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Srie T & Srie 1

quinta-feira, 6 de janeiro de 2011

Como Fazer - Parametrizao para Contabilizao

Processo de Negocio: Contbil Processo do Sistema: Rotina de Contabilizao (Incluindo integrao com o TOTVS Gesto Contbil) Subprocesso: Parametrizao do sistema para o processo de contabilizao Contabilizao A principal finalidade da Contabilidade fornecer informaes sobre o Patrimnio de ordem econmica e financeira, que facilitam assim as tomadas de decises, tanto por parte dos administradores ou proprietrios, como tambm por parte daqueles que pretendem investir na empresa. Noes bsicas de Contabilidade: Conta: As contas so utilizadas para se efetuar os registros contbeis e cada conta distinguida das demais pela sua denominao. Convenes para registro: Dbito e Crdito As transaes ocorridas numa empresa podem ocasionar aumentos ou diminuies nos bens, direitos, obrigaes e no resultado, que so verificados atravs de lanamentos chamados de dbito e crdito. DBITOS = aplicaes CRDITOS = origem Geralmente, os que desconhecem a matria so levados a pensar que dbito significa algo desfavorvel. Na realidade, isto no ocorre, pois dbito e crdito so termos tcnicos. Ex. Debito: salrios (+) aumento da conta salrio Crdito: Caixa (-) diminuio na conta caixa Importante:

- Os valores de dbitos sempre correspondero a um crdito de igual valor. - No h dbito sem crdito Para identificar mais facilmente a conta a ser debitada e a conta a ser creditada, observe as notas a seguir: I- Para elementos Patrimoniais a. Toda vez que aumentar o Ativo, DEBITAR a respectiva conta. b. Toda vez que diminuir o Ativo, CREDITAR a respectiva conta. c. Toda vez que aumentar o Passivo, CREDITAR a respectiva conta. d. Toda vez que diminuir o Passivo, DEBITAR a respectiva conta. II- Para os elementos de Resultado: e. Toda vez que ocorrer uma Despesa, DEBITAR a respectiva conta. f. Toda vez que se realizar uma Receita, CREDITAR a respectiva conta. Ativo e Passivo: Os capitais prprios e de terceiros, representado do lado do passivo, so aplicados na empresa em Bens e Direitos, conforme demonstra o lado do ativo. Portanto os recursos que a empresa utilizou. Formas de contabilizao Existem 3 formas de contabilizao no sistema TOTVS Folha de Pagamento. Contabilizao por seo: A contabilizao por seo mais comum. Exige como condio que o nvel de detalhamento do plano de contas seja aplicvel a todos os funcionrios de uma mesma seo. Contabilizao por funcionrio: A contabilizao por funcionrio necessria quando o nvel de detalhamento do plano de contas exige uma distribuio dos valores que no pode ser determinada pela seo e quando a empresa no usa a distribuio por centro de custos. Contabilizao por centro de custo: Exige como condio que o nvel de detalhamento do plano de contas seja aplicvel a todos os funcionrios de um mesmo centro de custo. necessrio indicar na pasta rateio fixo da base de clculo na ficha individual de cada funcionrio o percentual ou valor de

rateio para cada centro de custo, mesmo que o funcionrio trabalhe 100% em um s centro de custo. Obs: Na contabilizao por centro de custo, o sistema passa a enxergar os dados contbeis registrados em Cadastros I Centros de custos (RM Labore), ignorando qualquer informao registrada em Cadastros I Sees. Dentre todas as formas de contabilizao possvel utilizar Contabilizao parcial: O campo Contabilizao Parcial(*) em Cadastros I Eventos I Dados contbeis, indica que desejada a contabilizao de crdito OU a dbito, a parte ausente ser contabilizada posteriormente de uma outra forma. Quando este campo no est marcado, obrigatoriamente deve-se informar o grupo de crdito E de dbito. Mdulos relacionados ao processo de contabilizao Opes | Parmetros | RM Labore Neste mdulo as principais informaes verificadas so as informaes de utilizao de centro de custo Utiliza clculo por centro de custo, na pasta Param clculo. Na pasta Outros parmetros | Parmetros II so verificados os parmetros de contabilizao. Cadastros | Contabilizao | Parmetros do RM Saldus Neste mdulo so definidas as regras da contabilizao, mesmo para quem no utiliza o sistema Saldus (TOTVS Gesto Contbil). Cadastros | Contabilizao | Histrico Padro A implantao de histricos-padres tem como finalidade a utilizao de expresses iguais para o registro de fatos semelhantes. Dever atender a ambas as contas envolvidas no lanamento, ou seja, conta devedora e conta credora. Cadastros | Contabilizao | Plano de contas contbeis (RM Saldus) e Cadastros |Contabilizao | Plano de contas Gerenciais (RM Saldus) Neste mdulo so cadastradas as contas que sero utilizadas pelo sistema. importante que as contas estejam agrupadas por natureza, para facilitar a identificao e gerao de relatrios. Por exemplo: as contas do ativo comeam com 1, as do passivo com 2 e assim por diante. Existem algumas definies dos conselhos de contabilidade sobre a estruturao das contas. Cadastros | Tabelas dinmicas Neste mdulo esto cadastradas as tabelas dinmicas utilizadas na contabilizao. Para inserir itens clique na aba Itens da tabela. Abaixo est a definio de cada tabela

