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CIERRE CONTABLE SAP Manual de operacin del Usuario

Procesos:

CIERRE CONTABLE
SAP 6.0

Autor: Lic.Henry Clemente SAP-FI-CO-FM

Cierre de Contabilidad Financiera


Mediante el componente de tareas de cierre, es posible preparar y llevar a cabo las operaciones necesarias para el cierre del da, del mes y del ejercicio. Para ello, el sistema ofrece una serie de informes estndar que permite generar evaluaciones y anlisis directamente a partir de todos los saldos de cuenta contabilizados.

Objetivo
El objetivo primordial es : Creacin de balances y cuentas de prdidas y ganancias con datos confiables Documentacin de los datos contables

Descripcin de las tareas :


Para llevar a cabo las tareas de cierre en el libro mayor, primero es necesario realizar las tareas de cierre en las reas de contabilidad auxiliar que utilice. Entre ellas se encuentran: Contabilidad de deudores y de acreedores Contabilidad de inventarios Contabilidad de activos fijos

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Requisitos
Datos maestros
Previamente ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos de este escenario.
rea de fabricacin y comercializacin

Datos maestros Centro de coste

Valor *

Seleccin Todos

Comentarios se requieren todos los centros de coste contabilizados se requieren todos los materiales contabilizados se requieren todas las cuentas

Maestro de materiales Cuentas G/L

TODOS

TODOS

Tabla Resumen de Procesos


Es importante sealar que no todos las transacciones en conjunto aplican para la empresa en cuestin , es necesario definir cuales son las mas indicadas para llevar a cabo todos los procesos de cierres indicados.

Proceso para el cierre del da

Etapa del proceso

Referenci a de proceso externo

Condicin empresarial

Rol de usuario

Cdigo de transaccin

Resultados esperados

Actualizacin de tipos de cambio

Los tipos de cambio para monedas extranjeras se actualizan

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINAC C_S)

S_BCE_68000174

Los nuevos tipos de cambio estn disponibles en

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Etapa del proceso

Referenci a de proceso externo

Condicin empresarial

Rol de usuario

Cdigo de transaccin

Resultados esperados

cada da o cada mes. Espacios en la asignacin de nmeros de documento Lista de verificacin para buscar espacios en la asignacin de nmeros de documento en varios ledgers. Lista de verificacin de documentos asignados ms de una vez. Lista de verificacin de los datos ms importantes de los documentos contabilizados. Gerente de Finanzas (SAP_NBPR_FINAC C_M) S_ALR_87012342

el sistema. Lista de verificacin, si hay espacios en las listas de nmeros de documento.

Nmeros de factura asignados dos veces

Gerente financiero (SAP_NBPR_FINAC C_M)

S_ALR_87012341

Lista de verificacin, si hay nmeros de factura duplicados.

Visualizacin del diario de documentos compacto

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINAC C_S)

S_ALR_87012289

Hojas de totales, que indican los totales del Debe y el Haber para cada tipo de cuenta.

Proceso Cierre del Mes

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Etapa del proceso

Referenci a de proceso externo

Condicin empresarial

Rol de usuario

Cdigo de transacci n S_BCE_6 8000174

Resultados esperados

Actualizacin de tipos de cambio

Los tipos de cambio para monedas extranjeras se actualizan cada da o cada mes. Lista de verificacin para buscar espacios en la asignacin de nmeros de documento en varios ledgers. Lista de verificacin de documentos asignados ms de una vez. Cerrar subsistemas de activos fijos, deudores y acreedores de la contabilizacin del perodo anterior. Se inicia un nuevo perodo contable.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

Los nuevos tipos de cambio estn disponibles en el sistema. Lista de verificacin, si hay espacios en las listas de nmeros de documento.

Espacios en la asignacin de nmeros de documento Nmeros de factura asignados dos veces Abrir y cerrar perodos contables

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

S_ALR_8 7012342

Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_ M)

S_ALR_8 7012341

Lista de verificacin, si hay nmeros de factura duplicados. No se pueden efectuar mas contabilizaciones de A/P, A/R, MM o activos fijos en el perodo anterior. Se ha abierto un nuevo perodo contable para la contabilizacin, de modo que se pueden procesar las transacciones.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

S_ALR_8 7003642 (OB52)

Indicar contabilizacio nes peridicas

Los documentos peridicos del perodo indicados en el sistema se deben procesar.

Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_ M)

FBD1

Se crea un juego de datos lote input con contabilizaciones para documentos peridicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida. Se crea un juego de datos lote input con contabilizaciones para documentos peridicos que se pueden procesar para

Contabilizaci n de contabilizacio nes peridicas

Los documentos peridicos del perodo indicados en el sistema se deben procesar.

Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_ M)

F.14

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Etapa del proceso

Referenci a de proceso externo

Condicin empresarial

Rol de usuario

Cdigo de transacci n

Resultados esperados

contabilizar la actividad financiera requerida. Ejecucin de juego de datos lote input Contabilizacin de los documentos peridicos procesados en el paso anterior. Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_ M) SM35 Se han contabilizado los documentos contables y actualizado los documentos peridicos con datos de tratamiento ('next run on' y 'number of runs'). Para cuentas EM/RF, el programa intenta crear un grupo de documentos que se puede compensar desde un grupo de documentos que no se puede compensar mediante la omisin sucesiva de documentos. Analiza las cuentas de compensacin (EM/RF) de entrada de mercancas/recepcin de factura. La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez contabilizadas la entrada de mercancas y la recepcin de factura. Esto mantiene el anlisis de la cuenta EM/RF en un nivel manejable. Documentos de contabilidad se compensan

Compensaci n automtica del proceso especial de cuenta EM/RF

Cuentas de compensacin EM/RF

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

F.13

Anlisis de cuentas de compensaci n EM/RF

Anlisis de cuentas de compensacin EM/RF y visualizacin del IVA de adquisicin de la CE. Compensacin de la cuenta EM/RF de abonos/cargos coincidentes para efectuar ms fcilmente el anlisis de partidas abiertas.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

F.19

Compensacin automtica de cuenta EM/RF

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

F.13

Compensacin manual

Si los documentos no se compensan automticamente. Se compensa

Gerente de acreedores (SAP_NBPR_AP_CLER K_M)

F-44

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Etapa del proceso

Referenci a de proceso externo

Condicin empresarial

Rol de usuario

Cdigo de transacci n

Resultados esperados

manualmente. Contabilizaci n de asientos de correccin Contabilizacin de correcciones en los datos financieros actuales, para representar mejor la situacin financiera actual. Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S) FB50

manualmente. Asegrese de que los registros financieros representan las actividades empresariales durante el perodo con la mayor capacidad posible. Las contabilizaciones de moneda extranjera se representarn con valoracin de fecha actual.

Revalorizacin de moneda extranjera

Las transacciones de moneda extranjera se deben valorar en el tipo de cambio actual.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

FAGL_FC _VAL

Contabilizaci n de cargos de impuestos Declaracin de IVA

Informes financieros

Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_ M) Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_ M) Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

FB41

Informes financieros

S_ALR_8 7012357

Declaracin de IVA

Documentos comparativos / Cifras de movimientos Cierre del perodo contable anterior

Informes financieros

FAGLF03

Cerrar el perodo contable anterior para que no se pueda efectuar ninguna otra contabilizacin financiera que cambiara los resultados notificados.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

S_ALR_8 7003642 (OB52)

No se permiten ms contabilizaciones G/L en el perodo anterior.

Clculo de intereses sobre el saldo Visualizacin del diario de documentos Lista de los documentos contabilizados en el perodo.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S) Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_ S)

F.52

Clculo de intereses sobre el saldo

S_ALR_8 7012287

Lista de los documentos contabilizados en el perodo para la documentacin.

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Etapa del proceso

Referenci a de proceso externo

Condicin empresarial

Rol de usuario

Cdigo de transacci n S_ALR_8 7012284 o S_PL0_86 000028

Resultados esperados

Balance contable

Informes financieros

Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_ M)

Balances contables Comparacin real/real de balances contables.

Proceso Cierre de Ejercicio

Etapa del proceso

Referenci a de proceso externo

Condicin empresarial

Rol de usuario

Cdigo de transacci n SCAL

Resultados esperados

Creacin del calendario de fbrica para el nuevo ejercicio Arrastre de saldos AP/AR Arrastre de saldos GL Arrastre de los saldos A/P al nuevo ejercicio.

Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)

Se ha definido el calendario de fbrica para el o los siguientes ejercicios.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

F.07

Los saldos de acreedor Y deudor se han arrastrado al nuevo ejercicio. Las cuentas de balance tienen saldos para el nuevo ejercicio y los saldos de la cuenta P/L se han contabilizado en el arrastre de resultados.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

FAGLGVT R

Reagrupacin de crdito con saldo deudor/ acreedores (balance) Confirmacin de saldo de crdito con saldo deudor

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

FAGLF101

Contable de Deudores (SAP_NBPR_AR_CLERK_ S)

F.17

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Etapa del proceso

Referenci a de proceso externo

Condicin empresarial

Rol de usuario

Cdigo de transacci n F.18

Resultados esperados

Confirmacin de saldo de acreedor Cierre final y liberacin de informes financieros Cierre del perodo contable anterior Se deben notificar los resultados financieros de la empresa. No se deben permitir ms contabilizaciones financieras en el perodo anterior, porque ya se han liberado los resultados.

Contable de Acreedores (SAP_NBPR_AP_CLERK_ S) Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87 012284

Se han liberado los resultados financieros de la empresa. No se permiten ms contabilizaciones financieras en el perodo anterior.

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87 003642 (OB52)

Visualizaci n del diario de documentos

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87 012287

Actualizar Tipos de Cambio: Una de las Actividades iniciales en las actividades de cierre es actualizar los tipos de cambio: Finanzas Gestin financieras Libro mayor Entorno Opciones actuales Introducir tipos de cambio Transaccin : S_BCE_68000174 Nmeros de Documentos : Ubicacin mediante reportes de nmeros de documentos que se han asignado ms de una vez en el Intervalo: Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Asignacin nmeros documento discontinua.

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Nmeros de Facturas asignados dos veces: El programa crea una lista que muestra todos los documentos por nmero de cuenta del acreedor o el deudor, que ocurren repetidamente en un nmero de referencia, es decir que existe una factura duplicada. Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Nmeros de factura asignados doblemente: Transaccin:S_ALR_87012341 O la siguiente : Contabilidad principal -> Gestin de informes -> Documentos -> N factura asignados por duplicado. Visualizacin del Diario de Documentos Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Diario compacto de documentos Cdigo de transaccin: S_ALR_87012289.

Cierre del Mes: El ajuste de tipo de cambio se aplica nuevamente para el cierre de mes, como lo indica el la fase inicial del cierre diario al igual que la verificacin de la duplicidad de los registros Contables. Finalmente aplicamos propiamente la transaccin para el cierre:

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Transaccin OB52

Resultado No se pueden efectuar mas contabilizaciones A/P, A/R, o MM en el perodo anterior. Para ver un informe de antigedad del acreedor, utilice la transaccin S_ALR_87012085 o el acceso va mens Finanzas Gestin Financiera Acreedores Sistema de informacin Informes para contabilidad acreedores Acreedores partidas.. Para ver un informe de antigedad del deudor, utilice la transaccin S_ALR_87012178 o el acceso va mens Finanzas Gestin Financiera Deudores Sistema de informacin Informes para contabilidad deudores Partidas deudores

Registro de Contabilizaciones Peridicas Con esta opcin puedo definir registros contables que se realizan todos los meses de la misma manera, estos los puedo agrupar en masas y ahorrar tiempo Finanzas Gestin financieras Libro mayor Contabilizacin Documentos de referencia Documento peridico. Transaccin : FBD1
1.

Efecte las entradas siguientes en la pantalla Entrar contab.peridica: Datos cabecera:


Nombre de campo Sociedad 1 ejecucin el Descripcin Acciones y valores de usuario 1000 <primer da del mes actual> Comentarios

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Nombre de campo Ultima ejecucin el Intervalo en meses Da de ejecucin Plan de ejecucin Tomar importes em moneda local Copiar textos Tomar importe del impuesto en moneda local Clase de documento Moneda Moneda/T/C Referencia Fe.conversin Texto cab.documento Div.interloc. ClvCT Cuenta In.CME Cl.Mov.

Descripcin

Acciones y valores de usuario <primer da del mes siguiente> <seleccione el intervalo requerido> <seleccione la fecha requerida>

Comentarios

p. ej., 01 p. ej., 01

<Seleccionar>

<Seleccionar> <Seleccionar>

SA

MXN

40 <Seleccionar cuenta> p. ej., 635000

2. 3.

