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GUIA DE CAPACITAO

PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA - PED


Verso 01

- OUTUBRO | 2012 -

GUIA DE CAPACITAO - PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA

MATERIAL PARA CAPACITAO INTERNA DO FIPLAN

MDULO: PEDIDO DE EMPENHO (PED) INSTRUTORA: LAINE COSTA CORREIA LIMA COLABORADORES DO MATERIAL: GENIVIEVE DE FREITAS MACHADO, LAINE LIMA E MAIARA BARROZO

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PEDIDO DE EMPENHO (PED) - SUMRIO -

1. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

CONCEITOS ......................................................................................................... 4 PEDIDO DE EMPENHO PED ............................................................................ 8 BASE LEGAL .................................................................................................... 8 DESCRIO ...................................................................................................... 8 FLUXO DO PROCESSO PEDIDO DE EMPENHO PED ............................... 10 FUNCIONALIDADES DO PED ........................................................................ 11 INCLUIR PEDIDO DE EMPENHO - PED ............................................................ 12 INCLUIR PEDIDO DE EMPENHO COM BASE .................................................. 24 ALTERAR PEDIDO DE EMPENHO PED ........................................................ 27 ESTORNAR PEDIDO DE EMPENHO PED ..................................................... 33 AUTORIZAR PEDIDO DE EMPENHO PED..................................................... 38 CANCELAR AUTORIZAO DO PEDIDO DE EMPENHO PED .................... 41 CONSULTAR PEDIDO DE EMPENHO PED ................................................... 44 EMITIR PED AUTORIZADOS/EMPENHADOS ............................................... 50 LIBERAR PED CREDOR COM RESTRIO CADASTRAL ........................ 52 RESUMO DAS FUNCIONALIDADES DO PED ............................................... 56 LEGENDA DE SIGLAS - MDULO DESPESA .................................................57

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1. CONCEITOS
Pedido de Empenho (PED): documento utilizado no Fiplan para realizar a reserva da dotao oramentria, visando garantir recursos oramentrios para a despesa que se pretende executar. Unidade Gestora Centralizadora (UG 0000): Unidade criada para atender o desenho de estrutura institucional do Fiplan, onde cada Unidade Oramentria, que representa um rgo, entidade ou fundo, possui uma nica Unidade Gestora Centralizadora com a finalidade de centralizar os recursos da UO, funcionando estritamente como uma oramentria. A UG Centralizadora no executa nenhuma despesa, cabendo figura da UG Executora essa atribuio. Unidade Gestora Executora (UG 0001 a 9999): Unidade em que realizada a execuo da despesa. Toda unidade oramentria ter sua UG Centralizadora (UG 0000) e a UG Executora 0001 que a representa. Credor: so considerados credores, as pessoas fsicas ou jurdicas que constam nos documentos oramentrios e financeiros, como favorecidos de obrigaes contradas pelas unidades gestoras. Dotao Oramentria: constitui-se no detalhamento da despesa includa no oramento pblico, sob a forma de item do programa de trabalho de um segmento da administrao direta ou indireta (unidade oramentria). Desta forma, o oramento consigna dotaes especficas para a realizao de seu conjunto de projetos e/ou atividades, que identificam as aes a serem realizadas pelas unidades oramentrias. Codificao Oramentria da Despesa: composta de 53 dgitos (incluindo os separadores), conforme abaixo:

13101.0001.04.126.036.2009.0600.33903000.0100000000.1 Item

Dgitos

Unidade Oramentria (UO) ............................................ 05 Unidade Gestora (UG) ..................................................... 04 Funo de governo .......................................................... 02 Subjuno ........................................................................ 03 Programa ......................................................................... 03 Projeto/ Atividade/ Operaes Especiais (PAOE) ........... 04 Regional ........................................................................... 04 Natureza da Despesa ....................................................... 08 Categoria (1) + Grupo (1) + Modalidade de aplicao (2) + Elemento (2) + Subelemento de consolidao = 00 (2) Destinao de Recurso ................................................... 10 Identificador de uso (1) + grupo de fonte (1) + especificao da fonte (00) + subfonte (6) Recurso Oramentrio .................................................... 01

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Codificao do Credor: para cada credor includo gerado automaticamente pelo sistema o cdigo que o identifique. Esse cdigo formado de 10 dgitos, sendo um sequencial por exerccio.

2012.
Exerccio

00035
Sequencial

-1
DV

Transao: as funcionalidades so representadas no sistema por meio de um nome, uma sigla (trs letras) e um nmero. A grande maioria das transaes quando executada gera um registro contbil, mas existem excees no sistema. Nmero do Documento: cada transao quando executada gera um nmero de documento, o qual composto dos itens a seguir.

12345 UO

1234 12 1234567-1 UG Exerccio N Documento-DV Ex: 13101 0001 12 0000001-1

Obs: O item nmero do documento um seqencial por transao. Destinao de Recursos: o processo pelo qual os recursos pblicos so correlacionados a uma aplicao desde a previso da receita at a efetiva utilizao dos recursos, com o objetivo de identificar as fontes de financiamento dos gastos pblicos. O controle das disponibilidades financeiras por Destinao de Recursos ser feito desde a elaborao do oramento at a sua execuo, incluindo o ingresso, o comprometimento e a sada dos recursos oramentrios. Desta forma, este mecanismo contribui para o atendimento do pargrafo nico do art. 8 da LRF e o art. 50, inciso I da mesma Lei:
Art. 8 [...] Pargrafo nico. Os recursos legalmente vinculados a finalidade especfica sero utilizados exclusivamente para atender ao objeto de sua vinculao, ainda que em exerccio diverso daquele em que ocorrer o ingresso. Art. 50. Alm de obedecer s demais normas de contabilidade pblica, a escriturao das contas pblicas observar as seguintes: I a disponibilidade de caixa constar de registro prprio, de modo que os recursos vinculados a rgo, fundo ou despesa obrigatria fiquem identificados e escriturados de forma individualizada;

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Composio da Destinao de Recursos:

