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NORMAS Y POLTICAS CONTABLES INTERNAS RICURITAS DEL VALLE LTDA

PRESENTACIN El director Administrativo y Financiero de R ICURITAS DEL VALLE LTDA. Consciente de la necesidad de fortalecer la gestin de la administracin, se permite dar a conocer las polticas y normas internas que rigen en materia financiera y administrativa, lo que constituye un instrumento esencial para facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales. Teniendo en cuenta los estatutos de R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A, se establece las normas sobre los procesos administrativos para pagos, traslados, formali&acin de gastos y elaboracin de gastos. $as normas generales para los diferentes procesos son los siguientes' POLTICA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS RICURITAS DEL VALLE LTDA reconoce la importancia de los recursos financieros como (erramienta que apoya la gestin en el proceso de comerciali&acin, por lo tanto garanti&a el mane)o adecuado de dic(os recursos y su uso e*clusivo para el cumplimiento de su ob)eto social de acuerdo al plan financiero y al presupuesto institucional, esto le permitir+ reali&ar operaciones eficientes y a su ve& contribuir con el crecimiento y la estabilidad econmica de la sociedad, atendiendo con suficiencia los gastos e inversiones que demande la misma, de acuerdo a criterios de efectividad administrativa, optimi&acin y solidaridad. ORIGEN, CANTIDAD Y ESTADO DE LOS RECURSOS FINANCIEROS $os ingresos o recursos de la sociedad RICURITAS DEL VALLE LTDA provienen en un alto porcenta)e del recaudo por concepto del valor de la fabricacin, comerciali&acin y distribucin de productos para lonc(eras infantiles. , Ingresos Opera !ona"es# "on los derivados de la venta de lonc(eras infantiles. , Ingresos No Opera !ona"es# "on los derivados por una actividad espor+dica al desarrollo del ob)eto social de RICURITAS DEL VALLE LTDA se subdividen en'

RICURITAS DEL VALLE LTDA Nit: 900.666.854-2 Cra 25 No.35-88 Tel !o"o: 2254055 #al$ira- %alle financieros, intereses por mora, estudio de cr-ditos, venta de desperdicios y recicla)e. L!nea$!en%os &er!'a&os para "a a&$!n!s%ra !(n &e "os !ngresos ) gas%os RICURITAS DEL VALLE LTDA debe generar los ingresos necesarios que permitan atender con suficiencia los gastos e inversiones que demande. recursos que deben generar el crecimiento y la estabilidad econmica de la misma, de acuerdo al plan financiero de la sociedad el cual define las previsiones de ingresos, inversiones, gastos y eventualidades. precisando alternativas para su financiamiento. /ara obtener los recursos suficientes, se deben tener en cuenta, entre otros aspectos los siguientes' , $os recursos de R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A deben destinarse 0nica y e*clusivamente para el cumplimiento de su ob)eto social. , En casos de cr-ditos e*cepcionales otorgados por R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A, el recaudo de los recursos se procura con no m+s de 12 das, e*tremando los controles de los saldos de cartera. , R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A favorece la posibilidad de reali&ar cr-dito por concepto de venta de computadores y elementos de (ard3are de cualquier precio dependiendo de su estado actual crediticio. Cos%os ) Gas%os# $os costos y gastos de R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A se contabili&an seg0n rubros presupuestales y la inversin seg0n lo solicitado en el presupuesto. Agrupa las cuentas que se representan en' 4astos de operacin, gastos de administracin, generales y financieros en que incurre R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A en el desarrollo del giro normal de su actividad principal. Gas%os A&$!n!s%ra%!'os# "on los que se generan por el soporte y gestin del personal que apoya el desarrollo de los procesos de la misin. Registran los valores en que se incurre durante el e)ercicio, directamente relacionado con la gestin encaminada a la direccin, planeacin y organi&acin de polticas para el desarrollo de la actividad operativa. "e subdividen en gastos de personal, (onorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, gastos legales, mantenimiento y reparaciones, adecuacin e instalacin, provisiones, depreciaciones, entre otros.

