Detalhar a Autorizao de um Documento Hbil - ADH informar, obrigatoriamente, os campos abaixo relativos ao RDH que ser autorizado, conforme segue: Tipo de Instrumento Tipo de Despesa Destinao de Recurso Natureza da Despesa Subelementos da Despesa
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Observaes: Se o RDH j tiver Empenho, toda a tela de detalhamento vir preenchida. O nico dado que o usurio ir informar, ou no, o RPC em funo do Elemento constante na Natureza da Despesa. Se o RDH no tiver Empenho, mas j tiver RPC vinculado, o sistema apresentar os campos RPC e Natureza da Despesa, j preenchidos na tela de detalhamento. O campo Subelemento depender da Natureza e do RPC. Em situaes que o RDH contiver RPC e Empenho vinculado, todos os campos viro preenchidos exceo dos subelementos A forma como os campos obrigatrios sero informados depender da situao do RDH com relao ao RPC e ao Empenho. Como foi dito anteriormente, a depender da situao, alguns campos j viro preenchidos. Esta situao poder variar nos cenrios abaixo: o o o o RDH com RPC, com empenho; RDH com RPC, sem empenho; RDH sem RPC, com empenho; RDH sem RPC, sem empenho.
A variedade dos cenrios foi estruturada dessa forma em funo dos lanamentos contbeis, onde cada um destes cenrios ter lanamentos contbeis diferentes. A ADH no far lanamentos contbeis patrimoniais se o RPC j o fez. A ADH far os lanamentos contbeis que o RPC no fez, ou poder estornar o RPC e incluir outro RPC automaticamente, caso os valores do RPC e da ADH sejam diferentes. No detalhamento da ADH o Empenho sempre ser opcional e o RPC ser obrigatrio ou no a depender da natureza da despesa escolhida. Descrio das Situaes: Observaes gerais - valem para todas as situaes que sero descritas a seguir: O Reconhecimento do Passivo por Competncia - RPC uma funcionalidade que tem como objetivo apropriar o valor da despesa na competncia e seu valor pode ser uma estimativa. O RPC excepcionalmente poder ser feito depois do RDH. Quando o RDH tiver um Nmero de Instrumento associado (CDD), os campos Tipo de Instrumento e Tipo de Despesa aparecero automaticamente preenchidos. Se o RDH j vier com um Nmero de Empenho preenchido, o campo Tipo de Instrumento, Tipo de Despesa, Natureza da Despesa e Destinao de Recurso j viro preenchidos. Quando a Natureza da Despesa contiver Elemento de Despesa de Exerccios Anteriores (92), o que ser considerado para todas as buscas do sistema ser o elemento original informado pelo usurio (no vai considerar o elemento da Natureza da Despesa e sim o Elemento Original). Ex.: Se a Natureza da Despesa for igual a 3.3.90.92.00 e o elemento informado for igual a 51, todos os parmetros que envolverem busca por meio de elemento (como por exemplo, subelementos), levaro em considerao o elemento 51 (dotao 3.3.90.51.00).
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CENRIO 1: AUTORIZAO DE RDH COM RPC E COM EMPENHO Quando o usurio informa um RDH que j est associado a um RPC e que j possui empenho, o sistema apresentar a tela Detalhar Autorizao de Documento Hbil, praticamente, totalmente preenchida.
Descrio dos campos: Exerccio: o sistema apresenta o exerccio logado, no permitindo alterao. Unidade Oramentria: o sistema apresenta a UO logada, no permitindo alterao. Unidade Gestora: o sistema apresenta a UG informada pelo usurio, no permitindo alterao. Valor: o sistema apresenta o Valor do RDH. Credor: o sistema apresenta o Credor do RDH. Situao Cadastral do Credor: este campo ser exibido caso o Credor seja Contribuinte do Estado. Situao de Crdito do Credor: este campo ser exibido caso o Credor seja Contribuinte do Estado. Nmero do RPC: o sistema apresenta o nmero do RPC que est vinculado ao Registro de Documento Hbil - RDH. Tipo de Instrumento: o sistema apresenta o Tipo de Instrumento constante do Empenho. Tipo de Despesa: o sistema apresenta o Tipo de Despesa constante do Empenho. Nmero do Empenho: o sistema apresenta o Nmero de Empenho que est vinculado ao Registro de documento Hbil - RDH. Destinao de Recurso: o sistema apresenta a Destinao de Recurso constante do Empenho.
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Natureza da Despesa: o sistema apresenta a Natureza da Despesa constante do Empenho, que a mesma do RPC. Elemento Original da Despesa: o sistema s exibiria este campo no caso do Elemento da Natureza da Despesa ser igual Despesa de Exerccios Anteriores DEA (92), sendo o mesmo daquele constante do RPC. Valor Total Informado: o sistema apresenta o Valor Total do RDH Falta Informar: o sistema apresenta o valor que falta informar no(s) subelemento(s), medida que os subelementos vo sendo informados. Subelementos da Despesa: informar o(s) valor(es) do(s) subelemento(s) distribudo(s) de forma ao valor total dos subelementos ser igual ao Valor do RDH.
