Seccin 7.

Desarrollar programas de capacitacin para el personal

Qu es un programa de capacitacin para el personal? Por qu realizar un programa de capacitacin para el personal? Cundo se debera realizar un programa de capacitacin para el personal? Quin debera estar a cargo del programa de capacitacin para el personal? Cmo se desarrolla y ejecuta un programa de capacitacin para el personal?

Consideremos dos organizaciones con base en la comunidad: el Centro de Salud y Paternidad de Princeton (PPHC, por su sigla en ingls) y el Proyecto de Gooseneck para el Apoyo de Padres y Nios (conocido como Gooseneck). Estas organizaciones realizan trabajos similares (educacin comunitaria para la salud de la madre y el nio y la paternidad) en comunidades similares. Cada una ha contratado un nuevo miembro del personal para que se contacte con nuevos padres y les brinde sus servicios. Elaine se mud a Princeton para trabajar en PPHC, tiene un ttulo en psicologa pero nunca se desempe en este tipo de trabajos anteriormente (y no tiene hijos propios). En su primer da, despus de mostrarle su escritorio y presentarle algunas de las personas con las que estar trabajando, el director le entrega un mapa de la ciudad y una lista con los nombres de las familias a su cargo y le desea suerte. Despus del almuerzo, Elaine parte para contactarse con las familias que le asignaron, un poco preocupada por lo que har y les dir cuando se rena con ellos. Mark tiene credenciales similares a las de Elaine, y acaba de ser contratado por Gooseneck. Cuando se presenta en su primer da de trabajo, se le informa que durante la primera semana, su trabajo ser recibir orientacin y capacitacin. Durante varios das, conoce a todos los que trabajan en la organizacin, a varias de las familias con las que trabajar y a la comunidad. Durante dos das, Mark pasa parte del tiempo realizando visitas a familias acompaado por miembros experimentados del personal, y conversa con ellos sobre lo que hicieron y sus razones. Lee y debate con otros miembros del personal sobre la teora del trabajo social y mucho material sobre educacin para padres y nutricin infantil. Junto con otros miembros del personal, realiza representaciones de algunas situaciones y recibe instrucciones directas del director del programa sobre la prctica del trabajo social y la educacin en salud comunitaria y sobre la manera especfica en que Gooseneck los interpreta. Adems, tiene la posibilidad de trabajar con las familias que ha conocido y recibir una retroalimentacin

por parte de ellos y posteriormente, por parte de su supervisor, que lo acompa en sus primeras visitas. Para la semana siguiente, cuanto realice su trabajo solo, l siente que sabe bastante bien qu debe hacer y cmo hacerlo. Adems sabe que su formacin continuar. En cul situacin preferiran encontrarse? En un trabajo en el que se los arroja de lleno a las tareas, sin ningn tipo de capacitacin y donde esperan que uno adivine todo desde el principio, o en un trabajo donde la capacitacin los ha preparado para las tareas que van a realizar? Probablemente no necesiten pensar demasiado para responder a esta pregunta. Ser til pensar en planificar y ejecutar un programa de capacitacin para todas las personas de su organizacin, de modo que no slo comiencen su trabajo con todas las herramientas para hacerlo bien, sino que tambin continen desarrollando sus habilidades mientras continen en sus puestos.

QU ES UN PROGRAMA PARA EL PERSONAL?

DE CAPACITACIN

Un buen programa de capacitacin para principiantes es simplemente eso: un programa concreto que contempla a la capacitacin no como un nico evento. Lo que diferencia a un programa de capacitacin de un programa de orientacin es que el primero cubre un rea mucho ms amplia. La orientacin consiste de una presentacin de la organizacin, la poblacin y la comunidad. Incluso cuando se extienda durante los primeros meses de empleo, es simplemente una introduccin destinada a lograr que un miembro del personal se acostumbre a su nuevo trabajo. La capacitacin est directamente relacionada con las habilidades, el conocimiento y las estrategias necesarios para realizar un trabajo determinado. Puede abarcar la enseanza de nuevas habilidades a miembros del personal, la presentacin de ideas innovadoras, la oportunidad de practicar y recibir una retroalimentacin sobre tcnicas o estilos particulares de trabajar con la gente o simplemente alentarlos a debatir sobre su trabajo entre s. Adems puede, y debera, tener continuidad mientras dure el empleo.

QU INCLUYE UN PROGRAMA DE CAPACITACIN?

