Caso de Estudio: Entrega de Trabajo Final

Introduccin a MRP

Especificaciones de sistema para crear un prototipo utilizando

SAP Business One

para representar los procesos

empresariales de una compaa

I. ndice
I. ndice...................................................................................................................................2 II. Introduccin........................................................................................................................3 III. Presentacin de la empresa...............................................................................................3 IV. Informacin de captura.....................................................................................................3 V. La oratorio.........................................................................................................................! ". Informacin #eneral........................................................................................................! 2. $atos maestros................................................................................................................! 2." %rtculos....................................................................................................................! 2.2 Pro&eedores ' (lientes..............................................................................................! 3. (onta ilidad....................................................................................................................) 3." (reacin ' modificacin de cuentas conta les.........................................................) 3.2 (onta ilizacin manual.............................................................................................) 3.3 Plantillas de conta ilizacin......................................................................................) 3.! (onta ilizaciones peridicas.....................................................................................) 3.) $i&isin de informes por *reas.................................................................................) !. Ventas + (iclo de ne#ocios.............................................................................................., ). (ompras + (iclo de ne#ocios.........................................................................................., ,. Produccin ' MRP.........................................................................................................., -. .portunidades de &entas................................................................................................./ /. 0er&icio.........................................................................................................................../ 1. Recursos 2umanos..........................................................................................................1 VI. Reportes entre#a les.........................................................................................................1

II. Introduccin
%l 3a er identificado 4ue la compaa in&esti#ada necesita un sistema inte#rado ERP 5Planificacin de recursos empresariales6 para dar soporte a sus procesos empresariales ' adelantar su planificacin para la ampliacin7 en el tra a8o final se refle8an los antecedentes de la misma ' la informacin pertinente para la realizacin de una simulacin del pro'ecto. En dic3a simulacin7 una comparacin de &arios productos re&el 4ue 0%P 9usiness .ne ofrece la me8or solucin para cumplir los re4uisitos de la empresa ' su planificacin para la ampliacin. %s7 La E !resa ad4uiri una licencia de 0%P 9usiness .ne ' en la actualidad desea instalar el producto en un ser&idor de la empresa. Para ello7 La E !resa 3a decidido contratarlos a ustedes para 4ue lle&en a ca o la implementacin7 por lo 4ue su tarea es implementar los procesos empresariales definidos en las especificaciones de sistema en 0%P 9usiness .ne ' presentar el prototipo. "entro de la introduccin del trabajo# se $ace de %or a general una introduccin a la e !resa & una justi%icacin de la i !le entacin de un E'P (c o se )er*a bene%iciada !or ello+.

III. Presentacin de la e !resa

Primer Avance Parcial: %ntecedentes de la empresa7 ramo7 a 4u: mercado ';o sector econmico est* diri#ida7 n<mero de empleados por departamento7 informacin financiera 5:sta se mane8ar* de forma confidencial7 en caso de 4ue la empresa re4uiera cam iarlos un poco para no re&elarlos7 se podra multiplicar por un factor com<n a todas las cantidades de los reportes financieros7 por e8emplo67 sistema 4ue se utiliza actualmente7 *reas de oportunidad 4ue se detectan a me8orar ' cual4uier otra informacin 4ue se considere pertinente incluir con respecto a la empresa.

I,. In%or acin de ca!tura

Segundo Avance Parcial: Recaudacin de informacin con respecto a la empresa para su alta dentro del sistema= a6 - art*culos 4ue se utilicen en la empresa consultada 5pueden ser de &enta7 de compra ' ser&icios prestados o reci idos concurrentemente67 inclu'an datos de co !ra.)enta del artculo7 /todo de gestin 5lote; n<mero de serie; nin#uno6 ' esta lecer con la empresa gru!os de art*culos ' !ro!iedades de acuerdo a sus necesidades 4ue pudieran tener de reporteo 5por e8emplo7 dentro de #rupos de artculos pueden ser su marcas7 lneas de producto especficas7 tipos de artculos especficos ' en propiedades otros aspectos adicionales7 como tipos de presentaciones7 aspectos #lo ales de al#<n artculo7 caractersticas especiales o al#una otra cosa 4ue a la empresa pudiera ser&irle para me8orar el filtrado o clasificacin al realizar reportes6. >am i:n incluir 0 listas de !recios de dic3os artculos7 aun4ue no sean e?actamente los 4ue utiliza la empresa. 6 $atos de - socios de negocio7 datos de contacto de unas 1 !ersonas 7 con su !uesto ' datos de contacto 5e+mail7 e?tensin67 direccin# condiciones de !ago# lista de !recios a a!licar 5de las 'a dadas de alta67 adem*s de gru!os de clientes ' gru!os de !ro)eedores 5son diferentes entre s6 ' !ro!iedades para realizar reportes7 de la misma manera como se especifican en los artculos de in&entario.

