Se trata de esos grficos que se ven como taqugrafos, por ejemplo como este, tomado del sitio de Jon

Peltier

La galera de grficos de Excel no incluye este tipo de diagramas, pero su realizacin es posible usando algunos trucos.

En esta nota daremos una explicacin de las tcnicas para lograr este tipo de grficos en Excel, en sus formas ms bsicas. Grficos con agujas, como el de la imagen, requieren tcnicas ms elaboradas y ciertos conocimientos de trigonometra. Estos grficos sern tratados en una futura nota.

Las fuentes de esta nota son el sitio ya mencionado de Jon Peltier y partes del libro de John Walkenbach"Excel Charts".

La forma ms sencilla es un grfico que muestra el porcentaje de lo cumplido en relacin al total planeado. Supongamos esta sencilla tabla

Nuestro

objetivo

es

generar

este

grfico

Este grfico es, de hecho, uno de tipo "circular" (pie, en ingls), de tres datos (porciones), donde hemos ocultado la tercer porcin que representa la mitad de el grfico. Para lograr este efecto, usamos una tabla auxiliar donde dividimos el dato "cumplido" por la mitad y calculamos la mitad del restante. La mitad restante es, necesariamente, la mitad que ocultaremos en el grfico.

Para 1

lograr

todos

lo

efectos definir

los de

pasos

son los

los

siguientes: datos

Las frmulas son: en la celda B7: =B1/2 en la celda B8: =B2/2-B7 en la celda B9: =B2/2 2 girar el grfico de acuerdo a la necesidad (en este caso 270 grados)

3 - seleccionar el punto 3 de los datos y marcar el valor del rea y del borde como "ninguno"

4 El rtulo que muestra el porcentaje de lo cumplido es un cuadro de texto que hemos ligado a la celda B4

para hacer esto, seleccionamos el cuadro con un clic y en la barra de frmulas cramos el vnculo a la celda. Nota: este grfico presupone que los valores sean siempre positivos.

Un grfico ms elaborado se puede lograr usando la variante "anillos". En este ejemplo, clasificamos los resultamos de un examen, de acuerdo a la nota obtenida, en "reprobado", "regular", "bueno" y "excelente". El resultado de cada examen lo exhibimos en un grfico como este:

Para

lograrlo

usamos

una

tcnica

similar

la

anterior,

pero

con

el

grficos

"anillos".

El primer paso consiste en elaborar una tabla auxiliar que nos permita representar los datos:

Las

frmulas

son

las

siguientes

En la columna "Auxiliar" usamos la misma tcnica que en el grfico anterior, dividiendo los valores por la mitad.

En la columna "Valor Lmite" establecemos los lmites de las calificaciones, tambin en este caso dividido por la mitad. En nuestro ejemplo, el lmite superior de "Reprobado" es 40 puntos, por lo tanto en la celda C4 ponemos un valor de 20, "regular" es hasta 70 puntos, es decir 30 puntos ms a partir de "reprobado". Por lo tanto Con anotamos estos datos, 15 ms (la los mitad rtulos de de 30) la en la celda B C5. Y as sucesivamente. nuestro grfico. columna podemos construir

Sin seleccionar ninguna celda activamos el asistente para grficos y definimos las series de esta manera: Serie =Anillos!$B$4:$B$7 1: =Anillos!$A$4:$A$6

Serie 2: =Anillos!$C$4:$C$8, para esta serie definimos tambin los rtulos de las categoras,

Abrimos

el

dilogo

de

Formato

de

Series

de

Datos

giramos

el

grfico

270

grados

Seleccionamos el punto 5 de la serie 2 (valor lmite) y en el dilogo de Formato de punto de datos ponemos los valores de "borde" y "rea" en "ninguno"

Hacemos

lo

mismo

con

el

tercer

punto

de

la

serie

(Auxiliar)

Cambiamos el rea de los puntos de la serie 1 al color blanco y a los puntos de las serie 2 les damos colores apropiados. Todo lo que nos queda por hacer es agregar dos cuadros de textos, uno ligado a la celda A1, que ser el ttulo del grfico y el otro ligado a la celda B1, que mostrar el puntaje obtenido en el examen.

Tambin

la

damos

un

fondo

al

rea

del

grfico

voila!

