REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS Texto aprobado por la Junta Directi a del Arc!

i o General de la Naci"n #ediante Acuerdo $% del &' de (unio de )''* REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS Acuerdo $% de )''* +or el cual ,e adopta - ,e expide el Re.la#ento General de Arc!i o, La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de !8! y el Decreto """ de !!0# Considerando$ %ue el art&culo segundo de la Ley 80 de !8!' se(ala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precept*a$ +fi,ar pol&ticas y e-pedir reglamentos necesarios para organi.ar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin' de conformidad con los planes y programas /ue sobre la materia adopte la Junta Directiva0# %ue el numeral d) del citado art&culo estipula /ue es funcin del A1C2345 G6N61AL D6 LA NAC35N$ +7ormular' orientar' coordinar y controlar la pol&tica nacional de archivos###0 %ue el art&culo tercero del Decreto """ de !!0' se(ala los ob,etivos del A1C2345 G6N61AL D6 LA NAC35N y en su numeral a) manifiesta$ +4elar por la conservacin' incremento y difusin del patrimonio documental de la Nacin mediante la planeacin y la formulacin de la pol&tica archiv&stica a nivel Nacional###0 %ue el art&culo cuarto del Decreto 3b&dem' precisa las funciones del A1C2345 G6N61AL D6 LA NAC35N y en su numeral h) indica$ +regular y racionali.ar la produccin' gestin y administracin de los archivos de la Administracin 8*blica0# %ue el art&culo octavo del Decreto """' establece las funciones de la Junta Directiva' y en su numeral a)dispone$ 9Adoptar y evaluar peridicamente la pol&tica archiv&stica a nivel nacional' y /ue en su literal c) ta-ativamente manifiesta$ +6-pedir normas y reglamentos generales sobre organi.acin de los archivos' administracin y gestin de documentos' descripcin' investigacin' consulta' reprograf&a' certificacin' transferencias' retencin' seleccin y conservacin de documentos y en general sobre a/uellos aspectos /ue e-i,a la racionali.acin y normali.acin del traba,o archiv&stico a nivel nacional0# %ue en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de !8! y en el Decreto """ de !!0'

Acuerda$ ARTIC/LO +RIMERO0 Adoptar y e-pedir el presente 1eglamento General de Archivos' como norma reguladora del /uehacer archiv&stico del pa&s# +arte +reli#inar ARTIC/LO )10 +rincipio, rectore,0 Los Archivos har:n suyos los fines esenciales del 6stado' en particular los de servir a la comunidad y garanti.ar la efectividad de principios' derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones /ue los afecten en los t;rminos previstos por la Ley# Los documentos /ue conforman los archivos son importantes para la administracin y la cultura por/ue son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y por/ue pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional# Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administracin 8*blica' rganos consultivos esenciales del 6stado' instrumentos b:sicos para su moderni.acin' manifestaciones concretas de su gestin' su pol&tica y sus finalidades# Los archivos' por su propia naturale.a' son consustanciales a la gestin gubernamental< son parte leg&tima y necesaria para el funcionamiento del 6stado< constituyen una herramienta indispensable para la administracin de la ,usticia y para la gestin econmica' pol&tica y administrativa del mismo< son testimonio de los hechos y las obras< documentan las personas' los derechos y las instituciones< favorecen la acumulacin de los elementos necesarios para la comunicacin de las ideas y la continuidad de los pueblos# Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano# Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nacin# 8or tanto' los funcionarios p*blicos son responsables del mane,o de los documentos disciplinaria' administrativa' civil y penalmente' son responsables de organi.arlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios /ue para el caso e-istan# Los archivos garanti.ar:n' velar:n y promover:n el derecho a la informacin' la investigacin' la educacin y la cultura' con un criterio amplio y democr:tico< slo por ra.ones constitucionales y legales restringir:n el acceso a la informacin y por ra.ones de conservacin a los documentos# Los archivos contribuir:n a la reali.acin de programas de sensibili.acin de la comunidad' sobre la importancia' el uso y el alcance administrativo' cient&fico y cultura de a/uellos' con el ob,eto de constituir mecanismos de participacin ciudadana' conocimiento y conservacin del patrimonio documental de la Nacin# 6l Archivo General de la Nacin es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del pa&s' como parte integral de las