c6 Informacin del ciclo de ne#ocios 5el proceso administrati&o7 a #randes ras#os7 como procedimiento para efectuar &entas7 polticas para mane8os de cr:ditos7 autorizacin para realizacin de compras7 reci o ' entre#a de mercancas7 mane8o de las de&oluciones o notas de cr:dito67 as como *reas de oportunidad en el mismo 5en las *reas de compras7 &entas7 oportunidades de &enta7 in&entarios7 so re teniendo en cuenta los aspectos ' facilidades 4ue 3emos &isto en la pr*ctica dentro del sistema7 as como puede ser la inte#ridad de la informacin con un sistema con&encional7 uso de conta ilidad en lnea7 etc.6. %4u sera interesante &er si la #ente encar#ada en &entas puede decirles 4u: reportes utilizan ' 4u: otras cosas les #ustara 4ue pudieran e&aluar.

,. Laboratorio
Para efectos del la oratorio en el sistema se pone a disposicin del profesor la ase de datos con la informacin re4uerida en esta seccin & slo se re2uiere la entrega a !arte de arc$i)os de los re!ortes solicitados en el !unto ,I . $e forma escrita7 <nicamente se podr* a disposicin del maestro del punto I al IV.

1. Informacin general
En la empresa se utilizar*7 para efectos pr*cticos7 el plan de cuentas preconfi#urado para M:?ico 5M@A(.%6. 0e crear* un periodo anual por todo el ao actual. %simismo7 se utilizar* como moneda local el peso mexicano ' como moneda de sistema el dlar estadounidense, confi#ura le al iniciar la sociedad en Gestin/ Inicializacin sistema/ Detalles sociedad en la pestaa Inicializacin bsica.

2. Datos maestros
2.1 Artculos
0e dar*n de alta en el sistema los ) artculos in&esti#ados en el inciso a6 de I ! In"ormacin de captura con los datos 4ue &ienen en negritas en dic3o punto7 inclu'endo listas de precios. En caso de ser una empresa de ser&icios7 ase#<rense de a#re#ar tam i:n un artculo no in&entaria le para los ser&icios prestados por La e !resa. Ver el punto #! Produccin para el alta del resto de los artculos en esta &entana.

2.2 Proveedores y Clientes

0e dar*n de alta en el sistema los ) socios de ne#ocio in&esti#ados en el inciso 6 de I ! In"ormacin de captura con los datos 4ue &ienen en negritas en dic3o punto. En caso de ser todos <nicamente clientes o <nicamente pro&eedores7 es &*lido crear un perfil contrario para tener am os tipos 5es decir7 si todos son clientes se crea un pro&eedor in&entado o &ice&ersa6.

3. Contabilidad
3.1 Creacin y modificacin de cuentas contables
$entro del actual cat*lo#o conta le7 a la empresa le falta identificar en los nom res de las cuentas ancarias 4ue pertenecen a la cuenta B""B"B"B de $anamex 5por e8emplo7 4ue la cuenta de c3e4ues se llame (uenta 9aname? B""B"B"B C (3e4ues6 ' se dar*n de alta las si#uientes dos cuentas adicionales= 9a8o Activos/ Activos circulantes/ %uentas por %obrar la cuenta ""22)BBB C $eudores di&ersos 9a8o &Gastos' (inancieros/ Ingresos/Gastos (inancieros la cuenta /"2"BBBB C Dastos ancarios pa#ados.

