Samenvatting college over systeemtheorie en organisatiestructuur. Literatuur: hoofdstuk 7 over de Sitter Achtergrond: hoofdstukken over Ashby (en Beer).

Dit college gaat over specifieke ont erpprincipes tav een deel van de infrastructuur (de organisatiestructuur). Daartoe ordt de !sociotechniek" van de Sitter behandeld (een ont erptheorie gericht op het #aken van de organisatiestructuur)$ en bi% de behandeling ordt duideli%k hoe %e systee#theorie kunt in&etten o# organisatiestructuren (of ook: arbeidsverdelingen) te ont erpen. 'bv dit doel ki%ken naar de hoofdvraag van de sociotechniek: (hoe ont erp %e een goede arbeidsverdeling)* +n o# die hoofdvraag te behandelen #oet %e eten: (,) -at een arbeidsverdeling is. (/) -anneer een arbeidsverdeling !goed" is en (0) 1oe %e een goede arbeidsverdeling kan ont erpen. 2n het college orden de&e drie vragen kort behandeld 3 en bi% de behandeling &al de rol van de systee#theorie orden aangegeven. Ad 1 Wat is een arbeidsverdeling? +en definitie is: !de i%&e aarop taken &i%n gedefinieerd en tov elkaar &i%n gepositioneerd.* 4et een voorbeeld erd aangegeven dat er vele #anieren &i%n o# taken te definieren en te koppelen 3 en dus vele arbeidsverdelingen. De vraag ko#t dan naar voren: Ad. 2 Wat is een goede arbeidsverdeling? 2n de sociotechniek orden verschillende variabelen gegeven o# arbeidsverdelingen te beoordelen. De Sitter geeft drie groepen van criteria 3 &ie tabel 3 ook in tekst (niet &o uitgebreid in college behandeld).
7 aliteit van organisatie +5terne functie eisen 8le5ibiliteit 2nterne functie6eisen 7orte doorloopti%d 9oldoende productvarianten 9ariabele product#i5 Betrou bare doorloopti%d :oede k aliteitsbeheersing Strategische productont ikkeling 7orte innovatieti%d Beheersbare stresscondities 4ogeli%kheden tot leren 4ogeli%kheden tot ont ikkelen 4ogeli%kheden &ich betrokken te voelen :edeelde verant oordeli%kheid ;articipatie in erkoverleg

Beheerstheid

2nnovatiever#ogen

7 aliteit van arbeid

Laag ver&ui# Laag verloop

7 aliteit van arbeidsrelaties

+ffectief overleg

4et de&e tabel geeft de Sitter eigenli%k &i%n eigen #odel van levensvatbaarheid van organisaties: de variabelen aaraan een #oderne organisatie volgens he# #oet voldoen o# &ich in een o#geving te kunnen handhaven (e5terne functie6eisen) en de vertaling ervan naar de variabelen die in een organisatie op orde #oeten &i%n o# de&e e5terne functie6eisen te realiseren (de interne functie6eisen). Als %e de li%st #et interne functie6eisen als essentiele variabelen beschou t$ dan is het #ogeli%k o# in te &ien dat die door verschillende gebeurtenissen < o#standigheden nadelig kunnen orden be=nvloed. Bi%voorbeeld: als %e continu #oet afste##en #et collega"s o# bepaald erk af te kri%gen$ leidt dat tot vertraging$ en is dus proble#atisch voor de doorloopti%d. als het productieproces telkens onderbroken #oet orden o#dat %e #achines #oet o#stellen leidt dat tot vertraging$ en is dus proble#atisch voor de doorloopti%d. als #achines stuk gaan leidt dat tot vertraging als #ensen &iek orden leidt dat tot vertraging als %e geen over&icht over het productieproces hebt kan %e #oeili%k voorspellen hoe lang de doorloopti%d is 3 en dat kan proble#en opleveren voor het goed kunnen beheersen van het productieproces als %e geen in&icht in de #arkt hebt is dat proble#atisch voor het innovatiever#ogen. als %e erk bestaat uit kortcyclische taken$ dan valt er einig te leren en kan dus een problee# &i%n voor de k aliteit van arbeid. als %e onvoldoende regelver#ogen hebt$ #aar el te #aken kri%gt #et vele verstoringen$ dan kan dat leiden tot stress 3 een problee# #bt de k aliteit van arbeid. als %e geen over&icht over het productieproces hebt$ dan heeft overleg erover einig &in 3 een beschri%ving van proble#atisch arbeidsverhoudingen Dit &i%n alle#aal voorbeelden van verstoringen die in erken op de functie6eisen. 1ierbi% is een onderscheid te #aken tussen verstoringen die gerelateerd &i%n aan de (infra) structuur en overige verstoringen. +en goede arbeidsverdeling #oet 3 in li%n #et Ashby 6 een bi%drage leveren aan: (,) het de#pen van (structuur gebonden) verstoringen en$ tegeli%kerti%d$ (/) het vergroten van het regelver#ogen o# #et verstoringen o# te gaan De vraag is dan: hoe &iet een goede arbeidsverdeling er uit. Daartoe ki%ken e naar: Ad 3. Het ontwerpen van een goede arbeidsverdeling De Sitter geeft aan: %e ont erpt een goede arbeidsverdeling (eent%e die de#pt en versterkt) door: (taken &o te definieren en te koppelen dat &gn ont erppara#eters de