1 Dgito = Identificador de Uso (IDUSO): utilizado para indicar se os recursos se destinam contrapartida ou no. Por meio do IDUSO, sero identificados, dentre os recursos destinados a contrapartida, quais sero destinados contrapartida de convnios, operaes de crdito e outras contrapartidas. 2 Dgito = Grupo: segrega os recursos em originrios do Tesouro e Outras Fontes, identificando o exerccio em que foram arrecadados (corrente ou anterior). Identifica tambm os recursos condicionados, ou seja, aqueles includos na previso da receita oramentria, mas que dependem de legislao ou outra condio para integralizao dos recursos. Quando confirmadas tais proposies, os recursos so remanejados para as destinaes correspondentes e s ento podero ser executados por meio da receita e da despesa. 3 e 4 Dgito = Especificao: individualiza a destinao, sendo a parte mais significativa da classificao. No Fiplan, o Grupo e Especificao sero cadastrados na tabela de Fonte de Recurso. 5 ao 10 Dgito = Detalhamento: representa o maior nvel de particularizao da destinao de recursos. No Fiplan, o detalhamento ser cadastrado na tabela de Subfonte. A subfonte ser utilizada, na 1 fase do Fiplan, para controlar os convnios recebidos/captados e operaes de crdito, sendo gerada uma subfonte para cada convnio e operao de crdito.

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IDENTIFICADOR DE USO CDIGO 0 1 2 3 4 5 6 9 NOME Recursos no destinados a contrapartida Contrapartida - BIRD Contrapartida - BID Contrapartida - Outras Operaes de Crdito Externa - OCE Contrapartida - Outras Operaes de Crdito Interna - OCI Contrapartida - Convnios Federais Contrapartida - Outros Convnios Outras Contrapartidas

GRUPO CDIGO 1 2 3 6 8 9 NOME Recursos do Tesouro - Exerccio Corrente Recursos de Outras Fontes - Exerccio Corrente Recursos do Tesouro - Exerccios Anteriores Recursos de Outras Fontes - Exerccios Anteriores Recursos Extra-Oramentrio Recursos Condicionados

Especificao (exemplos) 00 Recursos Ordinrios no Vinculados do Tesouro 14 Recursos Vinculados Educao 30 Recursos Vinculados Sade 31 Contribuies ou Auxlios de rgos ou Entidades Federais

Tipo de Subfonte 0 - Sem detalhamento 1 - Convnio Federal 2 - Convnio Federal / Contrato de Repasse 3 - Convnio Estadual e DF 4 - Convnio Municipal 7 - Outros Convnios 8 - Contrato de Operaes de Crdito

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Fique Atento!
A disponibilidade financeira ser controlada por destinao de recursos, bem como suas liberaes.

2. PEDIDO DE EMPENHO PED


2.1. BASE LEGAL Lei 4.320 de 17 de maro de 1964 - Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaborao e controle dos oramentos e balanos da Unio, dos Estados, dos Municpios e do Distrito Federal. Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 - Estabelece normas gerais sobre licitaes e contratos administrativos pertinentes a obras, servios, inclusive de publicidade, compras, alienaes e locaes no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios. Lei n 9.433 de 01 de Maro de 2005 - Dispe sobre as licitaes e contratos administrativos pertinentes a obras, servios, compras, alienaes e locaes no mbito dos Poderes do Estado da Bahia e d outras providncias.

2.2. DESCRIO A despesa pblica, na sua execuo, possui os seguintes estgios a serem cumpridos: Empenho, Liquidao e Pagamento. No Fiplan, o Pedido de empenho - PED o documento por meio do qual realizada a reserva oramentria para a despesa que se pretende executar, comprometendo efetivamente a dotao oramentria. O PED deve anteceder a realizao da despesa, no podendo exceder o limite de crdito disponvel para a respectiva dotao oramentria.

Fique Atento!
Em algumas situaes, o processo de execuo da despesa no se inicia com o Pedido de Empenho (PED): Pedido de Adiantamento (PAD); Cadastramento da Despesa (CDD) e Controle de Avais Concedidos (CAC).

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Para registrar um pedido de empenho no Fiplan necessrio que j tenha sido realizada a Abertura da Despesa ABD e a Nota da Programao Oramentria NPO de abertura. A Abertura da Despesa ABD tem como objetivo efetuar o registro do valor do oramento inicial (fixao da despesa), conforme Lei Oramentria Anual LOA do Estado da Bahia implantada na base oramentria, na Unidade Gestora Centralizadora UG 0000. Aps a Abertura da Despesa ABD (realizada pela Diretoria de Contabilidade Pblica Dicop), automaticamente, realizada a descentralizao interna do oramento por meio das Notas de Proviso Oramentrias NPO de abertura, a partir dos dados do Plano de Trabalho Anual - PTA. Conforme esquema, representado na Figura 1, a ABD contabiliza o oramento anual na UG 0000 (centralizadora); e a NPO de abertura ir contabilizar o oramento anual nas UG Executoras.

Abertura da Despesa Oramentria x Abertura da Programao Financeira


Abertura da Despesa ABD Abertura da Programao Financeira APD

Contabiliza o oramento anual na UG 0000

Total oramento anual

=
da programao financeira mensal

Contabiliza a programao financeira mensal na UG 0000

Nota de Proviso (de Abertura) NPO

Reprogramao Financeira (de Abertura) NPD de LOA

Contabiliza o oramento anual nas UG Executoras Figura 1

Contabiliza a programao financeira mensal nas UG Executoras

O Pedido de Empenho registrado pelas UG Executoras e deve ser autorizado pelo ordenador de despesa da UG executora que o registrou. Para cadastrar o empenho no sistema, ou seja, emitir a nota de empenho para liquidao e posterior pagamento necessrio o cadastro do PED.

Fique Atento!

Pedido de Empenho no FIPLAN no corresponde ao Pr-Empenho no Sigap.

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2.3. FLUXO DO PROCESSO PEDIDO DE EMPENHO PED

Figura 2

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2.4. FUNCIONALIDADES DO PED No Fiplan as funcionalidades do Pedido de Empenho so:

INCLUIR PED

INCLUIR PED COM BASE

ALTERAR

ESTORNAR

PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA - PED

AUTORIZAR

CANCELAR

CONSULTAR

EMITIR

LIBERAR CREDOR COM RESTRIO CADASTRAL

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3. INCLUIR PEDIDO DE EMPENHO - PED


3.1. No Fiplan, selecione o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA => INCLUIR => PED (Figura 3).

Figura 3

3.2. O sistema exibir a tela para registro do PED (Figura 4).

Figura 4

3.3. Preencher os campos: Exerccio: definido pelo sistema com o exerccio logado pelo usurio. Unidade Oramentria: definido pelo sistema como a unidade oramentria logada pelo usurio.

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Unidade Gestora: digitar o cdigo da Unidade Gestora UG ou selecionar uma UG por meio do pesquisar. S possvel a incluso do PED para UG executora, ou seja, diferente de 0000 (UG Centralizadora). Se for informada uma UG no autorizada para o usurio, invlida ou inexistente, o sistema exibir mensagem (Figura 5) identificando o motivo. Feche a mensagem e informe uma UG vlida.

Figura 5

N. Processo: digitar o nmero do processo administrativo correspondente ao PED. O ano ser preenchido automaticamente pelo sistema com o exerccio logado pelo usurio. Se for necessrio, alterar o ano. Tipo de Instrumento: selecionar o tipo de instrumento correspondente despesa que est sendo executada. Exemplos de tipos de instrumento disponveis no Fiplan: Contrato Convnio Carta Contrato Nota de Empenho Autorizao de Compra Ordem de Execuo de Servio Acordo Termo de Cesso de Pessoal Termo de Cesso de Uso Termo de Reconhecimento de Dbito Requisio de Adiantamento Requisio de Diria Folha de Pagamento

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OBS: No campo Tipo de Despesa sero exibidos os tipos de despesa possveis para o Tipo de Instrumento selecionado. Exemplos de tipos de despesa disponveis no Fiplan: Adiantamento: Despesa realizada sob o regime de adiantamento Diria: Despesa com dirias a servidores pblicos e colaboradores eventuais. Dvida Pblica: Despesa com juros, encargos e amortizao da dvida pblica. Folha de Pagamento: Despesa de pessoal e encargos sociais da folha de pagamento. Neste item, podem ser incorporadas tambm despesas com contratao por tempo determinado. As despesas de contrato de substituio de pessoal no esto includas nesse tipo de despesa, sendo enquadrada como Outras Despesas Correntes. Compras e Servios: Despesa com aquisio de bens ou servios, tanto para despesa corrente, quanto de capital. Obras e Servios de Engenharia: Despesas relativas a obras e servios de engenharia, tanto para despesa corrente, quanto de capital. Transferncias: Despesa caracterizada pela entrega de recursos financeiros a outro ente da Federao, a consrcios pblicos, a entidades privadas, com ou sem fins lucrativos, e que no corresponda contraprestao direta de bens e servios. Execuo Delegada: Despesa caracterizada pela entrega de recursos financeiros a outro ente da Federao e a consrcios pblicos para execuo de aes de responsabilidade ou competncia do ente delegante . Outras Despesas Correntes: classificaes correntes. Despesas no atendidas nas demais

Outras Despesas de Capital: Despesa para aquisio de imveis, ttulo de capital, letras de cmbio e outras despesas no atendidas nas demais classificaes de capital.

Tipo de Despesa: selecionar o tipo de despesa correspondente despesa que esta sendo executada. OBS: No campo Modalidade de Licitao sero exibidas as modalidades de licitao possveis para o Tipo de Instrumento e Tipo de Despesa selecionados.

Modalidade de Licitao: selecionar a modalidades de licitao correspondente despesa que est sendo executada. Se o Tipo de Despesa selecionada for Adiantamento o campo modalidade de licitao ser definido automaticamente pelo sistema como Dispensa. Selecionar a opo Inaplicvel para as despesas que no exigem licitao para aquisio do bem ou contratao do servio e que no so dispensveis, nem inexigveis.

N Instrumento: Estar habilitado apenas para despesas que exigem o prvio cadastramento do Instrumento da Despesa INT. O sistema identificar

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automaticamente esta obrigatoriedade, conforme tipo de instrumento, tipo de despesa e modalidade de licitao selecionada. Se o campo estiver habilitado, digitar o nmero do instrumento ou selecionar um instrumento por meio do pesquisar. Neste caso, o nmero de instrumento digitado ou selecionado deve ser da mesma UO/UG, tipo de instrumento, tipo de despesa e modalidade de licitao informados no pedido de empenho.

Campo habilitado para registro do nmero do instrumento.


Figura 6

Quando informado o nmero do instrumento, o sistema definir os campos indicados na figura a seguir, com os mesmos dados do instrumento e no permitir alterao.

Campos definidos automaticamente pelo sistema ao informar o nmero do instrumento.

Figura 7

Se a despesa no exigir o prvio cadastro do nmero de instrumento o campo N Instrumento estar desabilitado, conforme figura abaixo.

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Campo desabilitado para registro no nmero do instrumento.


Figura 8

Motivo da Dispensa / Inexigibilidade: deve ser informado apenas para as modalidades de licitao Dispensa art. 59 e Inexigibilidade art. 60. Selecionar o inciso correspondente que respalda a despesa. Caso o PED exija nmero de Instrumento, o campo Motivo da Dispensa / Inexigibilidade ser definido automaticamente pelo sistema com o motivo informado no Instrumento INT.

Convnio Concedido: Este campo ser definido automaticamente pelo sistema como SIM se o Tipo de Instrumento selecionado for Convnio. Esta informao ser utilizada na Liquidao LIQ. N PAD: estar habilitado apenas para o tipo de despesa Adiantamento. Neste caso, digitar o nmero do Pedido de Adiantamento PAD ou selecionar o nmero do PAD por meio do pesquisar. O nmero do PAD informado deve ser da mesma Unidade Oramentria - UO do pedido de empenho.

Recurso oramentrio: selecionar o tipo de recurso oramentrio (TRO) correspondente ao Pedido de Empenho PED. Os tipos de recursos so: Normal corresponde aos crditos iniciais e suplementares; Especial corresponde aos crditos especiais; Extraordinrio corresponde aos crditos extraordinrios.

Caso o PED exija nmero de Instrumento, este campo ser definido automaticamente pelo sistema com o recurso oramentrio informado no Instrumento INT, conforme dotao oramentria selecionada. Projeto/Atividade/Operao Especial (PAOE): selecionar o PAOE correspondente ao Pedido de Empenho que est sendo executado. Sero exibidos apenas os PAOE associados ao tipo de despesa e recurso oramentrio selecionados. Caso o PED exija nmero de Instrumento, este campo ser definido automaticamente pelo sistema com PAOE informado no Instrumento INT, conforme dotao oramentria selecionada.

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Dotao Oramentria: selecionar a dotao oramentria correspondente ao pedido de empenho que est sendo executado. Sero exibidas as dotaes da UG associados ao tipo de despesa, recurso oramentrio e PAOE selecionados, inclusive de descentralizaes recebidas (proviso ou destaque). Caso o PED exija nmero de Instrumento, sero exibidas as dotaes do mesmo exerccio do PED informadas no Instrumento INT. Se o tipo de despesa selecionado for Adiantamento sero exibidas as dotaes de mesma natureza do Pedido de Adiantamento. Se o tipo de despesa for Diria sero exibidas as dotaes oramentrias com os elementos: 36 Outros Servios de Terceiros Pessoa Fsica, 14 Dirias Civil e 15 Dirias Militar. S dever ser informada dotao do elemento 36, caso o credor seja Colaborador Eventual. OBS: Esto excludas desta lista, as dotaes de recurso condicionado (grupo da destinao de recurso = 9) e do elemento de despesa A Classificar (elemento = 99).

Saldo Oramentrio: o sistema exibir o saldo oramentrio da dotao selecionada, ou seja, o crdito disponvel para a realizao do pedido de empenho. Caso o PED exija nmero de Instrumento, o sistema exibir tambm o campo Saldo do Instrumento com o saldo do instrumento para a dotao selecionada.

Figura 9

Saldo Oramentrio

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Cdigo do Credor: digitar o cdigo do credor ou selecionar por meio do pesquisar. Se o tipo de despesa do PED for Diria o cdigo do credor selecionado ou digitado deve ser referente s categorias Servidor Pblico, Colaborador Eventual ou de rgos, entidades ou fundos do Estado da Bahia. Os campos Nome e CPF/CNPJ sero definidos pelo sistema conforme o cdigo informado. Se o cdigo do credor informado for referente a um credor contribuinte do Estado da Bahia, o sistema exibir os campos situao cadastral e situao de crdito.

Dados do credor definidos pelo sistema. Campos definidos pelo sistema para credores contribuintes

Figura 10

Se o tipo de despesa do PED for Adiantamento o campo cdigo do credor ser definido com o cdigo do credor informado no PAD. Caso o PED exija nmero de Instrumento, o campo cdigo do credor ser definido pelo sistema com o mesmo credor informado no instrumento INT. Ser possvel alterar o credor apenas se este for pessoa jurdica e o INT no for convnio, desde que o novo credor informado seja de mesmo CNPJ base do credor do INT (matriz x filial). Tipo de Gasto: selecionar o tipo de gasto correspondente ao pedido de empenho que ser executado. Excepcionalmente o sistema exibir mais de uma opo de tipo de gasto. Neste caso, selecione a opo que se adqua melhor ao PED que ser executado. Quando o sistema no encontrar um tipo de gasto especfico, ser exibida a opo Geral. Caso o PED exija nmero de Instrumento, este campo vir preenchido com o tipo de gasto da dotao do instrumento. Data de solicitao: o sistema definir a data de solicitao do PED com a data corrente. Apenas usurios com permisses para incluso de datas retroativas ou futuras podero alterar a data do PED. Neste caso, informar uma data til e dentro do exerccio financeiro ativo.

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Valor do Pedido: Digitar o valor do pedido de empenho. Esse valor est limitado pelo saldo oramentrio exibido no PED. Se o tipo de despesa do PED for Adiantamento, o valor do pedido ser o mesmo valor informado no pedido de adiantamento para a natureza da despesa da dotao. Caso o PED exija nmero de Instrumento, o valor do pedido de empenho estar limitado tambm pelo saldo da dotao do instrumento.

Tipo de Empenho: selecionar o tipo de empenho. Os tipos de empenho so:

Ordinrio - para despesas cujo valor seja considerado lquido e certo para o credor; cujo valor seja previamente conhecido; e cujo pagamento ocorra de uma s vez. Ex: aquisio de uma quantidade determinada de peas para veculos, onde o valor unitrio e o valor total so conhecidos, e o pagamento ocorrer de uma s vez. OBS: Se o tipo de empenho for ordinrio, o valor da liquidao ser o mesmo definido no pedido de empenho.

Estimativo - para despesas de valor no estimado durante o exerccio, ou seja, quando no se pode determinar previamente o montante exato a ser pago. Ex: Adiantamento, contas de telefone, combustvel. Global para despesas cujo pagamento ocorra parceladamente e, geralmente, em cada ms do exerccio financeiro em curso, sendo o montante a ser pago previamente conhecido. Ex: aluguel de mquinas, equipamentos e imveis, cujo valor a ser pago, mensalmente, seja conhecido, bem como o valor total, objeto do contrato.

Se o tipo de despesa do PED for Diria, o campo tipo de empenho ser definido pelo sistema como Ordinrio. Se o tipo de despesa do PED for Adiantamento, o campo tipo de empenho ser definido pelo sistema como Estimativo. N CAC: em se tratando de despesas com aval concedido, digitar o nmero do Controle de Avais Concedidos CAC ou selecionar o nmero do CAC por meio do pesquisar. S possvel informar um nmero de Controle de Aval de mesma UO do pedido de empenho. Ordenador de Despesa: digitar o cdigo do ordenador de despesa ou selecionar o nome do ordenador de despesa na lista exibida pelo sistema. Na lista sero exibidos os ordenadores de despesa cadastrados para a UG informada. Se o tipo de despesa do PED for Adiantamento, este campo ser definido com o ordenador de despesa informado no PAD.

Histrico: digitar a especificao dos bens ou servios que sero contratados. O histrico ser exibido em todos os documentos impressos do PED.

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3.4. Depois de preencher todos os campos, clicar no boto Incluir (Figura 11).