utilizada. INT01 - Diversos Usos Internos (no permite incluso de itens) Tipos possveis de encargos INTCONTFUN - Uso interno do sistema (permite incluso de itens) Cdigos Para Integrao Contbil de Funcionrios INTGERFUN - Uso interno do sistema (permite incluso de itens) Cdigos Para Integrao Gerencial de Funcionrios PCODATIVO - Uso interno do sistema (permite incluso de itens) Cdigos Encargos Ativos CODINTCONT - Uso interno do sistema (permite incluso de itens) Cdigos Para a Integrao Contbil CODINTGER - Uso interno do sistema (permite incluso de itens) Cdigos Para a Integrao Gerencial GRPCONT - Uso interno do sistema (permite incluso de itens) Grupos de Contas Contbeis GRPGER - Uso interno do sistema (permite incluso de itens) Grupos de Contas Gerenciais Cadastros | Contabilizao | Agrupamento de contas contbeis (RM Labore) e Cadastros | Contabilizao | Agrupamento de contas gerenciais (RM Labore) O sistema contbil no tem informaes de eventos, sees, encargos e funcionrios. Para que a contabilizao seja gerada corretamente preciso fazer um relacionamento dos dados da Folha de Pagamento, agrupamentos e integraes, com a conta contbil. Grupo Conta - Refere-se a um item da tabela dinmica GRPCONT. informando no cadastro do evento ou encargo, aba Dados Contbeis. Cdigo de Integrao - Refere-se a um item da tabela dinmica CODINTCONT ou CODINTGER para contabilizao gerencial. informado no cadastro da Seo ou Centro de Custo, aba Dados Contbeis. Cdigo de Integrao Por Funcionrio - Refere-se a um item da tabela dinmica INTCONTFUN ou INTGERFUN para contabilizao gerencial. informado no

cadastro do funcionrio, aba Base de Clculo | Dados contbeis. Conta contbil Saldus - Item da tabela CCONTA, cadastrado em Cadastro | Contabilizao | Plano de contas contbeis (RM Saldus). Filial - Item da tabela GFILIAL, cadastrado em Cadastros I Filiais. Centro de Custo - Item da tabela PCCUSTO, cadastrado em Cadastro | Centros de custos (RM Labore). Obs : - No processo de criao dos agrupamentos deve-se definir a utilizao de integrao, podero ser criados diversos agrupamentos para um mesmo grupo de conta, desde que a integrao seja diferente. - A integrao utilizada quando um mesmo evento, ou encargo, deve ser lanado em contas diferentes, dependendo da seo ou centro de custo utilizado. Agrupa informaes de uma mesma natureza ou procedncia. So trs tipos de integrao: - Por seo: para quem no trabalha com clculo por centro de custo relacionado ao funcionrio; - Por Centro de custo: para quem tem o centro de custo relacionado ao funcionrio; - Por funcionrio: Cada funcionrio tem sua integrao. Cadastros | Eventos No cadastro de eventos a serem contabilizados, devem ser informados os dados contbeis necessrios. Os campos de conta para dbito e conta para crdito devem ser preenchidos com os grupos j existentes na base de dados, tabela dinmica GRPCONT. Se for utilizar integrao contbil preciso marcar a opo de integrao contbil ou por funcionrio. Definir qual histrico ser utilizado no lanamento em questo (os itens desta tabela so cadastrados em Cadastros | Contabilizao | Histrico Padro tabela CHISTP). O complemento do histrico um campo texto com at 60 caracteres que pode ser informado para complementar o campo anterior. Cadastros | Contabilizao | Encargos De acordo com a legislao tributria brasileira, encargos so aquelas despesas do exerccio que normalmente devem ser contabilizadas, sem estarem com os valores totalmente definidos em termos monetrios (somente quando pagas ou creditadas na forma da lei que esse fato se dar, o que deve ocorrer total ou parcialmente em

