CICLO 2009 DE CAPACITACIÓN EN TIC PARA DOCENTES

Documentos Colaborativos - Google Docs

Trabajar en forma colaborativa suele traer aparejados varios

inconvenientes, desde la falta de tiempo, las distancias y hasta la
imposibilidad de encontrar horarios de encuentro.

Cuando esto sucede, el mail es la primera solución a la que recurrimos, enviándonos el trabajo en
un archivo adjunto unos a los otros. Éste archivo cambia en la computadora de cada persona que
lo recibe ya que le realiza los cambios que considera necesarios. Todos lo envían nuevamente y
¿cuántas versiones diferentes quedan? ¿cuál sería la correcta si cada uno hizo sus
modificaciones?

Para resolverlo, Google creó una herramienta en la que se puede trabajar colaborativamente
documentos de texto, planillas de cálculo y presentaciones: GOOGLE DOCS. Es un sencillo pero
potente procesador de texto, hojas de cálculo y presentaciones, todo en línea. Nos permite crear
nuevos documentos, subir y editar los que ya teníamos y compartirlos en la red.

Las principales ventajas de Google Docs son estas:

Los documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde
cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros
queramos, permitiendo incluso su edición colaborativa.

La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar
nuestros documentos de Word, Openoffice, PDF, archivos de texto... y guardarlos con el
mismo formato u otros distintos en la web, exportarlos a nuestros discos o carpetas
locales. Esa variedad de formatos también se repite en las otras aplicaciones.

Es posible publicar en la web los documentos, de manera que pueden linkearse o

vincularse desde cualquier otro documento, blog o página web.

Los formularios permiten la recolección, tabulación y procesamiento de información de

manera rápida y prácticamente automática.

Es una herramienta totalmente gratuita y actualizada (usamos siempre la última versión

sin necesidad de descargas y actualizaciones!).

Todo lo anterior lo refleja muy bien este video:

http://www.youtube.com/watch?v=5CGP_jFk7fI

Y esta es la dirección de un completo tutorial on-line para

conocer a fondo sus funciones:

http://www.aulaclic.es/googledocs/index.htm

También puede consultarse el menú Ayuda que aparece en

todas las ventanas de Google Docs.

A continuación les dejo un “ayuda-memoria” con la forma de

realizar las principales acciones en esta aplicación:

Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 3 – Octubre 2009 Pag. 1


PARA ACCEDER POR PRIMERA VEZ

Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el
primer paso será abrir una nueva ventana el nuestro e introducir la dirección URL:

docs.google.com
También puede accederse desde la página principal de Google (menú en la esquina superior
izquierda: Docs, o Más y luego Docs) o desde cualquiera de sus aplicaciones.
Si contamos con una cuenta de correo de Gmail o ya nos registramos en otro servicio de Google
(como Blogger, Google Libros, etc.), el acceso será inmediato, caso contrario será necesario
registrarnos con nuestra cuenta de mail (de cualquier proveedor) y una contraseña (igual a la de la
cuenta de mail o distinta). El servicio enviará un mail a esa cuenta con un link que debemos
clickear para verificar que es la dirección correcta y así queda habilitada.
La página de inicio es similar a esta:
Acceso en
caso de
estar
registrados

Acceso cuando
se ingresa por
1º vez, para
Para ver todo registrarse con
lo que nos una dirección
ofrece esta de mail
herramienta cualquiera.

PARA ACCEDER SI YA NOS REGISTRAMOS

En la página principal: docs.google.com se ingresa la cuenta de correo y la contraseña.

PARA CAMBIAR EL IDIOMA

Acceder a la opción SETTING o CONFIGURACIÓN que aparece en la esquina superior
derecha de la página y elegir el idioma y huso horario adecuado (para que las modificaciones se
guarden con la fecha y hora correctas).

Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 3 – Octubre 2009 Pag. 2


PARA ACCEDER A UN DOCUMENTO COMO COLABORADOR

En el mail que se recibe como invitación, aparece un link directo a Google Docs. Por él se accede
a la página de inicio en la que debemos ingresar nuestra dirección de mail y contraseña (Ver PARA
ACCEDER… al comienzo de esta guía).
Veremos el listado de documentos que compartimos y a la izquierda, una serie de categorías o
carpetas que podemos administrar. Ubicado el documento que queremos abrir, sólo resta clickear
sobre su nombre y se accede a la ventana de edición.

PARA CREAR UN NUEVO DOCUMENTO O CARPETA

En el menú Crear nuevo de la barra superior, elegir el tipo de documento

más adecuado:
- Documento de texto (tipo word)  Document
- Presentaciones multimediales (tipo Power Point)  Presentation
- Tablas o planillas (tipo Excel)  Spreadsheet
- Formulario de encuesta  Form
- Carpeta  Folder

Y directamente se comienza a editar de forma muy parecida a los software

de uso común. (Ver tutorial on line para más información).

En el caso de las carpetas, un clic derecho sobre su nombre permite acceder a un menú de varias
acciones, como por ejemplo: cambiar el nombre, cambiar el color de la etiqueta que la identifica,
etc.