ri/ue.as culturales de la Nacin' cuya proteccin es obligacin del 6stado' seg*n lo dispone el =&tulo 3 de los principios fundamentales de la Constitucin 8ol&tica# Di,po,icione, Generale, ARTIC/LO &10 Ob(eto del Re.la#ento General de Arc!i o,0 6l presente 1eglamento tiene por ob,eto suministrar las pautas y principios /ue regulan la funcin archiv&stica en las entidades oficiales# ARTIC/LO 210 Concepto, 3unda#entale,0 8ara efectos de este 1eglamento y con miras a obtener unidad en la definicin de criterios y alcances de los t;rminos m:s generales empleados en materia de archivos' se adopta el glosario como parte integral del mismo# ARTIC/LO *10 4a,e, de 3or#aci"n del arc!i o0 =eniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos' los archivos se forman a trav;s de las siguientes fases$ # Archivos de gestin o de las oficinas productoras de documentos' en los /ue se re*ne la documentacin en tr:mite en busca de solucin a los asuntos iniciados' sometida a continua utili.acin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras /ue la soliciten# ># Archivos centrales o intermedios' en los /ue se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva' una ve. finali.ado su tr:mite' /ue siguen siendo urgentes y ob,eto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general# ?# Archivos permanentes o histricos' a los /ue se transfiere desde el archivo intermedio la documentacin /ue' por decisin del respectivo Comit; de Archivo previsto en el art&culo !' debe conservarse permanentemente' dado el valor /ue cobra para la investigacin' la ciencia y la cultura# ARTIC/LO 510 Cate.ori6aci"n de arc!i o, o3iciale,0 Los archivos de car:cter oficial' de acuerdo con la documentacin /ue conservan' se tipifican en las siguientes categor&as$ # Archivo General de la Nacin# 6st: integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y a/uellos /ue por su especial valor reciban en custodia# ># Archivos del 5rden Nacional# 6st:n integrados por los fondos documentales procedentes de organismosdel orden nacional y a/uellos /ue reciban en custodia# ?# Archivos del 5rden Departamental# 6st:n integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y a/uellos /ue reciban en custodia# @# Archivos del 5rden Aunicipal# 6st:n integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y a/uellos /ue reciban en custodia# B# Archivos del 5rden Distrital# 6st:n integrados por fondos documentales de los organismos de la Administracin Distrital y a/uellos /ue reciban en custodia#

ARTIC/LO 710 Ca#po de aplicaci"n0 6l presente reglamento se aplicar: en todos los archivos oficiales del orden nacional' departamental' distrital' municipal< de las entidades territoriales ind&genas< de las entidades territoriales /ue se creen por Ley< de las divisiones administrativas y en los archivos histricos especiales# ARTIC/LO %10 Subordinaci"n - dependencia0 Los archivos del sector p*blico depender:n' para todos los efectos' de las entidades en cuya estructura se encuentren ubicados' las cuales ser:n las responsables del desarrollo institucional de sus archivos' de la aplicacin y cumplimiento de este reglamento' a trav;s de una coordinacin a nivel directivo o al m:s alto nivel e,ecutivo' sin per,uicio de las funciones asignadas al A1C2345 G6N61AL D6 LA NAC35N# ARTIC/LO 810 Re,pon,abilidad e,pecial0 Los documentos de los archivos de gestin e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nacin' lo /ue genera la obligacin de los funcionarios responsables de su mane,o' de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados# ARTIC/LO '10 Re,pon,abilidad .eneral de lo, 3uncionario, de arc!i o0 Los funcionarios de archivo traba,ar:n su,etos a los m:s rigurosos principios de la ;tica profesional' a las leyes y disposiciones /ue regulan su labor y actuar:n siempre guiados por los valores de una sociedad democr:tica /ue les conf&a la misin de organi.ar' conservar y servir la documentacin /ue hace o har: parte del patrimonio documental de la Nacin# ARTIC/LO )$10 Obli.acione, de lo, 3uncionario, de arc!i o0 Los archivistas tienen la obligacin de velar por la integridad' autenticidad' veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y son responsables de su organi.acin y conservacin' as& como de la prestacin de los servicios archiv&sticos# ARTIC/LO ))0 Selecci"n del per,onal de arc!i o0 6l personal de archivo deber: cumplir los re/uisitos e-igidos de acuerdo con la naturale.a del cargo y las funciones propias del traba,o en los archivos# ARTIC/LO )&0 Capacitaci"n para lo, 3uncionario, de arc!i o0 Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actuali.ar a los funcionarios de archivo# Deber:n facilitar su participacin en los eventos programados por el Archivo General de la Nacin y otras instituciones /ue propicien dichas actividades' con el fin de /ue puedan reali.ar un traba,o ptimo# +arte I Or.ano, de Direccion9 Coordinacion - A,e,orIa ARTIC/LO )20 Entidad de direcci"n - coordinaci"n0 La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin archiv&stica a nivel nacional es el Archivo General de la Nacin#

