LA DIFERENCIA ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

En primer lugar gracias a Eva por sealarme (con mucho acierto por lo que he podido investigar) en un comentario que resulta difcil a menudo diferenciar entre lo importante y lo urgente con respecto a las tareas. De ah ha nacido este artculo. En productividad, se ha escrito mucho ya sobre como tratar cada tipo. No obstante, resulta bastante intil explicar cmo se debera actuar con las tareas de estas dos clases si no sabemos clasificarlas para empezar. Mea culpa y mil gracias por el aviso. En realidad, no es una cosa tan complicada, pero si queremos hacerla de manera casi instantnea para no inundar nuestras listas de tareas de cosas completamente intiles empecemos por el principio.

Las definiciones
Que no te cuenten batallas, la diferencia es fcil y si dudas en algunos casos, por raros que sean, es que no tienes el concepto completamente claro. Por eso vamos con las definiciones que son el pilar bsico de todo razonamiento.

Tarea urgente
Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha lmite, como con el tamao de la tarea.

Si dos tareas lleva el mismo tiempo hacerlas, la ms urgente es la que tenga la fecha lmite antes. Si dos tareas tienen la misma fecha lmite, la ms urgente es la que lleve ms tiempo hacer. Si se aplaza la fecha lmite de una tarea, esta se vuelve menos urgente. Si descubres que una tarea ser ms larga de lo que pensabas, se volver ms urgente. Una tarea que no tiene fecha lmite, no ser nunca urgente.

Como ves el lenguaje no ayuda. En realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es muy urgente, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberamos decir que es poco urgente. Desde el momento en que tiene fecha lmite, una tarea es como mnimo un poquito urgente.

Tarea importante
Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante slo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada) De dos tareas, aunque para nada parecidas, la ms importante ser siempre la que cause efectos ms graves en caso de no completarla. Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce).

Cmo diferenciar una tarea urgente de una importante?

Si has entendido bien lo anterior, vers que esta pregunta tan comn no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante a la vez. Adems esto no es o blanco o negro, tiene toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia.

Cmo medir la urgencia

Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de ms a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es tanto ms urgente cuanto ms larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla. De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha lmite). Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:

De esto deducimos que todas las tareas estarn entre 0 y 1 significando cada uno:

0: No es urgente ni lo ser nunca 1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no la dars hecho antes de la fecha lmite

Por ltimo alguno de vosotros puede que se pregunte: Pero qu pasa si me da que la urgencia es ms de 1? Eso querra decir que el tiempo que te lleva la tarea es ms que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible. No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados, o por el contrario, negocia ampliar la fecha lmite.

Y la importancia?
La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida homognea. S que te puede sonar un poco defraudante esta conclusin pero en realidad es al contrario, te recomiendo que protejas esto constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podra controlar indirectamente lo que haces. Tu madre cuando quera que te comieses un plato de lentejas te amenazaba con dejarte sin salir a jugar. En nuestro modelo, eso no es ni ms ni menos que cambiar el contexto. A la consecuencia de quedarte con hambre se le aada la de no poder jugar despus. Por lo tanto acababas percibiendo la tarea como ms importante. Da miedo visto as, eh? Menos mal que nuestras madres lo hacan porque las lentejas tienen mucho hierro! Por eso digo que no slo no te doy un mtodo para ordenar la importancia, sino que te animo a que seas exclusivamente t el nico que la define.

Qu opinas?
A parte de las bases, es importante que retengas las conclusiones importantes. Si incluyes este modelo en tu forma de pensar vers algunas decisiones ms evidentes a la hora de priorizar tareas. A menudo tambin, no es tan difcil diferenciar entre importante o urgente como pararse a pensar en ello. Slo que ahora que tienes las definiciones claras y lo que implica cada cosa espero que te resulte una tarea ms llevadera. Te parece una diferencia fcil ahora? Crees que puedes incluirlo a tu organizacin?

