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Informaes de Planejamento Logstico

Se a compensao de custos est no corao da logstica, ento informao adequada de custos est no corao da compensao de custos. W.S. Wayman, Jr.

"As informaes no podem ser melhores que os dados que as geraram" uma mxima freqentemente citada sobre a qualidade da informao que alimenta o processo decisrio. Reconheceu-se h muito tempo que o desempenho do planejamento e controle gerencial depende da quantidade, forma e preciso das informaes disponveis. At alguns anos atrs, os dados na organizao eram classificados, recuperados e manipulados manualmente. Com a introduo e disseminao dos computadores nos negcios, o manuseio da informao ficou bem mais formalizado. Elaborados sistemas de informao so hoje lugar-comum. Neste captulo, examinaremos sistemas de informao gerenciais, que auxiliam a projetar e a controlar o sistema logstico. Especificamente, vamos identificar onde os dados so obtidos, como o sistema manipula esses dados e em que forma a informao mais til para o pessoal de logstica.

ESCOPO DO SISTEMA DE INFORMAO

Definio

o sistema de informaes gerenciais refere-se a todo equipamento, procedime e pessoal que criam um fluxo de informaes utilizadas nas operaes dirias de organizao e no planejamento e controle global das atividades da mesma. Pode incl
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o uso de computadores, mas estes no so obrigatrios. Uma quitanda precisa de bom sistema de informaes para registro de estoques, preos e contabilidade, assim como uma corporao muito grande. A informao de estoque para venda e compras pode ser mantida num livro de registro em vez de numa fita ou disco magntico. Entretanto, computadores esto facilmente disponveis para toda classe de negcios (hoje, mesmo pequenas imobilirias os usam para armazenar e recuperar dados de imveis) e toda a idia de sistema de informao ficou associada aos computadores de algum maneira. George Davis oferece uma definio, conforme este ponto de vista: Um sistema de informaes gerenciais ... um sistema integrado homem/mquina, que providencia informaes para apoiar as funes de operao, gerenciamento e tomada de deciso numa organizao. O sistema utiliza hardware e software de computadores, procedimentos manuais, modelos gerenciais e de deciso e uma base de dados.1 Note que o sistema de informaes tem um papel de suporte administrao; est relacionado com todas as atividades da organizao e, geralmente, usa computadores de alguma forma. Esta inter-relao entre as atividades de uma firma est esboa da na Figura 13.1.

Sistema de informaes logsticas

O sistema de infomaes logsticas (SIL) um subsistema do sistema de informaes gerenciais (SIG), que providencia a informao especificamente necessria para a administrao logstica. As necessidades logsticas podem ser separadas em quatro nveis, Como mostra a Figura 13.2. A natureza da atividade indica no apenas o nvel organizacional como tambm a sua abrangncia. Consideremos cada um dos quatro nveis. O nvel mais baixo da pirmide refere-se s transaes e s consultas. Exemplos destas atividades so consultas sobre andamento de pedidos, verificao de estoque, preparao de manifestos e cotaes de frete. Estas interaes com o sistema ocorrem com grande freqncia e, portanto, a velocidade da informao muito importante. Os usurios tpicos deste nvel so o pessoal operacional, como funcionrios administrativos para atendimento de pedidos ou clculo de fretes. O segundo nvel, de baixo para cima, envolve o uso de informao pelos supervisores de primeira linha. Supervisores de depsitos devem controlar a utilizao de espao, estoques, e produtividade da mo-de-obra nas operaes de atendimento de pedidos. Um gerente de frota deve ter pessoas, equipamentos e peas de reposio necessrias para desempenhar o transporte e as entregas programadas. H tambm necessidade de informaes na forma de relatrios de andamento e planejamento, que podem ser gerados diariamente.
1. DAVIS, Gordon B. Management information systems: conceptual foundations, structure and development. New York: McGraw-HiU, 1974. p. 5.

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INFORMAES DE DISTRIBUiO INFORMAES DE MARKETING

I I

Faturas

Manifestos de carga Ordens de vendas

Anlise de vendas -

f0-

1
Pagamentos dos clientes (recebimentos em dinheiro)

Previso de vendas Pesquisa de mercado -

r--

INFORMAES DE ENGENHARIA Desenhos de engenharia ,. --'-----'--, Listas de materiais

I
Programas e necessidades Controle de trfego

Desenhosda~ ferramentas
L-

--, Procedimentos I operacionais --

1--+
I---

INFORMAES DE MANUFATURA

1MFORMAES DE COMPRA Registro de contas a pagar

Ordens de compra

Registro de folhas

.r-'------,
Relatrio de modeobra

Ordens de produo

I
Relatrios de produo

Requisio de materiais

L-

-+I: Custo e/ou valores

do estoque

Fonte:

SIMS Jr., E. Ralph. Automating administrative and engineering activities.Automation, p. 91, jun.1968.

Figura 13.1 O inter-relacionamento dos fluxos de informaes financeiras, de produo, de compras, de engenharia, de marketing e de distribuio e como se aplica na documentao de dados empresariais. 280

Alta administrao

Mdia .~ gerncia

-; Ci

Informaes gerenciais para planejamento e deciso tticos

:c
Superviso Informaes gerenciais planejamento, deciso e controle operacionais para

] z

Operacional

Processamento de transaes Resposta a consultas

f-----

Amplitude

de utilizao

do SIG

Fonte:

Adaptado de HEAD, Robert V. Management Datamation, p. 23, maio 1967.

information

systems:

a critical

appraisal.