ATENO: O usurio dever apenas informar o valor do Subelemento. A quantidade de subelementos a ser informada ser em funo do RPC, que vai dizer quais subelementos o usurio poder aportar. O que o usurio informou no RPC aparece aqui Se o sistema apresentar vrios RDH, o usurio ter que detalhar um a um. O usurio deve informar o valor que ir aportar no campo Subelementos da Despesa e o valor aportado aparecer no campo: Valor Total Informado.
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ATENO: O(s) valor(es) informado(s) para o(s) Subelemento(s) deve(m) somar um valor igual ao valor apresentado no campo Valor (que o valor do RDH). Caso o usurio informe valor(es) para o(s) Subelemento(s) que no somem o valor total igual ao valor apresentado no campo Valor, o sistema apresentar a mensagem a seguir:
Estando o(s) subelemento(s) corretamente informado(s), o usurio dever clicar na opo CONFIRMAR na tela Detalhar Autorizao do Documento Hbil - ADH. O sistema exibir a tela a seguir:
ATENO: O sistema s permite autorizar quando todos os RDHs estiverem detalhados. O RDH s ser autorizado se o campo Detalhado estiver = sim. O usurio dever clicar no boto: AUTORIZAR.
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O sistema exibir a tela a seguir:
O usurio dever clicar no boto CONFIRMAR. O sistema exibir a mensagem a seguir:
O usurio dever clicar no boto FECHAR. O sistema exibira a tela a seguir:
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O usurio dever clicar na opo Selecionar e, em seguida, dever clicar no boto VISUALIZAR para visualizao do(s) Documento(s) Gerado(s). O sistema ir gerar o Documento: Autorizao do Documento Hbil - ADH, conforme imagem a seguir:
Tela: DOCLAN ADH com RPC e com Empenho.
Para visualizar o documento de lanamentos contbeis DOCLAN, o usurio dever acessar a operao CONSULTAR ADH. Verificar no item 2.2. deste Guia.
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ATENO: Exemplos de possveis mensagens de erro: Caso o Empenho informado no RDH ou na tela de detalhamento no possua saldo, o sistema exibir a seguinte mensagem:
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Caso o somatrio dos valores informados no campo Subelementos da Despesa no corresponda ao valor do RDH, o sistema exibir a seguinte mensagem:
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CENRIO 2: AUTORIZAO DE RDH COM RPC E SEM EMPENHO Quando o usurio informa um RDH que j est associado a um RPC e que no possui empenho, o sistema ter 2 situaes distintas na apresentao da tela Detalhar Autorizao de Documento Hbil: Situao 1: Quando o RPC j vem vinculado ao RDH Nesta situao, o sistema j exibe o RPC e a Natureza da Despesa na tela Detalhar Autorizao de Documento Hbil.
Convm lembrar que os campos obrigatrios para a ADH so: Tipo de Instrumento: falta informar. Tipo de Despesa: falta informar. Destinao de Recurso: falta informar. Natureza da Despesa: o sistema apresenta em funo do RPC. Subelementos da Despesa: falta informar. Ao usurio, cabe informar o Tipo de Instrumento. Logo em seguida o campo Tipo de Despesa ser habilitado automaticamente, para ser informado pelo usurio. Uma vez informados os campos Tipo de Instrumento e Tipo de Despesa, o campo Empenho ficar habilitado automaticamente, e o usurio s poder informar o Empenho do Tipo de Instrumento e do Tipo de Despesa informados.
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Nesta situao, o usuario no dever informar o Empenho.
Aps informar o Tipo de Instrumento e Tipo de Despesa, o usurio dever informar a Destinao de Recurso, obrigatoriamente. Se o critrio de busca for por meio da opo: Pesquisar, o sistema exibir a tela a seguir:
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O usurio poder escolher o(s) filtro(s) disponvel(is) para a consulta.
O usurio dever clicar no boto CONSULTAR. A depender dos filtros selecionados, o sistema exibir a tela com a relao de Destinaes de Recursos.
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O usurio dever clicar na Destinao de Recurso que ser v inculado aa ADH.
O usurio dever clicar no boto: SELECIONAR. O sistema retornar tela Detalhar Autorizao do Documento Hbil - ADH com a Destinao de Recurso includa.
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O usurio dever informar o valor que ir aportar no campo Subelementos da Despesa. Vale lembrar que os subelementos disponveis sero os indicados no RPC.