Urgente vs. Importante

A todos nos ocurre que pasamos das, semanas, meses y hasta aos, ocupados en cosas que creemos son importantes pero que en realidad son urgentes. La confusin viene por el hecho de que cuando uno se encuentra encerrado en el da a da, slo puede ver los rboles y no el bosque. A veces, algo que hacemos puede parecer sumamente importante, sin embargo luego de algn tiempo ser simplemente una actividad ms para el olvido. La cuestin es que en el momento en que se hace, requiere nuestra atencin inmediata, por lo que nunca dejamos de hacer estas cosas realmente urgentes. Normalmente las cosas urgentes son los distractores ms efectivos que existen y nos pueden desviar la concentracin de las actividades verdaderamente importantes y hasta sacarnos del rumbo de un proyecto o tarea vital. Cmo detectar cules actividades son urgentes y cules son importantes? y Cmo aprovechar este hecho para optimizar nuestro aprovechamiento del tiempo? Pues bien, de eso se trata este artculo A qu le dedicas tiempo en tu da? Esta es una pregunta que quizs muy poco se realizan frecuentemente, casi siempre vamos por la vida guiados por nuestro piloto automtico, dejando que todo funcione como est programado por defecto, permitindole a nuestro ser reactivo actuar sin proactividad, y funcionando como mquinas de estados, que responden de forma determinista ante ciertos estmulos. Creo que es hora de despertar y retomar nuestras prioridades en la vida, muchas veces nos encontramos haciendo cosas que ni siquiera nos servirn para el futuro. Alguien que no le dedique al menos una hora a cierta actividad que tenga que ver con su futuro, est encerrado entre lo urgente y no sabe qu es lo importante. Si te ha pasado que llevas mucho tiempo haciendo muchas cosas y estando muy ocupado, pero no obtienes los resultados que deseas o simplemente pareciera que no vas a ningn lado, quizs es precisamente por no haber prestado atencin antes a este par de consejos. Afortunadamente llegaste a este artculo y desde ahora podrs definir conscientemente en todo aquello que te quieres enfocar.

Para gestionar nuestras vidas eficientemente es necesario controlar nuestro tiempo, y para ello debemos identificar en qu y cmo lo gastamos/invertimos. Si quieres mejorar tu situacin de respuesta a estmulos urgentes/importantes lo primero que debes hacer es llevar una agenda. Como siempre lo he dicho, no tiene que ser en papel, no tiene que ser digital que sea como ms te guste y se adapte a ti. Personalmente la llevo en mi telfono celular. Asegrate de anotar da a da las actividades a las que te dedicas, colocando apuntes con duracin por horas. Una vez que anotes en tu agenda lo que haces a cada momento, agrupa por colores las diferentes actividades, ya sean personales, del hogar, o de ocio, incluso las que te hacen perder el tiempo; de la siguiente manera: Tiempo para tus proyectos personales en verde Tareas de planificacin en azul Actividades de generacin de ingresos en amarillo Actividades familiares en violeta Actividades de ocio en caf Prdidas de tiempo en rojo

Urgente vs. Importante Para detallar un poco:

Tus proyectos personales pueden ser todas aquellas actividades que estn relacionadas con tus emprendimientos y bsqueda de libertad financiera. Tus tareas de planificacin se refieren a ese tiempo que pasas planeando la manera como vas a lograr tus objetivos y metas. Las actividades de generacin de ingresos son todas aquellas cosas que haces y te generan dinero inmediatamente, por ejemplo un empleo, una consultora etc, en este caso no vale las que generan ingresos a largo plazo, esas ms bien iran en la parte de proyectos personales. No creo que tenga que explicar la parte familiar, pero asegrate de tener en cuenta desde tiempo que pasas con tu familia viendo televisin, yendo a cine, saliendo a un parque, tomando un caf, almorzando etc. El ocio, se refiere a todo aquello relacionado con la dispersin y la diversin. Aquellas salidas que no tienen ningn fin diferente al de distraerte y hacerte cambiar de ambiente, e incluso cuenta ese juego en el computador o en la consola que te gusta. Por ltimo las prdidas de tiempo que aunque para mi concepto deberan estar estrechamente relacionadas con el ocio, la verdad es que casi nunca lo estn, y este es un problema grande que ataca a nuestra productividad en su punto ms dbil. Detecta todas aquellas cosas que simplemente haces por culpa de la procrastinacin hacindote parecer ocupado, pero sin llevarte a ningn lado. Posteriormente, y luego de analizar estos elementos al menos durante una o dos semanas, ya cuentas con herramientas suficientes para detectar si efectivamente la manera como distribuyes tu tiempo es la mejor. Si tu distribucin de tiempo es adecuada, entonces podemos proceder a analizar lo urgente vs. lo importante, sin embargo si no lo es, he aqu algunos consejos: Distribuye tu tiempo uniformemente da a da: esto sirve para que puedas desarrollar rutinas de logro de metas y ejecutarlas en automtico sin mucho esfuerzo. Divide algunas actividades muy grandes en dos o ms pequeas, y adecalas de una manera que no te saturen demasiado, muchas horas de trabajo continuo nunca son buenas. Analiza tus picos de productividad y sita las actividades ms importantes en dichos picos. Ten en cuenta las 30 recomendaciones para mejorar tu productividad.

Ahora si, estamos en el punto en que debemos decidir qu hacer con nuestro tiempo y determinar la manera como de ahora en adelante haremos lo que haremos. Como te podrs imaginar, habrn actividades importantes y urgentes, actividades importantes pero no urgentes, actividades urgentes pero no importantes y actividades ni urgentes ni importantes. Para aprovechar este hecho, las trataremos de la siguiente manera: Urgente E Importante: es indispensable que le dediques tiempo Ya Mismo. Urgente pero NO Importante: en la medida de lo posible debes delegarlo. Importante pero NO Urgente: debes aplazarlas, pero asegrate de que no sea por mucho tiempo, y fjate tambin en su prioridad. Ni Importante Ni Urgente: ms claro no puede ser, el hecho de que estas actividades deben ser descartadas. Lo urgente requiere casi siempre nuestra atencin inmediata, nos presiona todo el tiempo. Dichas tareas suelen ser muy frecuentes y casi nunca tienen verdadera importancia, en ocasiones incluso van enfocadas en complacer a otros. Las personas que viven en lo urgente son personas que viven en los problemas, son administradoras de la crisis, lo que les consume y agota la energa. Lo importante por el contrario, aporta a nuestra misin de vida, produce resultados tangibles y se encuentra acorde con nuestras metas y objetivos de vida. Estas tareas importantes usualmente no las realizamos cuando deberamos por el hecho de no considerarlas urgentes. Las personas orientadas hacia lo importante son personas que detectan las oportunidades y que piensan de forma preventiva. Las personas que confunden lo importante con lo urgente, creen que todo lo urgente es importante y normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los dems, quizs porque nunca han analizado las suyas. Las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo urgente pierden el tiempo con actividades sin sentido y de comodidad se caracterizan por falta de responsabilidad. Para distinguir lo que es importante de lo urgente basta con que te traces tu propio mapa personal, atendiendo a ciertas cuestiones tales como: Qu quieres haber logrado en 1 ao? Y en los prximos 90 das? Y en 1 mes? y la prxima semana?

cmo sera tu da ideal? dnde te ves dentro de 5 aos? y dentro de de 10?

Contestar a todas estas preguntas es de gran utilidad para fijarse metas y determinar los objetivos que nos acercarn a ellas. Tener en cuenta estos y otros cuantos detalles sobre nuestra vida es la manera ms eficaz de emplear nuestro tiempo en determinar cules son nuestras autnticas prioridades y con ello establecer un plan de accin en consonancia con nuestros valores individuales y propsito de vida.