Figura 13.2 Hierarquia de utilizao do sistema de informaes logsticas (SIL).

o terceiro nvel pertence ao planejamento e controle tticos, sendo uma extenso do nvel supervisrio medida que seu ciclo de replanejamento for geralmente menor que um ano e maior que um dia. Alguns exemplos de problemas tticos so: reavaliao dos pontos de reposio de inventrio, seleo de transportadoras, arranjo fsico de armazns e planejamento de espao e transporte com sazonaldade. Estas tarefas geralmente envolvem a mdia gerncia, como o gerente de distribuio fsica ou de transporte.
Finalmente, o planejamento estratgico (longo prazo) envolve a definio de metas, polticas e objetivos, decidindo toda a estrutura logstica e, portanto, os recursos necessrios para executar a distribuio e o suprimento. A velocidade do fluxo de informao raramente crtica e o sistema consultado com freqncia irregular. Procedimentos manuais e armazenagem de dados off-line (ou seja, sem acesso instantneo) podem ser satisfatrios neste nvel de planejamento. A hierarquia de planejamento e controle, tal como vista previamente, facilmente identificvel na Ford ou em outra grande empresa, mas no em pequenas firmas, como um distribuidor de bebidas ou a mercearia da esquina. Numa pequena empresa, as mesmas tarefas gerenciais precisam ser executadas, mas por menos pessoas. A neces281

sidade de informao a mesma, mas no preciso ter sofisticado sistema automatizado de informaes. Um sistema basicamente manual mais prtico.

Caractersticas de um sistema de informaes

Sistemas manuais e computadorizados so basicamente os mesmos. Um sistema bem projetado apia os usos da administrao conforme visto na seo precedente. As caractersticas bsicas de um sistema integrado de informaes esto identifica das na Figura 13.3. Elas refletem as funes bsicas de um sistema de informaes - transferir, armazenar e transformar informao.

ENTRADAS

SISTEMA DE COMPUTADOR E BASE DE DADOS

SADAS

Recuperao de dados

1
282

Documentos preparados: pedidos de compra, manifestos etc.

Resultados de anlise

Relatrios de ao

Figura 13.3 Estrutura bsica de um sistema de informaes logsticas.

o sistema de informaes deve ser capaz de movimentar a informao desde os pontos onde obtida at os pontos onde necessria. Algumas das possveis maneiras de transmisso so o telefone, a correspondncia, o telex e mesmo a comunicao oral. Muitas vezes o processamento da informao centralizado, de modo que a funo de comunicao reduz-se ao contato com a parte apropriada do sistema.
A armazenagem de informaes outra funo. Quando os dados esto disponveis, mas no so usados imediatamente, ou seja, o controle e a tomada de deciso no ocorrem ao mesmo tempo, o sistema de informao deve ter capacidade de armazenagem de dados. Projeto do sistema. Como mostra a Figura 13.3, existem trs caractersticas bsicas em qualquer sistema de informao moderno. H o elemento de entrada, o elemento de processamento da base de dados e o elemento de sada. A fase de entrada o conjunto de fontes de dados, dos mtodos para transferncia dos dados e dos meios para disponibilizar esses dados para o processamento. No mago de um sistema de informao esto (1) a base de dados, (2) os procedimentos para recuperar dados, (3) os programas de processamento dos dados e (4) os programas de anlise dos dados. no processamento e na armazenagem dos dados que se concentra a sofisticada tecnologia de computadores. Os dados para propsitos logsticos chegam de muitas fontes e em muitos formatos. O esforo inicial da administrao de dados consiste em organiz-Ios e armazenlos em uma base de dados. Esta base inclui tanto registros manuais como arquivos de computador. Quais dados so mantidos no computador, quais em forma manual, ou simplesmente no devem ser mantidos de modo estruturado? Esta questo tem tomado-se cada vez mais importante medida que a capacidade de armazenagem dos computadores vem crescendo. H uma tendncia natural para reter grande quantidade de dados irrelevantes simplesmente porque h capacidade disponvel. A manuteno de uma base de dados no gratuita e seu contedo deveria ser baseado: (1) na importncia da informao para as decises tomadas pela administrao, (2) na velocidade com que a informao deve ser recuperada e (3) na freqncia com que acessada. A informao usada no planejamento estratgico geralmente pode ser coletada quando necessria a baixo custo, enquanto os registros de estoques devem ser mantidos em forma facilmente acessvel. A recuperao de dados refere-se capacidade de retirar dados de sua base praticamente na sua forma original. O funcionrio de transporte que consulta a tabela de frete a partir dos arquivos informatizados ou o gerente de atendimento a clientes que verifica o andamento de um pedido usam basicamente esta funo. A velocidade e a convenincia so os benefcios obtidos da manipulao eficiente da informao. O processamento dos dados uma das caractersticas mais populares do sistema de informaes. Quando os computadores foram introduzidos pela primeira vez na comunidade de negcios, eles tinham o propsito de reduzir a carga associada ao clculo de faturas para milhares de clientes e para preparar relatrios contbeis. Trinta anos depois, a preparao de ordens de compra, manifestos e notas de cobrana de frete so atividades comuns de processamento de dados na logstica, assim como o controle de todo o fluxo de material (Figura 13.4). O processamento de dados representa uma 283

converso relativamente simples e direta dos dados arquivados em algo mais til, como o manifesto de carga.
Fluxo de informaes

CENTRO DE PROCESSAMENTO DE DADOS

00

Fluxo de materiais

Transporte de distribuio

Fonte:

SIMS Jr., E. Ralph. Appying 102, novo 1967.

automation

techniques

in industrial

logistics. Automation,

p.

Figura 13.4 Fluxo de informaes versus fluxo de materiais no sistema logstico.

A anlise de dados o emprego mais sofisticado e moderno do sistema de informaes. Este pode conter qualquer quantidade de modelos matemticos e estatsticos. Tais modelos geram informao til no tratamento dos problemas mais difceis de planejamento e controle. Por exemplo, onde deve-se localizar um depsito ou filial? Qual transportador deve ser escolhido? Como roteirizar as entregas dos clientes? Qual a previso de vendas deste item para o proximo ms?