perodos subsequentes ao da competncia ou do ms em que ela se iniciou). Para parametrizao dos encargos acesse o mdulo e crie quantos encargos forem necessrios informando os dados contbeis. Cada encargo deve ter um cdigo e um ttulo que o identifique. Tipo de encargo Selecione o tipo de encargo. Trata-se de tabela dinmica (INT01) que j tem tipos prdefinidos. Observao: Em conformidade com o disposto no artigo 2 da Lei 10.097/00, onde altera o artigo 15 da Lei 8036/90, que determina que os contratos de aprendizagem com admisso a partir de 20/12/2000 tenham sua alquota do FGTS reduzida de oito por cento para dois por cento. Fique atendo a criar os encargos de FGTS de menores aprendizes separadamente do restante dos demais funcionrios. Porcentagem Alguns encargos so gerados com valores fixos ou podem ter percentuais definidos. Os tipos que permitem a informao de percentuais permitem que o campo fique habilitado. Frmula de seleo Informe a frmula para selecionar os funcionrios que participaro do clculo do encargo. Exemplo de utilizao: Para que os funcionrios aprendizes no entrem no clculo do FGTS 8%. Frmula de valor Este campo ficar habilitado apenas para os encargos do tipo A (calculados por frmula). Aplicar arredondamento sobre o valor total do encargo Com este parmetro, o clculo do encargo para cada funcionrio realizado sem arredondamento, para que seja aplicado o arredondamento sobre o valor total. Este parmetro garante, por exemplo, que os valores gerados na GPS sejam idnticos queles gerados na contabilizao, desde que as quebras entre os lanamentos contbeis sejam os mesmos da Guia de INSS. Proviso Acumulada Selecione esta opo se pretender gerar a contabilizao da proviso acumulada para os

encargos do tipo "4" (Proviso de Frias), "5" (Proviso de FGTS de Frias), "6" (Proviso de Encargo de Frias), "7"(Proviso de 13 Salrio"), "8" (Proviso de FGTS de 13 salrio) e "9" (Proviso de encargos 13 salrio). No selecionando, ser gerada a proviso mensal. Acumulado x Mensal Proviso acumulada o valor que deveria ser pago na data atual e proviso mensal o valor da proviso acumulada atual menos o valor da proviso acumulada do ms anterior. Exemplo: Proviso acumulada ms 08/2010: R$ 1.100,00 Proviso acumulada ms 09/2010: R$ 1.200,00 Valor da proviso mensal do ms 10/2010: R$ 100,00 Considera Centro de Custo da Seo Anterior Este parmetro permite o estorno das provises de frias e 13 salrio. O estorno de proviso geralmente aplicado na situao em que funcionrio estava em centro de custo diferente do atual no ms anterior. Sendo assim, o funcionrio que foi transferido de seo (no mudou de CGC) e mudou do centro de custo X para Y, ao gerar a contabilizao do encargo de proviso ocorrer o estorno da proviso do ms anterior. Para que seja efetuado o estorno devero ser criados dois encargos. O primeiro encargo, com a opo "Considera Centro de Custo da Seo Anterior" marcada e efetuando o dbito (estorno) no centro de custo ligado seo onde o funcionrio estava lotado anteriormente. O segundo encargo, com a opo "Considera Centro de Custo da Seo Anterior" desmarcada e efetuando o crdito no centro de custo ligado seo atual do funcionrio. Estes encargos devero utilizar frmula de seleo para filtrar funcionrios que tenham mudana de centro de custo, e ambos utilizaro a frmula de clculo que retorne o valor da proviso acumulada da competncia anterior. Ateno: Este parmetro s ser habilitado para o encargo do tipo A Valor calculado atravs de frmula e se o parmetro "Utiliza Clculo por Centro de Custo" (Opes | Parmetros | RM Labore, pasta Param. Clculo) estiver desmarcado. Essa opo s considera alteraes onde o centro de custo informado na seo e no no cadastro do funcionrio. Cdigos ativos Permite o agrupamento de encargos com mesmas finalidades ou tipos. Dessa forma, no momento da gerao do encargo ou da contabilizao, possvel selecionar quais tipos