Un programa de capacitacin comprensivo puede incluir:

Capacitacin para personal nuevo que nunca ha realizado este tipo de tareas anteriormente. Capacitacin para personal nuevo que podra tener experiencia en las tareas requeridas por su puesto, pero no en el mtodo o estilo en particular que usa su organizacin.

Actualizacin del personal: capacitacin continua para todo el personal. Actualizacin profesional: si bien este trmino se usa indistintamente para referirse a la actualizacin del personal, hemos decidido definirlo como aquel que propende, ya sea a la adquisicin de nuevos conocimientos especficos, o a mayores niveles de pericia. La actualizacin profesional puede contemplar varias posibilidades: Estudios de grado o post-grado. Asistencia a conferencias. Crculos de estudio: grupos de profesionales que se renen regularmente para discutir lecturas y/o escritos de los miembros e investigar sobre temas de inters comn. Un crculo de estudio puede tener un orientador que ayude a guiar la lectura y los debates o los integrantes pueden turnarse para actuar como orientadores. Cursos o talleres generados por el rea de incumbencia: Cursos o talleres que surgieron de las necesidades de los practicantes, quienes encuentran personas que los capaciten. Institutos: Cursos implementados por instituciones no acadmicas, que a menudo abarcan no slo las disertaciones, discusiones y lectura sino adems la observacin y la puesta en prctica.

Finalmente, un programa de capacitacin debe aplicarse a todos los miembros de la organizacin, desde los administradores hasta los empleados y el personal de apoyo. Todos necesitan, y deben tener la oportunidad de mejorar continuamente en lo que realizan, aumentando la efectividad propia y la de la organizacin.

POR QU REALIZAR UN PROGRAMA CAPACITACIN PARA EL PERSONAL?

DE

Aparentemente un programa de capacitacin requiere de mucho trabajo y de una buena cantidad de dinero. Su organizacin realmente necesita llevarlo a cabo? La respuesta es S, por varias razones. Para el caso de nuevo personal, la respuesta es obvia: un programa de capacitacin es necesario para que puedan insertarse en sus trabajos con alguna idea sobre lo que se supone que deben hacer y cmo hacerlo. Pero un programa de capacitacin puede ayudar a los nuevos miembros del personal de muchas otras maneras:

Les demuestra que la organizacin se toma en serio lo que hace y por lo tanto, tambin los alienta a tomarse su trabajo en serio. Les hace sentir que la organizacin los apoya.

Una capacitacin adecuada fomenta su confianza en su habilidad para realizar sus trabajos. Un programa de capacitacin puede ayudar a transmitir a los nuevos miembros cun valiosos son los mtodos y la filosofa de la organizacin. Los convierte en miembros de la organizacin, brindndoles un vocabulario y una visin de su trabajo similar a otros en la organizacin. Acorta los tiempos necesarios para que adquieran competencia en sus trabajos. Reduce la necesidad de pedir consejos o informacin a otros miembros del personal, y de esta manera, aumenta su independencia y disminuye el desgaste de otros miembros del personal. Disminuye en gran parte la posibilidad de cometer errores que provoque que la organizacin pierda prestigio, relaciones pblicas, credibilidad, juicios o dinero.

En el caso de miembros experimentados del personal, un programa de capacitacin tambin tiene numerosos beneficios:

Los ayuda a aumentar continuamente su competencia en lo que hacen. Aumenta su conocimiento en el rea a desarrollar presentndoles las ltimas investigaciones y teora y puede exponerlo a nuevas ideas que pueden mejorar su propia efectividad y la de la organizacin. Les ayuda a mantener el inters y entusiasmo por su trabajo, ya que evita que se aburran y se desactualicen. Puede exponerlos a otros practicantes con mtodos diferentes, y quizs mejores. Les da una razn ms para quedarse en la organizacin. Mantiene la dinmica total de la organizacin: pensamiento, crecimiento y cambio. Una organizacin dinmica es casi siempre efectiva y saludable.

En resumen, un buen programa de capacitacin continua para todo el personal aumenta la efectividad de la organizacin, en vez de permitir que la organizacin se estanque.

CUNDO DEBERAN REALIZAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIN DE P ERSONAL?