RICURITAS DEL VALLE LTDA Nit: 900.666.854-2 Cra 25 No.35-88 Tel !o"o: 2254055 #al$ira- %alle Gas%os F!nan !eros# Registran el valor de los gastos causados en la e)ecucin de diversas operaciones con el ob)eto de obtener recursos para el cumplimiento de las actividades. L!nea$!en%os &er!'a&os para "a a&$!n!s%ra !(n &e "os Egresos , Toda salida de dinero por concepto de costos, gastos, inversiones o transferencias deben estar destinadas 0nica y e*clusivamente para el cumplimiento del ob)eto social de la institucin. , Todo costo, gasto, inversin o transferencia debe estar plenamente autori&ado por la gerencia, antes de comprometer los recursos. , "e procura negociar con proveedores nacionales, a fin de obtener economas de escala en todos aquellos insumos o activos que la institucin demande para su funcionamiento. , /or norma general el pago a proveedores se reali&a a 12 das, manteniendo un flu)o de efectivo. , $as erogaciones deben tener correspondencia con el presupuesto y estar acordes con el plan estrat-gico en cada uno de los programas y proyectos aprobados por la )unta de socios o su representante legal en este caso el gerente por lo tanto, costos, gastos, inversiones o transferencias que no se (ayan presupuestado, y que se requieran reali&ar, deben ser sustentadas ante el gerente. , "e paga oportunamente las obligaciones financieras, evitando las altas tasas de inter-s, que afectaran los estados financieros y la imagen de la institucin ante la comunidad. , R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A vela porque toda erogacin corresponda con un servicio prestado, un insumo recibido o un activo adquirido. , $os bienes races y dem+s activos en general de la institucin deben estar permanentemente inventariados y actuali&ados con miras a garanti&ar su valor patrimonial. PRINCIPALES PR*CTICAS Y POLTICAS CONTABLES /ara sus registros contables y para la preparacin de sus estados financieros R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A observa principios contables de aceptacin general en Colombia, que son determinados por disposicin legal. Con la

RICURITAS DEL VALLE LTDA Nit: 900.666.854-2 Cra 25 No.35-88 Tel !o"o: 2254055 #al$ira- %alle e*pedicin #ecreto 5o. 6718 de 922: el ;inisterio de Comercio, ndustria y Turismo, derog los a)ustes por inflacin y por tanto, los estados financieros no deben a)ustarse para reconocer el efecto de la inflacin. P"an &e C+en%as, A partir de la vigencia de 922<, R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A adopt el /lan =nico de Cuentas para Comerciantes, reglamentado mediante #ecreto 9872 de 6<<1. A-+s%es por In."a !(n, A partir de la vigencia del #ecreto 6718 del : de mayo de 922:, el 4obierno 5acional derog todas las referencias a la obligacin de re e*presin de cifras contables. In'ers!ones, $as inversiones se (allan contabili&adas al costo a)ustado por inflacin. Cuando al cierre del e)ercicio su valor presente o de mercado es menor que el a)ustado, se registra una provisin con cargo a resultados del e)ercicio en el cual se presenta la p-rdida. C+en%as por o/rar, ncluye las deudas de los clientes de R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A $T#A a cargo de terceros, sobre las cuales se efect0a provisin individual para deudas superior a 12 das de vencimiento. Re%en !ones en 'en%as# se contabili&aran en el momento en que se realice la compra. O/"!ga !ones .!nan !eras, Representa los cr-ditos contrados por R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A con entidades financieras, respaldadas con pagar-s. C+en%as por pagar, Comprende obligaciones de R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A a favor de terceros y, del Estado, por concepto de retenciones en la fuente e impuestos de car+cter municipal. Re%en !ones en o$pras# se efectuaran y se contabili&aran en el momento que ocurra el (ec(o econmico. Pas!'os "a/ora"es, $os pasivos laborales se a)ustan a fin de cada e)ercicio con base en disposiciones legales y los contratos laborales vigentes. Ingresos re !/!&os por an%! !pa&o, Corresponde al valor recibido por pagos en ventas de computadores o accesorios. Re ono !$!en%o &e !ngresos, os%os ) gas%os, Todos los ingresos, costos y gastos se llevan a resultados por el sistema de causacin.