Seleccione Continuar. En la pantalla Entrar contab. Peridica Aadir Posicin cta., efecte las entradas siguientes: Nombre de campo Cuenta de mayor Sociedad Importe * p. ej., 10000 Descripcin Acciones y valores de usuario Comentarios

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Calcular Impuestos Divisin Centro de coste Pedido Centro de Beneficio Red Documento de Compras Cantidad Asignacin Texto ClvCt Cuenta CME CMov 50 * p. ej., 111000 * p. ej., 1101

4. 5.

Seleccione Continuar. En la pantalla Entrar contab. Peridica Aadir Posicin de cta. mayor, efecte las entradas siguientes: Nombre de campo Importe Fecha valor Descripcin Acciones y valores de usuario Comentarios

* *

p. ej., 10000 p. ej., primer da del mes actual La fecha valor es necesaria en el caso de cuentas bancarias con grupo de status de campo YB05. En otros casos, la fecha valor no es necesaria.

6.

Rellene los detalles del documento y seleccione

Grabar.

Contabilizacin de Contabilizaciones Peridicas

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En esta actividad, se contabilizan las contabilizaciones peridicas. El sistema verifica si la contabilizacin peridica existe en el sistema con una fecha de contabilizacin dentro del perodo que se contabiliza. Antes se deben haber indicado los registros de la Data correspondiente Finanzas Gestin financieras Libro mayor Operaciones peridicas Contabilizaciones peridicas Ejecutar Transaccin : F.14

1. En la pantalla Crear docs. contables a partir de documentos peridicos, indiquen los datos los datos necesarios
Nombre de campo Sociedad Ejercicio Intervalo de liquidacin DE Intervalo de liquidacin A Nombre del juego datos BI Descripcin Acciones y valores de usuario Comentarios

1000 <ejercicio actual> <fecha de inicio> p. ej., <primer da del mes actual> p. ej., <ltimo da del mes en curso> Si es necesario. Si no asigna un nombre de juego de datos batch input

<fecha de finalizacin>

<seleccione un nombre>

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aparte, es el programa el que establece el nombre del juego de datos batch input SAPF120.

2.

Seleccione

Ejecutar.

Resultado

Se crea un juego de datos batch input con contabilizaciones para documentos peridicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida. Se crea un juego de Datos y se llama :

Sistema Servicios Batch Input Carpeta

Transaccin SM35

Compensaciones Automticas EM/RF Esta actividad trata la compensacin automtica de cuentas EM/RF. El nmero de pedido y la partida se utilizan para comparar documentos. Finanzas Gestin financieras Libro mayor Operaciones peridicas Compensar automticamente Sin modelo de moneda de compensacin Transaccin F.13

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La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez contabilizadas la entrada de mercancas y la recepcin de factura. Esto mantiene el anlisis de la cuenta EM/RF en un nivel manejable. El sistema genera un informe que muestra los detalles de los documentos no compensados y compensados, con informacin del documento de compensacin.

Anlisis de Cuentas de Compensacin EM/RF El programa analiza las cuentas de compensacin de entrada de mercancas/recepcin de factura (EM/RF) en una fecha clave especificada, y genera contabilizaciones de correccin, en caso necesario. Estas son necesarias para visualizar las siguientes operaciones contables correctamente en el balance:

Mercancas entregadas, pero no facturadas Mercancas facturadas, pero no entregadas

El programa selecciona todas las partidas de cuentas de compensacin EM/RF que estn abiertas en la fecha clave especificada. Si las partidas abiertas por nmero de pedido y partida no tiene un saldo en la moneda local igual a cero, se crean contabilizaciones de correccin en un juego de datos batch input para estas partidas. Con un saldo acreedor, la operacin se considera entregada, pero no facturada. Con un saldo deudor, la operacin se considera facturada, pero no entregada.

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Las contabilizaciones de correccin se crean por sociedad, cuenta de compensacin EM/RF, cuenta asociada y divisin. Todas las contabilizaciones se anulan en la fecha de contabilizacin de anulacin especificada. Si no se ha indicado ninguna fecha, el programa anula las contabilizaciones el da despus de la fecha clave. Si se utilizan monedas locales paralelas, el saldo en la primera moneda local tambin determina la operacin. Si el saldo en la primera moneda local es cero, la clave de operacin se determina a partir de la moneda paralela.

Compensaciones Manual Si hay documentos que no se pueden compensar automticamente. (Si el saldo de las partidas a ser compensadas no es 0), pueden ser compensadas manualmente. Men Sap.
Finanzas Gestin Financiera Deudores / Proveedores / Libro Mayor Cuenta Compensar

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