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INFORMACION SOBRE ANALISIS DE PUESTOS: PERSPECTIVA GENERAL

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INFORMACION SOBRE ANALISIS DE PUESTOS: PERSPECTIVA GENERAL

La informacin acerca de los puestos y los requisitos para llenarlos se consigue a travs de un proceso denominado anlisis de puestos, en el que la informacin sobre diferentes trabajos se obtiene de manera sistemtica, se evala y organiza. Generalmente estas labores las realizan especialistas del departamento de recursos humanos que reciben el nombre de analistas de puestos. Su labor consiste en obtener datos de todos los puestos de trabajo que existen en la organizacin, pero no necesariamente sobre cada una de las personas que la componen. La informacin que se obtenga desempea una funcin de primera importancia porque influye la mayor parte de las actividades de recursos humanos. Principales actividades gerenciales vinculadas con la informacin sobre anlisis de puestos: 1. Compensar de manera equitativa a los empleados. 2. Ubicar al personal en puestos adecuados. 3. Determinar niveles realistas de desempeo. 4. Crear planes de capacitacin de recursos humanos. 5. Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales. 6. Planear las necesidades de capacitacin de recursos humanos. 7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno labora. 8. Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan el desempeo del personal. 9. Eliminar requisitos y demandas innecesarios mediante la racionalizacin del proceso. 10. Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de la empresa.

OBTENCION DE INFORMACION PARA EL ANALISIS DE PUESTOS

Antes de recopilar informacin sobre puestos especficos, es necesario informar a los empleados las razones que llevaron a la empresa a efectuar el anlisis de puestos.

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Cuando el analista posee un grado adecuado de conocimiento del entorno la organizacin, el trabajo y los empleados-, y los empleados comprenden el objetivo de la labor de obtener informacin para el anlisis de puestos, el analista: Identifica los puestos que es necesario analizar. Elabora un cuestionario para el anlisis de puesto. Obtiene informacin para el anlisis de puesto.

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO Los analistas generalmente desarrollan una serie de cuestionarios que les permiten obtener informacin. Este procedimiento garantiza que la informacin sea consistente y homognea en todos los casos. El departamento de personal no est limitado, ni debe limitarse, a utilizar un solo formulario para obtener informacin sobre puestos muy dismiles entre s. Con frecuencia los puestos de carcter tcnico deben evaluarse independientemente de los puestos de carcter gerencial, y stos de los de carcter secretarial. El secreto radica en usar un solo cuestionario para un mismo puesto. Nivel e identificacin. El cuestionario que se presenta en la figura 4-3 comienza con una identificacin clara del puesto y cmo encaja dentro de un departamento y una divisin de la organizacin. Deberes y responsabilidades. Para ser til, el formulario debe establecer el propsito u objetivo del puesto, las distintas acciones que la persona lleva a cabo para cumplir sus obligaciones y una descripcin adecuada de estas acciones y las condiciones en las que se efectan. Caractersticas individuales y condiciones de trabajo. Adems de la informacin necesaria acerca del puesto en s, los analistas deben obtener datos sobre las caractersticas que una persona debe poseer para llevar a cabo cierto trabajo. Niveles de desempeo. El cuestionario de anlisis de puesto incluye tambin un espacio para informar a la persona que lo utilice respecto a los niveles de desempeo que se emplean para evaluar cmo est alcanzando sus objetivos el empleado.

OBTENCION DE DATOS Existen diversas maneras de obtener los datos necesarios para los formularios de anlisis de puestos. El analista debe examinar las ventajas y desventajas de cada una de ellas, y sus distintos grados de precisin para seleccionar la que ms convenga a su situacin especial. Entrevistas. Las entrevistas directas constituyen una forma efectiva de obtener informacin sobre un puesto.