Volvamos

al

ejemplo

de

la

evaluacin

de

avance

de

un

proyecto

Nuestro

objetivo

es

representar

estos

datos

con

el siguiente

grfico

Empezaremos por el final. Para crear la escala en el fondo, usamos la tcnica que ya vimos en la nota anterior: un grfico de tipo anillos al que dividimos en dos mitades. En una de las mitades representamos los intervalos de 10% en orden ascendiente de izquierda a derecha. La otra mitad la hacemos "desaparecer". Los pasos son los siguientes:

1 Armamos una tabla con una columna para los rtulos y una para los valores de los anillos, cuidndonos de dejar la celda del encabezamiento de los rtulos (A19) en blanco. De esta manera Excel utilizar los datos de la comuna A como rtulos y no como valores de un segundo anillo.

2 Seleccionamos el rango (A19:B30) con los valores y los rtulos y en el asistente de grficos elegimos el tipo anillos

Nos

aseguramos

que

en

el

asistente

de

grficos

la

opcin

sea

"Series

en

columnas"

3 En la pestaa "Ttulos" borramos el ttulo; en la pestaa "Leyenda" eliminamos la leyenda y en la pestaa "Rtulos de Datos" sealamos la opcin "Nombre de la categora"

Apretamos

aceptar

este

es

el

resultado

4 - Seleccionamos la serie de datos con un clic sobre alguna de las porciones del anillo y abrimos el men de formato de serie de datos

En la pestaa "Tramas" elegimos un color conveniente (en nuestro ejemplo el amarillo claro)

En la pestaa "Opciones" llevamos el valor de la opcin "ngulo del primer sector" a 270 grados, el tamao del agujero del anillo a 20% y quitamos la marca de la opcin "Variar colores de los sectores" de manera que todas las porciones tengan el mismo color.

5 Para hacer desaparecer el anillo inferior, seleccionamos el sector (con un doble clic sobre la porcin) y abrimos el men de formato de puntos de datos.

En

el

dilogo

sealamos

para

"Borde"

"rea"

las

opciones

"ninguno"

6 Arrastramos los rtulos a la posicin deseada, lo que haremos manualmente. Elegimos los rtulos con un clic y con un segundo vamos eligiendo cada uno de los rtulos y llevndolo a la posicin deseada

Presten atencin que el rtulo de la porcin inferior (100%) aparece a pesar de que no vemos el sector. Con esto hemos terminado de preparar la escala de nuestro velocmetro. Ahora crearemos la aguja lo que hacemos usando un grfico de tipo XY (Dispersin) con puntos de datos conectados por lneas.

Uno de los puntos de la aguja ser siempre el cero; el otro punto deber "moverse" a lo largo de una semicircunferencia que coincida con el borde exterior del anillo. Esto significa que debemos transformar el dato que queremos representar (el porcentaje cumplido del

proyecto) a radianes y establecer una frmula que nos de los valores del punto. Hacemos esto usando las funciones seno [=SENO()] y coseno [COS()] de Excel.

A nuestra tabla de datos del proyecto la agregamos una tabla para la transformacin de datos

Los

valores

de

las

celdas

A7

B7

sern

siempre

cero.

El valor de la celda A8 est determinado por la frmula =-COS(B4*PI())/B10 Prestar atencin al signo "-" al principio de la frmula.

El valor de la celda B8 est determinado por la frmula =SENO(B4*PI())/B10 La funcin de la celda B10 es darnos control sobre el largo de la aguja. Podemos cambiar el valor en la celda B10 hasta llegar al largo deseado.

Ahora, con el rango A7:B8 seleccionado, elegimos el grfico de tipo XY con lneas sin marcadores y nos aseguramos que la opcin "series en" sea "columnas"

Quitamos las lneas de divisin y apretamos "Aceptar"

Como ven, tenemos todava mucho trabajo por delante. La primer tarea es adaptar los ejes a nuestras necesidades. Elegimos el eje de las X y abrimos el dilogo de formato del eje.

En

la

pestaa

"Escala"

fijamos

el

valor

mnimo

-1

el

mximo

Ahora seleccionamos el eje de las Y y apretamos F4 para copiar el formato del eje de las X. Este es el resultado

Ahora borramos el eje de la Y y los rtulos del eje de las X. Este es ahora nuestro grfico

La lnea que vemos une dos puntos: uno determinado por los valores (0,0) y el otro determinado por los valores (0.556, 0.962).