PARA GUARDAR Y/O RENOMBRAR EL DOCUMENTO

Los documentos se guardan automáticamente en la web con las primeras letras ingresadas como
nombre, pero además, desde el menú Archivo podemos “bajarlos” a nuestros discos a partir de la
opción DESCARGAR COMO… eligiendo el formato más conveniente. (Es recomendable el
formato PDF si la información ya está totalmente procesada y debe enviarse digitalmente a
muchas personas o publicarse en la web, restringiendo las posibilidades de modificación)

Desde el mismo menú se puede renombrar el documento con la opción CAMBIAR NOMBRE.
Aunque esta opción también puede realizarse con el documento abierto, haciendo doble click
sobre el nombre del mismo en la barra superior.

PARA COMPARTIR UN DOCUMENTO

Entre las pestañas de la derecha aparece la opción Compartir. Desde allí con la opción Invitar a
otros usuarios, se pueden ingresar las direcciones de mails de las personas que compartirán este
documento para editar (como colaboradores que podrán modificarlo) o sólo para leer (lo podrán
ver, imprimir o exportar, pero no podrán modificarlo). Deben tildarse las casillas inferiores de
acuerdo a nuestras preferencias respecto a la distribución de invitaciones y formas de notificación.
Estas opciones pueden luego modificarse desde Ver quien tiene acceso en el mismo menú.

Existe la posibilidad de enviar por mail una invitación a los colaboradores, con un link al documento
compartido y se puede agregar un mensaje personal.

Capacitadora: Mariana Andereggen Versión 3 – Octubre 2009 Pag. 3


PARA PUBLICAR EN LA WEB UN DOCUMENTO

Entre las opciones del menú Compartir esta Publicar como página web. Esto permite tener on line
el documento para poder compartirlo con gran cantidad de lectores a partir de la URL y sin
necesidad de registro en Google Docs.
Esto es especialmente útil para vincular documentos propios desde un mail (sin adjuntarlo), un blog
o un comentario en una página de otro autor.

PARA COMUNICARSE CON OTROS COLABORADORES

Si estamos en línea con otro colaborador al mismo tiempo y editando una planilla, se abre una
ventana de chat mediante la cual podemos comunicarnos.
Otra forma es Enviar un mail a los colaboradores, opción que está en el menú Compartir
dentro de la opción Ver quién tiene acceso.

PARA VER UNA VERSIÓN ANTERIOR DEL DOCUMENTO

Si nos interesa recuperar el documento tal como estaba antes de sufrir alguna modificación nuestra
o de alguno de los colaboradores, podemos ingresar por la opción Historial de revisiones, desde
el menú Archivo o Herramientas, allí Google Docs guarda todas las versiones históricas y puede
recuperarse la que elijamos o bien volver a la edición de la versión actual.

PARA GENERAR UNA ENCUESTA O FORMULARIO DE RECOLECCIÓN DE DATOS ON LINE

Google docs nos permite generar un formulario con preguntas para enviarlo por mail a otras
personas o bien subirlo a un blog o página web. Lo interesante es que al responderlo, las
respuestas se irán cargando automáticamente en una planilla que se genera en nuestra cuenta de
Google Docs, conformándose una base de datos que luego puede procesarse y analizarse.
Para comenzar, se debe generar desde el menú Nuevo, un Form o formulario.

La primera etapa será el diseño del mismo con preguntas de todo tipo (para completar texto, de
opción múltiple, de puntuación, tipo grilla, etc.). Una vez completo se puede invitar mediante las
direcciones de mails a las personas que queremos consultar (Enviar este formulario por correo
electrónico), o bien copiar el código HTML para incrustarlo en nuestro blog o web (desde Más
acciones - Incrustar)

Cuando las personas lo reciban y completen, sus respuestas se irán anexando a una planilla
enerada automáticamente en la cual cada pregunta es el título de una columna. Esta planilla puede
visualizarse tal cual se genera, reordenar el contenido o bien exportarla como planilla de Excel o
Calc de OpenOffice.

También se disone de la opción Mostrar Resumen que devuelve los resultados de las encuestas
con porcentajes y gráficas (especialmente indicado si son preguntas con opciones).

PARA CERRAR UN DOCUMENTO

Basta con cerrar la ventana de edición si el documento se guarda automaticamente, o elegir en el

menú superior derecho la opción Guardar y salir.

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PARA ASIGNAR UN DOCUMENTO A UNA CARPETA

Conviene recordar que las carpetas de Google Docs funcionan como tags o etiquetas: cada
elemento puede estar asignado a más de una carpeta y en la vista de todos los documentos,
aparecen al lado de cada uno con sus colores identificatorios.
Se puede asignar una carpeta a un documento tildando la casilla de verificación de ese documento
(o de varios) en la página principal y luego arrastrándolo con el mouse hasta la carpeta
correspondiente, o bien usando el botón Mover a del menú superior.

PARA ELIMINAR UN DOCUMENTO

Se puede eliminar un documento tildando la casilla de verificación de ese documento (o de varios)

en la página principal y usando el botón Suprimir del menú superior. Esta acción lo enviará a la
Papelera. Deberemos eliminarlo de esa carpeta para suprimirlo definitivamente.

PARA SALIR DE GOOGLE DOCS

Elegir la opción Salir en la esquina superior derecha de la ventana.

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