%uiste invulling kri%gen*. Aan de hand van de&e ont erpvuistregel ki%ken e nu naar hoe %e goede arbeidsverdelingen #aakt door de volgende vragen te beant oorden: (,) at is een taak) (/) at &i%n !ont erppara#eters") (0) at houdt het goed !invullen" van de ont erppara#eters in) 3.1 taak ># tot een o#schri%ving van het begrip taak te ko#en &i%n de volgende concepten behandeld: (,) 1et begrip trans ormatie (iets aarbi% bepaalde input in output ordt o#ge&et). (/) 1et begrip decompositie van transfor#aties. 1et opdelen van transfor#aties kan in principe op t ee #anieren: !hori&ontaal"(naar aspect) en !verticaal" (partieel). Bi% hori&ontale deco#positie ontstaan nieu e transfor#aties die ieder$ net als de oorspronkeli%ke transfor#atie #aar een begintoestand hebben (bepaalde input) en #aar een eindtoestand (getransfor#eerde input ? output). (Denk aan college6 voorbeeld transfor#atie van &and naar glas erk erd hori&ontaal opgedeeld in t ee transfor#aties: van &and naar asbakken en va&en). Bi% verticale deco#positie orden tussen de begin6 en eindtoestand nieu e begin en eindtoestanden gedefinieerd$ die elk door een transfor#atieproces orden gekoppeld 3 of si#peler: er ontstaan nieu e transfor#aties$ die elk een eigen nieu e begin (input) en eindtoestand (output) hebben$ en el &o$ dat de&e op elkaar aansluiten. De oude transfor#atie ordt in #oot%es gehakt en elk #oot%e draagt bi% aan het eindresultaat. (de transfor#atie van &and naar glas erk kan bi%voorbeeld orden opgedeeld in sub6transfor#aties: !verhitten"$ !bla&en"$ !af erken"). 'av een transfor#atie kan %e nu herhaaldeli%k hori&ontale en verticale deco#positie toepassen$ &odat %e uiteindeli%k een aantal sub6transfor#aties overhoudt. (0) +en taak$ ten slotte$ is een groepering van de (sub6)transfor#aties die %e hebt verkregen door het toepassen van hori&ontale en verticale deco#positie. @o"n groepering is nu toe te i%&en aan een iets of ie#and die de taak kan realiseren. (Bi% elke transfor#atie kan %e verschillende sub6transfor#aties op verschillende #anieren tot taken groeperen 3 &ie ook tekst. af asvoorbeeld). (A) 'aken in organisaties: regelen$ uitvoeren$ net erk (is in college bi% taak behandeld) De Sitter geeft aan: elke taak bestaat uit een regel6 en een uitvoeraspect. Bitvoeren is het realiseren van de output van de taak en regelen is het o#gaan #et verstoringen &dd het uitvoeren goed kan verlopen. C @ie verder de tekst voor een uit erking van regelen D De kunst van het ont erpen van een arbeidsverdeling is nu o# via deco#positie van transfor#aties en het sa#enstellen van resulterende subtransfor#aties in taken te ko#en tot een goed !net erk van uitvoerende en regelende taken". +n de vraag naar het ont erpen van een goede arbeidsverdeling ordt nu: hoe #oeten taken orden verdeeld en gekoppeld tot een net erk van taken &dd:

(,) de kans op verstoringen voor het net erk &o klein #ogeli%k orden (? de#pen) en (/) het net erk van taken over voldoende regelver#ogen beschikt o# #et de verstoringen o# te gaan (versterken) (dit is een herfor#ulering van at eerder ge&egd is) 3.2 !ntwerpparameters 2n de sociotechniek orden een aantal para#eters gegeven$ die kunnen orden gebruikt o# naar het ont erp(en) van arbeidsverdelingen te ki%ken. 2n het college &i%n er A behandeld 3 in het boek vind %e er 7. 4et behulp van de para#eters ben %e beter in staat o# te beoordelen at het effect van een specifieke arbeidsverdeling is op de essentiele variabelen (functie6 eisen) 3 en daar#ee o# te beoordelen of een specifieke arbeidsverdeling goed is of niet. ;ara#eter ,: de #ate van functionele concentratie ? de #ate aarin taken &i%n gekoppeld aan alle orderstro#en. 4a5i#aal indien alle taken aan alle orderstro#en gekoppeld &i%n$ #ini#aal indien elke orderstroo# specifiek daarvoor ont orpen taken heeft. (Bi% een #ini#ale invulling heeft dus hori&ontale deco#positie plaatsgevonden naar orderstro#en: dat ordt parallelliseren genoe#d). ;ara#eter /: de #ate van scheiden van uitvoerende en regeltaken. ># transfor#aties te realiseren #oet %e handelingen uitvoeren en %e #oet tav die uitvoering reguleren. 2nvulling van de para#eter !#a5i#aal" il &eggen: &oveel #ogeli%k regelaspecten uit de transfor#atie halen (en toe i%&en aan een nieu e transfor#atie). +r vindt dan dus hori&ontale deco#positie plaatsE (>verigens: in het boek ordt gesproken over separation) ;ara#eter 0: de #ate van splitsen van uitvoerende taken (in het boek hoort hierbi%: specialisation en differentiation of operational transfor#ations) ;ara#eter A: de #ate van splitsen van regulerende taken (in het boek hoort hierbi%: specialisation of regulatory transfor#ations) Bi% 0 en A gaat het o# het verticaal deco#poneren van regel6 en uitvoertaken. Fe kri%gt dan vele (kleine$ kortcyclische) uitvoertaak%es (denk aan lopende band) en vele (kleine) regeltaak%es. 3.3 "oed invullen van parameters bi# ontwerp arbeidsverdeling Door transfor#aties hori&ontaal en verticaal te deco#poneren en de resulterende subtransfor#aties in taken te groeperen ontstaan arbeidsverdelingen die een bepaalde !score" op de para#eters hebben. De vraag is dan hoe een bepaalde !score" sa#enhangt #et de adeGuaatheid van de arbeidsverdeling.

De Sitter &egt: organisatiestructuren die een hoge aarde op de ont erppara#eters hebben &i%n &elf een bron van verstoringen en beschikken over einig regelver#ogen$ en structuren die een lage aarde op de ont erppara#eters hebben$ &i%n &elf #inder gevoelig voor verstoringen (er is gede#pt) en beschikken over regelver#ogen (er is versterkt). ># dit uit te leggen is het volgende gedaan: ,. er is eerst gekeken naar een organisatie #et hoge para#eter aarden (&ie bv figuur 7.,7 in 7.0././$ uitgebreid #et een hiHrarchie van regelaars). De&e organisatiestructuur had: (,) een hoge functionele concentratie 3 vele taken aren gekoppeld aan alle orderco#binaties (/) hoge #ate van scheiden (regelhiHrarchie) tov uitvoerende taken. (0) hoge #ate van splitsen (kort6cyclische operationele en regeltaken) C gratis e5tra: een structuur aarbi% de ont erppara#eter aarden hoog &i%n ordt ook el een 'ayloristische organisatie genoe#d. Daarin is door het vele scheiden$ splitsen en de hoge #ate van functionele concentratie een heel inge ikkeld net erk van gerelateerde taken ontstaan$ aardoor$ &o be eert de Sitter$ de storingskans en de storingsgevoeligheid behoorli%k groot is.D /. daarna is gekeken hoe de&e structuur er voor &orgde dat het lastig is o# taken goed uit te voeren. De Sitter &egt: een taak is een knooppunt in een net erk van taken #et relaties #et andere taken. Bovendien kunnen de relaties betrekking hebben op verschillende inhouden (de variHteit aan inhouden aar een relatie betrekking heeft$ ordt variabiliteit genoe#d 3 denk aan ober6kok voorbeeld: de variabiliteit ordt daar bepaald door het aantal gerechten op het #enu$ ant die bepalen het aantal verschillende Inhouden aar de relatie betrekking op kan hebben.) 9erder &egt de Sitter: hoe hoger het aantal relaties dat een taak heeft$ hoe groter de kans op verstoringen (iedere relatie is &elf een potentiele bron van verstoringen) en bovendien: hoe hoger de variabiliteit$ hoe hoger de kans op verstoringen ('av elke inhoud bron kan iets #is gaan$ en als de variabiliteit hoog is$ #oet %e dus in de taak rekening kunnen houden #et die variabiliteit 3 het is eenvoudiger o# J spiegeleit%es te #aken dan J totaal verschillende gerechten). 0. De Sitter &egt verder$ op grond van het voorafgaande: structuren #et hoge para#eter aarden hebben een hoge storingskans$ o#dat de&e een groot aantal relaties hebben #et een hoge variabiliteit. D &: (,) 1oge functionele concentratie leidt tot hoge variabiliteit (taken gekoppeld aan alle orderco#binaties) hetgeen leidt tot hoge taakco#ple5iteit. (/) Door veel splitsen van taken ontstaan vele kleine subtaak%es die alle#aal #et elkaar verbonden #oeten orden. 9eel taken en relaties: dus veel plaatsen aar iets fout kan gaan. (0) Door het scheiden van taken ontstaan e5tra relaties