Ahora tenemos que combinar los dos grficos. Excel permite presentar distintas series de datos en un mismo grfico con distinto tipos de grficos. Por lo tanto lo que haremos es copiar la serie de datos que define la aguja al grfico de anillos y luego cambiar ciertas definiciones para lograr el efecto deseado. Procedemos de esta manera:

1 Seleccionamos el rango de los valores XY (A7:B8) y los copiamos (Ctrl+C). Luego seleccionamos el grfico de anillos y en el men de Excel apretamos "Edicin--Pegado Especial". En el dilogo que se abre sealamos "agregar celdas como nueva serie" , "valores Y en columnas" y "Categoras (rtulos de X) en la primera columna"

El

resultado

es

un

tanto

desalentador,

pero

enseguida

nos

ocuparemos

de

esto.

2 Seleccionamos el anillo violeta (la nueva serie que acabamos de agregar) y abrimos el dilogo de tipo de grfico.

Elegimos

el

tipo

XY

con

lneas

sin

marcadores

apretamos

"Aceptar"

3 Ahora arreglaremos los ejes para que la aguja coincida con el grfico de los anillos. Seleccionamos el eje de las Y y, como mostramos antes, definimos el valor mnimo a -1, el mximo a 1, y en "Eje de valores X cruza en" ponemos 0.

Seleccionamos el eje de las X y apretamos F4 para copiar el formato. Borramos el eje de la Y para lo cual en el men Grfico--Opciones de grfico, en la pestaa Eje quitamos la marca del eje de las Y. Del eje de las X quitamos los rtulos

Como ven, casi hemos terminado. En el extremo de la aguja aparece el rtulo con el valor del punto (0.556), cuando lo que queremos es que aparezca el valor original 66.7%. El "truco" es el siguiente: seleccionamos el rtulo del punto (dos clic separados por un pequeo intervalo). Con el rtulo seleccionado creamos una referencia a la celda B4 en la barra de frmulas (clic a la barra de frmulas, escribimos "=" y hacemos un clic a la celda B4).

Los ltimos toques son formar el fondo del grfico, el rtulo del valor y la aguja, todo de acuerdo a los gustos personales de cada uno.

Un uso ms frecuente para este tipo de grficos es la representacin de ndices de performance, KPI (Key Performance Indicators), que tanto se han puesto de moda desde principios de los '90.

En esta nota desarrollaremos un ejemplo de grfico tipo velocmetro cuya escala empieza y termina en nmeros Peltier en arbitrarios su y nota utiliza sobre dos el agujas. tema. La tcnica es similar a la que mostramos en la nota anterior, y est basada en los mtodos mostrados por Jon

Supongamos que en nuestra hipottica empresa publicamos cada tanto un ndice que mide la relacin entra las ventas y los das de trabajo en un perodo. Este ndice lo comparamos con el ndice correspondiente del mismo perodo del ao anterior. Para el caso supongamos esta tabla de datos:

Tambin

suponemos

que

este

ndice

puede

variar

entre

10

90.

El primer paso es construir el fondo del velocmetro (la escala) para lo cual creamos una tabla que contiene los rtulos y los valores. Es importante distinguir entre los rtulos y el valor. El valor determina el tamao del sector. El primer sector va de 10 a 30, por lo tanto en la celda al lado del rtulo 10 ponemos el valor 20. El segundo sector corre de 30 a 70, por lo tanto el valor correspondiente al rtulo 30 ser 40 y as sucesivamente. El valor correspondiente al ltimo rtulo debe ser, necesariamente, la suma de todos los valores anteriores.

Como en el caso anterior, dejamos la columna de rtulos sin encabezamiento para darle a entender a Excel que se trata de rtulos. Seleccionamos el rango y en el asistente de grficos elegimos el de tipo anillos

Como en el ejemplo de la nota anterior, eliminamos el ttulo y la leyenda, y giramos el grfico 270 grados

Seleccionamos el sector inferior y cambiamos las definiciones de borde y rea en la pestaa "Trama" a "ninguno". Con esto hacemos "desaparecer el sector inferior. Tambin podemos cambiar los colores de los sectores visibles de acuerdo a nuestras preferencias.