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Grupos de expertos. Aunque tambin costoso y de lenta ejecucin, el mtodo de recabar las opiniones de un grupo de expertos reunidos especialmente para analizar un puesto permite llegar a resultados de alta confiabilidad. Cuestionarios por correo. Un mtodo ms rpido y menos costoso consiste en distribuir un cuestionario con preguntas que permitan realizar un anlisis adecuado de puestos. Bitcora de empleados. Otra opcin para obtener datos sobre un puesto consiste en dar instrucciones a cada empleado para que lleve un diario o bitcora de sus actividades cotidianas. Observacin. La observacin directa es lenta, costosa y potencialmente menos precisa y confiable que las otras tcnicas de obtencin de datos. Es posible que los resultados tengan poca precisin porque el observador puede dejar de notar actividades que no se efectan de manera regular o peridica, pero que son igualmente importantes. Combinaciones. Ya que cada mtodo muestra ventajas y desventajas, los analistas de puestos con frecuencia se sirven de combinaciones de tcnicas y utilizan dos o ms de manera simultnea.

APLICACIONES DE LA INFORMACION SOBRE EL ANALISIS DE PUESTOS

La realizacin de fases de preparacin y recoleccin de datos sobre puestos permite que los departamentos de recursos humanos obtengan informacin esencial acerca de las actividades que se efectan en la organizacin. La aplicacin inmediata de esta informacin la transforma en descripciones de puesto, especificaciones de puesto y estndares de rendimiento.

DESCRIPCION DE PUESTOS Una descripcin de puesto es una explicacin escrita de las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado. En el entorno de una organizacin. Aprobaciones. El grado de precisin y confiabilidad de una descripcin de puesto es un elemento fundamental.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

La especificacin de puesto hace hincapi en las demandas que la labor implica para la persona que la efecta; es un inventario de las caractersticas humanas que debe poseer el individuo que desempear la labor.

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NIVELES DE DESEMPEO EN EL PUESTO

Los anlisis de puesto tienen una aplicacin adicional: permiten formular niveles de desempeo en el puesto. Estos niveles de desempeo tienen dos objetivos. En primer lugar, se constituyen en objetivos de desempeo a los que aspiran los trabajadores y de cuyo logro pueden derivar una legtima satisfaccin. Los niveles de desempeo en el puesto se determinan con base en la informacin obtenida mediante el anlisis de puestos y a partir de ese momento se mide el desempeo real logrado en la labor diaria.

EL SISTEMA DE INFORMACION SOBRE RECURSOS HUMANOS

Las descripciones de puesto, las especificaciones del mismo y los niveles de desempeo integran el sistema de informacin sobre recursos humanos, esta informacin se complementa y enriquece mediante planes de recursos humanos, informacin suministrada por los solicitantes de empleo, resultados del desempeo, cifras de compensacin y muchas otras fuentes de datos esenciales.

PERSPECTIVA GENERAL DEL DISEO DE PUESTOS

Un puesto de trabajo es mucho ms que una serie de labores que se registran en una ficha de anlisis de responsabilidades y acciones, y que se presentan de manera resumida en una descripcin estandarizada. La forma en que las personas se desempean y cumplen con sus labores est influida por las caractersticas de su puesto. Tanto la productividad como la calidad de la vida laboral dependen mucho del diseo de los puestos de la organizacin.

ELEMENTOS ORGANIZATIVOS Los elementos organizativos de un puesto se refieren a su eficiencia. Enfoque mecnico. Esta tcnica mecanicista requiere la identificacin de todos los movimientos y labores de un puesto de trabajo para estructurarlos de manera que se minimice el tiempo y el esfuerzo necesarios para efectuar la tarea.

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El resultado es la especializacin. El proceso de especializacin lleva a que se practiquen ciclos de labores breves, que duran slo el tiempo necesario para llevar a cabo una operacin determinada.

ELEMENTOS DEL ENTORNO

Un segundo aspecto del diseo de puestos se enfoca en asuntos como el grado de preparacin de los trabajadores disponibles, la relativa abundancia o escasez de empleados y sus expectativas sociales. Habilidades y disponibilidad del empleado. Las consideraciones respecto a la eficiencia en la labor deben balancearse de acuerdo con el grado de preparacin de los trabajadores disponibles, la relativa abundancia o escasez de los mismos en el mercado laboral y las expectativas sociales que cada uno de ellos trae a su lugar de trabajo. Expectativas sociales y culturales. Las expectativas de carcter social y cultural influyen de manera determinante en el nivel de aceptabilidad del diseo de un puesto.