Figura 11

3.4.1. Caso algum campo de preenchimento obrigatrio no tenha sido informado, o sistema exibir mensagem identificando o campo, conforme modelo abaixo (Figura 12).

Campo no informado

Figura 12

3.4.2. Clicar no boto Fechar. Na tela Incluir PED preencher o campo indicado na mensagem e clicar no boto Incluir. 3.4.3. Se todos os campos obrigatrios estiverem preenchidos o sistema exibir tela com os dados do PED. (Figura 13)

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3.6 3.5.2 3.5.1

Figura 13

3.5. Conferir os dados do PED. 3.5.1. Para cancelar o registro no PED, clicar no boto Cancelar. O sistema exibir mensagem de confirmao da operao (Figura 14). Clicar no boto Sim para sair da tela Incluir PED.

Figura 14

3.5.2. Para alterar algum dado do PED, clicar no boto Voltar (Figura 13), o sistema retornar tela Incluir PED. Realizar as alteraes necessrias e clicar no boto Incluir. 3.6. Se os dados estiverem corretos, clicar no boto Confirmar (Figura 13).

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Fique Atento!
Se o saldo das contas contbeis no for suficiente para a reserva do PED, o sistema exibir mensagem Saldo contbil insuficiente com nome e nmero da conta contbil e saldo disponvel, e no confirmar o registro do PED no Fiplan.

3.7. O sistema exibir mensagem com o nmero do PED, conforme figura abaixo.

Figura 15

3.8. Clicar no boto OK para confirmar a visualizao do PED. 3.9. No documento gerado pelo sistema (Figura 16) sero exibidos o nmero do PED, o demonstrativo do saldo oramentrio, o nome do usurio e os demais dados informados. Este documento dever ser utilizado para solicitar ao ordenador de despesa a autorizao do PED. 3.10. Imprimir e/ou salvar o arquivo PDF.

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Nmero do PED

Informao registrada no campo histrico

Situao do PED

Usurio que registrou o PED

Figura 16

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4. INCLUIR PEDIDO DE EMPENHO COM BASE Esta funcionalidade permite cadastrar um novo PED com os mesmos dados do PED selecionado, por exemplo: Nas despesas fixas cujo pagamento ocorrer durante os meses do exerccio financeiro vigente. 4.1. No Fiplan, selecionar o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA => INCLUIR => PED COM BASE . (Figura 17)

Figura 17

4.2. Na tela Incluir Pedido de Empenho da Despesa com Base (Figura 18) digitar no campo N do PED o nmero do PED que servir de base para o novo pedido de empenho e pressionar a tecla Enter ou selecionar o nmero do PED por meio do pesquisar.

Fique Atento!
Apenas os PED no autorizados, autorizados e estornados e da mesma UG do usurio logado podero ser selecionados. Caso seja informado um nmero de PED que no atenda a estas caractersticas, o sistema exibir mensagem informando o motivo. O usurio dever fechar a janela e informar outro nmero de PED.

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Nmero do PED que servir de base

Figura 18

4.3. Se o nmero do PED for vlido, o sistema preencher os demais campos com os mesmos valores do PED selecionado. O campo N do PED ficar em branco para uma nova pesquisa. (Figura 19)

Figura 19

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4.4. Com exceo dos campos Exerccio e Unidade Oramentria, os demais podero ser alterados. Se for necessrio, realizar as alteraes.

Se forem selecionadas combinaes de tipo de instrumento, tipo de despesa


e modalidade de licitao que exija instrumento, o sistema definir os campos indicados na Figura 7 automaticamente e no permitir alteraes.

Fique Atento!
importante a atualizao do campo histrico. Esta informao ser exibida em todos os documentos impressos do PED.

4.5. Clicar no boto Incluir (Figura 19). 4.6. Conferir os dados e confirmar o registro do PED, seguindo as orientaes descritas nos itens 3.5.1, 3.5.2 e 3.6. 4.7. O sistema exibir mensagem com o nmero do PED. 4.8. Repetir os passos descritos nos itens 3.8 a 3.10 para visualizar o documento do PED.

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5. ALTERAR PEDIDO DE EMPENHO PED


Depois de registrados no Fiplan os Pedidos de Empenho PED que ainda no foram autorizados podero ser alterados. Geralmente um PED alterado quando h necessidade de reduzir ou suplementar (reforar) o valor estimado para a despesa. Alm do valor, podem ser alterados no PED os campos cdigo do credor, cdigo do ordenador, histrico e modalidade de licitao. Nestes casos, o sistema far as mesmas validaes da incluso do PED. Um PED pode ser alterado mais de uma vez, tanto para reforo como para reduo, mas em operaes diferentes. Por exemplo: O valor do PED foi estimado inicialmente em R$ 10.000,00. Depois sofreu uma alterao de reforo de R$5.000,00 e uma nova alterao de reduo de R$3.000,00, ou seja, o valor total da reserva R$12.000,00.

5.1. No Fiplan, selecionar o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA (PED) => ALTERAR (Figura 20).

Figura 20

5.2. Na tela Alterar Pedido de Empenho da Despesa (Figura 21) digitar no campo N do PED o nmero do pedido de empenho que ser alterado e pressionar a tecla Enter ou selecionar o nmero do PED por meio do pesquisar.

Apenas os PED no autorizados e da mesma UG do usurio logado podero


ser selecionados. Caso seja informado um nmero de PED que no atenda a estas caractersticas, o sistema exibir mensagem informando o motivo. Fechar a janela e informar outro nmero de PED.

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Nmero do PED que ser alterado

Figura 21

5.3. Se o nmero do PED for vlido, o sistema exibir os dados do PED selecionado, conforme Figura 22. Alm dos dados informados anteriormente na incluso do PED, sero exibidos os campos: Situao definida com a situao atual do PED. Reforos e Redues neste campo sero registrados as informaes de reforos e redues adicionadas ao PED. Reserva Total definido com o valor total do PED incluindo os reforos e redues adicionados ao PED. Valor de Reforo campo para registro do valor de reforo. Valor de Reduo campo para registro do valor de reduo.