RICURITAS DEL VALLE LTDA Nit: 900.666.854-2 Cra 25 No.35-88 Tel !o"o: 2254055 #al$ira- %alle CA0AS MENORES $os fondos fi)os de ca)a menor son recursos de la sociedad R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A en poder de una responsable empleada de la sociedad, que son mane)ados en efectivo y est+n destinados e*clusivamente para atender gastos menores. Aper%+ra &e "as a-as $enores #e acuerdo con las normas establecidas por R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A, el procedimiento a seguir para la A/ERT!RA #E CA>A" ;E5?RE", es el siguiente' a@ Enviar carta de solicitud dirigida al #irector Administrativo y Financiero de R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A en la cual se )ustifique la necesidad de crear la ca)a menor y en donde se especifique cu+les son los gastos que se van a cubrir con esos recursos. b@ !na ve& estudiada la solicitud, la gerencia Administrativa y Financiera proceder+ a reali&ar la respectiva aprobacin por un monto fi)o, el cual ser+ utili&ado durante el perodo corriente. c@ $a aprobacin de la creacin del fondo fi)o de la ca)a menor es enviada al #epartamento de Contabilidad, en donde se reali&a el registro de la apertura, se radica la solicitud para ingresar al sistema contable la orden de giro y se prepara la carta de responsabilidad Ala cual debe ser firmada por el respectivo responsable de la ca)a menor@. d@ gerencia oficiali&a la apertura (aciendo entrega del dinero en efectivo y obteniendo la firma de la carta de responsabilidad mencionada. Ree$/o"sos &e a-as $enores Es importante tener en cuenta que los recursos entregados para el mane)o de las ca)as menores, son montos fi)os reembolsables y que por ning0n motivo estos reembolsos deben superar el valor aprobado para su mane)o. Adicional a lo anterior, el funcionario Aa@ responsable del buen mane)o de un fondo de ca)a menor, debe tener en cuenta los siguientes aspectos' a@ $os gastos que se reali&an con cargo a los recursos de ca)a menor, deben guardar concordancia con el reglamento para el fondo de ca)a menor, de fec(a 26 de abril del 9262, emitido por el #irector Administrativo y financiero.

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b@ #eben cumplir con las normas contables, legales y fiscales vigentes. c@ $os recursos de ca)a menor no deben cubrir gastos que impliquen la causacin de retencin en la fuente, retencin de %A. /or consiguiente, todo gasto que supere los B<2.222 del valor total del fondo, debe ser tramitado a trav-s de gerencia, y no a trav-s de la ca)a menor. /ara efectos de lo anterior, se deben tener en cuenta las tablas de retencin vigentes, las cuales ser+n permanentemente actuali&adas por el #epartamento de Contabilidad. d@ $os recursos de la ca)a menor deben ser utili&ados para gastos menores y urgentes, directamente relacionados con la actividad de la dependencia. Estos recursos no pueden ser utili&ados para cubrir gastos de bienes o servicios suministrados por R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A, por lo tanto se deben recordar las siguientes pautas' C Con recursos de la ca)a menor podr+n ser cancelados consumos de cuantas Autori&adas en el reglamento para el fondo de ca)a menor de 0tiles y papelera. C Todos los pagos de ca)a menor deben estar autori&ados por la gerencia la Administrativa y Financiera. e@ /ara el reembolso se debe generar la planilla de ca)a menor en donde se especifique de manera detallada los pagos reali&ados por el fondo. f@ $os reembolsos se deben efectuar durante el transcurso del mes cuando se (aya consumido el :2D de los recursos, ad)untando los respectivos soportes Afacturas y recibos de ca)a menor@, Es importante resaltar que las facturas yEo documento equivalente y dem+s documentos soportes deben corresponder al perodo en que se efect0a el reembolso, es decir, #irector Administrativo y Financiero. . F@ $os dem+s gastos cubiertos con recursos del fondo de ca)a menor Ae*ceptuando los gastos de transporte@, deben ser soportados con factura de venta a nombre de R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A. 5it <22.888.F7GH9 Estas facturas deben cumplir los requisitos e*puestos en el r-gimen de facturacin que se determina a continuacin'