3.2 Contabilizacin manual

0e 3ar* de forma manual los si#uientes re#istros conta les= """B)BBB (uenta 9aname? B""B"B"B C >ransferencias E"B7BBB 5(ar#o6 1"""BBBB Danancia; P:rdida por a8a de acti&o fi8o E"B7BBB 5% ono6 ""22)BBB $eudores di&ersos E)B7BBB 5(ar#o6 /3"!BBBB In#resos Miscel*neos E)B7BBB 5% ono6

3.3 Plantillas de contabilizacin

0e dar* de alta la plantilla de conta ilizacin de la luz7 la cual &ariar* de mes a mes= ,"!3BBBB Electricidad "BBF 5(ar#o6 ""!2BBBB IV% por (o rar ")F 5(ar#o6 """B)BBB (uenta 9aname? B""B"B"B C >ransferencias

"")F 5% ono6

Posteriormente 3acer el asiento conta le utilizando dic3a plantilla7 para el cual se sa e 4ue el total de la transferencia es de E,2).

3.4 Contabilizaciones peridicas

0e dar* de alta la conta ilizacin de la renta7 la cual ser* fi8a de forma mensual= ,"!"BBBB .ficinas ' al4uiler de edificios E2B7BBB 5(ar#o6 ""!2BBBB IV% por (o rar E37BBB 5(ar#o6 """B)BBB (uenta 9aname? B""B"B"B C >ransferencias

E237BBB 5% ono6

3.5

ivisin de informes por !reas

Gn o 8eti&o de la implementacin de 0%P 9usiness .ne es 4ue La e !resa pueda #estionar informes so re los in#resos ' #astos de su operacin normal 5para fines pr*cticos llam:mosle )atriz' ' un pe4ueo ne#ocio ad8unto 4ue est*n por a rir 5Sucursal67 los cuales

son inde!endientes entre s* & tienen identi%icados dic$os ingresos & gastos !ara cada una de ellos. 0e tiene 4ue decidir la con&eniencia entre utilizar %ontabilidad de costos para ello o #estionarlo por Pro*ectos. %sociar cuatro cuentas conta les con )atriz ' cuatro con Sucursal mediante Pro*ecto o %entro de bene"icios7 se#<n sea el caso.

4. Ventas - Ciclo de negocios

$entro de &entas se 3ar* la facturacin de los productos o ser&icios &endidos por la empresa. 0e crean tres cotizaciones para diferentes clientes7 inclu'endo dos artculos a las mismas. Posteriormente se crear* el pedido7 entre#a ' factura de dos de ellas7 importando la informacin de la cotizacin 5al 3acer el pedido67 del pedido 5al 3acer la entre#a6 o de la entre#a 5al 3acer la factura67 se#<n sea el caso. Para la tercera cotizacin <nicamente se crea su respecti&o pedido. En caso de 4ue la empresa sea de ser&icios7 se 3ace la factura desde el pedido 54ue podra ser el e4ui&alente para efectos pr*cticos7 por e8emplo7 al de una Hreser&acinI7 por e8emplo6. $e este modo7 se 3aran los si#uientes mo&imientos= %otizacin + &con dos art,culos' Pedido -ntrega (actura %otizacin . &con dos art,culos' Pedido -ntrega (actura %otizacin / &con dos art,culos' Pedido Servicios: %otizacin + Pedido (actura %otizacin . Pedido (actura %otizacin / Pedido

5. Compras - Ciclo de negocios

(omo se sa e7 las pantallas de este proceso de ne#ocios son e?actamente i#ual a las de &entas. 0e pide realizar <nicamente dos pedidos7 cada uno con m*s de un artculo7 de un mismo proveedor.

6. Prod ccin ! "#P

En la empresa se decide &ender7 dentro del ne#ocio adicional 4ue esta leci7 un dispositi&o electrnico para el control de los insumos para empresas del ramo. Para la produccin de dic3o dispositi&o se compran sus componentes e in&olucra un proceso de ensam lado sencillo. a6 0e da de alta en Datos maestros de art,culo el artculo padre= (di#o= %BB"B $escripcin= $ispositi&o electrnico Modelo PDI> La E !resa desea ase#urarse de 4ue el stocJ no descienda por de a8o del ni&el mnimo de stocJ de "B piezas de dic3o dispositi&o. %simismo se dar* de alta la informacin concerniente a la pestaa Plani"icacin, donde ser* un artculo #estiona le mediante el MRP7 es un artculo producido7 el cual se manufactura en m<ltiplos de ) piezas7 aun4ue de

acuerdo a la e&aluacin 3ec3a por la empresa7 el monto mnimo reditua le de fa ricacin para La E !resa es de 3B piezas. El tiempo 4ue tarda en producirse es de 2 das. 6 0e da de alta en Datos maestros de art,culo los componentes= (di#o= %BB"" $escripcin= Microc3ip V%I>( " D9 Precio= E!BB >am i:n #estiona le mediante el MRP7 es un artculo 4ue se compra en m<ltiplos de 2B piezas. El tiempo de entre#a del mismo es de ! das. %se#urarse 4ue se pon#a al#<n Proveedor predeterminado en la fic3a Datos de compra de los Datos maestros de art,culo! (di#o= %BB"2 $escripcin= %rmazn

Destiona le mediante el MRP7 es un artculo 4ue se HproduceI 5se ensam la6. %omo subcomponentes de A00+. estn dos piezas: (di#o= %BB") $escripcin= (a8a Precio= E3) (di#o= %BB", $escripcin= >eclado Precio= E""B %m os #estiona les mediante el MRP ' se compran en m<ltiplos de "B piezas. El tiempo de entre#a de am os es de 3 das. %se#urarse 4ue se pon#a al#<n Proveedor predeterminado en la fic3a Datos de compra de los Datos maestros de art,culo7 procurando 4ue dic3os pro&eedores sean diferentes entre s para am os componentes! %simismo7 en la pestaa General7 el m:todo de emisin ser* )anual+. c6 Ela orar la lista de materiales de %BB"B7 el cual se compone de 2 Microc3ips V%I>( " D9 ' un %rmazn7 adem*s a parte la lista de materiales del %rmazn 5%BB"267 4ue se compone de ! (a8as ' un >eclado. d6 (rear en %ompras directamente 5sin 3acer nin#<n documento anterior6 una factura de acreedores de "B Microc3ips7 3B (a8as ' 2B teclados a un mismo pro&eedor. e' Plani"icar la orden de fa ricacin de ) piezas de %BB"B ' la de , de %BB"2. Li erar la orden de , piezas de %BB"2. f6 2acer la -misin para produccin de la orden de produccin de las , piezas de %BB"2. Ksta ori#inalmente de era de ser de 2! artculos %BB") ' , artculos %BB",7 pero dos ca8as salieron defectuosas7 as 4ue se utilizaron 2, piezas de :stas ' , teclados. #6 En el 3'P crear una Previsin de &entas de %BB"B de forma Diaria para los pr?imos 2" das7 donde se estima 4ue cada tercer da se &ender*n 2B piezas.
"

El m:todo de emisin es la forma como alimentar* ese componente en la produccin. 0i el m:todo es )anual7 se &a indicando en la produccin el n<mero de componentes 4ue se &an a#re#ando a lo lar#o del proceso producti&o mediante la &entana 1ecibo de produccin. En 2oti"icacin7 al cerrarse la orden de produccin autom*ticamente el sistema a#re#a el total de componentes de ese artculo7 lo cual se utiliza para componentes mu' estandarizados 4ue no tienen &ariaciones 5por e8emplo7 mermas6.

36 (orrer el Asistente de )1P para los pr?imos 2" das7 considerando la Plani"icacin de produccin ' la Plani"icacin de compras para todos los artculos ' utilizando los datos del stocJ e?istente7 pedidos a pro&eedores ' de clientes7 rdenes de fa ricacin7 ni&el de stocJ mnimo ' la pre&isin creada en el punto anterior. Visualizar la corrida 3ec3a por el MRP ' guardar las reco endaciones.

$. %port nidades de &entas

0e 3a contactado con un cliente potencial en una feria comercial para la distri ucin de los nue&os componentes en otras re#iones. a6 0e re#istra la empresa 4er anos S5nc$e6 como un lead en el sistema en Datos )aestros Socio de negocios. 6 0e crea una oportunidad de &entas para el nue&o lead 2ermanos 0*nc3ez. 0e catalo#a la oportunidad como 3ead 5primera etapa67 "ec4a de inicio= 4o&7 "ec4a de cierre= "entro de 0 d*as. 0e espera 4ue las ne#ociaciones 5es decir7 toda la oportunidad de &entas6 conclu'an en un plazo de tres meses con un importe de E78#888. c6 $espu:s de 3a er mantenido una reunin inicial 5fec3a de inicio= Lec3a de 3o' M3 das6 con el lead7 se dispone de informacin m*s detallada en relacin con los artculos ' el &alor potencial de &enta. El &alor potencial de &entas aumenta 3asta E70#888. %ctualice el Importe potencial en la nue&a etapa. d6 % continuacin7 o ser&e el modo en el 4ue se 3a desarrollado esta oportunidad de &entas dentro del !i!eline de o!ortunidades. % tra&:s de ese informe7 in#rese ' e?amine el An5lisis din5 ico de o!ortunidades. Es posi le confi#urar la &entana del %n*lisis din*mico de oportunidades utilizando el otn Parametrizaciones de formulario7 as como &ol&er a reproducir la pro#resin de las oportunidades seleccionadas. %ne?e una copia de la pantalla 4ue muestra dic3os informes a los arc3i&os con los reportes de II! 1eportes entregables.

'. (er&icio
a6 (ree un contrato de ser&icio de Garant,a para uno de los clientes 4ue comience 3o' ' termine dentro de un ao. El tipo de contrato es %liente. (apture el tiempo de respuesta 5es decir7 en cu*nto tiempo 'a se est* comenzando a resol&er el pro lema6 ' de resolucin 5en cu*nto tiempo est* resuelto el pro lema6 ' en %obertura los 3orarios de la empresa. El status del contrato7 en la pestaa General7 tiene 4ue ser de Autori6ado. 6 (ree una llamada de ser&icio para el cliente del inciso anterior. Introduzca un n<mero de artculo ' una re&e descripcin del pro lema en el campo Asunto. Llene los campos 5rigen ' 6ipo de problema. c6 Pn#ase en contacto con el t:cnico ' solicite a'uda. 0u#iere 4ue es posi le 4ue el control est: lo4ueado '7 si lo est*7 de e a8ustarse mediante un alanceo. Llame al cliente '

proporcinele esta respuesta. El cliente prue a la solucin ' llama de nue&o para confirmar 4ue se 3a resuelto el pro lema. Re#istre estas llamadas como acti&idades. d6 Re#istre la solucin en la fic3a 1esolucin ' fi8e el status en %errado. e6 $ado 4ue este pro lema ' la solucin son nue&os7 decide introducirlos en la ase de conocimientos ' pu licarlos.

). #ec rsos * manos

$ar de alta dentro del sistema los datos de cada uno de los inte#rantes del e4uipo como empleados de la empresa7 a#re#ando la ma'or cantidad de informacin posi le al respecto7 inclu'endo Posicin7 $epartamento ' Rol 5dentro de )iembro6.

,I. 'e!ortes entregables

Los reportes a entre#ar con el tra a8o final por medio de arc3i&os e?portados desde el 0%P 9usiness .ne a E?cel2 son los si#uientes= entas 7 %n*lisis de &entas !or Cliente. entas 7 %n*lisis de &entas !or Art*culo. %ompras 8 %nti#Nedad pasi&o acreedor. Inventario 8 Lista artculos. Inventario 8 Informe de stocJs en almac:n. Produccin 8 Informe lista materiales 5nota= antes de realizar la e?portacin presionar el otn -xpandir del informe para &er todo el detalle6. Servicio 8 Llamadas de ser&icio.

Incluir pantallas con las #r*ficas del Pi!eline de o!ortunidades ' del An5lisis din5 ico de o!ortunidades.

%l 3acer la e?portacin7 mediante el icono de E?cel en la arra de 3erramientas7 se eli#e una ruta donde #uardar el arc3i&o7 4ue es de te?to 5t?t67 pre#unta si se 4uieren e?portar los sm olos de moneda7 a lo cual se le dice 4ue s. Es importante 4ue se 3a iliten las macros para poder realizar la e?portacin.