ARTIC/LO )2A0 CAdicionado por el Art&culo D del Acuerdo > de !!B)# Entidad de direcci"n - coordinaci"n en lo, departa#ento, # La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin archiv&stica a nivel departamental es el Conse,o Departamental de Archivo' el cual ser: el rgano encargado de aplicar las pol&ticas y normas tra.adas por el Archivo General de la Nacin# ARTIC/LO )*0 Inter enci"n en la aplicaci"n0 Adem:s de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin en la aplicacin del presente reglamento intervienen como cuerpos colegiados' el Comit; de Archivos de cada entidad' el Comit; 6valuador de Documentos y los Conse,os y Comit;s Asesores /ue estable.ca el Eistema Nacional de Archivos# ARTIC/LO )50 4uncione, del Arc!i o General de la Naci"n0 Las funciones del Archivo General de la Nacin ser:n las fi,adas por la Ley 80 de !8!# ARTIC/LO )70 Inte.raci"n de la Junta Directi a del Arc!i o General de la Naci"n0 La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin' estar: integrada en la forma prevista en el art&culo BD de la Ley 80 de !8!# ARTIC/LO )%0 4uncione, de la Junta Directi a del Arc!i o General de la Naci"n0 Las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin se derivan de la 80 de !8! y son las establecidas en el art&culo 8D del Decreto """ de !!0# ARTIC/LO )%A0 CAdicionado por el Art&culo >D del Acuerdo > de !!B)# 4uncione, del Con,e(o Departa#ental de Arc!i o0 Las funciones del Conse,o Departamental de Archivo ser:n$ a) Darse su propio reglamento< b) Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las pol&ticas y normas archiv&sticas en el departamento< c) Desarrollar normas archiv&sticas aprobadas a nivel nacional< d) 8roponer programas y proyectos al Conse,o 1egional< e) 8rogramar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las pol&ticas' planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y ba,o la coordinacin de la Direccin del Eistema Nacional de Archivos< f) 8romover y vigilar la aplicacin de criterios comunes para la evaluacin' seleccin' descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes< g) 8ropiciar la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y :reas de traba,o# ARTIC/LO )80 C1eglamentado por el Acuerdo 0F del " de febrero de !!F)# Creaci"n del Co#it: E aluador de Docu#ento,0 Aediante Acuerdo e-pedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin se crear: el Comit; 6valuador de Documentos' como un Comit; Asesor del Archivo y formar: parte del Eistema Nacional de Archivos# 6l Comit; 6valuador de Documentos ser: el rgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre seleccin y eliminacin de ;stos# Asimismo deber: sugerir el r;gimen de acceso y de transferencia y resolver con base en las disposiciones de la Junta Directiva las consultas sobre eliminacin de

documentos producidos por las oficinas de las entidades p*blicas# 6n consecuencia ser: el rgano encargado de tramitar el concepto ante la Junta Directiva de las propuestas de eliminacin de documentos de las entidades del sector p*blico# ARTIC/LO )8A0 CAdicionado por el Art&culo ?D del Acuerdo > de !!B)# Creaci"n del Co#it: E aluador de Docu#ento, en lo, Departa#ento,0 6l Conse,o Departamental de Archivo crear: el Comit; 6valuador de Documentos del Departamento' como un comit; asesor del Conse,o Departamental de Archivo# 6l Comit; 6valuador de Documentos del Departamento ser: el rgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre la seleccin y eliminacin de ;stos' para los archivos del orden departamental y municipal' seg*n las pol&ticas generales tra.adas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin# Asimismo' deber: sugerir el r;gimen de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin las consultas sobre eliminacin de documentos producidos por las oficinas de las entidades p*blicas del orden departamental y municipal# 6n consecuencia ser: el rgano encargado de tramitar ante el Conse,o Departamental de Archivo el concepto de las propuestas de =abla de 1etencin Documental y de 6liminacin de Documentos de las entidades del sector p*blico del orden departamental y municipal# ARTIC/LO )'0 CAodificado por el Art&culo @D del Acuerdo > de !!B)# Creaci"n del Co#it: de Arc!i o0 Cada entidad establecer: un Comit; de Archivo' legali.ado mediante el acto administrativo correspondiente' como un grupo asesor de la alta direccin' responsable de definir las pol&ticas' los programas de traba,o y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y t;cnicos de los archivos# +ARTE II ORGANI;ACI<N= 4/NCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS = SERVICIOS ARCHIV>STICOS CA+IT/LO I0 GESTION DE DOC/MENTOS ARTIC/LO &$0 Re,pon,abilidad0 Las entidades oficiales ser:n responsables de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos y e,ercer:n el control de la documentacin durante todo su ciclo vital# ARTIC/LO &)0 Or.ani6aci"n de lo, arc!i o, ad#ini,trati o,0 La organi.acin de los archivos administrativos de las entidades' estar: fundamentada en las