284

A ltima caracterstica a comunicao das sadas do sistema com o usurio. Existem diversos tipos de sadas e de formas de transmisso. A primeira e mais bvia so os relatrios, tais como (1) os resumos gerenciais com estatsticas de custos e desempenho, (2) a posio de estoque ou andamento de pedidos, (3) os relatrios de excees que comparam o desempenho desejado com o realmente obtido e (4) relatrios que iniciam aes (como pedidos de compra e ordens de produo). Um segundo tipo de sada so documentos como os manifestos e notas fiscais. Finalmente, existem as sadas que so os resultados das anlises de dados feitas com auxlio dos modelos matemticos e estatsticos. As caractersticas-chaves de um sistema de informao so as entradas, a capacidade de processamento e as sadas. Vamos examinar cada uma delas em maior detalhe, referindo-se especificamente s necessidades logsticas.

CONHECIMENTO

DOS FATOS

Que dados devem ser coletados? Quais so as fontes dos mesmos? Com que freqncia eles sero utilizados? Estas so as perguntas que o gerente ou analista de logstica deve responder antes do planejamento e controle de suas atividades. As respostas moldaro o sistema de informao que atende s necessidades particulares da logstica.

Quais dados?
justo dizer que existe elevado grau de sobreposio entre as demandas de informao da logstica com aquelas de marketing, produo e finanas. Alm disso, os problemas da administrao podem requerer dados em quantidades to grandes que seria impraticvel list-los ou mant-los de forma facilmente acessvel. Devemos, assim, ser seletivos quanto aos dados que devem permanecer no sistema de informaes da organizao. Pode ser difcil extrapolar os dados mais importantes para a logstica a partir somente do seu problema de planejamento mais importante, ou seja, planejar a estrutura do sistema logstico. William Saunders desenvolveu uma lista deste tipo para o projeto de um sistema de distribuio (Figura 13.5). Uma vez identificados os dados bsicos (que podem ser diferentes daqueles lanados na Figura 13.5), o gerente ou analista devem prioriz-los. Os mais importantes devem ser colocados em arquivos informatizados. Os dados de importncia mdia devem ser mantidos na forma de relatrios em papei ou microfilme. Os restantes podem ser recuperados a partir dos documentos originais, se necessrio.

Quais so as fontes?
As fontes de dados podem ser to diversificadas quanto os prprios dados. Entretanto, elas podem ser classificadas em quatro categorias: (1) pedidos de venda, (2) 285

Custos de transporte

( Custo~ de armazem

Mercadorias danificadas ou desaparecidas I Custos de depsito pblico

I Custos de depsito propno

Volume de reclamaes

Custos de transportadoras regulares ou contratadas

Custos de transporte prprio

~~sto do Lsto d;~ terreno construo S eg~ros Equipamento do d "t ~pOSI o Equipamento e material de escrjtrio Custos de mo-de-obra Manuteno Impostos Administrao

I I Taxas de
armazenage Taxas de t manu enao Outras taxas

I
I~aminho prprio Frete ferrovirio Fracionado Cheio Rodo fracionado Rodo cheio Areo Despachantes Contineres Frete hidrovirio

I
Amortizao e depreciao Encargos financeiros Retorno de capital I

I Amortizao
Encargos financeiros Retorno do capital

I
I ( Custos de capital

LJ
I

I
J
Custos operacionais

I Taxas de pesquisa Impostos Custos de preparao do terreno Ramais ferrovirios Acessos rodovirios

I Escavaoes I Construo Terraplenagem Sistema eltrico Sistema de incndio Sistema de aquecimento Sistema de comunicao Sistema de ventilao Outros custos construts

I Frete ferrovirio I I Amortizao I I Manuteno do Frete ferrovirio e depreciao equipamento (cheio) Encargos Transporte Rodovirio financeiros (parcelado) Retorno de capital Rodovirio I I supeLso I (cheio) I Equipamento de I MO transporte Areo transporte Combustvel, Despachante Equipamento de leo e outros Associaes de manuteno consumveis transportes Equipamento do I . _ I territorial Supervlsao de Frete hidrovirio Alugu~1 de Estrutura manuteno equipamento MO manuteno Administrativos Peas de reposio Ferramentas e equipamentos de manuteno Estruturas de manuteno Administrativo

Terminal

I
Seguros

Outros Justos

I Fogo, roubo, coliso I Perdas e danos Compensaes trabalhistas Outros seguros Impostos de I I Superviso I MO terminal operao, licenciament a Equipamento pedgios et c.. do terminal Outros em ger Estrutura do terminal Administrativo

Fonte: SAUNDERS,

William B. Designing

a distribution

system. Distribution,

p. 32-36, jan. 1965.

Figura 13.5 Exemplos de informaes necessrias para administrao logstica. 286

Administrao da distribuio

Custo de manusei de materiais

Diretor de distribuio corpo gerencial Pessoal administrativo Custos diversos de escrHrio

Retorno do investimento em estoque

Cust do espao ocupado Custos de servio do estoque

Materiais Salrios e indiretos Custos da ra de despacho Equipamento de embalagem Manuteno de equipamento Custos de transporte da tara Bens danificados

I
Valor do estoque na fbrica Valor do estoque em depsitos pblicos Valor do estoque em depsitos prprios

Volume

reclam ae

J
Pagamento-base Horas extras Seguro social Seguro desemprego Seguro de vida Fundo de penso Fundo de sade Outros

Custos de manuseio Seguros Furto Deteriorao Obsolescncia Impostos

Custos de capital

Caixas reutilizveis Caixas de papelo Estofagem de carga Acessrios de empacotamento Cintas e prendedores Outros materiais

I
~ Ferro
Areo Hidro

Investimento de capital Encargos financeiros Depreciao

Empilhadeiras Paleteiras Correias Transportadores Paletes Estantes e caixas Outros equipamentos de manuseio