Luego abrimos el men de formato de series de datos y en la pestaa "Rotulos" marcamos la opcin "Nombre de la categora".

Ahora arrastramos los rtulos a su posicin, con lo que terminamos la primer parte de nuestra tarea

El prximo paso es construir las agujas, que sern representadas por un grfico de tipo XY con lneas unidas, Para esto volvemos a nuestra tabla de ndices los que tendremos que convertir a radianes, tal como hicimos en el ejemplo anterior. En este caso construimos esta tabla auxiliar

La frmula en la celda B7 (que est combinada con C7) convierte el valor del ndice del ao 2005 a radianes: =(B4-$B$13)/($B$16-$B$13)*PI() donde B13 es el primer rtulo de los anillos (que en este caso tratamos como valor) y B16 es el ltimo rtulo de los anillos. Es decir el mnimo y el mximo de nuestra escala.

A partir de este valor, usamos las funciones =SENO() y =COS() para calcular los puntos de las agujas. El primer valor de X y de Y ser siempre 0. El segundo valor de X es calculado por la frmula =-COS(B7)(prestar atencin al signo "-" delante de COS). El segundo punto de Y es calculado por la frmula

=SENO(B7) Procedemos de la misma manera para el ndice del ao 2006.

Ahora procedemos a combinar los nuevos valores en el grfico de anillos. Primero seleccionamos los valores para el ao 2005, el rango B8:C9, y lo copiamos (Ctrl+C). Seleccionamos el grfico de anillos y en el men "Edicion" pulsamos "Pegado Especial". En el dilogo que se abre

seleccionamos "agregar celdas como nueva serie" y "valores (Y) en filas". Marcamos "categoras en la primera columna" y pulsamos Aceptar

Ahora seleccionamos el nuevo anillo (violeta) y en el men Tipo de Grfico elegimos XY (Dispersin) unido con lneas. Hacemos lo mismo con los datos del ao 2006, el rango D8:E9

El paso siguiente es arreglar los ejes, para que coincidan con los del grfico de anillos. Seleccionamos el eje de las X y en el dilogo de formato del eje, en la pestaa Escala ponemos el mnimo a 1, el mximo a 1 y "eje de valores (Y) cruza en:" a 0.

Hacemos lo mismo con el eje de las Y

Borramos el eje de las Y y los marcadores en el eje de las X (en el dilogo de formato de ejes, en la pestaa Tramas ponemos los valores de las marcas a "ninguno").

Todo lo que nos queda ahora por hacer es dar los formatos deseados. Por ejemplo, para agregar los valores en el extremo de las agujas usamos la tcnica que mostramos en la nota anterior: 1 - Seleccionamos la "aguja" y abrimos el men de formato de series de datos. En la pestaa "rtulo de datos" seleccionamos "valor X".

2 - El rtulo muestra el valor en radianes, cuando lo que queremos es el valor del ndice. Para esto, con el rtulo seleccionado, hacemos clic en la barra de las frmulas, escribimos "=" (sin las comillas) y hacemos clic a la celda B4, si se trata de la aguja del ao 2005, o a la celda C4 si se trata del ao 2006. Tambin podemos agregar ttulos, leyenda y cuadros de texto, dar fondo al grfico y dems efectos que creamos convenientes

Ejemplo con archivo

Grfico de tipo velocmetro

Si Excel tuviera en su arsenal de grficos uno de tipo velocmetro no estara escribiendo este artculo. Pero no lo tiene y esto me brinda la posibilidad de mostrar cmo se crea el siguiente:

En C2 pondremos el valor que debe mostrar la aguja del grfico. En el rango B4:C9 estn los intervalos de velocidad que nos servirn para colorear el grfico. Los datos que estn escritos en gris son valores auxiliares. Vamos a realizar el grfico superponiendo unas formas sobre otras, como las transparencias que se emplean en los libros de anatoma se siguen usando? para ir montando las diferentes partes del cuerpo humano. Las guas para montar este puzzle sern las cuadrculas de la hoja, pero necesitamos que estn ms juntas. Para ello, seleccionamos las columnas D:X. Con el botn derecho del ratn mostramos el men contextual y elegimos Ancho de columna. El ejemplo est hecho con un ancho de 2,71. El fondo del grfico ser un rectngulo coloreado. Para dibujarlo, accedemos a Insertar + Formas + Rectngulo y, manteniendo pulsada la tecla Alt, trazamos un rectngulo que ocupe el rango E2:W17. Ahora, hacemos clic con el botn derecho en el interior del rectngulo y elegimos Formato de forma. Ponemos un relleno degradado de color verde y eliminamos el borde.