La capacitacin para personal nuevo claramente debera llevarse a cabo tan pronto como sea posible cuando se los contrata. Lo ideal es que forme parte de su orientacin (si el periodo de orientacin es lo suficientemente largo o extensivo) o que al menos comience antes de que empiecen a trabajar, de modo que sepan lo que estn haciendo. Pero un

programa de capacitacin bien planeado debera llevarse a cabo a lo largo de toda la vida de la organizacin. La actualizacin del personal debera planearse regularmente, como parte del funcionamiento normal de la organizacin. Probablemente, todos en la organizacin deberan tener la oportunidad de obtener capacitacin continua como mnimo una vez por mes. Algunas organizaciones pueden realizar o patrocinar capacitacin continua con mucha ms frecuencia, a veces como parte de una reunin de personal semanal o quincenal. Estas oportunidades de capacitacin pueden ser tan sencillas como una presentacin de media hora en una reunin de personal, o tan formales como una presentacin o taller realizado por un experto en el tema conocido nacionalmente, dependiendo de los recursos de la organizacin. Las oportunidades de actualizacin profesional pueden ser ms difciles de obtener, ya que generalmente requieren de dinero. Las organizaciones ms pequeas no tienen recursos para pagar los estudios de grado o post-grado para los miembros del personal, e incluso pueden no contar con el dinero para pagar la inscripcin a conferencias. Si bien algunos miembros del personal estaran gustosos de pagar sus propios estudios o conferencias, no sera justo exigirles a todos que lo hagan. Una posibilidad sera pedirles a los miembros del personal que aprovechen al menos una oportunidad de actualizacin profesional por ao. Algunas de esas oportunidades, crculos de estudio por ejemplo, son gratuitas o prcticamente gratuitas, y pueden ser realizadas por la organizacin o por los miembros de su personal.

QUIN DEBERA ESTAR A CARGO DEL PROGRAMA DE CAPACITA CIN DE PERSONAL?

Esta pregunta en realidad se refiere a dos aspectos diferentes de la conduccin de un programa de capacitacin. El primer aspecto es quin controla en realidad el programa (es decir, quin determina el tema, la frecuencia y el tipo de capacitacin). El segundo aspecto es quin dirige la capacitacin. Pueden ser la misma persona o grupo, aunque no es as necesariamente. En realidad, existe tambin una tercera faceta a tener en cuenta cuando se lleva a cabo un programa: la coordinacin. Alguien que sea responsable de los horarios, la comunicacin, encontrar disertantes externos si es necesario, etc.. Pueden existir, o no, muchas respuestas cuando preguntamos quin coordinar de esta manera. Un miembro del equipo de apoyo podra, de hecho, coordinar las capacitaciones como parte de su trabajo, o la directora podra insistir en ser la coordinadora de las capacitaciones. No importa de qu manera lo

hagan (una respuesta posible es que la responsabilidad rote entre miembros del personal) es absolutamente crucial realizar una coordinacin efectiva, usualmente a cargo de una sola persona. De lo contrario, un programa de capacitacin se perder en cabos sueltos y tareas sin terminar. Control de la capacitacin El control de un programa de capacitacin puede estar a cargo de:

El director, el director del programa, otro administrador o coordinador del programa, con o sin la participacin de otros miembros del personal. En una organizacin de gran tamao, puede designarse incluso un coordinador de capacitacin para cada departamento o grupo de servicios. La poltica de la organizacin: la organizacin puede determinar cul ser el temario, la modalidad y la frecuencia de la capacitacin, por medio de los estatutos o la poltica de personal. Un miembro del personal en particular o un grupo de miembros del personal. Todo el personal en forma colectiva (incluyendo administradores y personal de apoyo). El personal y otras partes interesadas, como pueden ser los participantes, quienes conocen cules son las necesidades de capacitacin de la organizacin. Un orientador o una organizacin externa. Una combinacin de algunos o todos stos.

Como recalcamos varias veces en otras secciones de la Caja de Herramientas Comunitarias, es extremadamente importante que las organizaciones acten de acuerdo a sus creencias. Las organizaciones efectivas usualmente tienen una visin firme sobre cmo tratar a la gente, ya sea que se trate de miembros de su propio personal, de la poblacin con la que trabajan, o miembros de la comunidad en su conjunto. Con este objetivo, una organizacin debera plantearse algunas preguntas importantes antes de decidir quin debera controlar esta capacitacin.

Cules son las implicancias polticas de su decisin? Si quien dispone el curso de capacitacin es el director, aunque sea con los aportes de los miembros del personal, esto da un dato concreto sobre la distribucin del poder en la organizacin. Lo mismo se puede decir en el caso en que el control de la capacitacin sea una responsabilidad conjunta de todo el personal.

Cul es la importancia de que la capacitacin en su organizacin sea participativa? Cul es el inters de la organizacin por hacer las cosas de una manera democrtica e inclusiva? De qu manera el control de la capacitacin refleja la filosofa de la organizacin? Si la organizacin intenta fomentar una atmsfera de colaboracin, entonces tambin se debe considerar la capacitacin como un esfuerzo en comn. Si la organizacin busca darle poder a la poblacin con la que trabaja, entonces tambin es importante darle poder a su personal. Un personal con poder, tendra por lo menos algo de control sobre su propia capacitacin. Qu tan distintiva necesita ser la capacitacin? La organizacin usa un mtodo poco comn o desarrollado por ellos mismos y como resultado ha desarrollado un curso de capacitacin especfico? En ese caso, cules son las posibilidades de flexibilidad e introduccin de nuevos temas e ideas? Muchos o todos los miembros del personal ya conocen ampliamente sobre el rea de inters, o estn ms familiarizados slo con una de las maneras posibles de hacer lo que hacen?

Dirigir la capacitacin Decidir quin dirigir la capacitacin es de muchas maneras ms sencillo que decidir quin la controlar. Dentro de las posibilidades podemos incluir al director del programa o capacitacin, otros miembros del personal, presentadores u organizaciones externos (incluyendo participantes y otros miembros de la comunidad) o alguna combinacin de stos. Una vez ms, en este punto la organizacin debe plantearse algunas preguntas:

Quin tiene los conocimientos? La respuesta a esta pregunta probablemente sea diferente de acuerdo a cada tema. Parte, o gran parte, de las capacitaciones pueden realizarse en el establecimiento a cargo de miembros del personal con los antecedentes y la experiencia adecuados. En otras ocasiones, podra necesitarse una fuente externa. Es importante involucrar a la comunidad (ya sea a miembros de la poblacin con la que se est trabajando o a personas de la comunidad en su conjunto)? Necesitan ustedes una capacitacin especial que nadie dentro del personal puede brindarles? Cunto dinero pueden destinar a pagar la capacitacin (si es que pueden destinar dinero)?

CMO SE PROGRAMA PERSONAL?

DESARROLLA Y EJECUTA DE CAPACITA CIN PARA

UN EL

Existen cuatro puntos principales que se deben tener en cuenta al desarrollar y ejecutar un programa de capacitacin. Los mismos son los siguientes y en este orden:

Planeamiento Metodologa Logstica Evaluacin

Examinaremos cada uno individualmente. Planeamiento

ALGUNAS REGLAS GENERALES PARA PLANIFICAR PROGRAMA DE CAPACITACIN PARA EL PERSONA L

UN

Involucrar a los miembros del personal en la planificacin e implementacin de los programas de capacitacin. Ya sea que tengan, o no, control directo de la capacitacin, quienes realizan el trabajo estn ms aptos para determinar cules son, al menos, algunas de sus necesidades. De esta manera, incluso los nuevos miembros pueden participar en la planificacin. Qu los inquieta ms? En qu reas se sienten menos preparados o menos competentes? Las respuestas a estas preguntas pueden ayudar a estructurar una capacitacin inicial til y efectiva.

Adems, cuando los miembros del personal participan en la planificacin y conduccin de un programa de capacitacin, ellos se convierten en dueos de este programa, aumentando las posibilidades de que lo tomen en serio y se beneficien con ste.

Responder a las necesidades de los miembros. Si ellos estn involucrados en la panificacin de la capacitacin, asegrense de que la participacin no sea slo en la teora, sino que lleve a talleres y sesiones especficas. Otras cosas que pueden hacer para asegurarse de que satisfacen las necesidades. o Abordar los temas que los miembros del personal identifican como importantes. Esto no significa que no se puedan agregar otros temas, sino simplemente que se deben tratar aquellos que identificaron. Si por algn motivo no resultase posible, entonces deben discutirlo y expresar los motivos que llevaron a elegir el tema que se tratar. (Algunas organizaciones