A. 9erder &egt de Sitter dat %e door hoge para#eter aarden het regelver#ogen ver#indert. Fe ontnee#t door scheiden regelver#ogen aan taken en heb %e dus #inder #ogeli%kheden o# bi% het uitvoeren van een taak o# te gaan #et verstoringen en dus erken die verstoringen door en #oeten door !e5tern ingri%pen" orden opgelost. Daarnaast hebben functionele concentratie$ scheiden en splitsen tot gevolg dat het over&icht over de orders als geheel ontbreekt$ aardoor regelen over het gehele proces lastig ordt. J. Fe &ou nu kunnen &eggen dat door functionele concentratie$ scheiden en splitsten de storingskans toenee#t en daardoor ko#t de k aliteit van organisatie in gevaar (&ie bi% ad /: at is een goede arbeidsverdeling) ant een hoge kans op storingen en gebrek aan regelver#ogen &orgen voor proble#en in bv de doorloopti%d$ de k aliteitsbeheersing etc. 2n het college is het effect van een hoge invulling van de ont erppara#eters op de k aliteit van organisatie besproken$ #aar hoge functionele concentratie$ scheiden en splitsen ko#en ook de k aliteit van arbeid niet ten goede: eea leidt tot saai en repetitief erk #et einig #ogeli%kheden tot leren en ont ikkeling. +en 'ayloristische organisatie voldoet derhalve$ &o geeft de Sitter aan$ niet aan de eisen die %e aan een arbeidsverdeling &ou kunnen stellen. 2n ter#en van de systee#theorie &ou %e dus kunnen &eggen dat een 'ayloristische organisatie &orgt voor proble#en #bt een aantal essentiHle variabelen (28+"s). 2n de bovenstaande redenering is naar voren geko#en dat hoge functionele concentratie en veel scheiden en splitsen leidt tot hoge kans op storingen en een gebrek aan regelver#ogen. Bi% lage para#eter aarden is de structuur %uist &elf &o #in #ogeli%k een bron van verstoringen en beschikt over voldoende regelver#ogen. +r is dus tov de ellendige hoge para#eterstructuren gede#pt en versterkt. 1oe) (,) de#pen van verstoringen door: 6 functionele concentratie te ver#inderen (te parallelliseren): 2n het college erd aan het einde een voorbeeld gegeven aarin door een ver#indering van de functionele concentratie een reductie van het aantal orderco#binaties plaatsvond$ aardoor de variabiliteit afna#. De t ee sub6fabriek%es die elk een ordertype voortbrachten (eent%e A stoelen$ de ander 0 tafels) hadden een veel lagere variabiliteit dan de fabriek die de 7 stoelen en tafels produceerde. (redenering ook in het boek). >ok ordt het over&icht over de orderstro#en eenvoudiger. 6 Door integratie van uitvoeringstaken en door integratie van regeltaken vallen vele relaties < interfaces eg (en daar#ee de behoefte o# &e af te ste##en 3 dat gebeurt nu auto#atisch binnen de taak) 6 Door integratie #inder eentonig en #eer uitdagend erk (daar#ee valt bv !saaiheid" als verstoring voor de variabele k aliteit van arbeid eg)

(/) versterken vindt bv plaats (niet in college behandeld 3 &ie tekst voor #eer voorbeelden) 6 bv door regelver#ogen toe te voegen aan taken (scheiden ongedaan #aken) of 6 door taken het ver#ogen te geven o# &elf output te kunnen realiseren en #et verstoringen te kunnen o#gaan. (&ie ook tekst) +en belangri%ke conclusie is nu dat de Sitters ont erptheorie aangeeft hoe %e door organisatiestructuren verstoringen kan de#pen en het regelver#ogen kan versterken. Daar#ee is &i%n theorie dus een voorbeeld van iets dat gebruikt kan orden bi% Ashby"s design6functie (het ont erpen door de#pen en versterken van de arbeidsverdeling als onderdeel van de infrastructuur).