Diferencias entre urgente e importante

Cuando se organiza una agenda para gestionar el tiempo hay que aprender a clasificar las tareas. Lo primero ser dejar en segundo plano todas aquellas que no sean importantes. El problema aparecer cuando se presenten tareas urgentes e importantes. Uno de los apartados que se estudia en los cursos de gestin del tiempo es la diferenciacin entre urgente e importante. Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atencin inmediata y son las que ponen a prueba la capacidad de respuesta momentnea. Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el objetivo final de la empresa. Pueden ser a corto o largo plazo y ponen a prueba la capacidad de respuesta futura frente a los obstculos que se van presentando. Lo ideal sera una situacin de equilibrio a la hora de afrontar las actividades importantes y urgentes. La tctica ms difundida en los cursos de gestin del tiempo para analizar qu ocupaciones pertenecen a cada tipo es la Matriz de Covey. Stephen R. Covey, autor de Los siete hbitos de las personas altamente efectivas, propone una tabla en la que clasifica las actividades segn sean Urgentes, No Urgentes, Importantes o No Importantes. De modo que: 1. 2. 3. 4. Si una tarea es Urgente e Importante habr que solucionarla cuanto antes. Si es Urgente y No Importante habr que delegarla en otros. Si es No Urgente e Importante habr que retrasarla. Si es No Urgente y No Importante se deja para lo ltimo o se olvida.

Matriz de Covey: Urgente Actividades: Crisis Problemas apremiantes Proyectos a punto de vencer No Urgente Actividades: Prevencin Construccin de relaciones Reconocer oportunidades Planificacin, recreacin Actividades:

Importante

No Importante

Actividades:

Interrupciones, llamadas Correos, algn informe Algunas reuniones Cuestiones inmediatas Actividades populares

Trivialidades, ajetreo intil Algunas cartas Algunas llamadas Prdidas de tiempo Actividades agradables

Importante o Urgente, Cul es la Diferencia?

Hace algunos aos atrs recib una capacitacin acerca de este tema, que adems era tratado desde una perspectiva de Ventas, es decir, la idea era mostrarnos cmo identificar dentro de nuestras actividades comerciales lo que era Importante y lo que era Urgente para poder sumar xitos en nuestras carreras profesionales. Muy bien, pero esto debe estar ceido solamente al campo profesional, es importante distinguir lo Importante de los Urgente en nuestras vidas, en nuestras actividades privadas, familiares, etc. ??? Clarrro que si! dira mi amiga Americana/Coreana con su acento gringo.... Qu tal si definimos trminos para centrar un poco de lo que estamos hablando. Urgente es aquello que se presenta de un momento a otro, con Urgencia que debe ser atendido con prontitud debido a su calidad y naturaleza. Importante, es aquello que tiene valor, que perdura en el tiempo, que tiene una representacin de importancia y que debe ser atendido con paciencia y calma debido a ello mismo. Entonces lo Urgente puede ser importante, pero lo Importante no es necesariamente Urgente. Que juego de palabras! Mi perspectiva es que lo Urgente es lo que tenemos en el da a da, aquellas cosas que nos consumen las horas y los das y que por resolverlos muchas veces dejamos de lado aquello que tiene una Importancia mayor. Cuantas veces nos decimos: se me pas el da y an no hice aquello, Cmo quisiera regresar el tiempo y hacer aquellas cosas que deb hacerlas en vez de ocupar en aquellas otras que no eran tan importantes, Si a caso hubiera dedicado ms tiempo a esta actividad en vez de aquellas otras!.... y as podramos llenar la entrega de todas

