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Sistema Administracin del Sistema

Manual de Usuario

Arequipa - Per 2009

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Sistema Administracin del Sistema

ndice Acceso al Mdulo Men Opciones A. Men Opcin Mantenimientos 1. Opcin Usuarios del Sistema 2. Opcin Permisos de Usuarios 3. Opcin Registro de Operaciones por Aplicacin 4. Opcin Variables Globales 5. Opcin Tabla de Tablas B. Men Opcin Reportes 1. Opcin Usuarios del Sistema 2. Opcin Permisos de Usuarios 3. Opcin Registro de Operaciones por Aplicacin 4. Opcin Variables Globales 5. Opcin Tabla de Tablas C. Men Opcin Utilitarios 1. Opcin Copia de Seguridad 2. Opcin Restaurar Copia de Seguridad 3. Opcin Cambio de Clave Usuario 4. Opcin Restituir Claves de Usuarios 5. Opcin Utilitarios - Calculadora D. Opcin Salir E. Men Opcin Ayuda 1. Opcin Ayuda - Ayuda del Mdulo Administracin del Sistema 2. Opcin Ayuda - Acerca de

ndice

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Acceso al Mdulo

Para ingresar al Mdulo de Administracin del Sistema, se tiene que acceder al icono del escritorio de Windows Sistema Facturacin dndole click a dicho icono. Al acceder aparece la pantalla de la figura anterior, en ella se selecciona la opcin de Mdulo Administracin Sistemas, luego se va al botn Aceptar y se le da click con el Mouse. Paso siguiente aparecer un formulario de solicitud de Usuario y clave de Acceso, en el cual se ingresar los asignados por el Administrador del Sistema o Departamento de Informtica.

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Para poder validar los datos ingresados, se tendr que presionar el botn Aceptar, en el caso que el usuario quisiera cancelar la accin de ingresar al mdulo presionar el botn Cancelar. Si se asigna los datos correctos, se tendr acceso al mdulo, de lo contrario dar un mensaje de error. Men de Opciones El Mdulo consta de un men de opciones: A. B. C. D. E. Opcin Opcin Opcin Opcin Opcin Men Men Men Salir. Men Mantenimientos. Reportes. Utilitarios. Ayuda.

Para acceder al men se puede realizar dndole clic en cualquiera de las opciones del men o presionando la tecla ALT y luego seleccionar la opcin que se desea ejecutar. A. Men Opcin Mantenimientos Esta opcin del men principal consta de 05 opciones, para dar mantenimiento a los procesos o tablas maestras, que con la informacin suministrada en ellas nos va a poder definir los parmetros para los procesos del mdulo.

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1. Opcin Usuarios del Sistema Esta opcin permite registrar o modificar los datos de los Usuarios del Sistema, tales como: Cdigo del Usuario, Nombres y Apellidos del Usuario, Direccin del Usuario, rea a la cual es asignado, estado y un flan de tipo de usuario.

Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite realizar la bsqueda del cdigo de usuario que se ha digitado, en el caso de que no se encuentre el cdigo de usuario da un mensaje de usuario no registrado y si se desea se puede proceder a crear un nuevo usuario. Botn que permite registrar un nuevo usuario del sistema, en este caso habilitar todos los campos para el ingreso de los datos del usuario y poderlo registrar. Botn que permite abrir una venta o formulario para poder registrar la clave del usuario, en el caso que sea nuevo solo va a pedir la clave nueva y su correspondiente confirmacin y en el caso que se este modificando la clave de

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ADMINISTRACIN DEL SISTEMA acceso, va a solicitar la clave antigua y la nueva clave con su correspondiente confirmacin. Si la clave antigua que se digita no coincide con la registrada en el sistema no se podr cambiar la clave del usuario, otro caso es tambin si la clave nueva no es exactamente igual a la que pide que se retipa, tambin no podr cambiar la clave.

Botn que permite aceptar los datos de la clave de usuario que han sido digitados, en el caso de que hubiera algn error va a dar mensaje de error como falta la clave antigua si fuese el caso o la clave no coincide con la confirmacin. Botn que permite salir de la opcin de cambio de clave sin registrar los datos digitados. Botn que permite modificar los datos de usuarios ya registrados, esta opcin permite cambiar todos los datos del usuario. Botn que permite grabar la informacin ya sea cuando se registre por primera vez o cuando se modifiquen los datos ya registrados, en el caso que hubiera un problema en la grabacin de los datos, dar un mensaje de Error de Grabacin de Datos !!!, que se debe de tener en cuenta si se presenta para poder comunicarle al administrador del sistema y poder corregir el error. En el momento de la grabacin el sistema realiza una validacin de la informacin ingresada y en algunos campos que no se ha ingresado informacin valida para que necesariamente se tenga que ingresar y no genere error al momento de grabarla esta en la Base de Datos. Botn que permite buscar los usuarios registrados, nos muestra el usuario y sus nombres y apellidos.

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Botn que permite cancelar todos los datos ingresados o modificados, inicializa las variables y campos que se estn utilizando en esta opcin. Botn que permite salir y cerrar de la opcin Usuarios del Sistema, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, si se tiene algn proceso pendiente como de grabar los datos nuevos o modificados, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones y no se grabarn en la base de datos. 2. Opcin Permisos de Usuarios Esta opcin permite registrar o modificar los datos de las opciones del men que el usuario tiene permiso en cada mdulo del Sistema. Existen dos ventanas en las cuales nos muestra las opciones disponibles y no disponibles para el usuario seleccionado.

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Botn que permite seleccionar una opcin del men del mdulo de opcin no permitida a opcin permitida. Botn que permite seleccionar todas las opciones del men del mdulo de opcin no permitida a opcin permitida. Botn que permite seleccionar una opcin del men del mdulo de opcin permitida a opcin no permitida. Botn que permite seleccionar todas las opciones del men del mdulo de opcin permitida a opcin no permitida. Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite realizar la bsqueda del cdigo de usuario que se ha digitado, en el caso de que no se encuentre el cdigo de usuario da un mensaje de usuario no registrado y si se desea se puede proceder a crear un nuevo usuario. Botn que permite grabar la informacin ya sea cuando se registre por primera vez o cuando se modifiquen los datos ya registrados, en el caso que hubiera un problema en la grabacin de los datos, dar un mensaje de Error de Grabacin de Datos !!!, que se debe de tener en cuenta si se presenta para poder comunicarle al administrador del sistema y poder corregir el error. Botn que permite cancelar todos los datos ingresados o modificados, inicializa las variables y campos que se estn utilizando en esta opcin. Botn que permite salir y cerrar de la opcin Permisos de Accesos a Usuarios del Sistema, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, si se tiene algn proceso pendiente como de grabar los datos nuevos o modificados, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones y no se grabarn en la base de datos. 3. Opcin Registro de Aplicaciones por Operacin Esta opcin permite registrar o modificar los datos de las opciones del men por aplicacin.

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MANUAL DEL USUARIO Existe una ventana en donde se visualiza las opciones del men que se encuentran registradas para posteriormente dar permisos, se visualiza en nombre del objeto y su descripcin. En este formulario se puede ver los campos de descripcin de la opcin, el tipo de opcin que es formulario, reporte, men o programa y el nombre del objeto.

Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite adicionar un nuevo registro de opciones por aplicacin, va permitir ingresar los datos de descripcin del programa, tipo de programa, nombre o cdigo del programa. Botn que permite modificar los datos ya registrados de la opcin seleccionada por aplicacin. Botn que permite eliminar el registro de la opcin de aplicacin seleccionada. Botn que permite realizar la bsqueda de las opciones registradas del men del mdulo seleccionado. Botn que permite cancelar todos los datos ingresados o modificados, inicializa las variables y campos que se estn utilizando en esta opcin. Botn que permite salir y cerrar de la opcin Opciones por Aplicacin, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, si se tiene algn proceso pendiente como de grabar los datos nuevos o modificados,

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ADMINISTRACIN DEL SISTEMA al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones y no se grabarn en la base de datos. Botn que permite grabar la informacin del registro de la opcin del men o aplicacin, esto se hace por cada registro que se adicione o se modifique. Botn que permite ignorar los cambio de los datos ingresados en la opcin por aplicacin.

4. Opcin Variables Globales Esta opcin permite registrar o modificar los datos de las variables globales que se usan en el sistema integral de informacin. Existe una ventana en donde se visualiza todas las variables registradas para el sistema.

Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0.

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MANUAL DEL USUARIO Botn que permite registrar un nueva variable global del sistema, en este caso habilitar todos los campos para el ingreso de los datos de la variable global y poderla registrar. Botn que permite modificar los datos ya registrados de la opcin seleccionada por aplicacin. Botn que permite eliminar el registro de la opcin de aplicacin seleccionada. Botn que permite realizar la bsqueda de las opciones registradas del men del mdulo seleccionado. Botn que permite cancelar todos los datos ingresados o modificados, inicializa las variables y campos que se estn utilizando en esta opcin. Botn que permite salir y cerrar de la opcin de mantenimiento de Variables Globales, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, si se tiene algn proceso pendiente como de grabar los datos nuevos o modificados, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones y no se grabarn en la base de datos. Botn que permite grabar la informacin del registro de la variable global, esto se hace por cada registro que se adicione o se modifique. Botn que permite ignorar los cambio de los datos ingresados en las variables globales. 5. Opcin Tabla de Tablas Esta opcin permite registrar o modificar los datos de la tabla de tablas, es decir son pequeas tablas generales incluidas dentro de una tabla general. Se divide en dos ventanas una que contiene los nombres de las tablas generales y otra venta que contiene los registros de estas tablas.

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Botn que permite registrar un nueva tabla general que se va a usar en el sistema, en este caso habilitar todos los campos para el ingreso de los datos de la tabla general. y poderla registrar. Botn que permite modificar los datos ya registrados de la opcin seleccionada de la tabla general. Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite registrar un nuevo registro de la tabla general, en este caso habilitar todos los campos para el ingreso de los datos del registro de la tabla general y poderla registrar. Botn que permite modificar los datos ya registrados de la opcin seleccionada del registro de la tabla general. Botn que permite eliminar el registro de la tabla general seleccionada. Botn que permite salir y cerrar de la opcin de mantenimiento de Tabla de Tablas, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, si se tiene algn proceso pendiente como de grabar los datos nuevos o modificados, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones y no se grabarn en la base de datos. B. Men Opcin Reportes Esta opcin del men principal consta de 6 opciones, en estas opciones el usuario podr visualizar o imprimir los resultados o reportes de la informacin del mdulo de administracin del sistema.

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1. Opcin Usuarios del Sistema Esta opcin permite visualizar o imprimir reporte de usuarios en distintas opciones, tales como: Por cdigo de usuario, por nombres y por rea.

Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite imprimir los datos de los usuarios ya registrados, al presionar este botn nos va a parecer los botones de la siguiente figura, en donde se tienen los botones de Visualizar, imprimir y retornar a la opcin del men ejecutada.

El botn visualizar nos permite ver por pantalla el resultado del reporte tal como se va a imprimir por papel, tal como se muestra en las figuras de reporte de usuarios (por cdigo, por nombre y por rea).

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El botn imprimir nos permite primero seleccionar la impresora en que va a ser impreso el reporte, adems de parmetros de impresin (tales como de que pgina a que pgina, nmero de copias, etc.).

Botn que permite salir y cerrar de la opcin de Reporte de Usuarios, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones pendientes de realizar.

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ADMINISTRACIN DEL SISTEMA 2. Opcin Permisos de Usuarios Esta opcin permite visualizar o imprimir reporte de Permisos por Usuario en distintas opciones, tales como: Por mdulo y por usuario del sistema.

Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite imprimir los datos de los usuarios ya registrados, al presionar este botn nos va a parecer los botones de la siguiente figura, en donde se tienen los botones de Visualizar, imprimir y retornar a la opcin del men ejecutada.

El botn visualizar nos permite ver por pantalla el resultado del reporte tal como se va a imprimir por papel, tal como se muestra en las figuras de reporte de permisos por usuario (por mdulo y por usuario).

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El botn imprimir nos permite primero seleccionar la impresora en que va a ser impreso el reporte, adems de parmetros de impresin (tales como de que pgina a que pgina, nmero de copias, etc.).

Botn que permite salir y cerrar de la opcin de Reporte de Permisos por Usuario, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones pendientes de realizar. 3. Opcin Registro de Aplicaciones por Operacin Esta opcin permite visualizar o imprimir reporte de Registro de Aplicaciones por Operacin, tales como: Por mdulo y todos los mdulos.

Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite imprimir los datos de los usuarios ya registrados, al presionar este botn nos va a parecer los botones de la siguiente figura, en donde se tienen los botones de Visualizar, imprimir y retornar a la opcin del men ejecutada.

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El botn visualizar nos permite ver por pantalla el resultado del reporte tal como se va a imprimir por papel, tal como se muestra en las figuras de reporte de opciones por aplicacin.

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El botn imprimir nos permite primero seleccionar la impresora en que va a ser impreso el reporte, adems de parmetros de impresin (tales como de que pgina a que pgina, nmero de copias, etc.).

Botn que permite salir y cerrar de la opcin de Reporte de Opciones por Aplicacin, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones pendientes de realizar.

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MANUAL DEL USUARIO 4. Opcin Variables Globales Esta opcin permite visualizar o imprimir reporte de Variables globales del sistema. Opcin que permite imprimir los datos de las variables globales, al ejecutar esta opcin va a parecer los botones de la siguiente figura, en donde se tienen los botones de Visualizar, imprimir y retornar a la opcin del men ejecutada.

El botn visualizar nos permite ver por pantalla el resultado del reporte tal como se va a imprimir por papel, tal como se muestra en las figuras de reporte de variables globales.

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El botn imprimir nos permite primero seleccionar la impresora en que va a ser impreso el reporte, adems de parmetros de impresin (tales como de que pgina a que pgina, nmero de copias, etc.).

5. Opcin Tabla de Tablas Esta opcin permite visualizar o imprimir reporte de Tabla de Tablas. Opcin que permite imprimir los datos de la tabla de tablas, al ejecutar esta opcin va a parecer los botones de la siguiente figura, en donde se tienen los botones de Visualizar, imprimir y retornar a la opcin del men ejecutada.

El botn visualizar nos permite ver por pantalla el resultado del reporte tal como se va a imprimir por papel, tal como se muestra en las figuras de reporte de tabla de tablas.

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El botn imprimir nos permite primero seleccionar la impresora en que va a ser impreso el reporte, adems de parmetros de impresin (tales como de que pgina a que pgina, nmero de copias, etc.).

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ADMINISTRACIN DEL SISTEMA C. Men Opcin Utilitarios Esta opcin del men principal consta de 5 opciones, en estas opciones el usuario podr dar respaldo a su informacin o restaurar informacin de alguna copia, poder cambiar su clave de acceso y una calculadora de ayuda.

1. Opcin Copia de Seguridad Esta opcin permite realizar una copia de seguridad de la informacin de la base de datos del sistema, esta se realiza en formato de backup del SQL Server. El archivo generado lo genera en el directorio asignado. Hay que tener en cuenta que saca backup indicando el correlativo de backup por fecha de realizado. Este nombre hay que tenerlo muy en cuenta porque de acuerdo a este nos va a indicar que archivo es el apropiado para realizar una restauracin de la informacin cuando sea necesario. Cuando termine el proceso dar un mensaje de proceso terminado para poder continuar con alguna otra opcin del mdulo. 2. Opcin Restaurar Copia de Seguridad Esta opcin permite restaurar la informacin de copia de seguridad que se haya realizado anteriormente.

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Al ingresar a esta opcin nos va a parecer una pantalla como se muestra en la siguiente figura, en donde se podr seleccionar el archivo que se desea restaurar, en el caso de aceptar asignar que archivo es el que se va a restaurar y en el caso de cancelar no se considera ningn archivo a restaurar.

Despus pantalla.

aparecer

la

siguiente

Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite realizar la bsqueda del archivo que se desea restaurar la informacin y mostrar la pantalla de buscar archivo para restaurar. Botn que permite realizar la restauracin de la informacin, hay que tener cuidado con est opcin, es decir, hay que estar seguro de la accin que se est realizando. Se recomienda que est opcin se realice con la ayuda del administrador del sistema o que el la realice. Botn que permite salir y cerrar de la opcin de Utilitarios, Restauracin de Informacin, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones pendientes de realizar.

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3. Opcin Cambio de Clave Usuario Esta opcin permite realizar el cambio de clave del usuario que est ejecutando el mdulo actual. Estos cambios tendrn efecto a partir del siguiente ingreso al mdulo. Lo que nos pide como se muestra en la siguiente figura, es ingresar la clave antigua, es decir, la clave con la que se ingreso al mdulo actual, luego la nueva clave que uno desea asignar y adicional nos pide volver a escribir la clave para poder dar la confirmacin de sta. Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite aceptar los datos de la nueva clave de acceso y poder grabarla en la base de datos. Botn que permite salir de la opcin de utilitarios cambio de clave de usuario, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones pendientes de realizar. 4. Opcin Restituir Clave de Usuarios Esta opcin permite realizar la restitucin de clave a los usuarios que se desee cambiar por una clave genrica, es decir, cambia la clave que tiene actualmente por la clave 1234. Estos cambios tendrn efecto a partir del siguiente ingreso al mdulo. Este proceso se aplica por lo general cuando los usuarios se olvidan su clave y se les cambia la clave para que puedan ingresar al mdulo seleccionado.

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MANUAL DEL USUARIO Lo que nos pide como se muestra en la figura 38, es seleccionar los usuarios que van a ser cambiadas sus claves de acceso.

Botn que nos permite mostrar el archivo de ayuda en formato PDF, el cual podr ser visualizado al momento de presionar el botn y si est instalado el visualizador Acrobat Reader 7.0. Botn que permite realizar el cambio de clave por la clave genrica de 1234, si no se realiza la accin correctamente da un mensaje de Error de Grabacin de Datos !!!, que se debe de tener en cuenta si se presenta para poder comunicarle al administrador del sistema y poder corregir el error. Botn que permite salir de la opcin restituir claves de usuarios, este es el nico medio correcto por donde se puede terminar el proceso o cerrar la opcin, al momento de presionar el botn salir, se cancelar las acciones pendientes de realizar.

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5. Opcin Calculadora Esta opcin se tiene como ayuda para realizar algunas operaciones bsicas que el usuario deseara realizar. Para salir o cerrar la utilidad calculadora, presionar o dar un clic con el Mouse en la x de la parte superior de la calculadora.

D. Opcin Salir En esta opcin aparece una pestaa con la siglas de fin, nos permite salir del mdulo de Administracin del Sistema.

E. Men Opcin Ayuda Esta opcin del men principal consta de 2 opciones, en estas opciones el usuario podr tener la ayuda del mdulo y datos de consulta sobre el modulo. Estas se describen en la siguiente figura.

1. Opcin Ayuda del Mdulo de Administracin del Sistema Esta opcin nos permite visualizar en pantalla, tal como se muestra en la siguiente figura la ayuda del mdulo en el visualizador de archivos de formato PDF Acrobat Reader 7.0.

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Desde esta opcin se podr imprimir el manual de usuario por pginas o completo.

2. Opcin Acerca del Software En esta opcin se puede visualizar datos acerca del mdulo de Administracin del Sistema, datos de los desarrolladores del mdulo, etc.

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