287

registros internos, (3) fontes externas e (4) administrao. Dados provenientes destas fontes esto facilmente disponveis e devem ser consultados antes de conduzir-se custosas pesquisas. Evidentemente, os resultados de pesquisas tambm so fontes de dados para as decises logsticas. Pedidos de venda. Podem ser considerados como fonte primria de informao logstica, pois contm dados bsicos de clientes e volumes. Dados tpicos so: (1) localizao do cliente, (2) itens solicitados, (3) peso dos itens, (4) valor (preo) do item e (5) data do pedido. Estes documentos podem conter tambm dados de entregas, que so particularmente teis para o planejamento e controle. Por exemplo, temos informaes de tamanho e forma do carregamento,modo de transporte utilizado e depsito ou fbrica de origem da entrega. Pode-se reconhecer que o mesmo tipo de informao tambm obtida dos pedidos de compra que a empresa emite para seu suprimento. Outros documentos usados na operao diria podem ser fontes potenciais de dados. Notas de cobranas de frete, documentos de reclamao de transporte e faturas so apenas alguns deles. Registros internos. Muita informao preciosa pode ser obtida diretamente dos registros internos da companhia. Temos, por exemplo, informaes de custos a partir de registros contbeis, estatsticas mantidas sobre fornecedores e registros de pessoal. Os registros internos podem ser fonte inexplorada de excelentes dados. Entretanto, eles no esto localizados num nico lugar dentro da organizao nem esto estruturados de forma adequada para auxiliar as decises logsticas. Por exemplo, possvel determinar a poltica de controle de estoque da empresa usando-se dados internos, mas isto implica agregar informaes de finanas (custo do capital), produo (custos de armazenagem e manuseio), marketing (demanda do item), transporte (faixas da tabela de fretes) e compras (tabela de preos e descontos por volume). Fontes externas. O governo federal americano grande fonte de informaes, e o maior editor e financiador de pesquisas do mundo. Fornecedores e competidores muitas vezes proporcionam dados valiosos apenas para mostrar boa vontade ao pblico. comum empresas agruparem-se para conduzir pesquisas ou trocar informaes do seu interesse. Revistas cientficas e de comrcio divulgam resultados de pesquisas e avaliaes. Estas so apenas algumas das fontes externas que o pessoal de logstica pode utilizar para encontrar dados. Este tipo de informao tende a ser mais genrica do que aquela gerada internamente. Administrao. O prprio pessoal da companhia pode ser valiosa fonte de informao. Exemplos deste tipo de informao, baseada em julgamento e experincia, podem ser: previses de vendas futuras, aes dos concorrentes e disponibilidade futura de matrias-primas. Informaes deste tipo no so mantidas em arquivos da empresa, em registros magnticos ou em bibliotecas, devem ser retiradas das prprias pessoas. Como gerentes, consultores internos e especialistas esto prximos aos fatos geradores de dados, eles podem ser boas fontes de informao.

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Meio de armazenagem
A demanda de dados e informaes ditada pelas decises que precisam ser tomadas. As decises logsticas necessitam de informaes com freqncia e rapidez variadas e, assim, os mtodos de armazenagem e recuperao iro refletir estas necessidades. Geralmente, quanto mais acessvel deve ficar a informao, mais cara ser sua armazenagem e recuperao. Assim, o uso de computadores justificvel para os problemas mais freqentes. As atividades de previso de demanda, controle de estoque, preparao da cobrana de frete, programao de entregas e preparao de relatrios de custos requerem pronto acesso informao. A freqncia de consulta pode ser diria, semanal ou mensal. J atividades como localizao de depsitos, arranjo fsico e reviso do equipamento de manuseio, exigem informao em intervalos aproximadamente anuais. Assim, sua armazenagem em computadores no econmica, ficando estas informaes guardadas em arquivos da companhia. Finalmente, as informaes das atividades pouco freqentes, como a construo de um depsito prprio ou a reviso da frota prpria, no precisam ser mantidas em meios de fcil acesso. Pelo contrrio, toda vez que for necessria alguma informao, ela pode ser gerada novamente a partir de seus dados primrios. Este mtodo de trs nveis ou enfoque ABC aplicado aos requisitos de manuteno da informao funciona como boa aproximao para classificar e identificar quais dados e informaes devem ser guardados e como. Serve tambm como guia para decidir quais os tipos de armazenagem necessrios e em que quantidade devem ser providos.

OPERAES DO SISTEMA DE INFORMAES

Em que o sistema de informaes pode auxiliar o pessoal de logstica? Que operaes pode executar alm da armazenagem e manuteno de dados? Ele auxilia o gerenciamento com o processamento, anlise e recuperao de dados e informaes.

Processamento de dados
Processar dados para conseguir informaes a funo bsica do sistema de informaes. Atravs da codificao, manipulao aritmtica, classificao e consolidao, os dados so convertidos 'em informaes teis para a tomada de decises logsticas e para feitura de relatrios. Vamos considerar alguns desses processos. Cdigo geogrfico. A logstica costuma relacionar os fluxos de produtos ou servios entre pontos geogrficos. Por isto, os dados de clientes, fornecedores, depsitos e produo deveriam estar amarrados com sua localizao. Por exemplo, os dados de vendas geralmente chegam na empresa por meio de pedidos de venda. Os dados tpicos de um pedido so (1) endereo do cliente, (2) descrio dos itens comprados, (3) preos, (4) endereo do fornecedor e (5) o modo de transporte, Alguns problemas que podem ser mais facilmente resolvidos com o auxlio de referncias geogrficas de 289

clientes so a localizao de depsitos, a estimativa de custos de transporte e a seleo de fornecedores. A funo do processamento de dados converter esses dados de clientes, que so geralmente endereos de ruas, em um cdigo numrico que matematicamente mais fcil de manipular, principalmente quando se deve determinar distncias entre pontos. Dar um cdigo numrico a uma localizao especfica para facilitar o clculo de distncias no resultado da influncia da informtica na rea de negcios. Os primeiros esforos neste sentido remontam a 200 a.C., quando Eratstenes criou um sistema de coordenadas em latitudes e longitudes para plotar mares, terras, rios e cidades.2 Por volta do sculo XVI, Strabo compilou em seu Geographia todos os locais conhecidos no mundo de ento.3 Mesmo nesses primrdios, existiam diversos tipos de codificao. Os cdigos mais comuns em logstica so (1) coordenadas lineares simples ou malha, (2) cdigos postais (como o ZIP americano) e (3) coordenadas de latitude-longitude. Uma codificao linear simples feita com a colocao de uma malha retangular sobre um mapa, permitindo a identificao de qualquer local por uma oordenada vertical e outra horizontal. Um exemplo de malha est mostrado na Figura 13.6, conforme havia sido desenvolvido pela Railway Express Agency (uma firma agora extinta). Esta malha foi usada para agilizar o movimento de pequenas cargas, fornecendo a identificao rpida e precisa dos pontos de origem e destino do frete.

Figura 13.6 Sistema de malha de localizao para a antiga Railway Express Agency.
2. WERNER, Pamela A. A survey 01 national geocoding systems. (relatrio nODOT- TSC-OST-74-26.) D. C.: US Government Printing Office, 1974. p.1. ' Washington,

3. Idem.

290

o cdigo postal serve como localizador no sistema dos correios. No caso dos Estados Unidos, o cdigo chamado de ZIp4 e auxilia a roteirizar as correspondncias, pois faz parte do endereo de todas as pessoas ou organizaes. Esse tipo de cdigo ficou bastante popular para uso em logstica, uma vez que est facilmente disponvel na base de.dados de vendas e de compras da organizao. No um localizador to preciso quanto as coordenadas de uma malha (alguns locais tm mais de um cdigo ZIP e este tambm assimtrico), mas sua convenincia e sua disponibilidade podem compensar esta desvantagem.
O sistema de latitude e longitude considerado como o mais preciso. Entretanto, os dados de latitude e longitude geralmente no esto facilmente disponveis para a maioria das empresas, no sendo usados na aquisio rotineira de dados. Seria o cdigo de nossa preferncia, mas a inconvenincia de seu emprego remete-nos aos sistemas de malha retangular ou cdigo postal. A funo do sistema de informaes pegar os dados de localizao da base de dados e convert-Ios em informao utilizvel. O cdigo geogrfico, executado por mtodo manual ou informatizado, uma operao bsica de processamento de dados. O cdigo de localizao fica armazenado no computador e recuperado quando necessrio. Previso. A projeo de tendncias histricas - de vendas, de necessidades de materiais ou custos - outra atividade bsica de processamento de dados, que converte dados histricos em previses. Previses para curto-prazo podem ser tratadas de modo aritmtico simplificado, quando comparadas com a previso de longo prazo (mais de seis meses). H, portanto, o uso de algum tipo de modelo de previso. Alguns mtodos comuns so, por exemplo, mdia suavizada exponencialmente, sries temporais e regresso. Geralmente o computador empregado para realizar estes clculos.
o
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Frete = 0.25/cwt + 0.15/cwtmi"D

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100

200 300 Distncias (milhas)

400

500

Figura 13.7 Fretes mdicos do transporte [brica-depsito em funo da distncia.

4. Os cdigos ZIP americanos da poca eram formados por cinco dgitos numricos.

291

Anlise estatstica. A maioria dos sistemas computadorizados tem alguns programas que servem para a transformao de dados. Os programas estatsticos so deste tipo, pois apenas transformam os dados, no tentando otimizar solues dos problemas logsticos. Eles proporcionam informao numa forma mais apropriada para posterior anlise gerencial. Por exemplo, os fretes de produtos especficos podem ser estimados a partir dos produtos atualmente sendo manipulados pela empresa. Uma amostra desses fretes permite o uso de anlise estatstica para verificar sua correlao com a distncia, conforme mostra a Figura 13.7. Aps a determinao desse relacionamento geral, podem-se estimar fretes desconhecidos se for dada a distncia entre origem e destino. Esta seria a informao de entrada para um problema qualquer como, por exemplo, a localizao de depsitos adicionais, para os quais os fretes ainda no foram estabelecidos.

Anlise de dados
Alm da simples converso de dados numa forma mais tratvel, um sistema de informaes moderno tambm contm uma srie de modelos de apoio deciso. Esses modelos tiram informao a partir da base de dados ou por processamento e empregamna para avaliar cursos de ao alternativos. O objetivo fazer o sistema procurar a melhor alternativa possvel. Os modelos de apoio deciso so, em geral, programas" fechados" que aplicam a diversos problemas logsticos. Por exemplo, comum encontrar modelos para controlar o nvel de estoques no canal de distribuio. Cerca de 85% das empresas americanas tem este tipo de modelo. Alm disso, o sistema pode conter modelos para problemas de roteirizao de caminhes, localizao de armazns, arranjo fsico de depsitos, programao da produo e consolidao de fretes. Tais modelos podem ser desenvolvidos por pessoal interno ou consultores externos, ou podem ser obtidos de fontes de software, como a biblioteca SHARE da IBM ou fornecedores de programas. A anlise de dados uma funo adicional do sistema de informaes.

Recuperao de dados
Os sistemas de informao evoluram desde aqueles centrados principalmente no processamento de dados, como preparao de dados e faturamento, at aqueles capazes de realizar anlise de dados. Mais recentemente, as inovaes dos sistemas de informaes logsticas concentraram-se na capacidade de recuperar dados. A recuperao de dados acessa uma base de dados relativamente extensa rapidamente e mostra a inf~rmao no local onde est o usurio, muitas vezes num computador pessoal. Apesar de isso parecer uma tarefa relativamente simples, os problemas mais interessantes na recuperao de dados logsticos s foram solucionados recentemente. Esta demora foi resultante da inexistncia de equipamentos de comunicao entre micrcomputadores e computadores de grande porte, de mtodos eficazes de garantir a segurana dos dados, de mtodos eficientes para manter a base de dados atualizada e de meios adequados para mostrar os dados recuperados. O potencial de economizar grande quantidade de
292