esas cosas que decimos o escuchamos. Hoy me levant antes de las 4am. estaba soando con mi hijo menor, me levante de sbito y dije: no me estoy ocupando de l lo suficiente! luego fui a verlos en su dormitorio ( a l y a su hermano que por ahora duermen juntos) y la misma cosa, muchas veces cuando mis hijos me hablan yo estoy en mil cosas, mas ahora que estamos en la onda de la casa nueva. Muchas veces no les presto la atencin que ellos merecen, mi hijo mayor en un ao ms quizs se va a vivir en el Campus de la Universidad que elija ( muchas veces lo miro y de solo pensarlo solo quiero abrazarlo y hacer de que vuelva a tener cinco aitos y de nuevo sea mi chiquito, mi muchachito). Entonces, escribo estas lneas y mis lagrimas caen de vergenza y de miedo, porque quizs no estoy dando la importancia que ellos requieren, en las ltimas semanas me he perdido en muchas actividades, una rutina repleta de cosas Urgentes, pero ahora mi corazn me exige darle tiempo a lo Importante, y hoy eso importante se llama Jose Luis y Jose Antonio, mis hijos! Te invito a reflexionar conmigo, como estas invirtiendo tu vida y tu tiempo? conoces la diferencia entre lo Urgente y lo Importante? Es un tema que hay que revisar a diario, el vrtigo de la Vida nos hace sumergirnos en la Urgencia, en el da a da, en aquello que parece que si no lo solucionamos de inmediato nos quitar oportunidades. Sin embargo lo Importante es lo que realmente vale la pena, lo que nos dar satisfacciones, lo que nos permitir cumplir con nuestras funciones. Hay que resolver los temas Urgentes, pero hay que hacer siempre las cosas Importantes! Gracias por leerme!.

Diferencia entre Importante y Urgente

Lo importante definido como aquello que aporta valor y es esencial y lo urgente como la gran trampa en la que vivimos todos: Lo urgente es algo importante que relegamos en algn momento. Algo urgente puede ser importante pero lo importante a veces no es urgente, puede ser algo relacionado con algo que dejara secuelas en el largo plazo, podra decirse que lo urgente es aquello importante que dejamos relegado y nos estalla en la cara cuando ya es tarde. DEFINICIN DE ACCIONES O GESTIONES IMPORTANTES: SON AQUELLAS QUE CONTRIBUYEN SIGNIFICATIVAMENTE AL LOGRO DE NUESTROS OBJETIVOS.

DEFINICIN DE ACCIONES O GESTIONES URGENTES: SON AQUELLAS QUE TIENEN UN TIEMPO LIMITADO PARA EJECUTARLAS. POR LO TANTO, LAS TAREAS NO URGENTES SON AQUELLAS CUYO LMITE AN NO HA CUMPLIDO

Seguramente el tiempo es uno de los factores que ms valora de su actividad diaria, disfrutar de ms tiempo libre, no perder el tiempo, das que parecen que duran una semana. Es algo tan subjetivo y etreo que hay veces que con un reloj no basta para medirlo. Nuestro trabajo diario est repleto de tareas, algunas repetitivas y mecnicas, otras imprevistas y rpidas pero al fin y al cabo incidencias que debemos resolver con la mayor brevedad de tiempo posible. Esta inmediatez de respuesta hace que muchas veces perdamos la distincin entre urgente e importante. Est claro que hay que saber priorizar, ya que todo no es importante y urgente, sin embargo lo importante puede ser urgente, aunque todo lo urgente no tiene porque ser importante.

Lo importante y lo urgente

Seala MacKenzie que un trabajo urgente es aquel que debe hacerse de inmediato, pero eso no significa que deba ser importante. Puede ser vital para conseguir tus objetivos a largo plazo o puede que no. Debemos distinguir entre cuatro categoras: lo importante y urgente, lo no importante y no urgente, lo importante y no urgente y lo no importante y urgente. Segn los expertos, debemos centrarnos primero en lo importante por encima de lo urgente, con las excepciones lgicas, aunque hay gente que es adicta a la urgencia. Cuanto ms urgencia tenemos, menor es la importancia de lo que hacemos. Una frmula para hallar la diferencia entre urgente e importante es preguntarse si la tarea urgente nos ayud a conseguir un objetivo importante. Lo importante y urgente: sta sera la categora de los desafos. Muchas actividades importantes se vuelven urgentes porque las postergamos