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Campos para alterao do valor do PED Figura 22

5.4. Se for necessrio, realizar as alteraes nos campos habilitados. Ao realizar as alteraes, o sistema far as mesmas validaes do Incluir PED. 5.5. Para alterar o valor do PED, utilizar um dos campos: Valor de Reforo digitar o valor correspondente ao reforo do PED. Valor de Reduo digitar o valor que ser reduzido do valor do PED.

Fique Atento!
Na mesma operao no possvel informar valor de reforo e reduo.

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5.6. O campo Data da Alterao ser definido pelo sistema com a data atual. Apenas os usurios com permisso especial podero alterar este campo com datas retroativas ou futuras e apenas nos casos de reforo ou reduo. 5.7. Clicar no boto Alterar (Figura 22). conforme figura abaixo: O sistema exibir os dados do PED,

Valor informado para reforo

Figura 23

5.8. Conferir os dados do pedido de empenho e clicar no boto Confirmar (Figura 23) para registrar a alterao do PED. 5.9. O sistema exibir mensagem de confirmao da alterao (Figura 24). Clicar no boto Fechar.

Figura 24

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Para cada operao de reforo ou reduo gerado um nmero de documento contbil de reforo ou reduo, mas o nmero do PED permanece o mesmo. No exemplo abaixo, o valor inicial do PED 13101.0001.12.0000012-5 era de R$500.000,00. Depois recebeu um reforo de R$100.000,00 e em seguida uma reduo de R$50.000,00.

Valor inicial do PED

Doc. de reforo

Doc. de reduo N dos documentos de reforo e reduo Valor final do PED Figura 25

Fique Atento!
Se a alterao no for para reduo ou reforo do valor do PED, o sistema no gera nmero de documento.

No arquivo PDF do PED as informaes de reforo e reduo sero visualizadas conforme figura a seguir.

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Nmero do PED

Valor final do PED

Valor inicial do PED Valores de reforo e reduo inicial do PED

Dados do PED de Reforo e Reduo

Figura 26

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6. ESTORNAR PEDIDO DE EMPENHO PED


Depois de registrados no Fiplan, os Pedidos de Empenho PED que ainda no foram autorizados podero ser estornados. Um PED deve ser estornado quando no houver mais a necessidade de realizao despesa. O valor do estorno sempre o valor total do pedido de empenho. 6.1. No Fiplan, selecionar o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA (PED) => ESTORNAR (Figura 27).

Figura 27

6.2. Na tela Estornar Pedido de Empenho da Despesa (Figura 28) digitar no campo N do PED o nmero do pedido de empenho que ser estornado e pressionar a tecla Enter ou selecionar o nmero do PED por meio do pesquisar.

Fique Atento!
Apenas os PED no autorizados e da mesma UG do usurio logado podero ser estornados. Caso seja informado um nmero de PED que no atenda a estas caractersticas, o sistema exibir mensagem informando o motivo. O usurio dever fechar a janela e informar outro nmero de PED.

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Nmero do PED que ser estornado

Figura 28

6.3. Se o nmero do PED for vlido o sistema exibir os dados do PED selecionado, conforme figura abaixo.

Figura 29

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6.4. O campo Data de Estorno ser definido pelo sistema com a data atual. Apenas os usurios com permisso especial podero alterar este campo com datas retroativas ou futuras. 6.5. No campo Motivo digitar o motivo do estorno. Esta informao ser exibida no campo especificao do documento de estorno. 6.6. Clicar no boto Estornar (Figura 29). O sistema exibir os dados do PED, conforme figura abaixo:

Motivo informado para o estorno do PED

Figura 30

6.7. Conferir os dados do PED e clicar no boto Confirmar (Figura 30) para registrar o estorno do PED.

Se for necessrio, utilizar os botes Voltar para retornar tela anterior de


estorno do PED ou Estornar para cancelar o estorno do PED. 6.8. O sistema exibir mensagem com o nmero do documento de estorno. (Figura 31).

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Nmero do documento de estorno

Figura 31

6.9. Clicar no boto OK para confirmar a visualizao do PED de estorno. 6.10. O sistema exibir o documento de estorno em formato PDF (Figura 32) 6.11. Imprimir ou Salvar o arquivo.

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N do documento de estorno

Texto digitado no campo Motivo do estorno

Esta observao identifica que o documento de estorno

N do PED estornado

Figura 32

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7. AUTORIZAR PEDIDO DE EMPENHO PED


Depois de registrados no Fiplan, os Pedidos de Empenho PED devem ser autorizados pelo ordenador de despesa da Unidade Gestora que o gerou. Se o PED for referente a uma despesa de adiantamento, no ser realizada a autorizao do pedido de empenho, pois este j includo como Autorizado. 7.1. No Fiplan, selecionar o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA (PED) => AUTORIZAR (Figura 33).

Figura 33

7.2. O sistema exibir a tela Autorizar Pedido de Empenho da Despesa (Figura 34) com os PED pendentes de autorizao para o ordenador de despesa logado no sistema de todas as unidades gestoras sob sua responsabilidade da UO logada.

PED pendentes de autorizao

Figura 34

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No exemplo acima, o ordenador de despesa possui dois PED pendentes de autorizao.

Fique Atento!
Apenas o ordenador de despesas informado no pedido de empenho poder realizar a autorizao do PED. Caso o usurio deseje alterar o ordenador, dever realizar a funcionalidade Alterar PED, antes da autorizao, conforme item 5 deste material.

PED habilitado

Link para selecionar todos os PED Link para desmarcar os PED selecionados

Barra de rolagem

Figura 35

7.3. Selecionar o PED que ser autorizado.

O sistema permite a seleo de um ou mais documentos. Utilizar a barra de


rolagem at visualizar a coluna Selecionar e marcar os PED que sero autorizados. Para selecionar todos os PED clique no link todos. Para limpar os documentos selecionados clique no link nenhum. Para visualizar todos os dados do PED, selecionar o documento e clicar no boto Detalhes. Neste caso, apenas um documento deve ser selecionado. 7.4. O campo Data de Autorizao ser definido automaticamente pelo sistema com a data corrente. Apenas os usurios com permisso especial podero alterar este campo com datas retroativas ou futuras.

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7.5. Clicar no boto Autorizar (Figura 35).