normas y reglamentaciones dadas por la unidad de coordinacin del nivel directivo o e,ecutivo del m:s alto nivel ,er:r/uico de /uien dependa de forma mediata el archivo de la entidad# ARTIC/LO &&0 Si,te#a, e#pleado, para la .e,ti"n de docu#ento,0 Los sistemas empleados para la gestin de documentos deber:n incluir planes de organi.acin de los diferentes tipos documentales /ue se mane,an en cada entidad' as& como su normali.acin y control# ARTIC/LO &20 Valoraci"n docu#ental0 Las entidades oficiales elaborar:n la respectiva tabla de retencin de documentos a partir de su valoracin y ser: adoptada por el Comit; de Archivos# ARTIC/LO &*0 Tran,3erencia de docu#ento, con alor per#anente0 Los documentos /ue han cumplido su primera y segunda edad' y /ue cumplido su proceso de seleccin y valoracin ameriten su conservacin permanente' deber:n incluirse en un plan de transferencias al archivo /ue corresponda' con su tipolog&a documental y series perfectamente identificadas# CConcordancia$ Decretos ?8> de !!B y !!8 de !!") ARTIC/LO &50 Eli#inaci"n de docu#ento,0 8ara la aplicacin del presente reglamento' se entiende por eliminacin la destruccin de los documentos /ue hayan perdido su valor administrativo' legal o fiscal y /ue no tengan valor histrico o /ue care.can de relevancia para la ciencia y la tecnolog&a# ARTIC/LO &70 +roce,o de eli#inaci"n0 6l proceso de eliminacin se a,ustar: en su reali.acin a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin' previo pronunciamiento delo Comit; 6valuador de Documentos y se respetar: el resultado de la valoracin documental' /ue estar: e-presado en tablas de retencin adoptadas por el correspondiente Comit; de Archivo# ARTIC/LO &%0 Autori6aci"n para eli#inaci"n0 La autori.acin para eliminacin de documentos ser: de responsabilidad del Comit; de Archivo de cada entidad' el cual deber: levantar en cada caso un acta de eliminacin /ue contenga las firmas autori.adas# 6l Archivo General de la Nacin se reserva el derecho de ordenar /ue se efect*en los muestreos /ue considere oportunos y convenientes' a fin de garanti.ar la conservacin de la informacin /ue ,u.gue pertinente# CA+IT/LO II0 ESTR/CT/RA DE LOS 4ONDOS ARTIC/LO &80 Cla,i3icaci"n de lo, 3ondo, docu#entale,0 La clasificacin de los fondos se reali.a mediante un proceso de identificacin y organi.acin de los mismos en secciones y series# Los fondos de los archivos oficiales deber:n ser clasificados con un criterio org:nico funcional' teniendo como base la estructura org:nica de cada entidad y respetando el principio de procedencia#