ELEMENTOS DE CONDUCTA

Los puestos de trabajo no pueden disearse con base slo en los factores de eficiencia. Los diseadores modernos consideran en gran medida los datos que contribuyen a fomentar un ambiente de trabajo que satisfaga las necesidades individuales. Las de alto valor psicolgico tienen especial importancia. Autonoma. El principio de la autonoma laboral consiste en ser responsable de las labores que la persona lleva a cabo. Dicho de otra manera, consiste en la libertad de controlar las respuestas propias al entorno de trabajo. Los puestos que confieren autoridad para tomar decisiones otorgan responsabilidades adicionales que incrementan el sentido de autoestima y autovaloracin del empleado. Por el contrario la ausencia de autonoma puede provocar que un empleado muestre apata o que se desempee de manera ineficiente. Diversidad. La ausencia de cambios produce monotona y aburrimiento. El aburrimiento conduce a la fatiga y sta a su vez provoca errores. Al dar variedad a los puestos, los diseadores pueden reducir errores ocasionados por el aburrimiento. Identificacin de la tarea. Un problema de algunos trabajos es que no proporcionan la posibilidad de identificarse con la tarea que se desempea. Esto ocurre porque los trabajadores de ciertas empresas no pueden observar ms que un aspecto muy parcial de la labor y nunca van un producto terminado. Relevancia de la tarea. Un elemento muy relacionado con la identificacin de la labor que se efecta es la relevancia de la tarea. Este aspecto saber que el trabajo que se realiza es importante para

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muchas personas dentro y fuera de la organizacin- hace que el puesto adquiera valor para quienes lo desempean. Retroalimentacin. Cuando no se proporcionan ninguna retroalimentacin a los trabajadores acerca de su desempeo, stos tendrn escasas razones para mejorarlo.

PUNTO DE EQUILIBRIO ENTRE ELEMENTOS CONDUCTUALES Y EFICIENCIA

Los elementos conductuales del diseo de un puesto informan a los gerentes de lnea y a los especialistas en diseo de puestos sobre la conveniencia de aadir autonoma, diversidad, relevancia y retroalimentacin. Al mismo tiempo, el componente de eficiencia requiere que haya un mximo de especializacin, menor diversidad, mnima autonoma.

TECNICAS PARA EL REDISEO DE PUESTOS

BAJO NIVEL DE ESPECIALIZACION

Cuando los puestos no estn suficientemente especializados los diseadores pueden optar por una simplificacin del puesto. Las tareas que antes se incluan en un solo puesto de trabajo pueden repartirse entre dos o ms y se identifica y elimina toda labor que no sea estrictamente necesaria.

ALTO NIVEL DE ESPECIALIZACION

En muchos casos los trabajos rutinarios muy especializados, como es el caso de muchos puestos de trabajo en diversas fbricas, ofrecen limitado inters para muchas personas educadas, que slo por necesidad econmica aceptan estas posiciones. Las ms comunes son la rotacin, la inclusin de nuevas tareas, el enriquecimiento del puesto y los grupos autnomos de trabajo.

ROTACION DE PUESTOS

La tcnica de rotacin permite al empleado cambiar de un puesto a otro. La labor en s misma no experimenta cambio. Esta rotacin rompe la monotona de diversas labores especializadas y posibilita el uso de diversas reas del conocimiento y la experiencia del operario, o incluso de distintas habilidades fsicas.

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INCLUSION DE NUEVAS TAREAS

Esta tcnica permite expandir el nmero de funciones que se llevan a cabo en un puesto al aadir labores similares a las que ya realizaban para proporcionar mayor variedad. La inclusin de nuevas tareas reduce la monotona porque extiende el ciclo de trabajo y demanda una gama ms amplia de habilidades del trabajado. ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO

El nivel de satisfaccin del trabajador se incrementa cuando se aaden nuevas fuentes de satisfaccin laboral. Esta tcnica aumenta los niveles de responsabilidad, autonoma y control.

GRUPOS AUTONOMOS DE TRABAJO

Estos grupos de trabajadores (llamados tambin equipos autodirigidos de trabajo) desempean labores y tareas dentro de una amplia gama de responsabilidades, que en ocasiones incluye actividades normalmente reservadas a los supervisores y gerentes. Los grupos autnomos de trabajo por lo general se integran de 3 a 15 trabajadores que se preparan intensivamente para efectuar cualquiera de las labores de las que el grupo es responsable.