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Unidad VII

Conta bilida d gener a l

Esquema conceptual: Unidad VII

Denicin Tipos de control

Denicin de reembolso Funcin del encargado de caja chica Funcin de los arqueos

1. Concepto

2. Mecanismo de reembolso

UNIDAD VII Fondo f ijo de caja


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3. Registro de reembolso
Registro contable

Unida d VI I. Fond o fi jo de ca ja

Semana 10

Presentacin

l manejo del efectivo debe hacerse de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Es lgico pensar que entre ms grandes sean stas, ms necesidades de efectivo tendrn para llevar a cabo sus operaciones. El fondo fijo es una herramienta valiosa que tienen las entidades para manejar todas las operaciones que necesiten efectivo, sin necesidad de realizarlas va cheque o transferencia electrnica. Estudiemos su funcionalidad y manejo adecuado dentro de las organizaciones.

Objetivos especcos
El alumno conceptualizar y efectuar arqueos de caja como parte de las actividades primordiales de control que realizan los administradores financieros. El alumno contabilizar las operaciones que estn directamente vinculadas con el efectivo, distinguiendo movimientos bancarios y de caja. 125

Tema y subtemas
VII Fondo jo de caja
VII.1 VII.2 VII.3

Concepto Mecanismo de reembolso Registro de reembolso

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VII.1 Concepto
Concepto de efectivo

Denicin de fondo jo de caja

El rengln de efectivo incluye los activos representados por moneda de curso legal o sus equivalentes, de los que se puede disponer en cualquier momento, sean stos caja, billetes, monedas, depsitos bancarios, giros postales, telegrficos, etctera. El fondo fijo de caja se crea para pagos menores que no excedan del importe mximo establecido por la empresa. Las empresas desembolsan cantidades menores para gastos que sera difcil pagar con cheque, como el traslado en taxi o microbs, o la compra de lpices, caf o vasos desechables para la oficina. Para todo ello se establece un fondo fijo de caja que puede variar dependiendo de las polticas de cada empresa. Tras la reforma fiscal, en la actualidad se recomienda que los gastos menores a $2 000.00 se paguen en efectivo, ya que por cuestiones fiscales los gastos mayores a esa cantidad deben pagarse obligatoriamente con cheque. El fondo fijo de caja debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar que todos los comprobantes de gastos queden debidamente reembolsados al cierre del ejercicio.

VII.2 Mecanismo de reembolso


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Denicin de reembolso de caja chica

Funciones del encargado de fondo jo de caja La funcin de los arqueos

Se recomienda que las entradas de efectivo a caja se depositen en bancos, mientras que las salidas y desembolsos se hagan por medio de cheques nominativos. Ahora bien, cuando el fondo fijo de caja chica est por agotarse, se suman los comprobantes pagados y se expide un cheque nominativo por esa cantidad a nombre del encargado de manejar el fondo. Con esto se efecta lo que se conoce como reembolso de caja chica. El encargado del fondo fijo de caja debe llevar un control de las salidas de efectivo a fin de solicitar el reembolso del fondo antes de que se termine el efectivo, para lo cual deber conservar toda la documentacin comprobatoria de dichas salidas. Es necesario realizar arqueos de fondo fijo de manera sorpresiva para evitar que los cajeros manejen indebidamente los documentos y el efectivo. Tambin se sugiere que en cada discrepancia se lleve a cabo una investigacin. En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado fsicamente y el saldo segn libros, debe hacerse del conocimiento inmediato del funcionario y, en conjunto, proceder a su aclaracin. En todo caso, debe informarse a la direccin.

Unida d VI I. Fond o fi jo de ca ja

VII.3 Registro de reembolso


Como ya se mencion, el funcionario encargado del fondo fijo debe sumar los comprobantes de salida de efectivo y solicitar el cheque para que se le reembolse lo gastado. Veamos un ejemplo de cmo se hara un registro contable de fondo fijo de caja: Supongamos que el monto de los comprobantes de los gastos sum $1 756.50. Como primer asiento, es necesario registrar los gastos y despus el reembolso del efectivo. Gastos de operacin Pasajes Papelera Artculos de limpieza Gasolina Bolsas de plstico iva acreditable Fondo fijo de caja Bancos $1 537.39 $543.00 $328.70 $435.69 $150.00 $70.00 $229.11 $1 756.50 $1 756.50
El registro contable en fondo jo de caja

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Reactivos de autoevaluacin
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. Es recomendable realizar arqueos de fondo fijo de forma sorpresiva para evitar que los cajeros manejen indebidamente el efectivo. 2. El rengln de efectivo est representado por pagars, facturas, notas de crdito, letras de cambio, etctera. 3. El fondo fijo de caja se crea para pagos menores que no excedan del importe mximo establecido por la empresa. 4. Cuando el fondo fijo de caja chica est por agotarse, se suman los billetes y monedas que en ese momento se tienen en la caja y se solicita que se expida un cheque nominativo a nombre del dueo de la empresa para realizar el reembolso. 5. En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado fsicamente y el saldo segn libros, debe hacerse del conocimiento inmediato del funcionario y, en conjunto, proceder a su aclaracin. En todo caso, debe informarse a la direccin. _____ _____ _____

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Glosario
Reembolso: Devolver una cantidad desembolsada. Arqueo: Es el corte de caja complementado con el recuento o verificacin de las existencias en efectivo y de los documentos que forman parte del saldo de la cuenta respectiva a una fecha determinada.

Fuentes de informacin
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (2006). Normas de Informacin Financiera. Mxico: imcp. Romero Lpez, lvaro Javier (2005). Principios de contabilidad. Mxico: McGraw Hill. www.businesscol.com

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Panel de vericacin
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. Es recomendable realizar arqueos de fondo fijo de forma sorpresiva para evitar que los cajeros manejen indebidamente el efectivo. 2. El rengln de efectivo est representado por pagars, facturas, notas de crdito, letras de cambio, etctera. 3. El fondo fijo de caja se crea para pagos menores que no excedan del importe mximo establecido por la empresa. 4. Cuando el fondo fijo de caja chica est por agotarse, se suman los billetes y monedas que en ese momento se tienen en la caja y se solicita que se expida un cheque nominativo a nombre del dueo de la empresa para realizar el reembolso. 5. En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado fsicamente y el saldo segn libros, debe hacerse del conocimiento inmediato del funcionario y, en conjunto, proceder a su aclaracin. En todo caso, debe informarse a la direccin. _____ V _____ F _____ V

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