ms de lo necesario o porque nuestra planificacin de actividades es insuficiente. Lo importante pero no urgente: sta es la categora de la calidad y el liderazgo personal, es dnde planificamos a largo plazo, anticipamos y prevemos problemas, otorgamos poder a los dems o nos preparamos para reuniones y presentaciones importantes. Lo urgente y no importante: Es la categora del engao. Atienden a este nombre muchas llamadas de telfono, reuniones de ltima hora, visitas inesperadas, etc. Pasamos mucho tiempo en esta fase para satisfacer las prioridades y expectativas de los dems, creyendo que estamos en la primera categora. Lo no ugente y no importante: Son las prdidas de tiempo por antonomasia. Entrara dentro de esta categora todo aquello que no encaje en nuestro trabajo (por ejemplo, el chismorreo en la mquina de caf, navegar en Internet sin ningn objetivo, etc.).

La distorsin de lo urgente e importante

Realmente las personas en su diario quehacer no saben distinguir entre la tareas urgentes e importantes, es ms, para la mayora todas son urgentes. Iago Fraga (@iago_fraga_tdo) nos explica magistralmente la diferencia entre lo urgente e importante en uno de sus ltimos post's. Sin embargo quisiera colgarme de ste para hacer una matiz personal sobre lo importante y urgente. Existe un campo de distorsin en las empresas que no nos permite distinguir las tareas importantes de las urgentes. Lo que pasa es que la mayora de nuestras empresas todava se mueven con fundamentos del siglo XX, es decir en base a jerarquas, control y mando. En estas condiciones todas las tareas terminan siendo urgentes!!!. Para que nos engaamos, las empresas sienten que la coyuntura que viven y la industria en la que se mueven los impulsa a vivir una contingencia de apagar incendios, el problema es que todas te dicen lo mismo.

Pero profundicemos en las "tareas urgentes", de donde vienen? Iago nos dice que una tarea es urgente cuando la fecha limite esta por vencerse (y en algunos casos ya ha vencido). Detrs de esta definicin que se esconde? Escondemos la procrastinacin de las personas, es decir el haber dejado de hacer algo, con la certeza de que todava tenamos tiempo. El inconveniente, es que casi todos siguen este patrn de comportamiento y se agrava cuando quien "procrastina" es el "jefe", el "maldito jefe". Lo ms dramtico es que todos tenemos un jefe y tambin todos somos jefes de alguien, es decir como nuestra organizacin se basa en el jerarqua, las "urgencias" y los atrasos del jefe bajan en cascada afectando a todos, lo cual provoca que el ciclo se repite y se haga mayor cuando es afectado por otros retrasos. Con lo cual se genera la sensacin de vivir en un estado de urgencia y todo el quehacer en las empresas se cubre de la distorsin (creencia, juicio, llmelo como quiera) de que es muy difcil planificar y ver las tareas importantes. En este contexto, cuando priman las tareas urgentes en nuestros equipos y personas, prima el egosmo. Si, tal como lo ley, a las personas no les importa en que esta el otro y simplemente justifican de cualquier forma y a cualquier costo la "imperiosa" necesidad de que dejen de hacer en lo que estaban y se pongan a trabajar en esta tarea que es la "ms urgente" y nuevamente el ciclo de egosmo se repite por la jerarqua y los intereses individuales se ponen por encima del colectivo. Ahora bien que son las tareas importantes?

Desde mi opinin, son aquellas tareas que tienen un impacto directo en nuestros objetivos y que si se planifican y se realizan cuanto antes tienen ms impacto en el colectivo. Es decir, si por un instante todos planifican y tienden a procrastinar lo menos posible, el ciclo que generamos no sera del egosmo sino de la cooperacin y esto se debe a que todos entienden y respetan los tiempos del otro porque respetan sus propios tiempos. Por supuesto que el papel lo aguanta todo y esto solo ocurre en el pas de Alicia. No obstante, esta es la razn por la que muchos de nosotros dedicamos nuestro tiempo a imaginar y resolver este "complejo" desafo, que parte por poner en cuestionamiento todo lo que nos trajo hasta ac