Figura 36

7.6. O sistema exibir os PED selecionados (Figura 36). Clicar no boto Confirmar. 7.7. O sistema exibir mensagem de confirmao da operao (Figura 37). Clicar no boto Fechar.

Figura 37

Fique Atento!
Ao finalizar a autorizao do PED, o Fiplan remover os PED autorizados da lista de documentos pendentes. O PED passar para a situao PED Autorizado.

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8. CANCELAR AUTORIZAO DO PEDIDO DE EMPENHO PED


Esta funcionalidade permite o cancelamento da autorizao do PED. Apenas o ordenador de despesa que autorizou o PED poder cancel-lo. Quando o PED cancelado a situao do documento definida automaticamente pelo sistema como PED No Autorizado.

8.1. No Fiplan, selecionar o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA (PED) => CANCELAR AUTORIZAO (Figura 38)

Figura 38

8.2. Na tela Cancelar Autorizao do Pedido de Empenho (Figura 39) digitar no campo N do PED o nmero do pedido de empenho que ter a autorizao cancelada e pressionar a tecla Enter ou selecionar o nmero do PED por meio do pesquisar.

Apenas os PED autorizados e do ordenador de despesa logado podero ser


cancelados. Caso seja informado um nmero de PED que no atenda a estas caractersticas, o sistema exibir mensagem informando o motivo. Fechar a janela e informar outro nmero de PED.

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Nmero do PED

Figura 39

8.3. Se o nmero do PED for vlido o sistema exibir os dados do documento selecionado, conforme figura abaixo.

Figura 40

8.4. Clicar no boto Cancelar Autorizao (Figura 40).

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Figura 41

8.5. Conferir os dados do PED e clicar no boto Confirmar (Figura 41) para registrar o cancelamento da autorizao PED. O sistema exibir mensagem de confirmao da operao (Figura 42).

Figura 42

8.6. Clicar no boto Fechar.

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9. CONSULTAR PEDIDO DE EMPENHO PED


9.1. No Fiplan, selecionar o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA (PED) => CONSULTAR (Figura 42).

Figura 43

9.2. O sistema exibir a tela Consultar PED.

Filtro definido para pesquisa

Figura 44

9.3. No item Critrios para filtro de resultados (Figura 44), selecionar os campos que sero utilizados como filtro na pesquisa dos PED. O campo Exerccio obrigatrio para todas as consultas. Para cada campo selecionado, informar o tipo de operador que ser utilizado e o valor que servir de critrio para pesquisa. Os tipos de operadores so: igual a, diferente de, contm, comeando por, terminando por, maior que, menor que, maior ou igual a e menor ou igual a.

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9.4. Depois de informar o campo, o operador e o valor clicar no boto Adicionar. (Figura 44)

Podero ser adicionados vrios filtros para a mesma pesquisa.


No exemplo abaixo foram definidos como filtro os seguintes critrios: o o Campo= exerccio | Operador= igual a | Valor= 2012 Campo= tipo de empenho | Operador=igual a | Valor= Ordinrio

Filtro definido para pesquisa

O resultado desta pesquisa ser classificado pelo nmero do PED Figura 45

Para remover um critrio j definido para consulta, selecionar o filtro que ser removido e clicar no boto Remover. Para apagar os filtros j definidos para consulta clicar no boto Limpar. 9.5. No item Campos disponveis para classificao, selecionar o campo para classificao do resultado da consulta. As opes disponveis so: Cdigo da Unidade Oramentria + Cdigo da Unidade Gestora + Data de Solicitao do PED + N PED Cdigo da Unidade Oramentria + Cdigo da Unidade Gestora + Valor PED +N PED Cdigo da Unidade Oramentria + Cdigo da Unidade Gestora + Cdigo do Credor + N PED

O padro de classificao pelo nmero do PED.


9.6. Clicar no boto Consultar. (Figura 45)

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9.7. O sistema exibir no resultado da consulta (Figura 46) os PED conforme critrios definidos.

Figura 46

9.8. No resultado da consulta cada coluna corresponde a um campo do PED. Para remover os campos que achar desnecessrio para sua pesquisa, clique no boto Selecionar. 9.8.1. Na janela Seleo de Campos (Figura 47) desabilitar os campos que sero removidos da tabela e clicar no boto Selecionar.

Apenas os campos habilitados so exibidos no resultado da consulta Figura 45.

Figura 47

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9.9. No resultado da consulta tambm sero exibidos os botes: 9.9.1. Detalhes Permite a visualizao dos dados do PED e a impresso do documento no formato PDF.

Selecionar o PED e clicar no boto Detalhes. O sistema exibir os dados


do documento, conforme figura abaixo.

Figura 48

Clicar no boto Imprimir para imprimir a tela com os dados do PED. Clicar no boto Voltar para retornar tela com o resultado da consulta. Clicar no boto Cancelar para sair da tela consultar PED.
Clicar no boto Gerar PDF para visualizar o PED em formato PDF.

Clicar no boto DOCLAN para gerar o documento de lanamentos


contbeis. O sistema exibir o documento conforme figura a seguir.

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Figura 49

9.9.2. Imprimir Lista gera relatrio com os dados do resultado da consulta.

Clicar no boto Imprimir Lista. O sistema exibir relatrio com os dados


do resultado da consulta, conforme figura abaixo.

Figura 50

Clicar no boto Imprimir para imprimir o documento ou clicar no boto


Cancelar para sair do relatrio.

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9.9.3. Exportar gera uma planilha Excel com os dados do resultado da consulta.

Clicar no boto Exportar o sistema exibir mensagem informando a


quantidade de registros que ser exportado (Figura 51). Clicar no boto Sim para confirmar a operao.

Figura 51

A planilha ter o formato abaixo.

Figura 52

9.9.4. Clicar no boto Voltar para retornar tela Consultar PED. 9.9.5. Clicar no boto Cancelar para sair da tela Consultar PED.

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10. EMITIR PED AUTORIZADOS/EMPENHADOS


Esta funcionalidade permite a impresso, em formato PDF, de vrios PED em um nico arquivo. Sero emitidos todos os PED autorizados e empenhados da UG do usurio logado no sistema. 10.1. No Fiplan, selecionar o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA (PED) => EMITIR PED AUTORIZADOS/EMPENHADOS (Figura 53).