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Uma vez informados os campos obrigatrios, o usurio dever clicar no boto CONFIMAR. O sistema exibir a tela a seguir:
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ATENO: Caso tenha mais de um RDH para ser autorizado, o usurio dever autoriz-los um a um, e s depois clicar no boto Autorizar. Aps clicar no boto Autorizar o sistema exibir a tela a seguir para confirmao da autorizao.
O usurio dever clicar no boto: CONFIRMAR
O sistema exibir a mensagem a seguir:
O usurio dever clicar no boto: FECHAR.
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O sistema exibir a tela a seguir:
O usurio dever clicar na opo Selecionar e, em seguida, dever clicar no boto VISUALIZAR para visualizao do(s) Documento(s) Gerado(s). O sistema ir gerar o Documento: Autorizao do Documento Hbil - ADH, conforme imagem a seguir:
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Tela: DOCLAN ADH com RPC e sem Empenho.
Para visualizar o documento de lanamentos contbeis DOCLAN, o usurio dever acessar a operao CONSULTAR ADH. Verificar no item 2.2. deste Guia. Situao 2: Quando o RPC no est vinculado ao RDH Nesta situao, o sistema apresentar toda a tela de detalhamento em branco.
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Convm lembrar que os campos obrigatrios para a ADH so: Tipo de Instrumento: falta informar. Tipo de Despesa: falta informar. Destinao de Recurso: falta informar. Natureza da Despesa: falta informar. Subelementos da Despesa: falta informar. O campo RPC s ser habilitado quando o usurio informar a Natureza da Despesa. A partir da o usurio poder pesquisar o RPC. Quando o usurio vincula um RPC, o sistema vai gerar automaticamente o RPC com o mesmo valor da ADH. Caso o RPC inicial tenha um valor diferente do valor da ADH, o sistema estornar o RCP e incluir outro RPC automaticamente com o valor igual ao da ADH. O valor correto ser sempre o valor da ADH. Aps confirmao da autorizao do documento hbil, o sistema gerar um documento em PDF e o DOCLAN com os lanamentos contbeis. Para visualizar o documento de lanamentos contbeis DOCLAN, o usurio dever acessar a operao CONSULTAR ADH. Verificar no item 2.2. deste Guia.
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CENRIO 3: AUTORIZAO DE RDH SEM RPC E COM EMPENHO Quando o usurio informa um RDH que no est associado a um RPC e que j possui empenho, o sistema ter 2 situaes distintas na apresentao da tela Detalhar Autorizao de Documento Hbil: Situao 1: Quando o Empenho j vem vinculado ao RDH Nesta situao, o sistema apresentar a tela de detalhamento preenchida, com o campo RPC inibido.
Convm lembrar que os campos obrigatrios para a ADH so: Tipo de Instrumento: o sistema apresenta o Tipo de Instrumento constante do Empenho. Tipo de Despesa: o sistema apresenta o Tipo de Instrumento constante do Empenho. Destinao de Recurso: o sistema apresenta a Destinao de Recurso constante do Empenho. Natureza da Despesa: o sistema apresenta a Natureza da Despesa constante do Empenho. Subelementos da Despesa: falta informar.
Aps confirmao da Autorizao do Documento Hbil - ADH, o sistema gerar um documento em PDF e o DOCLAN com os lanamentos contbeis. Para visualizar o documento de lanamentos contbeis DOCLAN, o usurio dever acessar a operao CONSULTAR ADH. Verificar no item 2.2. deste Guia.
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Tela: DOCLAN ADH sem RPC e com Empenho.
Situao 2: Quando o Empenho no est vinculado ao RDH Nesta situao, o sistema apresentar toda a tela de detalhamento em branco.
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Convm lembrar que os campos obrigatrios para a ADH so: Tipo de Instrumento: falta informar. Tipo de Despesa: falta informar Destinao de Recurso: o sistema exibir a destinao de recurso em funo do nmero de emprenho informado. Natureza da Despesa: o sistema exibir a natureza da despesa em funo do nmero de emprenho informado. Subelementos da Despesa: falta informar.
O usurio dever informar o Tipo de Instrumento. Aps essa informao, o campo Tipo de Despesa ser habilitado para informar o tipo de despesa. O campo Empenho s ser habilitado quando o usurio informar o Tipo de Instrumento. O sistema exibir a tela a seguir:
Quando o Nmero do Empenho for informado, o sistema exibir a Destinao de Recurso e a Natureza da Despesa.