"Dando-se tempo suficiente, qualquer um pode dizer-lhe a informao que deseja sobre seu carregamentoonde est, quando deve chegar, quando saiu etc. a problema que, quando voc quer informao sobre sua carga, voc a quer agora-e no em algumas horas. a sistema de computadores e a rede de telecomunicaes da ABF interliga todos os nossos terminais, permitindo-nos dizer-lhe o que voc deseja saber-quando voc quiser. a teleprocessamento apenas uma das muitas grandes vantagens da ABF. Nosso departamento de atendimento ao cliente vem mantendo o menor ndice de reclamaes do setor, pois ele trabalha para prevenir e eliminar os erros que causam perdas e danos. Nossos representantes so mais que vendedores, eles so consultores de transporte capacitados a prestar auxlio em qualquer coisa, desde problemas de carregamento e embalagem at a escolha de rotas. Nossa frota tem a menor idade mdia no setor, significando menos interrupes e menor tempo improdutivo. E ns combinamos todas essas vantagens no pacote mais completo, flexvel, eficiente e atraente de carga parcelada oferecido no mercado. Por isso, o momento de perceber que ns queremos levar sua carga. Como dissemos, se voc tem tempo suficiente, qualquer outro pode fornecer-lhe informaes sobre seu carregamento. Mas se voc deseja informao e no tem tempo para perder, chame a ABF. N6s temos as respostas."

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Cortesia: ABF Freight System

Figura 13.8 A monitorao de cargas agora uma funo computadorizada do S/L. 293

trabalho manual e de melhorar a qualidade do processo de tomada de decises tem mantido o elevado interesse neste assunto. A aumento da capacidade de armazenagem de dados e a tela de tubo de raios catdicos (televiso) tomou praticveis a consulta a tabelas de frete e a monitorao de cargas, como mostra o anncio da ABF Freight System na Figura 13.8. A consulta de tabelas de frete e a verificao de manifestos no computador tm sido metas de empresas por muitos anos. A Goodyear Tire and Rubber Company, associada com a IBM, foi capaz de desenvolver um sistema desse tipo. Da mesma forma acontece com a monitorao de cargas, especialmente em companhias ferrovirias. Graas aos esforos do Departamento de Transportes americano e das ferrovias, uma srie de mtodos foram desenvolvidos. Sua disseminao tem sido limitada pela falta de interesse das ferrovias em investir em leitores ticos para identificar a localizao de carros na rede.

INFO~AES

DE SADA

A comunicao das informaes armazenadas e processadas aos interessados o componente final da estrutura do sistema de informao. Velocidade e formato so duas importantes consideraes de projeto para esta parte do sistema. A informao usualmente expressa em relatrios informativos ou relatrios de ao.

Velocidade de acesso informao

a natureza do problema logstico especfico que determina a rapidez com que o sistema deveria produzir a informao e como a comunicao deveria ser realizada. Definir localizao de depsitos ou rota de entregas so problemas que no necessitam de acesso muito rpido a informaes. Porm, programao e acompanhamento de carga ferroviria, reservas de empresas areas e posio de estoques muitas vezes exigem o acesso mais rpido possvel base de dados. Esses sistemas de informao so referidos como sistemas on-line em tempo real. Sistemas on-line em tempo real representam o modo mais sofisticado de manipular informaes e devem ser usados parcimoniosamente. A maneira de mostrar a informao tambm afeta o tempo necessrio para disponibiliz-Ia. tradicional ter a sada em papel, pois um meio permanente. Entretanto, est ficando mais comum a sada em vdeo, com a sada impressa como opo. Alm disso, o emprego de terminais pequenos e baratos para entradas e sadas permite colocar a informao de maneira aceitvel mesmo nos pontos mais remotos da operao logstica. Reservas remotas de avio ou de aluguel de automveis so excelentes exemplos de sistemas on-line em tempo real.

Tipos de sadas
A sada de sistemas de informao toma duas formas gerais: relatrios informativos e relatrios de ao.

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Relatrios informativos. A administrao do fluxo de materiais e servios exige uma srie de relatrios. Dentre esses, temos os relatrios de indicadores gerenciais, de posio ou andamento e de exceo. Os relatrios de indicadores gerenciais do a informao que o pessoal de logstica precisa para iniciar uma ao. Eles em si no iniciam nenhuma medida. Exemplos tpicos desses relatrios so os de custos de servios, produtividade, nvel de estoque e utilizao de frota. A capacidade de um sistema de informaes gerar esse tipo de relatrio enorme. Dada a quantidade desses relatrios necessria para a operao normal de uma empresa, os prprios gerentes muitas vezes acabam queixando-se do volume de papel que enviado para eles. Os relatrios gerenciais podem ser projetados usando-se o conceito de desagregao. Ou seja, o gerente logstico recebe inicialmente apenas o relatrio de nvel de agregao mais elevado, digamos os custos por servio de uma operao. Caso o custo de transporte esteja fora do esperado, o gerente pode verificar no sistema de informaes uma maneira de desagregar aquele custo de forma mais detalhada. Passo a passo, o gerente pode quebrar a informao de custo at seu nvel original. O mtodo de desagregao deriva-se do princpio de que o gerente no deve ser sobrecarregado com informao mais desagregada do que o necessrio em dado instante. Os relatrios de posio ou andamento tm o propsito especial de auxiliar o pessoal de logstica a garantir uma operao tranqila. Relatrios com data de recepo de pedidos, data e forma de expedio so exemplos dessas informaes rotineiras. Esses relatrios no iniciam nenhuma ao imediata. Os relatrios de exceo so aqueles emitidos apenas quando h desvio assinalvel das condies planejadas. Por exemplo, caso os custos de transporte excedam uma porcentagem predefinida no planejamento, o sistema gera um relatrio sobre o fato. Este tipo de relatrio representa alto nvel de sofisticao por parte do sistema. Relatrios de exceo tm a vantagem de chamar a ateno do responsvel pela logstica quando necessrio agir sobre uma rea particular da operao.

Relatrios de ao
Estes so comandos enviados pelo sistema de informaes logsticas para a execuo de alguma atividade. Temos como exemplo as ordens de reposio de estoques, os romaneios de entregas e listas de coleta no armazm. Estes relatrios so baseados em regras administrativas incorporadas do sistema computadorizado. O computador avalia continuamente os dados, usando estas regras e emite informao que as atende. Estes relatrios so considerados rotineiros e no necessitam de interveno gerencial. Por exemplo, o computador pode monitorar os nveis de estoque dos itens e emitir ordens de compra, caso o nvel de um item caia abaixo de um valor predefinido. A administrao pode querer mudar ou no os pedidos. Esses relatrios so bastante teis para decises rotineiras feitas freqentemente. 295

EXEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMAO

Descrevemos a estrutura geral de um sistema de informaes logsticas. Poucas empresas (se que alguma o fez) criaram um sistema to abrangente ou em escala to grande. Entretanto, algumas companhias desenvolveram excelentes subsistemas. Para auxiliar a compreenso do que sistemas de informao podem fazer pela administrao do fluxo de materiais, vejamos dois exemplos de subsistemas desenvolvidos para tratar de problemas especficos. Eles daro boa idia do que est sendo conseguido.

Westinghouse Electric Company

Entrada e processamento de pedidos e controle de estoques so reas naturalmente afeitas administrao informatizada. Um exemplo excelente, que acabou tornando-se clssico, o sistema desenvolvido pela Westinghouse para acelerar o processamento de pedidos de produtos industriais. Considere os seguintes detalhes: Exemplo. No final da dcada de 50 e no incio da dcada de 60, a Westinghouse fazia uma das primeiras tentativas de emprego da tecnologia que estava transformando operaes da produo at a distribuio de produtos. O computador servia como o crebro por trs do sistema de entrada de pedidos. Ele foi projetado para conter todos os fatos pertinentes acerca de 15.000 clientes que compravam a linha industrial diretamente da Westinghouse, incluindo a cerca de 500 distribuidores que forneciam os produtos para milhares de pequenos clientes. O computador armazenava o endereo e os descontos normais oferecidos a cada um dos principais clientes. Ele tambm retinha os dados de 60.000 produtos acabados da linha industrial, desde grandes motores eltricos e transformadores at pequenas peas de reposio - dados de preos, peso, tabelas de descontos, programas de produo e a quantidade estocada em cada um dos 26 depsitos regionais e 19 depsitos de fbrica por todos os Estados Unidos. O equipamento manipulava em mdia 1.800 pedidos por dia, sendo que, em dias de pico, esse volume chegava a 2.400 ordens. A partir do momento que um vendedor do escritrio de, digamos, Seattle, emite um pedido de um motor integral e o entrega ao atendente, quase todo processo do pedido automatizado. O atendente verifica o cdigo do motor num livro de cdigos, que to volumoso quanto uma lista telefnica, acrescenta o cdigo do cliente e os outros detalhes necessrios do pedido e envia todos os dados por teletipo at Pittsburgh. A partir deste momento, o computador toma a cena. Alm de algum manuseio de cartes perfurados, no feito nenhum contato humano com a ordem at que o motor seja despachado. Quando o pedido chega de Seattle, o computador inicialmente verifica qual o depsito mais prximo ao cliente que tem o item disponvel. Ento, ajusta o registro de estoque. Se o nvel do inventrio cair a um valor predeterminado, a fbrica de motores eltricos em Buffalo recebe uma ordem de produo desse modelo. A seguir, o computador pega na sua base de dados o desconto aplicvel ao cliente, calcula o imposto de circulao de mercadorias, as taxas de entrega e assim por 296

diante, imprimindo ento uma fatura. Finalmente, transmite o pedido para o depsito designado, que emerge alguns segundos depois no teletipo do armazm, juntamente com o manifesto de carga, etiquetas com endereo para a caixa e instrues para o pessoal de coleta, indicando qual a prateleira correta. Toda esta operao demora em mdia 15 minutos. Em comparao, antes de a Westinghouse instalar o sistema em 1959, perdia-se em mdia cinco dias para atender um pedido similar, sendo normalmente cinco dias repletos de angstia e confuso. Em primeiro lugar, o vendedor no precisa perder tempo precioso verificando se o item est disponvel no estoque (agora tudo que ele precisa fazer colocar uma consulta no teletipo, que o computador responde em 10 minutos). Se o pedido era enviado pelos correios at o depsito ou fbrica, isto demorava dois dias e mais dois ou trs dias eram necessrios para os atendentes verificarem os preos e processar o trabalho burocrtico. Enquanto isto estava ocorrendo, o vendedor impaciente ia at o telefone ou teletipo para verificar se o pedido j tinha sido expedido e tudo que acontecia era congestionar ainda mais o sistema de comunicao da Westinghouse. Ningum conhecia a posio de estoques em nvel nacional, pois tanto os dados de vendas como os de inventrio estavam semanas atrasados. Ademais, havia a tendncia de manter grandes estoques de "proteo" como garantia contra o perigo de faltas. Como todo o processo era muito lento, os gerentes de vendas pressionavam a companhia para manter uma enorme rede de armazns, para ficar perto do maior nmero possvel de clientes. Mesmo assim, um quarto dos pedidos enviados Westinghouse no tinham estoques para cobri-Ios. O novo sistema de entrada de pedidos alterou tudo isto. Com ele, a Westinghouse podia despachar pedidos de qualquer ponto, no importa quo longe estivesse - mesmo a partir da prpria fbrica - e, ainda assim, entregar as mercadorias aos clientes mais rpido do que antes. Em muitos casos, isto significa entrega em 24 horas. A empresa pde fechar cinco de seus depsitos regionais. Abaixou tambm seus estoques totais e, numa linha de produtos, cortou seus estoques de 5 para 1,7 milhes de dlares. Mesmo assim, agora, na Westinghouse, s ocorrem faltas na proporo de um a cada 20 pedidosr'

Goodyear Tire and Rubber Company

Uma das primeiras e dramticas criaes de subsistemas computadorizados o Sistema de Clculo e Auditoria de Fretes desenvolvido pela Goodyear em cooperao com a IBM. Clculo computadorizado de fretes tem sido uma meta difcil para muitas empresas. Na Goodyear, foram necessrios trs anos e 14 pessoas para desenvolver o sistema. Vejamos com maiores detalhes: Exemplo. O problema de entregas da Goodyear envolvia 100.000 itens de produtos de uma variedade de linhas, sendo as entregas feitas conforme tabelas
5. RIESER, Carl. The short-order
economy. Fortune, p. 91 SS., ago. 1962.