El siguiente paso consiste en crear la tabla de datos con la que construiremos el cuerpo del grfico. Lo haremos en B11:C17. En C12: =C5 [Resultado: 600] En C13: =C6-C5 [Resultado: 300] Extendemos la frmula hasta la fila 16. En la fila 17 pondremos la suma: En C17: =SUMA(C12:C16)

[Resultado: 3.000]

Seleccionamos B12:C17 y, en el grupo Grficos del men Insertar, accedemos a Otros + Anillo. Borramos las leyendas y, con la tecla Alt pulsada, ajustamos el grfico hasta colocarlo en F2:V21.

Debemos girar el grfico 270 para que el sector marrn, que corresponde a la serie Auxiliar, quede en la parte inferior. Para ello, hacemos doble clic en cualquier sector del grfico y, en Opciones de serie, ponemos un giro de 270.

La mencionada serie Auxiliar ocupa la mitad del grfico. Esto es debido a que en la celda C17 hemos sumado todos los valores de las celdas superiores; es decir, esta celda suma tanto como todas las dems celdas juntas. Lo hemos hecho as porque queremos crear un grfico semicircular y, al tener medio grfico por debajo, bastar con que lo ocultemos eliminando el relleno y el borde. Hacemos dos veces clic (cuidado!, no hay que hacer doble clic) en la zona marrn (serie Auxiliar). Una vez seleccionada la serie, hacemos doble clic sobre la misma. Entraremos en el cuadro de dilogo anterior y todo lo que hagamos afectar nicamente a la serie seleccionada. Quitando el relleno y el color del borde, el grfico quedar as:

Repetimos estos pasos con el resto de las series pero teniendo la precaucin de quitar el borde y poner el color adecuado a cada caso.

Debemos hacer que el rea del grfico y el rea de trazado sean transparentes. Para ello, hacemos doble clic en el rea del grfico y quitamos el relleno y el borde. El anillo es demasiado grueso y vamos a adelgazarlo. Doble clic en cualquier serie del grfico para entrar en la ventana Formato de serie de datos. En Opciones de serie, ponemos 65% en el apartado Tamao del agujero del anillo.

Una vez creado el cuerpo principal del grfico vamos a poner los rtulos que identifiquen dnde empieza y dnde acaba cada serie. Podramos hacerlo poniendo manualmente unos cuadros de textos con sus correspondientes rtulos, pero este mtodo tiene el inconveniente de que quedaran descolocados cuando cambiramos los intervalos de las series. Debemos hacerlo de forma que se coloquen automticamente en sus correspondientes posiciones segn los valores de la tabla B4:C9. Para ello, crearemos una nueva tabla de datos y, con ella, un grfico circular. Pero, vayamos paso a paso. Para evitar molestias, arrastramos el grfico que acabamos de crear a una posicin que no nos moleste; por ejemplo, a la derecha de la columna AA. Escribimos el nmero 50 en las celdas siguientes: Z3, Z5, Z7, Z9, Z11 y Z13. En el resto de las celdas de la columna Z debemos poner los mismos valores que los del rango C12:C16. En Z14 sumaremos toda la columna. En Z4: =C12

En Z6: =C13 En Z8: =C14 En Z10: =C15 En Z12: =C16 En Z14: =SUMA(Z3:Z13)

[Resultado: 3.300]

Posteriormente, sustituiremos todos los valores que hemos puesto en Z3, Z5, Z7, Z9, Z11 y Z13 por ceros. Pero este paso lo explicaremos en su momento. Seleccionamos Y3:Z14 y, en el grupo Grficos de la pestaa Insertar, elegimos Circular + Circular. Quitamos la leyenda y, manteniendo pulsada la tecla Alt, arrastramos y redimensionamos el grfico hasta que ocupe el rango E1:W22.