identifican los temas realizando una evaluacin anual, o ms frecuente, de las necesidades de capacitacin del personal.) o Intentar preparar la capacitacin de la manera y en la situacin que ms desean los miembros del personal: crculos de estudio, presentadores especficos, etc. Es igualmente importante no armar situaciones que particularmente les desagraden a los miembros del personal. Si alguien expresa su disgusto por las presentaciones del tipo disertacin, entonces no las planifiquen. o Encontrar material que trate los temas de manera interesante y apropiada. Programar la capacitacin de acuerdo a las necesidades de los miembros del personal. En el caso de personal nuevo, significa tan pronto como se presentan a trabajar, de modo que puedan obtener la base que necesitan. En el caso de actualizacin del personal, significa varias cosas: o Programar la capacitacin o reajustar los horarios de trabajo de modo que nadie sienta que est abandonando su trabajo mientras realiza la capacitacin. o Programar la capacitacin para momentos que sean convenientes para la mayor cantidad de gente posible. o Programar con anticipacin para poder obtener los presentadores que quieren, reunir los materiales para que el personal lo examine de antemano, realizar lecturas grupales, etc. o Crear suficiente disponibilidad o disponer de tiempo sin planificar para atender los asuntos reales que surgen en el trabajo, cuando sea necesario.

RECUERDE QUE SE EST PLANIFICANDO UN PROGRAMA

Un programa de capacitacin es ms que una serie de talleres inconexos. Debe reflejar una manera de ver lo que realiza la organizacin, as como las necesidades del personal. Algunas organizaciones planifican la capacitacin un ao por vez, eligiendo concentrarse en uno o algunos temas, y programando debates o presentaciones algunos meses por adelantado. Otros consideran un programa de capacitacin como algo progresivo, ya que los miembros del personal construyen sus habilidades y conocimiento desde la capacitacin inicial y a lo largo de su permanencia en la institucin. Sin embargo, otros consideran que un programa debe cubrir las reas que los miembros del personal necesitan para hacer bien su trabajo, y que responden a menudo a preocupaciones inmediatas. (Estamos recibiendo muchos participantes que consumen herona. Cmo trabajamos con estos casos?). Todos estos son modos legtimos de encarar un programa de capacitacin de personal, y tambin existen otros. Lo importante es que la planificacin de capacitacin de personal resulte en un programa que tenga una razn detrs de su estructuracin. Una serie de

presentaciones o actividades inconexas podran ser de algn valor, pero no beneficiarn ni al personal ni a la organizacin tanto como puede hacerlo un programa de capacitacin que forme parte de un todo con coherencia.

DECIDIR CULES SON LAS REAS QUE DEBE CUBRIR SU CAPACITACIN DE PERSONAL
Obviamente, en este caso la decisin depender del trabajo de la organizacin y las necesidades expresadas por los miembros del personal, pero adems variarn de acuerdo a la filosofa y el propsito de la organizacin. Algunas organizaciones pueden desear que un programa de capacitacin apunte a temas que no estn, o no parecen estar, directamente relacionados con sus objetivos establecidos. Si una organizacin cuyo objetivo establecido es la capacitacin laboral considera que la preparacin para el trabajo depende de la actualizacin individual, podra por lo tanto incluir informacin sobre el desarrollo psicolgico en su programa de capacitacin. Organizaciones dedicadas a darle poder a la poblacin podran incluir capacitacin sobre cmo la organizacin espera que los miembros del personal interacten y traten a los participantes. Es ms probable que las organizaciones menos introspectivas concentren la capacitacin exclusivamente en el desarrollo de habilidades laborales (vacunacin de nios, alfabetizacin, compresin de las normas federales). Una vez planteado lo anterior, existen algunas reas generales que la mayora de los programas de capacitacin deberan incluir:

Habilidades laborales e informacin especfica. Cualquier capacitacin, especialmente la capacitacin inicial, debe abarcar las habilidades particulares y la informacin que las personas necesitan para realizar su trabajo. Los mtodos de enseanza, las reglamentaciones federales y nueva informacin sobre medicina son todos temas para la capacitacin que puede abordar una u otra organizacin. Habilidades propias de su organizacin. Si han desarrollado una manera propia o inusual de hacer las cosas, obviamente es importante que los miembros del personal comprendan cmo usar estos mtodos y los motivos por los cuales la organizacin los emplea. Innovaciones en las tcnicas, desarrollos, teoras, polticas, leyes, etc., vinculados con su rea de inters. Otras reas con las que los miembros del personal necesiten familiarizarse, por encima y ms all de sus habilidades laborales, para poder realizar bien sus trabajos (por ejemplo, estrategias para tratar con suicidas o para resolver conflictos). Dentro de esta categora se encuentra la mayora de las capacitaciones

relacionadas con reas como las habilidades interpersonales, sensibilidad cultural y de diversidad. Temas especficos de importancia para la organizacin. Dependiendo de la naturaleza del trabajo y de la poblacin, algunas de las posibilidades en este punto podran ser violencia familiar, el contagio del virus del SIDA, reformas para el bienestar social, la Ley de Norteamericanos con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA), la economa de barrios o regiones especficas, tendencias en las subvenciones federales, etc. Estos temas pueden no estar directamente relacionados con las metas de la organizacin, pero tienen un gran impacto en su trabajo debido al efecto que produce en los participantes.