ARTIC/LO &'0 /bicaci"n de lo, docu#ento,0 Los documentos se colocar:n en las unidades de conservacin adecuadas' /ue se identificar:n por la correspondiente signatura topogr:fica0 C1eglamentado por el Acuerdo 0 de !!F)# CA+IT/LO III0 ENTRADA = SALIDA DE DOC/MENTOS EN LOS ARCHIVOS ARTIC/LO 2$0 In.re,o de docu#ento, en lo, arc!i o inter#edio, e !i,t"rico,0 6l ingreso de documentos en los archivos se har: en los siguientes eventos$ # 8or las transferencias regulares de fondos# ># 8or donacin o legado aceptados por el archivo respectivo# ?# 8or depsito voluntario# @# 8or e-propiaciones de documentos por ra.ones de utilidad p*blica o de inter;s social en los t;rminos fi,ados por el legislador' de conformidad con lo establecido en el art&culo B8 de la Constitucin 8ol&tica# ARTIC/LO 2)0 In.re,o de docu#ento,0 =odo ingreso de documentos en los archivos se har: mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente y deber: a,ustarse al modelo normali.ado por el Archivo General de la Nacin# ARTIC/LO 2&0 Re.i,tro .eneral de in.re,o de 3ondo, # Las instituciones o dependencias /ue reciban archivos de otras' deber:n llevar un 1egistro General de 3ngreso de 7ondos o Eeries' /ue corresponda a los documentos /ue ingresen' en virtud de las actas de entrega establecidas en el art&culo anterior y ci(;ndose al modelo normali.ado por el Archivo General de la Nacin# ARTIC/LO 220 Dep",ito de docu#ento,0 Los archivos podr:n admitir en depsito documentos de propiedad privada a de otras administraciones de acuerdo con las normas vigentes# ARTIC/LO 2*0 Re.i,tro de dep",ito oluntario0 Los archivos /ue lo re/uieran llevar:n un registro especial de los documentos recibidos en depsito voluntario' en el cual se har: constar los pla.os de permanencia en el archivo acordados en el respectivo convenio' ci(;ndose al modelo normali.ado por el Archivo General de la Nacin# ARTIC/LO 250 Salida te#poral de docu#ento,0 Elo el Archivo General de la Nacin autori.ar:' por motivos legales' por e-posicin y por procesos t;cnicos especiales' la salida temporal de documentos de un archivo' fuera del territorio nacional# Cada archivo ser: autnomo pero responsable para autori.ar' dentro del territorio Nacional' la salida de los documentos /ue conserva y adoptar: las medidas pertinentes para garanti.ar la integridad' seguridad y conservacin de los mismos en los siguientes eventos$

# Aotivos legales# ># 8rocesos =;cnicos# ?# 8eticin de la entidad productora por conducto de su correspondiente archivo# @# 6-posiciones# Los archivos facilitar:n a los organismos productores de los documentos /ue conservan' copias autenticadas' si fuere necesario' para los siguientes fines$ informacin o consulta administrativa' de tr:mite' b*s/ueda de antecedentes y resolucin de e-pedientes# Elo en los casos en /ue sea imprescindible se prestar:n los documentos originales' los cuales deber:n ser devueltos al archivo en el menor tiempo posible# ARTIC/LO 270 Re.i,tro de ,alida te#poral de docu#ento,0 Las salidas temporales de documentos se anotar:n en un libro de registro seg*n el modelo normali.ado por el Archivo General de la Nacin# CA+IT/LO IV0 DESCRI+CION DE LOS DOC/MENTOS ARTIC/LO 2%0 In,tru#ento, de control - con,ulta0 Como instrumentos de control' consulta y descripcin' los archivos elaborar:n gu&as' inventarios' cat:logos e &ndices de sus fondos documentales' de acuerdo con la naturale.a de ;stos y con las prioridades del servicio# Asimismo de llevar:n registros de transferencias' relaciones de entrega' libros de registro' radicadores y tablas de retencin# ARTIC/LO 280 +ro-ecto, de de,cripci"n0 Los archivos oficiales incluir:n en sus programas de traba,o los proyectos de descripcin de documentos o an:lisis de informacin atendiendo las necesidades de cada entidad# ARTIC/LO 2'0 Acce,o a lo, in,tru#ento, de con,ulta0 # Los elementos de consulta e-istentes en los archivos ser:n de libre acceso para las personas /ue los soliciten# ># 8ara salvaguardar los derechos de propiedad' /ueda prohibida la reproduccin y distribucin' sin la debida autori.acin' de los instrumentos de descripcin' consulta e informacin /ue hayan sido elaborados por los archivos para su propio servicio# CA+IT/LO V0 ACCESO A LOS DOC/MENTOS DE ARCHIVO ARTIC/LO *$0 Acce,o a lo, docu#ento, de arc!i o0 =odas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos p*blicos en los t;rminos consagrados por el art&culo "@ de la Constitucin 8ol&tica# Los archivos

garanti.ar:n el derecho a la intimidad personal y familiar' honra y buen nombre de las personas y dem:s derechos consagrados en la Constitucin y la Ley# ARTIC/LO *)0 Derec!o de petici"n0 8ara acceder a los documentos administrativos de los archivos p*blicos o a la informacin contenida en ;stos' es necesario esgrimir un inter;s de car:cter particular o general' de conformidad con el e,ercicio del Derecho de 8eticin' consagrado en el art&culo >? de la Constitucin 8ol&tica y normas reglamentarias# ARTIC/LO *&0 Re,er a le.al0 La reserva legal sobre los documentos de archivos p*blicos cesar: a los treinta a(os de su e-pedicin de conformidad con lo dispuesto en el art&culo ? de la Ley B" de !8B# ARTIC/LO *20 Re,triccione, por ra6one, de con,er aci"n0 Con fundamento en el art&culo >D de la Ley 80 de !8!' a criterio de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y por ra.ones de conservacin' no todos los documentos histricos ser:n de libre acceso# Cuando el mal estado de conservacin de los documentos impida su acceso directo' las instituciones archiv&sticas suministrar:n la informacin contenida en ;stos mediante cual/uier sistema de reproduccin' certificando su autenticidad cuando fuere el caso' de conformidad con lo dispuesto en el art&culo >0 de la Constitucin# ARTIC/LO **0 Acce,o a la, ,ede, de arc!i o0 # 6l acceso a los archivos ser: gratuito y en las condiciones /ue se indican en el presente reglamento# ># 6l p*blico /ue visite los archivos tendr: acceso slo a las dependencias debidamente autori.adas# ?# Ee permitir: el acceso a las salas de investigacin y consulta a las personas /ue est;n debidamente acreditadas# @# Ealvo en los casos debidamente autori.ados' no se permitir: la entrada al p*blico ni a los funcionarios del archivo a las .onas de depsitos de los documentos# B# 6l Director del archivo podr: sancionar con restriccin o impedimento de acceso o p;rdida del carn; de investigador a los usuarios /ue por cual/uier motivo infrin,an el presente reglamento y el reglamento particular de cada archivo' sin per,uicio de las responsabilidades penales o civiles /ue puedan derivarse de su conducta# ARTIC/LO *50 Re?ui,ito, para la con,ulta # %uienes deseen reali.ar traba,os de investigacin en los archivos deber:n obtener el correspondiente carn; de investigador e-pedido por el funcionario competente' de conformidad con las pautas /ue sobre el particular e-pida el Archivo General de la Nacin# ># %uienes posean carn; de investigador e-pedido por un archivo del Eistema Nacional de Archivos podr:n usarlo en cual/uiera de los archivos integrantes del mismo#

?# 6ntre tanto no se estable.ca la comunicacin en l&nea entre los archivos del Eistema Nacional de Archivos' ;stos deber:n abrir un e-pediente de investigador a cada persona /ue acuda a consultar sus fondos# ARTIC/LO *70 Horario de atenci"n al p@blico0 Los archivos establecer:n un horario /ue facilite y garantice la oportuna consulta e investigacin de los documentos /ue custodian' de conformidad con lo dispuesto en el art&culo >8? y siguientes del Cdigo de 1;gimen 8ol&tico y Aunicipal# ARTIC/LO *%0 Sala, de con,ulta 1. La investigacin y consulta de documentos se reali.ar: en las salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello# ># Cuando las caracter&sticas del archivo lo permitan se habilitar:n salas para la ubicacin y mane,o de los instrumentos de consulta' para investigaciones en grupo y para la utili.acin de aparatos /ue re/uieran condiciones especiales de instalacin# ARTIC/LO *80 Nor#a, de con,ulta0 Cada archivo deber: e-pedir y hacer cumplir el reglamento de servicio y consulta de sus documentos# ARTIC/LO *'0 Ser icio de docu#ento,0 6l servicio de documentos a la entidad u organismo productor y a los diferentes usuarios del archivo ser: efectuado e-clusivamente por personal de la sala de consulta# Los documentos /ue se presten al p*blico ser:n reintegrados a sus lugares en los locales de depsito el mismo d&a' ba,o la responsabilidad de los encargados de este servicio# ARTIC/LO 5$0 Re,triccione, en el pr:,ta#o de ori.inale,0 # Como norma general' se prestar:n reproducciones de los documentos solicitados cuando ;stas e-istan en el archivo# ># Cuando la materia y circunstancias de la investigacin lo ,ustifi/uen y el estado de conservacin de los documentos lo permita' se prestar:n los originales# ?# Cuando a ,uicio del respectivo Comit; de Archivo' el estado de conservacin de los documentos impida su mane,o directo' ;stos se e-cluir:n del servicio al p*blico# ARTIC/LO 5)0 Obli.acione, del in e,ti.ador0 # Cumplir con el reglamento de consulta del archivo en el cual investiga# ># Cumplir con las dem:s disposiciones atinentes al mane,o de los documentos de archivo# ?# 1emitir al archivo un e,emplar del estudio reali.ado o de las obras publicadas a partir de fuentes documentales consultadas en ;l# CA+IT/LO VI0 RE+ROGRA4IA DE LOS DOC/MENTOS ARTIC/LO 5&0 Solicitud de reproducci"n de lo, docu#ento,0 6n la medida de lo posible' las copias solicitadas por los investigadores y usuarios deber:n hacerse

a partir de las reproducciones e-istentes# Los archivos proporcionar:n las reproducciones /ue les sean solicitadas' de los documentos e-cluidos de la consulta p*blica por ra.ones de conservacin o por estar sometidos a tratamientos t;cnicos' en la medida de la capacidad de sus medios reprogr:ficos y en las condiciones /ue se indican en el presente reglamento# La solicitud para reproduccin de documentos se tramitar: a trav;s de impresos normali.ados /ue para el efecto se adopten# ARTIC/LO 520 Ser icio, de repro.ra3Aa0 Las reproducciones ser:n reali.adas por los servicios de reprograf&a de los archivos# No se autori.ar: el empleo de aparatos o materiales a,enos al archivo sin e-presa autori.acin del Director# ARTIC/LO 5*0 Ser icio a entidade, p@blica,0 6n todos los casos' las entidades p*blicas tendr:n prelacin en la prestacin de servicios por parte de los archivos# ARTIC/LO 550 Coordinaci"n del ,er icio de reproducci"n0 La Direccin de los archivos' a trav;s del Eervicio de 1eproduccin de Documentos' coordinar: y supervisar: los proyectos de reproduccin sistem:tica de fondos /ue se desarrollen en el archivo con las siguientes finalidades$ seguridad' consulta' complemento' sustitucin y difusin# ARTIC/LO 570 +ro.ra#a, de reproducci"n de docu#ento,0 6n lo posible' los archivos adoptar:n programas de reproduccin de seguridad del material documental /ue conservan# No se adelantar:n formas de reprograf&a de a/uellos documentos cuyo estado de conservacin no permita su reali.acin sin da(o para los mismos# Los programas de reproduccin de documentos de los archivos' ser:n reali.ados por personal especiali.ado de acuerdo con las normas t;cnicas e-pedidas por el Archivo General de la Nacin# Los archivos y colecciones particulares de car:cter histrico /ue se microfilmen en los archivos oficiales' deber:n de,ar en ;stos una copia para la consulta p*blica# Los archivos /ue autoricen la microfilmacin de algunos de sus fondos en un volumen superior al B0G de los mismos' deber:n hacerlo mediante contrato en el /ue se especifi/uen las obligaciones y contraprestaciones a /ue se obliga el interesado# ARTIC/LO 5%0 Arc!i o de ,e.uridad0 Las unidades de reprograf&a de los archivos constituir:n un archivo de seguridad integrado por$ # Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones' reali.adas en e,ecucin de los programas del correspondiente archivo# ># Los primeros negativos y matrices de las reproducciones' reali.ados a solicitud de los usuarios# ?# Cuales/uiera otras /ue les sean remitidas para su custodia# Dichas reproducciones no podr:n ser utili.adas para la consulta p*blica' restringi;ndose su utili.acin para la emisin de nuevas copias# 6l archivo de seguridad estar: dotado de las especiales condiciones ambientales y de proteccin para la conservacin de los soportes y en lo posible situado en lugar diferente de a/uel en el /ue se conserven los documentos originales#