RICURITAS DEL VALLE LTDA Nit: 900.666.854-2 Cra 25 No.35-88 Tel !o"o: 2254055 #al$ira- %alle R1g!$en &e Fa %+ra !(n El artculo El artculo ::9 del #ecreto G62 de 6<:6, Cdigo de Comercio establece que la Ifactura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr+ librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicioJ. #e acuerdo con lo establecido en el artculo 86F del Estatuto Tributario, modificado por la $ey GFF de 6<FF en su artculo :8, es obligatorio e*igir la factura o el documento equivalente. A partir de la vigencia de esta ley, los adquirientes de bienes corporales muebles o servicios, est+n obligados a e*igir la factura o documento equivalente que estable&ca las normas legales, al igual que a e*(ibirlos cuando los funcionarios de la administracin tributaria debidamente comisionada para el efecto, as lo e*i)an. #e acuerdo con la $ey 6916 de >ulio 6: de 922F y que entr en vigencia a partir de octubre 6: de 922F, establece que Adicional a los requisitos que (oy se contemplan en el artculo 86: del ET Ay con e*cepcin de lo indicado en el primer inciso de dic(a norma, inciso que se entiende modificado con la norma que antes citamos@, el artculo ::G del Cdigo de comercio, modificado con el artculo 1 de la ley 6916, contempla nuevos requisitos para la emisin de las facturas de venta a partir de octubre 6: de 922F. a@ Estar denominada e*presamente como factura de venta. b@ Apellidos y nombre o ra&n y 5 T del vendedor o de quien presta el servicio. c@ Apellidos y nombre o ra&n social y 5 T del adquirente de los bienes o servicios, )unto con la discriminacin del %A pagado. d@ $levar un n0mero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta. e@ Fec(a de su e*pedicin. f@ #escripcin especfica o gen-rica de los artculos vendidos o servicios prestados. g@ %alor total de la operacin. (@ El nombre o ra&n social y el 5 T del impresor de la factura, e i@ ndicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. $a nueva normatividad de)a e*presa la obligacin de cumplir para efectos tributarios todos y cada uno de los requisitos del articulo 86: del Estatuto Tributario a0n cuando se trate de la e*pedicin de la factura con caractersticas de titulo valor. Al momento de la e*pedicin de la factura, los requisitos de los literales a@, c@ y g@, deber+n estar previamente impresos a trav-s de medios litogr+ficos, tipogr+ficos o de t-cnicas industriales de gerencia Administrativa y Financiera Auditora nterna normas internas en materia contable y financiera. Car+cter similar, cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o m+quinas registradoras con la impresin efectuada por tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresin previa. El sistema de

RICURITAS DEL VALLE LTDA Nit: 900.666.854-2 Cra 25 No.35-88 Tel !o"o: 2254055 #al$ira- %alle facturacin deber+ numerar en forma consecutiva las facturas y se deber+n proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora. Entre los requisitos se seKala que para distinguir si la factura de venta fue por una operacin de contado o a cr-dito, el emisor de la factura deber+ aclararlo en el cuerpo del original de la factura de venta. As mismo, en la factura de venta debe quedar consignada la fec(a de vencimiento para el pago de la factura Asi fue a cr-dito@, si no se incluye esa fec(a de vencimiento, se entender+ que debe ser pagada dentro de los 12 das calendario siguiente a su emisin, y si la venta se (ace para ser cancelada por cuotas, eso tambi-n se tiene que mencionar dentro del original de la factura. Casos en "os 2+e no se re2+!ere e3pe&!r "a .a %+ra El legislador e*cluy a ciertas transacciones econmicas de la obligacin de e*pedir factura o documento equivalente, ya que en algunos casos como en el sector bancario, se tienen otros #ocumentos probatorios del ingreso y no se )ustifica duplicarlos. Al 4obierno se le dio la facultad para e*tender la no obligacin de facturar, adem+s de este ente, en la actualidad no est+ obligada a facturar' C $os bancos, corporaciones financieras, corporaciones de a(orro y vivienda y las compaKas de financiamiento comercial. C $os responsables del r-gimen simplificado y las personas naturales que se sometan al r-gimen unificado de imposicin AR! @, deber+n e*pedir cuenta de cobro. C $os distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo. C $os distribuidores minoristas de gas natural comprimido. C $as personas naturales que ena)enen productos agrcolas o pecuarios que no sobrepasen los BG.922.222 Apara el aKo 9222@. C El transporte p0blico urbano o metropolitano de pasa)eros C $as cooperativas de a(orro y cr-dito C $os organismos cooperativos de grado superior C $as cooperativas multiactivas e integrales por las operaciones financieras C$as instituciones au*iliares del cooperativismo por las operaciones financieras C $os fondos de empleados por las operaciones financieras C "ervicios de baKos p0blicos C "ervicios con vnculo laboral C $as ena)enaciones y arrendamientos de bienes que sean activos fi)os para el ena)enante o arrendador y sea un no comerciante. $as personas que e*pidan factura no estando obligadas a e*pedirla, deber+n elaborarlas con todos los requisitos legales establecidos en los artculos 86: y 86F del Estatuto Tributario.