de encargos sero processados. Para criar um novo tipo, acesse as tabelas dinmicas e localize a tabela com cdigo PCODATIVO. Dados contbeis Dados a serem utilizados no momento da contabilizao. Atribuir um dos itens da tabela GRPCONT ou GRPGER (esta ltima para contabilizao gerencial) Se for utilizar integrao contbil preciso marcar a opo de integrao contbil ou por funcionrio. Definir qual histrico ser utilizado no lanamento em questo (os itens desta tabela so cadastrados em Cadastros | Contabilizao | Histrico Padro tabela CHISTP). O complemento do histrico um campo texto com at 60 caracteres que pode ser informado para complementar o campo anterior. Cadastros | Centros de Custo Neste mdulo devero ser informados os Centros de custos globais. Esses so utilizados na integrao com outros sistemas da TOTVS. Cadastros | Centros de Custo (RM Labore) Neste mdulo devem ser informados os centros de custo que sero utilizados no TOTVS folha de pagamento. A cada centro de custo RM Labore criado dever ser associado o centro de custo Global. Rotinas | Gerao de Encargos Os encargos podem ser gerados por esse mdulo ou no momento da contabilizao. Informe as opes de seleo e os dados para realizao dos clculos. Competncia Informe o ms, ano e perodo de gerao do encargo. Permite valores negativos para frmulas Marque esta opo caso algum encargo seja calculado por frmula e queira considerar o valor mesmo que seja negativo. Cdigos de encargos ativos Informe os tipos de encargos que sero gerados. Consulta dos valores

Acesse o menu Cadastros | Contabilizao | Histrico de Encargos, para visualizar, alterar ou excluir os encargos. Rotinas | Contabilizao Neste mdulo devero ser feitas as selees de funcionrios, ms e ano de competncia dos dados a serem contabilizados e o perodo da folha a ser contabilizado. Lote e Descrio Informe o nmero do lote contbil que ser gerado e sua descrio. Caso seja informado um lote j existente o sistema emitir uma mensagem para sobrescrev-lo ou no. Contabilizar eventos Marque esta opo para contabilizar os eventos que tem informaes contbeis. Contabilizar encargos Marque esta opo para contabilizar os encargos que tem parametrizaes contbeis. Marcando este parmetro o sistema abrir uma tela para seleo dos tipos de encargos ativos a serem contabilizados. Usa encargos j calculados Esta opo estar disponvel apenas para contabilizao de encargos. Caso a contabilizao seja de meses anteriores, onde os encargos j foram calculados, recomendvel que este campo esteja marcado, pois se existirem encargos calculados por frmula o valor contabilizado ser o resultado da frmula atual. Permite valores negativos para frmulas Este parmetro no permite que o sistema envie contabilizao valores negativos. Isto vlido somente para os encargos tipo A (valor calculado atravs de frmula). Para eventos e encargos, se o resultado for negativo o sistema inverte as contas de crdito/dbito informadas nos eventos ou nos encargos. Alm disto, se o resultado for zero no gerado nenhum lanamento para a contabilizao. Data contabilizao O sistema traz a data corrente. Voc pode alter-la, se necessrio. Observao: Caso utilize a integrao com o sistema contbil da TOTVS, o sistema apresentar uma mensagem alertando o usurio caso a data de contabilizao esteja fora do Perodo Contbil do sistema TOTVS Gesto Contbil.

Tipo de documento no lanamento Neste campo, o usurio poder selecionar qual o tipo de informao ser enviada para o campo "Documento" do lanamento contbil: Competncia ou N do Lote. Cadastros | Contabilizao | Lanamentos Contbeis Nesta tela so apresentados os dados dos lotes gerados, como total de dbitos e crditos. Na parte inferior da tela so apresentados os detalhes de cada lote. Os valores apresentados so agrupados por conta dbito/crdito, centro de custo, histrico padro e departamento. IMPORTANTE: A forma de parametrizao da contabilizao gerencial idntica a parametrizao contbil da folha, porm voltada para uma viso gerencial. Exemplo da parametrizao da contabilizao de um evento por centro de custo: (O mesmo tratamento pode ser feito ao contabilizar por seo, verificar a integrao no cadastro de seo ao invs do centro de custo) Os funcionrios associados ao centro de custo 01.1 tero o valor de salrio contabilizado na conta contbil 1.1.1.1.001, porm os funcionrios que esto associados ao centro de custo 01.2 tero o mesmo evento contabilizado na conta contbil 1.1.1.1.002. Como se trata do mesmo evento em contas diferentes a parametrizao do agrupamento seria: Obs : A demonstrao abaixo sobre os campos de grupo de conta, integrao e conta contbil. Os outros campos devem ser preenchidos de acordo com a regra da empresa. No evento de salrio, informar o grupo da conta e marcar a opo Tem integrao contbil.

Informar no centro de custo 01.1 um cdigo de integrao diferente do informado no centro de custo 01.2.

Cadastrar dois agrupamentos em Cadastros I Contabilizao I Agrupamentos de contas contbeis, da seguinte forma: