UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERAS INGENIERA DE MINAS COSTOS Y PRESUPUESTOS I SEMESTRE DE 2013

DOCENTE: C.P. HENRY A. DUARTE MRQUEZ

INTRODUCCIN Las funciones de Costos y Presupuestos son eminentemente administrativas; son herramientas de la administracin para asegurarse el flujo de informacin requerida para encaminarse hacia la obtencin de los resultados esperados. Es as como la contabilidad de Costos va generando un flujo de informacin sobre los valores econmicos requeridos para obtener un producto extraer un mineral, en nuestro caso-. Igualmente los presupuestos permiten preestablecer los valores que se requerirn para los mismos fines. En sntesis, los presupuestos son una herramienta de prediccin para planear y organizar el funcionamiento empresarial, de la misma manera que la informacin de costos emitida por el Sistema de Informacin Contable mide los recursos que efectivamente se utilizan en la ejecucin dela labor empresarial y por ltimo, ambas son elementos fundamentales de la funcin de control empresarial. Como lo veremos a continuacin, tanto la funcin de costos como la de presupuestos estn permanentemente vinculadas con las etapas del Proceso Administrativo; en nuestro caso especfico de una empresa de extraccin de minerales. EL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo considera a la administracin como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen un proceso administrativo nico. Este proceso administrativo est conformado por 4 funciones fundamentales: Planeacin, organizacin, ejecucin y control. Una presentacin sumaria de estas funciones fundamentales de la Administracin, podra ser como sigue: 1. LA PLANEACION para determinar los objetivos y los cursos de accin que van a seguirse. 2. LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. 3. LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. 4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes. PLANEACIN Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir y estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de Qu trabajo necesita hacerse? Cundo y cmo se har? Cules sern los componentes del trabajo, las contribuciones y cmo lograrlos?. En esencia, se formula un

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plan o un patrn integrado, predeterminando las futuras actividades; esto requiere la facultad de prever, de visualizar, de ver hacia delante. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIN a. b. c. d. e. f. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Pronstico cualitativo y cuantitativo. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer cantidades y perfiles del personal a contratar Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo. g. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. h. Anticipar los posibles problemas futuros. i. Modificar los planes a la luz de los resultados del control. ORGANIZACIN. Despus que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada uno. Esta distribucin del trabajo est guiada por la consideracin de aspectos tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo, la tecnologa requerida y las instalaciones fsicas disponibles. Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de gastos y/o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se alcance algn objetivo similar. Si el grupo es deficiente ya sea en el nmero o en la calidad de los miembros, se procurarn tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN. a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (Departamentos, secciones, unidades, divisiones) b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (Puestos por departamento) c. Definir los requisitos del puesto. d. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

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e. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administracin. f. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. g. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control. EJECUCIN. Es la praxis propiamente dicha de la actividad de la empresa; el ejercicio de su objeto social. Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario que la administracin tome medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por la Administracin para poner el grupo en accin, estn: Ejercer liderazgo, instruir, estimular a los miembros del equipo de trabajo a mejorarse a s mismos, al igual que mejorar en la ejecucin de su trabajo mediante la compensacin o remuneracin y el incentivo de su propia creatividad. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN. a. b. c. d. e. f. g. h. Poner en prctica la participacin de todos los afectados por la decisin. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de estmulos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control. CONTROL.Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se est haciendo para asegurarse que el trabajo de otros est progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez a la administracin para que se emprenda una accin correctiva. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL a. Comparar los resultados con los planes generales.

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b. c. d. e.

Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cules son los medios de medicin. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control. INTERRELACIN ENTRE LAS FUNCIONES En la prctica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn entrelazadas e interrelacionadas; el desempeo de una funcin no cesa por completo antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa, el orden de las funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego planear. La secuencia deber ser adecuada al objetivo especfico. Tpicamente la administracin se haya involucrada en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no administrador, esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de orden. No obstante, en realidad la administracin debe estar actuando con todo propsito y fuerza. Por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones ms que en otras, dependiendo de cada situacin en particular. Se deben establecer las prioridades y orden de ejecucin de las actividades, en funcin al logro de los objetivos planteados. La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vaco; debe haber algo qu controlar. En realidad, la planeacin est involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar;de igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad; se ejecuta lo planeado y organizado, todo lo cual es controlado; finalmente, se controla lo planeado, organizado y ejecutado, con nimo de detectar y corregir desviaciones en los logros. Todas estas actividades se realizan de manera simultnea e interactiva, sin establecer necesariamente un orden, una secuencia o una jerarqua especfica entre ellas. Cada funcin fundamental de la administracin afecta a las otras y todas estn relacionadas para formar el proceso administrativo.