Hacemos doble clic en cualquier sector para girar el grfico y eliminar el relleno. En Opciones de serieponemos un giro de 270. En Relleno, elegimos Sin relleno y en Color de borde, seleccionamos Sin lnea.

Los sectores ms estrechos (los de valor 50) nos servirn para poner los rtulos de los intervalos de cada color. Para ello, estos sectores deben mostrar la Etiqueta de datos en el exterior. Se hace as: Seleccionamos un sector haciendo dos veces clic (no doble clic) sobre l y elegimos Herramientas de grficos + Presentacin + Etiquetas de datos + Extremo externo .

Esto debemos hacerlo con los seis sectores de tamao 50. El resultado ser:

Ahora, debemos sustituir el nmero 50 de cada sector por el correspondiente a la zona en la que est. El primer sector (inferior izquierdo) debe ser cero; por tanto, borramos manualmente el 50 y ponemos en su lugar un 0. Los otros 5 sectores restantes deben mostrar los valores que hay en C5:C9. Lo haremos as: seleccionamos el rtulo que contiene el nmero 50 del segundo sector de la izquierda y, en la barra de frmulas, escribimos:=Hoja1!$C$5. En el tercer sector la frmula ser: =Hoja1!$C$6. Y as sucesivamente. Una vez puestas todas las frmulas, debemos sustituir los 50 de Z3, Z5, Z7, Z9, Z11 y Z13 por 0. Si desde el primer momento los sectores hubieran tenido valor 0, habra sido ms difcil seleccionarlos y poner las etiquetas de datos. Esta es la razn del extrao rodeo que hemos dado. Pulsando fuera del grfico, la hoja se ver as:

Hacemos doble clic en el rea del grfico y quitamos el relleno y el borde. A continuacin, arrastramos el grfico a una zona vaca para seguir trabajando. Es el momento de ponerle una aguja al grfico. La crearemos con otro grfico circular, pero antes necesitamos la tabla de datos para construirlo. Estar en Y16:Z19. En Z17:

=C2

[Resultado: 1.600]

En Z18: 50 [Ms adelante este valor lo sustituiremos por un cero] En Z19: =2*C9-Z18-Z17

[Resultado: 4.350]

Seleccionamos Y17:Z19 y, en el grupo Grficos de la pestaa Insertar, elegimos Circular + Circular. Quitamos la leyenda y, manteniendo pulsada la tecla Alt, arrastramos y redimensionamos el grfico hasta que ocupe el rango G3:U20. Del mismo modo que hemos hecho en el caso anterior, giramos el grfico 270, eliminamos el relleno y el borde de todos los sectores y le ponemos la Etiqueta de datos en el Extremos externo al sector de tamao 50. Hacemos clic en el 50 de la Etiqueta de datos y, en la barra de frmulas, ponemos la frmula siguiente:=Hoja1!$C$2 Hacemos dos veces clic (no doble clic) en el sector de tamao 50 y, una vez seleccionado, hacemos doble clic. En la ventana Formato de puntos de datos, ponemos un Relleno slido de color negro, un Color de borde con Lnea slida de color negro y un Estilo de borde con Ancho de 2 puntos. Volvemos a hacer doble clic en el rea del grfico y eliminamos el relleno y el borde. El ltimo paso consiste en sustituir el 50 de la celda Z18 por un cero. El resultado ser:

Ya slo queda montarlo todo y poner los ltimos detalles para adornar el grfico. Con la tecla Alt pulsada, arrastramos el grfico de sectores (el primero que hemos hecho) a la posicinF2:V21. Del mismo modo, arrastramos el grfico de los nmeros a E1:W22. Ponemos dos cuadros de texto con las leyendas que correspondan a nuestro caso. Manteniendo pulsada la tecla Mayscula, con Insertar + Formas + Elipse, dibujamos un crculo que simule el eje donde gira la aguja. Le ponemos el tamao y los efectos de color que queramos y el ejercicio quedar terminado. Podemos comprobar que cambiando el valor de C2 la aguja se mueve a la posicin correcta. Tambin conviene comprobar que cambiando los intervalos C5:C9 las diferentes zonas coloreadas se amplan o reducen adecuadamente y las etiquetas de datos se colocan en su sitio.