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Do +$en%os e2+!'a"en%es s+s%!%+%!'os &e "a .a %+ra $a obligacin de facturar puede ser sustituida Aen casos e*cepcionales e*puestos por la $ey@, con la e*pedicin del documento denominado equivalente a la factura, el cual se caracteri&a por contar con algunos de los requisitos de la factura, los cuales son seKalados e*presamente para cada documento. Estos son' C $os tiquetes de m+quinas registradoras C $os boletos de ingreso a espect+culos p0blicos C $os tiquetes de transporte de pasa)eros C$os recibos de pago de matrculas y pensiones e*pedidos por establecimiento de educacin, reconocidos por el 4obierno 5acional. C /li&as de seguros, ttulos de capitali&acin y los respectivos comprobantes de pago. C $os e*tractos e*pedidos por las sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de valores y fondos de pensiones y cesantas. C Factura electrnica C %enta de productos agrcolas o ganaderos C $oteras, rifas y apuestas C #escuentos por nmina C Contratos de medicina prepagada C Transaccin registrada en las bolsas de valores C Comisionistas de bolsa de valores C Certificado del proveedor por la venta a empresas de comerciali&acin internacional C #ocumentos emitidos por entidades de derec(o p0blico, empresas industriales y comerciales del Estado, empresas de economa mi*ta donde el Estado posee m+s del 72D. C Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios p0blicos domiciliarios C Recibos e*pedidos por las C+maras de Comercio y 5otaras C ;iembros de )untas directivas C Cobros de pea)es Re2+!s!%os &e "os &o +$en%os e2+!'a"en%es $os documentos equivalentes a la factura, deber+n llevar numeracin consecutiva, la cual trat+ndose de tiquetes e*pedidos por m+quinas registradoras, podr+n llevar prefi)os alfanum-ricos, alfab-ticos o num-ricos. Fa %+ra e"e %r(n! a ) por o$p+%a&or Factura electrnica. Es un documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o prestacin de servicios y su transmisin se reali&a en forma electrnica desde el computador del vendedor. $a factura electrnica es un documento equivalente, el cual deber+ cumplir con los requisitos de la factura, e*cluyendo la preimpresin en los medios litogr+ficos y

RICURITAS DEL VALLE LTDA Nit: 900.666.854-2 Cra 25 No.35-88 Tel !o"o: 2254055 #al$ira- %alle tipogr+ficos, puesto que es un documento electrnico. "olamente ser+n v+lidas como documentos equivalentes, las facturas transmitidas por una red de valor agregado autori&ada por la # A5 como facturas por computador. $a factura por computador debe cumplir todos los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario para la factura de talonario, a e*cepcin de la impresin en un medio tipogr+fico o litogr+fico. El sistema de facturacin deber+ enumerar en forma consecutiva las facturas y se deber+n proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora. GASTOS DE VIA0E "on gastos de R C!R TA" #E$ %A$$E $T#A para cubrir las necesidades de manutencin y alo)amiento de funcionarios de la nstitucin que salgan de la ciudad en representacin de -sta. Nor$as "e (ar+ solicitud de gastos de via)e, con firma de la persona de la dependencia y con la autori&acin de la gerencia Administrativa y Financiera.

CLAUDIA PATRICIA GARCIA CC 44,567,458 Geren%e