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ATENO: Nesta situao, a Destinao de Recurso e a Natureza da Despesa esto obrigatoriamente associados ao Empenho. Aps confirmao da autorizao do documento hbil, o sistema gerar um documento em PDF e o DOCLAN com os lanamentos contbeis. Para visualizar o documento de lanamentos contbeis DOCLAN, o usurio dever acessar a operao CONSULTAR ADH. Verificar no item 2.2. deste Guia.
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CENRIO 4: AUTORIZAO DE RDH SEM RPC E SEM EMPENHO Quando o usurio informa um RDH que no est associado a um RPC e que no possui empenho, o sistema apresentar a tela Detalhar Autorizao de Documento Hbil da seguinte forma:
Convm lembrar que os campos obrigatrios para a ADH so: Tipo de Instrumento: caso o RDH tenha Nmero de Instrumento (CDD), o sistema apresentar este campo preenchido. Caso no tenha, o usurio dever informar. Tipo de Despesa: caso o RDH tenha Nmero de Instrumento (CDD), o sistema apresentar este campo preenchido. Caso no tenha, este campo ser habilitado a partir da informao do Tipo de Instrumento. Destinao de Recurso: falta informar. Natureza da Despesa: falta informar. o A depender do que for informado na Natureza da Despesa, o campo RPC ser habilitado em funo do Elemento da Despesa contido na Natureza da Despesa. o Ex.: O elemento 52 no exige RPC, por isso o campo RPC aparece bloqueado. Nesse caso, os Subelementos apresentados sero referentes ao Elemento 52. Se tiver RPC, aparecero os Subelementos de exceo que esto na Tabela de Parmetros. Subelementos da Despesa: falta informar.
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Aps confirmao da autorizao do documento hbil, o sistema gerar um documento em PDF e o DOCLAN com os lanamentos contbeis. Para visualizar o documento de lanamentos contbeis DOCLAN, o usurio dever acessar a operao CONSULTAR ADH. Verificar no item 2.2. deste Guia. Tela: DOCLAN ADH sem RPC e sem Empenho.
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OUTRAS OBSERVAES: A Tabela de Elementos possui alguns indicativos, entre eles o Indicativo de RPC que poder ser Sim ou No. Se o indicativo de RPC for igual a sim significa que o elemento exige RPC. A Tabela de Subelementos possui o Indicativo de exigncia NF-e que pode ser Sim ou No. Se o indicativo de NF-e for igual a Sim isto significa que a ADH, para este subelemento, ter que ser sempre de um RDH gerado a partir de uma NF-e (obrigatoriamente). O sistema critica a ADH que no esteja vinculado a uma NF-e, quando seu subelemento est parametrizado dessa forma.
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2.2. CONSULTAR ADH No Fiplan, selecionar o caminho: DOCUMENTOS \ OUTROS DOCUMENTOS \ AUTORIZAO DO DOCUMENTO HBIL - ADH \ CONSULTAR.
Aps seleo da opo Consultar, o sistema exibir a tela a seguir:
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A operao Consultar possui os seguintes filtros:
Descrio dos campos: O usurio deve selecionar os campos que sero utilizados como filtro na pesquisa das ADH. Campo: campo obrigatrio, devendo selecionar *exerccio para critrio de busca. Operador: campo opcional. Selecionar o tipo de operador que servir de critrio para pesquisa do Nmero Autorizao do Documento Hbil - ADH. o Obs: Algumas consultas s aceitam Operador igual a, como por exemplo: N da ADH, N do RDH, CNPJ do Credor, entre outros.
Valor: campo opcional. Informar o Nmero do Registro da ADH, conforme Operador:
Caso apenas o filtro Exerccio seja informado, o sistema exibir todos as ADH disponveis UO logada naquele Exerccio.
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Aps exibio da tela, o usurio deve seguir alguns procedimentos, a critrio: 1) Opo DETALHES: caso o usurio deseje visualizar os detalhes da ADH, dever selecionar a ADH e clicar no boto DETALHES. O sistema exibir a tela de Detalhes da Consulta Autorizao do Documento Hbil - ADH:
Ainda na tela Detalhes da Consulta Autorizao do Documento Hbil, o usurio tem as seguintes opes: Clicar no boto DOCLAN para gerar o documento de lanamentos contbeis. Clicar no boto Gerar PDF para visualizar a ADH em formato PDF. Clicar no boto Imprimir para imprimir a tela com os dados da ADH. Clicar no boto Voltar para retornar tela com o resultado da consulta.
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Clicar no boto Cancelar para sair da tela consultar ADH. Caso o usurio selecione a opo DOCLAN, o sistema exibir a tela abaixo:
Caso o usurio selecione a opo Gerar PDF, o sistema exibir a tela abaixo:
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Caso o usurio selecione a opo Imprimir, o sistema exibir o documento para impresso:
2) Opo EMITIR TODOS: caso o usurio deseje visualizar a relao de todas as ADHs, dever clicar na opo EMITIR TODOS. O sistema exibir a tala a seguir:
O usurio dever clicar no boto OK.
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O sistema automaticamente exibir a relao das ADHs para visualizao, em formato PDF.
Na seqncia exibir todas as ADHs listadas.
3) Opo IMPRIMIR LISTA: caso o usurio deseje selecionar esta opo, o sistema exibir relatrio com resultado da consulta por ADH, conforme figura a seguir.
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4) Opo EXPORTAR: caso o usurio deseje selecionar esta opo, o sistema exibir a seguinte mensagem:
O usurio dever clicar na opo SIM. O sistema exibir uma planilha Excel com os dados do resultado da consulta, conforme imagem a seguir:
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2.3. ESTORNAR ADH O objetivo da Operao ESTORNAR realizar o estorno de uma Autorizao de Documento Hbil - ADH j includo e desfazer os lanamentos contbeis. importante ressaltar que o estorno apenas da ADH, no havendo estorno do RPC, mesmo que o RPC tenha sido gerado a partir de uma ADH. No Fiplan, selecionar o caminho: DOCUMENTOS \ OUTROS DOCUMENTOS \ AUTORIZAO DO DOCUMENTO HBIL - ADH \ ESTORNAR
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Descrio dos campos: Exerccio: definido pelo sistema como o exerccio logado pelo usurio. Unidade Oramentria: definido pelo sistema como a unidade oramentria logada pelo usurio. Unidade Gestora: campo obrigatrio. Informar o cdigo da Unidade Gestora UG ou selecionar uma UG por meio da opo pesquisar.
Caso o usurio selecione a Unidade Gestora por meio da opo pesquisar, o sistema apresentar a tela a seguir:
A tela consultar ADH, possui os seguintes filtros:
Descrio dos campos O usurio deve selecionar os campos que sero utilizados como filtro na pesquisa das ADH. Campo: campo obrigatrio, devendo selecionar *exerccio para critrio de busca.
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Operador: campo opcional. Selecionar o tipo de operador que servir de critrio para pesquisa do Nmero Autorizao do Documento Hbil - ADH. o Obs: Algumas consultas s aceitam Operador igual a, como por exemplo: N da ADH, N do RDH, CNPJ do Credor, entre outros.
Valor: campo opcional. Informar o Nmero do Registro da ADH, conforme Operador:
Caso apenas o filtro Exerccio seja informado, o sistema exibir todos as ADH disponveis UO logada naquele Exerccio.
A depender do filtro escolhido, o sistema apresentar a tela a seguir:
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O usurio dever selecionar a Unidade Gestora e clicar na opo SELECIONAR.
O sistema apresentar novamente a tela de incluso de ADH, desta vez exibindo a UG selecionada.
Nmero da ADH: informar o nmero da ADH que ser estornada, podendo ser por meio de digitao ou pesquisa.
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Caso o usurio selecione a opo pesquisar, o sistema apresentar a tela a seguir:
A opo Consultar possui os filtros abaixo:
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A depender do filtro escolhido, o sistema apresentar a tela a seguir:
O sistema apresentar todas ADHs com Indicativo de Situao ADH Includa, conforme apresenta na tela abaixo:
O usurio dever selecionar a ADH para o estorno e clicar no boto: SELECIONAR. ATENO: O usurio dever selecionar os seguintes filtros (obrigatrios): Exerccio=ano logado / Cdigo da UO=logado / Cdigo da UG=informado e Situao=ADH includa..
55
O sistema voltar tela de Estornar Autorizao de Documento Hbil - ADH j com a ADH includa, e a depender da ADH selecionada, alguns campos viro preenchidos ou no.
Histrico do Estorno: campo obrigatrio. O usurio dever descrever o motivo do estorno da ADH selecionada.
O usurio dever clicar no boto: ESTORNAR. O sistema apresentar a tela a seguir:
O sistema apresentar os dados da ADH para estorno. Caso o usurio deseje voltar tela anterior, clicar no boto: VOLTAR; Caso o usurio deseje cancelar o estorno da ADH, clicar no boto: CANCELAR. O sistema exibir a tela com a seguinte mensagem:
56
O usurio dever clicar na opo SIM para confirmar o cancelamento do estorno da ADH selecionada. Caso o usurio deseje estornar a ADH, clicar no boto: CONFIRMAR. Aps confirmar o estorno da ADH, o sistema gerar automaticamente o nmero do documento estornado. O sistema apresentar a tela a seguir:
O usurio deve clicar no boto: OK para gerar o documento de estorno. O sistema apresentar a tela a seguir: (sendo que o nmero do documento de origem aparecer no campo de histrico).
57
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GUIA DE CAPACITAO AUTORIZAO DO DOCUMENTO HBIL - ADH