DETERMINAR CUNTA CAPACITACIN NECESITA PERSONAL Y CUNDO DEBERA REALIZARSE

SU

Capacitacin inicial. Cunto debe durar la capacitacin para el nuevo personal? Cundo la van a necesitar? (es decir, saben en qu momento estaran contratando nuevo personal?) Actualizacin del personal. En cunta actualizacin de personal debe comprometerse cada miembro del personal durante un ao? Con qu frecuencia debe realizarse? Tiene importancia? Actualizacin profesional. Debera existir un estndar de la organizacin relacionado con la carga de actualizacin profesional que debe asumir cada miembro del personal durante cada ao? De ser as, en ese estndar, deben estipularse los plazos? (es decir, la actualizacin profesional debe terminarse en un momento determinado cada ao?)

Metodologa Existen algunas pautas generales a tener en cuenta al momento de considerar la metodologa a usar en un programa de capacitacin de personal. Si la capacitacin tiene como objetivo ensear un mtodo o una tcnica, debe realizarse usando el mtodo o tcnica en cuestin. Por ejemplo, si estn intentando ensearle a un grupo habilidades de orientacin, entonces ustedes, o quien est dirigiendo la capacitacin, debe demostrar esas habilidades en la presentacin. De manera similar, los mtodos de capacitacin deben ser coherentes con la misin y filosofa de la organizacin. Por ejemplo, si la organizacin es colaborativa, entonces el programa de capacitacin debera considerar que cada uno posee algn conocimiento y experiencia importante que aportar. Se debe considerar la capacitacin como un esfuerzo

en comn y no como una autoridad que ofrece parte de sus conocimientos a otros que son esencialmente ignorantes. Variar los mtodos de presentacin para mantener el inters y la emocin de las personas.Esto se aplica ya sea que la capacitacin se realice dentro de la organizacin o sea conducida en gran parte por presentadores externos. Entre los distintos mtodos disponibles podemos mencionar:

Debates/crculos de estudio. Actividades grupales: resolucin de problemas en grupos pequeos, proyectos colaborativos, etc. Multimedia: presentaciones audio-visuales (vdeos, cintas de audio, proyecciones), uso de computadoras e Internet, etc. Actividades fsicas: movimiento, manipulacin de materiales. Resolucin de problemas en forma individual. Representaciones y simulacros, incluyendo teatro interactivo. Peridicos u otras actividades escritas. Actividades artsticas: crear imgenes, estructuras, poemas, etc., ya sea en forma individual o en grupos. Investigacin individual o grupal. Lecturas. Disertacin.

Conocer los distintos estilos de aprendizaje. Existen muchas descripciones sobre diferentes estilos de aprendizaje, pero todos se agrupan en dos temas: de qu manera la gente recibe la informacin y de qu manera la organiza y la usa. Aunque la mayora de las personas pueden usar una amplia variedad de estilos diferentes cuando lo necesitan, todos parecen tener un estilo que prefieren y que pueden usar mejor. Pueden trabajar con los estilos diferentes ya sea planeando actividades individuales o una serie de actividades que incluyan varios de estos modos de presentar la informacin:

Usar mtodos visuales - a travs de los ojos (proyecciones, vdeos); mtodos auditivos a travs de los odos (cintas, disertacin); y mtodos cinestticos a travs del tacto y de los movimientos (juegos, construccin con objetos, etc.); y otros mtodos similares de presentar la informacin. Brindar a las personas la oportunidad de trabajar en grupos grandes, pequeos, pares e individualmente, ya que algunas personas aprenden ms en algunas de estas situaciones.

Prestar atencin a las diferencias entre el hemisferio derecho y el izquierdo del cerebro. Aunque esta descripcin no es exacta (estas actividades no estn en realidad disociadas en los hemisferios cerebrales), las diferencias a tener en cuenta aqu son entre las inteligencias emocional/intuitiva/artstica (hemisferio derecho) y las inteligencias lgica/secuencial/matemtica (hemisferio izquierdo). Por ejemplo, algunas personas responden mejor a ideas en secuencia y otras a ideas conectadas a ancdotas o la literatura. Tratar de referirse al todo (un vistazo general de las ideas o tcnicas que estn presentando, y de qu manera encajan en su organizacin y en el tema) y a los detalles ms pequeos, que forman el todo.