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diferenciadas por classes de itens e por mercadorias. As cargas originavam-se de 300 fbricas e depsitos pelo pas e moviam-se para 70.000 destinos domsticos. Geravam-se cerca de 5.000 entregas dirias. Os manifestos destas entregas serviam como os documentos bsicos para o sistema de cobrana e auditoria de fretes. Cada origem enviava seus documentos at Akron, Ohio, onde eram processados em lotes diariamente. Finalmente, as notas de cobrana de frete destas entregas eram "casadas" pelo computador com os manifestos respectivos. O sistema de informaes coletava dados dos 4.000 transportadores usados pela Goodyear, das mercadorias enviadas usando um cdigo de sete dgitos do Cdigo-padro para Transporte de Mercadorias, dados de origem-destino na forma do Cdigo Padro de Localizao, taxas especficas da classe do item ou da mercadoria e outros encargos. A operao do sistema dividia-se em duas partes: (1) clculo do frete e (2) auditoria. Quando cada manifesto era recebido .a partir de seu ponto de origem, ele era introduzido no computador. O despacho tinha o valor pr-calculado pelo sistema a partir das informaes do manifesto e da sua base de dados. De todas as entregas, 85% delas conseguiam ser calculadas desta forma, enquanto apenas 13% eram pr-calculadas pelos velhos mtodos manuais. Os valores pr-calculados eram retidos no sistema at que a nota de frete era devolvida pelo transportador. O computador ento comparava os valores da nota com aqueles computados na operao de pr-clculo. Notas de cobrana com valores superiores aos calculados pela Goodyear eram reportados para deciso manual. Cobranas corretas eram registradas em fita magntica. A fita servia como autorizao para o setor de contas a pagar remeter a quantia total ao transportador. Est-se planejando agregar mdulos ao sistema, de forma que a consolidao da entrega possa ser avaliada, assim como colocar as entregas de suprimento sob o mesmo sistema. O projeto atual alcanou economias de documentao da ordem de um milho de dlares anuais do total de fretes de 100 milhes por ano.6

RESUMO
Boa informao um ingrediente vital no planejamento, operao e controle de sistemas logsticos. Com a crescente popularidade dos computadores na comunidade de negcios, eles transformaram-se nos principais guardies e manipula dores de boa parte do sistema de informaes operacionais de uma organizao. As atividades de armazenagem de dados, classificao, manipulao e anlise so designadas aos sistemas de informaes gerenciais. A estrutura composta por pessoas, equipamentos, mtodos e controle dirigidos para problemas especficos de fluxo de materiais chamada de sistema de informaes logsticas.
6. CARMAN, James R. Computers vs. our rate structure. Handling and Shipping Management, p. 62.65, dez. 1974.

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o sistema gera informao que utilizada por grande variedade de pessoas na organizao, desde a alta administrao at o pessoal operacional, sendo empregado para planejar, operar e controlar o sistema logstico. O sistema em si tem trs partes bsicas: (1) a entrada; (2) o processamento e (3) a sada. A complexidade do sistema, no importando se ele computadorizado ou manual, rpido ou lento, depende de a administrao conhecer suas necessidades dos diversos tipos de informao para tomada de deciso, do formato da informao e da rapidez com que ela deve ficar disponvel. Sistemas de informao esto ficando to importantes para o planejamento e controle da logstica que a administrao tem dado um espao organizacional especial para seu cuidado e manuteno.
QUESTESEPROBLEMAS
1. Um analista disse que colocar informaes teis nas mos do gerente de logstica mais importante do que lhe fornecer procedimentos sofisticados de tomada de deciso. O que ele quis dizer com esta afirmao? 2. Quais as diferenas e similaridades entre o sistema de informaes logsticas e o sistema de informaes gerenciais (SIG)? 3. Na Figura 13.2 mostrada uma hierarquia de uso de informao. Utilizando exemplos especficos, discuta como um sistema de informaes computadorizado contribui para cada nvel de administrao logstica. Por que h menor utilidade em nvel de alta administrao do que em nvel operacional? 4. Identifique alguns dos tipos bsicos de informaes necessrias rotineiramente para a tomada de decises, caso voc fosse: a. b. c. d. operar um depsito pblico; operar uma transportadora rodoviria; um gerente de distribuio fsica de um fabricante de aparelhos de som estreo; um gerente de suprimentos de um hospital.

5. Suponha que voc-estivesse envolvido no planejamento de localizao dos depsitos de uma firma. Este tipo de anlise geralmente necessita de .dados de (1) custos de transporte de e para o armazm, (2) custos de armazenagem, (3) custos de manuteno de estoques e (4) custos de processamento de pedidos. Quais seriam as fontes de informao? 6. Quais as vantagens e desvantagens de utilizar os seguintes tipos de mtodos de codificao geogrfica: a. coordenadas lineares ou malha retangular; b. cdigo ZIP (idntico ao CEP brasileiro); c. latitude e longitude. Avalie cada um deles em termos de simplicidade de uso, obteno de dados, preciso e possibilidade de o mtodo designar dois ou mais identificadores (nmeros) mesma localizao. 7. Com o mapa do nordeste do estado de Nebraska, na Figura 13.9:

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