GESTION DE RIESGOS

1.1

Plan de Comunicacin En su elaboracin debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones: a. Procedencia de la Informacin: a.1 Externa. Aquella que procede del Entorno a.2 Interna. La que procesa y procede de la propia empresa a.3 Corporativa. Aquella que la empresa proyecta al entorno exterior. b. Flujo de Comunicacin: b.1 Descendente: aquella que fluye desde los puestos superiores de la empresa (direccin/gerencia) hacia los puestos inferiores (empleados). Ej. Ordenes, circulares, folletos, etc. b.2 Ascendente: aquella que va desde los puestos inferiores a los superiores. Ej. Encuestas, reuniones, etc.

1.1.1

b.3 Horizontal. Comunicacin entre personas que ocupan puestos de responsabilidad similar en la empresa b.4 Mono direccional. Transmisin de informacin solo en un sentido, la persona que recibe no proporciona respuesta. b.5 Bidireccional. Comunicacin en doble sentido, permite retroalimentacin de la persona (receptor) que emite una respuesta. c. Tipo: Verbal No verbal. d. Medios de Comunicacin. Papel, e-mail, radio, telfono, presencial, intranet, publicacin, folletos, pgina web, videoconferencia, etc. e. Caracterstica. e.1 Formal. Aquella que se realiza mediante comunicados u otras herramientas oficiales (protocolos, manuales, reglamentos, procedimientos, minutas, etc.) los cuales establecen el modo en que cada persona debe comportarse y como se debe recoger y transmitir la informacin a tratar. e.2 Informal. Es aquella que se genera espontneamente a travs del personal. 1.2 Establecer Contexto A travs de esta etapa se definen los parmetros bsicos para gestionar el riesgo, identificando el alcance y los criterios para el resto del proceso. En esta definicin se incluyen los parmetros internos y externos aplicables as como los antecedentes de riesgos particulares sobre los que se realiza la apreciacin. a. Contexto Externo Considera la familiarizacin del entorno donde la organizacin y el sistema aplicable a la Cadena de Suministro (importacin y exportacin) b. Contexto Interno considera la comprensin de: b.1 Estructura organizacional responsabilidades. participante, funciones y 1.2.1

b.2 Polticas, objetivos y estrategias que estn utilizndose para alcanzarlos b.3 Capacidad en aspectos de recursos y conocimiento.(capital, tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologas) b.4 Sistema de informacin (formales e informales) y procesos de toma de decisiones

b.5 Relaciones con partes interesadas internas y percepciones y valores de estos. b.6 Cultura organizacional (percepciones, valores, cultura). b.7 Forma y alcance de las relaciones contractuales. c. Criterios. c.1 Normas, directrices y modelos adoptados por la organizacin d. Contexto del proceso de Gestin. Incluye definir: d.1 Responsabilidades, d.2 Alcance del proceso d.3 Extensin del proceso en trmino de tiempo y ubicacin. d.4 Relacin entre el proceso y otros proyectos o actividades de la organizacin. 1.3 1.3.1 Evaluacin del Riesgo Identificacin del Riesgo. En esta etapa se debe identificar las fuentes de riesgo, zonas de impactos, los acontecimientos (contemplando tambin los cambios en las circunstancias), sus causas y posibles consecuencias. Es necesario que se considere que debe existir alguna incertidumbre a cada riesgo: a. Un riesgo tiene entre 1% y 99% de probabilidad de ocurrir. b. Si un riesgo tiene 0% de probabilidad de ocurrencia, ste debe ser ignorado. c. Si por el contrario tiene 100% de probabilidad de ocurrir, entonces es un hecho (y quizs una restriccin). 1.4 Anlisis y Evaluacin del Riesgo. Anlisis y Evaluacin del Riesgo. a. La apreciacin del riesgo es un proceso integrado por la identificacin, anlisis y valoracin del Riesgo que proporciona el conocimiento de los riesgos, sus causas, consecuencias y sus probabilidades con lo cual se tienen los datos necesarios para la toma de decisiones sobre: a.1 Si se debera realizar una actividad. a.2 Cmo maximizar las oportunidades, a.3 Si es necesario tratar los riesgos, a.4 Elegir entre opciones que presentan riesgos diferentes. a.5 La asignacin de prioridades en el tratamiento de los riesgos. 1.4.1

a.6 La eleccin de estrategias de tratamiento apropiadas con lo que se llevar a riesgos adversos a un nivel tolerable / aceptable. b. Para el desarrollo de esta etapa en la cual se descubren, reconocen y registran los riesgos puede utilizarse el Instructivo Identificacin, Anlisis y Valoracin de Riesgo MIT-9.1. 1.5 Tratamiento del Riesgo Esta etapa consiste en seleccionar e implementar una o ms opciones para la modificacin de riesgos, que implica un ciclo de: a. Evaluacin del tratamiento de riesgo, b. Decidir si los niveles de riesgo alcanzados son tolerables y en caso de que no lo sean, generar un nuevo tratamiento de riesgo. c. Evaluar la eficacia del tratamiento. 1.5.2 Opciones de tratamiento. No son necesariamente exclusivas o apropiadas para todas las circunstancias. Estas pueden incluir: a. Eliminar el riesgo: (Evitar el riesgo mediante la decisin de no iniciar o continuar con la actividad que da lugar al riesgo / remover la fuente del riesgo). Eliminar el riesgo significa que la condicin que est causando el problema es anulada. b. Aceptar: en este enfoque, se toma en cuenta el impacto que la condicin de riesgo tendr y decide que no se necesita hacer nada para mitigar al riesgo. c. Vigilar el riesgo (mantener el riesgo por decisin informada). En este caso, no se mitiga de forma pro-activa el evento de riesgo. d. Transferir el riesgo: (compartir el riesgo con otra parte o partes). En algunos casos, la responsabilidad de manejar un riesgo puede ser eliminada del proyecto al asignar el riesgo a otra entidad o a algn tercero. e. Mitigar el riesgo: (cambiar la posibilidad / cambiar las consecuencias). En la mayora de los casos, este es el enfoque que se toma, si un riesgo ha sido identificado y es una preocupacin para el proyecto, normalmente deben tomarse acciones pro-activas para asegurar que el riesgo no ocurrir. 1.5.3 Seleccin de opciones de tratamiento. a. La eleccin de la opcin ms adecuada consiste en equilibrar los costos y los esfuerzos de la implementacin contra los beneficios esperados en funcin a los requisitos legales, reglamentarios y otros como la responsabilidad social y proteccin del medio ambiente o los institucionales. 1.5.1

1.6

Seguimiento y Revisin El seguimiento y revisin se efectan trimestralmente a. En esta revisin se verifica que las acciones se lleven a cabo y sean eficaces y eficientes b. Detectar cambios en el contexto externo e interno, incluidos los cambios en los criterios de riesgo y el riesgo en s mismo el cual puede requerir una revisin de los tratamientos de riesgo y/o en las prioridades. c. Identificar riesgos que se hayan generado como resultado de las acciones y que deban ser tratados.

1.6.1