Figura 53

10.2. O sistema exibir a tela Emitir PEDs Autorizados/Empenhados (Figura 54). 10.3. No item Critrios para filtro de resultados informar Operador e Valor que sero utilizados como filtro para o campo Exerccio (filtro obrigatrio). Em seguida, clicar no boto Adicionar (Figura 54).

Para emitir um documento especfico, selecionar como filtro o campo N de


PED e no campo Valor digitar o nmero do PED. 10.4. Clicar no boto Consultar.

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Campo selecionado como filtro

Figura 54

10.5. O sistema exibir o arquivo PDF com os PED autorizados e empenhados, do exerccio 2012, neste exemplo, e UG do usurio.

Figura 55

10.6. Clicar no boto Voltar para fechar o arquivo PDF e retornar tela Emitir PED autorizados/empenhados.

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11. LIBERAR PED CREDOR COM RESTRIO CADASTRAL


Esta funcionalidade permite liberar um pedido de empenho cujo credor, contribuinte do Estado da Bahia, encontra-se com restrio cadastral para os casos em que se justifique tal liberao. As situaes cadastrais que tornam o contribuinte inabilitado enquanto credor so as seguintes: Inapto; Inapto/Baixa regular; Suspenso/Processo Baixa regular; Suspenso/Inativo; Suspenso/Interrupo temporria; Para anulao. O sistema no bloqueia a incluso, nem a autorizao, pelo ordenador, dos PED de credores com restrio cadastral, mas no permitir a incluso do empenho.

11.1. No Fiplan, selecionar o caminho DOCUMENTOS => DESPESA => EXECUO => PEDIDO DE EMPENHO DA DESPESA (PED) => LIBERAR CREDOR => CREDOR COM RESTRIO CADASTRAL

Figura 56

11.2. Na tela Liberar Pagamento/Credor com Restrio Cadastral digitar no campo N do PED o nmero do PED cujo credor, contribuinte do Estado da Bahia, encontra-se com a situao cadastral que o torne inabilitado e pressionar a tecla Enter ou selecionar por meio do pesquisar. (Figura 57) No registro do PED, ao selecionar um credor que contribuinte do Estado da Bahia, o sistema exibir sua situao cadastral e de crdito. S h bloqueio no sistema para restrio cadastral e apenas na fase do empenho. No h no sistema nenhum bloqueio nas demais fases da execuo da despesa (liquidao e pagamento) para contribuintes com restrio cadastral, e nenhum bloqueio quanto situao de crdito. No entanto, isso no exime da responsabilidade de apurao da regularidade fiscal do credor durante toda a execuo do contrato, ou de outro instrumento formalizador.

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N do PED de credor com restrio cadastral

Figura 57

11.3. O sistema exibir os dados do PED, conforme figura abaixo:

Indicativo de situao cadastral do credor

Indicativo de liberao cadastral do credor = No, ou seja, o credor no foi liberado.

Figura 57

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11.4. Clicar no boto Liberar (Figura 57). O sistema exibir a tela para confirmao da operao.

Figura 58

11.5. Conferir os dados e clicar no boto Confirmar (Figura 58). O sistema exibir mensagem de confirmao da operao. (Figura 59) 11.6. Fechar a janela. O sistema retornar tela Liberar Credor.

Figura 59

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Ao consultar o PED, depois de liberar o credor com restrio cadastral, possvel verificar que o Indicativo de Liberao de Restrio Cadastral, sinalizado na Figura 57, foi atualizado para SIM, conforme figura abaixo.

Figura 60

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12. RESUMO DAS FUNCIONALIDADES DO PED


FUNCIONALIDADE INCLUIR QUEM Unidade Gestora CONDIES ABD Abertura da despesa NPO Nota de proviso oramentria INCLUIR PED COM BASE ALTERAR Unidade Gestora Unidade Gestora que gerou o PED Existncia de um PED previamente cadastrado PED com situao - No autorizado Geralmente alterado o valor do PED caracterizado como reforo (suplementao) ou reduo (estorno parcial). Alm do valor, os campos: ordenador de despesa, modalidade de licitao, histrico e credor podem ser alterados. O estorno do PED sempre total. Apenas os PED autorizados sero empenhados. OBSERVAES Todo PED deve ser autorizado, com exceo dos PED gerados a partir de um Pedido de Adiantamento.

ESTORNAR AUTORIZAR CANCELAR AUTORIZAO CONSULTAR

Unidade Gestora que gerou o PED Ordenador de despesa da UG que gerou o PED Ordenador de despesa da UG que gerou o PED Unidade Gestora que gerou o PED e demais usurios da mesma UO. Unidade Gestora que gerou o PED. Unidade Gestora que gerou o PED

PED com situao - No autorizado PED com situao - No autorizado PED com situao - Autorizado

EMITIR PEDs AUTORIZADOS/EMPENHADOS LIBERAR PED COM CREDOR COM RESTRIO CADASTRAL

PED com situao - Autorizada ou Empenhada PED com situao - No autorizado e Autorizado

Gera arquivo nico, em formato PDF, com os PEDs selecionados pelo usurio.

13. LEGENDA DE SIGLAS MDULO DESPESA

LEGENDA
SIGLA ABD ADH APO BAD BMC CAC DND EMP GCV INT LIB LID LIQ NDD NEX NOB NOE NPO PAD PED RDH RPC SRD TAD TCD DESCRITIVO Abertura da Despesa Autorizao do Documento Hbil Apostila Baixa de Adiantamento Baixa de Material de Consumo Controle de Avais Concedidos Devoluo de Nota de Destaque Empenho Guia de Crdito de Verba Instrumento Liberao de Pagamento Licitao, Inexigibilidade e Dispensa Liquidao Nota de Destaque Nota de Ordem Bancria Extraoramentria Nota de Ordem Bancria Solicitao de Pagamento Extraoramentrio Nota de Proviso Oramentria Pedido de Adiantamento Pedido de Empenho da Despesa Registro do Documento Hbil Reconhecimento do Passivo por Competncia Solicitao de Reserva de Dotao Termo Aditivo Termo de Cooperao de Destaque