Usar humor, juegos, y otras actividades divertidas tanto como sea posible. Virtualmente todos aprenden ms y ms rpidamente cuando se estn divirtiendo que cuando se encuentran aburridos o bajo presin. Especialmente cuando existan habilidades o tcnicas que aprender, intenten disear actividades con la mayor cantidad posible de oportunidades de retroalimentacin. Logstica La logstica, la clave para arreglar todo de modo que pueda llevarse a cabo la capacitacin, puede no ser la parte ms emocionante de una capacitacin, pero es absolutamente crucial. El cuidado que tengan con los detalles puede influir mucho en el xito de su programa de capacitacin, de modo que empiecen a pensarlo con anticipacin. Para la mayora de las organizaciones, los temas importantes son la ubicacin, el armado y los materiales.

Ubicacin. Quieren (o deben) llevar a cabo las sesiones de capacitacin o actualizacin de personal en su lugar de trabajo? O sera mejor realizarlas en otro lugar? Dentro de las posibilidades podemos incluir la casa de los integrantes (gratuito), espacios institucionales (una biblioteca o universidad, por ejemplo); un espacio alquilado; un espacio prestado por otra organizacin; al aire libre; o un espacio para conferencias alquilado, que suele estar lejos de casa y ser muy diferente del ambiente normal de trabajo.

Los recursos de su organizacin, probablemente no demasiados, determinarn en gran medida si pueden alquilar un espacio o no. La filosofa y el estilo de su organizacin pueden ayudar a determinar si quieren alquilar un espacio o si prefieren gastar el dinero directamente en el trabajo que realizan.

El tiempo y el espacio necesarios pueden ser tambin factores determinantes. Si la actualizacin de personal se llevar a cabo en las reuniones de personal, por ejemplo, entonces sin lugar a dudas se realizar en el lugar de trabajo. Si estn planeando actividades que involucran mucho movimiento fsico, necesitarn mucho ms espacio del que necesitaran para un par de sillas.

Armado. De qu manera van a armar (organizar) el espacio? Qu tan formal o informal quieren que sea? Quieren muebles cmodos? Sillas en fila o en un crculo? Mesas o escritorios donde escribir? Pizarrones? Estas preguntas tambin pueden influir cuando decidan sobre la ubicacin.

Adems, deben considerar la comodidad de los asistentes. El espacio tiene suficiente luz, natural o artificial? (Recuerden que las luces fluorescentes hacen un zumbido, un ruido que a algunas personas no les molesta o no escuchan y que otros no pueden soportar) Hay suficiente circulacin de aire? (Los cuartos que no poseen una ventilacin adecuada adormecen a las personas.) Cmo est la temperatura? (Si uno tiene demasiado fro o demasiado calor, es difcil concentrarse.) La comida cambia la dinmica de cualquier situacin, hacindola ms amigable y relajada. Quieren incluir comida? De ser as, la proveer la organizacin o las personas debern compartir los gastos o turnarse? Materiales Los materiales de la capacitacin dependern, por supuesto, de la naturaleza de la capacitacin y los mtodos que elijan. No obstante, hagan lo que hagan, sin lugar a dudas debern distribuir una buena cantidad de textos y otros papeles (aunque tambin pueden subirlos para que sean descargados de un sitio Web o de una red de computadoras), y otros materiales necesarios para sesiones de capacitacin en particular. Estos materiales deben estar disponibles en el momento adecuado, y probablemente sea responsabilidad del coordinador. Tener los materiales listos para cuando se los necesite puede implicar mucho trabajo. Puede significar copiar muchas pginas, teclear texto en un sitio Web, hacer proyecciones, vdeos, o CD-ROMs (as como conseguir los aparatos donde reproducirlos); crear presentaciones de Power Point, reunir suficientes materiales artsticos para su utilizacin, etc. Puede incluso significar armar o escribir un manual para la capacitacin, que puede incluir algunos de estos materiales.