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MATERIAL PARA CAPACITAO INTERNA DO FIPLAN

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PROCEDIMENTOS PARA A AUTORIZAO DO DOCUMENTO HBIL ADH

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1.2. OPERAES DA FUNCIONALIDADE ADH

No FIPLAN as operaes da funcionalidade Autorizao do Documento Hbil - ADH so:

AUTORIZAO DE DOCUMENTO HBIL - ADH

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O sistema exibir a tela para Autorizar Documentos Hbeis - ADH:

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A depender do filtro escolhido, o sistema apresentar:

O usurio dever selecionar a Unidade Gestora e clicar na opo SELECIONAR.

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O sistema apresentar a tela a seguir:

A pesquisa ao Nmero do RDH possui os filtros conforme apresentados a seguir:

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A depender dos filtros selecionados, o sistema exibir a tela a seguir:

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A pesquisa ao credor possui os filtros conforme apresentado na imagem a seguir:

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O sistema apresentar a tela a seguir:

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O sistema exibir a tela a seguir:

O usurio dever clicar no boto CONFIRMAR. O sistema exibir a mensagem a seguir:

O usurio dever clicar no boto FECHAR. O sistema exibira a tela a seguir:

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Tela: DOCLAN ADH com RPC e com Empenho.

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Nesta situao, o usuario no dever informar o Empenho.

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O usurio poder escolher o(s) filtro(s) disponvel(is) para a consulta.

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O usurio dever clicar na Destinao de Recurso que ser v inculado aa ADH.

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O usurio dever clicar no boto: CONFIRMAR

O sistema exibir a mensagem a seguir:

O usurio dever clicar no boto: FECHAR.

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O sistema exibir a tela a seguir:

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Tela: DOCLAN ADH com RPC e sem Empenho.

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Tela: DOCLAN ADH sem RPC e com Empenho.