ARTIC/LO 580 Nue a, tecnolo.Aa,0 6n los archivos se podr:n utili.ar las tecnolog&as /ue permitan el registro y recuperacin :gil de la informacin' siempre y cuando los sistemas no impli/uen la destruccin de originales o copias *nicas de documentos' e-cepto cuando la Ley lo autorice e-presamente# CA+IT/LO VII0 CONSERVACION DE DOC/MENTOS ARTIC/LO 5'0 Con,er aci"n pre enti a9 con,er aci"n - re,tauraci"n docu#ental0 6l Archivo General de la Nacin establecer: los criterios a seguir para e,ecutar cual/uier tipo de procedimiento tendiente a la conservacin de los bienes documentales# ARTIC/LO 7$0 Con,er aci"n inte.ral de la docu#entaci"n de arc!i o,0 Los archivos deber:n implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad' para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos' garanti.ando la integridad f&sica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin' durante su per&odo de vigencia' hasta su disposicin final# ARTIC/LO 7)0 Condicione, de edi3icio, - locale, de,tinado, a arc!i o,0 Los edificios y locales destinados a ser sede de los archivos deber:n cumplir las condiciones t;cnicas m&nimas /ue garanticen la conservacin de sus documentos# ARTIC/LO 7&0 Re,pon,abilidad de la in3or#aci"n de arc!i o,0 Las entidades productoras de documentos oficiales' ser:n responsables del mane,o directo y conservacin de sus documentos y adoptar:n las medidas /ue sean necesarias para garanti.ar la integridad' autenticidad' veracidad y fidelidad de la informacin contenida en ellos# ARTIC/LO 720 Si,te#a, de al#acena#iento - dep",ito de la docu#entaci"n0 Los archivos adoptar:n estrategias t;cnicas y materiales /ue garanticen la conservacin y seguridad de la documentacin en relacin con los sistemas de almacenamiento' depsito y unidades de conservacin# ARTIC/LO 7*0 +re enci"n de deterioro de lo, docu#ento, de arc!i o ,ituacione, de rie,.o0 Los archivos adelantar:n controles sistem:ticos y peridicos de las condiciones ambientales' instalaciones' mane,o' mantenimiento y estado f&sico de los fondos' entre otros# ARTIC/LO 750 Con,er aci"n de docu#ento, ori.inale,0 La documentacin en su soporte original' considerada de valor permanente' deber: mantenerse en dicho soporte a*n cuando se regule la valide. y utili.acin de otros medios de almacenamiento de la informacin# CA+IT/LO VIII0 DIS+OSICIONES VARIAS

ARTIC/LO 770 Di ul.aci"n del pre,ente re.la#ento0 6n todos los archivos oficiales e-istir: al menos un e,emplar del presente reglamento a disposicin del p*blico# 6-tractos del mismo en lo /ue afecta sus derechos y obligaciones figurar:n en lugar visible al p*blico' en las Ealas de 3nvestigacin y para consulta en cual/uier otra dependencia donde sea de utilidad# +ARTE III GLOSARIO ARTIC/LO 7%0 6l glosario de t;rminos archiv&sticos' de conformidad con el art&culo ?D del presente 1eglamento' es parte integral del mismo' lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada# 6sta elaborado con base en los conceptos archiv&sticos de distintos autores' o tomados de otros glosarios' diccionarios y manuales# Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nacin# /,o del Glo,ario Los t;rminos /ue conforman el glosario fueron e-tractados del te-to general del 1eglamento y se ordenaron alfab;ticamente para facilitar su b*s/ueda y consulta# ARTIC/LO SEG/NDO0 Las entidades oficiales deber:n adoptar las medidas necesarias /ue permitan la aplicacin de las disposiciones contenidas en el presente 1eglamento# ARTIC/LO TERCERO0 6l presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin en el Diario 5ficial y deroga las disposiciones /ue le sean contrarias# 8HIL3%H6E6 J CHA8LAE6 Dado en Eantaf; de Iogot:' D#C#' a los veintinueve C>!) d&as del mes de ,unio de mil novecientos noventa y cuatro C !!@)# C7do#) Eduardo G"#e6 Giraldo 8residente C7do#) Jac?ueline Murillo SBnc!e6 Eecretaria

CICLIOGRA4IA I5ADAE 3# 1AE6=' Joan# Archivos$ gestin, evaluacin, conservacin y servicio # Ein pie de imprenta# p# ?"?K?"F C5L5AI3A# Cdigo Contencioso Administrativo# Iogot:$ Legis' !!? C5L5AI3A# Cdigo de Procedimiento Civil y Legislacin Reglamentaria #