La planificacin que hayan realizado es crucial en este punto. Si el coordinador tiene ms tiempo para preparar los materiales, tiene ms posibilidades de tenerlos listos cuando se requieran, y ms flexible podr ser el programa de capacitacin en su conjunto. Evaluacin Al igual que todo su trabajo, su programa de capacitacin debe ser dinmico, cambiar constantemente para mejorar su efectividad y satisfacer las nuevas necesidades de la organizacin. La manera de asegurarse el dinamismo es mediante un examen y una evaluacin regulares y cuidadosos sobre lo que estn haciendo y cmo lo estn haciendo. Existen algunas maneras obvias de determinar la efectividad de su programa de capacitacin.

Retroalimentacin por parte de los miembros del personal, tanto sobre las sesiones individuales como el programa de capacitacin completo. Obtener una retroalimentacin honesta podra resultar difcil si no existe un alto nivel de confianza dentro de la organizacin. Tanto las discusiones grupales como las conversaciones individuales son la mejor manera de obtener informacin real. Permiten dar y recibir, y brindan una oportunidad de ordenar las ideas a medida que escuchan las de los otros.

Adems pueden pedirles a los participantes que llenen una encuesta (annima o no). Esto puede resultar un poco menos revelador, pero tambin podra brindarles una informacin exacta sobre qu tan interesante y til es su capacitacin. (Por favor, ver Herramienta N 1 donde encontrarn un modelo de encuesta sobre la capacitacin.) Las preguntas clave son si los miembros del personal sienten que el programa de capacitacin result til en general y de qu manera podra mejorarse. Pueden sealar una capacitacin especfica que haya tenido un efecto prctico? Usan algunas de las ideas o tcnicas que aprendieron o que se les presentaron? Se encuentran ms abiertos a la innovacin en su trabajo que antes? La capacitacin ha mejorado su confianzaza o su sensacin de idoneidad? Sienten que la capacitacin les brinda un apoyo? Consideran el tiempo que invirtieron en la capacitacin como una parte valiosa de su trabajo? Qu temas de importancia no fueron abordados? Qu les gustara que se agregue o descarte en el futuro?

Retroalimentacin de los participantes, de la poblacin con la que trabajan, miembros de la comunidad, etc., sobre la competencia de la organizacin en las reas a las que apunt el programa de capacitacin. Se han hecho cambios en la

manera de ejecutar las cosas o cambios en la efectividad de la organizacin? Se han hecho cambios en el modo de percibir la organizacin? Observacin y supervisin de los miembros del personal en situaciones de trabajo. Con cunta facilidad se adaptan los miembros del personal a las tcnicas, ideas y actitudes presentadas en la capacitacin inicial? Existe alguna mejora, o indicios de mejora, en el trabajo del personal experimentado? Se adopt en la prctica alguna de las ideas propuestas? Y Qu tan bien estn funcionando? Los supervisores observan diferencias en la actitud de las personas, sus mtodos o su competencia? Los miembros del personal conversan sobre temas de la capacitacin con los supervisores o entre s?

La meta de la capacitacin inicial y de la capacitacin continua es que los miembros del personal sean ms efectivos en lo que hacen. Para muchas organizaciones, esto puede significar ser ms creativo, ms innovador, atender a una mayor poblacin, tener mayores xitos con los participantes actuales, involucrar a ms personas de la comunidad o tener un mayor impacto poltico. No importa cules sean las metas de efectividad de su organizacin, se encontrarn ms cerca de alcanzarlas si cuentan con un programa de capacitacin bien planificado y bien ejecutado.

EN RESUMEN
Un buen programa de capacitacin de personal es simplemente eso, un programa, con una estructura lgica que tenga sentido para su organizacin. Debe continuar durante la existencia de la organizacin e incluye una capacitacin inicial para el personal nuevo, actualizacin de personal (capacitacin continua para todo el personal), y actualizacin profesional (la oportunidad de obtener nuevos conocimientos o habilidades, o de avanzar en los niveles de pericia). Crear un programa de este tipo implica la planificacin, que incluye a quienes sern capacitados, y considera tanto la modalidad del entrenamiento como los temas que se deberan tratar. La actualizacin de un programa de capacitacin requiere pensar sobre la metodologa (cmo se presentar la capacitacin), la logstica (dnde y cundo se llevar a cabo la capacitacin, y qu es necesario para que todo salga bien, etc.), y la evaluacin (cmo averiguarn qu result valioso y qu no y qu deben hacer para mejorar el programa con el tiempo). Desarrollar un programa de capacitacin que satisfaga las necesidades de los miembros del personal y de la organizacin y que mantenga a la organizacin creciendo y cambiando

para mejor, implica mucho trabajo. Pero los beneficios obtenidos superarn en gran medida el esfuerzo realizado.